ARCHIV MĚSTA ÚSTÍ NAD LABEM
ZPRÁVA O ČINNOSTI ARCHIVU MĚSTA ÚSTÍ NAD LABEM ZA ROK 2011 Zpracoval PhDr. Vladimír Kaiser
4. ledna 2012
Magistrát města Ústí nad Labem – Archiv města Ústí nad Labem – zpráva o činnosti za rok 2011
2
ARCHIV MĚSTA ÚSTÍ NAD LABEM (AMÚ) je členěn na oddělení: 1. historický archiv 2. spisový meziarchiv V roce 2011 archiv nezpracovával materiál do Rady města a Zastupitelstva města Ústí nad Labem. AMÚ eviduje počty žádostí o informace dle zákona 106/1999 Sb. a způsob jejich vyřizování. V roce 2011 nedošla AMÚ žádná taková žádost. Personální stav V roce 2011 proběhly tyto personální změny. K 31. říjnu 2011 odešla do starobního důchodu paní Iva Kolářová. K 1. říjnu nastoupila na její místo Mgr. Helena Patráková, v průběhu měsíce října došlo k předání agend. Personální stav archivu je k 31. 12. 2011 následující: 1) PhDr. Vladimír Kaiser, ředitel archivu 2) PhDr. Věra Hladíková, vedoucí odborná archivářka, zástupkyně ředitele 3) Stanislava Kešnerová, samostatná archivářka 4) Jitka Pieňkosová, archivářka a uklizečka 5) Mgr. Helena Patráková, odborná archivářka a vedoucí spisového meziarchivu 6) Danka Pilařová, archivářka ve spisovém meziarchivu
Historický archiv Zpřístupňovací a rešeršní práce V roce 2011 byly pořádány tyto archivní fondy:
dokončena inventarizace NAD
název fondu
624
Národní výbor města Ústí nad Labem
113
Osobní fond PhDr. Franze Josefa Umlaufta (reinventarizace fondu)
časový rozsah
celkem běžných metrů
AP
(1979) 1986 – 1990 (1993)
9,46
215
(1778) 1883-1960 (2010)
14,52
214
Pozn.: NAD – číslo fondu v celostátní evidenci Národního archivního dědictví, AP číslo archivní pomůcky.
Magistrát města Ústí nad Labem – Archiv města Ústí nad Labem – zpráva o činnosti za rok 2011
3
Předarchivní péče V roce 2011 provedly pracovnice mezi archivu Iva Kolářová a Mgr. Helena Patráková kontroly spisoven Domova pro seniory Bukov, Domova pro seniory a azylový dům pro matky Orlická, základní školy Karla IV., Palachova a při Pedagogické fakultě v Ústí nad Labem. Osoby odpovědné za vedení spisoven byly poučeny o organizaci spisové služby, vypracování skartačních a spisových řádů. Z kontrol byly vyhotoveny protokoly, které byly předány odpovědným osobám a odboru kontroly magistrátu města. Archiv města Ústí nad Labem vyřídil celkem 23 skartačních žádostí. Počet archiválií v Archivu města Ústí nad Labem a stav zpracování
nezpracováno zpracováno z toho inventarizováno celkem archiválií
archivních souborů
běžných metrů
%
383 648 560 1098
447,63 1368,51 1239,39 1816,15
24,65 75,35 68,24
Přírůstky archivu a akviziční činnost V roce 2011 archiv získal bezplatně tyto přírůstky: 1. Okresní výbor Českého svazu bojovníků za svobodu Ústí nad Labem z let 1961 – 2003 o rozsahu 2,5 bm na základě předávacího protokolu. 2. Okresní organizace Českého svazu chovatelů drobného hospodářského zvířectva Ústí nad Labem z let 1966-2005 darem od pana Mgr. Václava Houfka z Ústí nad Labem o rozsahu 1,32 bm 3. Obchodní akademie a jazyková škola Ústí nad Labem dokumenty z let 1975 – 2003 o rozsahu 0,11 bm 4. Farní úřad Církvice, úřední knihy z let 1909 – 1948 předáním z archivu litoměřického biskupství o rozsahu 0,09 bm 5. Farní úřad Chabařovice, úřední knihy z let 1835 – 1940 předáním z archivu litoměřického biskupství o rozsahu 0,04 bm 6. Farní úřad Skorotice, úřední knihy a dokumenty z let 1759 – 1982 předáním z archivu litoměřického biskupství o rozsahu 0,45 bm 7. Farní úřad Velké Chvojno, úřední knihy a dokumenty z let 1843 – 1958 předáním z archivu litoměřického biskupství o rozsahu 0,1 bm 8. Farní úřad Žežice, dokumenty z let 1950 – 1972 předáním z archivu litoměřického biskupství o rozsahu 0,07 bm V roce 2011 archiv nenakupoval archiválie za úplatu. Spisový meziarchiv se v roce 2011 rozrostl především o dokumenty, předané odbory města Ústí nad Labem, především stavebním odborem.
Magistrát města Ústí nad Labem – Archiv města Ústí nad Labem – zpráva o činnosti za rok 2011
4
Smlouva s Biskupstvím litoměřickým V roce 2011 uzavřelo Statutární město zastoupené primátorem ing. Vítem Mandíkem s Biskupstvím litoměřickým depozitní smlouvu o dlouhodobém uložení archiválií vzniklých z činnosti římskokatolické církve ve městě a okrese Ústí nad Labem v Archivu města Ústí nad Labem. Smlouva napravuje právně nezajištěný stav trvající od převzetí farních archivů v roce 1964. Badatelé V roce 2011 studovalo v badatelně archivu celkem 128 badatelů, z toho 7 zahraničních. Počet návštěv v roce 2011 byl 277. Poskytování informací a rešerší Historický archiv v roce 2011 vyřídil celkem 68 dotazů a žádostí o rešerše písemně a 569 dotazů elektronicky. Žádný dotaz nebyl podán podle zákona o poskytování informací. Rekonstrukce budovy archivu V roce 2011 proběhla rekonstrukce elektrických rozvodů podle požadavků revize z roku 2010. Všechny rozvody nyní odpovídají předepsaných normám. Úložní plocha V roce 2011 došlo k rozšíření kapacity úložné plochy archivu o 240 běžných metrů pořízením nových kovových regálů firmy RAMET Kunovice ve dvoře archivu. Archiv má nyní přibližně 500 bm volných regálů a prostorovou kapacitu po dalších 800 bm. V průběhu prvního pololetí roku 2011 po dokončení rekonstrukce muzea byla odvezena větší část deponovaných sbírkových předmětů muzea. Zbývá ještě odvézt regály a několik rozměrných archeologických nálezů z průzkumu staveniště Zdaru. Počítačová a reprografická technika V roce 2011 byl pořízen kvalitní skener Epson V 700 PHOTO a došlo k obměně 3 starších počítačů. Vybavení počítačovou a reprografickou technikou je dostačující. Archivní knihovna Archivní knihovna v roce 2011 se rozšiřovala dary a publikační činností archivu o 21 svazků. Ke dni 23. 12. 2011 obsahovala archivní příruční knihovna celkem 2431 svazků.
Magistrát města Ústí nad Labem – Archiv města Ústí nad Labem – zpráva o činnosti za rok 2011
5
Ediční a vydavatelská činnost archivu V roce 2011 Archiv města Ústí nad Labem vydal v městském nakladatelství tyto publikace: 1. Ústecké retro, album fotografií města a jeho obyvatel z let 1947 – 1989, ed. Vladimír Kaiser v edici Ústecká vlastivěda sv. VI, 328 s., náklad 1000 výtisků 2. Ladislav Cihlář, Sedm let jsem u vás sloužil a …, v edici Memorabilia ustensis sv. XIV, 270 s., náklad 300 výtisků Výstavní činnost V roce 2011 Archiv města Ústí nad Labem nepořádal žádnou samostatnou výstavu. Publikační činnost archivářů Vladimír Kaiser byl editorem publikace Ústecké retro, album fotografií města a jeho obyvatel z let 1947 – 1989 v edici Ústecká vlastivěda sv. VI. Spolupráce se sdělovacími prostředky Ředitel archivu spolupracoval s Českou televizí na přípravě filmů o odbojáři Františku Zajíčkovi a Mariánském mostu, dále poskytl archivní materiály a rozhovory pro MF Dnes, Ústecký deník, Sächsische Zeitung a Svobodný Hlas Louny. Příjmy archivu za rok 2011 Největším zdrojem příjmů archivu města Ústí nad Labem byl prodej knih vydaných městem, v menší míře pak příjem ze služeb poskytovaných archivem. K 23. 12. 2011 činil tento příjem 209.780,60 Kč. Z toho bylo za služby archivu (rešerše, ověřování kopií archiválií) 18.540,60 Kč a za prodej knih distribuovaných archivem 191.234 Kč. Příjmy archivu byly převáděny na příjmové účty města Ústí nad Labem.
Magistrát města Ústí nad Labem – Archiv města Ústí nad Labem – zpráva o činnosti za rok 2011
Spisový meziarchiv Spisový meziarchiv magistrátu města Ústí nad Labem pokračoval ve své činnosti jako zvláštní oddělení Archivu města Ústí nad Labem i v roce 2011. Odborné vedení meziarchivu prováděla Iva Kolářová. V roce 2011 bylo zpřístupněno 340 stavebních spisů v 62 kartonech. V současné době spisový meziarchiv vedle personálních spisů města Ústí nad Labem a jeho zařízení spravuje 35307 stavebních spisů v 5032 kartonech a 1 053 spisů dopravních staveb v 352 kartonech. Zpřístupněné spisy jsou velmi často využívány magistrátem a veřejností, především stavebníky a žadateli o důchodové zabezpečení. Pracovnice spisového meziarchivu v roce 2011 vyřídily celkem 964 žádostí o rešerše a vyhledání materiálů. Ústí nad Labem, 4.1.2012
PhDr. Vladimír Kaiser ředitel archivu
6
I. Personální podmínky archivu Tabulka č. 1a Personální obsazení Funkce ředitel zást. řed. archivář archivář archivář archivář
Jméno PhDr. Vladimír Kaiser PhDr. Věra Hladíková Mgr. Helena Patráková Stanislava Kešnerová Jitka Pieňkosová Danka Pilařová
Specializace evidence NAD, zpřístupňování archiválií, vydavatelská činnost vedoucí oddělení, zpřístupňování archiválií, archivní rešerše vedoucí oddělení, zpřístupňování archiválií, archivní rešerše hospodářka, zpřístupňování archiválií, archivní rešerše obsluha badatelny, zpřístupňování archiválií, archivní rešerše zpřístupňování personálních agend, archivní rešerše
Další odborné aktivity sazba knih
I. Personální podmínky archivu Tabulka č. 1b Druh pracovní činnosti 1. Řízení (ředitel, vedoucí oddělení, auditor) 2. Ekonomika, administrativa (ekonomové, účetní, hospodářky, sekretářky, písařky, podatelny apod.) 3. Správa budov, autoprovoz (správci budov, topiči, údržbáři, uklízečky, ostraha, řidiči) 4. Informatika 5. Konzervace a restaurování, preventivní péče o archiválie 6. Reprografie 7. Badatelské služby 8. Vydavatelská a propagační činnost (redaktoři, grafici, tiskaři) 9. Předarchivní péče, kontrolní činnost 10. Archivní evidence a metodika 11. Péče o archiválie, zpracování archiválií, správa archivních souborů 12. Zahraniční styky Celkem
Systematizovaný stav
Skutečný stav 1 1
1 1
0 0 0 0 1 0 1 0 2 0 6
0 0 0 0 1 0 1 0 2 0 6
Magistrát města Ústí nad Labem – Archiv města Ústí nad Labem – zpráva o činnosti za rok 2011
8
III. Výběr, zpracování a využívání archiválií Tabulka č. 2 Protokoly o výběru archiválií ve skartačním řízení Pracoviště
výběr archiválií ve skartačním řízení (počet Výběr archiválií mimo skartační řízení Počet správních řízení podle § protokolů) u původců podle (počet protokolů) 10 odst. 3 §3 odst. 1 §3 odst. 2 0 0 0 23
Archiv města Ústí nad Labem
III. Výběr, zpracování a využívání archiválií Tabulka č. 4a. Zpracování archiválií Název archivního souboru
Uspořádáno bm za rok
Inventarizováno bm za rok
Průběžně
Zkatalogizo-vá Počet Zrejstříkováno Jméno zpracovatele no katalogizačních evidenčních evidenčních záznamů jednotek jednotek
Národní výbor města Ústí nad Labem (1979) 1986 – 1990 (1993) OV KSČ Ústí nad Labem 1950-1989
0
0
Definitivně 9,46
0
0
0 Věra Hladíková
0
22,88
0
0
0
celkem
0
22,88
9,46
0
0
0 Stanislava Kešnerová, Věra Hladíková 0
III. Výběr, zpracování a využívání archiválií Tabulka č. 4b. Reinventarizace Název archivního souboru
Časový rozsah
Osobní fond PhDr. Franze Josefa Umlaufta
(1778) 1883-1960 (2011)
Původní rozsah v bm 9,36
Rozsah v bm po reinventarizaci 14,52
Jméno zpracovatele Helena Patráková
Magistrát města Ústí nad Labem – Archiv města Ústí nad Labem – zpráva o činnosti za rok 2011
9
III. Výběr, zpracování a využívání archiválií Tabulka č. 4c. Zpracování archiválií (součty) Pracoviště
Uspořádáno Inventarizováno bm za rok bm za rok 2011 2011
Archiv města Ústí nad Labem 0 0
Reinventarizace
Název pracoviště
Počet badatelů celkem
AM Ústí nad Labem
128
Z cizinců
Průběžně 22,88 0
Zkatalogizováno evidenčních jednotek
Definitivně 9,46 14,52
Počet katalogizačních záznamů 0 0
III. Výběr, zpracování a využívání archiválií Tabulka č. 5. Využívání archiválií Počet Počet správních Počet toho badatelských návštěv
7
277
řízení podle § 38 odst. 2
0
0 0
Počet vypůjčených evidenčních jednotek
zapůjčených evidenčních jednotek 0
Zrejstříkováno evidenčních jednotek
0 0
Počet rešerší pro úřední potřebu 0
Počet rešerší pro soukromé účely
206
431
III. Výběr, zpracování a využívání archiválií Tabulka 6. Provedené kontroly Organizační jednotka AM Ústí n.L. AM Ústí n.L. AM Ústí n.L. AM Ústí n.L. AM Ústí n.L.
Kontrolovaný subjekt Základní škola Palachova Domov pro seniory Bukov Domov pro seniory a azylový dům Orlická Základní škola Karla IV. Základní škola při Pedagogické fakultě
Sídlo
Datum provedení 3.6.2011 17.6.2011 23.6.2011 14.7.2011 20.10.2011
Ústí nad Labem Ústí nad Labem Ústí nad Labem Ústí nad Labem Ústí nad Labem
IV. Stav archiválií Tabulka č. IVa. Prověrky fyzického stavu archiválií Název pracoviště Archiv města Ústí nad Labem
Počet prověrek fyzického stavu
Z toho archivních kulturních památek 12
Z toho národních kulturních památek 0
Počet případů zjištěného poškození 0
0
Magistrát města Ústí nad Labem – Archiv města Ústí nad Labem – zpráva o činnosti za rok 2011
10
IV. Stav archiválií Tabulka b. Extrémní naměřené teploty a relativní vlhkosti v roce 2011 Místo měření suterén suterén dvůr dvůr 1. podlaží 1. podlaží 2. podlaží 2. podlaží 3. podlaží 3. podlaží
Datum měření
Teplota v °C
5.12.2011 22.8.2011 5.12.2011 22.8.2011 31.1.2011 29.8.2011 31.1.2011 22.8.2011 12.12.2011 22.8.2011
Datum měření 10 20 10 20 12 24 11 26 10 28
Relativní vlhkost v % 14.3.2011 22.8.2011 21.3.2011 22.8.2011 14.3.2011 3.10.2011 7.3.2011 26.9.2011 14.3.2011 7.11.2011
20 80 26 60 30 55 34 60 37 64
IV. Stav archiválií Tabulka c. Množství bezpečnostních kopií zhotovených zhotovených v roce 2011 Název archivního souboru
Počet políček bezpečnostního mikrofilmu
Počet kusů bezpečnostních negativů 0
Počet políček studijních kopií 0
Počet digitálních kopií 0
0
Magistrát města Ústí nad Labem – Archiv města Ústí nad Labem – zpráva o činnosti za rok 2011
11
V. Konzervace a restaurování archiválií Tabulka a. Konzervace a restaurování archiválií Zkonzervováno a zrestaurováno (kusů) 01 Značka archivního souboru
Druh archiválií Počet preg. listin Počet papír. listin Počet přívěš. pečetí Počet preg. rukopisů Počet papír. rkp. nebo knih Počet vazeb Počet spisů Počet map a plánů Počet grafických listů
0 0 0 0 0 0 0 0 0
V. Konzervace a restaurování archiválií Tabulka b. Konzervace a restaurování archiválií - zakázkovým způsobem Název firmy
Počet zakázek
Náklady v Kč 0
0
VI. Knihovna název pracoviště AM Ústí nad Labem
evidovaných svazků k 31.12. 2011
přírůstků v roce 2011
2431
21
VIII. materiálně technická situace archivu Tabulka a) Využití kapacit a prostorová rezerva Název pracoviště AM Ústí n.L.
Využitá kapacita v bm
Volná plocha bez regálů 1816,15
Volná kapacita regálů v bm 360 m2
Přírůstky v roce 2011 v bm 974
4,68
Magistrát města Ústí nad Labem – Archiv města Ústí nad Labem – zpráva o činnosti za rok 2011
12
VIII. Materiálně technická situace archivu Tabulka c) Celkový přehled o plnění příjmů a čerpání výdajů za rok 2011 Ukazatel
Rozpočet vč. mimorozpočtových zdrojů dle zákona č. 218/2000 Sb.
Příjmy v tom: nedaňové a kapitálové příjmy a příjmové.dotace Výdaje celkem *)
*bez platů, mzdovou agendu provádí Magistrát města Ústí nad Labem
Čerpání v roce 2011 celkem
200.000
skutečné příjmy: 209.780,60
928.290
799.753,80
