BAB 2 LANDASAN TEORI
2.1 Teori-teori Umum Dalam menyusun skripsi ini diperlukan teori-teori yang digunakan untuk mendukung hasil analisis yang telah dilakukan. Berikut adalah teori-teori umum yang sering digunakan untuk menjelaskan atau mendefinisikan teori-teori yang dipakai dalam pembahasan skripsi ini. 2.1.1 Pengertian Sistem Menurut McLeod (2001, p.11), sistem adalah sekelompok elemen yang terintegrasi dengan maksud yang sama untuk mencapai suatu tujuan. Menurut Mulyadi (2001, p.2), sistem adalah sekelompok unsur yang erat berhubungan satu dengan lainnya, yang berfungsi bersama-sama untuk mencapai tujuan tertentu. Menurut Hall (2001, p.5), sistem adalah sekelompok dua atau lebih komponen-komponen yang saling berkaitan (interrelated) atau subsistemsubsistem yang bersatu untuk mencapai tujuan yang sama (common purpose). Menurut Turban (2001, p.34), sistem adalah sekumpulan objek seperti manusia, sumber daya, konsep, dan prosedur yang bertujuan untuk menampilkan fungsi yang dapat diidentifikasikan atau untuk mendukung keputusan.
9
10 2.1.2 Pengertian Data Menurut Hall (2001, p.14), yang diterjemahkan oleh Amir Abadi Jusuf, data adalah fakta yang dapat atau tidak dapat diproses (disunting, dirangkum, atau diperbaiki) dan tidak berpengaruh secara langsung kepada pemakai. Menurut McLeod (2007, p.9), data terdiri dari fakta- fakta dan angkaangka yang secara relatif tidak berarti bagi pemakai; fakta mentah yang belum diolah. Menurut O’Brien (2005, p.696), data adalah fakta mentah atau observasi, biasanya tentang fenomena fisik, atau transaksi bisnis. Menurut Williams dan Sawyer (2005, p.12), data terdiri dari fakta-fakta yang belum diolah dan belum diproses menjadi informasi.
2.1.3 Pengertian Informasi Menurut McLeod (2007, p.9), informasi adalah data yang telah diproses atau data yang memiliki arti. Menurut Bodnar dan Hopwood (2001, p.1), informasi adalah data yang berguna dan dapat diolah sehingga dapat dijadikan dasar untuk mengambil keputusan yang tepat. Menurut O’Brien (2005, p.703), informasi adalah data yang sudah diubah menjadi suatu konteks yang bermanfaat dan berarti untuk end-user tertentu. Menurut Hollander dkk (2000, p.7) informasi adalah data yang memiliki arti atau manfaat bagi pengguna informasi.
11 2.1.4 Pengertian Sistem Informasi Menurut Hall (2001, p.7), sistem informasi adalah sebuah rangkaian prosedur formal dimana data dikumpulkan, diproses menjadi informasi, dan didistribusikan kepada para pemakai. Menurut O’Brien (2005, p.703), sistem informasi dapat merupakan kombinasi teratur apapun dari manusia, hardware, software, jaringan komputer, dan sumber data yang mengumpulkan, mentransformasikan, dan menyebarkan informasi di dalam suatu organisasi. Menurut Laudon (2007, p.14) sistem informasi adalah sekumpulan komponen yang saling berhubungan yang bekerjasama mengumpulkan (atau mengambil), memproses, menyimpan, dan menyebarkan informasi untuk mendukung pengambilan keputusan, koordinasi, dan pengawasan dalam suatu organisasi. Menurut Potter dkk (2001, p.17), sistem informasi ialah komponen yang berhubungan yang saling bekerja sama untuk mengumpulkan, memproduksi, menyimpan dan menyebarkan informasi yang mendukung koordinasi pembuat keputusan, penanganan, analisa dan perancangan di dalam suatu organisasi.
2.1.5 Pengertian Analisis Sistem Menurut Bodnar et al (2001, p.21), analisis sistem meliputi formulasi dan evaluasi solusi-solusi masalah sistem. Penekanan dalam analisis sistem adalah pada tujuan keseluruhan sistem. Dasar dari semua ini adalah analisis untung-rugi diantara tujuan-tujuan sistem.
12 Menurut McLeod (2007, p.74), analisis sistem adalah penelitian atas sistem yang telah ada dengan tujuan untuk merancang sistem baru atau memperbaharui sistem yang telah ada. Menurut Mulyadi (2001, p.41), dalam tahap analisis sistem, analisis sistem membantu pemakai informasi dalam mengidentifikasikan informasi yang diperlukan oleh pemakai untuk melaksanakan pekerjaannya.
2.1.6 Pengertian Analisis Sistem Informasi Menurut Whitten dkk (2004, p.186), information system analysis adalah suatu fase pengembangan dalam sebuah proyek pengembangan sistem informasi yang utamanya difokuskan pada masalah dan persyaratan– persyaratan bisnis, terpisah dari teknologi apapun yang dapat atau akan digunakan untuk mengimplementasikan solusi pada masalah tersebut.
2.1.7 Pengertian Perancangan Sistem Menurut Bodnar (2001, p.21), perancangan sistem adalah proses menspesifikasikan rincian solusi yang dipilih oleh proses analisis sistem. Perancangan sistem termasuk evaluasi efektivitas dan efisiensi relatif dalam perancangan sistem dalam lingkup kebutuhan keseluruhan sistem. Menurut Mulyadi (2001, p.51), perancangan sistem adalah proses penerjemahan kebutuhan pemakai informasi ke dalam alternatif rancangan sistem yang diajukan kepada pemakai informasi untuk dipertimbangkan. Menurut McLeod et al (2001, p.192), perancangan sistem adalah penentuan proses dan data yang diperlukan oleh sistem yang baru.
13 2.2 Teori-teori Khusus Dalam menyusun skripsi ini diperlukan teori-teori yang digunakan untuk mendukung hasil analisis yang telah dilakukan. Berikut adalah teori-teori khusus yang sering digunakan untuk menjelaskan atau mendefinisikan teori-teori yang dipakai dalam pembahasan skripsi ini.
2.2.1 Pengertian Enterprise Resource Planning (ERP) Menurut Brady dkk (2001, p.153), ERP (Enterprise Resource Planning) adalah sebuah sistem yang membantu untuk mengatur proses bisnis seperti marketing, produksi, pembelian dan accounting dalam suatu kesatuan yang terintegrasi. ERP menyimpan semua transaksi dalam suatu database yang digunakan sistem informasi perusahaan dan menyediakan manajemen reporting tools. Menurut Whitten (2004, p.33), ERP adalah aplikasi yang sepenuhnya mengintegrasikan sistem informasi yang kecil maupun inti fungsi business (termasuk proses transaksi dan manajemen informasi untuk fungsi bisnis itu sendiri). Menurut O’Brien (2005, p.699) Enterprise Resource Planning adalah software lintas fungsi terpadu yang merekayasa ulang proses manufaktur, distribusi, keuangan, sumber daya manusia, dan proses bisnis dasar lainnya dari suatu perusahaan untuk memperbaiki efisiensi, kelincahan, dan profitabilitasnya.
14 Menurut situs Wikipedia, Enterprise Resource Planning (ERP) adalah sistem informasi yang diperuntukkan bagi perusahan manufaktur maupun jasa yang berperan mengintegrasikan dan mengotomasikan proses bisnis yang berhubungan dengan aspek operasi, produksi maupun distribusi di perusahaan bersangkutan. ERP berkembang dari Manufacturing Resource Planning (MRP II) dimana MRP II sendiri adalah hasil evolusi dari Material Requirement Planning (MRP) yang berkembang sebelumnya. Sistem ERP secara modular biasanya menangani proses manufaktur, logistik, distribusi, persediaan (inventory), pengapalan, invoice, dan akuntansi perusahaan. Sistem ERP akan membantu mengontrol aktivitas bisnis seperti penjualan, pengiriman, produksi, manajemen persediaan, manajemen kualitas, dan sumber daya manusia. Sistem ERP dirancang berdasarkan proses bisnis yang dianggap 'best practice' proses umum yang paling layak ditiru. Misalnya, bagaimana proses umum yang sebenarnya berlaku untuk pembelian (purchasing), penyusunan stok di gudang dan sebagainya. Untuk mendapatkan manfaat yang sebesarbesarnya dari sistem ERP, maka industri kita juga haurs mengikuti 'best practice process' (proses umum terbaik) yang berlaku. Di sini banyak timbul masalah dan tantangan bagi industri kita di Indonesia. Tantangannya misalnya, bagaimana merubah proses kerja kita menjadi sesuai dengan proses kerja yang dihendaki oleh sistem ERP, atau, merubah sistem ERP untuk menyesuaikan proses kerja kita. Modul-modul yang terdapat dalam Enterprise Resource Planning (ERP) Systems antara lain :
15 1. Item Master Management (IMM) 2. Bill Of Material (BOM) 3. Demand Management (DM) 4. Sales and Order Management (SOM) 5. Master Production Scheduling (MPS) 6. Material Requirements Planning (MRP) 7. Capacity Requirement Planning 8. Inventory Mangement (INV) 9. Shop Floor Control (SFC) 10. Purchasing Management (PUR) 11. General Ledger (GL) 12. Account Payable (AP) 13. Account Receivable (AR) 14. Cost Control (CO) 15. Financial Reporting (FIR) (Sumber : http://id.wikipedia.org/wiki/ERP)
2.2.2 ERP Education Menurut Targowski dan Tarn (2007, p.28), ERP education saat ini terlihat sebagai sebuah batu loncatan dari sistem informasi pendidikan secara umum, dan merupakan bagian dari begitu banyaknya model kurikulum yang telah disajikan, dimana ERP dapat disesuaikan dengan beberapa bagian pada kurikulum model IS’97. Hal ini dipengaruhi oleh beberapa konsep seperti pemodelan proses bisnis yang telah menjadi sangat penting bahkan bagi
16 komunitas yang besar seperti bisnis konsultasi secara keseluruhan. Sebagai tambahan, ini adalah sebuah wilayah perubahan, sama seperti pemasok yang mengembangkan produknya dan memasukkan fungsionalitas baru seperti ebusiness, Supply Chain Management (SCM), Customer Relationship Management (CRM), ataupun aplikasi data mining.
2.2.3 Pengertian Proses Bisnis Menurut Jeston dan Nelis (2006, p.10) proses bisnis adalah prosesproses yang memberikan kontribusi pada pencapaian tujuan strategis dari organisasi.
Implementasi
dari
Business
Process
Management
pasti
memberikan dampak pada bisnis dengan mendapatkan keuntungan melalui proses-proses yang dijalankan. Menurut Burlton (2001, p.72), proses bisnis adalah urutan kegiatan yang terjadi dari awal sampai akhir untuk memberikan hasil yang memuaskan bagi pelanggan. Proses bisnis dimulai dari masukan berupa bahan mentah, informasi, pengetahuan, komitmen dan status yang akan diubah menjadi suatu keluaran atau hasil yang berguna. Perubahan itu terjadi sesuai dengan pedoman proses yang berlaku, seperti kebijakan, standar, prosedur, peraturan dan pengetahuan masing-masing individu. Untuk mendukung perubahan tersebut, dibutuhkan sumber daya seperti fasilitas, perlengkapan, teknologi dan sumber daya manusia. Hasil dari suatu proses bisnis adalah kemampuan proses tersebut menghasilkan produk ataupun pelayanan yang baik dan memuaskan pelanggan.
17 Menurut Smith dkk (2002, p.4), proses bisnis memiliki karakteristik: •
Besar dan kompleks, melibatkan arus bahan, informasi dan komitmen bisnis.
•
Sangat dinamis menanggapi permintaan dari pelanggan dan mengubah kondisi pasar.
•
Didistribusikan secara luas dan disesuaikan melewati batas di dalam bisnis.
•
Pelaksanaan yang lama, seperti sebuah contoh proses permintaan untuk kas dapat berjalan dalam jangka waktu berbulan-bulan bahkan bertahuntahun.
•
Terotomatisasi, setidaknya dalam bagian aktivitas rutin seharusnya dilakukan dengan komputer apabila memungkinkan, demi kecepatan dan kehandalan. Otomatisasi ini dapat digunakan dengan menggunakan aplikasi workflow.
•
Ketergantungan terhadap intelejensi dan penilaian manusia. Manusia melakukan tugas-tugasnya yang tidak terstruktur untuk didelegasikan kepada komputer atau yang memerlukan interaksi pribadi dengan pelanggan.
•
Sulit untuk membuatnya terlihat. Di dalam banyak perusahaan, prosesproses tidak dengan sengaja atau dengan tegas dilakukan, tetapi tidak didokumentasikan
dan harus lengkap, menanamkannya dalam sejarah
organisasi. Menurut situs Wikipedia, proses bisnis adalah suatu kumpulan pekerjaan yang saling terkait untuk menyelesaikan suatu masalah tertentu.
18 Suatu proses bisnis dapat dipecah menjadi beberapa subproses yang masingmasing memiliki atribut sendiri tapi juga berkontribusi untuk mencapai tujuan dari superprosesnya. Analisis proses bisnis umumnya melibatkan pemetaan proses dan subproses di dalamnya hingga tingkatan aktivitas atau kegiatan. Banyak definisi yang telah dijabarkan oleh para ahli manajemen mengenai proses bisnis. Beberapa karakteristik umum yang dianggap harus dimiliki suatu proses bisnis adalah: 1. Definitif: Suatu proses bisnis harus memiliki batasan, masukan, serta keluaran yang jelas. 2. Urutan: Suatu proses bisnis harus terdiri dari aktivitas yang berurut sesuai waktu dan ruang. 3. Pelanggan: Suatu proses bisnis harus mempunyai penerima hasil proses. 4. Nilai tambah: Transformasi yang terjadi dalam proses harus memberikan nilai tambah pada penerima. 5. Keterkaitan: Suatu proses tidak dapat berdiri sendiri, melainkan harus terkait dalam suatu struktur organisasi. 6. Fungsi silang: Suatu proses umumnya, walaupun tidak harus, mencakup beberapa fungsi. Sering kali pemilik proses, yaitu orang yang bertanggung jawab terhadap kinerja dan pengembangan berkesinambungan dari proses, juga dianggap sebagai suatu karakteristik proses bisnis. (Sumber : http://id.wikipedia.org/wiki/Proses_bisnis)
19 2.2.4 Pengertian Manajemen Proses Bisnis Menurut Jeston dan Nelis (2006, p.11), BPM (Business Process Management) adalah pencapaian dari tujuan organisasi melalui improvement, pengaturan dan kontrol dari proses bisnis yang esensi. Menurut Burlton (2001, p.73), Manajemen Proses Bisnis merupakan suatu proses yang memastikan perkembangan yang berkesinambungan dalam kinerja perusahaan. Seperti beberapa proses, manajemen proses bisnis memerlukan pimpinan dan panduan. Kadang-kadang, manajemen proses bisnis ini berarti melakukan suatu perubahan secara radikal, yang berarti terjadinya pengecekan kembali seluruh proses yang sedang berjalan dan memperbaharui keseluruhan proses tersebut. Namun, dapat juga hanya sebatas pemantauan yang berkesinambungan atas proses yang berjalan dan terjadi peningkatan dengan melakukan sedikit perubahan. Menurut situs Wikipedia, BPM singkatan dari bahasa Inggris "Business Process Management" ("manajamen proses bisnis"), adalah suatu metode penyelarasan secara efisien suatu organisasi dengan keinginan dan kebutuhan organisasi tersebut. BPM merupakan suatu pendekatan manajemen holistik untuk meningkatkan efektivitas dan efisiensi bisnis seiring upaya untuk mencapai inovasi, fleksibilitas dan integrasi dengan teknologi. BPM berupaya untuk melakukan perbaikan proses secara berkelanjutan atau bisa juga disebut sebagai suatu proses 'optimalisasi proses'. (Sumber : http://id.wikipedia.org/wiki/BPM)
20 2.2.5 BPM Success Tool Menurut Jeston dan Nelis (2006, p.47), kunci sukses dari Business Process Management (BPM) atau disebut BPM success tool, dipengaruhi oleh : •
Proses Dimana harus memiliki inovasi proses bisnis pada level yang sesuai atau mendisain ulang strategi organisasi dan tujuan proses, dan seluruh persetujuan pengakuan dari pentingnya proses yang terjadi di dalam organisasi.
• • • • Gambar 2.1 BPM Success Tool (Jeston dan Nelis, 2006, p.48)
21 •
Orang Sebagaimana sebuah manajemen di organisasi mencapai tahap kedewasaan, akan
dipahami
bahwa
orang
merupakan
kunci
untuk
mengimplementasikan proses baru yang diinginkan. Organisasi harus memiliki penilaian kinerja yang sesuai dan struktur manajemen untuk lintas proses kunci. Proses pengaturannya haruslah proaktif dan juga dapat memprediksikan apa yang akan terjadi, dan bukannya reaktif. Diantara semua hal, aspek orang yang terlibat merupakan poin yang paling penting dari proyek BPM. •
Teknologi Dalam hal ini mengacu pada tools pendukung semua proses dan orang yang terlibat dalam proyek BPM. Namun tidak pasti merupakan komponen atau aplikasi dari software BPM (walaupun mungkin saja).
•
Pengaturan proyek Komponen terakhir ini menggabungkan keseluruhan komponen proses, orang dan teknologi. Apabila tanpa proyek yang berjalan baik maka implementasi akan mengarah pada kegagalan.
22 2.2.6 BPM Project framework Menurut Jeston dan Nelis (2006, p.53), terdapat 10 fase dalam kerangka kerja pembuatan Business Process Management. Berikut 10 fase tersebut (lihat gambar) adalah :
Gambar 2.2 BPM Project Framework (Jeston dan Nelis, 2006, p.49)
I.
Fase Organization Foundation - memastikan strategi organisasi, visi, tujuan strategik, arah bisnis dan eksekutif secara jelas dimengerti oleh anggota tim proyek. Strategi harus dikomunikasikan dan disebarkan ke seluruh stakeholder (terutama manajemen dan staff) sehingga menjadi budaya organisasi yang solid. Strategi perlu diketahui dan dimengerti oleh tim proyek, untuk memastikan ruang lingkup proyek dan arah untuk menambah nilai pada proyek.
23 Pada fase ini terdiri dari: •
Aspek internal organisasi
•
Aspek eksternal organisasi
•
Visi dan misi organisasi
•
Tujuan organisasi
•
Sasaran organisasi
•
Struktur organisasi
•
Nama unit dan deskripsi umum
•
Strategi untuk mencapai tujuan dan sasaran
•
Strategi implementasi organisasi
•
Pembeda utama organisasi
•
Sumber daya
•
Strategi pembeda utama
II. Fase Process Foundation - fase ini mendisain arsitektur proses yang diinginkan. Arsitektur proses organisasi menentukan aturan-aturan, prinsip, pedoman, dan model untuk implementasi BPM lintas organisasi. Arsitektur proses menyediakan dasar untuk mendisain dan merealisasikan langkah awal proses BPM, dimana teknologi informasi dan arsitektur bisnis dapat searah dengan strategi organisasi. Pada fase ini kita akan menentukan : •
Arsitektur awal proyek
•
Gambaran proses organisasi
•
Daftar proses end-to-end
24 III. Fase Technology Foundation - fase ini memiliki hasil utama yaitu : •
Gambaran dan blue print arsitektur teknologi informasi
•
Penentuan peralatan dan teknologi yang dibutuhkan
•
Identifikasi sistem yang sedang berjalan
•
Canonical data dan data sources dictionary
•
Portofolio fungsionalitas bisnis awal
•
Penentuan tim proyek teknis yang dibutuhkan
Ketika unit dan proses bisnis ditentukan kemudian tujuan dari proses disepakati, proyek harus bisa menghasilkan kesuksesan semaksimal mungkin. Arsitektur informasi yang direkomendasikan adalah SOA (Service Oriented Architecture). IV. Fase BPM Foundation - fase ini tidak hanya menyediakan cara untuk memulai proyek, tetapi juga akan menyelesaikan langkah-langkah yang diperlukan untuk membuat proyek menjadi sukses. Langkah-langkah tersebut termasuk : •
Definisi pihak yang berkepentingan dalam proyek
•
Harapan
pihak
berkepentingan
yang
disetujui
dan
didokumentasikan •
Process Selection Matrix
•
Daftar proses bisnis yang teridentifikasi dan metrik awal (Process Worth Matrix)
•
Proses yang diprioritaskan untuk tahap elaborasi
•
Manajemen proyek
25 V. Fase Elaboration - merupakan fase kreatif dari proyek dan seringkali merupakan tahap yang menarik. Tidak hanya melibatkan anggota tim proyek dan bisnis, tetapi juga seluruh stakeholder yang relevan - baik internal maupun eksternal. Langkah-langkah tersebut termasuk : •
Appropriate Metrics to Establish a Baseline for Future Improvement
•
Root cause analysis
•
People Capability Matrix
•
Knowledge and Information Need Map
•
Improvement Priorities
VI. Fase Improvement - membangun komponen-komponen untuk mendukung implementasi proses yang baru. Fase ini dimulai dari : •
Redesigning Process Models
•
Simulation Models & ABC details
•
Future ABC
•
People Capability Matrix dan Capacity Planning
•
Feasibility Validation and Gap Analysis Report
•
An Update Business Case
VII. Fase People and Technology Development - merupakan fase kritikal dalam framework dan memberikan resiko pada pengembangan proyek selanjutnya jika tidak ditangani dengan teliti dan menggunakan standar yang tinggi.
26 Tujuan dari fase ini adalah memastikan penilaian setiap aktivitas, peran dan penampilan kinerja sesuai dengan strategi organisasi dan tujuan dari proses melalui: •
Dissection & Amalgamation of New Process into Activities
•
Redesigning Role Descriptions and Goals
•
Performance Management & Measurement for Appropriate Roles
•
People Core Capability Gap Analysis
•
A New Process-Based Organization Structure
•
Business Process Orchestration
•
SOA Lifecycle
•
User Interface
•
Software Test Script and Result
•
Solution Testing
VIII. Fase Deployment - semua aspek dari proyek (pengajuan proses baru, pengajuan deskripsi peran baru, kinerja manajemen dan pengukurannya, dan pelatihan) dimulai dari : •
Improved or New Processes That Work Satisfactorily
•
Trained and Motivated Staff
IX. Fase Monitor and Benefit Realization - tujuannya adalah memastikan bahwa proyek memperoleh keuntungan dan dilaksanakan. Fase ini didasarkan oleh: •
Benefit Summary Plan
•
Benefit Realization Register
27 •
Benefit Milestone Matrix
•
Benefit Delivery Matrix
X. Fase Continuous Improvement - sangat penting bagi tim proyek bekerja menghasilkan proses bisnis yang terstruktur sehingga kita bisa memastikan bahwa perubahan proses terus berjalan dan peningkatan terus terjadi. Fase ini meliputi: •
Mechanism to Manage Business Process and Identify and Realize Opportunities for Process Improvements
2.2.7 Integrated Enterprise Ecosystem
Gambar 2.3 Integrated Enterprise Ecosystem Portal (Jeston dan Nelis, 2006, p.121) Menurut Jeston dan Nelis (2006, p.121), portal dalam suatu perusahaan terdapat beberapa faktor yang saling terintegrasi atau berhubungan dimana antara satu dan yang lainnya saling mendukung seperti yang dijelaskan gambar diatas sangatlah
penting. Dengan adanya portal tersebut, maka
semakin memudahkan dan memperlancar proses bisnis yang ada di perusahaan.
28
2.2.8 BPM Maturity Model Menurut Jeston dan Nelis (2006, p.300) BPM Maturity Model adalah perlengkapan pendukung untuk membantu organisasi untuk lebih sukses dengan BPM, dimana hasilnya adalah pencapaian yang lebih besar dalam hal operasional dan keuntungan dalam kinerja bisnis. Terdapat perbandingan antara low dan high maturity yang mengklarifikasikan kelengkapan dan lingkup dari BPM Maturity. Acuan yang digunakan sebagai model untuk mengukur tingkat maturity dari berbagai sisi BPM adalah Capability Maturity Model (CMM). Menurut Jeston dan Nelis (2006, p.302) terdapat 5 tahapan maturity dari initiative BPM (lihat gambar): Tahap 1 : Initial State Sebuah organisasi yang berada pada tahap initial state akan memiliki BPM yang belum terkoordinasi dan terstruktur. Tahap 2 : Repeatable Sebuah organisasi yang memiliki BPM Maturity tahap 2 sudah memiliki pengalaman dalam membuat BPM dan akan membuat BPM capability juga meningkatkan jumlah orang yang mengawasi organisasi dari perpektif proses bisnis.
29 Tahap 3 : Defined Sebuah organisasi yang memiliki tingkat maturity pada tahap ketiga akan mengalami momentum peningkatan dalam pencarian untuk mengembangkan BPM capability dan memperluas jumlah orang yang terlibat dalam menilai organisasi dari perspektif proses bisnis. Tahap 4 : Managed Sebuah organisasi yang berada pada BPM Maturity tahap 4 akan merasakan keuntungan dari memiliki BPM yang benar-benar kuat dasarnya untuk pengembangan stratejik perusahaan. Tahap 5 : Optimized Sebuah organisasi yang berada pada BPM Maturity tahap 5 akan merasakan keuntungan dari memiliki BPM yang benar-benar kuat dasarnya sebagai bagian inti dari pengaturan operasional dan strategik dalam organisasi.
Gambar 2.4 Perbandingan Low dan High Comparison dan 5 Tahap Maturity
30
2.2.9 Best Practice Menurut Wikipedia, best practice dapat didefinisikan sebagai suatu cara paling efisien (upaya paling sedikit) dan efektif (hasil terbaik) untuk menyelesaikan suatu tugas, berdasarkan suatu prosedur yang dapat diulangi yang telah terbukti sukses untuk banyak orang dalam jangka waktu yang cukup lama. Istilah ini juga sering digunakan untuk menjelaskan proses pengembangan suatu cara standar untuk melakukan suatu hal yang dapat digunakan oleh berbagai organisasi misalnya dalam bidang manajemen, kebijakan, atau sistem perangkat lunak. (Sumber : http://id.wikipedia.org/wiki/Praktik_terbaik) Menurut Hasanbasri, best practice digunakan untuk menggambarkan metode terbaik atau praktek inovatif yang berkontribusi bagi peningkatan kinerja suatu organisasi, yang biasanya diakui sebagai yang terbaik oleh organisasi sejenis. Dalam pengertian ini tercakup juga kemampuan untuk selalu up-to-date dalam mengikuti cara – cara organisasi beroperasi baik dalam satu industri maupun industri yang berbeda. Terkait dalam hal itu pula, kemampuan untuk mengukur posisi diri relatif terhadap yang lain juga menjadi aspek penting best practice. (Sumber : musyrid.files.wordpress.com/2008/08/rute-menuju-best-practic ever2.pdf).
31
2.2.10 Business Process Management Initiative (BPMI.org) Menurut Gca, Business Process Management Initiative adalah sebuah organisasi yang independen yang senantiasa setia pada pengembangan dari spesifikasi terbuka untuk manajemen dari proses e-business yang mengaitkan dengan aplikasi yang banyak, departemen perusahaan, dan rekan bisnis, dengan menggunakan firewall dan melalui internet. BPMI.org mendefinsikan spesifikasi terbuka seperti Business Process Modelling Language (BPML) dan Business Process Query Language (BPQL) yang memungkinkan manajemen yang berbasiskan standar dari proses e-business dengan Business Process Management Systems (BPMS) yang akan datang. BPML mendukung siklus hidup dari perjalanan proses perusahaan, perancangan, penerapan, eksekusi, pemeliharaan, analisis, dan pengoptimasian. Aplikasi yang meningkatkan BPML akan membuatnya menjadi gesit, fleksibel, dan akan menjadi terintegrasi dengan yang di luar maupun yang di dalam perusahaan. BPMS menyajikan pertemuan dari EAI dan teknologi serta solusi B2Bi, dalam rangka mencapai apa yang diharapkan perusahaan. (Sumber :http://www.gca.org/papers/xmleurope2001/papers/html/s24-2.html). Menurut Service-Architecture, BPMI.org bekerja berdasarkan standar untuk mengatur proses bisnis yang melibatkan aplikasi yang dibutuhkan, departemen perusahaan, dan rekan bisnis. (Sumber : http://www.service-architecture.com/web-services/ articles /busin ess process modeling initiative bpmi. org.html).
32
2.2.11 Business Process Modelling Notation (BPMN) Menurut Lankhorst (2005, p.33), notasi pemodelan proses bisnis adalah salah satu standar yang dikembangkan oleh BPMI (Business Process Management Initiative). Menurut Business Process Management Initiative (BPMI.org) (2004, p17) telah membuat standar Business Process Modeling Notation (BPMN). Tujuan dari pembuatan BPMN adalah untuk menyediakan notasi yang siap digunakan dan sudah terstandarisasi untuk setiap bisnis user, mulai dari analis bisnis yang membuat perencanaan awal dari proses, sampai pada technical developer yang bertanggung jawab mengimplementasi teknologi yang akan menjalankan proses, dan terarkhir sampai kepada orang-orang di bisnis yang akan mengatur dan memonitor proses. Menurut Alonso, dkk (2007, p.80), notasi pemodelan proses bisnis adalah sebuah seperangkat standar bangunan visual untuk menggambarkan diagram proses bisnis. Menurut Jeston dan Nelis (2006, p.196) Business Process Modeling Notation (BPMN) adalah notasi standar yang dapat berupa ikon atau gambar untuk pemodelan proses bisnis.
33 2.2.12 Business Process Diagram Menurut Business Process Management Initiative (BPMI.org) (2004, p.17), menyebutkan bahwa Business Process Diagram merupakan spesifikasi notasi dan semantik yang menunjukkan gabungan dari best practice di dalam komunitas pemodelan bisnis. Business Process Diagram menunjukkan ringkasan dari gambaran elemen BPMN dan hubungannya. Empat (4) elemen dasar dari business process diagram adalah: •
Flow object
•
Connecting object
•
Swimlanes
•
Artifacts
Tiga (3) flow object yang menggambarkan proses bisnis: Element
Notation
Events
Activities
Gateways
Tabel 2.1 Flow Object Notation (BPMI.org, 2004, p.31)
34 Terdapat 3 cara untuk menghubungkan flow object atau dengan informasi yang lain, yaitu dengan connecting object dalam bentuk :
Element
Notation
Sequence flow Message flow Associations
Tabel 2.2 Connecting Object Notation (BPMI.org, 2004, p.29)
Ada 2 cara untuk mengelompokkan “swimlane”:
Element Notation Pools
Lanes
Tabel 2.3 Swimlane Notation (BPMI.org, 2004, p.29)
35 2.2.13 Balanced Scorecard Menurut Khoshafian (2007, p.407), Balanced Scorecard (BSC) adalah metodologi pengukuran dalam ilmu manajemen untuk mengukur dan mengikat berbagai performa manajemen untuk mengindikasikan tujuan dari proses sekarang juga dukungan pencapaian di masa yang akan datang. Menurut situs Wikipedia, Balance Scorecard (BSC) atau kartu skor berimbang adalah suatu konsep untuk mengukur apakah aktivitas-aktivitas operasional suatu perusahaan dalam skala yang lebih kecil sejalan dengan sasaran yang lebih besar dalam hal visi dan strategi. Balanced Scorecard pertama kali dikembangkan dan digunakan pada perusahaan Analog Devices pada tahun 1987. Dengan tidak berfokus hanya pada hasil finansial melainkan juga masalah manusia, Balanced Scorecard membantu memberikan pandangan yang lebih menyeluruh pada suatu perusahaan yang pada gilirannya akan membantu organisasi untuk bertindak sesuai tujuan jangka panjangnya. Sistem manajemen strategis membantu manajer untuk berfokus pada ukuran kinerja sambil menyeimbangkan sasaran finansial dengan perspektif pelanggan, proses, dan karyawan. Pada tahun 1992, Robert S. Kaplan dan David P. Norton mulai mempublikasikan BSC melalui rangkaian artikel-artikel jurnal dan buku The Balanced Scorecard pada tahun 1996. Sejak diperkenalkannya konsep aslinya, BSC telah menjadi lahan subur untuk pengembangan teori dan penelitian, dan banyak praktisi yang telah menyimpang dari artikel asli Kaplan dan Norton.
36
Kaplan dan Norton sendiri melakukan tinjauan ulang terhadap konsep ini satu dasawarsa kemudian berdasarkan pengalaman penerapan yang mereka lakukan. (Sumber : http://id.wikipedia.org/wiki/Kartu_skor_berimbang) Menurut Tunggal (2002, p.2), Balanced scorecard adalah kumpulan ukuran kinerja yang terintegrasi yang diturunkan dari strategi perusahaan yang mendukung strategi perusahaan secara keseluruhan. Menurut Luis dan Biromo (2007, p.16), Balanced scorecard didefinisikan sebagai suatu alat manajemen kinerja (performance management tool) yang dapat membantu organisasi untuk menerjemahkan visi dan strategi ke dalam aksi dengan memanfaatkan sekumpulan indikator finansial dan nonfinansial yang ke semuanya terjalin dalam suatu hubungan sebab akibat. Adapun empat perspektif dalam Balanced scorecard, yakni : •
Perspektif keuangan (financial perspective)
•
Perspektif pelanggan (customer perspective)
•
Perspektif bisnis internal (internal business process perspective)
•
Perspektif pembelajaran dan pertumbuhan (learning and growth perspective)
37 2.2.14 Key Performance Indicators (KPI) Menurut Khoshafian (2007, p.28) KPI (key performance indicators) adalah penilaian dari kinerja yang menunjukkan progress dari setiap taktik untuk mencapai tujuan. Menurut situs Wikipedia, KPI (Key Performance Indicators) adalah metric financial ataupun non-finansial yang digunakan untuk membantu suatu organisasi menentukan dan mengukur kemajuan terhadap sasaran organisasi. KPI digunakan dalam intelijen bisnis untuk menilai keadaan kini suatu bisnis dan menentukan suatu tindakan terhadap keadaan tersebut. KPI sering digunakan untuk menilai aktivitas yang sulit diukur seperti keuntungan pengembangan
kepemimpinan, perjanjian, layanan dan kepuasan. KPI
umumnya dikaitkan dengan strategi organisasi yang contohnya diterapkan oleh teknik-teknik seperti Balanced Scorecard. KPI berbeda tergantung sifat dan strategi organisasi. KPI merupakan kunci suatu sasaran terukur yang terdiri dari arahan, KPI, tolok ukur, target, serta kerangka waktu. (Sumber : http://en.wikipedia.org/wiki/Key_performance_indicator).
2.2.15 Activity Based Costing (ABC) Menurut Ray dkk (2006, p.440), perhitungan biaya berdasarkan aktivitas-Activity Based Costing (ABC) adalah metode perhitungan biaya (costing) yang dirancang untuk menyediakan informasi biaya bagi manajer untuk keputusan strategis dan keputusan lainnya yang mungkin akan mempengaruhi kapasitas dan juga biaya ‘tetap’.
38 ABC biasanya digunakan digunakan sebagai pelengkap, bukan sebagai pengganti, sistem biaya yang dipakai perusahaan. Dalam ABC: •
Biaya produksi dan nonproduksi dibebankan ke produk.
•
Beberapa biaya produksi tidak dimasukkan ke biaya produk.
•
Ada sejumlah pengelompokan biaya overhead, setiap pengelompokan dialokasikan ke produk dan objek perhitungan biaya (costing) lainnya dengan menggunakan ukuran aktivitas masing-masing yang khusus.
•
Basis alokasi biasanya berbeda dengan basis alokasi dalam sistem akuntansi biaya tradisional.
•
Tarif overhead atau tarif aktivitas disesuaikan dengan kapasitas aktivitas dan bukannya dengan kapasitas yang dianggarkan.
Tahapan untuk menerapkan ABC: •
Mengidentifikasikan dan mendefinisikan aktivitas dan pul aktivitas.
•
Bila mungkin, menelusuri biaya overhead secara langsung ke aktivitas dan objek biaya.
•
Membebankan biaya ke pul biaya aktivitas.
•
Menghitung tarif aktivitas.
•
Membebankan biaya ke objek biaya dengan menggunakan tarif aktivitas dan ukuran aktivitas.
•
Menyiapkan laporan manajemen.
39
ABC mengestimasi biaya sumber daya yang dikonsumsi oleh objek biaya seperti produk dan pelanggan. Pendekatan dalam ABC mengasumsikan bahwa objek biaya menimbulkan aktivitas yang pada akhirnya mengonsumsi sumber daya. Aktivitas membentuk hubungan antara biaya dengan objek biaya. ABC memfokuskan pada biaya overhead-baik overhead produksi maupun overhead penjualan, umum dan administrasi. Akuntansi untuk tenaga kerja langsung dan bahan langsung tidak terpengaruh. Menurut Jeston dan Nelis (2006, p.387), ABC menjelaskan sebuah alat tambahan yang sangat penting untuk sistem akuntansi biaya yang sudah ada. ABC membuat kesuksesan dari pengukuran proyek BPM, dan membuat transparansi dalam pemahaman sehingga membuat kontrol yang potensial dari biaya proses. ABC ini adalah alat yang membantu mengamankan keputusan organisasional strategic pada sudut pandang biaya dan untuk mendapatkan pengurangan biaya dalam jangka panjang. Kemampuan untuk menghasilkan dan memanfaatkan keuntungan kompetitif yang memanfaatkan pengetahuan dari biaya yang benar. Keuntungan utama dari ABC ini adalah: •
Kemampuan
untuk
memahami
komponen
biaya
dari
proses,
menghasilkan biaya dan harga yang lebih sesuai. •
Kemampuan
untuk
membandingkan
berbagai
proses
dan
mengidentifikasi area untuk pengembangan, yang menghasilkan biaya yang lebih rendah.
40 2.2.16 Service Oriented Architecture (SOA) Menurut Erl (2005, p.14), Service Oriented Architecture (SOA) adalah cara untuk merepresentasikan sebuah model dimana logika otomatisasi dibuat menjadi lebih kecil, dengan membedakan logika masing-masing unit. Menurut Khosafian (2007, p.37), Service Oriented Architecture (SOA) adalah framework yang mendukung penemuan, pertukaran pesan, dan integrasi dalam servis yang berhubungan secara bebas dengan menggunakan standar industri. Menurut Laudon (2007, p.201), Service Oriented Architecture (SOA) adalah kumpulan dari servis yang dapat mengisi sendiri dan dapat berkomunikasi dengan satu sama lain untuk menciptakan aplikasi perangkat lunak. SOA adalah cara baru untuk membuat perangkat lunak dalam sebuah perusahaan. Menurut situs Wikipedia, SOA (Service Oriented Architecture, arsitektur berorientasi layanan) adalah suatu gaya arsitektur sistem yang membuat dan menggunakan proses bisnis dalam bentuk paket layanan sepanjang siklus hidupnya. SOA juga mendefinisikan dan menentukan arsitektur teknologi informasi (TI) yang dapat menunjang berbagai aplikasi untuk saling bertukar data dan berpartisipasi dalam proses bisnis. Fungsifungsi ini tidak terikat dengan sistem operasi dan bahasa pemrograman yang mendasari aplikasi-aplikasi tersebut. SOA membagi fungsi-fungsi menjadi unit-unit yang berbeda (layanan), yang dapat didistribusikan melalui suatu jaringan dan dikombinasikan serta digunakan ulang untuk membentuk aplikasi
bisnis.
Layanan-layanan
ini
saling
berkomunikasi
dengan
41 mempertukarkan data antar mereka atau dengan mengkoordinasikan aktivitas antara dua atau lebih layanan. Konsep SOA sering dianggap didasari atau berkembang dari konsep-konsep yang lebih lama dari komputasi terdistribusi dan pemrograman modular. (Sumber : http://id.wikipedia.org/wiki/SOA).
2.2.17 Arti Penting Fungsi Manajemen Keuangan Menurut Wimadiun, manajemen keuangan merupakan salah satu bidang manajemen fungsional dalam suatu perusahaan, yang mempelajari tentang penggunaan dana, memperoleh dana dan pembagian hasil operasi perusahaan. Manajemen keuangan dapat didefinisikan dari tugas dan tanggung jawab manajer keuangan. Meskipun tugas dan tanggung jawabnya berlainan di setiap perusahaan, tugas pokok manajemen keuangan antara lain meliputi: keputusan tentang investasi, pembiayaan kegiatan usaha dan pembagian dividen suatu perusahaan. (Sumber : http://chandrakirana.wimamadiun.com/materi/BAB%20I%20 ma na jemen%20keuangan%201.pdf).
