Az ELTE folyamatba épített, előzetes és utólagos vezetői ellenőrzési rendszere. Budapest, június 30

Az ELTE folyamatba épített, előzetes és utólagos vezetői ellenőrzési rendszere

Budapest, 2006. június 30.

Tartalom

1.

BEVEZETÉS

6

2.

A SZABÁLYOZÁS TARTALMA

7

2.1. Az ellenőrzési nyomvonal struktúrája és tartalma 2.1.1. Folyamat bemutatása 2.1.2. Ellenőrzés 2.1.3. Határidő 2.1.4. Kapcsolódó jogszabályok

9 9 10 10 10

2.2. A folyamatokhoz kapcsolódó kockázatok 2.2.1. Kockázatok mérlegelése 2.2.2. Kockázatok kezelhetősége

11 12 13

2.3. Kockázatkezelés 2.3.1. Fogalom meghatározások 2.3.2. A kockázatkezelés lépései 2.3.3. A kockázat azonosítása 2.3.4. A kockázatok értékelése 2.3.5. Kockázati reakció 2.3.6. Felülvizsgálat

16 16 16 17 17 18 19

2.4.

21

3.

Értékkészlet

ELLENŐRZÉSI NYOMVONAL

23

3.1.

Költségvetés tervezése

23

3.2.

Jelentések és költségvetési beszámolók összeállítása

27

3.3.

Számviteli szabályalkotás

32 3

3.4.

Pénzforgalmi főkönyvi könyvelés

36

3.5.

Banki könyvelés

38

3.6.

Pénztári könyvelés

39

3.7.

Befektetett eszközök analitika vezetése

41

3.8.

Készletanalitika vezetése

43

3.9.

Leltározás

44

3.10.

Selejtezés és hasznosítás

47

3.11.

Keretgazdálkodás

50

3.12.

Hallgatói pénzügyek adminisztrációja

51

3.13.

Adók kezelése

55

3.14.

Maradványgazdálkodás

58

3.15.

Szerződések kezelése

60

3.16.

Munkaerő alkalmazása

61

3.17.

Munkavállalói jövedelmek

69

3.18.

Alkalmazáspolitikai és szociális munkavállalói juttatások kezelése

72

3.19.

Közbeszerzések végrehajtása

77

3.20.

Vevői számla kezelése

89

3.21.

A VIR elkészítése és prezentálása

102

3.22.

Kapcsolódó jogszabályok

107 4

4.

KOCKÁZATOK

110

5

1.

Bevezetés

A költségvetési intézményekre vonatkozó belső szabályozások részeként az államháztartás működési rendjéről szóló 217/1998 (XII. 30.) Korm. rendelet 145/A., 145/B. és 145/C. §-ai új elemként fogalmazza meg az államháztartás rendszerébe tartozó szervezetek részére a folyamatba épített előzetes, utólagos és vezetői ellenőrzés (FEUVE) rendszerének a kialakítását. A módosított szabályozásnak megfelelően valamennyi költségvetési szerv vezetőjének meg kell szerveznie és működtetnie kell a folyamatba épített előzetes, utólagos és vezetői ellenőrzést, továbbá köteles a kockázati tényezők figyelembevételével kockázatelemzést végezni, és kockázatkezelési rendszert működtetni. Mindez azt jelenti, hogy valamennyi költségvetési szervnek el kell készítenie a költségvetési szerv ellenőrzési nyomvonalát, valamint fel kell mérni és kezelni kell a költségvetési szerv tevékenységében, gazdálkodásában rejlő kockázatokat. Az ellenőrzési nyomvonal a folyamatokra vonatkozó egyes tevékenységeket, a tevékenységek jogi alapját, közreműködőit, felelősét, ellenőrzését, nyomon követését és a kapcsolódó dokumentumokat öleli fel. A Pénzügyminisztérium útmutatója alapján az ellenőrzési nyomvonal összeállításának célja: • bemutatni a költségvetési szerv működésének, egyes tevékenységeinek egymásra épülő eljárásrendjeinek egységes folyamatát; •

feltárni a szervezet folyamatba épített ellenőrzési rendszerének hiányosságait, könnyen és gyorsan beazonosítva a hibás működést és a hozzá tartozó felelősöket;

•

lehetővé tenni a szervezet folyamataiban rejlő működési kockázatok azonosítását és hatékony kezelését;

•

meghatározni az ellenőrzési pontokat (típusok);

•

lehetővé tenni valamennyi résztvevő számára írott és átlátható formában (követendő eljárásként) az eljárások és módszerek megismerését, miközben maguk az eljárások is standardizáltakká válnak;

•

a szervezeti egységek közötti koordináció és együttműködés javítása.

Az első körben bevonandó folyamatokat az ELTE a PM útmutatása alapján a gazdálkodási folyamatokra vonatkozóan állapította meg. Jelen dokumentáció egységes szerkezetben tartalmazza a FEUVE rendszer elemeit.

6

2.

A szabályozás tartalma

Az ELTE jelen dokumentumban szabályozza az általa meghatározott gazdálkodási folyamatok ellenőrzési nyomvonalát. A szabályozás az alábbi 51 gazdálkodási folyamatra terjed ki: # 1

Folyamat neve Költségvetés tervezése

2 3

Jelentések és költségvetési beszámolók összeállítása Gazdálkodási szabályalkotás

4

Pénzforgalmi főkönyvi könyvelés

5 6

Banki könyvelés Pénztári könyvelés

7 8 9 10

Eszközanalitika vezetése Készletanalitika vezetése Leltározás Selejtezés és hasznosítás

11

Keretgazdálkodás

12

Hallgatói pénzügyek adminisztrációja

Folyamat tartalma Adatszolgáltatások a tervezéshez Elemi költségvetés elkészítése Rendszeres és ad hoc beszámolók készítése, mérlegjelentés Gazdálkodási szabályzatok kialakítása Bizonylatok kezelésének szabályozása Irattározás (bizonylatok, szerződések) Számlatükör módosítása Főkönyvi számlák nyitása, zárása Előirányzat módosítások könyvelése Függő- átfutó -kiegyenlítő forgalom Készpénzfelvételek könyvelése Előleg nyilvántartások Eszköznyilvántartások kezelése, ÉCS Átvétel, kiadás, készletmozgások kezelése Fizikai és pénzügyi leltár készítése Feleslegessé vált vagyontárgyak belső vagy külső hasznosítása Keretnyitás (munkaszám) Előirányzatok keretkönyvelése Hallgatói befizetések (díjak, és térítések) adminisztrációja Hallgatói kifizetések (rendszeres és nem rendszeres juttatások, pl. ösztöndíj) adminisztrációja Hallgatói igazolások kezelése 7

13 14

Adók kezelése Maradványgazdálkodás

15

Szerződéskötés

16


17

Munkavállalói rendszeres és nem rendszeres jövedelmek kezelése Alkalmazáspolitikai és szociális munkavállalói juttatások kezelése

18 19

Beszerzés

20

Vevő-szállító könyvelés

21

Vezetői Információs Rendszer (VIR) elkészítése és prezentálása

ÁFA, SZJA, járulékok kezelése Maradványösszegek megállapítása, felhasználás megtervezése Előkészítés, ellenőrzés Szerződés nyilvántartás Humánerőforrás nyilvántartások kezelése Munkaerő felvétel és kiléptetés, pályáztatás Foglalkoztatási ügyek kezelése Bérelszámolás Megbízási szerződések Kedvezményes hitelek, szociális segély, temetési segély, félárú arcképes utazási igazolványok, étkezési utalványok Közbeszerzés, központosított közbeszerzés, beszerzés Átutalások, készpénzes számlák, törzsadatok karbantartása, A szükséges adatok összegyűjtése Prezentáció összeállítása

8

2.1.

Az ellenőrzési nyomvonal struktúrája és tartalma

Az ellenőrzési nyomvonal a folyamatokra vonatkozó egyes tevékenységeket, a tevékenységek jogi alapját, közreműködőit, felelősét, ellenőrzését, nyomon követését és a kapcsolódó dokumentumokat öleli fel. A folyamatok ábrázolásához használatos táblázat tartalmát a Pénzügyminisztérium útmutatója alapján alakítottuk ki. Az ellenőrzési nyomvonal elkészítésében a következő sablont használtuk:

2.1.1.

Folyamat bemutatása

#

Input

A folyamat tevékenységéne k sorszáma

A tevékenység bemenetét képező legfontosabb dokumentumok megnevezése. A dokumentumok lehetnek hagyományos, papír alapúak is, de lehetnek elektronikus formátumúak is (pl. adatbázis, floppy).

E: Ellenőrzés / Érvényesítés: U: Utalványozás / Ellenjegyzés: P: Pénzügyi teljesítés: K: Könyvvezetésben való megjelenés:

Tevékenység A folyamat egyik tevékenységének, lépésének megnevezése.

Output A tevékenység kimenetét képező legfontosabb dokumentumok megnevezése. A dokumentumok lehetnek hagyományos, papír alapúak is, de lehetnek elektronikus formátumúak is (pl. adatbázis, floppy).

Felelős szervezeti egység / Végrehajtó Az adott tevékenység felelősének megnevezése, jellemzően valamely szervezeti egység, vagy munkakör

E*

U*

P*

K*

Amennyiben a tevékenységhez ellenőrzés / érvényesítés kapcsolódik, ezt az oszlopot X-el kell jelölni. Amennyiben a tevékenységhez utalványozás / ellenjegyzés kapcsolódik, ezt az oszlopot X-el kell jelölni. Amennyiben a tevékenységhez pénzügyi teljesítés (ki- / befizetés) kapcsolódik, ezt az oszlopot X-el kell jelölni. Amennyiben a tevékenység a könyvvezetésben rögzítésre kerül, ezt az oszlopot X-el kell jelölni.

9

2.1.2.

Ellenőrzés

Ellenőrzési pont A tevékenységhez kapcsolódó, folyamatba épített előzetes, utólagos, vezetői ellenőrzés végrehajtásának pontja.

2.1.3.

Ellenőrzést végrehajtó Az ellenőrzést végrehajtásáért felelős személy (munkakörének) megnevezése.

Ellenőrzés gyakorisága Az ellenőrzés végrehajtásának gyakorisága. Lehet folyamatos, ha minden tevékenységnél végre kell hajtani, eseti, illetve rendszeres (pl. havi, éves).

Határidő

Tevékenység

Határidő A tevékenység végrehajtásának határideje. Lehet konkrét dátum vagy másik tevékenységhez viszonyított relatív határidő is.

2.1.4.


A melléklet tartalmaz egy jogszabály gyűjteményt, amely a vizsgált 51 gazdálkodási folyamathoz releváns. A jogszabály gyűjtemény a folyamatok bemutatása után következik.

10

2.2.

A folyamatokhoz kapcsolódó kockázatok

A szabályozás tartalmaz egy olyan kockázatkezelési rendszert is, amely: • tartalmazza az ELTE által meghatározott és az ellenőrzési nyomvonalba bevont folyamatok esetében a tevékenységeket, illetve gazdálkodást befolyásoló kockázatokat; •

tartalmazza a kockázatok értékelését;

•

a kockázatértékelés eredményei alapján lehetőséget ad intézkedések megfogalmazására a kockázatok kiküszöbölése, mérséklése érdekében.

Az ellenőrzési nyomvonal táblázatok mellett a kockázatok bemutatását tartalmazó táblázatok is e szabályozás részét képezik, de túl is mutatnak e szabályozás keretein. A kockázatok dokumentációja a következő logika szerint épül fel: Megnevezés Az adott folyamathoz kapcsolódó kockázati tényező megnevezése.

Kockázatok leírása A kockázat bővebb magyarázata

Valószínűség

Hatás

Jelentőség

Kezelhetőség

A kockázat bekövetkezésé nek valószínűsége (0-3)

A kockázat hatásának értékelése (0-3)

= Valószínűség X Hatás

A kockázat kezelhetősége

Valamennyi kockázati tényezőre vonatkozóan a megbeszéléseken elkészítettük az ún. valószínűség-hatás mátrixot, amely egy előzetesen definiált, diszkrét skála mentén csoportosítja, illetve rangsorolja a feltárt kockázatokat. A mátrix jelenti a kiinduló alapot a kockázatok kezelhetőség vizsgálatához. A valószínűség-hatás mátrixnak két dimenziója van: • a kockázat valószínűsége; •

a kockázat hatása.

A kockázatokat bekövetkezésének valószínűsége a nem valószínűtől a rendkívül valószínűig terjed, melynek pontozása 0-3-ig terjed. 11

2.2.1.

Kockázatok mérlegelése

A kockázatokat hatásuk szerint az alacsonytól a magasig terjed, melynek pontozása 0-3-ig terjed. Nem valószínű

A kockázat bekövetkezésének valószínűsége alacsony vagy a kockázat megvalósulása ritka.

…

…

Közepesen valószínű

A kockázat bekövetkezése valószínűsége közepes vagy a kockázat előfordulása közepes gyakoriságú.

…

…

Rendkívül valószínű

A kockázat bekövetkezésének valószínűsége magas vagy a kockázat előfordulása gyakori.

A valószínűségi skálában azt kell megbecsülni, hogy mekkora annak a valószínűsége, hogy a jelzett kockázat bekövetkezik. Pl. mekkora a valószínűsége annak, hogy a kontrolling jelentések alapjául szolgáló adatok nem teljes körűek.

Alacsony …

Az a kockázat, melynek bekövetkezése esetén elhanyagolható pénzbeli ráfordítás, időbeli ráfordítás, működésbeli fennakadás, munkavégzés minőségének romlása, jogszabályoknak való nem megfelelés jelentkezik.

…

Közepes

Az a kockázat, melynek a bekövetkezése esetén jelentős pénzbeli ráfordítás, VAGY időbeli ráfordítás, VAGY működésbeli fennakadás, munkavégzés minőségének romlása VAGY jogszabályoknak való nem megfelelés jelentkezik.

…

…

Magas

Az a kockázat, melynek a bekövetkezése esetén jelentős pénzbeli ráfordítás, ÉS időbeli ráfordítás, ÉS működésbeli fennakadás, munkavégzés minőségének romlása ÉS jogszabályoknak való nem megfelelés (legalább két tényező) jelentkezik.

A hatás skála azt mutatja meg, hogy ha egyszer a jelzett kockázat bekövetkezett, annak mekkora hatása lesz az adott feladat szempontjából releváns tényezőre (idő, költség, minőség). Pl. A hiányos adatok a kontrolling jelentésben torzítja a Hivatal pénzügyi helyzetét.

12

A kockázatok jelentősége a bekövetkezés valószínűségének és a kockázat hatásának szorzatából adódik, értéke így 0 és 9 közé esik. 0-2 közötti értékek esetén kis kockázatról, 3-6 között közepes kockázatról, 7-9 között pedig jelentős kockázatról van szó.

2.2.2.

Kockázatok kezelhetősége

A kockázatok kezelhetőségének vizsgálata a hatás-valószínűség vizsgálat során közepesnek vagy jelentősnek minősített kockázatok további vizsgálatát jelentette abból a célból, hogy azon kockázatokat ki lehessen szűrni, amelyekre intézkedési javaslat megfogalmazása indokolt. A kezelhetőség-vizsgálat során a kockázatokat a következő szempontok alapján értékeltük: • Hatás kifejezhetősége: − Kifejezhető − Nem kifejezhető •

Hatás mértékegysége: − Pénz − Határidő − Minőség

•

Bekövetkezés valószínűségének befolyásolhatósága: − Befolyásolható − Részben befolyásolható − Nem befolyásolható

•

Hatás befolyásolhatósága: − Befolyásolható − Részben befolyásolható 13

− Nem befolyásolható •

Kockázat felmerülésének helye: − Belső − Külső

•

Kockázati tényező terjedelme: − Egy tevékenységet érint − Több tevékenységet érint

•

Kockázati tényező függetlensége: − Független − Nem független

•

Kockázati tényező gyakorisága: − Ismétlődő − Alkalmanként fellépő

A kockázatok kezelhetősége a bekövetkezés valószínűségének befolyásolhatósága, a hatás befolyásolhatósága és a felmerülés helye alapján került kiértékelésre. A kockázatok fent felsorolt 3 szempont szerinti kvantitatív értékelése az alábbiak szerint történt:

14

Bekövetkezés valószínűségének befolyásolhatósága befolyásolható részben befolyásolható nem befolyásolható Hatás befolyásolhatósága befolyásolható részben befolyásolható nem befolyásolható Kockázat felmerülésének helye belső kockázat külső kockázat

1 pont 0,5 pont 0 pont 1 pont 0,5 pont 0 pont 1 pont 0 pont

Az egyes kockázatoknak a fenti 3 oszlop alapján elért pontszámait összeadtuk, és a kockázatok kezelhetőségét minősítettük a következők szerint: Kezelhetőség minősítése jól kezelhető közepesen kezelhető rosszul kezelhető

Pontszám 2,5; 3 pont 1,5; 2 pont 0; 0,5; 1 pont

Ezután a kezelhetőség-vizsgálat pontszámát összeszoroztuk a hatás-valószínűség vizsgálat pontszámával, majd e szorzat alapján a legalább 18 pontot kapott kockázatokat jelöltük ki intézkedési javaslat megfogalmazása céljából. Az intézkedésekre kijelölt kockázatok között az egymással szorosan összefüggőeket azonosítottuk, ezekre együttesen fogalmaztunk meg intézkedéseket.

15

2.3.

Kockázatkezelés

Az alfejezet célja bemutatni az ELTE kockázatkezelési gyakorlatát.

2.3.1.

Fogalom meghatározások

A kockázat fogalma: A kockázat a főigazgatóság gazdálkodása tekintetében mindazon elemek és események bekövetkeztének valószínűsége, amelyek hátrányosan érintik a szervezet működését. A kockázatok elsődleges okai a következők: véletlenszerű események, hiányos ismeret, vagy információ, illetve az ellenőrzés hiánya és/vagy az ellenőrzés gyengesége a szervezetben. Eredendő kockázat, amely szabálytalanságok, vagy a megvalósítás során fellépő hibák előfordulásának kockázata. Ellenőrzési kockázat az eredendő kockázatokat meg nem előző, illetve fel nem táró folyamatba be nem épített ellenőrzési eljárásokból fakadó kockázat. A kockázatkezelés révén a főigazgatóság feltárja a kockázatot, másrészt megelőzi a nem kívánt esemény bekövetkeztét. A gazdálkodás területén a gazdasági főigazgató helyettes felelős a kockázatkezelés végrehajtatásáért. A kockázatkezelés feladatát az éves költségvetési tervezési, végrehajtási és beszámolási tevékenységekben kell érvényesíteni.

2.3.2.

A kockázatkezelés lépései

A kockázatkezelésért felelős vezetőknek tevékenységük során támaszkodniuk kell a belső ellenőrzés ajánlásaira, javaslataira. 16

A kockázatkezelés állandó, ciklikus folyamat, amely kiterjed a kockázat azonosítására és az azonosításra alkalmas keretek meghatározására, a kockázatok értékelésére, az elfogadható kockázati szint meghatározására, valamint a kockázatokhoz kapcsolódó lehetséges reakciók azonosítására. A kockázatokra adható válaszok megvalósíthatóságának mérlegelése, meggyőződés a tervezett válaszintézkedések hatékonyságáról, gazdaságosságáról. A válasz intézkedés megtétele és a kialakított keret rendszeres felülvizsgálata 2.3.3.

A kockázat azonosítása

A kockázatazonosítás célja annak megállapítása, hogy melyek a főigazgatóság gazdálkodási célkitűzéseit veszélyeztető fő kockázatok. A főigazgatóságon a kockázatok beazonosításának alkalmazott módszere a kockázatvizsgálat. A kockázatvizsgálat folyamatgazdája a gazdasági főigazgató helyettes. A kockázatvizsgálat elvégzésére munkacsoportokat hoznak létre a beosztottak kijelölésével. A munkacsoportok feladata, hogy felmérjék a tervezési egységük tevékenységének viszonylatát a fő célkitűzésekkel és meghatározzák a kapcsolódó kockázatokat. A munkacsoportok alapvető módszere az érintett területek alkalmazottaival folytatott interjú, amely alapján kialakítják a kockázati térképet. A kockázatok beazonosításának folyamatához a fő célkitűzéseket a Gazdasági főigazgató helyettes határozza meg. A fő célkitűzések száma legfeljebb tíz lehet. A kockázatfelmérés során a kockázatok megállapítása és a jelentősségük szerinti sorba állítása annak alapján történik, hogy mekkora az egyes kockázatok bekövetkezési valószínűsége és azok milyen hatással lehetnek a szervezetre, ha valóban felmerülnek. 2.3.4.

A kockázatok értékelése

A főigazgatóságon a gazdálkodási tevékenység kockázatainak kezelésére Kockázatkezelő Bizottságot kell létrehozni. A kockázatkezelő Bizottság vezetője a Gazdasági főigazgató helyettes.

17

A Kockázatkezelő Bizottság feladata: • • • • •

a szervezetet fenyegető legnagyobb kockázatok beazonosítása, annak meghatározása, hogyan reagáljon a kockázatokra a szervezet, a kockázatok rendszeres újraértékelése, saját eljárási rendjének meghatározása. elfogadható kockázati szint meghatározása

A feltárt kockázattal kapcsolatos reakciókat a Kockázatkezelő Bizottság által elviselhetőnek ítélt kockázati szint meghatározásával együtt kell eldönteni. Az elviselhető kockázati szinteket számszerűsíteni kell.

2.3.5.

Kockázati reakció

A négy alapvető kockázatkezelési stratégia az alábbi lehet: • • • •

kockázat átadása, kockázat elviselése, kockázat kezelése, kockázatos tevékenység befejezése.

A kockázat-nyilvántartás tartalmazza minden kockázatra kiterjedően: • • • •

annak fontosságát, a kockázatok kezelésére javasolt intézkedést, a felelős munkatárs nevét, azt, hogy vannak-e olyan folyamatba épített ellenőrzések, eljárások, amelyek biztosítják, hogy a szervezeti egység célkitűzései teljesüljenek 18

2.3.6.

Felülvizsgálat

A főigazgatóság hierarchikus rendszerének megfelelően a munkáltatói jogkört gyakorló vezetőnek a kockázatokért való felelősségeket is delegálniuk kell a megfelelő szintre. A kockázati környezet állandó változását is figyelembe véve a költségvetési év során folyamatosan nyomon kell követni a folyamatokat, frissíteni a megállapításokat, illetve ellenőrizni a megtett intézkedések hatásait. 2.4.

Szabálytalanság vizsgálat

A FEUVE alapvetően alkalmas arra, hogy a felmerülő szabálytalanságokat az ELTE észlelje. A FEUVE kialakítása során definiálásra kerülnek a folyamatba épített ellenőrzési pontok, és ezekhez kapcsolódóan az ellenőrzést végrehajtó személy és az ellenőrzések végrehajtásának gyakorisága. A folyamatba épített ellenőrzési pontok megfelelő módon szolgálják a szabálytalanságok megelőzését, a szabálytalanságok kezelésének módjával kapcsolatban azonban nem tartalmaznak további lépéseket. Bemutatásra került a kockázatok kezelésének rendszere is, amely szoros kapcsolatban van a FEUVE által szabályozott folyamatokkal. A kockázatok meghatározásakor a folyamatok tevékenységei jelentették a kiindulópontot, majd a kockázatok további elemzése következett: a hatás-valószínűség illetve kezelhetőségi vizsgálat elvégzése. A meglévő szabályozások nem fedik le a teljes működést, ami teret enged a szabálytalan, illetve nem szabályozott működésnek. A vezető mérlegelése során születik döntés, mely eseteket minősít szabálytalanságnak, és mely eseteket nem. A szabálytalanságok megelőzése fontos lépés, hiszen a szabálytalanságok kialakulását próbálja megakadályozni, ezzel csökkentve a működési kockázatokat. A szabálytalanságok kezelésének vizsgálatakor a szabálytalanságokat két csoportra bontjuk. A nagyobb súlyú szabálytalanságokat a Ktv. szabályozásainak megfelelően kell kezelni. Az 1992. évi XXIII. törvény a közalkalmazottak jogállásáról a fegyelmi felelősséget az alábbiak szerint határozza meg: 19

45. § (1) Fegyelmi vétséget követ el a közalkalmazott, ha a közalkalmazotti jogviszonyból eredő lényeges kötelezettségét vétkesen megszegi. (2) A fegyelmi vétséget elkövető közalkalmazottal szemben kiszabható fegyelmi büntetések: a) megrovás; b) az előmeneteli rendszerben történő várakozási idő legfeljebb egy évvel történő meghosszabbítása; c) a jogszabály alapján adományozott címtől való megfosztás; d) magasabb vezető, illetve vezető beosztás fegyelmi hatályú visszavonása, valamint e) elbocsátás. A szabálytalanságok kezelését a „komoly” esetekben (amikor a Ktv. szabályainak megsértése következik be, és az esetre fény derül), a Ktv. megfelelően szabályozza. Az ellenőrzési dokumentumok megőrzése és az ellenőrzésekről nyilvántartás vezetése a belső ellenőrzés feladata.

20

2.5.

Értékkészlet

A felelős szervezeti egység/ végrehajtó lehetséges körét, azaz az Értékkészletet a folyamatok bemutatása előtt egy önálló fejezetben mutatjuk be. Hallgató HÖK QUAESTURA Kari Tanulmányi Osztály munkatársa Oktatás adminisztráció Oktatási Igazgatóság vezetője Oktatási Igazgatóság munkatársa Gazdasági főigazgató Gazdasági főigazgató helyettes Műszaki főigazgató helyettes Pénzügyi Osztály vezetője Pénzügyi Osztály munkatársa Számviteli Osztály vezetője Számviteli Osztály munkatársa Informatikai igazgató Kontrolling Raktáros Pénztáros Bér és munkaügyi osztály vezetője Bér és munkaügyi osztály munkatársa Ellátási Osztály vezetője Ellátási Osztály munkatársa Információtechnológiai főosztályvezető Gazdálkodó egységek gazdasági vezetői Szervezeti egység gazdasági munkatársa Szervezeti egység munkaügyi munkatársa Szervezeti egység vezetője 21

Gazdálkodó egység vezetője Szervezeti egység Eszközgazda, felhasználó Vezető jogtanácsos Jogtanácsos Költséggazda Munkáltatói jogkör gyakorlója Munkavállaló Szenátus Rektor Rektori hivatal Főtitkár Bíráló bizottság Kari Tanács Gazdasági Tanács Gazdasági Bizottság Selejtezési Bizottság Közbeszerzési Főosztály vezetője Közbeszerzési Főosztály munkatársa Közbeszerzési munkacsoport Közbeszerzést kezdeményező szervezeti egység Egyszerűsített számla kiadására feljogosított munkatárs Képzést indító egység vezetője Nyomtatvány raktár munkatársa A lakásbizottság elnöke A lakásbizottság tagjai A lakásbizottság titkár Szociális és Jóléti Bizottság ügyintézője SAP workflow - ETR worklow

22

3.

Ellenőrzési nyomvonal

3.1.

Költségvetés tervezése

# Input Tevékenység 1.1. Éves egyetemi költségvetési javaslat összeállítása 1.1.1 Költséggazdák Fejlesztési többletigények egyedi tervei összeállítása (pl. beruházási, felújítási igények, új feladatok, stb)

Output Igényekről összesítő kimutatások

Felelős szervezeti egység / Végrehajtó

Saját bevételek körének tervévre történő kialakítása

Kimutatás a tervévi Gazdasági főigazgató, saját bevételek Gazdasági Tanács alakulásáról

1.1.3 Premisszák, jogszabályi változások

Kiemelt kiadási előirányzatok változtatási igényének számítása, indoklása

Kimutatás a tervévi Gazdasági főigazgató, kiemelt Gazdasági Tanács előirányzatok alakulásáról

1.1.4

Engedélyezett létszámkeret felülvizsgálata és a tervezési javaslathoz történő igazítása

Engedélyezett létszámkeret változása

Gazdasági főigazgató, Gazdasági Tanács

1.1.5 Új mutatók

Feladat- és teljesítmény mutatók kialakítása Egyetemi költségvetési javaslathoz szöveges indoklás készítése

Szak-feladatrend

Gazdasági főigazgató, Gazdasági Tanács Gazdasági főigazgató, Gazdasági Tanács

Költségvetési javaslat szöveges indoklása

U*

P*

K*

Gazdasági főigazgató, Műszaki főigazgató helyettes, Költséggazdák

1.1.2 Premisszák

1.1.6 Költséggazdák egyedi tervei

E*

23

1.1.7 Egyetemi költségvetési javaslat

Egyetemi költségvetési javaslat elfogadása

Egyetemi költségvetés

Gazdasági Bizottság,Szenátus

1.2. Elemi költségvetés elkészítése 1.2.1 PM tervezési körirat, költségvetési törvény

Költségvetési főszámok alábontása

1.2.2 PM tervezési körirat Az egyetemi gazdálkodó Gazdasági egységek gazdálkodási Bizottsági (GB) kereteinek és a központilag előterjesztés kezelt előirányzatok támogatási keretének igazítása a költségvetési főszámokhoz (főbb keretszámok)

Gazdasági főigazgató

- hallgatólétszám adatok: Oktatási Igazgatóság; alkalmazotti létszámadatok: Bér és Munkaügyi Osztály; közoktatási tanuló létszám: az iskolák adatszolgáltatása alapján; felújítási és közüzemi előirányzatok kidolgozása: Műszaki és Üzemeltetési Igazgatóság; funkcionális előirányzatok kidolgozása gazdálkodó egységenként és a tervezés koordinálása: Pénzügyi és Gazdasági főigazgató-helyettes

24

1.2.3

Az egyetemi gazdálkodó egységek gazdálkodási kereteinek és a központilag kezelt előirányzatok részletes megtervezése a keretszámok alapján

Kitöltött tervezési űrlapok, feladatmutató mellékletek, bértervezés mellékletek

Gazdálkodó egységek gazdasági vezetői

1.2.4

Elemi költségvetés és költségvetési alapokmány összeállítása, szöveges indoklás készítése

A PM által megküldött program alapján elkészített elemi költségvetés

Rektor, Gazdasági főigazgató, Gazdasági főigazgató helyettes

1.2.5 Elemi költségvetés

Intézményi elemi költségvetés továbbítása a felügyeleti szervnek


1.2.6

Költségvetési alapokmány közzététele


X

X

Ellenőrzés Ellenőrzési pont A fejezet költségvetési javaslatához történő adatszolgáltatáskor a benyújtott adatok valóságtartalmának, szakszerűségének ellenőrzése (pl. fejlesztési igények, saját bevételek tervei) „Külső” kincstári költségvetés tervezése Egyetemi költségvetés főbb keretszámai

Ellenőrzést végrehajtó

Ellenőrzés gyakorisága

Rektor

2 évente

Oktatási Minisztérium / Pénzügymininsztérium Gazdasági Bizottság, Gazdasági tanács,

Évente Évente 25

Ellenőrzési pont Részletes tervek

Ellenőrzést végrehajtó Rektor GMF kijelölt vezetői

Ellenőrzés gyakorisága Évente

26

Határidő Tevékenység

Határidő

A fejezet költségvetési javaslatához történő adatszolgáltatás Kincstári költségvetéshez adatszolgáltatás

A fejezet által megadott leadási határidő Az OM/PM által megadott leadási határidő A keretszámok ismertté válásától a GB elfogadásáig (általában novembertől január közepéig) PM tervezési köriratban megadott időpontig A kért időpontban

Elemi költségvetés főbb keretszámai Részletes tervek elkészítése Elemi költségvetés továbbítása a felügyeleti szervnek

3.2. #

Jelentések és költségvetési beszámolók összeállítása Input

Tevékenység

2.1. Költségvetési beszámoló készítése 2.1.1 A könyvvezetés utóellenőrzése (főkönyv, analitika) 2.1.2 Főkönyvi kivonat egyeztetése 2.1.3 Leltár, leltározás, (egyeztetés), jóváhagyása 2.1.4 Főkönyvi Könyvviteli mérleg kivonat összeállítása soronként, jóváhagyása 2.1.5 Főkönyvi Pénzforgalmi jelentés

Output


E*

U*

P*

K*

Könyvelési alapbizonylatok

Számviteli Osztály vezetője

X

Főkönyvi kivonat

Számviteli Osztály vezetője Számviteli Osztály vezetője Számviteli Osztály vezetője

X

Leltárak dokumentációi Mérleg (01-es űrlap)

Pénzforgalmi jelentés Számviteli Osztály

X

X

X X 27

kivonat

(02-10., 21-22., 24, 98. űrlap) A tárgyévben behajthatatlan Tájékoztató adatok követelésként leírt összegek (53.űrlap); és elengedett követelések behajthatatlan értékének figyelembe vétele követelések leírási kérelme és engedélyezése; elengedett követelések jegyzéke,

vezetője Számviteli Osztály vezetője

X

2.1.7

Előirányzat -maradvány levezetése Értékelés Bértáblák Feladatmutatók állománya


X

2.1.8

Eredménykimutatás összeállítása

X

2.1.9

Költségvetési előirányzatok és a pénzforgalom egyeztetése Immateriális javak, tárgyi eszközök és üzemeltetésre, kezelésre átadott, koncesszióba adott, vagyonkezelésbe vett, eszközök állományának

Pénzügyi Osztály vezetője, Számviteli Osztály vezetője Pénzügyi Osztály vezetője Számviteli Osztály vezetője Számviteli Osztály vezetője

2.1.6

2.1.10

űrlapjainak összeállítása

Előirányzatmaradvány kimutatás (42. űrlap) Értékelések (57, 58, 59 számú űrlap), Bértáblák (34, 35 számú űrlap) 37. számú űrlap Eredménykimutatás (30. űrlap) Kiegészítő melléklet (23. űrlap) Kiegészítő melléklet (38. űrlap)

X X

28

2.1.11

2.1.12

2.1.13 2.1.14 Intézményi beszámoló

2.1.15 Intézményi beszámoló

alakulása. Kötelezettségvállalások állományának alakulása

Kiegészítő melléklet (75. űrlap)

Pénzügyi Osztály vezetője, Számviteli Osztály vezetője

X

Intézményi (elemi) Szöveges beszámoló Pénzügyi Osztály vezetője költségvetési beszámoló Szervezeti egység szöveges indoklása; vezetője a) a gazdálkodás értékelése b) szakmai feladatok ellátásának értékelése Intézményi beszámoló Jóváhagyott Szenátus jóváhagyása intézményi beszámoló A költségvetési beszámoló Rektor, Gazdasági aláírása az intézmény főigazgató vezetője és az elkészítéséért felelős személyek által Beszámoló elküldése a Gazdasági főigazgató felügyeleti szerv részére helyettes

Év közbeni rendszeres és ad hoc jelentések készítése 2.2. Negyedéves mérlegjelentés összeállítása 2.2.1 A könyvvezetés Könyvelési Számviteli Osztály utóellenőrzése (főkönyv, alapbizonylatok vezetője, Pénzügyi analitika) Osztály vezetője, 2.2.2 Főkönyvi kivonat Főkönyvi kivonat Számviteli Osztály egyeztetése vezetője 2.2.3 Időközi mérlegjelentés Negyedéves mérleg Számviteli Osztály elkészítése vezetője 2.2.4 Időközi mérlegjelentés Negyedéves Gazdasági főigazgató

X

X 29

belső jóváhagyása mérlegjelentés 2.2.5 Negyedéves Negyedéves mérlegjelentés mérlegjelentés elküldése a felügyeleti szerv részére 2.3. Féléves beszámoló készítése 2.3.1 A könyvvezetés Könyvelési utóellenőrzése (főkönyv, alapbizonylatok analitika) 2.3.2

Főkönyvi kivonat egyeztetése 2.3.3 Féléves költségvetési beszámoló összeállítása 2.3.4 Féléves költségvetési beszámoló belső jóváhagyása 2.3.5 Féléves Féléves beszámoló beszámoló elküldése a felügyeleti szerv részére 2.4. Ad hoc lekérdezések, jelentések készítése 2.4.1 Lekérdezési igény felmerülésekor döntés az elemzés elkészítéséről 2.4.2 Feladat pontos meghatározása 2.4.3 Információgyűjtés és feldolgozás 2.4.4. Elemzés elkészítése 2.4.5 Ad hoc elemzés Elemzés továbbítása az igénylőnek

Főkönyvi kivonat Féléves beszámoló Féléves beszámoló

Gazdasági főigazgató helyettes Számviteli Osztály vezetője, Pénzügyi Osztály vezetője Számviteli Osztály vezetője Számviteli Osztály vezetője Gazdasági főigazgató

X

X

Gazdasági főigazgató helyettes Gazdasági főigazgató Kontrolling Kontrolling Ad hoc elemzés

Kontrolling Kontrolling

30

Ellenőrzés Ellenőrzési pont A könyvvezetés utóellenőrzése (főkönyv, analitika) Főkönyvi kivonat egyeztetése Leltár ellenőrzése

Könyvviteli zárás A beszámoló egyéb űrlapjainak és kiegészítő mellékleteinek ellenőrzése Éves költségvetési beszámoló Negyedéves mérlegjelentés Féléves beszámoló Ad-hoc beszámolók

Ellenőrzést végrehajtó Számviteli Osztály vezetője, Pénzügyi Osztály vezetője Számviteli Osztály vezetője Számviteli Osztály munkatársai, érvényesítő: Gazdasági- műszaki főigazgató Számviteli Osztály vezetője, érvényesítő: Gazdasági műszaki főigazgató és rektor Számviteli Osztály vezetője, érvényesítő: Gazdasági műszaki főigazgató és rektor Szenátus Gazdasági főigazgató helyettes Gazdasági főigazgató helyettes Gazdasági főigazgató helyettes

Ellenőrzés gyakorisága negyedévente negyedévente Évente Negyedévente

Évente alkalmanként alkalmanként alkalmanként

Határidő Tevékenység A könyvvezetés utóellenőrzése (főkönyv, analitika)

Főkönyvi kivonat egyeztetése

Leltár ellenőrzése

Határidő Éves, féléves beszámolás esetén: a beszámolási időszakot követő hónap 15-ig; az I. és a III. negyedéves mérlegjelentésnél: negyedévet követő 12-ig. Éves, féléves beszámolás esetén: a beszámolási időszakot követő hónap 15-ig; az I. és a III. negyedéves mérlegjelentésnél: negyedévet követő 12-ig. Tárgyévet követő év február 20-ig. 31

Tevékenység

Határidő

Könyvviteli mérleg jóváhagyása Pénzforgalmi jelentés űrlapjainak összeállítása A tárgyévben behajthatatlan követelésként leírt összegek és elengedett követelések értékének figyelembe vétele Előirányzat -maradvány összeállítása Költségvetési előirányzatok és a pénzforgalom egyeztetése Immateriális javak, tárgyi eszközök és üzemeltetésre, kezelésre átadott, koncesszióba adott, vagyonkezelésbe vett, eszközök állományának alakulása. Kötelezettségvállalások állományának alakulása Intézményi (elemi) költségvetési beszámoló szöveges indoklása Költségvetési beszámoló elküldése a felügyeleti szerv részére Negyedéves mérlegjelentés elküldése a felügyeleti szerv részére Féléves beszámoló elküldése a felügyeleti szerv részére

3.3. #

Tárgyévet követő év február 28-ig. Tárgyévet követő év február 28-ig, féléves beszámolónál július 20-ig Tárgyévet követő év február 20-ig. Tárgyévet követő év február 28-ig. Tárgyévet követő év február 20-ig Tárgyévet követő év február 28 Tárgyévet követő év február 28 Tárgyévet követő év április 15 Tárgyévet követő év február 28 Tárgyhónapot követő hónap 20. Július 31

Számviteli szabályalkotás Input

Tevékenység

3.1. Számviteli szabályzatok kialakítása 3.1.1 Jogszabályi Döntés új szabályzat(ok) előírások kialakításáról, meglevő módosításáról 3.1.2 Szabályozási tervezet elkészítése

Output


E*

U*

P*

K*

Gazdasági főigazgató Szabályozási tervezet

Gazdasági főigazgató helyettes, Pénzügyi osztályvezető, Számviteli 32

osztályvezető 3.1.3 Szabályozási tervezet 3.1.4 Változásjegyzék a beérkezett véleményekből

A tervezet véleményezése a gazdasági területen belül Beérkezett vélemények beépítése a tervezetbe

3.1.5

Tervezet véglegesítése

3.1.6

Tervezet jóváhagyása

3.1.7 Szabályzat

Szabályzat elküldése véleményezésre a felügyeleti szerv részére Az új / módosított szabályzat miatt az informatikai változtatás igényének felmérése, megfogalmazása, informatikai fejlesztés

3.1.8 Szabályzat

Vélemények

Gazdasági főigazgató helyettes

Véleményekkel Pénzügyi Osztály módosított munkatársa szabályozási tervezet Számviteli Osztály munkatársa Szabályozási Gazdasági főigazgató tervezet helyettes Számviteli politika, Szenátus számviteli rend, számlatükör, leltározási, értékelési, önköltségszámítás, vagyongazdálkodás, selejtezési, pénzkezelési, kiküldetési, pályázatkezelési szabályzat Gazdasági főigazgató helyettes Informatikai változtatás

Gazdasági főigazgató helyettes, Informatikai igazgató

33

megvalósítása 3.1.9 Szabályzat Belső szabályzat publikálása 3.2. Szigorú számadású nyomtatványok (SzSzNy) kezelése 3.2.1 SzSzNy-ok beszerzése Nyomtatványok 3.2.2 3.2.3

SzSzNy-ok sorszám szerinti átvétele Jegyzék készítése a nyomtatványokról

3.2.4

Nyomtatványok őrzése

3.2.5

Nyomtatványok kiadása használatra Nyomtatványok használata SzSzNy-ok elszámoltatása a felhasználókkal belelt tömb esetén Állományváltozás vezetése az SzSzNy nyivántartásban Őrzési idő lejárta után selejtezés és megsemmisítés

3.2.6 3.2.7

3.2.8 SzSzNy nyilvántartás 3.2.9

3.3. Számviteli bizonylatok és szerződések irattározása 3.3.1 Gazdálkodási bizonylatok csoportosítása a megőrzési idő szerint

SzSzNy-ok nyilvántartási jegyzéke

Gazdasági főigazgató, főtitkár Ellátási Osztály munkatársa Nyomtatvány raktáros SAP workflow Ellátási Osztály munkatársa Ellátási Osztály munkatársa Szervezeti egység gazdasági munkatársa Ellátási Osztály munkatársa SAP workflow

Selejtezési jegyzőkönyv, megsemmisítési jegyzőkönyv

Ellátási Osztály munkatársa

Pénzügyi Osztály munkatársa, számviteli o. munkatársa 34

3.3.2 Számviteli bizonylatok 3.3.3

Bizonylatok tárolása az irattárban az előírt időpontig Bizonylatok tárolási idejének ellenőrzése

3.3.4

Selejtezés

3.3.5 Selejtezési jegyzőkönyv

Megsemmisíthetőség megítélése

3.3.6 Megsemmisítendő és levéltározandó bizonylatok

Megsemmisítés vagy levéltárban való elhelyezés

Irattárba átadott bizonylatok listája

Számviteli osztály munkatársa

Számviteli osztály munkatársa, Pénzügyi Osztály munkatársa Selejtezési Számviteli osztály jegyzőkönyv munkatársa, Pénzügyi Osztály munkatársa Megsemmisítendő és Gazdasági főigazgató levéltározandó helyettes bizonylatok Megsemmisítési Számviteli osztály jegyzőkönyv munkatársa ,Pénzügyi Osztály munkatársa

Ellenőrzés Ellenőrzési pont Szabályozási tervezet jóváhagyása Év végi elszámolás a nyomtatványokkal (SzSzNy) Bizonylatok tárolási idejének ellenőrzése Megsemmisíthetőség megítélése Biztonságos tárolás ellenőrzés



Szenátus Számviteli Osztály munkatársa

folyamatos Évente

Számviteli Osztály munkatársa Gazdasági főigazgató helyettes Belső ellenőrzés

folyamatos folyamatos folyamatos

35

3.4. #

Pénzforgalmi főkönyvi könyvelés Input

Tevékenység

Output

4.1. Számlatükör módosítása 4.1.1 Számlarend Változtatási javaslat Számlatükör jogszabályi módosítások változtatási javaslat vagy belső igény miatt 4.1.2 Döntés a változtatás elfogadásáról 4.1.3 A számlatükör változtatásához kapcsolódó elemek specifikálása 4.1.4 A változtatás paraméterezése a gazdaságirányítási rendszerben 4.1.5 Tájékoztató kiadása a Módosított számlatükör változtatásáról számlarend 4.2. Könyvelési időszak zárási és nyitási feladatainak elvégzése 4.2.1 Zárási ütemterv kidolgozása Zárási ütemterv 4.2.2 4.2.3

Főkönyvi kivonat Zárási ütemterv

4.2.4 4.2.5

Zárómérleg

Könyvelést követő ellenőrzések Főkönyvet alátámasztó analitikák zárása Főkönyvi számlák zárása

Év megnyitása a főkönyvben 4.3. Előirányzat módosítások könyvelése

Zárómérleg


E*

U*

P*

K*

Számviteli Osztály munkatársai Gazdasági főigazgató Számviteli Osztály munkatársai Számviteli Osztály munkatársai Számviteli osztály vezetője

X

Számviteli osztály vezetője Számviteli Osztály munkatársai Számviteli Osztály munkatársai Számviteli Osztály munkatársai Számviteli Osztály vezetője 36

4.3.1

Szabályozói dokumentum

Szabályozói változások következtében szükséges előirányzat módosítás meghatározása Belső átcsoportosítási igény megfogalmazása

4.3.2. Belső átcsoportosítási igény 4.3.3 Bevétel változás Bevételi előirányzat összege módosítás miatt a bevételi összeg meghatározása és a kiadási oldal ehhez történő igazítása 4.3.4 Előirányzat Előirányzat módosítás / módosítási átcsoportosítás javaslat jóváhagyása 4.3.5 Előirányzat változtatás rögzítése 4.3.6 Keretváltozás rögzítése

Előirányzat módosítási javaslat

Gazdasági főigazgatóhelyettes

Előirányzat módosítási javaslat

Költséggazda

Kiadási oldal változás

Pénzügyi Osztály munkatársa

Rögzített előirányzat változtatások Keretmódosítások


X

Pénzügyi Osztály munkatársa Pénzügyi Osztály munkatársa

X

X

X

X

Ellenőrzés Ellenőrzési pont Számlatükör kiadás előtti ellenőrzése (az igényeknek megfelelően történt-e a változtatás és a paraméterezés) Zárási ütemterv felülvizsgálata / jóváhagyása a megvalósíthatóság szempontjából Főkönyvi kivonatok ellenőrzése Előirányzat módosítási javaslat / Átcsoportosítás jóváhagyása (Indokoltság és



Számviteli osztály vezetője

Évente

Számviteli osztály vezetője

Negyedéves

Számviteli osztály vezetője Gazdasági főigazgató

havonta eseti 37

Ellenőrzési pont


összegszerűség helyességének ellenőrzése) Rögzített keret és előirányzat változás ellenőrzése


Számviteli osztály vezetője, Pénzügyi osztályvezető

eseti

Határidő Tevékenység Előirányzat és keretváltozás rögzítése 3.5. #

Jóváhagyást követő 8 nap

Banki könyvelés Input

5.1.

Számlák

5.2

Bankkivonat, számlabizonylatok

5.3

Bankkivonat, számlabizonylatok

5.4 5.5

Határidő

Függő tételek

Tevékenység Beérkező számlák iktatása Követeléseket tartalmazó bizonylatok bankkivonattal való összevetése Kötelezettségeket tartalmazó bizonylatok bankkivonattal való összevetése Banki tételek könyvelése Függő-átfutó-kiegyenlítő tételek könyvelése

Output Számlabizonylatok Függő tételek (pl. téves vevői utalás)

Felelős szervezeti egység / Végrehajtó Számviteli Osztály

Függő tételek (pl. téves szállítói kiegyenlítés)

Számviteli Osztály, Pénzügyi Osztály munkatársa Számviteli Osztály, Pénzügyi Osztály munkatársa

Lekönyvelt tételek Lekönyvelt tételek

Számviteli Osztály Számviteli Osztály

E*

U*

P*

K*

X X X

X

X

X X

38

Ellenőrzés Ellenőrzési pont


Bankkivonat és számlák összevetése Függő-átfutó-kiegyenlítő forgalom utalványozása, jóváhagyása

3.6. #

napi folyamatos

Pénzügyi Osztály munkatársa Költséggazda

Pénztári könyvelés Input

Tevékenység

6.1. Készpénz- és valutakészlet biztosítása 6.1.1 Igénylő Készpénz igénylése a nyomtatványok MÁK felé 6.1 Kiszállított készpénz pénztárban való elhelyezése, rögzítése 6.2. Készpénzes előlegek kezelése 6.2.1 Felvételi igény Előleg felvételi igény jóváhagyása 6.2.2 6.2.3

Utalványrendelet, készpénzfelvételi bizonylat

6.2.4

Teljesítésigazolás Számla Előleg-

6.2.5


Utalványrendelet készítése Előleg kifizetés lebonyolítása Teljesítés és számla ellenőrzése Készpénzes előleg

Output Készpénzfelvételi utalvány pénztári nyilvántartás

Jóváhagyott előleg felvételi igény bizonylata Utalványrendelet SAP nyilvántartásba vétel, Kiadási pénztárbizonylatok


E*

pénztáros

X

pénztáros

X

Szervezeti egység vezetői,

U*

P*

K*

X X

X

Költséggazda Pénzügyi Osztály munkatársa, pénztáros

X

X

X

X

Költséggazda SAP előleg

Pénzügyi Osztály

X

X

39

6.2.6

nyilvántartások rendezése

elszámolás

Előlegelszámolás alapbizonylatai

Előleg elszámolás alapján a pénztári be- és kifizetések lebonyolítása Pénztári dokumentumok vezetése

nyilvántartás,Kiadási és bevételi pénztárbizonylatok SAP pénztári nyilvántartás

munkatársa Pénztáros

Ellenőrzés Ellenőrzési pont Pénztári dokumentumok ellenőrzése Készpénzigénylés (banknál bejelentett személyek, cégszerű aláírás) Utalványozás és ellenjegyzés



Pénztárellenőr Pénzügyi osztály vezetője

Rendszeres Folyamatos

Utalványozásra jogosult, ellenjegyző

Folyamatos

Határidő Tevékenység Készpénzkészlet biztosítása

Határidő A készpénzfelvételt megelőzően 2 munkanappal

40

3.7.

Befektetett eszközök analitika vezetése

Input Szállítólevél

Tevékenység Új eszköz fizikai átvétele

7.3

Számla

Új eszköz üzembe helyezése, bevételezése, leltárba vétele Számla felszerelése, továbbítása a Pénzügyi Osztályra

Állományba vételi lap Bevételezési bizonylat

Felelős szervezeti egység / Végrehajtó E* Eszközgazda, felhasználó Szervezeti egység gazdasági munkatársa Közbeszerzési Főosztály X munkatársa

7.4

Bevételezési bizonylat

Utalványozás

Utalványrendelet

Kötelezettségvállaló

7.5

Utalványrendelet

Havi gazdasági feldolgozás

7.6

Számla, utalványrendelet

Számla kiegyenlítése

# 7.1 7.2

7.7

7.8

Output

Eszköz kivezetése Kivezetés nyilvántartásból (selejtezés, dokumentációja megsemmisülés, eladás, térítés nélküli átadás stb.) Kivezetés dokumentációja

ÉCS kiszámítása és feladás a könyvelés felé

ÉCS elszámolás

Pénzügyi főosztály munkatársa, Számviteli osztály munkatársa Pénzügyi főosztály munkatársa Számviteli osztály munkatársa


U*

P*

K*

X X

X

X X

X

41

7.9

Megsemmisülési jegyzőkönyv

Terven felüli ÉCS megállapítása ÉCS elszámolás


X




Állománybavételi lap dokumentum kitöltése és aláírása


Folyamatos

Keretellenőrzés

Költséggazda, Pénzügyi főosztály munkatársa Pénzügyi főosztály munkatársa Pénzügyi főosztály munkatársa, Számviteli osztály munkatársa Gazdasági főigazgató helyettes

Folyamatos

Számla formai, alaki ellenőrzése Közbeszerzés formai, alaki, pénzügyi ellenőrzése Terven felüli écs elszámolásának jóváhagyása

Folyamatos Folyamatos Folyamatos

Határidő Tevékenység Eszköz aktiválása üzembe helyezési bizonylat alapján

Határidő Bizonylat megérkezését követő 8 napon belül

42

3.8.

Készletanalitika vezetése

#

Input

8.1

Szállítólevél

8.2.

Tevékenység Cikkek fizikai átvétele a szállítólevél alapján Árubeérkezés rögzítése

8.3.

Számla

Számlák előzetes rögzítése, felszerelése és továbbítása a Pénzügyi Osztályra

8.4

Belső igénylőlap

Igények alapján a cikkek fizikai kiadása Árukiadás rögzítése Jegyzőkönyvek alapján az egyéb készletmozgások (selejt, hiány, többlet) folyamatos és mozgás nemenkénti bizonylatolása Adatszolgáltatás a mérlegjelentés összeállításához a készletekről a Gazdasági főigazgatóságnak

8.5 8.6

8.7

Jegyzőkönyvek

Output Bevételezési bizonylat Árubeérkezési bizonylat

Felelős szervezeti egység / Végrehajtó Raktáros

E*

U*

Raktáros Közbeszerzési Főosztály munkatársa, Pénzügyi Osztály munkatársa Számviteli Osztály munkatársa Raktáros

Anyagbizonylat Selejtezést-, hiánytés többletet igazoló bizonylatok

Raktáros Számviteli Osztály vezetője

Lista a raktáron lévő új készletekről Feladás a készletszámlákon való készletváltozások könyveléséhez

SAP workflow Számviteli Osztály vezetője

P*

K*

X X

X

X X

43




Megrendelés, szerződés alapján mennyiségi és Áruátvevő minőségi megfelelés

Folyamatos

Készletmozgás és készletérték Keretgazda Csatolt dokumentumok megléte és Keretgazda megfelelősége (számla, bevételezési bizonylat, kötelezettségvállalási lap)

Időszakos Időszakos


Határidő

Adatszolgáltatás a mérlegjelentés összeállításához a készletekről a folyamatos Gazdasági főigazgatóságnak 3.9. #

Leltározás Input

9.1.

Leltározási szabályzat

9.2.

Leltározási szabályzat Egyetemi leltározási

9.3

Egyetemi leltározási ütemterv (szervezeti egységekre bontva) elkészítése Leltározási utasítás kiadása

Egyetemi leltározási ütemterv

Felelős szervezeti egység / Végrehajtó Rektor (Számviteli osztály előkészít)

Leltározási utasítás

Rektor

Leltározás előkészítése

Jegyzőkönyv


Tevékenység

Output

E*

U*

P*

K*

44

ütemterv 9.4 9.5

Leltárfelvétel Leltárak körzetenkénti feldolgozása

9.6

Intézményi leltáreredmény megállapítása

9.7 9.8

Leltárívek Leltárzáró jegyzőkönyv

Leltáreltérés okainak feltárása Mérleget alátámasztó vizsgálati jegyzőkönyv

Leltáreltérés miatt az analitikus nyilvántartás rendezése, hiányok / többletek számviteli elszámolása

Összefoglaló leltározási jegyzőkönyv Vizsgálati jegyzőkönyv Gazdasági főigazgatói előterjesztés a számviteli rendezésre, engedélyezésre, Leltárzáró jegyzőkönyv

Leltározók Szervezeti egység vezető, leltározó, leltárellenőr Leltárellenőrzési csoport vezetője Számviteli Osztály vezetője Rektor

X X

Ellenőrzés Ellenőrzési pont Leltárelőkészítő jegyzőkönyv Leltárívek és egyéb kapcsolódó kimutatások Leltárzáró jegyzőkönyv Leltáreltérés okainak feltárásáról készült vizsgálati jegyzőkonyv

Ellenőrzést végrehajtó Leltározó Leltárellenőr Gazdasági szervezet kijelölt munkatársa


Ellenőrzés gyakorisága Évente Folyamatos Évente folyamatos

45

Határidő Tevékenység Egyetemi leltározási ütemterv (szervezeti egységekre bontva) elkészítése Leltározási utasítás kiadása Leltárak körzetenkénti feldolgozása Intézményi leltáreredmény megállapítása Leltáreltérés okainak feltárása

Határidő Leltározás előtt 1 hónap Leltározás előtt 1 hét Leltárfelvételt követő 1 héten belül Leltárfelvételt követő 30 napon belül Leltárfelvételt követő 8 napon belül

46

3.10. # 10.1

10.2 10.3

10.4 10.5

10.6

10.7

Selejtezés és hasznosítás Input Szabályzat a selejtezésről, hasznosításról, Felmérési utasítás

Tevékenység

Output

Felelős szervezeti egység / Végrehajtó Szervezeti egység vezető

A feleslegessé vagy selejtessé vált eszközök, készletek feltárása

Feleslegessé vagy selejtessé vált vagyontárgyak jegyzéke

Feleslegessé vált eszközök, készletek hasznosításának kezdeményezése Felesleges eszközök, készletek hasznosításának jóváhagyása, Gazdasági Főigazgató ellenjegyzés Feleslegessé vált eszközök intézményen belüli hasznosítása Sikertelen belső hasznosítás esetén a felesleges vagyontárgyak intézményen kívüli hasznosítása Külső hasznosítás bérbeadással

Hasznosítási javaslat

Szervezeti egység vezető

Jóváhagyott hasznosítási javaslat


Átadás-átvételi bizonylat, feleslegjelentés


Külső hasznosítás értékesítéssel


Bérleti szerződés Átadás-átvételi bizonylat Jegyzőkönyv - pályázati dokumentáció

E*

U*

P*

K*

X

X X

Gazdálkodó egység vezetője Rektor, Gazdasági főigazgató 47

10.8

Külső hasznosítás térítésmentes átadással

10.9

Külső hasznosítással kapcsolatos számlakibocsátás

10.10

Feleslegessé, illetve rendeltetésszerű használatra alkalmatlanná vált vagyontárgyak leértékelése, selejtezése Eszközök kivezetése, készletként visszavételezése

10.11

elkészítése - ajánlatok kiértékelése - szerződés, átadásátvételi bizonylat - KVI és az egyetem között létrejövő Megbízási szerződés az értékesítés lebonyolításáról Szerződés Átadás-átvételi bizonylat Számla

Selejtezési, leértékelési jegyzőkönyv Készlet visszavételezési bizonylat

gazdálkodó egység vezetője

Szervezeti egység vezető Szervezeti egység gazdasági munkatársa, Pénzügyi osztály munkatársa Selejtezési Bizottság

X


X

X

X



Ellenőrzés gyakorisága 48

Ellenőrzési pont Feleslegessé vagy selejtessé vált vagyontárgyak jegyzéke, eszközanalitikából beárazva Átadás-átvételi bizonylat, feleslegjelentés a belső hasznosításkor Bérleti szerződés, átadás-átvételi bizonylat, jegyzőkönyv bérbeadáskor

Értékesítéskor: - pályázati dokumentáció elkészítése (értékbecslés, egyéb engedélyek) - ajánlatok kiértékelése - szerződés, átadás-átvételi bizonylat - KVI és az egyetem között létrejövő Megbízási szerződés az értékesítés lebonyolításáról Térítésmentes átadáskor szerződés, átadásátvételi bizonylat, jegyzőkönyv bérbeadáskor Selejtezési, leértékelési jegyzőkönyv



Gazdálkodási jogkörrel rendelkező vezető

Eseti

Gazdasági szervezet kijelölt munkatársa

Eseti

a) gazdálkodó egység pénzügyi vezetője/ügyintézője b) 3 hónapot meghaladó helyiség bérbeadás esetén a gazdasági főigazgató az ellenjegyző

Eseti

Eseti a) gazdasági műszaki főigazgató b) Rektori Hivatal c) Bíráló Bizottság

gazdasági műszaki főigazgató által delegált munkatárs Rektor

Eseti

Határidő Tevékenység A feleslegessé vagy selejtessé vált eszközök, készletek feltárása Selejtezési jegyzőkönyv leértékelései rektor által jóváhagyva

Határidő Éves leltárfelvételt megelőzően, illetve folyamatos Negyedévet követő hónap 10-ig

49

3.11. #

Keretgazdálkodás Input

11.1. Keretnyitás 11.1.1 Előirányzatok 11.1.2 11.1.3 11.1.4 11.1.5

Pénzügyi központokra rögzített előirányzatok

Tevékenység Előirányzatok lebontása pénzügyi központokra Törzsadatok rendelkezésre állásának ellenőrzése Keretösszegek rögzítése pénzügyi központokra Pénzösszeg megérkezésének ellenőrzése Keretösszeg felhasználásának engedélyezése

11.2. Előirányzatok keretkönyvelése 11.2.1 OM határozat Eszköz zárolása 11.2.2 11.2.3 11.2.4 11.2.5

Megbízási szerződés Kérelem OM pótelőirányzat

Pénzeszköz lekötése Átkönyvelés Pótlás Pénzeszköz foglalása

Output


E*

U*

P*

K*

Pénzügyi Osztály munkatársa Pénzügyi Osztály munkatársa Pénzügyi Osztály munkatársa Pénzügyi Osztály munkatársa Gazdasági főigazgató

Számviteli Osztály munkatársa Számviteli Osztály munkatársa Számviteli Osztály munkatársa Számviteli Osztály munkatársa Számviteli Osztály munkatársa

X X X X X 50

11.2.6

OM határozat

Eszköz visszaadása

Számviteli Osztály munkatársa

X

Ellenőrzés Ellenőrzési pont Keretnyitáskor a pénzösszeg megérkezésének ellenőrzése Keret felhasználásának engedélyezése

3.12. #




Eseti


Eseti

Hallgatói pénzügyek adminisztrációja Input

Tevékenység

12.1. Hallgatói befizetések feldolgozása 12.1.1 Felvett kreditek Hallgatói fizetési száma, kötelezettség megállapítása meghirdetett képzések, kollégiumi nyilvántartás, tanulmányi szerződés, ELTE Hallgatói juttatások és

Output Hallgatói fizetési kötelezettség


E*

U*

P*

K*

Kari Tanulmányi Osztály munkatársa

51

12.1.2 12.1.3

12.1.4 12.1.5

térítési díjak szabályzata Készpénzes csekk Átutalás Nyilatkozat a befizetésről

Hallgatói számla

Befizetések teljesítése (átutalás vagy csekk), fizetési nyilatkozat kitöltése Fizetési nyilatkozat rögzítése az oktatásadminisztrációs rendszerben Számla kiállítása Hallgatói számlák feladása

Hallgatói Feladás átvétele, hallgatói befizetések kötelezettség beolvasása állomány 12.2. Hallgatói kifizetések kezelése 12.2.1 ELTE Hallgatói Hallgatói juttatások juttatások és megtervezése (tanulmányi, térítési díjak szociális és egyéb szabályzata ösztöndíjak, lakhatási támogatás, tankönyv- és jegyzettámogatás) 12.2.2 Hallgatói juttatási keretek felosztása 12.2.3 Keretösszeg közlése a felelősökkel 12.2.4 Hallgatói Giro állomány összeállítása juttatások listája (névjegyzék és összegek a tanulmányi, szociális és

Nyilatkozat a befizetésről

Hallgató

X

Oktatási Igazgatóság munkatársa Hallgatói számla Hallgatói befizetések állomány

12.1.6

Kari Tanulmányi Osztály SAP workflow Számviteli Osztály munkatársa

X

Következő évi egyetemi költségvetés része

Oktatási Igazgatóság vezetője, Gazdasági főigazgató helyettes, HÖK

X

Megállapított juttatási keretszámok

Pénzügyi Osztály munkatársa Gazdasági főigazgató helyettes Oktatási Igazgatóság munkatársa

X

Giro állomány

52

egyéb ösztöndíjakról, lakhatási támogatásról, tankönyv- és jegyzettámogatás ról) 12.2.5 12.2.6

Giro állomány, feladás hallgatói kifizetésekről

12.2.7 12.2.8

12.2.9

Sikertelen utalások listája

Feladás a gazdaságirányítási rendszer felé Feladás és giro állomány egyeztetése, feladás beolvasása Giro állomány feldolgozás, juttatások utalása Értesítés sikertelen utalásokról az oktatásadminisztrációs rendszer felé Adatok felülvizsgálata

12.2.1 A kifizetéshez szükséges 0 adatok módosítása 12.3. Hallgatóknak szóló igazolások kiállítása 12.3.1 Fizetési Hallgatói igazolás kiállítása nyilatkozat

12.3.2

Ösztöndíjigazolás Igazolás / számla postai , tandíjigazolás, előkészítése vagy felnőttképzési személyes átvétel

Feladás hallgatói kifizetésekről

SAP workflow Pénzügyi Osztály munkatársa

Sikertelen utalások listája


X X

Kari Tanulmányi Osztály munkatársa Kari Tanulmányi Osztály munkatársa Ösztöndíj igazolás, tandíjigazolás, felnőttképzési igazolás, készpénzes hallgatói számla

Kari Tanulmányi Osztály munkatársa

QUAESTURA

53

12.3.3 12.3.4

12.3.5

igazolás, készpénzes hallgatói számla Hallgatói be- és kifizetések állomány Kontroll adatszolgáltatás (kari) Kontroll adatszolgáltatás

Kontroll adatszolgáltatás előállítása Kontroll adatszolgáltatás ellenőrzése, szükség esetén az adatállomány módosítása Kontroll adatszolgáltatás véglegesítése és továbbítása az APEH-nak

Kontroll adatszolgáltatás (kari) Kontroll adatszolgáltatás

ETR worklow

Kontroll adatszolgáltatás

Oktatási igazgatóság munkatársa

Oktatási igazgatóság munkatársa

Ellenőrzés Ellenőrzési pont Nyilatkozat hallgatói befizetésről Hallgatói juttatások terveinek ellenőrzése Hallgatói juttatások listája - tanulmányi ösztöndíj - szociális ösztöndíj - köztársasági ösztöndíj - tankönyv- és jegyzettámogatás - lakhatási támogatás Hallgatói adatok felülvizsgálata Giro állomány hallgatói kifizetésekről

Ellenőrzést végrehajtó Oktatási Igazgatóság munkatársa GB, Gazdasági főigazgató Oktatási Igazgatóság munkatársa, HÖK, Kari Tanulmányi Osztályok munkatársai

Kari Tanulmányi Osztályok munkatársai Pénzügyi Osztály vezetője

Ellenőrzés gyakorisága folyamatos folyamatos Típustól függően - szemeszterenként - szemeszterenként - évente - szemeszterenként - szemeszterenként Szemeszterenként Eseti

54

Határidő Tevékenység Hallgatói juttatások tervezése Hallgatóknak juttatandó tankönyv- és jegyzettámogatás meghatározása, rendelkezésre állása Lakhatási támogatás pénzügyi kiegyenlítése Tanulmányi ösztöndíj utalása Rendszeres szociális ösztöndíj utalása

3.13.

Tárgyévet megelőző év november Szemeszterenként a beiratkozást követő 30 napon belül Félévente 5 hónapig, adott hónap 10-ig Félévente 5 hónapig, adott hónap 10-ig Félévente 5 hónapig, adott hónap 10-ig

Adók kezelése

# Input Tevékenység 13.1 ÁFA bevallás készítése 13.1.1 ÁFA analitika lekérdezése 13.1.2

Határidő

ÁFA analitika

13.1.3 13.1.4

ÁFA bevallás

13.1.5

ÁFA bevallás

ÁFA analitikus nyilvántartás kiegészítése Intézményi ÁFA bevallás elkészítése Intézményi ÁFA bevallás jóváhagyása ABEV bevallás elkészítése és továbbítása az adóhatóságnak

Output ÁFA analitika

ÁFA bevallás ÁFA bevallás APEH ÁFA bevallás

Felelős szervezeti egység / Végrehajtó Pénzügyi Osztály munkatársa Pénzügyi Osztály munkatársa Pénzügyi Osztály munkatársa Gazdasági főigazgató helyettes Pénzügyi Osztály munkatársa

E*

U*

P*

K*

X X

55

13.1.6

ÁFA követelés kifizetés elrendelése 13.1.7 ÁFA bevallás ÁFA fizetési kötelezettség teljesítése 13.1.8 APEH ÁFA bevallás pénzügyi teljesítés könyvelése 13.1.9 ÁFA pénzbeérkezés és ÁFA kifizetés ellenőrzése 13.2. SZJA, járulékok és egyéb adók bevallása 13.2.1 Bér- és egyéb jövedelemfizetési kötelezettség lekérdezése 13.2.2 Nettó bérkötelezettség Bérek és megállapítása jövedelmek utáni SZJA és járulékfizetési kötelezettség

Pénzügyi Osztály vezetője Pénzügyi Osztály munkatársa Számviteli Osztály vezetője Pénzügyi Osztály vezetője

13.2.3


13.2.4

13.2.5

ÁFA bevallás

Természetbeni juttatások lekérdezése Fizetendő járulékok Természetbeni juttatások utáni, Természetbeni analitika, és egyéb adók fizetési juttatások után Egyéb adók kötelezettség megállapítása SZJA és analitika járulékfizetési kötelezettség, Egyéb adók fizetési kötelezettség Fizetendő járulékok Reprezentációhoz kapcsolódó Reprezentációhoz analitika éves bevallás összeállítása kapcsolódó éves bevallás

X

X

X

X

X X

X

Pénzügyi Osztály munkatársa Bér és munkaügyi osztály munkatársa


56

13.2.6

Intézményi bevallás elkészítése Intézményi SZJA és járulékbevallás

Bér és munkaügyi osztály munkatársa

X

13.2.7

Intézményi SZJA és járulékbevallás jóváhagyása

X

13.2.8

ABEV bevallás elkészítése és továbbítása az adóhatóságnak SZJA és járulékfizetési kötelezettség teljesítése SZJA és járulék bevallás pénzügyi teljesítés könyvelése Befizetés ellenőrzése

Bér és munkaügyi osztályvezető, Gazdasági főigazgató helyettes Bér és munkaügyi osztály munkatársa Pénzügyi Osztály munkatársa Számviteli Osztály vezetője Pénzügyi Osztály vezetője

13.2.9

SZJA és járulékfizetési kötelezettség

APEH SZJA és járulék bevallás

13.2.10 13.2.11

APEH SZJA és járulék bevallás

X X X

X

X

Ellenőrzés Ellenőrzési pont ÁFA analitika APEH ÁFA bevallás Intézményi SZJA és járulékbevallás APEH SZJA és járulékbevallás Adófizetési kötelezettség teljesítése

Ellenőrzést végrehajtó Pénzügyi Osztály vezetője Gazdasági főigazgató helyettes Bér-munkaügyi osztályvezető,Pénzügyi Osztály vezetője Gazdasági főigazgató helyettes Pénzügyi Osztály vezetője

Ellenőrzés gyakorisága havonta havonta havonta havonta havonta

57

Határidő Tevékenység APEH ÁFA bevallás APEH SZJA és járulék bevallás 3.14. #

Határidő Tárgyhónapot követő 20-a Tárgyhónapot követő 12-e

Maradványgazdálkodás Input

Tevékenység

14.1 Analitikák, főkönyv

Adatgyűjtés tárgyévi maradványokról

14.2 Szerződések

Kötelezettségvállalással terhelt maradványok dokumentáltságának ellenőrzése Maradványösszegek megállapítása

14.3 14.4 Maradványösszeg

Következő évi maradvány felhasználás megtervezése

14.5

Adatszolgáltatás az OM részére a maradvány felhasználásáról Maradvány felhasználás jóváhagyása Maradvány felhasználás rögzítése

14.6 Maradványösszeg 14.7 Költséggazdák keretei

Output Információk a tárgyévi maradványokról Ellenőrzött kötelezettségvállalás sal terhelt maradványok Maradványösszeg

Elkészített adatszolgáltatás Költséggazdák keretei

Felelős szervezeti egység / Végrehajtó Számviteli osztály munkatársa Költséggazda

E*

U*

P*

K*

X

Számviteli osztály munkatársa, Pénzügyi főosztály munkatársa Számviteli osztály munkatársa, Pénzügyi főosztály munkatársa Gazdasági főigazgató helyettes Gazdasági Tanács, Szenátus Pénzügyi főosztály munkatársa, Számviteli osztály munkatársa

X X

58

Ellenőrzés Ellenőrzési pont Kötelezettségvállalással terhelt maradványok dokumentáltságának ellenőrzése Leírt maradványok rögzített nagyságának és a keretnövelés rögzített nagyságának ellenőrzése



Költséggazda

folyamatos


Évente


Határidő

Adatgyűjtés tárgyévi maradványokról Kötelezettségvállalással terhelt maradványok dokumentáltságának ellenőrzése Maradványösszegek megállapítása Adatszolgáltatás és engedélykérés az OM-től a maradvány felhasználására

Február 15 Február 20

Maradvány felhasználás jóváhagyása

Április 30

Február 25 Február 28

59

3.15. #

Szerződések kezelése Input

15.1 Szerződéskötés 15.1.1

Tevékenység Szerződés előkészítése

Output

Szakmailag kidolgozott szerződéstervezet 15.1.2 SzerződésSzerződés jogi ellenőrzése és Szerződés tervezet ellenjegyzése 15.1.3 Szerződés gazdasági Szerződés ellenőrzése és ellenjegyzése 15.1.4. Szerződés aláírása Szerződés 15.2. Szerződések nyilvántartása 15.2.1 Szerződés Szerződések csoportosítása a megőrizendő időtartam szerint 15.2.2 Szerződés Szerződések rögzítése a Irattárba átadott szervezeti egységeknél a szerződések listája lokális szerződésnyilvántartási rendszerben és a lokális irattárban tárolás az előírt időpontig 15.2.3 Selejtezés Selejtezési jegyzőkönyv 15.2.4 Megsemmisítés vagy Megsemmisítési levéltárban való elhelyezés jegyzőkönyv


E*

U*

P*

K*

Szakmai felelős Jogtanácsos

X


X

Költséggazda

X

Költséggazda, főtitkár, Gazdasági főigazgató Költséggazda, főtitkár, Gazdasági főigazgató

Költséggazda, főtitkár, Gazdasági főigazgató Költséggazda, főtitkár Gazdasági főigazgató

60



Szerződéstervezet Szerződés jogi ellenőrzése, szignálása Szerződés gazdasági ellenjegyzése Szerződés aláírása Szerződések tárolási idejének ellenőrzése Megsemmisíthetőség megítélése

3.16.

#

Szakmai felelős Jogtanácsos Gazdasági főigazgató Rektor, Költséggazda Költséggazda, főtitkár Gazdasági főigazgató Költséggazda, főtitkár Gazdasági főigazgató

Ellenőrzés gyakorisága Eseti Eseti Eseti Eseti Évente Évente


Input

16.1. Státusznyilvántartás 16.1.1 Kinevezés, kinevezés megszüntetése

Felelős szervezeti Tevékenység Output egység / Végrehajtó Humánerőforrás nyilvántartások kezelése Előzetes státuszellenőrzés

Ellenőrző lista

E*

U*

P*

K*

Szervezeti egység munkaügyi munkatársa

61

16.1.2

Kinevezés, kinevezés megszüntetése

16.1.3

Ellenőrző lista

Módosítások átvezetése a nyilvántartáson

Státusz nyilvántartási lista


Státusznyilvántartás ellenőrzése 16.2. Távollét nyilvántartás kezelése 16.2.1 Jelenléti ív Jelenléti ívek összegyűjtése

Státusz nyilvántartási lista

Bér és munkaügyi osztály vezetője

16.2.2

Jelenléti ív

Változásjelentés kitöltése és továbbítása

Havi változásjelentés, táppénzes papír, pótléktábla

16.2.3

Havi változásjelentés, táppénzes papír, pótléktábla

Dokumentumok feldolgozása

Betegszabadság nyilvántartása, GYES, GYED határozat, táppénzes papír, feldolgozott pótléktábla


Személyi dosszié


Értesítés orvosi alkalmassági vizsgálatról


16.2.4

Feldolgozott havi Irattározás változásjelentés 16.3. Orvosi alkalmasság nyilvántartása 16.3.1 Közalkalmazott értesítése orvosi alkalmassági vizsgálat szükségességéről 16.3.2

Orvosi vizsgálat eredménye

Orvosi alkalmassági eredmény feldolgozása

X

Szervezeti egység munkaügyi munkatársa Szervezeti egység vezetője


X

62

16.3.3

Orvosi vizsgálat eredménye

Irattározás

Személyi dosszié


Munkaerő felvétel és kiléptetés 16.4 Hirdetés, pályázatok megjelentetése és munkaerő kiválasztása 16.4.1 Munkaköri leírás Igény megfogalmazása Levél, formanyomtatvány munkaerő igényről 16.4.2

Levél, formanyomtatvány munkaerő igényről

16.4.3

Munkakör meghirdetése vagy Pályázati kiírás pályázati kiírás készítése Pályázati kiírás Pályázati kiírás jóváhagyása Önéletrajz, pályázat Beérkező jelentkezések fogadása Pályázat Szükség esetén bíráló bizottság felállítása és kari tanácsi véleményezés

16.4.4 16.4.5 16.4.6

16.4.7

Pályázat, jelentkezés

Igény jóváhagyása

Szervezeti egység vezető Munkáltatói jogkör gyakorlója Szervezeti egység, Rektori hivatal Rektor Szervezeti egység, Rektori hivatal Bíráló bizottság, Kari Tanács

16.4.8

Döntés a kiválasztott jelentkező Munkáltatói jogkör alkalmazásáról gyakorlója Pályázók értesítése Értesítés felvételről, Szervezeti egység értesítés elutasításról

16.4.9 16.4.10 Nyertes pályázat, kollektív szerződés

Orvosi alkalmassági vizsgálat Orvosi vélemény Megállapodás az alkalmazásról Munkaköri leírás, megállapodás

X

Szervezeti egység vezető Munkavállaló 63

16.4.11 Megállapodás A Bér és munkaügyi osztály Kinevezési okmány értesítése 16.5. Munkaviszony létesítése 16.5.1

16.5.2

16.5.3 16.5.4

Kinevezési okmány Szükség esetén a kiválasztott munkavállaló munkavédelmi oktatása, tűzvédelmi oktatása és titoktartási nyilatkozat aláírása Személyi Személyes okmányok igazolvány, TAJ bemutatása kártya, adóigazolvány, bizonyítványok, Erkölcsi bizonyítvány Munkakönyv, Nyilatkozatok kitöltése Munkáltatói igazolások Besorolás elkészítése

16.5.5 16.5.6 16.5.7 16.5.8 16.5.9

Szervezeti egység vezető oktatást igazoló okmány, titoktartási nyilatkozat, aláírt eskü

Szervezeti egység

Személyi nyilvántartó lap, Másolati példányok

Munkavállaló, Bér és munkaügyi osztály munkatársa, Szervezeti egység munkaügyi munkatársa

Kitöltött nyilatkozatok


Közalkalmazotti besorolás

Szervezeti egység munkaügyi munkatársa Szervezeti egység munkaügyi munkatársa Szervezeti egység munkaügyi munkatársa Munkavállaló

Szabadság megállapítása Közalkalmazotti besorolás Közalkalmazotti kinevezés Közalkalmazotti kinevezés Közalkalmazotti kinevezés

Közalkalmazotti kinevezés elkészítése Kinevezés elfogadása Kinevezés munkáltató általi aláírása Kinevezés továbbítása a munkavállalónak

Közalkalmazotti kinevezés Aláírt kinevezés

Munkáltatói jogkör gyakorlója Munkáltatói jogkör gyakorlója 64

16.5.10 Közalkalmazotti kinevezés 16.6. Kiléptetés

Kinevezés irattározása

16.6.1

Dokumentumok elkészítése, aláírása

16.6.2

Kiléptető nyomtatvány

16.6.3 16.6.4

Távozási lap, szabadságkarton

16.6.5 16.6.6

Bér és munkaügyi osztály munkatársa Kiléptető nyomtatvány, elszámolólap

Iktatás Távozási lap elkészítése és aláírása, szabadságkarton zárása Kiléptetéskor járó összeg megállapítása Igazolások kiállítása

Távozási lap, szabadságkarton, elszámolólap

Munkáltatói jogkör gyakorlója, munkavállaló Szervezeti egység munkaügyi munkatársa Bér és munkaügyi osztály munkatársa Bér és munkaügyi osztály munkatársa Bér és munkaügyi osztály munkatársa Bér és munkaügyi osztály munkatársa

Humánerőforrás nyilvántartások aktualizása

Foglalkoztatással kapcsolatos ügyek kezelése 16.7. Munkaszerződés módosítása 16.7.1

Szerződésmódosítás előkészítése

változást előidéző dokumentumok

16.7.2

Módosított kinevezés elkészítése Módosított kinevezés munkáltató és munkavállaló által történő elfogadása (aláírása)

Közalkalmazotti kinevezés Kinevezés módosítás

16.7.3

Közalkalmazotti kinevezés

Szervezeti egység munkaügyi munkatársa, munkavállaló Szervezeti egység munkaügyi munkatársa Munkáltatói jogkör gyakorlója, Munkavállaló, Bér és munkaügyi osztály munkatársa 65

16.7.4

Közalkalmazotti Státusznyilvántartás kinevezés aktualizálása 16.7.5 Közalkalmazotti Kinevezés feldolgozása kinevezés 16.8. Munkavállalói igazolások kiállítása 16.8.1 Banki igazoló Szükséges adatok listázása nyomtatvány, hatósági nyomtatvány, iskolai igazoló nyomtatvány 16.8.2 Igazolás kitöltése

Bér és munkaügyi osztály munkatársa Bér és munkaügyi osztály munkatársa Bér és munkaügyi osztály munkatársa

Kitöltött banki, iskolai, hatósági vagy hivatali igazolás


16.8.3


Igazolás aláírása


16.8.4


Igazolás átadása a munkavállalónak


16.9 Nyugdíjazás 16.9.1 Nyugdíjazási kérelem 16.9.2 Nyugdíjazási kérelem

Nyugdíjazási kérelem kitöltése Kérelem egyeztetése a munkavállalóval

Nyugdíjazási kérelem Nyugdíjazási kérelem

Bér és munkaügyi osztály munkatársa Munkavállaló

66

16.9.3

Nyugdíjazási kérelem

Kérelem továbbítása a nyugdíjbiztosítónak Nyugdíjhatározat megérkezése

16.9.5

Nyugdíjhatározat

Irattározás

16.9.6

Nyugdíjhatározat

Egyeztetés, megállapodás a közalkalmazottal

Megállapodás, Bejelentési kötelezettség

16.9.7

Nyugdíjazási kérelem

Nyugdíj közalkalmazotti jogviszony megszüntetése nélküli igénybevétele

Megállapodás, Bejelentési kötelezettség

16.9.8

Megállapodás

Felmentési okmány elkészítése Felmentési okmány

16.9.4

16.9.9

Nyugdíjazási kérelem Nyugdíjhatározat

Felmentési okmány aláírása

16.9.10 Felmentési okmány Közalkalmazotti jogviszony megszüntetése 16.9.11 Nyugdíjigénylő lap kiállítása

Nyugdíjigénylő lap

Bér és munkaügyi osztály munkatársa Bér és munkaügyi osztály munkatársa Bér és munkaügyi osztály munkatársa Bér és munkaügyi osztály vezetője, Munkavállaló, Munkáltatói jogkör gyakorlója Bér és munkaügyi osztály vezetője, Munkavállaló, Munkáltatói jogkör gyakorlója Bér és munkaügyi osztály munkatársa Munkáltatói jogkör gyakorlója Bér és munkaügyi osztály munkatársa Bér és munkaügyi osztály munkatársa

67

Ellenőrzés Ellenőrzési pont Státusz nyilvántartási lista Orvosi alkalmassági vizsgálat Munkaköri leírás Közalkalmazotti kinevezés Pályázati kiírás Felmentési okmány Igazolásokhoz szükséges adatok



Bér és munkaügyi osztály vezetője Bér és munkaügyi osztály munkatársa Munkáltatói jogkör gyakorlója Bér és munkaügyi osztály vezetője Rektor Munkáltatói jogkör gyakorlója Bér és munkaügyi osztály

Havonta Eseti Eseti Eseti Eseti Eseti Eseti

Határidő Tevékenység Státusznyilvántartás aktualizálása Távollétnyilvántartás aktualizálása Pályázók értesítése a felvételről Nyugdíjazási kérelem benyújtása

Határidő Értesítést követő 8 napon belül Értesítést követő 8 napon belül Döntést követő 8 napon belül Nyugdíjkorhatár betöltését követően

68

3.17.

Munkavállalói jövedelmek

# Input Tevékenység 17.1.Megbízási szerződések elbírálása, jogosítása 17.1.1 Megbízási szerződés Fedezetvizsgálat

Output

Felelős szervezeti egység / Végrehajtó Pénzügyi Osztály munkatársa

17.1.2 Megbízási szerződés

Iktatás



Megbízási szerződés ellenőrzése Hibátlan dokumentumok rögzítése

Bér és munkaügyi osztály munkatársa Bér és munkaügyi osztály munkatársa


E*

U*

P*

K*

X

X

17.2 Bérszámfejtés

69

17.2.1 Havi változásjelentések, pótléktábla, egyéb dokumentumok (jutalmak, táppénzre jogosító igazolások, teljesítési igazolások, magán nyugdíjpénztári szerződések, önkéntes nyugdíjpénztári szerződések)

A kinevezéseket és megbízási szerződéseket érintő tárgyhavi adatváltozások és egyéb kiegészítő adatok beérkezése

17.2.2

Adatváltozások rögzítése a számfejtő rendszerben, nyilvántartások aktualizálása

Elektronikus adatnyilvántartás

Bér és munkaügyi Osztály munkatársai

17.2.3 Elektronikus nyilvántartás

Munkabérek és egyéb járandóságok, táppénzek, terhes-gyás, GYED, GYES, családi pótlék stb. megállapítása, számfejtése

Egyéni bérjegyzékek, számfejtési bizonylat

Bér és munkaügyi Osztály munkatársai

Bérfeladás összeállítása, átutalások indítása 17.2.5 Bevallás nyomtatvány Bevallások elkészítése és továbbítása az APEH-nak

Szervezeti egység vezetője munkavállalók

17.2.4

17.2.6 Adatszolgáltató nyomtatványok

Kitöltött bevallás nyomtatványok

Bér és munkaügyi Osztály munkatársai Bér és munkaügyi Osztály munkatársai,

X

X

X

Adatszolgáltatások teljesítése Kitöltött Bér és munkaügyi (APEH, OEP, NyB, MÁK, KSH) adatszolgáltatások Osztály munkatársai 70

Ellenőrzés Ellenőrzési pont Bérfeladások Átutalási jegyzék Adatszolgáltatások



Bér és munkaügyi osztály vezetője Bér és munkaügyi osztály vezetője Bér és munkaügyi osztály vezetője, Gazdasági főigazgató helyettes Bér és munkaügyi osztály vezetője Gazdasági főigazgató helyettes

Bevallások

Havonta Havonta Havonta Havonta

Határidő Tevékenység A kinevezéseket és megbízási szerződéseket érintő tárgyhavi adatváltozások és egyéb kiegészítő adatok beérkezése Tárgyhavi adatváltozások rögzítése a számfejtő rendszerben Munkabérek és egyéb járandóságok, táppénzek, terhes-gyás, GYED, GYES, családi pótlék stb. megállapítása, számfejtése Bérfeladás összeállítása, átutalások indítása

Határidő folyamatos folyamatos Utalás előtt 5 munkanappal Tárgyhót követő hó 12. napjáig

71

3.18.

Alkalmazáspolitikai és szociális munkavállalói juttatások kezelése

# Input Tevékenység 18.1 Félárú arcképes MÁV igazolvány kezelése 18.1.1 Igénylő Igénylő nyomtatvány kitöltése nyomtatvány 18.1.2 Kitöltött igénylő Nyomtatvány továbbítása a Bérnyomtatvány és munkaügyi osztálynak 18.1.3 Kitöltött igénylő Nyomtatvány ellenőrzése és nyomtatvány továbbítása a MÁVnak 18.1.4

Output Kitöltött igénylő nyomtatvány

Félárú igazolvány igénylő nyomtatvány


P*

K*

Szervezeti egység munkaügyi munkatársa Bér és munkaügyi osztály munkatársa

Félárú MÁV igazolvány

Egyetemi Tanács határozata, Költségvetés

Gazdálkodó egységek vezetője

18.2.2

Ékezési hozzájárulás dolgozónkénti meghatározása

Dolgozói Lista szervezeti egységenként


Étkezési utalvány megrendelés előkészítése

Rendelési lista

Ellátási Osztály munkatársa

Dolgozói Lista szervezeti egységenként

U*

Munkavállaló

Félárú igazolvány Elkészült igazolvány igénylő érvényesítése nyomtatvány 18.1.5 Félárú MÁV Az igazolvány átadása a igazolvány közalkamazottnak 18.2 Étkezési utalványok nyilvántartása 18.2.1 Étkeztetési hozzájárulás mértékének meghatározása

18.2.3

E*

MÁV Szervezeti egység munkaügyi munkatársa

X

X

72

18.2.4 18.2.5 18.2.6

18.2.7 18.2.8 18.2.9 18.2.10 18.2.11

étkezési utalványokra szállítási szerződés megkötése étkezési utalványok havi megrendelése Étkezési utalványok megérkezése Számla megérkezése

Keretszerződés

Rektor

X

aktuális megrendelés Átadást - átvételt elismerő dokumentum

Ellátási Osztály vezetője

X

utalványlap kitöltése Számla pénzügyi kiegyenlítés Kincstári átutalási megbízás Étkezési utalvány szétosztása Átadást - átvételt elismerő lista aláírt étkezési listák beküldése Eredeti átvételi az Ellátási Osztályra lista beküldött étkezési listák Eredeti átvételi ellenőrzése a Bér és Munkaügyi lista Osztályon

Kari/szervezeti egység megbízott ügyintézője Ellátási Osztály munkatársa Gazdasági főigazgató X helyettes szervezeti egység vezetője szervezeti egység X vezetője Bér és munkaügyi osztály X munkatársa

X X

X

X

18.3 Alkalmazottak lakásvásárlásának és lakásfelújításának támogatása kamatmentes kölcsön nyújtásával 18.3.1 Igénylőlap, csatolt Igény beérkezése Az igénybevevőnek az dokumentumok lakásbizottság (LB) előadójához kell iktatásra eljuttatni 18.3.2 A beérkezett igénylések alaki és Hiánypótlási A lakásbizottság elnöke X tartalmi követelményeinek felszólítás jogász bevonásával vizsgálata ellenőrzi a kérelmeket

73

18.3.3

Hiányosságok esetén a hiány pótlása

A hiánypótlásban megállapított hiányosságok dokumentumai

A lakásbizottság elnöke jogász bevonásával ellenőrzi a benyújtott dokumentumokat

X

18.3.4

LB ülés előkészítése

Előterjesztés a Lakásügyi Bizottság ülésére, Meghívó a LB ülésre

Pénzügyi Osztály munkatársa, lakásbizottság titkár

X

18.3.5

Döntés előkészítés, döntési javaslat előkészítés Döntés a kérelmekről A kedvezményezett kiértesítése, a szerződés megkötése A támogatásokra biztosított pénzeszközöket kezelő pénzintézet részére a szerződés 1 példányának megküldése, valamint a hitel folyósítása A folyósított hitel törlesztésével kapcsolatos elszámolás

Döntési javaslat a kérelmekről Vezetői döntés Kiértesítés, szerződés

A lakásbizottság tagjai

18.3.6 18.3.7 18.3.8

18.3.9

Rektor A lakásbizottság elnöke

Átutalási megbízás A lakásbizottság elnöke

A pénzintézet által Pénzügyi Osztály küldött munkatársa elszámolások alapján intézményi név szerinti analitikus nyilvántartás

X

X

X

X

X

18.4 Szociális és temetési segély kezelése 74

18.4.1

Segélyezési kérelem

Szociális segély igénylése

18.4.2

Nyilvántartásba vétel

18.4.3

Segély kérelem elbírálása

18.4.4

Utalványrendelet elkészítése

18.4.5

Számfejtés

18.4.6

Dolgozó értesítése a döntésről

Segélyezési kérelem Nyilvántartás szociális segélyről Jegyzőkönyv, Határozat Utalványrendelet Kincstári átutalási megbízás Számfejtési bizonylat

Munkavállaló Szociális és Jóléti Bizottság ügyintézője Szociális és Jóléti Bizottság Szociális és Jóléti Bizottság Bér- és Munkaügyi Osztály munkatársa Bér- és Munkaügyi Osztály munkatársa

X

X X

X

X

X

75

Ellenőrzés Ellenőrzési pont Félárú igazolvány igénylő nyomtatvány Étkezési utalványhoz Dolgozói Lista szervezeti egységenként Étkezési utalvány átvételi lista Számla Segélyezési kérelem



Bér és munkaügyi osztály munkatársa Ellátási osztály vezetője

Eseti Havonta

Szervezeti egység GMF Szociális és jóléti bizottság

Havonta eseti Eseti

Határidő Tevékenység Félárú igazolvány igénylő nyomtatvány Kölcsönigény beérkezése Kölcsönigény hiányosságok esetén a hiány pótlása LB ülés előkészítése Döntés a kölcsönkérelmekről Ékezési hozzájárulás dolgozónkénti meghatározása Étkezési utalványok havi megrendelése Étkezési utalvány szétosztása Beküldött étkezési listák ellenőrzése a Bér és Munkaügyi Osztályon

Határidő Folyamatos A LB soros ülését megelőző hónap 30-ig (Szabályzat) A hiánypótlásra való felhívást követő 15 napon belül, de legkésőbb az LB ülés napjáig Dokumentumok kiküldése a LB tagok részére az ülés időpontja előtt 7 munkanappal A lakásbizottság előterjesztésétől számított 15 napon belül Tárgyhót megelőző hónap 20-ig Tárgyhót megelőzően 8 nappal Minden hónap 10-15-e között Minden hónap 25-ig

76

3.19. #

Közbeszerzések végrehajtása Input

Tevékenység

19.1. Közbeszerzések végrehajtása 19.1.1 Beszerzési Előzetes költségbecslés az kiadások előző időszak beszerzési kategóriánként volumenéről és összegéről

19.1.2 Beszerzési kategóriánként költségbecslés 19.1.3 Egység szintű beszerzési terv

A Közbeszerzési Főosztály összeállítja a főbb kategóriák szerint az előző évi beszerzési értékeket és ez alapján előrejelzést ad, hogy mely beszerzési kategóriák mely beszerzési rezsimbe fognak tartozni. Ezt a költségbecslést megkapják a gazdálkodó egységek, akik a saját beszerzéseiket tervezik. Éves beszerzési igények meghatározása – egyedi beszerzések tervezése Összegyűjtött éves igények egyeztetése és jóváhagyása

Output Beszerzési kategóriánként költségbecslés


E*

U*

P*

K*

Közbeszerzési Főosztály vezetője (adatot szolgáltat a GMF Pénzügyi Osztály munkatársa)

X

Egység szintű beszerzési terv

Költséggazdák

Intézményi közbeszerzési terv (javaslat)

Közbeszerzési Főosztály vezetője X

Az egyedi beszerzési tervek alapján az intézményi 77

#

Input

19.1.4 Intézményi közbeszerzési terv (javaslat)

19.1.5 Intézményi közbeszerzési terv

19.1.6 Közbeszerzési adatlap

Tevékenység

Output


összesített közbeszerzési terv összeállítása az összeszámítási szabály alkalmazásával. Közbeszerzési terv jóváhagyása

Intézményi közbeszerzési terv

Gazdasági – Műszaki Főigazgató

A Közbeszerzési terv elfogadását követően a gazdálkodó egységeknek a terv elküldése. Közbeszerzés elindításához szükséges adatlap kitöltése

Közbeszerzési adatlap

Közbeszerzést kezdeményező szervezeti egység munkatársa

Közbeszerzési eljárást csak a közbeszerzési tervben szereplő tételekre lehet indítani, vagy kérni kell a közbeszerzési terv módosítását. Közbeszerzési adatlap aláírása

Közbeszerzési adatlap

GMF Pénzügyi Osztály vezetője

-

-

Pénzügyi ellenjegyzés, előzetes kötelezettségvállalás rögzítése Fedezet rendelkezésre állása Szakmai ellenjegyzés

E*

U*

X

X

P*

K*

X

78

#

Input

19.1.7 Közbeszerzési adatlap

19.1.8 19.1.9

19.1.1 Közbeszerzési 0 hirdetmény (javaslat)

Tevékenység Közbeszerzési terv módosítása A közbeszerzési terv módosítása a tervben nem szereplő közbeszerzéssel. Közbeszerzési Munkacsoport felállítása Hirdetmény (és szükség esetén dokumentáció) összeállítása A hirdetmény összeállítását a Közbeszerzési Főosztály végzi, a szakmai tartalom összeállításában részt vesz a szakterület és az eljárást kezdeményező szervezeti egység munkatársa. Hirdetmény és dokumentáció eljuttatása a Közbeszerzési értesítő Szerkesztőbizottsága részére

Output Közbeszerzési terv

Közbeszerzési munkacsoport / Megbízólevél Közbeszerzési hirdetmény / Dokumentáció / Segédlet

Közbeszerzési hirdetmény

Felelős szervezeti egység / Végrehajtó Közbeszerzési Főosztály vezetője

U*

P*

K*

Közbeszerzési Főosztály vezetője Közbeszerzési Főosztály vezetője (szakmai előkészítésben részt vesz a közbeszerzést kezdeményező egység munkatársa, vezetője, alkalmanként közbeszerzési tanácsadó, illetve jogi szakértő.) Közbeszerzési Főosztály vezetője

19.1.1 Ajánlattevői 0 kérdések

Eljárás során az ajánlattevői Ajánlattevők részére kérdések megválaszolása írásos válaszok

Közbeszerzési Főosztály vezetője

19.1.1 Ajánlatok /

Bontás, jegyzőkönyv

Közbeszerzési Főosztály

Bontási jegyzőkönyv

E*

79

#

Input

1

Részvételi jelentkezés 19.1.1 Ajánlatok 2

19.1.1 Értékelési 3 jegyzőkönyv / Ajánlatok / Hiánypótlások 19.1.1 Javaslat az 4 eljárás eredményére 19.1.1 Eljárás 5 eredménye 19.1.1 Eljárás 6 eredménye 19.1.1 Nyertes ajánlat 7 19.1.1 Szerződés / 8 Nyertes ajánlat 19.1.1 Szerződés / 9 Teljesítésigazol ás 19.1.2 Számla /

Tevékenység

Output

készítése Ajánlatok érvényességének értékelése, jegyzőkönyv készítése; Hiánypótlási felszólítás elkészítése és kiküldése Érvényesség megállapítása, érvényes ajánlatok értékelése, bírálati jegyzőkönyv készítése Bíráló Bizottság javaslatának aláírása (eredmény elfogadása) Eredményhirdetés Összegzés és tájékoztató az eljárás eredményéről hirdetmény elkészítése Szerződéskötés, szerződés leadása a GMF részére Megrendelés rögzítése, előzetes kötelezettségvállalás módosítása, törlése Tájékoztató a szerződés teljesítéséről Számla összeszerelése és

Felelős szervezeti egység / Végrehajtó munkatársa

Értékelési jegyzőkönyv / Hiánypótlásról értesítés


Bírálati jegyzőkönyv / Javaslat az eljárás eredményére


Eljárás eredménye

Gazdasági Műszaki Főigazgató / Rektor

Eredményhirdetésről jegyzőkönyv Hirdetmény az eljárás eredményéről

Közbeszerzési Főosztály vezetője Közbeszerzési Főosztály vezetője

Szerződés

Vezető jogtanácsos

Beszerzési megrendelés

Közbeszerzést kezdeményező szervezeti egység gazdasági munkatársa Közbeszerzési Főosztály vezetője

Számla / Utalványlap

Közbeszerzést

E*

X

U*

P*

K*

X

X 80

# 0

Input Szerződés

19.1.2 Számla / 1 Utalványlap / Szállítólevél / Megrendelés / Teljesítésigazol ás 19.1.2 Keretkimutatás / 2 Számla

19.1.2 Előlegszámla / 3 szerződés / Kifizetett előleg 19.1.2 4

Tevékenység továbbítása könyvelésre Számla előzetes rögzítése, formai ellenőrzése, logisztikai előzmény ellenőrzése

Output / Szállítólevél / Megrendelés / Teljesítésigazolás Számla adatok

U*

P*

K*

X


Annak ellenőrzése, hogy a szervezeti egység által megjelölt keret szabad előirányzata fedezetet nyújte a kifizetésre. Szállítói előleg Könyvelt számla felmerülésének vizsgálata, ha volt előleg annak elszámolása

A visszaérkezett számlán a munkatárs kijelöli a pénzforgalmi jogcímet és a kifizetés forrását, adóalap és ÁFA megbontásban. 19.2. Központosított közbeszerzések végrehajtása 19.2.1 Beszerzési Központosított

E*

X

Fedezet ellenőrzése

A számla könyvelése

Felelős szervezeti egység / Végrehajtó kezdeményező szervezeti egység gazdasági munkatársa Pénzügyi Osztály munkatársa

Könyvelt számla

Kiválasztott

X

X

X

X

X

X

X

X



Közbeszerzést 81

#

Input igény

19.2.2 Kiválasztott áru/anyag/szolg áltatás típusa, mennyisége

19.2.3 KSZF megrendelés / gazdálkodási adatok (keretkimutatás)

Tevékenység közbeszerzés keretében az áruk kiválasztása a KSZF katalógusából A KSZF katalógusában az Egyetem azonosítóját felhasználva a megrendelendő termék kiválasztása, felrögzítése KSZF megrendelés véglegesítése, kinyomtatása A KSZF megrendelés véglegesítése, illetve kinyomtatása, hogy a későbbiekben az alapadatok felvihetők legyenek a gazdálkodási rendszerben. Fedezet rendelkezésre állásának ellenőrzése Annak vizsgálata, hogy a megadott témaszámon/munkakódon rendelkezésre áll-e a szükséges fedezet a megrendelés rögzítéséhez. Ha kiderül, hogy nincs

Felelős szervezeti egység / Végrehajtó áru/anyag/szolgáltatá kezdeményező szervezeti s típusa, mennyisége egység munkatársa Output

KSZF megrendelés


Gazdálkodási adatok (keretkimutatás) / rendelkezésre álló fedezet

Közbeszerzést kezdeményező szervezeti egység gazdasági munkatársa

E*

U*

X

X

P*

K*

82

#

Input

19.2.4 KSZF megrendelés / gazdálkodási adatok (Keretkimutatás) / rendelkezésre álló fedezet 19.2.5 Beszerzési megrendelés

19.2.6 Beszerzési megrendelés / Számla / Szállítólevél

19.2.7

Tevékenység elegendő fedezet, akkor a beszerzésért felelős szervezeti egység feladata a KSZF megrendelés törlése, vagy pótlólagos fedezet megteremtése. Beszerzési megrendelés rögzítése, nyomtatása

Output

Beszerzési megrendelés / Kötelezettségvállalás

A KSZF megrendelő alapján a beszerzési megrendelés rögzítése és nyomtatása a gazdálkodási rendszerben. Megrendelés elküldése a szállítónak A beszerzést elindító szervezeti egység elküldi a gazdálkodási rendszerből kiállított beszerzési megrendelést a szállítónak. Számla fogadása, teljesítés igazolása A megrendelés teljesítésének igazolása, illetve ha szükséges, akkor számla átvétele. Számla összeszerelése és továbbítása könyvelésre



E*

U*

X

X

P*

K*

X

Beszerzést kezdeményező szervezeti egység munkatársa

Teljesítésigazolás

Számla / Utalványlap / Szállítólevél /


Közbeszerzést kezdeményező szervezeti

X

X 83

#

Input

19.2.8 Számla / Utalványlap / Szállítólevél / Megrendelés / Teljesítésigazol ás 19.2.9 Keretkimutatás / Számla

19.2.1 Előlegszámla / 0 szerződés / Kifizetett előleg

19.2.1 1

Tevékenység

Számla előzetes rögzítése, formai ellenőrzése, logisztikai előzmény ellenőrzése

Output Megrendelés / Teljesítésigazolás Számla adatok

Felelős szervezeti egység / Végrehajtó egység gazdasági munkatársa Pénzügyi Osztály munkatársa

U*

X

Fedezet ellenőrzése

P*

K*

X


Annak ellenőrzése, hogy a szervezeti egység által megjelölt keret szabad előirányzata fedezetet nyújte a kifizetésre. Előleg számla könyvelése Könyvelt számla

Könyvelt számla

X

X

X

X

X

X

X

X


Szállítói előleg felmerülésének vizsgálata, ha volt előleg annak elszámolása. A számla könyvelése

E*


A visszaérkezett számlán a munkatárs kijelöli a pénzforgalmi jogcímet és a kifizetés forrását, adóalap és ÁFA megbontásban. 19.3. Egyszerű közbeszerzési értékhatárt el nem érő közbeszerzések végrehajtása

84

#

Input

19.3.1 Beszerzési igény

19.3.2 Gazdálkodási adatok (keretkimutatás)

19.3.3 Kiválasztott áru/anyag/szolg áltatás típusa, mennyisége, ára /

Tevékenység Megrendelés tartalmának összegének rögzítése A termék kiválasztása, a beszerzési ár meghatározása, valamint a kötelezettségvállalónak az ellenjegyzése alapján vizsgálható a fedezet megléte. Fedezet rendelkezésre állásának ellenőrzése Annak vizsgálata, hogy a megadott témaszámon/munkakódon rendelkezésre áll-e a szükséges fedezet a megrendelés rögzítéséhez. Ha kiderül, hogy nincs elegendő fedezet, akkor a beszerzésért felelős szervezeti egység feladata pótlólagos fedezetének megteremtése. Beszerzési megrendelés rögzítése, nyomtatása A beszerzési igény alapján a beszerzési megrendelés

Felelős szervezeti egység / Végrehajtó Kiválasztott Közbeszerzést áru/anyag/szolgáltatá kezdeményező szervezeti s típusa, egység munkatársa mennyisége, ára Output

Gazdálkodási adatok (keretkimutatás) / rendelkezésre álló fedezet

Beszerzési megrendelés / Kötelezettségvállalás

E*

U*

X

X

X

X

P*

K*



X

85

#

Input

gazdálkodási adatok (Keretkimutatás) / rendelkezésre álló fedezet 19.3.4 Beszerzési megrendelés

19.3.5 Beszerzési megrendelés / Számla / Szállítólevél

19.3.6

19.3.7 Számla / Utalványlap / Szállítólevél / Megrendelés / Teljesítésigazol ás

Tevékenység

Output


E*

U*

P*

K*

rögzítése és nyomtatása a gazdálkodási rendszerben.

Megrendelés elküldése a szállítónak A beszerzést elindító szervezeti egység elküldi a gazdálkodási rendszerből kiállított beszerzési megrendelést a szállítónak. Számla fogadása, teljesítés igazolása A megrendelés teljesítésének igazolása, illetve ha szükséges, akkor számla átvétele. Számla összeszerelése és továbbítása könyvelésre Számla előzetes rögzítése, formai ellenőrzése, logisztikai előzmény ellenőrzése


Teljesítésigazolás

Közbeszerzést kezdeményező szervezeti egység munkatársa X

Számla / Utalványlap / Szállítólevél / Megrendelés / Teljesítésigazolás Számla adatok

Közbeszerzést kezdeményező szervezeti egység gazdasági munkatársa Pénzügyi Osztály munkatársa

X

X

X

86

#

Input

19.3.8 Keretkimutatás / Számla

19.3.9 Előlegszámla / szerződés / Kifizetett előleg

19.3.1 0

Tevékenység

Output

Fedezet ellenőrzése Annak ellenőrzése, hogy a szervezeti egység által megjelölt keret szabad előirányzata fedezetet nyújte a kifizetésre. Előleg számla könyvelése Könyvelt számla

Felelős szervezeti egység / Végrehajtó Pénzügyi Osztály munkatársa

E*

U*

P*

K*

X

X


X

X

X


X

X

X

Szállítói előleg felmerülésének vizsgálata, ha volt előleg annak elszámolása. A számla könyvelése

Könyvelt számla

A visszaérkezett számlán a munkatárs kijelöli a pénzforgalmi jogcímet és a kifizetés forrását, adóalap és ÁFA megbontásban.

Ellenőrzés Ellenőrzési pont Éves költségvetési terv biztosít-e fedezetet az éves közbeszerzési tervben szereplő

Ellenőrzést végrehajtó Közbeszerzési Főosztály vezetője

Ellenőrzés gyakorisága Évente 87

Ellenőrzési pont feladatokra Közbeszerzési adatlap: fedezet, szakmai indokoltság, közbeszerzési fajta és rezsim Közbeszerzési szabályzat előírásai, illetve a Kbt. előírásai Közbeszerzési értesítő ellenőrzi a hirdetmény megfelelősségét Bontási jegyzőkönyv és jelenléti ív a benyújtott ajánlatokra jelentkezésekre vonatkozóan Alkalmassági és érvényességi szempontok az ajánlatok, jelentkezések értékelésekor Bírálati szempontok alapján az eredmény megállapítása Szerződés megkötése során az ajánlat és a tárgyalási jegyzőkönyvek tartamának ellenőrzése KSZF megrendelés / beszerzési igény alapján fedezet ellenőrzés Logisztikai előzmények alapján a számla kifizetésének ellenőrzése, fedezet meglétének vizsgálata A számla formai és tartalmi ellenőrzése, összevetése a szerződéssel



Közbeszerzést kezdeményező szervezeti Alkalmanként egység gazdasági területének vezetője / Közbeszerzési Főosztály vezetője Közbeszerzési Főosztály vezetője Folyamatos Közbeszerzési értesítő munkatársa

Alkalmanként


Alkalmanként


Alkalmanként

Közbeszerzési munkacsoport

Alkalmanként

Közbeszerzési Főosztály vezetője / Vezető jogtanácsos

Alkalmanként

Beszerzést kezdeményező szervezeti egység gazdasági munkatársa Pénzügyi Osztály munkatársa

Minden esetben


Minden esetben

Minden esetben

Határidő Tevékenység Közbeszerzési terv elkészítése

Határidő Adott év április 15. 88

Tevékenység Közbeszerzés végrehajtása

3.20. #

Határidő Eljárás ütemezése szerint

Vevői számla kezelése Input

Tevékenység

20.1. Átutalásos számla kezelése 20.1.1 Szerződés / Számlázási igény jelentkezési lap meghatározása

20.1.2 Szerződés / jelentkezési lap

Output Számlakérő kísérőlevél + szerződés vagy jelentkezési lap vagy teljesítésigazolás vagy szállítólevél

A számla kiállításához szükséges adatok előkészítése, ami történhet szerződés, adatlap vagy számlakérő kísérőlevél alapján. Ha nincs SAP hozzáférés, akkor a számlakérő kísérőlevélen kell az adatokat rögzíteni és továbbítani a GMF Pénzügyi Osztálya részére. Vevői megrendelés előzetes Vevői megrendelés rögzítése + szerződés


E*

U*

P*

K*

Számlát kezdeményező szervezeti egység munkatársa


X

89

#

Input

20.1.3 Vevő megrendelés

20.1.4 Aláírt vevői megrendelés / Szerződés, teljesítésigazolá s

Tevékenység

Output

A gazdasági rendszerben a vevői megrendelés előzetes rögzítése, ami tartalmazza a számla kiállításához szükséges adatok rögzítését. (Főigazgatói körlevél tartalmazza a számlarögzítésre felhatalmazott munkatársak körét.)

vagy jelentkezési lap vagy teljesítésigazolás vagy szállítólevél

Amennyiben a vevői törzsadat nem létezik, akkor szükséges annak a létrehozása. Vevői megrendelés kinyomtatása és továbbítása A vevői megrendelést a számla kezdeményező felelős munkatárs továbbítja a GMF Pénzügyi Osztálya részére. Vevői megrendelés ellenőrzése Amennyiben a megrendelés formai vagy tartalmi hibát


Aláírt vevői megrendelés / Szerződés, teljesítésigazolás


Vevői megrendelés / Számlakérő kísérőlevél / Hiba, javítási javaslat


E*

U*

P*

K*

X

X

90

#

Input

20.1.5 Vevői megrendelés / Számlakérő kísérőlevél / Hiba, javítási javaslat

20.1.6

20.1.7 Számla eredeti példánya / Szerződés / Jelentkezés

Tevékenység tartalmaz, akkor annak visszaküldése a vevői megrendelést rögzítő munkatársnak. Vevői megrendelés / számlakérő kísérőlevél módosítása és visszaküldése A visszaküldött hibák javítása, illetve az új információk visszaküldése a GMF részére. Számla kiállítása

Output


Módosított vevői megrendelés / Módosított számlakérő kísérőlevél


Számla eredeti példánya / Számla másolati példányai


Az előzetes vevői megrendelés / számlakérő alapján a számla kiállítása 4 példányban. A számla kiküldése a vevőnek, illetve a számlázást elindító szervezeti egységnek. Számlareklamációk Stornó számla fogadása, elbírálása

E*

X

U*

X

P*

K*

X


A számla kiállítását kezdeményező szervezeti egység fogadja és bírálja el a számlareklamációkat. Amennyiben jogos a 91

#

Input

20.1.8 Bankértesítő / Számla

Tevékenység reklamáció, akkor kezdeményezi az 20.1.6 pontban leírt új számla kiállítását. Bevételek összepontozása a vevői követelésekkel

A számla alapján a bevételeket a GMF Pénzügyi Osztálya összepontozza, majd a gazdasági rendszerben az utalványkódon, munkaszámon a jóváírást lekönyveli. 20.2. Készpénzes számla kezelése 20.2.1 Termék / Egyszerűsített szolgáltatás ára készpénzfizetési számla kiállítása

20.2.2 Egyszerűsített számla másolati példányai (2)

A számla kiállítására feljogosított egység az eredeti példányt átadja a vevőnek, míg egy másolati példányt a GMF Pénzügyi Osztálya részére tart fenn. Készpénzes bizonylatok rögzítése

Output


Érvényesítő bizonylat Pénzügyi Osztály / bankértesítő munkatársa megfelelő tétele / számla / helyére könyvelt bevétel

Egyszerűsített számla eredeti példánya / Egyszerűsített számla másolati példányai (2)

Számla kiadására feljogosított munkatárs

Felrögzített készpénzes bizonylat


E*

X

X

U*

P*

X

K*

X

X

Ahol a szervezeti egység 92

#

Input

20.2.3 Egyszerűsített számla másolati példányai (2)


Tevékenység

Output

rendelkezik hozzáféréssel a gazdálkodási rendszerhez, ott a munkatárs rögzíti a készpénzes bizonylatokat a rendszerben. Készpénzes bizonylatok rögzítése

Felrögzített készpénzes bizonylat


Készpénz-átutalási bizonylat / Bevétel jóváírása a MÁK számlán


E*

U*

P*

X

K*

X

Ahol nincs SAP elérés, ott a GMF Pénzügyi Osztálya rögzíti a bizonylatokat. 20.2.4 KészpénzA bevételek feladása állományról napi készpénz-átutalási kimutatás bizonylaton

20.2.5 Készpénzátutalási bizonylat / Egyszerűsített számla másolati példánya / szerződés,

Ha a készpénzállomány meghaladja a hatályos szabályozás szerinti összeget, akkor azt a számlázásért felelős egység „sárga csekken” befizeti az Egyetem MÁK számlájára. Az Egyetem számlájára befizetett összeg mögött kiállított bizonylatok megküldése a GMF részére


X

X

Az Egyetem számláján jóváírt befizetés mögött 93

#

Input szállítólevél

20.2.6 Bankértesítő / Készpénzátutalási bizonylat / Egyszerűsített számla másolati példánya

Tevékenység kiállított egyszerűsített számlák másolati példányának és a készpénz-átutalási bizonylatnak a beküldése a GMF Pénzügyi Osztálya részére A beérkező bizonylatok alapján a bevétel összepontozása

A beérkezett egyszerűsített számla másolati példánya és a készpénz-átutalási bizonylat alapján az Egyetem MÁK számláján szereplő bevétel összepontozása és a megfelelő utalványkódra/munkaszámr a, körzetre a könyvelése Egyszerűsített 20.2.7 Megtelt készpénzfizetési készpénzfizetési számlatömb számlatömb igénylése, nyilvántartásba vétele Az egyszerűsített számlát kiadó szervezeti egységek a nyomtatvány raktárból igényelhetnek új

Output


E*

Érvényesítő bizonylat Pénzügyi Osztály / bankértesítő munkatársa megfelelő tétele / helyére könyvelt bevétel

X

Készpénzfizetési számlatömb / aktualizált nyilvántartás a szigorú számadású nyomtatványokról

X

Számla kiadására feljogosított munkatársa / Nyomtatványraktár munkatársa

U*

P*

K*

X

94

#

Input

Tevékenység

Output


E*

U*

P*

K*

készpénzfizetési számlatömböt, azonban ezzel egyidejűleg a megtelt tömböt pedig leadják. A raktár köteles a szigorú számadású nyomtatványokról naprakész adatszolgáltatást vezetni. 20.3. Készpénz-átutalási megbízással történő fizetés (ETR-ben nem nyilvántartott képzésekre, tanfolyamokra) 20.3.1 Engedély megkérése a Engedélykérelem a Képzést indító egység tanfolyam számláinak a számlázásra vezetője gazdálkodási rendszerben történő rögzítésére

20.3.2 Engedélykérele ma számlázásra

20.3.3

Külön eljárás keretében lehet csak az ETR-en kívül számlát kiállítani oktatási, képzési szolgáltatásokra. Gazdasági főigazgató jóváhagyása

Engedély számlázásra / Elutasítás

Amennyiben a gazdasági főigazgató nem járul hozzá az engedély megadásához, akkor csak az ETR-en keresztül állítható ki számla. Hallgatói nyilatkozat a díj Díj rendezéséről rendezéséről, hallgatói nyilatkozat számlaigényről (számlázási


Hallgató / Munkáltató

95

#

Input

Tevékenység

Output


E*

U*

P*

K*

adatok megadása) A jelentkezés részeként a hallgatónak nyilatkoznia kell arról, hogy a díjat milyen formában kívánja rendezni, illetve a számlát milyen névre kívánja kiállíttatni. 20.3.4 Díj rendezéséről Egyedi azonosítóval ellátott hallgatói készpénz-átutalási nyilatkozat megbízás kiadása A kar készpénz-átutalási fizetési mód esetén egyedi azonosítóval (munkaszám/ folyamatos sorszám) ellátott „sárga csekket” ad ki, amit saját nyilvántartásba rögzít. A kar felelős az egyedi befizetések figyeléséért a munkaszámokon. 20.3.5 Díj rendezéséről Számlázási igény esetén hallgatói előzetes vevői megrendelés nyilatkozat létrehozása

Készpénz-átutalási bizonylat (sárga csekk)

Oktatás adminisztráció

Előzetes vevői megrendelés

Számlát kezdeményező szervezeti egység munkatársa / Pénzügyi Osztály munkatársa

A kar feladata a számlázáshoz szükséges alapadatok rögzítése, esetlegesen hiányzó adatok beszerzése. 96

#

Input

20.3.6 Bankértesítő

20.3.7 Előzetes vevői megrendelés

20.3.8 Vevői számla (eredeti és másolati példány) 20.3.9 Számla eredeti példánya / Jelentkezés

Felelős szervezeti egység / Végrehajtó Bevételek összepontozása Érvényesítő bizonylat Pénzügyi Osztály és könyvelése / bankértesítő munkatársa megfelelő tétele / helyére könyvelt bevétel Vevői számla kiállítása Vevői számla Pénzügyi Osztály (eredeti és másolati munkatársa Egyedi azonosítók alapján a példány) vevői megrendelések ellenőrzése, a vevői számla kiállítása a befizetések teljesítésével. A számla eredeti és a másolati példányának megküldése a kar részére. A számla Vevői számla Számlát kezdeményező átadása/postázása a (eredeti példány) szervezeti egység hallgató részére munkatársa Tevékenység

Számlareklamációk, módosítások fogadása, elbírálása

Output

Stornó számla

E*

X

U*

P*

K*

X

X

X

X

X


A kar fogadja és bírálja el a számlareklamációkat, módosítási kérelmeket. Amennyiben jogos a reklamáció, akkor kezdeményezi az 20.3.7 pontban leírt új számla 97

#

Input

20.3.1 Vevői számla 0 (másolati példány) / lekönyvelt bevételek / Díj rendezéséről hallgatói nyilatkozat

Tevékenység kiállítását. Képzések, tanfolyamok lezárása előtt a befizetések ellenőrzése

Output Befizetések

A kar felelős azért, hogy a tanfolyam, képzés lezárása csak abban az esetben történjen meg, ha a hallgató teljesítette a pénzügyi kötelezettségeit. 20.4. Vevői törzsadatok rögzítése, -karbantartása 20.4.1 Díj rendezéséről Vevő meglétének az Vevői törzsadat hallgatói ellenőrzése nyilatkozat / Szerződés / A vevő létezik-e a Vevői adatok / törzsekben, vagy szükséges Vevő a létrehozásuk. törzsállomány 20.4.2 A vevői törzsadat Vevő törzsadat létrehozása


E*


X


X

U*

P*

K*


A törzsadatok rögzítése során először az általános és vállalati nézet létrehozása szükséges, majd a törzsadat fajtájától függően az értékesítési/beszerzési nézet rögzítése a feladat. 98

#

Input

20.4.3 Vevő törzsadat / hiányzó módosítandó adatok / Díj rendezéséről hallgatói nyilatkozat / Szerződés 20.4.4 Vevő törzsállomány

Tevékenység

Output

A vevői törzsadat módosítása

Vevő törzsadat

Felelős szervezeti egység / Végrehajtó Számlát kezdeményező szervezeti egység munkatársa

E*

U*

P*

K*

A létező törzsadatok felülvizsgálata alapján a módosítások, még hiányzó nézetek rögzítése. Vevői törzsállomány időszaki felülvizsgálata


X

Időszakosan a törzsek felülvizsgálata, mint • Duplikációk kiszűrése • Zárolandó, törlendő tételek meghatározása

Ellenőrzés Ellenőrzési pont Számlakérő kísérőlapon / szerződésben az adatok teljeskörűségének és alaki megfelelésének ellenőrzése Vevői megrendelés ellenőrzése, hogy a megrendelés tartalmaz-e formai vagy tartalmi



Számlát kezdeményező szervezeti egység feljogosított munkatársa

Rendszeres

GMF Pénzügyi Osztályának számlázásért feljogosított munkatársa

Rendszeres 99

Ellenőrzési pont



hibát. Vevőtörzs ellenőrzése, hogy létezik-e a vevő

Számlát kezdeményező szervezeti egység feljogosított munkatársa / GMF Pénzügyi Osztályának számlázásért feljogosított munkatársa

Számla aláírása a kiállítást követően

GMF Pénzügyi Osztályának számlázásra Rendszeres feljogosított munkatársa

Egyszerűsített számlák összege és a készpénz-átutalás összegének egyezőssége

Egyszerűsített számla kiadására feljogosított munkatársa / GMF Pénzügyi Osztály bevétel könyvelésért felelős munkatársa Nyomtatvány raktár munkatársa

Alkalmanként

Gazdasági – Műszaki Főigazgató

Alkalmanként

Egyszerűsített készpénzfizetési számlatömb kiadása és visszavétele Engedély megadása arra az esetre, amikor az ETR-en kívül állítanak ki számlát oktatási, képzési szolgáltatásokra. Egyedi befizetési azonosítóval ellátott bevétel és a számlaigény (vevői megrendelés) összerendelése Képzések, tanfolyamok lezárása előtt a befizetések ellenőrzése Vevői törzsadatok meglétének, megfelelősségének ellenőrzése Vevői törzsállomány időszakos felülvizsgálata

Rendszeres

Rendszeres

GMF Pénzügyi Osztályának számlázásra Rendszeres feljogosított munkatársa Számlát kezdeményező szervezeti egység feljogosított munkatársa

Rendszeres

Számlát kezdeményező szervezeti egység feljogosított munkatársa / GMF Pénzügyi Osztályának számlázásra feljogosított munkatársa GMF Pénzügyi Osztály törzsadat-

Rendszeres

Időszakos 100

Ellenőrzési pont



karbantartásért felelős munkatársa Határidő Tevékenység Számla kiküldése a vevő részére (GMF, kar) Készpénz-átutalási bizonylat és az egyszerűsített számla másolati példányainak beküldése a készpénzátutalást követően Számla módosítási kérelmek befogadása

Határidő ha nem kell javítani/javíttatni, 2 munkanap 2 munkanap A tárgyévet követő év január 31-ig

101

3.21. #

A VIR elkészítése és prezentálása Input

Tevékenység

21.1

Havi / negyedéves zárás (pénzügy-számvitel)

21.2

A VIR-hez szükséges alapadatok szolgáltatása előre definiált táblázatos formában – 1-2-3-4. sorszámú kimutatások + a gazdálkodási összesítő táblázat (bevételek, kiadások, egyenlegek) A VIR-hez szükséges alapadatok szolgáltatása előre definiált táblázatos formában – 5. sorszámú kimutatás (adósságállomány)

21.3

21.4

21.5

A VIR-hez szükséges alapadatok szolgáltatása előre definiált táblázatos formában – 6. sorszámú kimutatás (alapok) A VIR-hez szükséges alapadatok szolgáltatása

Output Havi / negyedéves standard költségvetési beszámolótáblák Előre definiált Excel táblázatok az SAPból (zfed alapján)

Kincstárnak küldött (tárgyhót követő hó 10. napjáig megküldendő) beszámoló alapján előre definiált Excel táblázat Előre definiált Excel táblázatok az SAPból (tételes munkaszámok alapján) Előre definiált Excel táblázatok az SAP-

Felelős szervezeti egység / Végrehajtó Számviteli osztályvezető

E

X

U

P

K

X

Információtechnológiai főosztályvezető

Pénzügyi főosztály vezető

Pénzügyi osztályvezető

Információtechnológiai főosztályvezető 102

21.6

előre definiált táblázatos formában – 7. sorszámú kimutatás és a kapcsolódó melléklet (közüzemi költségek)

ból

A VIR-hez szükséges alapadatok szolgáltatása előre definiált táblázatos formában – 8-9-10. sorszámú kimutatás (létszám)

Előre definiált Excel táblázatok a munkaügyi rendszerből

Bér- és munkaügyi osztály munkatársa

Egységes VIRadatokat tartalmazó Excel file (elnevezése: „ELTE_VIR_xhó.xls”, ahol az x a tárgy negyedévet jelöli római számmal). A negyedéves VIR prezentáció első verziója (elnevezése: „ELTE_VIR_xhó.ppt”, ahol az x a tárgy negyedévet jelöli római számmal).

Kontrolling

21.7

Előre definiált Excel táblázatok

A beérkezett VIRalapadatok összegyűjtése, egységes Excel-táblába rendezése, az adatok ellenőrzése és a szükséges formázások elvégzése

21.8

Egységes VIRadatokat tartalmazó Excel file

A VIR prezentáció összeállítása: - az összefoglaló szöveges értékelés elkészítése; - a részletes elemzések táblázatainak beszúrása (csatolása) az Excelből a prezentációba; - a részletes elemzések grafikonjainak elkészítése;

X

Kontrolling

103

21.9

- a részletes elemzések szöveges értékelésének elkészítése. A VIR prezentáció első A VIR verziójának ellenőrzése, prezentáció első szükség esetén egyeztetés verziója a gazdálkodó egységek vezetőivel

21.10

VIR prezentáció javított verziója

A VIR prezentáció javított verziójának elkészítése

21.11

VIR prezentáció végleges verziója

A VIR prezentáció végleges verziójának jóváhagyása

Észrevételek, javítási javaslatok a negyedéves VIR prezentáció első verziójához (és Excel-éhez). A negyedéves VIR prezentáció végleges verziója (elnevezése: „ELTE_VIR_xhó_javított.ppt”, ahol az x a tárgy negyedévet jelöli római számmal). Szükség esetén az Excelben is javítani kell, annak elnevezése hasonlóan változik. A VIR prezentáció végleges verziója (elnevezése: „ELTE_VIR_xhó_végleges.ppt”, ahol az x a tárgy hónapot jelöli római számmal). Szükség esetén az Excelben is javítani kell, annak


X

Kontrolling


X

104

21.12

VIR prezentáció végleges verziója

A VIR bemutatása az egyetemi vezetői értekezleten.

elnevezése hasonlóan változik. ELTE_VIR_xhó_végleges.ppt bemutatása. Emlékeztető a vezetői értekezletről (a VIR-hez kapcsolódó megállapítások.)


Ellenőrzés Ellenőrzési pont A sikeres zárás jelentése Az analitika előállítási feltételeinek ellenőrzése (pl. kapacitások) Az adatszolgáltatás határidőre történő beérkezése A feldolgozott adatok szúrópróbaszerű összevetése az eredeti alapadatokkal A táblázatok és grafikonok ellenőrzése A szöveges magyarázatok elolvasása, ellenőrzése A VIR prezentáció összeállításakor egyeztetés a karok és más egységek vezetőivel, pótlólagos információk becsatornázása




Havi / negyedéves

Kontrolling, Műszaki főigazgató helyettes Kontrolling

Havi Havi

Kontrolling

Havi


Havi

105

Határidő Tevékenység Havi / negyedéves zárás (pénzügy-számvitel) A VIR-hez szükséges alapadatok szolgáltatása előre definiált táblázatos formában – 1-10 sorszámú kimutatások + a gazdálkodási összesítő táblázat (bevételek, kiadások, egyenlegek) A beérkezett VIR-alapadatok összegyűjtése, egységes Exceltáblába rendezése, az adatok ellenőrzése és a szükséges formázások elvégzése A VIR prezentáció összeállítása: - az összefoglaló szöveges értékelés elkészítése; - a részletes elemzések táblázatainak beszúrása (csatolása) az Excelből a prezentációba; - a részletes elemzések grafikonjainak elkészítése; - a részletes elemzések szöveges értékelésének elkészítése. A VIR prezentáció első verziójának ellenőrzése, szükség esetén egyeztetés a gazdálkodó egységek vezetőivel A VIR prezentáció javított verziójának elkészítése A VIR prezentáció végleges verziójának jóváhagyása A VIR bemutatása az egyetemi vezetői értekezleten.

Határidő Tárgyhót / negyedévet követő hó 20. napja Tárgyhót / negyedévet követő hó 25. napja Tárgyhót / negyedévet követő hó 25. napja Tárgyhót követő hó 26. napja

Tárgyhót követő hó 26. napja Tárgyhót követő hó 26. napja Tárgyhót követő hó 30. napja Tárgyhót követő hó 30. napját követő első vezetői értekezlet

106

3.22.


2005. évi CXXXIX. törvény a felsőoktatásról 51/2002. (III.26.) rendelet az egyetemi és főiskolai hallgatók által fizetendő díjakról és térítésekről, valamint a részükre nyújtható egyes támogatásokról 1992. évi LXXIV. (Áfa) törvény 1995. évi CXVII. (SZJA) törvény 2003. évi XCII. törvény az adózás rendjéről 1997. évi LXXX. (TB) törvény 1991. évi IV. (FLT) törvény 1993. évi XXIII. (kulturális járadék) törvény 2000. évi C. törvény a Számvitelről (Számv.tv.) 1992. évi XXXIII. törvény a Közalkalmazottak jogállásáról (Kjt.) 1992. évi XXXVIII. törvény az Államháztartásról (Áht 217/1998.(XII.30.) Korm.rendelet (Ámr.) 249/2000. (XII.24.) Korm. Rendelet 2003. évi CXXIX. törvény a közbeszerzésről 224/2000 (XII.19.) Korm. rend. 15/2004 IM rend 58/2005 ( ) Korm. Rendelet a kincstári vagyonnal való gazdálkodásról 1992. évi XXII. törvény (Munka Törvénykönyve) 1991. évi IV. törvény (Foglalkoztatási törvény) 1993. évi XCIII. törvény a Munkavédelemről 1997. évi LXXXI. törvény a TB nyugellátásról 1995. évi CXVII. törvény a személyi jövedelemadóról 1997. évi LXXXII. törvény a magánnyugdíjról 1998. évi LXVI. törvény az egészségügyi hozzájárulásról 1998. évi LXXXIV. törvény a családok támogatásáról, és a 223/1998. (XII.30.) Korm. rend. 1993. évi XCVI. törvény az önkéntes kölcsönös biztosítópénztárakról 1997. évi LXXXI. törvény a TB nyugellátásról, és a 168/1997. (X.6.) Korm.rend. 1997. évi LXXXIII. törvény a kötelező egészségbiztosítás ellátásairól, és a 217/1997. (XII.1.) Korm.rend. 107

Egyéb Gazdálkodási Szabályzat Egyetemi szabályzatok Tárgyévben érvényes PM költségvetési (beszámoló) útmutató

108

109

4.

Kockázatok

Megnevezés PM Tervezési körirat tartalmi megkötései Tervezési körirat késik Határidőre nem érkeznek vissza a tervezési űrlapok Jogszabályváltozás hatása a bevételekre Létszámintézkedés ek hatásai Dologi kiadások és beruházások esetében valótlan erőforrásigény becslése

Kockázatok leírása Premisszák (tervezési keretfeltételek) meghatározásánál a tervezési körirat tartalmazhat olyan megkötéseket vagy iránymutatásokat, melyek teljesítése problémába ütközhet. A tervezési köriratot a PM nem adja ki időben, így a tervezési folyamatot körirathoz illeszkedő eleminek kezelése problémába ütközik. Belső eljárási folyamatok lassúsága miatt előfordulhat, hogy a tervezésnél nem töltik ki határidőre a tervezési űrlapot a gazdálkodó egységek A Bevételi előirányzatok tervének kidolgozása során a jogszabályi környezet esetleges előre nem látható megváltozása befolyásolhatja a realizálható bevételek nagyságát. A Személyi juttatási és járulék terv kialakítása során az esetleges létszámot érintő intézkedések hatása. Dologi kiadások és beruházások tervezésekor a valós erőforrásigényének felmérése nehezen becsülhető pontosan.

Valószínűség

Hatás

Jelentőség

Kezelhetőség Külső

3

3

9

2

2

4

Külső

1

1

1

Belső

2

3

6

Külső

3

3

9

Belső

1

3

3

Belső

110

Megnevezés Költségvetési törvény elfogadásának kockázata Beszámolókhoz szükséges adatszolgáltatás késik, nem teljes körű Beszámolókhoz szükséges külső előírások és elvárások késnek Nem megfelelő struktúrában, szerkezetben készül el a beszámoló Informatikai kockázat: - új pénzügyi-számviteli nyilvántartó rendszerhez kapcsolódó kockázatok Kevés hangsúly tevődik a szöveges értékelések elkészítésére

Kockázatok leírása Tartalmi előírás és az időbeli csúszás hatása.

Valószínűség

Hatás

Jelentőség


1

1

1

Belső eljárási folyamatok lassúsága és pontatlansága miatt késik az adatszolgáltatás, illetve hiányos lehet, emiatt a határidők betartása nehézségekbe ütközhet Nem készül el időre a beszámolókészítéshez szükséges szabályozás

2

2

4

Belső

1

1

1

Külső

Pontatlanság miatt nem megfelelő formailag a beszámoló

1

3

3

Belső

Új pénzügyi-számviteli rendszer alkalmazásából eredő pontatlanságok és késések fordulhatnak elő

2

3

6

Belső

A szöveges értékelések készítése nem kellően hangsúlyos, emiatt különböző színvonalú, nem azonos felépítésű, akár elnagyolt értékelések születnek, illetve előfordulhat, hogy a táblázatok adatai és a szöveges indoklás eltér egymástól

2

3

6

Belső

111

Megnevezés

Kockázatok leírása

Jogszabályi megfelelősség biztosítása

A számviteli szabályzatok jogszabályi megfelelősége formai és tartalmi szempontból sérülhet

1

3

3

Bizonylatok téves csoportosítása

A bizonylatok csoportosítása során tévedés történik

2

1

2

Belső

A jogszabályi változtatások nem kerülnek követésre

A számlatükör módosítását igénylő jogszabályi változtatásokat nem követik

1

3

3

Belső

Belső igény ellentmond a jogszabálynak

A számlatükör módosításának belső igénye jogszabályi korlátba ütközhet

1

3

Belső

Pontatlanság

A banki tételek, és a függő-átfutókiegyenlítő forgalom könyvelése során kockázatot jelent a téves vagy pontatlan rögzítés. A bankkivonat és a számlabizonylatok összevetésekor előfordulhat, hogy az ellenőrzés nem alapos.

1

1

1

Belső

1

1

1

Belső

Nem kellően alapos ellenőrzés

Valószínűség

Hatás

3

Jelentőség

Kezelhetősé g Külső

112

Megnevezés Téves fizetések

Pontatlanság A kifizetés dokumentumai hibásak Hibás dokumentumvezetés Sok szervezeti egység között utazik az üzembe helyezési bizonylat, illetve a számla Üzembe helyezések bizonylatolásának késedelmessége Üzem behelyezés dátuma nem megfelelő Kölcsönadás dokumentációja hiányos

Kockázatok leírása A készpénzes be-és kifizetések lebonyolítása során előfordulhat téves összeg be- vagy kifizetése. A főkönyvi könyvelés illetve az analitikák vezetése során kockázatot jelent a pontatlanság. A pénztáros a kifizetés dokumentumainak hibáit nem fedezi fel. Előfordulhat, hogy a pénztáros a pénztári dokumentumokat hibásan tölti ki, hibásan vezeti. Az eszközhöz tartozó bizonylatok több szervezeti egységen is keresztül áramlanak, míg feldolgozásra kerülnek. Ez magában rejti a bizonylatok eltűnését, hosszas utazását. Az üzembe helyezés bizonylatai nem készülnek el időben Üzembe helyezés dátuma nem megfelelő Kölcsönadott, kölcsönvett eszközökről a nyilvántartás nem mindig jut el az eszközkönyvelőhöz

Valószínűség

Hatás

1

1

1

1

1

1

Belső

1

3

3

Belső

1 2

1 2

1 4

Belső

1

1

1

Belső

2

1

2

Belső

2

Belső

2

1

Jelentőség

Kezelhetőség Belső

Belső

113

Megnevezés Megrendelés szállítás minőségi, mennyiségi eltérése Az árubeérkezések kötegelve időszakosan kerülnek felrögzítésre (késedelmes rögzítés) Árukiadás nem kerül rögzítésre

Kockázatok leírása A megrendelésben / szerződésben rögzített paraméterekhez képest lehetséges minőségi és mennyiségi eltérés az áru beérkezésekor Az árubeérkezések kötegelve időszakosan kerülnek felrögzítésre (késedelmes rögzítés)

Felvételezésnél az eszközök felkutatása nem lehetséges A munkatársak nem megfelelően támogatják a leltárt Folyamatos beszerzés befolyásolja a leltárt

Leltározásnál a leltárban szereplő eszköz nem található a leltározási körzeten belül.

Téves hiány-többlet megfeleltetés Év végén a feladatok feltorlódása

Az igényelt cikkek fizikai átadását követően az árukiadás nem kerül rögzítésre

A munkatársak a leltározás során nem támogatják megfelelően a folyamatot, például nem érnek rá a leltározás időpontjában. Év végén a leltározással párhuzamosan folyamatos a beszerzés. A beszerző és leltározó személyében azonos, így jelentős időt fordít mindkét tevékenységére. Az újonnan beszerzett eszközök azonosítása is lassítja a leltározás és kiértékelés folyamatát. A leltár kiértékelésekor a hiány-többlet megfeleltetés tévesen történik. A leltár ütemtervben a feladatok nagy része az utolsó negyedévre esik, ami feladatok torlódását idézheti elő egyes szervezeti egységeknél.

Valószínűség

Hatás

Jelentőség


1

2

2

1

2

2

Belső

1 1 1 1

3 2 1 1

3 2 1 1

Belső

1 1

Belső

1 1

1 1

Belső Belső Belső

Belső

114

Megnevezés Értékesítésre szánt eszköz értékesítése sikertelen A feltárt eszközök, készletek megfelelő azonosítása, minősítése Kivezetett és selejtezett eszköz a munkahelyeken marad Pontatlan keretnyitás

Kockázatok leírása Túl magasra értékelt eszközök esetében az értékesítés sikertelen, ami azzal jár, hogy az eszközt selejtezési eljárással újra kell értékelni, ami többletmunkát eredményez a szervezet részéről. A feltárt eszközök, készletek azonosítása, minősítése és értékelése nem megfelelő az eljárás során.

Kivezetett és selejtezett eszközök fizikailag az Egyetemen belül maradnak. A következő évi leltár alkalmával ezeket az eszközöket is fel kell venni. Előfordulhat, hogy a keretnyitás vagy rögzítés pontatlanul történik. A csekkes befizetések mögött nincs A csekkes befizetés azonosító vagy olvashatatlan, így a vevői nem számlával csak keresés után lehet az beazonosítható összepontozást végrehajtani. Az átutalásos számla befizetése Az átutalásos késedelmes vagy elmarad, aminek az számla befizetése ellenőrzése sem feltétlenül történik meg a késedelmes beiratkozásig. Az oktatásadminisztrációs rendszerben a Számos adathiba hallgatók nem az elvárható odafigyeléssel az oktatásrögzítik fel az adataikat, így sok adminisztrációs adatmódosításra van szükség a rendszerben visszautasított tételek kiutalásához.

Valószínűség

Hatás

Jelentőség

Kezelhetőség Belső/külső

2

3

6

1

2

2

Belső

1

1

1

Belső

1 1

2 1

2 1

Belső

2

Belső

2

Belső

1 2

2 1

Belső

115

Megnevezés Bank megszünteti a hallgató számláját Pontatlan ÁFA utalás Az adóbevallás nem készül el időben Pontatlan SZJA és járulék befizetés Pontatlan kötelezettségvállalás rögzítés Adatszolgáltatás nem történik meg határidőre

Kockázatok leírása Bankszámla hiányában az átutalás sikertelen és emiatt adategyeztetésekre, újabb átutalásra van szükség A követelésből ill. kötelezettségből adódó összeg nem egyezik meg az adóhatóság ill. számunkra utalt összeggel. Határidőre nem sikerül elkészíteni az adóbevallást. A befizetés összege nem egyezik meg a bevallásban megadott összeggel. A kötelezettségvállalással terhelt maradványok pontatlan nyilvántartása. Így végeredményben terhelt előirányzat is elvonásra kerülhet. Az OM felé történő adatszolgáltatás során előfordulhat időbeli késedelem.

Valószínűség

Hatás

Jelentőség


1

1

1

1

3

3

Belső

1

2

2

Belső

2 3

2 1

4 3

Belső

1

3

3

Belső

Belső

116

Megnevezés A megadott határidőre a szerződések aláírása, ahhoz a belső határidők betartása Jogszabályi megfelelősség biztosítása (formai, tartalmi) Belső átfutási idő hosszúsága Szerződések téves kategorizálása

Kockázatok leírása Főként a közbeszerzések során sok intézmény a gyakorlatban nem tudja megkötni az előírt határidőig a szerződéseket. A szerződés előkészítésekor a jogszabályoknak való formai és tartalmi megfelelőség sérülhet. A folyamat valamennyi tevékenységét érinti a belső átfutási idő hosszúsága, amely késlelteti a szerződéskötési folyamatot. A tárolási időtartam megítélése téves vagy a selejtezés során a besorolásnál történhet tévedés.

Valószínűség

Hatás

Jelentőség


2

3

6

2

3

6

Belső

2

2

4

Belső

3

Belső

1

3

117

Megnevezés


Nyilvántartások pontatlansága

A státusz- vagy a távollét nyilvántartás aktualizálásához nem érkezik időben információ illetve pontatlan, hiányos információkat kap az osztály

1

1

1

Belső

Munkaköri leírás nem készül el időben

Az új munkavállaló nem kapja meg időben a munkaköri leírását

1

2

2

Belső

Kiléptetés a Kjt alapján vitatott lehet Nem kapcsolódik megfelelő indoklás a kiléptetéshez

Közalkalmazott felmentése a jogszabályi előírásoknak nem megfelelő

1

2

2

Belső

A munkáltató nem indokolja kellőképp a kiléptetést

1

1

1

Belső

Kiléptetéskor vita a szabadságkartonról Nyugdíjhatározat vitatott Téves besorolás

Vitás helyzet alakulhat ki a munkavállalóval a kiírt szabadságokról A megállapított nyugdíjat vitatja a munkavállaló

1 3 1

1 1 2

1 3 2

Belső

A közalkalmazotti bértáblába való besorolás hibás

ValóHatás színűség

Jelentőség

Kezelhetőség

Belső Belső

118

Megnevezés


Hibás megbízási szerződés Késnek a bérszámfejtéshez szükséges adatok

Tartalmilag vagy formailag hibás megbízási szerződés A tárgyhavi bérelszámoláshoz szükséges dokumentumok, jelentések, igazolások nem érkeznek meg időben a Bér és munkaügyi Osztályra

1 1

2 2

2 2

Belső

Átutalás indítása késik Hibás járulékbevallás Hibás adatszolgáltatás a járulékokról Nem megfelelő számlaszámra történik az átutalás

Az átutalás nem érkezik meg az előre meghatározott időben Pontatlan adatok miatti hibás bevallás

1 1 1

2 3 3

2 3 3

Belső

2

Belső

Pontatlanság miatti hibás adatszolgáltatás Az utalás téves számlaszámra történik


1

2

Jelentőség

Kezelhetőség

Belső

Belső Belső

119

Megnevezés



Igénylőlapok, kérelmek hibás kitöltése

Pontatlanul vagy hiányosan kitöltött nyomtatványok

Nem megfelelő számlaszámra történik az átutalás

Adathiba miatt nem megfelelő számlára utalják a segélyeket

1

Étkezési hozzájárulási lista nem teljes

Nem a feljogosított munkavállaló kapja meg az étkezési hozzájárulást

1

1

Jelentőség

Kezelhetőség

2

Belső

2

2

Belső

1

1

Belső

2

120

Megnevezés Nem minden beszerzési igény kerül be a közbeszerzési tervbe Nem ismerik a gazdálkodó egységek a közbeszerzés szabályozását kellően Nem minden esetben kerülnek bevonásra az eljárásba a kijelölt bizottsági tagok Nem mindig lehet lefolytatni abban az ütemezésben és összetételben a Bizottsági munkát, mint ahogy az elején elindításra került

Kockázatok leírása Nem minden közbeszerzési igényt építenek be az egységek a tervbe, nem minden esetben veszik figyelembe az összeszámítási szabályokat.

Valószínűség

Hatás

Jelentőség

2

3

6

A gazdálkodó egységek vezetői nem ismerik kellően a közbeszerzés szabályait, a rezsim értékhatárait, ennél fogva nem tudatosan, de hibákat vétenek.

3

2

6

A bizottsági tagok a közbeszerzés során nem tudnak részt venni a feladatokban oly módon, mint azt a megbízó levelük tartalmazza. Ebből kifolyólag a döntéshozatal során sem ismerik meg kellő mélységben az ajánlatokat és a versenyzőket. A közbeszerzési eljárás eredeti ütemezését módosítani kell, mert az érintett bizottsági tagok nem állnak rendelkezésre a szükséges időpontban, időszakban.

1

1

1

1

1

1

Kezelhetőség belső

belső

belső

belső

121

Megnevezés Gyakran nem veszik figyelembe a beszerzést elindító területek a közbeszerzési eljárás átfutási idejét A közbeszerzés elindításakor az előzetes kötelezettségvállalá s nem kerül be a gazdálkodási rendszerbe

Kockázatok leírása A közbeszerzési eljárás viszonylag hosszabb eljárás, amit a beszerzési igényt megfogalmazó szervezeti egységek későn, nem kellő időben indítanak el. Az eljárás gyorsítása pedig jelentős kockázatokat rejt magába mint ajánlatkérői, mint ajánlatadói oldalon. A közbeszerzések esetében nem minden esetben rögzítenek előzetes kötelezettségvállalást, így elméletileg a fedezet elkölthető.

Valószínűség

A szerkesztőséggel való egyeztetés (hiánypótlás) megnöveli az eljárás átfutási idejét Szakmai kidolgozottsága a dokumentációnak nem megfelelő

A Közbeszerzési Értesítő szerkesztősége nehezen kiszámítható átfutását tekintve, sok esetben kiegészítésre, módosításra visszaküldik a hirdetményt.

1

1

1

A szakmai dokumentáció minősége nem megfelelő, ebből kifolyólag a beérkező ajánlatok tartalma és egységessége megnehezíti az értékelést és a legjobb döntés meghozatalát.

2

3

6

2

Hatás

2

Jelentőség

Kezelhetőség

4 belső

3

1

3 belső

külső/belső

belső

122

Megnevezés Időben nem érkeznek meg a szakmai területről a kérdésekre adandó válaszok Az értékeléskor a beérkező ajánlatok tartalmilag nehezen összevethetőek

Kockázatok leírása A szakterületek nem küldik vissza időben az eljárás során feltett kérdésekre a válaszokat. Esetenként a közbeszerzési terület válaszolja meg ezeket.

Eredménytelen lesz az eljárás A szerződéskötés az eljárásban meghatározott időpontban nem történik meg A KSZF megrendelés kiküldése előtt nincs fedezetellenőrzés

Valószínűség

Hatás

Jelentőség

1

3

3

Az ajánlatok tartalmilag és szerkezetükben is nehezen összehasonlíthatóak, az árazás sem egységes.

2

3

6

Az eljárást meg kell ismételni.

1

3

3

A szerződéskötés a közbeszerzés hatályos szabályozása szerint nem történik időben.

1

1

1

A KSZF megrendelést a KSZF felületéről kinyomtatott megrendelőn rendelik meg a jogosultsággal bíró egységek, miközben ennek a fedezet ellenőrzése formálisan, de lehet hogy tényszerűen is elmarad.

1

2

2


belső

külső/belső külső/belső

belső

123

Megnevezés A KSZF megrendelésről nem készül beszerzési megrendelés Nem minden 50 e. Ft feletti megrendelésről születik írásos kötelezettségvállalá s A pénzügyi terület nem rendelkezik megrendeléssel, szerződéssel, amit a számla kifizetéséhez szükséges Téves számlakérő kísérőlevél, téves alapadat a szerződésben

Kockázatok leírása A kötelezettségvállalások közé a KSZF megrendelés sok esetben a számla beérkezésével kerül be, amikor már a szállító teljesített. Ekkor kevés a mozgástér a beszerzés korrekciójára. A beszerzést kezdeményező szervezeti egységek nem minden esetben rögzítik a kötelezettségvállalásait.

Valószínűség

Hatás

Jelentőség


1

2

2

2

2

4

Belső

A Pénzügyi területhez a számla beérkezése előtt nem jutnak el a számla tartalmát leíró, a kötelezettségvállalást megtestesítő dokumentumok. A kifizetéshez külön utánjárás szükséges.

2

1

2

Belső

A számla kiállítását biztosító alapadatok tévesek, vagy a számlakérő kísérőlevél tévesen, hiányosan kerül kiállításra. A szerződésekben nem szerepel az összes szükséges alapadat. Pontatlanság téves A törzsadatok karbantartása és a vevői adatrögzítésből megrendelések rögzítése során előfordulhat téves adatrögzítés. Hiányosan, tévesen A díj rendezéséről a nyilatkozatokat a beérkező hallgatói hallgatók nem az elvárható odafigyeléssel nyilatkozatok töltik ki, így adatmódosításra, -pótlására van szükség a számla kiállításához.

2

2

4

Belső

2

1

2

Belső

2

2

4

belső

124

Megnevezés Bevételek beérkezésekor a GMF nem rendelkezik a könyveléshez szükséges bizonylatokkal. A törzsadatok duplikált rögzítése

Kockázatok leírása A GMF az egyszerűsített számlákról a bizonylatokat csak késedelmesen kapja meg, miközben a bevétel már jóváírásra került az Egyetem számláján.

Tanfolyamok, képzések lezárása nem teljesített követelések mellett

A karok kiadják a képzések, tanfolyamok lezárását bizonyító diplomát, okleveleket, anélkül, hogy ellenőrizték volna a hallgatók befizetéseinek a teljesítését.

1

A zárás / adatszolgáltatás késik Az analitikák pontatlanok / hiányosak Az adatok feldolgozásakor hiba történik A táblázatok adatai és a grafikonok nem állnak összhangban egymással

Belső folyamatok lassúsága vagy a feladatok torlódása miatt a zárás / adatszolgáltatás késhet. A záráshoz szükséges analitikák nem pontosak

A törzsadatokat nem tekintik át figyelmesen a számlák kezeléséért felelős munkatársak, ezért duplikáltan rögzítenek vevőket és szállítókat.

Valószínűség

3

Hatás

3

Jelentőség

9


4

Belső

3

3

Belső

1

2

2

Belső

1

2

2

Belső

Az alapadatok elemzése során hiba történik

1

2

2

Belső

Téves összeállítás miatt a táblázatok adatai nem állnak összhangban a grafikonokkal

1

3

3

Belső

2

2

125

126

Az ELTE folyamatba épített, előzetes és utólagos vezetői ellenőrzési rendszere. Budapest, június 30

Recommend Documents