BAK FEB UI Gedung Student Center, lantai 1 Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Indonesia Depok, Jawa Barat Kode Pos 16424 bakfebui.wordpress.com
Laporan Audit BAK FEB UI
Audit Pengendalian Tingkat Entitas Badan Eksekutif Mahasiswa FEB UI Untuk Periode 1 Januari – 31 Desember 2015
Daftar Isi Halaman
Bagian 1 Opini BAK FEB UI
1
Bagian 2 Asersi BEM FEB UI
5
Bagian 3 Deskripsi Pengendalian BEM FEB UI
7
o Bab 1 Gambaran Umum BEM FEB UI
8
o Bab 2 Program Kerja BEM FEB UI
19
o Bab 3 Sistem Pengendalian Tingkat Entitas BEM
34
FEB UI o Bab 4 Perubahan Pengendalian dan Kejadian-
53
Kejadian Signifikan Sepanjang Tahun 2015
Bagian 4 Informasi Terkait Audit dari BAK FEB UI
61
Bagian 5 Tanggapan BEM FEB UI
81
Bagian 1:
Opini BAK FEB UI Laporan Audit BAK FEB UI Audit Pengendalian BEM FEB UI Periode 1 Januari – 31 Desember 2015
1
Laporan Audit Badan Audit Kemahasiswaan FEB UI atas Deskripsi, Desain, dan Efektivitas Implementasi Pengendalian Nomor: 04/DA/BAKFEBUI/01/16 Kepada: Presidium Musyawarah Mahasiswa FEB UI dan Badan Eksekutif Mahasiswa FEB UI Cakupan Audit Badan Audit Kemahasiswaan FEB UI (“BAK FEB UI”) telah melakukan audit untuk mengeluarkan laporan atas deskripsi Badan Eksekutif Mahasiswa (“BEM FEB UI”) pada Bagian [3], dan atas desain serta implementasi pengendalian yang terkait tujuan-tujuan pengendalian yang dinyatakan dalam deskripsi untuk periode 1 Januari hingga 31 Desember 2015. Tanggung Jawab Pengurus BEM FEB UI Pengurus BEM FEB UI bertanggung jawab untuk: menyiapkan deskripsi dan melengkapi dengan asersi pada Bagian [2], termasuk kelengkapan, akurasi, dan metode penyajiannya; melaksanakan program kerja yang tercakup dalam deskripsi; menyatakan tujuan-tujuan pengendalian; dan mendesain, dan mengimplementasikan pengendalian dengan efektif untuk mencapai tujuan-tujuan pengendalian yang telah dinyatakan. Tanggung Jawab BAK FEB UI Tanggung jawab BAK FEB UI adalah untuk mengeluarkan opini pada deskripsi BEM FEB UI atas sistemnya dan pada desain serta implementasi pengendalian yang terkait tujuantujuan pengendalian yang dinyatakan dalam deskripsi, berdasarkan prosedur-prosedur yang kami jalankan. Kami melakukan perikatan sesuai dengan Standar Audit BAK FEB UI atas Pengendalian di Lembaga Kemahasiswaan. Standar tersebut mengharuskan BAK FEB UI untuk patuh terhadap kode etik dan merencanakan dan melaksanakan prosedur-prosedur untuk mendapatkan keyakinan yang memadai mengenai apakah, dalam seluruh hal yang material, deskripsi disajikan dengan wajar dan pengendalian didesain dengan sesuai dan diimplementasikan dengan efektif. Perikatan audit melibatkan pelaksanaan prosedur-prosedur untuk mendapatkan bukti mengenai pengungkapan pada deskripsi lembaga kemahasiswaan atas sistemnya, desain, dan 2
efektivitas implementasi pengendalian. Prosedur-prosedur yang dipilih berdasarkan pada kearifan auditor, termasuk penilaian risiko-risiko bahwa deskripsinya tidak disajikan dengan wajar, dan pengendalian yang tidak didesain dengan sesuai atau tidak diimplementasikan dengan efektif. Prosedur-prosedur yang kami jalankan melibatkan pengujian efektivitas implementasi dari pengendalian yang menurut kami penting untuk menyediakan keyakinan yang memadai bahwa tujuan-tujuan pengendalian yang dinyatakan dalam deskripsi tercapai. Perikatan audit juga melibatkan pengevaluasian penyajian secara keseluruhan mengenai deskripsi, kesesuaian tujuan-tujuan pengendalian yang dinyatakan di dalamnya, dan kesesuaian kriteria yang dideskripsikan pada Bagian [2]. Kami yakin bahwa bukti yang telah kami dapatkan cukup dan tepat untuk menyediakan dasar bagi opini kami. Dasar atas Opini Wajar dengan Pengecualian Sebagaimana yang dijelaskan pada deskripsi pada Bagian [3] mengenai tujuan pengendalian internal terkait kepatuhan (compliance) yang dimiliki BEM FEB UI, kami menemukan bahwa pengendalian internal yang dimiliki oleh BEM FEB UI belum cukup untuk mencapai tujuan kepatuhan pada seluruh peraturan yang mengikat BEM FEB UI. Sebagaimana yang dijelaskan pada deskripsi pada Bagian [3] mengenai lingkungan pengendalian, kami menemukan terjadinya penyalahgunaan nama program kerja BEM FEB UI oleh salah satu fungsionaris, tetapi sanksi yang diberikan tidak sesuai dengan Pedoman Pengelolaan Sumber Daya Manusia. Hal ini dikarenakan BEM FEB UI belum memiliki prosedur lebih lanjut yang mengatur perilaku benar dan salah sesuai dengan nilai dan budaya BEM FEB UI. Sebagaimana yang dijelaskan dalam deskripsi pada Bagian [3] mengenai aktivitas pengendalian bahwa Standar Pelaporan Keuangan Kepanitiaan merupakan pengendalian yang dilakukan oleh BEM FEB UI kepada kepanitiaan semi-mandiri dan open tender, kami belum menemukan disinsentif atas pelanggaran Standar Pelaporan Keuangan Kepanitiaan yang terjadi sehingga dapat menurunkan kualitas laporan keuangan BEM FEB UI.
3
Opini Menurut opini kami, kecuali untuk hal-hal yang dideskripsikan pada paragraf dasar atas opini: (a) deskripsi dengan wajar menyajikan sistem sebagaimana didesain dan diimplementasikan selama periode dari 1 Januari hingga 31 Desember 2015; (b) pengendalian yang berkaitan dengan tujuan-tujuan pengendalian yang dinyatakan dalam deskripsi telah didesain dengan sesuai selama periode dari 1 Januari hingga 31 Desember 2015; dan (c) pengendalian yang diuji, yang diperlukan untuk menyediakan keyakinan yang memadai bahwa tujuan-tujuan pengendalian yang dinyatakan dalam deskripsi telah tercapai, diimplementasikan dengan efektif selama periode 1 Januari hingga 31 Desember 2015; Informasi Lain dari BAK FEB UI Hasil pengujian pengendalian dan rekomendasi BAK FEB UI tercantum pada Bagian [4].
Depok, 30 Januari 2016 Anggota BAK FEB UI 2015
Ketua BAK FEB UI 2015
Utari Indriani
Massaid Bimo Setyawan
NPM. 1206267223
NPM. 1206242435
4
Bagian 2:
Asersi BEM FEB UI Laporan Audit BAK FEB UI Audit Pengendalian BEM FEB UI Periode 1 Januari – 31 Desember 2015
5
ASERSI BADAN EKSEKUTIF MAHASISWA FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS UNIVERSITAS INDONESIA Asersi ini disiapkan untuk Badan Audit Kemahasiswaan (BAK) FEB UI dan para pemangku kepentingan Badan Eksekutif Mahasiswa (BEM) FEB UI. Pernyataan ini termasuk dalam deskripsi pengendalian yang diimplementasikan oleh BEM FEB UI. Deskripsi kami dari pengendalian yang diimplementasikan dideskripsikan pada Bagian Ketiga. Deskripsi kami mencakup periode 1 Januari 2015 sampai 31 Desember 2015 dan membutuhkan pemahaman yang cukup dari BAK FEB UI dan para pemangku kepentingan mengenai program kerja yang dilaksanakan untuk menilai deskripsi dan informasi lain. Deskripsi kami dibuat berdasarkan kriteria COSO Framework mengenai pengendalian internal. BEM FEB UI memastikan bahwa: 1. Deskripsi secara wajar menyajikan sistem lembaga kemahasiswaan sebagaimana didesain dan diimplementasikan pada periode 1 Januari sampai 31 Desember 2015; 2. Deskripsi telah mempertimbangkan segala infomasi yang relevan mengenai perubahan material yang terjadi dalam pengendalian untuk periode 1 Januari 2015 sampai 31 Desember 2015; dan 3. Deskripsi telah didesain dengan sesuai dan diimplementasikan dengan efektif sepanjang periode 1 Januari 2015 sampai 31 Desember 2015, termasuk: a. Risiko-risiko yang mengancam tercapainya tujuan-tujuan pengendalian yang dinyatakan dalam deskripsi lembaga kemahasiswaan atas sistemnya telah diidentifikasi; b. Pengendalian yang diidentifikasi dalam deskripsi, jika diimplementasikan sebagaimana dideskripsikan, menyediakan keyakinan yang memadai di mana risikorisiko tersebut tidak mencegah tujuan-tujuan pengendalian tercapai; dan c. Pengendalian diimplementasikan dengan konsisten sebagaimana yang didesain pada periode 1 Januari 2015 sampai 31 Desember 2015. Hal ini termasuk apakah pengendalian manual diimplementasikan oleh individu-individu yang memiliki kompetensi dan otoritas yang cukup selama periode 1 Januari 2015 hingga 31 Desember 2015.
Depok, 30 Januari 2016 Badan Eksekutif Mahasiswa Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Indonesia Ketua Umum
Fajar Muhammad Rhydo NPM. 1206242044
6
Bagian 3:
Deskripsi Pengendalian BEM FEB UI Laporan Audit BAK FEB UI Audit Pengendalian BEM FEB UI Periode 1 Januari – 31 Desember 2015
7
BAB 1 Gambaran Umum BEM Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Indonesia Badan Eksekutif Mahasiswa Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Indonesia merupakan lembaga eksekutif kemahasiswaan tertinggi di FEB UI dalam struktur kelembagaan mahasiswa FEB UI. Lembaga ini memiliki peran penting sebagai motor pelayanan dan pengabdian. Peran tersebut dijalankan sebagai bentuk tanggung jawab mahasiswa kepada bangsa dan almamaternya. Sebagai motor pelayanan, BEM FEB UI harus berupaya memberikan pelayanan yang optimal terhadap kebutuhan-kebutuhan mahasiswa dalam rangka pemenuhan haknya sebagai mahasiswa FEB UI. Pelayanan-pelayanan tersebut antara lain penciptaan budaya yang ideal bagi mahasiswa FEB UI, memfasilitasi minat dan bakat yang terpendam dalam diri mahasiswa FEB UI, penyaluran aspirasi mahasiswa FEB UI dalam memperjuangkan haknya, dan juga pelayanan lainnya yang dapat meningkatkan kesejahteraan mahasiswa FEB UI. Sebagai motor pengabdian, BEM FEB UI menyadari bahwa tanggung jawab mahasiswa sebagai kaum intelektual adalah mendarmabaktikan dirinya untuk kepentingan bangsa dan negara, seperti yang tercantum pada Tridharma Perguruan Tinggi. BEM FEB UI berperan sebagai inisiator yang berupaya menumbuhkembangkan jiwa peduli dan kritis dalam diri setiap mahasiswa FEB UI agar senantiasa dapat berkontribusi untuk lingkungan sekitarnya. BEM FEB UI sadar bahwa untuk melakukan pengabdian kepada masyarakat, mahasiswa tidak bisa berjalan sendiri-sendiri. Pengabdian tersebut harus dilakukan secara kolektif agar manfaat yang ditimbulkan bisa lebih luas dan berkelanjutan. Oleh karena itu, kegiatan BEM FEB UI bukan hanya sekedar ditujukan untuk memberikan manfaat sesuai dengan sasarannya, namun sekaligus mengajak mahasiswa FEB UI agar dapat berkontribusi aktif di dalamnya.
8
Visi BEM FEB UI1 Visi Badan Eksekutif Mahasiswa FEB UI adalah terwujudnya lembaga eksekutif yang aktif, responsif, konstruktif dalam gerakan, pengabdian, pelayanan, serta pengembangan minat dan bakat mahasiswa untuk FEB UI dan Indonesia. Misi BEM FEB UI 20151 1. Memberikan pelayanan terbaik dan manfaat berkelanjutan dalam rangka pemenuhan kebutuhan dan hajat hidup mahasiswa FEB UI; 2. Mewadahi dan memfasilitasi pengembangan minat dan bakat serta meningkatkan prestasi mahasiswa FEB UI; 3. Menciptakan, mengembangkan, dan menyebarkan nilai-nilai inklusivitas gerakan pengabdian mahasiswa FEB UI untuk Indonesia; dan 4. Menanamkan akar nilai dan budaya Badan Eksekutif Mahasiswa FEB UI dalam kehidupan organisasi serta memberikan nilai tambah yang optimal kepada seluruh pengurus. Budaya Organisasi2 Budaya adalah akumulasi dari pola. Kebiasaan-kebiasaan positif yang kemudian membentuk sebuah pola, seiring waktu pola itu akan mengarah sebuah budaya. Budaya organisasi BEM FEB UI pertama kali dicetuskan pada tahun 2009 serta terus berlaku dan diimplementasikan secara konsisten dan progresif, agar tercipta budaya yang mengakar secara terus-menerus. 1. Respect to Time a) Punctuality
: datang tepat waktu dalam setiap kegiatan.
b) Effective-efficient
: senantiasa fokus dan tidak membuang waktu.
c) Well-organized
: kemampuan membagi waktu secara proporsional.
2. Respect to People a) Edifikasi
: selalu berpikir, bersikap, dan berkata positif kepada orang
lain. b) Apresiasi
: memberikan apresiasi positif atas kinerja rekan.
c) Konsultasi
: aktif melakukan konsultasi dengan superordinat.
3. Respect to System 1
Visi dan misi BEM FEB UI mengacu pada Undang-Undang BPM FEB UI No. 04 Tahun 2015 tentang Badan Eksekutif
Mahasiswa. 2
Budaya Organisasi BEM FEB UI 2015 mengacu pada Grand Design BEM FEB UI 2015.
9
a) Meetings
: menghormati dan aktif mengikuti kegiatan BEM FEB UI.
b) Rules
: kepatuhan akan peraturan yang telah dibuat.
c) Decision and policies : mematuhi seluruh keputusan dan kebijakan yang telah dibuat. Nilai Organisasi Nilai organisasi merupakan hal-hal yang dijunjung tinggi, didalami dan diterapkan dalam keseharian oleh BEM FEB UI, baik oleh pengurus, kepanitiaan, komunitas, serta unit kegiatan yang berada di bawah BEM FEB UI. Nilai-nilai yang dianut inilah yang melandasi setiap aktivitas dan tindakan pengurus BEM FEB UI pada setiap dan sepanjang periode kepengurusan 1. Nationalism Nasionalisme adalah suatu rasa cinta kepada Tanah Air Indonesia yang akan mendorong kami untuk berupaya memberikan sumbangsih terbaik bagi bangsa dan negara. Rasa cinta yang tulus akan mendorong kami untuk berbuat lebih kepada bangsa dan negara tanpa mengharapkan balas jasa. 2. Integrity Integritas bisa dikatakan sebagai bentuk kejujuran terhadap diri sendiri, dimana terdapat kesamaan antara kata dan perbuatan. Integritas akan mendorong kami untuk berbuat sesuai dengan prinsip–prinsip kebenaran yang BEM FEB UI anut. Integritas adalah nilai yang harus dianut oleh seluruh pengurus BEM FEB UI agar setiap aktivitas tetap berada di jalur yang tepat. 3. Togetherness Kebersamaan diimplementasikan baik di dalam internal organisasi maupun antarlembaga. Hubungan kekeluargaan harus dibangun sehingga tercipta kekompakan dan keharmonisan dalam bekerja. Satu hal yang perlu diingat bahwa BEM FEB UI bukan hanya mengedepankan profesionalitas dalam pekerjaan, namun juga mengedepankan aspek hubungan kekeluargaan yang harmonis. 4. Excellence Keunggulan adalah kualitas. Sebagai lembaga ranah pengabdian, pengabdian yang lebih dari sekadar pengabdian, adalah nilai tambah untuk FEB UI itu sendiri. Hal ini mendasari bahwa setiap kegiatan, acara, atau proses dibawah BEM FEB UI dilakukan dengan penuh tanggung jawab agar mencetak tunas-tunas unggul kedepannya.
10
Struktur Organisasi
Gambar 1. Struktur Organisasi BEM FEB UI 2015
Ketua Umum
: Fajar Muhammad Rhydo
Wakil Ketua Umum
: Erdi Saffan Andira
Kepala Tim Kontrol Internal
: Deavina Retkaputri
Controller
: Gayo ‘Allaam Alfani
Vice Controller
: Farah Fauziah Hilman
Bendahara
: Rievinska Ramadhiasri Firsty
Kepala Bidang 1 Pendidikan
: Siva Faoziah Fadhilah
Ø Departemen Keilmuan Kepala Departemen
: Goldy Fariz Dharmawan
Wakil Departemen
: Gina Rusdina
Staff
: Sarah Eka Saputri Abraham Risyad Al Faruqi
11
Muhammad Sholkhi Ardiansyah Rafika Farah Maulia Ziyan Muhammad Farhan Kurniawati Yuli Ashari Ø Entrepreneurship and Leadership Department Kepala Departemen
: Hudzaifah Abdullah
Wakil Departemen
: Noviatrisnawati Hasya
Staff
: Rizal Afif Rasyidi Mumtaz Anwari Muhammad Faza Imaduddin Elmyra Noor Khalida Aisah Putri Anindita Nur Annisa
Kepala Bidang 2 Sosial Politik
: Abigail
Ø Departemen Kajian dan Aksi Strategis Kepala Departemen
: Irsyan Maududy
Wakil Departemen
: Nadiah Khansa Nasution
Staff
: Aulia Natasya Irfani Ampri Raden Rami Ramdana Ivan Devara Muhammad Abdul Aziz Rizky Maulana N Nadia Mauli Arvinta Mauli
Ø Departemen Advokasi dan Kesejahteraan Mahasiswa Kepala Departemen
: Alfi Rahmadian
Wakil Departemen
: Diva Shafira
Staff
: Sara Claudia Sanjaya Nico Wibawa Muthia Meifiana Zahra Muhammad Hanif Rahmadyasa Rio Saumun Alma Madina
12
Ø Departemen Pengabdian Masyarakat Kepala Departemen
: Risma Nadira Iswani
Wakil Departemen
: Luqman Alghifari
Staff
: Zaki Afif Rizani Rezkita Andrawina Jessica Anastasya Mutiarani Laras Kusuma Dewi Olga Devina Ryandy Rizky Effendy
Kepala Bidang 3 Seni dan Olahraga : Muhammad Farhan Ramdhani Tousa Ø Departemen Olahraga Kepala Departemen
: Dhiya Almasdina
Wakil Departemen
: Biordio P
Staff
: Raymondus Bramantya Farah Amira Shofia M Zhafran Adela Joenoes Ambiya Filardhi Dimas Roan Zikri Khansa Melati Putri
Ø Departemen Apresiasi Seni dan Budaya Kepala Departemen
: Ahmad Reaggen
Wakil Departemen
: Astrid Chadys
Staff
: Aufar Ghivari Affandi Ridzka Nur Fitriawati Zenia Clarissa Irdina Tiara Putri Muhammad Faisal Fahmi
Kepala Bidang 4 Eksternal
: Naomi Junita Sinaga
Ø Biro Hubungan Masyarakat Kepala Biro
: Anisa Rahmah
Wakil Biro
: Aulia Suhubdy 13
Staff
: Aninditra Nuraufi Naufal Daffaveda Adam Luqman Taufiqurrahman Fadilla Primaria Dewi Muhammad Khalifa Akbar Sinta Ramani
Ø Biro Media dan Jurnalistik Kepala Biro
: Nadiyah Amatul Haq
Wakil Biro
: Merisa
Staff
: Muhammad Darun Nasihin Annisa Hedya Rizkyta Farkhan Abdul Ghofier Huda Aulia Arifin Dina Ramadhanti Andina Vivandari
Kepala Bidang 5 Internal
: Muhammad Almaz Rifqi Satwika
Ø Biro Pengembangan Sumber Daya Manusia Kepala Biro
: Putri Permata Herman
Wakil Biro
: Annisa Ayu H
Staff
: Zikran Maulida Nur Aini Husna Ghaisani Atiqa Taqiyya Raihan Jolanda Putra
Ø Biro Riset dan Sistem Administrasi Kepala Biro
: Grifin Azizah
Wakil Biro
: Hardiatmoko
Staff
: Diena Qonita Dita Oriana Ghea Lita Jelita Sarah Rofifa Natasiel Lianto Jose Willy Jufiardi 14
Aliansi Tanpa Bidang Ø Tim Kontrol Internal Wakil Kepala Tim 1
: Natria Utami
Wakil Kepala Tim 2
: Vidiya Arinanda
Staff
: Fabiola Cintantya Prakasita Bahari Ajar Taru Seta Fahmi Harits Martha Sisca Aldilla Indah Dwi Pratiwi Muhammad Ilham Akbar Fanna Ersaly Aisyah E Puteri Akmalia Reza Ispahan Haz
Ø Biro Project Kepala Biro
: Busyra Ni’am
Wakil Biro
: Fitri Rizki
Staff
: Siti Sekar Hanjani Pradithasari Dewi Saumi Bagus Wicaksono Aji Nusa Abiyasa Sidemen Nadhifa Meitasari Hendro Wicaksono Dea Aulia
Fungsi Departemen dan Biro Departemen Keilmuan BEM FEB UI Departemen Keilmuan BEM FEB UI berperan untuk menumbuhkembangkan budaya keilmiahan di FEB UI yang inklusif dan berpondasikan ide, kreativitas, dan dedikasi dalam ranah keilmuan serta secara teknis memfasilitasi mahasiswa FEB UI untuk meraih prestasi yang lebih variatif, lebih tinggi, dan dapat bermanfaat bagi kemajuan bangsa.
15
Entrepreneurship and Leadership Department (ELD) BEM FEB UI Entrepreneurship and Leadership Department BEM FEB UI berperan sebagai penggerak dan wadah pengembangan budaya kewirausahaan serta karakter kepemimpinan di FEB UI. Dalam mencapai tujuan tersebut, ELD membawa konsep school of entrepreneuship dan school of leadership.
Departemen Advokasi dan Kesejahteraan Mahasiswa (Adkesma) BEM FEB UI Departemen Advokasi dan Kesejahteraan Mahasiswa BEM FEB UI merupakan agen terdepan yang bertugas mengadvokasikan kesejahteraan mahasiswa yang berfokus pada kebutuhan dasar setiap mahasiswa seperti biaya kuliah, fasilitas, kebijakan dekanat yang mempengaruhi kegiatan kemahasiswaan, akademis, dan komunitas jurusan. Departemen Adkesma harus proaktif terhadap permasalahan, penuh inovasi dan kreasi, mampu bersinergi dengan pihak terkait, sehingga dapat memberikan solusi nyata untuk Mahasiswa FEB UI.
Departemen Pengabdian Masyarakat (Pengmas) BEM FEB UI Departemen Pengabdian Masyarakat BEM FEB UI memegang peran sebagai wadah mahasiswa FEB UI untuk melakukan kontribusi nyata di bidang sosial dan menjadi motor penggerak kepedulian mahasiswa FEB UI terhadap kondisi aktual masyarakat Indonesia dengan bertindak secara responsif atas isu-isu sosial yang ada.
Departemen Kajian dan Aksi Strategis (Kastrat) BEM FEB UI Departemen Kajian dan Aksi Strategis BEM FEB UI membawa sinergi antara gerakan intelektual dan moral yang dilakukan dengan cara yang menyentuh berbagai elemen kampus dan masyarakat serta mengombinasikan kajian, propaganda, dan gerakan dalam mengawal suatu isu. Dengan demikian, Kastrat diharapkan mampu membumikan isu tersebut, khususnya di FEB UI, serta menghasilkan suatu kesimpulan yang berkualitas dan bertanggung jawab atas dasar kajian yang komprehensif.
Departemen Apresiasi Seni dan Budaya (Apresbud) BEM FEB UI Departemen Apresiasi Seni dan Budaya BEM FEB UI memiliki peran sebagai wadah dan penunjang segala kebutuhan pengembangan minat dan bakat mahasiswa FEB UI. Selain itu, Departemen Apresbud juga mendorong adanya pencapaian prestasi atas kegiatan seni yang 16
ada dan juga sebagai motor penggerak untuk apresiasi serta kecintaan terhadap seni dan budaya.
Departemen Olahraga BEM FEB UI Departemen Olahraga BEM FEB UI berperan sebagai wadah dalam pengembangan minat dan bakat olahraga bagi mahasiswa FEB UI serta menunjang segala kebutuhan akan pengembangan minat dan bakat tersebut. Selain itu, Departemen Olahraga juga mendorong adanya pencapaian prestasi atas kegiatan olahraga yang ada dan juga sebagai motor penggerak untuk menumbuhkan solidaritas melalui olahraga dan untuk olahraga itu sendiri
Biro Hubungan Masyarakat (Humas) BEM FEB UI Biro Hubungan Masyarakat BEM FEB UI 2015 berfungsi sebagai garda terdepan serta agen komunikasi strategis dalam memberikan citra positif BEM FEB UI kepada berbagai lapisan masyarakat dengan menjalankan fungsinya sebagai network expander dan maintaner serta public relation3.
Biro Media Jurnalistik (Medjur) BEM FEB UI Biro Media dan Jurnalistik BEM FEB UI merupakan pengelola media terintegrasi BEM FEB UI agar tercapainya citra BEM FEB UI yang baik di mata publik melalui media komunikasi internal dan eksternal dengan mengombinasikan komposisi krusial yang akan digunakan untuk branding BEM FEB UI. Sumber informasi dan konten yang dipublikasikan di media yang ada dapat berjalan melalui fungsi jurnalistik sebagai alat pendokumentasian atas kegiatan-kegiatan BEM FEB UI.
Biro Pengembangan Sumber Daya Manusia (PSDM) BEM FEB UI Biro Pengembangan Sumber Daya Manusia BEM FEB UI berperan dalam menanamkan nilai dan budaya organisasi yang dianut oleh BEM FEB UI, serta memberikan value added bagi 3
BEM FEB UI perlu membangun jaringan dan relasi yang baik dengan pihak – pihak eksternal, sehingga disinilah peran krusial humas diperlukan untuk menjembatani hubungan baik tersebut. Setiap koneksi yang berhasil dibangun oleh Biro Humas ditujukan untuk kepentingan BEM secara luas serta menunjang program – program yang dilaksanakan oleh BEM FEB UI.
17
seluruh pengurus BEM FEB UI melalui kegiatan yang menyenangkan dan mengutamakan kebersamaan.
Biro Riset dan Sistem Administrasi (RSA) BEM FEB UI Biro Riset dan Sistem Administrasi BEM FEB UI menjalankan fungsi sentral sebagai penanggung jawab pengumpulan dan pengelolaan database yang akan digunakan untuk keperluan evaluasi dan decision making, serta menjalankan fungsi inventarisasi, administrasi, dan kontrol alur publikasi.
Biro Project BEM FEB UI Biro Project berperan sebagai Strategic Business Unit BEM FEB UI yang menghasilkan sumber daya finansial. Biro ini bekerjasama serta membangun partnership dengan pihak lain dan melaksanakan project yang berbasis bisnis unit yang dapat memberikan value added.
Tim Kontrol Internal BEM FEB UI Tim Kontrol Internal merupakan satuan tim yang menjalankan fungsi sebagai pelaksana kontrol dan konsultasi atas operasional dan keuangan, serta pengendali risiko dari programprogram kerja, baik yang bersifat mandiri, semi mandiri, maupun open tender yang bernaung di bawah BEM FEB UI. Tim Kontrol Internal menjalankan aktivitasnya dengan tujuan untuk meningkatkan performa serta mendukung pelaksanaan good governance BEM FEB UI untuk kepentingan seluruh stakeholder BEM FEB UI.
18
BAB 2 Program Kerja BEM Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Indonesia Kategori Program Kerja 1. Program Kerja Mandiri Program kerja mandiri merupakan program kerja yang diselenggarakan secara mandiri oleh masing-masing departemen/biro terkait. Secara pelaksanaan, 100% dari kegiatan pelaksanaan program kerja tersebut murni diselenggarakan oleh pengurus yang terdapat di setiap departemen/biro. 2. Program Kerja Semi Mandiri Program kerja semi mandiri merupakan program kerja yang diselenggarakan oleh pengurus departemen/biro terkait dengan melibatkan pihak non-pengurus departemen/biro terkait sebagai penyelenggara program kerja. Project officer dari program kerja semi mandiri wajib berasal dari departemen/biro terkait dan diwajibkan mengikuti proses uji kelayakan dan kepatutan. 3. Program Kerja Open Tender Program kerja open tender merupakan program kerja yang diselenggarakan oleh pihak ketiga sebagai penerima mandat pelaksanaan (assigned project officer). Panitia tidak diwajibkan berasal dari departemen/biro terkait, akan tetapi wajib mengikuti proses bidding yang diselenggarakan oleh BEM FEB UI. Bidang I Pendidikan Departemen Keilmuan BEM FEB UI 1. External Development (ExDev) – Program Kerja Mandiri Program kerja ini bertujuan untuk mengelola fasilitas publikasi dan media pelaporan kegiatan kepada publik melalui majalah dinding, info konferensi dan kompetisi (CnC), dan publikasi via Twitter. 2. FEB UI Awards dan Mapres FEB UI - Program Kerja Mandiri FEB UI Awards merupakan bentuk apresiasi FEB UI dan Departemen Keilmuan BEM FEB UI terhadap mahasiswa yang berprestasi di FEB UI. Mapres FEB UI adalah kegiatan scouting untuk perwakilan FEB UI di Pemilihan Mapres UI. 3. Internal Development (InDev) - Program Kerja Mandiri
19
Merupakan kegiatan pengelolaan aktivitas internal departemen seperti pelatihan internal, komunikasi dengan lembaga keilmuan lain, dan sistem administrasi departemen. 4. Kompetisi Ekonomi (KompEk) – Program Kerja Open Tender Merupakan kompetisi ekonomi untuk siswa tingkat SMA/SMK/sederajat se-Indonesia yang diselenggarakan di kampus FEB UI. 5. Student Development and Achievement Community (SDAC)4 – Program Kerja Semi Mandiri SDAC Prestasi adalah wadah studi dan prestasi bagi mahasiswa FEB UI yang berperan sebagai pihak yang mempertemukan mahasiswa yang ingin berpartisipasi dalam berbagai kegiatan kompetisi untuk mendapatkan pelatihan dari kalangan dosen, asisten dosen, alumni, maupun mahasiswa senior. 6. Kontingen OIM FEB UI – Program Kerja Open Tender Program kerjasama Departemen Keilmuan dengan Departemen Apresiasi Seni & Budaya dan Departemen Olahraga yang bertujuan untuk mendampingi kontingen FEB UI yang mewakili FEB UI mulai dari persiapan sampai dengan saat kontingen bertanding di ajang OIM UI, UI Art War, dan Olimpiade UI. 7. Student’s Handbook - Program Kerja Mandiri Student’s Handbook atau buku saku berisi seputar lomba dan conference. Program kerja ini merupakan hasil kerja sama dengan PKM FEB UI dan lembaga keilmuan lain yang ada di FEB UI. 8. Student Research Days (SRD) - Program Kerja Open Tender Student Research Days merupakan ajang berkompetisi dan berkarya bagi mahasiswa FEB UI di bidang ilmiah yang terdiri dari workshop dan kompetisi dengan mengusung kegiatan ilmiah yang menyenangkan dan bermanfaat. Hasil dari SRD ini menjadi pertimbangan untuk penyeleksian Kontingen OIM FEB UI. Entrepreneurship and Leadership Department (ELD) BEM FEB UI 1. Economic Business Student Entrepreneurs Club (EBS E-Club) – Program Kerja Open Tender EBS E-Club adalah komunitas bagi mahasiswa FEB UI yang memiliki passion dalam bidang entrepreneurship. Komunitas ini memiliki tiga rangkaian acara sepanjang tahun, yaitu gathering, training, dan bazaar. 2. Entrepreneurship and Leadership Center Eksternal – Program Kerja Mandiri 4
Program Kerja SDAC sebelumnya bernama KSME (Komunitas Studi Mahasiswa Ekonomi) dan bersifat sebagai program kerja open tender.
20
ELC Eksternal merupakan program kerja yang bertujuan sebagai sarana penyebaran dan penanaman budaya entrepreneurship dan leadership di kalangan mahasiswa FEB UI melalui mading ELD BEM FEB UI, ELD Update, kunjungan ke lembaga yang terkait, dan Sociopreneur visit5. 3. Entrepreneurship and Leadership Center Internal – Program Kerja Mandiri ELC Internal berperan dalam meningkatkan budaya entrepreneurship dan leadership di dalam punggawa-punggawa ELD BEM FEB UI melalui diskusi dan pelatihan internal mengenai entrepreneurship, leadership, dan general untuk meningkatkan knowledge dan skill, serta bertanggung jawab untuk menjaga keharmonisan dan silaturahmi antargenerasi ELD BEM FEB UI. 4. Leaders Dialogue - Program Kerja Mandiri Leaders Dialogue adalah acara talkshow yang menghadirkan tokoh-tokoh inspiratif untuk berbagi pengalaman hidup dan menyebarkan inspirasi dan motivasi kepada mahasiswa. Leaders Dialogue hadir dengan tema yang unik dan bervariasi yang bertujuan untuk menunjukkan bahwa menjadi seorang leader dan mendapatkan ilmu leadership tidak hanya berlaku pada satu bidang atau satu jabatan, sehingga memungkinkan acara ini dapat menyentuh mahasiswa yang lebih luas lagi. 5. The Next Leader (TNL) – Program Kerja Open Tender The Next Leader merupakan perwujudan dari konsep school of leadership yang khusus diperuntukkan untuk mahasiswa-mahasiswa yang mempunyai passion di bidang leadership yang selanjutnya akan mengikuti rangkaian acara berupa pre-event, main event, dan post event yang berdasarkan tri dharma perguruan tinggi, yaitu: Pendidikan (menyelenggarakan sekolah kepemimpinan), Penelitian (meneliti permasalahan sosial), dan Pengabdian Masyarakat (memberikan solusi melalui social project). 6. UI Studentpreneurs (UISP) – Program Kerja Open Tender UISP menerapkan konsep school of entrepreneurship dengan tiga rangkaian acara besar, yaitu National Seminar (memperoleh informasi tentang kewirausahaan dari para pembicara ternama), Academy (mengedukasi peserta business plan secara intensif dan eksklusif), dan Young Entrepreneur Summit (melahirkan koneksi atau jaringan bisnis sesama entrepreneur dan juga sekaligus sebagai awarding night UISP). 5
Sociopreneur visit merupakan salah satu program ELC Eksternal yang berupa company visit ke bidang yang spesifik yaitu kepada para sociopreneur. Kegiatan company visit ini terdiri dari seminar dan company tour untuk melihat dan mengetahui langsung seluk-beluk sociopreneur dalam lingkungan nyata untuk menginspirasi, memotivasi dan menggerakan mahasiswamahasiswi untuk mau turun ke bidang sociopreneur.
21
Bidang II Sosial Politik Departemen Kajian dan Aksi Strategis (Kastrat) BEM FEB UI 1. Data and Information Supporting Center (DISC) – Program Kerja Mandiri Database untuk penyediaan data, literatur, dan informasi sebagai bahan bagi Kajian Komprehensif. 2. Diskusi Taman Makara – Program Kerja Mandiri Forum diskusi terbuka terkait suatu isu yang sedang hangat dan memiliki urgensi yang tinggi. Pada forum ini, mahasiswa bebas mengeluarkan pendapat dan bertukar pikiran. 3. Kajian Komprehensif – Program Kerja Mandiri Departemen Kajian dan Aksi Strategis melalui program kerja ini mengaji isu level nasional maupun kampus. Program kerja ini terdiri dari kajian insidental (terhadap isu-isu yang tingkat urgensinya tinggi) dan kajian besar (ditetapkan pada awal kepengurusan oleh kepala departemen). 4. Kastrat Antargenerasi – Program Kerja Mandiri Acara ini merupakan sarana kumpul informal dengan pengurus-pengurus Kastrat lintas generasi dari berbagai tahun kepengurusan dengan tujuan networking dan sharing. 5. Propaganda dan Mading – Program Kerja Mandiri Program kerja ini berfungsi sebagai pembumian isu dengan gaya yang kreatif agar masyarakat lebih peduli terhadap isu yang diangkat. Mading digunakan sebagai sarana komunikasi mengenai publikasi output kajian-kajian yang dilakukan Kastrat. Terdapat juga kolom kritik dan saran bagi output kajian yang ditempel di mading. 6. Public Relation dan Sospol untuk Maba (SUM) – Program Kerja Mandiri Public Relation bertugas menjaga hubungan baik dan/atau aliansi dengan BO & BSO lain di FEB, fakultas lain di UI, maupun universitas lain di skala nasional. SUM diadakan dalam rangkaian acara Orientasi Pengenalan Kampus, bertujuan untuk mengenalkan sosial dan politik kepada mahasiswa baru FEB UI. 7. Sarasehan untuk Negeri – Program Kerja Mandiri Talkshow untuk umum yang bertujuan memaparkan fakta-fakta seputar tema yang dibawakan dan dapat menjadi pemicu kepekaan sosial-politik.
22
Departemen Pengabdian Masyarakat (Pengmas) BEM FEB UI 1. Development Through Togetherness (Devout) – Program Kerja Open Tender Pengembangan komunitas yang bertujuan untuk membangun desa di daerah Depok menuju kemandirian dalam aspek kesehatan, pendidikan, dan ekonomi. Satu tahun kepengurusan berfokus pada satu aspek saja diantara tiga aspek tersebut. 2. Manajemen UKF Sosial – Program Kerja Mandiri Departemen Pengabdian Masyarakat melakukan pengawasan terhadap UKF sosial, yaitu Social Community (SosCom). Program kerja ini bertujuan untuk mengawasi dan membantu kegiatan UKF secara menyeluruh agar kegiatan rutin dan regenerasi UKF bisa berjalan dengan baik dan tujuan dari UKF dapat tercapai. 3. Masjid Terminal (Master) FEB UI – Program Kerja Open Tender Master FEB UI merupakan bimbingan belajar bagi siswa/i SMA yang kurang mampu secara finansial maupun akademis, yang dibagi menjadi 2 kelas: •
kelas intensif—persiapan menuju SBMPTN dan Seleksi Mandiri PTN lainnya
•
kelas reguler—persiapan UN bagi siswa/i kelas XII dan materi pelajaran bagi siswa/i kelas XI.
4. Pengmas Gathering – Program Kerja Mandiri Acara ini merupakan sarana kumpul informal dengan mantan pengurus-pengurus Pengmas dari berbagai tahun kepengurusan dengan tujuan networking dan sharing. 5. Program Kakak Adik Asuh (Prokadisu) – Program Kerja Open Tender Prokadisu adalah crowd funding dari mahasiswa/i FEB UI yang disalurkan berupa beasiswa biaya pendidikan siswa/i yang kurang mampu secara finansial di beberapa sekolah swasta berbagai jenjang sekitar Depok. Kepanitiaan ini juga mengadakan gathering antara kakak dan adik asuh beberapa kali dalam satu periode kepengurusan. 6. Sociopreneur’s Day – Program Kerja Mandiri Acara ini merupakan kolaborasi Pengmas bersama ELD. Acara ini berupa kunjungan ke yayasan yang bergerak di bidang sociopreneurship dengan tujuan untuk meningkatkan minat mahasiswa/i terhadap sociopreneurship. 7. Tanggap Bencana – Program Kerja Mandiri Ketika terjadi bencana alam, Departemen Pengmas BEM FEB UI berkolaborasi dengan Sosmas se-UI dalam forum Sosmasnet untuk memberikan bantuan bagi korban bencana. Bantuan dapat berupa donasi, SDM sukarela maupun kampanye.
23
Departemen Advokasi Kesejahteraan Mahasiswa (Adkesma) BEM FEB UI 1. Adkesma Care Center – Program Kerja Mandiri Adkesma Care Center berfungsi sebagai sumber informasi yang perlu diketahui mahasiswa FEB UI, seperti informasi beasiswa, informasi akademik dari dekanat, dan informasi lainnya. Terdapat hotline Adkesma yang siap menampung laporan terkait kemahasiswaan di FEB UI dan menindaklanjuti laporan-laporan yang masuk melalui program kerja Adkesma yang lain. 2. Advokasi Biaya Pendidikan – Program Kerja Mandiri Program kerja ini merupakan hasil advokasi terkait masalah biaya studi mahasiswa FEB UI dan bentuk pengawalan hak bagi penerima bidik misi (mengadvokasikan apabila dana beasiswa terlambat turun ke rekening para penerima). 3. Advokasi Putus Studi – Program Kerja Mandiri Progran kerja ini merupakan hasil koordinasi dengan Kepala Bimbingan & Konseling FEB UI dan BSO Keilmuan untuk memberikan mentoring premium bagi mahasiswa/i yang memerlukan perhatian khusus (terancam drop out). 4. Beasiswa Mahasiswa to Mahasiswa (M2M) – Program Kerja Mandiri Beasiswa M2M merupakan beasiswa dengan sumber dana yang dihimpun dari mahasiswa FEB UI untuk para penerima yang merupakan sesama mahasiswa FEB UI, memiliki tujuan menumbuhkan rasa kepedulian antar mahasiswa FEB UI. 5. Diari (Dialog Interaktif) – Program Kerja Mandiri Diari merupakan diskusi terbuka antara mahasiswa FEB UI dan pihak dekanat FEB UI terkait isu kebijakan di lingkungan kampus yang selanjutnya akan dilakukan pengawalan atas pelaksanaan output dari diskusi tersebut. 6. Hello Maba – Program Kerja Mandiri Program kerja ini bertujuan untuk menjaring mahasiswa baru FEB UI yang selanjutnya akan diundang ke grup angkatannya agar mudah mendapatkan informasi-informasi yang diperlukan dalam masa pra-perkuliahan. Program kerja ini juga berupa penyambutan mahasiswa baru FEB UI pada saat registrasi ulang di Balairung UI. 7. Manajemen UKF Keilmuan – Program Kerja Mandiri Program kerja ini bertujuan untuk mengawasi dan membantu kegiatan UKF secara menyeluruh agar kegiatan rutin dan regenerasi UKF bisa berjalan dengan baik dan tujuan
24
dari masing-masing UKF dapat tercapai. UKF keilmuan, yaitu EIS (Economics International Society) dan IBEC (Islamic Business and Economics Community)6. 8. Public Service – Program Kerja Mandiri Program kerja ini bertujuan untuk mengadvokasikan hal-hal terkait kepuasan mahasiswa FEB UI terhadap fasilitas-fasilitas di lingkungan kampus. 9. Scholarship and Education Fair (SEF) – Program Kerja Open Tender SEF merupakan pameran lembaga pemberi beasiswa dan institusi pendidikan di luar negeri serta berupa talkshow inspiratif terkait beasiswa dan kuliah di luar negeri. Bidang III Seni dan Olahraga Departemen Apresiasi Seni dan Budaya (Apresbud) BEM FEB UI 1. Art Week - Program Kerja Mandiri Rangkaian acara dari Economic Students’ Talents yang merupakan pameran seni, bertujuan untuk memperkenalkan seni secara luas kepada publik FEB UI. 2. Economic Students’ Talents – Program Kerja Semi MandiriProgram kerja gabungan antara Departemen Apresiasi Seni dan Budaya dan Departemen Olahraga yang merupakan ajang pencarian minat dan bakat mahasiswa di bidang seni dan olahraga. 3. FEB UI Expo (UKF Expo) - Program Kerja Mandiri Memperkenalkan Unit Kegiatan Fakultas Seni yang berada di lingkungan FEB UI kepada mahasiswa baru FEB UI pada rangkaian POMB. 4. Heaven of Art for Children - Program Kerja Mandiri Program kerjasama dengan BSO Sekolah Non Formal FEB UI yang berbentuk studio seni untuk anak-anak. 5. Jazz Goes to Campus (JGTC) – Program Kerja Open Tender Festival jazz yang diselenggarakan mahasiswa FEB UI dengan tujuan mengubah paradigma musik jazz yang eksklusif menjadi lebih inklusif dengan membawa musik jazz ke dalam lingkungan kampus. 6. Kontingen FEB UI – Program Kerja Open Tender Program kerjasama Departemen Apresiasi Seni & Budaya dengan Departemen Keilmuan dan Departemen Olahraga yang bertujuan untuk mendampingi kontingen FEB UI yang mewakili FEB UI mulai dari persiapan sampai saat kontingen bertanding di ajang OIM UI, UI Art War dan Olimpiade UI. 6
IBEC berubah menjadi BSO tertanggal 11 Desember 2015 dengan dikeluarkannya TAP BPM Nomor: 17/TAP/BPM FEBUI/XII/2015 tentang Ketetapan Pengangkatan IBEC sebagai BSO FEB UI.
25
7. Mading Apresbud - Program Kerja Mandiri Media penyebaran informasi mengenai dunia seni di FEB UI, dilaksanakan dua kali per semester. 8. Malam Kekerabatan – Program Kerja Open Tender Acara persembahan mahasiswa baru kepada seluruh mahasiswa FEB UI serta menjalin silaturahmi antarangkatan melalui seni, yang secara tidak langsung memberikan pengalaman dan gambaran tentang kepanitiaan di FEB UI. 9. Manajemen UKF - Program Kerja Mandiri Mengawasi dan membantu kegiatan UKF secara menyeluruh agar kegiatan rutin dan regenerasi UKF bisa berjalan dengan baik dan tercapainya tujuan dari masing-masing UKF. UKF Seni yaitu Voice of Inspiration FEB UI (VOI), Amertha Bhavani Seni Gerak Budaya FEB UI (SGB), dan Teater FEB UI. 10. National Folklore Festival (NFF) – Program Kerja Open tender NFF merupakan pentas budaya berskala nasional yang berbentuk kompetisi paduan suara dan seni tari tingkat SMA/sederajat dan umum dengan tujuan meningatkan kesadaran masyarakat khususnya pemuda dalam melestarikan budaya dari berbagai daerah di Indonesia. 11. Sport-Art Gathering - Program Kerja Mandiri Bekerja sama dengan Departemen Olahraga, sebuah pertemuan khusus bagi para kontingen seni dan olahraga FEB UI yang akan tampil di ajang UI Art War dan Olimpiade UI, bertujuan untuk menjalin silaturahmi. Departemen Olahraga BEM FEB UI 1. Economic Students’ Talents – Program Kerja Semi Mandiri Program kerja gabungan antara Departemen Apresiasi Seni dan Budaya dan Departemen Olahraga yang merupakan ajang pencarian minat dan bakat mahasiswa di bidang seni dan olahraga 2. FEB UI Cup – Program Kerja Open Tender Kompetisi olahraga antar mahasiswa ekonomi se-Indonesia dengan tujuan mempererat tali persaudaraan sesama mahasiswa ekonomi. Pertandingannya antara lain futsal, taekwondo, bulutangkis, basket, boxing, dan rally photo. 3. Kontingen FEB UI – Program Kerja Open Tender Program kerjasama Departemen Olahraga dengan Departemen Apresiasi Seni & Budaya dan Departemen Keilmuan yang bertujuan untuk mendampingi kontingen FEB UI yang 26
mewakili FEB UI mulai dari persiapan sampai saat kontingen bertanding di ajang OIM UI, UI Art War dan Olimpiade UI. 4. Mading - Program Kerja Mandiri Memberi konten mading mengenai informasi olahraga, unit kegiatan fakultas dan komunitas olahraga, program kerja Departemen Olahraga, dan kegiatan olahraga yang sedang terjadi sekitar kampus. 5. Manajemen UKF dan Komunitas - Program Kerja Mandiri Mengawasi dan membantu kegiatan UKF serta Komunitas secara menyeluruh agar kegiatan rutin dan regenerasi UKF serta Komunitasbisa berjalan dengan baik dan tercapainya tujuan dari masing-masing UKF dan Komunitas. UKF Olahraga yaitu Football Association of Economics UI (FAE UI), FEB UI Basketball, FEB UI Volleyball, Taekwondo FEB UI, FEB UI Table Tennis (FETT), UKF Bulutangkis. Komunitas Olahraga, yaitu Tenis Lapangan, Hockey Indoor, Renang, Atletik, Muaythai. 6. SC Sportvaganza - Program Kerja Mandiri Kompetisi olahraga antar BO/BSO di FEB UI dengan tujuan mempererat hubungan antarBO/BSO. Pertandingannya antara lain futsal putra, futsal putri, tarik tambang, dan cabang pilihan. 7. Sekolah Olahraga - Program Kerja Mandiri Memberikan pelatihan futsal dan bulutangkis kepada anak-anak umur 6 – 12 tahun di desa yang sedang dibangun oleh Devout, bekerjasama dengan Departemen Pengabdian Masyarakat sebagai perantara dengan pihak Devout dan pihak desa. 8. Sport-Art Gathering - Program Kerja Mandiri Bekerja sama dengan Departemen Apresiasi Seni dan Budaya, sebuah pertemuan khusus bagi para kontingen seni dan olahraga FEB UI yang akan tampil di ajang UI Art War dan Olimpiade UI, bertujuan untuk menjalin silaturahmi. 9. Sport Festival (UKF Expo) - Program Kerja Mandiri Memperkenalkan unit kegiatan fakultas dan komunitas olahraga FEB UI kepada mahasiswa baru FEB UI pada rangkaian POMB.
27
Bidang IV Eksternal Biro Hubungan Masyarakat (Humas) BEM FEB UI 1. Bedah Kampus UI (BK UI) - Program Kerja Mandiri BK UI merupakan salah satu proker BEM UI yang diamanahkan kepada BEM masingmasing fakultas sebagai penanggung jawab akan BSO jurusan. Selain itu BEM FEB UI juga berperan sebagai informan (sarana publikasi dan sarana penyampaian informasi) dihari H Bedah Kampus UI kepada para siswa/i SMA/SMK sederajat. 2. BEM FEB UI Relation - Program Kerja Mandiri BEM FEB UI Relation terbagi menjadi dua bagian, yaitu Internal dan Eksternal. Internal Relation merupakan usaha yang dilakukan oleh Humas BEM FEB UI untuk menjaga hubungan baik dengan pihak internal seperti BO/BSO FEB UI dan fakultas lainnya yang berada di UI. External Relation merupakan usaha yang dilakukan untuk membangun atau menjaga hubungan baik dengan pihak kampus diluar UI. 3. BEM Gathering - Program Kerja Mandiri BEM Gathering merupakan acara temu alumni-pengurus BEM FEB UI dari tahun ke tahun untuk kembali mengingat masa-masa menjadi pengurus. Acara ini memberi manfaat kepada pengurus melalui sesi sharing alumni BEM FEB UI. 4. Humas Branding - Program Kerja Mandiri Program kerja yang memiliki tujuan untuk meningkatkan awareness dan interest para stakeholder FEB UI terhadap program kerja yang dilaksanakan BEM FEB UI, serta menjaga citra positif BEM FEB UI yang telah terbentuk di lingkungan internal FEB UI. 5. Networking - Program Kerja Mandiri Networking merupakan usaha Humas BEM FEB UI sebagai network expander dan maintainer untuk melebarkan jangkauan koneksi BEM FEB UI kepada pihak-pihak krusial dalam hubungan BEM FEB UI seperti organisasi yang bersifat nonkemahasiswaan di Internal FEB UI (ILUNI dan Dekanat), pemerintah, insititusi NGO, atau institusi lainnya sebagai bentuk pencitraan dan branding BEM FEB UI. 6. Welcome to FEB UI - Program Kerja Mandiri Welcome to FEB UI merupakan sarana membangun citra positif BEM FEB UI di khalayak umum serta menerima kunjungan dari siswa/I SMA/sederajat yang ingin mendapatkan informasi lebih dalam mengenai FEB UI.
28
Biro Media dan Jurnalistik (Medjur) BEM FEB UI 1. BEM’s Profile - Program Kerja Mandiri Video pencitraan tentang profil singkat BEM FEB UI yang berisi visi; misi; departemen dan biro yang ada di BEM FEB UI; dan proker unggulan BEM FEB UI, komentar dari berbagai kalangan tentang BEM FEB UI, dan liputan seputar kegiatan BEM FEB UI yang sedang berlangsung. 2. BJMC (BEM FEB UI Journalism and Media Coverage) - Program Kerja Mandiri BJMC adalah suatu bentuk publication support dari penulisan artikel yang terdiri dari kegiatan peliputan dan pembuatan artikel proker-proker non opten. Sedangkan untuk proker opten, akan diminta artikel press release dan teaser dari divisi publikasi terkait. Liputan dan artikel ini akan dipublikasikan di berbagai media publikasi BEM FEB UI dan media massa melalui kerjasama dengan media partner serta dicetak untuk I-wall. 3. ENVI (Extensive News Via Internet) - Program Kerja Mandiri Mempublikasikan berita seputar kegiatan BEM FEB UI, info lomba, dan info terkini seputar FEB dan Universitas Indonesia, serta menjalankan fungsi BJMC melalui media internet. 4. FELT (FEB UI Newsletter) - Program Kerja Mandiri FELT adalah majalah BEM FEB UI yang berisi tentang BEM FEB UI, kegiatan seputar BEM FEB UI dan isu terkait yang terbit 2 kali selama masa kepengurusan BEM FEB UI. 5. I-wall (Informative Wall) - Program Kerja Mandiri Mengelola mading sebagai sarana publikasi untuk artikel berisikan informasi mengenai acara BEM FEB UI yang telah selesai dilaksanakan (H+5 acara selesai), poster (dari internal dan eksternal), dan informasi-informasi yang terkait langsung dengan BEM FEB UI. 6. MPT (Maintaining Public Trust) - Program Kerja Mandiri Kegiatan MPT terdiri atas pembuatan permintaan desain dari departemen dan biro BEM FEB UI dan pembuatan desain poster ucapan hari besar, UTS, dan UAS. Bidang V Internal Biro Pengembangan Sumber Daya Manusia (PSDM) BEM FEB UI 1. Beton Barbar (Bemers Nonton Bareng-Bareng) - Program Kerja Mandiri Beton barbar adalah proker di mana pengurus menonton film bersama dengan tujuan refreshing serta memberikan nilai-nilai kehidupan melalui film-film yang berkualitas.
29
2. Buku Curhat - Program Kerja Mandiri Setiap pengurus dapat menuliskan apapun baik komentar foto tiap pengurus maupun menulis curhatan isi hatinya pada sebuah buku yang dibuat semenarik mungkin agar para pengurus tertarik untuk melihat dan mengisi buku tersebut. 3. Ketupat (Ketemu para Orangtua) - Program Kerja Mandiri Ketupat merupakan acara halal-bihalal dengan orang tua yang dimaksudkan agar orang tua mengetahui kegiatan anaknya di BEM FEB UI. 4. Origami (Orientasi Keluarga BEM FEB UI) - Program Kerja Mandiri Origami adalah kegiatan team building BEM FEB UI yang bertujuan untuk membangun hubungan yang baik antara satu pengurus dengan yang lainnya. 5. Paper One (Para Pencari Ilmu Pengetahuan) - Program Kerja Mandiri Paper One adalah proker penyedia tentor pada saat menjelang UTS dan UAS yang pengajarnya merupakan pengurus BEM FEB UI atau alumni BEM FEB UI. 6. Performance Appraisal (PA) - Program Kerja Mandiri Performance Appraisal adalah hasil penilaian atau rapor7 bagi BPH dan staff BEM FEB UI yang dilakukan 2 kali dalam setahun. 7. PSDM Cares - Program Kerja Mandiri PSDM Cares adalah proker yang mencerminkan kepedulian dan perhatian PSDM terhadap pengurus BEM FEB UI. Terdiri atas beberapa kegiatan: Kalender Ulang Tahun, Kantong Hadiah, Love Letter, Tiker Day, dan PSDM Goes Viral. 8. Rapat Kerja Internal - Program Kerja Mandiri Rapat kerja internal merupakan rapat kerja awal kepengurusan BEM FEB UI yang berisikan mengenai materi yang dipresentasikan oleh masing-masing pengurus dari tiap departemen
atau
biro
sehingga
semua
pengurus
memahami
proker
semua
departemen/biro. 9. SeBar (Senang Bareng-bareng) - Program Kerja Mandiri SeBar bertujuan untuk menguji seberapa luas pengetahuan pengurus, namun dikemas dalam rangkaian acara yang menyenangkan. 10. Self Development Program (SDP) - Program Kerja Mandiri Self Development Program adalah kegiatan internal BEM FEB UI yang bertujuan meningkatkan kemampuan soft skill dan hard skill kepada para pengurus melalui kegiatan 7
Rapor tersebut disebut juga dengan Harajuku (Hasil Rapor dan Album jadi Satu) yang berisikan PA 1, PA 2, kertas spinball, foto pengurus BEM FEB UI, lembar ucapan selamat ulang tahun dari kalender ulang tahun, dan cerita perjalanan departemen/biro masing-masing selama periode kepengurusan.
30
seminar/training dengan menghadirkan pembicara yang dirasa mampu memberikan materi sesuai dengan tema yang telah ditentukan. Biro Riset dan Sistem Administrasi (RSA) BEM FEB UI 1. Appraisal of BEM FEB UI – Program Kerja Mandiri Memberikan apresiasi berupa sertifikat atau penghargaan kepada project officer kepanitiaan-kepanitiaan yang berada di bawah BEM FEB UI, seluruh pengurus, Tim Terbaik, dan Staff Terbaik. Pemberian sertifikat akan dilaksanakan paling lambat sebulan setelah acara tersebut selesai, dan pemberian sertifikat untuk pengurus BEM FEB UI akan diberikan pada saat rapat pleno terakhir. 2. Diari (Daily Inventarisasi) - Program Kerja Mandiri Merupakan kegiatan yang terkait dengan pembuatan, pengecekan, pengamanan, pendayagunaan, perawatan dan perbaikan pada inventaris BEM FEB UI. 3. Nata De Coco dan Kupon (Name Tag, Operational Costum, dan Buku Telepon) Program Kerja Mandiri a. Name Tag: ID card yang berisi foto, nama dan jabatan pengurus di BEM FEB UI. b. Operational costum: Berupa jaket yang nyaman digunakan untuk kegiatan operasional sehari-hari. c. Buku Telepon: Berupa buku telepon kecil yang berisikan nama dan contact person setiap pengurus BEM FEB UI. 4. PIJAR (Piket Jakarta – Jagalah Kebersihan Ruang BEM Kita) - Program Kerja Mandiri Kegiatan kerja bakti bersama seluruh pengurus BEM FEB UI dan masing-masing bidang untuk merapikan, membersihkan ruang BEM FEB UI dan menata layout penempatan barang. 5. Publikasi dan Administrasi - Program Kerja Mandiri a. Menerapkan serta mensosialisasikan publikasi dengan baik ke BO/BSO FEB UI yang nantinya akan diterapkan oleh BO/BSO FEB UI terhadap kepanitiaan yang dibawahinya melalui Kebijakan SOP BEM FEB UI. b. Menerapkan serta mensosialisasikan publikasi dan administrasi ke Departemen dan Biro BEM FEB UI oleh staff RSA melalui Kebijakan SOP BEM FEB UI. c. Mencatat dan mengarsipkan surat masuk dan keluar yang nantinya akan diteruskan kepada yang tertuju pada surat.
31
6. Research in Motion - Program Kerja Mandiri Bekerjasama dengan departemen dan biro terkait proker yang membutuhkan riset yang berisi pendapat publik terhadap proker-proker tersebut melalui kuesioner, wawancara langsung, atau metode lain yang digunakan. 7. Sistem Database Terpadu - Program Kerja Mandiri Database yang terangkum online di dalam 1 tempat, sehingga memudahkan untuk mencari dan mengupdate informasi kontak dari pengurus BEM FEB UI 2015 dan sebelumnya, BO/BSO FEB UI, universitas lain, pembicara, juri, project officer, sponsor dan vendor, pihak lain yang pernah dan sedang bersangkutan dengan BEM FEB UI, kepanitiaan FEB UI, dan pihak-pihak yang pernah bekerja sama dengan pihak-pihak terkait, serta untuk menyimpan foto-foto pada setiap event baik kepanitiaan di bawah BEM FEB UI atau event internal BEM FEB UI. Aliansi Tanpa Bidang Biro Project BEM FEB UI 1. Bank Soal Corner – Program Kerja Mandiri Bank Soal Corner (BSC) adalah pembukaan stand untuk menjual soal-soal UTS dan UAS yang dilakukan dua kali dalam setahun, tiap semester genap dan ganjil. 2. Emblem Angkatan – Program Kerja Mandiri Emblem angkatan adalah emblem yang dijual untuk setiap mahasiswa baru sebagai tanda pengenal yang bisa dipakai di jaket kuning masing-masing mahasiswa. 3. Fresh Graduate – Program Kerja Mandiri Fresh Graduate adalah program kerjasama promosi berupa pembagian flyer dari sejumlah universitas/institusi pendidikan yang bekerja sama dengan Biro Project BEM FEB UI pada hari wisuda, baik wisuda genap maupun ganjil. Flyer ditujukan untuk para wisudawan yang mau melanjutkan S2 atau ingin mengikuti kursus bahasa asing. 4. Project – Program Kerja Mandiri Project adalah program kerjasama dengan pihak eksternal BEM FEB UI untuk mengorganisir acara yang akan dilakukan di lingkungan FEB UI. Pihak eksternal akan memberikan sejumlah fee yang disepakati dengan Treasurer dan BPH Biro Project sebagai kompensasi pengaturan acara. 5. Try Out Organized by FEB UI (TROFI FEB UI) – Program kerja open tender Try Out Organized by FEB UI merupakan program kerja berupa penyelenggaraan try out SBMPTN untuk para siswa kelas XII SMA sebagai gambaran ujian SBMPTN yang akan 32
mereka hadapi nanti. Keuntungan TROFI diperoleh dari penjualan tiket dan sponsorship dalam bentuk fresh money. Tim Kontrol Internal BEM FEB UI 1. Audit Keuangan – Program Kerja Mandiri Audit Keuangan dilakukan terhadap setiap program kerja open tender/semi mandiri BEM FEB UI berdasarkan Standar Audit Internal8 dan Panduan Audit Keuangan9. Audit Keuangan bertujuan untuk memastikan bahwa laporan pertanggungjawaban keuangan yang telah dibuat oleh kepanitiaan open tender/semi mandiri telah disajikan secara wajar dan bebas dari salah saji yang material dan dibuat berdasarkan Standar Pelaporan Keuangan BEM FEB UI yang berlaku. 2. Audit Operasional – Program Kerja Mandiri Audit Operasional terhadap departemen/biro BEM FEB UI, dengan Tim Kontrol Internal berperan sebagai konsultan keuangan dan operasional setiap departemen/biro yang menjadi tanggung jawabnya. Sebagai konsultan keuangan, Tim Kontrol Internal berhak mengetahui dan melakukan pencatatan terhadap setiap transaksi yang dilakukan oleh departemen/biro sesuai dengan SOP Keuangan Internal. Sebagai konsultan operasional, Tim Kontrol Internal membantu departemen/biro untuk bisa menjalankan program kerjanya secara lebih efektif dan efisien. 3. Training Internal KI – Program Kerja Mandiri Pelatihan dan pembekalan untuk Tim Kontrol Internal terkait proses kerja Tim Kontrol Internal seperti penjelasan terkait SOP dan SPK yang ada di BEM FEB UI, prosedur Audit Keuangan, dan prosedur Audit Operasional. 4. Training Kebendaharaan – Program Kerja Mandiri Pembekalan dan pengarahan oleh Tim Kontrol Internal kepada tim keuangan kepanitiaan yang bersifat open tender/semi mandiri dan bendahara UKF, terkait pencatatan transaksi dan pembuatan laporan pertanggungjawaban keuangan kepanitiaan dengan menggunakan sistem ABEL (Akuntansi Berbasis Excel) yang dilakukan di setiap awal kepengurusan kepanitiaan.
8
Standar Audit Internal adalah pedoman bagi pengurus dalam menjalankan pengendalian internal BEM FEB UI. Standar Audit Internal berlaku mulai dari awal kepengurusan Januari 2015. 9 Panduan Audit Keuangan adalah panduan yang menjelaskan langkah-langkah Tim Kontrol Internal dalam melaksanakan audit keuangan terhadap kepanitiaan yang bersifat open tender dan semi mandiri. Panduan ini dijalankan mulai dari awal kepengurusan Januari 2015.
33
BAB 3 Sistem Pengendalian Tingkat Entitas BEM Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Indonesia A. Pengantar Sistem pengendalian tingkat entitas dibuat berdasarkan model Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission (COSO) dengan lima komponen pengendalian: (1) Lingkungan Pengendalian (Control Environment), (2) Penilaian Risiko (Risk Assessment), (3) Aktivitas Pengendalian (Control Activities), (4) Informasi dan Komunikasi (Information and Communication), dan (5) Aktivitas Pemantauan (Monitoring Activities). Pada suatu sistem pengendalian yang efektif, penerapan kelima komponen di bawah ini dapat mendukung BEM FEB UI dalam mencapai tiga objektif sebagai entitas, yaitu kegiatan operasional yang efektif dan efisien, pelaporan yang andal, serta kepatuhan terhadap peraturan yang berlaku. Penjabaran terkait sistem pengendalian tingkat entitas ini memperhatikan
aspek-aspek
berikut
pada
setiap
komponen
pengendalian:
tujuan
pengendalian, risiko yang mengancam tujuan pengendalian, dan pengendalian yang dirancang untuk mencapai tujuan pengendalian. B. Risiko atas Tujuan Pengendalian Tingkat Entitas Risiko-risiko yang dapat mengancam pencapaian tujuan-tujuan pengendalian entitas tersebut di antaranya: o tidak terdapat kesepahaman visi dan misi BEM FEB UI di antara masing-masing pengurus; o setiap pengurus BEM FEB UI memiliki latar belakang, budaya, sifat dan kepribadian yang berbeda-beda sehingga memungkinkan terjadinya konflik atau perbedaan pendapat; o beberapa program kerja bersifat open tender sehingga ada risiko kesulitan dalam melakukan pengawasan baik operasional maupun keuangan karena bukan internal BEM FEB UI yang menjadi pelaksana; o sosialisasi dan ketersampaian informasi mengenai segala aturan yang mengatur proses operasional maupun keuangan (SOP, SPK, dll) yang tidak efektif sehingga menyebabkan adanya kesalahan atau pelanggaran yang dilakukan pengurus akibat ketidaktahuan tersebut;
34
o adanya program kerja yang tidak selaras dengan tujuan BEM FEB UI dan/atau menyalahi aturan tingkat universitas dan/atau fakultas; o persepsi, pola pikir, latar belakang, minat, kepribadian, dan kompetensi yang berbeda yang dapat menimbulkan ketidaksepahaman pemikiran antara kepanitiaan dengan BEM FEB UI terkait keputusan strategis dan teknis dalam melaksanakan program kerja; o perubahan kebijakan tingkat universitas, fakultas, dan kemahasiswaan yang akan berpengaruh terhadap pengambilan keputusan di BEM FEB UI; o terdapat kesalahan yang dilakukan oleh tim keuangan karena adanya kelalaian; o departemen/biro menyeleksi informasi yang akan disampaikan kepada pihak pengurus inti (PI); o pihak kepanitiaan/UKF/komunitas menyeleksi informasi yang aan disampaikan kepada pihak BEM FEB UI; o adanya informasi asimetri antara jajaran staf, BPH, dan PI terkait pelaksanaan program kerja baik yang bersifat internal maupun open tender; o pengetahuan PI dan Tim Kontrol Internal yang belum memadai mengenai setiap aktivitas operasional
di
setiap
tingkatan
entitas
mulai
dari
indvidu,
program
kerja,
departemen/biro, dan BEM FEB secara entitas; o penilaian risiko menjadi bias/tidak tepat dikarenakan adanya subjektivitas, pola pikir, latar belakang, dan kompetensi yang berbeda-beda yang dimiliki oleh setiap PI dan Tim Kontrol Internal; o terdapat risiko atas terjadinya kejadian yang belum pernah terjadi dan sulit untuk diidentifikasi sebelumnya karena disebabkan dari kondisi eksternal yang di luar kontrol organisasi, yang berdampak signifikan dalam tiap tahapan kegiatan organisasi; o panitia yang berada cukup jauh dari luar kontrol karena semakin besar dan matang secara usia; o adanya risiko terjadinya kecurangan yang dilakukan oleh PI/BPH/staff/pihak eksternal UKF dan kepanitiaan dikarenakan adanya peluang, dorongan, maupun rasionalisasi; o terjadinya fraud yang dilakukan oleh tim keuangan; o terdapat kesalahan pencatatan yang berujung pada misstatement dalam laporan keuangan; o belum ada kejelasan mengenai laporan pertanggungjawaban kepanitiaan-kepanitiaan dibawah UKF, sehingga BEM FEB UI cukup sulit menjangkau kepanitiaan dibawah UKF seperti EPC dan EBL; o keberlanjutan dari setiap program kerja yang sangat bergantung terhadap kualitas sumber daya manusia panitia yang bersangkutan; dan 35
o adanya informasi-informasi yang berlebih dan tidak relevan sehingga menyebabkan informasi yang substansial dan krusial tidak dapat terserap secara maksimal C. Pengendalian Komponen I: Lingkungan Pengendalian (Control Environment) Faktor-faktor yang mempengaruhi lingkungan pengendalian BEM FEB UI adalah integritas, nilai-nilai etika, dan kompetensi setiap pengurus; filosofi dan budaya operasi; tata cara dalam memberikan wewenang dan tanggung jawab; tata cara dalam mengatur dan mengembangkan sumber daya/pengurus; dan perhatian dan arahan yang diberikan oleh PI dan tim pengawasan lainnya (mengacu ke tim bidder/pengawas untuk setiap program kerja). Dalam usaha mencapai tujuan-tujuan pengendalian, BEM FEB UI mempunyai desain lingkungan pengendalian yang berdasarkan lima prinsip berikut: Prinsip 1 – Komitmen terhadap integritas dan nilai etika o BEM FEB UI memiliki nilai-nilai serta budaya organisasi yang dianut oleh seluruh pengurus BEM FEB UI sebagai acuan berperilaku dalam segala hal yang menyangkut nama baik BEM FEB UI. o PI bersama dengan BPH pada setiap departemen/biro BEM FEB UI memastikan adanya ‘tone at the top’ dengan mencontohkannya melalui pengambilan keputusan, tindakan, dan perilaku mengenai pentingnya penerapan nilai-nilai dan budaya yang dimiliki, serta menginternalisasikannya kepada staff serta kepanitiaan-kepanitiaan di bawah BEM FEB UI melalui kebiasaan yang ditularkan dan dicontohkan. o BEM FEB UI mempunyai nilai etika bagi Tim Kontrol Internal10. o Grand Design BEM FEB UI 201511 sebagai acuan kerja khususnya bagi periode BEM FEB UI 2015 dikomunikasikan kepada seluruh BPH mulai dari awal open recruitment BPH untuk dijadikan pedoman dasar dalam membuat Grand Design program kerja pada setiap departemen/biro. Selanjutnya, konten Grand Design BEM FEB UI 2015 tersebut dikomunikasikan kepada seluruh pengurus mulai dari saat Rapat Kerja Perdana (21 Februari 2015) hingga sepanjang kepengurusan. o Tag line BEM FEB UI 2015 ‘Fun Yet Inspiring’ menjadi salah satu media penanaman semangat kerja BEM FEB UI yang menyenangkan namun tetap menginspirasi. o Saat melakukan perekrutan BPH dan staff, terdapat prosedur uji kelayakan dan kepatutan dan wawancara yang salah satunya untuk memastikan BPH dan staff yang bersangkutan 10
Dimuat di Standar Audit Internal BEM FEB UI Grand Design BEM FEB UI 2015 memuat visi dan misi, nilai, budaya, arahan umum, arahan strategis, serta proker unggulan. 11
36
mengenal, memahami, dan memiliki nilai pribadi yang sejalan dengan nilai dan budaya BEM FEB UI. o Adanya evaluasi dan proses penyelarasan terkait dengan kesesuaian nilai-nilai program kerja yang dibawa BPH setiap departemen/biro dengan Grand Design BEM FEB UI yang dilakukan saat uji kelayakan dan kepatutan. Prinsip 2 – Melaksanakan tanggung jawab pengawasan o Setiap PI memiliki peran, tanggung jawab, dan pendelegasian otoritas masing-masing sesuai dengan jabatannya. ü Ketua Umum dan Wakil Ketua Umum Ketua umum dan wakil ketua umum BEM FEB UI melakukan pengawasan terhadap pengendalian tingkat entitas. Selain itu, wakil ketua umum BEM FEB UI juga berperan
untuk
menegakkan
penerapan
SOP
organisasi
dan
mengawasi
pelaksanaannya serta memutuskan konsekuensi atas setiap pelanggaran SOP. ü Tim Kontrol Internal Tim Kontrol Internal adalah tim yang bertanggung jawab untuk melakukan pengawasan dan konsultasi atas operasional dan finansial BEM FEB UI, baik mencakup program kerja mandiri, semi mandiri, dan open tender BEM FEB UI. Tim Kontrol Internal bertanggung jawab pada PI BEM FEB UI. ü Kepala Bidang Kepala bidang melakukan pengawasan kepada departemen/biro yang dibawahinya. o BEM FEB UI memiliki aturan terkait dengan pertemuan antara PI dan BPH setiap departemen/biro yang diatur dalam SOP Pengelolaan Sumber Daya Manusia BEM FEB UI serta kebiasaan yang tidak tertulis, yang terdiri dari rapat PI-BPH dan Evaluasi Paruh Tahun (EPT) yang bertujuan untuk melakukan pengawasan terhadap pengendalian departemen/biro BEM FEB UI. o Tim Kontrol Internal bersama dengan controller memiliki kebijakan keuangan, yaitu melakukan tinjauan ulang terhadap estimasi laporan keuangan terkait dengan bebanbeban program kerja mandiri BEM FEB UI. Peninjauan tersebut dilakukan sebelum pelaksanaan program kerja untuk memastikan kewajaran asumsi dan judgment BPH dalam menyusun estimasi beban yang dibutuhkan. Prinsip 3 – Menetapkan struktur, wewenang, dan tanggung jawab o Struktur organisasi BEM FEB UI menggunakan vertical organization designed for efficiency dengan pendekatan sebagai berikut: -
tugas yang terspesialisasi; 37
-
hierarki yang tegas dengan aturan-aturan pendukung (terkait SOP);
-
komunikasi dan sistem pelaporan vertikal, dengan koordinasi pada level BPH;
-
pembagian tim kerja berdasarkan departemen/biro dengan tugas yang spesifik dan terdiferensiasi, namun memiliki integrasi diantara tim yang memiliki persamaan tujuan; dan
-
pengambilan keputusan yang desentralisasi pada situasi normal dan pengambilan keputusan terpusat pada situasi krusial
o BEM FEB UI melakukan pendefinisian peran PI, BPH, dan staff serta garis pelaporan diantara ketiganya pada struktur organisasi BEM FEB UI12. ü Ketua Umum dan Wakil Ketua Umum Ketua umum BEM FEB UI bertindak sebagai pengambil keputusan tertinggi dan menjalankan fungsi sebagai pemimpin organisasi dengan memberikan arahan, kebijakan, serta tindakan. Selain itu, ketua BEM FEB UI memiliki wewenang dalam mengambil sikap yang mengatasnamakan organisasi ke pihak luar BEM FEB UI. Sedangkan, peran wakil ketua umum BEM FEB UI meliputi: 1. mendampingi dan membantu ketua umum dalam menjalankan tanggung jawabnya; 2. menggantikan ketua umum BEM FEB UI bila berhalangan; 3. menjadi penanggung jawab jadwal kegiatan BEM FEB UI; dan Ketua umum dan/atau wakil ketua umum memiliki wewenang sebagai berikut: a. memberhentikan pengurus BEM FEB UI (kecuali wakil ketua umum) melalui surat keputusan ketua umum BEM FEB UI; b. mengangkat dan memberhentikan ketua pelaksana kegiatan BEM FEB UI melalui surat keputusan ketua umum BEM FEB UI; dan c. membuat peraturan BEM FEB UI untuk menjalankan AD/ART MM FEB UI, undang-undang dan ketetapan yang terkait dengan BEM FEB UI. ü Tim Keuangan Tim keuangan terdiri dari controller, vice controller, dan treasurer. Controller sebagai pihak yang mengotorisasi, menyusun anggaran, dan mencatat segala pengeluaran BEM FEB UI terkait internal, vice controller terkait keuangan eksternal (khususnya UKF dan blockgrant dekanat), serta treasurer sebagai pihak yang mengumpulkan dan memegang dana BEM FEB UI. 12
Lihat BAB 1 Gambaran Umum pada bagian Struktur Organisasi.
38
ü Kepala Bidang Kepala bidang memiliki wewenang untuk mengambil keputusan mengenai internal bidang/departemen/biro dibawahnya yang berkaitan dengan implementasi nilai-nilai (value dari program kerja, nilai organisasi, budaya organisasi), serta hal-hal teknis yang tidak dapat diputuskan BPH dibawahnya. ü Badan Pengurus Harian (BPH) BPH adalah pelaksana teknis dari operasional BEM FEB UI dalam mencapai visi dan misi organisasi. BPH juga memiliki hak merekrut tenaga staff untuk membantu melaksanakan tugasnya dengan jumlah yang dibutuhkan berdasarkan persetujuan ketua umum BEM FEB UI. ü Staff Staff bertugas untuk membantu kepala dan wakil kepala departemen atau kepala dan wakil kepala biro dalam menjalankan hak dan kewajibannya. o Terdapat mekanisme penandatanganan Memorandum of Understanding (MoU) dengan project officer kepanitiaan-kepanitiaan dan komunitas di bawah BEM FEB UI yang bertujuan untuk memberi pemahaman terkait dengan hak dan kewajiban BEM FEB UI dan kepanitiaan/komunitas serta sebagai dokumentasi resmi akan adanya pernyataan kesediaan memenuhi komitmen satu sama lain. Prinsip 4 – Komitmen terhadap kompetensi o BEM FEB UI memiliki kriteria pengetahuan, keterampilan, dan keahlian dalam melakukan pemilihan setiap posisi jabatan PI, BPH, dan staff yang didasarkan pada kebiasaan dan pengalaman yang telah terjadi di BEM FEB UI yang tidak tertulis maupun didokumentasikan. o BEM FEB UI melakukan perekrutan pengurus dengan mempertimbangkan aspek kompetensi yang dibutuhkan pada masing-masing posisi mulai dari PI, Tim Kontrol Internal, BPH, dan staff. a. Pemilihan Ketua dan Wakil Ketua Ketua dan wakil ketua dipilih secara langsung melalui pemilihan raya FEB UI, atau melalui mekanisme Musyawarah Mahasiswa FEB UI b. Perekrutan PI Ketua dan wakil ketua terpilih merekrut PI lainnya yaitu kepala bidang, bendahara, dan kepala Tim Kontrol Internal yang dipilih berdasarkan pertimbangan atas latar
39
belakang, pengalaman, dan kompetensi yang dibutuhkan pada masing-masing posisi jabatan. c. Perekrutan Tim Kontrol Internal Kepala Tim Kontrol Internal merekrut dua orang wakil kepala Tim Kontrol Internal yang selanjutnya bersama-sama melakukan perekrutan anggota Tim Kontrol Internal yang dipilih berdasarkan pertimbangan atas keselarasan kepribadian sesuai dengan kriteria yang dibutuhkan sebagai anggota Tim Kontrol Internal. d. Perekrutan BPH BPH dipilih melalu perekrutan terbuka dimana setiap mahasiswa dengan IKM aktif FEB UI berhak mengikuti proses seleksi dan mendapatkan kesempatan yang sama untuk terpilih. PI mengadakan uji kelayakan dan kepatutan untuk memilih kepala departemen dan kepala biro beserta wakil kepala departemen dan wakil kepala biro yang memiliki kompetensi terbaik sesuai dengan departemen/biro terkait. e. Perekrutan Staff Staff BEM FEB UI dipilih melalui perekrutan terbuka, setiap mahasiswa dengan IKM aktif FEB UI berhak mengikuti proses seleksi dan mendapatkan kesempatan yang sama untuk terpilih. Kriteria keterpilihan staff ditentukan oleh BPH dari departemen dan biro terkait sesuai dengan kebutuhan masing-masing dimana dapat membantu BPH departemen/biro dalam menjalankan hak dan kewajibannya. o Perekrutan tim keuangan BEM FEB UI yang terdiri dari controller, vice controller, dan treasurer ditekankan pada orang-orang yang memiliki latar belakang, kompetensi, atau pengalaman yang mendalam mengenai pelaporan dan kepatuhan keuangan BEM FEB UI untuk mendukung pelaporan dan kepatuhan keuangan BEM FEB UI yang baik. Pada awal kepengurusan, controller diikutsertakan dalam pelatihan keuangan yang diadakan oleh pihak dekanat FEB UI untuk meningkatkan pemahamannya terkait dengan keuangan organisasi. o Pemberdayaan pengurus dilakukan pada setiap tingkatan organisasi, baik pada tingkatan entitas, departemen/biro, maupun individu. Pada tingkatan entitas, pemberdayaan yang dilakukan berupa pembagian tugas di antara PI serta menjadikan setiap pengurus sebagai agen-agen perubahan. Pada tingkat departemen/biro, setiap tim dalam departemen/biro diberi kebebasan untuk berkreasi dalam menjalankan program kerja masing-masing selama masih sesuai dengan Grand Design BEM FEB UI. Pada tingkat individu, setiap pengurus di dalam departemen/biro diberi tanggung jawab terhadap suatu/beberapa
40
program kerja sebagai penanggung jawab serta diberi kebebasan untuk berkreasi dalam menjalankan pekerjaannya selama masih sesuai dengan Grand Design BEM FEB UI. o Pengembangan kompetensi pengurus dilakukan melalui pelatihan baik pada tingkat entitas, bidang, maupun per departemen/biro sesuai dengan kebutuhan untuk memastikan setiap pengurus memiliki pengetahuan dan keahlian yang memadai dalam menjalankan job description mereka. -
Pelatihan tingkat entitas dilakukan melalui kegiatan Self Development Program (SDP) sebanyak dua kali setiap periode.
-
Pelatihan bidang maupun departemen/biro dilakukan sesuai kebutuhan masingmasing.
o BEM FEB UI melakukan pelatihan pelaporan keuangan bagi internal BEM FEB UI, tim keuangan kepanitiaan, dan bendahara UKF. o Pada setiap paruh dan akhir periode, Biro Pengembangan Sumber Daya Manusia mendistribusikan form performance appraisal kepada seluruh pengurus untuk melakukan penilaian dan evaluasi kinerja, kompetensi maupun perilaku terhadap pengurus lainnya yang bersinggungan dengannya. Performance appraisal ini selanjutnya diolah oleh PSDM dan didistribusikan kepada tiap pengurus untuk dijadikan bahan evaluasi tiap-tiap individu. o Pada awal kepengurusan periode BEM FEB UI, ketua dan wakil ketua BEM FEB UI pada periode sebelumnya akan melakukan transfer of knowledge yang dibutuhkan kepada ketua dan wakil ketua terpilih melalui forum formal maupun informal yang bersifat sharing session. o Bilamana pada suatu waktu dalam periode kepengurusan berjalan ketua umum dan wakil ketua umum BEM FEB UI berhalangan tidak tetap dan kedua pihak secara temporer tidak dapat menjalankan tugas sebagaimana mestinya, maka kepemimpinan BEM FEB UI akan dijalankan secara gotong royong oleh tiga kepala bidang (triumvirate) yang membawahi urusan politik, eksternal, dan internal. Prinsip 5 – Mendorong akuntabiltas atas sistem pengendalian internal o BEM FEB UI memberlakukan sistem apresiasi bagi pengurus melalui pemberian penghargaan kepada Tim Terbaik (Best Team) dan Staff Terbaik sebanyak dua kali dalam satu periode kepengurusan yang didasarkan pada aspek penilaian tertentu. o Dalam sistem apresiasi bagi Tim Terbaik (Best Team), PI bersama dengan Tim Kontrol Internal melakukan pengawasan terhadap indikator yang menjadi aspek penilaian kinerja
41
di dalam balance scorecard, yaitu financial condition, customer satisfaction, internal business process, serta learning and growth. o Sanksi yang diberikan kepada departemen/biro yang tidak mencapai target pencapaiannya masing-masing adalah berupa peringatan lisan yang disampaikan oleh Ketua BEM FEB UI kepada kepala bidang terkait yang selanjutnya akan disampaikan ke BPH yang bersangkutan. o Sanksi yang diberikan kepada staff departemen/biro yang tidak mecapai target pencapaiannya masing-masing adalah berupa peringatan dan/atau hukuman yang disampaikan oleh BPH departemen/biro terkait kepada staff yang bersangkutan. o
BEM FEB UI memiliki prosedur peringatan dan pemutihan untuk menindaklanjuti pelanggaran yang dilakukan pengurus (ketidakhadiran dan pencemaran nama baik BEM FEB UI) dengan berbagai tahapan konsekuensi sesuai dengan jenis pelanggaran yang dilakukan.
Komponen II: Penilaian Risiko (Risk Assessment) Desain pengendalian BEM FEB UI terkait dengan komponen peniliaian risiko (risk assessment) adalah sebagai berikut: Prinsip 1 - Menentukan tujuan o Diadakannya bidding atau uji kelayakan dan kepatutan (fit and proper test) terhadap kepanitiaan semi mandiri maupun open tender serta UKF oleh departemen dan PI untuk menjaga tujuan kepanitiaan dan UKF yang bersangkutan tetap sejalan dengan tujuan BEM FEB UI.13 o Standar pelaporan keuangan entitas BEM FEB UI mengacu pada PSAK 45 terkait Pelaporan Keuangan Organisasi Nirlaba tetapi belum secara penuh diadopsi oleh tim keuangan BEM FEB UI. Prinsip 2 - Mengidentifikasi dan menganalisis risiko o Metode identifikasi risiko pada tingkat entitas: -
Memperhatikan anggaran yang dimiliki oleh setiap program kerja, semakin tinggi anggaran yang dimiliki maka semakin besar risiko yang dihadapi.
-
Sifat dari program kerja tersebut. Program kerja yang bersifat open tender cenderung memiliki risiko lebih tinggi dibandingkan dengan program kerja internal dan semi mandiri.
13
Dimuat di SOP Open Tender
42
-
Pengamatan track record setiap calon pengurus BEM FEB UI oleh PI dan/atau BPH, dan setiap calon panitia semi mandiri atau open tender oleh Tim Bidder.
o Dibentuknya sebuah Tim Kontrol Internal yang melakukan identifikasi risiko (dalam rangkaian audit operasional) kepada setiap departemen/biro termasuk program kerja di dalamnya. Dalam hal ini, Tim Kontrol Internal berperan sebagai pihak eksternal yang menilai risiko secara objektif.14 o Controller, Vice Controller, dan Tim Kontrol Internal memperhatikan tingkat materialitas anggaran yang dimiliki departemen/biro serta kepanitiaan untuk dapat menentukan sejauh mana kontrol keuangan yang diperlukan. o Dalam melakukan penilaian risiko, Tim Kontrol Internal membagi risiko yang berdampak pada operasional dan keuangan dengan mempertimbangkan faktor-faktor eksternal dan internal yang dapat mempengaruhi kemampuan BEM FEB UI dalam mencapai tujuannya. Prinsip 3 - Menilai risiko fraud o Tim Kontrol Internal melakukan interim15 secara rutin (setiap bulan dan akan menjadi lebih sering ketika mendekati hari-H acara) kepada setiap kepanitiaan open tender dan semi mandiri untuk mempertimbangkan adanya kecurangan dalam pelaporan keuangan kepanitiaan tersebut. o Controller dan Vice Controller melakukan pengendalian terhadap pencatatan keuangan UKF setiap bulannya untuk mempertimbangkan adanya kecurangan. o Wakil kepala Tim Kontrol Internal melakukan pemeriksaan dan persetujuan terkait dengan rencana audit keuangan awal dan akhir16 bagi kepanitiaan maupun rencana audit operasional17 bagi departemen/biro yang mencakup risiko fraud dalam kepanitian maupun departemen/biro yang terkait.
14
Dimuat di Piagam Kontrol Internal BEM FEB UI Interim merupakan pertemuan secara berkala antara tim keuangan kepanitiaan dengan penanggung jawab dari Tim Kontrol Internal untuk membahas perkembangan dan potensi keuangan serta kendala finansial yang dihadapi panitia dalam menjalankan program kerja. Dalam kegiatan ini, Tim Kontrol Internal berperan sebagai konsultan keuangan yang memberikan saran. Interim dilakukan seasuai dengan penjadwalan yang dilakukan oleh BEM FEB UI maupun permintaan dari panitia yang bersangkutan. Kententuan mengenai interim dimuat dalam Panduat Audit Keuangan. 16 Rencana audit keuangan awal dan akhir kepanitiaan memuat informasi terkait program kerja timeline kerja, rencana anggaran keuangan secara umum (untuk menentukan nominal materialitas), scorecard, analisis risiko, dan nomor kontak auditee terkait. 17 Rencana audit operasional memuat informasi terkait identifikasi departemen/biro, identifikasi program kerja, dan rencana audit (metode dan frekuensi/waktu).
15
43
o BEM FEB UI mempertimbangkan peluang terjadinya risiko terhadap pengamanan aset dan memiliki SOP Pengelolaan Aset BEM FEB UI yang mengatur mekanisme pengamanan untuk aset.18 Prinsip 4 - Mengidentifikasi dan menganalisis perubahan signifikan o Kepala bidang dan departemen yang membawahi program kerja open tender, beserta penanggung jawab dari Tim Kontrol Internal melakukan hearing19 secara rutin (dua bulan sekali) dengan panitia program kerja untuk mengidentifikasi adanya kendala atau perubahan signifikan yang terjadi pada kepanitiaan tersebut. o Penempatan staff departemen/biro yang bersangkutan sebagai penanggung jawab (PJ) kepanitiaan yang bersifat open tender dan semi mandiri serta UKF sehingga arus informasi dari panitia hingga PI BEM dapat berjalan dengan baik dan apabila ada kondisi yang memerlukan campur tangan BEM dapat segera diketahui dan ditindaklanjuti.20 o Transfer tujuan dan nilai dari setiap program kerja di bawah BEM FEB UI (khususnya open tender) dilakukan pada saat bidding dan sepanjang pelaksanaan program kerja tersebut untuk mengantisipasi adanya pergantian personil, baik dari pengurus BEM FEB UI maupun kepanitiaan di bawah BEM FEB UI. Komponen III: Aktivitas Pengendalian (Control Activities) Dalam usaha mencapai tujuan-tujuan pengendalian, BEM FEB UI menetapkan dasar bagi keseluruhan komponen dalam aktivitas pengendalian, yakni pelaksanaan tindakan pengendalian yang didasarkan pada standar disiplin dan struktur/sistem, baik berupa tindakan preventif maupun detektif yang dapat mencakup berbagai kegiatan manual maupun otomatis seperti otorisasi dan persetujuan, verifikasi, rekonsiliasi, dan ulasan kinerja. Desain pengendalian terkait di antaranya: Tujuan 1 – Operasi (Operation Objectives) o Terdapat penetapan pembagian tugas (segregation of duties) dalam setiap tingkatan manajerial BEM FEB UI sebagaimana telah disebutkan pada prinsip tiga dari komponen lingkungan pengendalian. 18
Dimuat di SOP Pengelolaan Aset BEM FEB UI Hearing merupakan pertemuan secara berkala antara PI UKF maupun kepanitiaan program kerja mandiri/semi mandiri/open tender dengan bidder yang bersangkuan/PI untuk membahas perkembangan operasional dan kendala-kendala yang dihadapi. Dalam aktivitas ini, BEM FEB UI berpihak sebagai konsultan operasional yang memberikan pandangan, evaluasi, serta saran yang diharapkan dapat membantu efektivitas dan efisiensi program kerja. Hearing dapat dilakukan seasuai dengan penjadwalan yang dilakukan oleh BEM FEB UI maupun permintaan dari panitia yang bersangkutan. 20 Dimuat dalam SOP Pengawasan UKF 19
44
o Penyelenggaraan hearing dan interim dilakukan secara rutin terhadap setiap kepanitiaan open tender dan semi mandiri. Hearing dan interim dilakukan sesuai dengan penjadwalan yang dilakukan oleh BEM FEB UI maupun permintaan dari panitia yang bersangkutan. o Tim keuangan BEM FEB UI melakukan standarisasi besaran anggaran beban perlengkapan program kerja mandiri departemen/biro agar dapat mendukung pelaksanaan kegiatan operasional yang efisien.21 o Pergantian password e-mail PI dan seluruh departemen/biro dilakukan setiap pergantian periode kepengurusan yang prosedurnya dilakukan dan hanya diketahui oleh kepala bidang empat. Selanjutnya, PI dan seluruh departemen/biro dapat mengganti password email masing-masing dengan kombinasi yang unik dan berbeda satu sama lain. o Dalam hubungan komunikasi antara penanggung jawab proker dengan project officer dari acara open tender, terjadi proses upstream, dimana adanya aliran informasi dari panitia kepanitiaan dengan penanggung jawab kepanitian selaku perwakilan dari BEM FEB UI sebagai steering committee. Hal tersabut dilakukan sebagai alternatif aktivitas pengendalian dari hearing dan interim. o BEM FEB UI memiliki beberapa jenis rapat, yaitu: -
Rapat departemen/biro mingguan menjadi media komunikasi antara penanggung jawab kegiatan dengan BPH terkait dengan acara atau kepanitaan yang dibawahi oleh penanggung jawab. Dengan model ini diharapkan BPH juga dapat mendapatkan pemahaman yang serupa terkait acara, sehingga dapat digunakan dalam pembuatan keputusan. Rapat mingguan juga dapat menjadi sarana penyaluran informasi dari pengurus ini atau hasil dari rapat PI-BPH untuk kepentingan koordinasi.
-
Rapat bidang terbatas hanya diikuti oleh BPH dan kepala bidang terkait sebagai sarana kepala bidang untuk menyalurkan informasi kepada BPH yang berasal dari PI. Selain itu, rapat ini menjadi sarana BPH untuk mengomunikasikan informasi ke atas melalui kepala bidang, sehingga dapat dibahas dalam rapat PI. Rapat bidang terbatas dapat dilakukan secara periodik atau apabila terjadi sesuatu yang mendesak.
-
Rapat PI-BPH merupakan sarana koordinasi antarbidang agar menghindari asimetri informasi antarbidang dan BPH mengetahui kegiatan dari bidang lain.
-
Rapat PI merupakan forum diskusi PI terkait hal-hal yang bersifat strategis. Dalam rapat ini, kepala bidang memberikan informasi dan kebijakan masing-masing departemen/biro yang menjadi tanggung jawab mereka. Rapat ini menjadi ajang tukar
21
Dimuat pada SOP Keuangan Internal BEM FEB UI
45
pikiran antara PI terutama kepala bidang demi keperluan konsolidasi. Rapat ini juga menentukan kebijakan strategis yang akan dilakukan BEM FEB UI dalam periode tertentu. -
Rapat kerja dilakukan pada awal periode sebagai perkenalan serta penetapan sasaran setiap program kerja departemen/biro dan paruh periode kepengurusan sebagai penyampaian progress report program kerja departemen/biro.
Tujuan 2 – Pelaporan (Reporting Objectives) o Terdapat segregation of duties terkait pelaporan keuangan pada tim keuangan BEM FEB UI sebagaimana telah disebutkan pada prinsip tiga dari komponen lingkungan pengendalian. o BEM FEB UI memberlakuan Standar Pelaporan Keuangan (SPK)22 bagi seluruh kepanitiaan dan komunitas di bawah naungan BEM FEB UI.23 o Penggunaan ABEL (Akuntansi Berbasis Excel) serta perangkat keuangan lainnya (seperti cash flow per hari dan per bulan) sebagai alat untuk mengontrol transaksi keuangan kepanitiaan. ABEL adalah salah satu tools yang diberikan oleh Tim Kontrol Internal kepada setiap tim keuangan kepanitiaan untuk melakukan pencatatan transaksi keuangan dan memudahkan dalam pembuatan laporan keuangan.24 o Interim merupakan pertemuan secara berkala antara tim keuangan kepanitiaan dengan penanggung jawab dari Tim Kontrol Internal untuk membahas perkembangan dan potensi keuangan serta kendala finansial yang dihadapi panitia dalam menjalankan program kerja. Dalam kegiatan ini, Tim Kontrol Internal berperan sebagai konsultan keuangan yang memberikan saran. Interim dilakukan seasuai dengan penjadwalan yang dilakukan oleh BEM FEB UI maupun permintaan dari panitia yang bersangkutan. o Controller dan treasurer melakukan rekonsiliasi kas di tangan dan di bank yang dilakukan tiga bulan sekali. o Format pelaporan keuangan yang diberikan kepada bendahara UKF dan di-update setiap bulannya oleh controller dan vice controller.
22
SPK BEM FEB UI berisi tentang penjelasan terkait sistem kebendaharaan kepanitiaan, sistem pencatatan keuangan,
mekanisme penerimaan dan pengeluaran kas, ketentuan penyusunan laporan keuangan, dan ketentuan penyusunan anggaran. 23 24
Dimuat dalam SPK BEM FEB UI Dimuat dalam SPK BEM FEB UI
46
o Controller BEM FEB UI melakukan otorisasi terhadap pendistribusian dana sosial BEM FEB UI dengan kegiatan pengawasannya dilakukan bersama dengan vice controller, kepala Tim Kontrol Internal, dan ketua umum BEM FEB UI. o Proteksi ABEL BEM FEB UI dan kepanitiaan dilakukan dengan memberikan password pada setiap sheet excel dan perlindungan rumus/formula di mana masing-masing prosedur penggantiannya hanya diketahui oleh controller dan Tim Kontrol Internal. Khusus ABEL BEM FEB UI, mekanisme backup dilakukan secara teratur oleh controller. Sedangkan untuk ABEL kepanitiaan, mekanisme backup dilakukan oleh controller/bendahara25 kepanitiaan terkait. o Pada awal periode kepengurusan BEM FEB UI 2015, kami melakukan pendefinisian ulang peran Tim Kontrol Internal dan wakil departemen/biro yang tertuang pada SOP Keuangan Internal BEM FEB UI: -
Tim Kontrol Internal memiliki peran yang lebih kontributif pada operasional departemen/biro BEM FEB UI dan bersama dengan controller melakukan cross checking anggaran internal masing-masing departemen/biro secara berkala.
-
Peran wakil masing-masing departemen/biro dilakukan terkait peran gandanya sebagai bendahara departemen/biro yang berhubungan langsung dengan controller dan vice controller.
o BEM FEB UI mengatur mengenai otorisasi dan persetujuan terkait dengan transaksi keuangan internal pada SOP Keuangan Internal BEM FEB UI serta terkait transaksi keuangan kepanitiaan pada Standar Pelaporan Keuangan BEM FEB UI yang melibatkan peran Tim Kontrol Internal sebagai pengendali dan pengawas pengendalian internal maupun kepanitiaan serta peran controller sebagai otorisator keuangan BEM FEB UI. o BEM FEB UI melakukan pelatihan terkait dengan pelaporan keuangan bagi pihak-pihak terkait untuk memastikan pelaporan keuangan BEM FEB UI berjalan dengan baik. -
Pelatihan audit dan ABEL (Akuntansi Berbasis Excel) bagi anggota Tim Kontrol Internal dalam menerapkan ketentuan yang ada pada Standar Audit Internal (SAI) dan Panduan Audit Kontrol Internal.
-
Pelatihan keuangan internal bagi wakil departemen/biro untuk memberikan pemahaman mengenai prosedur yang berlaku dalam keuangan internal BEM FEB UI.26
25
Disesuaikan dengan sistem kebendaharaan kepanitiaan, yaitu single( terdapat satu bendahara umum), double (terdapat controller dan), dan triple (terdapat controller, treasurer in, dan treasurer out) 26 Dimuat dalam SOP Pengajuan Blockgrant Internal dan UKF
47
-
Pelatihan blockgrant bagi seluruh bendahara UKF untuk memberikan pemahaman mengenai prosedur yang berlaku dalam pengajuan dan pelaporan blockgrant bagi UKF.27
-
Pelatihan kebendaharaan bagi seluruh controller atau/dan treasurer kepanitiaan semi mandiri dan open tender yang berada di bawah BEM FEB UI untuk memberikan pemahaman
mengenai
prosedur
yang
berlaku
dalam
pelaporan
keuangan
kepanitiaan.28 o Validasi tiket kepanitiaan yang dilakukan oleh Tim Kontrol Internal terhadap kepanitiaan-kepanitiaan yang melakukan penjualan tiket dengan mekanisme Tim Kontrol Internal bersama dengan divisi ticketing pada kepanitiaan yang bersangkutan melakukan pemeriksaan validitas bersama terhadap setiap lembar tiket yang akan dijual di setiap tahapan penjualannya serta membubuhkan stempel resmi kepanitiaan terkait pada setiap lembar tiketnya. Tiket yang mengalami kesalahan cetak maupun kerusakan lainnya akan dikeluarkan dari tiket yang tersedia untuk dijual. Tujuan 3 – Kepatuhan (Compliance Objectives) o Pada saat bidding kepanitiaan dan FPT UKF, bidder menjelaskan mengenai kewajiban dari kepanitiaan dan UKF untuk mematuhi peraturan-peraturan yang mengikat BEM FEB UI dalam melakukan pertanggungjawaban operasional dan keuangan. o Pada sebagian besar Standard Operating Procedure (SOP), terdapat komponen tujuan, lingkup pihak yang diatur, contoh format dokumen, serta timing/trigger SOP dilaksanakan baik secara eksplisit maupun implisit. Komponen IV: Informasi dan Komunikasi (Information and Communication) Dalam usaha mencapai tujuan-tujuan pengendalian tersebut, BEM FEB UI menetapkan dasar bagi keseluruhan komponen dalam informasi dan komunikasi, yakni penetapan alur informasi dan komunikasi BEM FEB UI yang secara garis besar terbagi dalam internal dan eksternal yang masing-masing terdiri dari 3 jenis: downstream, upstream dan horizontal. Ketiga jenis tersebut terbagi dalam beberapa kegiatan, dimana peruntukkannya ada yang khusus, atau ada yang mencakup ketiga proses tersebut. Desain pengendalian terkait di antaranya:
27 28
Dimuat dalam SOP Pengajuan Blockgrant Internal dan UKF Dimuat dalam Panduan Audit Keuangan Kontrol Internal
48
Tujuan 1 – Operasi (Operation Objectives) o Terdapat rapat departemen/biro, rapat bidang terbatas, rapat PI-BPH, dan rapat PI sebagai sarana penyaluran informasi terkait kebijakan organisasi. o Selain jaringan secara formal, BEM FEB UI juga memiliki jaringan nonformal sebagai sarana informasi. Jaringan nonformal tersebut dapat berupa melalui percakapan seharihari serta jaringan komunikasi online seperti grup Line. o Tim Kontrol Internal yang ditempatkan di setiap departemen/biro menjadi saluran informasi yang terpisah. Di mana dengan adanya Tim Kontrol Internal ini, diharapkan dapat menjadi proses validasi terkait informasi yang didapatkan oleh PI. o Biro Riset dan Sistem Administrasi BEM FEB UI melakukan sosialisasi informasi dan komunikasi terkait dengan standar tata cara inventarisasi surat dan administrasi BEM FEB UI kepada seluruh pengurus mulai dari awal hingga sepanjang kepengurusan. o Sebagai bentuk notulensi rapat departemen/biro, setiap BPH departemen/biro diwajibkan untuk mengisi dan memperbaharui informasi terkait dengan pelaksanaan rapat departemen/biro pada sistem informasi online BEM FEB UI terintegrasi sehingga arus informasi tidak hanya bersifat upstream, tetapi juga bersifat horizontal. Sistem pelaporan dibuat lebih mudah agar semua PI mengatahui informasi yang sama dan sesama BPH mengetahui informasi yang bersifat koordinatif. Hal ini juga ditujukan untuk melakukan persiapan yang efektif dan efisien sebelum mengadakan pertemuan/rapat. o Bagi program kerja semi mandiri dan open tender lintas periode, BEM FEB UI mengharuskan panitia yang bersangkutan untuk membuat laporan pertanggungjawaban paruh tahun. o PI menggunakan fitur Google Calendar yang disinkronasikan dengan perangkat elektronik pribadi agar informasi terkait penjadwalan kegiatan BEM FEB UI dapat terintegrasi secara efisien dan efektif serta memudahkan koordinasi. o BEM FEB UI melakukan survei terhadap kepuasan pelanggan dengan menyebarkan Customer Satisfaction Index kepada peserta beberapa program kerja yang berada di bawah BEM FEB UI yang datanya akan diolah oleh Biro Riset dan Sistem Administrasi. o Terdapat forum publik untuk mendiskusikan hasil LPJ operasional BEM FEB UI yang dilakukan bersamaan dengan penyampaian LPJ BEM FEB UI ke publik serta pelantikan ketua dan wakil ketua BEM FEB UI yang baru. Selain itu, terdapat evaluasi paruh tahun dan akhir tahun oleh BPM FEB UI.
49
Tujuan 2 – Pelaporan (Reporting Objectives) o Setiap departemen/biro, kepantiaan open tender, Tim Kontrol Internal, dan PI diwajibkan membuat laporan pertanggungjawaban (LPJ) pada akhir kepengurusannya sebagai bentuk pertanggungjawaban kepada pihak eksternal. o Wakil departemen/biro wajib mengomunikasikan pengajuan anggaran program kerja, baik yang dilakukan pada awal periode maupun revisi pengajuan anggaran pada periode berjalan, kepada Tim Kontrol Internal departemen/biro terkait untuk selanjutnya diajukan ke controller.29 o Pada awal periode, tim keuangan (controller dan vice controller) melakukan pertemuan dengan Tim Kontrol Internal yang telah ditugaskan ke masing-masing departemen/biro untuk mengomunikasikan dan melakukan pemeriksaan serta fiksasi bersama terkait dengan Rancangan Anggaran Belanja (RAB) Internal sebagai pedoman pengeluaran operasional selama satu periode.30 o Controller melakukan konfirmasi ulang kepada BPH departemen/biro bila terdapat catatan khusus maupun pertanyaan lebih lanjut mengenai rancangan anggaran program kerja awal periode maupun revisi pengajuan anggaran pada periode berjalan untuk memastikan rancangan anggaran tersebut telah disusun sebagaimana mestinya oleh BPH departemen/biro terkait. o Controller diwajibkan melakukan komunikasi dengan Tim Kontrol Internal jika akan melakukan perubahan anggaran departemen/biro yang telah disahkan.31 o Tim Kontrol Internal diwajibkan untuk mengomunikasikan hasil auditnya kepada auditee sebelum hasil audit tersebut diterbitkan secara resmi.32 o Biro Riset dan Sistem Administrasi BEM FEB UI melakukan sosialisasi informasi dan komunikasi terkait dengan standar pengamanan dan penggunaan aset BEM FEB UI kepada seluruh pengurus mulai dari awal hingga sepanjang kepengurusan.33 o LPJ Keuangan BEM FEB UI diterbitkan di majalah dinding dan website BEM FEB UI (bemfebui.com) agar dapat diakses oleh pihak-pihak eksternal secara transparan.
29
Dimuat dalam SOP Keuangan Internal BEM FEB UI Dimuat dalam SOP Keuangan Internal BEM FEB UI 31 Dimuat dalam SOP Keuangan Internal BEM FEB UI 32 Dimuat dalam Standar Audit Internal BEM FEB UI 33 Dimuat dalam SOP Pengelolaan Aset BEM FEB UI
30
50
Tujuan 3 – Kepatuhan (Compliance Objectives) o Informasi mengenai adanya peraturan eksternal baru yang mengikat BEM FEB UI didapatkan dari pihak eksternal/pembuat kebijakan salah satunya melalui Economic Executive Forum (EEF). Komponen V: Aktivitas Pemantauan (Monitoring Activities) BEM FEB UI memiliki desain pengendalian terkait dengan komponen aktivitas pemantauan (monitoring activities) dalam memastikan aktivitas pengendalian internal berjalan sebagaimana mestinya, yaitu: Tujuan 1 – Operasi (Operation Objectives) o Pada pelaksanaan hearing, Tim Kontrol Internal memastikan bahwa sistem pengendalian operasional telah sesuai dengan SOP dan SPK BEM FEB UI dan melakukan evaluasi yang diperlukan. o Pelaksanaan rapat departemen/biro, bidang, PI-BPH, dan PI dilakukan salah satunya untuk mengevaluasi aktivitas pengendalian internal yang dilakukan oleh departemen/biro dalam kegiatan operasionalnya. o Setiap anggota Tim Kontrol Internal akan ditempatkan ke satu departemen/biro untuk melakukan pengawasan terkait efektivitas dan efisiensi pengendalian internal yang dilakukan oleh masing-masing departemen/biro. o PI bersama dengan penanggung jawab program kerja dari departemen/biro dan Tim Kontrol Internal melakukan pengawasan terhadap tindakan perbaikan yang dilakukan sebagai tindak lanjut dari evaluasi yang diberikan. o Evaluasi Paruh Tahun (EPT) merupakan evaluasi yang dilakukan oleh PI kepada BPH departemen/biro yang berfokus pada kinerja dan hubungan antarpengurus dalam satu departemen/biro pada tengah periode. Sehingga, PI dapat mendeteksi permasalahan serta melakukan tindak lanjut yang diperlukan. Tujuan 2 – Pelaporan (Reporting Objectives) o Pelaksanaan interim dilakukan di antaranya untuk memastikan kesesuaian pencatatan keuangan yang dibuat oleh panitia serta memastikan kepanitiaan yang bersangkutan telah melakukan pengendalian keuangan yang memadai. o Kepala dan/atau wakil Tim Kontrol Internal hadir pada setiap interim untuk memastikan bahwa tim keuangan (controller dan treasurer) program kerja terkait telah melakukan
51
interim yang efektif sesuai dengan yang seharusnya dengan anggota Tim Kontrol Internal yang bertanggung jawab. o Tim Kontrol Internal BEM FEB UI mengevaluasi penggunaan teknologi dalam sistem pelaporan keuangan kepanitiaan, yaitu ABEL serta perangkat keuangan lainnya seperti cash flow untuk mendukung kegiatan pengawasan terhadap aktivitas pengendalian keuangan kepanitiaan. Tujuan 3 – Kepatuhan (Compliance Objectives) o PI beserta Tim Kontrol Internal memastikan dan melakukan pengawasan kepada program kerja open tender untuk tidak melanggar aturan yang berlaku (contoh: memastikan bahwa program kerja open tender bersangkutan tidak menerima sponsor dari perusahaan rokok, alkohol, dan perusahaan yang dilarang lainnya) yang dilakukan secara preventif pada saat proses bidding ataupun pada saat berjalan melalui mekanisme hearing. o Pengurus dapat melaporkan kepada pihak PI bila terdapat kekurangan (deficiency) yang signifikan maupun pelanggaran terhadap peraturan yang berlaku pada pengendalian internal yang dilakukan.
52
BAB 4 Perubahan Pengendalian dan Kejadian-Kejadian Signifikan Sepanjang Tahun 2015 BEM Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Indonesia
BEM FEB UI Secara Umum dan Keuangan 1. Pengalokasian dana sosial sempat mengalami kesulitan dalam pengalokasian nominalnya pada awal periode dikarenakan terdapat beberapa pengeluaran sosial dalam waktu yang berdekatan. Kemudian, BEM FEB UI mengeluarkan draft 1 SOP Dana Sosial yang di dalamnya mengatur mengenai definisi dana sosial BEM FEB UI, sumber dana sosial, pihak-pihak yang berhak menerima, dan persentase alokasi dana sosial. Sampai saat ini SOP Dana Sosial masih dalam tahap draft dan masih perlu dikaji kontennya. 2. Perubahan nama Fakultas Ekonomi menjadi Fakultas Ekonomi dan Bisnis yang dilakukan oleh pihak universitas dan fakultas pada awal periode berjalan berdampak terhadap beberapa hal, terutama yang memiliki unsur nama fakultas di dalamnya, di antaranya: a. Perubahan nama BEM Fakultas Ekonomi UI menjadi BEM Fakultas Ekonomi dan Bisnis UI, sehingga memerlukan perubahan pada beberapa hal yang memiliki unsur logo dan nama BEM FEB di dalamnya. b. Domain website dan e-mail BEM FEB UI diganti, dari sebelumnya berdomain bemfeui.com diubah menjadi bemfebui.com. Meskipun pada awal pergantian domain sempat mengalami kendala terkait kesulitan dalam backup data untuk mengantisipasi kehilangan data saat proses peralihan domain serta kendala terkait biaya pergantian domain baru. Namun setelah diusahakan lebih lanjut, pada akhirnya peralihan domain tidak berdampak secara signifikan terhadap keuangan karena hanya perlu mengeluarkan biaya perpanjangan domain serta tidak berdampak buruk pada peralihan data. c. Pembuatan inventaris BEM yang baru, yaitu kop surat BEM, stempel BEM, cap publikasi BEM, dan saseta/logo fisik BEM FEB UI. Perubahan-perubahan tersebut berdampak pada pengeluaran awal periode yang cukup besar karena tidak sedikit dari perubahan-perubahan tersebut yang membutuhkan biaya. 3.
Pembuatan Platform Internal BEM FEB UI yang merupakan landasan strategis maupun operasional organisasi. Platform hanya bersifat sementara karena sebagian isi dari platform tersebut diajukan untuk dijadikan Undang-Undang BEM dan sebagian lagi akan
53
dijadikan acuan TAP BPM FEB UI mengenai GBHK serta akan dijadikan SOP internal BEM FEB UI (memperbarui serta menambah SOP BEM). 4.
Fungsi distribusi blockgrant dekanat dan iluni untuk seluruh BO BSO di MM FEB UI yang pada awalnya dilaksanakan oleh vice controller BEM FEB UI, dialihkan kepada controller BPM FEB UI. Untuk saat ini, vice controller BEM hanya mengurusi blockgrant untuk internal BEM itu sendiri serta blockgrant untuk setiap UKF yang ada di FEB UI.
5.
Sistem perekrutan terbuka BPH BEM FEB UI. Pada tahun ini, sistem perekrutan BPH melibatkan calon wakil kepala departemen dan calon wakil kepala biro didalam proses uji kelayakan dan kepatutan. Selain itu, proses perekrutan staff Tim Kontrol Internal dilakukan bersamaan dengan perekrutan BPH sehingga staff Tim Kontrol Internal mampu melakukan proses kontrol dari awal terbentuknya setiap departemen dan biro.
6.
Sistem penilaian kinerja departemen dan biro menggunakan balanced scorecard, memperhitungkan aspek learning and growth, aspek internal business process, aspek customer satisfaction, dan aspek financial condition. Keempat aspek ini menjadi acuan bagi pelaksanaan program kerja dan acuan penilaian bagi masing-masing staff Tim Kontrol Internal dan kepala bidang terkait.
7.
Sistem pelaporan kinerja menggunakan integrated progress report dengan platform internet (google drive). Sistem ini menuntut setiap BPH untuk melaporkan perkembangan kinerja mereka secara rutin berdasarkan jadwal rapat departemen/biro melalui google form. Proses pelaporan yang dilaksanakan secara rutin ini dapat dibaca oleh seluruh PI BPH BEM FEB UI. Sistem ini efektif dilaksanakan pada tanggal 29 September 2015.
8.
Penilaian departemen terbaik dan biro terbaik dilakukan oleh PI BEM FEB UI menggunakan acuan balanced scorecard. Untuk tahun ini, apresiasi kepala departemen, kepala biro, wakil kepala departemen, dan wakil kepala biro terbaik dihapuskan. Apresiasi Best of the Best staff juga turut dihapuskan.
9.
Mekanisme rapat kerja internal pertama PI BPH yang menggunakan metode timeline based, tidak berupa pemaparan program kerja dari masing-masing departemen/biro. Dengan metode ini, agenda BEM selama satu tahun dibahas berdasarkan waktu pelaksanaannya. Metode ini pun membuat BEM memiliki acuan kalender kegiatan yang terencana.
10. Pada masa peralihan kepengurusan, PI dan BPH setiap departemen/biro memberikan dokumen terkait dengan laporan program kerja open tender yang dimaksudkan untuk 54
transfer knowledge dari pengurus BEM FEB UI periode sebelumnya ke pengurus periode setelahnya. Dokumen tersebut berisi tentang overview, evaluasi, serta target harapan ke depannya dari masing-masing program kerja.34 11. Penanggung jawab setiap program kerja open tender lintas periode pada periode kepengurusan BEM FEB UI sebelumnya akan menjadi penanggung jawab sementara sampai dengan adanya penanggung jawab baru yang ditugaskan. Jika sudah terdapat penanggung jawab baru yang ditugaskan, maka penanggung jawab sebelumnya akan melakukan sharing knowledge dengan penanggung jawab baru dan secara informal akan membantu sampai dengan program kerja tersebut selesai. Bidang 1 Pendidikan 1. Komunitas Studi Mahasiswa Ekonomi mengalami perubahan menjadi Student Development and Achievment Community (SDAC). Tak hanya perubahan nama, KSP juga dialihkan dari program kerja open tender menjadi program kerja semi mandiri. Perubahan ini berpengaruh pada perubahan struktur serta konsep, dimana pada tahun ini SDAC bersifat sangat terbuka bagi setiap mahasiswa yang ingin mengmbangkan diri dalam keilmiahan dan pengurus SDAC berperan dalam menyediakan sarana pelatihan serta informasi yang dibutuhkan. Pelatihan pun disesuaikan dengan permintaan dari anggota SDAC. Dikarenakan kepanitiaan ini menjadi mandiri, ketua SDAC dijabat oleh staff departemen keilmuan itu sendiri. 2. Grey Student Entrepreneurship Community berubah nama menjadi Economic and Business Student Entrepreneurship Club (EBS-E Club). Perubahan ini sejalan dengan semangat rebranding dan refreshing komunitas yang tahun lalu mengalami kelesuan, tanpa ada kegiatan yang signifikan. Komunitas ini merekrut mahasiswa yang ingin mengembangkan diri dalam berwirausaha dan pengurus komunitas bertanggung jawab akan sarana pelatihan dan media show off dari produk-produk anggota. Bidang 2 Sosial dan Politik 1. Kepanitiaan prokadisu periode 2014 mengalami defisit yang sangat besar, mencapai angka kurang lebih 60 juta rupiah, sehingga menjadi beban tanggung jawab bagi kepengurusan BEM tahun ini untuk menyelesaikannya. Kepanitiaan prokadisu periode 2015 berfokus pada rebranding dan pembenahan sistem sehingga tidak memiliki cukup energi untuk membantu menyelesaikan defisit tersebut. Maka dari itu, defisit yang 34
Hal tersebut akan dimulai pertama kali pada peralihan kepengurusan BEM FEB UI periode 2015 ke periode 2016.
55
terjadi masih belum bisa dituntaskan dan masih menjadi tanggung jawab departemen pengabdian masyarakat 2. Kepanitiaan Desa Binaan mengalami perubahan nama menjadi Developing Through Togetherness (Devout). Dikarenakan masa pembinaan di desa rangkapan jaya telah mencapai usia 5 tahun, dan sesuai dengan cetak biru desa binaan, maka kepanitiaan Devout tahun ini sudah berada dalam tahap research and development dari desa baru yang akan dibina. 3. IBEC telah ditingkatkan statusnya dari komunitas menjadi UKF dan sedang diupayakan untuk ditingkatkan lagi menjadi BSO. 4. Pengadaan hotline BEM FEB UI melalui Adkesma BEM FEB UI, dengan adanya hotline ini maka terdapat saluran pengaduan bagi mahasiswa FEB UI yang berhubungan dengan pelayanan. 5. JGTC Scholaship yang pada tahun-tahun sebelumnya diserahkan kepada ILUNI FEUI dalam hal distribusinya, kini diserahkan kepada Adkesma BEM FEB UI untuk diserahkan melalui mekanisme yang sama dengan beasiswa M2M. 6. Program pengabdian masyarakat yaitu BEM Charity Nite tidak terealisasi dan akan dialihkan menjadi breakfast forum bersama iluni sebagai pengganti crowd funding. Bidang 3 Seni dan Olahraga 1. Kepanitiaan FEUI Cup, khususnya dalam 3 tahun terakhir (2012, 2013, dan 2014), dinilai memiliki resiko bawaan yang besar. Hal ini terlihat dari adanya masalah internal dan juga keuangan di kepanitiaan FEUI Cup yang memiliki dampak cukup signifikan pada perencanaan acara, pelaksanaan acara, dan juga proses audit pada laporan keuangan. 2. Kepanitiaan Economic Students’ Talent (Econtal) 2015 melakukan kolaborasi dengan acara HUT FEB UI yang ke-65. Kolaborasi tersebut dilakukan dalam beberapa cabang lomba olahraga yang dipertandingkan dan melibatkan partisipasi dari para karyawan, yang nantinya para karyawan akan bertanding melawan perwakilan dari mahasiswa yang telah memenangkan pertandingan antarmahasiswa. Dari kolaborasi ini, pihak panitia Econtal 2015 mendapatkan dana operasional untuk kebutuhan-kebutuhan yang terkait dengan terpenuhinya kepentingan acara dari pihak HUT FEB UI. 3. Dari Departemen Apresiasi Seni dan Budaya, terdapat sebuah program kerja baru yaitu seni taman makara. Seni taman makara adalah program kerja yang bertujuan untuk
56
membudayakan adanya penampilan seni apapun di taman makara, sehingga seni itu menjadi sebuah rutinitas dan hadir di kehidupan sehari-hari. 4. The 38th Jazz Goes to Campus (JGTC) memberlakukan sistem baru dalam penjualan tiket, yaitu dengan mekanisme barcode. Pemberlakuan mekanisme barcode ini dapat menimbulkan metode baru bagi Tim Kontrol Internal yang bertanggung jawab dalam melaksanakan proses audit dan juga validasi tiket karena terdapat risiko baru yang muncul dari perubahan ini dan bersifat material. 5. Pada awal periode 2015, Unit Kegiatan Fakultas (UKF) Perfilman Ekonomi (Perfek) bergabung dengan salah satu BSO di FEB, Liga Fotografi (LIFO). UKF Perfek yang memiliki konsentrasi minat di bidang sinematografi dinilai memiliki sumber daya manusia yang sama dengan anggota LIFO, sehingga akan lebih efektif dari segi pengelolaan sumber daya manusia apabila digabungkan. Selain itu, terdapat kesamaan dari segi fasilitas yang dibutuhkan oleh kedua organisasi tersebut, sehingga apabila digabungkan maka aset keduanya juga bertambah. Penggabungan ini telah mendapat izin/persetujuan dari BPM FEB UI dan BEM FEB UI, yang mengakibatkan BEM FEB UI tidak lagi menaungi dan mengawasi UKF Perfek. 6. Wacana pemindahan tempat latihan UKF bulu tangkis ke Pertamina Hall, yang membutuhkan adanya pengadaan net bulu tangkis. Pemantauan secara berkala dan kontinu mengenai hal tersebut selalu dilakukan dari Departemen Olahraga ke pihak dekanat sebagai pihak yang akan mencairkan dana untuk pengadaan fasilitas tersebut. 7. Adanya perubahan mekanisme bidding dari kepanitiaan Kontingen FEB UI, yang mulanya bidding tersebut dilaksanakan sesuai dengan prosedur biasa (bidding tertutup oleh BEM FEB UI), namun pada tahun ini bidding tersebut dijadikan bidding terbuka. Tujuan perubahan mekanisme ini adalah supaya semakin menegaskan bahwa kepanitiaan Kontingen FEB UI adalah milik seluruh warga FEB UI. Sehingga dari proses bidding tersebut, diharapkan tumbuhnya partisipasi dan antusiasme publik FEB UI terhadap keberlanjutan Kontingen FEB UI. Mekanisme penilaian bidding tersebut diserahkan ke seluruh BO/BSO yang ada di FEB UI dengan proporsi peniliaian BEM FEB UI adalah yang paling besar. Hal ini dikarenakan BEM FEB UI sebagai pihak yang memiliki tanggung jawab secara langsung dan memiliki fungsi pengawasan serta kontrol terhadap berjalannya kepanitiaan ini. 8. Pada periode 2015 ini, UKF Seni Gerak Budaya FEB UI yang bernama Amertha Bhavani menjalankan misi budaya ke Spanyol. Acara ini dilakukan dalam rangka mengenalkan budaya Indonesia ke negara luar dengan menampilkan tarian-tarian khas 57
daerah Indonesia. Sebelum hari keberangkatan, Amertha Bhavani mengadakan sebuah pagelaran di Gedung Kesenian Jakarta sebagai acara pelepasan. Beberapa hari setelahnya, keberangkatan dimulai dan misi budaya ke Spanyol berlangsung selama kurang lebih 3 minggu. 9. Terkait dengan pelaksanaan Memrandum of Understanding (MoU) antara BEM FEB UI dengan JGTC 38 pada point ketentuan pencantuman logo BEM setiap media publikasi acara, pihak panitia JGTC mempertanyakan ketentuan pencantuman tulisan “BEM FEB UI Proudly Present” pada media publikasi. Dikarenakan hal ini tidak tercantum dalam SOP Open Tender, ketentuan tersebut sifatnya tidak wajib namun diperbolehkan Bidang 4 Eksternal 1. Program kerja BEM Gathering berinovasi dengan BEM Charity yang melibatkan donasi dari pengurus beserta alumni BEM FEB UI untuk didonasikan kepada yayasan onkologi (YOAI). Namun, melihat perkembangan yang ada sekaligus menyukseskan tujuan peningkatan social awareness dan social interest dari BEM FEB UI maka kegiatan charity ini akhirnya melibatkan seluruh sivitas akademika FEB UI. 2. BEM FEB UI melakukan program kerja studi banding ke luar negeri untuk yang pertama kalinya ke National University of Singapore pada 2 November 2015. 3. Pembuatan official account Line BEM FEB UI dengan id @BEMFEBUI yang menjadi salah satu kanal andalan bagi BEM FEB UI dalam hal penyampaian informasi kepada publik. Saat ini telah memiliki kurang lebih 1.400 teman dan menjadi andalan dalam hal penyampaian informasi. Bidang 5 Internal 1. Terdapat perubahan dalam mekanisme pelaksanaan Piket Jakarta (PIJAR), yang semula dilakukan secara kolektif oleh seluruh pengurus. Pada tahun ini, PIJAR dilaksanakan sebanyak 3 (tiga) kali sepanjang kepengurusan, dan dilaksanakan setelah SDP 1, BEM Gathering, dan SDP 2. Pada setiap pelaksanaan PIJAR pada tahun ini dilakukan oleh dua bidang, yang kedua bidang tersebut menjadi penanggung jawab agenda PIJAR yang dilaksanakan pada hari itu. Mekanisme pelaksanaan menggunakan sistem dua bidang yang bergantian pada setiap PIJAR memberikan tanggung jawab yang jelas dan juga efisiensi dalam pelaksanaan PIJAR. 2. Adanya program pembuatan mading internal BEM FEB UI, yang bertujuan sebagai sarana informasi dan hiburan bagi para pengurus. Pembuatan mading internal ini dilaksanakan oleh Biro RSA dan berhasil direalisasi pada pertengahan September 2015. 58
Informasi yang disajikan dari mading tersebut adalah berupa fakta-fakta unik yang ada di lingkungan sekitar, agak berbeda dengan ide awal untuk menyajikan fakta-fakta unik terkait informasi tentang pengurus BEM FEB UI. Aliansi Tanpa Bidang 1. Perubahan nama dari Biro Keuangan menjadi Biro Project, karena dinilai lebih sesuai dengan fungsi utama Biro Project, yaitu menjadi generator kas BEM FEB UI yang salah satu program andalan untuk mencapainya adalah dengan menjalankan project yang ditawarkan dari pihak eksternal. Perubahan nama ini penting karena dapat merepresentasikan fungsi aslinya dan meminimalisir mispersepsi tentang tugas dari Biro Project. 2. Penghapusan salah satu program kerja dari Biro Project, yaitu FEUI Shirt. Penghapusan ini didasari oleh kurangnya profitabilitas yang dihasilkan dari penjualan FEUI Shirt. Penurunan profitabilitas tersebut juga dipengaruhi oleh banyaknya pesaing yang memiliki pangsa pasar yang sama, produk yang dihasilkan kurang terdiferensiasi. 3. Terdapat revisi Standar Pelaporan Keuangan (SPK) terkait dengan profit/loss-sharing dengan komunitas yang menjalani proses bidding/fit and proper test. Pada revisi tersebut dijelaskan bahwa komunitas terkait tidak akan dikenakan mekanisme profit/loss-sharing. Pemberlakuan SPK baru ini mulai efektif berlaku dari bulan September 2015. Sedangkan untuk komunitas terkait yang beroperasi pada tahun 2014 dan menjalani proses audit maupun pengumpulan LPJ di tahun 2015 masih dikenakan mekanisme profit/loss-sharing. 4. Terdapat revisi SOP Keuangan Internal terkait dengan peningkatan fungsi dan peran Tim Kontrol Internal dalam operasional. Tim Kontrol Internal berperan dalam mengevaluasi, menilai, maupun melihat kembali proses pengajuan anggaran departemen/biro, perubahan anggaran departemen/biro, pengumpulan bukti, dan juga berhak mengetahui kondisi keuangan BEM FEB UI. Pemberlakuan SOP baru ini mulai efektif pada Februari 2015. 5. Terdapat revisi dalam SOP Pengawasan UKF terkait dengan proses pendirian UKF. Dibuat pengecualian bagi komunitas yang bersifat keilmuan/jurusan untuk dapat menjadi UKF tanpa harus terikat pada syarat 3 (tiga) tahun berdiri. Pemberlakuan SOP baru ini mulai efektif pada awal Maret 2015. 6. Terdapat revisi dalam SOP Kepanitiaan terkait dengan mekanisme mengenai penyertaan logo BEM FEB UI dalam atribut publikasi kepanitiaan di bawah BEM FEB UI dan juga
59
pembuatan aturan baru mengenai kop surat untuk organisasi dan kepanitiaan. Baik perubahan penyertaan logo BEM FEB UI dalam atribut publikasi kepanitiaan di bawah BEM FEB UI maupun kop surat didasari oleh aturan yang dikeluarkan oleh Rektorat. Pemberlakuan SOP baru ini mulai efektif pada akhir Agustus 2015.
60
Bagian 4:
Informasi Terkait Audit dari BAK FEB UI Laporan Audit BAK FEB UI Audit Pengendalian BEM FEB UI Periode 1 Januari – 31 Desember 2015
61
INFORMASI TERKAIT AUDIT DARI BAK FEB UI Audit atas Pengendalian Lembaga Kemahasiswaan (“Audit”) dilakukan dengan mengacu pada Peraturan BAK FEB UI Nomor 2 Tahun 2015 tentang Standar Audit atas Pengendalian di Lembaga Kemahasiswaan (“Standar”). Kami melaksanakan audit dengan melibatkan pelaksanaan prosedur-prosedur untuk mendapatkan bukti mengenai pengungkapan pada deskripsi lembaga kemahasiswaan atas sistemnya, desain, dan efektivitas implementasi pengendalian. Pengujian kami melibatkan wawancara kepada pengurus lembaga kemahasiswaan dari berbagai tingkat yang relevan; kunjungan lapangan; konfirmasi kepada pihak eksternal; dan review dokumen dan pencatatan. Dalam suatu proses Audit, diperlukan suatu kriteria pemeriksaan yang menjadi tolak ukur untuk mengevaluasi atau mengukur subject matter dalam hal relevansi, baik untuk penyajian maupun pengungkapan. Sebagaimana sudah dijelaskan pada Bagian [1], kriteria dalam Audit BEM FEB UI untuk periode 1 Januari hingga 31 Desember 2015 adalah mengacu pada Kerangka Kontrol Internal keluaran Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission (“COSO”) edisi tahun 2013. COSO mengeluarkan Internal Control – Integrated Framework yang berisi definisi umum mengenai internal control dan framework untuk perencanaan, implementasi, pelaksanaan, dan penilaian efektivitas atas pengendalian. COSO mendefinisikan Internal Control sebagai suatu proses yang dirancang untuk memberikan reasonable assurance tentang pencapaian tujuan suatu entitas, yaitu efektivitas dan efisiensi kegiatan operasional, keandalan pelaporan kepatuhan terhadap hukum dan peraturan yang berlaku. Berdasarkan Internal Control – Integrated Framework, suatu pengendalian terdiri dari lima komponen yang saling terkait, yaitu: Control Environment (Lingkungan Pengendalian) – Sekelompok standar, proses, dan struktur sebagai basis untuk melaksanakan pengendalian dalam organisasi. Lingkungan pengendalian sangat penting karena proses bisnis sebuah entitas melekat pada orang-orangnya, termasuk integritas, nilai-nilai, etika, kompetensi, dan lingkungan di mana mereka beroperasi. Risk Assesment (Penilaian Risiko) – Entitas harus menyadari risiko yang dihadapinya dan melakukan mekanisme untuk mengidentifikasi, menganalisis, dan mengelola risiko yang dapat menghambat pencapaian tujuan.
62
Control Activities (Aktivitas Pengendalian) – Kebijakan dan prosedur harus ditetapkan dan dilaksanakan oleh manajemen secara efektif dalam rangka pengendalian internal untuk mengatasi risiko yang dapat menghambat pencapaian tujuan. Information & Communication (Informasi & Komunikasi) – Memungkinkan orang-orang di dalam entitas untuk bertukar dan mendapatkan informasi yang dibutuhkan untuk melakukan, mengelola, dan mengendalikan kegiatan operasional. Monitoring (Aktivitas Pemantauan) – Proses yang dilakukan dalam rangka memastikan keberadaan dan fungsi setiap komponen pengendalian untuk menjamin pencapaian tujuan. Pengendalian merupakan sebuah proses terintegrasi dan bukan sebuah proses serial. Untuk mencapai efektivitasnya, seluruh komponen pengendalian harus hadir dan berfungsi secara bersamaan. Namun, pengendalian memiliki keterbatasan untuk memberikan reasonable assurance atas tercapainya tujuan. Pengendalian tidak dapat mencegah dampak dari keputusan yang buruk, atau kejadian eksternal yang menyebabkan organisasi menjadi gagal mencapai visi dan misinya. Standar mewajibkan kami untuk memberikan informasi mengenai audit yang relevan untuk pengguna Laporan Audit. Selain itu, Undang-Undang yang berlaku juga mewajibkan kami untuk mengeluarkan rekomendasi pada bagian [4], yang selanjutnya akan ditanggapi secara tertulis oleh BEM FEB UI pada Bagian [5]. Berikut rangkuman temuan audit, pendapat kami, dan rekomendasi yang dikelompokkan berdasarkan Komponen COSO:
63
KOMPONEN LINGKUNGAN PENGENDALIAN NO 1
PENGENDALIAN BEM FEB UI a. Tagline Fun Yet Inspiring merupakan salah satu perwujudan tone at the top di BEM FEB UI. b. Rumusan nilai dan budaya BEM FEB UI yang terdapat di grand design sudah berjalan di BEM FEB UI. c. Grand design sudah dikomunikasikan kepada BPH sebagai acuan kerja.
PENDAPAT AUDITOR REKOMENDASI a. Kami menemukan terjadinya a. BEM FEB UI sebaiknya penyalahgunaan nama program kerja menginternalisasikan nilai dan budaya BEM FEB UI oleh salah satu BEM FEB UI di setiap program kerja fungsionaris, tetapi sanksi yang yang diselenggarakan. diberikan tidak sesuai dengan Pedoman b. BEM FEB UI seharusnya membuat Pengelolaan Sumber Daya Manusia. standards of conduct yang dapat Hal ini dikarenakan BEM FEB UI belum mencerminkan komitmen lembaga memiliki prosedur lebih lanjut yang terhadap integritas dan nilai etika. mengatur perilaku benar dan salah sesuai Standards of conduct yang ideal berisi: dengan nilai dan budaya BEM FEB UI. o gambaran dan batas mengenai hal hal yang benar dan salah; dan o pertimbangan dari hukum, peraturan, dan standar lain yang berlaku. BEM FEB UI sebaiknya menetapkan standards of conduct melalui Keputusan Ketua BEM FEB UI. Setelah BEM FEB UI membuat standards of conduct, ada beberapa hal yang seharusnya dilakukan, yaitu: o menginternalisasikan standards of conduct ke dalam lembaga melalui tone at the top; o mengomunikasikan standards of conduct kepada pihak eksternal; o membuat pernyataan kepatuhan
64
NO
PENGENDALIAN BEM FEB UI
PENDAPAT AUDITOR
REKOMENDASI secara tertulis oleh masing-masing fungsionaris; o memasukkan komponen standards of conduct sebagai indikator evaluasi terhadap masing-masing fungsionaris yang dilakukan secara rutin; dan o membuat prosedur kepatuhan yang berisi ketentuan mengenai pelanggaran, sanksi, dan mekanisme pelaporan.
2
PI telah melakukan pengawasan sebagaimana yang tercantum dalam deskripsi pada Bagian [3].
a. Kami menemukan beberapa pelanggaran a. BEM FEB UI seharusnya melakukan terhadap SOP di BEM FEB UI masih evaluasi dan revisi ulang terhadap semua ditindaklanjuti secara lisan dan belum SOP, terutama mengenai ketentuan sesuai dengan ketentuan pada SOP yang pelanggaran, sanksi, dan prosedur tindak berlaku. lanjutnya. b. Kami menemukan penegakan SOP FEB UI seharusnya belum berjalan dengan baik dikarenakan b. BEM mendefinisikan ulang tugas dan beberapa SOP belum mencantumkan wewenang Tim Kontrol Internal agar ketentuan lebih lanjut mengenai dapat menjalankan perannya dengan pelanggaran dan sanksi. baik, dengan: c. Kami menemukan bahwa Tim Kontrol o merevisi beberapa bagian pada Internal belum dapat menjalankan Piagam Kontrol Internal karena perannya dengan baik, yaitu sebagai tim penjelasan mengenai peran Tim independen yang bertanggung jawab Kontrol Internal belum konsisten; untuk melakukan pengawasan dan dan
65
NO
PENGENDALIAN BEM FEB UI
PENDAPAT AUDITOR konsultasi atas operasional dan finansial BEM FEB UI.
REKOMENDASI o merevisi tanggung jawab Tim Kontrol Internal dalam departemen/biro pada Piagam Kontrol Internal dan SOP Keuangan Internal agar lebih mengarah ke fungsi pengawasan. Agar peran Tim Kontrol Internal berjalan lebih baik, BEM FEB UI juga seharusnya mempertimbangkan hal-hal di bawah ini: o Tim Kontrol Internal dapat mengikuti rapat PI dan juga rapat PIBPH, tetapi tidak boleh ikut serta dalam setiap pengambilan keputusan; dan o Tim Kontrol Internal hanya bertanggung jawab dan membuat laporan kepada Ketua dan Wakil Ketua.
3
a. Pada tengah tahun 2015, baru terdapat Kami menemukan bahwa BEM FEB UI rumusan yang baku mengenai belum mempunyai job description yang pembagian peran, hak, dan kewajiban PI lengkap pada setiap jabatan. dan BPH sebagaimana yang tercantum dalam UU BPM FEB UI Nomor 04 Tahun 2015 tentang BEM FEB UI. b. BEM FEB UI sudah mempunyai
66
BEM FEB UI seharusnya menyusun job description yang lengkap secara baku berdasarkan UU BPM FEB UI Nomor 04 Tahun 2015 dan sebagaimana yang terjadi.
NO
PENGENDALIAN BEM FEB UI struktur organisasi yang telah menggambarkan reporting lines.
PENDAPAT AUDITOR
REKOMENDASI
4
a. PI BEM FEB UI 2015 sudah melakukan a. Kami menemukan bahwa suksesi antara transfer of knowledge pada awal PI 2015 dengan PI 2014 tidak berjalan kepengurusan. dengan efektif karena esensi transfer of b. BEM FEB UI melakukan perekrutan knowledge tidak tersampaikan dengan pengurus melalui pemilihan raya untuk baik. Ketua dan Wakil Ketua, close b. Kami menemukan bahwa BEM FEB UI recruitment untuk PI lainnya dan wakil belum mempunyai ketentuan/prosedur kepala Tim Kontrol Internal, serta open tertulis mengenai close dan open recruitment untuk BPH dan staff. recruitment. c. BEM FEB UI sudah memiliki kegiatan c. Kami menemukan bahwa BEM FEB UI development dan training untuk belum melakukan riset mengenai fungsionaris. kebutuhan development fungsionaris. d. Kami menemukan bahwa tidak semua departemen/biro di BEM FEB UI mengadakan training.
5
BEM FEB UI mempunyai penghargaan a. Kami menilai bahwa pemahaman a. BEM FEB UI sebaiknya melakukan berupa predikat best team dan best staff mengenai balanced scorecard untuk kajian lebih lanjut mengenai balanced yang diberikan kepada departemen/biro dan dijadikan sebagai standar penilaian best scorecard dari berbagai literatur. fungsionaris yang terpilih sebagai bentuk team masih terbatas b. Dalam penilaian best team dengan apresiasi. b. Kami menilai BEM FEB UI belum menggunakan balanced scorecard, memiliki standar penilaian yang baku BEM FEB UI sebaiknya menyusun untuk menentukan best staff sehingga indikator penilaian yang dapat diukur
67
a. BEM FEB UI seharusnya mengadakan suksesi melalui pertemuan formal antar kepengurusan. b. BEM FEB UI seharusnya mempunyai ketentuan/prosedur tertulis mengenai rekrutmen pengurus, termasuk ketentuan mengenai job specification dan dokumentasi. c. BEM FEB UI seharusnya mengadakan riset untuk memenuhi kebutuhan development fungsionaris sebagai sarana pengembangan diri. d. BEM FEB UI seharusnya mengadakan training sesuai dengan yang dibutuhkan oleh masing-masing departemen/biro.
NO
PENGENDALIAN BEM FEB UI
PENDAPAT AUDITOR REKOMENDASI penilaian yang dilakukan masih dalam indikator kuantitatif/kualitatif cenderung subjektif. tertentu sesuai dengan komponenc. Kami menilai bahwa BEM FEB UI komponen dalam balanced scorecard. belum melakukan evaluasi dan tindak c. BEM FEB UI sebaiknya memiliki lanjut atas fungsionaris yang indikator yang baku dalam menentukan underperformance. best staff untuk semua staff departemen dan biro. d. BEM FEB UI sebaiknya melakukan evaluasi dan tindak lanjut atas fungsionaris yang underperformance.
68
KOMPONEN PENILAIAN RISIKO NO 1
2
PENGENDALIAN BEM FEB UI PENDAPAT AUDITOR BEM FEB UI telah mendefinisikan tujuan Tidak ada komentar. operasional dalam arahan strategis departemen/biro.
REKOMENDASI Tidak ada komentar.
a. Tim Kontrol Internal sudah melakukan a. risk identification untuk departemen/biro dan kepanitiaan open tender dalam Audit Plan. b. Panitia open tender program kerja BEM FEB UI juga sudah melakukan risk identification dan mendokumentasikannya dalam proposal. b.
BEM FEB UI sebaiknya mempunyai panduan khusus dalam melakukan risk assessment. Risk assessment BEM FEB UI sebaiknya menggunakan model three lines of defense. Three lines of defense merupakan model manajemen risiko yang terdiri dari tiga lini pertahanan, sebagai berikut: o Lini pertama BPH bertanggung jawab atas kegiatan operasional sehari-hari dan konsekuensinya, sehingga BPH sebagai risk owner bertanggung jawab untuk melakukan risk assessment berdasarkan tujuan dan rencana program kerja yang akan dilakukan. Risk assessment yang dilakukan sebaiknya terdiri dari tiga tahapan, yaitu: 1) Risk identification Risk identification dilakukan dengan mempertimbangkan faktor internal dan eksternal, risiko kecurangan, dan
c.
Kami menemukan bahwa risk assessment yang dilakukan oleh BEM FEB UI baru sebatas risk identification baik untuk departemen/biro maupun kepanitiaan open tender. BEM FEB UI belum melakukan risk analysis dan risk response yang terdokumentasi. Kami menemukan bahwa BEM FEB UI tidak mempunyai panduan khusus dalam melakukan risk assessment. Kami menemukan bahwa BPH departemen/biro yang berperan sebagai risk owner di BEM FEB UI belum melakukan sama sekali tahapan risk assessment.
69
NO
PENGENDALIAN BEM FEB UI
PENDAPAT AUDITOR
o
70
REKOMENDASI perubahan yang terjadi (perubahan personil dan perubahan regulasi) yang dapat mengancam pencapaian tujuan operasional, pelaporan, dan juga kepatuhan yang hendak dicapai. 2) Risk analysis Risk analysis dilakukan dengan mempertimbangkan likelihood dan magnitude yang diakibatkan oleh risiko tersebut. 3) Risk response Risk response dilakukan dengan menentukan tanggapan terhadap risiko yang ada (acceptance/ avoidance/ reduction/ sharing) dan memberikan penjelasan yang detail mengenai pengendalian yang dilakukan. Lini kedua Kepala Bidang membantu BPH dalam menganalisis dan menentukan tanggapan terhadap risiko yang disesuaikan dengan kapasitas risiko, selera risiko, dan pengendalian yang ada. Selain itu, Kepala Bidang juga melakukan pemantauan dan pengawasan pada risk assessment yang dilakukan oleh BPH.
NO
PENGENDALIAN BEM FEB UI
PENDAPAT AUDITOR o
REKOMENDASI Lini Ketiga Ketua dan wakil ketua melakukan pengawasan secara keseluruhan. Pada lini ini, Tim Kontrol Internal juga melakukan fungsi sebagai auditor internal dengan memberikan asurans yang independen dan objektif mengenai risk assessment yang dijalankan oleh BPH.
71
KOMPONEN AKTIVITAS PENGENDALIAN NO 1
2
PENGENDALIAN BEM FEB UI PENDAPAT AUDITOR Terdapat evaluasi beberapa SOP pada awal Kami menemukan bahwa BEM FEB UI kepengurusan. belum mengevaluasi semua SOP pada awal kepengurusan. SOP yang sudah dievaluasi hanya SOP Kepanitiaan, SOP Open Tender, dan SOP Keuangan Internal.
REKOMENDASI BEM FEB UI sebaiknya mengevaluasi keseluruhan SOP yang dimilikinya pada awal kepengurusan, terutama diintegrasikan dengan: hasil penilaian, relevansi SOP dengan proses bisnis BEM FEB UI pada tahun berjalan, serta faktor-faktor spesifik lain yang dimiliki oleh BEM FEB UI. Hal ini ditujukan agar SOP tersebut dapat menjadi pengendalian yang optimal dalam memitigasi risiko yang dihadapi BEM FEB UI.
a. Terdapat berbagai jenis pengendalian a. Kami menemukan bahwa belum a. BEM FEB UI sebaiknya terkait tujuan pelaporan yang baik terdapat sanksi/disinsentif dari BEM mendokumentasikan kebijakan bersifat detektif maupun preventif: FEB UI kepada kepanitiaan ketika opini mengenai segregation of duties yang laporan keuangan kepanitiaan terjadi ada dalam BEM FEB UI. • adanya segreggation of duties antara pengecualian yang berpotensi b. BEM FEB UI sebaiknya controller, vice controller, dan menurunnya keandalan laporan mendokumentasikan prosedur treasurer; keuangan BEM FEB UI. penyusunan laporan keuangan BEM • penggunaan SPK, ABEL serta b. Kami berpendapat bahwa proses bidding FEB UI, termasuk mendokumentasikan perangkat keuangan lainnya (seperti yang dilakukan BEM FEB UI selama proses pencatatan dan bukti transaksi, cash flow per hari dan per bulan) tahun 2015 tidak efisien pada sesi awal proses rekonsiliasi, dan proses tutup sebagai alat untuk mengontrol bidding yang menyebabkan sesi-sesi buku. transaksi keuangan kepanitiaan; selanjutnya dari bidding menjadi tidak c. BEM FEB UI sebaiknya melakukan • interim kepanitiaan yang kondusif. Sehingga, membuat bidding evaluasi proses berjalannya bidding dan dilaksanakan Tim Kontrol Internal; 72
NO
3
PENGENDALIAN BEM FEB UI PENDAPAT AUDITOR REKOMENDASI dan menjadi tidak efektif sebagai melakukan benchmark ke lembaga lain pengendalian preventif bagi kepanitiaan dalam melakukan bidding. • rekonsiliasi kas oleh Tim Keuangan. semi-mandiri dan open tender. d. BEM FEB UI sebaiknya membuat dan b. Terdapat berbagai jenis pengendalian melaksanakan prosedur formal untuk terkait tujuan operasi, baik yang bersifat c. Kami menemukan bahwa BEM FEB UI belum membuat dan melaksanakan memastikan kepatuhan BEM FEB UI detektif maupun preventif: prosedur atau kebijakan formal terkait pada peraturan yang mengikat BEM • adanya segregation of duties antara kepatuhan-kepatuhan pada peraturan FEB UI. berbagai tingkat jabatan dalam BEM yang mengikat BEM FEB UI. FEB UI; • pelaksanaan bidding kepada calon pelaksana program kerja semi mandiri dan open tender; • pelaksanaan hearing kepada program kerja secara rutin; • evaluasi Grand Design Departemen dan Biro pada awal kepengurusan; • berbagai jenis rapat internal yang dilaksanakan dalam BEM FEB UI; dan • saluran komunikasi melalui PJ Kepanitiaan kepada kepanitiaan open tender. a. Terdapat proteksi sistem dan akses ABEL BEM FEB UI untuk tim keuangan lembaga maupun kepanitiaan. b. Terdapat otorisasi dan autentikasi pada Google Apps yang digunakan oleh BEM
Kami menemukan bahwa tidak BEM FEB UI sebaiknya dilaksanakannya proses penggantian mendokumentasikan kebijakan penggantian password Google Apps milik departemen password Google Apps. dan biro.
73
NO
PENGENDALIAN BEM FEB UI FEB UI.
PENDAPAT AUDITOR
REKOMENDASI
4
Secara eksplisit atau implisit, SOP BEM FEB UI mencantumkan tujuan, lingkup, pihak yang diatur, contoh format dokumentasi, serta timing (trigger).
Kami menemukan bahwa SOP BEM FEB UI kurang menjelaskan secara eksplisit terkait komponen-komponen dasar yang umum.
BEM FEB UI seharusnya melakukan standardisasi SOP yang mengandung: o tujuan; o lingkup atau pihak yang diatur; o penanggung jawab; o sanksi terhadap pelanggaran dan follow up terkait; o jenis (contoh) format dokumen yang digunakan; serta o timing atau trigger.
74
KOMPONEN INFORMASI DAN KOMUNIKASI NO 1
2
PENGENDALIAN BEM FEB UI BEM FEB UI memiliki berbagai jenis sumber informasi evaluatif, yaitu: • laporan pertanggungjawaban operasional (LPJ) program kerja open tender dan semi mandiri; • LPJ keuangan (laporan keuangan) program kerja open tender dan semi mandiri; • LPJ operasional BEM FEB UI; dan • laporan keuangan BEM FEB UI.
PENDAPAT AUDITOR Kami menemukan bahwa terdapat perbedaan sumber informasi evaluatif program kerja mandiri dibandingkan dengan sumber informasi evaluatif program kerja open tender dan semi mandiri di BEM FEB UI.
REKOMENDASI BEM FEB UI sebaiknya menyusun LPJ program kerja mandiri, yang membahas tentang operasional (teknis) dan keuangan. Sedangkan LPJ departemen/biro dalam LPJ operasional BEM FEB UI membahas mengenai pencapaian sasaran strategis serta outcome dari program kerja yang dibawahinya.
a. Biro Riset dan Sistem Administrasi a. Kami menemukan bahwa BEM FEB UI a. BEM FEB UI seharusnya memiliki dan (RSA) melaksanakan sosialisasi belum mendokumentasikan rapat-rapat menjalankan prosedur dokumentasi berbagai SOP yang dimiliki oleh BEM dan bentuk komunikasi lain. hasil rapat dan bentuk komunikasi lain, FEB UI kepada departemen/biro. b. Kami menemukan bahwa BEM FEB UI termasuk melakukan administrasi b. Controller dan vice controller belum mempunyai jalur komunikasi atasnya. melaksanakan sosialisasi SOP yang bersifat rahasia dan anonim bagi b. BEM FEB UI seharusnya memiliki jalur Keuangan Internal kepada wakil kepala fungsionaris untuk melaporkan komunikasi yang bersifat rahasia dan departemen/biro. ketidakpatuhan yang terjadi dalam BEM anonim bagi fungsionaris BEM FEB UI c. BEM FEB UI memiliki sistem informasi FEB UI. untuk melaporkan ketidakpatuhan yang pelaporan internal untuk c. Kami menemukan bahwa Biro RSA terjadi dalam BEM FEB UI. Beberapa mengefisienkan rapat-rapat BEM FEB belum melaksanakan sistem masukan berdasarkan aktivitas umum UI. administrasi surat-menyurat belum sistem tersebut adalah sebagai berikut: dengan baik. o mengirim e-mail/SMS yang hanya
75
NO
PENGENDALIAN BEM FEB UI d. BEM FEB UI melakukan sosialisasi SOP kepada kepanitiaan saat proses bidding. e. BEM FEB UI memiliki reporting lines yang tergambar dalam struktur dan didukung oleh berbagai jenis rapat yang dimilikinya.
PENDAPAT AUDITOR
o
o
o
o
o
o
76
REKOMENDASI dapat diakses oleh kepala Tim Kontrol Internal; jika perlu, gunakan nama samaran yang tidak menggambarkan identitas pelapor; konten berisi pengaduan yang ditemukan oleh pelapor. Usahakan laporan pengaduan berisi 5W+1H; jika pelapor memiliki bukti dalam bentuk file sepeti foto atau dokumen lain, wajib dilampirkan dalam laporan pengaduan; pastikan e-mail atau nomor HP yang digunakan dapat dihubungi oleh kepala Tim Kontrol Internal; follow up akan dilakukan oleh kepala Tim Kontrol Internal dengan menghubungi melalui saluran komunikasi yang telah dicantumkan oleh pelapor dalam laporan pengaduan untuk melakukan revisi jika pengaduan yang disampaikan pelapor belum memenuhi kriteria untuk ditindaklanjuti; laporan yang sudah memenuhi kriteria akan diinvestigasi lebih lanjut dan diambil tindakan korektif
NO
PENGENDALIAN BEM FEB UI
PENDAPAT AUDITOR
REKOMENDASI yang diperlukan jika terbukti; dan o kerahasiaan pelapor akan dijamin oleh kepala Tim Kontrol Internal. Catatan: Hal ini dapat dilakukan jika Tim Kontrol Internal dapat menjamin independensi, objektivitas, dan integritas dalam posisinya sebagai pengurus BEM FEB UI dan mahasiswa FEB UI.
3
a. BEM FEB UI melaporkan laporan a. Kami menemukan bahwa BEM FEB UI a. BEM FEB UI seharusnya memiliki jalur keuangan kepada publik melalui belum memiliki jalur komunikasi yang komunikasi yang bersifat rahasia dan berbagai sarana komunikasi publik. bersifat rahasia dan anonim bagi anonim bagi fungsionaris BEM FEB UI b. BEM FEB UI hadir dalam Evaluasi pemangku kepentingan BEM FEB UI untuk melaporkan ketidakpatuhan yang Paruh Tahun, Evaluasi Akhir Tahun, eksternal untuk melaporkan terjadi dalam BEM FEB UI, seperti dan Sidang Umum BPM FEB UI untuk ketidakpatuhan yang terjadi dalam BEM yang kami jelaskan sebelumnya. melaporkan dan mendapatkan feedback FEB UI. b. BEM FEB UI seharusnya memiliki mengenai operasional BEM FEB UI. b. Kami menemukan bahwa BEM FEB UI bentuk pelaporan pencapaian c. BEM FEB UI melaksanakan survei belum memiliki bentuk pelaporan operasional kepada publik yang dapat kepuasan pelanggan oleh Biro RSA pencapaian operasional kepada publik diakses sewaktu-waktu. mengenai BEM FEB UI secara yang dapat diakses sewaktu-waktu. c. BEM FEB UI sebaiknya menyusun keseluruhan dan program kerja tertentu. c. Kami menemukan bahwa Biro RSA prosedur formal mengenai survei belum melakukan survei kepuasan kepuasan pelanggan, yang terdiri dari: pelanggan kepada beberapa kepanitiaan. • prosedur penyusunan kuesioner oleh departemen/biro terkait bersama dengan Biro RSA; • prosedur penyebaran kuesioner
77
NO
PENGENDALIAN BEM FEB UI
PENDAPAT AUDITOR •
78
REKOMENDASI oleh departemen/biro terkait; dan kewajiban Biro RSA untuk mengolah dan melaporkan hasil survei kepuasan pelanggan.
KOMPONEN AKTIVITAS PEMANTAUAN NO 1
2
PENGENDALIAN BEM FEB UI PENDAPAT AUDITOR REKOMENDASI a. Kehadiran kepala/wakil kepala Tim a. Kami berpendapat bahwa proses audit a. Tim Kontrol Internal sebaiknya Kontrol Internal pada proses interim operasional oleh Tim Kontrol Internal menggunakan prosedur-prosedur audit untuk memastikan bahwa tim keuangan kurang menggunakan prosedur-prosedur operasional yang umum dilakukan program kerja telah melaksanakan dalam audit internal pada umumnya. dalam proses audit internal, seperti interim yang efektif. b. Kami berpendapat bahwa penugasan document review, recalculation b. Terdapat pengecekan kepatuhan SOP Tim Kontrol Internal dalam indikator keberhasilan, serta melakukan atau SPK oleh kepanitiaan pada proses departemen/biro tidak efektif untuk pemantauan kepatuhan atas SOP. hearing dan interim. melakukan pengawasan dan konsultasi b. Tim Kontrol Internal sebaiknya atas operasional departemen/biro, melakukan audit atas proses terutama disebabkan oleh penugasan penyusunan laporan keuangan BEM Tim Kontrol Internal dalam proses FEB UI yang sesuai dengan kebijakan anggaran internal BEM FEB UI. atau prosedur penyusunan laporan c. Kami menemukan bahwa BEM FEB UI keuangan dan SAK Kemahasiswaan belum memiliki pemantauan yang FEB UI. terpisah terkait pelaporan keuangan di c. BEM FEB UI sebaiknya melakukan BEM FEB UI. proses pengecekan kepatuhan SOP/SPK d. Kami menemukan bahwa proses saat hearing dan interim secara formal. pengecekan kepatuhan SOP/SPK belum menjadi susunan acara formal pada saat hearing dan interim. PI bersama dengan penanggung jawab program kerja dari departemen/biro dan Tim Kontrol Internal melakukan pengawasan terhadap tindakan perbaikan
Kami berpendapat bahwa tindak lanjut atas prosedur dan kebijakan pengendalian masih belum efektif sebagaimana sudah dijelaskan dalam temuan-temuan kami sebelumnya.
79
PI BEM FEB UI sebaiknya menindaklanjuti secara lebih tegas pada pelanggaran atau pengecualian yang terjadi dalam prosedur atau kebijakan BEM FEB UI.
NO
PENGENDALIAN BEM FEB UI yang dilakukan sebagai tindak lanjut dari evaluasi yang diberikan
PENDAPAT AUDITOR
80
REKOMENDASI
Bagian 5:
Tanggapan BEM FEB UI Laporan Audit BAK FEB UI Audit Pengendalian BEM FEB UI Periode 1 Januari – 31 Desember 2015
81
TANGGAPAN TERKAIT AUDIT OLEH BEM FEB UI Berdasarkan surat Pengurus Inti BEM FEB UI nomor 004/PI/BEMFEBUI/I/2016 mengenai Surat Tanggapan Terkait Rekomendasi Badan Audit Kemahasiswaan FEB UI, BEM FEB UI menyatakan bahwa menerima seluruh temuan dan rekomendasi yang diberikan oleh BAK FEB UI. Sesuai dengan peraturan perundang-undangan kami juga harus menyampaikan tanggapan mengenai rekomendasi tersebut. Berikut adalah tanggapan dan rencana implementasi kami atas rekomendasi BAK FEB UI: NO. REKOMENDASI RENCANA IMPLEMENTASI Komponen Lingkungan Pengendalian 1 Menginternalisasi nilai dan budaya Melaksanakan sosialisasi nilai dan budaya BEM FEB UI di setiap program BEM FEB UI di setiap pelaksanaan bidding kerja yang diselenggarakan. program kerja semi mandiri dan open tender BEM FEB UI. 2 Menyusun standards of conduct, Menyusun standard of conduct akan serta menginternalisasikan dan dilakukan mulai akhir Januari 2016 sampai menjadikannya bahan evaluasi dengan pengumuman staf terpilih. fungsionaris BEM FEB UI. 3 Melakukan evaluasi dan revisi SOP- Mengevaluasi dan merevisi SOP-SOP BEM SOP BEM FEB UI. FEB UI dilakukan sebelum pengumuman staf terpilih. 4 Mendefinisikan ulang tugas dan Merevisi Piagam KI dan Standar Audit wewenang Tim Kontrol Internal agar Internal paling lambat pada tanggal 29 dapat menjalankan perannya dengan Februari 2016. baik. 5 Menyusun job description yang Membuat job description tertulis paling lengkap secara baku berdasarkan UU lambat pada akhir kepengurusan BEM FEB BPM FEB UI Nomor 04 Tahun 2015 UI 2016. dan sebagaimana yang terjadi. 6 Mengadakan suksesi melalui Melaksanakan hearing Pengurus inti antar pertemuan formal antar generasi pada awal bulan Februari 2016. kepengurusan. 7 Menyusun ketentuan/prosedur Membuat prosedur tertulis mengenai tertulis mengenai rekrutmen rekrutmen fungsionaris paling lambat pada pengurus, termasuk ketentuan akhir kepengurusan BEM FEB UI 2016. mengenai job specification dan dokumentasi. 8 Mengadakan riset untuk memenuhi Melaksanakan riset sebelum memilih tema kebutuhan development fungsionaris SDP. sebagai sarana pengembangan diri. 9 Mengadakan training sesuai dengan Setiap biro dan departemen akan memiliki yang dibutuhkan oleh masing-masing training sesuai dengan spesifikasi masingdepartemen/biro. masing departemen dan biro.
82
NO. 10
REKOMENDASI Melakukan kajian lebih lanjut mengenai balanced scorecard dari berbagai literatur. 11 Dalam penilaian best team dengan menggunakan balanced scorecard, BEM FEB UI sebaiknya menyusun indikator penilaian best team yang terdiri dari komponen-komponen dari balanced scorecard. 12 Menyusun indikator yang baku dalam menentukan best staff untuk semua staf departemen dan biro. 13 Melakukan evaluasi dan tindak lanjut atas fungsionaris yang underperformance. Komponen Penilaian Risiko 14 Melaksanakan risk assessment dengan menggunakan model three lines of defense.
Komponen Aktivitas Pengendalian 15 Mendokumentasikan prosedur penyusunan laporan keuangan BEM FEB UI. 16 Melakukan evaluasi proses berjalannya bidding dan melakukan benchmarking ke lembaga lain dalam melakukan kegiatan sejenis. 17 Mendokumentasikan kebijakan penggantian password Google Apps. 18
19
RENCANA IMPLEMENTASI Menentukan rincian dalam komponen balanced scorecard menjadi indikator penilaian untuk penentuan best team departemen dan biro BEM FEB UI.
Menentukan indikator yang baku dalam penentuan best staff yang disesuaikan dengan spesialisasi departemen dan biro. Melaksanakan hearing dengan staf yang dinilai underperformance setelah evaluasi performance appraisal. a. Melakukan risk assesment pada saat penyesuaian rencana kerja departemen dan biro oleh kepala departemen dan kepala bidang dengan menambahkan kolom risk identification, risk analysis, dan risk response pada rencana kerja departemen dan biro. b. Melaksanakan evaluasi risk assessment yang dilakukan oleh Tim Kontrol Internal.
Menyusun prosedur penyusunan laporan keuangan BEM FEB UI paling lambat pada akhir kepengurusan BEM FEB UI 2016. Evaluasi proses bidding dan melakukan benchmarking ke BEM UI dan BEM Fakultas Psikologi UI paling lambat 31 Maret 2016. Memasukkan poin kewajiban penggantian password Google Apps pada SOP Administrasi dan Pengelolaan Aset paling lambat saat pengumuman staf terpilih. Melakukan standardisasi SOP yang Melakukan standardisasi SOP-SOP BEM mengandung: tujuan, lingkup atau FEB UI paling lambat saat pengumuman staf pihak yang diatur, penanggung terpilih. jawab, sanksi terhadap pelanggaran dan follow up terkait, jenis (contoh) format dokumen yang digunakan, serta timing atau trigger. Membuat dan melaksanakan Melaksanakan riset peraturan yang mengikat prosedur formal untuk memastikan BEM FEB UI dari pihak kemahasiswaan kepatuhan BEM FEB UI pada serta pihak otoritas kampus tingkat fakultas
83
NO.
REKOMENDASI RENCANA IMPLEMENTASI peraturan yang mengikat BEM FEB dan universitas oleh Ketua dan Wakil Ketua UI. BEM FEB UI paling lambat akhir kepengurusan BEM FEB UI 2016. Komponen Informasi dan Komunikasi 20 Menyusun LPJ program kerja Mengimplementasikan LPJ program kerja mandiri yang membahas tentang mandiri pada setiap akhir pelaksanaan operasional (teknis) dan keuangan. program kerja mandiri dan akan dikompilasi pada akhir kepengurusan BEM FEB UI 2016. 21 Memiliki dan menjalankan prosedur Pembaharuan sistem progress report yang dokumentasi hasil rapat dan bentuk dapat diakses oleh pihak-pihak terkait komunikasi lain, termasuk dengan departemen dan biro tersebut. melakukan administrasi atasnya. 22 Memiliki jalur komunikasi yang Membentuk sistem whistle blower yang bersifat rahasia dan anonim bagi dilaksanakan oleh Kepala Tim KI yang fungsionaris BEM FEB UI untuk efektif paling lambat 29 Februari 2016. melaporkan ketidakpatuhan yang terjadi dalam BEM FEB UI. 23 Memiliki bentuk pelaporan Sedang disusun LPJ bersifat publik untuk pencapaian operasional kepada kepengurusan BEM FEB UI 2015 yang publik yang dapat diakses sewaktu- paling lambat dipublikasi pada saat waktu. Musyawarah Mahasiswa bulan Februari 2016. 24 Menyusun prosedur formal mengenai Menyusun prosedur formal survei kepuasan survei kepuasan pelanggan. pelanggan dengan sistem: penyusunan kuesioner bersama antara Biro Riset dan Sistem Administrasi serta departemen dan biro terkait, penyebaran kuesioner oleh departemen dan biro terkait, dan pengolahan oleh Biro RSA yang akan efektif per 1 Maret 2016. Komponen Aktivitas Pemantauan 25 Tim Kontrol Internal sebaiknya Menyusun working paper audit operasional menggunakan prosedur-prosedur departemen dan biro yang efektif 1 Maret audit operasional yang umum 2016. dilakukan dalam proses audit internal. 26 Tim Kontrol Internal sebaiknya Melaksanakan audit atas proses penyusunan melakukan audit atas proses laporan keuangan BEM FEB UI untuk penyusunan laporan keuangan BEM periode yang berakhir 6 bulan dan 9 bulan. FEB UI. 27 Melakukan proses pengecekan Melaksanakan pengecekan kepatuhan kepatuhan SOP/SPK saat hearing kepanitiaan program kerja semi mandiri dan dan interim secara formal. open tender atas SOP dan SPK untuk kepanitiaan yang bidding oleh BEM FEB UI 2016. 28 PI BEM FEB UI sebaiknya Penegakan sanksi atas prosedur dan menindaklanjuti secara lebih tegas kebijakan akan dilaksanakan sesuai prosedur
84
NO.
REKOMENDASI RENCANA IMPLEMENTASI pada pelanggaran atau pengecualian dan kebijakan yang berlaku di SOP yang terjadi dalam prosedur atau Pengelolaan Sumber Daya Manusia. kebijakan BEM FEB UI.
85
