ARIS proceshandboek. Salarisverwerking. Versie: 3. Datum: Pagina: 1 van 45

ARIS proceshandboek

Salarisverwerking Versie:

3

Status:

Productie

Datum:

15-10-2013

Pagina:

1 van 45

Salarisverwerking

Documenthistorie

Datum

Eenheid

Activiteit

Besproken met:

Uitkomst

25-06-2013

AC

Jan Moorman en proces tkn naar Yvon de Vries

Proces akkoord; Handboek aangepast

21-12-2012

AC

Jan Moorman (Hoofd PSA)

12-12-2012

AC

26-09-2011

AC

14-03-2011

AC

Beoordelen procesaanpassing beheren looncomponenten Accorderen aangepast handboek Beoordelen verwerken procesaudit 2011-‘12 Verwerken procesaudit 2011 en 2012 In beheer nemen van Handboek

14-03-2011

Concern Control

Vaststelling van Handboek

Arne Brentjes

10-03-2011

Concern Control

Vaststelling naleving intern stappenplan

Andrea Demmendaal

10-03-2011

IAC

25-01-2011

PSA

Commentaar van controllers verwerkt Oplevering door proceseigenaar

Eric van Heusden, Jeffrey Smits, Jacko Hoek Jan Moorman

Aangepast handboek geaccordeerd Beoordelen ter accordering Beoordelen ter accordering Ondertekening voor het in beheer nemen van Handboek Ondertekening voor vaststelling van Handboek Handboek geschikt voor vaststelling door Concern Controller Aangepast concept Handboek Oplevering van concept Handboek

Geselecteerd model: In ARIS-groepsstructuur:

Datum opgeslagen: 15-10-2013

Stella Tjon (IAC) Jan Moorman (Hoofd PSA), Stella Tjon (IAC) Chris Schut

Salarisverwerking Main group\Algemeen\Processen\Ondersteunende processen\Personeel management\Salarisverwerking

Pagina 2 van 45

Salarisverwerking

Inhoudsopgave 1.

PROCES: SALARISVERWERKING .............................................................................................................. 4 1.1

2.

PROCES: BEHEREN LOONCOMPONENTEN .............................................................................................. 6 2.1

3.

PROCESKETEN: JOURNALISEREN SALARISVERWERKING................................................................................ 23

PROCES: DOEN VAN AANGIFTE IB-47 ..................................................................................................... 25 8.1

9.

PROCESKETEN: AFDRAGEN PREMIE EN LOONHEFFING .................................................................................. 20

PROCES: JOURNALISEREN SALARISVERWERKING ............................................................................. 22 7.1

8.

PROCESKETEN: BETALEN SALARISSEN ....................................................................................................... 17

PROCES: AFDRAGEN PREMIE EN LOONHEFFING ................................................................................. 19 6.1

7.

PROCESKETEN: BETALEN VAN VOORSCHOTTEN ........................................................................................... 14

PROCES: BETALEN SALARISSEN ............................................................................................................ 16 5.1

6.

PROCESKETEN: INVOEREN SALARISMUTATIES ............................................................................................. 11

PROCES: BETALEN VAN VOORSCHOTTEN ............................................................................................ 13 4.1

5.

PROCESKETEN: BEHEREN LOONCOMPONENTEN ............................................................................................ 7

PROCES: INVOEREN SALARISMUTATIES ............................................................................................... 10 3.1

4.

PROCESKETEN: SALARISVERWERKING ......................................................................................................... 5

PROCESKETEN: DOEN VAN AANGIFTE IB-47 ................................................................................................ 26

PROCES: OPLEGGEN LOONBESLAG ...................................................................................................... 28 9.1

PROCESKETEN: OPLEGGEN LOONBESLAG ................................................................................................... 29

10. PROCES: VORDERING EN VERREKENING PERSONEEL ....................................................................... 31 10.1

PROCESKETEN: VORDERING EN VERREKENING PERSONEEL .......................................................................... 32

11. PROCES: TOEPASSEN 30% REGELING ................................................................................................... 34 11.1

PROCESKETEN: TOEPASSEN 30% REGELING .............................................................................................. 35

12. PROCES: UITNODIGINGEN VAN BUITENLANDSE ORGANISATIES ...................................................... 37 12.1

PROCESKETEN: UITNODIGINGEN VAN BUITENLANDSE ORGANISATIES .............................................................. 38

13. PROCES: DEELNEMEN IP AANVULLINGSPLAN ..................................................................................... 40 13.1

PROCESKETEN: DEELNEMEN IP AANVULLINGSPLAN ..................................................................................... 41

14. PROCES: DEELNEMEN PARTNER PLUS PENSIOEN .............................................................................. 43 14.1

PROCESKETEN: DEELNEMEN PARTNER PLUS PENSIOEN .............................................................................. 44


Pagina 3 van 45

Salarisverwerking

1.

Proces: Salarisverwerking

Bovenliggende modellen Doel

Termijn van afhandeling Beleid Verantwoordelijkheden

Triggers Afbakening Prestatie-maatstaf E-mailadres proceseigenaar Laatste wijziging op Laatste wijziging door


• Personeelsmanagement FdR • Personeelsmanagement Het doel van dit proces is het verwerken van de salarissen van (tijdelijke) werknemers van de UvA. Het proces dat hier beschreven wordt is klantspecifiek voor NGA NorthgateArinso (hierna: NGA). De salarisverwerking kent vaste afsluitdata en betaalmomenten, die van tevoren bekend zijn. Fiscale wetgeving, regels uit de CAO. De medewerker PSA voert een aantal processen uit volgens een vaste planning, bijvoorbeeld: Maandafsluiting salarisbetaling, Maandelijkse afdrachten en Journalisering. Bij enkele processen ligt het initiatief bij de werknemer, bijvoorbeeld: de 30%regeling en de aanvullende pensioenverzekeringen. Alle voorliggende sub-processen die effect hebben op het salaris, worden bij de invoer in SAP-HR gecontroleerd door een tweede medewerker volgens het 4-ogen principe. Vaste tijdstippen in de maand of per jaar en aanvragen van werknemers. Administratief Centrum - medewerker PSA. [email protected] Dec 17, 2012 10:36:30 AM rkieft1

Pagina 4 van 45

Salarisverwerking

1.1

Procesketen: Salarisverwerking


Pagina 5 van 45

Beheren looncomponenten

2.

Proces: Beheren looncomponenten



• Salarisverwerking Het doel van dit proces is het aanmaken van een nieuwe looncomponent als gevolg van wijzigingen in sociale, fiscale regelgeving, de CAO en /of UvAspecifieke regelingen, om te komen tot een correcte salarisbetaling en verwerking in SAP-FI/CO. N.B. Het hier beschreven proces geldt klantspecifieke verzoeken aan NGA NorthgateArinso voor de UvA. Het merendeel van de verzoeken van nieuwe looncomponenten loopt via het UvIPA-verband. Jaarlijks ingaande 1 januari en tussendoor bij wijzigingen Fiscale en sociale regelgeving en CAO artikelen met gevolgen voor het salaris Administratief Centrum De medewerker Salarisadministratie van PSA zorgt voor: * het voordragen van het aanmaken van een nieuwe looncomponent * het verzoek aan NGA om een nieuwe looncomponent te maken * het testen en goedkeuren van de nieuwe looncomponent. De medewerker Verslaggeving is verantwoordelijk voor de boeking op grootboekrekeningen en ziet toe op de juiste mapping van de looncomponent.

Functioneel Beheer zorgt voor: * het beoordelen of een looncomponent functioneel mogelijk is * het controleren en zo nodig laten corrigeren van het aanmaken van de nieuwe looncomponent * het aanleggen of wijzigen van looncomponenten in SAP BW ten behoeve van UvAdata. Informatiseringscentrum Applicatiebeheer zorgt voor: * het op verzoek van de Salarisadministratie (via Functioneel Beheer) aanmaken van de nieuwe looncomponent; * het in de test-omgeving plaatsen van de nieuwe looncomponent * het overhevelen van de nieuwe looncomponent naar de productie-omgeving.

Trigger(s)

Afbakening

E-mailadres proceseigenaar Laatste wijziging op Laatste wijziging door Opmerkingen model: Modelstatus Opmerkingen model


NGA zorgt voor: * het in de test-omgeving plaatsen van de looncomponent; * het koppelen van de looncomponent aan de looncomponent die Applicatiebeheer in de testomgeving heeft neergezet. Wijzigingen in sociale en fiscale regelgeving of de CAO met consequenties voor het salaris. Veranderingen in UvA informatiebehoefte, financiele rapportages of interne kostenverdeling zijn aanleiding voor veranderingen in de mapping van looncomponenten. Van het signaleren van de noodzaak tot het aanmaken van een nieuwe looncomponent tot en met beoordelen en vrijgeven van de nieuwe looncomponent in UvAdata. [email protected] Jul 4, 2013 11:50:45 AM rladru1 Productie

Pagina 6 van 45


2.1

Procesketen: Beheren looncomponenten


Pagina 7 van 45


Korte uitleg per processtap van proces: Beheren looncomponenten Processtappen / objecten 1 Beoordelen belang voor financiële retourinformatie

2

Aanvragen looncomponent bij NGA

3

Uitbrengen offerte looncomponent

4

Accorderen offerte NGA

5

Aanvragen looncomponent bij Functioneel Beheer

6

Aanmaken looncomponent in testomgeving

7

Beoordelen aanvraag looncomponent

8

Aanmaken looncomponent

9

Controleren nieuwe looncomponent Kenbaar maken nieuwe looncomponent

10

11

Verzoeken fouten te corrigeren

12

Corrigeren van de looncomponent

13

Testen nieuwe looncomponent

14

Afkeuren nieuwe looncomponent

15

Vrijgeven voor productie

16

Toetsen verwerking nieuwe looncomponent of aangepaste mapping Beoordelen opname in SAP BW voor UvAdata

17


Beschrijving / doel De medewerker Verslaggeving beoordeelt of de registratie van kosten op de looncomponent van belang zijn voor de UvA informatiebehoefte en geeft de mapping door voor doorbelasting op een grootboekrekening. Aanpassingen in de sociale en fiscale regelgeving of de CAO met salarisconsequenties leiden tot wijzigingen in het samenstel van looncomponenten. Dit soort aanpassingen worden gesignaleerd door het hoofd of een medewerker van PSA. Daarnaast kunnen veranderingen in UvA informatiebehoefte, financiele rapportages of interne kostenverdeling aanleiding zijn voor de aanmaak van een nieuwe looncomponent of van wijziging van de mapping van een bestaande looncomponent. Deze wijzigingen worden gesignaleerd in de financiële keten en kanaliseren via Verslaggeving. Na afstemming met Verslaggeving vraagt het Hoofd PSA de Salarisadministratie om een nieuwe looncomponent aan te vragen bij NGA of de mapping ten behoeve van de interne kostenverdeling aan te passen. Voor de aanmaak van een nieuwe looncomponent vult PSA een formulier van NGA in en verzendt dit per e-mail aan NGA. Nadat NGA contact heeft gehad met de coördinator bij UvIPA met de vraag of de gevraagde looncomponent via UvIPA moet lopen of niet krijgt het Hoofd PSA bericht van NGA. Er zijn 3 mogelijkheden: 1) het invoeren van de looncomponent loopt via UvIPA; 2) NGA wil de looncomponent niet aanmaken; 3) NGA wil de looncomponent wel aanmaken en verstrekt daarvoor een offerte. Hoofd PSA beoordeelt en accordeert de offerte van NGA bij UvA specifieke looncomponenten. Bij wijzigingen in looncomponenten via UvIPA accordeert de voorzitter van ht UvIPA-overleg de offerte. Een medewerker Salarisadministratie van PSA stuurt per e-mail een verzoek om een nieuwe looncomponent te maken aan Functioneel Beheer, met daarbij het looncomponentnummer en een omschrijving waar de looncomponent aan moet voldoen, bijvoorbeeld meetellen voor de pensioenpremie. NGA maakt de looncomponent aan in de testomgeving. NGA meldt aan de Salarisadministratie van PSA dat de looncomponent is aangemaakt en in de testomgeving is geplaatst en is gekoppeld aan de looncomponent die Applicatiebeheer daar heeft gezet. Functioneel Beheer beoordeelt of de looncomponent functioneel kan en kijkt of alle benodigde informatie voor het Informatieseringscentrum (IC) is opgenomen. Functioneel Beheer stuurt de e-mail door naar Applicatiebeheer van het IC. Applicatiebeheer van het IC legt in SAP-HR/Werkgeversveld de nieuwe looncomponent aan en beantwoordt de e-mail van Functioneel Beheer. Functioneel Beheer controleert de nieuwe looncomponent voor die beschikbaar komt in de testomgeving. Als de nieuwe looncomponent is goedgekeurd stelt Functioneel Beheer de Salarisadministratie van PSA per e-mail op de hoogte van het aanmaken van de nieuwe looncomponent in de testomgeving. Als bij de controle door Functioneel Beheer fouten worden aangetroffen in de nieuw aangemaakte looncomponent, dan wordt door Functioneel Beheer een e-mail naar Applicatiebeheer van het IC gestuurd met het verzoek deze te corrigeren. Als bij de controle door de Salarisadministratie van PSA fouten worden aangetroffen in de nieuw aangemaakte looncomponent, dan stuurt FB de e-mail van de Salarisadministratie van PSA door aan Applicatiebeheer van het IC met het verzoek te corrigeren. Applicatiebeheer van het IC corrigeert de looncomponent en plaatst de gecorrigeerde looncomponent weer in de testomgeving. Functioneel Beheer wordt per e-mail op de hoogte gesteld van de gecorrigeerde looncomponent in de testomgeving. Functioneel Beheer stuurt de e-mail door aan de Salarisadministratie van PSA. Een medewerker Salarisadministratie van PSA controleert de nieuwe looncomponent op juistheid, volledigheid en samenhang, door het uitvoeren van berekeningen met de nieuwe looncomponent. Een onjuiste mapping van een nieuwe looncomponent wordt gesignaleerd door onjuiste uitkomsten in de salarisverwerking en het bruto-netto traject. Als de medewerker Salarisadministratie van PSA of het Hoofd PSA fouten in de nieuwe looncomponent aantreft, dan wordt de nieuwe looncomponent afgekeurd en wordt dit met de reden van afkeuring per e-mail doorgegeven aan Functioneel Beheer. Als de nieuwe looncomponent is getest en goedgekeurd, geeft de medewerker Salarisadministratie van PSA deze vrij voor opname in de productieomgeving. Hiertoe stuurt de medewerker Salarisadministratie van PSA een e-mail naar Functioneel Beheer en Applicatiebeheer van het IC. Dat gebeurt meestal door een medewerker Salarisadministratie PSA met in de c.c. het Hoofd PSA. Het komt ook voor dat het Hoofd PSA de e-mail verzendt met in de c.c. Salarisadministratie PSA. De medewerker Verslaggeving stelt vast dat de nieuwe looncomponent of de wijziging in de mapping resulteert in een doorbelasting of reservering op de gewenste grootboekrekening. Als de nieuwe looncomponent is vrijgegeven, ontvangt de medewerker Functioneel Beheer een e-mail van PSA met de omschrijving van de looncomponent en het Z* nummer voor de

Pagina 8 van 45


18 19

In productie nemen nieuwe looncomponent Opnemen in structuur voor UvAdata

20

Navragen opname in SAP BW

21

Beoordelen opname looncomponent tbv UvAdata

22

Melden opname looncomponent voor UvAdata


doorboeking. De medewerker Functioneel Beheer beoordeelt aan de hand van het Z* nummer of de nieuwe looncomponent wordt gebruikt voor doorboeking naar FA (bijvoorbeeld Z 100 t/m 400 en Z 901). In dat geval moet de nieuwe looncomponent in UvAdata worden opgenomen. Applicatiebeheer van het IC neemt de nieuwe looncomponent in productie. De medewerker Functioneel Beheer of de medewerker Aplicatiebeheer voert de nieuwe looncomponent op in SAP BW en hangt deze op in de looncomponenten hierarchie voor UvAdata, zodat maandelijks de juiste data worden ingelezen in UvAdata. Als opname van de looncomponent in SAP BW niet duidelijk is of vragen oproept, dan vraagt de medewerker Functioneel Beheer aan Financiën & Control hierover uitsluitsel te geven. Financiën & Control beoordeelt de aard van de nieuwe looncomponent en beslist over de opname in de looncomponenten hierarchie van UvAdata en stuurt een e-mail naar Functioneel Beheer met een specificatie waar de nieuwe looncomponent in UvAdata moet worden opgenomen. De medewerker Functioneel Beheer informeert Financiën & Control (Functioneel Architect UvAdata) per e-mail over opname van een nieuwe looncomponent in de structuur voor UvAdata.

Pagina 9 van 45

Invoeren salarismutaties

3.

Proces: Invoeren salarismutaties



Trigger(s) Afbakening E-mailadres proceseigenaar Laatste wijziging op Laatste wijziging door Opmerkingen model: Modelstatus Opmerkingen model


• Salarisverwerking Het verwerken van mutaties in SAP-HR met salarisconsequenties op de juiste looncomponenten. De gegevens worden per individuele medewerker geregistreerd en doorgegeven aan de salarisverwerker NGA ten behoeve van de maandelijkse salarisbetaling. De salarisverwerking kent vast afsluitdata en betaalmomenten, die van tevoren bekend zijn. Artikelen in de CAO met gevolgen voor het salaris, Belastingwetten, Sociale weten regelgeving, ABP-wet enz. De medewerker PSA zorgt voor: * het registreren van de personele en salarisgegevens in SAP-HR; * het controleren van de invoer in SAP-HR (4-ogen principe). De gegevens uit SAP-HR worden geautomatiseerd verwerkt in het salarissysteem. Vaste tijdstippen in de maand of aanvragen van UvA-medewerkers. Van het ontvangen tot en met het verwerken van de wijzigingen in de personele en salarisgegevens in SAP-HR. [email protected] May 28, 2013 11:09:04 AM rladru1 Productie

Pagina 10 van 45


3.1

Procesketen: Invoeren salarismutaties


Pagina 11 van 45


Korte uitleg per processtap van proces: Invoeren salarismutaties Processtappen / objecten 1 Verwerken salarismutaties


Beschrijving / doel De gegevens uit SAP-HR worden geautomatiseerd verwerkt in het salarissysteem van NGA.

Pagina 12 van 45

Betalen van voorschotten

4.

Proces: Betalen van voorschotten


Termijn van afhandeling

Beleid Verantwoordelijkheden

Trigger(s)

Afbakening E-mailadres proceseigenaar Laatste wijziging op Laatste wijziging door Opmerkingen model: Modelstatus


• Kasbeheer met samenhang • Salarisverwerking Het doel van dit proces is het betalen van voorschotten aan werknemers van de UvA. De volgende voorschotten zijn mogelijk: * Voorschot op de vakantie-uitkering Een voorschot op de vakantie-uitkering kan slechts eenmaal verstrekt (alléén de opgebouwde reservering) worden op schriftelijk verzoek van betrokkene; hier is geen autorisatie van een leidinggevende of mandaathouder voor nodig. Voorschotten op vakantie-uitkeringen zijn bruto voorschotten. Verrekening van vakantievoorschot vindt plaats in mei. * Voorschot op het salaris Een voorschot op het salaris is in principe alleen toegestaan indien een aanstelling niet op tijd ingevoerd kan worden in SAP HR en de reguliere salarisbetaling niet gehaald wordt. De Salarisadministratie beoordeelt de noodzaak en verstrekt indien nodig een voorschot. De hoogte van het voorschot ligt altijd iets onder het te verwachten netto salaris. Salarisvoorschotten zijn netto voorschotten. Het verstrekken van voorschotten op andere gronden dan hierboven genoemd wordt sterk ontmoedigd. Indien men hier toch toe besluit kan dat alleen met toestemming van de mandaathouder. Bij het verzoek tot het voorschot worden de nadere afspraken gemeld * Voorschotten in ‘schrijnende gevallen’ Eenmalige salarisvoorschotten worden in één of twee maanden verrekend. Indien aan een werknemer een groot bedrag is voorgeschoten c.q. geleend dat in meer dan twee maanden wordt verrekend, spreekt men van een personeelslening Voorbeelden van triggers: -Als het om een voorschot op een vakantie-uitkering gaat is het schriftelijk verzoek van betrokkene de trigger. -Als het om een salarisvoorschot gaat in geval van te late aanmelding voor de salarisbetaling is de trigger het aanstellingsformulier en de tijdigheidscontrole hierop van de SA. -Als het om een salarisvoorschot ‘in schrijnende gevallen’ gaat is de trigger een goedgekeurd verzoek via de mandaathouder. Voorschotten worden door het systeem automatisch verrekend bij de eerstvolgende salarisbetaling of als hiervan afgeweken wordt conform afspraak. Een voorschot vakantie-uitkering wordt verrekend met de uitbetaling van de vakantie-uitkering in mei. Bij voorschotten die via de Financiële Administratie uitbetaald zijn, let FA er op dat verrekening plaats vindt met het salaris. Input Directeur Personeel & Organisatie Een medewerker PSA zorgt voor: * het verwerken van de voorschotten in SAP HR; * het zorgen voor een correcte bruto-netto uitbetaling en inhouding van het voorschot; * het beoordelen van de noodzaak van een voorschot bij te late invoer in het salarissysteem. * het controleren van ingevoerde mutaties volgens het 4-ogen-principe. De P&O-adviseur beoordeelt de noodzaak van een voorschot bij schrijnende gevallen. Voorschot vakantiegeld rechtstreeks via [email protected] bij PSA. Voorschotten bij bijzondere omstandigheden beoordeeld door P&O en ingediend bij PSA, bij voorkeur via [email protected]. Eventueel voorschot op de eerste salarisbetaling. Van het beoordelen van het al dan niet verstrekken van een voorschot tot en met het invoeren van de voorschotten in SAP-HR. [email protected] Jan 7, 2013 12:40:32 PM rkieft1 Productie

Pagina 13 van 45


4.1

Procesketen: Betalen van voorschotten


Pagina 14 van 45


Korte uitleg per processtap van proces: Betalen van voorschotten Processtappen / objecten 1 Beoordelen voorschot verstrekking 2 Melden reden afkeuring voorschot 3 Doorsturen verzoek om voorschot

4

Invoeren voorschot als looncomponent


Beschrijving / doel In geval van een zogenaamde schrijnende situatie beoordeelt P&O of het verzoek om een voorschot gerechtvaardigd is. Als de P&O-Adviseur van mening is dat er in de gegeven omstandigheden geen voorschot verleend dient te worden, dan wijst hij het verzoek af met opgaaf van de reden. Nieuwe aanleverwijze: P&O stuurt een e-mail naar [email protected] met daarin de voorschotgegevens en eventueel afwijkende afspraken. P.S. Liever niet meer via oude aanleverwijze: P&O vult het mutatieformulier in met de voorschotgegevens. Na ondertekening door P&O wordt het formulier ter verwerking naar de PSA verzonden. Bij afwijkingen ondertekent de mandaathouder en is er een begeleidende brief met afspraken. PSA controleert het verzoek en kijkt of er geen rare bedragen zijn. Het voorschot wordt geregistreerd in SAP-HR en aan de medewerker uitbetaald bij het volgende betaalmoment. Bij spoed: het voorschot wordt via de financiële administratie uitbetaald in plaats van via de salarisadministratie. De financiële administratie let er op dat na de salarisbetaling het voorschot verrekend is.

Pagina 15 van 45

Betalen salarissen

5.

Proces: Betalen salarissen

Bovenliggende modellen Doel Termijn van afhandeling Beleid Verantwoordelijkheden



• Salarisverwerking Het verzorgen van de reguliere maandelijkse salarisbetaling aan alle werknemers na controle en verwerking van de betaalbestanden van Northgate Arinso. Maandelijks Administratief Centrum De medewerker Salarisadministratie van PSA zorgt voor: * het invoeren van salarismutaties; * het controleren van de aansluiting tussen SAP-HR en NGA; * doorsturen van het NGA betaalbestand met Clieopbestand naar Cashmanagment. De medewerker cashmanagement zorgt voor: * het inlezen van het Clieopbestand in het banksysteem van de Deutsche Bank en het verlenen van de opdracht tot betaling van de salarissen; * de vergelijking van het totaalbedrag van de salarisbetaling met de liquiditeitsprognose; * de maandafsluiting Van de verwerking van ingevoerde salarismutaties bij NGA tot en met het controleren van het uitvoeren van de betaalrun. [email protected] May 14, 2013 3:39:48 PM rladru1 Productie

Pagina 16 van 45

Betalen salarissen

5.1

Procesketen: Betalen salarissen


Pagina 17 van 45

Betalen salarissen

Korte uitleg per processtap van proces: Betalen salarissen Processtappen / objecten 1 Testen op testpopulatie

2

Testen in productie

3

Uitvoeren aansluitingscontrole

4

Draaien definitieve salaris-run

5

Documenten aansluiten met betalingsopdrachtbrief Verlenen opdracht tot betaling van salarissen

6

7

8

Verwerken salarisbetaling UvA

Controleren verwerken salarisbetaling UvA


Beschrijving / doel De salarismutaties van de UvA worden aangeleverd met I-docs en worden near realtime met 15 minuten vertraging in batches door NGA verwerkt. Direct na de maandafsluiting voert NGA een regressietest uit op een gedeelte van de populatie. Na een succesvolle regressietest wordt de salarisverwerking voor die maand getest in de productieomgeving. De resultaten gaan naar de medewerker Salarisadministratie van PSA voor een vergelijking met de inhoud van SAP-HR. De medewerker Salarisadministratie van PSA voert de aansluitingscontrole uit aan de hand van de gegevens in het nettoloonbestand uit SAP-looncomponenten Reporter en de NGA aansluitingsdocumenten. Na aansluiting met de gegevens in SAP-HR draait NGA de definitieve salarisrun en verstrekt de volgende output: * Clieopbestand, betalingsopdrachtbrief en begeleidelijst voor de Salarisadministratie van PSA. De medewerker Salarisadministratie van de PSA heeft de aansluiting gecontroleerd en geeft fiat voor betaling aan Cash-management. De medewerker Cashmanagement ontvangt het Clieopbestand en de betalingsopdrachtbrief van de medewerker Salarisadministratie en leest het Clieopbestand in het banksysteem van de Deutsche Bank in. De betalingsopdrachtbrief en het ingelezen Clieopbestand worden met elkaar vergeleken op aantal posten en op totaalbedrag en het ingelezen Clieopbestand wordt, volgens het 4-ogen principe, door Cash-management geaccordeerd en verzonden naar de Deutsche Bank. De huisbankier de Deutsche Bank verzorgt de salarisbetaling en levert retourgegevens van de betaalrun. De salarisbetaling vindt plaats rond de 24e van de maand. Bij elke uitbetaling wordt een salarisspecificatie verstrekt: Op het Serviceplein onder het trefwoord salaris staat een overzicht van de wijzigingen in de loonheffing en overige maatregelen per 1 januari 2013. Voor meer informatie zie: www.uva.nl/serviceplein. De medewerker Cashmanagement controleert het uitvoeren van de betaalrun.

Pagina 18 van 45

Afdragen premie en loonheffing

6.

Proces: Afdragen premie en loonheffing



Trigger(s) Afbakening



• Salarisverwerking Het doel van dit proces is het correct en tijdig afdragen van premies aan de Belastingdienst, het ABP, Loyalis en anderen. De afdrachten worden maandelijks aangemaakt en betaald. Fiscale wetgeving, Pensioenreglement en afspraken met Loyalis De medewerker PSA zorgt voor: * het controleren van de loonaangifte; * het opdragen van NGA om de loonaangifte naar de Belastingdienst te sturen; * het voorbereiden van de betaalopdrachten. Het Hoofd PSA zorgt voor: * het ondertekenen van de betaalopdrachten. NGA stuurt een e-mail aan PSA dat de loonaangifte klaarstaat. Van het draaien van een rapportage uit SAP van NGA voor de controle op de loonaangifte tot en met overhandigen van de betaalopdrachten aan de medewerker Crediteurenadministratie. [email protected] Dec 12, 2012 10:59:28 AM rkieft1 Productie

Pagina 19 van 45


6.1

Procesketen: Afdragen premie en loonheffing


Pagina 20 van 45


Korte uitleg per processtap van proces: Afdragen premie en loonheffing Processtappen / objecten 1 Uitdraaien rapportage uit SAP van NGA 2 Verzamelen gegevens 3

Controleren gegevens met loonaangifte

4

Accorderen loonaangifte

5

Archiveren loonaangifte

6

Maken betaalopdrachten

Beschrijving / doel NGA stuurt een e-mail naar PSA dat de loonaangifte klaar staat. Een medewerker PSA draait daarop een rapportage uit SAP van NGA. De medewerker PSA verzamelt de gegevens die vermeld staan in de rapportage voor de controle van de loonaangifte. De medewerker PSA gaat naar een webpagina van NGA, die voor de UvA bestemd is en waar NGA de loonaangifte van de UvA heeft klaargezet. De medewerker PSA sluit de gegevens uit de rapportage aan op de gegevens op de loonaangifte. Als alle gegevens met elkaar overeenkomen geeft de medewerker PSA elektronisch akkoord aan NGA om de loonaangifte naar de Belastingdienst te sturen. Na het akkoord van PSA komt de loonaangifte automatisch in het archief van NGA. De UvA kan dit archief inzien via de webpagina van NGA, die voor de UvA bestemd is. De papieren betaaldopdrachten worden voorbereid en ter tekening aangeboden aan het Hoofd PSA. Soorten betaalopdrachten: * ABP * Belastingdienst * Loyalis * Wik (Willen is Kunnen) * SVGA

7

Ondertekenen betaalopdrachten

8 9

Archiveren betaalopdrachten Overhandigen betaaloprachten


Voor het aanmaken van betaalopdrachten wordt gebruik gemaakt van standaard sjablonen in Word. Als eindverantwoordelijke is het Hoofd PSA de eerst aangewezen medewerker om de betaalopdrachten te ondertekenen. Bij afwezigheid van het Hoofd PSA ondertekenen tenminste twee medewerkers van de salarisadministratie de betaalopdracht. In noodgevallen kan de Directeur AC gevraagd worden om de betaalopdrachten te ondertekenen. Het Hoofd PSA controleert de paraaf van de medewerker PSA, die de betaalopdracht heeft gemaakt en sluit het bedrag op de betaalopdracht aan op de loonstaat erachter. De medewerker PSA archiveert de betaalopdrachten met specificatie in een ordner. Medewerker PSA brengt de betaalopdrachten naar de medewerker crediteurenadministratie.

Pagina 21 van 45

Journaliseren salarisverwerking

7.

Proces: Journaliseren salarisverwerking

Bovenliggende modellen

Doel Termijn van afhandeling Beleid Verantwoordelijkheden Trigger(s) Afbakening



• Creditcards met samenhang • Grootboekadministratie met samenhang • Instroom personeel met samenhang • Salarisverwerking • Tijdverantwoording met samenhang • Uitstroom personeel met samenhang • Verlof met samenhang • Ziekteverzuim en Poortwachter met samenhang Het doel van dit proces is het correct en tijdig journaliseren van retourgegevens salarisbetaling in SAP FI/CO. Journaliseren vindt uiterlijk op de laatste dag van iedere maand plaats en duurt ongeveer een halve dag. Fiscale en sociale wetten De medewerker PSA zorgt voor correct en tijdig journaliseren van retourgegevens salarisbetaling in SAP FI/CO. Ontvangst van retourgegevens salarisverwerking Van het ontvangen van de retourgegevens salarisbetaling tot en met het boeken van de salarissen en het informeren van de controllers. [email protected] Dec 12, 2012 10:53:28 AM rkieft1 Productie

Pagina 22 van 45


7.1

Procesketen: Journaliseren salarisverwerking


Pagina 23 van 45


Korte uitleg per processtap van proces: Journaliseren salarisverwerking Processtappen / objecten 1 Inlezen retourgegevens 2

Draaien afreken programma

3

Aanmaken boekingsdocument

4

Controleren boekings document

5

Vrijgeven voor boeking

6 7

Boeken document Informeren controllers


Beschrijving / doel Als de retourgegevens van NGA zijn binnengekomen worden de bestanden T558D en T558B in twee tabellen ingelezen in SAP. Bij het draaien van het afrekenprogramma krijgt ieder individueel personeelslid zijn eigen looncomponenten toebedeeld met de daarbij behorende bedragen. Bij het aanmaken van het boekingsdocument worden de gegevens uit de afrekening gereed gemaakt voor de boeking in de vorm van een individuele kosten en baten balans, met een individueel saldo op nul. Een medewerker Salarisadministratie van PSA controleert het bestand dat klaar staat voor boeking en sluit de totaalsaldi aan met de informatie uit rapportages uit het SAP-systeem van NGA. De medewerker PSA geeft het boekingsdocument vrij voor boeking. Dit is een formele tussenstap die als gevolg van de inrichting van het systeem noodzakelijkerwijs gezet moet worden. De medewerker PSA verwerkt het boekingsdocument in SAP FI/CO. De medewerker PSA brengt controllers en andere financiële medewerkers per e-mail op de hoogte, dat de salarissen zijn verwerkt en geboekt. De medewerker PSA meldt het als er eventueel afwijkingen zijn en dat deze de volgende keer zullen worden gecorrigeerd.

Pagina 24 van 45

Doen van aangifte IB-47

8.

Proces: Doen van aangifte IB-47





• Salarisverwerking Het doel van dit proces is het tijdig en conform de eisen van de Belastingdienst verantwoorden van aan derden uitbetaalde bedragen, die fiscaal kunnen worden beschouwd als resultaat uit overige werkzaamheden die niet onder de loonheffing vallen. De CD-rom met IB-47 gegevens wordt jaarlijks in januari aangemaakt en vóór 1 februari naar de Belastingdienst verzonden. Fiscale wetgeving De medewerker Crediteurenadministratie zorgt voor: * het controleren van het bestand met IB-47-kandidaten of de IB-47-vlag bij de gedeclareerde bedragen terecht is geplaatst. De medewerker PSA zorgt voor: * het aanmaken en aanleveren bij de Belastingdienst van de CD-rom met IB-47 informatie. De CD-rom wordt aan het eind van ieder jaar geleverd door de Belastingdienst. Administratief Centrum - medewerker PSA en Crediteurenadministratie [email protected] Dec 12, 2012 11:10:13 AM rkieft1 Productie

Pagina 25 van 45


8.1

Procesketen: Doen van aangifte IB-47


Pagina 26 van 45


Korte uitleg per processtap van proces: Doen van aangifte IB-47 Processtappen / objecten 1 Controleren IB-47 bestand

2

Halen rapport IB 47 uit SAP

3

Beoordelen IB-47 bestand

4

Inlezen IB-47 bestand op CDrom

5

Aanmaken jaaropgaven

6 7 8 9 10

Invullen formulier Belastingdienst Digitaal archiveren jaaropgaven Accorderen formulier Belastingdienst Verzenden CD-rom en formulier naar Belastingdienst Archiveren rapport IB-47 en formulier


Beschrijving / doel De medewerker Crediteurenadministratie controleert en corrigeert waar nodig het bestand met IB-47 kandidaten. Gezien de hoeveelheid records wordt er niet op één moment gecontroleerd maar op meerdere momenten in het jaar. De informatie in het bestand wordt via een query uit SAP gehaald. De Belastingdienst wil de informatie op een bepaalde wijze op de CD-rom aangeleverd krijgen. Hiertoe draait het Informatiseringscentrum een bepaald type rapport uit en stuurt dit naar de PSA. De medewerker Salarisadministratie van PSA beoordeelt het IB-47 bestand. De betalingen die voldoen aan de voorwaarden voor IB-47 vallen onder de loonheffing en daarom ontvangen de declaranten een jaaropgave. De betalingen, die voldoen aan de voorwaarden voor IB-47, worden ingelezen op de CD-rom, die in het vierde kwartaal van het belastingjaar van de Belastingdienst is ontvangen om de Opgaven uitbetaalde bedragen aan derden aan te kunnen leveren. De medewerker Salarisadministratie van PSA schoont de gegevens in het IB-47 bestand en maakt een samenvoegbestand ten behoeve van de mailmerge voor de jaaropgaven. P.S. De jaaropgaven zijn door de automatische verwerking nooit ondertekend, wel staat er de naam van hoofd PSA onder. Nadat de betalingen zijn ingelezen op de CD-rom, vult de medewerker Salarisadministratie van PSA het formulier Opgaaf van de Belastingdienst in. De medewerker Salarisadministratie van PSA archiveert (digitaal) het samenvoegbestand van de jaaropgaven. Hoofd PSA ondertekent het formulier Opgaaf dat met de CD-rom moet worden meegezonden. Hoofd PSA verzendt de CD-rom met IB-47 verantwoording en het formulier Opgaaf naar de Belastingdienst. De medewerker Salarisadministratie van PSA archiveert het rapport IB-47 en het formulier Opgaaf.

Pagina 27 van 45

Opleggen loonbeslag

9.

Proces: Opleggen loonbeslag


• Salarisverwerking Het doel van dit proces is het inhouden van een deel van het salaris om over te maken aan een beslaglegger. Als een werknemer zijn betalingsverplichtingen niet nakomt, dan kan de Belastingdienst of een deurwaarderskantoor beslag laten leggen op zijn salaris. Voor de maximale inhouding op het salaris gelden wettelijk vastgestelde normen. Het deel van het salaris waarop geen beslag mag worden gelegd wordt de beslagvrije voet genoemd. Alle mutaties die effect hebben op het salaris kunnen het loonbeslag beïnvloeden. Daarom vind er een maandelijkse controle plaats op alle gelegde loonbeslagen. Bij loonbeslag wordt de werknemer uitgesloten van deelname aan de menukaart. Loonbeslag moet altijd worden gemeld op een eventuele werkgeversverklaring.




In te voeren infotype - vaste toelagen en inhoudingen Infotype 0011 Externe overmakingen Een loonbeslag dat is gelegd, wordt direct verwerkt. Wettelijke regels en normen bij loonbeslag De medewerker Salarisadministratie van PSA zorgt voor: * het controleren van het loonbeslag; en * het verwerken van het loonbeslag in het salarissysteem. Loonbeslagen van de Belastingdienst en van erkende Deurwaarders Van het ontvangen van een aanvraag tot loonbeslag tot en met het informeren van de werknemer en de beslagleggende instantie over het opgelegde loonbeslag. [email protected] Dec 11, 2012 10:00:48 AM rkieft1 Productie

Pagina 28 van 45

Opleggen loonbeslag

9.1

Procesketen: Opleggen loonbeslag


Pagina 29 van 45

Opleggen loonbeslag

Korte uitleg per processtap van proces: Opleggen loonbeslag Processtappen / objecten 1 Verzenden Verzoek tot looninformatie 2

Invullen en terugzenden Verzoek tot looninformatie

3

Loonbeslag laten leggen

4

Beoordelen rechtmatigheid loonbeslag

5

Afwijzen loonbeslag

6

Controleren aanwezigheid andere loonbeslagen Bepalen prioriteit en volgorde loonbeslagen

7

8

Berekenen resterend netto salaris

9

Muteren gegevens loonbeslag

10

Werknemer informeren over loonbeslag en resterend salaris Ontvangen informatie loonbeslag Ontvangen bericht beslaglegging

11 12


Beschrijving / doel Voordat een beslagleggende instantie (Belastingdienst, deurwaarderskantoor of derde) loonbeslag laat leggen, stuurt deze (indien het een groot bedrag betreft) een formulier Verzoek tot looninformatie. Een medewerker Salarisadministratie van PSA vult (wettelijk verplicht) het formulier Verzoek tot looninformatie in en stuurt het terug aan de beslagleggende instantie. De medewerker Salarisadministratie van PSA meldt de werknemer per brief dat zij deze informatie verstrekt heeft aan een potentiële beslaglegger. De beslagleggende instantie heeft een niet inbare vordering op een werknemer van de UvA en laat beslag leggen op een deel van zijn salaris. Een medewerker Salarisadministratie van PSA beoordeelt of de aanvraag komt van een officiële en daartoe gerechtigde instelling, bijvoorbeeld een deurwaarder of de Belastingdienst. Bij grote bedragen gebeurt dit tijdens het invullen van het toestuurde formulier Verklaring derdenbeslag. Uitsluitend schriftelijke aanvragen worden geaccepteerd. Bij een onrechtmatig verzoek tot beslaglegging, krijgt de instantie die het verzoek heeft ingediend een afwijzing van de medewerker Salarisadministratie van PSA met een onderbouwing waarom het loonbeslag onrechtmatig is. Deze afwijzing wordt gemeld op de Verklaring derdenbeslag. Een medewerker Salarisadministratie van PSA controleert of er al één of meer loonbeslagen zijn opgelegd. Hiervoor wordt gekeken of er al een dossier aanwezig is. Als er al een loonbeslag is opgelegd en er wordt een nieuw verzoek tot loonbeslag ingediend dan beoordeelt de medewerker Salarisadministratie van PSA of er nog ruimte is om dat beslag in te houden op het netto loon. Als dat het geval is dan houdt de Salarisadministratie dat nieuwe beslag in op het netto loon. Als er geen ruimte meer is om het beslag in te houden op het netto loon maar het een klein (eenmalig) bedrag betreft kijkt de Salarisadministratie of dit ingehouden kan worden op een eventueel te ontvangen gratificatie. Als dat ook niet mogelijk is dan kijkt de Salarisadministratie of binnenkort het eerste beslag afloopt. In dat geval meldt de Salarisadministratie de nieuwe beslaglegger dat het beslag zal plaatsvinden nadat het eerste beslag afgelopen is. Indien het eerste beslag niet binnenkort afloopt dan verwijst de Salarisadministratie de nieuwe beslaglegger door naar de eerste beslaglegger. Deze beslaglegger moet het geld dan onderling verdelen over alle beslagleggers. Daar zijn regels voor. Is de Belastingdienst één van de schuldeisers, dan heeft deze voorrang. Alimentatie heeft zelfs absolute voorrang. Zijn er geen bevoorrechte schuldeisers, dan wordt het totaal dat in aanmerking komt voor beslagname verdeeld naar rato van de vorderingen van elke beslaglegger. Als de volgorde of het bedrag wijzigt dan meldt de eerste beslaglegger dat aan de andere beslagleggers. Een medewerker Salarisadministratie van PSA berekent het resterende netto salaris, waarbij rekening gehouden wordt met de beslagvrije voet die is vastgesteld door de gerechtsdeurwaarder. De berekening wordt niet gecontroleerd door een andere medewerker. De Salarisadministratie van PSA draait elke maand een lijst uit en berekent het netto loon. De berekeningen worden niet bewaard. Het resultaat wordt gelijk in SAP gezet. De beslagvrije voet is een minimuminkomen waarvan de werknemer alle vaste lasten, zoals huur, levensonderhoud en ziektekostenverzekering moet betalen. De hoogte van de beslagvrije voet is afhankelijk van de gezinssamenstelling van de werknemer, zijn salaris en het eventuele inkomen van de partner. Alleen de gerechtsdeurwaarder kan de beslagvrije voet wijzigen. De UvA is verplicht het loon, dat onder het beslag valt, van het salaris in te houden. Dit wordt na invoer in SAP-HR automatisch naar de rekening van de beslagleggende instantie overgemaakt. Bij grote bedragen maakt de UvA het bedrag over naar één beslaglegger die het bedrag volgens de regels verdeelt en over maakt naar de andere beslagleggers. Bij kleine bedragen maakt de UvA de bedragen aan de afzonderlijke beslagleggers over. Bij het invoeren in SAP wordt een einddatum voor de laatste inhouding ingevoerd en een melding dat er met de beslaglegger afgestemd moet worden. Vóór de laatste inhouding neemt de Salarisadministratie van PSA contact op met de beslaglegger voor de laatste afrekening, bijvoorbeeld als er kosten zijn ontstaan door verschuldigde rente. Dit gebeurt telefonisch. De Salarisadministratie van PSA maakt een aantekening in het dossier. Soms stuurt de beslaglegger daarna nog een schriftelijke bevestiging. Als er meer ruimte is ontstaan voor loonbeslagen, neemt de Salarisadministratie van PSA contact op met de andere beslagleggers om een verhoogd loonbeslag af te stemmen. Als het dienstverband van de medewerker beëindigd wordt dan informeert de Salarisadministratie van PSA de beslaglegger(s) over het stoppen met het inhouden van loonbeslagen. De medewerker Salarisadministratie van PSA informeert de desbetreffende werknemer per brief over het loonbeslag en het resterende (eerste) netto salaris. De werknemer ontvangt een brief met de kennisgeving van het loonbeslag en het resterende (eerste) netto salaris. De beslagleggende instantie ontvangt bericht van de beslaglegging.

Pagina 30 van 45

Vordering en verrekening personeel

10.

Proces: Vordering en verrekening personeel

Bovenliggende modellen

Doel





• Debiteurenadministratie met samenhang • Debiteurenadministratie met samenhang • Salarisverwerking Het doel van dit proces is het innen van vorderingen op werknemers die uit dienst zijn en het verrekenen en nabetalen van bedragen met de salarisbetaling bij werknemers in dienst. Om tijdig en juist informatie over te dragen maken de medewerkers PSA en Debiteurenadministratie gebruik van de Excelsheet NAW Vordering.xls. Het proces Vordering en verrekening personeel kent een maandelijkse cyclus. Directeur Personeel en Organisatie Artikelen uit de CAO De medewerker PSA zorgt voor: * het verrekenen van eventuele vorderingen op werknemers met het salaris. De medewerker Debiteurenadministratie zorgt voor: * het aanmaken van een personeelsdebiteur en het opleggen van een vordering, als verrekening niet meer mogelijk is. Ontvangen van een rekening courant-overzicht van NGA op de 15e dag van iedere maand. Van het ontvangen van een rekening courant-overzicht van NGA tot en met het verzenden van vorderings- en verrekeningsbrieven naar de (gewezen) werknemer. [email protected] Jun 17, 2013 3:11:26 PM rkieft1 Productie

Pagina 31 van 45


10.1

Procesketen: Vordering en verrekening personeel


Pagina 32 van 45


Korte uitleg per processtap van proces: Vordering en verrekening personeel Processtappen / objecten 1 Vaststellen vordering, verrekening of nabetaling

2 3

4 5 6 7

Aanmaken Exceloverzicht NAW Vordering.xls Aanvullen Exceloverzicht NAW Vordering.xls Leveren Exceloverzicht NAW Vordering.xls Ontvangen Exceloverzicht NAW Vordering.xls Retour ontvangen Exceloverzicht Aanmaken vorderings- en verrekeningsbrieven

8

Ondertekenen vorderings- en verrekeningsbrieven

9

Versturen vorderings- en verrekeningsbrieven

10

Archiveren vorderings- en verrekeningsbrieven

11

Ontvangen vorderingsbrieven

12

Ontvangen vorderings- en verrekeningsbrieven


Beschrijving / doel Een medewerker van de Salarisadministratie van de PSA ontvangst rond de 15e dag van iedere maand een rekening courant-overzicht van NGA. Aan de hand van dit rekening courant-overzicht bepaalt een medewerker van de Salarisadministratie van de PSA of het gaat om een vordering, een verrekening of een nabetaling. Bij onbezoldigd verlof kan P&O aangeven of iets een vordering of een verrekening moet worden. Als het verlof meer dan 2 maanden duurt maakt de medewerker van de Salarisadministratie van de PSA er een vordering van. In geval van werktijdverkorting met terugwerkende kracht doet de medewerker van de Salarisadministratie van de PSA navraag bij P&O m.b.t. de wijze van afwikkeling van het te veel betaalde salaris. Een medewerker van de Salarisadministratie van de PSA maakt maandelijks met behulp van het rekening courant-overzicht van NGA een nieuw Exceloverzicht NAW Vordering.xls. Een medewerker van de Salarisadministratie van de PSA neemt op het Exceloverzicht NAW Vordering.xls aan de hand van het rekening courant-overzicht van NGA ook de verrekeningen en nabetalingen op. Een medewerker van de Salarisadministratie van de PSA levert het Exceloverzicht NAW Vordering.xls per e-mail aan de Debiteurenadministratie. De medewerker debiteurenadministratie ontvangt per e-mail het Exceloverzicht NAW Vordering.xls. PSA ontvangt het Exceloverzicht NAW Vordering.xls retour. Een medewerker Personeelsadministratie van PSA maakt de brieven aan voor de vorderingen, de verrekeningen en de nabetalingen en geeft deze ter ondertekening door aan het Hoofd PSA. Omdat een werknemer bezwaar kan maken tegen een vorderings- en verrekeningsbrief maakt de Personeelsadministratie van PSA deze brieven met behulp van een standaardbrief. Een andere medewerker Personeelsadministratie van PSA controleert de brief op juridische juistheid. Indien dat wenselijk lijkt neemt de medewerker Personeelsadministratie van PSA vooraf telefonisch contact op met de betrokken werknemer om deze op de hoogte te stellen van de inhoud van de brief, die deze kan verwachten. Een medewerker Salarisadministratie van PSA boekt de bedragen in SAP. Vorderingsbrieven bevatten een zin waarin staat vermeld, dat de vordering binnen 14 dagen moet worden voldaan. Pas als de salarismutaties zijn ingevoerd, kan de salarisspecificatie die met de brief wordt meegestuurd worden geprint. Hoofd PSA controleert of er, ingeval van een verrekening of nabetaling en ook bij sommige vorderingen, een salarisspecificatie is opgenomen bij de brief. Hoofd PSA ondertekent de vorderings- en verrekeningsbrieven in opdracht van de Directeur AC. Daarna geeft het Hoofd PSA de brieven voor verzending terug aan de medewerker Personeelsadministratie van PSA. Een medewerker Personeelsadministratie van PSA verzendt de vorderings- en de verrekeningsbrieven aan de betrokken (gewezen) werknemers. Een verrekening of een nabetaling wordt afgewikkeld met de eerstvolgende salarisbetaling. De medewerker Personeelsadministratie van PSA verstuurt kopieën van de door het Hoofd PSA ondertekende vorderingsbrieven met kopieën van een salarisspecificatie naar de Debiteurenadministratie. De medewerker Personeelsadministratie van PSA archiveert digitaal een kopie van de vorderings- en verrekeningsbrieven met de salarisspecificatie van de betrokken (gewezen) werknemers. De medewerker Debiteurenadministratie ontvangt kopieën van de vorderingsbrieven om de vorderingen te kunnen innen. De (gewezen) werknemer ontvangt de originele vorderings- of verrekeningsbrief.

Pagina 33 van 45

Toepassen 30% regeling

11.

Proces: Toepassen 30% regeling


• Instroom personeel met samenhang • Salarisverwerking Het doel van dit proces is het verstrekken van maximaal 30% van het loon als belastingvrije vergoeding aan uit het buitenland komende werknemers voor extraterritoriale kosten. P.S. Niet alleen buitenlandse werknemers, maar ook een Nederlander, die een aantal jaar in het buitenland heeft gewoond en terugkeert naar Nederland kan soms ook in aanmerking komen voor het toepassen van de 30% regeling.






P.S. Deze procesbeschrijving beschrijft het toepassen van de 30%-regeling. Er moet een nieuw procesbeschrijving worden gemaakt m.b.t. het bepalen in welk land een werknemer sociaal verzekerd is. De PSA voert hier ook werkzaamheden voor uit. Een beschikking toekenning 30 % Regeling van de Belastingdienst die die voor de 1e van de maand is ontvangen wordt in diezelfde maand verwerkt. Deelname aan de 30%-regeling kan maximaal 8 jaar duren. Tussentijds kan de Belastingdienst een heroverweging doen over het al dan niet voortzetten van de 30% regeling. Voor werknemers die al voor 1 januari 2012 onder de 30%-regeling vielen geldt een overgangsregeling. De voorschriften van de Belastingdienst en de Procedure uitvoering 30%-regeling Universiteit van Amsterdam. Faculteiten en diensten De P&O medewerker zorgt er voor dat: * de buitenlandse werknemer in het arbeidsvoorwaarden gesprek op de hoogte wordt gesteld van de 30%-regeling * de werknemer wordt geholpen bij de aanvraag. Het Administratief Centrum De medewerker Salarisadministratie zorgt voor: * het verwerken van de 30%-regeling inclusief de toepassing van de gewenste pensioenopbouw in SAP-HR en het salarissysteem. Een door de Belastingdienst goedgekeurde aanvraag 30%-regeling. Bij de aanvraagprocedure bij de Belastingdienst wordt de werknemer ondersteund door de P&O-medewerker. De medewerker PSA registreert de 30%-regeling in het salarissysteem. [email protected] Dec 17, 2012 10:13:18 AM rkieft1 Productie

Pagina 34 van 45


11.1

Procesketen: Toepassen 30% regeling


Pagina 35 van 45


Korte uitleg per processtap van proces: Toepassen 30% regeling Processtappen / objecten 1 Downloaden formulier 30% regeling

2

Indienen aanvraag bij de Belastingdienst

3

Beoordelen aanvraag

4

Sturen afwijzing naar betrokkene en P&O Versturen toekenning naar betrokkene en P&O Verzenden toekenning 30%regeling naar PSA

5 6

7

Ontvangen toekenning 30%regeling

8

Bepalen invoeringsdatum 30%regeling

9

Vragen te kiezen tussen 100% of 70% pensioenopbouw

10

Invoeren 30%-regeling

11

Archiveren documenten 30%regeling

12

Bepalen voortzetting 30%regeling

Beschrijving / doel P&O haalt het formulier: 'Verzoek Loonheffingen Toepassing 30%-regeling' van de site van de Belastingdienst (http://download.belastingdienst.nl/belastingdienst/docs/verzoek_lh_premie_volksverzeker_to epas_30_procent_regel_lh5981z81fol.pdf). Het betreft een gezamenlijke aanvraag van de werkgever en de werknemer die beide het formulier moeten ondertekenen. P&O stuurt het aanvraagformulier inclusief de overig gevraagde bewijsstukken naar de Belastingdienst. De Belastingdienst beoordeelt of de buitenlandse werknemer kan worden aangemerkt als extraterritoriale werknemer. Als de Belastingdienst niet akkoord gaat met deelname aan de 30%-regeling, ontvangt de werknemer en de afdeling P&O een afwijzing. Als de Belastingdienst akkoord gaat met de toepassing van de 30%-regeling, dan ontvangt de werknemer en de afdeling P&O een toekenning. P&O zendt de originele beschikking van de Belastingdienst met betrekking tot de 30%regeling naar PSA. P&O zendt ook een kopie van de door de werknemer en werkgever ondertekende brief (addendum bij de aanstelling), waarin de werknemer verklaart zich bewust te zijn van de consequenties die het toepassen van de 30% -regeling heeft (o.a. lagere uitkeringen) naar PSA. PSA ontvangt de originele beschikking van de Belastingdienst met betrekking tot de 30%regeling en een kopie van de door de werknemer en werkgever ondertekende brief (addendum bij de aanstelling). Op de beschikking van de Belastingdienst staat de periode vermeld (maximaal 8 jaar) waarvoor de 30%-regeling mag worden toegepast. Dit mag echter alleen als de werknemer belastingplichtig is in Nederland. (Bij hoogleraren komt het bijvoorbeeld voor, dat zij de eerste twee jaar niet belastingplichtig zijn in Nederland, maar in hun land van herkomst.) De Salarisadministratie van PSA kan dan pas na twee jaar de 30%-regeling invoeren in SAP. Een herinnering hiervoor wordt door de Salarisadministratie geregistreerd in een map (niet in SAP). De einddatum van de 30%-regeling wordt in SAP geregistreerd bij afsprakenbeheer. Bij deelname aan de 30%-regeling vindt pensioenopbouw plaats over het verlaagde pensioengevend inkomen. Een medewerker Salarisadministratie van PSA bericht de werknemers bij deelname aan de 30%-regeling en daarna ieder jaar in november dat zij kunnen kiezen voor 100% of voor 70% pensioenopbouw. De werknemer ontvangt dan een brief en formulier (zowel in het Nederlands als in het Engels). Als hij niet reageert wordt zijn huidige keuze het jaar erop gecontinueerd. Een medeweker Salarisadministratie van PSA voert de keuze bij de pensioenopbouw in SAPHR in. Het systeem van NGA berekent elke maand automatisch het bedrag van de 30%toelage uit. Wijzigingen in de aanstellingsomvang of andere uitbetalingen worden in dezelfde maand nog meegenomen bij het berekenen van de 30%-toelage. De beschikking van de Belastingdienst, het ondertekende addendum en het formulier met keuze pensioenopbouw worden gearchiveerd. Bij detachering geldt in plaats van de beschikking de detacheringsbrief en eventueel de uitnodigingsbrief van de buitenlandse organisatie. Een medewerker Salarisadministratie van PSA toetst vanaf 1 januari 2012 jaarlijks of elke werknemer nog aan de voorwaarden van de 30%-regeling voldoet. Hierbij wordt rekening gehouden met het overgangsrecht. De Salarisadministratie van PSA doet de toetsing in samenwerking met de P&O-afdeling van de betreffende werknemer. Deze toetsing vindt plaats in het eerste kwartaal van elk kalenderjaar. Bij beëindiging van de 30%-regeling wordt de werknemer geïnformeerd over de consequenties daarvan. De einddatum van de 30%-regeling staat geregistreerd in SAP bij afsprakenbeheer. SAP geeft een signaal af als de datum nadert. Zes maanden voor de einddatum informeert PSA de werknemer en P&O over de consequenties van de beëindiging van de 30%-regeling.


Pagina 36 van 45

Uitnodigingen van buitenlandse organisaties

12.

Proces: Uitnodigingen van buitenlandse organisaties







• Salarisverwerking Het doel van dit proces is het toekennen van de 30%-regeling aan werknemers, die vanuit Nederland (tijdelijk) worden gedetacheerd naar het buitenland. Werknemers die naar het buitenland gaan (detachering) kunnen soms ook gebruik maken van de 30%-regeling. Een aanvraag om deelname aan de 30%-regeling die compleet is aangeleverd voor de 1e wordt in diezelfde maand verwerkt. Daar is geen beschikking van de Belastingdienst voor nodig. Er geldt ook geen maximum termijn. De voorschriften van de Belastingdienst en de Procedure uitvoering 30%-regeling Universiteit van Amsterdam. Faculteiten en diensten De P&O medewerker zorgt voor: * het maken van een detacheringsbrief * het zenden van de detacheringsbrief naar PSA * het sturen van een eventuele afwijzing op het verzoek tot het toepassen van de 30%-regeling aan de werknemer. Het Administratief Centrum De medewerker Salarisadministratie van PSA zorgt voor: * het beoordelen van het toepassen van de 30%-regeling * het verwerken van het toepassen van de 30%-regeling * het sturen van een eventuele afwijzing op het verzoek tot het toepassen van de 30%-regeling naar P&O opdat deze het aan de werknemer kan melden. Uitnodiging van buitenlandse organisatie Van het maken van een detacheringsbrief tot en met het ontvangen van bericht door de betrokken werknemer als toepassen van de 30%-regeling wordt afgewezen. [email protected] Dec 17, 2012 8:58:35 AM rkieft1 Productie

Pagina 37 van 45


12.1

Procesketen: Uitnodigingen van buitenlandse organisaties


Pagina 38 van 45


Korte uitleg per processtap van proces: Uitnodigingen van buitenlandse organisaties Processtappen / objecten 1 Maken detacheringsbrief

2

Zenden detacheringsbrief naar PSA

3 4

Ontvangen detacheringsbrief Beoordelen toepassen 30%regeling Afwijzen toepassen 30%regeling Zenden afwijzing naar P&O

5 6 7

Ontvangen en versturen afwijzing 30%-regeling

8

Ontvangen afwijzing toepassen 30%-regeling


Beschrijving / doel Werknemers die naar het buitenland gaan (detachering) kunnen soms ook gebruik maken van de 30%-regeling. Daar is geen beschikking van de Belastingdienst voor nodig. Er geldt ook geen maximum termijn. P&O maakt een brief met nadere afspraken die de werknemer en werkgever ondertekenen. P&O zendt de detacheringsbrief, eventueel de uitnodigingsbrief van de buitenlandse organisatie, een ondertekend addendum op de detacheringsbrief en het formulier met keuze pensioenopbouw naar PSA. De medewerker PSA ontvangt de detacheringsbrief en eventuele aanvullende documenten. Een medewerker Salarisadministratie van PSA beoordeelt of de werknemer in aanmerking komt voor het toepassen van de 30%-regeling. Als het toepassen van de 30%-regeling niet mogelijk is, wijst de medewerker Salarisadministratie van PSA het toepassen van de 30%-regeling af. Een medewerker Salarisadministratie van PSA stuurt een afwijzingsbericht naar P&O opdat deze het aan de werknemer kan melden. P&O ontvangt het afwijzingsbericht van de medewerker Salarisadministratie van PSA en stuurt een afwijzingsbericht aan de werknemer zodat deze geïnformeerd is over het afwijzen van het toepassen van de 30%-regeling. De werknemer ontvangt een afwijzing van het toepassen van de 30%-regeling.

Pagina 39 van 45

Deelnemen IP Aanvullingsplan

13.

Proces: Deelnemen IP Aanvullingsplan



Beleid Verantwoordelijkheden Trigger(s) Afbakening



• Salarisverwerking Het doel van dit proces is het inhouden of stopzetten van de premie IP op het salaris en de afdracht hiervan aan Loyalis. Het IP aanvullingsplan voorziet in een collectieve regeling voor een verhoogde uitkering bij VOLLEDIGE arbeidsongeschiktheid van de werknemer. P.S. De universiteit heeft het risico bij GEDEELTELIJKE arbeidsongeschiktheid van de werknemers collectief verzekerd. Een verzekering hiervoor afsluiten is overbodig. De werknemer beslist na zijn aanstelling bij de universiteit of gedurende zijn dienstverband om deel te nemen aan de extra verzekering bij volledige arbeidsongeschiktheid. De mutaties in het verzekerdenbestand van Loyalis worden maandelijks verwerkt in SAP-HR. Directeur Personeel en Organisatie De werknemer bepaalt zelf of hij extra verzekerd wenst te zijn voor een verhoogde uitkering bij volledige arbeidsongeschiktheid. Het mutatiebestand van Loyalis Administratief Centrum - de medewerker PSA verwerkt de mutaties in SAP-HR en het salarissysteem en zorgt voor inhouding van de premie op de werknemer en afdracht van de premie aan Loyalis. [email protected] Dec 12, 2012 11:21:18 AM rkieft1 Productie

Pagina 40 van 45


13.1

Procesketen: Deelnemen IP Aanvullingsplan


Pagina 41 van 45


Korte uitleg per processtap van proces: Deelnemen IP Aanvullingsplan Processtappen / objecten 1 Ophalen formulier van website Loyalis

2

Digitaal of schriftelijk opzeggen verzekering

3

Invullen formulier IPAP

4

Aanmaken verzekerden bestand

5

Verwerken IPAP mutaties in SAP-HR


Beschrijving / doel De werknemer die zich wenst te verzekeren voor een hogere uitkering bij volledige arbeidsongeschiktheid haalt het formulier: 'Aanmelding arbeidsongeschiktheidsverzekering via de werkgever' op van de website van Loyalis (http://www.loyalis.nl/images/aanmeldingipap-collectief-900164_tcm149-152328.pdf ). De werknemer die niet langer verzekert wil zijn voor een hogere uitkering bij volledige arbeidsongeschiktheid kan daarvoor het formulier ‘Wijziging IPAP’ invullen (http://www.loyalis.nl/images/Wijziging-IPAP-semi-collectief-90_0016_tcm149-38718.pdf), het contactformulier invullen op de website van Loyalis (http://www.loyalis.nl/onzeservice/wijzigingen-doorgeven/) of per brief zijn verzekering opzeggen. De werknemer vult op het formulier zijn persoonsgegevens in en vermeldt het werkgeversnummer. Het werkgeversnummer is 4955400100 en kan desgewenst worden opgevraagd bij de AC-servicedesk. Na invulling en ondertekening zendt de werknemer het formulier rechtstreeks naar Loyalis. Loyalis levert maandelijks een bestand van verzekerden aan met de mutaties als gevolg van instroom en uitstroom. Bij wijziging van de verzekering ontvangt de werknemer rechtstreeks bericht van Loyalis. De mutaties in het verzekerdenbestand worden, na controle, verwerkt in SAP-HR en leiden tot een inhouding van premie op het salaris en een afdracht van premie aan Loyalis. Bij het beëindigen van de verzekering stopt de inhouding van de verschuldigde premie op het salaris en stopt de afdracht van premie aan Loyalis. Bij uit dienst gaan controleert PSA of de werknemer niet nog een tweede aanstelling bij de UvA heeft. Als dat het geval is wordt de IPAP overgezet naar de andere aanstelling. Een tweede medewerker controleert de invoer in SAP-HR.

Pagina 42 van 45

Deelnemen Partner Plus Pensioen

14.

Proces: Deelnemen Partner Plus Pensioen



Beleid Verantwoordelijkheden Trigger(s) Afbakening



• Salarisverwerking Het doel van dit proces is het inhouden of stopzetten van premie Partner Plus Pensioen op het salaris en het afdragen van premie aan het ABP voor werknemers die deelnemen aan het Partner Plus Pensioen. Hiermee voorziet de werknemer in extra pensioenopbouw voor zijn nabestaanden. De werknemer beslist binnen 6 maanden na zijn aanstelling bij de universiteit of hij deel gaat nemen aan de extra pensioenopbouw voor zijn nabestaanden. De pensioenpremie wordt met terugwerkende kracht vanaf de datum indiensttreding ingehouden. Aanvraagformulieren worden maandelijks verwerkt in SAP-HR. Directeur Personeel en Organisatie De werknemer bepaalt zelf of hij extra verzekerd wenst te zijn voor de verhoogde opbouw van zijn nabestaandenpensioen. Het aanvraagformulier Partner Plus Pensioen van de werknemer Van het aanvragen van het Partner Plus Pensioen door de werknemer tot en met het verwerken van mutaties in het Partner Plus Pensioen in SAP-HR. [email protected] Dec 17, 2012 10:13:18 AM rkieft1 Productie

Pagina 43 van 45


14.1

Procesketen: Deelnemen Partner Plus Pensioen


Pagina 44 van 45


Korte uitleg per processtap van proces: Deelnemen Partner Plus Pensioen Processtappen / objecten 1 Ophalen formulier van website van het ABP

2

Schriftelijk opzeggen Partner Plus Pensioen

3

Invullen Aanvraag Partner Plus Pensioen Ontvangen aanvraag Partner Plus Pensioen Ontvangen opzegging Partner Plus Pensioen Verwerken mutaties Partner Plus Pensioen in SAP-HR

4 5 6


Beschrijving / doel De werknemer die binnen 6 maanden na zijn aanstelling bij de universiteit wenst deel te nemen aan de opbouw van een verhoogd nabestaandenpensioen haalt het Aanvraagformulier Partner Plus Pensioen op bij het ABP (http://www.abp.nl/images/AanvraagPartnerPlusPensioen-24.0034_tcm160-92156.pdf). De werknemer, die zich niet langer wenst te verzekeren voor het Partner Plus Pensioen, kan hiertoe een brief sturen aan PSA (dus niet aan het ABP of P&O) met het verzoek om de premie-inhouding te beëindigen. De werknemer vult zijn persoonsgegevens in en zendt het formulier rechtstreeks naar PSA. De medewerker PSA ontvangt de aanvraag voor het Partner Plus Pensioen. De medewerker PSA ontvangt de opzegging voor het Partner Plus Pensioen. PSA verwerkt de mutaties in SAP-HR. Dit leidt tot een wijziging in de inhouding van premie op het salaris en de afdracht van premie aan het ABP. De werknemer kan zijn deelname controleren aan de hand van de inhouding van premie op de salarisspecificatie en de pensioenoverzichten van het ABP. Bij beëindiging van het Partner Plus Pensioen stopt de inhouding van premie op het salaris en stopt de afdracht van premie aan ABP. Een tweede medewerker controleert de invoer in SAPHR.

Pagina 45 van 45

ARIS proceshandboek. Salarisverwerking. Versie: 3. Datum: Pagina: 1 van 45

Recommend Documents