BAB 1
PENDAHULUAN
1.1
Latar Belakang Perkembangan teknologi yang sangat cepat menyebabkan meningkatnya kebutuhan yang semakin kompleks di berbagai aspek kehidupan. Sistem informasi sebagai infrastruktur yang mampu menangani pengelolaan data dan informasi menjadi sangat esensial dan keharusan di era globalisasi saat ini. Untuk menjawab berbagai tantangan dan kebutuhan akan sistem yang ada, beberapa tahun belakangan ini teknologi ERP (Enterprise Resource Planning) terus dikembangkan. Enterprise Resource Planning (ERP) mengintegrasikan seluruh unit fungsional yang ada di dalam suatu organisasi sehingga menjadi suatu sistem yang handal dan mampu menjalankan proses bisnis real time. Dengan adanya ERP, diharapkan suatu organisasi seperti lembaga pendidikan mampu menjalankan kegiatan operasionalnya dengan efektif dan efisien sehingga mampu meningkatkan daya guna dan daya saing (competitive advantage) dari value-added atau nilai tambah yang dihasilkan. ERP sangat berperan untuk memberdayakan berbagai sumber daya yang ada dan menghasilkan output yang diharapkan dengan efektif dan efisien. ERP dapat dianalisa dan dirancang dengan menggunakan metode Manajemen Proses Bisnis atau Business Process 1
2
Management (BPM). Business Process Management (BPM) juga dibutuhkan untuk membantu bisnis dalam menghadapi tantangan dan kompetisi seperti sekarang ini. Business Process Management (BPM) digunakan untuk membantu meningkatkan efisiensi dan menumbuhkan nilai kompetitif suatu bisnis. BPM juga merupakan solusi yang tepat untuk meningkatkan daya respon perusahaan secara signifikan untuk memberikan akses informasi secara real-time yang dapat digunakan untuk mengidentifikasi masalah serta pengambilan tindakan untuk merespon masalah yang terjadi secara lebih cepat dan tepat. Lembaga pendidikan seperti universitas merupakan suatu lembaga yang bergerak di bidang pelayanan jasa pendidikan dan tergolong unik karena tidak sama dengan industri jasa pada umumnya. BINUS University merupakan salah satu universitas di Jakarta yang memberikan pelayanan dalam dunia pendidikan dan memiliki visi menjadi sebuah “World Class University”. BINUS University memiliki moto yaitu “People, Innovation, Excellence“ dan sebagai bentuk perwujudan dari moto tersebut, maka dirasa sangat memungkinkan bagi BINUS University untuk mengembangkan sebuah ERP Educatation. Perkembangan pasar yang semakin kompetitif dan persaingan bisnis yang semakin kompleks dan ketat telah menghadirkan tantangan baru bagi organisasi seperti lembaga pendidikan. Kecepatan menjadi masalah yang patut diperhatikan bagi organisasi terutama mengenai cara organisasi tersebut mendapatkan dan mengevaluasi informasi yang tersedia dengan cepat dan real time, dan kemudian menggunakan informasi tersebut untuk merespon setiap kejadian dan masalah secara cepat dan tepat pula. Oleh karena itu, kecepatan menjadi faktor penting
3
dalam menumbuhkan nilai kompetitif suatu perusahaan atau organisasi. Masalah yang sering kali terjadi adalah lembaga pendidikan gagal atau terlambat dalam merespon tantangan bisnis yang muncul secara tidak terduga. Untuk mengatasi masalah tersebut, para pemimpin organisasi seperti lembaga pendidikan sangat membutuhkan suatu solusi yang dapat membantu mereka
untuk
melihat
gambaran
bisnis
mereka
secara
menyeluruh,
komprehensif, dan real-time. Lembaga pendidikan dapat mengandalkan sumber daya manusia, teknologi, dan proses bisnis yang tepat untuk membantu mereka dalam meningkatkan efisiensi, mempertajam daya respons, dan pada akhirnya adalah mampu menghasilkan nilai kompetitif. Oleh karena itu, Enterprise Resource Planning dan Business Process Management dalam dunia pendidikan dirasa perlu untuk kemajuan dunia pendidikan di Indonesia pada khususnya, yang selanjutnya akan disebut dengan ERP Education.
4
1.2
Ruang Lingkup
Gambar 1.1 Ruang Lingkup Batasan terhadap pemetaan proses bisnis dalam penulisan skripsi ini adalah membahas hal–hal yang berkenaan dengan proses bisnis lembaga pendidikan BINUS University khususnya area academic services yang meliputi: Kuliah, Ujian, KP/Internship/Minor Project, Skripsi/Thesis dan Scoring. Area academic services terdiri dari unit AOC (Academic Operation Center) dan SRSC (Student Registration and Service Centre). Subunit dari AOC (Academic Operation Center) yang termasuk dalam ruang lingkup pembahasan yaitu Subbiro Perkuliahan dan Ujian serta Subbiro Nilai Mahasiswa. Subunit dari
5
SRSC (Student Registration and Service Centre) yang termasuk dalam ruang lingkup pembahasan yaitu Subunit Layanan Mahasiswa. Kami juga memberikan batasan terhadap proses yang dielaborasi yaitu hanya pada proses bisnis BINUS University jenjang D3 dan S1, khususnya unit AOC. Tahapan metode Business Process Management yang digunakan dalam penulisan skripsi ini yaitu : a. Organization Foundation Phase b. Process Foundation Phase c. Technology Foundation Phase d. BPM Foundation Phase e. Elaboration Phase f.
Improvement Phase
g. People and Technology Development Phase h. Deployment Phase i. Benefit and Realization Phase j. Continuous Improvement Phase
1.3
Tujuan dan Manfaat Adapun tujuan yang dapat diperoleh adalah sebagai berikut : a. Mengidentifikasi dan mengumpulkan proses bisnis dalam dunia pendidikan khususnya area academic services. b. Melakukan analisa dan perancangan area academic services khususnya pada proses bisnis yang ingin ditingkatkan.
6
c. Melakukan suatu perbaikan dan pengembangan terhadap proses bisnis yang digunakan sesuai dengan ruang lingkup.
Manfaat yang dapat diperoleh adalah sebagai berikut : a. Memperoleh secara lengkap gambaran proses bisnis area academic services yang sedang berjalan. b. Menghasilkan suatu rancangan proses bisnis yang baru untuk area academic services c. Meningkatkan efisiensi dan efektifitas dari proses bisnis yang dibangun.
1.4
Metodologi 1.4.1 Metode Pengumpulan Data Metode pengumpulan data yang digunakan antara lain : a.
Metode Studi Lapangan -
Metode wawancara Wawancara dilakukan dengan melakukan tanya jawab langsung secara bertatap muka (face to face) dengan pihak bersangkutan guna mendapatkan informasi yang dibutuhkan.
b.
Metode studi pustaka Tujuan dari metode studi pustaka adalah untuk mencari, mengumpulkan data dan informasi yang berkaitan dengan topik yang diangkat dalam skripsi yaitu dengan mencari referensi dari buku–buku yang berkaitan dengan pembahasan.
7
c.
Metode online searching Pengumpulan data dan informasi dilakukan dengan mencari data– data yang berada di website, seperti ensiklopedia online, e-book
dan web–web lainnya yang berkaitan dengan topik yang diangkat dalam skripsi.
1.4.2
Metode Analisis dan Perancangan a. Metode Analisis Analisis sistem dilakukan melalui empat tahapan yaitu Organization Foundation
Phase,
Process
Foundation
Phase,
Technology
Foundation Phase, dan BPM Foundation dari area academic services BINUS University. b. Metode Desain Perancangan
sistem
dilakukan
melalui
enam
tahapan
yaitu
Elaboration Phase, Improvement Phase, People and Technology Developmen Phase, Deployment Phase, Benefit and Realization Phase, dan Continuous Improvement Phase dari area academic services BINUS University.
1.5
Sistematika Penulisan Laporan skripsi ini terbagi dalam 5 (lima) bab dengan sistematika penulisan sebagai berikut :
8
BAB I
PENDAHULUAN Pada bab ini akan menjelaskan mengenai latar belakang dilakukannya suatu analisa dan perancangan ERP Education khususnya universitas, permasalahan yang ada, ruang lingkup yang membatasi pembahasan analisis ini, metodologi yang digunakan, serta tujuan dan manfaat.
BAB II
LANDASAN TEORI Landasan teori menjelaskan tentang teori–teori yang digunakan sebagai landasan untuk penulisan dan pemecahan masalah.
BAB III
ORGANIZATION–BUSINESS
PROCESS
MANAGEMENT
FOUNDATION Pada bab ini diuraikan mengenai organization foundation, process foundation, technology foundation, dan business process management foundation dari area academic services BINUS University.
BAB IV
ELABORATION–CONTINUOUS IMPROVEMENT Pada bab ini diuraikan hasil elaborasi proses bisnis yang diajukan berdasarkan analisis proses bisnis yang telah dilakukan yaitu dengan menggunakan BPMN (Business Process Management Notation). Bab ini menjelaskan mengenai elaboration, improvement, people and technology development, deployment, benefit and realization, dan continuous improvement dari proses bisnis area academic services BINUS University.
9
BAB V
SIMPULAN DAN SARAN Dalam bagian ini diberikan suatu simpulan dari hasil analisa dan perancangan ERP Education dengan menggunakan metode business process management yang telah dilakukan serta saran–saran untuk pengembangan yang akan datang.
