1 BAB 1 PENDAHULUAN
1.1
Latar Belakang Persediaan dalam perusahaan merupakan bagian yang penting dan bernilai tinggi serta merupakan harta yang sangat sensitif terhadap waktu, kerusakan, tempat penyimpanan, serta pengeluaran biaya akibat salah pengelolaan. Apalagi dizaman seperti sekarang ini yang menuntut segala suatu tepat waktu, sehingga memerlukan kefektifan dalam pengadaan dan pembelian persedian barang. Mengingat pentingnya pengadaan dan pembelian barang akan persedian barang, maka akan lebih memudahkan jika suatu perusahaan memiliki bagian procurement. Tujuan Procurement adalah untuk memastikan agar proses pengadaan berjalan dengan lancar sehingga produk dan jasa yang dibutuhkan bisa didapat di saat yang tepat, dalam jumlah yang tepat, dengan kualitas yang tepat dan dengan harga yang tepat. Dalam pelaksanaannya, fungsi procurement dituntut untuk sejalan dengan company strategy dan business plan perusahaan, untuk memastikan agar setiap aktivitasnya mendukung arah yang ingin dicapai oleh perusahaan. Oleh karena itu pemahaman terhadap konsep strategi harus dimiliki oleh Procurement Department. Untuk bisa menyediakan produk atau jasa yang dibutuhkan secara tepat, Procurement Department juga dituntut untuk mampu mencari supplier, menilai kemampuan supplier, memilih supplier berdasarkan kriteria tertentu dan mengontrol kinerja supplier. Keseluruhan aktivitas mencari, menilai & memilih supplier biasa dikenal dengan proses kualifikasi supplier, yaitu sebuah proses yang harus dilakukan untuk mendapatkan supplier yang memenuhi standar.
2 Dalam kesehariannya, Procurement Department harus menilai kinerja supplier secara teratur dan konsisten. Kinerja supplier yang tidak memenuhi standar akan mempengaruhi kinerja perusahaan, yang efek langsungnya mempengaruhi tingkat efisiensi, kualitas produk, kelancaran produksi, menurunkan service level dan mengurangi keuntungan.
Untuk bisa mengembangkan supplier, procurement
department tidak cukup untuk hanya bisa mengenali dan menilai supplier di awal proses kualifikasi, tetap juga harus terus mengawasi performance supplier, memberikan masukan untuk perbaikan dan menindaklanjuti semua usulan perbaikan yang telah diberikan. Sistem scoring/grading, sertifikasi, insentif dan penalti adalah beberapa alat yang biasa digunakan dalam kegiatan mengembangkan supplier. Proses selanjutnya adalah membuat supplier menjadi bagian yang tak terpisahkan dari proses pertumbuhan bisnis perusahaan. Hal ini harus dilakukan, karena pertumbuhan bisnis perusahaan sukar untuk dicapai tanpa diimbangi oleh peningkatan kemampuan supplier. Secara ekstrim bisa dikatakan bahwa peningkatan pertumbuhan perusahaan dibatasi oleh kemampuan supplier yang mendukungnya. Kerja sama antara Procurement Department dan supplier mutlak harus dijalankan, bahkan kemudian muncul istilah collaboration & partnership yang mengindikasikan jenis kerja sama yang bisa dilakukan antara perusahaan dengan supplier-suppliernya, yang lebih dari sekedar berkordinasi dalam kegiatan pembelian & pengiriman dari supplier ke perusahaan. Keberhasilan Procurement Department bisa dinilai dari berapa banyak supplier yang loyal dan memberikan yang terbaik kepada perusahaan. PT. Indo Jaya Kertas, merupakan salah salah perusahaan pengolahan kertas dan pengadaan persediaan akan bahan baku yang dibutuhkan untuk menjadi bagian yang penting untuk menjamin kelancaran bisnisnya. Pada PT. Indo Jaya Kertas, kegiatan
3 pengadaan bahan baku dilakukan untuk memenuhi permintaan produksi dari projectproject dan permintaan dari customer. Terkadang dibutuhkan bahan baku dalam jumlah yang besar. Sehingga terkadang kebutuhan akan pengadaan barang yang tepat waktu, sesuai jumlah, biaya, dan pemilihan supplier yang tepat sangat diperlukan untuk mencegah pengeluaran yang besar. Sistem yang berjalan di PT. Indo Jaya Kertas sekarang ini masih tradisional tentu akan membuang banyak waktu dan biaya yang mengakibatkan perusahaan tidak mendapatkan hasil yang optimal. Disamping itu banyak masalah yang sering timbul karena pengunaan sistem tradisional tersebut yaitu mengalami kesulitan dalam pengadaan barang yang tepat waktu, efektif dan efisien, serta juga kesulitan dalam memperoleh supplier yang tepat untuk memenuhi kebuthan bahan baku. Kesulitan memilih dan mengumpulkan informasi tentang supplier masih mengalami hambatan, kesalahan perhitungan stock karena informasi stock tidak up to date, serta banyak nya waktu yang habis untuk membuat dokumen-dokumen yang dibutuhkan secara manual,dan lain-lain. Perancangan system procurement dapat mendukung pengadaan dan mengatasi masalah yang ada. Dengan demikian perusahan dapat memilih supplier yang tepat, meningkatkan dan memenuhi permintaan customer, serta memberi nilai tambah dalam keunggulan perusahaan.
1.2
Ruang Lingkup Ruang Lingkup peracangan e-procurement pada PT. Indo Jaya Kertas, meliputi: 1. Merancang sistem Procurement untuk memenuhi kebutuhan produksi, mulai pengecekan penawaran harga dari suplier ,stock di gudang, jumlah penyimpanan, penentuan titik Re-order Point, pembuatan dokumen-dokumen
4 yang diperlukan dalam proses seperti PO(Purchase order) , sampai bahan baku diolah, serta mengurus retur akan barang ,serta evaluasi kerja. 2. Tidak membahas proses pembayaran dan keamanan sistem
1.3
Tujuan dan manfaat Tujuan dari analisis dan perancangan e-procurement PT. Indo Jaya Kertas, yaitu: 1. Mengidentifikasi aktivitas utama perusahaan dengan menggunakan value chain, dan melakukan analisis supplier yang didasarkan pada tiga kriteria serta melakukan perhitungan POQ (Production Order Quantity). 2. Analisis dan perancangan procurement untuk mendukung proses pengelolaan dan pengintegrasian aktivitas pengadaan bahan baku secara elektronik pada PT. Indo Jaya Kertas. Adapun manfaat dari analisis dan perancangan e-procurement PT. Indo Jaya Kertas, yaitu: 1. Menemukan masalah-masalah yang terjadi dalam PT. Indo Jaya Kertas dan membina hubungan jangka panjang yang baik terhadap supplier, pemilihan supplier yang tepat berdasarkan penawaran dan kinerja supplier. 2. Dapat mengetahui kapan harus mengorder dan sisa bahan baku apa yang harus dipesan, memperoleh informasi tentang jenis-jenis bahan baku, menghindari keterlambatan, mengoptimalkan nilai ekonomis. Memudahkan pihak-pihak yang terlibat untuk mengetahui informasi yang dibutuhkan.
1.4
Metodelogi
5 Metodologi yang digunakan dalam penulisan skripsi ini meliputi dua bagian pokok, yaitu : 1. Metode Analisis Metode Analisis dilakukan untuk mengumpulkan data dan informasi, mengunakan Teknik Pengumpulan Data. Teknik Pengumpulan Data adalah suatu proses pengumpulan data dan informasi dalam rangka meningkatkan efektivitas dan efisiensi sistem yang sedang berjalan. Metode pengumpulan data yang digunakan terdiri dari : a.
Studi Lapangan Studi Lapangan dilakukan dengan cara mengunjungi perusahaan untuk mendapatkan data yang akurat dan mendalam tentang proses bisnis yang sedang berjalan dan untuk mengetahui sistem yang akan dirancang.
b.
Wawancara Wawancara dilakukan dengan mengajukan sejumlah pertanyaan kepada pihak perusahaan untuk mendapatkan informasi yang lebih mendalam.
c.
Studi pustaka Dilakukan dengan cara membaca buku-buku serta mencari artikelartikel di internet yang berkaitan langsung dengan topik permasalahan yang akan dibahas guna mendapatkan informasi yang dibutuhkan
Metode analisis strategi yang digunakan dalam skripsi ini:
6 Analisis lingkungan perusahaan menurut Porter: -
Analisis Value Chain
2. Metode Perancangan Metode perancangan e-procurement yang digunakan mengacu pada proses e-procurement menurut Turban, yang meliputi: a. Pencarian Supplier dan material b. Mengevaluasi kualitas Supllier c. Memilih mekanisme pasar d. Membandingkan dan negosiasi harga, pengiriman, dll. e. Membuat kontrak pembelian f. Membuat PO g. Pengatur pengiriman dan penerimaan material h. Pembayaran Analisa dan perancangan sistem informasi dengan mengambarkan proses dan data pada sistem berjalan dengan mengunakan UML diagram, dengan konsep OBJECT ORIENTED ANALYSIS AND DESIGN (Class Diagram, Use Case, Sequence Diagram) dan rancangan layar (user interface) 1.5
Sistematika Penulisan Penulisan skripsi ini dibagi atas 5 bab, yang telah disusun sedemikian rupa agar memudahkan pembaca dalam memahami isi skripsi. Adapun masing-masing bab tersebut berisi : BAB 1 : PENDAHULUAN
7 Bab ini menjelaskan mengenai latar belakang penelitian, ruang lingkup penelitian, tujuan dan manfaat penelitian, metodologi penelitian dan sistematika penulisan. BAB 2 : LANDASAN TEORI Pada bab ini dikemukakan beberapa teori dan pendapat-pendapat dari beberapa ahli yang relevan untuk digunakan sebagai landasan melakukan analisa dan perancangan sistem. BAB 3 : GAMBARAN PROSES BISNIS Deskripsi mengenai area bisnis, proses bisnis yang ada, dokumen yang diperlukan, permasalahan yang sedang dihadapi saat ini dalam lingkungan bisnis, pengembangan solusi pemecahan masalah menggunakan literatur profesional, analisa critical success factor, serta analisa kebutuhan informasi. BAB 4 : ANALISA DAN PERANCANGAN SISTEM YANG DIUSULKAN Bab ini menguraikan perancangan sistem aplikasi bisnis yang diusulkan dan perencanaan pelaksanaan implementasi sistem serta penerapan sistem pengendalian internal yang diusulkan. BAB 5 : SIMPULAN DAN SARAN Bab ini menguraikan tentang pokok permasalahan dan usulan solusi yang diperoleh dari hasil penelitian yang dilakukan serta saran-saran yang dapat membantu perusahaan dalam meningkatkan efektivitas dan efisiensi dalam operasional perusahaan dan peneliti lain yang ingin melakukan penelitian lebih lanjut.
