ASEWARE. Van angst naar durf M AGAZINE. Australië zet meest innovatieve accountantskantoor. CaseWare biedt content Cygnus Atratus aan

CASEWARE MAGAZINE 1

C A S E WA R E M AGAZINE

CaseWareMagazine is een uitgave van CaseWare Nederland bv

CRM-specialist Change to Comm

De ambities van een spin in het kantoorweb

Vernieuwingsdrang Spoelstra en Scherer beloond met Accountancy Award

Australië zet ‘meest innovatieve accountantskantoor’ op ander spoor NOAB Samenstel Suite voor administratiekantoren

Online samenstellen met hoge kwaliteit en lage kosten

CaseWare biedt content Cygnus Atratus aan

Van angst naar durf

2 CASEWARE MAGAZINE

Inhoud november 2015 03

CaseWare Cloud, nu beschikbaar

04

De ambities van een spin in het kantoorweb

08

20

Coverstory

Van angst naar durf

28

26


Windesheim levert accountants af met extra vaardigheden

32

‘Samen met gebruikers oplopen in de route naar de cloud’

12

Nieuwe werkaanpak leidt tot scheiding van werkzaamheden en vastlegging in nieuwe CaseWare template

15

Australië zet ‘meest innovatieve accountantskantoor’ op ander spoor

18

‘Motivatie van medewerkers kun je moeilijk beïnvloeden, kennis en vaardigheden des te meer’

Handboeken direct toegankelijk in CaseWare

38

CaseWare Open 2015

Colofon

CaseWareMagazine is een uitgave van CaseWare Nederland, verschijnt twee keer per jaar en wordt gratis verspreid onder accountantskantoren en relaties van CaseWare Nederland bv. Voor meer informatie over publicaties in dit blad, aanmelding voor of opzegging van een abonnement kunt u contact met ons opnemen via het e-mailadres: [email protected] CaseWare Nederland bv Postbus 2112 7302 EM Apeldoorn Tel: (055) 368 10 50 www.caseware.nl @CaseWareNL

CaseWare Nederland

CASEWARE MAGAZINE 3

CaseWare Cloud,

nu beschikbaar

De afgelopen maanden is de ontwikkeling rondom CaseWare Cloud in een stroomversnelling gekomen. Alhoewel het online samenwerkingsplatform als geruime tijd beschikbaar is, wordt er in Nederland nog relatief weinig meegedaan. Na een bezoek aan CaseWare International, begin september, is duidelijk geworden dat er met CaseWare Cloud een bodemplaat beschikbaar is, waarop applicaties in snel tempo ontwikkeld kunnen worden. Maar de bodemplaat zelf is ook al voorzien van de benodigde functionaliteit om online eenvoudig en efficiënt samen te werken. Te beginnen binnen het kantoor, maar natuurlijk ook met de klant. In onze visie blijft kwaliteit en betrouwbaarheid van data de “reason why” van onze oplossingen. Daarbij is content van wezenlijk belang. In dit magazine leest u alles over de laatste ontwikkeling op dit gebied, de integratie van de content van Cygnus Atratus met onze controle-, beoordelings- en samenstelmanager. Zowel voor de controle- als de samenstelpraktijk hebben we hiermee een goede aanvulling gekregen voor onze vaktechnische oplossingen. Daarnaast wordt cloud en online steeds belangrijker. Niet alleen voor de samenwerking onderling op kantoor of met uw klant, maar ook voor de integratie van de diverse applicaties die u gebruikt. Als best-of-breed leverancier maken we hier natuurlijk graag gebruik van. Onder andere bij de CRM oplossing AuditCase van Change to Comm en Scienta van Syslogic. Hier leest u meer over in dit magazine. Tot slot mogen de verhalen van onze klanten niet ontbreken, want dat is waar wij het uiteindelijk voor doen. In dit magazine leest u waarom NPL Advies en Lekx Kok en Geerlofs Accountants de overstap hebben gemaakt naar CaseWare en hoe Spoelstra en Scherer de CaseWare oplossingen inzet voor hun nieuwe adviespraktijk. Ik wens u veel leesplezier. Met vriendelijke groet,

Richard H.J. Schiphorst, algemeen directeur

4 CASEWARE MAGAZINE

De ambities van een

Don van Zijtveld, Change to Comm

CASEWARE MAGAZINE 5

CRM-specialist Change to Comm over koppelingen en procesintegratie

spin in het kantoorweb ‘Procesintegratie’ is het moderne toverwoord binnen de accountancy. Wie voorbereid wil zijn op de toekomst moet ‘naadloos’ verbonden zijn: met elkaar, de dossiers, de cloud, de taken en de data. Achter de schermen komt zo’n naadloos bestaan echter niet zomaar tot stand. Don van Zijtveld van Change to Comm uit Barneveld weet dat als geen ander. Zijn bedrijf is niet alleen leverancier van het CRM- en DMS-pakket AuditCase, maar ook ervaringsdeskundige in het leggen van koppelingen met andere pakketten. Want wie de ambitie heeft om de CRMspin in het kantoorweb te zijn, is dat aan zijn stand verplicht. Een toonaangevende trend binnen de accountancy werken meer dan 2.500 gebruikers dagelijks met is de toenemende integratie van werkprocessen. AuditCase. Nog niet zo lang geleden waren taken en dossiers Een goed CRM-pakket fungeert als de spil van het van afzonderlijke afdelingen vaak strikt van elkaar bedrijf, betoogt Van Zijtveld. “Alle relevante informagescheiden. Nu worden ze gezien als onmisbare tie rondom een klant moet er in terug te vinden zijn, schakels in een doorlopende keten.

het liefst in één overzicht en met zo weinig mogelijk

Change to Comm is een belangrijke samenwer- muisklikken. Relatiebeheer wordt steeds meer gekingspartner van CaseWare bij het realiseren van automatiseerd. Door koppelingen met bijvoorbeeld die keten. Het bedrijf is vooral bekend van het pak- de Kamer van Koophandel, telefooncentrales en ket AuditCase dat op veel accountantskantoren mailservers worden data, contactmomenten en corwordt gebruikt voor relatie- en documentbeheer. respondentie steeds meer automatisch vastgelegd. AuditCase is, net als CaseWare, specifiek ontwikkeld Maar de CRM-software moet ook het startpunt zijn voor de accountancybranche. De twee leveranciers voor een proactieve benadering van klanten. Audithebben om die reden een flink aantal gezamenlijke Case is bij uitstek geschikt voor het leren kennen van klanten. Beide delen ook de wens om de applicaties de klant. Wat voor soort bedrijf is het? Wat gebeurt beter op elkaar te laten aansluiten. Daar kan hun er in hun branche? In welke informatie zijn ze geïnteklantenkring immers van profiteren.

resseerd en wat doen ze op social media? Begin dit jaar hebben we een acquisitiemodule toegevoegd.

Best-of-breed

Deze houdt precies bij welke diensten bestaande

Als mede-directeur en productowner is Don van en nieuwe klanten afnemen en geeft zo inzicht in de Zijtveld al jaren verantwoordelijk voor de strategie groeikansen.” en aansturing van AuditCase. Minder bekend is dat hij in 1996 als ontwikkelaar aan de wieg stond van Ook in het documentbeheer staan de ontwikkelinAuditCase, de eerste best-of-breed-oplossing voor gen niet stil. Integratie is hier eveneens een kernCRM binnen de accountancybranche. Inmiddels thema, vooral wat betreft de dossiervorming.

>

6 CASEWARE MAGAZINE

Voor Change to Comm is dat een reden om extra aan- De aanwezigheid in de cloud maakt het voor Chandacht te besteden aan autorisatie. Want het feit dat ge to Comm mogelijk het onderhoud en beheer op documenten eenvoudig uitgewisseld en gekoppeld zich te nemen. De klanten hebben hier dus geen kunnen worden, betekent dat ze goed beschermd omkijken naar. Als afnemers betalen ze een vast moeten zijn tegen ongewenste blikken. Juist op dit bedrag per gebruiker per maand. Daarmee krijgen gebied kan een DMS-applicatie zich onderscheiden ze de beschikking over de software, de benodigde ten opzichte van generieke cloudoplossingen, zoals cloudruimte, support, beheer en updates. Van ZijtOnedrive of Dropbox, vindt Van Zijtveld.

veld signaleert dat steeds meer kantoren hun CRMdossiers en software outsourcen en niet meer op

Onterechte angst

eigen servers willen draaien. Tegelijkertijd ziet hij nog

Sinds de start is er veel veranderd bij Change to veel angst in de branche voor online oplossingen. Comm, maar het bedrijf blijft trouw aan best-of- “Lang niet iedereen durft de stap naar de ‘cloud’ al breed-filosofie. “Wij willen de beste zijn op ons ge- te maken. Maar de voordelen wegen echt op tegen bied en dat lukt niet als je de aandacht moet ver- de nadelen. Uitwisseling en samenwerking gaan veel delen over een waaier aan producten. Verwacht soepeler en sneller als je je zaken regelt in de cloud.” van ons dus geen uitstapjes naar andere terreinen. Redelijk vaak wordt ons gevraagd of wij ontwikke- Geen oren naar Twitter lingen kunnen doen welke niet binnen onze focus Vanaf het begin is de strategie van Change to Comm van CRM en workflow vallen, maar dat houden we gericht geweest op de mogelijkheden van het interbewust af. In plaats daarvan proberen we optimale koppelingen te leggen met andere best-of-breedpakketten, zoals CaseWare. Uiteindelijk heeft de klant daar het meeste aan, want die kan voor elke taak de beste oplossing kiezen. De consequentie is dat we onszelf, in tegenstelling tot sommige andere CRM-leveranciers uiterst open en proactief opstellen waar het gaat om samenwerking en het delen van informatie.” Verbreding mag dan niet aan de orde zijn, binnen de eigen specialisatie valt er nog genoeg te ontwikkelen en te innoveren. Van Zijtveld noemt twee kernthema’s: integratie van processen en werken in de cloud. Wat het laatste betreft heeft Change to Comm al veel vorderingen gemaakt. AuditCase draait al jaren via een browser. Klanten kunnen kiezen of ze de software op hun eigen kantoor, in hun eigen datacentrum of in de IBM-omgeving van Change to Comm laten draaien. Maar het pakket is volledig web-based en alleen binnen een webbrowser te gebruiken.

CASEWARE MAGAZINE 7

nu weer mee? Twitter is voor privégebruik, daar heb-

Koppelingen tussen CaseWare

ben we zakelijk gezien toch niets aan.”

en AuditCase Onlangs zijn er enkele nieuwe koppelin-

Meebewegen

gen aangebracht tussen CaseWare en

Dat destijds de ‘wilde’ ideeën van Change to Comm

AuditCase. In de nieuwste release kun-

inmiddels gemeengoed zijn geworden, sterkt Van

nen alle verplichte gegevens rondom de

Zijtveld in zijn overtuiging dat het bedrijf goed op

Wet Witwassen en Financiering Terro-

koers ligt. Het devies luidt: blijven meebewegen met

risme (WWFT) worden uitgewisseld. De

de markt en het product steeds weer aanpassen

data worden automatisch overgezet naar

aan de wensen van de gebruikers. Je kunt nog zo

CaseWare.

visionair zijn, als onze klanten de meerwaarde niet

Verder is het vanaf nu heel eenvoudig om

zien, dan moeten we het niet doordrukken, stelt hij.

documenten te delen tussen AuditCase en CaseWare. De gebruiker kan kiezen of

Gelukkig zijn er veel zaken waar de gebruikers wél

hij een link aanbrengt of het document

aan willen. Van Zijtveld somt de belangrijke uitdagin-

met de muis naar de andere applicatie

gen op. “AuditCase mag nog meer de spin in het web

sleept. Deze nieuwe optie is met name

worden. Ons streven is om klantinformatie, waar

interessant voor kantoormedewerkers

mogelijk, in AuditCase vast te leggen en het vanuit

die niet met CaseWare werken, zoals fis-

daar daar te verspreiden naar andere systemen.

calisten of adviseurs, maar die wel af en

Dat vereist slimme koppelingen en veel integratie.

toe stukken uit CaseWare nodig hebben.

Het heeft een grote impact op onze applicatie, want we moeten nog actiever op zoek naar technische mogelijkheden om deze koppelingen en uitwisseling

net. Van Zijtveld: “We kijken graag naar de toekomst. van gegevens tot stand te brengen.” Soms lopen we zelfs wat te ver op de troepen vooruit. Zo probeerden we vijftien jaar geleden al een op- Van Zijtveld is blij dat de koers van CaseWare inlossing aan de man te brengen, waarbij de accoun- middels ook gericht is op de cloud als ontwikkeltant en zijn klant via internet inzage konden krijgen platform. “Het leggen van kwalitatief goede en bein het dossier. Ondanks dat de klant een aangepaste trouwbare koppelingen wordt daardoor een stuk versie van het dossier voorgeschoteld kreeg, had gemakkelijker, omdat we van hetzelfde platform geniemand er oren naar. Ben je helemaal gek gewor- bruik maken. Maar andere oplossingen komen ook den, kregen we te horen. Je denkt toch niet dat we in zicht. Denk bijvoorbeeld aan het intensief delen klanten zomaar laten meekijken in het dossier?”

van klantgegevens en documenten of het toewijzen

Jaren later was een ander toekomstgericht idee van taken in elkaars systemen. Een serieuze optie van Change to Comm eveneens tot mislukken ge- zou zelfs kunnen zijn dat AuditCase in de toekomst doemd. “In 2008 was Twitter in opkomst. Wij had- via CaseWare Cloud benaderd kan worden. den bedacht dat het handig zou zijn als gebruikers Onze gezamenlijke klanten hoeven dan niet meer in AuditCase konden zien wat hun klanten onlangs apart in te loggen en op verschillende plekken klantgetwitterd hadden. Dan ben je immers snel op de gegevens bij te houden. Dat zou echt een grote hoogte van actuele ontwikkelingen bij je klant. Maar vooruitgang zijn.” onze gebruikers riepen in koor: wat moeten we dáár

8 CASEWARE MAGAZINE

Hans van Kats van Lekx Kok en Geerlofs Accountants

‘Motivatie van medewerk beïnvloeden, kennis en v Lekx Kok en Geerlofs accountants (LKG) is een middelgroot accountantskantoor in Woerden dat zich helemaal richt op MKB-ondernemingen in de directe omgeving. Een paar jaar geleden gebruikte het kantoor voor de klantendossiers en het samenstelwerk een aantal losse applicaties en vooral veel papier. Dat veranderde in één klap toen LKG de software van CaseWare in huis haalde. Een hele overgang voor een kantoor dat zich afficheert als een no-nonsense bedrijf, waarbij de relatie tussen accountant en MKB-er belangrijker wordt gevonden dan het invullen van werkprogramma’s. Hans van Kats, één van de vier vennoten van LKG, vertelt wat de komst van CaseWare teweeg heeft gebracht. Waaruit blijkt de no-nonsense mentaliteit van LKG?

Twee jaar geleden kozen jullie bewust voor de overstap

“We hebben een vrij unieke organisatiestructuur naar elektronische dossiers. Wat was daarvoor de aanmet maar twee lagen: vennoten en medewerkers. leiding? Onze klanten kennen slechts twee mensen: de ven- “Als kantoor sta je voor de vraag of je mee wilt met noot en de assistent, hoewel ik dat eigenlijk geen de snelle veranderingen binnen de branche. Je hebt passende benaming vind voor het werk dat assis- eigenlijk geen keus. Daarom hebben we een serie tenten doen. Zij werken namelijk heel autonoom doelen gesteld die we als kantoor in de daaropvolen krijgen veel verantwoordelijkheid om hun MKB- gende jaren wilden bereiken. De eerste piketpaal klanten op alle fronten te ondersteunen.

was de invoering van digitale dossiers. Dat zou de

We hebben geen specialisaties of afdelingen. Daar- basis moeten vormen voor een groter verandertradoor zijn maar weinig afstemmingsmomenten nodig ject. Pas als we intern de boel op orde hadden, wilen dat voorkomt een hoop ruis en communicatie- den we aan de slag met processen die meer zichtproblemen. Op 95 procent van de klantvragen kun- baar zijn voor de buitenwacht. nen we zelf antwoord geven. Voor de overige 5 procent huren we expertise in binnen ons netwerk.

Een grote autonomie en vrijheid voor de medewer-

Onze energie steken we vooral in de relatie met de kers is prachtig, maar het heeft een keerzijde. In het klant. Doordat deze jarenlang door hetzelfde team papieren tijdperk had iedereen zijn eigen werkwijze wordt bediend, weten we na enkele opmerkingen en zijn eigen dossierkast. direct wat er speelt. Dat vertaalt zich in een hoge In de dossiervorming was sprake van een wildgroei klantloyaliteit. Het verloop ligt dicht bij nul.”

aan specificaties en onderbouwingen.

>

CASEWARE MAGAZINE 9

rkers kun je moeilijk vaardigheden des te meer’

Hans van Kats, Lekx Kok en Geerlofs accountants

10 CASEWARE MAGAZINE

Door de digitale dossiervorming en een vast stra- Integratie van software mien binnen CaseWare kunnen we daarin nu meer Jullie hebben niet alleen gekozen voor de overstap naar sturen. Ook vaktechnische wijzigingen zijn veel ge- CaseWare Working Papers en Samenstel Manager, makkelijker door te voeren en af te dwingen. En maar ook naar Financials. Waarom? daarmee is dus ook de kwaliteit van de dossiers ver- “We waren in eerste instantie niet op zoek naar een hoogd.

nieuwe rapportgenerator, want onze oude werkte

We hebben in de beginfase bewust nooit gepredikt zeer goed. dat we efficiënter zouden gaan werken. Simpelweg omdat we dat vooraf niet zeker wisten. Na twee jaar Maar als je kiest voor slimmere, vaktechnisch bewerken met CaseWare is de conclusie dat de effici- tere en volledigere dossiers, dan is integratie van ency gemiddeld gezien wel degelijk hoger is. Afhan- de software een voorwaarde. Het is wel mogelijk in kelijk van het soort opdracht schat ik in dat we tot CaseWare een koppeling te leggen met onze oude zo’n tien procent efficiënter werken. Dat komt vooral rapportgenerator, maar in de praktijk werkt dit niet. door slimmigheden binnen CaseWare. Het achteraf wijzigen van posten gaat bijvoorbeeld dynamischer.

Door het verschil in mapping en coderingen wordt

Maar bij de consolidaties zien we die efficiency nog de import en export van gegevens nooit optimaal. niet. Dat is een lastig proces en kost nog eveneens Daar kwam bij dat we toch aan de slag moesten met tijd.”

de mappingen door de komst van SBR. In onze oude software waren er grote verschillen tussen de broncodes en de rapportweergave. Aanpassing aan SBR zou een hoop gedoe zijn geworden. In CaseWare worden wijzigingen in alle programma’s en dossiers direct automatisch verwerkt. Uiteindelijk viel de keus dus niet alleen op Working Papers en de Samenstelmanager, maar ook op Financials.” Hoe hebben jullie het verandertraject aangepakt? “Voor ons stond duidelijkheid voorop. Dus zijn we heel vroeg begonnen met bewustwording bij het personeel. We wilden vooraf al weten hoe groot de mogelijke weerstand was. Daarom hebben we min of meer aan iedereen gevraagd: stap je in deze trein of niet? Dit vanuit de gedachte dat we als kantoor maar weinig invloed hebben op de intrinsieke motivatie van medewerkers. Die moet er gewoon zijn. Des te meer invloed kunnen we uitoefenen op de ontwikkeling van kennis en vaardigheden van de mensen die wél gemotiveerd zijn. Twee van de in totaal 35 medewerkers zijn niet ingestapt. De rest heeft duidelijk zijn commitment uitgesproken. Door het zo aan te pakken stonden we voor de wedstrijd

CASEWARE MAGAZINE 11

Tien implementatietips van LKG

• Wees duidelijk over wat je wilt met een nieuw softwarepakket en waarom je ervoor hebt gekozen; • Begin vroeg met de communicatie over de veranderingen. Houd er rekening mee dat mede werkers verschillende informatiebehoeften hebben. Sommigen willen een toelichting op elk klein detail, anderen zijn vooral geïnteresseerd in het eindpunt en zien gaandeweg wel hoe ze daar komen. Luister vooral ook naar de input van mensen die minder vaardig zijn in automati sering. Het is belangrijk dat je hen mee krijgt;

• Richt twee projectgroepen in voor de verschillende fasen: één voor het ontwikkelen van de stan daard dossierspecificaties en één voor de (technische) inrichting, de opleidingen en het natraject;

• Maak een handboek op maat, gericht op je eigen situatie. Het ‘one-size-fits-all-handboek’ van CaseWare kan prima dienen als basis, maar is te algemeen om volledig over te nemen. Sommige medewerkers hechten namelijk veel waarde aan een handboek;

• Doe de trainingen op het kantoor zelf. Houd het dicht bij de mensen; • Regel dat de medewerkers op de eerste dag na de training alleen nog maar in CaseWare kunnen werken. Daarmee voorkom je dat men terugvalt in oude gewoonten;

• Zorg na de overgang voor een brede projectgroep, verspreid over het hele kantoor, die alle problemen en knelpunten verzamelt en zo snel mogelijk oplost;

• Organiseer regelmatig lunchbijeenkomsten waarbij je alle punten en vragen van het personeel behandelt en toelicht;

• Begin met de eenvoudige dossiers en bewaar de consolidaties voor een periode waarin je al wat meer meters hebt gemaakt;

• Realiseer je dat de implementatie tijd en geld kost. In het eerste verslagjaar bereik je nog niet de gewenste efficiency, maar in het tweede jaar wordt dit wel zichtbaar. Door het leveren van hogere kwaliteit en een efficiëntere werkwijze.

al met 1-0 voor. Het leidde tot een positieve ‘vibe’ Vooral als er al zoveel werk op de bureaus ligt. Uitop de werkvloer. Medewerkers, waarvan wij dachten eindelijk is het toch gelukt: door het maken van een dat ze moeite zouden hebben met de digitalisering, stappenplan met tien gouden regels voor dossieringingen heel gemotiveerd aan de slag. Heel gaaf om richting en aanpak. Strakke en gedetailleerde werkte zien.”

programma’s passen niet bij ons. Dat zou de autonomie van onze medewerkers te veel beperken.

Verliep de rest van de invoering ook zo soepel? “Nee, om eerlijk te zijn was het een behoorlijke strug- De trainingen hebben we intern laten verzorgen gle. CaseWare is een tamelijk technisch pakket met door de key-users, op basis van onze eigen casusveel mogelijkheden. Wij wilden het echter vooral sen en processen. Verder heeft een oud-stagiair simpel en eenvoudig houden. Efficiency wordt in een half jaar lang alle informatie uit de papieren onze visie niet zozeer bereikt door allerlei digitale dossiers overgezet naar CaseWare zodat we ‘goedkoppelingen en snufjes, maar door een zo eenvou- gevuld’ van start konden.” dig mogelijk werkproces. Dat was nog een hele klus.


MarCel kurVers, proJeCtManager noVak kWaliteitshandboek: ‘inVoering

Nieuwe werkaanpak le van werkzaamheden en CaseWare template De invoering van de nieuwe standaard 4410 is een goede aanleiding om niet

Sinds juni is het geactualiseerde Novak Kwaliteitshandboek beschikbaar.

alleen de processen, maar ook de dos-

De aansluiting van het kwaliteitshandboek op de

siervorming rondom de samenstellings-

nieuwe regelgeving heeft bij de Novak geleid tot een

opdracht onder de loep te nemen. Dat

nieuwe opzet en indeling van het kwaliteitshand-

is de overtuiging van Marcel Kurvers,

boek voor samenstellingsopdrachten, legt Marcel Kurvers uit. “We hebben daarbij de administratieve

projectmanager van het Novak Kwa-

dienstverlening en de samenstellingsopdracht uit

liteitshandboek. Samen met Wendy

elkaar getrokken en verwerkt in afzonderlijke delen

Bent, één van de redacteuren van het Novak Kwaliteitshandboek, en Case-

die vervolgens naadloos op elkaar aansluiten. Voorheen werden deze werkzaamheden veelal onder de noemer van samenstellingsopdracht uitgevoerd. De

Ware werkte hij aan een nieuwe opzet

visie erachter is dat het kantoor alleen hoeft te inves-

van de CaseWare template voor samen-

teren in de delen die echt nodig zijn”. Kurvers: “Con-

stellingsopdrachten, die gebaseerd is op het Novak Kwaliteitshandboek.

form de opdrachten die door een accountantskantoor worden uitgevoerd, is er een onderverdeling gemaakt in administratieve dienstverlening, samenstellings- , beoordelings- en controleopdrachten. Te-

Marcel Kurvers,

Vanaf 1 januari 2016 bepaalt de nieuwe standaard vens zijn aanvullende delen beschikbaar op het ge-

projectmanager

4410 aan welke eisen de door accountants uitge- bied van bijvoorbeeld HRM en fiscaliteit. Samen met

Novak

voerde samenstellingsopdrachten moeten voldoen. Novak heeft CaseWare dossiertemplates ontwikkeld De nieuwe standaard sluit voor samenstellings- en controleopdrachten die aan bij een aantal ontwik- naadloos aansluiten op het Novak Kwaliteitshandkelingen binnen de branche, boek”. waaronder de vergaande automatisering van boekhoud- Geen discussies kundige

werkzaamheden. Kurvers ziet grote voordelen in de nieuwe opzet.


standaard 4410 ideaal MoMent’.

eidt tot scheiding en vastlegging in nieuwe “Op deze wijze trek je werkzaamheden uit elkaar pen. Kurvers: “Uiteraard betekent het bestaan van die gebaseerd zijn op de actualiteit (de administra- verschillende dossiers niet dat gegevens ook meertie) en de werkzaamheden die betrekking hebben dere keren moeten worden opgeslagen. Achter de op het verleden (de samenstellingsopdracht), waar- schermen is dat in de CaseWare software prima gebij je werkzaamheden niet dubbel hoeft te doen. regeld.” Door de samenstellingsopdracht strikt conform de vereisten uit de standaard uit te voeren, voorkom Volgens Kurvers is er ook lang nagedacht bij de omje tijdens een periodieke kwaliteitstoetsing dat er vorming van de dossiertemplate om zowel administratief medewerkers, als (assistent) accountants

'Achter de schermen is dat in de CaseWare software prima geregeld'

optimaal te ondersteunen. “Het is onhandig om steeds te moeten switchen, dus hebben we één template ontwikkeld met twee lagen erin: één voor het administratiedossier en één voor het samen-

discussies ontstaan over de administratieve dienst- steldossier. In CaseWare ziet de gebruiker alleen verlening terwijl slechts de samenstellingsopdracht het dossier waarin hij of zij op dat moment werkt. wordt getoetst. Daarnaast dient de administratieve In het administratiedossier worden de werkzaamdienstverlening niet alleen voor het samenstellen heden met betrekking tot de administratieve dienstvan de jaarrekening, maar bijvoorbeeld ook voor verlening vastgelegd. Deze vastleggingen dienen als tussentijdse cijfers, prognoses of een ‘aangifte plus’ basis voor de vervolgopdracht, zoals de samenstelopdracht. Door de snelle automatisering – denk aan lingsopdracht. Na afronding van de administratieve het inlezen van banksaldo’s en ‘scan en herken’ – is dienstverlening kunnen de werkzaamheden in het die informatie steeds actueler.”

kader van de samenstellingsopdracht worden

Het scheiden van de twee processen vergde het gestart. Daarmee wordt het samenstellen weer een nodige denkwerk. Kurvers: “Centraal staat de eis klus waarvoor de expertise van de accountant nodig dat de vastlegging zo efficiënt mogelijk gebeurt en is. Alle boekhoudkundige werkzaamheden zijn imdat dubbel werk moet worden voorkomen. Novak mers al eerder verricht.” gaat echter een stap verder. Niet alleen de werkstappen, maar ook de vastlegging van uitgevoerde Kurvers: “Door deze aanpak wordt het klakkeloos afwerkzaamheden en relevante bescheiden worden vinken van werkprogramma’s op balanspostniveau op basis van type opdracht van elkaar gescheiden. voorkomen. Daarnaast is er meer ruimte voor eigen Zo kunnen proces en dossier altijd synchroon lo- inzichten, expertise en verantwoordelijkheden.”

>


Kurvers denkt dat de introductie van de nieuwe

Handboek als hulpmiddel

Novak-template een mooie aanleiding kan zijn voor

Kurvers is een warm pleitbezorger van een kwali- Novak-kantoren om de stap te maken naar Caseteitshandboek als kwaliteitsinstrument. “Het komt Ware. “De nieuwe dossiertemplate voor samennog te veel voor dat een kantoor een handboek ‘in stellingsopdrachten is een praktische doorvertaling de kast’ heeft staan ‘omdat dat nu eenmaal moet’. van de nieuwe werkaanpak van Novak die het werk Terwijl een goed opgezet kwaliteitshandboek juist eenvoudiger en efficiënter maakt. De dossiertemeen goed hulpmiddel is voor medewerkers. Een plate in CaseWare bevat veel functionaliteiten om kwaliteitshandboek dient een blauwdruk te zijn van de scheiding tussen administratieve dienstverlening de wijze waarop het kantoor is ingericht en de wijze en de samenstellingsopdracht goed in te richten en waarop werkzaamheden worden uitgevoerd. Novak de juiste vastleggingen op de juiste plek te maken.” stimuleert dat door slimme koppelingen tussen het digitale kwaliteitshandboek, de softwaretemplates Voorlichtingsbijeenkomst en de weten regelgeving: officiële richtlijnen, zoals nieuwe Novak werkaanpak die bijvoorbeeld zijn vastgelegd in de database van Novak en CaseWare geven in het najaar een aantal Scienta. Vanuit CaseWare kun je met één klik, direct voorlichtingsbijeenkomsten aan leden over het gevanuit het dossier, deze informatie raadplegen. Een bruik van de nieuwe template. De verwachting is dat reden voor de kantoorleiding om het gebruik van de nieuwe Novak template eind november beschikhandboeken te stimuleren.” Om de koppeling tussen het Novak Kwaliteitshandboeken, weten regelgeving inzichtelijk te maken, zijn door Novak kruistabellen ontwikkeld. Welke vereisten zijn er in een bepaalde standaard en waar in het kwaliteitshandboek is dit uitgewerkt? Op deze wijze kan een gebruiker in één oogopslag zien welke vereisten een standaard kenen en waar in het kwaliteitshandboek deze informatie terug te vinden is.

baar is voor gebruikers.


Vernieuwingsdrang Spoelstra en Scherer beloond met Accountancy Award

Australië zet ‘meest innovatieve accountantskantoor’ op ander spoor Wijsheden en inzichten. Soms vind je ze om de hoek en soms is er een reis om de halve wereld voor nodig. Marcel Spoelstra en collega Marco Scherer van accountantskantoor Spoelstra en Scherer uit Landsmeer besloot vorig jaar in een opwelling om naar Australië te vliegen om daar kennis te maken met nieuwe ideeën over het runnen van een accountantskantoor. Het werd een bezoek met grote gevolgen. Gewa- CaseWare Magazine in 2011 deed Marcel Spoelstra pend met veel nieuwe ideeën stapte het kantoor gedetailleerd uit de doeken hoe hij, onder meer over op een - voor Nederlandse begrippen - revo- met behulp van CaseWare software, de efficiency lutionair verdienmodel. Ook is hij een pleitbezorger binnen zijn werkprocessen tot het uiterste op had geworden voor een nieuwe invulling van de rol van weten te schroeven. Geen tool of handigheidje bleef de accountant.

onbenut. Tenminste, zolang ze een nuttige bijdrage konden leveren aan de geoliede productiemachine

Spoelstra en Scherer staan al jaren bekend als die Spoelstra en Scherer inmiddels was geworden. voorlopers. Als één van de eersten binnen de branche omarmde het kantoor in een vroeg stadium Flat line is dead line het volledig digitale werken. In een interview in het Het leverde veel op. Klanten waren tevreden over de


snelle levering van diensten, de kosten gingen om- Value Based Pricing laag en veel werk kon voortaan volledig automatisch In Australië maakte hij kennis met het principe van worden afgehandeld. Al snel ontdekte Marcel Spoel- Value Based Pricing: het aanbieden van duidelijk stra echter ook de valkuilen. “Het klinkt misschien omschreven diensten tegen een vooraf vastgemerkwaardig, maar hoe meer ik kon doen in een steld tarief. Het is de tegenhanger van het werken dag, hoe harder ik ging werken. Het sloop erin. Voor op uurbasis. “Om je bedrijf te laten groeien moet je de digitalisering kostte het me nog 40 uur om een als accountant geen uren verkopen maar diensten”, jaarrekening te maken, daarna slechts 10 uur. Maar citeert Marcel Spoelstra de visie van Proactive Acomdat we grotendeels nog het principe ‘uurtje-fac- countants Network. Dit sluit volgens hem aan bij de tuurtje’ hanteerden, bleef de omzet stabiel.

veranderingen binnen de branche. “Het principe

Uiteindelijk beseften we dat het beter kon en moest. van uurtje-factuurtje stamt uit de tijd dat men ervan In de medische wereld geldt: een ‘flat line’ is een ‘dead line’. Zo voelde het bij ons ook. Ondanks al onze innovaties wilden we nieuwe stappen te zetten, op weg naar groei.”

'Hoe meer ik kon doen in een dag, hoe harder ik ging werken'

Bij zijn zoektocht naar diensteninnovaties belandde uitging dat alle productie-eenheden in dezelfde tijd Spoelstra op de website van een Australisch ac- en met dezelfde efficiency geleverd konden worden. countantsnetwerk: Proactive Accountants Network Maar in de accountancy gaat het niet om simpele dat nu Panalitix heet. Via de chatfunctie raakte hij paardenkrachten. Er zijn grote verschillen in de situaan de praat met een aties van klanten. Kijk naar omvang, het aantal posv e r t e g e n w o o r d i g e r ten, de complexiteit en het risico van de branche. van

de

organisatie. Dat vraagt om specifieke kennis en ervaring.”

Deze vertelde hoe 35 Ook de dure investeringen die kantoren moeten procent van de Aus- doen om technologisch bij te blijven, komen niet tralische kantoren in- goed tot hun recht in het uurtje-factuurtje-systeem, middels aanhanger is vindt Spoelstra. van de ideeën van het netwerk. Ze gaan uit Bij Value Based Pricing geeft een accountant, op bavan

kwaliteitsverbete- sis van de specifieke klantsituatie, vooraf een vaste

ring en groei, niet alleen prijsopgave. Meestal zijn er meerdere opties, afhanvan het accountants- kelijk van wat de klant eventueel zelf aan voorbereiMarcel Spoelstra,

kantoor, maar ook van diens klanten. Het enthou- dingen wil doen. Spoelstra: “Dat is dus wat anders

Spoelstra en Scherer

siasme werkte aanstekelijk, want toen de vertegen- dan een vast tarievenlijstje op een website. Ik kan

accountants

woordiger meldde dat er een week later een cursus pas een reële prijsopgave doen als ik precies weet zou starten voor kantoren, vroeg Marcel Spoelstra hoe de klant ervoor staat. Dat vergt inzicht en ervaplompverloren of er nog een paar plaatsen vrij wa- ring.” Bij de harde prijs- en leverafspraak hoort ook ren voor collega’s uit Nederland. “Uuh….weet u wel een opdrachtbevestiging én betaling vooraf, vindt hoever het vliegen is naar Australië?”, klonk het be- Spoelstra. “Dat is wel zo rechtvaardig want de klant duusd aan de andere kant van de lijn. Dat had Spoel- weet vooraf precies waar hij of zij aan toe is.” stra nog niet uitgerekend, maar hij was er al wel van De werkwijze vraagt niet alleen om lef, maar ook om overtuigd dat de lange reis de moeite waard zou zijn. een verkopersmentaliteit. Spoelstra: “Als een klant


Innovatieprijs bij mij aanklopt met een cashprobleem, dan zeg ik

Met de introductie van Value Based Pricing heeft Spoel-

niet dat ik een begroting voor hem ga maken, maar

stra en Scherer afgelopen mei de Nationale Accoun-

dat ik zijn cashprobleem ga oplossen.”

tancy Award gewonnen als meest innovatieve kantoor van Nederland. De jury prees het om zijn vernieuwende

Salesmoment

aanpak en het initiatief om tot ver over de landsgrenzen

Wie kiest voor een nieuw verdienmodel, moet goed

op zoek te gaan naar goede en werkbare ideeën voor de

in kaart hebben welke diensten kunnen leiden tot

accountancy.

opbrengstverhoging. In tegenstelling tot veel accountants, die de presentatie van de jaarrekening de gegevens en data die wij uit CaseWare en onze beschouwen als de afsluiting van hun opdracht, andere systemen halen, kunnen we hen helpen bij richten Spoelstra en Scherer hun pijlen vooral op het bepalen van meetbare doelen en plannen. Sahet proces daarna. “Het gesprek over de jaarreke- men met de klant brengen de kritische prestatiening, dat verplicht wordt in de COS 4410, is juist bij indicatoren (KPI’s) in kaart waarop de onderneming uitstek een salesmoment”, vindt Spoelstra. “Tenmin- de komende tijd gaat sturen. Daarvoor gebruiken ste als je het gesprek goed hebt voorbereid. Met we de Business Strategy Map van Proactive Accounbehulp van een zelf ontwikkelde tool binnen Case- tants Network, een handig handvat waarmee je per Ware, verstrekken we aan al onze klanten een gra- kwartaal activiteiten kunt selecteren en kunt meten fisch kasstroomoverzicht. Helemaal gratis. Meestal waarop je wilt gaan sturen. De praktijk wijst uit dat zijn ze daar erg blij mee want de belangrijkste vraag klanten veel moeite hebben met dit proces. Dan van elke MKB-er die terugkijkt op een verslagjaar is: komt het goed uit dat wij ze daarbij, als extra dienst, waar is mijn geld gebleven?”

kunnen ondersteunen en werk uit handen kunnen nemen.”

'Een grafisch kasstroomoverzicht. Helemaal gratis'

Capaciteit Het aanbieden van nieuwe diensten kost de nodige capaciteit. Bij Spoelstra en Scherer is die beschik-

Daarna komt de groeiformule van de MKB-onderne- baar, dankzij de enorme efficiencywinst die het ming aan bod. Ook hierbij maakt Spoelstra dankbaar bedrijf de afgelopen jaren heeft weten te bereiken. gebruik van de data die beschikbaar zijn in Case- Spoelstra signaleert dat veel collega-kantoren alleen Ware en het boekhoudpakket. “Op basis daarvan al om die reden weinig aandacht kunnen besteden breng ik de parameters in kaart die bepalend zijn aan nieuwe verdienmogelijkheden. “Menig accounvoor omzet van de MKB-er. Hoeveel klanten heeft tant is veel te druk met het afhandelen van de dahij? Wat factureert hij gemiddeld? Waar wordt meer gelijkse dingen om eens rustig te kijken naar verbeof juist weinig aan verdiend?”

teringen binnen de organisatie. En gebeurt dat wel,

Is de klant nog steeds geïnteresseerd, dan schakelt dan hebben veranderingen vaak betrekking op de Spoelstra over naar de scenario’s en kansen. Is er perfectie van het product en het proces en niet op sprake van groei? Waar precies? Of waarom juist sales of prijsvorming. Dat wordt ook gepropageerd niet? Liggen er nieuwe kansen aan de horizon?

door de beroepsorganisaties. Dat is jammer want

Dit vormt weer de opmaat voor de volgende stap: de Australische kantoren laten zien dat investeren in het maken van een concrete planning. Spoelstra: een nieuw businessmodel heel goed kan uitpakken. “Veel ondernemers weten nauwelijks hoe ze moe- Op een groot aantal prestatieindicatoren scoren ze ten plannen of hun bedrijf moeten besturen. Met significant beter dan de rest”, aldus Spoelstra.


Content aangeboden via samenstelmanager en controlemanager

Handboeken direct toegankelijk in CaseWare CaseWare Nederland en Syslogic hebben een partnerschap gesloten om sneller en eenvoudiger content te ontsluiten in de werkprogramma’s van de CaseWare Controle Manager en de CaseWare Samenstel Manager. Dat gebeurt met door Syslogic ontwikkelde software Scienta. Het kan informatie betreffen die door de beroepsor- werkzaamheden. Bestaande of nieuwe informatie ganisaties Novak en SRA in de vorm van handboeken kan zo direct bij het werkproces betrokken worden. wordt aangeboden, maar ook uw eigen kantoorspe- Een handboek in de kast is mooi, maar het kost telcifieke instructies, checklists, procedures, handlei- kens tijd om dat ding op te zoeken. En een jaar later dingen en modellen. De content van genoemde beroepsorganisaties wordt door hen bijgehouden en naar leden/licentiehouders gestuurd via Scienta. Het gebruik van Scienta optimaliseert de werkzaam-

‘De kans op ruis en fouten neemt enorm af’

heden in zowel de controle- als de samenstelprak- is het ding weer verouderd. Met Scienta kan het veel tijk van CaseWare-gebruikers, zegt commercieel productiever en efficiënter.’’ manager Anton Grevengoed van Syslogic. “De koppeling met Scienta geeft gebruikers van CaseWare Versnelling werkproces software op elk moment toegang tot praktische in- Scienta is een online oplossing, die bedrijven in formatie, die de accountant helpt met zijn dagelijkse staat stelt alle interne, maar ook externe content samen te brengen in één omgeving. Grevengoed: “Met één druk op de knop kan informatie worden geraadpleegd, aangepast, verbeterd of toegevoegd. De koppeling met CaseWare maakt het mogelijk om vanuit elke taak in het werkprogramma direct de relevante onderliggende content te raadplegen. Dat maakt het handmatig zoeken naar de juiste informatie overbodig en vergemakkelijkt en versnelt het werkproces. Via Scienta kunnen kantoren hun kwaliteitshandboek met de hele organisatie delen. Niet door, zoals bij veel organisaties nog gebeurt, PDF’s op het intranet te zetten, maar in een cloudoplos-


sing, die direct vanuit CaseWare kan worden aange- krijgt daar netjes een mailtje over. Heeft hij het te roepen. Iedereen kan met een zoekterm het op dat druk om er wat mee te doen, dan krijgt hij van Scimoment benodigde deel van het handboek vinden. enta periodiek een lijstje met wijzigingsvoorstellen Op de ouderwetse manier weet niemand wanneer op details. Met het grootste gemak kan hij verandehet voor het laatst aangepast is, door wie, en of het ringen doorvoeren. Met allerlei SharePoint omgevinnog wel up-to-date is.”

gen, intranetten, Dropbox en dergelijke haal je dat

Grevengoed geeft een voorbeeld: “Wil je wat weten over wat te doen bij vermoedens van fraude of hoe te handelen bij opdrachtaanvaarding, dan hoef je niet het hele handboek erop na te vlooien of door een PDF te scrollen. Je blijft gewoon in de CaseWare omgeving en trekt het onderwerp uit Scienta. Een icoontje of sneltoets in de CaseWare software linkt

‘Je blijft gewoon in de CaseWare omgeving en trekt het onderwerp uit Scienta’

naar het relevante artikel in het handboek, zónder dat je daarnaast nog het programma Scienta hoeft niveau in de verste verte niet, want er zwerven altijd te openen. Je krijgt een pop-up, neemt de infor- Word-documenten, PDF’s of Outlook e-mails rond, matie tot je en gaat vervolgens weer verder met de die verouderd zijn of niet bij alle gewenste personen werkzaamheden in je Controle Manager of Samen- terecht komen. Door de beheerder goedgekeurde stel Manager.’’

wijzigingen worden gepubliceerd op de portal, zodat

Voordeel is, volgens Grevengoed, dat meteen ook iedereen die het moet zien het kan zien.’’ Een stuk de geschiedenis van de informatie kan worden in- consistenter en betrouwbaarder dan met andere gezien, en of er recent aanpassingen zijn gedaan, methodes, benadrukt Grevengoed. “De eigenaar door wie, en wie de ‘eigenaar’ van het document is. moet dan weer met de structuur en de inhoud aan “Via Scienta is de content echt dynamisch en actu- het rommelen of kopiëren en plakken. Wij maken eel. Gebruikers zijn ervan verzekerd dat ze werken het in Scienta, bewerken het daarin, bieden het aan volgens de laatste voorschriften en regels. Dat on- en de gebruikers lezen het weer in Scienta. De kans dersteunt de accountant in de complexe wereld van op ruis en fouten neemt zo enorm af.’’ compliance en finance.’’

De Scienta technologie is beschikbaar in de releases van de controle- en samenstelmanager 2015. Voor zowel de SRA Controle Manager als het Novak Con-

‘CaseWare en Scienta ondersteunen de accountant in de complexe wereld van compliance en finance’ Wijzigingsvoorstel Medewerkers – specialisten vaktechniek bijvoorbeeld – kunnen hun steentje bijdragen aan het verbeteren van de content. “Ze sturen de beheerder van het handboek dan een wijzigingsvoorstel. Die

troledossier.


Geert Eeltink en Tom Koning, accountants/adviseurs/contentuitgevers


CaseWare biedt content Cygnus Atratus aan

Van angst naar durf De eigen oordeelsvorming weer voorop stellen. Tom Koning en Geert Eeltink van Cygnus Atratus strijden onvermoeibaar tegen wat zij als ‘vinkjescultuur’ zien. Om cliënten meer keuze te bieden wordt hun content vanaf nu ook in combinatie met CaseWare aangeboden. Ze gelden een beetje als Sjors van de Rebellenclub werkers: het gaat weer zoals vroeger. Ze zijn blij dat en doen hun best om het bed in de accountancy wat ze de aandacht weer mogen richten op echt belangop te schudden. Woorden als ‘angstcultuur’, ‘dwang- rijke issues, zonder hun vaktechnische verantwoorneurose’ en ‘krampachtig’ rollen met gemak uit delijkheid uit het oog te verliezen. Van angst naar hun mond. Niet omdat de accountants/adviseurs/ durf.’’ Luis in de pels? “Tja, een luis is wel erg klein,” contentuitgevers Geert Eeltink en Tom Koning van peinst Koning. “Maar je kunt er goed last van hebben. mening zijn dat hun beroepsbroeders en -zusters wankelmoedige dummies zijn. Nee, ze zeggen juist

’Het zoeken naar veiligheid in details leidt tot de slechtste kwaliteit in de uitvoering’

vertrouwen te hebben in het vakmanschap van de gemiddelde accountant. Dat moet ruimte krijgen en naar eigen zeggen is hun Cygnus Atratus content daarop gericht.

Inmiddels hebben ruim honderd kantoren voor onze Als het om Cygnus Atratus gaat, lopen de meningen visie gekozen, en daar is er nog niet één van vertrokin het vak soms uiteen, weet ook Tom Koning. “You ken.’’ either love us or hate us,’’ lacht hij. Maar hij ageert fel als hij door collega’s gekwalificeerd wordt als ‘die ac- Boekhoudschandalen countant die zich er makkelijk vanaf wil maken’. Van Dat de cultuur van eindeloos checklists afwerken lichtzinnigheid in controleaanpak is volgens hem erin is geslopen, vindt Koning een begrijpelijke, maar geen sprake; zijn benadering is volledig COS-proof. slechte ontwikkeling, die een academisch vak uitholt. Anderen loven juist zijn ‘verfrissende kijk’. Wat vin- “Door alle boekhoudschandalen en de uiteenlopenden de mannen van Cygnus Atratus zelf?

de toezichthouders die zich met de praktijk bemoeien, is er angst in de markt gekomen.

Beurtelings als elkaars aangevers fungerend: “Wat Doe ik wel genoeg? Raak ik mijn vergunning niet wij bepleiten is dat accountants weer op hun ei- kwijt? Krijg ik geen problemen met toezichthouder? gen oordeel vertrouwen’’, zegt Koning. Eeltink: “Met name het woordje wéér in Toms opmerking is rede- “Met de beste bedoelingen proberen ze hun heil lijk belangrijk. Vaak als we bij een kantoor over de te zoeken in standaard vuistregels, modellen, vloer komen om ons verhaal te doen of software te standaard tabellen. Zo proberen ze een subjectief implementeren, zeggen juist de wat oudere medeen oordeelsvormend vak in objectieve

>


Volledigheid omzet Eeltink en Koning zijn van mening dat accountants, op het spoor gezet door onjuiste toepassing van regels en voorschriften, soms uitgaan van verkeerde veronderstellingen. Het criterium ‘volledigheid van de omzet’ bijvoorbeeld, waar in het kader van risico-inventarisatie veel over te doen is: “Sommige trainers en adviseurs zeggen dat je om de volledigheid van de omzet te controleren de goederenbeweging moet volgen. Hoeveel heeft dat bedrijf ingekocht en hoeveel staat daarvan aan het eind van het jaar nog in voorraad? De rest moet dus verkocht zijn en dat moet terugkomen in de facturen. Maar stel: een bedrijf heeft 1.000 kilo vlees ingekocht. Aan het eind van het jaar ligt er nog 100 kg, dus moet 900 kg verkocht zijn. Als dat allemaal keurig in de jaarrekening staat, is de omzet volledig en de jaarrekening goed. Nu de praktijk. Uit onderzoek blijkt dat 90 procent van de fraudes niet in hoeveelheden kilo’s wordt gepleegd, maar in de prijs die daarvoor wordt betaald. Je zegt dat je er 5 euro voor hebt gehad, maar je rekent 7 euro af. Of je rekent een inkoopbonus af. Je verkoopt eens een bedorven partij. Daar worden de meeste fraudes mee gepleegd. Als jij nou ook nog weet dat naar schatting 20% van de bedrijven in het MKB in bijzonder beheer zit, dan wil je als bedrijf zoveel mogelijk kapitaal op je balans laten zien, anders trekken ze de stekker eruit. Dan ga je niet frauderen door minder omzet op te nemen, maar juist méér, om de indruk te wekken dat de tent prima loopt. Als je zo’n dossier doorloopt, weet je dat daar aantoonbare rode vlaggen in zitten. Dat er teveel omzet op de jaarrekening balans is genomen en een te lage voorziening. Een alerte accountant denkt dan: dáár moeten we aandacht aan geven.’’

voorschriften te vatten.’’ Met nadruk zegt Koning: Controle in het licht van de Controle en Overige “Dat kán niet. ‘Vul zus in en dan komt dat eruit, en Standaarden (COS) moet volgens Cygnus Atratus dan moet je dat zo doen. En dan is het goed’. Nou ‘principle based’, niet ‘rule based’ zijn. Een raamwerk, echt niet!. Onze werkwijze vraagt van accountants meer niet. Specifieke werkstappen worden niet dat ze nadenken over wat er echt speelt en dat ze voorgeschreven. Maar goed ook, want fraudeurs hun klant en zijn bedrijf kennen. En met die weten- zouden anders ‘volgens het boekje’ hun slag kunnen slaan bij posten waar de aandacht van de accoun-

’Als je wil weten of alle zwanen in de wereld wit zijn, moet je de zwarte zoeken’

tant niet op gericht is.

Schijnzekerheden De voorschriften die verschillende soorten toezichthouders – intern, vanuit de beroepsorganisaties

schap onderkennen wat relevante en reële risico’s of extern – hanteren, scheppen soms schijnzekerzijn. Leg dáár de focus op en doe dat goed. Als je dat heden, volgens Eeltink en Koning. Eeltink: “In de risicogericht wilt noemen, mij best. Zelf vermijd ik die slechtste dossiers die ons onder ogen komen, zitterm; een modebegrip. Bijna iedereen gebruikt het, ten mensen in de bijlage alle simpele elementen maar weinigen handelen er echt naar.’’

dwangmatig van onderbouwing te voorzien. Bij die


gers hebben. Maar het vertrouwen op het eigen oordeel is bij velen verloren gegaan. Jammer, accountants moeten niet iedereen geloven die een of andere steekproef voorschrijft, of met een tabelletje aan komt zetten.’’ Koning vult aan: “Soms zijn er dossiers die van een goede classificatie zijn voorzien. Soms vragen we of we die mogen zien, bijvoorbeeld omdat de reviewer veel aandacht had besteed aan ‘volledigheid van de omzet’. Het is voorgekomen dat we daar dan binnen een kwartier meer dan drie fundamentele onzekerheden uit haalden, die onvoldoende waren gecontroleerd. Want als je links kijkt, zie je rechts niks.’’

Steekproef Het woord ‘steekproef’ is al gevallen, waar het gaat om het identificeren van risico’s. Maar de ene steekproef is de andere niet en levert derhalve volgens Koning niet altijd valide resultaten op. Soms leidt de gekozen methodiek zelfs tot een onbetrouwbare risicoanalyse. Koning neemt het voorbeeld van de voorraadcontrole bij een confectiewinkel: “De COS zegt: je controleert alle artikelen als dat kan, je neemt dossiers worden de echte inschattingsproblemen de hoge risico’s eruit of je doet een steekproef. De het slechtst gecontroleerd.’’ Koning: “Het zoeken spijkerbroeken bijvoorbeeld raak je volgend jaar nog naar veiligheid in details leidt tot de slechtste kwa- wel kwijt, maar winterjassen is even een dingetje. Als liteit in de uitvoering.’’ Hij wil geen waardeoordeel geven over de toetsingen an sich. “Ik zeg wél dat ze

'De meeste accountants hebben het echt wel in de vingers'

bij onderlinge vergelijking niet consistent zijn en dat het er maar net vanaf hangt wie de toetser is. Die geeft bij een onvoldoende vervolgens twee kantjes met opmerkingen. Hoe wil je nou iets verbeteren als

je twee kantjes met verbeterpunten geeft? De ener- je in staat bent de hoog- risico- elementen gie gaat alle kanten op. Accountants gaan dan overal eruit te kiezen, die gecontroleerd hebt en je weet dat rekening mee zitten houden.“

het goed genoeg is, dan ben je klaar. Maar in steekproeven met standaard rekensheets vul je wat getal-

Eeltink: “Na een slecht uitgevallen review praten we len in en je sheet zegt hoevéél items je moet selecsoms met de uitvoerders. Dan proeven we dat ze teren. het heus wel snappen. Dus ja, wij hebben het idee Wat zegt dat nou over de werkelijke risico’s, bijvoordat de meeste accountants het echt wel in de vin- beeld die van de incourante winterjassen?

>


Tom Koning is een man met een missie. Hij werkte bij KPMG als accountant en gaf daarnaast cursussen en training. Dat laatste vond hij het leukst. Daarom begon hij in 2007 voor zichzelf het opleidings- en adviesbedrijf Cygnus Atratus, tevens contentuitgeverij. Cygnus Atratus betekent ‘zwarte zwaan’. Koning: “Als je wil weten of alle zwanen in de wereld wit zijn, moet je de zwarte zoeken. En als je wilt weten of alle posten in de jaarrekening goed zijn, moet je de fouten zoeken en niet jezelf bevredigen door vast te stellen dat voor de hand liggende dingen kloppen.’’ In 2008 bracht hij in eigen beheer het boek ‘De nieuwe kleren van de accountant’ uit, waarin hij zich kritisch uitliet over het in zijn ogen dwangmatige controleren van details en het over het hoofd zien van substantiële risico’s. In 2013 volgde ‘Het Handboek voor de accountant’, inmiddels door veel accountants gebruikt als naslagwerk bij controleopdrachten. De ambities van Cygnus Atratus stoppen niet bij de grens. In de samenwerking met CaseWare ziet Koning een mogelijkheid om de vleugels verder uit te slaan. “De COS zijn overal hetzelfde en het platform van CaseWare is wereldwijd beschikbaar. Onze opvattingen zijn geheel COS-proof. En Nederland is het land met al acht jaar lang een professionele toezichthouder. Dus misschien hebben we buitenlandse kantoren ook iets te bieden.’’

Belangrijk is hoe de gegevensverzameling verdeeld ste item 10.000 euro, de volgende 2.000 en dan snel is. Als de eerste post 10.000 euro is, de tweede kleinere items? Dat maakt nogal wat uit. Als je een 9.000 en de derde 5.000 euro, dan zijn dat heel steekproef klakkeloos uitvoert, zonder de massa grote elementen. Of is het er eentje met als groot- op te knippen in verschillende groepen of als je de


berekening niet aanpast voor de manier waarop de

Altijd online

massa is verdeeld gaat het fout.”

CaseWare magazines vindt u 24/7 op www.caseware.nl

Partnerschap

CaseWare Magazine November 2015

De toenemende mate waarin CaseWare software aanbiedt die de kritisch-professionele instelling van accountants ondersteunt (Q, Exact voor continuous

CASEWAR


C

E MAGAZIN

E 1


E A S E WA R

M AGAZINE

ne is een eMagazi CaseWar

uitgave

NOAB SAmeNStel Suite vOOr AdmiNiStrAtiekANtOreN


d bv e Nederlan van CaseWar

e to CoMM

ist Chang

CrM-speCial

ities van De amb in het een spinweb kantoor

g nd sdran uWing sCherer beloo Vernie en aWard spoelstra ntanCy st Met aCCou zet ‘mee

monitoring en IDEA voor data-analyse), was volgens

ntsë Australi eve accounta r innovati ’ op ander spoo kantoor

Klanten verwachten dat hun adviseur efficiënt en kostenbewust werkt en toch hoge kwaliteit levert. Dat lijkt in tegenspraak met elkaar. Met de NOAB Samenstel Suite houdt de adviseur kwaliteit en efficiency in balans. Een online applicatie

Voor stel suite oren noab saMen istratiekant adMin enstellen

met ingebouwde NOAB-kwaliteitsstandaard waarmee hij direct aan de slag kan zonder investeringen vooraf.

sam Online e kwaliteit en met hog en lage kost

de Volendammers een reden waarom ze zeer geContent

atratus

Cygnus

are biedt

aan

durf

ar gst na Van an

charmeerd zijn van het nieuwe partnerschap. Ko-

CaseW

Nico Langendoen, NPL Advies

ning: “CaseWare investeert in tooling die het werk van de accountant ondersteunt. Bijvoorbeeld door

CaseWare Magazine Mei 2015

de meningen van alle accountants te verzamelen en

CASEWAR

E MAGAZIN

E 1


’De insteek moet zijn dat je je werk goed wilt doen. Dan krijg je vanzelf de juiste prijs.’

C


E A S E WA R

Lucas Brentjens van Yuki over het nieuwe Boekhouden

M AGAZINE

ine is een reMagaz CaseWa

uitgave

Accountant is stabiele factor in een wereld vol automatisering

d bv re Nederlan van CaseWa

re

CaseWa Online en ie Exact g verhoogt integrat us monitoriniteit n Continuo ware gebruike en kwal ancysoft account efficiency m leren ool Rotterda dicht gat praktijk en Hogesch tijkcase ale Student In de zoektocht naar nieuwe cloudoplossingen regelmatig medeen digitontmoet CaseWare Pittige prak den opleiding boekhou softwarebouwers metndezelfde missie. Soms gaat het zelfs om vernieuwers voor wie nieuwe tusse over het r in s van Yuki ele facto Brentjen is. Zo’n partner de cloud het enige Lucas werkterrein is Yuki, een naar eigen zeggen ‘rebelse nt is stabi matisering untaspeciaal leverancier’ van financiële software, voorauto ondernemers en accountants die graag Acco wereld vol de hele dag online zijn. een

Slimme

Rotwerk

Onlangs presenteerden Yuki en CaseWare het eerste resultaat van hun samenwerking: de Yuki Samenstel Suite.

Yuki dankt het succes aan een heel eigen visie op de

Deze koppelt gegevens uit de Yuki-boekhouding met be-

worfinanciële administratie en hoe deze ingericht moet wor

hulp van een slim rekeningschema direct aan de dossiers

den. Boekhouden wordt steeds meer een commodity,

en templates van CaseWare. Samen met een speciaal Yuki-

dus daar ligt niet de toekomst van accountantskantoren,

werkprogramma wordt het samenstellen van jaar- en tus-

vindt Lucas Brentjens. Gedurende zijn lange loopbaan in de

sentijdse rapportages bijna een automatische handeling.

financiële wereld is één ding hem goed duidelijk geworden.

Yuki beschouwt de nieuwe suite als één van de middelen

"Boekhouden is rotwerk. Niemand wil het doen. De onder-

om de accountancywereld eens flink op te schudden.

nemer heeft er geen zin in en de accountant kan zich veel

Tegendraads

namelijk het geven van goede adviezen. Het is eigenlijk van

beter richten op datgene waarin hij of zij is gespecialiseerd,

Een beetje eigengereid zijn ze wel bij Yuki. Het nog jonge

de zotte dat er nog zoveel handmatig werk bij komt kijken.

bedrijf kan het zich als relatieve nieuwkomer permitteren

Want als er iets gestructureerd en geautomatiseerd kan

om ‘tegendraadse’ oplossingen te verzinnen voor actuele

worden, dan is het wel de boekhouding."

vraagstukken. Daarmee weet het niet alleen bij onderne-

Vanuit die visie startte hij, samen met partners Arco van

mers maar ook bij steeds meer accountants een snaar te

Nieuwland en Sebastian Toet, in 2007 een heel nieuw werk-

raken. Het softwarebedrijf groeit hard en verhuisde enkele

concept. "Ons doel was een digitaal platform te ontwik-

ing kelen dat zo verlen sterk geautomatiseerd is dat de boekhouding

maanden geleden van de Rotterdamse binnenstad naar een

aat

zelfde str

ert dienst

stoer pand op de Kop van Zuid, met prachtig uitzichtverbet over bijna als vanzelf wordt opgebouwd. Dan heb je het over het

VvAA

door de

de Nieuwe Maas. CEO en medeoprichter Lucas Brentjens

automatisch inlezen van transacties en het snel verwerken

voelt zich er al helemaal thuis. Geen smalle gangen en be-

van facturen volgens de formule ‘scannen-mailen-klaar’.

Allemaal

nauwde kamertjes maar een grote open ruimte voor alle me-

Voor Brentjens was het vanzelfsprekend dat al deze hande-

dewerkers, inclusief hemzelf, met betonnen pilaren en de

lingen in de cloud plaatsvinden. "De grote verdienste van

leidingen in het zicht. "Helemaal Yuki," stelt hij tevreden vast.

het internet is dat je de boekhouding op de centrale

>

daar op geaggregeerd niveau-analyses op te doen.’’ Per klant minder werkzaamheden verrichten, puur

CaseWare Magazine November 2014

om te besparen op arbeidskosten of om zoveel mogelijk uit het klantbudget te persen, is volgens Eeltink


C


W

Nieuw kwaliteitsinstrument ‘Q’ legt A R Ehoger in accountantscontrole A S Elat weer

M AGAZINE


uitgave

d bv re Nederlan van CaseWa

De afgelopen zeven tot acht jaar hebben accountantskantoren, brancheorganisaties en softwareleveranciers sterk ingezet op kwaliteitsverbetering van de controleopdracht. Met nieuwe kwaliteitsstandaarden, werkprogramma’s, elektronische dossiervorming en ondersteunende software kreeg heteisen controleproces een enorme n aan hogere

etkome van de CaseWare Controle Manager en impuls. CaseWare Nederland droeg zijn steentje bij met de introductie k Tegemo

en Koning geen goede reden om voor content van

king beroep vanuit samenwer sing IntensieveWare voor oplos SRA en Case Ware International. aktijk Als Technical Director van CaseWare Eucontrolepr spraktij

het verbeteren van digitale processen.

Inmiddels zijn de nieuwe standaarden en werkwijzen gemeengoed geworden. Uitvoerende teams beschikken tegen-

rope reist hij kriskras over de wereld om toepassingen te ont-

woordig over slimme instrumenten om de afzonderlijke con-

wikkelen en lokale kantoren en distributeurs te helpen met

oek Schema Grootb aardisatie in de standCaseWaretie" aan zijn oude werkgever, nistra Nederland. Afgelopen ng link admi “De missi finan ciële september liep hij het kantoor in Apeldoorn binnen met een van de nieuwe toepassing onder zijn arm:opQ. de knop Nieuwe uitdagingen druk met één Maar de ontwikkelingen staan niet stil. Nu veel kantoren hun je neus cloud e voor softwar naar de Hop, werkprocessen rondom een controleopdracht redelijk tot James Bond n leiden Alleaanwege De naam Q roept associaties op met de uitvinder die James goed op orde hebben, verschijnen er nieuwe uitdagingen troleopdrachten volgens de standaarden van het kantoor entie de introductie ervan. Hij brengt nog regelmatig een bezoek Referen de vakorganisaties af te ronden.

Cygnus Atratus te kiezen. “Mensen die onze metho-

Bonds in al zijnnfilms voorziet van handige en futuristische lancere

de horizon. De aandacht verschuift van de individuele con-

platform

Vier partner

y-Oop!

met Alle

gement gadgets en tools. "Heel leuk maar die overeenkomst is puur troleopdracht naar de aansturing en kwaliteitsborging van de wmana

Voorwaarts

open workflo

totale portefeuille. Het kantoormanagement, supervisors en

'Q roept associaties op met de uitvinder van James Bond'

nodig zijn om een opdracht tot een goed einde te brengen, zoals werkprogramma’s en checklists. Maar wat als er door een kantoor dertig accountantscontroles naast elkaar worden uitgevoerd? Hoe vergaar je dan informatie over al die dertig controles? Hoe weet het management dat ze allemaal op een consistente manier worden uitgevoerd, waardoor het kantoor dezelfde kwaliteit levert aan alle verschillende klanten? Deze vragen hebben volgens Jaap de Waard de basis gevormd voor Q. CaseWare wil met het programma de lacune opvul-

‘Bij CaseWare staat de Q vooral voor Quality‘ len. "Q is niet gericht op de uitvoerende teams", verduidelijkt Jaap. "Zij kunnen prima uit de voeten met de Controle Manager. Q is specifiek bedoeld voor degenen die verantwoordelijk zijn voor de borging van de kwaliteit over alle opdrachten heen. Het gaat niet om dat ene klantdossier, hoe relevant

toeval", lacht Jaap de Waard. "Bij CaseWare staat de Q vooral

ook, maar om alle dossiers bij elkaar. Jarenlang is er binnen

voor Quality. Toch hebben we geen bezwaar tegen de verge-

de branche gewerkt om meer grip te krijgen op de opdracht

lijking met ‘mister’ Q. Hij bedenkt innovatieve technieken om

van die ene klant. Nu is de tijd rijp om de lat weer wat hoger

James Bond beter te laten presteren. Dat streven wij ook na,

te leggen."

maar dan voor accountantskantoren."

In de cloud

de uitsluitend willen omdat het minder uren bete-

managers spelen hierin de hoofdrol. Het is hoog tijd om ook

methode. De insteek moet zijn dat je je werk goed wilt doen. Dan krijg je vanzelf de juiste prijs. Misschien

ert Corpo

bruikt wordt in een cloudomgeving. Dat is de plek waar Q volledig tot zijn recht komt. "In de cloud kan de informatie

uitzendbure geleden stond hij als productmanager bij CaseWare Neder-

gebied. Kijk naar de Controle Manager. Onlangs is de Interna-

over een bepaalde opdrachtportefeuille of alle opdrachten

tional Audit Template (IAT) geïntroduceerd. Ook deze streeft

van een kantoor worden samengebracht. Q biedt in de cloud

land aan de wieg van de CaseWare Controle Manager. Hij

naar kwaliteitsverbetering, maar dan vooral door de risico’s

meerdere hulpmiddelen. Eén daarvan is een dashboard. Dat is

ciënter en Sneller, effi rapporteren aarder betrouwb liet Nederlandse kantoren voor het eerst kennismaken met de

binnen een opdracht goed in kaart te brengen. Kenmerkend

een soort startpagina, speciaal ingericht voor de manager of

Jaap de Waard,

vernieuwende aanpak van de Controle Manager.

aan deze auditproducten is dat ze sterk gericht zijn op het

supervisor die verantwoordelijk is voor de bewaking van meer meer-

Technical Director CaseWare Europe

Inmiddels werkt Jaap alweer een flink aantal jaren voor Case-

uitvoeren van een individuele opdracht en de documenten die

dere, parallel uitgevoerde, controleopdrachten. Hij of zij ziet in

CaseWare Magazine Maart 2014 08 CASEWARE MAGAZINE


E C A S E WA R

het proces”, vult collega-accountant Edwin van Terheij-

Wat doe je als budgetten onder druk staan en klanten

M AGAZINE

een fixed price vragen? Bij Van Oers Accountants & Adviseurs werd de oplossing gezocht in meer efficiency. Een

kom je bij sommige klanten wel duurder uit, omdat

Wat kan er concreet met Q? Veel, volgens Jaap. Mits het ge-

liteit van de accountantscontrole. Er is al veel gebeurd op dat

Young Dat is deau overtuiging van Jaap de Waard. Ongeveer acht jaar

Capita

Innovatief

Suite

reldwijdrate is er een universele roep om verbetering van de kwa-

hen te voorzien van passende instrumenten waarmee ze de veranderende taken goed aan kunnen. l implemente

kent, daar worden wij uiteindelijk geen vrienden mee. Je moet je personeel trainen en begeleiden in onze

Jaap licht toe welke prestaties van Q worden verwacht. ‘We-

den aan. “We hebben de veranderingen natuurlijk goed

Dennis Klasen, directielid Van Oers

voorbereid en intern gepresenteerd. Je krijgt draagvlak

Edwin van Terheijden, accountant

als alle collega’s de voordelen zien.”

eerste stap was de integratie van de fiscale en samenIntegratie fiscale en samenstelpraktijk

stelpraktijk in de CaseWare Samenstel Manager. Daar-


uitgave

d bv re Nederlan mee werd meteen van CaseWa

Al snel dachten ze dat een flinke efficiencyslag gemaakt

ook de kwaliteit van de klantdossiers

verhoogd.

kon worden bij het uitwisselen van gegevens tussen de fiscale praktijk en de samenstelpraktijk binnen het kan-

ms kantoor

hulp in toor. “We zagen dat onze accountants, die met de saschakelt Advisory

re menstelling van de jaarrekening bezig waren, de fiscale Ware met Case engegevens eerst moesten opvragen bij de fiscalisten en 'Het werk zestuk leuker' vervolgens moesten invoeren in de Samenstel Manais nu een ent

Dennis Klasen, accountant en Hilversu directielid Van Oers, vanbijCaseWa

merkt dat de budgetten bij klanten onder druk staan. “Onze klanten willen het liefst een fixed prijs voor onze

dienstverlening. Dat begrijp ik wel, dan kun je de kosten ger. Terwijl onze fiscalisten anagem dat natuurlijk al hadden ge-

er veel speelt. En als je in het verleden ‘onzinnige din-

maakt dossierm SmartSy ig nog efficiënter moeten werken om binnenk eenvoud het afge- gen ons af of het niet mogelijk was de fiscale workflow kinderlij Samenstel Manager.” sproken budget te blijven. De vraag die wij onszelf stel- te integreren in de CaseWare ate Suite g met Corpor Ze onderzochten de mogelijkheden die de bestaande den was dan ook: hoe kunnen we de efficiency verhoous reportin Continu beter in de hand houden. Voor ons betekent dit nc datOnline we daan: in hun eigen systeem. Dubbel werk dus. We vroe-

Enter en

je bent er!

ssing voor

Totaaloplo

corporate

s

gen, zonder dat dit ten koste gaat van de kwaliteit van software bood. “Het bleek niet eens zo heel ingewik-

Efficiency verhogen noodzaak voor kantoren

n en fiscaliste AccountantsAccoenuntawerMagazine fiscalisten werken samen in één klantdossier nts in één ken samen CaseWare ak voor

n

kantore

en noodza

cy verhog

Efficien

gen’ deed, dan word je goedkoper. ’’Koning, als slotak-

tdossier klanfiscale workflow toe te voegen. Dit framework kun je

onze dienstverlening? Sterker nog: we stelden onszelf keld te zijn om in het framework van CaseWare de als uitdaging om die kwaliteit zelfs verder te verhogen.”

Niet het wiel opnieuw uitvinden

Mei 2011 Software

werk en kans op fouten. Alles gaat in één keer goed. dienstverlening leveren. Het gaat om de rol van de acDe fiscale informatie zit nu automatisch in de workflow.

countant en de fiscalist. De vraag die we ons stellen is:

af. “We zeiden tegen elkaar: laten we nou niet denken vaste automatiseringspartner Full Finance Consultants

Onze fiscalisten en accountants werken nu in hetzelfde blijven we de traditionele accountant die terugkijkt of

gedaan. We hoefden er niet eens nieuwe software voor

dossier en hebben inzicht in de meest actuele en com- zijn we met de toekomst van onze klanten bezig? Als

gaan bouwen. Dat is niet praktisch, want dan kom je aan te schaffen, want het kon binnen het bestaande

rijk erk is belang mensenw ncy blijft

plete klantinformatie. We hebben dus meer kennis van

we niet veranderen en innoveren blijven we achter de

vroeg of laat in de problemen omdat je niet goed mee- systeem.”

de klant bij elkaar op één plek. En alles is digitaal be- feiten aan lopen. En dat is niet in het belang van onze

komt met nieuwe ontwikkelingen als je geen standaard

schikbaar, er komt geen papier meer aan te pas.

klanten. Een volgende fase is: CaseWare in de cloud.

software gebruikt. Ons advies aan anderen die dit willen

Eén klantdossier

Volgens Dennis Klasen zijn vooral de klanten winnaar: Een online-oplossing dus. Dat zou volgens mij een

doen is: ga samen met je vaste softwareleverancier om

Edwin van Terheijden ziet, naast de hogere efficiency,

“Onze klanten betalen een vaste prijs, maar krijgen

de tafel zitten, dan kom je tot een oplossing die werkt nog een belangrijk voordeel van de nieuwe applicatie:

unta

maar acco

zig. Nu kan één persoon dit doen. Alle klantinformatie Dennis Klasen benadrukt dat je met een technische opstaat immers in één dossier. We hoeven geen gegevens lossing alleen het verschil niet maakt voor je klanten. meer in verschillende dossiers in te voeren met alle extra “Het zijn uiteindelijk de mensen die de

Ga je nieuwe systemen en software ontwikkelen of met holpen met de volledige integratie in het framework. bestaande pakketten werken, vroeg Dennis Klasen zich De technische uitvoering hebben we samen met onze

dat we het zelf allemaal beter weten en eigen systemen

koord: “Ik wil niet dat de techniek verhindert dat onze

Vroeger hielden verschillende collega’s zich hiermee be- Online-oplossingen

namelijk voor een groot deel zelf inrichten. Toen we het allemaal bedacht hadden, heeft CaseWare ons ge-

“De basis moet goed op orde zijn, want daarop bouw

en blijft werken.”

meer. We hebben beter en sneller inzicht, meer contact, kunnen eerder bijsturen en beter adviseren.”

“En neem je collega’s binnen het kantoor tijdig mee in je de rest: de jaarrekening, aangifte IB en fiscaal advies.

enorm stap vooruit zijn. Stel je voor: het klantdossier online bereikbaar voor klant en accountantskantoor. Toekomstmuziek? Ik denk het niet, het lijkt me gewoon een logische keuze.”

content goed gebruikt wordt. Het moet een optimale mix zijn tussen goede content en de beste techniek.

CaseWare Magazine Juni 2013

En daarom zitten we hier.’’ 10 CASEWARE MAGAZINE


E C A S E WA R M AGAZINE

De invoering van de XBRL standaard is niet louter een technisch verhaal, maar ook een onderwerp dat roept om ‘assurance.' De NBA pakt namens de beroepsgroep de hand-


uitgave

bv d schoen re Nederlan van CaseWa

SBR op en ontwikkelt een oplossing die anager

John Sloof,

KvK

g el via Koophand eraan

Projectm

toepasbaar is voor verklaringen diedepo door nerin

Verplichte

r van accountants in XBRL worden afgegeven. Kame

Projectmanager Elly Stroo Cloeckoort verteltkomt er

Digip

over.

en Arthur

re f, CaseWa Moenaf

aal wat je allem maar naar en weten zou kunn móet weten' wat je echt ional re Internat van CaseWa n, CEO toe' Wainma Dwight t zekerheid yse voeg -anal Elly Stroo Cloeck is een wervelwind, blijkt'Data tijdens een gesprek Wynke Möller,

Witlox VCS

naar niet XBRL is een aanjager voor meer efficiency 'Kijk

NBA pakt handschoen op met SBR Assurance in het NBA-gebouw op de Amsterdamse Zuidas. Als ze van wal steekt over ‘haar’ project SBR Assurance is ze onstuit-

re Open

CaseWa baar. En dat, bekent ze, terwijl SBR/XBRL een onderwerp is

5 juni 2013

Connected

waar ze tot begin vorig jaar nauwelijks weet van had. Toen

ze het project overnam van haar voorganger erfde ze ‘vijf terabytes aan archief.' Daar eenmaal in gedoken, bleek SBR/ XBRL een stuk ‘sexyer’ dan ze zich had kunnen voorstellen.

Vooral gezien de toekomstige toepassingsmogelijkheden en de voordelen voor niet alleen accountants, maar ‘de hele BV Nederland’ of zelfs de ‘BV Wereld.' Zo snel als Stroo Cloeck zelf uit de startblokken komt, zo langzaam ging dat bij het voortraject tot SBR Assurance. ‘Feitelijk speelt de discussie al sinds 2001, al is zij lang in een theoretisch stadium blijven hangen,’ vertelt ze. ‘Totdat begin 2011 duidelijk werd dat als er al snel een deponeringsverplichting in XBRL bij de Kamer van Koophandel komt en er jaarrekeningen worden gedeponeerd met (controle)ver-

met hoen op t handsc NBA pak Elly Stroo

klaring, vanzelfsprekend CISA ook de controleverklaring in XBRL RA CIA moet worden aangeleverd. Op dat moment werden wij echt Cloeck RE

nce SBR Assura

gedwongen keuzes te maken voor welke optie we zouden

Elly Stroo Cloeck RE RA CIA CISA

gaan en hoe we een accountantsverklaring bij een jaarreke-

Senior Beleidsmedewerker a.i. Afdeling Beroepsontwikkeling en Beleid, NBA


Kantoren vragen meer dan alleen goede cijferaars

Windesheim levert accountants af met extra vaardigheden Een accountant moet goed zijn met cijfers. Allicht. Maar adviesvaardigheden, beheersing van de accountancysoftware en communicatieve vaardigheden zijn net zo belangrijk. Windesheim bereidt studenten voor op deze vaak onderbelichte aspecten van het vak met een realistische en uitdagende praktijkcase. “We zijn een beroepsopleiding, dus we hebben de werk dat accountants in de praktijk doen en waar taak om studenten goed voor te bereiden op alle ze tegenaan lopen. “We laten studenten werken met aspecten van het accountantsvak. En dat is meer de accountancysoftware van CaseWare die we zelf dan de cijfermatige kant van het beroep”, zegt prak- ook gebruiken. En heel veel andere accountantstijkcoördinator en docent Hans Overmeer van Win- kantoren trouwens ook. Dat geeft ze een realistisch desheim. Samen met docent Accountancy Bianca beeld.” Koorn en accountant Henk Wijnholt van de Jong & “Uiteraard is het bedrijf in de case volledig onherLaan heeft hij een praktijkcase ontwikkeld, waarin kenbaar gemaakt”, benadrukt Henk Wijnholt. “Cijfers studenten ook leren werken met de accountancy- en data zijn veranderd en versleuteld en gevoelige software en belangrijke soft skills ontwikkelen. “Dit is informatie is gewist. “We zijn heel blij dat CaseWare geen gefingeerde studieopdracht, maar een echte als partner meedoet aan dit project en zijn software case uit de praktijk van de Jong & Laan. Realistischer gedurende de case gratis ter beschikking stelt aan kan een praktijkcase niet zijn.”

de studenten”, vult Hans Overmeer aan. Samen met Hans Overmeer begeleidt Bianca Koorn

Realistische case

de tweedejaars studenten Accountancy bij de case.

De case geeft een heel realistisch beeld van het “Met 42 studenten die een half jaar aan de case wer-


Bianca Koorn en Henk Wijnholt, de Jong & Laan Hans Overmeer en Carla Luten, Windesheim

ken is dat een behoorlijk intensief traject. We starten fortzone dienen te stappen, dit vinden ze niet altijd met een plenaire presentatie in de collegezaal waar leuk en/of makkelijk, maar hier zit nou juist de ontHenk Wijnholt de case inhoudelijk toelicht. Dan vor- wikkeling. “Het is genieten om studenten hierin te men we teams van drie studenten die samen aan de zien groeien.” case werken. Hans en ik begeleiden vervolgens elk Bianca Koorn benadrukt dat de case streng wordt zeven teams. Per week moeten de teams aan ons beoordeeld op alle drie onderdelen: de jaarrekening hun voortgang laten zien. Als eindproduct moeten met aangifte vennootschapsbelasting, de presentaze de aangifte vennootschapsbelasting uitrekenen tie bij de Jong & Laan en het volledige dossier dat en de jaarrekening maken. Ze leveren dus een con- volgens de eisen op orde moet zijn. “Studenten slacreet product af.”

gen alleen voor de praktijkcase als ze voor alle drie de onderdelen een voldoende hebben!”

Rollenspel Het eindproduct van de case leveren de studenten Rendement als PDF aan bij Henk Wijnholt. “Ik vind het prachtig Niet alleen de studenten moeten flink aan de bak om te zien hoe verschillend de studenten het op- in deze case. Ook de begeleiders steken er tijd en pakken en de jaarrekeningen van feedback voor- energie in. Waarom doet Henk Wijnholt dit bijvoorzien. Daarna hebben de studenten twee weken de beeld? “Dat heeft meerdere redenen. Allereerst vind tijd om mijn commentaar te verwerken.”

ik goed onderwijs belangrijk voor het vak en daar

De studenten presenteren hun jaarrekening ver- wil ik een bijdrage aan leveren. Daarnaast speelt volgens persoonlijk op het kantoor bij de Jong & mee dat wij steeds op zoek zijn naar goede menLaan. Ook dat hoort bij de praktijkcase: een echte sen. We zijn een top-10 accountantsorganisatie presentatie aan de ‘klant’, de rol die Henk Wijnholt met 700 medewerkers en 25 vestigingen. Er staan op zich neemt. “Als accountant ben je niet alleen bij ons continu zo’n 35 vacatures open. Stagiaires bezig met het opstellen van de jaarrekening, je bent en sollicitanten die al vertrouwd zijn met de Caseook in staat om die cijfers bij je klant aan tafel toe te Ware accountancysoftware hebben bij ons echt een lichten, erover te praten en te adviseren. Dat vereist streepje voor. Dat scheelt ons weken extra inwerkcommunicatieve en sociale vaardigheden. Die soft tijd omdat ze direct aan de slag kunnen. Daar komt skills leren studenten ook in deze case. Docent en bij dat ik tijdens de presentaties persoonlijk kennis trainer Carla Luten van Windesheim traint de stu- maak met studenten, zie welke kwaliteit werk ze afdenten in het voeren van een zakelijk gesprek door leveren en hoe ze zichzelf presenteren. Zo pik ik de het inzetten van communicatieve vaardigheden en goede studenten eruit en die bied ik een stageplaats rapportage. De wijze van rapportage is van belang aan. Van daaruit kunnen ze doorgroeien naar een bij professionele relaties, in het bijzonder wanneer baan bij ons kantoor.” er een hoge mate van vertrouwen nodig is. Tijdens Ook voor docenten Hans Overmeer en Bianca de workshop leren studenten op een professione- Koorn is het een intensieve periode. “Maar we doen le manier effectiever in gesprek te komen met de het met plezier. Het is leuk om studenten te zien klant. Door bijvoorbeeld te schakelen in gespreks- groeien in hun ontwikkeling. En, we vinden dat we voering creëer je meer acceptatie en draagvlak voor als hogeschool studenten af moeten leveren die de inhoud. Uiteindelijk is dit waar het om draait en goed zijn voorbereid op de beroepspraktijk. Ze leren doorslaggevend voor een duurzame relatie met de extra vaardigheden en soft skills waarmee ze zich klant. Dit betekent ook dat studenten uit hun com- straks onderscheiden op de arbeidsmarkt.”



NOAB Samenstel Suite voor administratiekantoren

Online samenstellen met hoge kwaliteit en lage kosten Klanten verwachten dat hun adviseur efficiënt en kostenbewust werkt en toch hoge kwaliteit levert. Dat lijkt in tegenspraak met elkaar. Met de NOAB Samenstel Suite houdt de adviseur kwaliteit en efficiency in balans. Een online applicatie met ingebouwde NOAB-kwaliteitsstandaard waarmee hij direct aan de slag kan zonder investeringen vooraf.

Nico Langendoen, NPL Advies


In 2014 besluit Nico Langendoen om geen partner te worden bij het kantoor waar hij werkt. Hij begint voor zichzelf in Terneuzen als NPL Advies. De dagelijkse werkzaamheden wil hij efficiënt inrichten en zo veel mogelijk automatiseren. “Ik wil niet allemaal verschillende pakketten, met bijbehorende integratieproblemen, dus het liefst één leverancier. En ik kan als beginnend kantoor niet ineens een grote investering doen. De vraag is dan: welke software kies ik?”

Kwaliteit en efficiency Voor de klanten kantoorautomatisering gebruikt Nico Langendoen AFAS. “Een compleet geïntegreerd pakket dat de onderdelen bevat die ik voor mijn processen nodig heb, zoals financiële administratie, fiscale dienstverlening, urendeclaraties, CRM en loonadministratie. Voor het samenstellen

’Ik heb maar twee knoppen op m’n bureaublad: AFAS en CaseWare.’

en opmaken van jaarrekeningen heb ik in eerste instantie een goedkoop softwarepakket gekocht. Dat was een miskoop. Uiteindelijk kwam ik toch weer bij CaseWare terecht. Software waarmee ik jaren gewerkt heb en die ik goed ken. Voor een klein kantoor als dat van mij is de NOAB Samenstel Suite precies het juiste product. Het is een combinatie van CaseWare producten als Working Papers, Financials en Samenstel Manager. In een online basisdossier zijn alle jaarrekeningspecificaties en NOAB- werkprogramma’s vastgelegd. De document manager zorgt ervoor dat de dossiers automatisch worden bijgehouden. Ik heb de dossiers in de cloud staan, zodat ik ze vanaf elke werkplek kan bewerken. Aan de hand van werkprogramma’s en intelligente checklists werk je heel efficiënt alle stappen af. Je ziet niets over het hoofd en voldoet automatisch aan de minimumeisen van NOAB. Zo heb ik de controle over de kwaliteit van de samenstelopdracht. Samenstel Suite biedt precies de juiste balans tussen kwaliteit en efficiency.”


Twee knoppen

meer voordelen van de online-applicatie. “Techni-

Hoe werken beide softwarepakketten samen? “De sche kennis heb je niet nodig. Het werkt heel simpel. Samenstel Suite integreert volledig met mijn AFAS Je meld je aan en binnen 10 minuten ben je online software. Gegevens uit AFAS worden automatisch en kun je aan de slag. Je hoeft geen ingewikkelde apingelezen en verwerkt in de dossiers in CaseWare. plicaties op je computer te installeren of een moeiIk hoef geen gegevens opnieuw in te kloppen. Dus: zame implementatie uit te voeren. Ik heb geen omgeen dubbel werk. Dat kost niet alleen minder tijd, kijken naar beheer, heb altijd de nieuwste versie van maar het verkleint ook de kans op fouten. De jaar- de software, krijg automatisch updates, upgrades rekeningsoftware van CaseWare is erg goed: bij en een dagelijkse back-up. Ook de NOAB-content zit standaard in de online-applicatie en wordt au-

’NOAB Samenstel Suite biedt precies de juiste balans tussen kwaliteit en efficiency’

tomatisch bijgewerkt. Je beschikt dus altijd over de actuele content.” Op een cursus bij CaseWare kwam hij erachter dat hij bij aanvang bij de eerste groep gebruikers van NOAB Samenstel Suite zat. “In het begin zaten er wel een paar kinderziektes in, niet te voorkomen bij

wijze van spreken maak ik de jaarrekening met één een nieuw product. En niet echt een probleem, het druk op de knop. Mooi in mijn eigen huisstijl, com- waren meer schoonheidsfoutjes, vond ik. CaseWare pleet met mijn logo. Die kan ik zo als pdf naar mijn heeft die steeds snel opgelost.” klant mailen. Ook dat is kwaliteit, vind ik.”

Ouderwets De goede integratie van de twee pakketten van ver- Nico Langendoen heeft zijn kantoorprocessen opschillende leveranciers vindt Nico Langendoen van timaal ingericht en vergaand geautomatiseerd. “Ik wezenlijk belang. “Met deze beide softwarepakket- kan me volledig richten op de advisering van mijn ten maak ik optimaal gebruik van de expertise van klanten. Want daar doe ik het tenslotte voor. Wat me twee aanbieders die elk behoren tot de top in hun vaak opvalt bij collega’s is dat ze veel onderdelen van eigen markt. Ik krijg dus de beste experts op hun de software helemaal niet gebruiken. Dat vind ik onvakgebied, die ook nog eens goed met elkaar sa- logisch en eigenlijk onbegrijpelijk. Ik zie mensen nog menwerken. Ik heb maar twee knoppen op het bu- werken met Word-bestanden en Excel-sheets. Terreaublad van mijn computer: AFAS en CaseWare. Ik wijl dat allemaal gewoon in je financiële pakketten houd het graag simpel!”

zit. Die software, daar kun je zoveel meer mee. Maar, als je alle mogelijkheden optimaal wilt benutten,

Geen investering

moet je er wel mee leren omgaan. Ik heb daarvoor

“Als startend kantoor sta je voor hoge kosten. Dan cursussen en workshops gevolgd bij CaseWare. Dat komt het goed uit dat CaseWare de NOAB Samen- is een goede investering. Omdat ik de software goed stel Suite online aanbiedt voor een vast bedrag per beheers, werk ik veel efficiënter en lever ik hogere maand. Ik hoef dus vooraf geen grote investering in kwaliteit.” software te doen.” Nico Langendoen ziet daarnaast


‘Samen in de

Hugo Steensma en Richard Schiphorst, CaseWare Nederland


Richard Schiphorst en Hugo Steensma over Cloud strategie CaseWare

met gebruikers oplopen e route naar de cloud’ CaseWare gaat fors investeren in het ontsluiten van de cloud voor gebruikers. Dit maakt deel uit van een uitgebreid innovatie- en ontwikkeltraject waarmee CaseWare onder meer wil inspelen op de toenemende digitalisering van de werkomgeving van accountants. Het aanbieden van online-toepassingen is al jaren Wat is jullie visie op de overgang naar een online onteen belangrijk aandachtspunt. Tot nu toe bleven wikkelomgeving? de echte cloudoplossingen echter beperkt tot en- Richard Schiphorst: “Data is steeds meer en steeds kele losstaande applicaties en tools. Dat gaat ver- sneller online beschikbaar. Het belang van betrouwanderen, aldus directeur Richard Schiphorst en de baarheid en kwaliteit van al die data is groot. Casenieuwe manager Innovatie en Ontwikkeling, Hugo Ware wil met zijn software een bijdrage leveren aan Steensma. CaseWare wil bij de ontwikkeling van de applicaties steeds vaker kiezen voor de cloud als vertrekpunt.

'Data is steeds meer en steeds sneller online beschikbaar'

Uiteindelijk is het de bedoeling dat iedere gebruiker vanuit de cloud werkt met de oplossingen van CaseWare. Hiervoor worden de dossiers, templates het verhogen van de kwaliteit en de betrouwbaaren applicaties stapsgewijs naar de cloud gebracht. heid van financiële informatie. Onze klanten zijn van Basis voor deze ontwikkeling is CaseWare Cloud, het die factoren afhankelijk in hun primaire proces. samenwerkingsplatform waar alle dossiers online zijn opgeslagen. Daardoor kan eenvoudig met de Met een snelle overgang naar de cloud verhogen applicaties worden gewerkt, zowel tussen medewer- we die kwaliteit niet. Dat doen we wél door de bekers onderling als samen met de klant.

staande en bewezen modellen te verbeteren met hulp van de laatste inzichten en technieken.

Om zover te komen moet er veel worden geïnves- Vervolgens kiezen we ervoor om de modellen stapsteerd in techniek en ontwikkelkracht: bij CaseWare gewijs over te brengen naar een online omgeving Nederland en CaseWare International. Belangrijk waarbij we samen willen optrekken met onze klanten. is dat CaseWare op de route naar de cloud zoveel mogelijk gelijk wil oplopen met zijn klanten. Richard Maar uiteindelijk koersen we af op ‘data-driven’ softSchiphorst en Hugo Steensma leggen uit hoe die wareoplossingen voor de controle- en samenstelroute er volgens hen uit moet zien.

praktijk.

>


Met vaktechnische modellen en content, conform we bijvoorbeeld met alle bestaande software die we de weten regelgeving. Het moet een omgeving zijn via CaseWare Online gaan aanbieden (zie pagina waarin de professional met plezier wil werken”.

35 red.) maar zoals gezegd zullen we stapsgewijs steeds meer functionaliteiten overhevelen”.

Hybride aanpak Het doel is om uiteindelijk volledig naar de cloud te gaan. Hoe pakken jullie dat aan als die stap voor grote groepen gebruikers nog niet aan de orde is? Hugo Steensma: “In onze strategie kiezen we voor

'Het uitgangspunt is dat de data op één centrale plek staan'

een hybride aanpak. Zolang onze gebruikers het Als een kantoor over wil, moet dat dan volledig of kan nodig hebben, blijven we nieuwe oplossingen voor het ook stapsgewijs? En hoe lossen jullie dat op als ze de bestaande pakketten in de lokale omgeving daarnaast bestaande pakketten houden? aanbieden. Dat geldt ook voor aanpassingen van Hugo Steensma: “Het lijkt niet handig dat klanten bestaande software, mocht daar behoefte aan zijn. deels lokaal en deels in de cloud moeten werken, Gaat het echter om volledig nieuwe toepassingen, alsof je in twee verschillende systemen werkt. Maar dan ontwikkelen we deze alleen in de cloud. Als blijkt eigenlijk doen we dat al bij heel veel toepassingen, dat daardoor lokaal werkende kantoren in de pro- zoals Office 365, Evernote en e-mail. Het uitgangspunt is dat de data op één centrale plek staan, waarbij je vanuit verschillende applicaties online of offline met die data kunt werken. Een gebruiker die vanuit de bestaande software een nieuwe cloudoplossing wil raadplegen, wordt naadloos overgeschakeld naar de cloudomgeving zonder dat de gebruiker daar iets van merkt of extra handelingen hoeft te verrichten”.

Online jaarrekening Heeft CaseWare al concrete plannen voor het volledig ontwikkelen van producten in de ‘nieuwe wereld? Richard Schiphorst: “Momenteel is de ‘bodemplaat’ - CaseWare Cloud - beschikbaar. Hierin kunnen eenblemen komen, maken we een afweging of we ook voudig dossiers worden opgeslagen waarbij iedereen variant voor de ‘oude wereld’ uitbrengen. Maar een kan samenwerken in hetzelfde dossier. Casehet is niet het uitgangspunt.

Ware Cloud is de basis voor allerlei ‘apps’. De eerste

De realiteit is dat we een periode in twee werelden app wordt een volledig online dossier voor de micromoeten leven: een ‘oude wereld’ en een ‘nieuwe entiteit met een online SBR-jaarrekening. Deze komt wereld” we blijven, zolang deze duale situatie voort- in de loop van 2016 beschikbaar. Met name de duurt, de oude wereld prima bedienen. Bijvoor- gewijzigde regelgeving rond micro-entiteiten maakt beeld door bestaande toepassingen zo gemakkelijk het mogelijk een goede online oplossing voor deze mogelijk te ontsluiten in de nieuwe wereld. Dat doen groep te maken“.

>


keuZeVriJheid Voor gebruikers

CaseWare applicaties voortaan ook online CaseWare gebruikers kunnen sinds oktober 2015 zelf bepalen om vanuit de cloud te werken met de beschikbare applicaties en templates. Dat is een grote verandering ten opzichte van de vorige situatie, waarin de meeste pakketten alleen beschikbaar waren in een lokale serveromgeving. Met het aanbieden van online toepassingen wil De ‘lokale’ CaseWare pakketten blijven gewoon beCaseWare invulling geven aan de toenemende staan. Dat geldt ook voor het support en beheer van vraag naar software die in of vanuit de cloud kan deze software. Kantoren kunnen kiezen naar welke worden gebruikt. Dan is het immers mogelijk om er vorm hun voorkeur uitgaat. op elk moment en vanaf elke plek mee te werken, ongeacht het gebruikte ‘device’ (computer, tablet of De uitbreiding en vernieuwing van CaseWare Online smartphone).

maakt deel uit van een traject dat uiteindelijk moet

Tegelijkertijd wil CaseWare kantoren ‘ontzorgen’ leiden tot een volledige overgang van alle software door het beheer en onderhoud van de applicaties naar de cloudomgeving van CaseWare. Dan zijn uit handen te nemen. Kantoren die kiezen voor de pakketten niet alleen toegankelijk via de cloud (webonline toepassingen, hoeven geen software meer te enabled), zoals in de huidige oplossing van CaseWare installeren op hun lokale netwerk en geen licenties Online, maar worden ze ook volledig ontwikkeld en meer aan te schaffen. In plaats daarvan betalen ze beheerd op een online platform (web-based). Caseeen bedrag per gebruiker per maand.

Ware heeft al een dergelijke ontwikkelomgeving: de (internationale) CaseWare Cloud. Deze biedt ruimte

Geen verschil

aan volledig nieuwe web-based toepassingen en

Qua gebruik en uiterlijk is er geen verschil tussen aan kantoren die hun dossiers veilig in de cloud wilde software in de lokale omgeving en die vanuit len opslaan. de cloud. Voor gebruikers verandert er, praktisch Lees voor meer informatie over de ontwikkelingezien, dus niets. Om het werken vanuit de cloud gen rondom de cloud het interview hiernaast met mogelijk te maken, zijn vooral achter de schermen Richard Schiphorst en Hugo Steensma. technische aanpassingen gedaan. CaseWare bood onder de naam CaseWare Online al eerder oplos- Belangstelling? singen aan voor gebruik via internet, zoals Smart- Wilt u meer weten over de oplossingen van CaseSync. In de nieuwe situatie zijn echter andere tech- Ware Online? Neem dan contact op met uw acnieken ingezet. Het werken vanuit de cloud wordt countmanager bij CaseWare of stuur een e-mail daardoor nog eenvoudiger en gemakkelijker.

naar [email protected].


Even voorstellen:

Hugo Steensma

Met de aanstelling van een manager die zich volledig gaat richten op ontwikkeling en innovatie wil CaseWare Nederland zich klaarstomen voor een toekomst, waar veranderingen elkaar snel opvolgen. De accountancy staat voor een ingrijpende vernieuwingsslag en zal zichzelf op sommige terreinen opnieuw moeten uitvinden. De opdracht voor CaseWare is om de beroepsgroep daarbij te ondersteunen met flexibele software en diensten op maat. Dat op zichzelf is al een flinke opgave. Tegelijkertijd draaien de bestaande activiteiten en diensten gewoon door. Om ervoor te zorgen dat producten procesinnovatie evenveel aandacht krijgen als de bestaande producten en diensten en dit in goede banen te leiden, heeft CaseWare ervoor gekozen dit onder te brengen bij één manager.

Andere invalshoek

van beginnend assistent tot junior-manager.

Sinds zijn eerste werkdag, een paar maanden gele- Met de overstap naar CaseWare krijgt hij de kans vanden, is Hugo Steensma (42) enthousiast bezig met uit een andere invalshoek zijn expertise in te zetten. de invulling van die portefeuille. Hij heeft flink wat Al werkende moet duidelijk worden hoe de toekomst ervaring met proces- en diensteninnovatie in de precies moet worden vormgegeven. Maar dat Hugo dagelijkse accountancypraktijk. Hij werkte jarenlang Steensma het druk krijgt, staat buiten kijf. Nu al liggen als (project)manager bij accountantskantoor Baker er een paar uitdagende klussen op zijn bord. Zoals Tilly Berk. In die functie hield hij zich vooral bezig met

de uitbreiding van de reguliere pakketten naar Case-

proces- en pakketintegratie, ontwikkeling van nieuwe Ware Online, de introductie van nieuwe cloudpakketdiensten, begeleiding van fusies en reorganisaties ten en –diensten en het ontwikkelen van softwareen softwarevraagstukken. Daarvoor is hij werkzaam oplossingen die kunnen bijdragen aan een betere geweest in de accountantspraktijk in diverse functies ketenintegratie.


“Zeker als er sprake is van een sterk vereenvoudigde versie van de jaarrekening met een beperkt dossier, waarbij niet hoeft te worden voldaan aan de voorwaarden van COS 4410. Maar zoals gezegd, wij willen vooral zorgen voor een constant hoge kwaliteit en betrouwbaarheid. Wij vinden dan ook dat een dergelijk dossier met één druk op de knop omgezet moet kunnen worden naar een uitgebreid dossier. Bijvoorbeeld als een onderneming in een later stadium toch een uitgebreidere rapportage nodig heeft, zoals bij een kredietaanvraag. Dat gaat dan met een consistent hergebruik van data en alle aanwezige juiste volgorde zijn afgewikkeld. Daarmee biedt het informatie”.

goede aanknopingspunten voor een kantoor om de werkprocessen efficiënter te organiseren. Maar het

En wat komt daarna?

mooiste is dat ieder dossier in Q ook een signaal kan

Richard Schiphorst: “Natuurlijk blijven we altijd kijken afgeven als er zaken zijn die bijvoorbeeld voor de exnaar workflow en procesbeheersing. Ook in de nieu- terne accountant of compliance officer van belang we wereld. Maar wat ik vooral zie is dat werkzaam- zijn. Dit past weer helemaal in het kwaliteitsdenken”. heden steeds meer ‘data-driven’ gaan plaatsvinden. Waarom zou je posten controleren als geïntegreer- Open poortjes de data-analyse of procesanalyse in de financiële Terug naar de situatie van nu: lang niet elk kantoor applicatie heeft aangetoond dat er geen afwijkingen staat te springen om zijn dossiers over te hevelen naar van materieel belang zijn? Wellicht moet je juist wel de online wereld. Snappen jullie deze angst? extra werkzaamheden uitvoeren als geïntegreerde Hugo Steensma: “Natuurlijk wil elk kantoor dat zijn benchmarking aangeeft dat er een significante afwij- gegevens veilig zijn opgeslagen. Het gekke is dat veel king is ten opzichte van vergelijkbare bedrijven.

mensen zich wel zorgen maken over de veiligheid

En wat te denken van constante monitoring van van de cloud, maar zich nauwelijks afvragen hoe veialle eigen processen? Als alle dossiers online be- lig hun lokale omgeving is. Vanuit elk kantoor, hoe schikbaar zijn, is naast de dossierinformatie ook alle klein ook, lopen verbindingen naar buiten. Iedereen procesinformatie beschikbaar. Niet alleen voor com- is verbonden met het internet. We beseffen nauwepliance doeleinden, maar vooral ook voor procesop- lijks hoe gemakkelijk al die poortjes open kunnen. timalisatie. Daarvoor heeft CaseWare nu al een app Zeker voor mensen die er bewust naar op zoek ontwikkeld: Q”.

gaan. Niet iedereen investeert in goede beveiliging. Maar gaat het over de cloud, dan maakt iedereen

Hugo Steensma: ‘Q is een monitoringprogramma zich ineens zorgen over de veiligheid. Terwijl juist de dat relevante informatie over alle dossiers geeft. Het grote datacenters, die de cloudvoorzieningen aanis een uitstekend instrument om de proceskwaliteit bieden, gespecialiseerd zijn in veiligheidsmaatregein de gaten te houden. Het maakt onder andere di- len en de protocollen eromheen. Opslag is immers rect inzichtelijk welke dossiers nog open staan en hun core business en ze kunnen zich geen missers hoe lang deze al open staan. Of het laat zien of de veroorloven. Zo bekeken zou de cloud wel eens veirelevante werkstappen binnen een dossier wel in de liger kunnen zijn dan menig lokale server”.


CaseWare Open 2015



In de

samenstelpraktijk vertoont u de hoogstandjes met CaseWare Samenstel Manager

Met Samenstel Manager kosten samenstelopdrachten u minder tijd en moeite. Tegelijkertijd levert u uw klant een hoge kwaliteit. Stap dus snel over op CaseWare’s leidende samenstelsoftware, inclusief de kwaliteitsstandaard van uw branchevereniging of best practice, de herziene COS 4410, SBR en meer. Want met CaseWare beschikt u over de techniek om hoogstandjes te vertonen in uw samenstelpraktijk.

SoftWare vOOR aCCOunTanCy en BedRijfSleven

caseware.nl

ASEWARE. Van angst naar durf M AGAZINE. Australië zet meest innovatieve accountantskantoor. CaseWare biedt content Cygnus Atratus aan

Recommend Documents