Folyamatba Épített, Előzetes, Utólagos és Vezetői Ellenőrzési Rendszere

III/3. sz. melléklet

Budapest Főváros XXIII. Kerület Soroksár Önkormányzata Polgármesteri Hivatalának

Folyamatba Épített, Előzetes, Utólagos és Vezetői Ellenőrzési Rendszere

Hatályos: 2010. július 1-től

BEVEZETÉS Budapest Főváros XXIII. kerület Soroksár Önkormányzat Polgármesteri Hivatalának (a továbbiakban: Polgármesteri Hivatal) folyamatba épített, előzetes, utólagos és vezetői ellenőrzési rendszerét (a továbbiakban FEUVE) az államháztartásról szóló 1992. évi XXXVIII. törvény (a továbbiakban: Áht.) 121. § (1) bekezdése, az államháztartás működési rendjéről szóló 292/2009. (XII. 19.) Korm. rendelet (a továbbiakban: Ámr.) 155.-161. §, illetve a költségvetési szervek belső ellenőrzéséről szóló 193/2003. (XI. 26.) Korm. rendelet alapján a következők szerint határozom meg. I. ÁLTALÁNOS RÉSZ Az Áht. alapján a költségvetési szerv vezetője, a Polgármesteri Hivatal vonatkozásában Budapest Főváros XXIII. kerület Soroksár Önkormányzatának Jegyzője (a továbbiakban: a Jegyző) felelős:  az alapító okiratban előírt tevékenységek jogszabályban, költségvetésben, vagy költségvetési keretben (az azok részét képező megvalósítási tervben, teljesítménytervben), valamint feladatellátási megállapodásban foglaltaknak, illetve az irányító szerv által közvetlenül meghatározott követelményeknek és feltételeknek megfelelő ellátásáért,  a költségvetési szerv működésében és gazdálkodásában a gazdaságosság, a hatékonyság és az eredményesség követelményeinek érvényesítéséért,  a gazdálkodási lehetőségek és a kötelezettségvállalások összhangjáért,  a költségvetési szerv vagyonkezelésébe, használatába adott, és a tulajdonában lévő vagyonnal kapcsolatosan a vagyonkezelői, tulajdonosi jogok rendeltetésszerű gyakorlásáért,  az államháztartási belső kontrollrendszer megszervezéséért és hatékony működtetéséért, továbbá  a szerv besorolásának megfelelően a szakmai és pénzügyi folyamatos nyomonkövetési (monitoring) rendszerműködtetéséért, a tervezési, a beszámolási, valamint a közérdekű, és közérdekből nyilvános adatok szolgáltatására vonatkozó kötelezettség teljesítéséért, annak teljességéért és hitelességéért, továbbá a számviteli rendért. A költségvetési szerv vezetője évente az éves költségvetési beszámoló keretében beszámol a költségvetési szerv folyamatba épített előzetes, utólagos és vezetői ellenőrzésének, valamint belső ellenőrzésének működtetéséről. Az Áht.-ban meghatározott kötelezettség, a költségvetési szerv vezetőjének feladata, a szervezeti struktúrában meghatározott egységek vezetői hatáskörének, felelősségének és beszámoltathatóságának szabályozottságán, valamint jelen szabályzaton keresztül valósul meg.

1

A FEUVE rendszerének célja, tartalma A folyamatba épített, előzetes, utólagos és vezetői ellenőrzés a szervezeten belül a gazdálkodásért felelős szervezeti egység által folytatott első szintű pénzügyi irányítási és ellenőrzési rendszer, amelynek létrehozásáért, működtetéséért és fejlesztéséért a költségvetési szerv vezetője felelős a pénzügyminiszter által közzétett irányelvek figyelembevételével. A Jegyző, mint a költségvetési szerv vezetője köteles olyan szabályzatokat kiadni, folyamatokat kialakítani és működtetni a szervezeten belül, amelyek biztosítják a rendelkezésre álló források szabályszerű, szabályozott, gazdaságos, hatékony és eredményes felhasználását. A pénzügyi irányítási és ellenőrzési feladatok magukban foglalják:  a pénzügyi döntések dokumentumainak elkészítését (ideértve a költségvetési tervezés, a kötelezettségvállalások, a szerződések, a kifizetések, a szabálytalanság miatti visszafizettetések dokumentumait is),  az előzetes és utólagos pénzügyi ellenőrzést, a pénzügyi döntések szabályszerűségi és szabályozottsági szempontból történő jóváhagyását, illetve ellenjegyzését,  a gazdasági események elszámolását (a hatályos jogszabályoknak megfelelő könyvvezetés és beszámolás). A felsorolt tevékenységek feladatköri elkülönítését biztosítani kell. A pénzügyi irányítási és ellenőrzési rendszernek biztosítania kell, hogy  a költségvetési szerv valamennyi, gazdálkodással kapcsolatos tevékenysége és célja összhangban legyen a szabályszerűség, szabályozottság és megbízható gazdálkodás elveivel,  az eszközökkel és forrásokkal való gazdálkodásban ne kerüljön sor pazarlásra, visszaélésre, rendeltetésellenes felhasználásra,  megfelelő, pontos és naprakész információk álljanak rendelkezésre a költségvetési szerv gazdálkodásával kapcsolatosan,  a folyamatba épített, előzetes, utólagos és vezetői ellenőrzés harmonizációjára és összehangolására vonatkozó irányelvek végrehajtásra kerüljenek,  a rendelkezésre álló eszközök és források a szabályszerűség, szabályozottság és megbízható gazdálkodás elveivel összhangban kerüljenek felhasználásra. A Jegyzőnek, mint a költségvetési forrás felhasználásában résztvevő költségvetési szerv vezetőjének az Áht., valamint az Ámr. szabályozásának megfelelően kell megszerveznie és működtetnie a folyamatba épített, előzetes, utólagos és vezetői ellenőrzést a költségvetési szerven belül. A FEUVE rendszere az alábbi három fő területet szabályozza:  az ellenőrzési nyomvonal kialakításának kötelezettsége,  a kockázatkezelés,  a szabálytalanságokkal kapcsolatos eljárásrend kialakításának kötelezettsége.

2

II. AZ ELLENŐRZÉSI NYOMVONAL

1. Az ellenőrzési nyomvonal fogalma Az Ámr. rendelkezései szerint az ellenőrzési nyomvonal a költségvetési szerv működési folyamatainak szöveges, vagy táblázatba foglalt, vagy folyamatábrákkal szemléltetett leírása, amely tartalmazza különösen a felelősségi és információs szinteket és kapcsolatokat, irányítási és ellenőrzési folyamatokat, lehetővé téve azok nyomon követését és utólagos ellenőrzését. A Polgármesteri Hivatal a táblázatba foglalt leírást alkalmazza.

2. A költségvetési szerv vezetőjének kötelezettsége az ellenőrzési nyomvonal kialakítása során A Jegyző köteles elkészíteni és rendszeresen aktualizálni a költségvetési szerv ellenőrzési nyomvonalát. Az ellenőrzési nyomvonal táblarendszere, jelen szabályzat mellékletét képezi.

3. Az ellenőrzési nyomvonal jelentősége a költségvetési szerv működésében Az ellenőrzési nyomvonal a folyamatokra vonatkozó egyes tevékenységeket, a tevékenységek jogi alapját, felelősét, ellenőrzését, nyomon követését, a kapcsolódó dokumentumokat öleli fel:  a Polgármesteri Hivatal működésének, egyes tevékenységeinek egymásra épülő eljárásrendjeit egységes folyamatként mutatja, teljes egészében tartalmazza az ellenőrzési pontok (típusok) összességét,  kialakításával a Polgármesteri Hivatalra jellemző valamennyi tevékenység, valamennyi „szereplő”, funkció együttes koordinálására kerül sor,  valamennyi résztvevő számára írott és átlátható formában válik (követendő eljárásként) feladattá az eljárások és módszerek betartása, miközben a referenciák, dokumentumtípusok és maguk az eljárások is standardizáltakká válnak,  megmutatja a Polgármesteri Hivatal folyamatba épített ellenőrzési rendszerének hiányosságait, így felgyorsítja a pénzügyi irányítás folyamatainak megfelelő átalakítását, és a működtetés színvonalának, a nyújtott szolgáltatásoknak értéknövekedését segíti elő.

4. Az ellenőrzési nyomvonal jelentősége a felelősségi szintek területén Az ellenőrzési nyomvonal egy standardot jelent, eljárások együttesét, amelyek alapján meghatározhatók valamennyi folyamatban a felelősök, az ellenőrzési pontok. Az ellenőrzési nyomvonal segítségével könnyen és gyorsan azonosítható a hibás működés, a hozzá tartozó felelős.

3

Az ellenőrzési nyomvonal megmutatja, hogy a teljes folyamat minősége az egyes résztevékenységekért felelős közreműködőkön is múlik. 5. Az ellenőrzési nyomvonal jelentősége a szervezeten belüli együttműködés erősítése területén A különböző szervezeti egységek kapcsolatában nagyobb rugalmasság, együttműködés, koordináció várható az ellenőrzési nyomvonal kialakításától.

jobb

Az ellenőrzési nyomvonal a teljes feladatellátására kiterjed, vagyis a működtetés jobbításának fontos eszköze.

6. Az ellenőrzési nyomvonal jelentősége a szervezeti működés területén A megbízható ellenőrzési nyomvonal kialakításának jelentősége abban áll, hogy segítségével feltérképezhető a szervezet összes folyamatában rejlő működési kockázat. A hibásan kialakított ellenőrzési nyomvonal gátolhatja a Polgármesteri Hivatal folyamatainak pontos ismeretét, így a működtetését. Az ellenőrzési pontok elégtelensége vagy az átfedések kialakulása működési zavarokhoz vezethet. 7. Az ellenőrzési nyomvonal elkészítése Az ellenőrzési nyomvonal készítésének kötelezettsége felöleli a Polgármesteri Hivatal tevékenységét jellemző jelentősebb folyamatokat. A Polgármesteri Hivatal működési folyamatai a kitűzött szervezeti célok elérése érdekében kerülnek kialakításra és ezeknek a működési folyamatoknak megfelelően kell a Polgármesteri Hivatalt működtetni. Az ellenőrzési nyomvonalat ezekhez eseményekhez) kell hozzárendelni.

a

működési

folyamatokhoz

(gazdasági

A megfelelő irányítási szinteken folyó szabályozott tevékenységek részletes információkat nyújtanak az egyes, a Polgármesteri Hivatal tevékenységére vonatkozó gazdasági eseményekről, műveletekről, a műveletekben résztvevőkről, a felelősségeikről, a pénzügyi tranzakciókról, a folyamatot kísérő dokumentumokról. A szabályszerűen vezetett és dokumentált folyamatok megmutatják a művelettel kapcsolatos információkat, a művelet időpontját, a feladat ellátásának módját, az alátámasztó (beérkező és kimenő) dokumentumokat. Az ellenőrzési nyomvonal kialakítása a költségvetési szerv teljes tevékenységére vonatkozik, a Polgármesteri Hivatal szervezetét, struktúráját jellemző működési folyamatokkal, illetve a folyamatokat működtető folyamatgazdákkal együtt, vagyis azon személyekkel, akik a Polgármesteri Hivatal szervezetén belül elsődlegesen felelősek az adott folyamat végrehajtásáért. A működési folyamatok pontos és teljes körű meghatározása, a szabályzatokban való rögzítése a Jegyző felelőssége és kötelezettsége.

4

8. Az egyes gazdasági eseményekkel kapcsolatos ellenőrzési nyomvonal kialakításának gyakorlati megvalósítása A Polgármesteri Hivatal gazdálkodásának, működési sajátosságainak figyelembe vételével szükséges az ellenőrzési nyomvonalat kialakítani. Rendszeres időközönként a már érvényben lévő ellenőrzési nyomvonalakat felül kell vizsgálni, folyamatosan aktualizálni kell. Az ellenőrzési nyomvonalak felülvizsgálatáért és folyamatos aktualizálásáért felelős: az ellenőrzési nyomvonalaknál folyamatgazdaként megjelölt személyek. Az ellenőrzési nyomvonal kialakításának első lépése a Polgármesteri Hivatal főfolyamatainak és folyamatgazdáinak azonosítása. A Polgármesteri Hivatal főfolyamatai a következők: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.

Költségvetés tervezés Rendszeres személyi juttatások Nem rendszeres személyi juttatások Dologi és folyó kiadások Házipénztári pénzkezelés Közbeszerzési eljárások Feleslegessé vált eszközök feltárása, hasznosítása, selejtezése Havi, negyedéves, éves zárlati feladatok

A Polgármesteri Hivatal működési folyamatait a főfolyamatok mentén kell csoportosítani, meghatározni a hozzájuk tartozó feladatokat. A működési folyamatok szabályozottságára lehet alapozni az ellenőrzési pontok, nyomvonalak elkészítését. Az ellenőrzési nyomvonal kialakítását támogatják a Polgármesteri Hivatalban érvényben lévő belső szabályzatok, dokumentációk, egyéb információk, a lezárt ellenőrzésekkel kapcsolatos jelentésekben tett megállapítások, javaslatok, illetve az elkészített intézkedési tervek felhasználása. Az ellenőrzési nyomvonal kialakítása során különféle ellenőrzési pontokat lehet beiktatni. Az ellenőrzési pontok meghatározásával és működtetésével valósítja meg a FEUVE rendszer az ellenőrzési automatizmusokat.

9. Az ellenőrzési nyomvonal kialakításánál alkalmazott táblarendszer A gazdasági eseményekre vonatkozó táblarendszer elsősorban a Polgármesteri Hivatal felelősségi és az információs szintjeit tartalmazza, a kapcsolódásokat, az irányítási és ellenőrzési folyamatot.

5

A táblarendszer fejlécének adatai, melyet valamennyi folyamat leírásánál egységesen használunk:              

folyamat megnevezése folyamatgazda neve, beosztása sorszám feladat megnevezése jogszabályi alap előkészítő, koordináló, végrehajtó keletkező dokumentum felelős/kötelezettségvállaló határidő szakmai teljesítés-igazolása/érvényesítés/utalványozás/ellenjegyzés pénzügyi teljesítés könyvvezetésben való megjelenés kockázat ellenőrzési pont/ ellenőrzést végrehajtó

A táblázatok elkészítése során hivatkozni kell a feladat ellátására irányadó jogszabályokra, helyi szabályzatokra, a táblázatok egyes rovatain belül. A táblarendszer az egyes gazdasági eseményekkel kapcsolatosan a teljes folyamatot írja le, vagyis a tervezéstől a végrehajtáson át a beszámolás fázisáig, megjelölve a folyamatot és a felelőst, ellenőrzési pontot, a dokumentumokat (adatbázist), amelyet az adott folyamat használ és az ezekért való felelősségeket. A folyamatok részeként megjelenő feladatokhoz hozzárendelhető az adott kockázat, az ellenőrzési pont, valamint az ellenőrzést végrehajtó. Azon folyamatok, feladatok esetében, ahol a tábla fejlécének valamely rovata nem jellemző, vagy nem értelmezhető, a folyamatra vonatkozó rovatokat kell kitölteni, a nem jellemző rovatot NÉ (nem értelmezhető) jelzéssel kell ellátni. (A Polgármesteri Hivatal ellenőrzési nyomvonalát, táblarendszerét jelen szabályzat 1. számú melléklete tartalmazza.)

6

III. KOCKÁZATKEZELÉSI SZABÁLYZAT

Az Ámr. alapján a költségvetési szerv vezetője köteles a kockázati tényezők figyelembevételével kockázatelemzést végezni, és kockázatkezelési rendszert működtetni. A kockázatelemzés során fel kell mérni, és meg kell állapítani a Polgármesteri Hivatal tevékenységében, gazdálkodásában rejlő kockázatokat. A kockázatkezelés rendjének kialakítása során meg kell határozni azon intézkedéseket és megtételük módját, amelyek csökkentik, illetve megszüntetik a kockázatokat. A kockázatkezelés, mint módszer a vezetés gyakorlati eszköze, a tervezés és döntéshozatal, a végrehajtás alapvető része. A vezetőknek külön figyelmet kell fordítani arra, hogy a kockázatkezelést minden folyamatba beépítsék, és a szervezet minden tagja megértse a kockázatkezelés értékét. Fontos figyelembe venni, hogy a kockázatkezelés elsősorban a szervezet feladatellátását támogató belső folyamat, és nem a Polgármesteri Hivatalon kívüli szervezetek, hatóságok igényeit szolgálja.

1. Értelmező rendelkezések 1.1. A kockázat fogalma A kockázat lehet egy esemény vagy következmény, amely lényegi befolyással van egy szervezet célkitűzéseire. A kockázat lehet véletlenszerű esemény, hiányos ismeret vagy információ. Eredendő kockázat, amely szabálytalanságok vagy a megvalósítás során fellépő hibák előfordulásának kockázata. Ellenőrzési kockázat az ezen hibákat vagy szabálytalanságokat meg nem előző, illetve fel nem táró folyamatba be nem épített ellenőrzési eljárásokból fakadó kockázat. Maradvány kockázat: a kockázat csökkentésére tett azonnali válaszlépések (szervezeten belül működő belső kontroll) után még fennálló kockázat. A kockázatok lehetnek: a) külső kockázatok b) pénzügyi kockázatok c) tevékenységi kockázatok d) emberi erőforrás kockázatok

7

Az egyes kockázatok kategóriái, lehetséges megnyilvánulásuk és hatásuk az alábbiak lehetnek: a) külső kockázatok Infrastrukturális: Az infrastruktúra elégtelensége vagy hibája megakadályozhatja a normális működést Gazdasági: Kamatláb-változások, árfolyam-változások, infláció negatív hatással lehetnek a tervekre Jogi és szabályozási: A jogszabályok és egyéb szabályok korlátozhatják a kívánt tevékenységek terjedelmét. A szabályozások nem megfelelő megkötéseket tartalmazhatnak. Környezetvédelmi: A környezetvédelmi megszorítások a szervezet működési területén korlátot szabhatnak a lehetséges tevékenységeknek. Politikai: Egy kormányváltás megváltoztathatja a kitűzött célokat. Egy szervezet tevékenysége magára vonhatja a politika érdeklődését vagy kiválthat politikai reakciót Piaci: Versenyhelyzet kialakulása vagy szállítói probléma negatív hatással lehet a tervekre. Elemi csapások: Tűz, árvíz vagy egyéb elemi csapások hatással lehetnek a kívánt tevékenység elvégzésének képességére. A katasztrófavédelmi terv elégtelennek bizonyulhat. b) pénzügyi kockázatok Költségvetési: A kívánt tevékenység ellátására nem elég a rendelkezésre álló forrás. A források kezelése nem ellenőrizhető közvetlenül. Csalás vagy lopás: Eszközvesztés. A források nem elegendőek a kívánt megelőző intézkedésre. Biztosítási: Nem lehet a megfelelő biztosítást megszerezni elfogadható költségen. A biztosítás elmulasztása. Tőke beruházási: Nem megfelelő beruházási döntések meghozatala. Felelősségvállalási: A szervezetre mások cselekedete negatív hatást gyakorol, és a szervezet jogosult kártérítést követelni. c) tevékenységi kockázatok Működés-stratégiai: Nem megfelelő stratégia követése. A stratégia elégtelen vagy pontatlan információra épül. Működési: Elérhetetlen/megoldhatatlan célkitűzések. A célok csak részben valósulnak meg. Információs. A döntéshozatalhoz nem megfelelő információ a szükségesnél kevesebb ismeretre alapozott döntést eredményez. Hírnév. A nyilvánosságban kialakult rossz hírnév negatív hatást fejthet ki. Például a kialakult rossz megítélés csökkentheti a kívánt tevékenység terjedelmét. Kockázat-átviteli: Az átadható kockázatok megtartása, illetve azok rossz áron történő átadása. Technológiai: A hatékonyság megtartása érdekében a technológia fejlesztésének/lecserélésének igénye. A technológiai üzemzavar megbéníthatja a szervezet működését. Projekt: A megfelelő előzetes kockázatelemzés, hatástanulmány nélkül készült el a projekt-tervezet. A projektek nem teljesülnek a költségvetési vagy funkcionális határidőre.

8

Újítási:

Elmulasztott újítási lehetőségek. Új megközelítés alkalmazása a kockázatok megfelelő elemzése nélkül.

d) emberi erőforrás kockázatok Személyzeti: A hatékony működést korlátozza, vagy teljesen ellehetetleníti a szükséges számú, megfelelő képesítésű személyi állomány hiánya. Egészség és biztonsági: Ha az alkalmazottak jó közérzetének igénye elkerüli a figyelmet, a munkatársak nem tudják teljesíteni feladataikat.

1.2. A kockázat kezelője (kockázatgazda) A Polgármesteri Hivatal ellenőrzési nyomvonalában meghatározott kockázatok kezeléséért az adott feladatnál felelősként megjelölt személy a felelős.

1.3. Kockázatkezelési hatókör A kockázatkezelés a Polgármesteri Hivatal valamennyi tevékenységi területére kiterjed.

1.4. A Kockázati Munkacsoport A Polgármesteri Hivatal vezetőjének (Jegyző) felelőssége és kötelessége a szervezet minden szintjén érvényesülő kockázatkezelési rendszer kialakítása és működtetése. A kockázatkezelési folyamat koordinálására, irányítására és a feladatai között meghatározott tevékenységek elvégzésére a Jegyző, Kockázati Munkacsoportot (továbbiakban: Munkacsoport) hoz létre. A Munkacsoport vezetője a Jegyző, tagjai a Pénzügyi-gazdasági Osztály vezetője és a jogi asszisztens. A Munkacsoport feladatai: - a kockázatkezelési folyamat koordinálása, irányítása, - a kockázati tényezők, elemek azonosítása, - a kockázatok bekövetkezésének valószínűsítése, a kockázati hatás mérése (kockázatelemzés), - a kockázatok kezelési módjának meghatározása, - a kockázatok felülvizsgálata, - a kockázatokhoz kapcsolódó nyilvántartások vezetése Az ellenőrzési nyomvonalakban meghatározott kockázatokhoz kapcsolódó kockázatkezelők a Munkacsoport irányításával vesznek részt a kockázatkezelési folyamatban.

2. A kockázatkezelés végrehajtásának szabályai A hatékony folyamatba épített ellenőrzés a legjobb eszköz a kockázatok kezelésére. A folyamatba épített ellenőrzés hatékonyságát támogatja az ellenőrzési nyomvonal

9

kialakítása. Az ellenőrzési nyomvonal kockázatelemzési tevékenységet ellátni.

kiépítése

alapján

lehet

a

megfelelő

A kockázatok elsődleges okai – együtt vagy külön-külön – az alábbiak lehetnek:  véletlenszerű események,  hiányos ismeret vagy információ,  ellenőrzés hiánya és/vagy az ellenőrzések gyengesége a szervezetben. A kockázatkezelés állandó, ciklikus folyamat, amely az alábbi lépéseket tartalmazza:  a kockázatok azonosítása,  a kockázatok értékelése (kockázati térkép),  az elfogadható kockázati szint meghatározása (kockázati tűréshatár),  a kockázatokhoz kapcsolódó lehetséges reakciók azonosítása,  a kockázatkezelés módjának kiválasztása,  a kockázatok nyilvántartása,  a kockázatok felülvizsgálata.

2.1. A kockázatok azonosítása A kockázat azonosítás célja annak megállapítása, hogy melyek a Polgármesteri Hivatal célkitűzéseit veszélyeztető fő kockázatok. A Polgármesteri Hivatal stratégiai célkitűzéseit a kerület stratégiai csomagjához illeszkedő, annak megvalósulását támogató, a Polgármesteri Hivatalra vonatkozó szervezeti stratégiáról szóló Jegyzői Utasítás tartalmazza. Fenti stratégiában meghatározott célok megvalósításához kapcsolódó fő folyamatok az alábbiak: 1. Költségvetés tervezés 2. Rendszeres személyi juttatások 3. Nem rendszeres személyi juttatások 4. Dologi és folyó kiadások 5. Házipénztári pénzkezelés 6. Közbeszerzési eljárások 7. Feleslegessé vált eszközök feltárása, hasznosítása, selejtezése 8. Havi, negyedéves, éves zárlati feladatok Az egyes folyamatokhoz tartozó feladatok elvégzése során felmerülő kockázatokat az ellenőrzési nyomvonalak tartalmazzák. Az ellenőrzési nyomvonalakban meghatározott kockázatok kezeléséért a kockázatkezelő felelős. A Polgármesteri Hivatal a kockázatok azonosítására a kockázatvizsgálat módszerét választja, melyre Munkacsoportot hoz létre. A Munkacsoport fő munkamódszere: a kockázatkezelőkkel interjú lefolytatása, mely alapján a Munkacsoport elkészíti a szervezet kockázati térképét.

10

Az interjúk során az egyes feladatokról az alábbiakat kell megállapítani: - a nyomvonalban meghatározott kockázat bekövetkezésének valószínűségét; alacsony, közepes, magas kategóriákba sorolással, - a kockázat hatását; alacsony, közepes, magas kategóriák szerint, - a feladat végrehajtása során felmerült-e új kockázat.

2.2. A kockázatok értékelése – kockázati térkép

Magas Közepes Alacsony

Szervezetre gyakorolt hatás

A Polgármesteri Hivatal tevékenységére ható kockázatok teljes körének összegyűjtését követően, az alábbi kockázati térképet kell elkészíteni:

Közepes kockázat

Magas kockázat

Magas kockázat

Alacsony kockázat

Közepes kockázat

Magas kockázat

Alacsony kockázat

Alacsony kockázat

Közepes kockázat

Alacsony Közepes Magas Bekövetkezés valószínűsége Fenti mátrixba, a lefolytatott interjúk alapján kell a Munkacsoportnak az egyes kockázatokat minősíteni. Bekövetkezés valószínűségének értékelése: alacsony – 1 pont közepes – 2 pont magas – 3 pont Szervezetre gyakorolt hatás értékelése: alacsony – 1 pont közepes – 2 pont magas – 3 pont Kockázat összértékelése: bekövetkezés valószínűsége szorozva szervezetre gyakorolt hatással. A kockázati térkép elemzése (kockázatok besorolása): 1-2 pont – alacsony kockázat 3-4 pont – közepes kockázat 5-9 pont – magas kockázat A magas kockázatok a legjelentősebb kockázatok, az alacsony kockázatok a legkisebb szintűek. A köztük lévők közepes szintűeknek minősíthetők. A kockázati térkép összeállításáért, elemzéséért a Munkacsoport felelős.

11

2.3. Kockázati tűréshatár A kockázati térkép alapján a kockázati tűréshatár meghatározása következik, mely a Munkacsoport feladata. A kockázati tűréshatár azt a szintet jelenti, ami felett a Polgármesteri Hivatal mindenképpen válaszintézkedést tesz a felmerülő kockázatokra. A kialakított kockázati tűréshatár nem kötött, a Munkacsoportnak megvan a lehetősége, hogy változtasson rajta, a pillanatnyilag adott körülményektől függően. A már kezelt kockázatok esetében, ha a kockázat még mindig a kockázati tűréshatár felett marad, a Munkacsoport átveheti a kockázat további kezelését.

2.4. Kockázati reakciók A feltárt kockázatokkal kapcsolatos reakciókat a kockázati tűréshatár meghatározásával együtt kell eldönteni, melynek a meghatározásáért a Munkacsoport felelős. Négy alapvető kockázatkezelési stratégia lehet:  kockázat átadása (biztosítás révén);  kockázat elviselése (a válaszintézkedés aránytalanul nagy költségei miatt);  kockázat kezelése (célja a kockázatok elfogadható szintre való csökkentése);  kockázatos tevékenység befejezése.

2.5. Kockázatkezelés módjai Amennyiben a kockázat kezelésére kerül sor, az további négy különböző típusú kontroll tevékenységen keresztül valósítható meg: - megelőző kontrollok: korlátozzák a kockázat realizálódásának lehetőségét (feladat szétválasztása, megfelelő képzettség). A belső kontrollok többsége ide tartozik. - korrekciós kontrollok: a realizálódott kockázat következményeit korrigálják, a kár vagy veszteség csökkentésével (szerződési feltételek megadása). - iránymutató kontrollok: a kívánt következmény elérést biztosítják. Általában egy tevékenység konkrét lépéseit tartalmazzák (eljárásrendek, előírások, utasítások). - felderítő kontrollok: fényt derítenek olyan esetekre, amikor nem kívánt események következtek be (megvalósítás áttekintése, monitoring jelentések). A Munkacsoport feladata, a fenti kontrollok közül meghatározni az egyes kockázatok esetében alkalmazandó kontrollokat a kockázatok kezelésére. A Munkacsoport, a válaszintézkedések kiválasztásában támaszkodhat a belső ellenőrzés ajánlásaira, javaslataira.

12

3. Kockázat-nyilvántartás A Polgármesteri Hivatal kialakítja sajátosságainak megfelelő kockázat-nyilvántartást. Valamennyi kockázatról a kockázati térkép elkészítéséhez a kockázati alapnyilvántartás kitöltése kötelező. (6 . számú melléklet) A kockázati tűréshatár feletti kockázatokról hivatali kockázat-nyilvántartás is kialakításra kerül a 7. számú melléklet szerint. A kockázati alapnyilvántartás és a hivatali kockázat-nyilvántartás elkészítéséért a Munkacsoport felelős.

4. Kockázatok felülvizsgálata 4.1. Nyomon követés A költségvetési év során folyamatosan nyomon kell követni a folyamatokat, frissíteni a megállapításokat, illetve ellenőrizni a kezelendő kockázatokra megtett intézkedések hatásait, melyekről a kockázatkezelő köteles a Munkacsoportot tájékoztatni adott év április 15-ig. 4.2. Felülvizsgálat célja Mivel a kockázati környezet állandóan változik, a kockázatkezelési folyamat fontos tulajdonsága a folyamatos és rendszeres felülvizsgálat, amelynek alapvetően két célja van: -

A változások megfigyelése a szervezet kockázati profiljában: a korábban beazonosított kockázatok fennállnak-e, merültek-e fel új kockázatok, változott-e az egyes kockázatok bekövetkezésének valószínűsége, illetve hatása.

-

Megbizonyosodni a szervezeten belül működő kockázatkezelési folyamat hatékonyságáról: a működő kontrollok megfelelően tudják-e csökkenteni a felmerülő kockázatok hatását, bekövetkezésük valószínűségét, szükség van-e új kontroll tevékenységek bevezetésére, a meglévők kibővítésére.

Mivel a két fent említett cél különbözik egymástól, egyik sem helyettesítheti a másikat. Tulajdonképpen a kockázatkezelés lépéseinek megismétléséről van szó, amelyek közül egyik sem hagyható ki a hatékony kockázatkezelési rendszer működéséhez (jelen szabályzat 2. pont) A felülvizsgálat során kiemelt figyelmet kell fordítani a folyamatosságra. Fontos, hogy a kockázatkezelés minden évben legalább évente egyszer felülvizsgálatra kerüljön. 4.3. A felülvizsgálat eszközei A felülvizsgálat eszközei hasonlóak a kockázat beazonosításánál használtakkal. A Munkacsoport interjúk lefolytatásával, a kockázatkezelők beszámoltatásával végzi a kockázatok felülvizsgálatát. A kockázatok felülvizsgálatát a költségvetési tervezés első szakaszában kell megkezdeni, és minden év október 15-ig összeállítani az aktuális kockázati térképet.

13

IV. A SZABÁLYTALANSÁGOK KEZELÉSÉNEK RENDJE

Az Ámr. 161 §-ának megfelelően a költségvetési szerv vezetőjének kötelessége a szabálytalanságok kezelésének eljárásrendjét kialakítani. A szabálytalanságok fogalomköre széles, a korrigálható mulasztások vagy hiányosságok, illetve a fegyelmi-, büntető-, szabálysértési-, illetve kártérítési, eljárás megindítására okot adó cselekmények egyaránt beletartoznak. A szabálytalanság valamely létező szabálytól (törvény, rendelet, utasítás, szabályzat, stb.) való eltérést jelent, az államháztartás működési rendjében, a költségvetési gazdálkodás bármely gazdasági eseményében, az állami feladatellátás bármely tevékenységében, az egyes műveletekben, stb. előfordulhat.

1. A szabálytalanságok alapesetei A szabálytalanságok alapesetei:  a szándékosan okozott szabálytalanságok (félrevezetés, csalás, sikkasztás, megvesztegetés, szándékosan okozott szabálytalan kifizetés, stb.)  a nem szándékosan okozott szabálytalanságok (figyelmetlenségből, hanyag magatartásból, helytelenül vezetett nyilvántartásból, stb. származó szabálytalanság)

2. A szabálytalanságok megelőzése A szabályozottság biztosítása, a szabálytalanságok megakadályozása elsődlegesen a Jegyző felelőssége. A szabálytalanságok megelőzésével kapcsolatosan a Jegyző felelőssége, hogy:  a jogszabályoknak megfelelő szabályzatok alapján működjön a Polgármesteri Hivatal,  a szabályozottságot, illetve a szabályok betartását folyamatosan kísérjék figyelemmel az egyes szervezeti egységek vezetői is (osztályvezetők, csoportvezetők), 

szabálytalanság esetén hatékony intézkedés szülessék, a szabálytalanság korrigálásra kerüljön annak a mértéknek megfelelően, amilyen mértéket képviselt a szabálytalanság.

A szabálytalanságokkal kapcsolatos intézkedések általános célja, hogy:  megakadályozza a különböző jogszabályokban és szabályzatokban meghatározott előírások megszegését (megelőzés),

14

 keretet biztosítson ahhoz, hogy azok sérülése, megsértése esetén a megfelelő állapot helyreállításra kerüljön, a hibák, hiányosságok, tévedések korrigálása, a felelősség megállapítása, az intézkedések foganatosítása megtörténjen. A Polgármesteri Hivatalban a szabálytalanságok kezelése (az eljárási rend kialakítása, a szükséges intézkedések meghozatala, a kapcsolódó nyomon követés, a keletkezett iratanyagok elkülönített nyilvántartása) a Jegyző feladata.

3. A szabálytalanságok észlelése a FEUVE rendszerében A szabálytalanságok észlelése a folyamatba épített előzetes, utólagos és vezetői ellenőrzés rendszerében történhet a munkavállaló és munkáltató részéről egyaránt. 3.1. A Polgármesteri Hivatal valamely munkatársa észlel szabálytalanságot Amennyiben a szabálytalanságot a Polgármesteri Hivatal valamely munkatársa észleli, köteles értesíteni a saját szervezeti egységének vezetőjét. Amennyiben a szervezeti egység vezetője az adott ügyben érintett, a munkatársnak a Jegyzőt, annak érintettsége estén a Polgármestert kell értesítenie. Ha a szervezeti egység vezetője megvalósultnak látja a szabálytalanságot, úgy arról értesíti a Jegyzőt. A Jegyző kötelessége gondoskodni a megfelelő intézkedések meghozataláról, illetve indokolt esetben a szükséges eljárások megindításáról. 3.2. A Jegyző, illetőleg az egyes szervezeti egységek vezetői észlelik a szabálytalanságot A Jegyző, illetve az egyes szervezeti egységek vezetőinek észlelése alapján a feladat, hatáskör és felelősségi rendnek megfelelően kell intézkedést hozni a szabálytalanság korrigálására, megszüntetésére. 3.3. A Polgármesteri Hivatal belső ellenőrzése észleli a szabálytalanságot Amennyiben a belső ellenőr, ellenőrzési tevékenysége során szabálytalanságot tapasztal, a 193/2003. (XI. 26.) Korm. rendelet rendelkezéseinek megfelelően jár el. Az érintett szervezeti egység vezetőjének intézkedési tervet kell kidolgoznia a belső ellenőrzés megállapításai alapján, az intézkedési tervet a belső ellenőrzési vezető jóváhagyása után végre kell hajtani. 3.4. Külső ellenőrzési szerv észleli a szabálytalanságot A külső ellenőrzési szerv szabálytalanságra vonatkozó megállapításait az ellenőrzési jelentés tartalmazza. A büntető-, szabálysértési, kártérítési, illetve fegyelmi eljárás megindítására okot adó cselekmény, mulasztás vagy hiányosság gyanúja esetén az ellenőrző szervezet működését szabályozó törvény, rendelet alapján jár el (pl. ÁSZ, az EU ellenőrzést gyakorló szervei, stb.).

15

A szabálytalanságra vonatkozó megállapítások alapján a Jegyzőnek (az érintett szervezeti egység vezetőjének bevonásával) intézkedési tervet kell kidolgozni.

4. A szabálytalanság észlelését követő szükséges intézkedések, eljárások megindítása A Jegyző felelős a szükséges intézkedések végrehajtásáért. Büntető- vagy szabálysértési ügyekben a szükséges intézkedések meghozatala az arra illetékes szervek értesítését jelenti annak érdekében, hogy megalapozottság esetén az illetékes szerv a megfelelő eljárásokat megindítsa. Fegyelmi ügyekben a Jegyző vizsgálatot rendel el a tényállás tisztázására. A vizsgálatban való részvételre munkatársakat (indokolt esetben külső szakértőt) kér fel a munkajogi szabályok betartásával.

5. Intézkedések, eljárások nyomon követése A Jegyző:  nyomon követi az elrendelt vizsgálatokat, a meghozott döntéseket, illetve a megindított eljárások helyzetét,  figyelemmel kíséri az általa és a vizsgálatok során készített javaslatok végrehajtását,  a feltárt szabálytalanság típusa alapján a további „szabálytalanság-lehetőségeket” beazonosítja (a hasonló projektek, témák, kockázatok meghatározása),  információt szolgáltat a belső ellenőrzés számára, elősegítve annak folyamatban lévő ellenőrzéseit, az ellenőrzési környezetre és a vezetési folyamatokat érintő eseményekre való nagyobb rálátást.

6. A szabálytalanság/intézkedés nyilvántartása A Jegyző feladata:  a szabálytalanságokkal kapcsolatban keletkezett iratanyagok (jogszabály szabályozza) nyilvántartásának naprakész és pontos vezetéséről gondoskodik;  egy elkülönített, a szabálytalanságokkal kapcsolatos nyilvántartásban iktatni kell a kapcsolódó írásos dokumentumokat;  nyilván tartja a megtett intézkedéseket, az azokhoz kapcsolódó határidőket;  a pályázati úton felhasználásra kerülő források, költségvetési előirányzatok tekintetében figyelembe veszi az Európai Unió Strukturális Alapjai és a Kohéziós Alap támogatásainak fogadásához kapcsolódó pénzügyi lebonyolítási, számviteli és ellenőrzési rendszerek kialakításáról szóló 233/2003. (XII. 16.) Korm. rendelet VII. Szabálytalanságok kezelése című fejezetében meghatározottakat.

16

7. Záró rendelkezés A Polgármesteri Hivatal folyamatba épített, előzetes, utólagos és vezetői ellenőrzés rendszere 2010. március 1. napjától lép hatályba. Hatálybalépésével egyidejűleg a korábbi, e tárgyú szabályzat hatályon kívül helyezésre kerül. A III. Kockázatkezelési szabályzat 4.1. pontjában foglalt nyomonkövetést először 2011. április 15-ig kell végrehajtani. A szabályzatot jogszabályváltozás, belső szervezeti változás vagy feladatváltozás során módosítani kell.

Budapest, 2010. március 1.

Dr. Homonnai Ildikó jegyző

Jóváhagyom: Budapest, 2010. március 1.

Geiger Ferenc polgármester

17

Mellékletek: 1. sz. melléklet: A táblázatrendszere

Polgármesteri

Hivatal

ellenőrzési

nyomvonalának

1/1. sz. melléklet: Költségvetés tervezés 1/2. sz. melléklet: Rendszeres személyi juttatások 1/3. sz. melléklet: Nem rendszeres személyi juttatások 1/4. sz. melléklet: Dologi és folyó kiadások 1/5. sz. melléklet: Házipénztári pénzkezelés 1/6. sz. melléklet: Közbeszerzési eljárások 1/7. sz. melléklet: Feleslegessé vált eszközök feltárása, hasznosítása, selejtezése 1/8. sz. melléklet: Havi, negyedéves, éves zárlati feladatok 1 1/9. sz. melléklet: Európai Uniós pályázatok ellenőrzési nyomvonala 2 1/10. sz. melléklet: Önkormányzati üdülők működtetésének ellenőrzési nyomvonala 2. sz. melléklet: A pénzügyi irányítási és ellenőrzési feladatok feladatkörök szerinti elkülönítése 3. sz. melléklet: A belső szabályzatok listája és felülvizsgálatuk rendje 4. sz. melléklet: Megbízás 5. sz. melléklet: Kockázati tűréshatár meghatározása 6. sz. melléklet: Kockázati alapnyilvántartás a kockázati térkép összeállításához 7. sz. melléklet: Hivatali kockázat-nyilvántartás 8. sz. melléklet: Értesítés a kezelendő kockázatokról

1 2

Beépítette a 2010. július 1-i módosítás Beépítette a 2010. július 1-i módosítás

18

Tartalomjegyzék Bevezetés I. Általános rész II. Az ellenőrzési nyomvonal 1. Az ellenőrzési nyomvonal fogalma 2. A költségvetési szerv vezetőjének kötelessége az ellenőrzési nyomvonal kialakítása során 3. Az ellenőrzési nyomvonal jelentősége a költségvetési szerv működésében 4. Az ellenőrzési nyomvonal jelentősége a felelősségi szintek területén 5. Az ellenőrzési nyomvonal jelentősége a szervezeten belüli együttműködés erősítése területén 6. Az ellenőrzési nyomvonal jelentősége a szervezeti működés területén 7. Az ellenőrzési nyomvonal elkészítése 8. Az egyes gazdasági eseményekkel kapcsolatos ellenőrzési nyomvonal kialakításának gyakorlati megvalósítása 9. Az ellenőrzési nyomvonal kialakításánál alkalmazott táblarendszer III. Kockázatkezelési szabályzat 1. Értelmező rendelkezések 1.1. A kockázat fogalma 1.2. A kockázat kezelője 1.3. A kockázatkezelési hatókör 1.4. A Kockázati Munkacsoport 2. A kockázatkezelés végrehajtásának szabályai 2.1. A kockázatok azonosítása 2.2. A kockázatok értékelése – kockázati térkép 2.3.Kockázati tűréshatár 2.4. Kockázati reakciók 2.5.Kockázatkezelés módjai 3. Kockázat-nyilvántartás 4. Kockázatok felülvizsgálata 4.1. Nyomon követés 4.2. Felülvizsgálat célja 4.3. A felülvizsgálat eszközei IV. A szabálytalanságok kezelésének rendje 1. A szabálytalanságok alapesetei 2. A szabálytalanságok megelőzése 3. A szabálytalanságok észlelése a FEUVE rendszerben 3.1. A Polgármesteri Hivatal valamely munkatársa észlel szabálytalanságot 3.2. A Jegyző, illetőleg az egyes szervezeti egységek vezetői észlelnek szabálytalanságot 3.3. A Polgármesteri Hivatal belső ellenőrzése észleli a szabálytalanságot 3.4. Külső ellenőrzési szerv észleli a szabálytalanságot 4. A szabálytalanság észlelését követő szükséges intézkedések, eljárások megindítása 5. Intézkedések, eljárások nyomon követése 6. A szabálytalanság/intézkedés nyilvántartása 7. Záró rendelkezés Mellékletek

19

1. old. 1. old. 3. old. 3. old. 3. old. 3. old. 3. old. 4. old. 4. old. 4. old. 5. old. 5. old. 7. old. 7. old. 7. old. 9. old. 9. old. 9. old. 9. old. 10. old. 11. old. 12. old. 12. old. 12. old. 13. old. 13. old. 13. old. 13. old. 13. old. 14. old. 14. old. 14. old. 15. old. 15. old. 15. old. 15. old. 15. old. 16. old. 16. old. 16. old. 17. old. 18. old.

A költségvetés tervezésének ellenőrzési nyomvonala Folyamatgazda: Polonkai Zoltánné pénzügyi osztályvezető

Sorszám Feladat megnevezése

1.

Következő évi állami normatíva bevételhez adatszolg. a MÁK felé

2.

Adatszolgáltatás az Önkormányzat költségvetési koncepciójához

3.

4.

Önkormányzat költségvetési koncepciójának elkészítése

Önkormányzat költségvetési koncepciójának véleményezése

Előkészítő, koordináló, Jogszabályok végrehajtó Előkész.: oktatási ov., szoc. és csal.véd. ov., int. vezetők Végr.: okt.o.gazdasági ea., szoc. Költségvetési és csal.véd. ov., int. tv., Áht., Ámr. vezetők

Áht., Ámr.

Koord.: pü-i ov. Végr.: keretgazdák, int. vezetők, kisebbségek elnökei

Keletkező dokumentum

normatíva igénylés javaslat az önkormányzat költségvetési koncepciójához

I/1. számú melléklet

Felelős, kötelezettségvállaló Határidő

Szakmai teljesítés igazolása/ Érvényesítés/ Utalványozás/ Ellenjegyzés

Fel.: oktatási o.-gazdasági ea.

tárgyév okt. 31. NÉ

Fel.: pü-i csop.vez.

Adatbekérésben kiadott

Áht., Ámr., SZMSZ

Koord.: jegyző, polgármester költségvetési Végr.: pü-i csop.vez. koncepció tervezet Fel.: pü-i ov.

tárgyév nov.-i képviselőtestületi ülést megelőző anyagleadási határidő

Áht., Ámr., SZMSZ

Előkész.: pü-i ov., Koord.: jegyző, polgármester Végr.: pü-i bizottság elnöke, kisebbségek elnökei, vélemény a könyvvizsgáló, költségvetési KKÉT, tanácsnokok koncepcióról

tárgyév nov.-i képviselőtestületi ülést megelőző bizottsági ülések előtt


20

NÉ

NÉ

NÉ

Pénzügyi teljesítés

NÉ

NÉ

NÉ

NÉ

Könyvvezetésben való megjelenés

Kockázat

Ellenőrzési pont/ Ellenőrzést végrehajtó

NÉ

téves adatszolgáltatás, határidő be nem tartása

E.p.: számítások ellenőrzése E.v.: oktatási ov.

NÉ

határidő be nem tartása

E.p.: benyújtott adatszolgáltatás ellenőrzése E.v.: pü-i ov.

NÉ

jogszabályok be nem tartása, pénzügyi kockázat (több kiadás igény, mint bevétel)

E.p.: elkészített koncepció ellenőrzése E.v.: jegyző

NÉ


E.p.: elkészült vélemény E.v.: pü-i ov.


5.

Önkormányzat költségvetési koncepciójának, bizottságok általi véleményezése, csatolása a koncepcióhoz

6.

Önkormányzat költségvetési koncepciójának Képviselő-testület elé terjesztése, elfogadása

7.

Adatszolgáltatás az Önkormányzat költségvetési rendelettervezetének összeállításához

8.

Önkormányzat költségvetési rendelettervezetének összeállítása

9.

Önkormányzat költségvetési rendelettervezetének egyeztetése az intézmény vezetőkkel

Előkészítő, koordináló, Jogszabályok végrehajtó

Áht., Ámr., SZMSZ

Előkész.: pü-i ov., Koord.: jegyző, polgármester Végr.: bizottságok elnökei


vélemény a költségvetési koncepcióról

Áht., Ámr., SZMSZ

Előkész.: jegyző Koord.: polgármester Végr.: költségvetési pü-i ov., bizottságok koncepció

Áht., Ámr., SZMSZ

Koord.: pü-i ov. Végr.: keretgazdák, intézmények vezetői, kisebbségi önk. elnökei, önk. tulajdonában álló gazd. szervezetek

Áht., Ámr., SZMSZ

Előkész.: jegyző Koord.: polgármester Végr.: pü-i csop.vez.

Áht., Ámr., SZMSZ

Előkész.: pü-i ov. Koord.: polgármester Végr.: jegyző, intézmény vezetők

javaslat az önkormányzat költségvetési rendelettervezetéhez

költségvetési rendelet-tervezet

jegyzőkönyv az egyeztetésről


Fel.: pü-i ov.

Fel.: pü-i ov.


tárgyév nov.-i képviselőtestületi ülést megelőző bizottsági ülések

NÉ

tárgyév nov. 30. választás évében dec. 15. NÉ

Adatbekérésben kiadott NÉ

Fel.: pü-i ov.

egyeztetést megelőzően

Fel.: pü-i ov.

tervév febr.-i képviselőtestületi ülést megelőző anyagleadási határidő

21


NÉ

NÉ


NÉ

NÉ

NÉ

NÉ

NÉ


Kockázat


NÉ

véleményezés, csatolás elmaradása elmaradása

E.v.: jegyző

NÉ

hiányos költségvetési koncepció

E.p.: koncepció tartalmának, csatolt dokumentumainak ellenőrzése E.v.: jegyző

NÉ

téves adatszolgáltatás, határidő be nem tartása

E.p.: benyújtott adatszolgáltatás ellenőrzése E.v.: pü-i ov.

NÉ

változó jogszabályok

E.p.: elkészített rendelet-tervezet ellenőrzése E.v.: jegyző

NÉ

egyeztetés elmaradása

E.p.: elkészített jegyzőkönyvek E.v.: jegyző


10.

Önkormányzat költségvetési rendelettervezetének véleményezése

11.

Önkormányzat költségvetési rendelettervezetének, bizottságok általi véleményezése, csatolása a rendelettervezethez

12.


Áht., Ámr., SZMSZ

Előkész.: pü-i ov. Koord.: jegyző, polgármester Végr.: pü-i bizottság elnöke, KKÉT, kisebbségek elnökei, könyvvizsgáló, tanácsnokok

Áht., Ámr., SZMSZ

Előkész.: pü-i ov., Koord.: jegyző, polgármester Végr.: bizottságok elnökei

Önkormányzat költségvetési rendeletének Képviselőtestület elé terjesztése, Áht., Ámr., jóváhagyatása SZMSZ

Előkész.: jegyző Végr.: polgármester


vélemény a költségvetési rendelettervezetről

vélemény a költségvetési koncepcióról

költségvetési rendelet



tervév febr.-i képviselőtestületi ülést megelőző bizottsági ülések

Fel.: pü-i ov.

tárgyév nov.-i képviselőtestületi ülést megelőző bizottsági ülések

Fel.: pü-i ov.

22

tervév február 15., vagy ktgvetési tv. kihird. köv. 45. nap


NÉ

NÉ

NÉ


Kockázat


NÉ


E.p.: elkészült vélemény E.v.: pü-i ov.

NÉ

NÉ

véleményezés, csatolás elmaradása

E.v.: jegyző

NÉ

E.p.: a rendelettervezet Eredeti tartalmának, előirányzat csatolt felvezetése hiányos dokumentumainak a költségvetési- ellenőrzése E.v.: könyvelésbe rendelet jegyző


NÉ

Rendszeres személyi juttatások ellenőrzési nyomvonala Folyamatgazda: Hegyes Istvánné személyzeti vezető


1.

Személyi juttatások éves előirányzatainak felvezetése a költségvetési rendelet szerint


Áht., Ktv.,

Előkész.: személyzeti vez. Végr.: főkönyvi könyvelő


előirányzat nyilvántartás


Fel.: számv.csop.vez.

költségvetés elfogadását követően azonnal


NÉ

I/2. számú

melléklet



Kockázat


NÉ

Eredeti előirányzat felvezetése a könyvelésbe és az integrált rendszerbe

E.p.:Felvezetett előirányzatok megfelelőek-e téves felvezetés E.v.: pü-i ov.

NÉ

pénzügyi (előirányzat túllépés), téves dokumentum kitöltés

E.p.: munkaügyi dokumentumok ellenőrzése E.v.: személyzeti vez. E.v.: személyzeti vez.

E.v.: jegyző

2.

Rendszeres személyi juttatás előirányzatainak terhére jogviszonyok létesítése, módosítása

Ktv., Mt.

Előkész.: személyzeti vez. Végr.: jegyző

3.

A létesített jogviszonyok és módosítások rögzítése az IMI rendszerben Ktv., Mt.

Előkész.: személyzeti vez. Végr.: munkaügyi ea.

munkaügyi nyilvántartás

Fel.: munkaügyi ea.

folyamatos

NÉ

NÉ

NÉ

téves adatrögzítés

4.

A létesített jogviszonyok és módosítások rögzítése a köztisztviselői nyilvántartásban Ktv., Mt.

Végr.: személyzeti vez.

munkaügyi nyilvántartás

Fel.: személyzeti vez.

folyamatos

NÉ

NÉ

NÉ

téves adatrögzítés

5.

Adatszolgáltatás a MÁK felé a jogviszonyokról a számfejtéshez

Koord.: személyezeti vez. Végr.: munkaügyi ea.

adatszolgáltatás Fel.: munkaügyi ea.

folyamatos

NÉ

NÉ

NÉ

téves adatszolgáltatás E.v.: MÁK

Előkész.: MÁK Végr.: pü-i ov.

bérjegyzék, utalási bizonylat

minden hó bérfizetési nap

Bank

Nem megfelelő rögzítés a számfejtés, banknem határidős E.v.: könyvelésben számfejtés munkaügyi ea.

6.

A MÁK által számfejtett bérek kifizetése

Ktv., Mt.

Ktv., Mt.

kinevezések, munkaügyi dokumentumok Köt. váll.: jegyző

Fel.: pü-i ov.

23

folyamatos

NÉ

SZMSZ II/6. sz. mell. szerint

NÉ



Számlarend, 249/2000. (XII. 24.) Korm. r.


Előkész.:MÁK Koord.: munkaügyi ea. Végr.: főkönyvi könyvelő

bérkönyvelés

statisztikai jelentés, adatszolgáltatás Fel.: munkaügyi ea.

7.

A MÁK terhelése alapján a bérkönyvelés elvégzése

8.

Adatszolgáltatások, statisztikai jelentések készítése

Végr.: munkaügyi ea.

9.

Személyi jöv. adó bevallással kapcsolatos teendők, adatszolgáltatások elvégzése

Előkész.: MÁK Koord.: Személyzeti vez. Végr.: nyilatkozatok, munkaügyi ea. igazolások

1995. évi CXVII. tv.


Fel.: főkönyvi könyelő


24

folyamatos


NÉ


NÉ


Kockázat


bérfeladás könyvelése

téves könyvelés

E.p.: a bérkönyvelés ellenőrzése E.v.: számviteli csop.vez.

negyedévente NÉ

NÉ

NÉ

Pontatlan statisztika készítése

joszabály szerint

NÉ

NÉ


NÉ

E.p.: MÁK

Nem rendszeres személyi juttatások ellenőrzési nyomvonala Folyamatgazda: Hegyes Istvánné személyzeti vezető


1. 2.

2.1.

2.2.

2.3.

Személyi juttatások éves előirányzatainak felvezetése a költségvetési rendelet szerint Béren kívüli juttatások

Béren kívüli juttatások igényeinek felmérése, összesítése

Béren kívüli juttatások beszerzése

Béren kívüli juttatások nyilvántartása

2.4.

Béren kívüli juttatások szétosztása

3.

Személyhez kapcsolódó nem rendszeres személyi juttatások


Áht., Ktv.,


Előkész.: munkaügyi ea. Végr.: főkönyvi előirányzat könyvelő nyilvántartás





költségvetés elfogadását követően azonnal

nyilatkozatok


éves költségvetési rendelet elfogadását követően NÉ

éves költségvetési rendelet elfogadását követően, Köt.váll: SZMSZ ill. Kbt. tv. SZMSZ II/6. sz. II/6. sz. mell. szerint szerint mell. szerint

SZMSZ


Áht., Kbt., SZMSZ

Előkész.: személyzeti vez. Koord.: jegyző Végr.: személyzeti vez., Közbesz. csop. vez.

szerződések

SZMSZ


személy szerinti nyilvántartások


SZMSZ

Előkész.: személyzeti vez. Végr.: pénztáros

átvételi listák


25

folyamatos

folyamatos

NÉ

NÉ

NÉ



NÉ

Eredeti előirányzat felvezetése a könyvelésbe

Kockázat


téves felvezetés

E.p.:Felvezetett előirányzatok megfelelőek-e E.v.: pü-i ov.

téves igényösszesítés

E.p.: Igényösszesítők ellenőrzése E.v.: közbesz. csop.vez., pü-i ov.

NÉ

NÉ

Bank

E.p.: szerződések közbeszerellenőrzése rögzítés a bank zési folyamat E.v.: jegyző, könyvelésben lebonyolítása közbesz.csop,vez.

NÉ

NÉ

NÉ

E.p.: téves nyilvántartás nyilvántartás- ellenőrzése E.v.: vezetés pü-i ov.

NÉ

téves nyilvántartás

E.p.: szétosztási listák ellenőrzése E.v.: pü-i ov.


3.1.

3.2.

A kifizetés alapját képező doku mentum elkészítése: jogszabály, szerződés, igénylés alapján

Számfejtés





Áht., Ámr., Számv. tv., Ktv., SZJA tv.

Előkész.: személyzeti vez. Koord.: jegyző Végr.: személyzeti vez.

SZJA tv.

Előkész.: személyezeti vez., Végr.: munkaügyi ea.

Számv. tv.

Előkész.: munkaügyi ea., Végr.: pü-i ov.

kifizetési bizonylat

Fel.: pü-i ov.

folyamatos


szerződések, igénylés Köt.váll: SZMSZ dokumentumai II/6. sz. mell. szerint folyamatos

számfejtési bizonylat


folyamatos





Kockázat


Bank, ill. pénztár

rögzítés a köt.váll. nyilvántartásban

jogszabályi előírások be nem tartása

E.p.: szerződés, igénylés ellenőrzése E.v.: jegyző

NÉ

rögzítés az IMI, ill. az integrált rendszerben

téves összeg számfejtése

E.p.: számfejtett összeg E.v.: pü-i ov.

Bank, ill. pénztár

rögzítés a bank, ill. pénztár könyvelésben

késedelmes, téves kifizetés

E.p.: kifizetés ellenőrzése E.v.: pü-i ov.

3.3.

Kifizetés

4.

A kifizetett összegekről összesítő készítése

Végr.: munkaügyi ea.

összesítés


minden hó végén

NÉ

NÉ

NÉ

rendszer-hiba E.v.: Pü-i ov.

IMI rendszerben feladás a MÁK felé Ktv., Mt.

Koord.: személyzeti vez., Végr.: munkaügyi ea.

feladás


minden hó végén

NÉ

NÉ

NÉ

rendszer-hiba E.v.: Pü-i ov.

5.

6.

MÁK terhelése alapján a bérkönyvelés elvégzése

7.

Személyi jöv. adó bevallással kapcsolatos teendők, adatszolgáltatások elvégzése

Számlarend, 249/2000. (XII. 24.) Korm. r.

Előkész.:MÁK Koord.: munkaügyi ea. Végr.: számv.csop.vez. bérkönyvelés


folyamatos

NÉ

NÉ

bérfeladás könyvelése

téves könyvelés

E.p.: a bérkönyvelés ellenőrzése E.v.: számviteli cspo.vez.

1995. évi CXVII. tv.

Előkész.: MÁK Koord.: Személyzeti vez. Végr.: nyilatkozatok, munkaügyi ea. igazolások


joszabály szerint

NÉ

NÉ

NÉ


E.p.: Pü-i ov.

26

Dologi és folyó kiadások ellenőrzési nyomvonala Folyamatgazda: Polonkai Zoltánné pénzügyi osztályvezető

Sorszám

1.

2.

Feladat megnevezése

Dologi és folyó kiadások éves előirányzatainak felvezetése a költségvetési rendelet szerint

Beszerzések, szolgáltatások megrendelésének kezdeményezése, engedélyeztetése


Keletkező Felelős, dokumentum kötelezettségvállaló Határidő

Áht.,

Előkész.: keretgazdák, Végr.: főkönyvi előirányzat könyvelő nyilvántartás

Áht., Ámr., SZMSZ

Előkész.: keretgazdák, Koord.: jegyző, polgármester Végr.: keretgazdák engedély

3.

Szerződések, megrendelések elkészítése, Áht., Ámr., kötelezettség-vállalása SZMSZ

4.

Számla, bizonylat beérkezése, alaki és tartalmi ellenőrzése

5.

A kifizetés előtt a teljesítés szakmai igazolása, érvényesítése, utalványozása és Áht., Ámr., ellenjegyzése SZMSZ

Áht., Ámr., Számv. tv., SZMSZ

Előkész.: keretgazdák, Koord.: jegyző, polgármester Végr.: szerződés, keretgazdák megrendelés

Végr.: ellenőrzött pénzügyi ea. bizonylat

Végr.: pénzügyi ea. utalvány

Fel.: számviteli csop.vez.

költségvetés elfogadását követően azonnal NÉ

Köt.váll.: SZMSZ II/6. sz. mell. szerint folyamatos

Köt.váll.: SZMSZ II/6. sz. mell. szerint folyamatos

Fel.: pénzügyi ea.

Fel.: likviditási manager

27


folyamatos

folyamatos

NÉ

I/4. számú

melléklet

Kockázat




NÉ

Eredeti előirányzat felvezetése a könyvelésbe és az integrált rendszerbe téves felvezetés

NÉ

SZMSZ II/6. sz. mell. szerint NÉ



E.p.:Felvezetett előirányzatok megfelelőek-e E.v.: pü-i ov.

NÉ

engedély nélküli beszerzés

E.p.: vezetői jóváhagyások ellenőrzése E.v.: pü-i ov.

kötelezettségnyilvántartás

Szerződés tartalma nem felel meg a jogszabályoknak, határidő be nem tartása

E.p.: szerződés tartalmának ellenőrzése E.v.: jegyző

NÉ

ellenőrzés elmaradása

E.p.: számlaellenőrzések felügyelete E.v.: pü-i ov.

NÉ

igazolás, érvényesítés, utalványozás, ellenjegyzés elmaradása

E.p.: aláírások ellenőrzése E.v.: pü-i ov.

Sorszám

6.


Számla kiegyenlítése


Áht., Ámr., SZMSZ

Végr.: likviditási manager

Keletkező Felelős, dokumentum kötelezettségvállaló Határidő bankkivonat, kiadási pénztárbizonylat


28

szla szerint



NÉ

határidőn túli Bank v. kifizetés, késve pénztár, bank v. érkezik a számla szla szerint pénztárkönyvelés a pénzügyre


Kockázat

Ellenőrzési pont/ Ellenőrzést végrehajtó E.p.: határidő betartásának ellneőrzése E.v.: pü-i ov.

Házipénztári pénzkezelés folyamatának ellenőrzési nyomvonala Folyamatgazda: Novota Gáborné számviteli csoportvezető/pénztárellenőr

I/5. számú

Előkészítő, koordináló, végrehajtó



OTP számláról készpénz felvét kezdeményezése, pénzfelvét előkészítése SZMSZ

Végr.: intézmények vezetői, keretgazdák

igénylés, készpénzfelvételi csekk

Fel.: pénztáros

2.

A számláról felvett készpénz bevételezése

bevételi pénztárVégr.: pénztáros bizonylat

3.

Egyedi számlák, bizonylatok kifizetése

3.1.

A házipénztári kifizetésre benyújtott bizonylatok alaki és tartalmi ellenőrzése, utalvány elkészítése

3.2.

A kifizetés előtt a teljesítés szakmai igazolása, érvényesítése, utalványozása és Számv. tv., ellenjegyzése Ámr., SZMSZ

Végr.:pénzügyi ea.

A kifizetés teljesítése a házipénztárból

utalványozott kiadási Fel.: Végr.: pénztáros pénztárbizonylat pénztáros


1.

3.3.

4.

4.1.

Jogszabályok

SZMSZ

Számv. tv., Ámr., SZMSZ


Ellátmányokkal, elszámolásra kiadott előlegekkel kapcsolatos feladatok Az ellátmányok, elszámolásra kiadott előlegek analitikus nyilvántartásba Számv. tv., vétele Ámr., SZMSZ

Végr.: pénzügyi ea.

utalvány

utalvány

Végr.: pénztáros nyilvántartás

Fel.: pénztáros

Szakmai teljesítés igazolása/ Érvényesítés/ Utalványozás/ Pénzügyi Ellenjegyzés teljesítés

SZMSZ II/6. sz. mell. folyamatos szerint

azonnal

NÉ

Fel.: pénzügyi ea. folyamatos NÉ

SZMSZ II/6. Fel.: pénzügyi sz. mell. ea. folyamatos szerint

Fel.: pénztáros

29


folyamatos NÉ

Bank

Pénztár

NÉ

NÉ

Pénztár

NÉ

melléklet

Könyvvezetésben való megjelenés Kockázat


bankkönyvelésben rögzítés rossz összeg

E.p.: csekk aláírásakor E.v.: pü-i ov.

pénztárkönyvelésben rögzítés téves bevételezés

E.p.: pénztárjelentés, rovancs E.v.: pénztárellenőr

NÉ



NÉ

igazolás, érvényesítés, utalványozás, ellenjegyzés elmaradása


pénztárkönyvelés- téves összeg ben rögzítés kifizetése

NÉ

téves, hiányos nyilvántartás


E.p.: nyilvántartás ellenőrzése E.v.: pü-i ov.


Jogszabályok





4.2.

Az elszámoláshoz benyújtott számlák alaki és tartalmi ellenőrzése, utalvány Számv. tv., elkészítése Ámr., SZMSZ


Fel.: pénzügyi ea. folyamatos NÉ

4.3.

A teljesítés szakmai igazolásának ellenőrzése

Végr.: pénzügyi ellenőrzött ea. elszámolás

Fel: pénzügyi ea.

4.4.

4.5.

4.6.

5.

Érvényesítés, utalványozás és ellenjegyzés

Előleg elszámolása

Szükség esetén újabb ellátmány kifizetése

A pénzforgalomról pénztárjelentés elkészítése







Fel: pénzügyi ea.



Fel.: Végr.: pénztáros pénztárbizonylat pénztáros


kiadási Fel.: Végr.: pénztáros pénztárbizonylat pénztáros


Végr.: pénztáros pénztár-jelentés

Fel.: pénztáros

30

minden pénztárzáráskor

NÉ





NÉ

igazolás elmaradása


NÉ

NÉ

érvényesítés, utalványozás, ellenjegyzés elmaradásaérvényes ítésre nem megfelelő személy E.p.: aláírások felhatalmazása, nem ellenőrzése a feljogosított ír alá E.v.: pü-i ov.

Pénztár

pénztárkönyvelésben rögzítés, határidő be nem tartása téves elszámolás

E.p.: előleg elszámolásának ellenőrzése E.v.: pénztárellenőr

pénztárkönyvelésben rögzítés téves kifizetés


NÉ

NÉ

Pénztár

NÉ

NÉ

NÉ

téves számlafelvezetés a pénztárjelentésben

E.p.: pénztárjelentés, számlák összehasonlítása E.v.: pénztárellenőr


6.

A házipénztári tételek könyvelése

Jogszabályok



Végr.: főkönyvi könyvelő


könyvelés


Fel.: számv. csop.vez.

31


folyamatos NÉ

NÉ



pénztárkönyvelés

E.p.: könyvelt adatok ellenőrzése E.v.: pü-i ov.

téves könyvelés

Közbeszerzési eljárások ellenőrzési nyomvonala Folyamatgazda: Napholcz József közbeszerzési csoportvezető

Sor- Feladat szám megnevezése

1.

Közbeszerzési terv összeállítása


Előkész.: keretgazdák, intézmény vezetők Kbt., Végr.: Közbeszerzési közbesz. szabályzat referens

Kbt., Koord.: Közbeszerzési jegyző, szabályzat polgármester

2.

Közbeszerzési terv jóváhagyatása

3.

Közbeszerzési eljárás teljeskörű lebonyolítása

3.1.

Megbízólevelek, összeférhetetlenségi és titoktartási nyilatkozatok elkészítése (bíráló bizottság)

Kbt., Közbeszerzési Előkész.: szabályzat közbesz.ref.

Ajánlati/részvételi felhívás elkészítése

Kbt., Közbeszerzési Végr.: szabályzat közbesz.ref.

3.2.


közbeszerzési terv-tervezet

közbeszerzési terv

megbízólevelek, nyilatkozatok

I/6. számú Szakmai teljesítés igazolása/ Érvényesítés/ Utalványozás/ Ellenjegyzés

Felelős, kötelezettségvállaló

Határidő

Fel.: közbesz. csop. vez.

tárgyév áprilisi képviselőtestületi ülést megelőző anyagleadási határidő NÉ


Fel.: polgármester

ajánlati/részvételi Fel.: közbesz. felhívás ref.

tárgyév április 15.

folyamatos

folyamatos

32

NÉ

NÉ

NÉ


NÉ

NÉ

NÉ

NÉ


melléklet


Nem teljeskörű a terv, hibás adatok, határidő be nem tartása

E.p.:Határidőben elkészült-e a terv, megfelelő-e a tartalma E.v.: közbesz.csop.vez., jegyző

NÉ

Nem a jogszabályoknak megfelelő a terv

E.p.:Jogszabályoknak való megfelelőség ellenőrzése E.v.: közbesz.csop.vez., jegyző

NÉ

szakmailag nem megfelelő emberek megbízása

E.p.: megfelelő végzettségek, szakmai tapasztalat ellenőrzése E.v.: jegyző

NÉ

Tévesen kitöltött ajánlati felhívás, nem készül el határidőben

E.p.: pontos kitöltés leellenőrzése E.v.: közbesz.csop.vez.

NÉ





Határidő

3.3.

A hírdetmény feladása, közzététele, díjának kifizetése


Hírdetmény

Fel.: közbesz. ref. Kötváll.:SZMSZ II/6. sz. mell. szerint folyamatos

3.4.

Ajánlatkérői dokumentáció elkészítése, rendelkezésre bocsátása


Átadás-átvételi bizonylat

Fel.: közbesz. ref.

3.5.

Kiegészítő tájékoztatás


3.6.

Ajánlatok átvétele

3.7.

Bontási jegyzőkönyv elkészítése, megküldése

3.8.

Bírálat, ajánlatok értékelése, eredményhírdetés

Kbt., Közbeszerzési Végr.: szabályzat közbesz.ref. Előkész.: Bíráló bizotts. Koord.: Kbt., Bíráló Közbeszerzési bizotts.Végr.: szabályzat közbesz.ref. Előkész.: Közbesz.ref. Koord.: Kbt., Bíráló Közbeszerzési bizotts.Végr.: szabályzat Bíráló biz.

3.9.

Eredmény megküldése az ajánlattevőknek


hírdetmény szerint

tájékoztató levél



átvételi elismervény



jegyzőkönyv, levél



értékelés, jegyzőkönyv



levél



33



NÉ

NÉ

NÉ

NÉ

NÉ

NÉ


Bank

NÉ

NÉ

NÉ

NÉ

NÉ

NÉ



bankkönyvelés

Nem jelenik meg időben a hírdetmény

E.p.:Határidőben lette feladva a hírdetmény E.v.: közbesz.csop.vez.

NÉ

Nem készül el határidőben a dokumentum

E.p.: Dokumentáció ellenőrzése E.v.: közbesz.csop.vez.

NÉ

egyenlő bánásmód figyelmen kívül hagyása, határidő be nem tartása

E.p.: egyenlő bánásmód, határidők betartásának ellenőrzése E.v.: közbesz.csop.vez.

NÉ

dokumentálás elmulasztása

E.p.: dokumentálás ellenőrzése E.v.: közbesz.csop.vez.

NÉ

megküldés elmulasztása, határidő be nem tartása

E.p.: határidő vizsgálata E.v.: közbesz.csop.vez.

NÉ

E.p.: eredmény Téves eredmény, ellenőrzése E.v.: megtámadhatóság közbesz.csop.vez.

NÉ

Megküldés elmulasztása, határidő be nem tartása




Kbt., Tájékoztató az Közbeszerzési Végr.: 3.10. eljárás eredményéről szabályzat közbesz.ref.

3.11. Szerződéskötés

4.

Éves közbeszerzési terv módosításának elkészítése

Koord.: jegyző, Kbt., polgármester Közbeszerzési Végr.: szabályzat közbesz.ref. Előkész.: keretgazdák, intézmény vezetők Kbt., Végr.: Közbeszerzési közbesz. szabályzat referens

5.

Éves közbeszerzési terv módosításának jóváhagyatása

Kbt., Koord.: Közbeszerzési jegyző, szabályzat polgármester

6.

Éves összegzés készítése a terv teljesüléséről




Határidő

Hírdetmény


szerződés

Fel.: közbesz. ref. Kötváll.:SZMSZ II/6. sz. mell. hírdetmény szerint szerint

közbeszerzési terv módosítás tervezet



folyamatos

közbeszerzési terv módosítás


folyamatos

éves összegzés


tárgyévet követő év május 31.

34


NÉ

NÉ

NÉ

NÉ

NÉ


NÉ

NÉ

NÉ

NÉ

NÉ



NÉ

Tévesen kitöltött hírdetmény, nem készül el határidőben

E.p.: pontos kitöltés leellenőrzése E.v.: közbesz.csop.vez.

NÉ

Szerződés tartalma nem felel meg a jogszabályoknak, határidő be nem tartása

E.p.: szerződés tartalmának ellenőrzése E.v.: közbesz.csop.vez.

NÉ

Nem indokolt a módosítás

E.p.: módosítás indokoltságának ellenőrzése E.v.: közbesz.csop vez., jegyző

NÉ

E.p.:Jogszabályoknak való megfelelőség Nem megfelelően ellenőrzése E.v.: elkészített közbesz.csop.vez., módosítás jegyző

NÉ

Nem megfelelő tartalom, hatáidő be nem tartása


Feleslegessé vált eszközök feltárásának, hasznosításának, selejtezésének ellenőrzési nyomvonala Folyamatgazda: Novota Gáborné számviteli csoportvezető

Sorszám




1.

Számv. tv., 249/2000. Selejtezési bizottság (XII.24.) felállítása Korm. rend.

2.

Feleslegessé vált eszközök feltárása

Számv. tv., 249/2000. (XII.24.) Korm. rend.

Végr.: osztályvezetők, intézményvezetők, kisebbségek vezetői levél

3. 4.

Szakértői vélemények alapján javaslat készítése a hasznosításra ill. selejtezésre Hasznosítási eljárás


Végr.: selejtezési bizottság szakmailag érintett tagja

4.1.

Hasznosítás módjának meghatározása


Végr.: jegyző

Végr.: selejtezési bizottság


tárgyévi leltározási ütemtervben a következő évi selejetezési bizottság tagjait

megbízólevelek Fel.: jegyző

szakértői vélemények, javaslat

feljegyzés

Fel.: osztályvezetők, intézményvezetők, kisebbségek vezetői folyamatos

Fel.: selejtezési bizottság

folyamatos


NÉ

NÉ

NÉ

leltározás megkezdéséig NÉ

Fel.: jegyző

35

I/7. számú


NÉ

NÉ

NÉ

NÉ

melléklet


Kockázat


NÉ

selejtezési bizottság kijelölésének elmaradása, megbízólevelek hiánya

E.p.: megbízólevelek ellenőrzése E.v.: pü-i ov.

NÉ

felesleges eszközök feltárása nem történik meg

E.p.: a feltárt eszközök ellenőrzése E.v.: selejtezési bizottság

NÉ

szakvélemény hiánya

E.p.: selejtezési bizottság véleményének ellenőrzése E.v.: jegyző

NÉ

hasznosítás módja nem kerül meghatározásra

Sorszám



5.

Hasznosítható eszközök jegyzékének elkészítése Selejtezés lebonyolítása

5.1.

Selejtté válás okainak meghatározása


5.2.

Selejtezés módjának meghatározása



5.3.

Selejtezési jegyzőkönyv jóváhagyása



4.2.

6.


Számv. tv., 249/2000. Leltározási (XII.24.) ütemterv elkészítése Korm. rend.



Végr.: számviteli csop.vez.


hasznosítható eszközök jegyzéke

jegyzőkönyv

jegyzőkönyv

jegyzőkönyv

ütemterv





Kockázat


NÉ

határidő be nem tartása (nem készül el a jegyzék a leltár megkezdéséig)

E.p.: a hasznosítható eszközök jegyzékének jóváhagyása E.v.: jegyző

NÉ

E.p.: a selejtté válás jegyzőkönyv okait nem jóváhagyása határozzák meg E.v.: jegyző


leltározás megkezdéséig NÉ


selejtezési eljárás lezárását megelőzően


selejtezési eljárás lezárását megelőzően

NÉ

NÉ

NÉ

E.p.: selejtezés jegyzőkönyv módja nem jóváhagyása kerül rögzítésre E.v.: jegyző

Fel.: jegyző

selejtezési eljárás lezárásakor

NÉ

NÉ

NÉ

jóváhagyás elmaradása

NÉ

nem készül el az ütemterv határidőre, nem a megfelelő tartalommal készül

NÉ

tárgyév november 30. NÉ

Fel.: pü-i ov.

36

NÉ

NÉ

NÉ

E.p.: leltározási ütemterv jóváhagyása E.v.: jegyző

Sorszám

7.

8.

9.

10.

11.



Leltárkörzetek kijelölése




Előkész.: analitikus könyvelő, ösztályvezetők, intézményvezetők, kisebbségek vezetői Végr.: leltározási leltárfelvételi bizottság tagjai ívek

Leltározás végrehajtása

Számv. tv., 249/2000. Leltárösszesítők (XII.24.) készítése, értékelése Korm. rend.

Leltáreltérés okainak feltárása


Zárójegyzőkönyv elkészítése


Végr.: analitikus könyvelő


leltározási ütemtervvel egyidőben

ütemterv szerint Fel.: pü-i ov.

leltárösszesítők

Végr.: osztályvezetők, intézményvezetők, kisebbségek vezetői jegyzőkönyv



záró jegyzőkönyv

Fel.: leltározási bizottságok vezetői

leltározási ütemterv szerint, legkésőbb tárgyévet követő év január 5.


leltározási ütemterv szerint, legkésőbb tárgyévet követő év január 20.

Fel.: leltározási bizottságok vezetői

leltározási ütemterv szerint


leltározási ütemterv szerint

37


NÉ

NÉ

NÉ

NÉ

NÉ


NÉ

NÉ

NÉ

NÉ

NÉ


Kockázat


NÉ

leltárkörzetek kijelölése nem történik meg az ütemtervben

E.p.: leltározási ütemterv jóváhagyása E.v.: jegyző

NÉ

határidő be nem tartása, pontatlan leltárfelvételi ívek

E.p.: leltárfelvételi ívek ellenőrzése E.v.: leltárellenőr


E.p.: leltárösszesítők ellenőrzése E.v.: leltárellenőr

eltérések okait nem tárják fel

E.p.: elkészített jegyzőkönyvek ellenőrzése E.v.: jegyző


E.p.: zárójegyzőkönyv ellenőrzése E.v.:jegyző

NÉ

NÉ

NÉ

Sorszám

12.

13.


Leltáreltérés számviteli rendezése

Hiány esetén személyi felelősségre vonás




Végr.: analitikus könyvelő, főkönyvi könyvelő

Végr.: jegyző


könyvelés

személyi felelősségre vonás dokumentumai



leltározási ütemterv szerint, legkésőbb számviteli zárlat előtt

Fel.: jegyző

leltározási ütemterv szerint, legkésőbb a felvételtől számított 45 nap

38


NÉ

NÉ


NÉ

NÉ


Kockázat


NÉ

számviteli rendezés elmarad

E.p.: számviteli rendező tételek ellenőrzése E.v.: pü-i ov.

NÉ

elmarad a személyi felelősségre vonás

Havi, negyedéves, éves zárlati feladatok Folyamatgazda: Polonkai Zoltánné pénzügyi osztályvezető

Sorszám

Feladat megnevezése Havi zárlati feladatok





főkönyvi kivonat és bankkivonat

Fel.: számviteli csop. vez.

tárgyhót követő hó 15-ig

1.

Bankszámlák egyenlegeinek egyeztetése főkönyvi kivonattal

249/2000. (XII.24.) Korm. r.

Végr.: likviditási manager, főkönyvi könyvelő

2.

A pénztárjelentés adatainak egyeztetése főkönyvi kivonattal

249/2000. (XII.24.) Korm. r.


pénztárjelentés és főkönyvi kivonat



3.

ÁFA bevallás adatainak egyeztetése a tényleges befizetéssel

249/2000. (XII.24.) Korm. r.

Végr.: ÁFA analitikus, főkönyvi könyvelő

ÁFA analitika, ÁFA bevallás, bankkivonat

Fel.: ÁFA analitikus


249/2000. (XII.24.) Korm. r.

Végr.: keretgazdák, intézmény vezetők, kisebbségek elnökei, főkönyvi könyvelő

pénzforgalmi jelentés és pénzforgalmi analitika



249/2000. (XII.24.) Korm. r.


főkönyvi kivonat és analitikus nyilvántartás


negyedévet követő hó 10-ig

4.

Havi pénzforgalom egyeztetése


NÉ

NÉ

NÉ

NÉ


NÉ

NÉ

NÉ

NÉ


Kockázat


NÉ


E.p.: egyeztetés ellenőrzése E.v.: pü-i ov.

NÉ



NÉ



NÉ



NÉ

hiányos kimutatás

E.p.: kimutatás ellenőrzése E.v.: pü-i ov.

Negyedévet követő zárlati feladatok

5.

Az üzemeltetésre, kezelésre átadott, koncesszióba adott, vagyonkezelésbe vett eszközök állomány változásának alakulása

39

NÉ

NÉ

Sorszám

6.


Felhalmozási és működési kötelezettség-vállalás nyilvántartás

7.

Pénzeszközátadás kötelezettség-vállalás nyilvántartása

8.

Állományváltozások elszámolása (követelések, kötelezettségek, bef. pü. eszközök, készletek, befejezetlen beruházások)

9.

10.

Terv szerinti értékcsökkenés elszámolása




Végr.: kötelezettség nyilvántartó

összesítő feladás az analitikus nyilvántartásból a Fel.: főkönyvi kötelezettség könyvelés felé nyilvántartó


249/2000. (XII.24.) Korm. r.

Végr.: kötelezettség nyilvántartó

összesítő feladás az analitikus nyilvántartásból a Fel.: főkönyvi kötelezettség könyvelés felé nyilvántartó


249/2000. (XII.24.) Korm. r.

Végr.: pénzügyi ea., analitikus könyvelő

összesítő feladás az analitikus nyilvántartásból a Fel.: főkönyvi számviteli könyvelés felé csop. vez.






összesítő feladás az analitikus könyvelésből, Fel.: jegyzőkönyvek számviteli alapján csop. vez.


249/2000. (XII.24.) Korm. r.

249/2000. (XII.24.) Korm. r.

Terven felüli értékcsökkenés, 249/2000. értékveszés, értékhelyesbítés (XII.24.) elszámolása Korm. r.

40


NÉ

NÉ

NÉ

NÉ

NÉ


NÉ

NÉ

NÉ

NÉ

NÉ


Kockázat


NÉ

hiányos kimutatás, nem határidőben kapja a Pénzügyi osztály az adatot


NÉ

hiányos dokumentum, kimutatás


NÉ

hiányos kimutatás


NÉ

téves elszámolás

E.p.: elszámolás ellenőrzése E.v.: pü-i ov.

NÉ

téves elszámolás


Sorszám





11.

Beruházási és felújítási számlák egyeztetése az analitikus nyilvántartással

249/2000. (XII.24.) Korm. r.

Végr.: analitikus könyvelő, főkönyvi könyvelő

12.

Költségvetési előirányzatok és a pénzforgalom egyeztetése

249/2000. (XII.24.) Korm. r.

Végr.: pénzügyi ea., főkönyvi könyvelő

egyeztetett előirányzat nyilvántartás


13.

249/2000. (XII.24.) Főkönyvi kivonat egyeztetése Korm. r.


egyeztetett főkönyvi kivonat

negyedévet Fel.: főkönyvi követő hó könyvelő 20-ig

14.

Pénzforgalmi jelentés összeállítása

249/2000. (XII.24.) Korm. r.


pénzforgalmi jelentés

negyedévet Fel.: főkönyvi követő hó könyvelő 20-ig negyedévet követő hó 20-ig Fel.: főkönyvi (kivétel év könyvelő végi zárás)

15.

16.

17.

Könyvviteli mérleg összeállítása, jóváhagyása

Függő, átfutó kiadások egyeztetése az analitikus nyilvántartásokkal

Előirányzat-módosítások egyeztetése


negyedévet követő hó 20-ig negyedévet követő hó 20-ig

249/2000. (XII.24.) Korm. r.


könyvviteli mérleg

249/2000. (XII.24.) Korm. r.

Végr.: analitikus könyvelő, főkönyvi könyvelő, pénzügyi ea.



249/2000. (XII.24.) Korm. r.


egyeztetett előirányzat nyilvántartás

minden előirányzat módosítást követően azonnal

Fel.: pü-i ea.

41


NÉ

NÉ

NÉ

NÉ

NÉ

NÉ

NÉ


NÉ

NÉ

NÉ

NÉ

NÉ

NÉ

NÉ


Kockázat


NÉ



NÉ



NÉ



NÉ

téves adatok bekerülése

E.p.: pénzforgalmi jelentés ellenőrzése E.v.: pü-i ov.

NÉ


E.p.: könyvviteli mérleg ellenőrzése E.p.: pü-i ov.

NÉ



NÉ



Sorszám

Feladat megnevezése Év végi zárlati feladatok



18.

Könyvvezetés utóellenőrzése (főkönyv és analitikák)

249/2000. (XII.24.) Korm. r.


19.

Különféle árfolyam különbözetek elszámolása

249/2000. (XII.24.) Korm. r.

Végr.: pénzügyi ea.

20.

Pénzmaradvány összeállítása

249/2000. (XII.24.) Korm. r.

21.

Az önkormányzat létszámának és személyi juttatás előirányzat felhasználásának részletezése 249/2000. a beszámoló ürlapjainak (XII.24.) megfelelően Korm. r.

Végr.: pénzügyi ea. Előkész.: személyzeti vez., intézmény vezetők Végr.: főkönyvi könyvelő

A normatív, a normatív kötött felhasználású állami hozzájárulás, a cél- és címzett 249/2000. támogatás, a központosított (XII.24.) előirányzatok elszámolása Korm. r.

kimutatás a normatív, a Előkész.: normatív kötött intézmény felhasználású vezetők állami hj., a cél- és Végr.: oktatási címzett támogatás, ov. pü-i ov. a közp. ei-ról

A központi költségvetésből és egyéb forrásból folyósított ellátások részletezése

kimutatás a központi Előkész.: költségvetésből és intézmény egyéb forrásból vezetők folyósított Végr.: pü-i ov. ellátásokról

22.

23.

249/2000. (XII.24.) Korm. r.



igazítva a MÁK értesítéséhez a zárási időpontról NÉ

egyeztetett könyvelési naplók

összesítő feladás az analitikus könyvelésből Fel.: pü-i ea.

tárgyévet követő jan.31-ig

pénzmaradvány elszámolás

Fel.: pü-i ea.

tárgyévet követő febr. 15-ig

létszám és személyi juttatás felhasználás kimutatás



Fel.: pü-i ov.


Fel.: pü-i ov.


42


NÉ

NÉ

NÉ

NÉ

NÉ


NÉ

NÉ

NÉ

NÉ

NÉ

NÉ


Kockázat


NÉ


E.p.: könyvelési naplók ellenőrzése E.v.: pü-i ov.

NÉ

téves elszámolás


NÉ

téves elszámolás


NÉ


E.p.: űrlapok ellenőrzése E.v.: pü-i ov.

NÉ

téves adatok bekerülése, határidő be nem tartása


NÉ



Sorszám



24.

Az önkormányzati adósságszolgálat éves alakulásának megállapítása

249/2000. (XII.24.) Korm. r.

25.

Az EU támogatási programok 249/2000. köt. vállalásának és (XII.24.) finanszírozásának alakulása Korm. r.

26.

27.

28.a.

28.b.

Leltározás, egyeztetés

Leltár jóváhagyása

A költségvetési beszámoló szöveges indoklásának elkészítése a MÁK felé

A költségvetési beszámoló szöveges indoklásának elkészítése a Képviselőtestület felé

Végr.: likviditási manager



kimutatás az adósságszolgálatról Fel.: pü-i ov.



NÉ


NÉ


Kockázat


NÉ


E.p.: űrlapok ellenőrzése E.v.: jegyző

NÉ

hiányos adatok

E.p.: EU támogatások ellenőrzése E.v.: jegyző

E.p.: leltár felügyelete E.v.: pü-i ov.

Előkész.: pályázati kimutatás az EU koordinátor támogatási Végr.: pü-i ov. programokról

Fel.: pü-i ov.


249/2000. (XII.24.) Korm. r.

Végr.: analitikus könyvelő, leltározási bizottság

leltárfelvételi ívek, főkönyvi kivonat és analitikus nyilvántartás



NÉ

NÉ

NÉ

leltározás elmaradása

249/2000. (XII.24.) Korm. r.

Végr.: analitikus könyvelő, számviteli csop.vez.

leltárkiértékelés, jóváhagyott leltár

Fel.: jegyző


NÉ

NÉ

NÉ


E.p.: egyeztetések E.v.: jegyző

249/2000. (XII.24.) Korm. r.

Előkész.: intézmény vezetők, keretgazdák Végr.: pü-i ov. szöveges indoklás

Fel.: pü-i ov.

igazítva a MÁK értesítéséhez a zárási időpontról NÉ

hiányos beszámoló

E.p.: szöveges beszámoló ellenőrzése E.v.: jegyző

Fel.: pü-i ov.

tárgyévet követő ápr.-i képviselőtestületi ülést megelőző anyagleadási határidő NÉ


E.p.: szöveges beszámoló ellenőrzése E.v.: jegyző

249/2000. (XII.24.) Korm. r.

Előkész.: intézmény vezetők, keretgazdák Végr.: pü-i ov. szöveges indoklás

43

NÉ

NÉ

NÉ

NÉ

NÉ

NÉ

Sorszám


29.

Az összeállított beszámoló jelentés egyeztetése, véleményezése

30.

Az önkormányzati beszámoló, zárszámadási rendelet Képviselő-testület elé terjesztése

31.

Az önkormányzat pénzmaradvány elszámolásának Képviselőtestület elé terjesztése

32.

Az önkormányzat egyszerűsített beszámolójának Képviselőtestület elé terjesztése

33.

Beszámoló közzététele





Fel.: pü-i ov.

tárgyévet követő ápr.-i képviselőtestületi ülést megelőző bizottsági ülések NÉ

Fel.: pü-i ov.

tárgyévet követő év ápr. 30.

Ámr., SZMSZ

Előkész.: pü-i ov. Koord.: jegyző Végr.:polgármester

határozat az önkormányzat pénzmaradványáról Fel.: pü-i ov.


Ámr., SZMSZ


határozat az önkormányzat egyszerűsített beszámolójáról

Fel.: pü-i ov.


Áht.

megjelentetett Végr.: pü-i ov. beszámoló

Fel.: pü-i ov.

tárgyévet követő év jún. 30.

249/2000. (XII.24.) Korm. r.

Végr.: kisebbsségek elnökei, könyvvizsgáló, pénzügyi jegyzőkönyvek az bizottság egyeztetésről, elnöke vélemény

Ámr., SZMSZ


zárszámadási rendelet

44

NÉ

NÉ

NÉ

NÉ


NÉ

NÉ

NÉ

NÉ

NÉ


Kockázat


NÉ


E.p.: beszámoló ellenőrzése E.v.: jegyző

NÉ



NÉ

téves elszámolás

E.p.:pénzmaradvány ellenőrzése E.v.: jegyző

NÉ



NÉ


E.p.: megjelentetés ellenőrzése E.v.: jegyző

I/9. számú melléklet3

Európai Uniós pályázatok ellenőrzési nyomvonala Folyamatgazda: Gábor Zita, projektmanager

Sorszám

1.

2.

3.

4.

3


Jogszabályok

Az európai uniós pályázati eljárások rendjéről szóló Pályázat15/2008. sz. figyelés jegyzői utasítás Szakmai Az európai uniós véleményezés a pályázati javaslat eljárások Képviselőrendjéről szóló testület elé 15/2008. sz. terjesztéséről jegyzői utasítás

Képviselőtestületi anyag elkészítése, döntéshozatal

Pályázatkészítés

Az európai uniós pályázati eljárások rendjéről szóló 15/2008. sz. jegyzői utasítás Az európai uniós pályázati eljárások rendjéről szóló 15/2008. sz. jegyzői utasítás


Végr.: EU referens, projekt manager

Végr.: szakfelelős

Előkész.: EU referens, projekt manager Végr.: polgármester



pályázatok nyilvántartása


Határidő

Fel.: EU referens, projekt manager folyamatos


NÉ

"Kiírt pályázat" kitöltött adatlapja

Fel.: EU referens, projekt manager folyamatos

előterjesztés, Képviselő-testületi döntés

a Képviselőtestületi ülést Fel.: EU megelőző referens, projekt anyagleadási manager határidő NÉ

pályázati dokumentáció

Fel.: polgármester

Beépítette a 2010. július 1-i módosítás 45

folyamatos

NÉ

NÉ


NÉ

NÉ

NÉ

NÉ



NÉ

Kockázat 1.A munkavégzéshez szükséges technikai/informatikai erőforrások nem állnak megfelelően rendelkezésre 2. A pályázati kiírás nem megfelelő helyen történő keresése 3. A kiírt pályázat megtalálásának elmulasztása NÉ

NÉ

1. A munkatársak nem kommunikálnak egymással 2. Rossz információ alapján születik döntés

NÉ

1. Rossz információk alapján születik döntés 2. A pályázat beadási határidejét követően születik döntés

NÉ

1. Szakmai felkészületlenség következtében a kiírás nem megfelelő ismerete 2. A kiírás változása

NÉ E.p.: Képviselőtestületi anyag pályázati kiírással történő összevetése E.v.: EU referensprojekt manager ("négy szem") E.p.: a pályázat pályázati kiírással történő összevetése E.v.: jegyző

5.

Megvalósítás A 2007-2013 időszakban az Európai Regionális Fejlesztési Alapból, az Európai Szociális Alapból és a Kohéziós Alapból származó támogatások felhasználásának általános eljárási szabályairól szóló 16/2006. (XII. 28.) MeHVMElőkész.: EU PM együttes referens, projekt rendelet manager

5.1.

Szerződéskötés

5.2.

A projektek működési Projektindítás, rendjéről szóló projektszerveze 12/2009. sz. t felállítása jegyzői utasítás

5.3.

Projekt szakmai megvalósítása

Az adott pályázat szakmai hátterét képező jogszabályok

támogatási szerződésben rögzített Ellenjegyző: időpont jegyző

támogatási szerződés

Köt.váll.: polgármester


projektterv, PIB alapító dokumentumai

támogatási szerződésben Fel.: rögzített projektszponzor időpont NÉ

Végr.: munkacsoport vezető, projektvezető

az adott projekt megvalósulása függvényében keletkező dokumentumok

Fel.: projektvezető

46

NÉ

NÉ

támogatási szerződésben Szakmai teljesítés rögzített ig.: polgármester, időpont jegyző NÉ

NÉ

1. Az előírt és kötelezően csatolandó mellékletek beszerzésének elmaradása - emberi mulasztás miatt 2. Az előírt és kötelezően csatolandó mellékletek beszerzésének meghiúsulása -külső körülmények következtében 3. Szerződéskötési határidő elmulasztása 1. A kiválasztott munkaerő nem rendelkezik megfelelő szakmai tapasztalattal 2. A munkatársak feladat- és felelősségi köre nem kellően meghatározott, nem megfelelően elhatárolt, nem megfelelően kommunikált 3. Nem megfelelő projektszervezet felállítása

NÉ

1. Csúszás a határidőben - emberi mulasztás következtében 2.Csúszás a határidőben tűz, árvíz, elemi csapás következtében

NÉ

E.p.: szerződés aláírása E.v.: jegyző

E.p.: 1. PIB ülés, elkészült dokumentáció E.v.: projektvezető E.p.: tevékenységek megvalósulásá nak összevetése a támogatási szerződéssel E.v.: projekt szponzor

1. A számvitelről szóló 2000. évi C. törvény 2.Az államháztartásról szóló 1992. évi XXXVIII. törvény 3. Az államháztartás működési rendjéről szóló 292/2009. (XII. 19.) Korm. Végr.: projekt Rendelet pénzügyi vezető

5.4.

Projekt pénzügyi lebonyolítása

5.5.

Projekt előrehaladási jegyzőkönyvek Támogatási (PEJ) készítése szerződés

5.6.

6.

Projektzárás

Fenntartás

Támogatási szerződés

Támogatási szerződés

pénzügyi dokumentáció


a Hivatali SZMSZ köt. Váll. szabályzatáról támogatási szóló II/8. sz. szerződésben mellékletében rögzített megjelölt időpont személyek igen

projektelőrehaladási Végr.: jelentések, kifizetési Fel.: projektkoordinátor kérelmek projektvezető

támogatási szerződésben rögzített időpont NÉ

Végr.: projektkoordinátor projektzáró jelentés


Végr.: Monitoring projektkoordinátor jelentések



47


NÉ

NÉ

NÉ

igen

1. Költségvetés túllépése 2. Szabályzatok hibás végrehajtása 3. A források nem állnak rendelkezésre a kifizetés időpontjában 4. Pénzügyi teljesítés elmaradása késedelmes teljesítés, emberi mulasztás miatt

NÉ

1. Hibás jelentés leadása 2. Jelentés határidőn túli leadása 3. Hiánypótlás nem megfelelő elkészítése

NÉ

NÉ

1. Támogatási szerződésben rögzített feladatok hibás végrehajtása 1. Projekteredmények fenntartása nem valósul meg - emberi mulasztás következtében 2. A fenntartás körülményeiben bekövetkezett változás

E.p.: pénzügyi teljesítés összevetése a támogatási szerződéssel E.v.: projekt szponzor E.p.: jelentések, hiánypótlás E.v.: polgármester, jegyző E.p.: projektzáró jelentés beadása E.v.: polgármester, jegyző E.p.: monitoring jelentések beadása E.v.: polgármester, jegyző

I/10. számú melléklet4

Önkormányzati üdülők működtetésének ellenőrzési nyomvonala Folyamatgazda: Weimper Ágnes

Sorszám



2.

Jogszabályok A nem üzleti célú közösségi, Az üdülők szabadidős nyilvántartásba szálláshelyvétele, szükség szolgáltatásról esetén a szóló 173/2003. Végr.: nyilvántartás (X.28.) Korm. gondnoksági módosítása Rendelet csoportvezető Az üdülők helye szerint illetékes önkormányzato k, hatályos helyi adórendeletein ek és IFA A helyi adókról bevallás szóló 1990. évi nyomtatványai C. törvény, A nak beszerzése; helyi az IFA önkormányzatokr összegek ól szóló 1990. Végr.: üdülő megkérdezése évi LXV. törvény gondnokok

3.

Az önkormányzati üdülők "Üdülési használatáról igénylés" szóló, hatályos nyomtatványok Polgármesteri összegyűjtése Utasítás

1.

4

Végr.:a Polgármesteri Titkárság kijelölt munkatársa


engedélyek

jelentés a Polgármesteri Titkárság kijelölt munkatársa felé


Határidő


Fel.: jegyző

1. működés megkezdése 2. jogszabály változás

NÉ

Fel.: üdülő gondnokok

Fel: a Polgármesteri üdülési igénylések, Titkárság kijelölt nyilatkozatok munkatársa

Beépítette a 2010. július 1-i módosítás 48

évente

NÉ

1. nyári időszak esetében tárgyév március 30., egyébként 2. folyamatos NÉ

Könyvvezetésben Pénzügyi való teljesítés megjelenés

NÉ

NÉ

NÉ

NÉ

Kockázat 1.A szakmai feladatellátásra vonatkozó jogszabályi változások nyomon követésének elmaradása 2.Az engedély megkérésének elmulasztása


NÉ

NÉ

1. Az érkező adatszolgáltatás hiányos, nem megbízható, téves

E.p.: IFA bevallási nyomtatványok és IFA összegek E.v.: a Polgármesteri Titkárság kijelölt munkatársa

NÉ

1. az üdülők kihasználatlansága 2. A nyilvánosságban kialakuló rossz hírnév

NÉ

4.

Beutalók valamint az SZJA és TB csekkek kiadása az érintetteknek

5.

Vendégkönyv kitöltése, a beutalótól való eltérések jelzése

6.

Az üdülők gondnokainak értesítése a beutaltakról

7.

8.

9.

Az önkormányzati üdülők használatáról szóló, hatályos Polgármesteri Utasítás Az önkormányzati üdülők használatáról szóló, hatályos Polgármesteri Utasítás Az önkormányzati üdülők használatáról szóló, hatályos Polgármesteri Utasítás

Az önkormányzati üdülők használatáról A beutalók szóló, hatályos átvétele a Polgármesteri beutaltaktól Utasítás Az IFA önkormányzati összegének üdülők megállapítása használatáról és az IFA szóló, hatályos csekk átadása a Polgármesteri beutaltnak Utasítás 1.a számvitelről szóló 2000. évi C. törvény 2. az államháztartás működési IFA, SZJA és rendjéről szóló TB összeg 292/2009. (XII. beérkezése 19.) Korm rend.


Végr.: üdülő gondnokok

Végr.: a Polgármesteri Titkárság kijelölt munkatársa

Végr.:üdülő gondnokok


Előkész.: üdülő gondnokok

Fel.:a Polgármesteri Titkárság kijelölt munkatársa

vendégkönyv, beutaló (változások)


üdülés megkezdésén ek napja NÉ

NÉ

NÉ

e-mail az értesítésről

Fel.: a Polgármesteri Titkárság kijelölt munkatársa

folyamatos

NÉ

NÉ

1.A beutaló téves adattartalma 1. téves adatszolgáltatás, 2. a valóságnak nem megfelelő adatok szolgáltatása 3. a beutaló és a vendégkönyv adattartalma közötti eltérés 1. az informatikai rendszer hiánya, üzemzavar 2. az értesítés elmulasztása 3. az értesítés figyelmen kívül hagyása


üdülés megkezdésén ek napja NÉ

NÉ

1. a beutalt nem adja át a beutalót 2. az üdülők gondnokai nem kérik el a beutalót

beutaló, csekkek

NÉ

csekk

bevételi utalványrendelet


Fel.: pénzügyi ügyintéző

49

folyamatos

NÉ

NÉ

NÉ

NÉ

NÉ

üdülés utolsó napja

NÉ

NÉ

NÉ

1. az IFA összegének téves megállapítása 2. az IFA csekk átadásának elmulasztása

folyamatos

Hivatali SzMSz II/8. melléklet, Köt.váll. szabályzat

igen

NÉ

NÉ

E.p.: beutaló E.v.: üdülő gondnokok

E.p.: beutaló, vendégkönyv E.v.: gondnoksági csoportvezető

NÉ E.P.:kiadott és visszaküldött beutalók E.v.:a Polgármesteri Titkárság kijelölt munkatársa

NÉ E.p.: bankkivonat és utalványrendel et összehasonlítás a Ev. főkönyvi könyvelő

13.

IFA, SZJA és TB jogcímen befizetett összegek könyvelése IFA bevallás elkészítése és leadása Soroksár Önkormányzat Polgármesteri Hivatal Pénzügyigazdasági Osztályára IFA bevallás leadás és átvétel leigazoltatása az üdülő helye szerint illetékes önkormányzato kkal A bevallott IFA összegének átutalása az üdülők helye szerint illetékes önkormányzato knak

14.

A bevallott és átutalt IFA összeg könyvelése

10.

11.

12.

1.a számvitelről szóló 2000. évi C. törvény 2. az államháztartás működési rendjéről szóló 292/2009. (XII. 19.) Korm rend.

Előkész.: pénzügyi ügyintéző Végr.: főkönyvi könyvelő

Az önkormányzati üdülők használatáról szóló, hatályos Polgármesteri Utasítás


Az önkormányzati üdülők használatáról szóló, hatályos Polgármesteri Utasítás


Az önkormányzati üdülők használatáról szóló, hatályos Polgármesteri Utasítás 1.a számvitelről szóló 2000. évi C. törvény 2. az államháztartás működési rendjéről szóló 292/2009. (XII. 19.) Korm rend.

Előkész.: pénzügyi ügyintéző Végr.: likviditási manager

Előkész.: pénzügyi ügyintéző Végr.: főkönyvi könyvelő

könyvelési napló

Fel.: főkönyvi könyvelő

folyamatos

NÉ

NÉ

befizetett összeg lekönyvelése 1. téves könyvelés

E.p.:könyvelés ellenőrzése E.v.:pénzügyigazdasági osztályvezető

bevallás


tárgyhót követő hó 10éig NÉ

NÉ

NÉ

1. Hibás bevallás 2. A belső kommunikációs feladatok nem megfelelően működnek, a munkatársak nem kommunikálnak egymással

leadás/átvétel visszaigazolás


tárgyhót követő hónap 15-ig NÉ

NÉ

NÉ

1. leigazoltatás elmulasztása

NÉ

NÉ

1.téves összeg utalás 2.az utalás elmaradása 3. késve történik meg az utalás 4. üzemzavar a technológiai/informatikai rendszerben

E.p.: az utalás dokumentumai E.v.:pénzügyigazdasági osztályvezető

utalvány rendelet

könyvelési napló


Fel.: főkönyvi könyvelő

50

minden hó 15-ig

folyamatos

Hivatali SzMSz II/8. melléklet, Köt.váll. szabályzat

NÉ

igen

NÉ

befizetett összeg lekönyvelése 1. téves könyvelés

E.p.: bevallás számszaki ellenőrzése E.v.: pénzügyi ügyintéző

E.p.: könyvelés ellenőrzése E.v.: pénzügyigazdasági osztályvezető

15.

16.

17.

Az igénybevett természetbeni juttatás értékének, a beutaltak által fizetett SZJA és TB járulék összegének rögzítése az IMI rendszerben, könyvelés

Dokumentumo k megőrzése

KSH jelentés elküldése

A személyi jövedelemadóról szóló 1995. évi CXVII. Törvény 1. a személyes adatok védelméről és a közérdekű adatok nyilvánosságáról szóló 1992. évi LXIII. Törvény 2. Hivatali SzMSz I/5. sz. melléklete, az egyedi iratkezelés szabályzata Az országos statisztikai Adatgyűjtési Program adatgyűjtéseiről és adatátvételeiről szóló 288/2009. (XII. 15.) Korm. Rendelet

Végr.: pénzügyi ügyintéző



rögzített adatállomány az IMI rendszerben

Fel.: pénzügyi ügyintéző

beutalók, nyilatkozatok


jelentés


51

tárgyhót követő hónap 12. NÉ

folyamatos

évente

NÉ

NÉ

NÉ

NÉ

NÉ

NÉ

1. a szervezet nem tesz időben eleget a rögzítési kötelezettségének 2.üzemzavar az informatikai rendszerben 3. hiányos adatszolgáltatás

E.p.: IMI rendszer rögzített adatállománya E.v.: főkönyvi könyvelő

NÉ

1. dokumentumok megsemmisülése tűzvész, vis maior következtében 2. a szabályzat előírásának figyelmen kívül hagyása 3.A megőrzés fizikai, biztonsági követelményei nem megoldottak

NÉ

NÉ

1. a nyilvántartás nem megfelelő, nem naprakész

E.p.: jelentés E.v.: jegyző

2. számú melléklet A pénzügyi irányítási és ellenőrzési feladatok feladatkörök szerinti elkülönítése A pénzügyi irányítási és ellenőrzési Feladatkörök megnevezése feladatok Elkészítés/ Közreműködők Ellenőrzés/ Megnevezése Felelős Jóváhagyás 1. Pénzügyi dokumentumok készítése 1/1. Költségvetési terv az intézményre vonatkozó költségvetési PénzügyiKöltségvetési Jegyző koncepció Gazdasági keretgazdák (KépviselőOsztályvezető testület) az intézmény éves költségvetési terve PénzügyiKöltségvetési Jegyző Gazdasági Oszt. keretgazdák (Képviselővez. testület) az intézmény költségvetésének PénzügyiKöltségvetési Jegyző módosításai Gazdasági Oszt. keretgazdák (Képviselővez. testület - az intézményt érintő normatív állami PénzügyiKöltségvetési Jegyző támogatásokkal kapcsolatos Gazdasági keretgazdák tevékenységek Osztályvezető PénzügyiKöltségvetési Jegyző, 1/2. Kötelezettségvállalások Gazdasági keretgazdák, valamint az Osztályvezető, Jogtanácsos, SzMSz II/8., Beruházási és Ügyvéd, II/14. és II/15. Közbeszerzési valamint az sz.Szabályzatai Csoportvezető, SzMSz II/8., szerint továbbá az II/14. és II/15. SzMSz II/8. , sz.Szabályzatai II/14. és II/15. sz. szerint Szabályzatai szerint 1/3. Vagyongazdálkodással kapcsolatos ügyek - beszerzések, vásárlások (melyeknek PénzügyiPénzügyi, Jegyző nincs előzetes kötelezettségvállalási Gazdasági számviteli dokumentuma) Osztályvezető előadók Vagyongazdálkodási oszt.vez., Számítástechnikusok, Gondnoksági Csoportvezető - értékesítések PénzügyiPénzügyi, Jegyző Gazdasági számviteli Osztályvezető előadók Vagyongazdálkodási oszt.vez., Számítástechnikusok, Gondnoksági Csoportvezető - selejtezés PénzügyiSzMSz II/3. sz. Jegyző Gazdasági Szabályzata Osztályvezető szerint 52

A pénzügyi irányítási és ellenőrzési Feladatkörök megnevezése feladatok Elkészítés/ Közreműködők Ellenőrzés/ Megnevezése Felelős Jóváhagyás 2. Előzetes és utólagos pénzügyi ellenőrzés, a pénzügyi döntések szabályszerűségi és szabályozottsági szempontból történő jóváhagyása, ellenjegyzése 2/1. Költségvetési terv - jóváhagyása PénzügyiKöltségvetési Polgármester Gazdasági keretgazdák (KépviselőOsztályvezető testület) - előirányzat-felhasználási PénzügyiKöltségvetési Jegyző ütemterv Gazdasági keretgazdák Osztályvezető - likviditási terv PénzügyiKöltségvetési Jegyző Gazdasági keretgazdák Osztályvezető SzMSz II/8., SzMSz II/8. , SzMSz II/8., 2/2. Kötelezettségvállalások II/14. és II/15. sz. II/14.és II/15. II/14. és II/15. ellenjegyzése Szabályzatai sz. sz. szerint Szabályzatai Szabályzatai szerint szerint 2/3. Vagyongazdálkodással kapcsolatos ügyek jóváhagyása, ellenjegyzése - beszerzések, vásárlások Költségvetési Pénzügyi Jegyző (melyeknek nincs előzetes keretgazdák előadók kötelezettségvállalási dokumentuma) - értékesítések Költségvetési Pénzügyi Jegyző keretgazdák előadók - selejtezés PénzügyiSzMSz II/3. sz. Jegyző Gazdasági Szabályzata Osztályvezető szerint 3. Gazdasági események elszámolása 3/1. Költségvetési előirányzatok könyvelése - eredeti előirányzatok Számviteli Pénzügyi Pénzügyielőadók előadók Gazdasági Osztályvezető - módosított előirányzatok Számviteli Pénzügyi Pénzügyielőadók előadók Gazdasági Osztályvezető Számviteli Pénzügyi Pénzügyi3/2. Előirányzat teljesítések előadók előadók Gazdasági könyvelése Osztályvezető PénzügyiKöltségvetési Polgármester, 3/3. Féléves beszámoló Gazdasági keretgazdák (KépviselőOsztályvezető testület) PénzügyiKöltségvetési Polgármester, 3/4. Éves beszámoló Gazdasági keretgazdák (KépviselőOsztályvezető testület)

53

3. sz. melléklet A belső szabályzatok listája és a felülvizsgálat rendje SzMSz. Belső szabályzat Felülvizsgálat Felülvizsgálat melléklet megnevezése időszakai, Végrehajtója, száma határnapja közreműködők 1. A Hivatal működésével kapcsolatos mellékletek I/1.

Budapest Főváros XXIII. Kerület Soroksár Önkormányzata Polgármesteri Hivatalának Alapító Okirata

I/2.

Budapest Főváros XXIII. Kerület Soroksár Önkormányzata Polgármesteri Hivatalának szervezeti struktúrája

I/3.

Budapest Főváros XXIII. Kerület Soroksár Önkormányzata Polgármesteri Hivatalának feladat-és hatásköri jegyzéke Budapest Főváros XXIII. Kerület Soroksár Önkormányzata Polgármesteri Hivatalának kiadmányozási szabályzata Budapest Főváros XXIII. Kerület Soroksár Önkormányzata Polgármesteri Hivatalának Iratkezelési Szabályzata Budapest Főváros XXIII. Kerület Soroksár Önkormányzata Polgármesteri Hivatalának a Polgármesteri Hivatalban használt bélyegzők kezeléséről, nyilvántartásáról szóló szabályzata Budapest Főváros XXIII. Kerület Soroksár Önkormányzata Polgármesteri Hivatalának szabályzata a képviselőtestületi, bizottsági előterjesztések rendjéről, a jegyzőkönyvek elkészítéséről és a döntések végrehajtásáról

I/4.

I/5.

I/6.

I/7.

Felülvizsgálat elvégzéséért felelős személy

Évente, a tárgyév december 31. napjáig, ill. a képviselő-testületi döntést követő 8 napon belül Évente, a tárgyév december 31. napjáig, ill. a képviselő-testületi döntést követő 8 napon belül Évente a tárgyév december 31. napjáig

Jegyzői referens

Szalontainé Lázár Krisztina

Jegyzői referens


Osztályvezetők Jegyzői referens


Félévente, a tárgyév június 30. és december 31. napjáig

Osztályvezetők Aljegyző

Dr. Horváth Anna

Évente, a tárgyév december 31. napjáig

Titkársági Osztályvezető

Vittmanné Gerencsér Judit


Gondnoksági Csoportvezető

Rizmayer Mihály


Titkársági Osztályvezető


54

SzMSz. melléklet száma I/8.

I/9.

I/10.

I/11.

I/12.

Belső szabályzat megnevezése Budapest Főváros XXIII. Kerület Soroksár Önkormányzata Polgármesteri Hivatalának szabályzata az önkormányzati képviselők és bizottságba delegáltak (külső tagok) tiszteletdíjának és költségtérítésének kifizetéséről Budapest Főváros XXIII. Kerület Soroksár Önkormányzata Polgármesteri Hivatala, mint önállóan működő és gazdálkodó költségvetési szerv és a kisebbségi önkormányzatok közötti munkamegosztásról és felelősségvállalásról Budapest Főváros XXIII. Kerület Soroksár Önkormányzata Polgármesteri Hivatalának szabályzata a településrendezési tervek és építési szabályzatok nyilvántartásának rendjéről Budapest Főváros XXIII. Kerület Soroksár Önkormányzata Polgármesteri Hivatalának szabályzata a műszaki nyilvántartás rendjéről, az adatokba való betekintés módjáról és az adatok külső személy (szerv) részére történő szolgáltatásáról Budapest Főváros XXIII. Kerület Soroksár Önkormányzata Polgármesteri Hivatala Szervezeti és Működési Szabályzatának, valamint a vezetői és tisztségviselők utasításainak elkészítéséről, véleményeztetéséről, kiadmányozásáról és nyilvántartásáról

Felülvizsgálat időszakai, határnapja Évente, a tárgyév december 31. napjáig

Felülvizsgálat Végrehajtója, közreműködők Pénzügyi-gazdasági Osztályvezető

Felülvizsgálat elvégzéséért felelős személy Polonkai Zoltánné

Évente, a tárgyév december 31. napjáig, ill. a képviselő-testületi döntést követő 8 napon belül

Pénzügyi-gazdasági osztályvezető Titkársági Osztályvezető



Főépítész Műszaki Osztályvezető

Kisné Stark Viola


Műszaki Osztályvezető

Kisné Stark Viola


Jegyzői referens


55

SzMSz. Belső szabályzat megnevezése Felülvizsgálat Felülvizsgálat melléklet időszakai, Végrehajtója, száma határnapja közreműködők I/13. Budapest Főváros XXIII. Évente, a tárgyév Projektmenedzser Kerület Soroksár december 31. Önkormányzata Polgármesteri napjáig Hivatalának szabályzata az Európai Uniós pályázati eljárások rendjéről I/14. Budapest Főváros XXIII. Évente, a tárgyév Jegyzői referens Kerület Soroksár december 31. Önkormányzata Polgármesteri napjáig Hivatalának Az elektronikus információszabadságról szóló 2005. évi XC. törvényben foglalt közzétételi kötelezettségek végrehajtásáról szóló szabályzata I/15. Budapest Főváros XXIII. Évente, a tárgyév Projektmenedzser Kerület Soroksár december 31. Önkormányzat Polgármesteri napjáig Hivatalának szabályzata a projektek működési rendjéről II. A Hivatal gazdálkodásával kapcsolatos mellékletek II/1. Budapest Főváros XXIII. Évente, tárgyév Pénzügyi – Kerület Soroksár december 31. Gazdasági Önkormányzatának napjáig Osztályvezető Polgármesteri Hivatala Pénzügyi – Gazdasági Osztály Ügyrendje II/2. Budapest Főváros XXIII. Évente, tárgyévet Pénzügyi – Kerület Soroksár követő év április Gazdasági Önkormányzata Polgármesteri 30. napjáig Osztályvezető Hivatalának számviteli Számviteli politikája Csoportvezető II/3. Budapest Főváros XXIII. Évente, tárgyévet Pénzügyi – Kerület Soroksár követő év április Gazdasági Önkormányzata Polgármesteri 30. napjáig Osztályvezető Hivatalának leltározási és Számviteli selejtezési szabályzata Csoportvezető II/4. Budapest Főváros XXIII. Évente, tárgyévet Pénzügyi – Kerület Soroksár követő év április Gazdasági Önkormányzata Polgármesteri 30. napjáig Osztályvezető Hivatalának eszközök és Számviteli források értékelési szabályzata Csoportvezető II/5. Budapest Főváros XXIII. Évente, tárgyév Pénzügyi – Kerület Soroksár december 31. Gazdasági Önkormányzata Polgármesteri napjáig Osztályvezető Hivatalának önköltségszámítási szabályzata II/6. Budapest Főváros XXIII. Évente, tárgyévet Pénzügyi – Kerület Soroksár követő év április gazdasági Önkormányzata Polgármesteri 30. napjáig, ill. a Osztályvezető Hivatalának pénzkezelési változás szabályzata időpontjától számított 8 napon belül 56

Felülvizsgálat elvégzéséért felelős személy Gábor Zita


Gábor Zita

Polonkai Zoltánné

Novota Gáborné

Novota Gáborné

Novota Gáborné

Polonkai Zoltánné

Polonkai Zoltánné

SzMSz. Belső szabályzat melléklet megnevezése száma II/7. Budapest Főváros XXIII. Kerület Soroksár Önkormányzata Polgármesteri Hivatalának számlarendje

Felülvizsgálat időszakai, határnapja Évente, tárgyévet követő év április 30. napjáig

II/8.

Negyedévente, a tárgyév március 31., június 30., szeptember 30. és december 31. napjáig

II/9.

II/10.

II/11.

II/12.

II/13.

Budapest Főváros XXIII. Kerület Soroksár Önkormányzata Polgármesteri Hivatalának szabályzata a kötelezettségvállalás, a szakmai teljesítésigazolás, az érvényesítés, az utalványozás és az ellenjegyzés rendjéről Budapest Főváros XXIII. Kerület Soroksár Önkormányzata Polgármesteri Hivatalának kötelezettségvállalás nyilvántartási szabályzata Budapest Főváros XXIII. Kerület Soroksár Önkormányzata Polgármesteri Hivatala gépkocsijainak üzemeltetési rendjéről és a menetlevelek kezeléséről szóló szabályzata Budapest Főváros XXIII. Kerület Soroksár Önkormányzata II. sz. Napsugár Óvoda főzőkonyha készletgazdálkodási szabályzata Budapest Főváros XXIII. Kerület Soroksár Önkormányzata Polgármesteri Hivatalának, mint önállóan működő és gazdálkodó költségvetési szerv és az önállóan működő költségvetési szervek közötti munkamegosztásról és felelősségvállalásról Budapest Főváros XXIII. Kerület Soroksár Önkormányzatának Polgármesteri Hivatala, mint önállóan működő és gazdálkodó költségvetési szerv és a Kisdunáért Önkormányzati Társulás, mint önállóan működő költségvetési szerv közötti munkamegosztásról és felelősségvállalásról

Felülvizsgálat Végrehajtója, közreműködők Pénzügyi – Gazdasági Osztályvezető Számviteli Csoportvezető Pénzügyi – Gazdasági Osztályvezető

Felülvizsgálat elvégzéséért felelős személy Novota Gáborné

Évente, tárgyév december 31. napjáig

Pénzügyi – gazdasági Osztályvezető

Polonkai Zoltánné

Félévente, a tárgyév június 30. és december 31. napjáig

Gondnoksági Csoportvezető

Rizmayer Mihály


Oktatási, Kulturális és Sport Osztályvezető, Pénzügyi-gazdasági Osztályvezető

Szokolay Zoltán

Évente, tárgyév december 31. napjáig, ill. a képviselő-testületi döntést követő 8 napon belül

Pénzügyi-gazdasági osztályvezető, Oktatási, Kulturális és Sport Osztály osztályvezető

Szokolay Zoltán

Évente, a tárgyév december 31. napjáig, ill. a képviselő-testületi döntést követő 8 napon belül

Kisdunáért Önkormányzati Társulás igazgatója

Kiss Zoltán

57

Polonkai Zoltánné

SzMSz. Belső szabályzat melléklet megnevezése száma II/14. A Kisdunáért Önkormányzati Társulásnak a kötelezettségvállalás, a szakmai teljesítésigazolás, az érvényesítés, az utalványozás és az ellenjegyzés rendjéről szóló szabályzata II/15. Budapest Főváros XXIII. Kerület Soroksár Önkormányzata Polgármesteri Hivatalának a társasház kezelés és közös képviselet ellátása során irányadó szabályokról a kötelezettségvállalás, szakmai teljesítésigazolás, érvényesítés, utalványozás és ellenjegyzés terén II/16. Budapest Főváros XXIII. Kerület Soroksár Önkormányzata Polgármesteri Hivatalának szabályzata a társasház kezelés és a közös képviselet ellátása során irányadó szabályokról II/17. Budapest Főváros XXIII. Kerület Soroksár Önkormányzata Polgármesteri Hivatalának Szabályzata a gazdálkodási és ellenőrzési jogkörök gyakorlására felhatalmazottak beszámoltatási rendjéről

II/18.

II/19.

Budapest Főváros XXIII. Kerület Soroksár Önkormányzata Polgármesteri Hivatalának Reprezentációs Szabályzata Budapest Főváros XXIII. Kerület Soroksár Önkormányzata Polgármesteri Hivatalának Szabályzata az eseti bevételek elszámolásáról

Felülvizsgálat időszakai, határnapja Félévente, a tárgyév június 30. és december 31. napjáig

Felülvizsgálat Végrehajtója, közreműködők Kisdunáért Önkormányzati Társulás Igazgatója, Pénzügyi – Gazdasági Osztályvezető Vagyongazdálkodá si osztályvezető

Felülvizsgálat elvégzéséért felelős személy Kiss Zoltán


Vagyongazdálkodá si osztályvezető

Koncsekné dr. Kovács Ágnes

Negyedévente, tárgynegyedévet követő hó 20. napjáig, ill. a felhatalmazó 15 munkanapot meghaladó távolléte esetében a felhatalmazó munkába állását követő hó 20. napjáig Évente, tárgyév december 31. napjáig

Pénzügyi – Gazdasági Osztályvezető

Polonkai Zoltánné

Pénzügyi – Gazdasági Osztályvezető

Polonkai Zoltánné


Pénzügy – Gazdasági Osztályvezető

Polonkai Zoltánné


58


SzMSz. Belső szabályzat Felülvizsgálat Felülvizsgálat melléklet megnevezése időszakai, Végrehajtója, száma határnapja közreműködők III. A Hivatal belső ellenőrzésével kapcsolatos mellékletek III/1. Budapest Főváros XXIII. Évente, a tárgyév Belső ellenőrzési Kerület Soroksár december 31. vezető Önkormányzat Belső napjáig, ill. ellenőrzési kézikönyve (nem jogszabályváltozást nyilvános) követő 15. napon belül III/2. Budapest Főváros XXIII. Évente, a tárgyév Jegyzői referens Kerület Soroksár december 31. Önkormányzata napjáig Polgármesteri Hivatalának Törvényességi Ellenőrzési Szabályzata

Felülvizsgálat elvégzéséért felelős személy

III/3.

Polonkai Zoltánné

IV/1.

IV/2.

IV/3.

Budapest Főváros XXIII. Kerület Soroksár Önkormányzata Polgármesteri Hivatalának Folyamatba Épített, Előzetes, Utólagos és Vezetői Ellenőrzés Rendszeréről szóló szabályzata

Évente, a tárgyévet követő év április 30. napjáig

Belső ellenőr Pénzügyi – Gazdasági Osztályvezető, Oktatási, Kulturális és Sport osztályvezető, Szociális és Családvédelmi osztályvezető IV. A Hivatal vagyongazdálkodásával kapcsolatos mellékletek Budapest Főváros XXIII. Évente, a tárgyév Közbeszerzési és Kerület Soroksár december 31. Beruházási Csoport Önkormányzata napjáig vezetője Polgármesteri Hivatalának közbeszerzési szabályzata Budapest Főváros XXIII. Évente, a tárgyév Vagyongazdálkodási Kerület Soroksár december 31. osztályvezető Önkormányzatának az napjáig, ill. a Önkormányzat vagyonáról, a képviselő-testületi vagyontárgyak feletti jog döntést követő 8. gyakorlásáról szóló napon belül önkormányzati rendelete Budapest Főváros XXIII. Évente, a tárgyév Vagyongazdálkodási Kerület Soroksár december 31. osztályvezető Önkormányzatának az napjáig, ill. a Önkormányzat vagyonának képviselő-testületi értékesítése, hasznosítása döntést követő 8 során alkalmazandó napon belül versenyeztetési eljárás szabályairól szóló önkormányzati rendelete

59

Beszené Uhrin Gyöngyi


Napholcz József



SzMSz. Belső szabályzat Felülvizsgálat Felülvizsgálat melléklet megnevezése időszakai, Végrehajtója, száma határnapja közreműködők IV/4. Budapest Főváros XXIII. Félévente, a Műszaki Kerület Soroksár tárgyév április 30. osztályvezető, Önkormányzata és szeptember 30. Pénzügyi – Polgármesteri Hivatalában az napjáig Gazdasági Önkormányzat osztályvezető, vagyonkataszterének Vagyongazdálkodási vezetéséről és számítógépes osztályvezető karbantartásáról szóló jegyzői utasítás IV/5. Polgármesteri utasítás a Évente, a tárgyév Közbeszerzési és közbeszerzési értékhatár december 31. Beruházási Csoport alatti beszerzésekről napjáig vezetője V. A munkáltatói joggal kapcsolatos mellékletek V/1. Budapest Főváros XXIII. Évente, a tárgyév Személyzeti vezető Kerület Soroksár december 31. Önkormányzatának a napjáig, ill. a Polgármesteri Hivatal képviselő-testületi köztisztviselőit megillető döntést követő 8 juttatásokról és napon belül támogatásokról szóló önkormányzati rendelete V/2. Budapest Főváros XXIII. Évente, a tárgyév Személyzeti vezető Kerület Soroksár december 31. Önkormányzatának a vezetői napjáig, ill. a pótlék megállapításáról, ill. a képviselő-testületi köztisztviselők és ügykezelők döntést követő 8 illetménykiegészítéséről napon belül szóló önkormányzati rendelete V/3. Budapest Főváros XXIII. Évente, a tárgyév Személyzeti vezető Kerület Soroksár december 31., ill. Önkormányzatának a a képviselőPolgármesteri Hivatalban testületi döntést dolgozók érdekeltségi követő 8 napon rendszeréről szóló belül önkormányzati rendelete V/4. Budapest Főváros XXIII. Negyedévente, a Személyzeti vezető Kerület Soroksár tárgyév március Önkormányzata 31., június 30., Polgármesteri Hivatalának szeptember 30. és Személyügyi Kézikönyve december 31. napjáig, ill. a változás időpontjától számított 8 napon belül

60

Felülvizsgálat elvégzéséért felelős személy Koncsekné dr. Kovács Ágnes

Napholcz József

Hegyes Istvánné

Hegyes Istvánné

Hegyes Istvánné

Hegyes Istvánné

SzMSz. melléklet száma V/5.

V/6.

V/7.

V/8.

VI/1.

VI/2.

VI/3.

VI/4.

Belső szabályzat megnevezése

Felülvizsgálat időszakai, határnapja Évente, a tárgyév december 31. napjáig Két évente, minden második év december 31. napjáig

Felülvizsgálat Végrehajtója, közreműködők Személyzeti vezető

Jegyzői utasítás a Közszolgálati adatvédelmi szabályzat kiadásáról Budapest Főváros XXIII. Személyzeti vezető Kerület Soroksár Önkormányzata Polgármesteri Hivatalának esélyegyenlőségi terve Budapest Főváros XXIII. Évente, a tárgyév Titkársági Kerület Soroksár december 31. osztályvezető Önkormányzata napjáig Polgármesteri Hivatalának Ügyfélszolgálati Chartája Budapest Főváros XXIII. Évente, tárgyév Személyzeti vezető Kerület Soroksár december 31. Önkormányzata napjáig Polgármesteri Hivatalának Etikai Kódexe VI. A Hivatal üzemeltetésével kapcsolatos mellékletek Budapest Főváros XXIII. Évente, a tárgyév Gondnoksági Kerület Soroksár december 31. Csoportvezető Önkormányzata napjáig, ill. Polgármesteri Hivatalának intézményi munkavédelmi szabályzata telephely létesítése, vagy megszüntetése esetén a változást követő 8 napon belül Budapest Főváros XXIII. Évente, a tárgyév Gondnoksági Kerület Soroksár december 31. Csoportvezető Önkormányzata napjáig, ill. Polgármesteri Hivatalának intézményi tűzvédelmi szabályzata telephely létesítése, vagy megszüntetése esetén a változást követő 8 napon belül Budapest Főváros XXIII. Évente, tárgyév Informatikus Kerület Soroksár december 31. Jegyzői referens Önkormányzata napjáig Polgármesteri Hivatalának adatvédelmi és adatbiztonsági szabályzata Budapest Főváros XXIII. Évente, tárgyév Gondnoksági Kerület Soroksár december 31. csoportvezető Önkormányzata napjáig Polgármesteri Hivatalának biztonsági szabályzata

61

Felülvizsgálat elvégzéséért felelős személy Hegyes Istvánné

Hegyes Istvánné


Hegyes Istvánné

Rizmayer Mihály

Rizmayer Mihály


Rizmayer Mihály

SzMSz. melléklet száma VI/5.

VI/6.

Belső szabályzat megnevezése Budapest Főváros XXIII. kerület Soroksár Önkormányzata Polgármesteri Hivatalának a közérdekű adatok megismerésére irányuló igények teljesítésének rendjéről Budapest Főváros XXIII. kerület Soroksár Önkormányzata Polgármesteri Hivatalának Informatikai Üzemeltetési Szabályzata

Felülvizsgálat időszakai, határnapja Évente, tárgyév december 31. napjáig

Felülvizsgálat Végrehajtója, közreműködők Jegyzői referens, Gondnoksági csoportvezető

Felülvizsgálat elvégzéséért felelős személy Szalontainé Lázár Krisztina


Informatikus

Pethes László

62

Budapest Főváros XXIII. kerület Soroksár Önkormányzatának JEGYZŐJE ______________________________ 1239 Budapest, Grassalkovich út 162.

4/1. számú melléklet

MEGBÍZÁS

Budapest Főváros XXIII. kerület Soroksár Önkormányzat Polgármesteri Hivatalánál a Kockázati Munkacsoport tagjaként, a Munkacsoport feladatainak ellátásával megbízom

Polonkai Zoltánné osztályvezetőt.

Feladatát a helyi szabályzatban foglaltak szerint köteles ellátni.



Tudomásul vettem: ……………………………

63

Budapest Főváros XXIII. kerület Soroksár Önkormányzatának JEGYZŐJE ______________________________ 1239 Budapest, Grassalkovich út 162.

4/2. számú melléklet

MEGBÍZÁS

Budapest Főváros XXIII. kerület Soroksár Önkormányzat Polgármesteri Hivatalánál a Kockázati Munkacsoport tagjaként, a Munkacsoport feladatainak ellátásával megbízom

dr. Nagy Katalin jogi asszisztenst.

Feladatát a helyi szabályzatban foglaltak szerint köteles ellátni.



Tudomásul vettem: ……………………………

64

5. számú melléklet

Kockázati tűréshatár meghatározása

Az elkészített kockázati térkép alapján a kockázati tűréshatárt a Kockázati Munkacsoport

Magas Alacsony Közepes

Szervezetre gyakorolt hatás

………. évre az alábbiak szerint határozza meg:

Közepes kockázat

Magas kockázat

Magas kockázat

Alacsony kockázat

Közepes kockázat

Magas kockázat

Alacsony kockázat

Alacsony kockázat

Közepes kockázat

Alacsony Közepes Magas Bekövetkezés valószínűsége

A tűréshatár megjelölése – határozott, jól elkülönülő vonalakkal – a fenti ábrában történik.

A meghatározott kockázati tűréshatár felett a Polgármesteri Hivatal mindenképpen válaszintézkedést tesz a felmerülő kockázatokra.

Dátum:……………..

……………………………. Munkacsoport vezető …………………………….. Munkacsoport-tag

……………………………… Munkacsoport-tag

65


Kockázati alapnyilvántartás a kockázati térkép összeállításához Sorszám

Azonosítás (nyomvonal szerint)

Kockázat megnevezése

Kockázati kategória

Bekövetkezés valószínűsége

Bekövetkezés hatása

Kockázat értéke (1-9)

Kockázat besorolása (A/K/M)

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. Dátum:……………..

……………………………. Munkacsoport vezető

…………………………….. Munkacsoport-tag

66


Kockázati tűréshatár alatti/feletti


Hivatali kockázat-nyilvántartás

Sorszám


Kockázatos feladat megnevezése


Kockázatkezelési stratégia

Javasolt intézkedés

Dátum:……………..


…………………………….. Munkacsoport-tag

67


Kockázatkezelő neve, beosztása


Értesítés a kezelendő kockázatokról Tisztelt Kockázatkezelő! Értesítem, hogy az Ön által végzett feladatoknál felmerült kockázatok közül az alábbiak minősítése tűréshatár feletti, melyre az alább megjelölt intézkedést kell elvégezni.

Sorszám


Kockázatos feladat megnevezése


Dátum:……………..


68

Kockázatkezelési stratégia

Javasolt intézkedés

Folyamatba Épített, Előzetes, Utólagos és Vezetői Ellenőrzési Rendszere

Recommend Documents