Název projektu: Systém interního vzdělávání a zvyšování konkurenceschopnosti zaměstnanců VUT v Brně Reg. číslo: CZ.1.07/2.2.00/07.0487
Název projektu: Systém interního vzdělávání a zvyšování konkurenceschopnosti zaměstnanců VUT v Brně Reg. číslo: CZ.1.07/2.2.00/07.0487
PŘÍPRAVA K CERTIFIKACI IPMA 01.12.2009
MS Project
Časový rozvrh 2
09:00 – 10:30 – blok 1 10:30 – 10:45 – přestávka 10:45 – 12:00 – blok 2 12:00 – 13:00 – oběd 13:00 – 14:15 – blok 3 14:15 – 14:30 – přestávka 14:30 – 16:00 – blok 4
Název projektu: Systém interního vzdělávání a zvyšování konkurenceschopnosti zaměstnanců VUT v Brně Reg. číslo: CZ.1.07/2.2.00/07.0487
01.12.2009
Agenda 3
Úvodní informace, základní pojmy Prostředí MS Project Plánování v MS Project Používání MS Project Případová studie Diskuze
Název projektu: Systém interního vzdělávání a zvyšování konkurenceschopnosti zaměstnanců VUT v Brně Reg. číslo: CZ.1.07/2.2.00/07.0487
www.pmconsulting.cz
01.12.2009
1
Název projektu: Systém interního vzdělávání a zvyšování konkurenceschopnosti zaměstnanců VUT v Brně Reg. číslo: CZ.1.07/2.2.00/07.0487
MS Project
4
Název projektu: Systém interního vzdělávání a zvyšování konkurenceschopnosti zaměstnanců VUT v Brně Reg. číslo: CZ.1.07/2.2.00/07.0487
01.12.2009
Než začneme… 5
Verze produktu Doplňující (rozšiřující) programy Kdy použít MS Project Kdy nám MS Project nepomůže Co potřebujeme k používání MS Project Návaznost na ostatní produkty z rodiny MS Office
Název projektu: Systém interního vzdělávání a zvyšování konkurenceschopnosti zaměstnanců VUT v Brně Reg. číslo: CZ.1.07/2.2.00/07.0487
01.12.2009
Několik základních pojmů 6
Kalendář Zdroj Úkol Milník WBS
Název projektu: Systém interního vzdělávání a zvyšování konkurenceschopnosti zaměstnanců VUT v Brně Reg. číslo: CZ.1.07/2.2.00/07.0487
www.pmconsulting.cz
01.12.2009
2
Název projektu: Systém interního vzdělávání a zvyšování konkurenceschopnosti zaměstnanců VUT v Brně Reg. číslo: CZ.1.07/2.2.00/07.0487
Omezení úkolu 7
Pružná omezení (2) Aplikace Project může změnit datum začátku i konce úkolu Pevná omezení (2) Data jsou pevně stanovena Středně pružná omezení (4) Přibližné určení data
Název projektu: Systém interního vzdělávání a zvyšování konkurenceschopnosti zaměstnanců VUT v Brně Reg. číslo: CZ.1.07/2.2.00/07.0487
01.12.2009
Práce, doba trvání, jednotky 8
Práce Udává množství práce, která musí být zdrojem odvedena (h) Doba trvání Doba trvání úkolu (h) Jednotky přiřazení Udává typ úvazku zdroje (%)
Název projektu: Systém interního vzdělávání a zvyšování konkurenceschopnosti zaměstnanců VUT v Brně Reg. číslo: CZ.1.07/2.2.00/07.0487
01.12.2009
Závislost mezi jednotkami 9
Práce = Doba trvání * Jednotky přiřazení Důležité hlavně při zadávání Jedna veličina je vždy pevná, druhá je měněna a třetí se automaticky mění (dopočítává podle výše uvedeného vzorce) Tři typy úloh: Pevná doba
trvání (výchozí nastavení)
Pevné jednotky Pevná práce
Název projektu: Systém interního vzdělávání a zvyšování konkurenceschopnosti zaměstnanců VUT v Brně Reg. číslo: CZ.1.07/2.2.00/07.0487
www.pmconsulting.cz
01.12.2009
3
Název projektu: Systém interního vzdělávání a zvyšování konkurenceschopnosti zaměstnanců VUT v Brně Reg. číslo: CZ.1.07/2.2.00/07.0487
Tabulka závislostí 10
Doba trvání Pevná doba (Práce) trvání Pevné Typ úkolu jednotky
Práce
Jednotky Práce přiřazení Práce
Jednotky přiřazení
(Doba trvání)
Doba trvání
Jednotky Doba přiřazení trvání
Pevná práce
(Doba trvání)
Název projektu: Systém interního vzdělávání a zvyšování konkurenceschopnosti zaměstnanců VUT v Brně Reg. číslo: CZ.1.07/2.2.00/07.0487
01.12.2009
Průvodce projektem 11
Datum zahájení, spolupráce s Project serverem Nastavení pracovních hodin, svátků, atd. Vložení WBS Vytvoření osnovy Zápis vazeb mezi úkoly Přidání poznámek, případně odkazů Například očíslování osnovy, případně další… Doplnění požadovaných dat dokončení Jen ve spolupráci s Project Server Název projektu: Systém interního vzdělávání a zvyšování konkurenceschopnosti zaměstnanců VUT v Brně Reg. číslo: CZ.1.07/2.2.00/07.0487
01.12.2009
Průvodce projektem - zdroje 12
Tvorba seznamu zdrojů, jejich cen atd. Určí, zda je zdroj navržený nebo potvrzený Vytvoří zdrojům jejich vlastní kalendáře Přiřadí zdroje ke konkrétním úkolům Přidá ke zdrojům doplňující informace Možnost přidání dalšího sloupce do tabulky Jen ve spolupráci s Project server Název projektu: Systém interního vzdělávání a zvyšování konkurenceschopnosti zaměstnanců VUT v Brně Reg. číslo: CZ.1.07/2.2.00/07.0487
www.pmconsulting.cz
01.12.2009
4
Název projektu: Systém interního vzdělávání a zvyšování konkurenceschopnosti zaměstnanců VUT v Brně Reg. číslo: CZ.1.07/2.2.00/07.0487
Několik praktických rad pro MSP 13
Pokud máme úvodní tabulku s úkoly v MS Excel, můžeme buďto využít průvodce importem nebo jednoduše označit příslušné sloupce a přes schránku je přenést do MS Project.
Název projektu: Systém interního vzdělávání a zvyšování konkurenceschopnosti zaměstnanců VUT v Brně Reg. číslo: CZ.1.07/2.2.00/07.0487
01.12.2009
Název projektu: Systém interního vzdělávání a zvyšování konkurenceschopnosti zaměstnanců VUT v Brně Reg. číslo: CZ.1.07/2.2.00/07.0487
01.12.2009
14
Několik praktických rad pro MSP 15
Všimněte si těch dvou zelených šipek na nástrojové liště. S jejich pomocí snižujete nebo zvyšujete hierarchickou úroveň označených činností. Takže prostě označíte blok činností a zelenou šipkou jej posunete o úroveň níže.
Název projektu: Systém interního vzdělávání a zvyšování konkurenceschopnosti zaměstnanců VUT v Brně Reg. číslo: CZ.1.07/2.2.00/07.0487
www.pmconsulting.cz
01.12.2009
5
Název projektu: Systém interního vzdělávání a zvyšování konkurenceschopnosti zaměstnanců VUT v Brně Reg. číslo: CZ.1.07/2.2.00/07.0487
16
Název projektu: Systém interního vzdělávání a zvyšování konkurenceschopnosti zaměstnanců VUT v Brně Reg. číslo: CZ.1.07/2.2.00/07.0487
01.12.2009
Několik praktických rad pro MSP 17
Postupnou evolucí se začaly používat všechny čtyři možné typy logických vazeb: Konec-začátek (finish-start), Konec-konec (finis-finish), Začátek-začátek (start-start), Začátek-konec (start-finish).
Kromě první, nejlogičtější vazby se někdy pro lepší názornost grafu používají i ostatní. Vhodným použitím vazby konec-začátek však lze většinou tyto „dodatečné“ logické vazby nahradit.
Název projektu: Systém interního vzdělávání a zvyšování konkurenceschopnosti zaměstnanců VUT v Brně Reg. číslo: CZ.1.07/2.2.00/07.0487
01.12.2009
Několik praktických rad pro MSP 18
Pokud chceme základní vazbu typu konec-začátek, stačí stisknout tlačítko myši na modrém obdélníku, který reprezentuje předcházející činnost a při stále stisknutém tlačítku ukázat na obdélník následující činnosti a tam pustit. Vazba se tak automaticky vytvoří.
Název projektu: Systém interního vzdělávání a zvyšování konkurenceschopnosti zaměstnanců VUT v Brně Reg. číslo: CZ.1.07/2.2.00/07.0487
www.pmconsulting.cz
01.12.2009
6
Název projektu: Systém interního vzdělávání a zvyšování konkurenceschopnosti zaměstnanců VUT v Brně Reg. číslo: CZ.1.07/2.2.00/07.0487
Několik praktických rad pro MSP 19
Název projektu: Systém interního vzdělávání a zvyšování konkurenceschopnosti zaměstnanců VUT v Brně Reg. číslo: CZ.1.07/2.2.00/07.0487
01.12.2009
Několik praktických rad pro MSP 20
V panelu nástrojů jsou dvě ikonky – takové lupy. Jedná má uvnitř znaménko plus, druhá mínus. Pomocí nich si můžeme nastavit takové měřítko, jaké nám vyhovuje. Pokud chceme změnit typ vazby, můžeme to například udělat tak, že dvakrát klepneme na vazbu (modrá šipka) a otevře se nám dialog vazby.
Název projektu: Systém interního vzdělávání a zvyšování konkurenceschopnosti zaměstnanců VUT v Brně Reg. číslo: CZ.1.07/2.2.00/07.0487
01.12.2009
Několik praktických rad pro MSP 21
Název projektu: Systém interního vzdělávání a zvyšování konkurenceschopnosti zaměstnanců VUT v Brně Reg. číslo: CZ.1.07/2.2.00/07.0487
www.pmconsulting.cz
01.12.2009
7
Název projektu: Systém interního vzdělávání a zvyšování konkurenceschopnosti zaměstnanců VUT v Brně Reg. číslo: CZ.1.07/2.2.00/07.0487
Několik praktických rad pro MSP 22
Vazby můžeme také přímo zadávat do tabulky, jako čísla řádků příslušných činností. Pokud chceme jiný než výchozí typ vazby (koneczačátek) dáme hned za číslo řádku, který má být navázán anglickou zkratku daného typu vazby, třeba konec-konec (FF – finish-finish). To se může hodit především tehdy, pokud WBS připravujeme v MS Excel. Poté jednoduše přeneseme příslušný sloupec a vazby se nám samy vytvoří. Název projektu: Systém interního vzdělávání a zvyšování konkurenceschopnosti zaměstnanců VUT v Brně Reg. číslo: CZ.1.07/2.2.00/07.0487
01.12.2009
Tvorba seznamu zdrojů 23
Není smysluplné snažit se naplánovat vše do nejmenšího detailu. Vždy nám zbude nějaká režie, se kterou musíme kalkulovat bokem
Dá se vycházet z již dříve vytvořené WBS
Název projektu: Systém interního vzdělávání a zvyšování konkurenceschopnosti zaměstnanců VUT v Brně Reg. číslo: CZ.1.07/2.2.00/07.0487
01.12.2009
Přiřazování zdrojů 24
Je několik způsobů, jak přiřadit zdroje a je tu i několik úskalí
Nejjednodušším je použití ikonky v panelu nástrojů
Složitější, ale více pod kontrolou je způsob s rozdělením okna
Název projektu: Systém interního vzdělávání a zvyšování konkurenceschopnosti zaměstnanců VUT v Brně Reg. číslo: CZ.1.07/2.2.00/07.0487
www.pmconsulting.cz
01.12.2009
8
Název projektu: Systém interního vzdělávání a zvyšování konkurenceschopnosti zaměstnanců VUT v Brně Reg. číslo: CZ.1.07/2.2.00/07.0487
Přiřazování zdrojů 25
Název projektu: Systém interního vzdělávání a zvyšování konkurenceschopnosti zaměstnanců VUT v Brně Reg. číslo: CZ.1.07/2.2.00/07.0487
01.12.2009
Přetížené zdroje 26
Červená barva indikuje, že zdroj je přetížen. To znamená, že je mu naplánováno víc práce, než kolik umožňuje jeho kalendář. K tomu nedojde v rámci jednoho úkolu, ale tehdy, když jdou činnosti paralelně, překrývají se
Název projektu: Systém interního vzdělávání a zvyšování konkurenceschopnosti zaměstnanců VUT v Brně Reg. číslo: CZ.1.07/2.2.00/07.0487
01.12.2009
Úpravy 27
Je třeba zkontrolovat, zda projekt stále odpovídá zadání Zdroje musí být vyrovnány, zde je lepší manuální postup – neztratíme tak kontrolu Některé možnosti průvodce nepostihuje Program nezná skutečné aspekty úlohy
Název projektu: Systém interního vzdělávání a zvyšování konkurenceschopnosti zaměstnanců VUT v Brně Reg. číslo: CZ.1.07/2.2.00/07.0487
www.pmconsulting.cz
01.12.2009
9
Název projektu: Systém interního vzdělávání a zvyšování konkurenceschopnosti zaměstnanců VUT v Brně Reg. číslo: CZ.1.07/2.2.00/07.0487
Ruční odstranění přetížení 28
Změna nastavení úkolu Zpozdit úkol
(přeplánovat na jiný čas) na více částí Změnit dobu jeho trvání Rozdělit úkol
Změna v přiřazení zdrojů Záměna jednoho
zdroje za jiný Přidělení dalšího zdroje Změna rozvrhu práce nebo dostupnosti Název projektu: Systém interního vzdělávání a zvyšování konkurenceschopnosti zaměstnanců VUT v Brně Reg. číslo: CZ.1.07/2.2.00/07.0487
29
01.12.2009
Sledování projektu V MS Project
Název projektu: Systém interního vzdělávání a zvyšování konkurenceschopnosti zaměstnanců VUT v Brně Reg. číslo: CZ.1.07/2.2.00/07.0487
01.12.2009
Příprava na sledování 30
Uložení směrného plánu Směrný
plán bude sloužit pro kontrolu průběhu projektu
Nastavení aktuálního data projektu Nebo-li
data, ke kterému bude probíhat kontrola projektu
Název projektu: Systém interního vzdělávání a zvyšování konkurenceschopnosti zaměstnanců VUT v Brně Reg. číslo: CZ.1.07/2.2.00/07.0487
www.pmconsulting.cz
01.12.2009
10
Název projektu: Systém interního vzdělávání a zvyšování konkurenceschopnosti zaměstnanců VUT v Brně Reg. číslo: CZ.1.07/2.2.00/07.0487
Sledování projektu I 31
Zaznamenáváním procenta splnění celého projektu
Nejmenší úroveň detailu Předpoklad, že vše běží dle plánu – což nemusí být pravda...
Procento dokončení, pro každý úkol jednotlivě
Již přesnější Také nemusí mít zcela objektivní vypovídací schopnost
Název projektu: Systém interního vzdělávání a zvyšování konkurenceschopnosti zaměstnanců VUT v Brně Reg. číslo: CZ.1.07/2.2.00/07.0487
01.12.2009
Sledování projektu II 32
Záznam skutečných informací pro jednotlivé úkoly nebo přiřazení Např. záznam skutečného zahájení, skut. dokončení, skutečně odvedené práce, skutečné či zbývající doby trvání Již dobrý přehled
Záznam časově uspořádaných dat úkolů či přiřazení Např. zadávání skutečně odvedené práce v předem stanovených časových intervalech (např. každý zdroj, každý den) Jednodušší např. s využitím Project Server nebo IS
Název projektu: Systém interního vzdělávání a zvyšování konkurenceschopnosti zaměstnanců VUT v Brně Reg. číslo: CZ.1.07/2.2.00/07.0487
01.12.2009
Zobrazení a sledování 33
Celková statistika projektu Zobrazení zpožděných úkolů
Např. Sledovací Ganttův Diagram Tab. používání úkolů
Zobrazení nákladů na úkoly a zdroje
Management vytvořené hodnoty
V dalších tabulkách... (seznam úkolů, seznam zdrojů, ... ) Pokročilá analytická metoda
Název projektu: Systém interního vzdělávání a zvyšování konkurenceschopnosti zaměstnanců VUT v Brně Reg. číslo: CZ.1.07/2.2.00/07.0487
www.pmconsulting.cz
01.12.2009
11
Název projektu: Systém interního vzdělávání a zvyšování konkurenceschopnosti zaměstnanců VUT v Brně Reg. číslo: CZ.1.07/2.2.00/07.0487
Analýzy a modely 34
Analýza časově uspořádaných dat Zejména Používá
pro EVM propojení s aplikací Excel
Analýza PERT Zavádí
do projektu statistické prvky se pesimistická, očekávaná a optimistická doba trvání úkolů
Uvádí
Název projektu: Systém interního vzdělávání a zvyšování konkurenceschopnosti zaměstnanců VUT v Brně Reg. číslo: CZ.1.07/2.2.00/07.0487
35
01.12.2009
Několik závěrečných informací
Plánování zdrojů je nedílnou součástí tvorby plánu a pokud si uvědomíte vazby trojimperativu, také jednou ze zásadních Materiálové zdroje jsou zpravidla hmotného charakteru. Mohou to být třeba cihly, pytle s pískem, ale třeba i kancelářský papír a podobně MS Project není účetním softwarem, přes to ale umožňuje rámcové sledování nákladů, které může být prospěšné i ve fázi plánování Název projektu: Systém interního vzdělávání a zvyšování konkurenceschopnosti zaměstnanců VUT v Brně Reg. číslo: CZ.1.07/2.2.00/07.0487
36
01.12.2009
Případová studie
Název projektu: Systém interního vzdělávání a zvyšování konkurenceschopnosti zaměstnanců VUT v Brně Reg. číslo: CZ.1.07/2.2.00/07.0487
www.pmconsulting.cz
01.12.2009
12
Název projektu: Systém interního vzdělávání a zvyšování konkurenceschopnosti zaměstnanců VUT v Brně Reg. číslo: CZ.1.07/2.2.00/07.0487
37
Diskuze Vaše dotazy a připomínky
Název projektu: Systém interního vzdělávání a zvyšování konkurenceschopnosti zaměstnanců VUT v Brně Reg. číslo: CZ.1.07/2.2.00/07.0487
38
01.12.2009
Děkuji za pozornost!
[email protected] 731 603 468
Název projektu: Systém interního vzdělávání a zvyšování konkurenceschopnosti zaměstnanců VUT v Brně Reg. číslo: CZ.1.07/2.2.00/07.0487
www.pmconsulting.cz
01.12.2009
13
