ARCHIV MĚSTA ÚSTÍ NAD LABEM
ZPRÁVA O ČINNOSTI ARCHIVU MĚSTA ÚSTÍ NAD LABEM ZA ROK 2012 Zpracoval PhDr. Vladimír Kaiser
2. ledna 2013
Magistrát města Ústí nad Labem – Archiv města Ústí nad Labem – zpráva o činnosti za rok 2012
2
ARCHIV MĚSTA ÚSTÍ NAD LABEM (AMÚ) je členěn na oddělení: 1. historický archiv 2. spisový meziarchiv V roce 2012 archiv nezpracovával materiál do Rady města a Zastupitelstva města Ústí nad Labem. AMÚ eviduje počty žádostí o informace dle zákona 106/1999 Sb. a způsob jejich vyřizování. V roce 2012 vyřídil jednu takovou žádost týkající se nahlížení do projektové dokumentace uložené ve spisovém meziarchivu. Personální stav V roce 2012 neproběhly žádné personální změny. Personální stav archivu je k 31. 12. 2012 následující: 1) PhDr. Vladimír Kaiser, ředitel archivu 2) PhDr. Věra Hladíková, vedoucí odborná archivářka, zástupkyně ředitele 3) Stanislava Kešnerová, samostatná archivářka 4) Jitka Pieňkosová, archivářka a uklizečka 5) Mgr. Helena Patráková, odborná archivářka a vedoucí spisového meziarchivu 6) Danka Pilařová, archivářka ve spisovém meziarchivu Historický archiv Zpřístupňovací a rešeršní práce V roce 2012 byly pořádány tyto archivní fondy: reinventarizace NAD
404 405 406 407 826
název fondu
Archiv obce Arnultovice Archiv obce Babina II Archiv obce Božtěšice Archiv obce Brná nad Labem Archiv obce Budov
časový rozsah
1830-1945 1942 (1836) 1890-1945 (1829) 1890-1945 1936
celkem běžných metrů
AP
0,33 0,01 0,81 1,82 0,03
katalogizace NAD
795
název fondu
Sbírka soudobé dokumentace
časový rozsah
1700-2012
celkem běžných metrů
AP
9,35
Pozn.: NAD – číslo fondu v celostátní evidenci Národního archivního dědictví, AP číslo archivní pomůcky.
Magistrát města Ústí nad Labem – Archiv města Ústí nad Labem – zpráva o činnosti za rok 2012
3
Předarchivní péče V roce 2012 provedla pracovnice meziarchivu Mgr. Helena Patráková kontroly spisoven: ZŠ Elišky Krásnohorské ZŠ Husova v Krásném Březně ZŠ Školní náměstí v Předlicích Základní a mateřská škola SNP Osoby odpovědné za vedení spisoven byly poučeny o organizaci spisové služby, vypracování skartačních a spisových řádů. Z kontrol byly vyhotoveny protokoly, které byly předány odpovědným osobám a odboru kontroly magistrátu města. Archiv města Ústí nad Labem vyřídil celkem 29 skartačních žádostí. Počet archiválií v Archivu města Ústí nad Labem a stav zpracování archivních souborů běžných metrů nezpracováno zpracováno z toho inventarizováno celkem
355 681 593
439,89 1381,46 1242,99
1103
1821,35
% 24,15 75,85 68,25
Přírůstky archivu a akviziční činnost V roce 2012 archiv získal bezplatně tyto přírůstky: 1. Městský úřad Trmice, zápisy ze zastupitelstva a rady z let 1992 – 2012 v rozsahu 0,6 bm na základě předávacího protokolu. 2. Okresní úřad Ústí nad Labem, audity obcí okresu Ústí nad Labem z let 1991 – 2002 od Úřadu pro zastupování státu ve věcech majetkových Ústí nad Labem v rozsahu 0,5 bm na základě předávacího protokolu. 3. 4. osmiletá střední škola v Ústí nad Labem, tzv. Zelená škola, Velká hradební 13, třídní výkazy z let 1946 – 1960 od Základní školy Elišky Krásnohorské v Ústí nad Labem v rozsahu 1,54 bm na základě předávacího protokolu. 4. Obecní úřad Řehlovice, dokumenty z let 1991 – 2006 v rozsahu 0,11 bm na základě předávacího protokolu. 5. Městská spořitelna Chabařovice, spisy z let 1947 – 1950 od Ministerstva finančí ČR v rozsahu 0,11 bm na základě předávacího protokolu. 6. Továrna na laky Josef Hammer Ústí nad Labem, 4 pokladní deníky z let 1912 – 1946 v rozsahu 0,2 bm od Státního oblastního archivu Litoměřice na základě předávacího protokolu. 7. Osobní fond Josefa Požárka, korespondence s rodinou Lumpe z let 1968 – 1999 v rozsahu 0,02 bm darem od syna, bez předávacího protokolu.
Magistrát města Ústí nad Labem – Archiv města Ústí nad Labem – zpráva o činnosti za rok 2012
4
V roce 2012 archiv zakoupil tyto archiválie za úplatu: 1. Kronika obce Mojžíř a Veselí (Gemeindebuch) z let 1920 – 1941 nákupem od soukromé osoby za 9.000 Kč. Spisový meziarchiv se v roce 2012 rozrostl především o dokumenty, předané odbory města Ústí nad Labem, především stavebním odborem. Badatelé V roce 2012 studovalo v badatelně archivu celkem 159 badatelů, z toho 4 zahraniční. Počet návštěv v roce 2012 byl 344. Poskytování informací a rešerší Historický archiv v roce 2012 vyřídil celkem 84 dotazů a žádostí o rešerše písemně a 651 dotazů elektronicky. 1 dotaz byl podán a vyřízen podle zákona o poskytování informací. Generální inventura Ve druhém pololetí roku 2012 začala generální inventura vyhlášena MV ČR. Na inventuře se podílejí všichni pracovníci historického archivu. Do konce roku bylo zkontrolováno přibližně 70 % archivních fondů. Inventura bude dokončena v prvním pololetí roku 2013. Rekonstrukce budovy archivu V roce 2012 Muzeum města Ústí nad Labem dokončilo odstěhování sbírkových předmětů a regálů uložených důvodu rekonstrukce budovy muzea ve dvoře archivu. Po odstěhování byla rekonstruována poškozená podlaha dvora položením keramické dlažby. Úložní plocha V roce 2012 nebyly pořizovány nové regály. V současné době má archiv k dispozici přibližně 974 běžných metrů volných regálů a volné místo pro postavení regálů o kapacitě přibližně 360 m2. Volná úložní kapacita archivu vystačí na dobu přibližně 50 let i delší. Počítačová a reprografická technika Archiv je vybaven odpovídající počítačovou technikou. Z větší části tuto techniku dodává a udržuje firma Metropolnet a. s. Ústí nad Labem. Archivní knihovna Archivní knihovna v roce 2012 se rozšiřovala dary a publikační činností archivu o 86 svazků. Ke dni 31. 12. 2012 obsahovala archivní příruční knihovna celkem 2517 svazků.
Magistrát města Ústí nad Labem – Archiv města Ústí nad Labem – zpráva o činnosti za rok 2012
5
Ediční a vydavatelská činnost archivu V roce 2012 Archiv města Ústí nad Labem vydal v městském nakladatelství tyto publikace: 1. Zdeněk Urban, Moje (nejen) blbé dvacáté století v edici Ústecká vlastivěda sv. VII, 76 s., náklad 1000 výtisků. 2. Kristýna Janečková, Hrad Střekov perla nad Labem v edici Ústecká vlastivěda sv. VIII, 100 s., náklad 1000 výtisků. Spolupráce se sdělovacími prostředky Archivu spolupracoval s Českou televizí při přípravě zpravodajství, dále poskytl archivní materiály a rozhovory pro MF Dnes a Sächsische Zeitung. Příjmy archivu za rok 2012 Největším zdrojem příjmů archivu města Ústí nad Labem byl prodej knih vydaných městem, v menší míře pak příjem ze služeb poskytovaných archivem. K 23. 12. 2012 činil tento příjem 226.809 Kč. Z toho bylo za služby archivu (rešerše, ověřování kopií archiválií) 17.738 Kč a za prodej knih distribuovaných archivem 209.071 Kč. Příjmy archivu byly převáděny na příjmové účty města Ústí nad Labem. Spisový meziarchiv Spisový meziarchiv magistrátu města Ústí nad Labem pokračoval ve své činnosti jako zvláštní oddělení Archivu města Ústí nad Labem i v roce 2012. Odborné vedení meziarchivu prováděla Mgr. Helena Patráková. V roce 2012 bylo zpřístupněno 771 stavebních spisů ve 135 kartonech. V současné době spisový meziarchiv vedle personálních spisů města Ústí nad Labem a jeho zařízení spravuje 37 010 stavebních spisů v 5167 kartonech a 1 180 spisů dopravních staveb v 439 kartonech. Zpřístupněné spisy jsou velmi často využívány magistrátem a veřejností, především stavebníky a žadateli o důchodové zabezpečení. Pracovnice spisového meziarchivu v roce 2012 vyřídily celkem 349 žádostí o rešerše a vyhledání materiálů.
Ústí nad Labem, 7.1.2013
PhDr. Vladimír Kaiser ředitel archivu
I. Personální podmínky archivu Tabulka č. 1a Personální obsazení Funkce ředitel zást. řed. archivář archivář archivář archivář
Jméno PhDr. Vladimír Kaiser PhDr. Věra Hladíková Mgr. Helena Patráková Stanislava Kešnerová Jitka Pieňkosová Danka Pilařová
Specializace evidence NAD, zpřístupňování archiválií, vydavatelská činnost vedoucí oddělení, zpřístupňování archiválií, archivní rešerše vedoucí oddělení, zpřístupňování archiválií, archivní rešerše hospodářka, zpřístupňování archiválií, archivní rešerše obsluha badatelny, zpřístupňování archiválií, archivní rešerše zpřístupňování personálních agend, archivní rešerše
Další odborné aktivity sazba knih
I. Personální podmínky archivu Tabulka č. 1b Druh pracovní činnosti 1. Řízení (ředitel, vedoucí oddělení, auditor) 2. Ekonomika, administrativa (ekonomové, účetní, hospodářky, sekretářky, písařky, podatelny apod.) 3. Správa budov, autoprovoz (správci budov, topiči, údržbáři, uklízečky, ostraha, řidiči) 4. Informatika 5. Konzervace a restaurování, preventivní péče o archiválie 6. Reprografie 7. Badatelské služby 8. Vydavatelská a propagační činnost (redaktoři, grafici, tiskaři) 9. Předarchivní péče, kontrolní činnost 10. Archivní evidence a metodika 11. Péče o archiválie, zpracování archiválií, správa archivních souborů 12. Zahraniční styky Celkem
Systematizovaný stav
Skutečný stav 1 1
1 1
0 0 0 0 1 0 1 0 3 0 7
0 0 0 0 1 0 1 0 2 0 6
III. Výběr, zpracování a využívání archiválií Tabulka č. 2 Protokoly o výběru archiválií ve skartačním řízení Pracoviště
Archiv města Ústí nad Labem
výběr archiválií ve skartačním řízení (počet Výběr archiválií mimo skartační řízení Počet správních řízení podle § protokolů) u původců podle (počet protokolů) 10 odst. 3 §3 odst. 1 §3 odst. 2 0 0 0 29
III. Výběr, zpracování a využívání archiválií Tabulka č. 4a. Zpracování archiválií Název archivního souboru
Uspořádáno bm za rok
Inventarizováno bm za rok
Průběžně Sbírka soudobé dokumentace celkem
0
Zkatalogizováno evidenčních jednotek
Počet Zrejstříkováno Jméno zpracovatele katalogizačních evidenčních záznamů jednotek
Definitivně 0
0
85 kartonů 85
4329 4329
0 0
Vladimír Kaiser
III. Výběr, zpracování a využívání archiválií Tabulka č. 4b. Reinventarizace Název archivního souboru Archiv obce Arnultovice Archiv obce Babina II Archiv obce Božtěšice Archiv obce Brná nad Labem Archiv obce Budov
Časový rozsah 1830-1945 1942 (1836) 1890-1945 (1829) 1890-1945 1936
Původní rozsah v bm
Rozsah v bm po reinventarizaci 0,17 0,01 0,77 1,75 0,03
Jméno zpracovatele 0,33 0,01 0,81 1,82 0,03
Věra Hladíková Věra Hladíková Věra Hladíková Věra Hladíková Věra Hladíková
III. Výběr, zpracování a využívání archiválií Tabulka č. 4c. Zpracování archiválií (součty) Pracoviště
Uspořádáno Inventarizováno bm za rok bm za rok 2012 2012
Archiv města Ústí nad Labem
Průběžně 0 3,00
Reinventarizace
Zkatalogizováno evidenčních jednotek
Počet katalogizačních záznamů
Zrejstříkováno evidenčních jednotek
Definitivně 0 0
0 3,00
85 0
4329 0
0 0
III. Výběr, zpracování a využívání archiválií Tabulka č. 5. Využívání archiválií Název pracoviště
AM Ústí nad Labem
Počet badatelů celkem
159
Z toho cizinců
Počet badatelských návštěv 4
250
Počet správních řízení podle § 38 odst. 2
Počet zapůjčených evidenčních jednotek
0
Počet vypůjčených evidenčních jednotek 0
Počet rešerší pro úřední potřebu 0
Počet rešerší pro soukromé účely
168
III. Výběr, zpracování a využívání archiválií Tabulka 6. Provedené kontroly Organizační jednotka AM Ústí n.L. AM Ústí n.L. AM Ústí n.L. AM Ústí n.L.
Kontrolovaný subjekt ZŠ Elišky Krásnohorské ZŠ Husova v Krásném Březně ZŠ Školní náměstí v Předlicích Základní a mateřská škola SNP
Sídlo Ústí nad Labem Ústí nad Labem Ústí nad Labem Ústí nad Labem
Datum provedení 19.3.2012 18.5.2012 25.5.2012 7.6.2012
394
IV. Stav archiválií Tabulka č. IVa. Prověrky fyzického stavu archiválií Název pracoviště
Počet prověrek fyzického stavu
Archiv města Ústí nad Labem
Z toho archivních kulturních památek 12
Z toho národních kulturních památek 0
Počet případů zjištěného poškození 0
0
IV. Stav archiválií Tabulka b. Extrémní naměřené teploty a relativní vlhkosti v roce 2012 Místo měření suterén suterén dvůr dvůr 1. podlaží 1. podlaží 2. podlaží 2. podlaží 3. podlaží 3. podlaží
Datum měření
Teplota v °C 2.1.2012 6.8.2012 2.1.2012 30.7.2012 2.4.2012 30.7.2012 6.2.2012 9.7.2012 2.1.2012 9.7.2012
Datum měření 10 19 10 19 10 24 14 27 10 28
Relativní vlhkost v % 6.2.2012 7.5.2012 6.2.2012 25.6.2012 13.2.2012 25.6.2012 13.2.2012 25.6.2012 6.2.2012 2.1.2012
20 75 20 55 30 67 30 67 29 65
IV. Stav archiválií Tabulka c. Množství bezpečnostních kopií zhotovených zhotovených v roce 2012 Název archivního souboru
Počet políček bezpečnostního mikrofilmu
Počet kusů bezpečnostních negativů 0
Počet políček studijních kopií 0
Počet digitálních kopií 0
0
V. Konzervace a restaurování archiválií Tabulka a. Konzervace a restaurování archiválií Druh archiválií Počet preg. listin Počet papír. listin Počet přívěš. pečetí Počet preg. rukopisů Počet papír. rkp. nebo knih Počet vazeb Počet spisů Počet map a plánů Počet grafických listů
Značka archivního souboru
Zkonzervováno a zrestaurováno (kusů) 0 0 0 0 0 0 0 0 0
V. Konzervace a restaurování archiválií Tabulka b. Konzervace a restaurování archiválií - zakázkovým způsobem Název firmy Knihařství Jana Přibíkpvá, Kadaň
Počet zakázek
Náklady v Kč 6
9720
VI. Knihovna název pracoviště AM Ústí nad Labem
evidovaných svazků k 31.12. 2012
přírůstků v roce 2012
2517
86
VIII. materiálně technická situace archivu Tabulka a) Využití kapacit a prostorová rezerva Název pracoviště AM Ústí n.L.
Využitá kapacita v bm
Volná plocha bez regálů 1821,35
Volná kapacita regálů v bm 360 m2
Přírůstky v roce 2012 v bm 974
3,08
VIII. Materiálně technická situace archivu Tabulka c) Celkový přehled o plnění příjmů a čerpání výdajů za rok 2012 Ukazatel
Rozpočet vč. mimorozpočtových zdrojů dle zákona č. 218/2000 Sb.
Příjmy v tom: nedaňové a kapitálové příjmy a příjmové.dotace Výdaje celkem *)
*bez platů, mzdovou agendu provádí Magistrát města Ústí nad Labem
Čerpání v roce 2012 celkem
150.000
skutečné příjmy: 226.809
860.000
730.059,28
