Auditrapport. HKZ Kinderopvang Kinderopvang Heyendael. Nijmegen

Kinderopvang Heyendael Opdrachtnummer: 6961/5 Blz. 1 van 34

VERTROUWELIJK

Auditrapport

HKZ Kinderopvang 2009 Kinderopvang Heyendael te Nijmegen.

Soort audit Implementatie audit initieel

Datum en tijd / her

e

1 Controle-audit

Auditteam

11-13 juni 2012 (9.00-17.00 uur.) 22 en 23 april 2013 (09.00-17.00 uur)

Ko Doedens S. van Zijderveld

e

2 Controle-audit Anders …. Rapportstatus Concept 1 (CON) Corrigerende maatregelen open (CMO) Corrigerende maatregelen akkoord (CMA) Definitief (DEF) IFO.OPS.313 11.01.2012

(Her)Cert.

ste

1

contr.

de

2

contr.

n.v.t.


1 Inhoudsopgave 1

INHOUDSOPGAVE .....................................................................................................................................2

2

ALGEMENE GEGEVENS ...........................................................................................................................3

3

OMVANG, DOEL EN CERTIFICATIEVOORWAARDEN ...........................................................................5

4

BEVINDINGEN EN CONCLUSIES .............................................................................................................6 4.1 4.2 4.3 4.4

5

AUDITGEGEVENS......................................................................................................................................8 5.1 5.2 5.3 5.4 5.5 5.6 5.7 5.8 5.9 5.10

6

ALGEMEEN BEELD VAN HET MANAGEMENTSYSTEEM .................................................................................6 BEVINDINGEN .........................................................................................................................................6 ALGEHELE CONCLUSIE: ...........................................................................................................................7 LOGOGEBRUIK:.......................................................................................................................................7

AUDITPROGRAMMA .................................................................................................................................8 VOORONDERZOEK ..................................................................................................................................9 AUDITEE-VERTEGENWOORDIGERS ..........................................................................................................9 BEZOCHTE EN TE BEZOEKEN VESTIGING(EN) ..........................................................................................10 RELEVANTE VERANDERINGEN M.B.T. DE ORGANISATIE ............................................................................10 W ET- EN REGELGEVING ........................................................................................................................11 PRESTATIES OVER DE VOORGAANDE CERTIFICATIEPERIODE ...................................................................11 AFWIJKINGEN VORIGE AUDIT .................................................................................................................11 KLACHTEN AANGAANDE DE ORGANISATIE ...............................................................................................12 AUDITPLAN VOLGENDE AUDIT ................................................................................................................12

BEOORDELING VAN DE IMPLEMENTATIE ...........................................................................................15 6.1 6.2 6.3 6.4 6.5 6.6 6.7 6.8 6.9

RUBRIEK 1 ...........................................................................................................................................15 RUBRIEK 2 ...........................................................................................................................................17 RUBRIEK 3 ...........................................................................................................................................21 RUBRIEK 4 ...........................................................................................................................................23 RUBRIEK 5 ...........................................................................................................................................25 RUBRIEK 6 ...........................................................................................................................................27 RUBRIEK 7 ...........................................................................................................................................28 RUBRIEK 8 ...........................................................................................................................................30 RUBRIEK 9 ...........................................................................................................................................31

BIJLAGE AFWIJKINGEN ................................................................................................................................33

Het originele rapport is eigendom van TÜV Nederland. Een kopie wordt digitaal verstrekt aan de klant.

IFO.OPS.313 11.01.2012


2 Algemene gegevens Naam, adres en plaats hoofdvestiging Bedrijfsnaam Stichting Kinderopvang Heyendael Straat Toernooiveld 15 Postcode & plaats 6525 ED Nijmegen Contactpersoon Naam contactpersoon Functie contactpersoon E-mail adres contactpersoon

Mevrouw L.J.M. Diederen Directeur [email protected]

Nevenvestigingen Bedrijfsnaam Straat Postcode & plaats

Gele Vlieger Toernooiveld 9 6525 ED Nijmegen

Bedrijfsnaam Straat Postcode & plaats

Witte Vlieger Toernooiveld 15 6525 ED Nijmegen


Blauwe Vlieger Toernooiveld 15 6525 ED Nijmegen


Groene Vlieger Erasmuslaan 3 6525 GE Nijmegen

Certificatieschema Schema en versie aanduiding

HKZ Kinderopvang versie 2009 deelschema kinderdagverblijven en buitenschoolse opvang.

Gegevens m.b.t. certificatie Projectnummer Scope Nace-code Scope t.o.v. de organisatie

Uitsluiting(en)

Belangrijkste / kritische processen Uitbestede processen

IFO.OPS.313 11.01.2012

6961/5 Het bieden van kinderopvang middels hele, halve dag, flex en verlengde opvang, alsmede het ontwikkelen van nieuwe diensten op dit gebied. De scope omvat alle activiteiten van de organisatie; De scope omvat een deel van de activiteiten van de organisatie; De scope heeft betrekking op de gehele organisatie; De scope heeft betrekking op bepaalde organisatorische eenheden. Toelichting: De organisatie heeft § 5.10, de vrijwilliger, als niet van toepassing verklaard. De BSO van de Maartenschool wordt buiten de certificatie gehouden. De schriftelijke onderbouwing hiervoor is door de auditor als juist beoordeeld en geaccepteerd. Deze staat vermeld in het toepassingsgebied. Informatie, inschrijving, planning en plaatsing. Uitvoering dienstverlening. Evaluatieprocessen. Personeelsproces. Processen m.b.t. inkoop en ontwikkeling dienstverlening. Salarisadministratie en de samenstelling van de jaarrekening.


Verificatie Investeringsvoorstel actuele situatie Investeringsvoorstel Vo FTE 58,38 55.38 Multisite Ja Nee Aantal NV’s 4 -Berekenmethode n.v.t. Te bezoeken nevenvestigingen n.v.t. Bezochte nevenvestigingen n.v.t.

Cer --

Her 55,38

J1 50

J2 --

-√X ---

-0,8√4 2 2

-0,6√4 2 2

-0,6√X ---

N =aantal genoemde FTE’s in investeringsvoorstel. X = aantal opgegeven locaties / nevenvestigingen genoemd in investeringsvoorstel. -- = werkelijk aantal berekend / geconstateerd tijdens audit.

IFO.OPS.313 11.01.2012


3 Omvang, doel en certificatievoorwaarden De omvang en het doel van een implementatie-audit (initieel traject) en een hercertificatie audit is het vaststellen of het gedocumenteerde kwaliteitsmanagementsysteem en de toepassing van het systeem in de gehele organisatie voldoen aan de norm HKZ Kinderopvang versie 2009 deelschema kinderdagverblijven en buitenschoolse opvang. Een volledige omschrijving van de omvang, doel en certificatievoorwaarden kunt u vinden in ons certificatiereglement (zie onze website www.tuv.nl onder de menukeuze ‘downloads’). Een controle audit is een audit met een beperktere omvang dan de implementatie audit of hercertificatie audit. Het doel hierbij is om steekproefsgewijs vast te stellen of het kwaliteitsmanagementsysteem en de toepassing ervan in de gehele organisatie blijvend heeft voldaan aan de van toepassing zijnde norm. Om voor certificatie in aanmerking te komen en/of de certificatie te behouden, dient de organisatie te waarborgen dat de normparagrafen uit de HKZ Kinderopvang versie 2009 deelschema kinderdagverblijven en buitenschoolse opvang voorafgaande aan certificatie tenminste drie maanden geïmplementeerd zijn en daarna permanent geïmplementeerd blijven. Onder een afwijking wordt verstaan, het niet voldoen aan een eis, waarbij een eis omschreven wordt als de behoefte of verwachting die kenbaar gemaakt, vanzelfsprekend of dwingend voorgeschreven is. Referentie: NEN-EN-ISO 9000 (nl), kwaliteitsmanagementsystemen – Grondbeginselen en verklarende woordenlijst (ISO 9000:2005). TUV Nederland maakt onderscheid in een A- en B-afwijking. Voor de definitie van deze respectievelijke afwijkingen verwijzen we u naar het certificatiereglement. Tijdens de audit kunnen mogelijkheden voor verbetering van het systeem geconstateerd worden. Dit zijn geen afwijkingen ten opzichte van de norm.

IFO.OPS.313 11.01.2012


4 Bevindingen en conclusies. 4.1

Algemeen beeld van het managementsysteem

Audit Implementatie

1ste controle

Beschrijving Het algemene beeld is dat Heyendaal een goed gevuld handboek heeft met veel protocollen en werkinstructies. De registraties worden uitgevoerd, maar de analyses kunnen worden verstevigd. Het algemene beeld is dat Kinderopvang Heyendael, ondanks het feit dat ook zij te maken hebben met een terugloop van kindaantallen en derhalve genoodzaakt zijn diverse organisatorische maatregelen te nemen, blijft hechten aan kwaliteit. Het managementsysteem wordt nog steeds aantoonbaar gehanteerd en medewerkers zijn op de hoogte van de eisen en werkwijzen. Registraties zijn op orde en de analyses hebben zich inhoudelijk verbeterd. Het werken met prestatie-indicatoren kan nog wel verbeterd worden.

2de controle

4.2

Bevindingen

4.2.1

Afwijkingen: Tijdens de audit zijn er géén afwijkingen geconstateerd. Tijdens de audit zijn A-afwijkingen en B-afwijkingen geconstateerd. Deze zijn weergegeven in de bijlage afwijkingsberichten Corrigerende maatregelen kunnen administratief worden afgehandeld. (Uiterste datum: Corrigerende maatregelen worden via een re-audit beoordeeld. (Uiterste datum: ).

4.2.2

)

Verbetermogelijkheden

Tijdens de audit zijn de volgende verbetermogelijkheden aangegeven: Audit Implementatie

1ste controle

Beschrijving  De organisatie kan het interne auditteam de opdracht geven de verificatie te verzorgen dan dit uit te besteden aan de vestigingshoofden. De cirkel is vervolgens beter gesloten.  Toestemmingsverklaringen, inventarisatie over diëten en allergieën, observaties zijn aanwezig. De risico´s per kind worden daarmee inzichtelijk gemaakt. Deze documenten zijn op de groepen in verschillende mappen aanwezig. De organisatie kan overwegen al deze gegevens per kind te verzamelen in een speciaal kinddossier.  Om nog beter zicht te krijgen op wat er allemaal gebeurt binnen Heyendael zou het MT kunnen overgaan tot het bespreken van kwartaalrapportages. Een bijstelling is dan sneller te maken dan bij een jaarlijkse beoordeling van het kwaliteitssysteem. In een kwartaal rapportage kunnen ook de cijfers worden mee gewogen.  Verbeterpunten worden zeer weinig ingeleverd. De organisatie kan op dit onderdeel sturend op treden, want hier kan de organisatie zich over de volle breedte van het werk verbeteren door te leren van de gemaakte opmerkingen.  De beoordeling van het kwaliteitsmanagementsysteem kan nog verder verbeterd worden ten aanzien van het meten en analyseren van de werkzaamheden en de daaraan gekoppelde doelstellingen. De verbeteringen worden dan beter zichtbaar. Daarbij kan de input vanuit evaluatieverslagen van de Vliegers worden benut.  De organisatie kan zich verbeteren door bij een ontruimingsoefening in plaats van poppen met de baby’s te gaan oefenen.  Het verdient aanbeveling de visie t.a.v. ketenpartners beter tot uitdrukking te brengen in het beleid.  De prospectieve risico-inventarisatie is op dit ogenblik nog op een wat abstract niveau, een meer praktische invulling d.m.v. input vanuit het werkveld en zaken als interne audits en verbeterregistraties verbetert de verbinding met de praktijk  In de directiebeoordeling mag een evaluatie van wijzigingen in weten regelgeving en de impact hiervan op het managementsysteem en het onderwerp ouderparticipatie een meer prominente plaats krijgen.

IFO.OPS.313 11.01.2012

Kinderopvang Heyendael Opdrachtnummer: 6961/5 Blz. 7 van 34  

     





2de controle

4.3

Ten aanzien van de kwaliteitsformulieren en fobo’s (fouten en bijna-ongevallen) is de oorzaakanalyse voor verbetering vatbaar, daarnaast kan de aantoonbaarheid van de terugkoppeling naar de ouders verbeterd worden. Het kwaliteitsmanagementsysteem is op een aantal punten niet geheel actueel meer: o Waterstraat wordt nog benoemd in WI m.b.t. gebruik buitenruimte, is niet meer aanwezig o In WI m.b.t. voedselhygiëne wordt gesproken over 2 x per jaar kalibreren, dit gebeurt nu 1 x per jaar, ook wordt nog een naam van een medewerkster genoemd die inmiddels weg is (Tilly) Tussentijdse afspraken m.b.t. kindgerichte risico’s ten aanzien van bijvoorbeeld niet verstrekte toestemmingen kunnen meer transparant inzichtelijk worden gemaakt op de groep . Formulier Kennismakingsgesprek A.B. (Apenrots) niet ondertekend (let op: ouders geven geen toestemming voor buiten slapen). Dit is een incident gebleken, derhalve is hiervan geen afwijking opgesteld. Regenereren thuisbereide voeding (formulier Richtlijnen wordt door ouder ondertekend) temperatuur niet conform Hygiënecode 2012 (65°C moet nu 75°C zijn) – in de praktijk blijkt uit temperatuurregistraties dat dit wel correct doorverwarmd wordt. Medewerkers ontvangen ‘Gouden Regels’ en Huisregels – deze dateren van 2008 – het is raadzaam deze regels ook te evalueren m.b.t. gedragsregels social media voor medewerkers. Het verdient aanbeveling de regels omtrent VOG in het kwaliteitssysteem op te nemen. De registratie van kwalificaties in Planrad kan verbeterd worden door ook hier de beroepsopleiding op te nemen. Tevens wordt in Planrad de registratie van EHAK en BHV nu onder veld ‘Notities’ geplaatst, echter wordt nu niet in de bewaakfunctie herhalingsopleidingen (wel beschikbaar onder Kwalificaties Planrad) meegenomen. Ten aanzien van overname van door vestigingshoofden tijdens aannamegesprek op de kindkaart geregelde zaken (voorbeeld ‘belangrijk dat hij Nederlands leert’) ligt de interpretatie of dit daadwerkelijk in het systeem op de kindkaart wordt bijgewerkt bij de medewerker Personeel en Planning. Het verdient aanbeveling hier heldere afspraken over te maken. Het is aan te bevelen t.a.v. de eigen inspectie van speeltoestellen duidelijke inspectiecriteria geënt op de risico’s van het toestel aan te leggen, gelet op het feit de organisatie zelf de diverse inspecties en controles verzorgd.



Algehele conclusie: De lead-auditor geeft een positief advies aan het management van TÜV Nederland t.a.v. het verstrekken c.q. het continueren van het certificaat. De lead-auditor geeft een positief advies, onder voorwaarden, aan het management van TÜV Nederland t.a.v. het verstrekken c.q. het continueren van het certificaat. (Voor voorwaarden zie 4.2.1). De lead-auditor geeft een negatief advies aan het management van TÜV Nederland t.a.v. het verstrekken c.q. het continueren van het certificaat.

4.4

Logogebruik:1 Certificatielogo(s) word(t)en niet gebruikt. Certificatielogo(s) word(t)en correct gebruikt, onder meer op: De website en de diverse folders. Certificatielogo(s) word(t)en niet correct gebruikt, dit is waargenomen op: . Het gebruik van het certificatielogo dient aangepast te worden, afgesproken is dat:

1

Niet van toepassing bij een initiële implementatie audit

IFO.OPS.313 11.01.2012


5 Auditgegevens 5.1

Auditprogramma

5.1.1

Tijdsbesteding Geplande tijdsbesteding in auditordagen Activiteit

Geplande tijd Geplande datum uitvoering audit (mm/jj)

Implementatieaudit

3 dagen 11-13 juni 2012 (9.00 u – 17.00 u)

1

ste

controle

1,75 dagen 22 en 23 april 2013

2

de

controle

1,75 dagen 21 en 22 april 2014

De audit is conform geplande tijdsbesteding uitgevoerd. Er is afgeweken van de geplande tijdsbesteding vanwege De audit is conform het auditplan uitgevoerd Er is afgeweken van het auditplan vanwege 5.1.2

Auditprogramma

In het auditprogramma staat aangegeven welke processen beoordeeld zijn tijdens een audit (‘X’) en welke gepland staan om te beoordelen (‘P’)

Proces Algemeen

Toelichting Wijzigingen organisatie, scope, schema, TUVwerkwijze, planningsprogramma Documentatie, interneaudits, verbetermanagement, klachten, verbeterformulieren, incidentmeldingen. Marktontwikkeling, innovatie, invoering nieuw aanbod

(H)CA X

J1 X

J2 P

HCA X

X

X

P

X

X

X

P

X

Gelet op belang in relatie tot managementsysteem altijd meenemen voor beoordeling, in bijzonder VOG, bevoegd en bekwaamheden risicovolle handelingen. Aanmelding, registratie, wachtlijstbeheer, Identificatie Leidsterkindratio, registraties, medicatie,

X

X

P

X

X

X X

-

X

Temperatuur registraties

X

X

Het beleid m.b.t. opslag, toediening, registratie, inname adviezen, verantwoordelijkheden. Gelet op relevatie altijd beoordelen tijdens audit

X

X X

P

X

Het meten op IG indicatoren, eigen geformuleerde KPI’s, trends t..o.v. landelijke benchmark. Gebruikmakend van de branchemeting Methodiek, registratie, bespreking met verwanten, consequenties m.b.t. beleid  Ketenpartners Relatie, afstemming, verantwoordelijkheden  RIE  Prospectieve RI Facilitair / werkomHuisvesting, verguningbeheer, calamiteitenplan, oefegeving ningen, onderhoud, vergunningbeheer, kalibratie Inkoop Inkoop, leveranciersbeoordeling Directie / manageBeleid, doelstellingen, beoordelingen, verbeterman-

X

X

P

X

X X

X X

P P

X X

X X

X X X

P P -

X X X

X

X

-

X

X X

X X

P P

X X

Kwaliteit alg. Ontwerp en ontwikkeling Personeel

Intake  KDV Uitvoering  Eigenbereiding maaltijden.  KDV  Medicatie Evaluatie  Procesresultaten  Cliëntervaring  Welbevinden

IFO.OPS.313 11.01.2012

X


ment

gement

P = Gepland X = Bezocht

Tijdens de volgende audit zullen de onderstaande thema’s en aandachtspunten meegenomen worden: Audit 1ste controle

2de controle

Hercertificering

5.2

Beschrijving  Afhandeling en steekproef van de interne audit.  De uitwerking van het tevredenheidsonderzoek bij de ketenpartners.  De rapportages van de managers naar de directeur.  De uitkomsten en verslagen van de prospectieve RI  Evaluatie ketenpartners  Meten van processen en werken met indicatoren  Verbetermanagement  Ontwikkeling dienstverlening 

Vooronderzoek

Punten van aandacht die bij een eventueel vooronderzoek naar voren zijn gekomen, zijn vastgelegd in het Rapport Vooronderzoek. De afhandeling van deze punten is opgenomen en wordt aangegeven in onderstaande tabel.

Nr.

Referentie norm

Omschrijving

1.

De procedure voor de beheersing van de documenten en de registraties

9.3 en 9.4

2.

De benoeming van de wet en regelgeving

6.1

3.

De Prospectieve risico inventarisatie is niet aangetroffen.

1.1

5.3

Afgehandeld ja/nee Ja deze is in het handboek aanwezig Ja, zie 5.6 Ja. Handboek 4.1.

Auditee-vertegenwoordigers

Mevr. O. Diederen Mevr. B. Hanssen Mevr. W. Kuster Mevr. J. Hartemink Mevr. N. van Amerongen IFO.OPS.313 11.01.2012

Directeur Vestigingshoofd / kwaliteitsfunctionaris Vestigingshoofd MOG Pedagogisch Medewerker

X X X X X

X X

2de Controle audit

Functie

1ste Controle audit

Naam

Implementatieaudit

De volgende personen zijn tijdens de audit geïnterviewd:


Mevr. C. Janssen. Mevr. A. Stassen Mevr. M. Roos Mevr. L. Coolen Mevr. U. Isik. Mevr. E v/d Dries Mevr. M. van de Heyden Mevr. S. Bruisten Mevr. M. Kuhne Dhr. T. Yenipazar Mevr. Marina Willemse Mevr. Magali Grouwstra Mevr. Mjan van der Heijden Mevr. Ulkuhan Isik Mevr. Colette Jansen Mevr. Patricia Stuijts

5.4

Pedagogisch Medewerker Medewerker financiën Medewerker Planning & Personeel Pedagogisch medewerker Pedagogisch medewerker Vestigingshoofd. vestigingshoofd. MOG MOG Kwaliteitsfunctionaris/adviseur pedagogisch medewerker Apenrots (Blauwe Vlieger) pedagogisch medewerker Kikkersprong (3+ groep Blauwe Vlieger) Vestigingshoofd Gele Vlieger Pedagogisch medewerker groep Kiekeboe Gele Vlieger Pedagogisch medewerker Gele Vlieger 0-3 jaar MOG-er Gele Vlieger (medewerker ondersteuning groep)

X X X X X X X X X X

X

X X X X X X X

Bezochte en te bezoeken vestiging(en)

Directie Plaatsing en planning Administratie P en O Kinderdagverblijf Kinderdagverblijf Kinderdagverblijf Kinderdagverblijf Kinderdagverblijf (geen aparte vestiging, 3+ vorm)

Groene Vlieger Gele Vlieger Witte Vlieger Blauwe Vlieger Kikkersprong

X X X X X X

X

P

Hercertificering

2de Controle audit

Hoofdvestiging

Bijzonderheden m.b.t. werkgebied

1ste Controle audit

Vestiging

Implementatieaudit

De volgende vestingen van de organisatie zijn bij de audit bezocht of worden bij de volgende audit bezocht.

P X P X X

P = Gepland X = Bezocht

Onderbouwing steekproef Multi-site:  Conform het voorschrift neemt men de wortel van het aantal nevenvestigingen. In dit geval zijn er twee nevenvestigingen bezocht, dus hieraan wordt voldaan. Verder is een keuze gemaakt tussen de verschillende werkzaamheden. Het totale werkingsgebied kon daarna worden beoordeeld. (Zie schema hoofdstuk 2)

5.5

Relevante veranderingen m.b.t. de organisatie2

Audit Hercertificering

Beschrijving Er zijn in het afgelopen jaar geen grote veranderingen binnen Heyendael kinderopvang geweest. De kwaliteitsmedewerker is weggegaan en heeft nu de rol als adviseur van Heyendael gekregen. De taken van de kwaliteitsmedewerker worden nu verdeeld over de

2 Niet van toepassing bij een initiële implementatie audit IFO.OPS.313 11.01.2012


Controle 1

directeur, vestigingshoofden en medewerkers. Dit proces is in volle gang. Verder is Heyendael geconfronteerd met een dalend aanbod van kinderen en af te nemen dagdelen. Dit vereist de nodige aandacht van de leiding, maar is ook een zorg van het uitvoerend personeel.  De groepsopbouw is gewijzigd, er is een splitsing gemaakt in 0 tot 3 jaar, de 3+ kinderen (behalve bij Groen) vormen nu een aparte groep en krijgen extra activiteiten voor 3+ in de hal aangeboden.  Er wordt inmiddels gekeken naar het bieden van nog meer flexibele opvang (bijvoorbeeld 40 weken pakketten), echter dit bevindt zich op dit ogenlik in een voorbereidende fase.  De organisatie ziet zich nog steeds geconfronteerd met een daling in kindbezetting en heeft diverse organisatorische aanpassingen doorgevoerd.

Controle 2

5.6

Wet- en regelgeving

De organisatie geeft aan dat op haar producten/diensten de volgende weten regelgeving van toepassing is.  Wet kinderopvang  Documenten van de brancheorganisaties: kwaliteitseisen en richtlijnen van de MOgroep en de Branchevereniging Ondernemers in de Kinderopvang ten aanzien van de kwaliteitssystemen voor kinderopvangorganisaties, evenals eventuele protocollen en richtlijnen voor professioneel handelen.  Convenant kwaliteit kinderopvang. MOgroep, Branchevereniging Ondernemers in de Kinderopvang. BOinK.  Algemene Voorwaarden voor Kinderopvang (Dagopvang en Buitenschoolse opvang), september 2005.  Methode Veiligheidsmanagement en Methode Gezondheidsmanagement (risico inventarisatie)  Model privacyreglement voor de kinderopvang, MO groep.  Reglement Klachtrecht Kinderopvang. MO groep.  Reglement Medezeggenschap Cliënten Zorginstellingen. VOG,  Protocol seksueel misbruik in instellingen voor kinderopvang. VOG,  Protocol vermoeden van kindermishandeling.  Modelreglementen oudercommissie.  Beleidsregels kwaliteit kinderopvang  Toetsingskaders  Wet op de beroepen in de individuele gezondheidszorg (BIG)  Wet op de productaansprakelijkheid  CAO Kinderopvang  Arbeidsomstandighedenwet (Arbo-wet)  Wet op de ondernemingsraden.  Warenwetbesluit Attractie- en speeltoestellen (WAS)  Warenwetbesluit bereiding en behandeling van levensmiddelen voor kleine woonvormen.  Infectieziektewet  Warenwetbesluit kinderbedden en –boxen.

5.7

Prestaties over de voorgaande certificatieperiode3

Aan de hand van de rapportages en afwijkingsberichten van de voorgaande certificatieperiode zijn de trends beoordeeld en hebben geleidt tot de volgende aandachtspunten tijdens deze certificatieperiode: Niet van toepassing.

5.8

Afwijkingen vorige audit Niet van toepassing. Betreft initiële implementatie audit. Bij de vorige audit zijn geen afwijkingen geconstateerd. De afwijkingen die tijdens de vorige audit waren geconstateerd zijn beoordeeld op een effectieve afhandeling. De conclusie is per afwijking vastgelegd in de bijlage “Bijlage Afwijkingen”. Deze zijn geverifieerd tijdens de audit en conform het afwijkingsbericht van 2012 afgehandeld.

3


IFO.OPS.313 11.01.2012


5.9

Klachten aangaande de organisatie4

Bij TÜV Nederland zijn geen klachten ontvangen aangaande de organisatie.

5.10

Auditplan volgende audit

De planning voor de volgende audit is globaal als weergegeven in onderstaande tabel. Detailafstemming zal bij aanvang of voorafgaand aan de volgende audit plaatsvinden. Datum

Tijd

21.04.’14

09.00 uur

Afdeling Opening

Additionele informatie     

21.04.’14

09.15 uur

Kwaliteitsmanagement

     

21.04.’14

10.30 uur

Personeel & Planning



Administratie

         

21.04.’14

12.00 uur

Rapportage tijd

21.04.’14

12.30 uur

Lunch

21.04.’14

13.00 uur

Bezoek KDV de Groene Vlieger Gesprek met: Pedagogisch medewerksters MOG-er

   

       

4

14.30 uur

Gesprek met leidinggevende van de


IFO.OPS.313 11.01.2012

X

X

X

X X

  

21.04.’14

Introductie, afstemmen planning; Vaststellen doel en omvang van de audit; Veranderingen in de organisatie en/of systeem; Verificatie van het werkgebied en de tijdsbesteding t.b.v. de audit; Gebruik van het certificaat en het TÜV certificatie logo; Eventuele afwijkingen/verbeterpunten uit de vorige audit rapportage(s); Resultaten interne audit(s); Verbetermanagement, Klachten- en afwijkingenregistratie (intern/extern); Tevredenheidsonderzoek ketenpartners Corrigerende en preventieve maatregelen, verbeteren; Documentenbeheer, beoordelen (veranderingen in de) documentatie. Personeelsbeleid, personeelsdossiers en andere uitvoerenwerkzaamheden MTO Exit gesprekken Functioneringsgesprekken Inwerken Informatievoorziening aan ouders Omgaan met privacy gevoelige gegevens Offerte Contract afhandeling Uitvoerende taken. Facturatie en debiteurenbewaking

LA

  

Pedagogisch beleid Welbevinden Uitvoering dienstverlening Accommodatiebeleid, functionele inrichting, middelen en materiaal Afwijking in de dienstverlening Corrigerende en preventieve maatregelen Werkinstructies en richtlijnen/uitvoering dienstverlening Intake Informatievoorziening aan ouders Omgaan met privacygevoelige gegevens Veiligheid van het kind Voedselhygiëne Calamiteiten Welbevinden kinderen Afwijkingen in de dienstverlening ( klachten, fouten, afwijkingen, ongevallen) Interne en externe communicatie Inkoop/diensten door derden Kwaliteitsmanagementsysteem.

X

A


Datum

Tijd

Afdeling Groene Vlieger

Additionele informatie       

21.04.’14

15.30 uur

Rapportage

21.04.’14

16.45 uur . 17.00 uur

Afstemming / terugkoppeling en rapportage Einde eerste audit dag

21.04.’14

In- en externe communicatie en ketenpartners. Accommodatiebeleid Personeelsaansturing, roostering KPI’s, meten,analyseren, verbeteren. Afwijkingen in de dienstverlening Waardering cliënten, medewerkers. Risicoinventarisaties

LA X

X Directie

X X

Datum

Tijd

22.04.’14 22.04.’14

9.00 uur 9.15 uur

Afdeling Opening. Bezoek KDV De Witte Vlieger Gesprek met Pedagogisch medewerksters, MOG’er.

Additionele informatie Afstemming en eventuele restpunten dag 1               

22.04.’14

11.00 uur

Gesprek met leidinggevende van De Witte Vlieger

         

22.04.’14

12.00 uur

Lunch

22.04.’14

12.30 uur

Directie

 

        14.00 uur

IFO.OPS.313 11.01.2012

Rapportagetijd

X X

X

X

   

22.04.’14

Pedagogisch beleid Welbevinden Uitvoering dienstverlening Accommodatiebeleid, functionele inrichting, middelen en materiaal Afwijking in de dienstverlening Corrigerende en preventieve maatregelen Werkinstructies en richtlijnen/uitvoering dienstverlening Intake Informatievoorziening aan ouders Omgaan met privacygevoelige gegevens Veiligheid van het kind Voedselhygiëne Calamiteiten Welbevinden kinderen Afwijkingen in de dienstverlening ( klachten, fouten, afwijkingen, ongevallen) Interne en externe communicatie Inkoop/diensten door derden Kwaliteitsmanagementsysteem. In- en externe communicatie en ketenpartners. Accommodatiebeleid Personeelsaansturing, roostering KPI’s, meten,analyseren, verbeteren. Afwijkingen in de dienstverlening Waardering cliënten, medewerkers. Risicoinventarisaties

LA

Document beoordeling Ontwikkelingen, Beleid en Organisatie. Missie, visie, beleid en doelstellingen. Directieverantwoordelijkheid. Prospectieve risico-inventarisatie Kwaliteit man. Systeem. In- en externe communicatie en ketenpartners. KPI’s, meten, analyseren, verbeteren. Afwijkingen. Waardering cliënten, medewerkers. Plaatsing en planning, receptie en P&O. De huishoudelijke dienst. Marktontwikkelingen. KTO en MTO. OR en OC

X

X

A


Datum

Tijd

22.04.’14

14.45 uur

22.04.’14

15.00 uur

Afdeling Afsluiting met directie en kwaliteitsmanagement Einde audit. Vertrek auditor

Additionele informatie Terugkoppeling en conclusie. Afspraken volgende audit.

Voor eventueel te bezoeken (neven)vestigingen, zie 5.3.

IFO.OPS.313 11.01.2012

LA X X

A


6 Beoordeling van de implementatie 6.1

Rubriek 1

Afspraken over de dienstverlening. Implementatie





 



 

Bij de afdeling plaatsing en planning komen de aanmeldingen van de ouders binnen. Het overgrote gedeelte meldt de kinderen aan via het internet. Op de site van Heyendael zijn de nodige formulieren aanwezig. Deze kunnen direct worden ingevuld en verstuurd. Van de organisatie krijgt men direct een ontvangst bevestiging teruggestuurd. Hierin wordt vermeld dat het formulier wordt door gestuurd naar de afdeling plaatsingen. De functionaris stuurt ook een ontvangstbevestiging en legt daarin de procedure verder uit. Zij maakt de nodige velden aan in het programma de Nanny. Er wordt een aanbod gedaan aan de ouders waarbij men rekening houdt met de wens van de ouders. Bij het aanbod doet de organisatie het verzoek om binnen 5 dagen te reageren. Als de ouders niet reageren dan wordt er gebeld en gevraagd of er iets niet duidelijk is. Als het aanbod wordt geaccepteerd dan wordt er een contract opgemaakt. Dit contract gaat naar de ouders met de nodige informatie. Een infopakket wordt met het contract meegestuurd. In het informatie boekje staat een schat aan informatie voor de ouders. o Geschiedenis o Ligging en accommodatie o De organisatie o Raad van toezicht • De dagelijkse leiding • De pedagogisch medewerkers en medewerker ondersteuning groepen • Stagiaires o Vestigingen en groepen o Vestigingen • Groepen • Kikkersprong • Torteltuin o Interne afspraken o Wijziging van dagdelen • Extra dagdelen • Beëindigen van de o Kinderopvang • Huisregels voor ouders o Kennismaking o Aannamegesprek • Kennismakingsgesprek • Wennen op het kinderdagverblijf o De dagelijkse gang van zaken o Dagindeling • Voeding • Snoepen en traktaties • Kleding • Slapen • o Ziekte van een kind • Communicatie • Luiers o Openingstijden en telefonische bereikbaarheid o Openingstijden • Telefonische bereikbaarheid o Pedagogische visie en ouderbetrokkenheid o Pedagogisch beleid • Reggio • Betrokkenheid van de ouders • Oudercommissies o Kwaliteitszorg en wettelijke regelingen o Privacy • Anti discriminatie code • Protocol kindermishandeling • o Klachtenregeling • Verzekeringen o Financiën o Betalingsregels Als het contract getekend terug komt dan wordt er een afspraak gemaakt door de planningsfunctionaris en het vestigingshoofd. Het vestigingshoofd doet het intake gesprek. De planningsfunctionaris geeft de afspraak door aan de ouders en draait een kindkaart met gegevens uit voor het vestigingshoofd. Het vestigingshoofd geeft de ouders de verdere informatie aan de hand van de checklist aannamegesprek en neemt de gegevens door en vraagt de ouders de kindkaart te ondertekenen. De kindkaart wordt naar de groep gestuurd zodat de medewerkers weten wie er gaat komen en welke gegevens er daarbij nodig zijn. De opstelling van de jaarrekening 2011 is uitbesteed en het jaarverslag is geschreven door de directeur. Deze zaken zijn besproken in het gesprek met de directeur.

Bewijzen: IFO.OPS.313 11.01.2012




   

Controle 1

Binnenkomst aanmelding kindje van ouder A.R.-K. op 11-06-2012. Bevestigingsbrief ouder V.S.12 juni 2012. Aanbod naar ouder B.S. 12 juni 2011. Daarna vele mails over en weer en vragen over het verschuiven van de ingangsdatum. Uiteindelijk mail op25 en 26-03-2012 met de definitieve datum van 01-07-2012. Contract is verstuurd met info pakket op 22-12-2011. Informatie pakket bestaande uit: o Begeleidende brief van de directeur. o Informatieboekje. o Algemene voorwaarden MO groep plus aanvulling. o Huishoudelijk reglement. o Pedagogisch beleid Heyendael. o Machtigingsformulier o Kindkaart. o Algemene folders over:  Slapen,  Huilen,  Overprikkeling en motorische ontwikkeling. Kinderopvang Heyendael informatie boekje najaar 2011 Contract ouder MJ. van M. getekend op 04-05-2012. Uitnodigingsmail naar ouder N. v S. voor gesprek vestigingshoofd gestuurd op 0912-2010. Kindkaarten in de diverse kinddossiers. Jaarbericht aan de Raad van Toezicht met de inhoud: o Jaarverslag 2011. o Jaarrekening 2011. o Overige gegevens: o Accountantsverklaring opgesteld door VWG Nijhof registeraccountants dhr. Th. Verwoert RA op 15 maart 2012. o Getekend door de directeur bestuurder Mevr. L. Diederen. o Goedgekeurd door de RvT d.d. 22 maart 2012. Afzonderlijk getekend door de 5 leden.

Afwijkingen: Geen, aan de eisen van deze paragraaf wordt voldaan.  Processen worden gemeten en geanalyseerd. Een belangrijk instrument hiervoor is het jaarplan dat jaarlijks per vestiging wordt opgesteld en waarin jaardoelstellingen en indicatoren zijn opgenomen.  Kindgerichte risico’s worden tijdens de contractfase, het aannamegesprek en kennismakingsgesprek met ouders afgestemd, geregistreerd en ondertekend. Afspraken zijn op de groepen via een kaartenoverzicht aan de wand inzichtelijk. Tussentijdse actualisatie geschiedt tijdens de oudergesprekken. Voor wat betreft de regulieren toestemmingen (met name afwijkende niet verleende toestemmingen) zou de inzichtelijkheid op de groep meer transparant kunnen.  Richtlijnen conform wet BIG zijn geformuleerd, voor een niet onder de scope van het certificaat vallende opvangvorm waar extra zorg wordt geboden kunnen voorbehouden handelingen voorkomen. In dit geval is de bekwaamheid t.a.v. het uitvoeren van voorbehouden handelingen wel aantoonbaar d.m.v. een bekwaamheidsverklaring. T.a.v. medicijntoediening (geen voorbehouden handelingen) verleent de ouder toestemming via een overeenkomst gebruik geneesmiddelen, registratie van toediening vindt plaats.  Evaluatie van ketenpartners: de directie heeft deelgenomen aan een samenwerkingsvorm van directeuren in de kinderopvang en o.a. presentatie over Vier op een Rij gegeven. De directie heeft meegewerkt via tevreden.nl om een vragenlijst m.b.t. ketenpartners te integreren. Inmiddels is dit tevredenheidsonderzoek voor Heyendael uitgevoerd. Resultaten zijn ingezien.  Prospectieve risico-inventarisatie: er zijn werkgroepjes (vestigingshoofden, pedagogisch medewerkers en MOG-ers) geformeerd onder leiding van de preventiemedewerker, op ieder hoofdstuk van het handboek zijn nu de risico’s geïnventariseerd. Bevindingen zijn gerapporteerd via de inventarisatie Prospectieve risico-inventarisatie Beleid en Veilig-

IFO.OPS.313 11.01.2012


heid. Bewijzen:  Jaarplan Heyendael 2013 inclusief doelstellingen voor de diverse afdelingen. De vestigingen maken een vestigingsjaarplan. Tussentijdse evaluatie is gepland voor de zomer. In november wordt tijdens de jaarlijkse evaluatiedag de diverse analyses beoordeeld t.b.v. de directiebeoordeling. Voor 2013 is voor de eerste ker een dergelijke opzet gemaakt.  Jaarplan Blauwe Vlieger 2013 incl. doelstelling VIB voor 5 medewerkers, doel 2013 vanuit MTO t.a.v. communicatieverbetering, doelstelling kindermishandeling casussen  Evaluatie kwaliteitssysteem over 2012 Blauwe Vlieger t.b.v. directiebeoordeling) inclusief analyses en evaluaties m.b.t. KTO, pedagogische aanpak (ontwikkelingsgericht werken), fobo’s etc.  Rapportage Evaluatie Samenwerking Netwerkpartners Kinderfysiotherapie Thom, Maartenskliniek en Maartensschool 2013. De resultaten zijn goed, ervaringen in de samenwerking worden als goed ervaren. De totaalanalyse moet nog worden uitgevoerd en verwerkt worden in verbetermaatregelen.  Prospectieve risico-inventarisatie Beleid en Veiligheid, RIE Aanname 15 januari 2013  4.20 Wet BIG  Uitv1 WI 18 Richtlijnen Ziekte 12.4.2011 inclusief medicijnen en zelfzorgmiddelen  Overeenkomst gebruik geneesmiddelen B.O. 2.4.2013 Apenrots  Formulier Logboek 22.4.2013 Apenrots, medicijn Z.A. en overeenkomst gebruik geneesmiddelen 22.4.2013  Overeenkomst gebruik geneesmiddelen S.W.B. 22.4.2013 Kiekeboe  Bekendheid met bijzonderheden voeding, verzorging, ziekte etc.  Kindkaart R.d.W. 16.4.2013 en aannamegesprek 16.4.2013 inclusief toestemmingen  Formulier Kennismakingsgesprek R.d.W. besproken risico bindweefselziekte  Kindkaart, aannamegesprek en kennismakingsgesprek A.K. 1.3.2013 Gele Vlieger 0-3  Kindgerichte risico’s A. (geen vlees, suiker) en S. (FNA zalf) 3+ groep Blauwe Vlieger Afwijkingen: Geen, aan de eisen van deze paragraaf wordt voldaan. Controle 2

6.2

Rubriek 2

Uitvoering van de dienstverlening. Implementatie





IFO.OPS.313 11.01.2012

De observaties worden door de PM’ers uitgevoerd en de ingevulde observaties zijn in de kinddossiers aangetroffen. De PM’ers gebruiken voor de planning van de gesprekken de planningslijsten en de overzichtslijsten waarop wordt aangegeven welke kinderen zijn geobserveerd en wanneer. Op die wijze houden de PM’ers overzicht over de gehele observaties van de totale groep. Aangezien een groep van 12 kindplaatsen wel kan bestaan uit 40 kinderen is dit een goed middel voor de PM’ers. Onderling kan men dan goed volgen wie al kinderen heeft geobserveerd. De kinderen worden in de organisatie Heyendael niet toegewezen aan een bepaalde PM’er die dan een soort mentor is. De groepsleden hebben ervoor gekozen de observaties van kinderen te laten rouleren. De communicatie is vastgelegd en er zijn met een vast gelegde frequentie vergaderingen en bijeenkomsten tussen de verschillende professionals. Ook vergaderen de verschillende OC’s met de vestigingshoofden en de overkoepelende oudercommissie de COC vergadert met de directeur. De OC’s hebben taken die in de wet zijn vastgelegd gedelegeerd naar de COC. De directeur heeft een regelmatig overleg met de vestigingshoofden en dat kan in groepsverband het MT zijn of één op één gesprekken. Van de één op één gesprekken worden actielijsten bijgehouden. Van de vergaderingen worden verslagen gemaakt. De directeur heeft met de OR de overleg vergaderingen. In deze bijeenkomsten worden vanzelfsprekend de zaken besproken die ook in de wet worden genoemd, maar ook andere zaken van Heyendael kunnen aan de orde komen.

Kinderopvang Heyendael Opdrachtnummer: 6961/5 Blz. 18 van 34 







De kinddossiers zijn op de groepen aanwezig en worden opgeborgen in afsluitbare kasten. De opbouw van het kinddossier begint met de kindkaart die door de afdeling plaatsing en planning naar de groepen wordt gestuurd. Op de kindkaart kan men aankruisen als de ouder niet wil dat het kind wordt gefotografeerd. Is er niets aangekruist dan gaat de organisatie er vanuit dat het kind wel op de foto mag. In alle dossiers die er zijn ingezien waren de handtekeningen van de ouders en daar waar nodig van de PM’ers aanwezig. De ouders die een ouder gesprek wensen kunnen dit kenbaar maken op de intekenlijst en zij tekenen ook het formulier als er een gesprek is geweest Op de kindkaart staan ook de bijzonderheden die een kind heeft zoals een allergie. Deze bijzonderheden hangen ook op een whitebord aan de wand. Per kind staan de volgende gegevens vermeld: o Naam. o Foto van het kind. o Bijzonderheden eten. o Slaaptijden. o Toilet gebeuren. o Foto ouders. o Overig. Op dit bord wordt door de pedagogisch medewerkers dagelijks een papieren dagverslag gehangen eventueel aangevuld met foto’s. Ouders ontdekken zo hoe de sfeer op de groep is, hoe de verschillende contacten zich ontwikkelen en wat er zoal gebeurt. Af en toe wordt er over een kind individuele informatie opgeschreven. Bij het ophalen van het kind is dit verslag te lezen. Ook heeft het bord de functie voor invalkrachten die kunnen ook direct zien wat zij met het kind kunnen en moeten. Het L-K-R wordt door de leidsters zelf bewaakt zij weten dat elk kind een waarde wordt toegekend en dan is het heel gemakkelijk om te zien hoeveel leidsters er op de groep moeten staan. Tijdens de interviews werd verteld dat er altijd met plaatsing en planning kontact kan worden onderhouden, want die bewaken ook het L-K-R . Om alle klanten goed te kunnen bereiken geeft de organisatie ook nieuwsbrieven uit. Nieuwsbrieven per locatie en nieuwsbrieven vanuit de en voor de gehele organisatie.

Bewijzen:  Jaarplanning 2012 van de observaties van de Gele Vlieger. Op het overzicht ingevuld Kind N. geobserveerd in Januari 2012 en besproken met de ouders op 06-02-2012. Kind S observatie maart 2012 en besproken met ouders op 01-06-2012.  Groepsoverleg bij de Gele Vlieger met kindbespreking 23-04-2012 en overleg 01-122011 en 14-02-2012. Bij de tweede groep een Planning van 2012. Groepsoverleg verslag van 26-04-2012 met bespreking kind L. Afspraken gemaakt over de observaties Groepsoverleg op de Gele Vlieger juni 2012 met de kindbesprekingen van vier kinderen. Groepsoverleg Groen Vlieger 23-06-2011 en de verslagen van 29-02-2012, 03-042012, 17-04-2012 en 04-06-2012. Aktielijsten van de hoofden met de directeur van de Blauwe Vlieger van januari 2012 tot heden. Aktielijst van de Groene Vlieger tot heden. OC vergadering Gele Vlieger 02-02-2012. o Gesproken over de aanmelding en de bezetting van de Gele Vlieger. De PR van Heyendael en de ontwikkelingen binnen de gemeente. Vergadering OC Gele Vlieger 02-03-2012. o De onderwerpen die zijn besproken zijn Veranderingen Personeel, vertegenwoordiging naar de COC en het KTO. OC vergadering van de Groene Vlieger 01-06- 2011. o Verbeterplannen n.a.v. het tevredenheidsonderzoek. o Het zomerfeest. OC vergadering van de Groene Vlieger 17 januari 2012. o Oproep voor extra leden voor de OC o Parkeren. o Inrichting van de tuin. IFO.OPS.313 11.01.2012




  

o De opzeggingen en de consequenties. Verslag van de COC vergadering 2 februari 2012. o Tevredenheidsonderzoek. o De bezetting. o Gemeentelijke ontwikkelingen. o Ouderavond o Punten uit de OC’s per vestiging. Verslag van de COC 5 april 2012. o Financiën. o Voorstellen van de directie uit het tevredenheidsonderzoek. o Opendag. o Ouderavonden OV 6 maart 2012. o PR. o Opendag. o OR verkiezingen. o Begroting Heyendael. OV verslagen van 03-09-2011 met bespreking van het scholingsplan. 04-10-2011 opnieuw is het scholingsplan besproken. 13-12-2011 bespreking van de taakuren. Kinddossier H.F. met formulier voor borstvoeding, kindkaart, toestemmingsverklaringen getekend 01-02-2012 Kinddossier met kindkaart en toestemmingsverklaringen, observaties en vragenlijst voor de PM’ers en formulier getekend tijdens het oudergesprek 14-05-2012. Kinddossier Thijs juni 2012 de observatie en 4 juni de groepsbespreking. De ingevulde vragenlijst wordt vandaag om 16.00 uur besproken. (stond in de agenda) Medicijn verklaring ingevuld en ondertekend door de ouders februari 2012. Kinddossier van R.B. met kindkaart, formulier borstvoeding 16-04-2010, observatie april 2012 besproken 01-05-2012. Kinddossier S.K. met kindkaart, vragenlijst 12-04-2010 Observaties van april 2010 tot mei 2012. Bord met alle kinderen en de bijzonderheden op elke groep zichtbaar opgehangen. Lijst met de waarde van de kinderen bij de afdeling plaatsing en planning Nieuwsbrief van de Witte Vlieger met de inhoud april 2012: o Samenvoegen van groepen met behoud L-K-R en bekende PM’ers voor de kinderen. o Oproep om een kwaliteitsformulier in te leveren. November 2011: o Oproep om in de OC te gaan zitten. Juli 2011: o GGD inspectie. o Externe audit. o Ontruimingsoefening. o Nieuws uit de oudercommissie. Gele Vlieger nieuws voor personeel week 20 in 2012. o Nieuws uit de interne audit. o Ontruimingsoefening. Voor ouders april 2012, o Aankondiging van de verschillende activiteiten. o Personeelszaken. o Vragen en opmerkingen voor de ouders. Nieuwsbrieven van 24-03-2011, 27-06-2011, 26-09-2011 en 04-11-2011. Nieuwsbrief Heyendael voorjaar 2012 voor het totaal. o Klanttevredenheidsonderzoek en de uitkomsten. o Nieuws van Heyendael. o Het programma van de opendag van Heyendael.

Afwijkingen: Geen, aan de eisen van deze paragraaf wordt voldaan. IFO.OPS.313 11.01.2012


Controle 1





  

    

Ouders/verzorgers kunnen zich online inschrijven via de website, er volgt automatisch een bevestiging van inschrijving vanuit het systeem. De inschrijving wordt in planningssysteem Nanny automatisch op de wachtlijst geplaatst. Indien een plaatsing mogelijk is, wordt een aanbod gedaan (telefonisch of schriftelijk). De algemene voorwaarden zijn op de website inzichtelijk maar worden ook meegestuurd met de plaatsingsovereenkomst. Tot 1 maand voor plaatsing kan kosteloos geannuleerd worden. De ouders ontvangen een plaatsingsovereenkomst en kindkaart waarop zij specifieke bijzonderheden kunnen aangeven. Na ondertekening van de plaatsingsovereenkomst wordt een afspraak gemaakt voor een aannamegesprek. Het aannamegesprek wordt door het vestigingshoofd gehouden. Hierin wordt de kindkaart nogmaals gecontroleerd en worden verdere zaken afgestemd. Na het gesprek wordt de kindkaart wederom in het systeem bijgewerkt door de medewerker Planning & Personeel. Op de groep worden de wenafspraken gemaakt. De medewerker Planning & Personeel rapporteert maandelijks over de bezettingscijfers er zijn echter geen specifieke inhoudelijke doelstellingen voor deze functie bekend bij de medewerker. De opvang is in lijn met het pedagogische beleid, voor alle opvangvormen is een pedagogisch werkplan beschikbaar. Protocollen en instructies zijn hierop geënt, medewerkers hebben inhoudelijk voldoende kennis van het werkplan, de protocollen en instructies en voeren activiteiten in de praktijk conform de betreffende documenten uit. V.w.b. de opvangvorm 3+ / Kikkersprong is hier tijdens deze controleaudit extra aandacht besteed. Registraties m.b.t. het verloop van de opvang en overdracht van en naar ouders zijn inzichtelijk via het overdrachtsschrift, dagverslagen en logboeken. Er wordt themagericht gewerkt door middel van organisatiebrede themaweken. Daarnaast is er ruimte voor spontane activiteiten vanuit de pedagogisch visie van de organisatie. Aan- en afwezigheidsregistratie vindt plaats d.m.v. logboek en aan de hand van maandoverzicht bezetting. Werkwijze m.b.t. roosteren is geverifieerd. Op basis van groepsplanning (kindaantallen) wordt het BKR bewaakt, de medewerkers zijn ook zelf op de hoogte van de ratio’s en denken mee. Observaties worden jaarlijks uitgevoerd, conform een planningsoverzicht op de groep. Resultaten worden teruggekoppeld aan de ouders/verzorgers tijdens een oudergesprek. e V.w.b. de 3+ groepen wordt de 1 observatie uitgevoerd 6 maanden na komst op de groep, voordat het kind naar de basisschool gaat wordt een oudergesprek gehouden Ontwikkelingsgericht volgen van de kinderen wordt nu nog niet gedaan, momenteel is de organisatie zich hierop aan het oriënteren. De pilot start nu t.a.v. peuterarrangementen (verplichting vanuit gemeente).

Bewijzen:  Uitv1 WI2a Dagelijkse overdracht, overgang basisschool en afscheid (Kikkersprong) 24.2.2013  Eval1 FO7 Boekje Overdrachtsrapportage  PRO 1.2 Aanbod, plaatsing, verloop en mutaties  Peutergroep aanbod Kikkersprong en peutergroep/arrangementen info per 1.1.2013 (website)  Inschrijving online E.K. 9.4.2013 en J.L. 31.3.2013  Verwerking in planningssysteem en inschrijving in Nanny v.w.b. baby R. 16.11.2013 ingepland.  Plaatsingsovereenkomst 11.4.2013  Uitnodiging en plaatsingsovereenkomst en contract K.R. 26.4.2012  Getekende plaatsingsovereenkomst F.J. 20.03.2013, machtiging en kindkaart F.J. getekend door ouder. De kindkaart vormt een onverbrekelijk geheel met de overeenkomst.  Kindkaart S.O. getekend door ouder en vestigingshoofd incl. afspraken met ouder A.A., gegevens worden vervolgens door planning weer overgenomen in Nanny, echter de IFO.OPS.313 11.01.2012


                  

 

medewerker Personeel en Planning geeft hieraan een eigen interpretatie (bijv. ‘ik vind het belangrijk dat hij Nederlands leert’ wordt niet overgenomen, medische bijzonderheden wel). Tekenbevoegdheid van medewerker Personeel en Planning is opgenomen in parafenlijst. Kindkaart A.B. en formulier Kennismakingsgesprek (let op: voor A.B. niet ondertekend door de ouders, hierop staat bijvoorbeeld wel dat zij geen toestemming geven voor buitenslapen) Formulier Kennismakingsgesprek F.O.N. (Apenrots) Formulier voor Aannamegesprek A.B. 1.2.2013 inclusief toestemming voor uitstapjes Brakkensteinpark, foto/video’s intern gebruik, gebruik naam in logboek, adresgegevens op adreslijst ouders Richtlijnen afgekolfde moedermelk/thuisbereide voeding, warme maaltijd 19.02.2013 F.O.N. (zie opmerking m.b.t. temperatuur warme maaltijd) Heyendael pedagogisch beleid en pedagogisch werkplan Gele Vlieger 2013 inclusief dagindeling Kikkersprong (nieuwe 3+ groep). Overdrachtsschrift Apenrots vanaf 15.1.2013 Standaardrooster Planrad Weekplanning week 17 2013 Dagverslag 21.4.2013 inclusief uitgeschreven competenties en ontwikkelingen (Kikkersprong) Aanwezigheidsregistratie in logboek 23.4.2013 Kiekeboe Maandoverzicht bezetting groepen april 2013 Richtlijn afgekolfde moedermelk en thuisbereide voeding R.d.W. 10.4.2013 Formulier Wengesprek M.K. 22.4.2013 Overeenkomst gebruik geneesmiddelen A.K. 10.4.2013 Logboek (registratie toediening geneesmiddelen) 15.4.2013 Overdrachtsschrift Gele Vlieger t/m 22.4.2013 Pedagogisch Werkplan Gele Vlieger 2013 Observatie welbevinden Apenrots:  Vragenlijst ouder en uitnodiging B.J. 5.2.2013  Observatielijst groep B.J. februari 2013  Oudergesprek 12.2.2013 en controle kindkaart  Kindbespreking in groepsoverleg  Planningslijst kindbesprekingen januari – december 2013 en registratie van uitvoering en oudergesprek op planningslijst Apenrots Planningslijst kindbespreking n.a.v. observaties welbevinden, vragenlijst ouder, oudergesprek v.w.b. L. en L.W. observatie 16.1.2013 en oudergesprek 5.2.2013 Notulen groepsoverleg inclusief kindbespreking 11.09.2012 Gele Vlieger

Afwijkingen: Geen, aan de eisen van deze paragraaf wordt voldaan. Controle 2

6.3

Rubriek 3

Meten, analyseren en verbeteren. Implementatie



   IFO.OPS.313 11.01.2012

De interne audit is gehouden en dit wordt door de interne auditoren van Heyendael uitgevoerd. Een van de vestigingsmanagers maakt de planning voor de interne audit en bewaakt het gehele proces. De verificatie zal plaats vinden in juli. Gesteld kan worden dat de audit de nodige diepgang heeft gehad Een aantal opmerkingen uit het auditverslag van de Groene Vlieger is gevolgd en een de acties zijn afgehandeld zoals o.a. het gebruik van het formulier voor de warme maaltijden. Ook bij de Gele Vlieger zijn er twee geconstateerde afwijkingen, zoals vermeld in de audit rapportage, gevolgd. Deze waren op een juiste manier afgehandeld De Fobo’s worden door de vestigingshoofden afgehandeld en dat gebeurt op een cen-






trale plaats in de PC op het netwerk waar elk vestigingshoofd bij kan komen. Deze registratie is gemaakt op hoofdlijnen. Een tweetal registratie zijn gevolgd en vergeleken met de papieren registraties die altijd worden gemaakt. De organisatie houdt jaarlijks een KTO. Zij is van mening dat er dan voldoende input vanuit de ouders komt. De exit gesprekken zijn niet aangetroffen. In het verleden bleek de respons van een exitgesprek erg laag te zijn. Het KTO is uitbesteed aan de organisatie Tevreden.nl. Het is nu mogelijk om opnieuw een exit onderzoek te houden en de organisatie onderzoekt of dit mogelijk is vanwege de kosten die dit met zich meebrengt. De GGD controle is geweest en de opmerkingen van de GGD zijn verwerkt en besproken met de teamleden van de diverse teams. Opmerkingen zijn gemaakt bij de vorige inspectie van de GGD en daarna zijn de actieplannen en andere opmerkingen opgelost.

Bewijzen:  Verslag van de evaluatie interne audit 01-06-2012 met de afspraak om in juli de opvolging te checken. Registratie van de afhandeling in de PC vestigingshoofden. Verslag interne audit De Blauwe Vlieger 1 november 2012. Verslag van de interne audit bij de MOG 20-10-2011.  Verslag van de Groene Vlieger 16-04-2012. Formulier warme maaltijden mei- juni 2012 bij de MOG van de Gele Vlieger.  Verslag interne audit De Gele Vlieger 19-04-2012.  Papieren registratie ontbreken van een kindkaart 07-06-2012 Afgehandeld Vastgezette tafelpoot 28-02-2012 Afgehandeld.  De uitkomsten en resultaten van het KTO 2011 met een respons van 37,9 tot 59,40% en een gemiddeld cijfer van de ouder s is 8.2. Het cijfer van de ouders is t.o.v. 2010 met 0.3 gestegen  Actieplan/plan van aanpak Gele Vlieger november 2011 voor RIV en RIG. Plan van aanpak besproken in teamvergadering 21 januari 2012 Teamoverleg Groene Vlieger met onderwerp RIV en RIG 20-03-2012.

Controle 1

Afwijkingen: Geen, aan de eisen van deze paragraaf wordt voldaan.  Klachten worden geregistreerd op een kwaliteitsformulier en aan het vestigingshoofd gegeven. Het vestigingshoofd neemt contact op met de ouder/melder, bespreekt en neemt maatregelen en checkt tevens of de ouder tevreden is met de afhandeling. Organisatiebrede of belangrijke klachten dienen in het MT gemeld te worden. De kwaliteitsformulieren worden na afhandeling in en centraal overzicht geplaatst. Voor wat betreft de kwaliteitsformulieren is de terugkoppeling aan de ouders zichtbaar.  Fouten en (bijna)ongevallen) worden op een zogenaamd Fobo-formulier geregistreerd. De terugkoppeling aan de ouder maakt geen onderdeel uit van de registratie op het betreffende formulier, in de praktijk gebeurt dit wel.  In het MT staat het onderwerp kwaliteit en veiligheid standaard op de agenda, tendensen en opvallende of organisatiebrede aspecten worden in het MT behandeld.  Klanttevredenheidsonderzoek wordt jaarlijks doorgevoerd en mondt uit in verbeterplannen voor de vestigingen en de organisatie.  Exitgesprekken: er wordt een eindgesprek gehouden bij de 3+ groepen, dit is echter gericht op de kinderen. Aangezien vanuit de exitgesprekken met ouders nauwelijks input voor verbetering kwam en het lastig bleef om evaluaties retour te krijgen, heeft de organisatie besloten om voor een jaarlijks klanttevredenheidsonderzoek te kiezen. Bewijzen:  Jaarverslag klachten 2012, er zijn geen klachten via de externe klachtencommissie gemeld.  Overzicht kwaliteitsformulieren 2013  Fobo 10.4.2013 L.V. (knie vast tussen spijlen evacuatiebed) afgehandeld 11.4.2013, was ook reeds op 11.09.2012 voorgekomen. Bedje onderzocht, voldoet aan eisen, nu individuele maatregelen genomen.  Kwaliteitsformulier 23.1.2013 N.K. (kind vlees gekregen tegen afspraak ouder in), be-

IFO.OPS.313 11.01.2012


  

sproken in teamoverleg. Fobo 24.1.2013 J.S. klem zitten in buis nieuwe podium, afgehandeld 25.1.2013 en besproken teamoverleg 31.1.2013 Kwaliteitsformulier 28.09.2012 i.v.m. onrust vanwege veranderingen en onzekerheden leidsters afgehandeld 11.10.2012 Tevredenheidsonderzoek Gele Vlieger januari 2013 incl. actieplan. Klanttevredenheidsonderzoek is via Tevreden.nl uitgevoerd. Actieplan met verbeterpunten Gele Vlieger. Totaalresultaat t.o.v. 2011 (15.1.2013) voor Gele Vlieger gedaald, oorzaken zijn onderzocht en meegenomen in verbeterplan.


6.4

Rubriek 4

Beleid en kwaliteitsmanagementsysteem. Implementatie



 





De organisatie heeft met een aantal samenwerkingspartners een checklist voor de samenwerkingspartners in voorbereiding. Op deze checklist staan de onderdelen benoemd met een bepaald niveau. Zo benoemt men doelen met toevoeging: concreet, overeenstemming en prioriteiten. Men kan vervolgens een waardeoordeel toekennen zoals: redelijk, goed en of slecht. Daarnaast worden genoemd: strategie, taken/actoren, inhoud, structuur, achterban, klimaat, procedures en algehele conditie. Daarachter steeds weer opnieuw een gradatie aangegeven. Over deze onderdelen kan men de uitspraak doen. Op deze wijze weten samenwerkingspartners hoe een project of samenwerkingsonderdeel wordt gewaardeerd. De samenwerking met de verschillende samenwerkingspartners is in het afgelopen jaar ook verstevigd. De ontwikkelingen zijn in het gesprek met de directie besproken. Het huidige beleid en de ontwikkelingen van beleid door de rijksoverheid zijn met de directeur besproken. Het eigen beleid van Heyendael met de nodige aandachtspunten passeerde in het gesprek. De jaarplannen van Heyendael zelf en van de afzonderlijke Vliegers zijn besproken. De jaarplannen zijn allen op dezelfde manier opgebouwd en hebben zes onderdelen die zijn beschreven. Dit zijn: o Het thema. o Het doel. o Actie (hoe bereik je het resultaat). o Resultaat. o Planning. o Evaluatie. Er zijn in 2012 geen klachten binnengekomen die door zijn gespeeld naar de klachten commissie. Enkel opmerkingen van ouders over de communicatie van de veranderingen op de groep en een andere inzet van het personeel. Dit is door de organisatie opgepakt en in de extra nieuwsbrieven toegelicht. De directiebeoordeling is met de directeur besproken. De verschillende onderdelen zijn in de diverse gesprekken besproken en staan verwoord bij de andere hoofdstukken. Er kan worden gesteld dat de directiebeoordeling met de nodige diepgang heeft plaatsgevonden. Het belangrijkste onderdeel op dit moment is de wil en de noodzaak om te overleven in deze tijd van teruggang in kinderaantallen. Er wordt naarstig gezocht om de bedrijfsvoering gezond te maken en te houden.

Bewijzen:  De notitie: Onderhoud van het netwerk. Checklist voor samenwerkingspartners: onderhoudsbeurt  Verenigde Organisatie Nijmeegse Kinderopvang staat op de kaart. De samenwerking binnen 4 op een rij krijgt nadrukkelijk vorm. Maartenschool, Maartenskliniek, Driestroom, THOM en Heyendael.  Beleid en Doelstellingen met aandacht voor: IFO.OPS.313 11.01.2012

Kinderopvang Heyendael Opdrachtnummer: 6961/5 Blz. 24 van 34 o Maatschappelijke betrokkenheid. o Kwaliteitsbeleid o Prospectieve risico inventarisatie. Jaarplannen van de diverse vliegers met als onderdelen: o Pedagogiek. o Personeel. o Ouders. o Vestiging. Jaarplan 2012 van de organisatie en beschrijft naast de onderdelen zoals de Vliegers nog de onderdelen: o Stagebeleid. o Financien. o Producten o Informatie voorziening. o Kwaliteit. o Facilitaire zaken. o Externe ontwikkelingen.  

Controle 1

Klachten 2012 met vooral opmerkingen over de veranderingen op de groep waar ouders te weinig vanaf wisten Evaluatie Kwaliteitsmanagementsysteem 2011-2012. De imput voor de evaluatie van het KMS: o Evaluatie KMS De Gele Vlieger. o Evaluatie KMS De Groene Vlieger. o Evaluatie KMS De Witte Vlieger. o Evaluatie KMS De Blauwe Vlieger.

Afwijkingen: Geen, aan de eisen van deze paragraaf wordt voldaan.  De intern audits worden uitgevoerd door een team van interne auditoren binnen de organisatie. In 2013 heeft ook de externe adviseur hierbij ondersteuning gegeven. Er is een complete auditplanning aanwezig over een periode van drie jaar, in dit tijdsbestek wordt het gehele normbereik geauditeerd. Van de interne audits worden auditrapportages gemaakt, de aanbevelingen en afwijkingen worden in een separaat overzicht geplaatst. De verificatie wordt uitgevoerd door de auditoren zelf, deze koppelen terug aan de kwaliteitsverantwoordelijke. De kwaliteitsverantwoordelijke rapporteert aan de directie m.b.t. de resultaten en opvolging. Er wordt inmiddels strakker gestuurd op de afhandelingstermijn aangezien tijdens de evaluatie in de directiebeoordeling is vastgesteld dat dit te lang duurde; hiervan is een kwaliteitsdoelstelling geformuleerd. De interne audits hebben een goede diepgang.  De directiebeoordeling bevat een evaluatie van de kwaliteitsdoelen 2012 en een evaluatie van de metingen per HKZ rubriek, vereiste elementen conform HKZ komen aan de orde waarbij een verbeteringsmogelijkheid is gesignaleerd t.a.v. evaluatie van weten regelgeving en ouderparticipatie. De directiebeoordeling is van een goede diepgang. Verbetermaatregelen worden gesignaleerd en vormen input voor de jaardoelen.  Interne en externe communicatiestructuur is beschreven en geverifieerd. Verslaglegging is actueel en mondt uit in actiepunten.  Voor wat betreft ketenpartners zie onder rubriek 1.  Pedagogisch beleid is actueel en behelst o.a. in de pedagogisch werkplannen de nieuwe ontwikkeling t.a.v. groepswijziging (3+ groepen). Bewijzen:  Auditplanning 2011-2013. Audit is verlegd naar drie jaarlijkse cyclus waarbij dit jaar veiligheid als thema is meegenomen.  Blauwe Vlieger werkplanning 2011-2013 gerelateerd aan HKZ rubrieken, op deze wijze is een volledige interne audit t.a.v. de eisen gegarandeerd over een periode van 3 jaar.  Auditprocedure 4.23 Bel&Org. B&O 23 HB d.d. 29.08.2011  Auditrapportages interne audits 2013 08.03.2013 t/m 22.03.2013  Verslag overleg interne audit 03.08.2012 betreffende de opvolging van de interne audits

IFO.OPS.313 11.01.2012


        

in 2012 Overzicht afwijkingen en aanbevelingen intern audit Gele Vlieger 2012 (verificatie van corrigerende acties) Evaluatie kwaliteitsmanagementsysteem 2012 – plannen 2013 13 december 2012 KPI’s: met name uitkomsten KTO, met name op dit ogenblik gericht op de metingen en de uitkomsten. Pedagogisch werkplan Kikkersprong en nieuwe protocollen en instructies Teamoverleg notulen 31.1.2013 Gele Vlieger Agenda afgevaardigdenoverleg en notulen 16.4.2013 Gele Vlieger Groepsoverleg notulen groep Kiekeboe 7.3.2013 Nieuwsbrief Gele Vlieger MBA verslag 25.10.2012


6.5

Rubriek 5

Medewerkers Implementatie

  



De functioneringsgesprekken worden gehouden en deze worden uitgevoerd door de vestigingshoofden. De planning van de gesprekken die moeten worden gehouden is door de vestigingshoofden gemaakt en gedeeltelijk ook uit gevoerd. De nieuwe medewerkers worden aan de hand van een inwerklijst ingewerkt. Op de lijst worden de diverse onderdelen zichtbaar afgehandeld. De personeelsdossiers zijn overzichtelijk ingedeeld met de mogelijke onderwerpen: o Persoonsgegevens (ROOD)  Sollicitatiebrief plus CV.  Formulier persoonsgegevens  Kopie loonheffing  Diploma’s, eventuele getuigschriften  Kopie identiteitsbewijs  Bij buitenlandse werknemer: werkvergunning  Wijzigingen in de persoonlijke leefsfeer bv verhuizing  Opzegging.  Verklaring Omtrent Gedrag. o Contracten, overeenkomsten (ECRU)  Formulier: nieuw personeel.  Arbeidsovereenkomst.  Wijzigingen op de arbeidsovereenkomst.  Sleutelcontract.  Afspraken over reiskostenvergoeding. o Afspraken met de werknemer (BLAUW)  Einde proeftijd gesprek.  Functioneringsgesprekken.  Origineel aanvraagformulier tegemoetkoming studiekosten.  Loopbaanontwikkeling.  Verslagen in het kader van (ziekte)verzuimtrajecten. De risico inventarisatie is door de preventie medewerker gemaakt en deze is besproken met de medewerker van Arbonet.

Bewijzen:  Planning van de functioneringsgesprekken 2012 van de Groene Vlieger. Planning van de gesprekken door het vestigingshoofd van de Gele Vlieger. Functioneringsgesprekken aanwezig bij P en O van vier medewerkers van de Gele Vlieger. IFO.OPS.313 11.01.2012




Controle 1

Inwerklijst van Mevr. H.S 01-01-2011 Het personeelsdossier van de medewerker N. v A. is beoordeeld o Min max contract getekend op 24-11—2011. o Diploma’s SPW 3, EHBO o ID kaart. o Aanvraag VOG met de VOG 18 november 2009. o Reiskosten regeling was niet aanwezig in het dossier deze zit in het financiële archief en is wel geverifieerd. Risico inventarisatie Arbonet door dhr. Van Nispen op 03-01-2012 en besproken door dhr. H. v/d Welk op 03-01-2012

Afwijkingen: Geen, aan de eisen van deze paragraaf wordt voldaan.  Medewerkers krijgen jaarlijks een functioneringsgesprek in de vorm van een ontwikkelingsgesprek aangeboden, de bewaking van de gevoerde gesprekken is de verantwoordelijkheid van het vestigingshoofd. De werkwijze staat beschreven in procedure Pers2 FO 15 incl. opzet competentiegesprek met meetlatten en coachingprofiel van pedagogisch medewerker als handleiding.  De personeelsdossiers en de registraties in Planrad zijn ingezien. De inhoudsopgave voorin de personeelsdossiers wordt niet meer gebruik c.q. bijgehouden.  Voor alle functies zijn functieprofielen beschikbaar. Geverifieerd is het functieprofiel van de Medewerker Personeel & Planning aangezien dit een nieuwe functie (samenvoeging) betreft. De oude functieprofielen zijn echter nog niet verwijderd.  De beroepscode is vertaald naar ‘gouden omgangsregels’ en huisregels en wordt bij indiensttreding verstrekt, tevens voor alle medewerkers inzichtelijk.  Er is een opleidingsplan aanwezig, tijdens deze controleaudit is extra aandacht besteed aan pedagogisch georiënteerde deskundigheidsbevordering (Zevenzien) in verband met het pedagogisch beleid.  Het medewerkerstevredenheidsonderzoek is in 2012 uitgevoerd, verbeterpunten zijn vastgesteld en betreffen met name de communicatie.  Personeelsvertegenwoordiging is geregeld via de ondernemingsraad. Vastgestelde verslagen worden in de pauzeruimtes gehangen.  Met betrekking tot het personeelsproces zijn analyses voorhanden t.a.v. medewerkerstevredenheid, ziekteverzuim, klachten medewerkers – terugkoppeling door de vestigingshoofden naar directie is zichtbaar via de vestigingsevaluatie.  Met medewerkers die de organisatie verlaten worden exitgesprekken gehouden. Bewijzen:  Gouden omgangsregels Pers1 WI15 4.1.2008 (afgestemd op Beroepscode)  Huisregels Pers1 WI 16 4.1.2008  2012 studiedag Zeven Zien als pedagogische methodiek. Per vestiging zijn er plannen gemaakt om dit verder te implementeren met name gericht op het ontwikkelingsgericht werken. Uitwerking is zichtbaar in het pedagogisch werkplan (gezien Gele Vlieger 2013). Aandacht voor duidelijke termijnstelling (planning is in pedagogisch werkplan veelal open).  Medewerkerstevredenheidsonderzoek 2012 en evaluatie verbeterpunten in MT verslag 26 september 2013.  Exitgesprekken medewerkers:  S.T. 8.3.2013  H.S. 22.4.2013  R.P. 29.11.2012  Sleutelcontract W.v.V. 24.2.2004  WI23 Functieprofiel Medewerker Planning & Personeel 01.03.2013  Ziekteverzuimcijfer van Blauwe Vlieger is hoog, te weten 10%. Reden betreft een langdurig zieke. Inmiddels wordt het reïntegratietraject besproken en zijn er betere verzuimafspraken gemaakt.  Planningslijst coachingsgesprekken 2012  Ontwikkelingsgesprek en coachingsprofiel A.R. (MOG-er) 13.11.2012 en M.G. (peda-

IFO.OPS.313 11.01.2012




gogisch medewerker) 5.11.2012 Personeelsinformatiesysteem Planrad registraties en hardcopy dossiers v.w.b.: - MvA personeelsnr. 11976 (pedagogisch medew.) o Contracthistorie o Registratie opleidingen o Persoonsgegevens o VOG AvA 0666388 5.1.2013 o Diploma SPW3 en getuigschrift o Arbeidsovereenkomst 01.01.2013 - A.v.O. (pedagogisch medew.) o Bekwaamheidsverklaring 14.01.2013 (vanwege inzet Torteltuin – valt buiten scope) o VOG 14.06.2012 o SPW 4 19.06.2001 o Checklist inwerken nieuwe medewerkers A.v.O. 1.7.2012 en inwerkprogramma nieuwe medewerker o Evaluatiegesprek 11.9.2012 - S.v.P. o ID oktober 2013 o Inventarisatie gevolgde opleidingen Pers1FO5 1.12.2007. Het formulier is nog in het handboek aanwezig terwijl dit volgens de medewerker Personeel & Planning niet meer wordt gebruikt o Diploma Leidster K.O. 23.7.1999 o Certificaat VVE Taallijn januari 2008 o VOG 29.10.2010 nr. 0135679 o Verslag ontwikkelingsgesprek S.v.P. 8.10.2012 o Evaluatieformulier inwerken S.v.P. 6.9.2011 - Vestigingshoofd W.K. o Opleiding Directie Kinderopvang 28.06.1993 o VOG 24.01.2005 o Verslag ontwikkelingsgesprek 25.6.2012 - MOG-er M.v.d.B. o VOG 0122795 d.d. 16.12.2004 o Ontwikkelingsgesprek 4.12.2012


6.6

Rubriek 6

Actueel houden en vernieuwen van de dienstverlening Implementatie

   

De samenwerking Maartenschool, Driestroom en Heyendael is ook in 2011 verder ontwikkeld. De openingstijden zijn verruimd. De vakantieopvang is gestart. Dit project blijft buiten de certificering. Er is samen met Ron Scholte, onderzoeker Radbout Universiteit een onderzoek gestart. De start vraag is: Wat leert een kind binnen Heyendael in de leeftijd tussen drie en vier op welke ontwikkelingsgebieden? De ontwikkelingen binnen VONK gaan ook steeds verder en de gemeente Nijmegen neemt deze ondernemers steeds meer serieus. Door deze bijeenkomsten kunnen de ontwikkelingen in Nijmegen goed worden gevolgd. Heyendael is lid van de MO groep en vanuit die organisatie wordt Heyendael goed op de hoogte gehouden

Bewijzen:  Gemeenschappelijke folder. Verslag van de samenwerkingspartners 15-09-2011 en andere verslagen in de ordner. 17 juni 2012 concept intentie verklaring van de samenwerkingspartners. IFO.OPS.313 11.01.2012

Kinderopvang Heyendael Opdrachtnummer: 6961/5 Blz. 28 van 34   

Controle 1

Onderzoek op de Kikkersprong. Februari 2012 Scriptie onderwerp 2012-2013. Ordner met de verslagen van VONK. Lid van de MO groep

Afwijkingen: Geen, aan de eisen van deze paragraaf wordt voldaan.  Dit onderdeel is tijdens deze controleaudit beperkt aan de orde gekomen.  Nieuwe ontwikkelingen voor de organisatie worden projectmatig aangepakt. Project Torteltuin en peuteraanbod zijn geverifieerd.  Met betrekking tot het volgen van ontwikkelingen en het hanteren van weten regelgeving is vastgesteld dat dit in voldoende mate gebeurt. Wel is een verbetermogelijkheid aangegeven ten aanzien van de aantoonbare evaluatie in de directiebeoordeling en het hanteren van de nieuwe Hygiënecode 2012 (alhoewel deze wel beschikbaar was bij de organisatie). Aan aspecten m.b.t. op handen zijnde weten regelgeving zoals vierogenprincipe en continue screening medewerkers wordt in de praktijk reeds aandacht besteed. Bewijzen:  Torteltuin (stuurgroep van 5 organisaties, komt 1 x per kwartaal bij elkaar, projectmedewerker (van Maartensschool) bewaakt de voortgang in de vorm van een groeidocument). Driestroom en Heyendael leveren personeel op de groep. o Communicatieplan 2013 o Groeidocument 4 op en rij 24.5.2011(versie 5) incl. uitgangspunten, doelgroep, intentieverklaring. Projectorganisatie is gedefinieerd. Pilotfase is afgerond, project wordt doorgezet (financiële aandachtspunten, overige doelen behaald). o Verslag stuurgroep 23.08.2012.  Peuteraanbod: aansluitmogelijkheid m.b.t. peuterarrangementen (beperkt aantal dagen, en uitbreiding van het kindvolgsysteem). T.a.v. het kindvolgsysteem wordt nu een projectmatige aanpak gehanteerd, er is een werkgroep Kikkersprong geformeerd. Kikkersprong wordt pilot voor 2013. Afwijkingen: Geen, aan de eisen van deze paragraaf wordt voldaan.

Controle 2

6.7

Rubriek 7

Werkomgeving en materiaal. Implementatie

   





IFO.OPS.313 11.01.2012

De Medewerker Ondersteuning Groepen regelt de zaken in de keuken. De registraties van de koelkasten en diepvries temperaturen worden door de MOG bijgehouden. Jaarlijks koopt de organisatie een nieuwe voedsel thermometer en vergelijkt de oude voedselthermometers met de nieuwe thermometer. Schoonmaken na de maaltijd of onder de opvang geschiedt dor de PM’ers op de groepen. De schoonmaak wordt op De Groene Vlieger gedaan door de MOG’er. Het zijn de grote schoonmaakwerkzaamheden zoals de toiletten en de vloeren, maar ook de dagelijkse schoonmaakwerkzaamheden in de keuken. De lijsten met daarop de vermelde taken worden door haar voorzien van een paraaf of een kruis. De ontruimingsoefening wordt jaarlijks gehouden. Niet alles wordt ontruimd. De kinderen die slapen mogen blijven slapen en in de plaats van baby’s worden dan poppen gebruikt. De oefening vindt plaats onder de leiding van de bedrijfsbrandweer van de universiteit. De evaluatie verslagen die de medewerkers maken worden in de verslaggeving verwerkt. Deze aandachtspunten worden vervolgens door de organisatie uitgewerkt en daarna geëvalueerd. De controle van de speeltoestellen wordt door de medewerkers eenmaal per jaar gedaan. Een inspectie wordt niet gedaan en daarvoor is een afwijkingsbericht uitgeschre-




ven. De EHBO dozen worden gecontroleerd en dat wordt zichtbaar gemaakt op de aftekenlijsten die in de dozen zitten

Bewijzen:  De temperatuur lijsten week 22 en week 23 van de diverse koelkasten en diepvriezers. Kalibratie van de thermometers met de voedingsthermometer 13-03-2012 bij de Groene Vlieger. Kalibratie van de koelkastthermometers van de Gele Vlieger gehouden op 17-042012. Melding van geen goed werkende thermometer en die is vervangen. Temperatuurmeting van het voedsel eenmaal per maand. Ontdooien van de diepvries eenmaal per kwartaal 05-01-2012-en 05-04-2012.  De nieuwe thermometer van de Gele Vlieger aangeschaft 11-10-2011 met het kalibratie rapport van de firma 19-09-2011.  Schoonmaakwerkzaamheden aangetekend op de groep op de lijst met aanwezige kinderen.  De afgetekende schoonmaaklijsten vanaf begin 2012 tot de dag van de audit: o Dagelijkse werkzaamheden. o Wekelijkse werkzaamheden. o Maandelijkse werkzaamheden. o Werkzaamheden perkwartaal. o Jaarlijkse werkzaamheden.  Verslag van de ontruimingsoefening 22-05-2012 gemaakt door R. Soekhoe.  Lijst met de jaarlijkse eigen controle van de speeltoestellen.  EHBO doos controle Groene Vlieger op 11-08-2011 en 18-05-2012. EHBO doos op de gele vlieger januari 2012.

Controle 1

Afwijkingen: Zie afwijkingsbericht 1 van 2.  Risico-inventarisaties t.a.v. veiligheid en gezondheid zijn niet ouder dan 1 jaar. De groepen voeren zelf de risico-inventarisatie uit op de groep, het vestigingshoofd voert de risico-inventarisatie in de hal en m.b.t. overkoepelende zaken uit. Vestigingshoofd verzamelt alle gegevens en totaliseert de inventarisatie waarna een actieplan en veiligheidsverslag worden gemaakt. De oudercommissie ontvangt het veiligheidsverslag en het actieplan van de RIV/RIG.  Klussen worden via het UVB uitgevoerd indien dit zaken betreft m.b.t. de gebouwen (groot onderhoud)  Op het logboek staan tevens de dagelijkse en wekelijkse schoonmaakactiviteiten en zaken als controle EHBO-dozen.  Artikelen met houdbaarheidsdatum worden gecodeerd  Temperatuurcontrole van de koelkast vindt dagelijks plaats en wordt geregistreerd op de lijst schoonmaakwerkzaamheden. Temperatuurcontrole vriezer wordt wekelijks uitgevoerd.  Kalibratie geschiedt aan de hand van de extern geijkte thermometer van de Blauwe Vlieger. N.B. in de instructie wordt aangegeven dat 2 x per jaar moet worden gekalibreerd, in de praktijk gebeurt dit 1 x per jaar.  Ontruimingsoefeningen worden jaarlijks gehouden.  Artikelen met houdbaarheidsdatum worden gecodeerd Bewijzen:  Risico-inventarisatie Veiligheid Blauwe Vlieger 15.10.2012  Risico-inventarisatie Gezondheid Blauwe Vlieger juni 2012  Veiligheidsverslag Blauwe Vlieger 19.10.2012  Actieplan Blauwe Vlieger 19.10.2012 inclusief bijgewerkte actiepunten  Verslag oudercommissie Blauwe Vlieger, gezien besproken risico-inventarisatie gezondheid 18.09.2012 en veiligheid 20.11.2012. Tevens was uitgevoerd adviesrecht zichtbaar t.a.v. stamgroepverandering en is het GGD-inspectierapport geëvalueerd.

IFO.OPS.313 11.01.2012

Kinderopvang Heyendael Opdrachtnummer: 6961/5 Blz. 30 van 34     

Ontruimingsoefening 22.5.2012 verslag door UMC Arbo en Milieudienst – er wordt nu gekeken naar oefenen met de kinderen zelf, voorheen werd dit met poppen gedaan vanwege protesten van ouders. Temperatuurcontrole van de koelkast op de lijst schoonmaakwerkzaamheden keuken t/m week 17 Wekelijkse controle temperatuur vriezer, gezien t/m week 16 2013 Controle temperatuur melk en vleeswaren (2 x per week) (lijst week 17) Formulier Kalibreren van Thermometers Gele Vlieger 17.4.2012


6.8

Rubriek 8

Inkoop en uitbesteding. Implementatie



 

  



De bestellingen van het brood en fruit en de overige inkoop van food en non food worden ook door de MOG gedaan. De bestellingen worden gecontroleerd aan de hand van de afleveringsbonnen. De afleveringsbonnen waarop ook de prijzen zijn vermeld worden verzameld en weer vergeleken met de verzamelrekening. Als de rekening gecontroleerd is word deze voor zien van akkoord naar de vestigingshoofd gebracht en die zorgt voor de verdere afhandeling via de administratie. De boodschappen worden in de koelkast opgeborgen en in de diverse voorraadkasten. De administratief medewerker heeft het incasso traject uitgelegd. Zij start met het verwerken van de mutatie formulieren voor het afnemen van een extra dag. De controle van de handtekeningen is verschillend en dat heeft er mee te maken dat bij een extra dag de PM’er de aantallen kinderen en de leeftijden kent en daarbij weet wat er nodig is voor het Br-K-R. Elk kind heeft een wegingsfactor. Het vestigingshoofd tekent vanwege een eventuele inzet van extra personeel. Naast de incasso zijn ook de aanmaningen besproken. Verder is de reiskosten vergoeding van het personeel besproken en op welke wijze deze tot stand komt. Het onderhoud is voor de eigenaar van de panden en dat is de universiteit. De facilitaire afdeling en de afdeling onderhoud neemt dat voor zijn rekening. De klussen worden per telefoon en per mail door gegeven. Om de uitstaande punten vast te houden heeft het hoofd van de Groene Vlieger een klussen lijst aan gelegd. Een leveranciers beoordeling is niet aangetroffen en hiervoor is een afwijkingsbericht uitgeschreven.

Bewijzen:  Afleveringsbon van de groenteboer van 29-05-2012, 04-06-2012 en 11-06-2012 voorzien van de nodige vinken. Afleveringsbon van 10 broden door de bakker 11-06-2012. Afleveringsbon Telesuper afgevinkt 11-06-2012. Rekening van Telesuper met drie getekend afleveringsbonnen bij het vestigingshoofd. Verzamelfactuur bakker De Bie van 20-05-2012 en 26-05-2012.  De kasten zijn gezien en de koelkasten ook en de MOG gaf aan dat zij alles fifo ingepakt had en dat heeft de auditor gezien.  Mutatie formulier extra dag van ouder T.K. 01-06-2012 ondertekend door de ouder en de pedagogisch medewerker. Mutatie formulier van ouder V.S. voor vroeg en late opvang ondertekend door de ouder en het vestigingshoofd.  Incasso formulier opdracht voor de bank 04-06-2012 met handtekening. Herinneringsbetaling mail naar D.P 12-06-12.  Formulier reiskosten vergoeding N. v A.  Klussenlijst van de Groene Vlieger van 12-03-2012 tot 11-06-2012 IFO.OPS.313 11.01.2012


Controle 1

Afwijkingen: Zie afwijkingsberichten 2 van 2.  Inkoop wordt centraal verzorgd door de MOG-er indien het verzorgingsartikelen en voeding betreft.  Er zijn budgetten beschikbaar per jaar.  Met betrekking tot de goedgekeurde voorkeursleveranciers is de contactenlijst leveranciers is op centrale schijf inzichtelijk.  Leveranciersbeoordeling vindt structureel plaats. Resultaten zijn ingezien. Bewijzen:  Overzicht budget Blauwe Vlieger 2012  Uitgaven t.o.v. budget Blauwe Vlieger t/m oktober 2012  Prt. Inkp1 WI16 24.1.2012  Procedure Beoordeling van leveranties, producten en personele diensten 1.11.2012 Er is inmiddels een schema gemaakt voor 1, 3 of 5 jaarlijkse beoordeling. Volgend jaar zal worden gekeken naar deze beoordeling.  Leveranciersbeoordeling 2012 Blauwe Vlieger  Leveranciersbeoordeling via beoordelingslijst leveranties van melk en levensmiddelen Telesuper, leveranties brood 2 juli 2012  Voorkeurslijst leveranciers 23.1.2012 Afwijkingen: Geen, aan de eisen van deze paragraaf wordt voldaan.

Controle 2

6.9

Rubriek 9

Documenten. De tijdens de audit beoordeelde en gebruikte systeemdocumentatie bestond uit: Audit (Her)certificatie 1ste controle 2de controle

Documentnaam Het kwalitetshandboek op de server Kwaliteitshandboek

Versie/datum 2012 21.03.2013

Status van de documentatie: Gewijzigd naar aanleiding van het vooronderzoek. Ongewijzigd ten opzichte van het vooronderzoek/ de vorige audit. Gewijzigd sinds de vorige audit. De systeemdocumentatie voldoet aan de eisen van de norm. De systeemdocumentatie voldoet nog niet c.q. niet meer aan de eisen van de norm. De afwijkingen zijn opgenomen bij de betreffende normparagraaf in hoofdstuk 6 van dit rapport

Implementatie





De organisatie beschikt over een digitaal kwaliteitshandboek dat door de locaties is in te zien op de server van de organisatie. De personeelsleden die inloggen op de server en naar het onderdeel kwaliteit gaan zien de inhoudsopgave waarin is aangegeven waar een document zich bevind en wat de laatste versie is. De vereiste procedures zijn aanwezig en de verschillende documenten en registraties zijn tijdens de audit ingezien. Wijzigingen worden centraal bijgehouden en wordt uitgevoerd door de directeur.

Bewijzen: IFO.OPS.313 11.01.2012


Controle 1

Documentatie op de groepen werd via de PC ingezien PC van de directeur

Afwijkingen: Geen, aan de eisen van deze paragraaf wordt voldaan.  Beheer kwaliteitsmanagementsysteem is doorgenomen. Inhoudelijke wijzigingen worden door vestigingshoofd of directie gewijzigd in het betreffende document en voorgelegd aan de directie ter accordering. Na akkoord plaatst de kwaliteitsfunctionaris het nieuwe document in het digitale systeem. Kleine wijzigingen mogen door de kwaliteitsfunctionaris zelf worden aangepast.  Communicatie van wijzigingen: Protocollen worden cyclisch behandeld in het overleg en in 2012 zijn tevens een aantal belangrijke protocollen meegenomen in de competentiegesprekken, zoals protocol Wiegendood, Hygiëneplan en Veiligheid. Bewijzen:  Inhoudsopgave kwaliteitshandboek bijgewerkt t/m 21.03.2013 Afwijkingen: Geen, aan de eisen van deze paragraaf wordt voldaan.

Controle 2

IFO.OPS.313 11.01.2012


1.

2.

3

J2

J2

J1

Oorzaakanalyse

3.1

4.25

4.16.1

IFO.OPS.313 11.01.2012

De terugkoppelling van de observaties naar de ouders vindt niet aantoonbaarplaats.

B

Het opvolgen van de interne audit afwijkingen en de verificatie is niet aantoonbaar gemaakt.

B

Bij het verwarmen van de maaltijden die door de ouders zelf worden gemaakt en meegebracht naar Heyendael, moeten worden doorverhit tot minimaal 65 graden Celcius.

A

Correctie en corrigerende maatregel

Op observatie formulier staat niet beschreven dat ook de terugkoppeling ouders bevestigd wordt door het tekenen door de ouders voor het gevoerde gesprek

Formulier plus instructie zijn aangepast. Vestiginghoofden hebben deze instructie in de vestiging ingevoerd.

JA

Dit jaar hebben de interne audits laat plaats gevonden. Zowel de planning als de opvolging waren nog niet afgehandeld. Het gebruikte formulier gaf ruimte voor uitstel.

Het rapportageformulier voor de audits is aangepast. De leidinggevende is verantwoordelijk voor de opvolging. Ook de checklist overleg vestiginghoofd en directeur is aangepast. De planning voor 2011 is verder geconcretiseerd. Het groepje interne auditoren wordt uitgebreid zodat de daadkracht gerealiseerd blijft.

JA

Formulier is direct na controle audit aangepast. Vestigingshoofden hebben aandacht besteed aan invoering wijziging/implementatie van de instructie.

JA

Instructie is onvoldoende uitgevoerd. Medewerkers zijn niet op de hoogte van doorverhitten tot minimaal 65 graden Celsius.

Verificatie effectiviteit

Het gewijzigde formulier is ontvangen. Dit is tijdens de HCA geverifieerd. Bewijs materiaal staat vermeld bij het betreffende hoofdstuk Dit is tijdens de HCA geverifieerd.

Open/ gesloten

Afwijking

Maatregel akkoord

§

A/B

Audit

Nummer.

Bijlage Afwijkingen

Gesloten.

Gesloten.

Bewijs materiaal staat vermeld bij het betreffende hoofdstuk De eerste lijst met afgehandelde punten is ontvangen

Het formulier is ontvangen en er is tevens een ingevuld formulier gestuurd. Dit is tijdens de HCA geverifieerd. Bewijs materiaal

Gesloten.




Open/ gesloten

Oorzaakanalyse A/B

Afwijking

Maatregel akkoord

§

Audit

Nummer.

staat vermeld bij het betreffende hoofdstuk.

HCA

7.1

De controle van de speeltoestellen wordt éénmaal per jaar uitgevoerd en de inspectie van speeltoestellen is niet aangetroffen

B

We wisten niet dat we dit vaker moeten doen. We wisten ook niet dat een jaarlijkse inspectie moet plaatsvinden.

Is veranderd (zie beheersprotocol). Afgesproken: jaarlijks wordt een inspectie uitgevoerd (staat ook in protocol)

Ja

De inspectie van de speeltoestellen is in het handboek Hdst 7 Omg 1 WI 5 4-07-2012 opgenomen

Gesloten

2

HCA

8.1

Een leveranciers beoordeling is niet aangetroffen.

B

De leveranciersbeoordelingen hebben plaatsgevonden maar zijn onvindbaar.

Er hebben nieuwe beoordelingen plaatsgevonden. (Zie verslag mog-ers en cc en van de beoordelingen) Er is een afspraak gemaakt het beoordelingsformulier aan te passen zodat het digitaal ingevuld kan worden en digitaal bewaard kan worden.

Ja

Het verslag van de vergadering met de MOG’ers 2 juli 2012 is ontvangengen.

Gesloten

1.

J1

-

IFO.OPS.313 11.01.2012

n.v.t.



Open/ gesloten

Oorzaakanalyse A/B

Afwijking

De beoordelingen van de diverse leveranciers voor het fruit, brood en levensmiddelen is ook ontvangen. Maatregel akkoord

§

Audit

Nummer.

1.

Auditrapport. HKZ Kinderopvang Kinderopvang Heyendael. Nijmegen

Recommend Documents