Arvum Accountants, het virtuele Accountantskantoor van de Hogeschool van Amsterdam

Arvum Accountants, het virtuele Accountantskantoor van de Hogeschool van Amsterdam

Naam: Studentnummer: Collegejaar: Semester: Begeleidend docent:

Michael van der Schoot 506867 2011/2012 Tweede semester L.G. Rijnberg

Arvum Accountants, het virtuele Accountantskantoor van de Hogeschool van Amsterdam

Auteursnaam: Studentnummer: Telefoonnummer:

Michael van der Schoot 506867 06 - 29 39 59 26

Naam onderwijsinstelling: Naam opleiding: Begeleidend docent:

Hogeschool voor Economische Studies Bedrijfseconomie, L.G. Rijnberg

NAW gegevens bedrijf:

Arvum Accountants Fraijlemaborg 133 1102 CV Amsterdam Z. O. 020 - 523 63 11

Bedrijfsmentor:

M.J.M. Noom

Afstudeerperiode:

Tweede semester, studiejaar 2011 - 2012

Arvum Accountants, het virtuele accountantskantoor

Michael van der Schoot

2

Voorwoord Voor u ligt het eindrapport dat ik heb geschreven in het kader van mijn afstudeerstage van de opleiding Bedrijfseconomie voltijd aan de Hogeschool van Amsterdam, locatie Fraijlemaborg. De periode waarin ik mijn afstudeerstage heb vervuld is van februari 2012 tot en met juli 2012 Mijn afstudeerstage heb ik gedaan op het gebied van Standard Business Reporting (SBR) bij Instant Reporting, hét expertisecentrum van de Hogeschool van Amsterdam (HvA). Mijn afstudeerstage wijkt willicht iets af van de gebruikelijke afstudeerstages waarin onderzoek gedaan wordt naar het oplossen of het onderzoeken van een specifiek probleem. In mijn geval is onderzoek een klein onderdeel geweest van mijn afstudeerstage en lag de nadruk met name op de implementatie van SBR in Arvum Accountants, het virtuele accountantskantoor van Instant Reporting. Daarom staat het virtuele accountantskantoor centraal in dit eindrapport. De benodigde kennis heb ik opgedaan door het lezen van literatuur, artikelen en publicaties op het internet. Daarnaast zal ik mijn eigen bevindingen met u delen die ik heb opgedaan tijdens mijn afstuderen, die betrekking hebben op Arvum accountants. Ik wil Dhr. Noom bedanken voor het mogelijk maken van deze afstudeerstage evenals Dhr. van Aken en Mevr. Koning. Ook wil ik graag Dhr. Rijnberg bedanken voor zijn begeleiding gedurende mijn afstudeerstage. Ik wens u veel leesplezier! Beverwijk, 24 augustus 2012




3

Inhoudsopgave Voorwoord .............................................................................................................................................. 3 Samenvatting........................................................................................................................................... 6 1.

Inleiding ........................................................................................................................................... 7 1.1

Probleemstelling ..................................................................................................................... 8

1.2

Het virtuele accountantskantoor ............................................................................................ 8

2.

De digitalisering in de accountantspraktijk ................................................................................. 9 2.1

Standaard Business Reporting ................................................................................................ 9

2.2

Digipoort ................................................................................................................................. 9

2.3

BIV ......................................................................................................................................... 10

2.4

eHerkenning ......................................................................................................................... 10

2.5

PKIoverheid certificaten ........................................................................................................ 11

2.6

Klantenportaal ....................................................................................................................... 12

3.

Welke (uitvragende) instanties maken er gebruik van SBR? ........................................................ 13

4.

Implementatie van SBR in de praktijk ........................................................................................... 15 4.1

4.1.1

Softwarepakketten voor de basisgegevens, algemeen ................................................. 15

4.1.2

Softwarepakket voor de basisgegevens, Arvum Accountants ...................................... 16

4.2

Rapportagesoftware .............................................................................................................. 16

4.2.1

Rapportagesoftware, algemeen .................................................................................... 16

4.2.2

Rapportagesoftware, Arvum Accountants .................................................................... 17

4.3

Fiscale aangiftesoftware........................................................................................................ 18

4.3.1

Fiscale aangiftesoftware, algemeen ............................................................................. 18

4.3.2

Fiscale aangiftesoftware, Arvum Accountants .............................................................. 18

4.4

Serviceproviders .................................................................................................................... 19

4.4.1

Serviceproviders, algemeen .......................................................................................... 19

4.4.2

Serviceproviders, Arvum Accountants .......................................................................... 20

4.5

5.

Softwarepakketten voor de basisgegevens........................................................................... 15

Implementatie SBR ................................................................................................................ 22

4.5.1

Minimale implementatie ............................................................................................... 22

4.5.2

Volledige implementatie van SBR. ................................................................................ 22

Mogelijke ontwikkelingen voor het virtuele accountantskantoor ................................................ 24 5.1

Technische ontwikkelingen binnen het virtuele accountantskantoor .................................. 24

5.2

Ontwikkelingen van het virtuele accountantskantoor zelf ................................................... 25



4

6.

Conclusie ....................................................................................................................................... 27

Begrippenlijst......................................................................................................................................... 29 Literatuurlijst ......................................................................................................................................... 31 Bijlage .................................................................................................................................................... 32 1. Saldibalans exporteren uit SAP: ........................................................................................................ 32 2. De export in het juiste ‘format’ zetten: ............................................................................................. 36 3. Importeren in de Balance Base van ProManagement ...................................................................... 38 Klantenportaal: ...................................................................................................................................... 41



5

Samenvatting Het opzetten van Arvum Accountants, het virtuele accountantskantoor heeft als doel studenten kennis te laten maken met Standard Business Reporting (SBR) en voor te bereiden op de beroepspraktijk. In dit rapport zal naar voren komen hoe dit gedaan is, wat er allemaal nodig is om SBR te realiseren en hoe de toekomst er uitziet van het virtuele accountantskantoor. Dit zal gedaan worden aan de hand van de volgende hoofdstukindeling. Hoofdstuk 1 zal het doel van dit rapport en tevens ook de probleemstelling aan bod komen. Ook zal Arvum accountants, het virtuele accountantskantoor kort behandeld worden en het project SBR in Bedrijf. Hoofdstuk 2 staat in het teken van de digitalisering van de accountantspraktijk. De onderdelen SBR, XBRL, eHerkenning, Digipoort, BIV, PKIoverheid certificaten en het klantenportaal staan in dit hoofdstuk centraal. In hoofdstuk 3 worden alle gebruikers van SBR besproken en met name de uitvragende partijen zoals de Belastingdienst, Kamer van Koophandel, Centraal Bureau voor de Statistiek en de banken die aangesloten zijn op de BIV. Ook zal de verplichtstelling van SBR aan bod komen en wanneer deze gerealiseerd zou moeten zijn. De daadwerkelijke implementatie van SBR zal in hoofdstuk 4 aan de orde komen. Er zal zowel voor de boekhoudsoftware, de fiscale aangiftesoftware,de rapportagesoftware en de Serviceproviders gekeken worden naar hetgeen op dit moment mogelijk is en waarmee er binnen het virtuele accountantskantoor mee gewerkt gaat worden. In hoofdstuk 5 ligt de nadruk op de toekomst van het virtuele kantoor. Welke technische aspecten kunnen er eventueel nog meer geïmplementeerd worden en hoe kan het virtueel accountantskantoor zelf ontwikkelen? Tenslotte zal de conclusie en de aanbeveling in hoofdstuk 6 besproken worden.



6

1.

Inleiding

SBR is, kort uiteengezet, een standaard waarbij door middel van een uniforme format, financiële gegevens aangeleverd kunnen worden aan verschillende instanties zoals de Kamer van Koophandel, de Belastingdienst, het Centraal Bureau voor de Statistiek (CBS) en een aantal banken. Tot op heden maken nog maar weinig MKB-bedrijven gebruik van SBR. Dit heeft verschillende oorzaken. Een oorzaak is dat nog niet alle softwareleveranciers klaar zijn om in SBR aan te leveren. Dit werkt weer door op de accountantskantoren waardoor de implementatie van SBR pas op een later moment kan plaatsvinden. Ook is de kennis op het gebied van SBR schaars. Nu SBR in verschillende fases verplicht gesteld gaat worden, roept dat vragen op bij het MKB en de intermediairs. Vragen zoals wat kan ik met SBR, hoe kan ik het realiseren, wat zijn de voor- en nadelen, wat zal er veranderen ten opzichte van de huidige situatie? SBR begint dus een feit te worden, maar is nog niet erg in de belangstelling van de intermediairs en MKB-bedrijven die ermee te maken krijgen. 1 Uit het artikel van 8 maart 2012 is gebleken dat 81% van de intermediars niet weet dat de aanlevering van de vennootschaps- en inkomstenbelasting in SBR verplichtgesteld wordt vanaf 1 januari 2013. Dit onderzoek is gedaan door Logius onder 1050 intermediars waarvan 280 respondenten. In het kader van de ontwikkelingen op het gebied van SBR is in januari 2009 is een expertisecentrum opgericht, mede mogelijk gemaakt door de Stichting Innovatie Alliantie (SIA). Het expertisecentrum Instant Reporting is een onderdeel van de Hogeschool van Amsterdam. De doelstelling van het expertisecentrum is het vergroten van de bewustwording, kennis en innovatieve mogelijkheden op het gebied van Standard Business Reporting (SBR). Een onderdeel van het expertisecentrum is het Stage+ traject. Dit houdt in dat studenten de mogelijkheid krijgen om via deze weg een meewerk- of afstudeerstage bij bedrijven of overheid te volgen en kennis op te doen op het gebied van SBR. Tijdens dit traject komen er gastsprekers uit het bedrijfsleven om hun ervaringen en visie te delen met de studenten met betrekking tot SBR. Verder organiseert het expertisecentrum twee keer per jaar een conferentie. Tijdens deze conferentie worden de laatste ontwikkelingen gepresenteerd door sprekers uit het bedrijfsleven en van de overheid en krijgen studenten de kans om hun afstudeeronderzoek met betrekking tot SBR te presenteren. Belangrijke hulpmiddelen bij het gebruik van SBR zijn de softwarepakketten. Aangezien de studenten tijdens hun studie al werken met een ERP-systeem kwam de vraag naar boven of dit niet uitgebreid kon worden met een systeem waarbij studenten SBR kunnen leren toepassen. Hieruit is het idee geboren om een virtueel accountantskantoor op te zetten. Mij is gevraagd in het kader van een afstudeeropdracht om dit plan uit te werken. Deze scriptie is dan ook een verslag waarbij inzicht wordt gegeven hoe een virtueel accountantskantoor kan worden opgezet, waarbij het gebruik van SBR een belangrijk onderdeel is.

1

http://www.accountant.nl/Accountant/Nieuws/81+procent+intermediairs+weet+niet+van+verplichte.aspx



7

1.1

Probleemstelling

Vanaf 1 januari 2013 dient men de opgaven voor de Inkomstenbelasting en Vennootschapsbelasting verplicht in SBR aan te leveren bij de Belastingdienst. De verplichtstelling van SBR zal verder in fasen geschieden. In theorie zou je mogen veronderstellen dat de intermediairs en de MKB-bedrijven die hiermee te maken krijgen nu al bezig zijn met de implementatie van SBR. In de praktijk blijkt dit dus nog niet altijd het geval te zijn. Om de kennis van SBR onder de (toekomstige) gebruikers te verhogen is dan ook besloten om een virtueel accountantskantoor in te richten. De hoofdvraag die is geformuleerd luid dan ook: ”Hoe kan een virtueel accountantskantoor zodanig worden ingericht zodat gebruikers kennis en ervaring opdoen het gebied van SBR?” Om antwoord te kunnen krijgen op bovenstaande hoofdvraag zijn de volgende deelvragen opgesteld: 1. Wat is SBR? 2. Wat komt er kijken bij het uitwisselen van SBR-rapportages? 3. Welke uitvragende instanties maken gebruik van SBR? 4. Wat is de meest efficiënte manier om SBR te gebruiken? 5. Hoe kun je de bedrijfsprocessen het beste inrichten met behulp van SBR?

1.2

Het virtuele accountantskantoor

Het virtuele accountantskantoor Arvum Accountants is het resultaat van het project “SBR in bedrijf” van de Hogeschool van Amsterdam. Het project SBR in bedrijf is begin 2012 gestart en doet onderzoek naar de rol die SBR gaat spelen bij MKB-bedrijven. Met de veranderingen die gaande zijn op het gebied van het opstellen en aanleveren van verantwoordingsrapportages bij de uitvragende partijen wilt de Hogeschool, door middel van het virtuele accountantskantoor, haar accountancystudenten voorbereiden op de praktijk. Daarbij is het de bedoeling om binnen het virtuele kantoor het volledige proces van SBR in kaart te brengen. Zodra dit eenmaal gedaan is kan deze kennis gedeeld worden met de MKB-bedrijven die zelf op het punt staan om SBR binnen hun bedrijf te implementeren. Het doel is dan ook dat door Arvum de kennisontwikkeling van docenten, studenten en professionals zal worden gestimuleerd. De gewenste situatie voor Arvum Accountants is dat aan het einde van dit semester, het virtuele accountantskantoor volledig is ingericht om aangiftes en jaarrekeningen op te stellen in SBR en te versturen naar een testomgeving van Digipoort. Er zijn een aantal vereisten, zoals eHerkenning, het klantenportaal en fiscale aangiftesoftware nodig om dit te realiseren.



8

2.

De digitalisering in de accountantspraktijk

In dit hoofdstuk worden enkele aspecten behandeld wat de digitalisering in de accountantspraktijk betreft. Het gaat hier met name om de overgang van de papieren “ rompslomp” naar het digitaal uitwisselen van verantwoordingsinformatie door middel van SBR en wat hier verder bij komt kijken.

2.1

Standaard Business Reporting

SBR is een standaard om via een uniform format, financiële gegevens aan te leveren bij de uitvragende partijen. Uitvragende partijen zijn bij voorbeeld de Kamer van Koophandel, de Belastingdienst, het Centraal Bureau voor de Statistiek (CBS) en banken. Het doel van SBR is het invoeren en het realiseren van een (internationale) standaard waarmee snel, eenduidig en betrouwbaar financiële gegevens digitaal verwerkt en verstuurd kunnen worden. SBR is niet alleen te gebruiken voor het uitwisselen en versturen van financiële gegevens naar de uitvragende partijen maar is ook te gebruiken voor interne doeleinden. Men probeert hiermee een oplossing te zoeken voor de papieren “rompslomp” en het onnodig overtypen van financiële gegevens. Met de komst van SBR kunnen ondernemingen en organisaties eenvoudiger en sneller aan veel van hun rapportageverplichtingen voldoen zonder hun administratie steeds aan te passen. De termen standaardisatie en digitalisering staan daarom ook centraal binnen Standard Business Reporting. SBR is een dus een doel dat men wilt bereiken, namelijk op een gestandaardiseerde, eenduidige en eenvoudige manier financiële rapportages en aangiften opstellen en versturen. De onderliggende techniek bij SBR is XBRL. XBRL staat voor eXtensible Business Reporting Language en is gebaseerd op XML (Extensible Markup Language). Het is een open standaard en wordt gebruikt voor het samenstellen en elektronisch uitwisselen van financiële gegevens. Dit kan uiteenlopen van jaarrekeningen tot aangiftes en kredietrapportages. XBRL bestaat uit tags en definities die verwijzen naar een taxonomie. Het is voornamelijk bedoeld om gegevens en informatie te laten genereren, verwerken en uitwisselen tussen computers. De taxonomie vormt het hart van XBRL. Het dient voor het eenduidig vastleggen van informatie van gegevens. Het bevat zelf geen gegevens maar beschrijft wel de betekenis van de gegevens. Voor elk financieel gegeven is in de taxonomie een eenduidige definitie opgenomen. Vervolgens kunnen financiële gegevens gekoppeld worden aan de definities uit de taxonomie. Dit proces van koppelen heet mapping. Voordat een computer rapportages kan genereren in XBRL zal er dus eerst gemapt moeten worden. Dit houdt in dat de grootboekrekeningen die een onderneming gebruikt worden gekoppeld aan een standaarddefinitie die in de (Nederlandse) taxonomie voorkomt. Het mappen is meestal een eenmalig proces tenzij er een nieuwe grootboekrekening wordt ingelezen die nog niet eerder is gemapt. Voor de rapportage naar een uitvragende partij wordt er een instance report gemaakt. Deze kan dan digitaal worden verzonden naar de desbetreffende uitvragende partij.

2.2

Digipoort

Naast het verzenden van digitale informatie is er ook een ontvangende instantie nodig. Digipoort (voorheen Overheidstransactiepoort) is het ‘elektronische postkantoor’ van de overheid voor bedrijven. Ieder bedrijf dat is aangesloten kan digitaal informatie uitwisselen met de overheid. Digipoort zorgt ervoor dat de informatie van een bedrijf bij de desbetreffende overheidsorganisatie terechtkomt. De desbetreffende overheidsorganisatie zal het bericht dat verstuurd is dan valideren en eventueel verwerken. Nadat de gegevens juist zijn verwerkt zorgt Digipoort er voor dat de



9

informatie die de overheidsinstantie verstuurt, wordt afgeleverd bij het juiste bedrijf. De volgende overheidsinstanties zijn op dit moment aangesloten bij Digipoort:         

2.3

Algemene Inspectiedienst (AID) Belastingdienst Centraal Bureau voor de Statistiek (CBS) Douane Hoofd Bedrijfschap Agrarische Groothandel (HBAG) Kamer van Koophandel Plantenziektenkundige Dienst (LNV) UWV Voedsel- en Warenautoriteit (VWA)

BIV

BIV staat voor Bancaire Infrastructurele Voorziening. Dit is vergelijkbaar met Digipoort maar dan voor de drie aangesloten banken. Deze banken zijn de ABN AMRO, ING en de Rabobank. Ieder bedrijf dat is aangesloten kan dan digitale informatie, zoals een kredietrapportage, aanleveren bij de BIV. Net zoals bij digipoort dient de onderneming of organisatie te beschikken over een PKI-overheid services certificaat om aan te kunnen leveren bij de BIV. Het is niet verplicht om bij de banken in SBR aan te leveren maar het aanleveren in SBR wordt wel aangemoedigd.

2.4

eHerkenning

eHerkenning maakt het mogelijk dat bedrijven zich digitaal kunnen identificeren wanneer ze online zaken doen. Het zorgt er voor dat dit op een efficiënte, betrouwbare en eenvoudige manier gaat. Overheden of andere instanties weten door eHerkenning met welk bedrijf of persoon ze te maken hebben en of deze persoon wel gemachtigd is om te handelen uit naam van het bedrijf. eHerkenning bestaat uit vier verschillende betrouwbaarheidsniveaus, namelijk2:  Betrouwbaarheidsniveau 1 Dit is een laag betrouwbaarheidsniveau. Het inloggen bestaat uit een gebruikersnaam en wachtwoord combinatie. Er is een minimale controle van identiteit en de gebruiker kan de aanvraag eventueel zelf doen.  Betrouwbaarheidsniveau 2 Dit is al een hoger betrouwbaarheidsniveau. De gebruiker krijgt eerst een SMS met een algemeen login code. Zodra de gebruiker wil inloggen in het portaal van CreAim (onze leverancier van een klantenportaal) kiest men om in te loggen, eHerkenning niveau 2. De gebruiker dient dan de algemene login code in te vullen en te accorderen. Zodra de code geaccordeerd is, krijgt de gebruiker een SMS met daarin nog een code. Pas nadat de gebruiker ook deze code heeft geaccordeerd komt de gebruiker in het portaal van CreAim. Ook de aanvraag voor eHerkenning niveau 2 verloopt anders. De wettelijke vertegenwoordiger zoals in het handelsregister is vastgelegd tekent voor het vastleggen van de machtiging en de persoonsgegevens van de gebruiker worden gevalideerd via (bijvoorbeeld) een kopie van het

2

http://www.creaimidsp.nl/WatiseHerkenning.html



10

identiteitsbewijs. Tevens wordt de bevoegdheid ook gecontroleerd met de gegevens van de Kamer van Koophandel.  Betrouwbaarheidsniveau 3 De manier van inloggen bij eHerkenning niveau 3 is vergelijkbaar met eHerkenning niveau 2. De aanvraag daarentegen is wel anders. De validatie van de persoonsgegevens zijn via origineel identiteitsbewijs en de uitgifte van eHerkenning zal fysiek gebeuren.  Betrouwbaarheidsniveau 4 Hier is een zogeheten PKI-Overheid certificaat nodig en daarmee ook het hoogst mogelijke betrouwbaarheidsniveau. De aanvraag is daarom ook in fysieke verschijning en ook de wettelijke vertegenwoordiger moet fysiek verschijnen.

2.5

PKIoverheid certificaten

Certificaten worden onder ander gebruikt om de digitale identiteit van een onderneming vast te stellen. Daarnaast kan een certificaat ook gebruikt worden voor het ondertekenen van stukken of voor het aanleveren van stukken. De verschillende certificaten zijn hieronder beschreven. PKIoverheid beroepsgebonden certificaat: Er zijn een aantal beroepen die in aanmerking komen voor een PKIoverheid beroepsgebonden certificaat. Zo moet het beroep geregistreerd staan bij een register (bijvoorbeeld NIVRA, NOvAA etc) en heeft het beroep tuchtplicht. Zo kunnen er PKIoverheid beroepsgebonden certificaten uitgegeven worden aan Register Accountants, Accountants-administratieconsulenten, kandidaat notarissen, notarissen en gerechtsdeurwaarders. Een PKIoverheid beroepsgebonden certificaten worden onder andere gebruikt voor RA/AA t.b.v. ondertekening van oplageverklaring3 (Kandidaat) notarissen, gerechtsdeurwaarders t.b.v. aanleveren van stukken bij het kadaster. PKI Overheid persoonsgebonden organisatie certificaat: Bij voorbeeld belastingadviseurs hebben ook tekenplicht. Alleen omdat ze geen register hebben komen ze niet in aanmerking voor een PKIoverheid beroepsgebonden certificaat. Bij een PKIoverheid beroepsgebonden certificaat staat naam + beroep op het certificaat. Bij een PKIoverheid persoonsgebonden organisatie certificaat staat de naam van de gebruiker en de naam van de organisatie op het certificaat. Hierdoor is de persoon tekenbevoegd namens de organisatie. De PKI-overheid beroepsgebonden certificaat en de PKI-overheid persoonsgebonden organisatie certificaat hebben beide een nadeel. Een persoonsgebonden organisatie certificaat is bijvoorbeeld onbruikbaar na ontslag. Zodra je bij een nieuwe organisatie in dienst treed zal er ook een nieuw PKIoverheid persoonsgebonden organisatie certificaat aangeschaft moeten worden. Daarentegen is het tekenen met een PKIoverheid beroepsgebonden certificaat voor nevenactiviteiten (penningmeester bij de voetbalclub van je zoontje) ook niet zo praktisch.

3

http://www.nba.nl/Actueel/Nieuws/Nieuwsarchief/HOI-maakt-voor-online-certificering-weer-gebruik-vanberoepscertificaat/



11

PKIoverheid server/services certficaat: Feitelijk is het een verzamelnaam en wordt er met PKIoverheid server certificaat en PKIoverheid services certificaat hetzelfde bedoelt. Het certificaat is ter behoeve van gegevens uitwisseling met Digipoort, ophalen van SBA’s (voormalige EKA’s) en het registreren van digitale machtigingen. BAPI certificaat: Helaas zal er de komende tijd met twee certificaten gewerkt moeten worden. In eerste instantie voor de VpB en IB in SBR per 1 jan 2013 is het PKI Overheid server certificaat nodig. Daarnaast is ook nog het oude BAPI certificaat nodig om de overige verantwoordingsinformatiestromen aan te leveren.

2.6

Klantenportaal

Een klantenportaal is een digitaal loket dat zorgt voor de digitale communicatie tussen een (accountants)kantoor en haar klanten. Dankzij een klantenportaal hebben alle gebruikers , zowel de medewerkers van het (accountants) kantoor als de klanten zelf, direct toegang tot alle producten en diensten die online aangeboden worden, mits de persoon daarvoor geautoriseerd is. Zo kan bijvoorbeeld een aangifte opgesteld (of klaargezet) worden in het portaal door de accountant en kan de klant vervolgens in hetzelfde portaal inloggen en de aangifte accorderen en tegelijkertijd de accountant machtigen om de aangifte te versturen. Zodra de aangifte verstuurd is zal de aangifte direct gearchiveerd worden en kan op elk gewenst moment ingezien worden. Daarnaast is het bij sommige klantenportalen ook mogelijk om een online klantendossier bij te houden. Hierin kunnen alle gewenste documenten geüpload worden en vanaf elke locatie worden geopend. Zo kunnen naast de gebruikelijk aangiftes en jaarverslagen ook contracten, offertes en andere belangrijke documenten digitaal worden opgeslagen.



12

3.

Welke (uitvragende) instanties maken er gebruik van SBR?

Op dit moment zijn er vier uitvragende partijen die gebruik maken of op het punt staan om gebruik te maken van SBR. Namelijk, de KvK, de Belastingdienst, het CBS en enkele banken, n.l. ABN-Amro, ING en de Rabobank. In dit hoofdstuk zal er per instantie beschreven worden wat de stand van zaken is en in welke fase de verplichtstelling tot SBR gaat. Kamer van Koophandel Bij de Kamer van Koophandel gaat het om het deponeren van de jaarrekening. Het indienen van de jaarrekening via SBR is al mogelijk voor kleine ondernemingen. Bij de middelgrote en grote ondernemingen is het momenteel nog niet mogelijk om via SBR aan te leveren. Dit komt doordat de accountantsverklaring nog niet opgenomen kan worden in een instance document. Dit is de afgelopen tijd een ‘ hot item’ geweest. Het Nederlands Beroepsorganisatie van Accountants (NBA) is begin maart 2012 met een conceptoplossing gekomen voor dit probleem4. Het gaat hier om een zogenaamde NBA-Taxonomie, waarin de teksten van de accountantsverklaringen gestructureerd en eenduidig in opgenomen zijn. De verplichtstelling van SBR bij de Kamer van Koophandel: 2014 - Jaarrekening kleine ondernemingen 2015 - Jaarrekening middelgrote en grote ondernemingen Er bestaan wel twijfels of dit gaat werken voor de Kamer van Koophandel aangezien het voorlopig (ook in 2014) nog wel mogelijk blijft om de jaarrekening op papier aan te leveren. Omdat deze mogelijkheid blijft bestaan zal er geen druk op de accountantskantoren komen te staan. Pas nadat de papieren versie van de jaarrekening is afgeschaft zal de verplichtstelling, naar mijn idee, zijn werking gaan doen en zullen pas de efficiency voordelen behaald worden. Belastingdienst Bij de Belastingdienst gaat het om het doen van aangiftes. Op dit moment is het al mogelijk om de aangiftes Omzetbelasting, Vennootschapsbelasting, Inkomstenbelasting en de Intracommunautaire Prestaties (ICP-aangifte) in XBRL aan te leveren bij de belastingdienst. Verplichtstelling SBR voor de belastingdienst: 2013 - Inkomstenbelasting en Vennootschapsbelasting over 2012 - Verzoek/wijziging voorlopige aanslag Inkomstenbelasting en Vennootschapsbelasting - Uitstelregeling Inkomstenbelasting en Vennootschapsbelasting - Elektronische kopie aanslag Inkomstenbelasting en Vennootschapsbelasting 2014

- Omzetbelasting en ICP-aangifte - Elektronische kopie aanslag Omzetbelasting

2015

- Overige aangiftes

Deze aanpak zal efficiënter zijn dan die van de Kamer van Koophandel, aangezien vanaf 1 januari 2013 SBR de enige manier is om de aangifte IB en VpB in te dienen bij de Belastingdienst. Daardoor

4

http://www.accountant.nl/Accountant/Nieuws/NBA+komt+met+aanpak+voor+SBR-verklaringen.aspx



13

hebben de partijen die het moeten aanleveren geen keus meer en zullen ze wel over moeten gaan op SBR. Centraal Bureau voor de Statistiek Bij het Centraal Bureau voor de Statistiek is het op dit moment mogelijk om productie-, investeringen omzetstatistieken te versturen. Wel worden de uit te vragen gegevens momenteel herzien en zullen later pas definitief worden opgesteld. Verplichtstelling SBR voor het Centraal Bureau voor de Statistiek: 2015 - Productiestatistiek, korte termijn statistiek en investeringsstatistiek Banken De aangesloten banken zoals eerder genoemd hebben inmiddels definitieve versies van de bankentaxonomie. De bankentaxonomie is een extensie op de Nederlandse Taxonomie en maakt het mogelijk dat de banken kredietrapportages in XBRL kunnen ontvangen. Het aanleveren van kredietrapportages bij de banken gaat niet via Digipoort maar via de Bancaire Infrastructurele Voorziening (BIV). Wel is er net zoals bij Digipoort een PKI-overheid certificaat nodig om aan te kunnen leveren bij de BIV. Op dit moment is er geen aanleiding voor de banken om SBR voor aanlevering van kredietrapportages verplicht te stellen. Wel willen de banken het aanleveren via SBR stimuleren. Ook geven de banken aan dat ze door aanlevering in SBR de kredietaanvragen sneller en beter kunnen beoordelen omdat er minder aanvullende informatie opgevraagd hoeft te worden. Overigen Naast de uitvragende partijen zullen ook de accountants en intermediairs gebruik maken van SBR. Wanneer SBR daadwerkelijk de uniforme standaard is, zal dit gevolgen hebben voor de manier van gegevensverwerking. Overtypen en ordners met papieren zullen langzamerhand verdwijnen. In plaats daarvan zal er een digitale omgeving met een digitaal archief in de plaats komen.



14

4.

Implementatie van SBR in de praktijk

Om SBR te implementeren zijn er een aantal zaken nodig, namelijk:  

 

Een softwarepakket voor de basisgegevens; Een XBRL-enabled softwarepakket, waarin de basisgegevens geïmporteerd of aan gekoppeld kunnen worden en waarbij de grootboekrekeningen vervolgens gemapt en omgezet kan worden naar een XBRL instance document; Een klantenportaal met een bijbehorend authenticatiemiddel (zoals eHerkenning); Een PKI Overheid services certificaat om de rapporten/jaarrekeningen/aangiftes/ kredietrapportages aan te leveren, via digipoort of de BIV, aan de uitvragende partijen.

De software die gebruikt wordt door Arvum Accountants is niet de enige software dat SBR kan realiseren. In de volgende paragraven zal onderscheid gemaakt worden tussen hetgeen dat op dit moment mogelijk is en waar binnen het virtuele accountantskantoor mee gewerkt wordt. De keuze voor de softwarepakketten binnen Arvum heeft te maken met het feit dat deze softwareleveranciers nauw betrokken zijn bij het project ‘SBR in bedrijf’.

4.1

Softwarepakketten voor de basisgegevens

Softwarepakketten voor de basisgegevens zijn niets anders dan boekhoudpakketten. Hierin zit de volledige financiële administratie van de onderneming. Boekhoudpakketten die XBRL ondersteunen hebben de volgende eigenschappen:      

BTW-aangifte en ICP opgave op te vragen in XBRL; Jaarrekening t.b.v. KvK op te vragen in XBRL; Kredietrapportage banken op te vragen in XBRL; Koppeling met Digipoort; Koppeling met Bancaire Infrastructuur, de BIV Koppeling met Serviceprovider.

Hieronder zal worden omschreven wat Arvum Accountants tot nu toe tot haar beschikking heeft en wat er verder mogelijk is.

4.1.1 Softwarepakketten voor de basisgegevens, algemeen Er zijn inmiddels negen softwarepakketten voor de basisgegevens (boekhoudpakketten) die gebruik maken van XBRL of die verwachten er in de (nabije) toekomst gebruik van te maken. Deze pakketten zijn niet per definitie een vereiste om SBR binnen een organisatie te implementeren. De boekhouding kan in elk gewenst boekhoudpakket gedaan worden. Wel is het efficiënter om een boekhoudpakket te kiezen dat al gebruik maakt van XBRL. De reden hiervoor is dat de meeste XBRLenabled boekhoudsoftware een directe koppeling hebben met Digipoort. Daardoor is het doen van aangiftes en het deponeren van jaarrekeningen eenvoudiger, omdat de financiële gegevens niet eerst ingelezen moeten worden in een ander softwarepakket.



15

De negen softwareleveranciers van boekhoudpakketten op dit moment zijn:  Accountview  AFAS Profit  CASH Software  Exact Software Globe en Online  Kluwer Innolan Alure  MUIS Software  Quadrant  Reeleezee  Twinfield

4.1.2 Softwarepakket voor de basisgegevens, Arvum Accountants De HvA , locatie Fraijlemaborg, werkt ruim 16 jaar met het programma SAP. SAP wordt gebruikt voor lesdoeleinden, als leeromgeving. Hierin staan alle financiële gegevens van de afgelopen jaren van de fictieve bedrijven. Aangezien XBRL niet geïntegreerd is in SAP moet het virtuele accountantskantoor ook gebruik maken van XBRL-enabled software. Momenteel moet Arvum Accountants dus eerst zijn financiële gegevens exporteren uit SAP en importeren in Excel. Vervolgens de financiële gegevens in het juiste format zetten en importeren in XBRL-enabled software.

4.2

Rapportagesoftware

Rapportagesoftware zorgt ervoor dat, na de afsluiting van een kwartaal of jaar, de financiële cijfers geïmporteerd kunnen worden in een rapportgenerator. Vervolgens kan er een rapport gemaakt worden voor intern gebruik of voor de uitvragende partijen. De rapportagesoftwarepakketten die XBRL ondersteunen hebben de volgende eigenschappen:      

Jaarrekening t.b.v. de KvK op te vragen in XBRL; Kredietrapportage voor de banken op te vragen in XBRL; Koppeling met Digipoort; Koppeling met Bancaire Infrastructuur; Koppeling met een Serviceprovider; Retourberichten in administratie.

4.2.1 Rapportagesoftware, algemeen Op dit moment zijn er zeven rapportagesoftwareleveranciers die gebruik maken van XBRL. Zodra een jaarrekening in XBRL aangeleverd dient te worden bij de KvK of een kredietrapportage bij de bank, zal gebruik moeten worden gemaakt van software van één van deze zeven rapportagesoftwareleveranciers. Via een rapportgenerator dienen de financiële gegevens geïmporteerd te worden alvorens een jaarrekening in XBRL naar de KvK opgestuurd kan worden. In sommige gevallen is het ook mogelijk om het boekhoudpakket te koppelen aan de rapportagesoftware. In dat geval is het dan niet nodig om de gegevens te importeren. Nadat de financiële gegevens zijn geïmporteerd zullen deze gegevens gemapt moeten worden aan de taxonomie. Deze taxonomie zit al verwerkt in de rapportagesoftware. Op deze manier wordt als het ware de eigen grootboekrekening aan een grootboekrekening gekoppeld die volledig is gedefinieerd. De zeven rapportagesoftwareleveranciers op dit moment zijn:



16

      

Accountview Caseware Twinfield Pro Management UNIT 4 Reeleezee Exact Online

4.2.2 Rapportagesoftware, Arvum Accountants Zoals in het vorige hoofdstuk beschreven is, maakt het virtuele accountantskantoor gebruik van SAP voor de vaste gegevens. Aangezien SAP niet XBRL-enabled is, is het op dit moment niet mogelijk om de jaarrekening, kredietrapportages of andere rapportages in XBRL naar Digipoort te verzenden vanuit SAP. Arvum Accountants is genoodzaakt om gebruik te maken van rapportagesoftware dat wel XBRL-enabled is. Dit is de reden dat ook ProManagement is geïmplementeerd. ProManagement bestaat uit twee onderdelen. Het eerste onderdeel is PM-record en het tweede onderdeel is PMreport. Hieronder zullen beide onderdelen beschrijven worden. PM-record PM-record is een relatiebeheersysteem waarin alle gegevens geregistreerd staan. Zo staan de klanten die Arvum heeft hier geregistreerd met alle bijbehorende informatie zoals NAW gegevens, KvK-nummer, KvK-regio, inspectie, contactgegevens, aandeelhouders, dochterondernemingen en eventueel de werkzaamheden die verricht worden bij deze klant. Ook is het mogelijk om in PMrecord een volledige urenregistratie per werknemer bij te houden en deze vervolgens te factureren aan de klant. Naast de urenregistratie is het ook mogelijk om een digitaal dossier te creëren per klant waarin zaken zoals aktes, overeenkomsten, contracten, leveringvoorwaarden, Administratieve Organisatie (AO), beschrijvingen en dergelijke kunnen worden opgenomen. Buiten deze digitale vastlegging van gegevens heb je binnen PM-record ook de “Balance Base”. In de Balance Base staan alle financiële gegevens (saldibalansen). Deze financiële gegevens worden eenmalig gekoppeld (gemapt) aan een brugcode (zie bijlage). Daardoor kan vanuit de Balance Base op eenduidige wijze worden gerapporteerd. PM-report PM-report is de rapportgenerator van ProManagement en is conform de “Wet op de Jaarrekening” en de “Richtlijnen voor de Jaarrekening5”. Het mooie van PM-report is dat het gekoppeld kan worden aan de Balance Base van PM-record. Hierdoor is het onnodig om gegevens opnieuw in te voeren, mits alles juist ingelezen en gemapt is in de Balance Base. Met PM-report is het mogelijk om een jaarrekening op te stellen en vervolgens direct te deponeren bij de KvK. Niet alleen het opstellen van een jaarrekening is mogelijk met PM-report, maar ook tussentijdse rapportages. Daardoor blijft de informatie die verstrekt wordt altijd up-to-date.

5

De wet eist dat de jaarrekening een zodanig inzicht geeft dat een verantwoord oordeel kan worden gevormd over het vermogen en resultaat van een onderneming. De Raad voor de Jaarverslaggeving geeft inhoud aan deze normen



17

4.3

Fiscale aangiftesoftware

Fiscale aangiftesoftware is nodig om de aangifte Inkomstenbelasting en Vennootschapsbelasting in XBRL te doen. Niet elke fiscale aangiftesoftwareleverancier is in staat om op dit moment de VpB aangifte en IB aangifte in XBRL te doen maar gezien de verplichtstelling zullen de leveranciers toch gereed moeten zijn voor 1 januari 2013. Fiscale aangiftesoftwarepakketten hebben de volgende eigenschappen:    

Aangifte Vennootschapsbelasting en Inkomstenbelasting (mogelijk in XBRL). Verkorte winstaangifte (mogelijk in XBRL). Koppeling met Digioort. Koppeling met een Serviceprovider die vervolgens weer de berichten uitwisselt met Digipoort.

4.3.1 Fiscale aangiftesoftware, algemeen Op dit moment zijn er zes fiscale softwareleveranciers die het (in de nabije toekomst) mogelijk maken om de VpB aangifte en IB aangifte in XBRL aan te leveren bij Digipoort. Zoals gebruikelijk zal er ieder jaar een aangifte VpB gedaan moeten worden en een aangifte IB. Het enige verschil is dat het per 1 januari 2013 verplicht is in SBR te doen. Daarom zullen er een aantal maatregelen getroffen moeten worden. Ten eerste zal er bij de huidige fiscale aangiftesoftwareleverancier geïnformeerd moeten worden of het mogelijk is om deze aangiftes überhaupt in SBR te doen. Mocht dit niet het geval zijn zal er overgestapt moeten worden naar een andere fiscale aangiftesoftwareleverancier. Als dit geen reële optie is, kan er ook overwogen worden om het voortaan via de intermediair te laten doen. Als het huidige fiscale aangiftesoftwarepakket wel in staat is om de VPB-aangifte en de IBaangifte in SBR te genereren, zal er alsnog een PKI Overheid server certificaat nodig zijn om de uitwisseling met Digipoort tot stand te brengen. De zes fiscale aangiftesoftwareleveranciers die de aangifte VpB en aangifte IB (in de nabije toekomst) in XBRL kunnen doen zijn:      

UNIT 4 SDU belasting office Primaccount AFAS Profit Elsevier Fiscaal Kluwer

4.3.2 Fiscale aangiftesoftware, Arvum Accountants Arvum Accountants heeft momenteel AFAS Profit als fiscale aangiftesoftwareleverancier. Wel moet AFAS nog toegankelijk gemaakt worden voor de studenten om er aankomend semester mee te kunnen werken. Daar worden nu voorbereidingen voor getroffen. Na een gesprek op 5 juli j.l. bij AFAS in Leusden is gebleken dat AFAS Profit nog niet in staat is om de aangifte VpB en de aangifte IB in XBRL te genereren. AFAS verwacht dit met een update in augustus 2012 te realiseren. Dit geeft Arvum Accountants de ruimte om de Fiscale aangiftesoftware zo in te richten dat er kort na aanvang van het nieuwe semester in september direct gestart kan worden met de aangifte VpB.



18

4.4

Serviceproviders

Serviceproviders zijn externe partijen die als tussenschakel fungeren bij het uitwisselen van XBRL informatie met de uitvragende partijen. Serviceproviders beschikken vaak ook over een klantenportaal die het mogelijk maakt om XBRL informatie uit te wisselen tussen de klant en de intermediair.

4.4.1 Serviceproviders, algemeen Op dit moment zijn er zes Serviceproviders. De rapportage of aangifte die gemaakt is in XBRL in één van de XBRL-enabled softwarepakketten wordt uitgewisseld met de Serviceprovider die vervolgens het bericht via Digipoort of de BIV bij de juiste uitvragende partij aanlevert. Eenmaal aangeleverd zal het bericht gecontroleerd en gevalideerd worden. Eventueel wordt er retourinformatie teruggestuurd naar de Serviceprovider of het bronsysteem (softwarepakket waar het XBRL bericht is opgesteld). Het functionele van een klantenportaal dat geïntegreerd is bij de Serviceprovider is dat er een workflow ingesteld kan worden. Een workflow zorgt er voor dat de geautoriseerde personen een automatisch bericht krijgen zodra er een taak klaar staat. Zo kan er bijvoorbeeld ingesteld worden dat het hoofd van de financiële administratie een OB-aangifte moet aanleveren. Vervolgens krijgt de accountant een bericht dat er een OB-aangifte klaar staat om te controleren en wordt het bericht teruggestuurd naar het hoofd van de financiële administratie. Het hoofd van de financiële administratie krijgt dan weer een automatisch bericht dat de OB-aangifte gecontroleerd is (ongeacht goed- of afkeuring). Zodra de OB-aangifte goedgekeurd is door de accountant, kan het hoofd van de financiële administratie het bericht ondertekenen en de accountant machtigen om namens het bedrijf te handelen en wordt het XBRL -bericht verstuurd naar Digipoort. Mocht de accountant de OB-aangifte afkeuren heeft hij ook de mogelijkheid om aan te geven wat er fout is en zal het hoofd van de financiële administratie de OB-aangifte opnieuw moeten indienen. De zes serviceproviders die er op dit moment zijn:      

CreAim SBR-Portaal X-portal Pinkweb Mijn accountants portal Reeleezee



19

4.4.2 Serviceproviders, Arvum Accountants In het virtuele accountantskantoor wordt er gewerkt met het portaal van CreAim. Het portaal van CreAim zorgt niet alleen voor de communicatie tussen Arvum Accountants en de fictieve klanten, maar verzorgt ook de communicatie met Digipoort. Daardoor is het mogelijk om de aangiftes of jaarrekeningen via het klantenportaal aan te leveren aan de uitvragende partijen. Het inloggen bij het portaal van CreAim kan op drie verschillende manieren, namelijk:  Certificaat  eHerkenning  SMS-authenticatie De verschillen tussen deze drie inlogmogelijkheden zullen hieronder beschreven worden. Certificaat: Een certificaat is een bestand dat geïnstalleerd moet worden en vervolgens geïntegreerd wordt in de webbrowser. De beheerder van de digitale omgeving kan certificaten uitgeven en gebruikers autoriseren. Een certificaat is een soort digitaal paspoort. Ben ik wel diegene die ik zeg dat ik ben? Zodra er ingelogd wordt bij het portaal van CreAim en voor de keuze inloggen met een certificaat wordt gekozen, verschijnt er een pop-up waar het juiste certificaat geselecteerd kan worden. Indien het juiste certificaat is geselecteerd komt de gebruiker direct in het klantenportaal en verschijnen de openstaande taken. Het nadeel van een certificaat is dat het geïnstalleerd moet worden. De digitale omgeving Citrix waarvan gebruik wordt gemaakt bij de HvA, locatie Fraijlemaborg, is beveiligd. Hierdoor kunnen er geen bestanden worden geïnstalleerd en het is dan ook niet mogelijk om binnen Arvum Accountants te werken met certificaten. Daarom is er gekozen voor de optie eHerkenning. eHerkenning: eHerkenning is de sublieme oplossing voor het virtuele accountantskantoor, aangezien het werken met een certificaat niet mogelijk was. eHerkenning is een onafhankelijk authenticatiemiddel waarbij er geen bestand geïnstalleerd hoeft te worden om er gebruik van te maken. Zoals in het tweede hoofdstuk te lezen is, maken we binnen het virtuele kantoor gebruik van eHerkenning niveau 2. eHerkenning is niet alleen te gebruiken om in te loggen bij het portaal van CreAim maar kan ook gebruikt worden om in te loggen bij websites van overheidsdiensten om bijvoorbeeld een VOG aanvraag in te dienen of een subsidie aan te vragen. SMS-authenticatie De SMS authenticatie is vergelijkbaar met eHerkenning niveau 2. Deze functie is van CreAim zelf. De manier van inloggen is ook hetzelfde. In tegenstelling tot eHerkenning kan SMS-authenticatie alleen gebruikt worden voor het inloggen bij het klantenportaal van CreAim.



20

Eenmaal ingelogd staan de taken die gedaan moeten worden direct in het beginscherm. Dit is mogelijk gemaakt door een zogenaamde “workflow”. De beheerder kan instellen wie verantwoordelijk is voor een taak. Dit kan een taak zijn om een bepaalde aangifte of deponeringsstukken op te stellen, een bepaalde aangifte of deponeringsstuk te controleren of een bepaalde aangifte of deponeringsstuk te ondertekenen. Vooral de laatste taak is een belangrijke taak. Hierdoor zullen de accountants beter samenwerken met de klant. De klant zal nu in het klantenportaal de aangifte of deponeringsstuk ondertekenen en tevens de intermediair machtigen om het bericht aan te leveren bij de Belastingdienst of Kamer van Koophandel. Nu doen accountants nog wel eens werkzaamheden zonder dat ze officieel gemachtigd zijn door de belastingplichtige. Door middel van een klantenportaal zal dit allemaal veranderen. Zodra een taak eenmaal voltooid is, verdwijnt deze in het archief. Daardoor worden alle documenten die verstuurd en ontvangen zijn, van en naar digipoort, digitaal gearchiveerd. Deze digitale archivering zorgt er voor dat de papieren ‘rompslomp’ niet meer nodig is.



21

4.5

Implementatie SBR

De implementatie van SBR kan op verschillende manieren benaderd worden. Enerzijds alleen de noodzakelijke benodigdheden om in SBR aan te kunnen leveren. Anderzijds een volledige implementatie zodat er zo weinig mogelijk veranderingen in de toekomst nodig zijn. Beide situaties zullen hieronder beschreven worden.

4.5.1 Minimale implementatie Er kan gekozen worden om een minimale implementatie te doen van SBR. Dit houdt in dat er alleen voorbereidingen worden getroffen voor 1-1-2013. Er zal dan gebruikt gemaakt worden van een fiscaal softwarepakket (bijvoorbeeld AFAS) tenzij er al beschikt wordt over een uitgebreid boekhoudpakket (bijvoorbeeld Reeleezee). Hiermee is het mogelijk om de aangifte IB en VpB in SBR te doen. Vervolgens zal er beschikt moeten worden over een PKIoverheid services certificaat. Dankzij een PKIoverheid services certificaat is het mogelijk om SBR berichten rechtstreeks aan te leveren bij Digipoort. Daarnaast kan een PKIoverheid services certificaat gebruikt worden om de SBA’s (Service Bericht Aanslag, voormalige EKA’s) te ontvangen. Ook zullen er machtigingen moeten worden aangevraagd om deze SBA’s te kunnen ontvangen. Deze machtigingen dienen te gebeuren vanuit het Fiscale aangiftepakket. Nadelig van de minimale implementatie is dat er in 2014 weer een installatie of implementatie moet plaatsvinden. Vandaar dat mijn voorkeur uit zou gaan naar een volledige implementatie van SBR.

4.5.2 Volledige implementatie van SBR. Naast de minimale implementatie van SBR kan er ook gekozen worden voor een volledige implementatie van SBR. Dit impliceert dat er niet alleen voorbereidingen worden getroffen voor 1-12013 maar ook voor de komende jaren. In dit geval zal er naast de fiscale aangiftesoftware en het PKIoverheid services certificaat ook beschikt moeten worden of een rapportgenerator, een boekhoudpakket dat XBRL-enabled is, eHerkenning , klantenportaal en eventueel een PKIoverheid beroepscertificaat. Ondanks dat de overige aangiften en het opstellen en versturen van de jaarrekening in SBR pas in 2014 en 2015 zal geschieden, is het mogelijk dat een volledige implementatie toch voordelen biedt. Zo kunnen de machtigingen alvast geregistreerd worden in het klantenportaal en leert de klant alvast omgaan met deze digitale manier van uitwisselen en accorderen van gegevens. Daarnaast is het mogelijk om in 2013 tests uit te voeren met de jaarrekening in SBR om zo goed voorbereid 2014 in te gaan. Ook gaat eHerkenning een steeds grotere rol spelen. Zoals particulieren DigiD gebruiken om zichzelf digitaal te identificeren en zaken te doen met overheid dienstverleners, kunnen ondernemingen en bedrijven dat nu ook doen. Zo zal bijvoorbeeld de VOG-aanvraag, subsidie aanvragen, vergunning aanvragen en vele andere zaken nu digitaal verlopen6. Ook is het in sommige gevallen mogelijk om met het eHerkenningsmiddel in te loggen bij uw klantenportaal.

6

Demo eHerkenning



22

Als laatste punt kan er ook overwogen worden om een PKIoverheid beroepscertificaat (voor RA/AA, notarissen en gerechtsdeurwaarders) aan te schaffen. Met zo’n beroepscertificaat kunnen RA/AA jaarrekeningen digitaal ondertekenen en kunnen notarissen stukken aanleveren bij het kadaster. Aangezien de jaarrekening nog niet verplicht is in 2013 kan een PKIoverheid beroepscertificaat ook op een later tijdstip aangeschaft worden. Wel kan nu al de PKIoverheid beroepscertificaat gebruikt worden om PDF bestanden te ondertekenen (en te koppelen aan het certificaat). Op dit moment hebben alleen de NBA (ondertekening van de samenstelverklaring bij kredietrapportages) en het HOI instituut voor media en Auditing (ondertekenen van de controleverklaring bij jaaroplage cijfers) het PKIoverheid beroepscertificaat verplicht gesteld. Dus zodra er gewerkt wordt met een van deze verklaringen, is het aanschaffen van een PKIoverheid beroepscertificaat noodzakelijk. Ondanks nog niet alle aspecten nodig zijn op dit moment, is het toch handig om er over te beschikken. Nu is het moment om allerlei tests uit te voeren. Als er pas getest wordt op moment van verplichtstelling is het wellicht te laat. Ook worden de klanten, zodra SBR volledig wordt geïmplementeerd, wegwijs in dit digitale proces. Op deze manier is een intermediair of onderneming goed voorbereid op de toekomst en zullen de verschillen minder groot zijn van de verplichtstellingen die komen in 2014 en 2015.



23

5.

Mogelijke ontwikkelingen voor het virtuele accountantskantoor

Ondanks dat het virtuele kantoor inmiddels over eHerkenning, rapportagesoftware en een klantenportaal beschikt om SBR berichten op te stellen en aan te leveren, zijn er nog steeds een aantal onderdelen interessant om te implementeren zodat de student met nog meer kennis en ervaring het beroepsleven in gaat. Daarom staat de toekomst en de eventuele mogelijkheden van het virtuele kantoor centraal in dit hoofdstuk. Er zal in dit hoofdstuk onderscheid gemaakt worden tussen technische ontwikkelingen binnen het virtuele accountantskantoor en ontwikkelingen van het virtuele accountantskantoor zelf.

5.1

Technische ontwikkelingen binnen het virtuele accountantskantoor

Implementatie van fiscale aangiftesoftware: Zoals eerder beschreven wordt het doen van de opgave vennootschaps- en inkomstenbelastingaangifte verplicht gesteld per 1 januari 2013. Het is daarom ook van uiterst belang dat het virtuele accountantskantoor wordt uitgerust met fiscale software. Instant Reporting is momenteel bezig om AFAS profit te implementeren voor de student met als deadline 1 september 2012. Deze deadline is gesteld zodat de studenten van aankomend semester er mee moeten kunnen werken. In AFAS profit zal onder andere de twee aangiftes die in SBR verplichtgesteld gaan worden, opgesteld kunnen worden. Kredietrapportages: De HvA, locatie Fraijlemaborg, beschikt over een virtuele bank (Bank Fehrman Polak). Het zou zeer interessant zijn als de overige vier fictieve bedrijven aan het eind van het semester een kredietrapportage kunnen opstellen en aanleveren bij deze virtuele bank. Tevens zorgt het implementeren van kredietrapportages in SBR binnen het virtuele kantoor wederom voor een betere voorbereiding van de student op de praktijk. Ondertekenen van de SBR accountantsverklaring: In hoofdstuk 3 staat dat de NBA met een conceptoplossing komt voor het ondertekenen van de SBR accountantsverklaring. In het artikel7 staat dat de NBA deze oplossing per januari 2013 in gebruik wil hebben. Mocht de NBA zich inderdaad aan deze deadline houden, is het wellicht ook een optie om de SBR accountantsverklaring te implementeren binnen het virtuele accountantskantoor. Aangezien een aantal (dan wel niet alle) fictieve bedrijven onder een middelgrote onderneming vallen, zal er in theorie ook een accountantsverklaring moeten afgegeven worden. Vandaar dat dit een uitmuntende toevoeging kan zijn voor het virtuele kantoor. Webservice-koppelingen tussen de applicaties en klantenportaal: De HvA, locatie Fraijlemaborg, maakt ruim 16 jaar gebruik van SAP. In hoofdstuk 4.1.2. staat dat SAP niet XBRL-enabled is. Desondanks zal SAP toch in het curriculum blijven ter behoeve van kennis over ERP systemen. Zolang SAP niet vervangen wordt, blijven de exports naar Excel en de nodige handmatige formaatwijzigingen noodzakelijk. Webservice-koppelingen zijn daar een mogelijke oplossing voor. De gebruiker dient dan alleen het bestand te exporten waarna het klantenportaal vervolgens automatisch naar het bestand zoekt en toevoegt in het klantenportaal. Hierdoor zijn wellicht de handmatige handelingen niet meer nodig.

7

http://www.accountant.nl/Accountant/Nieuws/NBA+komt+met+aanpak+voor+SBR-verklaringen.aspx



24

PKI overheid services certificaat: Zoals in hoofdstuk 4.3 beschreven wordt is voor het uitwisselen van de aangifte VpB en aangifte IB in SBR met Digipoort een PKI overheid services certificaat nodig. Aangezien Arvum Accountants de realiteit wilt evenaren, zal ook Arvum Accountants wellicht een PKI overheid services certificaat moeten aanschaffen. Kennisdelen met het MKB: Zodra alle kinderziektes uit de processen zijn gehaald en SBR optimaal werkt binnen het virtuele accountantskantoor, zou de volgende stap kunnen zijn om de opgedane kennis te delen met de MKBbedrijven die op het punt staan SBR binnen hun organisatie te implementeren. Hierdoor zal er een kennisstroom ontstaan met het virtuele accountantskantoor enerzijds en de beroepspraktijk anderzijds.

5.2

Ontwikkelingen van het virtuele accountantskantoor zelf

Doordat het virtuele accountantskantoor geïmplementeerd is met rapportagesoftware, een klantenportaal en eHerkenning, binnen de HvA, locatie Fraijlemaborg, zullen vooral de studenten op deze locatie de grootste kennisvoorsprong behalen. De HvA, locatie Fraijlemaborg, is op dit moment de enige hogeschool die SBR heeft opgenomen binnen het curriculum van Accountancy. Het werken met SBR en het virtuele kantoor zal de student voorbereiden op de beroepspraktijk. Gezien het feit dat de vennootschaps- en inkomstenbelastingaangifte vanaf 1 januari 2013 verplicht gesteld gaat worden, zullen vooral de studenten die nu kennis en ervaring opdoen op het gebied van SBR de grootste voordelen hebben. De student kan zich profileren te opzichte van zijn medestudenten die geen ervaring hebben op het gebied van SBR. Daardoor zal de kans op een baan, in dit vakgebied, toenemen. Naast locatie Fraijlemaborg is het wellicht een mooie ambitie om ook de andere locaties van het Domein Economie en management (Leeuwenburg en Wenckebachweg) te laten deelnemen aan het virtuele accountantskantoor. Helemaal als AFAS Profit volledig is geïmplementeerd en er webservicekoppelingen met het klantenportaal tot stand gebracht zijn kunnen ook eventueel de boekhoudpakketten, rapportgenerators en fiscale aangiftesoftware van de andere locaties van Domein Economie en Management gekoppeld worden aan het klantenportaal van het virtuele accountantskantoor. Hierdoor krijgen niet alleen de studenten van locatie Fraijlemaborg een voorsprong op het gebied van SBR maar ook de studenten van andere locaties. Tot op heden is de HvA, locatie Fraijlemaborg, voorloper op dit gebied. De HvA is de enige hogeschool die op dit moment met een uniek virtueel accountantskantoor werkt. Uiteindelijk zou naast het Domein Economie en Management ook andere hogescholen kunnen deelnemen aan het virtuele accountantskantoor. Het is weliswaar een ambitieuze doelstelling maar in theorie moet het haalbaar zijn. SBR is een feit en hogescholen zullen daar op moeten anticiperen. Accountancystudenten (en wellicht ook Fiscale Economie studenten) zullen in de praktijk werken met SBR. Het is daarom ook van essentieel belang dat dit behandeld wordt tijdens de opleiding. Dat maakt Arvum Accountants, het virtuele accountantskantoor een mooi initiatief om daar zorg voor te dragen.



25

Op dit moment maken met name de vierdejaars accountancystudenten gebruik van het virtuele accountantskantoor. Naast studenten zou het virtuele accountantskantoor ook gebruikt kunnen worden voor het verschaffen van kennis aan MKB-bedrijven die op het punt staan om SBR te implementeren binnen hun onderneming. Wellicht zou het virtuele kantoor cursussen en trainingen kunnen verzorgen in de tijd dat SBR gefaseerd ingevoerd wordt. Wel ben ik van mening dat het delen van kennis op het gebied van SBR met MKB-bedrijven vooral nu belangrijk is. Aangezien de eerste twee aangiftestromen al over iets minder dan vijf maanden verplicht zijn, zullen de grootste verandering de aankomende tijd optreden. Daarentegen zijn in 2015/2016 alle fases (mits er geen complicaties optreden) doorlopen. Alle intermediairs moeten dan volledig over zijn op SBR. Op dat moment zal de kennis bij de meeste MKB-bedrijven groter zijn dan bij het virtuele accountantskantoor. Daarom zal, in mijn optiek, de kennisuitwisseling met MKBbedrijven op den duur minder worden maar zal de kennisuitwisseling met studenten voortbestaan.



26

6.

Conclusie

In dit hoofdstuk zullen een aantal punten besproken worden die betrekking hebben op de hoofdvraag: ”Hoe kan een virtueel accountantskantoor zodanig worden ingericht zodat gebruikers kennis en ervaring opdoen het gebied van SBR?” Arvum Accountants, het virtuele accountants kantoor kan op twee verschillende manieren worden ingericht om gebruikers kennis en ervaring op te laten doen op het gebied van SBR. De eerste manier is om gefaseerd te werk te gaan en voornamelijk richten op het korte termijn. Dit betekend dat alleen de fiscale aangiftesoftware (AFAS) gerealiseerd wordt voor 1 januari 2013. AFAS in combinatie met het klantenportaal zorgt er voor dat het virtuele accountantskantoor de aangifte IB en VPB in SBR kan aanleveren bij de belastingdienst. Hierdoor zal het virtuele accountantskantoor aan de minimale vereisten voldoen en klaar zijn voor de verplichtstelling van de aangifte IB en VpB in SBR per 1 januari 2013. Op deze manier zullen de gebruikers van het virtuele accountantskantoor alleen kennis en ervaring opdoen die per 1 januari 2013 noodzakelijk is. Dit betekent ook dat het virtuele accountantskantoor in 2013 wederom veranderingen zal moeten doorvoeren om aan de verplichtstelling per 1 januari 2014 te voldoen. De tweede manier is om SBR volledig te implementeren en te richten op het langere termijn. Aangezien het virtuele accountantskantoor op dit moment al is ingericht met rapportagesoftware dat SBR ondersteunt, zou het onlogisch zijn om deze kennis achterwege te laten. Ondanks dat het jaarverslag in SBR pas vanaf 1 januari 2014 voor kleine ondernemingen verplichtgesteld wordt, zouden de gebruikers van het virtuele accountantskantoor nu al kennis en ervaring kunnen opdoen op het gebied van rapportagesoftware in SBR. De rapportage software in combinatie met fiscale aangiftesoftware (AFAS) en de huidige middelen zoals het klantenportaal, eHerkenning en het softwarepakket voor de vaste gegevens, zorgen er voor dat de gebruikers die nu werken met het virtuele accountantskantoor qua kennis en ervaring voorlopen op de verplichtstellingen van de overheid. Daarnaast wordt er door het werken met een breed scala van verschillende software een bredere kennis gecreëerd en wordt de focus niet gelegd op een specifiek onderdeel (bijvoorbeeld aangifte VpB). Mijn aanbeveling zou daarom ook zijn om voor optie twee te kiezen, mits dat ook binnen het budget past. De eerste reden is de bredere kennis en ervaring die opgedaan wordt door de gebruikers en het zich richt op het langere termijn. Naast de bredere kennis die opgedaan wordt zullen ook de veranderingen met de aankomende jaren minder groot zijn. Het zal dan alleen een kwestie van ‘fine tune’ zijn. Het is namelijk nog niet mogelijk om overal op voorbereid te zijn. Een voorbeeld hiervan is het ondertekenen van de accountantsverklaring voor midden en grote bedrijven in SBR. Het NBA verwacht hier in januari 2013 met een oplossing voor te komen. Het is dus onmogelijk om het virtuele accountantskantoor hier nu al mee in te richten. Een andere reden is dat uiteindelijk alle stromen over moeten gaan op SBR. Waarom dan uitstellen? Waarschijnlijk zal nu de focus gaan liggen op aangifte IB en VpB, vervolgens in 2013 zal de focus liggen op de aangifte OB, ICP en de jaarrekening voor kleine ondernemingen en in 2014 de jaarrekening voor de midden en grote ondernemingen, overige aangiftes en de informatiestromen voor het CBS. Dus waarom niet gelijk kennis en ervaring opdoen voor alle stromen.



27

Wel adviseer ik om nog eens na te denken over de software die gebruikt wordt voor de vaste gegevens. Momenteel wordt er SAP gebruik dat niet XBRL-enabled is. Zoals eerder gezegd zijn webservice-koppelingen daar wellicht een oplossing voor. Maar aangezien de Hogeschool van Amsterdam, locatie Fraijlemaborg ook gebruik maakt van Exact, dat wel XBRL-enabled is, lijkt mij dit een beter softwarepakket voor de vaste gegevens. Daarnaast bestaat er al een koppeling tussen Exact en het klantenportaal dus ook de gegevens uitwisseling tussen het softwarepakket en het klantenportaal zal efficiënter verlopen.



28

Begrippenlijst8 AuSP afkorting van: Autorisatie Service Provider Een extern machtigingenregister waar de machtigingsrelatie tussen een intermediair en zijn klant is vastgelegd. Zie ook Autorisatie. Authenticatie Authenticatie is het proces waarbij een persoon, een computer of applicatie nagaat of een gebruiker, een andere computer of applicatie daadwerkelijk is wie hij beweert te zijn. Bij de authenticatie wordt gecontroleerd of een opgegeven bewijs van identiteit overeenkomt met echtheidskenmerken, bijvoorbeeld het in het systeem geregistreerde bewijs. Autorisatie Bij elke gegevensuitwisseling middels een tussenpersoon, moet duidelijk zijn of de aanleveraar (intermediair) gemachtigd is om gegevens namens haar klant bij de uitvragende partij (overheden of marktpartijen) aan te leveren. Deze machtigingsrelatie tussen de intermediair en de klant is vastgelegd in een autorisatieregister bij de Autorisatie Service Provider ( AuSP ). Bapi afkorting van: Belastingdienst Advanced Program Integration Ondernemers en intermediairs gebruiken dit kanaal om aangiften en opgaven te versturen naar de Belastingdienst. Dit kanaal wordt ook wel het BAPI-kanaal of het kleineberichtenkanaal genoemd. BIV afkorting van: Bancaire Infrastructurele Voorzieningen . De banken hebben een gezamenlijk aanleverpunt (de ' BIV ') ontwikkeld, die sinds april 2010 operationeel is.Vanuit deze hub worden de gegevens vervolgens betrouwbaar en veilig doorgegeven aan één of meer bank(en). De ondernemer bepaalt naar welke bank(en) de informatie wordt toegestuurd. De BIV heeft daarmee dezelfde functie als de Digipoort maar dan voor banken. CSP afkorting van: Certification Service Provider (Certificatiedienstverlener) Een natuurlijke of rechtspersoon die certificaten afgeeft of andere diensten in verband met elektronische handtekeningen verleent (definitie uit Wet Elektronische Handtekeningen). In het kader van PKI Overheid kan de CSP ook diensten verlenen in verband met identiteit en vertrouwelijkheid. Een CSP heeft als functie het verstrekken en beheren van certificaten en sleutelinformatie, met inbegrip van de hiervoor voorziene dragers (bijvoorbeeld smartcards). De CSP draagt de eindverantwoordelijkheid voor het leveren van de certificatiediensten, daarbij maakt het niet uit of de CSP de feitelijke werkzaamheden zelf uitvoert of deze uitbesteedt aan anderen. Het is bijvoorbeeld niet ondenkbaar dat een CSP de CA-functie en/of de RA-functie uitbesteedt.

8

http://www.sbr-nl.nl/wat-is-sbr/begrippenlijst/



29

Digipoort Digipoort is de veilige digitale lijn voor de ontvangst, verwerking en aflevering van elektronische berichten die ondernemers of hun intermediairs naar verschillende overheidsorganisaties verzenden (en vice versa). Digipoort wordt gebruikt voor verschillende rapportagestromen (ook niet- SBR ) en maakt gebruik van zogenaamde koppelvlakken. EKA afkorting van: Elektronische Kopie Aanslag De Elektronische Kopie Aanslag is een bericht dat de Belastingdienst beschikbaar stelt via het Bapi kanaal. Eind 2011 is een opvolgende berichtstroom geïntroduceerd: het Service Bericht Aanslag voor de Inkomstenbelasting, Vennootschapsbelasting en Zorgverzekeringswet. Intermediair Dienstverlenende tussenpersoon (accountant, boekhouder, administratiekantoor, belastingadviseur of fiscalist) die het open samenstellen van financiële rapportages verzorgt voor rapportageplichtige ondernemers. OTP afkorting van: Overheidstransactiepoort De Overheidstransactiepoort (OTP) is de oude naam van Digipoort. PKI afkorting van: Public Key Infrastructure Een samenstel van architectuur, techniek, organisatie, procedures en regels, gebaseerd op public key cryptografie. Met als doel het mogelijk maken van betrouwbare elektronische communicatie en betrouwbare elektronische dienstverlening. SBA afkorting van: Service Bericht Aanslag De SBA is een berichtstroom in de Nederlandse Taxonomie. Het Service Bericht Aanslag voor de Inkomstenbelasting, Vennootschapsbelasting en Zorgverzekeringswet is de opvolger van de Elektronische Kopie Aanslag die de Belastingdienst beschikbaar stelt via het Bapi -kanaal. SSO afkorting van: Single Sign-On Een procedure waarbij slechts één authenticatie per sessie nodig is, waardoor het niet nodig is dat eindgebruikers zich binnen een sessie voor meerdere applicaties moeten authenticeren. Uitvragende partij Een rapportagevragende partij die rapportages volgens de SBR methodiek vraagt, ontvangt en verwerkt. (Belastingdienst, Kamer van Koophandel, Centraal bureau voor de Statistiek en de aangesloten banken



30

Literatuurlijst Boeken: - Hoffman, C., L.A. Watson (2009). XBRL for dummies. New York Wiley Publishing, Inc. - Gerritsen, S. (2006) schrijfgids voor economen, derde, herziene druk. Bussum - Syllabus Instant Reporting studiejaar 2010/2011

Websites: - www.nba.nl - www.accountant.nl - www.softwarepakketten.nl - www.dexbrlsite.nl - www.sbr-nl.nl - www.logius.nl - www.eherkenning.nl - www.belastingdiens.nl - www.kamervankoophandel.nl - www.accountant.nl - www.afas.nl - www.promanagement.nl - www.creaim.nl - www.rapportageportaal.nl - www.reeleezee.nl



31

Bijlage SAP en Promanagement:

1. Saldibalans exporteren uit SAP: In dit hoofdstuk zal beschreven staan welke handelingen er nodig zijn om een export te maken van een Saldibalans uit SAP. Log in bij SAP BPS met uw login en wachtwoord. Om bij de saldibalans te komen dient u het volgende pad te kiezen: SAP menufinancial accountinggeneral ledgerinformation systemsgeneral ledger reportsaccount balancesgeneralG/L account balancesG/L Account Balances (1)

Figuur 1



32

Dubbelklik op G/L account Balances en het volgende scherm verschijnt:

Figuur 2

Vul het fiscale jaar in waar u de Saldibalans van wilt hebben (2). Klik vervolgens op genereren (3).

U heeft nu de Saldibalans gegenereerd. Om vervolgens de Saldibalans te exporteren gaat u naar SystemListsavelocal file. (4)

Figuur 3

De volgende pop up zal verschijnen:



33

Figuur 4

U selecteert dat het gaat om een spreadsheet (5) en vervolgens klikt u op accorderen. (6)

Figuur 5

U wordt nu gevraagd om de gewenste map te selecteren waar u de export wilt opslaan. Geef het bestand de gewenste naam (7). Geef aan dat het gaat om een ‘ EXCEL Files (*.XLS)’ (8) en klik vervolgens op ‘Save’ (9).



34

De laatste pop up zal verschijnen. Controleer of u de gewenste map geselecteerd heeft (10). Controleer ook of u het bestand de gewenste naam gegeven heeft (11). Zodra alles naar wens is klikt u op ‘Generate’ (12) en de export is afgerond.

Figuur 6

Let op! Aangezien ook het vaarafgaande jaar geïmporteerd moet worden in ProManagement,dient u de voorgaande stappen opnieuw te doen. Alle handelingen blijven hetzelfde alleen bij (2) dient u het voorafgaande jaar in te vullen. Als het goed is heeft u nu twee jaren geëxporteerd.



35

2. De export in het juiste ‘format’ zetten: In dit hoofdstuk zal beschreven staan hoe u ge geëxporteerde saldibalansen in een juiste format kan zetten, zodat u dit bestand vervolgens kan importeren in ProManagement. Open de export van het voorafgaande jaar. Als u de export van het voorafgaande jaar opent, ziet het er als volgt uit:

Figuur 7

U heeft niet alle gegevens nodig. Het gaat om de rekeningnummers (1), de omschrijvingen (2) en de ‘Accumulated balance’ (3). Verwijder alle overige gegevens of open een nieuw bestand zodat u alleen nog de benodigde gegevens heeft. Vervolgens voegt u ook de ‘accumulated balance’ van het huidige jaar toe. Let op! Het kan voorkomen dat er grootboekrekeningen in het voorafgaande jaar staan maar die in het huidige jaar zijn opgeheven of andersom. Controleer dit daarom ook zorgvuldig! Mocht dit het geval zijn (zoals in figuur 8, rekeningnummer 72600 Discount recieved of in figuur 9, rekeningnummer 809002 Boeten VMI en ) dient u ook het rekeningnummer, omschrijving en bedrag in het totaaloverzicht te zetten en het afwijkende jaar (waarin de grootboekrekening nog niet bestond of opgeheven is) op 0 te stellen. Mocht u dit niet doen zal er een verschil optreden in het saldo.



36

De juiste format (totaaloverzicht) die gehanteerd dient te worden om de export file te kunnen importeren in ProManagement ziet er als volgt uit:

Figuur 8

U dient alleen de eerste vier kolommen te gebruiken. In kolom A dient u de rekeningnummers in te vullen (4). In kolom B de omschrijvingen (5). In kolom C de ‘accumulated balance’ van het voorafgaande jaar (6) en in kolom D de ‘accumulated balance’ van het huidige jaar (7). Let op! Rij 1 (8) wordt door ProManagement niet meegenomen. U dient daarom ook deze rij leeg te laten of gegevens in te vullen die niet relevant zijn voor de Saldibalans. Tip: Selecteer alle bedragen (9) en controleer vervolgens of de Sum 0,00 is (10). Zodra dit het geval is weet u dat er geen verschillen in de saldibalansen zit.

Figuur 9



37

3. Importeren in de Balance Base van ProManagement In dit hoofdstuk zal worden beschreven welke handelingen er nodig zijn om de Saldibalansen die u zojuist in de juiste format heeft gezet, kunt importen in de Balance Base van Promanagement. Allereerst zal er aangegeven moeten worden wel jaar/maand het betreft (1). Vervolgens moet er op importeren geklikt worden (2) en zal er een pop-up venster verschijnen. Hier kan de SAP export toegevoegd worden en vervolgens bevestigd.

Figuur 10



38

Figuur 11

Nadat de financiële gegevens geïmporteerd zijn, zal er gemapt moeten worden. De grootboekrekeningen (rekeningnummer (3)) worden gemapt aan de brugcodes (4) van de taxonomie die geïntegreerd is in Pro Management. Dit is een eenmalig proces tenzij er bij de volgende import nieuwe grootboekrekeningen zijn bijgekomen. Zodra er een grootboekrekening wordt weggelaten of bij beide saldibalansen is het bedrag € 0,- zal Pro Management deze grootboekrekening overslaan. Nadat alle grootboekrekeningen gemapt zijn, zullen de cijfers die geïmporteerd zijn zichtbaar worden in Pro Management. Het is niet noodzakelijk dat de grootboekrekening (5) dezelfde code heeft als de brugcode (6). Zoals in figuur 2 te zien is, is vanaf ‘inventaris’ geen code hetzelfde. Het gaat om de koppeling die gemaakt is met de taxonomie. Bij (7) wordt er onderscheid gemaakt tussen B (balans) en V (verlies en winst rekening). Hierdoor kan je al snel zien of er aan de juiste rubriek gekoppeld is. Het saldo (8) moet altijd 0,00 zijn. Zodra hier een verschil in zit klopt het bestand dat je geïmporteerd hebt niet of is de boekhouding niet in orde. Er zal dan ook gelijk een foutmelding verschijnen die eerst opgelost dient te worden. Zodra het saldo dan op 0,00 uitkomt kan door middel van het resultaat (9) gecontroleerd worden of er juist is gekoppeld. Dit getal dient daarom ook overeen te komen met resultaat die in de boekhouding staat.



39

Mochten er nog eventueel voorafgaande journaalposten gedaan moeten worden kan daar de knop VJP voor gebruikt worden. Er verschijnt dan een pop-up waarin de journaalpost gedaan kan worden.

Figuur 12

Mocht je tijdens deze procedures er achter komen dat je een specifieke grootboekrekening verkeerd gemapt hebt, kan je in de brugcode overzicht (11) de juiste brugcode opzoeken. Dit werkt over het algemeen prettiger dan met de automatische pop-up omdat je daar alleen een drop-down menu hebt waar je alleen op brugcode kan selecteren en niet op omschrijving. Daardoor is het vinden van de juiste brugcode nog wel eens lastig. Zodra je de juiste brugcode gevonden hebt moet je bij rekeningnummer (12) de grootboekrekening aangeven die in je boekhouding staat en vervolgens bij brugcode (13) de juiste brugcode invullen. Als dit eenmaal gedaan is zal er alleen nog op bewaren (14) geklikt moeten worden en de verkeerde kmapping is zojuist omgezet naar de juiste mapping.

Figuur 13 Accountants, het virtuele accountantskantoor Arvum


40

Klantenportaal: 1. Gebruiker toevoegen: Om een gebruiker toe te voegen, dient u eerst zelf ingelogd te zijn op het beheerdersaccount van het klantenportaal. Zodra u eenmaal ingelogd bent gaat u naar Beheer  Gebruikers. Eenmaal daar aangekomen kunt u linksboven bij “organisatie” aangeven bij welke organisatie u een gebruiker wilt toevoegen (bijvoorbeeld: Voorbeeld onderneming 2) (1).

Figuur 14

Nadat u de juiste organisatie geselecteerd hebt klikt u op toevoegen (2). Er verschijnt een pop-up met details die u dient in te vullen. Zoals gebruikelijk zijn de velden aangegeven met een * verplicht. Alle overige velden zijn optioneel. Ook is het belangrijk om bij “taal” aan te geven welke taal de gebruiker spreekt. Zodra er Engels of Duits wordt ingevuld door u, zal ook de mail en de gebruikers interface in de desbetreffende taal zijn. Zodra u alle gegevens heeft ingevuld, vinkt u de onderneming achter “autoriseren” aan (3) en eventueel ook de optie “Onderliggende organisaties” (4) N.B. Het aanvinken van “onderliggende organisaties” zal in principe niet nodig zijn omdat de fictieve klanten (Sjemee, Phonne etc.) geen onderliggende organisaties hebben op dit moment maar mocht dit ooit in de toekomst veranderen, is deze optie wel relevant.

Figuur 15

Nadat alles is ingevuld en aangevinkt, klikt u op “Bewaren” (5) en de gebruiker is aangemaakt.



41

Zodra u een gebruiker heeft aangemaakt zal de gebruiker ook nog een authenticatiemiddel moeten krijgen. Deze kunt u verstrekken door naar het tweede tabblad te gaan, genaamd “Authenticatie” ⁶.

Figuur 16

In eerste instantie was het de bedoeling om de gebruiker toegang te geven door middel van een certificaat (7). Uiteindelijk hebben we gekozen voor eHerkenning (8). Als u wat wilt testen is het het makkelijkste om een certificaat aan te maken. De studenten zullen gebruik moeten maken van eHerkenning. Vandaar dat hieronder beide opties beschreven staan. Let op: Er kunnen geen certificaten geïnstalleerd worden op een studentenaccount (HvA-login). Om een certificaat te installeren zal of een eigen PC / Laptop gebruikt moeten worden of een medewerkers account van de HvA. 2 eHerkenning aanvragen Aan het begin van een nieuw semester zal er eHerkenning aangevraagd moeten worden voor de studenten die met het klantenportaal van Creaim gaan werken. Dit zullen de studenten zijn van Arvum Accountants (4 accountancy studenten) en de klanten (studenten die SAP practicum volgen). Inventariseer welke studenten er precies toegang nodig hebben tot het klantenportaal van CreAim en vraag de volgende gegevens uit:  Naam  E-mail  Mobiel nummer  Voor welk bedrijf de desbetreffende student werkt Zodra je deze gegevens hebt kan je eHerkenning gaan aanvragen. Dat zal op de volgende manier gaan. Ga naar het tabblad “Authenticatie” van de desbetreffende gebruiker en klik op aanvragen ((8) figuur 3). Er verschijnt dan:” Wat is de strekking van de aanvraag?”. Vinkt u dan aan dat het gaat om een nieuwe aanvraag(1) en klik op verder(2).



42

Figuur 17

Nadat u op verder heeft geklikt, ziet u het volgende scherm:

Figuur 18

De punten (3) (5) en (6) zullen waarschijnlijk al automatisch ingevuld worden. Bij (3) komt als het goed is de naam van de organisatie (Phonee, Sjemee etc). Mocht dit niet het geval zijn vul deze dan handmatig in. Bij punt (4) hebben we met CreAim afgesproken dat we voor het KvK-nummer “12345678” hanteren en voor het KvK-verstigingsnummer “0000”. Aangezien we werken met fictieve bedrijven zijn er geen officiële nummers aanwezig. Punt (5) wordt waarschijnlijk ook al automatisch ingevuld. Controleer deze gegevens wel even voor de zekerheid. Bij punt (6) zullen de gegevens van de gebruiker automatisch ingevuld worden. Deze gegevens zullen omgezet moeten worden naar de gegevens van de heer van Aken. Zodra de gegevens zijn omgezet klikt u op verder. Bij de volgende stap wordt u gevraagd:” Bent u als wettelijke vertegenwoordiger ook gebruiker van het authenticatiemiddel?”. Vult u dan nee in (7). Daarna verschijnen er tekstbalken om de gegevens van de gebruiker in te vullen (8). Zodra u ook deze gegevens heeft ingevuld klikt u op verder.

Figuur 19



43

U bent aangekomen bij de laatste stap. U vinkt de eerste 3 criteria aan (9) (Ook al heeft u ze niet) en klikt vervolgens op “bevestigingsformulier verzenden”(10).

Figuur 20

Er zal dan een e-mail naar de gebruiker gestuurd worden met in de bijlage het bevestigingsformulier. Laat de gebruiker dit formulier uitprinten, ondertekenen en bij u inleveren. Zodra u het formulier weer heeft, laat u ook de heer van Aken tekenen (wettelijke vertegenwoordiger). Nadat u beide handtekeningen heeft verzameld, scant u het formulier in en klikt op “Aanleveren”(11). U zoekt het desbetreffende bestand op en klikt op “open”.

Figuur 21

Zodra u het bestand heeft toegevoegd zal dit in beeld komen (12). Mocht u het verkeerde bestand hebben geüpload, kunt het bestand verwijderen en het juiste bestand toevoegen. Zodra u eenmaal het juiste bestand heeft geüpload, vinkt u ook “compleet ondertekend bevestigingsformulier eHerkenning” aan. Nadat u dat gedaan heeft, zal er onder in beeld “Hierbij verklaar ik dat bovenstaande documenten in ons bezit zijn”. Ook dit vinkt u aan (ondanks u niet alles heeft) en vervolgens klikt u op aanvraag afrond (13). De aanvraag voor eHerkenning wordt vervolgens door CreAim in behandeling genomen. N.B. Vertel de gebruiker van tevoren dat zodra de aanvraag in behandeling is genomen en de eHerkenning is aangemaakt, de gebruiker een e-mail en SMS zal ontvangen met daarin een viercijferige code. Deze dient de gebruiker goed te bewaren en is nodig voor het inloggen met eHerkenning!



44

Arvum Accountants, het virtuele Accountantskantoor van de Hogeschool van Amsterdam

Recommend Documents