B en W - advies
Portefeu i Ilehouder
Paraaf afdelingshoofd
F.A. de Lange
Afdeling
Financiën & Personeel
Advies van
Erik Nieuwenhuis
Datum advies
7- 1-2014
Bestandsnaam
Strategische evaluatie inhuur derden 2013
Behandeling in de raad
Advies O.R.
Nee
Nee
In overleg met afdeling(en)
RO,SoBu
Indien Ja :
Actief informeren raad
Nee
Actief informeren wijkcontactambtenaar
Nee
Beslissing d.d .
14-1-2014
Ittt
\'-'\
B
@ /J
Conform voorstel
W
fj
W
3~
w
'!:5 ~
Beslu it
Openbaar
W
Persbericht
Nee
S
~
Onderwerp Strategische evaluatie inhuur derden 2013 Voorstel 1. De evaluatie voor kennisgeving aannemen. 2. De evaluatie ter informatie naar de auditcommissie sturen. 3 . De evaluatie ter informatie naar de OR te sturen .
Toelichting
Inleiding De rekenkamercommissie heeft in 2010 onderzoek gedaan naar de inhuur van derden. Doel van het onderzoek was inzicht te verkrijgen in het beleid bij inhuur van derden, de kosten die er mee zijn gemoeid en de wijze waarop verantwoording wordt afgelegd.
De rekenkamercommissie heeft in haar rapportage over de inhuur van derden een zestal aanbevelingen gedaan. Eén daarvan had betrekking op de verantwoording aan directie, college en raad. Ieder van hen moet, afgestemd op de bevoegdheden, inzicht hebben in de mate van inhuur, de kosten en de dekking van die kosten.
Doel Naast een periodiek overzicht van de aard en de omvang van de inhuur heeft de rekenkamercommissie een strategische evaluatie aanbevolen (aanbeveling 4b). Daarbij kunnen verbanden worden gelegd met het personeelsbeleid, keuzes over zelf doen of uitbesteden en het financieel beleid.
Kosten In het overzicht hieronder staan de totale kosten van inhuur per categorie voor de jaren 2012 en 2013 .
Percentage
Percentage
2012
2013 1sä.117
li,7
298.766
26,5
I 2.
0,3
3. 4.
42.Hi8
5.
64i.179
669.327
59,4
1.126.622
100
Totaal inhuur Het totaal van de inhuur is met € 277 .694 (25%) afgenomen. In alle categorieën zijn de uitgaven gedaald. Wel heeft er een relatieve verschuiving plaatsgevonden tussen de categorieën. De categorie inhuur i.v.m. capaciteitsproblemen vormt nu driekwart van de inhuur derden. In absolute zin heeft zich de sterkste daling voor gedaan bij de inhuur van specialistische deskundigheid, bijna een halvering tot € 150.117, terwijl de inhuur i.v.m. capaciteitsproblemen de kleinste daling laat zien: € 27.948. De daling van de inhuur derden komt niet geheel onverwacht. Bij de evaluatie van 2012 is al de verwachting uitgesproken dat de uitgaven voor specialistische deskundigheid zouden dalen. Mogelijke verklaringen voor deze ontwikkelingen zijn de bezuinigingen in combinatie met de daaraan gerelateerde strategische personeelsplanning (SPP) en een afname van de werkvoorraad in de "sector Omgeving". Zowel de gemeentelijke organisatie als ook de inhuur staan onder druk van bezuinigingen. Sinds 2009 sprake is van een dalende trend voor wat betreft de formatie: ultimo 2009: 169,86 fte, 2010: 168,77 fte, 2011: 167,94 fte, 2012: 163,38 fte en 2013 160,25 fte. Als gevolg van de bezuinigingen is de verwachting dat deze ontwikkeling zich zal doorzetten de komende jaren. Enerzijds wordt door middel van efficiënter werken en natuurlijk verloop getracht de bestaande organisatie in te krimpen. AnderZijds is er ook sprake van uitbesteding van taken. Tegelijkertijd komen er, o.a. als gevolg van decentralisatie, nieuwe taken voor de gemeente waarvoor niet altijd evenredig formatie beschikbaar wordt gesteld. Door de financiële druk leidt dat desondanks niet tot extra inhuur. Wel tot een relatieve verschuiving naar meer inhuur i.v.m. capaciteitsproblemen. Dit duidt er op dat de organisatie zich richting een "dalbelasting" ontwikkelt.
Om de beoogde formatiebezuiniging te kunnen realiseren is het noodzakelijk om actief te gaan sturen op interne mobiliteit. Daarom is in 2013 begonnen met SPP. In dat kader wordt nu iets anders omgegaan met de selectieve vacaturestop. Binnen de formatie heeft de directeur ruimte om te schuiven met medewerkers in het kader van SPP waardoor een neerwaarts effect op inhuur kan ontstaan. Als gevolg van de economische crisis en de afronding van het project "Actualisering, digitalisering en uniformering van bestemmingsplannen" is er minder werkaanbod in de taakvelden bouw, civiel en ruimtelijke ordening. Hierdoor ontstaat er geleidelijk een beter evenwicht tussen het werkaanbod en de beschikbare eigen capaciteit, zodat minder inhuur nodig is. Tegelijkertijd worden vanuit het Rijk taken overgeheveld naar gemeenten (transities) in het sociaal domein. Daarnaast trekt de overheid zich terug en doet een groter beroep op de eigen kracht en verantwoordelijkheid van inwoners, maatSChappelijke organisaties en ondernemers. Hoe deze ontwikkelingen zich precies gaan vertalen in formatie is nog niet duidelijk. Wel is in algemene zin een ontwikkeling waarneembaar van verschuiving in taken van gemeenten van de "harde sector" (omgeVing) naar de "zachte sector" (welzijn). In 20 13 is d e totale formatie per saldo m et 3 15 f te afgenomen. Dit is als vo lgt oe,g.ebo uwd : Afdeling Functie Functie Afdeling FTE -LFTE + ,,:: e lreetie Aci:lj: Il>lrrecteur Cons. WHO' 0,22 htlO SoQ,~ FIPe Ass. Kassier 017 MO Mdw. Streekarch. 0,89 1-." I Fac IJltbest. Sc::hoonmk . 042 Coördinator CJG ID r 56 -" :119Beheer Techn. mdw. en 1,24 MO Cultuurmakelaar 0,21 chauffeur
•
B&M
Adv. B~I!J",vetg. en
HÖ
~-
B&M
Mdw. Openbare orde en Iteiligheid
e.~2.
monum~nten ,
Toezichthouder en Adv . milieu (naar ODNV)
167 5,12
Saldo
Saldo
0,0-9
I
I
1,'7
Sectorale vergelijking In de CAO sector gemeenten 2009 - 2011 constateren partijen (paragraaf 4.3 Terugdringen aantal externen) dat gemeenten vaak externen inhuren. Naast de inhuur voor piekbelasting en vervanging wegens ziekte worden in gemeenten veelvuldig externen ingehuurd. Partijen vinden het belangrijk dat het aantal externen waar mogelijk wordt teruggedrongen. Partijen spreken af om in de komende jaren op sectorniveau de ontwikkeling van externe inhuur te meten met de personeelsmonitor. Uit de personeelsmonitor 2012 blijkt dat de omvang van de externe inhuur van gemeenten is gedaald van gemiddeld 20% van de loonsom in 2009 naar 12% in 2011 en 2012. In de monitor wordt aangegeven dat dit ongetWijfeld te maken heeft met de bezuinigingen bij gemeenten en de CAO afspraken die zijn gemaakt over het terugdringen van de externe inhuur. I n he t overz Ic ht h'leron d er staan d e u tQaven aan exte rn e I n h uu r In p rocenten van d e Ioonsom:
2013 alle gemeenten 20.000-50.000 inw c Elburg
1 2012
1 2011
NNB I
1 2%
NNB
10%
8,;9%
I
1.1,5%
1 2010
12%
I
11% 1 '.t'
.....
16% 14%
9,5%.
N, ~.
Opmerking: In deze tabel is de omvang van de externe inhuur bij gemeenten opgenomen als percentage van de totale loonsom. Hierdoor wijken de genoemde cijfers in de tabel af van die van de personeefsmonitor 2011 en de tabel van de evaluatie 2012. Toen werd de externe inhuur als percentage van de loonsom incfusief de externe inhuur berekend. Voor 2013 komt het percentage voor Elburg uit op 8,9%. Zowel in absolute als relatieve zin is er dus sprake van een daling van de inhuur van derden. Gerelateerd aan de loonsom blijkt dat de flexibele schil van de gemeente Elburg in 2012 boven het landelijk gemiddelde van de gemeentegrootteklasse zat. Waarschijnlijk geldt dit niet meer voor 2013.
Nadere beschouwing inhuur Algemeen Bij nadere bestudering van de onderliggende boekingen valt allereerst op dat het totaalbedrag is opgebouwd uit een groot aantal kleine posten. Er is niet een bepaalde post waar een groot deel van de uitgaven aan kan worden toegeschreven. Specialistische deskundigheid De inhuur van specialistische deskundigheid is afgenomen met € 148.629. In absolute zin is er sprake van bijna een halvering van de kosten. De grootste posten binnen deze categorie zijn de inhuur voor de WMO (€ 37.172), Informatiebeveiliging (€ 35.134) en NUP bestandsoptimalisatie WOl (€ 20.006) In 2012 betrof de inhuur van specialistische deskundigheid voor het grootste deel de uitvoering van de WOl, inhuur voor de WMO en inhuur voor bestemmingsplannen. Voor alle drie was de verwachting dat dit zou afnemen. Deze verwachting is in 2013 gerealiseerd. Naast de eerder genoemde inhuur is er voor de WOl nog € € 13.951 ingehuurd. Het grootste deel hiervan(€ 10.520) is onvermijdelijk. Op grond van wettelijke verplichtingen is het noodzakelijk een derde in te schakelen in geval van bezwaar- of beroep. De inhuur voor de WMO heeft betrekking op de inhuur van ergonomische/ergotherapeutische en medische kennis die Elburg zelf niet in huis heeft. De uitgaven voor externe advisering zijn met € 28.558 sterk gedaald van € 65.730 in 2012 naar € 37.172 in 2013. Daarmee worden de vruchten geplukt van 8 uur formatie-uitbreiding van de functie sr. consulent WMO. Daarnaast is het ook een gevolg van de zogenaamde "gekantelde werkwijze": wel veel en langere gesprekken, maar minder aanvragen door meer maatwerk. De inhuur ten behoeve van bestemmingsplannen is gedaald van € 53.076 in 2012 naar € 19.853 in 2013. Ook hier komt de verwachting uit dat - als gevolg van de afname van het aantal RO-projecten minder externe deskundigheid hoeft te worden ingehuurd.
Projectmanagement De categorie heeft betrekking op een drietal bestemmingsplannen en de begeleiding van het traject 't Huiken. Er is in totaal voor € 15.264 hiervoor ingehuurd. Dit is € 36.506 lager dan in 2012. Deze daling heeft vooral te maken met de afronding het project "Actualisering, digitalisering en uniformering van bestemmingsplannen" . Onderzoeks- en adviesopdrachten Hier is sprake van een daling van € 61.291. de grootste post, € 21.398, heeft betrekking op planontwikkeling RO. In 2011 was dit nog € 38.702. Na de piek in 2012 van € 58.865 is het nu sterk gedaald. Deze daling hangt samen met de eerder genoemde afname van het aantal RO-projecten. Inhuur in verband met capaciteitsproblemen De inhuur in verband met capaciteitsproblemen bedraagt met € 641.379, ruim 75% van de totale inhuur. De categorie inhuur i.v.m. capaciteitsproblemen is in absolute zin afgenomen met € 27.948. Het relatieve aandeel in de totale inhuur derden is wel toegenomen tot ruim 75%. De besteding heeft op hoofdlijnen betrekking op de volgende zaken: • Participatie (werk en activering) • BAG-WOl optimalisatie • Vacature afdeling Beheer • Vacatures afdeling Bouwen en milieu • Project cultuurhistorie en cultuurhistorische waardenkaart • Handhaving bouw- en gebruiksvoorschriften • Vacature afdeling Facilitair • Vervanging wegens langdurige ziekte op de afdeling Sociale en burgerzaken
Van de inhuur in verband met capaciteitsproblemen ({; 641.379) ) is in 2013 voor {; 354.960 aan externe capaciteit ingehuurd via het budget tijdelijke personeelsvoorziening (BTPV) . De overige inhuur in verband met capaciteitsproblemen à {; 286.419 is vanuit andere budgetten ingehuurd. De daling van de inhuur in verband met capaciteitsproblemen wordt veroorzaakt door een daling van de inhuur via het BTPV van {; 504.579 in 2012 naar € 354.960 in 2013. Daarmee blijkt 2012 een uitschieter te zijn geweest aangezien de uitgaven in 2011 met {; 356.278 nagenoeg hetzelfde bedroegen als in 2013. Samen met de inhuur van specifieke deskundigheid voor informatiebeveiliging via het BTPV is er totaal voor € 390.094 aan tijdelijke personele capaciteit uitgegeven via het BTPV. Daarnaast is er nog voor {; 128.856 vanuit het BTPV ingezet voor extra inzet van eigen personeel. Daar waar sprake is van personele knelpunten heeft het de voorkeur dat intern een oplossing wordt gezocht. Dit is vaste praktijk in Elburg. Voor tijdelijke vervanging bestaat het budget tijdelijke personeelsvoorziening (BTPV). Het BTPV wordt voornamelijk gevoed door "vacaturegelden" en is primair bedoeld voor vervanging en niet voor extra taken. De BTPV-uitgaven leiden niet tot extra uitgaven omdat ze worden gefinancierd vanuit de personeelsbegroting . Het BTPV vormt de "smeerolie" voor de organisatie. Inhuur voor capaciteitsproblemen én inhuur voor specifieke werkzaamheden zijn altijd van tijdelijke aard en worden altijd binnen de begroting opgelost.
Conclusie inhuur derden 2013 De ontwikkeling van inhuur van derden in Elburg wijkt af van de landelijke ontwikkeling. De Personeelsmonitor constateert dat na een sterke daling in eerdere jaren de externe inhuur zich in de meeste gemeenten lijkt te stabiliseren rond de 10%. In 2012 namen de uitgaven voor inhuur derden in Elburg toe met {; 144.174. Dit blijkt nu een incidentele piek te zijn geweest . De uitgaven zijn in 2013 sterk afgenomen en bevinden zich nu onder het niveau van 2011 ({; 982.448) en waarschijnlijk onder het landelijk niveau van 2013. Zowel de formatie als de inhuur derden daalt. Tussen de verschillende categorieën inhuur derden is een relatieve verschuiving waarneembaar naar meer inhuur i.v.m . incidentele capaciteitsproblemen. Dit duidt er op dat de organisatie zich richting een "dalbelasting" ontwikkelt. Een mogelijke verklaring hiervoor zijn de bezuinigingen en een afname van de werkvoorraad in de "sector Omgeving". Inhuur lijkt in toenemende mate nodig om uitval en pieken in het werk op te vangen . Daarmee komt ook tot uiting dat de bezuiniging op de formatie de organisatie meer kwetsbaar maakt.
Implementatie aanbevelingen onderzoeksrapport Rekenkamercommissie In de auditcommissie van 5 juni 2013 is de implementatie van de aanbevelingen uit het onderzoeksrapport van de rekenkamercommissie aan de orde geweest (B&W besluit 2 april 2013, nr. 4) . In de kern kwam uit het onderzoek naar voren dat door een gebrekkige dossiervorming in veel gevallen niet kon worden vastgesteld of het inkoopbeleid op goede wijze was uitgevoerd. Om deze reden is het werkproces voor inhuur van tijdelijk personeel aangepast, in die zin dat P&O nu ook adviseert en ondersteunt bij inhuur van tijdelijk personeel en dat dossiervorming en archivering nu bij P&O zijn belegd. In de kwartaalrapportages IC wordt gerapporteerd over de dossiercontrole (steekproef). Deze controles leren dat de dossiervorming na 2012 sterk is verbeterd. Het nieuwe startformulier tijdelijke personeelsvoorziening wordt in alle gevallen gebruikt. Dit formulier borgt dat bij de uitvoering aan alle aspecten van het inkoopbeleid aandacht wordt besteed. Daarnaast worden nu ook de achterliggende stu kken beter gearch iveerd.
In de dossiers valt op dat eigenlijk altijd de voorwaarden van de opdrachtnemer worden gehanteerd. In de auditcommissie is dit ook al eerder aan de orde geweest, in die zin dat dit een onderhandelingspunt is. Door dat de inhuur bestaat uit relatief veel kleine opdrachten is het niet reëel om te verwachten dat de eigen voorwaarden kunnen worden gehanteerd. Een verbeterpunt is de (voortgangs)evaluatie. In het merendeel van de gevallen wordt dit niet aangetroffen in het dossier. Met deze constateringen kan worden geconcludeerd dat de voorgenomen implementatie van de aanbevelingen, m.u.v. de voortgangsevaluatie, op goede wijze is uitgevoerd. Voor de evaluaties zal nogmaals extra aandacht worden gevraagd.
Communicatieparagraaf
Financiële paragraaf
Risicoparagraaf
