BAB 1 PENDAHULUAN
1.1
Latar Belakang Dalam menyambut era globalisasi, semua instansi berusaha untuk mengikuti perubahan yang terjadi, terutama dalam penerapan teknologi informasi. Penerapan teknologi informasi dilakukan oleh berbagai lembaga seperti bidang industri, lembaga kesehatan, lembaga keuangan, lembaga pendidikan, termasuk juga pada lembaga pemerintahan. Bagi lembaga pemerintahan, penerapan teknologi informasi sangat penting untuk menghasilkan kualitas informasi yang baik. Sistem informasi digunakan secara intensif untuk pemrosesan data menjadi informasi yang akurat, yang akan digunakan untuk pengambilan keputusan manajemen lembaga tersebut. Berdasarkan Undang-undang Nomor 43 Tahun 1999 tentang perubahan atas Undang-undang Nomor 8 Tahun 1974 tentang Pokok-pokok Kepegawaian khususnya pasal 34 ayat (2) menyatakan perlunya penyelenggaraan dan pemeliharaan informasi kepegawaian. Untuk mendukung kebijaksanaan tersebut, dipandang perlu dibangun dan dikembangkan Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian (SIMPEG) dilingkungan Pemerintah Provinsi DKI Jakarta, yang merupakan sub-sistem dari Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian. Hal ini menjadi sangat penting dalam rangka mendukung pelaksanaan otonomi daerah dan pemberdayaan aparatur pemerintah Provinsi DKI Jakarta. Sementara itu, upaya untuk pemutakhiran data yang akurat, up to date, terpercaya dan siap saji
sesuai kebutuhan dan tuntutan era globalisasi, perlu didukung program sebagai backup data.
Upaya tersebut telah dimulai dengan pembangunan Sistem
Informasi Manajemen kepegawaian (SIMPEG). Pemerintah Daerah DKI Jakarta telah melakukan penerapan teknologi informasi pada Badan Kepegawaian Daerah. Penerapan teknologi informasi dilakukan dengan mengubah sistem manual menjadi sistem yang terkomputerisasi. Oleh karena itu, diperlukan adanya suatu kegiatan evaluasi sistem informasi pada Badan Kepegawaian Daerah Provinsi DKI Jakarta tersebut. Evaluasi sistem informasi akan membantu Badan Kepegawaian Daerah dalam mengevaluasi sistemnya. Berdasarkan latar belakang di atas maka ditulislah skripsi dengan judul ”Evaluasi Sistem Informasi Badan Kepegawaian Daerah Provinsi DKI Jakarta”.
1.2
Ruang Lingkup Penelitian Pelaksanaan evaluasi dilakukan dengan metode audit around the computer. Pelaksanaan evaluasi terbatas pada Sistem Informasi Pengadaan dan Pendayagunaan Pegawai Negeri Sipil (terbatas pada Sub bidang Penerimaan Pegawai Negeri Sipil), Sistem Informasi Kepangkatan (terbatas pada Sub bidang Kepangkatan III dan Subbidang Kepangkatan IV), serta Sistem Informasi Kesejahteraan Pegawai (terbatas pada Sub bidang Pensiun untuk penurunan SK pensiun Batas Usia Pegawai Negeri Sipil). Pelaksanaan evaluasi ini mencakup pengendalian internal yang meliputi :
1.
Pengendalian Manajemen a. Pengendalian Keamanan Mengevaluasi pengendalian keamanan baik keamanan asset fisik maupun asset logik dari sistem informasi Badan Kepegawaian Daerah. Mengevaluasi keamanan asset sistem informasi terhadap berbagai ancaman yaitu ancaman terhadap kebakaran, kerusakan karena air, perubahan tegangan listrik, polusi, penyusup, serta virus. b. Pengendalian Operasional Mengevaluasi
pengendalian
manajemen
operasi
yang
meliputi
pengoperasian komputer, pengoperasian jaringan, persiapan dan pengentrian data, serta memastikan apakah sistem pada Sub bidang Penerimaan Pegawai Negeri Sipil, Sub bidang Kepangkatan III dan IV serta Sub bidang Pensiun telah berjalan sesuai dengan standar operasional yang telah ditetapkan oleh BKD. 2.
Pengendalian Aplikasi a. Pengendalian input Mengevaluasi metode data input yang digunakan, dokumen sumber yang digunakan, layar input, penggunaan data coding, check digit serta pendekatan batch control yang digunakan. b. Pengendalian output Memastikan bahwa output sesuai dengan data yang diinput dengan cara melihat format laporan, pendistribusian laporan yang tepat waktu dan tepat sasaran, serta membandingkan output dengan total pengendali yang diperoleh dalam tahap input.
c. Pengendalian Boundary Mengevaluasi
mekanisme
kontrol
akses
yang
digunakan
dan
penggunaan pengkodean dalam pengendalian akses.
1.3
Tujuan dan Manfaat Penelitian Adapun tujuan dari penelitian ini adalah : 1.
Memastikan sistem yang sedang berjalan sesuai dengan standar atau prosedur yang ditetapkan oleh Badan Kepegawaian Daerah Provinsi DKI Jakarta.
2.
Mendeteksi kelemahan dalam penerapan sistem pengendalian intern yang meliputi pengendalian manajemen dan pengendalian aplikasi.
3.
Memberikan rekomendasi untuk mengurangi masalah yang muncul pada sistem Pengadaan dan Pendayagunaan Pegawai Negeri Sipil, Kepangkatan Pegawai Negeri Sipil dan Pensiunan Pegawai Negeri Sipil.
Adapun manfaat penulisan skripsi ini adalah : 1.
Sebagai masukan bagi manajemen Badan Kepegawaian Daerah berkaitan dengan sistem informasi Pengadaan dan Pendayagunaan Pegawai Negeri Sipil, Kenaikan Pangkat, dan Pensiunan Pegawai Negeri.
2.
Membantu meningkatkan efektivitas dan efisiensi bagi sistem informasi Badan Kepegawaian Daerah.
3.
Meningkatkan pengendalian-pengendalian terhadap sistem komputerisasi, baik pengendalian umum maupun pengendalian aplikasi.
1.4
Metode Penelitian Dalam penelitian evaluator menerapkan dua metode yaitu: 1.
Metode penelitian kepustakaan (library research) Metode ini dilakukan evaluator dengan cara membaca buku-buku yang berhubungan dengan pembahasan, dengan maksud untuk memperoleh landasan dan rumusan teori bagi penelitian.
2.
Metode penelitian lapangan (field research) Penelitian ini dilakukan dengan maksud untuk mendapatkan data secara langsung dari objek penelitian. Hal ini dilakukan dengan 3 cara : a. Observasi, pengumpulan data dengan cara mengamati secara langsung keadaan Badan Kepegawaian Daerah DKI Jakarta dengan segala aspek kegiatan yang berhubungan dengan penelitian. b. Wawancara, melakukan tanya jawab secara langsung dengan pihakpihak yang bersangkutan untuk memperoleh gambaran umum tentang Badan Kepegawaian Daerah dan masalah-masalah yang berkaitan dengan pembahasan skripsi ini. c. Evaluasi Check List, yaitu membuat sejumlah pertanyaan tentang pengendalian yang akan di evaluasi, yang akan diisi berdasarkan hasil observasi dan wawancara yang kami lakukan. d. Studi Dokumentasi. Dengan membandingkan data dan informasi yang didapat dengan standar Pemerintahan Daerah DKI Jakarta.
1.5
Sistematika Penulisan BAB 1 PENDAHULUAN Dalam bab ini akan dibahas mengenai latar belakang, identifikasi masalah, tujuan dan manfaat evaluasi sistem informasi bagi Badan Kepegawaian Daerah Provinsi DKI Jakarta dan metode penelitian. Pada akhir bab ini, diberikan garis besar isi skripsi dalam sistematika penulisan.
BAB 2 LANDASAN TEORI Dalam bab ini akan dijelaskan landasan teori yang akan mendukung penulisan skripsi ini dari metode-metode yang menjadi dasar bagi analisa permasalahan yang ada dan pemecahan tersebut. Landasan teori ini didapat dari studi pustaka mengenai hal-hal yang berhubungan dengan penulisan skripsi ini.
BAB 3 GAMBARAN UMUM SISTEM INFORMASI YANG SEDANG BERJALAN Bab ini membahas mengenai gambaran umum Badan Kepegawaian Daerah Provinsi DKI Jakarta, visi dan misi Badan Kepegawaian Daerah, struktur organisasi Badan Kepegawaian Daerah, pembagian tugas, tanggung jawab dan wewenang, gambaran dan tata laksana Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian (SIMPEG).
BAB 4 EVALUASI SISTEM INFORMASI BAGIAN KEPEGAWAIAN DAERAH JAKARTA Bab ini akan menjelaskan mengenai persiapan evaluasi sistem informasi yang bejalan, perencanaan evaluasi, pengumpulan bahan evaluasi, penjelasan bukti evaluasi, penemuan masalah yang dihadapi, resiko yang diakibatkan, usulan rekomendasi atas penemuan masalah dan tampilan pengendalian pada aplikasi Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian (SIMPEG) serta laporan atas evaluasi yang telah dilakukan.
BAB 5 SIMPULAN DAN SARAN Bab ini merupakan bab penutup dari penulisan skripsi ini dimana akan dijelaskan simpulan yang merupakan rumusan dari analisa dan pembahasan bab-bab sebelumnya, dan dari simpulan tersebut akan dihasilkan saran-saran yang dapat dipergunakan oleh pihak instansi sebagai salah satu alternatif pemecahan masalah yang akan dihadapi instansi tersebut.
