„Az Év HR csapata – 2007”
1) CÉGBEMUTATÓ A Magyar Telekom Csoport tevékenysége révén három üzleti területet fed le: a vezetékes és mobilkommunikációs lakossági szolgáltatásokat, az üzleti ügyfeleknek nyújtott vállalati szolgáltatásokat, valamint a tartalom-, média- és más, nem hozzáférési szolgáltatásokat tartalmazó új üzleti területeket. A Magyar Telekom irányítási struktúrája az egyes ügyfélszegmensek alapján határozza meg a Csoport működési modelljét, amely három üzletágon, valamint a hálózati és informatikai infrastruktúrát menedzselő műszaki területen alapul. A Csoport Központ látja el a cégcsoport egészét érintő funkcionális (gazdasági, emberi erőforrás, stratégia, szabályozás, kommunikáció, belső ellenőrzés, biztonsági, jogi) területek feladatait. A fenti szervezeti felosztásnál a közvélemény sokkal inkább ismeri a „T” márkákat. A T-Com-ot elsősorban a vonalas telefonról ismerik, ami mellett percdíjas Internetet, ADSL-t, wi-fi-t (vezeték nélküli Internetet), számos értéknövelt szolgáltatást és innovatív üzleti megoldást kínál. A T-Online, a Magyar Telekom vezetékes Internet márkája, ám ide tartozik az ismert Origo, az IPTV, vagy az elektronikus piactér is. (Marketline) A T-Mobile Magyarországon közel 4,5 millió ügyfelével piacvezetőként, az ország egész területén 900 és 1800 MHz-es frekvencián nyújt minőségi GSM szolgáltatást, és az ország egyre több városában érhető el szélessávú 3G/HSDPA hálózata is. Előfizetéses és feltöltőkártyás ügyfelei számára teljes körű kereskedelmi MMS szolgáltatást, SMS alapú Mobilbank alkalmazást, illetve WAP, GPRS és Mobil Iroda szolgáltatást nyújt, e mellett pedig elsőként biztosította valódi szélessávú mobilinternetet és gyors adatátvitelt. A T-Systems a Magyar Telekom üzleti ügyfeleket kiszolgáló márkája, mely teljes körű távközlési, informatikai és outsourcing-kompetenciával rendelkezik, a kis- és középvállalatok, valamint a nagyvállalatok kiszolgálását végzi Magyarországon. A T-Systems ismeri és érti az üzleti piac céljait, elvárásait, ezért képes testre szabott megoldások kidolgozására. Végül a T-Kábel az eltelt évek alatt hazánk második legnagyobb, domináns, piacformáló kábeltelevíziós szolgáltatójává vált, amely országszerte, számos településen kínál hagyományos (analóg) kábeltelevíziós szolgáltatást, valamint területének nagy részén digitális kábeltelevíziós szolgáltatást, vezetékes telefont és - a T-Online által nyújtott - szélessávú Internet-hozzáférést.
Számokban a Magyar Telekomról: 2006-ban a bevételek 2,7%-kal, 490,3 milliárd forintról 503,6 milliárd forintra (2.007,7 millió euróra) nőttek. Az EBITDA 2,1%-kal, 203,0 milliárd forintra nőtt, az EBITDA ráta pedig 40,3% volt. Az üzleti tevékenységből származó nettó cash-flow nagymértékben, 150,5 milliárd forintról 176,3 milliárd forintra nőtt. (Forrás: üzleti jelentés 2006) A Magyar Telekom Csoport létszáma 2007 decemberében 11723 fő volt, ebből a Magyar Telekom Nyrt. létszáma 7008 főt tesz ki. A vállalatra jellemző a magasan kvalifikált munkaerő: az emberi erőforrás 53%-a rendelkezik felsőfokú, 45%-a középfokú, és 1%-a alapfokú végzettséggel. A teljes HR terület létszáma 2008 január 1-től 228 fő, ebből a HR partner (személyzeti) osztályok létszáma: 58 fő. A Magyar Telekom HR csapata négy nagy logikai egységre tagolódik, mely logikát követi a szervezeti felállás is: a HRS (HR stratégia), a HRD (HR fejlesztés) a HRP (HR partner) és a HRA (HR Adminisztráció) területeire. A HRS feladata a HR stratégiai partneri szerepének kialakítása, irányítása, beleértve a kultúrafejlesztést, és a szervezetfejlesztést is. A HRP feladata a dedikált szakmai terület támogatása személyügyi tevékenységek, munkaerő mozgás és szervezeti változások menedzselése, illetve képzés-menedzselés tekintetében. A HRD-be tartoznak a gazdálkodási, eszköz-fejlesztési, képzés-fejlesztési tevékenységek: személyi jellegű költség, és létszámtervezés, gazdálkodási szabályozások, bér és javadalmazási politika, szervezeti és működési szabályzat, szervezetfejlesztések előkészítése, koordinálása, felmérések, teljesítménymenedzsment rendszer, elismerési rendszerek, képzési stratégia kidolgozása, tehetségmenedzsment programok, stb. A HRA végzi az összes adminisztratív tevékenységet, mint a bérszámfejtés, munkaügyi feladatok, elszámolások, szociális-jóléti juttatások ügyintézése, de ide tartozik az eHR és a HR jogi támogatása is.
2) HR INNOVÁCIÓ Elektronikus ügyintézés a Magyar Telekom Nyrt. HR területén - 2007 Előzmények A Magyar Telekom emberi erőforrás területének évekkel ezelőtt megfogalmazott jövőképének és stratégiájának egyik célja az üzleti élethez igazodó, magas szintű HR szolgáltatások nyújtása, ezen belül az elektronikus HR menedzsment felé történő előrehaladás. E cél megvalósítása érdekében épült ki a HR tevékenység informatikai támogatása, amely egyre nagyobb terülteket ölel fel. A HR informatikai támogatás középpontjában az SAP HR rendszer áll, amellyel jelenleg az anyavállalaton kívül további 11 tagvállalat HR adminisztrációs tevékenységét látjuk el. Az SAP HR-re épülve került kifejlesztésre a web alapú Reflex rendszer, amely Magyarországon egyedülállóan széles funkcionalitású és eszköztárú dolgozói önkiszolgáló rendszer. A fejlesztés indításakor a cél a papíralapú bérjegyzék kiváltása volt.
Ezt követték a további fejlesztések, amelyek az egyoldalú, személyre szabott dolgozói tájékoztatások bővítésén túl lehetővé tették, hogy a dolgozók interaktív
módon adjanak válaszokat bizonyos kérdésekre, mint pl. bizonyos juttatáscsomagok felosztása, kérdőíves felmérések. Ezt követően a fejlesztési eszköztár workflow motorral történő bővítése széles lehetőséget nyitott a teljes folyamatokat átfogó elektronikus ügyintézésre. Új HR rendszerek 2007-ben A Magyar Telekom földrajzilag széttagolt, ezért a HR folyamatokban használt ügyiratoknak az érintett közreműködők között postai úton történő továbbítása jelentősen lassította az ügyintézés menetét. 2007-ben a HR terület vezetése a munkaerőmozgással kapcsolatos információáramlás, az ügyintézői munka menetét gyorsító program kialakítását tűzte ki céljául, amely nemcsak az ügyintézői munkát könnyíti, de a hatalmas papírhalmazt is csökkenti (azonos témában minden ügyintézőnél többször megjelenő feljegyzések, nyomtatványok). A fenti cél megvalósításához elsőként a két legkritikusabb folyamatot választottuk ki: a munkaerő-felvételi ügyintézést és a leszerelőlap elkészítését. Mindkét folyamat a Reflex alkalmazásra épül, amelyet a workflow-val támogatott folyamathoz szükséges eszközökkel kiegészítettünk. Az elektronikus ügyintézési folyamat kidolgozásához szükség volt egy szerepkörönkénti ügyintézőket nyilvántartó alkalmazás kifejlesztésére is. Elektronikus munkaerő-felvételi ügyintézés Elektronikus folyamattal történik az új munkavállaló felvételi folyamatának kezelése a kiválasztott munkavállaló adatainak felvételi adatlapon történő rögzítésétől a munkaszerződés elkészítéséig. A felvételi folyamat során az ügyintézők a dolgozók adatait elektronikusan kitöltik, az SAP HR-ből kinyerhető, a betöltendő pozícióra vonatkozó adatok automatikusan megjelennek. A felvételi folyamat többszereplős, a következő szereplő elektronikus üzenetet kap arról, hogy feladata érkezett. Az elektronikus üzenetek vagy feladatot tartalmaznak, pl. munkahelyi vezetőnek jóvá kell hagynia, vagy tájékoztatást tartalmaz az érintettek részére, pl. a szociális juttatások osztály részére a juttatási csomag összeállításához. Az elektronikus beléptetés támogatja a felvételi dokumentumok automatikus előkészítését is. Az új szolgáltatás segítségével lényegesen lerövidült az új munkatársak felvételi adminisztrációjának ideje. Az űrlapok adattartalom minősége magas fokú, köszönhetően a pozíció jellemzők automata kitöltésének, hiányos adatlap kizárt a kötelezően kitöltendő mezők használatával.
A munkaerő-felvételi workflow segítségével 100 fő felvételét bonyolítjuk átlagosan havonta. A sokszereplős workflow teljes „végigfutás rekordideje” 1 óra 50 perc. Leszerelőlap elektronikus kitöltése A kilépő munkavállalók tartozásairól az információk összegyűjtése és a leszerelőlapon történő rögzítése korábban a kilépők számára többnapos túrát jelentett a vállalat különböző szervezeti egységei között. Az elektronikus folyamat során a leszerelő adatlap indításakor a munkaügyi ügyintéző a Reflexen kiválasztja a kilépő munkavállalót, beállítja a kilépés idejét. Ezt követően a kilépő munkavállaló szervezeti egysége, munkaköre, besorolása és egyéb juttatása alapján a Reflex Szerepkörkezelő Alkalmazás segítségével automatikusan meghatározza a kilépéssel kapcsolatban érintett valamennyi szereplőt. A szereplőket (ügyintézőket) három csoportba sorolhatjuk: • A Reflexen választ várunk az adott dolgozó elszámolásával (tartozásaival, eszközeivel, stb.) kapcsolatban, valamint e-mail-ben tájékoztatjuk az adott szereplőt a várható kilépésről. • A kilépő munkavállalónak kötelező jelleggel meg kell jelennie az adott szereplőnél (pl. szervezeti egység vezetője, vagy a munkaügyi ügyintéző). Az ide tartozó szereplők nem érintettek a Leszerelőlap workflowban. • Csak e-mail értesítést küldünk a várható kilépésről. A workflow vezérlés és az email értesítések alapján a kiléptetéssel kapcsolatos ügyintéző előre meg tudja állapítani, hogy van-e a kilépőnek tartozása, amit a végelszámoláskor a béréből le kell vonni, vagy le kell- e adnia valamilyen eszközt. A leszerelőlap már csak azokat az adatokat fogja tartalmazni az ügyintéző nevével és telephelyének címével, ahol elszámolás céljából a kilépő dolgozónak mindenképpen meg kell jelenni. Így megszűnik az a probléma, hogy feleslegesen kelljen bárhová elmenni. A munkaügyi ügyintézők „kezét felszabadítottuk”, akik eddig manuálisan állították össze a leszerelőlap tételeit folyamatosan kommunikálva, levelezve az érintett szereplőkkel. Néhány érdekes adat: • 855 db leszerelőlap állt elő egy kiugró „forgalmú” hónapban, • 18000 elektronikus szereplő visszajelzés /hó, • tájékoztató automata üzenetek száma 12500 mail/hó, • leggyorsabb leszerelőlap előállítás 2 óra 50 perc
Szerepköröket kezelő alkalmazás
A Szerepköröket kezelő alkalmazás a Reflex-en, illetve az általa vezérelt workflow jellegű alkalmazásokban használt szerepkörök, a szerepkörökben érintett személyek, és ezen személyek érintettség szintjeit kezelő alkalmazás. Jelenleg 46 szerepkört kezelünk, mint pl. bérszámfejtési ügyintéző, TÜK Iratkezelő, munkavédelmi ügyintéző.... Az ügyintézők felelősségi köre a Magyar Telekom összetett szervezeti felépítése miatt különböző szintű lehet, amelyet szintén ez az alkalmazás kezel. Egy ügyintéző felelőssége kiterjedhet a teljes vállalatra, szervezetekre, de a felelősség akár dolgozói mélységig is meghatározható. Ha a szereplők beállítása nem helyes, akkor a feladatok rossz címzetthez kerülnek, ezért az ügyintézőknek saját érdekük, hogy a szerepkörkezelő alkalmazásban a hozzárendeléseket élőn tartsák. Minden szerepkör dedikált képviselőinek joga van a rendszerhez a saját szerepkörnek megfelelő beállítások elvégzésére, így biztosított, hogy a szerepköri és ügyintézői háló aktuális marad a folyamatos változások közepette is, biztosítva a workflow-k zökkenőmentes működését. HR ügyintézőim A Szerepköröket kezelő alkalmazás további hozadéka, hogy a Reflexen megjeleníthetővé váltak a dolgozók számára a saját, mindig aktuális HR-es ügyintézői – bérszámfejtő, munkaügyi, szociálpolitikai stb. ügyintézők. Ez a megoldás a HR szervezettel való kapcsolattartást nagymértékben megkönnyíti. Új alkalmazások elfogadottsága A munkatársak a reflex felületen egyedi személyes információkhoz juthatnak (bérjegyzék, személyes és munkaviszony adatok, értesítések, …), interaktív módon egyszerűbben intézhetik a HR-rel kapcsolatos ügyeiket (telekommunikációs kedvezmény felosztás, étkezési utalvány-típus választás, …), workflow támogatással gyorsított módon komplex folyamatkezelés történhet (munkabér előleg igénylés, nyilatkozatok megtétele, …). A Reflex alkalmazás komplex szolgáltatás és ügyintézési szolgáltatás csomagjai mára a dolgozói elégedettségi felmérések és a munkatársak személyes visszajelzései alapján a HR terület kedvelt, napi szinten alkalmazott és elismert szolgáltatása. A kétévente elvégzett ügyfél-elégedettségi felmérésének eredménye is rendre ezt igazolja vissza. Alkalmazott módszerek előnyei Az eHR általunk alkalmazott módszereinek fejlesztése és bővítése során számos rendkívül pozitív hozadék keletkezett elsősorban az ügyfeleink számára
(munkatársi kényelmi-, információs- és ügyintézői funkciók használata), másrészt a HR terület számára (átlátható, gyors, költség-hatékony ügyintézés). Néhány fő előny: • Új kommunikációs csatornaként meggyorsítja és szélesíti a HR információk áramlását • Papírok kiváltásával hatékonnyá teszi az ügyek intézését, ennek előnyeit nem csak a HR terület, hanem a HR szolgáltatásokat igénybevevő ügyfeleink is élvezik. • Működési költséget takarítunk meg (több millió Ft papír-, toner-, postázás költség), és élőmunka ráfordítást csökkentünk. • Korszerű, egyszerűen kezelhető felületek, átlátható ügymenet • A sztenderdizált folyamatkezelésből adódó működésbiztonság, a beépített ellenőrzések biztosítják a hibamentességet • Biztonságos adatmegjelenítés és adatkezelés, a munkatársak bármely a vállalati hálózatot elérő számítógépről intézhetik a felületen HR ügyeiket, akár otthonról is. • Hozzájárulás a munkatársi elégedettség növeléséhez
