Szervezeti és Működési Szabályzat 1. sz. melléklet. Folyamatba épített előzetes, utólagos és vezetői ellenőrzés rendszere: I

Szervezeti és Működési Szabályzat 1. sz. melléklet

Folyamatba épített előzetes, utólagos és vezetői ellenőrzés rendszere:

I. FEUVE szabályzat II. ellenőrzési nyomvonal III. kockázatkezelési szabályzat IV. szabálytalanságok kezelésének eljárásrendje V. vezetői elszámoltathatóság szabályzata VI. belső ellenőrzés feladatának meghatározása.

FOLYAMATBA ÉPÍTETT ELŐZETES, UTÓLAGOS ÉS VEZETŐI ELLENŐRZÉS RENDSZERE Kerekegyháza Város Önkormányzat Polgármesteri Hivatal folyamatba épített, előzetes, utólagos és vezetői ellenőrzés rendszerét (a továbbiakban FEUVE) az államháztartásról szóló többször módosított 1992. évi XXXVIII. törvény 121. §-a, az államháztartás működési rendjéről szóló többször módosított 217/1998. (XII. 30.) Korm. rendelet 145/A §-a, illetve a költségvetési szervek belső ellenőrzéséről szóló többször módosított 193/2003. (XI. 26.) Korm. rendelet alapján a következők szerint határozom meg.

I. ÁLTALÁNOS RÉSZ Az Államháztartási törvény alapján a költségvetési szerv vezetője felelős:  a feladatai ellátásához a költségvetési szerv vagyonkezelésébe, használatába adott vagyon rendeltetésszerű igénybevételéért,  az alapító okiratban előírt tevékenységek jogszabályban meghatározott követelményeknek megfelelő ellátásáért,  A polgármesteri hivatal gazdálkodásában a szakmai hatékonyság és a gazdaságosság követelményeinek érvényesítéséért,  a tervezési, beszámolási, információszolgáltatási kötelezettség teljesítéséért, annak teljességéért és hitelességéért,  a gazdasági lehetőségek és a kötelezettségek összhangjáért, a polgármesteri hivatali számviteli rendjéért,  a folyamatba épített, előzetes, utólagos és vezetői ellenőrzés, valamint a belső ellenőrzés megszervezéséért és hatékony működtetéséért. A költségvetési forrás felhasználásában résztvevő költségvetési szerv vezetőjének az államháztartásról szóló többször módosított 1992. évi XXXVIII. törvény, (a továbbiakban Áht.) valamint az államháztartás működési rendjéről szóló többször módosított 217/1998. (XII. 30.) Korm. rendelet (a továbbiakban: Ámr.) szabályozásának megfelelően kell megszerveznie és működtetnie a folyamatba épített előzetes, utólagos és vezetői ellenőrzést a költségvetési szerven belül. A FEUVE rendszere az alábbi négy fő területet szabályozza:  az ellenőrzési nyomvonal kialakításának kötelezettsége,  a kockázatkezelés - Kockázatkezelési Szabályzatban meghatározottak szerint,  a szabálytalanságokkal kapcsolatos eljárásrend kialakításának kötelezettsége.  vezetői elszámoltathatóságot,  belső ellenőrzés feladatának meghatározását.

2

1. A FEUVE rendszer működésének célja, tartalma A FEUVE rendszer tartalmazza mindazon elveket, eljárásokat, melyek alapján a költségvetési szerv érvényesíti a feladatai ellátására szolgáló előirányzatokkal, létszámmal és a vagyonnal való szabályszerű, gazdaságos, hatékony és eredményes gazdálkodás követelményeit. A folyamatba épített, előzetes, utólagos és vezetői ellenőrzés a szervezeten belül a gazdálkodásért felelős szervezeti egység által folytatott első szintű pénzügyi irányítási és ellenőrzési rendszer, amelynek létrehozásáért, működtetéséért és fejlesztéséért a költségvetési szerv vezetője felelős az államháztartásért felelős miniszter által közzétett irányelvek figyelembevételével. 2. Az első szintű pénzügyi irányítási és ellenőrzési feladatok a FEUVE rendszerében Az első szintű pénzügyi irányítási és ellenőrzési feladatok magukban foglalják:  a pénzügyi döntések dokumentumainak elkészítését (ideértve a költségvetési tervezés, a kötelezettségvállalások, a szerződések, a kifizetések, a szabálytalanság miatti visszafizettetések dokumentumait is),  az előzetes és utólagos pénzügyi ellenőrzést, a pénzügyi döntések szabályszerűségi és szabályozottság szempontból történő jóváhagyását, illetve ellenjegyzését,  a gazdasági események elszámolását (a hatályos jogszabályoknak megfelelő könyvvezetés és beszámolás). A felsorolt tevékenységek feladatköri meghatározottak szerint biztosítani kell.

elkülönítését

az

Áht.

121.

§.-ában

Az első szintű pénzügyi irányítási és ellenőrzési rendszernek biztosítania kell, hogy  a költségvetési szerv valamennyi, gazdálkodással kapcsolatos tevékenysége és célja összhangban legyen a szabályszerűség, szabályozottság és megbízható gazdálkodás elveivel,  az eszközökkel és forrásokkal való gazdálkodásban ne kerüljön sor pazarlásra, visszaélésre, rendeltetésellenes felhasználásra,  megfelelő, pontos és naprakész információk álljanak rendelkezésre a költségvetési szerv gazdálkodásával kapcsolatosan,  a folyamatba épített, előzetes, utólagos és vezetői ellenőrzés harmonizációjára és összehangolására vonatkozó irányelvek végrehajtásra kerüljenek,  a rendelkezésre álló eszközök és források a szabályszerűség, szabályozottság és megbízható gazdálkodás elveivel összhangban kerüljenek felhasználásra. 3. A FEUVE rendszerében alkalmazott fogalmak, valamint megvalósításukkal, működésükkel kapcsolatos feladatok, eljárás rendek

3

A költségvetési szerv vezetője köteles olyan szabályzatokat kiadni, folyamatokat kialakítani és működtetni a szervezeten belül, amelyek biztosítják a rendelkezésre álló források szabályszerű, szabályozott, gazdaságos, hatékony és eredményes felhasználását. 3.1. Szabályosság A szabályosság azt jelenti, hogy az adott költségvetési szerv vagy szervezeti egysége működése, tevékenysége megfelel-e a vonatkozó szabályoknak, előírásoknak. Az első szintű pénzügyi és ellenőrzési feladatok ellátása során a jegyző feladata, hogy a költségvetési szerv dolgozói számára biztosítsa  a hatályos központi megismerhetőségét,

jogszabályok,

és

más

kötelező

szabályozások

 a belső szabályokhoz való hozzáférést. A szabályosság érdekében a következő eljárásokat kell lefolytatni: Gondoskodni kell a polgármesteri hivatalt közvetlenül érintő, a mindennapi tevékenységben alkalmazni szükséges valamennyi központi jogszabály, előírás, ajánlás hozzáférhetőségéről. A központi jogszabályok megfelelő alkalmazása érdekében biztosítani kell az adott területen dolgozók számára a továbbképzésen, értekezleten, konzultáción való részvételt, illetve egyéb szakmai anyagok, pl.: szakkönyvek, segédletek beszerzését, illetve az internetes honlapokhoz való hozzáférést. A belső szabályzatok kezelésének úgy kell történnie, hogy az érintettek számára könnyen hozzáférhető legyen. A belső szabályzatok kiadásakor, a régi szabályozások felülvizsgálatakor az érintett dolgozókat részletesen tájékoztatni kell az új végleges szabályokról. A központi előírások és a helyi szabályok betartását, azaz a szabályosságot a következő eszközökkel kell biztosítani:  előzetes vezetői ellenőrzéssel,  egymásra épülő, egymást ellenőrző folyamatok rendszerével,  utólagos vezetői ellenőrzéssel,  független belső ellenőrzéssel. A szabályosság területén az előzetes vezetői ellenőrzés legfontosabb eszköze a területen dolgozók, illetve a folyamatgazdák szabályozottsággal kapcsolatos ismereteinek megismerése megbeszélés, beszámoltatás stb. útján. A folyamatba épített ellenőrzés legfontosabb eszköze a szabályosság tekintetében az, hogy a szabályok kialakításánál ügyelnek arra, hogy adott tevékenység több részfolyamatból, feladatból álljon, s a folyamatokat, feladatokat ne ugyanaz a személy

4

lássa el, s az adott feladatot ellátó személynek kötelező legyen az előző feladat elvégzésének ellenőrzése is. Az utólagos vezetői ellenőrzés eszköze a szabályosság vonatkozásában leginkább a szabályzatban foglaltak betartásának ellenőrzése beszámoltatással, dokumentumok áttekintésével, megbeszéléssel stb. A független belső ellenőrzés a szabályosság vonatkozásában a nagyobb kockázatot képviselő területeken gyakrabban ellenőrzi a szabályzatok betartását. 3.2. Szabályozottság A szabályozottság azt jelenti, hogy a költségvetési szerv vagy annak szervezeti egysége működése, tevékenysége, illetve valamely tevékenységi folyamata, részfolyamata, alaptevékenységi körébe tartozó szakfeladata megfelelően szabályozott-e, a rögzített szabályok megfelelnek–e a hatályos jogszabályoknak, előírásoknak, egyéb vezetői rendelkezéseknek. Az első szintű pénzügyi és ellenőrzési feladatok ellátása során a jegyző feladata az, hogy gondoskodjon arról, hogy a polgármesteri hivatal  mindig a hatályos jogszabályoknak, előírásoknak figyelembevételével lássa el belső szabályozási feladatait, ezekről a központi szabályokról tájékozott legyen,  a hatályos jogszabályok alapján kötelezően előírt belső szabályozási követelményeknek eleget tegyen, gondoskodjon a kialakított belső szabályok megismertetéséről,  a belső szabályozásnál figyelembe vételre kerüljenek a fenntartó által meghatározott útmutatások, célkitűzések is.  a polgármesteri hivatal helyi sajátosságait is figyelembe véve a szabályozandó területek feltárásra kerüljenek, a szabályzatok elkészítése során ennek megfelelően készítsék el a vonatkozó szabályzatokat. A szabályozottság érdekében a jegyzőnek meg kell határozni azokat a területeket, mely területek szabályozásáról gondoskodni kell a kötelező központi előírások miatt. Az érvényben lévő szabályzatok listája az 1/1. sz. melléklet. A belső szabályozás előtt, vagy azok felülvizsgálatakor előzetes konzultációt kell folytatni a területen dolgozókkal, illetve a területhez kapcsolódó tevékenységi folyamat folyamatgazdáival. Csak az előzetes tájékozódást követően lehet elkészíteni a szabályzat tervezetét, melyet véglegesítés előtt ismét meg kell beszélni az érintett dolgozókkal, illetve folyamatgazdákkal. A szabályozottság megfelelő minősége érdekében a szabályozottságot jogszabályi változás vagy szervezeti módosulás esetén felül kell vizsgálni. A felülvizsgálatnál figyelembe kell venni a munkafolyamatba épített vezetői ellenőrzés tapasztalatait, a független belső ellenőrzés megállapításait, valamint a felügyeleti, illetve egyéb külső ellenőrzés észrevételeit is.

5

3.3. Gazdaságosság A gazdaságosság egy adott tevékenység ellátásához felhasznált erőforrások költségének optimalizálását jelenti a megfelelő minőség biztosítása mellett. Az első szintű pénzügyi és ellenőrzési feladatok ellátása során a jegyző feladata, hogy a feladatai ellátására szolgáló bevételi és kiadási előirányzatokkal, a létszám-előirányzattal, valamint a rendelkezésre álló vagyonnal úgy gazdálkodjon, hogy figyelembe vegye a gazdaságosság követelményeit. A gazdaságosság követelménye az, hogy adott feladat, tevékenység ellátásához felhasznált erőforrások költségei – a minőség fenntartása mellett – optimalizálva legyenek. A gazdaságosság biztosítása érdekében elvégeznie, az eljárás rendet kialakítani:

a jegyzőnek az alábbi feladatokat kell

Gazdaságossági számításokat kell végezni  a bevételi és kiadási előirányzatok és azok felhasználása vonatkozásában, mivel nem tekinthető gazdaságosnak a kiadási előirányzatok felhasználása akkor, ha nem veszik figyelembe, hogy mikor, hol lehet a legkedvezőbb áron megszerezni a működéshez, feladatellátáshoz szükséges eszközöket, készleteket, vásárolt szolgáltatásokat.  a létszám-előirányzatok felhasználása tekintetében, mivel a létszám előirányzatok felhasználása akkor gazdaságos, ha a helyi körülmények figyelembe vételével a létszám szükségletet a legkevesebb költséggel oldják meg. -

a vagyongazdálkodás során fontos a gazdaságossági számítás, mert ki kell számítani, hogy adott feladat ellátását hogyan lehetne a meglévő vagyonnal úgy ellátni, hogy az a legkevesebb költséggel járjon.

3.4. Hatékonyság A hatékonyság egy adott tevékenység során előállított termékek, szolgáltatások és egyéb eredmények, valamint az előállításukhoz felhasznált források közötti kapcsolat. Az első szintű pénzügyi és ellenőrzési feladatok ellátása során a jegyző feladata úgy gazdálkodni, hogy figyelembe vegye a hatékonyság követelményeit. A hatékonyság követelményeinek érvényesülnie kell a bevételi és kiadási előirányzatokkal, a létszám-előirányzattal, valamint a rendelkezésre álló vagyonnal való gazdálkodás során.

6

A hatékonyság követelménye, hogy adott feladat, tevékenység során az ellátott feladat, nyújtott szolgáltatás, valamint ezek elvégzéséhez felhasznált források közötti kapcsolat megfelelő legyen. A tevékenység akkor hatékony, ha a polgármesteri hivatal a lehető legkevesebb tárgyi és munkaerő felhasználásával a lehető legtöbb, és legjobb minőségű feladatellátást végez. A hatékonyság biztosítása érdekében hatékonysági számításokat kell végezni a jegyzőnek 

a bevételi és kiadási előirányzatok és azok felhasználása vonatkozásában, Vizsgálni kell, hogy a teljesített feladatellátás, illetve szolgáltatásnyújtás hogyan viszonyul az elvárásokhoz mennyiségben és minőségben. Vizsgálni kell, hogy a legjobb minőségű feladatellátás, illetve szolgáltatásnyújtás érdekében hogyan lehet a legkevesebb tárgyi eszközt igénybe venni, a legkevesebb készletbeszerzési kiadást teljesíteni, és a legkevesebb vásárolt szolgáltatást igénybe venni.



-

a létszám-előirányzatok felhasználása tekintetében, A létszám-előirányzatok felhasználása milyen hatással van a nyújtott szolgáltatások mennyiségére, annak lehetséges igénybevételére, valamint a létszám felhasználása hogyan hat a szolgáltatást igénybevevőkre. A polgármesteri hivatalnak vizsgálnia kell, hogy a minőség javítása, vagy legalább is szinten tartása mellett, minél több feladatot hogyan tud a legkevesebb létszám, illetve személyi juttatás előirányzat igénybevételével ellátni. A vagyongazdálkodás során a hatékonysági vizsgálat arra terjed ki, hogy a rendelkezésre álló vagyon megfelelően kihasznált-e. A feladatellátáshoz nem szükséges, illetve a nem megfelelően hasznosított vagyon nem eredményezi a költségvetési szerv hatékony működését.

3.5. Eredményesség Eredményesség egy adott tevékenység céljai megvalósításának mértéke, a tevékenység szándékolt és tényleges hatása közötti kapcsolat. Az első szintű pénzügyi és ellenőrzési feladatok ellátása során a jegyző feladata, hogy a gazdálkodás során vegye figyelembe az eredményesség elveit, követelményeit. Az eredményesség elveinek érvényesülnie kell kiadási előirányzatok, a létszámelőirányzat felhasználása, valamint a rendelkezésre álló vagyonnal való gazdálkodás során. Az eredményesség a költségvetési szerv tevékenysége, nyújtott szolgáltatása megvalósításának mértéke, azaz a feladatellátás tervezett és tényleges teljesítése közötti kapcsolat. Az eredményesség azt mutatja, hogy a költségvetési szerv működése, feladatellátása, szolgáltatásnyújtása eléri-e a célját, s ha elérte, ott milyen hatást váltott ki. A költségvetési szerv adott tevékenysége, feladatellátása, szolgáltatásnyújtása akkor eredményes, ha azt az érdekeltek ténylegesen igénybe vették, s azzal elégedettek.

7

4. Beszámolási kötelezettség A Jegyző évente - az Áht. 97.§. (2) bekezdésében meghatározott kötelezettségének megfelelően - az éves költségvetési beszámoló keretében beszámol a költségvetési szerv folyamatba épített előzetes, utólagos és vezetői ellenőrzésének működtetéséről a 217/1998. (XII.30.) Korm. rendelet 23. sz. mellékletének megfelelően, és azt az éves költségvetési beszámolóval együttesen megküldi a képviselő-testületnek. Az Áht.-ban meghatározott kötelezettség a Jegyző feladata, amely a szervezeti struktúrában meghatározott egységek vezetői hatáskörének, felelősségének és beszámoltathatóságának szabályozottságán valamint jelen szabályzaton keresztül valósul meg. Amennyiben évközben változás történik a vezető személyében, (továbbá ha a polgármesteri hivatal átalakul, vagy megszűnik) úgy a távozó vezető (az átalakuló, vagy megszűnő szervezet vezetője) az eltelt időszak vonatkozásában köteles kitölteni űrlapot, és át kell adnia az új vezetőnek (jogutódnak), aki köteles azt a saját nyilatkozatához mellékelni.

8

II. AZ ELLENŐRZÉSI NYOMVONAL 1. Az ellenőrzési nyomvonal fogalma Az Ámr. rendelkezése szerint az ellenőrzési nyomvonal A Polgármesteri Hivatal tervezési, pénzügyi lebonyolítási folyamatainak, valamint ellenőrzési folyamatainak szöveges, vagy táblázatba foglalt, vagy folyamatábrákkal szemléltetett leírása, mely tartalmazza különösen a felelősségi és információs szinteket és kapcsolatokat, továbbá az irányítási és ellenőrzési folyamatokat, lehetővé téve azok nyomon követését és utólagos ellenőrzését. 2. A költségvetési szerv vezetőjének felelőssége és kötelezettsége az ellenőrzési nyomvonal kialakítása során A jegyző köteles olyan szabályzatokat kiadni, folyamatokat kialakítani és működtetni a szervezeten belül, amelyek biztosítják a rendelkezésre álló erőforrások szabályszerű, szabályozott, gazdaságos, hatékony és eredményes felhasználását. A jegyző köteles elkészíteni a költségvetési szerv ellenőrzési nyomvonalát, amely a költségvetési szerv tervezési, pénzügyi lebonyolítási és ellenőrzési folyamatainak szöveges, táblázatba foglalt leírása. 3. Az ellenőrzési nyomvonal jelentősége a költségvetési szerv működésében Az ellenőrzési nyomvonal a folyamatokra vonatkozó egyes tevékenységeket, a tevékenységek jogi alapját, felelősét, ellenőrzését, nyomon követését, a kapcsolódó dokumentumokat öleli fel:  a költségvetési szerv működésének, egyes tevékenységeinek egymásra épülő eljárásrendjeit egységes folyamatként mutatja, teljes egészében tartalmazza az ellenőrzési pontok (típusok) összességét,  kialakításával a költségvetési szervre jellemző valamennyi valamennyi „szereplő”, funkció együttes koordinálására kerül sor,

tevékenység,

 valamennyi résztvevő számára írott és átlátható formában válik (követendő eljárásként) feladattá az eljárások és módszerek betartása, miközben a referenciák, dokumentumtípusok és maguk az eljárások is standardizáltakká válnak,  megmutatja a szervezet folyamatba épített ellenőrzési rendszerének hiányosságait, így felgyorsítja a pénzügyi irányítás folyamatainak megfelelő átalakítását, és a működtetés színvonalának, a nyújtott szolgáltatások értéknövekedését segíti elő.

9

4. Az ellenőrzési nyomvonal jelentősége a felelősségi szintek területén Az ellenőrzési nyomvonal egy standardot jelent, eljárások együttesét, amelyek alapján meghatározhatók valamennyi folyamatban a felelősök, az ellenőrzési pontok. Az ellenőrzési nyomvonal segítségével könnyen és gyorsan azonosítható a hibás működés, a hozzá tartozó felelős. Az ellenőrzési nyomvonal megmutatja, hogy a teljes folyamat minősége az egyes résztevékenységekért felelős közreműködőkön is múlik. 5. Az ellenőrzési nyomvonal jelentősége a szervezeten belüli együttműködés erősítése területén A különböző szervezeti egységek kapcsolatában nagyobb rugalmasság, együttműködés, koordináció várható az ellenőrzési nyomvonal kialakításától.

jobb

Az ellenőrzési nyomvonal a teljes feladatellátására kiterjed, vagyis a működtetés jobbításának fontos eszköze. 6. Az ellenőrzési nyomvonal jelentősége a szervezeti működés területén A megbízható ellenőrzési nyomvonal kialakításának jelentősége abban áll, hogy segítségével feltérképezhető a szervezet összes folyamatában rejlő működési kockázat. A hibásan kialakított ellenőrzési nyomvonal gátolhatja a szervezet folyamatainak pontos ismeretét, így a működtetését. Az ellenőrzési pontok elégtelensége vagy az átfedések kialakulása működési zavarokhoz vezethet. 7. Az ellenőrzési nyomvonal elkészítése A költségvetési szerv működési folyamatai a szervezet célkitűzéseinek elérése érdekében kerülnek kialakításra és ennek (a működési folyamatoknak) megfelelően kell a költségvetési szervet működtetni. Az ellenőrzési nyomvonalat ezekhez eseményekhez) kell hozzárendelni.

a

működési

folyamatokhoz

(gazdasági

A megfelelő irányítási szinteken folyó szabályozott tevékenységek részletes információkat nyújtanak az egyes, a költségvetési szerv tevékenységére vonatkozó gazdasági eseményekről, műveletekről, a műveletekben résztvevőkről, a felelősségeikről, a pénzügyi tranzakciókról, a folyamatot kísérő dokumentumokról. A szabályszerűen vezetett és dokumentált folyamatok megmutatják a művelettel kapcsolatos információkat, a művelet időpontját, a feladat ellátásának módját, az alátámasztó (beérkező és kimenő) dokumentumokat. Az ellenőrzési nyomvonal kialakítása során a működési folyamatok pontos és teljes körű meghatározása, a szabályzatokban való rögzítése a jegyző felelőssége és kötelezettsége.

10

8. Az egyes gazdasági eseményekkel kapcsolatos ellenőrzési nyomvonal kialakításának gyakorlati megvalósítása A költségvetési szerv gazdálkodásának, működési sajátosságainak figyelembe vételével szükséges az ellenőrzési nyomvonalat kialakítani. Rendszeres időközönként a már érvényben lévő ellenőrzési nyomvonalakat felül kell vizsgálni, folyamatosan aktualizálni kell. Az ellenőrzési nyomvonal felülvizsgálatáért és folyamatos aktualizálásáért jegyző felelős. Az ellenőrzési nyomvonal kialakításának első lépése a folyamatok és folyamatgazdák azonosítása. A költségvetési szerv működési folyamatait a főfolyamatok mentén kell csoportosítani, majd a főfolyamatokat részfolyamatokká kell bontani. A működési folyamatok szabályozottságára lehet alapozni az ellenőrzési pontok, nyomvonalak elkészítését. Az ellenőrzési nyomvonal kialakításának feladatát támogatják a költségvetési szerv rendelkezésére álló belső szabályzatok, dokumentációk, egyéb információk, a lezárt ellenőrzésekkel kapcsolatos jelentésekben tett megállapítások, javaslatok, illetve az elkészített intézkedési tervek felhasználása. Az ellenőrzési nyomvonal kialakítása során különféle ellenőrzési pontokat kell beiktatni. Az ellenőrzési pontok meghatározása és működtetése, annak minősége, a FEUVE erősségeit, illetve gyengeségeit mutatja meg. Az ellenőrzési pontok lehetnek  vezetői ellenőrzési pontok  szervezeti ellenőrzési pontok  jóváhagyási ellenőrzési pontok  működési ellenőrzési pontok  hozzáférési ellenőrzési pontok  megszakítási ellenőrzési pontok A polgármesteri hivatal ellenőrzési nyomvonalának kialakításakor a gazdasági események sorrendiségének kiválasztásában a költségvetési szervre vonatkozó legjellemzőbb folyamat az elsődleges szempont. A gazdasági esemény, folyamat meghatározása alapján kerül sor a polgármesteri hivatal ellenőrzési nyomvonalának táblázatba történő foglalására.

11

9. Az ellenőrzési nyomvonal kialakításánál alkalmazott táblarendszer A gazdasági eseményekre vonatkozó táblarendszer elsősorban az érintett szervezet felelősségi és az információs szintjeit tartalmazza, a kapcsolódásokat, az irányítási és ellenőrzési folyamatot. A táblarendszer fejlécének adatai, melyet valamennyi esemény leírásánál egységesen használunk:  sorszám  tevékenység, feladat  jogszabályi alap  előkészítés  keletkező dokumentum  felelős/kötelezettségvállaló  határidő  ellenőrzés/érvényesítés  utalványozás/ellenjegyzés  pénzügyi teljesítés  könyvvezetésben való megjelenés A táblázatok elkészítése során hivatkozni kell az érvényben lévő szabályzatokra a táblázatok egyes rovatain belül. A táblarendszer az egyes gazdasági eseményekkel kapcsolatosan a teljes folyamatot írja le, vagyis a tervezéstől a végrehajtáson át a beszámolás fázisáig, megjelölve a folyamatot és a felelőst, ellenőrzési pontot, a dokumentumokat (adatbázist), amelyet az adott folyamat használ és az ezekért való felelősségeket. A gazdasági eseménycsoportok, mint alapfolyamatok esetében az egyes szakaszokhoz hozzárendelhető az adott tevékenység felelőse (ellenőrzési pont), a beérkező dokumentum típusa, valamint a tevékenység következtében előálló és már a következő feladat inputját képező dokumentum jellege. A Polgármesteri Hivatal ellenőrzési nyomvonalát, táblarendszerét a szabályzat 1. számú melléklete tartalmazza.

12

III. KOCKÁZATKEZELÉSI SZABÁLYZAT Kerekegyháza Város Önkormányzata (továbbiakban: Önkormányzat) kockázatkezelési szabályzatát az államháztartás működési rendjéről szóló 217/1998. (XII. 30.) Korm. rendelet (továbbiakban: Vhr.) 145/C. §-nak megfelelően, a következők szerint határozom meg. A KOCKÁZATKEZELÉS CÉLJA, TARTALMA 1. A SZABÁLYZAT CÉLJA A kockázatelemzés során fel kell mérni és meg kell állapítani ÖNKORMÁNYZAT tevékenységében, gazdálkodásában rejlő kockázatokat. A kockázatkezelés rendjének kialakítása során meg kell határozni azon intézkedéseket és megtételük módját, amelyek csökkentik, illetve megszüntetik a kockázatokat. A kockázatkezelési szabályzat része a folyamatba épített, előzetes és utólagos vezetői ellenőrzésnek (FEUVE). A FEUVE rendszer tartalmazza mindazon elveket, eljárásokat és belső szabályzatokat, melyek alapján ÖNKORMÁNYZAT érvényesíti a feladatai ellátására szolgáló előirányzatokkal, létszámmal és a vagyonnal való szabályszerű, gazdaságos, hatékony és eredményes gazdálkodás követelményeit. 2. A kockázatkezelési szabályzat tartalma  a kockázat fogalma,  a kockázat kezelője (útvonal),  a kockázatkezelési hatókör meghatározása,  a kockázat azonosítása,  a kockázatkezelés,  a kockázatkezelés időtartama,  a kockázatok és intézkedések nyilvántartása. A KOCKÁZAT FOGALMA 1. A kockázat fogalma A kockázat lehet egy esemény vagy következmény, amely lényegi befolyással van egy szervezet célkitűzéseire. A kockázat lehet véletlenszerű esemény, hiányos ismeret vagy információ. Eredendő kockázat: amely szabálytalanságok vagy a megvalósítás során fellépő hibák előfordulásának kockázata, és Ellenőrzési kockázat: az ezen hibákat vagy szabálytalanságokat meg nem előző, illetve fel nem táró folyamatba be nem épített ellenőrzési eljárásokból fakadó kockázat.

13

A kockázatok forrása lehet ÖNKORMÁNYZAT-ára nézve külső eredetű kockázat, vagy a saját tevékenysége (vagy annak hiánya) hatására kialakuló kockázat.

KÜLSŐ KOCKÁZATOK Infrastrukturális Az infrastruktúra elégtelensége vagy hibája megakadályozhatja a normális működést. Gazdasági Kamatláb-változások, árfolyam-változások, infláció negatív hatással lehetnek a tervekre. Jogi és szabályozási A jogszabályok és egyéb szabályok korlátozhatják a kívánt tevékenységek terjedelmét. A szabályozások nem megfelelő megkötéseket tartalmazhatnak. Környezetvédelmi A környezetvédelmi megszorítások a szervezet működési területén korlátot szabhatnak a lehetséges tevékenységeknek. Politikai Egy kormányváltás megváltoztathatja a kitűzött célokat. Egy szervezet tevékenysége magára vonhatja a politika érdeklődését vagy kiválthat politikai reakciót. Piaci Versenyhelyzet kialakulása vagy szállítói probléma negatív hatással lehet a tervekre. Elemi csapások Tűz, árvíz vagy egyéb elemi csapások hatással lehetnek a kívánt tevékenység elvégzésének képességére. A katasztrófavédelmi terv elégtelennek bizonyulhat.

Belső szervezeti kockázatok: PÉNZÜGYI KOCKÁZATOK Költségvetési A kívánt tevékenység ellátására nem elég a rendelkezésre álló forrás. A források kezelése nem ellenőrizhető közvetlenül. Csalás vagy lopás Eszközvesztés. A források nem elegendőek a kívánt megelőző intézkedésre. Biztosítási Nem lehet a megfelelő biztosítást megkötni elfogadható költségen. A biztosítás elmulasztása. Tőke beruházási Nem megfelelő beruházási döntések meghozatala. Felelősségvállalási A szervezetre mások cselekedete negatív hatást gyakorol, és a szervezet jogosult kártérítést követelni. TEVÉKENYSÉGI KOCKÁZATOK Működés-stratégiai Nem megfelelő stratégia követése. A stratégia elégtelen vagy pontatlan információra épül. Működési Elérhetetlen/megoldhatatlan célkitűzések. A célok csak részben valósulnak meg. Információs A döntéshozatalhoz nem megfelelő információ a szükségesnél

14

kevesebb ismeretre alapozott döntést eredményez. Hírnév A nyilvánosságban kialakult rossz hírnév negatív hatást fejthet ki. Például a kialakult rossz megítélés csökkentheti a kívánt tevékenység terjedelmét. Kockázat-átviteli Az átadható kockázatok megtartása, illetve azok rossz áron történő átadása. Projekt A megfelelő előzetes kockázatelemzés, hatástanulmány nélkül készült el a projekt-tervezet. A projektek nem teljesülnek a költségvetési vagy funkcionális határidőre. Újítási Elmulasztott újítási lehetőségek. Új megközelítés alkalmazása a kockázatok megfelelő elemzése nélkül. EMBERI ERŐFORRÁS KOCKÁZATOK Személyzeti munka A hatékony működést korlátozza, vagy teljesen ellehetetleníti a szükséges számú, megfelelő képesítésű személyi állomány hiánya. Egészség és biztonsági Ha az alkalmazottak jó közérzetének igénye elkerüli a figyelmet, a munkatársak nem tudják teljesíteni feladataikat.

A KOCKÁZAT KEZELŐJE A Polgármesteri Hivatal és Intézményei Ügyrendjében, illetve SZMSZ-ében meghatározott belső szervezeti egységek – irodák – és intézmények vezetői ( továbbiakban: Vezetők) felelősek az általuk irányított egységekben a kockázatok felismeréséért, kezeléséért. A kockázatkezelési tevékenység feladat és hatáskörét, a szabályzat tartalmazza. A KOCKÁZATKEZELÉSI HATÓKÖR ÖNKORMÁNYZAT Jegyzőjének felelőssége és kötelessége – a Vezetőkkel együttműködve - az éves költségvetési terv kialakítása, végrehajtása és folyamatba épített ellenőrzése, illetve a tevékenységről való beszámolás során a kockázati tényezők, elemek azonosítása, a kockázatok bekövetkezésének valószínűsítése, a kockázati hatás mérése és semlegesítése. A kockázatelemzés felöleli a Polgármesteri Hivatal minden tevékenységi területét. ÖNKORMÁNYZAT szervezeti egységei a Polgármesteri Hivatal és az Intézmények. Az vezetők az éves munkaterv elkészítése során elkészítik a területe célkitűzéseinek végrehajtását akadályozó kockázatok elemzését (azonosítás, értékelés), a kockázatok kezelési módját. ÖNKORMÁNYZAT- szervezeti egységeinek Vezetői a felméréseik eredményéről- az eljárási dokumentumok becsatolásával – írásbeli tájékoztatást nyújtanak az általuk vezetett szervezeti egység kockázati helyzetéről a Jegyző részére.

15

A KOCKÁZATOK AZONOSÍTÁSA A kockázat azonosítás célja annak megállapítása, hogy melyek az ÖNKORMÁNYZAT célkitűzéseit veszélyeztető fő kockázatok. A kockázatok azonosításához szükséges kockázatelemzés részletes bemutatását az 2/a. sz. melléklet tartalmazza. A KOCKÁZAT KEZELÉS A kockázatkezelésért felelős vezetőknek, tevékenységében támaszkodnia kell a belső ellenőrzés ajánlásaira, javaslataira. A kockázat azonosítással a megfelelő válaszlépések kialakíthatók, így a kockázatok mérsékelhetők. A költségvetési évre szóló munkaterv/célkitűzések végrehajtását megakadályozó tényezők, kockázatok azonosítását követően a kockázatok kiküszöbölésére vonatkozó válasz/intézkedés meghatározása szükséges. A választott intézkedést és a kockázatkezelés hatását is szükséges felmérni, a felmérés eredményét szükséges összevetni az adott művelettel, tevékenységgel kapcsolatos eredetileg tervezett végeredménnyel. A kiemelten nagy kockázatú tevékenységek esetében a Jegyző vagy a Belső Ellenőrzési Vezető intézkedik a legmagasabb kockázatú terület/tevékenység ellenőrzéséről (preventív ellenőrzés), folyamatos jelentést, beszámolót kér vagy helyszíni vizsgálatot tart vagy felkéri a belső ellenőrzést vizsgálat elvégzésére. A hatékony folyamatba épített ellenőrzés a legjobb eszköz a kockázatok kezelésére. A folyamatba épített ellenőrzés hatékonyságát támogatja az ellenőrzési nyomvonal kialakítása. Az ellenőrzési nyomvonal kiépítése alapján lehet a megfelelő kockázatelemzési tevékenységet ellátni. A kockázatkezelést a Jegyző végezheti egyedül, testületi munkában, átruházhatja az egyes szakmai területek vezetőire a területet érintő kockázatok kezelését. A KOCKÁZATKEZELÉS IDŐTARTAMA A kockázatkezelés tevékenységét a döntés előkészítésnél, a költségvetési tervezés első szakaszaiban kell megkezdeni az adott szervezeti egység Vezetőjének. A költségvetési év során folyamatosan nyomon kell követnie a folyamatokat, frissítenie a megállapításait, illetve ellenőrizni a megtett intézkedések hatásait a kockázatok folyamatos változásával.

16

A KOCKÁZATOK ÉS INTÉZKEDÉSEK NYILVÁNTARTÁSA A feltárt kockázatok, hibák nyilvántartása annak a Vezetőnek a feladata, amely szakterületen a hibát észlelték. A kockázatos tevékenységek ellenőrzése elsősorban a belső ellenőrzés és a Vezetőjének feladata. A Vezető kockázatkezelési tevékenységét az aktuálisan felmerülő probléma esetén végzi. A nyilvántartásnak tartalmaznia kell minden kockázatra kiterjedően: a bekövetkezés valószínűségét, az esetleg felmerülő kár mértékét, a kockázat kezelésére javasolt intézkedést, a felelős munkatárs nevét. A nyilvántartás mintáját a 2. sz. melléklet tartalmazza. A kockázatkezelési eseteket a belső ellenőr elemzi és szükség esetén javaslatot tesz ÖNKORMÁNYZAT Jegyzőjének vagy az Intézményvezetőnek az egyes tevékenységek szabályozásának korszerűsítésére. A kockázatos tevékenységek elemzésének felülvizsgálatát a feladatok változása esetén aktuálisan, illetve 4 évente kötelező elvégezni.

17

IV. A SZABÁLYTALANSÁGOK KEZELÉSÉNEK RENDJE Az államháztartás működési rendjéről szóló többször módosított 217/1998. (XII. 30.) Korm. rendelet 145/A. § (5) bekezdésének megfelelően a Jegyző kötelessége a szabálytalanságok kezelésének eljárásrendjét kialakítani. A szabálytalanságok fogalomköre széles, a korrigálható mulasztások vagy hiányosságok, illetve a fegyelmi-, büntető-, szabálysértési-, illetve kártérítési, eljárás megindítására okot adó cselekmények egyaránt beletartoznak. A szabálytalanság valamely létező szabálytól (törvény, rendelet, utasítás, belső szabályzat, stb.) való eltérést jelent, az államháztartás működési rendjében, a költségvetési gazdálkodás bármely gazdasági eseményében, az állami feladatellátás bármely tevékenységében, az egyes műveletekben, stb. előfordulhat. 1. A szabálytalanságok alapesetei A szabálytalanságok alapestei:  a szándékosan okozott szabálytalanságok (félrevezetés, csalás, sikkasztás, megvesztegetés, szándékosan okozott szabálytalan kifizetés, stb.)  a nem szándékosan okozott szabálytalanságok (figyelmetlenségből, hanyag magatartásból, helytelenül vezetett nyilvántartásból, stb. származó szabálytalanság)  mulasztások Szabálytalanságok mértékük alapján: - bűntető - szabálysértési, - kártérítési, illetve - fegyelmi eljárás megindítására adhatnak okot. A szabálytalanságok kezelési rendje meghatározásának célja a szabálytalanságok újbóli előfordulásának megelőzése. 2. A szabálytalanságok megelőzése A szabályozottság biztosítása, a szabálytalanságok megakadályozása elsődlegesen a jegyző felelőssége. A szabálytalanságok megelőzésével kapcsolatosan a jegyző felelőssége, hogy:  a jogszabályoknak megfelelő szabályzatok alapján működjön a polgármesteri hivatal,

18

 a szabályozottságot, illetve a szabályok betartását folyamatosan kísérje figyelemmel a vezető, 

szabálytalanság esetén hatékony intézkedés szülessék, a szabálytalanság korrigálásra kerüljön annak a mértéknek megfelelően, amilyen mértéket képviselt a szabálytalanság.

A szabálytalanságokkal kapcsolatos intézkedések általános célja, hogy:  megakadályozza a különböző jogszabályokban meghatározott előírások megszegését, (megelőzés)

és

szabályzatokban

 keretet biztosítson ahhoz, hogy azok sérülése, megsértése esetén a megfelelő állapot helyreállításra kerüljön, a hibák, hiányosságok, tévedések korrigálása, a felelősség megállapítása, az intézkedések foganatosítása megtörténjen. A polgármesteri hivatalban a szabálytalanságok kezelése a jegyző feladata. Az intézményekben az intézményvezetők. 3. A szabálytalanságok észlelése a FEUVE rendszerében A szabálytalanságok észlelése a folyamatba épített előzetes, utólagos és vezetői ellenőrzés rendszerében történhet a munkavállaló és munkáltató részéről egyaránt. A FEUVE rendszer kialakításáért felelõs költségvetési szerv vezetõjének kell gondoskodnia arról, hogy az elsõ szintû pénzügyi irányítási és kontroll rendszer megfelelõségének és hatékonyságának vizsgálatával és értékelésével a szabálytalanságok bekövetkezését elkerüljék. A FEUVE rendszer kielégítõ mûködését biztosítani kell a szerv minden tevékenysége vonatkozásában. A szerv azon tevékenységeire, mûködési folyamataira, ahol a szabálytalanságok elõfordulásának kockázata magas, külön figyelmet kell szentelni. A szerveknél nagyobb kockázatot rejtõ feladatok, folyamatok a következõk: 

a tervezési folyamatok egyes területei,



a pénzügyi cselekmények eljárásrendje,



a szerv belsõ eljárási rendjének áttekintésekor nagy kockázatot rejtõ feladatnak, folyamatnak minõsített területek,



a pénzügyi tranzakciók tesztelésekor nagy kockázatot rejtõ feladatnak, folyamatnak minõsített területek.

19

4. A tervezési folyamatok esetében a szabálytalanságok kezelésének eljárásrendje: 1. A korábbi évek tapasztalatai alapján, - a költségvetési beszámolók adatait is figyelembe véve, - meg kell keresni azokat a tételeket, melyek különösen kényes területek, (elsõsorban olyan területek, ahol nagyobb mennyiségû készpénz, illetve készletmozgás van); 2. Gondoskodni kell a nagyobb, egyösszegû kiadások teljesítésével járó területek, pl: beruházások, rendszeres intézmény finanszírozások fokozott ellenõrzési rendjének meghatározásáról; 3.

Biztosítani kell egyes, az elmúlt évek tapasztalatai, illetve a megváltozott szabályozások miatt megnõtt jelentésû területek fokozott ellenõrzését, a szabályosság kontrollálását.

4. Figyelembe kell venni a külsõ ellenõrzés által tett észrevételeket, melyek kihatnak a tervezési tevékenységre is. 5.2. A pénzügyi cselekmények viszonylag nagy kockázati lehetõségét rejtõ folyamatok, esetükben a szabálytalanságok kezelésének eljárásrendje a következõ: 1. Meg kell határozni, írásban rögzíteni kell olyan belsõ rendet, politikát, melyek az illegális pénzügyi cselekmények megelõzését célozzák, mely a legális pénzügyi cselekményeket erősíti. 2. Gondoskodni kell arról, hogy a szerv dolgozói számára ismert eljárásrend legyen arra az esetre, ha illegális pénzügyi cselekmény gyanúja merül fel. Ismertnek kell lenni az ilyen esetek bejelentési, illetve vizsgálati szabályainak. 3. Tájékozódni kell az illegális pénzügyi cselekmények elõfordulási típusairól, területeirõl, feladathoz, intézményhez, esetleg személyhez köthetõségérõl. Az illegális pénzügyi cselekmények külön figyelmet igénylõ területeit, folyamatait az alábbi ismérvek alapján kell meghatározni: 

az adott terület költségvetési terv, illetve tényszám adatai költségvetési fõösszeghez viszonyított nagyságrendjének vizsgálatával,



azt a százalékot, melytõl jelentõs tételnek számítható a terület, a szerv a vizsgálat során maga – de írásban is rögzítve - határozza meg,



az adott terület ellenõrzéssel, közvetlen irányítással való kapcsolatának vizsgálatával, azaz annak ellenõrzésével, hogy a terület milyen mélységig szabályozott, a szabályozást az érintettek megismerték-e, a szabályok betartását a tevékenység során ellenõrzik-e, utólag mikor történik ellenõrzés, illetve, hogy a területet érintette e a független belsõ ellenõri, illetve esetleg külsõ ellenõri tevékenység. Az a terület lesz figyelmet érdemlõ, mely az

20

ellenõrzés

szempontjából

a

legkevésbé

lefedett.

A fenti két fõ szempont együttes értékelésével kell meghatározni azokat a területeket, melyek a legnagyobb figyelmet igénylik. 5.3. A szerv belsõ eljárási rendjének áttekintésekor nagy kockázatot rejtõ feladatnak, folyamatnak minõsített területek esetében a szabálytalanságok kezelésének eljárásrendje a következõ: 

rendszeresen át kell tekinteti a szerv belsõ eljárásrendjét, különös tekintettel a belsõ szabályozottságra, és az ott szabályozott folyamatokra,



vizsgálni kell a tényleges folyamatok és a folyamatleírások közötti összhangot, eltérés esetén meg kell keresni az okokat és a szabályosság követelményének megfelelõen gondoskodni kell a szabályok módosításáról, illetve a betartatás ellenõrzésérõl.

5.4. A pénzügyi tranzakciók tesztelésekor nagy kockázatot rejtõ feladatnak, folyamatnak minõsített területek esetében a szabálytalanságok kezelésének eljárásrendje a következõ: a valódiság és hitelesség érdekében egyes pénzügyi tranzakciók folyamatában való teljes végigkísérése történik meg. Ilyen pénzügyi tranzakció csoportok lehetnek pl.: dologi kiadások készlet beszerzéseinek nyomon követése, a rendszeres és nem rendszeres személyi juttatások köre, a beruházások pénzügyi lebonyolítása, stb. A pénzügyi tranzakció csoport egyik lehetséges területének a dologi kiadások készletbeszerzéseinek nyomon követése esetében a tényleges ellenõrzési feladatok például a következõk lehetnek: a beszerzés kezdeményezése körülményeinek, dokumentumának vizsgálata, a beszerzés kezdeményezés ellenõrzése, áttekintése jogosság, célszerûség szempontjából, a megrendelés áttekintése az alábbi szempontokból: a megrendelõ jogosult volt-e a megrendelésre, mint kötelezettségvállaló,

21

megtörtént-e a megrendelésnek, mint egyfajta kötelezettségvállalásnak az ellenjegyzése, az ellenjegyzést az ellenjegyzésre jogosult végezte-e, gazdaságosság elvét szem elõtt tartották-e; a megrendelés nyilvántartása megfelelõségének, átlátható rendszerben történõ kezelésének ellenõrzése, a megrendelés beérkezésekor a szakmai teljesítés igazolása körülményeinek áttekintése, 

a készletjellegû termékek beérkezést követõ nyilvántartásba vételének, tárolásának vizsgálata,



a pénzügyi teljesítés elõtt az érvényesítõi feladatok ellátásának teljes ellenõrzése – a feladat valamennyi mozzanatára kiterjedõen,

a pénzügyi teljesítés elõtt az utalványozás körülményeinek, megalapozottságának áttekintése, az utalvány ellenjegyzésének ellenõrzése, a tényleges pénzügyi teljesítés dokumentumainak vizsgálata, a pénzügyi teljesítést követõ számviteli folyamatok nyomon követése. A pénzügyi tranzakciókkal kapcsolatban a ténylegesen vizsgálandó területeket, valamint a részterületeket mindig a feladat-ellátáskor kell külön, írásban meghatározni. 6. Szabálytalanságok észlelésének jelzése: Amennyiben a szabálytalanságot a polgármesteri hivatal, vagy valamely intézmény munkatársa észleli, köteles értesíteni a vezetőjét. Amennyiben a szervezeti egység vezetője az adott ügyben érintett, a munkatársnak a vezető felettesét, annak érintettsége estén a felügyeleti szervet kell értesítenie. Ha a szervezeti egység vezetője megalapozottnak látja a szabálytalanságot, úgy arról értesíti a jegyzőt. A költségvetési szerv vezetőjének kötelessége gondoskodni a megfelelő intézkedések meghozataláról, illetve indokolt esetben a szükséges eljárások megindításáról. A vezető észlelése alapján a feladat, hatáskör és felelősségi rendnek megfelelően kell intézkedést hozni a szabálytalanság korrigálására, megszüntetésére.

22

Amennyiben a belső ellenőr ellenőrzési tevékenysége során szabálytalanságot tapasztal, a 193/2003. (XI. 26.) Korm. rendelet rendelkezéseinek megfelelően jár el. A költségvetési szervnek intézkedési tervet kell kidolgoznia a belső ellenőrzés megállapításai alapján, az intézkedési tervet végre kell hajtania. A külső ellenőrzési szerv szabálytalanságra vonatkozó megállapításait az ellenőrzési jelentés tartalmazza. A büntető-, szabálysértési, kártérítési, illetve fegyelmi eljárás megindítására okot adó cselekmény, mulasztás vagy hiányosság gyanúja esetén az ellenőrző szervezet működését szabályozó törvény, rendelet alapján jár el. A szabálytalanságra vonatkozó megállapítások alapján intézkedési tervet kell kidolgozni. 7. A költségvetési szerv vezetõjének értékelési feladata a szabálytalanságok megakadályozása érdekében A szerv vezetõje a szabálytalanságok megakadályozása érdekében legalább évente egy alkalommal értékeli a szerv egyes mûködési folyamatait. Az értékelési feladatok ellátásába más személyeket, különösen a folyamatgazdákat is bevonja. Az értékelés során át kell, hogy tekintsék legalább a következõket: a szervnél, illetve annak tevékenységeinél, feladatellátásánál mennyire tudatos a FEUVE tevékenység, a FEUVE rendszer fejlesztése, javítása megfelelõ ütemben történik-e, kellõ rugalmassággal válaszol-e a feltárt szabálytalanságok kezelésére, az ellenõrzési tapasztalatok nem utalnak-e olyan területekre, ahol a FEUVE rendszer még nem került kialakításra, a FEUVE rendszerhez kapcsolódóan megfelelõek-e a kialakított ellenõrzési nyomvonalak, a FEUVE szabályzata elkészült-e, annak betartására fordítanak-e kellõ figyelmet. A költségvetési szerv vezetõje a FEUVE tevékenységet köteles értékelni a független belsõ ellenõr, valamint a külsõ ellenõri szervezet megállapításai alapján is.

8. A szabálytalanság észlelését követő szükséges intézkedések, eljárások megindítása

23

A jegyző, illetve intézményvezető (továbbiakban: Vezetők) felelős a szükséges intézkedések végrehajtásáért. Büntető- vagy szabálysértési ügyekben a szükséges intézkedések meghozatala az arra illetékes szervek értesítését jelenti annak érdekében, hogy megalapozottság esetén az illetékes szerv a megfelelő eljárásokat megindítsa. Fegyelmi ügyekben a Vezető vizsgálatot rendel el a tényállás tisztázására. A vizsgálatban való részvételre munkatársakat (indokolt esetben külső szakértőt) kér fel a munkajogi szabályok tiszteletben tartásával. 9. Intézkedések, eljárások nyomon követése A Vezető:  nyomon követi az elrendelt vizsgálatokat, a meghozott döntéseket, illetve a megindított eljárások helyzetét,  figyelemmel kíséri az általa és a vizsgálatok során készített javaslatok végrehajtását,  a feltárt szabálytalanság típusa alapján a további „szabálytalanság-lehetőségeket” beazonosítja, (a hasonló projektek, témák, kockázatok meghatározása) információt szolgáltat a belső ellenőrzés számára, elősegítve annak folyamatban lévő ellenőrzéseit, az ellenőrzési környezetre és a vezetési folyamatokat érintő eseményekre való nagyobb rálátást. 10. A szabálytalanság/intézkedés nyilvántartása A Vezető feladata:  a szabálytalanságokkal kapcsolatban keletkezett iratanyagok (jogszabály szabályozza) nyilvántartásának naprakész és pontos vezetéséről gondoskodik;  egy elkülönített, a szabálytalanságokkal kapcsolatos nyilvántartásban iktatni kell a kapcsolódó írásos dokumentumokat;  nyilván tartja a megtett intézkedéseket, az azokhoz kapcsolódó határidőket;

24

V. A VEZETŐI ELSZÁMOLTATHATÓSÁG A vezetői elszámoltathatóságnak az államháztartásról szóló 1992. évi XXXVIII. tv. (továbbiakban: Áht.) 97. §-ának (2) bekezdésében megfogalmazott kötelezettségek költségvetési szervben történő megvalósításának eljárásrendjét az államháztartás működési rendjéről szóló 217/1998. (XII. 30.) Korm. rendelet (továbbiakban: Ámr.) módosítása teremtette meg. Az Ámr. 149. § (2) bekezdésének megfelelően a költségvetési szerv felügyeleti szerve a költségvetési szervei részére előírja, hogy az Áht. 97. § (2) bekezdésében meghatározott kötelezettségnek eleget téve a megadott módon értékelje a belső kontroll rendszer működését, és az éves költségvetési beszámolóval együttesen küldje meg a felügyeleti szervnek. A rendelkezés célja, hogy a költségvetési szervek vezetői nyilatkozzanak arról, hogy az általuk vezetett szervezet megfelelő folyamatokat működtet feladatainak megfelelő ellátása érdekében. A nyilatkozat bevezetése elősegíti, hogy a költségvetési szervek vezetői megalapozott információkkal rendelkezzenek a vezetésük alatt álló költségvetési szerv működéséről, és ez alapján a valóságnak megfelelően tölthessék ki és írhassák alá az éves beszámolóval együtt az Ámr. 23. mellékletében szereplő nyilatkozatot. A jól működő beszámolási rendszer segítségével könnyebben meghatározhatók a költségvetési szerv működésében lévő potenciális kockázatok, és így kiépíthető a kezelésükre hivatott kockázatkezelési rendszer is. A vezetői ellenőrzés hatékonyságának alapfeltétele, hogy a hatáskörök elhatároltak legyenek, az információáramlás, kommunikáció gyors, pontos és döntés-centrikus legyen. Eredményességét a folyamatosság, rendszeresség, szakszerűség és pontosság biztosítja. A vezetőnek meg kell győződnie a kiadott intézkedések végrehajtásáról, így ellenőrzési funkciója révén megismeri döntéseinek, utasításainak hatását, helyességét, a végrehajtást befolyásoló körülményeket, a változásokat, és azt is, hogy az irányítása alá rendelt kollektíva mennyiben elégedett a vezetési gyakorlattal, a célok meghatározásával, a munkájuk végzéséhez szükséges feltételek megteremtésével, megszervezésével. A vezetői tájékozódás és tájékoztatás minden vezetési szinten érvényesül, és a tájékoztatás, tájékozódás kölcsönös. 2. A VEZETŐI ELSZÁMOLTATHATÓSÁG RENDSZERÉNEK KIÉPÍTÉSE Az Ámr. előírja, hogy az Áht. 97. § (2) bekezdésében meghatározott kötelezettségnek megfelelően a költségvetési szerv vezetője értékelje a FEUVE rendszer működését, és az éves költségvetési beszámolóval együttesen küldje meg nyilatkozatát a felügyeleti szervnek Az éves költségvetési beszámolással egyidejűleg elkészítendő vezetői nyilatkozat a költségvetési szerv által – a jogszabályi előírásoknak megfelelően, kötelezően – működtetett vezetői beszámolási rendszeren alapul, mely kiegészül az önellenőrzés módszerével. 2.1. A vezetői beszámolási rendszer használata a nyilatkozat elkészítéséhez

25

A jegyző a költségvetési szervre kötelező vezetői ellenőrzési rendszerben előírt, az adott költségvetési év során működtetett beszámoló rendszert alátámasztó jelentések, ellenőrzési listák összegzése, értékelése alapján teszi meg a nyilatkozatot. A beszámolási rendszer alapvető elemei a következők: - a költségvetési szerv éves beszámolója (számviteli törvény és végrehajtási rendeletei alapján); - a belső ellenőrzés működéséről készített éves ellenőrzési jelentés (193/2003. (XI. 26.) Korm. rendelet 31. § alapján) - a belső ellenőrök (saját, felügyeleti szerv, KEHI) által készített ellenőrzési jelentések; - a költségvetési szervet vizsgáló külső ellenőrök által készített ellenőrzési jelentések - szervezeti egységek vezetőinek nyilatkozatai. Az előre definiált, tartalmi kerettel, ütemezéssel elrendelt jelentési rendszer előnye, hogy periodikusán, a költségvetési szerv vezetőjének külön beavatkozása nélkül készül el. 2.2.Az önellenőrzés használata a nyilatkozat elkészítéséhez Az önellenőrzés előnyei: -

Szervezet-specifikus Folyamatos ellenőrzést biztosít A felelős vezető jól ismeri a kockázatokat A felelős vezetés aktivizálódik A hiányosságok, problémák feltárásának eszköze

A szervezeti egységek vezetőinek nyilatkozata A költségvetési szerv vezetőjének a költségvetési beszámolóval egyidejűleg elkészítendő vezetői nyilatkozata valamennyi szervezeti egység vezető azonos tartalmú tájékoztatása alapján készülhet el, így a szervezet teljes vertikumát felöleli, a nyilatkozat valódi, megbízható képet nyújt. A szervezet vezetője dönthet úgy, hogy hasonló tartalmú nyilatkozatot kell minden szervezeti egység vezetőjének kiállítania. Ezeken, az alátámasztó nyilatkozatokon keresztül bizonyosodhat meg a költségvetési szerv vezetője arról, hogy a szervezeten belül jól körülhatárolt a felelősségi körök meghatározása, működtetése, a vezetők a szervezet minden szintjén tisztában voltak a célokkal és azok elérését szolgáló eszközökkel annak érdekében, hogy végre tudják hajtani a kitűzött feladatokat, és értékelni tudják az elért eredményeket. 3.A KÖLTSÉGVETÉSI SZERV VEZETŐJÉNEK EGYSZEMÉLYI FELELŐSSÉGE Amennyiben a vezető elszámoltatása során hiányosságokra derül fény, a vezető felelősségre vonható, tettei vagy mulasztása következményeiért felelősséggel tartozik. A vezető teljes felelősséggel tartozik az általa irányított szervezet, szervezeti egység működéséért. Ez közvetett felelősséget is jelent, azaz a cselekedetei közvetlen következményein túl általánosságban felel az általa irányított szervezet / szervezeti egység 26

tevékenységéért, a tevékenység ellátása közben bekövetkező hibákért, a hibás működés (pl. nem megfelelő belső kontroll rendszer miatt észre nem vett, a szervezet bármely dolgozója által elkövetett szándékos szabálytalanság) következtében jelentkező károkért. A felelősség fogalma A jogszabályok, a belső szabályzatok, előírások megsértése esetén – annak súlyosságától függően – indokolt és szükséges az elkövető felelősségének felvetése. Ennek megfelelően az ellenőrzött szerv azon vezetőjével vagy dolgozójával szemben kell a személyes felelősséget megállapítani, akinek a cselekménye, mulasztása, magatartása folytán a kötelességszegés (a törvények, rendeletek, más jogszabályok, szabályzatok előírásainak megsértése) bekövetkezett. A gazdálkodó szervezet dolgozója (vezetője vagy beosztott munkatársa) tehát az adott munkaköri kötelezettségek jó teljesítéséért visel felelősséget. A felelősség, mint fogalom azt fejezi ki, hogy bárki, akinek a munkakörébe vagy feladatkörébe tartozó tartós kötelezettségét nem teljesíti, előírt feladatát elmulasztja kellő színvonalon teljesíteni vagy jogszabályba ütköző cselekményével, illetve mulasztásával kárt, anyagi hátrányt okoz, akkor felelősségre vonható. A felelősségre vonás a vezető feladata, ez az intézkedés a belső ellenőrzés hatáskörébe nem tartozhat.

A vezetői elszámoltathatóság a kötelezettség - számonkérés - következmény fogalomrendszerén keresztül ragadható meg legjobban. A vezető kötelezettségeit a vonatkozó jogszabályok jól meghatározzák. Ezekre és a különböző útmutatókra, szakmai anyagokra alapozva lehet a költségvetési szerven belül kiépíteni a vezetői ellenőrzés rendszerét, amely tulajdonképpen alapjául szolgál a vezető számon kérhetőségének. A számonkérés további feltétele az átláthatóság, a beszámoltatást a belső és külső ellenőrzések teszik kézzelfoghatóvá. Összegzésként megállapítható, hogy a költségvetési szerv vezetője egyszemélyi felelőse a költségvetési szervnek, ezért mindenképpen érdeke, hogy jól működő belső kontroll rendszert építsen ki a szervezeten belül a szabályozott, gazdaságos, hatékony és eredményes működés érdekében.

27

VI. A belsõ ellenõrzési feladatának meghatározása

A költségvetési szervek belsõ ellenõrzésérõl szóló 193/2003. (XI. 26.) Kormányrendelet 4. § (2) bekezdése alapján a szerv az alábbiak szerint rendelkezik a belsõ ellenõrzési kötelezettségrõl, a belsõ ellenõrzést végzõ személy/szervezet jogállásának, feladatának meghatározásáról. 1. A belsõ ellenõrzési kötelezettség A szerv köteles megszervezni és gondoskodni a vonatkozó jogszabályok, valamint az elkészített „Belsõ ellenõrzési” kézikönyve által meghatározott elõírások szerinti belsõ ellenõrzésrõl. A belsõ ellenõrzés kialakításáról és megfelelõ mûködtetésérõl – az államháztartási törvényben meghatározottak szerint – a költségvetési szerv vezetõje köteles gondoskodni. Kerekegyháza Város Önkormányzata 2005-ben gesztorként csatlakozott a kerekegyházi Belső Ellenőrzési Társuláshoz. 2. A belsõ ellenõrzési tevékenységet ellátó személy/szervezet jogállása A belsõ ellenõrzési tevékenység a Társuláson belül, külső megbízott útján kerül településünkön ellátásra. A belsõ ellenõrzést végzõ szervezet tevékenységét a.)az önkormányzat és intézményeitől funkcionálisan elkülönülve végzi b.)együttműködve a jegyzővel és a belső ellenőrzési vezetővel, c.)jelentéseit közvetlenül a Polgármesternek küldi meg. A belsõ ellenõr funkcionális (feladatköri és szervezeti) függetlenségét az önkormányzat biztosítani köteles, különösen az alábbiak tekintetében: a.) az éves ellenõrzési terv kidolgozásának véleményezése, kockázatelemzési módszerek alapján és a soron kívüli ellenõrzések figyelembevételével, b.)az ellenõrzési program elkészítése és végrehajtása, c.)az ellenõrzési módszerek kiválasztása,

28

d.) következtetések és ajánlások kidolgozása, ellenõrzési jelentés elkészítése, e.) a belsõ ellenõr ellenõrzési tevékenységen kívül más tevékenység végrehajtásába nem vonható be. A belsõ ellenõrzés függetlenségét biztosító szervezeti felépítést a Belsõ ellenõrzési kézikönyv tartalmazza. A belsõ ellenõrzést végzõ személyek feladatainak maradéktalan ellátása érdekében az ellenõrzött szerv, illetve szervezeti egység      

bármely helyiségébe beléphet, számára akadálytalan hozzáférést kell biztosítani valamennyi irathoz, adathoz és informatikai rendszerhez, kérésére az ellenõrzött szerv, illetve szervezeti egység bármely dolgozója köteles szóban vagy írásban információt szolgáltatni.

A belsõ ellenõrzést végzõ személy az ellenõrzött szervnél, illetve szervezeti egységnél  

államtitkot, szolgálati titkot, üzleti titkot tartalmazó iratokba és más dokumentumokba is betekinthet, azokról másolatot, kivonatot kérhet, illetve személyes adatokat kezelhet, a jogszabályokban meghatározott adat- és titokvédelmi elõírások betartásával.

3. Az ellátandó feladatok 3.1.A belsõ ellenõrzési tevékenység során végezendõ ellenõrzések A belsõ ellenõrzési tevékenység során      

szabályszerûségi, pénzügyi, rendszer ellenõrzéseket és teljesítmény-ellenõrzéseket, illetve informatikai rendszerellenõrzéseket kell végezni, valamint az éves beszámolókról megbízhatósági igazolásokat és az európai uniós források tekintetében zárónyilatkozatokat kell kibocsátani.

29

3.2.A belső ellenõrzést végzõ személyek munkavégzésének keretei A belsõ ellenõrzést végzõ személy munkáját    

a vonatkozó jogszabályok, a pénzügyminiszter által közzétett módszertani útmutatók és nemzetközi belsõ ellenõrzésre vonatkozó standardok, továbbá a Kerekegyházi Belső Ellenőrzési Társulás Belsõ Ellenõrzési Kézikönyve

szerint végzi.

VII. ZÁRÓ RENDELKEZÉSEK

Jelen, „Folyamatba épített előzetes, utolólagos és vezetői ellenőrzés rendszere” (FEUVE) 2009. július 30. napjától lép hatályba. Ezzel egyidejűleg a 2004. szeptember 1 -én hatályba lépett FEUVE érvényét veszti. A szabályzatot jogszabályváltozás, belső szervezeti változás vagy feladatváltozás során módosítani kell. A Jegyző gondoskodik arról, hogy a FEUVEszabályzatban foglalt előírásokat az érintett munkatársak megismerjék, annak tényét a szabályzathoz csatolt íven (megismerési nyilatkozaton) aláírásukkal igazolják.

Kerekegyháza, 2009. augusztus 5.

………………………………………….. Dr. Kelemen Márk polgármester

………………………………………….. Vincze Miklós jegyző

30

1.1. sz. melléklet

A belső szabályzatok listája Belső szabályzatok megnevezése 1. Tervezéshez kapcsolódó szabályozások Tervezési és beszámolási szabályzat Önkormányzat gazdasági programja 2. Tevékenységhez, működéshez kapcsolódó általános szabályozások Szervezeti és működési szabályzat részeként a következők - Ügyrend - függelék -FEUVE részeként: ellenőrzési nyomvonal, kockázatkezelési szabályzat, szabálytalanságok kezelésének eljárásrendje, vezetői elszámoltathatóság, belső ellenőrzési feladatellátásának meghatározása. Egységes Közszolgálati szabályzat

Felülvizsgálatok ideje évente 4 évente

évente értelemszerűen értelemszerűen évente

évente

Informatikai Szabályzat, Stratégiai Terv, Informatikai 2 évente Katasztrófaelhárítási Terv Vagyonnyilatkozat-tételi Szabályzat szükség szerint Közérdekű adatok nyilvánosságáról sz. Szabályzat szükség szerint Európai Uniós forrásokkal kapcsolatos pályázatfigyelés, 2 évente pályázatkészítés és lebonyolítás szabályzata

Adatvédelmi szabályzat Tűzvédelmi szabályzat Munkavédelmi szabályzat 3. Tevékenység pénzügyi-számviteli szabályozása Költségvetési rendelet részeként - az előirányzat és felhasználási ütemterv Likviditási terv Vagyonértékesítésére, hasznosítására, a szolgáltatások ellátásának biztosítására vonatkozó versenyeztetés (pályázati eljárás) szabályai Számviteli szabályzatgyűjtemény részeként a következők - Számviteli politika és egyéb fontosabb előírások - Pénztár és pénzkezelési szabályzat - Bizonylati szabályzat és bizonylati album - Bankszámlapénz kezelési szabályzat - Selejtezési és hasznosítási szabályzat - Leltározási és leltárkészítési szabályzat Pénzgazdálkodással kapcsolatos 31

2 évente évente évente évente évente szükség szerint évente

kötelezettségvállalás, ellenjegyzés, utalványozás és érvényesítés hatásköri rendje - Eszközök és források értékelési szabályzata - Önköltségszámítási Szabályzat évente - Készletgazdálkodási szabályzat Számlarend részeként a következők évente - I. rész a főkönyvi számlák számlakapcsolatai - II. rész Egyéb szabályozási elemek további részeként a következők - A főkönyvi számla és az analitikus nyilvántartások tartalmára vonatkozó szabályok - A számlarendben foglaltakat alátámasztó bizonylati rend - Az analitikus nyilvántartások formájának, tartalmának és azok vezetésének módjára vonatkozó szabályzat. - Analitika album 3. Ellenőrzéshez kapcsolódó szabályok Belső ellenőrzési kézikönyv évente 4. Közbeszerzéshez kapcsolódó szabályzatok Közbeszerzési értékhatár alatti beszerzések szabályzata Közbeszerzési szabályzat 5. Speciális feladatellátáshoz, tevékenységhez kapcsolódó szabályozások Takarítási Szabályzat Gépjármű üzemeltetési szabályzat Kulcskezelési Szabályzat

32

szükség szerint szükség szerint

szükség szerint szükség szerint szükség szerint

1.2. számú melléklet

KEREKEGYHÁZA VÁROS POGLÁRMESTERI HIVATAL

ELLENŐRZÉSI NYOMVONALA

33

Sorszám

A téma vagy feladat megnevezése

Jogszabályok (belső, speciális)

Előkészítő, koordináló, végrehajtó

Dokumentum elkészítése

Felelős, kötelezettség vállaló

Határidő

Ellenőrzés, Érvényesítés

Utalványozás Ellenjegyzés

Pénzügyi Könyvvezetésb teljesítés en való megjelenés

nincs

nincs

nincs

nincs

A költségvetés tervezésének ellenőrzési nyomvonala

1

2

3

Önkormányzati költségvetés koncepciójának elkészítése

217/1998. (XII.30.) Korm. r. SZMSZ Ügyrend

Előkészítő: gazdálkodási ügyintézők Koordináló: jegyző

Költségvetési javaslat elkészítése

Felelős: jegyző Tárgyév nov. 30. a következő évre

A képviselőtestület, megtárgyalja a költségvetési rendelet tervezetet

217/1998. (XII.30.) Korm. r. SZMSZ

Előkészítő: jegyző Koordináló: jegyző

Költségvetési rendelet elkészítése

Felelős: jegyző

Tárgyév nincs február 15.

nincs

nincs

nincs

Az önkormányzat elkészíti végleges költségvetését

217/1998. (XII.30.) Korm. r. SZMSZ Ügyrend

Végrehajtó: gazdálkodási ügyintézők Koordináló: jegyző

Elemi költségvetés elkészítése

Felelős: jegyző

Tárgyév nincs február 28.

Ügyrendben leírtak szerint

nincs

Az eredeti előirányzatoka t a főkönyvi könyvelésben könyvelni kell.

34

Sorszám






Határidő






Bank negyedévenvagy ként összesítő pénztár feladás a főkönyvi könyvelés felé

nincs

Befektetett eszközök ellenőrzési nyomvonala Állománynövekedés (vásárlás, átadás, felújítás, stb.) 1

Állomány csökkenés (értékcsökkenés, értékvesztés, selejt, hiány, stb.) 2

Befektetett eszközök értékesítése 3

Számlarend Számviteli politika Értékelési szabályzat 249/2000. (XII.24.) Korm. r. Számlarend Számviteli politika Értékelési szabályzat 249/2000. (XII.24.) Korm. r. Számlarend Számviteli politika Értékelési szabályzat 249/2000. (XII.24.) Korm. r.

Előkészítő: gazdálkodási ügyintézők Koordináló: jegyző Végrehajtó: gazdálkodási ügyintézők

Bevételezési bizonylat, Üzembehelyezési jkv. Nyilvántartó karton

Felelős: jegyző Folyamatos Kötelezettségvállaló: ügyrend szerint

Előkészítő: gazdálkodási ügyintézők Koordináló: Jegyző Végrehajtó: gazdálkodási ügyintézők

Összesítő feladások, különféle jegyzőkönyvek

Felelős: jegyző Kötelezettségvállaló: ügyrend szerint

Écs: negyed- Ügyrendben évet követő leírtak hó 25. nap szerint Egyéb: évet követő február 15.



Állománycsökkenési bizonylat és számla kiállítása

Felelős: jegyző

Folyamatos



35

negyedévenké nt, illetve szükség szerint összesítő feladás a főkönyvi könyvelés felé Bank Könyvvezetés vagy ben pénztár a bevétel megjelenik.

Sorszám






Határidő






Bank vagy pénztár

Készletek, követelések, értékpapírok ellenőrzési nyomvonala

1

Állománynövekedés (vásárlás, átadás, felújítás, stb.)

Állomány csökkenés (értékvesztés, selejt, hiány, stb.) 2

Készletek, értékesítése 3

Értékpapírok értékesítése 4

Számlarend Számviteli politika Értékelési szabályzat 249/2000. (XII.24.) Korm. r. Számlarend Számviteli politika Értékelési szabályzat 249/2000. (XII.24.) Korm. r. Számlarend Számviteli politika Értékelési szabályzat 249/2000. (XII.24.) Korm. r. Számlarend Számviteli politika Értékelési szabályzat


Bevételezési bizonylat, Nyilvántartó karton

Felelős: jegyző FolyamaKötelezettség- tos vállaló: ügyrend szerint


Összesítő feladások, különféle jegyzőkönyvek

Felelős: jegyző Kötelezettségvállaló: ügyrend szerint

Értékvesz- Ügyrendben tés negyed- leírtak szerint évet követő hó 25. Egyéb: évet köv. február 15.


nincs


Készletcsökkenési bizonylat és számla kiállítása

Felelős: jegyző

Folyamatos



Bank vagy pénztár

Előkészítő: gazdálkodási ügyintézők Koordináló: jegyző Végrehajtó:

Kiadási pb. kiállítása az értékpapír kivezetéséről



Bank vagy pénztár

36

Felelős: jegyző

Folyamatos

Szükség szerint, de legalább negyedévenké nt összesítő feladás a főkönyvi könyvelés felé Szükség szerint, de legalább negyedévenké nt, összesítő feladás a főkönyvi könyvelés felé Az analitikus nyilvántartásb ól ki kell vezetni. A főkönyvi könyvelésben a bevételt könyvelni kell. Az analitikus nyilvántartásb ól ki kell vezetni. A főkönyvi

Sorszám

5


Követelések adósok, vevők nyilvántartásba vétele

Adósok, vevők Állományváltozása 6.

Különféle kapott kölcsönök, támogatások 7




249/2000. Korm. r.

gazdálkodási ügyintézők

Számlarend Számviteli politika Értékelési szabályzat 249/2000. (XII.24.) Korm. r. Számlarend Számviteli politika Értékelési szabályzat 249/2000. (XII.24.) Korm.

Előkészítő: gazdálkodási számla vagy ügyintézők nyugta Koordináló: jegyző kiállítása Végrehajtó: gazdálkodási ügyintézők

Előkészítő: gazdálkodási ügyintézők, adóügyi ügyintézők Koordináló: jegyző Végrehajtó: gazdálkodási ügyintézők adóügyi ügyintézők Számlarend Előkészítő: Számviteli gazdálkodási politika ügyintézők Értékelési Koordináló: jegyző szabályzat Végrehajtó: 249/2000. gazdálkodási (XII.24.) Korm. ügyintézők Szerződés


Határidő




könyvelésben a bevételt könyvelni kell.

Felelős: gazdálkodási ügyintézők

Összesítő Felelős: feladás, jegyzék gazdálkodási elkészítése ügyintézők, adóügyi ügyintézők

Szerződések elkészítése

37

Folyamatos

Negyedévet/ évet követő 15. nap

Felelős: jegyző FolyamaKötelezettség- tos vállaló: ügyrend szerint



Bank vagy pénztár

Az analitikus nyilvántartásb an könyvelni kell.

Ellenőrzés: jegyző


nincs

A főkönyvi könyvelésben az állományválto zást könyvelni kell



Bank vagy pénztár

Az analitikus nyilvántartásb an és főkönyvi könyvelésben könyvelni kell.

Sorszám






Határidő




Pénzügyi elszámolások ellenőrzési nyomvonala Pénztári be és kifizetések elszámolása 1

2

Pénzkezelési szabályzat Számlarend 249/2000. (XII.24.) Korm. r.

Bankszámlára Számlarend, befolyt bevételek és Ügyrend teljesített kiadások 249/2000. (XII.24.) Korm. r.

Előkészítő: gazdálkodási ügyintézők Koordináló: jegyző Végrehajtó: gazdálkodási ügyintézők Előkészítő: gazdálkodási ügyintézők Koordináló: jegyző Végrehajtó: gazdálkodási ügyintézők

Bevételi és kiadási pénztárbizonylat kiállítása

Felelős: Folyamagazdálkodási tos ügyintézők Kötelezettségvállaló: ügyrend szerint

Ügyrend szerint

Ügyrend szerint

Pénztár

Naponta, vagy időszakonként a főkönyvben a pénztárzárás alapján könyvelni kell

Utalványrendelet kiállítása

Felelős: Folyamagazdálkodási tos ügyintézők Kötelezettségvállaló ügyrend szerint

Ügyrend szerint

Ügyrend szerint

Bank

Naponta a banki kivonatok alapján a bevételeket és kiadásokat könyvelni kell

Kötelezettségek, szállítók ellenőrzési nyomvonala

1

2

Szállítók nyilvántartásba vétele

Számlarend 249/2000. (XII.24.) Korm. r.

Szállítók állományváltozása


Előkészítő: gazdálkodási ügyintézők Koordináló: jegyző Végrehajtó: gazdálkodási ügyintézők Előkészítő: gazdálkodási ügyintézők Koordináló: Jegyző Végrehajtó: gazdálkodási

Utalványrendelet kiállítása

Felelős: gazdálkodási ügyintézők Kötelezettségvállaló: ügyrend szerint

Összesítő feladás, jegyzék elkészítése

Felelős: Gazdálkodási ügyintézők Kötelezettségvállaló ügyrend szerint

38

Folyamatos

Ügyrendben Ügyrendben leírtak szerint leírtak szerint

NegyedEllenőrzés: évet/ évet jegyző követő 15. nap


nincs

Az analitikus nyilvántartásb an a kötelezett-ség növekedést könyvelni kell

nincs

A főkönyvi könyvelés-ben az állomány változást könyvelni kell

Sorszám






Határidő




ügyintézők

3

4

Munkavállalókkal kapcsolatos kötelezettségek (növekedés, csökkenés)

Számlarend SZMSZ 249/2000. (XII.24.) Korm. r.

Előkészítő: jegyző Koordináló: jegyző Végrehajtó: gazdálkodási ügyintézők, jegyző

Határozat, jegyzőkönyv elkészítése

Felelős: jegyző, Kötelezettségvállaló ügyrend szerint

Folyamatos


Bank vagy pénztár

Különféle kölcsönök, támogatások

Számlarend, Szerződés 249/2000. (XII.24.) Korm. r.


Különféle szerződések elkészítése

Felelős: jegyző Kötelezettségvállaló ügyrend szerint

Folyamatos


Bank vagy pénztár

39

Az analitikus nyilvántartásban és főkönyvi könyvelés-ben könyvelni kell. Az analitikus nyilvántartásban és főkönyvi könyvelés-ben könyvelni kell.

Sorszám






Határidő





Bank vagy A kiadásokat pénztár a főkönyvi könyvelésben könyvelni kell.

Költségvetési kiadások ellenőrzési nyomvonala Személyi juttatások

1

2

Személyi jellegű kiadások elszámolása


Munkaadót terhelő járulékok elszámolása

Számlarend 249/2000. (XII.24.) Korm. r. SZJA tv. TB. jogszab.

Előkészítő: gazdálkodási ügyintézők Koordináló: jegyző Végrehajtó: gazdálkodási ügyintézők Előkészítő: Gazdálkodási ügyintézők Koordináló: Jegyző Végrehajtó: Gazdálkodási ügyintézők

Utalványrendelet kiállítása, bértabló elkészítése,

Felelős: Folyamagazdálkodási tos ügyintézők Kötelezettségváll aló ügyrend szerint

Összesítő feladás az analitikus nyilvántartás alapján

Felelős: gazdálkodási ügyintézők Kötelezettségvállaló ügyrend szerint

Tárgyhó- Ügyrendben Ügyrendben napot leírtak szerint leírtak szerint követő 12ig

Bank

A kiadásokat a főkönyvi könyvelésben könyvelni kell.

Dologi kiadások

1

2

Anyag, készlet beszerzés költségkénti elszámolása

Szolgáltatási kiadások elszámolása

Számlarend Számviteli politika Anyaggazdálkodási szabályzat 249/2000. (XII.24.) Korm. r. Számlarend 249/2000. (XII.24.)


Utalványrendelet, Kiadási pénztárbizonylat kiállítása


Folyamatos



Előkészítő: Gazdálkodási ügyintézők

Utalványrendelet, Kiadási


Folyamatos


Bank vagy A kiadásokat pénztár a főkönyvi könyvelés-

40

Sorszám



Korm. r.

3

4

5

6

Különféle dologi kiadások elszámolása


Beszerzéshez kapcsolódó általános forgalmi adó kiadások elszámolása

Számlarend 249/2000. (XII.24.) Korm. r. ÁFA tv.

Egyéb folyó kiadások elszámolása


Ellátottak pénzbeli Számlarend juttatásainak Pénzkezelési elszámolása szabályzat 249/2000. (XII.24.) Korm. r.


Koordináló: Jegyző Végrehajtó: Gazdálkodási ügyintézők Előkészítő: Gazdálkodási ügyintézők Koordináló: Jegyző Végrehajtó: Gazdálkodási ügyintézők Előkészítő: Gazdálkodási ügyintézők Koordináló: Jegyző Végrehajtó: Gazdálkodási ügyintézők Előkészítő: Gazdálkodási ügyintézők Koordináló: Jegyző Végrehajtó: Gazdálkodási ügyintézők Előkészítő: Gazdálkodási ügyintézők Koordináló: Jegyző Végrehajtó: Gazdálkodási ügyintézők



pénztárbizonylat kiállítása

Kötelezettségvállaló ügyrend szerint



Határidő




ben könyvelni kell. Folyamatos



ÁFA analitika Felelős: gazdálkodási ügyintézők Kötelezettségvállaló nincs

Folyamatos






Folyamatos





Folyamatos



41

Sorszám





42


Határidő




Sorszám






Határidő




Költségvetési bevételek ellenőrzési nyomvonala Intézményi működési bevételek

1

2

Alaptevékenység, sajátos tevékenység, vállalkozási tevékenység bevétele

Számlarend, Önköltségszámítási szabályzat 249/2000. (XII.24.) Korm. r. A bevételhez Számlarend kapcsolódó általános 249/2000. forgalmi adó (XII.24.) elszámolása Korm. r. ÁFA tv.

Előkészítő: gazdálkodási ügyintézők Koordináló: jegyző Végrehajtó: gazdálkodási ügyintézők Előkészítő: gazdálkodási ügyintézők Koordináló: jegyző Végrehajtó: gazdálkodási ügyintézők

Számla, nyugta, bevételi pénztárbizonylat kiállítása




Bank vagy A bevételeket pénztár a főkönyvi könyvelésben könyvelni kell.





Bank vagy A bevételeket pénztár a főkönyvi könyvelésben könyvelni kell.

Felhalmozási és tőke jellegű bevételek Felhalmozási és tőkejellegű bevételek


A bevételhez kapcsolódó általános forgalmi adó elszámolása

Számlarend 249/2000. (XII.24.) Korm. r. ÁFA tv.

1

2

Előkészítő: gazdálkodási ügyintézők Koordináló: Jegyző Végrehajtó: Gazdálkodási ügyintézők Előkészítő: Gazdálkodási ügyintézők Koordináló: Jegyző Végreh: Gazdálkodási


Felelős: gazdálkodási ügyintézők Kötelezettségvállaló nincs

Folyama- Ügyrendben tos leírtak szerint


Bank vagy pénztár

A bevételeket a főkönyvi könyvelésben könyvelni kell.



Folyama- Ügyrendben tos leírtak szerint


Bank vagy pénztár

A bevételeket a főkönyvi könyvelésben könyvelni kell.

43

Sorszám






Határidő




ügyintézők Támogatások, pénzforgalom nélküli bevételek

1

Felügyeleti szervtől kapott költségvetési támogatás elszámolása


Előkészítő: gazdálkodási ügyintézők Koordináló: Jegyző Végrehajtó: Gazdálkodási ügyintézők

Előirányzat felhasználási terv


Folyamatos



Bank

A kapott támogatást a főkönyvi könyvelésben könyvelni kell.

Egyéb kapott támogatás elszámolása (pályázat)

Számlarend 249/2000. (XII.24.) Korm. r. Szerződés


Pályázati szerződés elkészítése




Bank

A kapott támogatást a főkönyvi könyvelésben könyvelni kell.

Pénzforgalom nélküli bevételek elszámolása

Számlarend, 249/2000. (XII.24.) Korm. r.

Előkészítő: Gazdálkodási ügyintézők Koordináló: Jegyző Végrehajtó: Gazdálkodási ügyintézők

Analitikus nyilvántartás, összesítő feladás

Felelős: Jegyző Kötelezettségvállaló nincs


nincs

A feladások alapján a pénzforgalom nélküli bevételeket a főkönyvi könyvelésben könyvelni kell.

2

3

44

Féléves: Ellenőrzés: Félévet jegyző követő 15ig Éves: tárgyévet követő 12ig

Sorszám






Határidő




A polgármesteri hivatal zárlati feladatai ellátásának ellenőrzési nyomvonala Havi zárlati feladatok Bankszámlák egyenlegeinek egyeztetése



Főkönyvi kivonat készítése


Hónapot követő 15ig

nincs

nincs

nincs

nincs

A pénztárjelentés adatainak egyeztetése



Pénztárjelentés elkészítése

Felelős: gazdálkodási ügyintézők2 Kötelezettségvállaló nincs


nincs

nincs

nincs

nincs

Havi ÁFA bevalló intézménynél a bevallás adatainak egyeztetése a tényleges befizetéssel



Áfa analitika, Felelős: ÁFA bevallás gazdálkodási elkészítése ügyintézők Kötelezettségvállaló nincs


nincs

nincs

van

nincs

1

2

3

45

Sorszám

4

5

6


Az 1-5 számlaosztályban könyvelt kiadások egyeztetése a 6-7es számlaosztályban elszámolt kiadásokkal A pénzforgalmi számlákon könyvelt kiadások egyeztetése az átvez. számlákon elszámolt bevételekkel és kiadásokkal Havi pénzforgalom egyeztetése





Határidő






Főkönyvi kivonat alapján


Hónapot nincs követő 15-ig

nincs

nincs

nincs



Előirányzat felhasználási terv



nincs

nincs

nincs



Főkönyvi kivonat

Felelős: Jegyző Kötelezettségvállaló: Jegyző


nincs

nincs

nincs

nincs

nincs

nincs

Negyedéves zárlati feladatok (a havi zárlati feladatokon túlmenően)

1

Negyedéves ÁFA bevalló intézmény a bevallás adatainak egyeztetése a tényleges


Előkészítő: Gazdálkodási ügyintézők Koordináló: Jegyző Végrehajtó: Gazdálkodási

ÁFA analitika, ÁFA bevallás elkészítése

46

Felelős: gazdálkodási ügyintézők ÁFA analitika, ÁFA bevallás elkészítése

Negyed-évet nincs követő 20ig

Sorszám



befizetéssel




Határidő




ügyintézők



Összesítő feladás az analitikus nyilvántartásból a főkönyvi könyvelés felé


Negyed-évet nincs követő hó 25-ig

nincs

nincs

nincs

2

Beruházási és felújítási számlák egyeztetése az analitikus nyilvántartással






nincs

nincs

nincs.

3

Függő, átfutó kiadások egyeztetése az analitikus nyilvántartásokkal

Felhalmozási kötelezettségvállalás



Összesítő feladás az analitikus nyilvántartásból a főkvi könyv. felé


Negyed-évet nincs követő 20-ig

nincs

nincs

A kötelezettség -vállalást a 0-s számlaosztályban könyvelni kell.

4

47

Sorszám




Határidő








Negyed-évet nincs követő 20-ig

nincs

nincs

Működési célú kötelezettségvállalás






nincs

nincs

Állomány változások elszámolása (követelések, kötelezettségek, bef. pü. eszközök, készletek, befejezetlen beruházások Tervszerinti értékcsökkenés elszámolása






nincs

nincs

Számlarend Számviteli politika 249/2000. (XII.24.) Korm. r.

Előkészítő: Gazdálkodási ügyintézők Koordináló: Jegyző Végrehajtó:

Összesítő feladás az analitikus könyvelésből



nincs

nincs

6

8


Pénzeszközátadás kötelezettségvállalása 5

7


48

A kötelezettség -vállalást a 0-s számlaosztályban könyvelni kell. A kötelezettség -vállalást a 0-s számlaosztályban könyvelni kell. Az állományváltozást könyvelni kell

Az állományváltozást könyvelni kell

Sorszám






Határidő




Féléves zárlati feladatok ( a negyedéves zárlati feladatokon túlmenően) ellenőrzési nyomvonala Előirányzatmódosítások egyeztetése 1

1

Terven felüli értékcsökkenés, értékvesztés, értékhelyesbítés elszámolása


Előkészítő: Főkönyvi Felelős: Félévet nincs nincs Gazdálkodási kivonat, gazdálkodási követő 31-ig ügyintézők analitikus ügyintézők Koordináló: Jegyző nyilvántartás KötelezettségVégrehajtó: vállaló nincs Gazdálkodási ügyintézők Speciális éves zárlati feladatok (az általános zárlati feladatokon túlmenően) ellenőrzési nyomvonala

Számlarend Számviteli politika, Értékelési szabályzat 249/2000. (XII.24.) Korm. r.


Összesítő feladás az analitikus könyvelésből jegyzőkönyvek alapján


Tárgyévet követő 31-ig

nincs

Eltérés esetén a módosítást könyvelni kell.

nincs

nincs

nincs

Könyvelni kell.

Ellenőrzés: Gazdálkodási ügyintézők Érvényesítés nincs

nincs

nincs

nincs

Ellenőrzés:

nincs

nincs

nincs

Az „Intézményi beszámolás” ellenőrzési nyomvonala Féléves és éves beszámoló jelentés A könyvvezetés utóellenőrzése (főkönyv és analitikák)

Számlarend, 249/2000. (XII.24.) Korm. r.


Könyvelési naplók és könyvelési alapbizonylatok

Felelős: Gazdálkodási ügyintézők Kötelezettségvállaló: nincs

Főkönyvi kivonat

Számlarend,

Előkészítő:

Könyvelési

Felelős:

1

49

Félévet/ követő 31-ig Tárgyévet követő febr.15ig Félévet/

Sorszám

2





egyeztetése

249/2000. (XII.24.) Korm. r.

naplók és főkönyvi kivonat

Gazdálkodási ügyintézők Kötelezettségvállaló: nincs

Leltározás, egyeztetés

Számlarend, 249/2000. (XII.24.) Korm. r. Leltárkészítési szabályzat

Gazdálkodási ügyintézők Koordináló: Jegyző Végrehajtó: Gazdálkodási ügyintézők Előkészítő: Gazdálkodási ügyintézők Koordináló: Jegyző Végrehajtó: Leltározó bizottság, gazdálkodási ügyintézők

Leltárfelvételi ívek, főkönyvi kivonat és analitikus nyilvántartás, valamint a könyvelési alapbizonylat

Felelős: Gazdálkodási ügyintézők Kötelezettségvállaló: nincs

Előkészítő: jegyző Koordináló: Jegyző Végrehajtó: gazdálkodási ügyintézők Előkészítő: Gazdálkodási ügyintézők Koordináló: Jegyző Végrehajtó: Gazdálkodási ügyintézők

Leltár és bizonylatai

Felelős: jegyző Kötelezettségvállaló: nincs

Előkészítő: Gazdálkodási ügyintézők

3

4

Leltár jóváhagyása Leltárkészítési szabályzat

Könyvviteli mérleg Számlarend, összeállítása, 249/2000. jóváhagyása (XII.24.) Korm. r. 5

6

Pénzforgalmi jelentés összeállítása

Számlarend, 249/2000. (XII.24.)



Ellenőrzés: Gazdálkodási ügyintézők Érvényesítés nincs

nincs

nincs

nincs



nincs

nincs

nincs

Főkönyvi Felelős: kivonat leltár, gazdálkodási mérleg ügyintézők Kötelezettségvállaló: Ügyrend szerint

Félévet/ aug.12 Tárgyévet követő február 15.

Ellenőrzés: jegyző Érvényesítés nincs

nincs

nincs

nincs

Főkönyvi kivonat, pénzforgalmi

Félévet/ júl.20 Tárgy-

Ellenőrzés: Jegyző Érvényesítés

nincs

nincs

nincs

50



Határidő


követő Tárgyévet követő február 15-ig Tárgyévet követő február 15-ig

Gazdálkodási ügyintézők Érvényesítés nincs

Sorszám





Korm. r.

Koordináló: Jegyző Végrehajtó: Gazdálkodási ügyintézők

jelentés

51


Határidő

Kötelezettségvállaló: Ügyrend szerint

évet követő 15-ig


nincs



Sorszám






Határidő




nincs

nincs

A pénzforgalmi jelentés tájékoztató adatai A dologi Számlarend kiadásokból 5%-os, 20%-os kulcsú ÁFA adóalap összege 1


Főkönyvi kivonat, analitikus nyilvántartás, Pénzforgalmi jelentés melléklete

52



Ellenőrzés: Jegyző Érvényesítés ügyrend szerint

nincs

Sorszám

10






Határidő

A tárgyévben behajthatatlan követelésként leírt összeg

Számlarend, Számviteli politika 249/2000. (XII.24.) Korm. r.

Félévet/ júl.31.Tár gy-évet követő febr.15-ig


Főkönyvi kivonat, analitikus nyilvántartás, Pénzforgalmi jelentés melléklete Főkönyvi kivonat, analitikus nyilvántartás, Pénzforgalmi jelentés melléklete


A tárgyévben elengedett követelések értéke

Előkészítő: Gazdálkodási ügyintézők Koordináló: Jegyző Végrehajtó: Gazdálkodási ügyintézők Előkészítő: Gazdálkodási ügyintézők Koordináló: Jegyző Végrehajtó: Gazdálkodási ügyintézők


Félévet/ követő júl.31. Tárgy-évet követő febr.15-ig

A tartós hitelviszonyt megtestesítő értékpapírok közül a mérleg fordulónapot követő évben lejáró értékpapírok könyv szerinti értéke Előirányzatmaradvány összeállítása



Főkönyvi kivonat, analitikus nyilvántartás, Pénzforgalmi jelentés melléklete




Főkönyvi kivonat, analitikus nyilvántartás, előirányzat maradvány kimutatás táblázat

11

12

13

53





nincs

nincs

nincs


nincs

nincs

nincs

Tárgy-évet Ellenőrzés: követő Jegyző febr. 15-ig Érvényesítés ügyrend szerint

nincs

nincs

nincs

Felelős: Tárgy-évet Ellenőrzés: Gazdálkodási követő Jegyző ügyintézők febr. 31-ig Érvényesítés Kötelezettségügyrend vállaló ügyrend szerint szerint

nincs

nincs

nincs

Sorszám






Határidő




A kiegészítő mellékletek összeállítása

1

2

3

A költségvetési szerv SZMSZ létszáma és személyi Számlarend, juttatásai Számviteli politika 249/2000. (XII.24.) Korm. r. A költségvetési Számlarend, előirányzatok és a Számviteli pénzforgalom politika egyeztetése 249/2000. (XII.24.) Korm. r. Az immateriális javak, tárgyi eszközök és üzemeltetésre, kezelésre átadott, koncesszióba adott, vagyonkezelésbe vett eszközök állományának alakulása


Előkészítő: Gazdálkodási ügyintézők Koordináló: Jegyző Végrehajtó: Gazdálkodási ügyintézők Előkészítő: Gazdálkodási ügyintézők Koordináló: Jegyző Végrehajtó: Gazdálkodási ügyintézők Előkészítő: Gazdálkodási ügyintézők Koordináló: Jegyző Végrehajtó: Gazdálkodási ügyintézők

Főkönyvi kivonat, analitikus nyilvántartás, kiegészítő melléklet

Felelős: Tárgy-évet Ellenőrzés: Gazdálkodási követő Jegyző ügyintézők febr. 15-ig Érvényesítés Kötelezettségügyrend vállaló ügyrend szerint szerint

nincs

nincs

nincs


Felelős: Tárgy-évet Ellenőrzés: Gazdálkodási követő Jegyző ügyintézők febr.15-ig Érvényesítés Kötelezettségügyrend vállaló ügyrend szerint szerint

nincs

nincs

nincs



nincs

nincs

nincs

54

Sorszám

5

6

7

8






Határidő

A normatív, a normatív kötött felhasználású állami hozzájárulás, a célés címzett támogatás, a központosított előirányzatok elszámolása A letéti számla pénzforgalma





Tárgyévet követő febr.15ig





A központi költségvetésből és egyéb forrásból folyósított ellátások részletezése





A követelések és kötelezettségek állományának alakulása





Félévet/ követő júl.31. Tárgyévet követő febr.15ig Félévet/ követő júl.31. Tárgyévet követő febr.15ig Félévet/k övető júl.31. Tárgyévet követő febr.15-

55





nincs

nincs

nincs


nincs

nincs

nincs


nincs

nincs

nincs


nincs

nincs

nincs

Sorszám






Határidő




ig

9

10

A befektetett eszk., követelések, készletek és értékpapírok értékvesztésének alakulása


Az immateriális javak, tárgyi eszközök ás tartós tulajdoni részesedést jelentő befektetések értékhelyesbítésé-nek alakulása







nincs

nincs

nincs





nincs

nincs

nincs

56

Sorszám

12

13

14

15





A helyi önkormányzatok adósságszolgálatának évenkénti alakulása



A kötelezettségvállalások állományának alakulása, ezen belül elkülönítetten az EU támogatási programok köt. vállalásának és fin. alakulása Önkormányzat költségvetés beszámolójának szöveges indoklása



Az előző költségvetési évben az ellenőrzés által feltárt hiányosságok módosításainak szöveges indoklása

Számlarend, Számviteli politika 249/2000. (XII.24.) Korm. r. Számlarend, Számviteli politika 249/2000. (XII.24.) Korm. r.




nincs

nincs

nincs



nincs

nincs

nincs

Előkészítő: jegyző Koordináló: Jegyző Végrehajtó: jegyző

Mérleg, Szöveges beszámoló jelentés



nincs

nincs

nincs

Előkészítő: jegyző Koordináló: Jegyző Végrehajtó: jegyző



nincs

nincs

nincs

57


Határidő

Félévet/ követő szept.15 Tárgy-évet követő ápr.30-ig Felelős: jegyző Tárgy-évet Kötelezettség- követő vállaló ügyrend ápr.30-ig szerint


Sorszám

16

17



Az összeállított beszámoló jelentés egyeztetése az érintettekkel

Számlarend, Számviteli politika 249/2000. (XII.24.) Korm. r. A polgármesteri 217/1998. hivatali beszámoló (XII.30.) Korm. jelentés r. jóváhagyása SZMSZ




Határidő

Előkészítő: Gazdálkodási ügyintézők Koordináló: Jegyző Végrehajtó: jegyző



Félévet/ követő szept.15. Tárgy-évet követő ápr.30-ig Tárgy-évet követő április 30ig

Előkészítő: jegyző bizottság Koordináló: jegyző

Zárszámadási Felelős: jegyző rendelet elkészítése





nincs

nincs

nincs

nincs

nincs

nincs

nincs

Közbeszerzési eljárás ellenőrzési nyomvonala

1

2

Közbeszerzési igények 2003.évi tervezése CXXIX.tv. Közbeszerzési szabályzat

Előkészítő: Közbeszerzési Felelős: közbeszerzési referens terv Jegyző Koordináló: elkészítése Jegyző, pénzügyi irodavezető

Tárgy-év Ellenőrzés: követő Jegyző április 15-ig

nincs

nincs

nincs

Ajánlati felhívás közzététele

Előkészítő: közbeszerzési referens Koordináló: Jegyző,

Közbesze Ellenőrzés: rzési Jegyző tervben meghatár ozottak szerint

nincs

nincs

nincs

2003.évi CXXIX.tv. Közbeszerzési szabályzat

Előzetes összesített tájékoztató elkészítése, meghirdetése

58

Felelős: Jegyző

Sorszám


Ajánlatok bontása, elbírálása, 3

Szerződéskötés 4 Tájékozató szerződések kötéséről 5

Statisztikai jelentés készítése 6





Előkészítő: közbeszerzési ref. Koordináló: Jegyző,

Bizottság létrehozása, Jegyzőkönyv készítés


Előkészítő: közbeszerzési ref. Koordináló: pénzügyi ivez., jegyző 2003.évi Előkészítő: CXXIX.tv. közbeszerzési ref. Közbeszerzési Koordináló: jegyző 2003.évi Előkészítő: CXXIX.tv. közbeszerzési ref. Közbeszerzési Koordináló: jegyző


Határidő



Felelős: Jegyző

folyamat os

Ellenőrzés: Jegyző

Szerződés elkészítése

Ügyrendben meghatározottak szerint

Kbtv. illetve Ptk. szerint

Ügyrendben Ügyrendben meghatáromeghatározottak szerint zottak szerint

Tájékoztató

Közbeszerzési referens

Közbesze Ellenőrzés: rzési Jegyző tervezet szerint

Jelentés elkésztése

Közbeszerzési referens

TárgyEllenőrzés: évet Jegyző követő május 31.

59

nincs


nincs

nincs

nincs

nincs

nincs

nincs

nincs

nincs

nincs

nincs

2. sz. melléklet A pénzügyi irányítási és ellenőrzési feladatok feladatkörök szerinti elkülönítése

Pénzügyi irányítási és ellenőrzési feladatok megnevezése

Feladatkörök megnevezése

1. Pénzügyi dokumentumok elkészítése 1.1. Intézményi költségvetés - azt intézményre vonatkozó költségvetési koncepció - A polgármesteri hivatal éves költségvetési terve -A polgármesteri hivatal költségvetésének módosításai - A polgármesteri hivatalt érintő normatív állami támogatások adatszolgáltatása a fenntartónak 1.2. Féléves beszámoló 1.3. Éves beszámoló

előkészítés tervezés gazdálkodá- intézménysi vezető, pü. ügyintézők ivez. gazdálkodá- jegyző, si pü. ivez. ügyintézők gazdálkodá- jegyző, si pü. ivez. ügyintézők gazdálkodási ügyintézők gazdálkodási ügyintézők gazdálkodási ügyintézők

pü. irodavez.

1.3.Vagyongazdálkodással kapcsolatos ügyek - beszerzések

Előkészítés előterj. érintett pénzügyi ügyintézők iroda ügyintézők jegyző gazdálkodási ügyintézők

2. Előzetes és utólagos pénzügyi ellenőrzés, a pénzügyi döntések szabályszerűségi és szabályozottsági szempontból történő jóváhagyása, ellenőrzése 2.1.Költségvetési terv - jóváhagyása - előirányzat-felhasználási ütemterv

jegyző jegyző jegyző

60

képviselőtestület

pénzügyi képviselőirodavezető testület

jegyző

- selejtezés


intézmény- képviselővezető testület

1.4. Kötelezettségvállalás dokumentumai

- értékesítések

elfogadás képviselőtestület


gazdálkodási ügyintézők

Döntés szabályzato k szerint szabályzato k szerint szabályzat szerint

- likviditási terv 2.2. Kötelezettségvállalások ellenjegyzése

jegyző jegyző

3. Egyéb gazdasági események elszámolása 3.1. Költségvetési bevételi és kiadási előirányzatok gazdálkodá könyvelése -si ügyintézők - eredeti előirányzatok gazdálkodá -si ügyintézők - módosított előirányzatok gazdálkodá -si ügyintézők 3.2. Előirányzat teljesítések könyvelése gazdálkodá -si ügyintézők

61

3. sz. melléklet

FOLYAMATOK KOCKÁZATA ÉS ELLENŐRZÉSE

A folyamat leírása

Hatás*

Valószínűség*

Folyamat kockázatossága*

Ellenőrzési pontok vagy folyamatok leírása

Tárgyi eszközök nyilvántartása és az értékcsökkenés elszámolása

M/K/A

M/K/A

M/K/A

Bekerülési érték meghatározása Tárgyi eszközök állományba vétele Analitikus nyilvántartás vezetése Értékcsökkenési leírás elszámolása Analitikus nyilvántartás és a főkönyvi könyvelés egyezősége

Befektetett pénzügyi eszközök nyilvántartása

M/K/A

M/K/A

M/K/A

Készletek nyilvántartása

M/K/A

M/K/A

M/K/A

Kötelezettségváll alás, utalványozás, ellenjegyzés, érvényesítés, szakmai teljesítés igazolás

M/K/A

M/K/A

M/K/A

A pénzügyi eszközök besorolása A bekerülési érték meghatározása Az analitikus nyilvántartás vezetése Az analitikus nyilvántartás és a főkönyvi könyvelés egyezősége Befektetett pénzügyi eszközök értékelése a mérlegben Bekerülési érték meghatározása Készletek bevételezésének bizonylatolása Készletek kiadásának bizonylatolása Az analitikus nyilvántartás és a főkönyvi könyvelés egyezősége Készletek értékelése a mérlegben Az ellenőrzött feladat- és hatáskörök szabályozása A helyi és a központi szabályozás érvényesülése „Utalványrendelet” jogszabályi előírásoknak való megfelelősége Kötelezettségvállalások nyilvántartási rendjének kialakítása, a nyilvántartás vezetése

* Magas (3), közepes (2), vagy alacsony (1)

62

KOCKÁZATELEMZÉS ÖSSZESÍTÉSE

Folyamat megnevezése

Összesített kockázatfelmérés

Folyamat jelentősége

kockázatossága

Tárgyi eszközök nyilvántartása és az értékcsökkenés elszámolása

M/K/A

M/K/A

M/K/A

Befektetett pénzügyi eszközök nyilvántartása

M/K/A

M/K/A

M/K/A

Készletek nyilvántartása

M/K/A

M/K/A

M/K/A

Kötelezettségvállalás, utalványozás, ellenjegyzés, érvényesítés, szakmai teljesítés igazolás

M/K/A

M/K/A

M/K/A

Jelölések: Magas (3) Közepes (2) Alacsony (1)

63

4. sz. melléklet

KOCKÁZATKEZELÉS KÜLSŐ KOCKÁZATI TÉNYEZŐK Infrastrukturális kockázat Lehetséges ok Lehetséges okozat

Hatás

Valószínűség Kockázat

Kockázat viselés

A számítógép meghibásodik

Adatfeldolgozás késedelmes. Az adatállomány törlődik, megsérül.

M

A

áthárítás

K

megelőzés X Karbantartási szerződés

Folyamat szabályozottsága igen nem X

Szállításból eredő kockázat Lehetséges ok Lehetséges okozat

Hatás


Kockázat viselés

A számlalevél nem érkezik meg időben Pénzszállítás Tárgyi eszközök szállítása

A kifizetés késedelmes, késedelmi kamat Az ellátmányt ellophatják Az eszköz sérülhet, rongálódhat

áthárítás

megelőzés

Folyamat szabályozottsága igen nem

A

M

K

X

X

M

A

K

X

X

K

A

A

X

64

X

Lehetséges ok Lehetséges okozat

Hatás


Kockázat viselés

Alkalmazási jogviszonyt megszüntető és egyéb bérszámfejtéshe z kapcsolódó iratok nem érkeznek meg határidőben A polgármesteri hivatalhoz Szállítás, rakodás során a tisztítószerek csomagolása sérül A tisztítószer kiömlik

Nem történik meg időben a bér kifizetése

Rakodás

A dolgozó izomzata, dereka sérülhet baleset

Közúti közlekedés

A dolgozót sérülés érheti

egészségkárosodás

K

A

A

K

A

A

K

K

K

A

A

A

A

A

A

áthárítás

megelőzés X Alapdokumentumok nélkül nincs kifizetés

X Munkaruha beszerzése

X Védőeszköz biztosítás


X

X

X X Foglalkozásegészségügyi vizsgálat

65

X

Elemi csapások, meghibásodások Lehetséges ok Lehetséges okozat

Hatás


Kockázat viselés

Tűz, csőtörés A egyéb külső tevékenységet meghibásodás átmenetileg nem tudja ellátni a polgármesteri hivatal

M

A

áthárítás

megelőzés

K

X Biztosítás kötése


Jogi és szabályozási kockázat Lehetséges ok Lehetséges okozat

Hatás


Kockázat viselés

A dolgozó nem szerez tudomást időben a jogszabályi változásokról

A munka során hiba következik be.

M

A

K

66

áthárítás

megelőzés X Közlönyök, szakmai lapok beszerzése


TEVÉKENYSÉGI KOCKÁZAT Információs kockázat Lehetséges ok Lehetséges okozat

Hatás


Kockázat viselés

Az információ Adminisztráció, áramlás lassú, ügyintézés vagy az több hibás lépcsőben jut el a végrehajtóhoz.

K

A

áthárítás

A

megelőzés X A vezető kötelessége a dolgozók tájékoztatása


EMBERI ERŐFORRÁS KOCKÁZAT Személyi kockázat Lehetséges ok Lehetséges okozat

Hatás

Valószínűség

Kockázat

Kockázat viselés

A dolgozó iskolai végzettsége az ellátandó feladatnak nem felel meg

A teljesítés hibás, vagy a dolgozó nem tud teljesíteni

A

A

A

67

áthárítás

megelőzés X Munkakör betöltéséhez szükséges végzettség meghatározott



Hatás

Valószínűség

Kockázat

Kockázat viselés

A dolgozó figyelmetlen

A munka során hibázik

A személyi A polgármesteri állományban hivatal túllépi a váratlan bérkeretet változás következik be, a feladatellátás miatt magasabb bérrel tudunk alkalmazni helyettesítőt, mint a költségvetésbe n tervezve van. A beérkező irat elkallódik

A

A

A

M

A

K

M

A

K

68

X

áthárítás

megelőzés X Tételes számszaki ellenőrzés


X

X Bejövő posta iktatása

X

X

PÉNZÜGYI KOCKÁZAT Csalás, lopás kockázata Lehetséges ok Lehetséges okozat

Hatás

Valószínűség

Kockázat

Kockázat viselés

Az iroda ajtaját nem zárják be

A pénz befizetése hamis bankjeggyel történik

Az irodában lévő értéktárgyat, esetleg műszaki cikket eltulajdonítják Anyagi és erkölcsi kár

K

K

K

M

A

K

áthárítás

X

megelőzés X Az irodahelyiségek zárhatóak

X


X

Felelősségvállalási kockázat Lehetséges ok Lehetséges okozat

Hatás

Valószínűség

Kockázat

Kockázat viselés

A dolgozó nem számol el határidőben az ellátmánnyal vagy az előleggel

A polgármesteri hivatal nem tudja határidőre elvégezni a könyvelést

K

A

A

áthárítás

megelőzés X A határidő pontos figyelése



Hatás

Valószínűség

Kockázat

Kockázat viselés

Bevételek befizetése a bankszámlára nem a szabályzatnak megfelelően történik Az ellenjegyzés nem történik meg a jegyző részéről

Késve érkezik be a bevétel a számlára

A

A

A

K

A

A

áthárítás

Késik a kifizetés

megelőzés X A munkaköri leírásban foglaltak betartása X A munkaköri leírásban foglaltak betartása

Folyamat szabályozottsága igen nem

X

X

Biztosítási kockázat Lehetséges ok Lehetséges okozat

Hatás


Kockázat viselés

Nem történik Késik a kér tájékoztatás helyreállítása időben a káreseményről

A

A

A

X

70

áthárítás

megelőzés X A határidő pontos betartása


5 számú melléklet – Kérdéssor minta Kérdéslista a költségvetési szerven belüli szervezeti egységek vezetői számára Kérdés

Igen

Nem

Ellenőrzési környezet 1. Egyértelműen meg van-e határozva (írásban rögzítve) a felelősségek és feladatkörök megosztása és elhatárolása vezetői szinten? 2. Létezik-e a kontrolleljárásokkal kapcsolatos részletes útmutató a szervezeten belül? 3. Támogató-e az alkalmazottak magatartása a kontrolleljárások alkalmazásában? - igen, ha az eljárásokkal egyetértenek, elfogadják és alkalmazzák őket; - nem, ha az eljárásokkal nem értenek egyet, nem fogadják el, azonban alkalmazzák őket 4. Van-e írásos formában, mindenki által ismert és betartandó etikai normarendszer a szervezeten belül? 5. Ez az etikai normarendszer (vagy egyéb írásos anyag) tartalmazza-e, hogy mi a nem elfogadható viselkedés és az milyen szankciókat von maga után? 6. Rendelkeznek-e a vezetők munkaköri leírással? 7. Működik-e a teljesítményértékelés rendszere? 8. Van-e humánpolitikai stratégia, amely magában foglalja a képzések rendszerét? 9. Működik-e a vezetői információs rendszer? 71

Nem értelmezhető

10. Működtet-e a szervezet vezetője számviteli információs rendszert? 11. Működtet-e a szervezet vezetője humánpolitikai információs rendszert? 12. Működtet-e a szervezet vezetője monitoring rendszert? 13. Működtet-e a szervezet vezetője belső ellenőrzési rendszert? 14. A szervezet belső struktúrája képes hatékonyan elősegíteni a szervezeti célok teljesítését? 15. Megfelelő-e a feladatok és felelősségek meghatározása az egyes szervezeti struktúrákban? 16. A beszámolási rendszerben azok a döntéshozók jutnak az érdemi információkhoz, akik leginkább érintettek az adott területen? 17. A vezetés együtt működik a felügyeleti szervekkel, kölcsönösen segítik egymás munkáját? Kockázatkezelés 18. Készült-e szabályzat, kézikönyv a szervezeten belüli kockázatkezelésre? 19. Megjelenik-e a vezető felelőssége a szabályzatban? 20. Vannak-e világosan megfogalmazott szervezeti célok? 21. Kezeli-e a kockázatkezelési kézikönyv az Ön szakterületének sajátosságait? 22. Működnek-e a kialakított eljárások? 72

23. Működik-e a külső feltételek változásainak monitoringja? 24. Működik-e a végrehajtás kontrollja? 25. Kockázatelemzés során meghatározzák az Ön szakterületének fő kockázati tényezőket? 26. A kockázatok jelentőségét, lehetséges hatásait becslik? 27. A kockázatos események bekövetkeztének valószínűségét vizsgálják? 28. A kockázatokra adható válaszok típusait alkalmazzák (áthárítás, elviselés, kezelés, megszüntetés)? 29. Működik-e a követő intézkedések meghatározása? 30. Működik-e regisztrálás az intézkedésről, a végrehajtásról? Kontroll tevékenység 31. Rendelkezésre áll(nak) ellenőrzési nyomvonal(ak) az Ön szakterületén? 32. Van szabálytalanságkezelési rendszer (eljárásrend, kézikönyv, stb.) az Ön szakterületén? 33. Működik a szabálytalanságkezelési rendszer az Ön szakterületén? 34. A munkatársak munkaköri leírásai aktualizáltak? 35. A felelősségi körök (döntés, kiadmányozás) megfelelően elhatároltak? 36. Az egyes feladatok/feladatcsoportok végrehajtását szabályozzák-e pontos utasítások, eljárásrendek? 73

37. A feladatok végrehajtása megfelel-e az utasításokban/eljárásrendekben szereplő leírásoknak? 38. A munkatársak nyilvántartásokhoz, (minősített) információkhoz való hozzáférése szabályozott? 39. A kötelezettségvállalás, utalványozás, érvényesítés rendjére készült belső utasítás, kézikönyv? 40. Ellenőrizte az Ön területét az elmúlt évben a belső ellenőrzés? 41. Ellenőrizte az Ön területét az elmúlt évben külső ellenőr? 42. Tettek megállapításokat, javaslatokat a belső, illetve külső ellenőrök? 43. Ha igen, készült intézkedési terv a megállapításokra, javaslatokra? 44. A jelentések megállapításai, javaslatai alapján történt kiigazítás a belső kontrollok területén? Információ és kommunikáció 45. Az információk megfelelő időben és formában jutnak el a vezetőkhöz és folyamatban meghatározott alkalmazottakhoz? 46. A gazdasági események nyilvántartása naprakész? 47. Számítástechnikai rendszerek segítik a jelentéstételi kötelezettség teljesítését?

74

48. A belső (munkatársak egymás közötti) kommunikáció szabályozott? (jelentéstételi, tájékoztatási kötelezettség szervezeti egységek között; formai, tartalmi követelmények írásbeli kommunikációra vonatkozóan) 49. A külső (külsős partnerekkel bonyolított) kommunikáció szabályozott? (bizalmas dokumentumok kezelésére, az egyes kommunikációs eszközökhöz való hozzáférési jogra vonatkozó szabályzatok; formai, tartalmi követelmények; külön kommunikációs osztály) 50. Biztosítottak a megfelelő információs eszközök a kommunikációs feladatok teljesítése érdekében? 51. Biztosítottak a megfelelő információs technológiák ahhoz, hogy az információk nyilvántartása és közlése, megbízható és folyamatos legyen? Nyomonkövetés (monitoring) 52. Az Ön szakterületén létezik írásban rögzített (szabályzat, folyamatábra, ellenőrző lista stb.) nyomon követési eljárás az egyes tevékenységek, folyamatok előrehaladására vonatkozóan? 53. Az Ön szakterületén létezik előre meghatározott indikátorokon alapuló értékelési tevékenység az egyes feladatok, célok teljesítésére vonatkozóan?

75

76

2/A. SZ. MELLÉKLET

KOCKÁZATELEMZÉS A kockázat értékelési folyamatoknál meg kell határozni a pontos kritériumokat, amelyek a céloknak való megfelelést biztosítják. Meg kell határozni, hogy: -

mely kockázatok jelentősek, mely kontrollok fogják csökkenteni a kockázatot, milyen további kiegészítő kontrollok szükségesek, milyen jellegű nyomon követés szükséges?

Egy terület tényleges vagy potenciális kockázatának értékeléséhez véleményt kell alkotni az adott terület kulcsfontosságú tényezőinek meghatározása és mérlegelése alapján, amelyek az elvégzett tevékenységekkel, a létező kontroll rendszerekkel, múltbéli és valószínűsíthető jövőbeli eseményekkel, a működési környezettel stb. kapcsolatosak. A pénzügyi és gazdasági tényezők ebben a folyamatban általában nagyobb hangsúllyal jelennek meg, hiszen általában a pénzügyi kockázatot és a műveletek nagyságrendjét jól jellemzik. A kockázati tényezők a következőképpen osztályozhatók: Pénzügyi és gazdasági

bevétel volumene, kiadások, készpénz összege, likviditás és forgó- illetve tőkeeszközök értéke, egyéb befektetett erőforrások értéke, a művelet értéke a szervezet számára.

Magatartási

a vezetők és a munkatársak személyes tulajdonságai és értékei; szerepek és helyzetek; tisztesség, megbízhatóság, motiváció; a belső ellenőrzéssel szemben tanúsított hozzáállás, elszámoltathatóság és kontroll.

Történeti

múltbéli veszteségek, hibák, szabálytalanságok, kontroll vétségek stb. volumene, gyakorisága és oka. Ez a fennálló aggályokat is magában foglalja. 77

Működési

műveletek mérete, komplexitása, műszaki jellege, láthatósága, érzékenysége, stabilitása; változás mértéke és valószínűsége,. A műveletekben, munkatársak személyében és folyamatokban rejlő kockázat; elhelyezkedés, delegálás.

Környezeti

külső tényezők: pénzügyi, gazdasági, jogi stb.; a környezet dinamizmusa; kapcsolódások más rendszerekhez, más műveletektől való függés (pl. informatika); vezetőség, közvélemény aggályai stb.

Belső kontrollhoz kapcsolódó a problémák megelőzésére, észlelésére és korrigálására, a rendszerek gyengeségeinek kiemelésére és kijavítására, a kellemetlen események kezelésére és a célkitűzések elérésének elősegítésére tervezett belső kontrollok megléte és eredményessége. A műveletek és pénzügyi kontrollok, illetve az átruházott kontrollok és delegált hatáskör terjedelme hatást gyakorol majd a szervezet működésére. Közvélemény

a közvéleményre gyakorolt hatás.

A vezetők véleményét, megítélését figyelembe kell venni arra vonatkozóan, hogy mely területeket kell nagy kockázatúnak tekinteni. A kockázat értékelése alapvetően a fent említett, különféle tényezők kvalitatív minősítésén alapul, amely a tapasztalatokra és a rendelkezésre álló információkra támaszkodó megítélést eredményez.

78

2/B. SZ. MELLÉKLET KOCKÁZATELEMZÉSI MÓDSZER A kockázatelemzés és felmérés célja megállapítani Kerekegyháza Város Önkormányzata kockázatos tevékenységeinek mértékét, jelentőségük szerinti sorba állítani annak alapján, hogy mekkora az egyes kockázatok bekövetkezési valószínűsége, és azok milyen hatással lehetnek a szervezetekre, ha valóban felmerülnek. A magas kockázatú rendszereket gyakrabban kell ellenőrizni. Az ellenőrzések tekintetében magas prioritású rendszerek beazonosításához nemcsak a kockázatértékelést kell figyelembe venni, hanem más lehetséges tényezők hatását is értékelni kell (pl. a vezetőség kérései stb.). KEREKEGYHÁZA VÁROS ÖNKORMÁNYZATÁNAK

KOCKÁZAT ÉRTÉKELÉSÉNEK KIDOLGOZÁSÁNÁL SZÁMBA KELL VENNI A GAZDASÁGI FOLYAMATOK KÖZÜL A KOCKÁZATOS TEVÉKENYSÉGEKET, AMELYEK VEZETŐI ÉS BELSŐ ELLENŐRI MÉRLEGELÉS UTÁN A KÖVETKEZŐK:



Költségvetés tervezése



Normatíva igénylése



Beruházás, felújítás



Közbeszerzési eljárás



Kötelezettségvállalás



Bizonylati rend, bizonylatok kezelése, pénzkezelés



Szabályozottság



Vagyongazdálkodás, leltározás, selejtezés



Pályázati dokumentumok kezelése, elszámolás 79



Beszámolók (negyedévenként)



Követelések behajtása

Kockázati tényezők és alkalmazott súlyozás 1. Pénzügyi szabálytalanságok valószínűsége 1) Kicsi 2) Közepes 3) Nagy Súly: 6 2. Előirányzaton belüli gazdálkodás 1) stabilan tervezhető 2) bizonytalan 3) tervezhetetlen, előre láthatatlan Súly: 5 3. Legutóbbi ellenőrzés óta eltelt idő 1) 1 év 2) 2 év 3) 3 év 4) 3 évnél több Súly: 4 4. Munkatársak végzettsége, tapasztalata 1) az adott szakterületen megfelelő képzettséggel és tapasztalattal rendelkező munkatársak dolgoznak 2) megfelelően képzettek, de nem rendelkeznek elegendő tapasztalattal 3) sok tapasztalattal bírnak, de a szakterülethez nem megfelelő végzettséggel rendelkeznek 4) A kevés tapasztalat és a megfelelő végzettség hiánya a jellemző 80

Súly: 3 5. A helyi szabályozás 1) Megfelelő 2) Hiányos 3) Nem értékelhető Súly: 3 6. A külső hatások (központi szabályozás, gyakran változó jogszabályok) 1) Kicsi 2) Közepes 3) Nagy Súly: 2 E szakasz végére kockázatos tevékenységeket be kell sorolni magas, közepes, alacsony kategóriákba. A várható kockázatok teljes körének összegyűjtését követően, az egyes kockázatokat - azok valószínűsége és a szervezetre gyakorolt hatása alapján – térképen kell ábrázolni: Kockázati tényezők és alkalmazott súlyozás Kockázati tényező terjedelme

Súly

1-3

6

6 - 18

2. Előirányzaton belüli gazdálkodás

1-3

5

5 - 15

3. Legutóbbi ellenőrzés óta eltelt idő

1-4

4

4 - 16

1-4

3

3 - 12

5. A helyi szabályozás

1-3

3

3-9

6. A külső hatások

1-3

2

2-6

SorKockázati tényező szám 1.

4.

Pénzügyi valószínűsége

Munkatársak tapasztalata

szabálytalanságok

végzettsége

és

81

Ponthatár

A kockázatok bekövetkezésének valószínűségét a kockázati tényezők terjedelme és az alkalmazott súly szorzataként kapjuk meg. A szorzatot elosztjuk a kockázati tényező maximális ponthatár összegével és a kapott eredmény alapján besoroljuk a bekövetkezés valószínűségét alacsony, közepes illetve magas osztályokba.

A kockázati térkép elemzése: A ponthatárok 25-79 közé esnek. 

54 pontig az adott tevékenység alacsony kockázatúnak tekinthető



60 és 55 pont között közepes kockázatot jelent a költségvetési szerv számára



61 pont fölött kiemelt figyelemmel kell kísérni az adott tevékenységet

A jobb felső négyzetben azonosított kockázatok a legjelentősebb kockázatok, a bal alsó négyzet kockázatai a legkisebb szintűnek minősíthetők. A bal felső és a jobb alsó négyzet kockázatai mérsékeltnek minősíthetők. A közöttük lévő négyzetek közepes szintűnek minősíthetőek.

A MEGHATÁROZOTT TEVÉKENYSÉGEK KOCKÁZATÁNAK CSÖKKENTÉSE Az adott tevékenységek kockázatainak mértékét folyamatba épített vezetői ellenőrzéssel és rendszeres, egy időszakot átfogó vagy céljellegű ellenőrzéssel lehet csökkenteni. A vezetők által elvégzett ellenőrzések dokumentálása különösen azért fontos, hogy a problémásabb területek többször visszatérő ellenőrzésekkel nagyobb figyelmet kapjanak. A belső ellenőrzési vezetőnek az ellenőrzések ütemezésekor szem előtt kell tartani a különféle tevékenységek kockázati szintjét: 82

Magas prioritású rendszerek

Kétéves ciklusokban ellenőrizendők

Közepes prioritású rendszerek

Hároméves ciklusokban ellenőrizendők

Alacsony prioritású rendszerek

Ötéves ciklusokban ellenőrizendők

Az elemzések eredménye A kockázatelemzés eredménye információval szolgál a stratégiai ellenőrzési terv elkészítéséhez, ami a ténylegesen rendelkezésre álló erőforrásokat veszi figyelembe. A stratégiai terv meghatározza azokat a rendszereket, amelyekre vonatkozóan a következő ötéves időszakon belül ellenőrzéseket kell végrehajtani, amennyiben az erőforrásokat allokálták. Évente, az éves tervvel és a megfelelő vezetőségi tagokkal egyeztetett változtatásokkal összhangban kell felülvizsgálni.

83

Kerekegyháza Város Polgármesteri Hivatalának kockázat elemzése (minta)

Munkatársak végzettsége, tapasztalata

Az adott szakterületen a helyi szabályozás

Külső hatások

Kockázati tényező terjedelme

1-3

1-3

1-4

1-4

1-3

1-3

Súlyozás

6

5

4

3

3

2

Ponthatár

6-18

5-15

4-16

3-12

3-9

2-6

A z

e

l é r t

felelős

Legutóbbi ellenőrzés óta eltelt idő

Kockázat mértéke magas közepes alacsony

Előirányzaton belüli gazdálkodás

Pontszám összesen

Kockázati tényező

Pénzügyi szabálytalanságok valószínűsége

p o n t


Polgármester, Gazdasági Irodavezető



Beruházás, felújítás


Közbeszerzési eljárás

Polgármester, érintett irodavezető

84


Polgármester, Jegyző, Gazdasági Irodavezető


Jegyző, Gazdasági Irodavezető

Szabályozottság

Jegyző


Polgármester, Gazdasági Irodavezető, vagyongazdálkodásér t felelős irodavezető

Pályázati dokumentumok kezelése, elszámolás

Polgármester, Jegyző, érintett irodavezető

Beszámolók (féléves, háromnegyedéves, éves)

Polgármester, Jegyző, Gazdasági Irodavezető

Követelések behajtása

Polgármester, érintett irodavezető

85

Kerekegyháza Város ……….. Intézményének kockázat elemzése (minta)

Munkatársak végzettsége, tapasztalata

Az adott szakterületen a helyi szabályozás

Külső hatások

Kockázati tényező terjedelme

1-3

1-3

1-4

1-4

1-3

1-3

Súlyozás

6

5

4

3

3

2

Ponthatár

6-18

5-15

4-16

3-12

3-9

2-6

A z

e

l é r t

felelős

Legutóbbi ellenőrzés óta eltelt idő

Kockázat mértéke magas közepes alacsony

Előirányzaton belüli gazdálkodás

Pontszám összesen

Kockázati tényező

Pénzügyi szabálytalanságok valószínűsége

p o n t


Intézményvezető vagy az által kijelölt személy



Beruházás, felújítás közreműködés


Közbeszerzési eljárás közreműködés


86





Szabályozottság




Pályázati dokumentumok kezelése, elszámolás


Szakmai Beszámolók

Intézményvezető vagy az által kijelölt személy ő Intézményvezető vagy az által kijelölt személy

Egyéb

87

2/C. sz. melléklet A KOCKÁZATOK ÉS INTÉZKEDÉSEK NYILVÁNTARTÁSA

Dátum

Kockázatos tevékenység

Bekövetkezés Felmerülő valószínűsége kár mértéke

Kockázat kezelésére javasolt intézkedés

Felelős munkatárs neve

2/d. sz. melléklet A szervezet tagjai által kitöltendő kérdőív /interjú-lap/ Név :……………………………………………… Szervezeti egység: ……………………….......... Beosztás: ………………………………………... Mely konkrét feladatokat lát el a szervezeti egységen belül:................................................... …………………………………………………………………………………………….. …………………………………………………………………………………………….. Szervezeti egységébe hogyan illeszkedik be az Ön feladatköre: …………………. …………………………………………………………………………………………….. …………………………………………………………………………………………….. Munkája során mire kell leginkább figyelmet fordítani? ……………………………... …………………………………………………………………………………………….. …………………………………………………………………………………………….. Hogyan próbája elérni, hogy munkája során minimálisra szorítsa a kockázati tényezőket: ………………………………………………………………………………. …………………………………………………………………………………………….. …………………………………………………………………………………………….. Véleménye szerint szervezeti egységed hogyan tudna még hatékonyabb lenni? …………………………………………………………………………………………….. …………………………………………………………………………………………….. …………………………………………………………………………………………….. Köszönet a lelkiismeretes válaszokért: ……………………………….

89

MEGISMERÉSI NYILATKOZAT A szabályzat egy példányát átvettem: Polgármesteri Hivatal részéről: Verosztáné Csorba Mónika aljegyző

………………………………….

Halcsikné Szabó Ágnes pénzügyi iv.

………………………………….

Bartha Erika igazgatási iv.

…………………………………

Hum József gyámhivatalvezető

………………………………….

Bertók Istvánné okmányirodavezető

…………………………………

Intézmények részéről: Gyurkovics Balázsné iskolaigazgató ………………………… Hallainé Kis Mária óvodavezető

…………………………

Csorbáné Takács Erika mb.szociális intézményvezető

……………………………….

Dubecz Mihályné mb. művelődési ház igazgató

………………………………..

90

Szervezeti és Működési Szabályzat 1. sz. melléklet. Folyamatba épített előzetes, utólagos és vezetői ellenőrzés rendszere: I

Recommend Documents