BAB 1 BAB 1 PENDAHULUAN
1.1
Latar Belakang Pada era ekonomi global sekarang ini, perusahaan menghadapi sejumlah tantangan seperti persaingan bisnis yang semakin ketat dan kekuatan pasar yang semakin besar. Hal ini menuntut kemampuan perusahaan untuk menghasilkan informasi yang akurat dan tepat waktu dalam keseluruhan proses bisnis perusahaan. Perusahaan juga harus melakukan proses kolaborasi dengan mitra bisnisnya baik pemasok atau pelanggan agar tetap menjaga daya kompetitif dari pesaing-pesaingnya. Untuk menjawab tantangan tersebut, perusahaan memanfaatkan teknologi informasi untuk mengembangkan sistem perusahaan lintas fungsional terintegrasi (integrated cross-functional enterprise systems) yang melintasi fungsi-fungsi bisnis tradisional dalam meningkatkan dan merekayasa kembali proses bisnis di seluruh perusahaan. Perusahaan melihat sistem lintas fungsional ini sebagai cara strategis dalam menggunakan teknologi informasi untuk berbagi sumber daya informasi, meningkatkan efisiensi dan efektivitas proses bisnis, serta mengembangkan hubungan strategis dengan pelanggan, pemasok, dan mitra bisnis (O’Brien dan Marakas, 2008). Salah satu langkah yang dapat dilakukan untuk mewujudkan hal tersebut yaitu melibatkan pemasangan sistem perangkat lunak yang bernama Enterprise Resources Planning (ERP). 1
ERP adalah aplikasi perangkat lunak dengan multi modul yang mengintegrasikan semua proses bisnis dan data ke dalam satu sistem guna mempermudah perusahaan mengelola bagian-bagian penting dari kegiatan operasi sehari-hari (Jalal, 2011). Sistem ERP merupakan sistem perangkat lunak yang luas, terintegrasi untuk mendukung operasi internal dan membawa investasi besar pada perusahaan (Doom et al., 2010). ERP telah menjadi teknologi standar yang digunakan oleh mayoritas perusahaan besar dan mereka tidak dapat mempertahankan daya saingnya jika tidak menerapkan sistem informasi tersebut (Behesti et al., 2014). Implementasi ERP dapat menuai manfaat yang luar biasa untuk kesuksesan perusahaan atau dapat sebaliknya, menjadi sebuah bencana bagi organisasi yang gagal dalam mengelola proses pelaksanaannya (Holland dan Light., 1999). Secara garis besar, ERP memberikan dua manfaat utama yang tidak terdapat dalam sistem non-terpadu atau tidak terintegrasi: (1) sebuah pandangan bisnis perusahaan terpadu dan terintegrasi yang mencakup semua fungsi dan departemen; dan (2) sebuah basis data (database) perusahaan tempat semua transaksi bisnis dimasukkan, dicatat, diproses, dipantau, dan dilaporkan. Pandangan terpadu ini meningkatkan kebutuhan dan luasnya koordinasi serta kerja sama antar departemen. Selain itu juga, sistem terpadu memungkinkan perusahaan untuk mencapai tujuan mereka dengan meningkatkan komunikasi kepada semua stakeholder (Umble et al., 2003).
2
Pada kenyataannya, penerapan ERP merupakan proyek yang rumit karena membutuhkan waktu yang lama karena melibatkan kerja sama dari semua fungsi bisnis perusahaan (Tahrini et al., 2015). Perusahaan juga terkadang mengimplementasi sistem ERP dengan modifikasi dan penyesuaian penuh sehingga mengakibatkan biaya yang dikeluarkan menjadi cukup besar. Risiko-risiko lainnya pada implementasi ERP adalah banyaknya sumber daya keuangan yang digunakan, proyek yang kompleks, tingkat keberhasilan yang sangat rendah, bahkan ancaman kehilangan memperoleh keunggulan kompetitif dalam proses bisnis (Zabjek et al.,2009). Lebih dari 70% proyek implementasi ERP dilaporkan telah gagal atau tidak mendapatkan hasil yang diharapkan oleh perusahaan (Zabjek et al., 2009; Ahmad dan Cuenca, 2013; Behesti et al., 2014). Pada studi kasus di Tiongkok yang dilakukan oleh Xue et al (2005), perusahaan CosmeticCo memilih perangkat lunak MOVEX sebagai paket ERP. Sistem ini tidak sepenuhnya diterjemahkan ke bahasa Tiongkok dan tabel keuangan tidak kompatibel dengan persyaratan pemerintah Tiongkok yang menyebabkan keterlambatan dalam proses manufaktur. Contoh kegagalan lain yaitu perusahaan FurnitureCo memilih SAP R/3 sebagai sistem perusahaan. Sistem SAP tidak dapat beradaptasi dengan jenis pasar Tiongkok yang notabene harga bahan baku sering dan cepat sekali berubah sehingga menyebabkan perbedaan besar antara harga yang dilaporkan dengan harga riil (dalam Tahrini et al., 2015). Selain itu, perusahaan-
3
perusahaan besar ternama juga mengalami kegagalan pada implementasi ERP, seperti FoxMeyer dan Hershey Foods (Plant dan Wilcocks, 2007). Untuk menghindari kegagalan, perusahaan harus melakukan analisis awal untuk mengevaluasi kebutuhan organisasi dan menjadi realistis dalam penilaian mereka tentang manfaat yang akan muncul dari teknologi baru. Maka dari itu, perlu adanya analisis seperti pertimbangan critical success factor (CSF). Konsep CSF membantu perusahaan mengidentifikasi isu-isu penting yang memengaruhi pelaksanaan ERP. Proses penerapan teknologi informasi dapat berbeda-beda di setiap perusahaan sesuai dengan tujuan pelaksanaan, ruang lingkup, atau sumber daya yang tersedia. Akan tetapi, di antara semua perbedaan dalam proses implementasi, terdapat beberapa poin umum kritis yang akan meningkatkan potensi keberhasilan (Fang dan Patrecia, 2005). Salah satu perusahaan yang menerapakan sistem ERP pada perusahaannya ialah PT Telkomsel yang bergerak dalam industri telekomunikasi seluler. Telkomsel merupakan salah satu anak perusahaan dari PT Telekomunikasi Indonesia (Persero) Tbk yang tergabung dalam kesatuan kelompok usaha Telkom Group. Telkomsel telah memiliki 42 kantor cabang yang tersebar di 32 provinsi di Indonesia, salah satunya adalah Telkomsel Regional Jawa Tengah & DIY. Telkomsel Regional Jawa Tengah & DIY bertanggung jawab dalam penjualan, pendistribusian, pengelolaan aset BTS serta memberikan layanan telekomunkasi dari produk-produk Telkomsel di kawasan Jawa Tengah dan sekitarnya, 4
mencakup kota-kota besar seperti Semarang, Kudus, Tegal, Purwokerto, Cilacap, Solo, dan Yogyakarta. Telkomsel Regional Jawa Tengah & DIY memiliki banyak jumlah divisi, di antaranya Sales and Distribution, Customer Service, Finance and Administration, Procurement, IT Operation, dan Human Resources. Total menara BTS dan pelanggan yang dimiliki oleh Telkomsel di wilayah Jawa Tengah & DIY berkisar kurang lebih 7000 BTS dengan total jumlah pelanggan Telkomsel mencapai 14 juta pelanggan, 5 juta pelanggan diantaranya telah menggunakan teknologi 4G. Jumlah aset dan sumber daya yang sangat banyak proses bisnis yang kompleks memaksa perusahaan untuk menggunakan sistem informasi manajemen yang mampu mengelola semua hal tersebut secara terpadu. Telkomsel Regional Jateng & DIY menerapkan sistem ERP berbasis Oracle sebagai solusi sistem teknologi informasi bisnisnya. Dengan menggunakan ERP, aktivitas dan kegiatan manajemen dalam melakukan pengawasan dan eksekusi terhadap konsumen menjadi lebih mudah. Penelitian mengenai CSF untuk mencapai keberhasilan implementasi ERP memang telah dilakukan oleh peneliti sebelumnya (Holland dan Light, 1999; Somers dan Nelson, 2001; Nah et al., 2001; Umble et al., 2003; Fang dan Patrecia, 2005; Nah dan Delgado, 2007; Plant dan Wilcocks, 2007; Ngai et al., 2008; Doom et al., 2009; Zabjek et al., 2009; Dezdar dan Ainin, 2011; Ahmad dan Cuenca, 2013; Behesti et al., 2014; Mir et al., 2014; Tahrini et al, 2015). Sebagian besar dari penelitian-penelitian tersebut membahas faktor-faktor seperti keterlibatan user, pelatihan sistem baru kepada user, 5
edukasi user mengenai proses bisnis yang baru, komunikasi dan kerja sama antar departemen, penyampaian tujuan dari penggunaan sistem kepada karyawan, dan lain-lain. Berdasarkan hal tersebut, dapat dikatakan bahwa user yang merupakan karyawan perusahaan memiliki keterlibatan dalam CSF tersebut. Implementasi ERP biasanya hanya dipandang dari perspektif tunggal dari proses manajemen saja yang kemudian mengarah pada asumsi bahwa pandangan stakeholder tidak dianggap begitu penting. Hasilnya, para stakeholder menerima perhatian yang kurang tentang peran dan tanggung jawab mereka (Al Rashid, 2013). Implementasi ERP harus melibatkan partisipasi stakeholder, khususnya karyawan perusahaan karena merekalah yang akan terkena dampak dari proses penerapan sistem teknologi informasi. Partisipasi mereka dapat menghasilkan kualitas sistem yang lebih baik dan meningkatkan penerimaan dan penggunaan sistem teknologi informasi. Penelitian mengenai CSF pada implementasi ERP di negara-negara berkembang masih terbilang sedikit, khususnya di Indonesia. Maka dari itu, penelitian ini bertujuan untuk mengetahui faktor-faktor kritis penentu keberhasilan atau CSF perusahaan di Indonesia, salah satunya yakni PT Telekomunikasi Selular (Telkomsel) Regional Jawa Tengah & DIY dalam menerapkan sistem teknologi informasi khususnya ERP. Melalui pemahaman CSF yang lebih baik untuk pelaksanaan ERP, perusahaan dapat
6
menentukan solusi yang paling tepat untuk menghindari penyebab dari kegagalan dalam implementasi.
1.2
Rumusan Masalah Masalah yang diteliti dirumuskan dalam pertanyaan penelitian sebagai berikut: 1.
Apa saja faktor-faktor kritis penentu keberhasilan (CSF) dalam implementasi sistem ERP?
2.
Apakah tingkat kepentingan dari tiap-tiap faktor kritis penentu keberhasilan (CSF) dalam implementasi sistem ERP pada PT Telkomsel Regional Jateng & DIY?
1.3
Tujuan Penelitian Terdapat beberapa tujuan disusunnya penelitian ini dijelaskan sebagai berikut: 1.
Untuk mengetahui faktor-faktor kritis penentu keberhasilan (CSF) dalam implementasi sistem ERP
2.
Untuk mengetahui tingkat kepentingan dari tiap-tiap faktor kritis penentu keberhasilan (CSF) dalam implementasi sistem ERP pada PT Telkomsel Regional Jateng & DIY
1.4
Manfaat Penelitian Manfaat penelitian bagi PT Telekomunikasi Selular (Telkomsel) Regional Jawa Tengah & DIY adalah perusahaan akan lebih fokus terhadap beberapa CSF dengan kepentingan yang signifikan sesuai dengan tujuan 7
manajemen dan organisasi
sehingga terefleksikan dalam
proyek
implementasi ERP selanjutnya yang lebih optimal. Penelitian ini dapat dijadikan referensi bagi penelitian-penelitian selanjutnya mengenai faktor-faktor kritis yang menunjang keberhasilan dalam implementasi sistem teknologi informasi ERP pada sebuah perusahaan.
1.5
Cakupan Penelitian Penelitian ini menganalisis tingkat kepentingan CSF dalam implementasi ERP pada PT Telkomsel Regional Jateng & DIY dengan menggunakan data primer. Data primer diperoleh dengan cara menyebarkan kuesioner kepada karyawan sebagai pengguna akhir (end user) yang kesehariannya bekerja menggunakan atau mengoperasikan sistem ERP perusahaan.
1.6
Sistematika Penulisan Penelitian ini menggunakan sistematika penulisan yang dibagi ke dalam lima (5) bab, yaitu: 1.
BAB 1 PENDAHULUAN Dalam bab pertama ini mencakup latar belakang dilakukannya penelitian, rumusan masalah yang hendak diteliti, tujuan dan manfaat yang akan diperoleh dari penelitian, cakupan penelitian, serta sistematika penulisan yang menjelaskan tata cara dan urutan penulisan penelitian ini. 8
2.
BAB 2 LANDASAN TEORI Bab kedua ini menjabarkan beberapa teori yang digunakan sebagai landasan dalam penelitian berhubungan dengan analisis dan identifikasi CSF implementasi sistem ERP pada PT Telkomsel Regional Jateng & DIY. Teori-teori tersebut mencakup definisi dasar sistem informasi akuntansi dan pengelolaan sumber daya perusahaan atau ERP, faktor kritis penentu keberhasilan atau CSF, serta hubungan CSF dengan pengimplementasian ERP.
3.
BAB 3 METODE PENELITIAN Pada bab ketiga menjelaskan metode penelitian yang digunakan dalam penelitian ini, mencakup subjek penelitian, pendekatan penelitian yang telah dilakukan, sumber data yang telah diperoleh, cara atau metode pengumpulan data, serta metode menganalisis data.
4.
BAB 4 PEMBAHASAN Bab keempat ini menjelaskan analisis data-data yang diperoleh selama penelitian berlangsung sesuai dengan metode yang telah disampaikan. Selanjutnya
analisis tersebut
digunakan dalam
pembahasan dengan mengaitkan hasil temuan penelitian dengan masalah yang hendak diteliti. 5.
BAB 5 PENUTUP Pada bab kelima ini merupakan bagian akhir dari penelitian yang mencakup penarikan kesimpulan atas hasil penelitian yang telah
9
dilakukan, penyampaian keterbatasan penelitian, dan saran, baik untuk informan maupun peneliti selanjutnya.
10
