Avagy hogyan érjem el, hogy annyi lezáratlan feladatom legyen, mint egy öt éves gyereknek. Ajándék mini tanulmány

Avagy hogyan érjem el, hogy annyi lezáratlan feladatom legyen, mint egy öt éves gyereknek. Ajándék mini tanulmány

© 2009. Piroska Gyula Tréning Kft. Minden jog fenntartva.

Piroska Gyula a cégvezetők barátja Hogy ne érezze magát egyedül a cégvezető

Kedves Cégvezető Barátom! Nem hiszem, hogy Önnel előfordult volna a következő bekezdésben vázolt helyzet, de gondoltam írok róla, hátha látott már ilyent másoknál.  Cégvezető barátunk sokszor már hajnali fél négykor felriad, mert eszébe jut: „Úristen, tegnap elfelejtettem felhívni a Takácsot, ebből mi lesz?” Már vissza sem tud aludni, csak forgolódik. Hogy ne ébressze fel a feleségét, kimegy a konyhába. Ám útközben a konyhaajtó kilincse a kezében marad: „Ezt már két hete meg kellett volna csinálnom.” Kiér a konyhába, ott ül a kiskutyája, bánatosan néz rá: „Tudom, elfelejtettem kutyakaját venni. Majd eszel maradékot! Nem vagy te uniós kutya, hogy ne ehess moslékot! Legalább te ne idegesíts!” Majd eszébe jut, hogy: „Az anyósnak megígértem, hogy péntekig felásom a kertjét, abból úgyse lesz semmi.” Majd bevillan: „Úristen! Holnapután házassági évforduló, én meg betettem estére egy üzleti vacsorát. Hát ebből mi lesz? ... Majd elválunk, aztán újraházasodunk valami másik napon, de ezt most nem tudom odébbtenni. Atyaég!” Na, körülbelül ilyen gondolatok vannak a fejében már kora reggel. Aztán beér a cégbe. Ott meg rászakad egyszerre az összes tennivaló: „Szaladj főnök, baj van hátul a raktárban!” – Útközben megszólal a mobiltelefon. – Valakit meg kell szidni. – Valakit meg kell dicsérni. – Valakit ki kell rúgni. – Valakit fel kell venni. – „Mennyi pénz jött ma?” – Meg kell írni a beszámolót. – „Tízre jönnek hozzám.” – Jolánka sír, lelkiéletet kell élni vele. – „Ha nem szólok, ezt is elfelejtették volna.” – Bejelentkezett az APEH. – „Mindenre nekem kell gondolni.” – „Jaj Istenem, mit csináljak?!!!” Ismerősek ezek a problémák? Az emberi elme úgy működik, mint egy számítógép. Vagy inkább egy számítógép működik úgy, mint az emberi elme. A számítógépnek van valamennyi memóriája, melynek

2


segítségével végzi a feladatait. Hasonló módon az embernek is van valamennyi energiája, figyelme arra, hogy működtesse az életét, végezze a feladatait. Ha az ember elindít a számítógépen nagy programokat, jó nagy terjedelmes fájlokkal, a gép elkezd lassulni. Hasonló módon, egy olyan vezető, akinek túl sok megnyitott feladata van, lassulni fog, mert szétszóródik a figyelme. Minden megnyitott feladat elvesz valamennyit a figyeleméből, energiájából. Ha a számítógép memóriáját további fájlok megnyitásával terheljük, egyszer csak „lefagy”. Az ember is képes „lefagyni”. Volt már Önnel olyan, hogy annyi dolga lett volna, azt sem tudta melyikhez kapjon? Aztán végül hagyta az egészet a fenébe, és elment, és csinált valami egészen mást, olyant, amit nem is kellett volna csinálnia. Na ez az, amikor az ember „lefagy”. További probléma az is, hogy egy feladat mindig először fejben indul el. Mondjuk eszébe jut az embernek, hogy levelet kéne írni a Gipsz Jakabnak. Lehet, hogy ez három hónapja jutott az illető eszébe. Akkor a feladat már három hónapja megnyílt, már azóta van rajta figyelem, azóta van rajta energia. Ugyan nem úgy jár-kel három hónapja, hogy „Levelet írni a Gipsz Jakabnak! Nehogy elfelejtsek levelet írni a Gipsz Jakabnak!”, mégis van rajta energia és figyelem. Lehet, hogy közben elfelejti az ember, de akkor is viszi az energiát. És ez lassít, szétszórja a figyelmet. Ahogy a számítógépen is csak az éppen aktuális feladatot és ablakot nézzük, de ha a háttérben futnak további alkalmazások, – még ha el is feledkeztünk róluk –, akkor is lassítják a gépet. Pedig ha a vezetőnek túl sok lezáratlan múltbéli nyitott feladata van, a figyelme és energiája ezeken lesz. Mindig ott jár az esze, nem a jelenen és a jövőn. Így az ilyen vezetőre azt mondhatjuk, hogy nincs itt és most. Nincs a jelenben. Kevés az az energia és figyelem, amivel a jövőjét kreálja. És

3


kapunk egy problémamegoldó vezetőt, egy probléma megelőző vezető helyett. Olyan ez, mintha lenne egy autónk kétszáz visszapillantó tükörrel, előre meg be lenne deszkázva a szélvédő. Olyan ez, mintha az ember ki lenne kötve egy csomó gumipókkal a múltja bizonyos pillanataihoz. Minél több gumipók, annál nehezebben lehet haladni előre. Minél hosszabbra nyújtjuk, annál lassabb és nehezebb. Volt már Önnel olyan, hogy egy múltbéli lezáratlan feladat egyszer csak visszarántotta a múltba, és a jelenben kellett kezelni valami olyant, amit már réges-régen le kellett volna kezelnie? Ennek az a vége, hogy megy az illető az utcán, és magában beszél. Vagy volt már esetleg Önnel olyan, hogy vidékről hazafelé autózott, megállt a ház előtt, kiszállt az autóból, és ha megkérdezték volna, merre járt mit látott út közben? Hát bizony se kép se hang. Ön nem volt ott igazán, Ön helyett egy automata vezetett, Ön pedig a lezáratlan múltbéli feladataiban volt. Na ez az oka a baleseteknek. Így elég nehéz szépen prosperáló, virágzó céget építeni, és fennkölt cégvezetői célokat megvalósítani. Van egy jó hírem, és van egy rossz. Egy partnerem ezt így fogalmazta meg: „Rájöttem, hogy a munkában nem megszakadni kell, hanem elvégezni.” És ez a jó hír: a munkában nem kell megszakadni. A rossz hír viszont az, hogy el kell végezni. Volt már Önnel úgy, hogy egy délután összejött, és egy nagy adag feladatot le tudott zárni, egy csomó tennivalót el tudott végezni? Hogyan érezte magát tőle? Ugye hogy jól? Mert ekkor visszakapta mindazt az energiát és figyelmet, ami azokban a feladatokban volt lekötve. Az a módja ennek, hogy azonnal lekezeljük a beérkező feladatokat. A cég sikerének a gyorsaság a titka. Egy jól működő cég gyors áramlású. A kereskedő cégeknél még egy kifejezés is van erre. Úgy mondják, hogy „az áru forgási sebessége.” Ez alatt azt értik, hogy egy adott időszak alatt – például egy év alatt – hányszor „pörög” ki a raktárkészlet. Ha egy cégnek évi 360 millió Ft a forgalma, és az

4


árukészlete 60 millió Ft, az azt jelenti, hogy évente hatszor forgatja meg az árukészletét. A cél nyilván az, hogy ezt a számot hatról minél nagyobbra növeljük. De nem csak az árunak van forgási sebessége, hanem a termelésnek és a szolgáltatásnak is. Tételezzük fel, hogy egy cég egy adott hónapban képes magán átpördíteni 20 millió Ft-nyi megrendelést, pénzt, ügyfelet. A következő hónapban pedig átpördít magán 40 millió Ft-nyi megrendelést, pénzt és ügyfelet. Mi történt a cégen belüli áramlás sebességével? Felgyorsult a duplájára. A sebesség határozza meg a sikert, a bevételt, a hatalmat. Tulajdonképpen mindannyian ilyen áramlásgyorsítóként működünk. A tréningjeimen azt szoktam mondani a résztvevőknek, hogy a cégvezetőnek sokszor büdös csatornaszaga van. Miért? Mert ő a csatornapucoló munkás a cégben. Mert bizony a cégen belüli kommunikációs cstornák sokszor elakadnak. Elakadnak azok a csatornák, amelyeken információ, anyag, ügyfél, áru, vagy bármi más mozog. Egy ilyen elakadás néha egészen megkövül, és hetekre, hónapokra elakad. Ilyenkor jön a cégvezető, mint csatornapucoló munkás, hozza a csőgörényt, kipucolja a csatornát, és újraindítja az elakadt áramlást. Volt-e Önnel már olyan, hogy bejött Önhöz egy feladat, végigolvasta, gondolkodott rajta öt-tíz percig, aztán félretette azzal, hogy majd később megcsinálja? Na most már megduplázta a dolgot. Esetleg még néhányszor megtette ugyanezt ugyanezzel a feladattal? Mi történt a sebességgel? Lelassult. Aztán továbbadta a feladatot egy kollégának, aki meg ült rajta vagy három hetet. Mi történt a sebességgel? Ez az egyik titka a multiknak. Ezt érdemes eltanulni tőlük. (Nagyon sok minden mást azonban nem.) A gyorsétterem láncok nem azért olyan jövedelmezőek, mert annyira jó a kajájuk. (Sőt!) Hanem mert gyorsáramlásúak. Ugyanakkora vendégtérben lényegesen több vendéget pörgetnek ki, mint egy hagyományos étterem. Gyorsabb az áramlás. Gyorsabb az „áru” forgási sebessége.

5


Azt javaslom, ha beérkezik Önhöz egy feladat, egy mail, egy probléma, azonnal kezelje. Önnek van valamennyi figyelme és energiája arra, hogy a feladatait kezelje. A bejött feladat mindig elvesz többet vagy kevesebbet ebből a figyelemből és energiából. Ha nem oldja meg azonnal, benne marad a feladatban a figyelem és az energia. Így az energia hajlamos egy idő után elfogyni. És akkor aztán annyi. Látott már Ön kínai cirkuszban tányérpörgető művészt? Na, ilyenné válik a lezáratlan feladatoktól a cégvezető. Az idő relatív dolog. Ott van például Balu barátom. Állítom, hogy ő egy nap alatt minimum annyit él mint egy átlagember egy hét alatt. Miért? Mert a jelenben tartja a feladatait. Bejön a feladat – azonnal kipörgeti. Bejön egy tennivaló – rögtön elvégzi. Bejön egy probléma – mire más egyáltalán megértette volna, hogy mi ez az egész, már meg is oldotta. Így állandóan felszabadul a figyelme és az energiája, és képes azonnal egy másik feladatot kezelni. Ily módon egy nap alatt annyi mindent tesz, annyi mindent kezel, mint az átlagember egy hét alatt. Had állítsam Ön elé példaként Balu barátomat. Azt mondta ma nekem, amikor a titkáról kérdeztem, hogy ő nem gondolkodik, hanem azonnal kezel. Nincs idő gondolkodni, problémázni vagy „Nincs hozzá kedvem.”ezni. Azonnal le kell kezelni. Őszintén. Ön melyik feladatokat szokta tologatni és halogatni. Ha most odamennék az Ön íróasztalához, és megnézném, hogy milyen feladatok hevernek ott néhány napja, hete, hónapja, esetleg éve. Mit találnék? „Szeretem” vagy „Nem szeretem” feladatokat? Ugye, hogy „Nem szeretem”-eket? Van egy javaslatom az Ön számára! Kezdje a „Nem szeretem”-ekkel! Könnyebb és szebb lesz az élete ezáltal. Na, így lehet jól tenni a dolgunkat. Van megoldás arra, hogy az ember hatékonyan elvégezze a feladatait. Van megoldás arra, hogy ne egy cégvezető, hanem apus menjen haza esténként a munkából. Mert a napi feladatok le

6


vannak zárva, bent maradtak a munkahelyen, és nem kell hazavinni őket magunkkal. Így nem érzi úgy magát az ember, mint a kisdiák, aki nem végezte el a házi feladatait. Használja egészséggel az itt olvasottakat! Maradok tisztelettel az Ön szolgálatában:

a cégvezetők barátja Hogy ne érezze magát egyedül a cégvezető

7

Avagy hogyan érjem el, hogy annyi lezáratlan feladatom legyen, mint egy öt éves gyereknek. Ajándék mini tanulmány

Recommend Documents