BAB 2
LANDASAN TEORI 1.1
Teori Umum Suatu penelitian tentang public relations sangatlah penting untuk dipelajari
namun kita juga harus memahami maksud teri komunikasi internal itu. Model komunikasi dalam ungkapan who – says what – in wat channel – to whom – with what effect, atau dalam bahasa Indomesia adalah, siapa mengatakan apa dengan medium apa kepada siapa dengan pengaruh apa? (Lasswell, dalam bukunya Mulyana, 2000). Model ini menjelaskan tentang proses komunikasi dan fungsinya terhadap masyarakat. Lasswell berpendapat bahwa didalam komunikasi terapat tiga fungsi. Pertama adalah pengawasan lingkungan, lalu hubungan dari setiap bagian sosial yang terpisah ang memberikan respon kepada lingkungan, dan yang terkhir adalah transmisi masyarakat dari satu generasi ke generasi lainnya. 2.1.1
Teori Public Relations Untuk mengadakan penelitian mengenai Public Relations harusnya kita
mengerti benar – benar fungsi dan tujuan dari Public Relations. Karena pada awalnya di Indonesia istilah Public Relations baru saja di pelajari oleh para praktisi PR pada Tahun 1950an. Pada saat itu Perusahaan swasta pertama yang menggunakan praktisi PR hanyalah perusahaan Pertamina. Meskipun di Amerika Serikat orang – orang praktisi PR menyebutkan bahwa pada tahun 1807 telah terkenal dengan sebutan Public
13
Relations. Namun tetap saja Indonesia belum terlalu mengetahui seberapa besar peran Public relations tersebut.
Perkembangan public relations di Indonesia bergerak menyertai kondisi politik dan kenegaraan saat itu. Pada waktu itu pemerintah Indonesia menyadari perlunya rakyat Indonesia untuk mengetahui segala perkembangan yang terjadi sejak pengakuan kedaulatan Indonesia oleh kerajaan Belanda. Berawal dari pemikiran tersebut maka kegiatan kehumasan atau Public Relations mulai dilembagakan dengan menyandang nama hubungan masyarakat karena kegiatan yang dilakukan lebih banyak untuk ke luar organisasi (Onong, 1991 p.12.). Pada masa Yunani dan di abad pertengahan masa kejayaan Romawi, ide mengenai "opini publik sudah muncul. Hal ini tampak pada slogan Vox Populi, Vox dei (the voice of the people is the voice of God). Public Relations sudah mulai digunakan berabad – abad lalu di Inggris. Hal ini ditunjukkan dengan munculnya konsep memerlukan pihak ketiga sebagai fasilitator komunikasi dan penyelaras antara pemerintah dan rakyatnya.
Pada perkembangannya konsep Public Relations di Amerika dimulai sekitar tahun 1900 an yang dipelopori oleh Ivy Lee dengan " The Declaration of Principles". Ivy Lee dianggap sebagai " the father of Public Relations" karena deklarasi asasnya itu, meskipun demikian sebetulnya konsep Public Relations di Amerika sudah ada sejak tahun 1850. ( Broom, 2000 p.102)
Pentingnya memahami sejarah perkembangan Public Relations adalah untuk mengawali pemahaman terhadap perkembangan PR di Indonesia. Jika dilihat dari
sejarahnya sebetulnya, PR di Indonesia dimulai sangat jauh dari yang sudah dilakukan oleh pemikir-pemikir di Eropa atau Amerika bahkan Australia.
Public adalah Sekelompok orang yang menaruh perhatian pada sesuatu hal yang sama, mempunyai minat dan kepentingan yang sama. ( Saputra & Rulli Nasrullah, 2011 p.5). Sedangkan pengertian Relations adalah hubungan timbal balik atau two way communications. (Wahidin Saputra & Rulli Nasrullah, 2011 p.6). Maka untuk menciptakan komunikasi yang baik seharusnya tercipta juga komunikasi dua arah yang dapat memberikan makna pesan yang terkandung untuk suatu tujuan tertentu yang memiliki satu pemikiran. Menurut Cutlip, Center dan Glen Broom, 2006 dalam bukunya Effective Public Relations edisi 9 bahwa definisi dari Public Relations adalah fungsi manajemen yang membangun dan mempertahankan hubungan yang baik dan bermanfaat antara organisasi dengan publik yang memengaruhi kesuksesan atau kegagalan organisasi tersebut. Jika dilihat dari pengertian diatas dapat di tarik kesimpulan mengenai fungsi peran PR yang utama sebenarnya adalah : a. Sebagaimana communicator atau penghubung antara organisasi atau lembaga yang diawali dengan publiknya. b. Membina relationships yaitu berupaya membina hubungan yang positif dan saling menguntungkan dengan pihak publiknya.
c. Peranan back up management, yakni sebagai pendukung dalam fungsi manajemen organisasi atau perusahaan. d. Membentuk Corporate image, artinya peranan public relations berupaya menciptakan citra bagi organisasi atau lembaganya. Ringkasnya, seseorang dapat menangkap unsur – unsur public relations yang paling pokok dengan mengingat kata – kata ini : Sengaja
2.1.2
•
Terencana
•
Kinerja
•
Kepentingan masyarakat
•
Komunikasi dua arah
•
Fungsi manajemen.
Fungsi Public Relations
Adapun teori yang mengatakan bahwa fungsi PR menurut (Cutlip & Center, 2009) adalah sebagai berikut:
1. Counselling , konselling atau konsultasi untuk para karyawan dan manajemen. 2. Research, melakukan riset untuk mengevaluasi fungsi, tugas, dan peran yang selama ini di lakukan. 3. Media Relations, membina hubungan singkat dengan wartawan dari berbagai media.
4. Publicity, melakukan publikasi untuk setiap acara kegiatan yang di lakukan PR. 5. Employee Relations, melakukan hubungan dengan karyawan 6. Community Relations, membina hubungan dengan masyarakat sekitar. 7. Public Affair, membina hubungan baik dengan semua public perusahaan baik internal maupun eksternal. 8. Government Affair, membina hubungan baik dengan politik dan birokrat. 9. Issue Management, melakukan manajemen isu baik kecil maupun isu besar. 10. Financial Relations, membina hubungan baik dengan pemegang saham.
Hal senada juga diungkapkan dalam penelitian yang diadakan oleh International public relations associations (ipra) pada 1981 yang mengemukakan, bahwa umumnya fungsi public relations masa kini meliputi 15 pokok berikut ;
1. Memberikan konseling yang didasari pemahaman masalah perilaku manusia 2. Membuat analisa "trend" masa depan dan ramalan akan akibat - akibatnya bagi institusi 3. Melakukan riset pendapat, sikap dan harapan masyarakatnterhadap institusi dan memberi saran tindakan - tindakan yang diperlukan 4. Menciptakan dan membina komunikasi dua arah berlandaskan kebenaran informasi yang utuh 5. Mencegah konflik dan salah pengertian 6. Meningkatkan rasa saling hormat dan rasa tanggung jawab sosial 7. Melakukan penyerasian kepantingan institusi terhadap kepentingan umum
8. Meningkatkan iktikad baik institusi terhadap anggota , pemasok dan konsumen 9. Memperbaiki hubungan indrustrisional 10. Menarik tenaga kerja yang baik agar menjadi anggota dan mengurangi keinginan anggota untuk ke luar dari institusi 11. Memasyarakatkan produk atau layanan 12. Mengusahakan perolehan laba yang maksimal 13. Menciptakan jati diri institusi 14. Memupuk minat mengenai masalah- masalah nasional maupun internasional 15. Meningkatkan pengertian menganai demokrasi.
2.1.3
Tugas Public Relations
Dalam rangka mendukung fungsinya tersebut, maka penjabaran tugas utama pekerjaan dari departemen Public Relations adalah sebagai berikut:
1. Reputasi – proteksi dan peningkatan.
Hal ini menyangkut usaha mempertahankan dan membina tanggapan, baik bagi sebuah perusahaan dengan memperlihatkan kepada public bahwa mereka adalah produsen yang efisien.dengan produk – produk yang bermutu tinggi, maupun pengusaha yang adil dan bijaksana. Diantara aspek fungsi ini adalah: •
Melindungi perusahaan terhadap serangan
•
Menjelaskan ketika timbul kontroversi
•
Memprakarsai perusahaan
program
untuk
menjelaskan
tujuan
dan
kebijakan
•
Menunjukkan kepedulian terhadap masalah – masalah lingkungan
•
Melindungi dan mempromosikan logo dan merk dagang perusahaan.
•
Memperlihatkan
bahwa
perusahaan
memperlihatkan
kesejahteraan
karyawannya dan masyarakat lingkungan tempat fasilitas mereka berada.
2. Layanan Informasi
Sebagai bagian dari usaha membangun reputasi perusahaan, peran PR adalah untuk memberikan informasi kepada masyarakat. Salah satu bidang pentingnya adalah hubungan media.
3. Publisitas Produk
Di dalam bukunya Philip Kotler, Professor Pemasaran berkata bahwa “public relations” adalah “P” kelima dari strategi pemasaran setelah product, price, place dan promtion. Ia menulis dalam Harvard business review. Public relations membutuhkan waktu lebih lama untuk bersemi, tetapi ketika memperoleh energi, public relations mampu membantu menarik perusahaan untuk memasuki pasar.
4. Hubungan Investor
Pekerjaan ini disebut juga sebagai komunikasi pemegang saham. Artinya PR memberikan informasi kepada masing – masing pemilik saham, atau mereka yang mempunyai minat khusus terhadap perusahaan. Laporan tahunan dan
laporan caturwulan secara lengkap di kirimkan bersamaan dengan cek dividen dan barang cetakan lain kepada pemegang saham secara berkala.
5.
Hubungan Keuangan
Fungsi PR lainnya adalah memberikan informasi yang luas kepada komunitas keuangan. Seorang PR menganalisis surat berharga di bursa – bursa saham, bank – bank besar. Dan lembaga serupa untuk mendapatkan informasi dan kemudian membuat penilaian terhadap prospek keuangan sebuah perusahaan.
6. Hubungan Komunitas
Perusahaan adalah bagian dari lingkungan setempat. Oleh karena itu, perusahaan memiliki kewajiban tertentu. Perusahaan sering kali mengambil peran aktif dalam mendukung organisasi masyarakat, mendorong karyawan untuk melakukan pekerjaan sukarela, memberikan sumbangan bagi konser musik lokal, meminjamkan tenaga kerja untuk menunjang program pemerintah.
7. Hubungan Karyawan (Employee Relations)
Arus informasi yang terbuka dari manajemen ke karyawan, dan dari karyawan kepada manajemen, merupakan hal penting dalam perusahaan. Untuk mencapai ini, departemen public relations bekerja erat dengan departemen personalia.
8. Penyelenggaraan acara istimewa
Peran ini relatif masih baru bagi praktisi public relations. Banyak kegiatan yang di sponsosori perusahaan – perusahaan, mulai dari konser musik rock, sampai peringatan ulang tahun jembatan.
9. Urusan Pemerintahan
Tindakan pemerintahan pada tingkat lokal, daerrah, dan nasional membawa dampak besar bagi perusahaan. Sejumlah praktisi PR yang bergerak dalam bidang ini sering disebut sebagai hubungan pemerintahan. Dalam peran ini. Eksekutif PR berusaha mempengaruhi pihak legislatif melalui kontak dengan legislator dan instansi pemerintahan.
10. Manajemen isu
Peran ini sering dilaksanakan oleh profesional public relations. Peran ini berfungsi
untuk
menentukan,
bagaimana
berbagai
isu
publik
akan
mempengaruhi perusahaan. Dalam hal ini seorang konsultan R.Howard Chase mengkhususkan bahwa ada 5 langkah dalam proses ini, yakni:
a. Mengidentifikasi isu,
b. Menganalisis Isu,
c. Memastikan pilihan terbuka bagi perusahaan,
d. Memulai rencana tindakan dan
e. Mengevaluasi hasil.
2.2. Teori Khusus 2.2.1
Internal Publik Relations
2.2.1.1 Definisi Internal Public Publik internal adalah khalayak/public yang menjadi bagian dari kegiatan usaha pada suatu organisasi atau instansi itu sendiri. Dalam dunia bisnis PR, Publik Internal ini disesuaikan dengan bentuk daripada organisasi yang bersangkutan apakah organisasi tersebut berbentuk suatu perusahaan dagang, instansi pemerintah ataupun lembaga pendidikan. Jadi tergantung dari jenis, sifat atau karakter dari organisasinya. Jadi publik yang termasuk ke dalamnya pun menyesuaikan diri dengan bentuk dari organisasinya dan umumnya khalayak atau publik tersebut adalah yang menjadi bagian dari kegiatan usaha dari badan/instansi/perusahaan itu sendiri. Publik Internal Dan Bentuk Hubungan Internal Perusahaan: 1. Publik Pegawai (employee public) 2. Publik Manajer (manager public) 3. Publik Pemegang Saham (stockholder public) 4. Publik Buruh (labour public). (Gugum Gumilar, 2008) Dengan adanya public internal dalam lingkup kegiatan PR tersebut memberikan konsekuensi pada berbagai hubungan bagi masing-masing public internal. Sifat hubungannya disebut hubungan internal (Internal Relations). Beberapa bentuk hubungan internal dalam perusahaan :
1. Employee Relations (hubungan dengan para pekerja/para karyawan). 2. Stockholder Relations (hubungan dengan para pemegang saham) 3. Labour Relations (hubungan dengan pada buruh) 4. Manager Relations (hubungan dengan para manajer). (Gugum Gumilar, 2008)
2.2.1.2 Fungsi Internal & Eksternal Public Relations Beberapa ahli juga berpendapat tentang adanya fungsi – fungsi public relations baik dari publik internal maupun dari publik eksternal perusahaan. Salah satunya adalah menurut ( Wasesa, 2010 p.128 ): 1. Internal PR: •
Mengkomunikasikan kebijakan direksi dan manajemen kepada karyawan.
•
Menjelaskan perubahan kebijakan direksi dan manajemen agar karyawan memahami dasar pengambilan keputusan yang di ambil.
•
Membangun jaringan komunikasi interaktif antara karyawan, manajemen, dan direksi.
•
Membangun proses restrukturasi mulai dari sosialisasi kebijakan hinggan pelatihan untuk mengurangi dampak buruk restrukturisasi.
•
Membantu peningkatan rasa memiliki karyawan terhadap perusahaan.
•
Membantu terciptanya budaya perusahaan yang sesuai dengan visi organisasi.
2. Eksternal PR: •
Mensosialisasikan kegiatan perusahaan kepada publik.
•
Menjelaskan hasil rapat Umum Pemegang saham.
•
Menjelaskan hasil dan dasar di adakannya Rapat Umum Luar Biasa Pemegang Saham.
•
Membantu pemasaran untuk menciptakan brand image.
•
Mensosialisasikan prestasi yang di capai oleh perusahaan.
•
Mengembangkan program – program pengembangan masyarkat sebagai bentuk tanggung jawab perusahaan kepada publik.
•
Menyiapkan sarana bagi publik untuk melihat perusahaan secara langsung.
•
Menyiapkan sarana bagi pemerintah dan anggota Dewan Perwakilan Rakyat untuk melihat kinerja perusahaan. Tingkat efektivitas Internal Public Relations untuk mengukur efektivitas nya maka juga di pengaruhi tiga hal pokok yaitu:
1. Keterbukaan pihak Manajemen 2. Kesadaran dan pengakuan karyawan 3. Keberadaan seorang manajer komunikasi yang tidak ahli dan tidak berpengalaman, tetapi juga di dukung oleh sumber – sumber daya yang modern. (Ruslan ,2006 p.271 – 272).
Internal Relations menempatkan karyawan atau anggota perusahaan sebagai komponen yang penting dalam kerja public relations. Karyawan yang mempunyai semangat kerja yang tinggi merupakan salah satu tujuan dari internal public relations. Hubungan pimpinan dan bawahan akan berjalan dengan baik bila kedua belah pihak saling membutuhkan satu sama lainnya. Untuk menciptakan suasana yang harmonis seorang pimpinan harus berkomunikasi dengan bawahan baik secara vertical maupun secara horizontal. 2.2.2 Media Internal Public Relations Variasi perangkat bantu komuikasi sangatlah besar. Namun pada umumnya, setiap organisasi hanya menggunakan sebagian kecil dari sekian banyak metode yang ada. Tentu saja yang harus dipilih adalah yang paling sesuai dengan kebudayaan setiap organisasi, jumlah dan strata personel, serta lokasi tempat kerja. Maka di dalam penggunaan penyebaran informasi pun pihak manajemen harus benar – benar mengetahui mana yang lebih baik dan sesuai dengan kondisi ruang lingkup budaya oraganisasi kerja tersebut. Selain itu bentuk komunikasi yang dapat di lakukan oleh para public relations officer menurut Broom, Cutlip & Center, 2008 adalah terdapat dua hal yaitu : 1. Informing Employees Using Nonmediated Commmunication Pada umumnya komunikasi organisasi kedalam itu dapat berupa komunikasi verbal. Namun kebanyakan dari karyawan lebih memilih untuk berkomunikasi secara langsung dibandingkan melalui e-mail, telepon, atau bentuk yang
lainnya. Misalnya di dalam pesan nonverbal yang dapat dilakukan yaitu dengan a). The Grapevine Grapevine atau yang disebut dengan selentingan/ sindiran. Komunikasi ini salah satu bentuk komunikasi formal non kontrol media tetapi komunikasi kekuatan mulut ke mulut ini yang seringkali sebagai penyebaran informasi yang paling cepat di lakukan dibandingkan dengan yang lainnya. Karena melalui komunikasi berbicara ini praktisi PR akan mengurangi kesenjangan informasi yang ditinggalkan oleh program komunikasi internal yang tidak memadai. b). Meetings & Teleconferences Meeting (Rapat) yang membawa orang- orang untuk berkumpul melalui sebuah kesempatan untuk berbicara maupun mendengarkan, di dalam sebuah metode 2 jalur komunikasi. Rapat yang di adakan secara rutin ini yang akan membawa sebuah organisasi kedalam sebuah jalur komunikasi yang tidak menghabiskan banyak biaya, karena meeting dapat dengan langsung melihat respon yang di berikan oleh karyawan tersebut kepada pimpinan atau pun kepada sesama rekan kerja di dalam menangani sebuah permasalahan yang ada di dalam sebuah proyek. 2. Informing Employees Using Mediated Communication.
Media komunikasi yang sering karyawan dengar mulai dari koran sampai dengan bentuk media komunikasi yang digunakan sebagai intranet dan e-mail. Hal tersebut dapat dilihat dari : Employee publications, Personal Calls, Published Speeches, White Boards, and Intranets (Hotlines, E-mail, & New Media). Employee Publications sangat diperlukan meskipun komunikasi baru publikasi teknologi cetak tetap menjadi media utama untuk komunikasi internal di kebanyakan organisasi. Tujuan dari publikasi karyawan adalah termasuk: 1. Mempertahankan karyawan mengenai informasi strategi dan tujuan organizations 2. Menyediakan karyawan informasi yang mereka butuhkan untuk melakukan tugas - tugas mereka dengan baik 3. Mendorong karyawan untuk mempertahankan dan meningkatkan standar organisasi dan Komitmen untuk peningkatan kualitas 4. Mengakui prestasi karyawan dan keberhasilan 5. Menciptakan kesempatan untuk komunikasi dua arah untuk menghasilkan umpan balik karyawan, pertanyaan, dan kekhawatiran.
2.2.3
Employee Relations (Hubungan dengan Para Pegawai) Employee relations (Hubungan dengan kepegawaian) atau disebut publik
internal atau juga hubungan masyarakat internal adalah sekelompok orang – orang yang sedang bekerja di suatu perusahaan yang jelas baik secara fungsional , organisasi maupun teknis dan jenis pekerjaan (tugas) yang di hadapinya. (Ruslan,2002 p.279).
Hubungan dengan karyawan (employee relations) Seorang PR harus mampu berkomunikasi dengan segala lapisan karyawan baik secara formal maupun informal untuk mengetahui kritik dan saran mereka sehingga bisa dijadikan bahan pertimbangan dalam pengambilan kebijakan dalam organisasi/perusahaan. Seorang PR harus mampu menjembatani komunikasi antara pimpinan dan karyawan. Karena dengan diadakan program employee relations diharapkan akan menimbulkan hasil yang positif yaitu karyawan merasa dihargai dan diperhatikan oleh pimpinan perusahaan. Sehingga dapat menciptakan rasa memilki (sense of belonging), motivasi, kreativitas dan ingin mencapai prestasi kerja semaksimal mungkin. Hubungan kuat karyawan dengan perusahaan sama dengan organisasi yang solid. Jurang yang luas antara gaji pejabat senior dan pekerja umum adalah alasan dari organisasi lain harus peka terhadap komunikasi karyawan. Langkah ke arah gloabalisasi, termasuk merupakan penggabungan organisasi secara geografis, dan alasan lain adalah untuk fokus meningkatkan kinerja karyawan secara internal. Penulis menunjukkan bahwa perusahaan yang berkomunikasi secara efektif dengan pekerja mereka maka lebih baik daripada yang tidak berurusan dengan publik karyawan. Kegiatan public relations untuk memelihara hubungan, khususnya antara manajemen dengan para karyawannya. Hubungan ini dalam rangka kepegawaian secara formal. Employee public / publik pegawai adalah salah satu internal public yang dijadikan salah satu sasaran dari kegiatan PR di dalam usaha untuk mencapai tujuan organisasi. Mereka merupakan suatu potensi yang sangat berarti dalam organisasi, potensi mana yang dapat dikembangkan lebih baik dari sebelumnya.
Seorang Public Relations Officer haruslah berkomunikasi secara langsung dengan karyawan, ia harus senantiasa mengadakan kontak pribadi (personal contact), misalnya dengan bercakap-cakap dengan mereka sehingga dapat mengetahui kesulitan, keinginan, harapan, dan perasaanya. Onong Uchyana Effendi, 2008 menyatakan bahwa kegiatan untuk menciptakan hubungan baik dengan para pegawai dapat dilakukan melalui : - Upah yang cukup - Perlakuan yang adil - Ketenangan kerja - Perasaan diakui - Penghargaan atas hasil kerja - Penyaluran perasaan Menurut Kustadi Suhandang, 2008 membina hubungan baik dengan para karyawan dapat dilakukan melalui kegiatan : - Pemberian pengumuman-pengumuman - Buku Pegangan Pegawai - Personal Calls - Pertemuan Berkala - Kotak Suara (kotak Saran).
- Hiburan dan Darmawisata - Olah Raga - Study Tour - Training - Hadiah-hadiah dan Penghargaan - Klinik dan Rumah Obat - Tempat-tempat Ibadah - Tempat-tempat Pendidikan. 2.2.4
Peran Public Relations Peran seorang Public Relations sangat dibutuhkan dalam sebuah organisasi /
perusahaan. Public Relations adalah sebagai Jembatan antara perusahaan dengan publik atau antara manajemen dengan karyawannya agar tercapai Mutual Understanding (saling pengertian) antara kedua belah pihak. Public Relations bertindak sebagai komunikator ketika manajemen berhubungan dengan para karyawan. Adapun peran Public Relations menurut Dozier & Broom, 2010) antara lain : a. Pakar yang berpengaruh ( Expert Prescriber ) Seorang praktisi Public Relations yang berpengalaman dan memiliki kemampuan tinggi dapat membantu mencarikan solusi dalam penyelesaian masalah hubungan dengan publiknya. Peran pakar perumus ini menarik perhatian praktisi karena menjalani peran ini akan membuat orang dilihat sebagai pihak yang punya otoritas ketika ada sesuatu hal yang harus dibereskan atau pihak yang punya otoritas didalam
menentukan bagaimana cara mengerjakan sesuatu. Artinya PR memainkan peran utama dalam membantu keputusan manajemen organisasi dan apa yang harus di lakukan oleh pihak perusahaan demi meningkatkan kinerja karyawan. b. Fasilitator Komunikasi ( Communication Fasilitator ) Dalam hal ini, praktisi Public Relations bertindak sebagai komunikator atau mediator untuk membantu pihak manajemen dalam hal mendengar apa yang diinginnkan dan diharapkan oleh publiknya. Sebagai komunikator yang baik harus memandang bahwa bidang PR sangatlah luas, dan menyangkut hubungan dengan berbagai pihak. Peran fasilitator bertindak sebagai penjaga komunikasi dua arah dan menfasilitasi percakapan dengan menyingkirkan rintangan dalam hubungan dan menjaga agar saluran komunikasi tetap terbuka.
c. Fasilitator Proses Pemecahan Masalah ( Problem Solving Process Fasilitator) Peranan praktisi Public Relations dalam pemecahan masalah, berkolaborasi dengan manajer lain untuk mendefinisikan dan memecahkan masalah.. Hal ini dimaksudkan untuk membantu pimpinan organisasi baik sebagai penasihat ( adviser ) hingga mengambil tindakan eksekusi (keputusan) dalam mengatasi persoalan atau krisis yang tengah dihadapi secara rasional dan profesional. Manajer lini memainkan peran penting dalam menganalisis situasi problem, karena mereka adalah pihak yang paling tahu dan paling dekat dengan kebijakan, produk, prosedur, dan tindakan organisasi. d. Teknisi Komunikasi ( Communication Technician )
Peranan teknisi komunikasi ini menjadikan praktisi Public Relations sebagai journalist in recident yang hanya menyediakan layanan teknis komunikasi atau dikenal dengan of communication in organization. Pada intinya para praktisi PR ini memberikan pelayanan secara teknis atau sebagai “jurnalis di dalam rumah sendiri”. Manajemen memutuskan apa yang harus dilakukan dan mengontrol teknisi komunikasi yang telah di beri kewenangan. (Ruslan, 2010 p.20-22)
2.2.4
Tahapan Komunikasi dalam Public Relations Dalam Public relations terdapat hubungan komunikasi dengan pihak internal
maupun pihak eksternal perusahaan. Dalam kegiatan komunikasi tersebut terdapat beberapa tahapan, Cutlip & Center, 2006 membagi tahapan komunikasi ini menjadi empat, adapun tahapan – tahapan tersebut adalah : 1. Fact – Finding Tahapan ini merupakan tahapan dalam pencarian fakta mengenai situasi dan pendapat public terhadap kegiatan suatu perusahaan / lembaga. Dalam hal ini apakah terjadi hal – hal yang menghambat atau menunjang kegiatan perusahaan / lembaga tersebut. Disini dilakukan analisa – analisa yang mengarah kepada : a. Bagaimana sikap kerja para karyawannya. b. Faktor apa saja yang disenangi ataupun tidak disenangi oleh para karyawannya. c. Mengadakan perbaikan – perbaikan sesuai dengan keinginan para karyawannya, tetapi tidak merugikan perusahaan / lembaga yang bersangkutan. d. Menantikan saat untuk mengadakan perbaikan – perbaikan itu agar supaya kedua belah pihak mendapat keuntungan atau menikmati suasana kerja yang baik.
2. Planning and Programing Apabila telah diperoleh fakta pada tahapan fact – finding, maka pada tahapan selanjutnya dibuat perencanaan mengenai langkah–langkah, perumusan tujuan dan perincian waktu secara teratur. Dalam tahapan ini menurut Cutlip & Center, 2006 membutuhkan : a. A searching look backward. b. A deep look inside. c. A wide look around. d. A long, long look a head. Pada perencanaan ini dikenal pula istilah perumusan 7 C, yaitu suatu penilaian terhadap hubungan komunikator dengan komunikan, perumusan itu adalah : a. Credibility, yaitu nilai kepercayaan public terhadap pihak komunikator. b. Context, yaitu faktor yang menghubungkan isi dari pesan dengan kenyataan pada lingkungannya. c. Content, yaitu makna dan arti yang terdapat dalam pesan yang dapat dipahami oleh komunikan. d. Clarity, yaitu factor kesedrhanaan dan kejelasan tidaknya suatu perumusan di dalam pesan yang disampaikan. e. Continuity dan Consistency, yaitu factor ada tidaknya pertentangan atau perbedaan dalam pesan. f. Capability, yaitu faktor kemampuan untuk memberikan penjelasan.
3. Communication Tahapan ini adalah tahapan penyampaian. Damana pada tahapan ini sangat menentukan satu planning dan programming. Sebab jika penyampaiannya dilakukan secara berlainan, maka dapat menimbulkan efek yang berlainan. Pada tahapan ini menurut Joseph Klepper perlu diperhatikan tiga faktor yang perlu mendapat perhatian, yaitu : a. Group membership. b. Selective processes. c. Predispotion. 4.Evaluation Pada tahapan yang terakhir ini dilakukan perbaikan – perbaikan untuk menciptakan hubungan yang harmonis diantara public suatu badan / lembaga / perusahaan.
2.2. 5 Teori Kinerja
2.2.5.1 Kinerja dan Penilaian Kinerja
Kinerja adalah suatu tampilan keadaan secara utuh atas perusahaan selama periode waktu tertentu, merupakan hasil atau prestasi yang di pengaruhi oleh kegiatan operasional perusahaan dalam memanfaatkan sumber – sumber daya yang dimiliki. (Helfert p.604 dalam Sagala, 2009). Kinerja merupakan suatu istilah secara umum yang digunakan untk sebagian atau seluruh tindakan atau aktivitas dari suatu organisasi pada suatu periode dengan referensi pada sejumlah standar sperti biaya – biaya masa
lalu atau yang di proyeksikan., dengan dasar efisisensi, pertanggunggjawaban atau akuntabilitas manajemen. ( Jauvani Sagala, 2009 p.604)
“Kinerja seseorang merupakan kombinasi dari kemampuan, usaha dan kesempatan yang dapat dinilai dari hasil kerjanya”. Maluyu S.P. Hasibuan, 2001 p.34 mengemukakan “kinerja (prestasi kerja) adalah suatu hasil kerja yang dicapai seseorang dalam melaksanakan tugas tugas yang dibebankan kepadanya yang didasarkan atas kecakapan, pengalaman dan kesungguhan serta waktu” menurut Ambar Teguh Sulistiyani 2003 p.223.
Menurut Robert L. Mathis dan John H. Jackson Terjamahaan (Jimmy Sadeli dan Bayu Prawira, 2001 p.78), “menyatakan bahwa kinerja pada dasarnya adalah apa yang dilakukan atau tidak dilakukan karyawan”.
Kinerja Sumber daya manusia merupakan istilah yang berasal dari kata Job Performance atau Aktual Performance (prestasi kerja atau prestasi sesungguhnya yang dicapai seseorang). Definisi kinerja karyawan adalah hasil kerja kualitas dan kuantitas yang dicapai seorang karyawan dalam melaksanakan tugasnya sesuai dengan tanggung jawab yang diberikan kepadanya”. Oleh karena itu maka dapat disimpulkan bahwa kinerja SDM adalah prestasi kerja atau hasil kerja (output) baik kualitas maupun kuantitas yang dicapai SDM per satuan periode waktu dalam melaksanakan tugas kerjanya sesuai dengan tanggung jawab yang diberikan kepadanya (Mangkunegara, 2000 p.67).
Tujuan utama dari penilaian Kinerja adalah untuk memotivasi individual karyawan untuk mencapai sasaran organisasi dan dalam memenuhi standar perilaku yang telah di terapkan sebelumnya, sehingga membuahkan tindakan dan hasil yang diinginkan oleh organisasi. (Mulyadi & Jhony Setyawan dalam Sagala, 2009 p.604). Dengan adanya penilaian kinerja, manajer puncak dapat memperoleh dasar yang objektif untuk memberikan kompensasi sesuai dengan prestasi yang di sumbangkan masing – masing pusat pertanggungjawaban kepada perusahaan secara keseluruhan. Semua ini di harapkan dapat membentuk motivasi dan rangsangan pada masing – masing bagian untuk bekerja lebih efektif dan efisien. Penilaian Kinerja dapat dimanfaatkan oleh manajemen untuk: 1.
Mengelola operasi organisasi secara efektif dan efisien melalui permotivsian karyawan secara maksimum.
2.
Membantu
pengambilan
keputusan
yang
bersangkutan
dengan
pengembangan karyawannya seperti promosi, pemberhentian, dan mutasi. 3.
Mengidentifikasikan kebutuhan pelatihan dan pengembangan karyawan dan untuk menyediakan kriteria seleksi dan evaluasi program karyawan.
4.
Menyediakan umpan balik bagi karyawan mengenai bagaimana atasan mereka menilai kinerja mereka.
5.
Menyediakan suatu dasar bagi distribusi penghargaan. ( Sagala, 2009 p351)
Kinerja dianggap sebagian ahli teori Manajemen Sumber Daya Manusia adalah hal penting dari wujud riil yang diberikan karayawan untuk perusahaan. Maka dengan
itu biasanya hasil kinerja selalu di kaitkan denga pengharapan. Seperti tampak pada gambar berikut ini.
Gambar 2.1 Proses Manajemen Kerja ( Sagala, 2009 p351)
Perencanaan Penampilan
Kinerja Pelatihan
Ulasan Kinerja
Gambar 2.2 Proses Manajemen Kerja ( Sagala, 2009 p351).
2.2.6
Faktor – Faktor Kinerja Faktor-faktor yang mempengaruhi pencapaian kinerja adalah pengetahuan
(knowledge), ketrampilan (skill), dan faktor motivasi (motivation). Hal ini sesuai dengan pendapat Mangkunegara, 2000 p.67): a. Pengetahuan (knowledge) Pengetahuan yaitu kemampuan yang dimiliki karyawan yang lebih berorientasi pada intelejensi dan daya pikir serta penguasaan ilmu yang luas yang dimiliki karyawan. Pengetahuan seseorang dapat dipengaruhi oleh tingkat pendidikan, media dan informasi yang diterima. b. Ketrampilan (skill) Kemampuan dan penguasaan teknis operasional dibidang tertentu yang dimiliki karyawan. Seperti ketrampilan konseptual (Conseptual Skill), ketrampilan manusia (Human Skill), dan Ketrampilan Teknik (Technical Skill). c. Kemampuan (ability) Kemampuan yang terbentuk dari sejumlah kompetensi yang dimiliki seorang karyawan yang mencakup loyalitas, kedisiplinan, kerjasama dan tanggung jawab. d. Faktor motivasi (Motivation) Motivasi diartikan suatu sikap (attitude) pimpinan dan karyawan terhadap situasi kerja dilingkungan perusahaannya. Mereka yang bersikap positif terhadap situasi kerjanya akan menunjukkan motivasi kerja yang tinggi sebaiknya jika mereka bersifat negatif terhadap situasi kerjanya akan menunjukkan motivasi kerja yang rendah. Situasi kerja yang dimaksud mencakup antara lain hubungan kerja,
fasilitas kerja, iklim kerja, kebijakan pemimpin, pola kepemimpinan kerja dan kondisi kerja.
Kinerja (performance) dipengaruhi oleh tiga faktor yaitu:
1. Faktor individual, terdiri dari kemampuan dan keahlian, latar belakang, demografi. 2. Faktor psikologis, terdiri dari persepsi, attitude, personality, pembelajaran, motivasi. 3. Faktor organisasi, terdiri dari sumber daya, kepemimpinan penghargaan struktur dan job design.
Kinerja individu adalah hasil kerja karyawan baik dari segi kualitas maupun kuantitas berdasarkan standar kerja yang telah ditentukan. Kinerja karyawan akan tercapai apabila didukung oleh atribut individu, upaya kerja (work effort) dan dukungan perusahaan. Dengan kata lain kinerja karyawan merupakan hasil dari:
1. Atribut individu, yang menentukan kapasitas untuk mengerjakan sesuatu. Atribut individu meliputi faktor individu dan faktor psikologis. 2. Upaya kerja (work effort), yang membentuk keinginan untuk mencapai sesuatu. 3. Dukungan organisasi, yang memberikan kesempatan untuk berbuat sesuatu.
Faktor-faktor kinerja terdiri dari faktor internal dan faktor eksternal (Mangkunegara, 2005 p.67).
Faktor internal (disposisional) yaitu faktor yang dihubungkan dengan sifat-sifat seseorang. Misalnya, kinerja karyawan baik disebabkan karena mempunyai kemampuan tinggi dan seseorang itu tipe pekerja keras, sedangkan jika karyawan mempunyai kinerja yang buruk disebabkan karena orang tersebut mempunyai kemampuan rendah dan orang tersebut tidak memiliki upaya-upaya untuk memperbaiki kemampuannya. Faktor eksternal yaitu faktor-faktor yang mempengaruhi kinerja seseorang yang berasal dari lingkungan. Seperti perilaku, sikap, dan tindakan-tindakan rekan kerja, bawahan atau pimpinan, fasilitas kerja, dan iklim organisasi. Adapun secara terperinci manfaat penilaian kinerja bagi organisasi adalah:
1. Penyesuaian kompensasi. 2. Perbaikan kinerja. 3. Kebutuhan latihan dan pengembangan. 4. Pengambilan keputusan dan penempatan promosi, motivasi, pemecatan dan perencanaan tenaga kerja. 5. Membantu diagnosis terhadap kesalahan desain pegawai.
2.2.7
Indikator – Indikator Kinerja Dalam bentuk apresiasi yang di berikan karyawan kepada perusahaan ada kata
kunci untuk mengidentifikasi IKU (Indikator Kinerja Utama) yakni; memiliki proses bisnis, tujuan yang jelas dari proses bisnis; ada ukuran kuantitatif dan kualitatif dari hasil dan dibandingkan dengan tujuan; investigasi unsur-unsur yang mempengaruhi tujuan. Dalam mengindentifikasi IKU (Indikator Kinerja Utama) maka tujuan yang
ingin dicapai harus memiliki ciri-ciri spesifik, terukur, dapat dicapai, orientasi hasil atau relevan, dan ada batasan waktu. Seperti halnya IKU (Indikator Kinerja Utama) pada umumnya, untuk ukuran kinerja sumber daya manusia (SDM) juga memiliki empat kategori yaitu: (1) Indikator kuantitatif yang mengindikasikan jumlah atau angka contohnya berupa angka tingkat keluar masuk karyawan; dan produktivitas karyawan. (2)
Indikator praktis yang mengindikasi proses yang sedang berjalan;
contohnya berupa nilai investasi sumberdaya manusia dan jumlah hari pelatihan bagi karyawan. (3) Indikator sinyal yang secara spesifik menunjukkan gambaran apakah perusahaan sedang maju atau sebaliknya; contohnya besarnya pertumbuhan produktivitas karyawan pertahun selama lima tahun terakhir. (4) Indikator yang menunjukkan efek suatu kendali perusahaan terhadap perubahan; contohnya pengaruh pelatihan terhadap pengetahuan, sikap, dan ketrampilan karyawan; pengaruh peningkatan motivasi terhadap kinerja karyawan dan pengaruh teknologi terhadap produktivitas karyawan. IKU (Indikator Kinerja Utama) juga dapat digolongkan menjadi tiga indikator yakni: (1) Indikator absolut, contohnya produktifitas karyawan dan revenue perusahaan perkaryawan dalam waktu tertentu. (2) Indikator relatif, contohnya persentase karyawan bermotivasi tinggi, persentase karyawan berpendidikan tinggi, dan persentase biaya pelatihan terhadap revenue perusahaan.
(3) Indikator tertimbang, contohnya produktifitas karyawan berdasarkan unsur kontrol pada periode dan kondisi inflasi tertentu. (Hubert K.Rampersad, 2006).
2.3 Kerangka Pemikiran Peranan Public Relations 1. PR sebagai pakar yang berpengaruh 2. PR sebagai fasilitator komunikasi 3. PR sebagai teknisi komunikasi 4. PR sebagai pemecah masalah
Kegiatan Public Relations Internal Non Mediated / Mediated 1. Personal Calls
5. Outing
2. Sharing Knowledge
6. News Letter
3. Kompensasi insentif
7. Training pada klien
KINERJA Faktor yang mempengaruhi: Pengetahuan, Kemampuan, Ketrampilan, dan Motivasi
Kinerja Internal PT.Infoflow Solutions 1.Prestasi Kerja 2. Loyalitas karyawan
Simpulan & Saran Gambar 2. 1 Kerangka Pemikir Peran Public Relations Dalam Meningkatkan Kinerja Karyawan kompilasi teori tentang PR menurut (Kriyantono, 2008). Dari gambar kerangka pemikiran pada penelitian ini jelas bahwa teori yang digunakan penulis didalam penelitian yaitu peran Public relations yang terdiri dari: 1. PR sebagai pakar yang berpengaruh 2. PR sebagai fasilitator komunikasi 3. PR sebagai teknisi komunikasi 4. PR sebagai pemecah masalah Kemudian diteruskan dilihat berdasarkan wawancara mendalam dan observasi bahwa ditemukan bahwa PR internal didalam perusahaan yaitu: 1. Personal Calls
5. Outing
2. Sharing Knowledge
6. News Letter
3. Kompensasi insentif
7. Training pada klien
4. Meeting Berdasarkan metode kualitatif menyebutkan bahwa teori PR memiliki media internal perusahaan yaitu: News Letter, Personal Calls, dan Internet. Setelah itu ditinjau kembali dari sisi kinerja karyawan PT.Infoflow Solution bahwa hal – hal yang sesuai dengan teori yang mempengaruhi terdapat empat faktor yaitu: pengetahuan, kemampuan, ketrampilan, dan motivasi. Sdangkan karyawan tinjauan dari metode
kualitatif di PT.Infoflow Solutions yaitu tentang pretasi kerja dan loyalitas karyawan tersebut.
