1 BAB 1 PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang Perusahaan Reasuransi adalah perusahaan yang memberikan jasa dalam pertanggungan ulang terhadap risiko yang dihadapi oleh Perusahaan Asuransi Kerugian dan atau Perusahaan Asuransi Jiwa. PT Maskapai Reasuransi Indonesia tbk adalah salah satu perusahaan reasuransi di Indonesia. Pada perusahaan jasa salah satu bagian yang sangat penting adalah bagian dokumen atau arsip yang menyimpan atau merecord transaksi-transaksi dari suatu kegiatan. Untuk perusahaan reasuransi ataupun perusahaan asuransi, dokumen ini sangat penting terutama dokumen-dokumen yang berkaitan perjanjian dan pembuatan suatu polis asuransi. Hal ini karena dokumen tersebut merupakan bukti yang sah dilakukannya suatu polis atau perjanjian. Selain itu, dokumen-dokumen yang ada untuk perusahaan reasuransi atau pun perusahaan asuransi sangat banyak. Kami mendapatkan bahwa perusahaan tersebut menerima rata-rata 100-150 lembar kertas per harinya dari 10-15 dokumen per harinya (satu dokumen terdiri dari 10-15 lembar). Dimana jika selembar dokumen tersebut di scan menjadi sebuah file gambar(image) dengan tingkat resolusi 150 dpi dan format .jpg maka akan menghasilkan sebuah file berukuran 60-150 kbyte. Jika dalam sehari perusahaan rata-rata menerima 100-150 lembar dokumen, maka secara rata-rata perusahaan akan menghabiskan kapasitas penyimpanan sebesar 6 – 22 Mbyte perharinya. Karena banyaknya dokumen-dokumen yang harus diterima
2 oleh perusahaan, maka untuk mengatur dokumen-dokumen tersebut sangatlah tidak mudah. Sampai saat ini, perusahaan ini masih menggunakan sistem penyimpanan dan pengelolaan dokumen secara manual. Prosedur yang sudah berjalan untuk mengatur dokumen adalah ketika dokumen masuk, maka dokumen akan diterima oleh resepsionis lalu dicap. Setelah itu, dokumen langsung diberikan ke bagian yang membutuhkan dokumen tersebut ke divisi masing-masing. Penyimpanan dilakukan dengan langsung menumpuk atau menggabungkan dokumen yang datang dengan dokumen yang sudah ada sebelumnya di rak divisi masing-masing dan tidak terpusat. Hal ini sangat beresiko karena memiliki kemungkinan dokumen tersebut akan terselip dan sulit untuk dicari. Selain masalah diatas, masalah penting lainnya ialah pada saat suatu dokumen ingin digunakan pada waktu yang bersamaan oleh divisi yang berbeda.Misalnya : suatu dokumen perjanjian ingin digunakan oleh divisi Non Life dan divisi Claim & Retro pada saat yang bersamaan, maka salah satu divisi harus menunggu divisi yang lain hingga dokumen tersebut selesai digunakan. Hal ini secara tidak langsung akan mempengaruhi pelayanan yang diberikan perusahaan terhadap clientnya. Perkembangan dunia teknologi informasi saat ini sudah sangat pesat. Pada zaman sekarang, peranan Teknologi Informasi sangat vital pada suatu organisasi atau pun pada suatu perusahaan. Khususnya pada teknologi database, perkembangan database sudah sangat pesat. Mulai dari perkembangan teknologi database server sampai dengan perkembangan teknologi dari bahasa pemrograman SQL (sequel). Hal
3 ini memungkinkan penyimpanan data yang sangat besar dan pencarian yang sangat cepat. Dengan kecanggihan teknologi database sekarang ini, kami memilih masalah ini karena hal ini sangat besar dampaknya bagi perusahaan reasuransi. Dengan menggunakan sistem database, perusahaan diharapkan dapat mengotomasi sistem arsip agar dapat lebih meningkatkan efektivitas dan efisiensi perusahaan. Maka dari itu, perusahaan sangat membutuhkan sistem baru yang dapat mengelola dokumen-dokumen yang dimiliki dengan baik agar dapat meningkatkan efisiensi internal perusahaan sehingga akan meningkatkan kinerja dan produktivitas perusahaan secara umum.
1.2 Ruang Lingkup Dalam melakukan penelitian ini, kami membatasi ruang lingkup penelitian dengan tujuan agar lebih fokus dan tepat sasaran serta tepat guna. Ruang lingkup penelitian kami adalah: 1. Perancangan Sistem Pencatatan Dokumen Baru. 2. Perancangan Sistem Pencatatan Penawaran Asuransi. 3. Perancangan Sistem Peminjaman Dokumen. 4. Perancangan Sistem Pengontrolan Dokumen. 5. Perancangan Sistem Pengontrolan, Pembagian, dan Pengalihan Pekerjaan/jobs.
4 1.3 Tujuan dan Manfaat Tujuan (mission statement) dari penelitian ini adalah mengatur dan mengontrol
dokumen-dokumen perusahaan serta memfasilitasi kebutuhan
terhadap dokumen yang diperlukan. Sedangkan tujuan detil (mission objectives) adalah: 1. Untuk mempercepat pencarian dokumen apabila dibutuhkan oleh suatu divisi tertentu. 2. Untuk memusatkan penyimpanan dokumen sehingga mengurangi resiko terselip ataupun hilangnya suatu dokumen. 3. Untuk memungkinkan membaca atau melihat file yang sama oleh divisi yang berbeda pada saat yang bersamaan. 4. Untuk mempermudah pembagian tugas atau job oleh atasan kepada stafnya. 5. Untuk memperlancar aliran dokumen kepada bagian yang membutuhkan. 6. Untuk merapihkan pengaturan dokumen. Manfaat dari penelitian ini adalah: 1. Meningkatkan efisiensi intenal perusahaan. Hal ini disebabkan karena penanganan dokumen menjadi lebih mudah sehingga akan menekan waktu dalam urusan administrasi. 2. Produktivitas perusahaan meningkat. Dengan meningkatnya efisiensi internal perusahaan, maka waktu pelayanan semakin cepat sehingga akan meningkatkan produktivitas perusahaan. 3. Dengan meningkatnya produktivitas perusahaan, diharapkan akan menaikkan pendapatan perusahaan.
5 4. Meningkatkan pelayanan terhadap klien. Hal ini disebabkan karena waktu untuk mengurus klaim akan semakin cepat, sehingga kepuasan konsumen akan menigkat.
1.4 Metodologi •
Metodologi Analisis Metodologi analisis adalah dengan menggunakan metode Fact Finding atau pencarian fakta serta data-data yang diperlukan serta menggunakan metode Data Flow Diagram (DFD) untuk menganalisis sistem. Metode-metode fact finding tersebut adalah: 1. Studi Literatur. Metode ini dilakukan dengan membaca buku-buku yang berkaitan dengan penelitian, seperti buku-buku tentang basis data, buku-buku tentang reasuransi, buku-buku tentang pemrograman dan Database Management System (DBMS), dan lain-lain. 2. Observasi. Metode ini dilakukan dengan melakukan observasi atau kunjungan langsung ke perusahaan untuk melihat alur kerja dan sistem yang sudah berjalan. 3. Mempelajari Dokumen. Metode ini dilakukan dengan melihat dokumen-dokumen yang telah mejadi arsip dan dokumen-dokumen yang dipakai dalam proses administrasi reasuransi.
6
•
Metodologi Perancangan Metodologi perancangan yang dilakukan adalah metodologi perancangan database sesuai dengan Database Development Life Cycle usulan Connoly dan metodologi perancangan software sesuai dengan software Development Life Cycle. Untuk perancangan database, terdiri dari tiga (3) tahapan perancangan, yaitu: 1. Perancangan Konseptual (Conceptual Design). 2. Perancangan Logika (Logical Design). 3. Perancangan Fisik (Physical Design).
1.5 Sistematika Penulisan Sistematika penulisan skripsi ini adalah: BAB 1: PENDAHULUAN Bab ini berisi tentang Latar Belakang Masalah, Ruang lingkup, Tujuan dan Manfaat, Metodologi, serta Sistematika Penulisan. BAB 2: LANDASAN TEORI Bab ini terdiri dari Teori-teori Umum yang berkaitan dengan topik secara umum dan Teori-teori Khusus yang berkaitan erat dengan skripsi yang dibuat. BAB 3: ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN Bab ini berisi mengenai riwayat perusahaan, sistem yang telah berjalan, analisis masalah yang dihadapi, dan alternatif pemecahan masalahnya.
7 BAB 4: RANCANGAN SISTEM YANG DIUSULKAN Bab ini berisi perancangan sistem yang baru dan perancangan sistem basis data untuk document filling yang teridiri dari tiga (3) tahapan perancangan, yaitu: Conceptual Design, Logical Design, dan Physical Design. BAB 5: SIMPULAN DAN SARAN Bab ini terdiri dari Simpulan yang berisi gambaran antara hrapan dengan kenyataan yang ada serta Saran untuk tindak lanjut yang lebih baik.
