Audit Rapport 'Beheer voorbij' 'Ontwerp Calamiteitenplan'

Audit Rapport 'Beheer voorbij' 'Ontwerp Calamiteitenplan' V.M.P. van Vliet onderzoeker-adviseur Preparatie rampenbestrijding project 411N0013

december 2002

Nederlands Instituut voor Brandweer en Rampenbestrijding Postbus 7010 6801 HA Arnhem Telefoon: 026 - 3552400 Fax: (026) 3515051 e-mail: [email protected]

Inleiding Het Hoogheemraadschap van uitwaterende sluizen in Hollands Noorderkwartier heeft bij monde van de heer K. Rood het Nibra opdracht gegeven om een nul-audit uit te voeren op het Ontwerpcalamiteitenplan voor het Hoogheemraadschap Hollands Noorderkwartier i.o. (verder aan te duiden als HHNK). Tevens is het Nibra gevraagd haar expert opinion te geven op het rapport 'Beheer voorbij' waarin het bestuur van HHNK wordt geadviseerd omtrent de preparatie van de bestrijding van calamiteiten in de gefuseerde toestand vanaf januari 2003. De opdracht is uitgevoerd door de heer V.M.P. van Vliet, onderzoeker-adviseur van de unit Expertise, vakgroep Preparatie rampenbestrijding, wel bekend in de waterstaatwereld, o.a. als redacteur van de Oefenmodule waterschap, BZK/Unie van Waterschappen, 1999. De audit is, omwille van de tijd en de kosten, uitgevoerd in de vorm van een quick scan. Op latere termijn kan desgewenst geadviseerd worden over de inhoudelijk uitwerking van de open aanmerkingen. Het project staat geregistreerd onder nummer 411N0013. Het auditrapport is 5 december 2002 als concept naar de heer Rood gemaild en na correcties van enkele misverstanden van de auditor als definitief rapport in geprinte en gebonden vorm aangeboden. In deel 1 wordt commentaar gegeven op het rapport 'Beheer voorbij' waarin voorstellen worden gedaan voor de nieuwe calamiteitenorganisatie van het gefuseerde waterschap HHNK. In deel II wordt het Ontwerp calamiteitenplan behandeld.

2

AUDIT 'BEHEER VOORBIJ' / CALAMITEITENPLAN

Inhoud DEEL I: Rapport 'Beheer voorbij' Inleiding

4

Visie op calamiteitenbestrijding

4

Op- aanmerkingen per aanbeveling

4

1- 6

4

7 – 14

5

15 – 20

6

21 – 30

7

31 - Bijlage 6

8

Bijlage 7

9

Bijlage 8

10

DEEL II: Ontwerp-calamiteitenplan 1. Inleiding

11

2. Inhoud calamiteitenplan

11

tabel

13

3

DEEL I Rapport 'Beheer voorbij' Inleiding Het rapport blijkt zeer leesbaar qua structuur en inhoud; het beoordelen van de inhoud was daarom een genoegen. Er zal eerst een algemene visie worden gegeven over de ideeën van de stellers van het rapport; aansluitend zullen de adviezen één voor één worden becommentarieerd. Voor de overzichtelijkheid worden ook de adviezen uit het rapport aangehaald waarover de auditor niets heeft op te merken; dit wordt aangegeven door een liggend streepje. Tenslotte worden de bijlagen apart beoordeeld. Visie op calamiteitenbestrijding De Subwerkgroep calamiteitenbestrijding heeft een constructieve kijk op de implementatie van de regelgeving betreffende de voorbereiding van het HHNK op calamiteiten. Dit blijkt met name uit de voorstellen om de preparatie op calamiteiten op de bestuurlijke agenda te krijgen, een permanente werkgroep met het onderhoud van de preparatie te belasten en de kwaliteit van de preparatie te beschouwen als een voortdurend te evalueren en te verbeteren managementdoel. De consequentie is dat de calamiteitenbestrijdingsorganisatie van HHNK mogelijk in 2003 nog niet aan alle eisen der tijd voldoet; gegeven de geadviseerde roeipotige is dit te vergeven. 1. Vaststellen calamiteitenplan zie opmerkingen in deel II 2. Vaststellen oefenplan zie opmerkingen bij Bijlage 6 3. Voortzetten huidige werkwijze rapportages zie opmerkingen in deel II 4. -

Doormelding aan GS continueren

5. Berekeningen uitvoeren (o.a. HIS) Het is een goede zaak dat er gewerkt wordt aan het Hoogwater informatiesysteem (HIS). De belangrijkste bijdrage van het waterschap aan de gemeentelijke overheden bij (dreigende) calamiteiten (die gerelateerd zijn aan waterstaatswerken) betreft haar kennis en ervaring met 'natte scenario's'. Enkele jaren terug hebben de waterschappen ontdekt dat zij voornamelijk gefocust waren op hun beheerstaak; er was daardoor nauwelijks of geen inzicht in worstcasescenario's. De lopende onderzoeken en met name het beoogde Hoogwater informatiesysteem zijn daarom essentieel voor een adequate samenwerking van waterschap en gemeenten. 6. Conclusies en veiligheidsadviezen voor de gemeenten Als vorm voor deze informatie wordt de scenariovorm aanbevolen. Een (incident)scenario definieert de ontwikkeling van een naar plaats (gebied), aard en omvang voorzienbare, maximaal geloofwaardige verstoring van de veilige situatie in de tijd. Naast waterstaatkundige gevolgen zijn gevolgen te verwachten op meerdere andere overheidsterreinen; een

4


multidisciplinaire analyse van de waterstaatkundige problemen is nodig om een integraal beeld van het scenario te genereren. Een voorbeeld van de nuancering van een inundatiescenario illustreert de waarde van het interdisciplinaire overleg. Bij de berekening van een inundatie is niet alleen de eindtoestand van belang maar vooral tussenstanden; wanneer en waar staat het water in de huizen (onbewoonbaar) c.q. industrieterreinen (verspreiding chemische vervuiling); wanneer en waar staat het water in de straten (stel) 50 cm (geen mobiele evacuatie meer mogelijk); hoe lang duurt het droogleggen na herstel van een ongerede waterkering; etc. 7. Veiligheidstoets Behalve de toetsing van ruimtelijke plannen in enge zin (watertoets) zal ook een oordeel gegeven moeten worden over de veiligheidsproblematiek ergo: het waterschap zal een rol moeten spelen in het (gemeentelijk) integraal veiligheidsbeleid. Uit deze beoordeling kunnen conclusies volgen voor het pro-actief en preventief veiligheidsbeleid maar ook voor de preparatie van de rampenbestrijding, in het bijzonder het aandeel van het waterschap daarin. Dat heeft weer consequenties voor haar calamiteitenorganisatie. 8. -

Planning dijkverbetering

9. Actieve informatievoorziening Los van de (Europese) regelgeving die overheden verplicht haar burgers i.c. ingezetenen te informeren over de risico's en de wijze waarop bij calamiteiten wordt opgetreden, benadrukt het Nibra dat de calamiteitenorganisatie dringend belang heeft bij goed geïnformeerde ingezetenen: enkele cruciale acties, waaronder evacuatie, zullen pas effectief en efficiënt verlopen als de ingezetenen adequaat reageren c.q. meewerken aan opdrachten van de overheid. 10. Restricties op gevoelige informatie Deze aanbeveling zal geconcretiseerd moeten worden in een vertrouwelijk document. Overigens betwijfelt het Nibra of de hier bedoelde terroristen afhankelijk zijn van 'gevoelige informatie' om hun slag te slaan. Door de geheimhouding sluit de overheid burgerlijke waakzaamheid uit, wat mogelijk een groter averechts effect heeft op de risico's van aanslagen. 11. Registreren en rapporteren economische schade Uit scenariostudies ex aanbeveling 6 kan herleid worden welk scenario voor schaderegistratie maatgevend is en welke operationele prestaties daarvoor vastgesteld moeten worden. 12. Personele invulling calamiteitenorganisatie zie opmerkingen in deel II 13. Grenzen alarmfasen Het Nibra beveelt aan om eerst 'natte scenario's' (zie 6) te definiëren en de bepaling van de grenzen samen met de gemeenten, i.c. de veiligheidsregio's te bepalen. Dit met het oog op het synchroniseren van de opschaling van de functionele en de algemene keten. 14. Opschaling in districten Het Nibra raadt stellig af om meer dan een OT in de calamiteitenorganisatie op te nemen. Hiervoor zijn meerdere redenen aan te voeren: • Het eenhoofdig bestuursorgaan van het waterschap, de dijkgraaf, heeft belang bij één aanspreekpunt voor zijn beleidsaanwijzingen. Doorgaans communiceert hij met de OL-waterschap tijdens de periodieke BT-vergaderingen: colocatie van de OT-ruimte en vergaderkamer van de dijkgraaf ligt dan voor de hand; • De regionale diensten worden meer en meer gecentraliseerd tot de omvang van de (huidige) politieregio's (congruentie tot veiligheidsregio's). De voordelen van 5

•

•

•

centralisatie van de strategische coördinatie in de (nieuw in te richten) Regionale Coördinatie Centra (RCC) worden gefrustreerd wanneer het RCC met meerdere OT's – waterschap moet communiceren; Het is niet ondenkbaar dat uit de scenariodefinitie blijkt dat bepaalde calamiteiten districtsgrens overschrijdend zijn. De coördinatie van de acties in de districten zal dan alsnog vanuit een van de twee (of meer) OT's centraal gecoördineerd moeten worden. De hierbij onvermijdelijke 'overschakeling' is een onnodige bron van problemen. Centralisatie en colocatie van het OT in het kantoor van de dijkgraaf sluit niet uit dat elk district functionarissen levert voor de pool van Operationeel Leiders respectievelijk pools voor afdelingshoofden kwantiteit, kwaliteit, kering, etc. Deze personele decentralisatie heeft het voordeel dat in elk district functionarissen werkzaam zijn die behalve voor hun beheerstaak ook oog hebben voor potentiële calamiteiten; Naast het crisiscentrum in het hoofdkantoor kan men dito crisiscentra in de districtskantoren voorbereiden. Het OT en BT zou dan die locatie kunnen kiezen die het dichts bij het probleemgebied ligt. Door de beschikbare infrastructurele voorzieningen is adequate communicatie met eigen actiecentra respectievelijk regionale coördinatiecentra gewaarborgd. Een nadeel van deze optie is dat in elk crisiscentrum geïnvesteerd moet worden in besluitvorming ondersteunende voorzieningen zoals computers, smart board en dergelijke meer en dat er voldoende ondersteunende medewerkers (plotter; notulist; telefonisten) op tijd aanwezig moeten kunnen zijn.

15. Aanpassen rollen en bemensing zie opmerking bij 14 16. Vaststelling gewijzigde bestrijdingsplannen Hiermee hoeft en mag zeker niet gewacht worden op de ontwikkelende, centraliserende calamiteitenorganisatie. 17. Aantekening mogelijke consignatie Op termijn kan, uitgaande van gedefinieerde scenario's (ex 6), voor alle functies in de calamiteitenorganisatie operationele prestaties worden vastgesteld waaronder de opkomsttijd. Uit de (bestuurlijk vast te stellen) opkomsttijd én de omvang van de pool van medewerkers per functie/functionaliteit zal de noodzaak van harde of zachte consignatie blijken. 18. Opleiden personeel zie opmerkingen bij bijlage 4 19. Trainen van algemene vaardigheden Ook hier hebben de vast te stellen scenario's nut omdat de trainingen toegespitst kunnen worden op de voorziene 'werkomstandigheden' van de functionaris; dit 'maatwerk' zal efficiencywinst opleveren. 20. Human resources management Met deze aanbeveling sluit HHNK aan bij de trend bij (profit)organisaties om zich te prepareren op het snelle herstel na een kleinere of grotere verstoring (contingencyplanning). Het herstelvermogen van een organisatie wordt voornamelijk bepaald door het herstelvermogen van al haar medewerkers en dat is weer afhankelijk van kennis en inzicht in 'worst casescenario's'.

6


21. Stresskwaliteit Deze aanbeveling is tweeledig: 1) selecteer geschikte kandidaten voor de functies in de calamiteitenorganisatie. Dit is alleen aan de orde indien er ruime keus is. Indien de keus beperkt is beveelt het Nibra aan alle in aanmerking komende kandidaten te selecteren. 2) draag zorg voor begeleiding van de functionarissen tijdens de inzet bij een (dreigende) calamiteit. Voor de leidinggevenden bestaat een speciaal op besluitvorming onder stress gerichte OCRmodule (zie bijlage 3 van het rapport 'Beheer voorbij'). 22. -

Overlegstructuren

23. Calamiteitenruimten zie 14 24. Strategische voorraden De beoordeling hiervan af te laten hangen van de te bepalen scenario's (zie 6). 25. Eisenpakket materieel De beoordeling hiervan af te laten hangen van de te bepalen scenario's (zie 6). 26. Noodbemalingsuitrusting e.d. De beoordeling hiervan af te laten hangen van de te bepalen scenario's (zie 6). 27. Derdenhulp; inventarisatie Na de inventarisatie vergelijken met de behoefte die uit de scenario's volgen (zie 6) en afhankelijk van de vereiste opkomst- en installatietijd bepalen of aanschaf, een waakvlamovereenkomst of geen regeling nodig is. Veel provincies faciliteren de hulpverleningsorganisaties met een zogenaamd 'Hulpverleningsregister', een databank van alle mogelijke leveranciers. Wellicht dat de waterschappen hierop kunnen aansluiten. N.B.: Een landelijke databank met een soort boekhoudsysteem van de actuele voorraden en claims, te bevragen via het nationaal noodnet is een nog steeds niet verwezenlijkt ideaal. 28. Derdenhulp; evaluatie zie opmerkingen bij 27 29. Calamiteitenzorgsysteem De genoemde werkgroep moet meer zijn dan een club die het calamiteitenplan in stand houdt. Het Nibra ziet de werkgroep Calamiteitenzorg als een intern auditinstrument van de directie die, om enkele voorbeelden te noemen, bewaakt dat er regelmatig risicoinventarisaties en evaluaties worden gehouden en die de slagkracht (veerkracht) van het waterschap, in het bijzonder de calamiteitenorganisatie, middels oefeningen toetst. Deze werkgroep moet daarom een mandaat hebben om de kwaliteit te meten; de rapportage moet aan de secretaris-directeur zijn gericht. Afgeleid hiervan volgt de functiebeschrijving en de toerusting voor de functie middels o.a. opleiding en oefening (cf. bijlagen 4, 6 en 8 van het rapport 'Beheer voorbij'). Het waterschap-interne kwaliteitborgingssysteem moet periodiek geaudit worden door een externe, certificerende organisatie (bv. Unie van Waterschappen). Het Nibra maakt zich, als landelijk opleidingsinstituut en kenniscentrum voor de rampenbestrijding sterk om de certificerende instanties op hun beurt te accrediteren. 30. Nul-audit Deze 'nul-audit' beperkt zich tot de beoordeling van de plannen (papierenorganisatie) en heeft daardoor een betrekkelijke waarde. Als straks de centrale calamiteitenorganisatie op de 7

rails staat zou een aanvullend onderzoek onder de medewerkers moeten volgen om uit te wijzen of wat op papier staat ook tussen de oren zit. Vervolgens zal in een meerjarencyclus vervolgaudits gepland moeten worden zodat geïnitieerde verbeteringen gevolgd kunnen worden. 31. Crisiscommunicatieplan zie opmerkingen in deel II 32. Frontoffice Goed idee. 33. Internet Diverse organisaties hebben een speciale site geprepareerd voor calamiteuze omstandigheden. Op het moment dat crisiscommunicatie nodig is wordt deze site in plaats van de dagelijkse gezet. Bijlage 1: Voorstel herziening Waterstaatswet 1900 Bijlage 2: Overzicht gehouden oefeningen Bijlage 3: Opleidingsmodulen rampenbestrijding (OCR) bladzijde 9, tabel 'Functie 41 ...' Het Nibra adviseert om bij eindterm 3 van 8 de K2 module voor te schrijven. De calamiteitencoördinator en in mindere mate de oefenleiders van het waterschap moeten tenminste gevoel hebben voor risico's en risico-effecten. Hij moet ook een risicoeffectrapportage, gemaakt door een specialistisch ingenieursbureau (op hoofdlijnen) kunnen beoordelen. Bijlage 4,: Schets van een opleidingsplan Voortbouwend op dit door de Commissie Putman ingevulde schema moeten in de eerste kolom de volgende functies/functionaliteiten worden toegevoegd: • CTPI/CORT: staffunctionaris waterschap bv. de CPO (coördinator plaats incident); • Actiecentra: Actiecentrum waterschap (per district); • Voorbereidende functies: Oefenleider waterschap. De verdere invulling van de matrix betreffende deze toevoegingen kan het beste in Unieverband gedaan worden. Bijlage 5: Projectplan oefenleiders waterschappen Bijlage 6: Oefenplan calamiteitenbestrijding bladzijde 1, vierde alinea De inhoud van het Oefenbeleidsplan is wat mager. In dit beleidsplan zal het bestuur van HHNK expliciete uitspraken moeten doen over de in de beleidsperiode te bereiken kwaliteit. Daarbij kan het nodig zijn om, ten gevolge van een (tijdelijk) gebrek aan personeel en middelen, prioriteiten te stellen aan het ontwikkelingsproces. Overigens kan het bestuur redenen hebben om aanwijzingen te geven ten aanzien van de keuze uit de vele oefenscenariomogelijkheden bijvoorbeeld wegens afspraken met andere autoriteiten.

8


bladzijde 3, schema oefencyclus N.B.: Deze oefentechnische cyclus maakt deel uit van het omvangrijkere interne kwaliteitborgingssysteem en dat ontleent haar input weer van de interbestuurlijke veiligheidsbeleidsketen. bladzijde 5, na '3. het laten deelnemen aan assessment' Hieraan toevoegen: 4. Nieuwe medewerkers zullen middels de OCR-modulen en een intern introductieprogramma geïntroduceerd worden in de rampenbestrijding. bladzijde 5, tweede alinea De noodzaak om de hier beschreven keuze te maken is evident. Het bestuur zal dat echter wel moeten goedkeuren. bladzijde 6: Tot slot Zoals in de onderhavige bijlage gesteld en door het Nibra eerder in dit rapport geadviseerd moet het Oefenplan op termijn verder geconcretiseerd worden. Het zou dan het karakter moeten krijgen van een zelfstandig kwaliteitshandboek dan wel een kwaliteitsparagraaf van het Calamiteitenplan (waarin de wijze van kwaliteitsborging is vastgelegd). Naast de methode van kwaliteitsborging (periodieke risico-inventarisatie en evaluatie, interne en externe audits en oefeningen) moet ook de 'auditorganisatie' worden beschreven en de prestaties die het bestuur ervan verlangt. Hieruit volgt weer de werving, selectie en aanstelling van oefencoördinator, oefenleider(s) en andere (ad hoc) medewerkers van de auditorganisatie en de voor elk van hen vereiste opleiding en nascholing. Bijlage 7: Meld- en alarmeringsprocedure bladzijde 2, eerste alinea De 'keuze voor instelling van een Actiecentrum' moet op termijn harder geformuleerd worden. Bij de gemeentelijke rampenbestrijdingsorganisatie vindt momenteel de 'GRIPprocedure' ingang. In deze procedure wordt op basis van de melding zorggedragen voor een interdisciplinair overleg ter plaatse van het incident, het CTPI (GRIP-1); elke discipline heeft de bevoegdheid de rampbestrijdingsorganisatie-in-ruste verder op te schalen naar het bovengemeentelijke strategische niveau, het ROT (GRIP-2) of, afhankelijk van het scenario en de scenarioherkenning verder naar het bestuurlijke niveau (GRIP-3) of interbestuurlijke (GRIP-4). Waterschappen zullen vooral te maken hebben met niveaus GRIP-0 (routine; monodisciplinair), GRIP-1 en GRIP-4. Hieruit blijkt de noodzaak om de opschalingsplanning af te stemmen met de veiligheidsregio. N.B.: Deze opmerking is wellicht overbodig omdat de meld- en alarmeringsprocedure in de bestrijdingsplannen is geconcretiseerd; deze plannen zijn niet bij de audit betrokken geweest. Aangezien het proces van opschalen cruciaal is voor de prestaties van de calamiteitenorganisatie verdient het een plaats in het calamiteitenplan. De operationele prestaties van de meld- en alarmeringsprocedure moeten in ieder geval bestuurlijk worden vastgesteld; de uitgewerkte procedure kan, net als de deelplannen, als bijlage van het (master)plan worden uitgevoerd. bladzijde 2, laatste alinea's Om binnen de waterschapsdiscipline de integrale beoordeling van de toestand te bevorderen zal, zeker bij een regen van meldingen, één communicatiecentrum moeten worden bemenst, bij voorkeur in een aanpalende ruimte van de OT-crisisruimte. Doordat meldingen van burgers, operationele diensten, eigen medewerkers van onderscheidenlijke afdelingen, meetgegevens van de Centrale Post en dergelijke meer, op één plek verwerkt worden, is eerder duidelijk wat de plaats, aard en omvang van de verstoring(en) is (lees t.z.t. de evaluatie van de wateroverlast augustus 2002 in het waterschap Amstel, Gooi en Vecht).

9

Bijlage 8: Functiekarakteristiek calamiteitencoördinator Hoofdtaken van de functie Toevoegen: - gevraagd en ongevraagd adviseren van de secretaris-directeur over veiligheidsbeleidszaken.

10


DEEL II Ontwerp-calamiteitenplan 1. Inleiding De eerste indruk van het ontwerp-calamiteitenplan is goed. De inhoud volgt de state of the art. Het beschrijft wie, wat moet doen op grond van welke regelgeving. Nader beschouwd mist dit ontwerp-calamiteitenplan echter veel concrete informatie. Als referentie voor de nader te specificeren informatie diene het model gemeentelijk rampenplan. In de gemeentelijke plannen worden de volgende concrete gegevens volgens een standaard vijfpunten paragraafstructuur gedefinieerd: 1. de strekking van het plan (werkingsgebied territoriaal; bevoegdheid; situatie); 2. opdracht van het bevoegd gezag aan de uitvoerende organisatie i.c. aan de OL; 3. uitvoeringsaanwijzingen die voor een bestuurlijk en operationeel gecoördineerd optreden van belang zijn; 4. indien van toepassing, opsomming van andere plannen, convenanten, bestuurlijke regelingen etc. die in het kader van dit plan van kracht zijn en dus benut moeten worden; 5. aanwijzingen voor rapportage en evaluatie, ofwel de wijze waarop de opdrachtgever terug gekoppeld wil zien wat er van de opdracht terecht komt. N.B.: Het kan zijn dat HHNK ervoor gekozen heeft de concretisering in haar bestrijdingsplannen uit te werken; deze zijn de auditor echter niet voorgelegd waardoor hij hierover in het ongewisse blijft. Bovenstaande informatie moet in ieder geval bestuurlijk vastgesteld worden. Alhoewel niet onder de opdracht verstaan wordt in de tweede paragraaf suggesties aangeboden hoe de uitgangspunten, zoals beschreven in het beoordeelde ontwerpcalamiteitenplan, geconcretiseerd kunnen worden. Voorwaardelijk aan deze invulslag is de ontwikkeling van maatscenario's zoals aanbevolen in het eerste deel. Sommige provincies, belast met de toetsing van de plannen van de lagere overheden, hechten aan de uniformiteit van plannen: voordat energie in het redigeren van het plan wordt gestoken is overleg met de provincie aan te bevelen. Overigens kan de wens om binnen de waterschappen uniformiteit in de planredactie na te streven een andere reden zijn om de voorstellen van het Nibra naast zich neer te leggen. 2. Inhoud calamiteitenplan Het Nibra ziet een (calamiteiten)plan als een kwaliteitshandboek: er is in vastgelegd 'wat men heeft afgesproken te zullen doen' zodat (door oefeningen en evaluatie) 'gecontroleerd kan worden of men inderdaad doet wat is afgesproken'. Voor het handhaven van het plan maar zeker wanneer men het plan tijdens een (dreigende) calamiteit als naslagwerk wil hanteren, moet het kort en bondig geformuleerd zijn én op de opdrachtnemer gericht zijn. De omvang moet zich beperken tot enkele A-viertjes voor het bestuurlijk deel tot een geplastificeerde instructiekaart voor de uitvoerder. Het plan is zodoende feitelijk opgebouwd uit een bestuurlijk deel, operationeel deel, deelplannen, draaiboeken, instructies/protocollen/e.d. In het bestuurlijke deel staat vastgelegd de opdracht van het bevoegd gezag (dijkgraaf) aan de Operationeel Leider. Vervolgens staan in het operationele deel de bestuurlijke opdrachten van de OL vertaald in operationele aanwijzingen aan de onderscheidenlijke sectoren (kwaliteit; kwantiteit; kering; ...). Elke sector werkt haar opdrachten uit in afzonderlijke deelplannen (bestrijdingsplannen?). De relevante afdelingen binnen de sector kunnen voor de onderscheidenlijke interventies bij (dreigende) calamiteiten draaiboeken vastleggen. Voor de uitvoerenden kunnen bijzondere instructies, protocollen en dergelijke opgesteld worden.

11

Wanneer men naast redactionele bondigheid bovendien het vijfparagrafenmodel recursief toepast ontstaat een overzichtelijke, want systematische planstructuur. Alles bij elkaar kunnen het bestuurlijke deel, de deelplannen en de draaiboeken, instructies, protocollen, etc een grote omvang krijgen maar daar hebben de onderscheidenlijke gebruikers geen last van. De meeste tekst in het huidige ontwerp-calamiteitenplan kan haar verdienste behouden in een soort memorie van toelichting op het plan en/of leerstof voor introducés. De structuur van de onderdelen van het calamiteitenplan volgt die van de organisatie. In de tabel op de laatste bladzijde wordt een suggestie gedaan voor de inhoud van elk (deel)plan. Het concipiëren van de opdrachten van het ene aan het andere echelon kan het beste gebeuren in workshopverband door de betrokkenen zelf op basis van (zoals vaker gezegd) maatgevende scenario's. Het Nibra kan in dit proces als regisseur en inhoudsdeskundige ondersteuning bieden.

Slot De Werkgroep Calamiteitenzorg is goed op weg om de reeds aanwezige expertise in de huidige zes waterschappen te vertalen naar de gefuseerde situatie. Deze gelegenheid kan, voor zover medeoverheden meegaan, benut worden om de kwaliteit van de calamiteitenbestrijding voor het eerst in de geschiedenis meetbaar te maken.

12

naam deel

bestuurlijk / normatief

verantwoordelijk voor inhoud (algemeen) bestuur

OL aan Afdelingshoofden

strategisch

directie / MT

Deelplan X

Afdelingshoofd aan Sectieleiders

tactisch (management van de uitvoering)

Onderscheidenlijke afdelingshoofden

4

Draaiboek / inzetplan / ...

Sectieleider aan Opzichters

werkplanning

Onderscheidenlijke Sectieleiders

5

Instructie / protocol / kwaliteitshandboek/ ...

Opzichter aan Uitvoerders

uitvoerend vakmanschap

'werkvoorbereider' / kwaliteitborger

1

Calamiteitenplan (bestuurlijke deel)

2

'Operatieplan'

3

opdracht van – aan Dijkgraaf aan OL (directeuren)

organisatieniveau

inhoud (niet limitatief) 1. definitie van de maatgevende scenario's (klussen); 'werkgebied'; benoemen bestrijdingsplannen; 2. definitie van de operationele prestaties; aanwijzing OL en vervangers; 3. bestuurlijke aanwijzingen bv. de alarmeringsregeling; 4. vaststelling van andere regelingen die eveneens van kracht zijn of worden; 5. vaststelling oefen/auditorganisatie; vaststelling oefen/auditbeleidsplan; vaststelling rapportage aan bestuur en andere autoriteiten; . 1. definiëring onderscheidenlijke scenario's; verdelen werkterreinen/processen over de sectoren; beschrijving organogram van de calamiteitenorganisatie in opvolgende opschalingsfasen; 2. operationele prestaties voor onderscheidenlijke processen; 3. definitie voor GRIP-fase <> alarmfasen; 4. definiëring logistieke voorzieningen; 5. definiëring risicositrap c.q. marap calamiteitenorganisatie; 1. beschrijving processen; 2. operationele prestaties afdelingen/onderdelen; 3. samenwerking met eigen AC; 4. logistieke orders voor AC ten behoeve van veldeenheden; 5. sitraps; 1. beschrijving van de te verhelpen maatgevende problemen (eigen proces) 2. operationele prestaties; 3. samenwerking leidinggevenden in een CTPI; 4. aflossingsschema; 5. communicatievoorschriften; 1. verwijzing naar kwaliteitshandboek voor de dagelijkse beheerstaken; 2. afwijkingen die toegestaan/geëist zijn onder bijzondere omstandigheden; 3. veiligheidsinstructies; 4. bijna-ongevallen registratieformulier; 5. 'klachtenregeling';

Audit Rapport 'Beheer voorbij' 'Ontwerp Calamiteitenplan'

Recommend Documents