Application Nota ExESS voor veiligheidsmanagament ExESS kan gebruikt worden ter ondersteuning van diverse administratieve opvolgingsaspecten bij het veiligheidsbeleid in een organisatie. Aangezien ExESS toelaat zelf entiteiten te definiëren kan een brede waaier aan diverse varianten van documenten, procedures en risicobeheersingsmethodieken die in praktijk toegepast worden , geimplementeerd worden in het ExESS IT platform. De diverse toepassingen en mogelijkheden kunnen in grote lijnen ingedeeld worden zoals hierna omschreven.
INVENTARISATIE Onder inventarisatie verstaan we alle gestructureerde oplijstingen die bestaan rond veiligheid. In veel organisaties zijn dit die entiteiten die bijgehouden worden in talrijke Excell files of andere spreadsheet toepassingen. Deze inventarisatie is vaak een onderdeel van het facility management in een organisatie. Een aantal voorbeelden worden hierna omschreven.
1. Personeelslijsten met vermelding van blootstellingen en andere relevante veiligheidsaspecten en referenties Veiligheidsaspecten beheersen kan in veel organisaties verbeterd worden door de minstens alle risicoaspecten voor het personeel te inventariseren. Op basis van deze lijsten kunnen dan rapporten en planningen gemaakt worden om de geinventariseerde risicoaspecten te beheersen. ExESS kan gebruikt worden zoals een Excell spreadsheet : De gebruiker definieert welke kolommen (gegevens) moeten opgelijst worden. U definieert uw invulschermen en organiseert deze binnen de mogelijke ExESS structuurelementen : per departement, per personeelslid, per machine, enz... Delen van deze in ExESS gestructureerde Excel spreadsheets kunnen met bestaande IT applicaties gekoppeld worden, zodat het principe van 1 x ingeven en gebruik in meerdere applicaties mogelijk wordt.
maandag 27 augustus 2007
ExESS voor Veiligheidsmanagement
Page 1
Voorbeelden Oplijsten van personeelsleden en de protentiele gevaren waaraan ze blootgesteld kunnen worden
maandag 27 augustus 2007
ExESS voor Veiligheidsmanagement
Page 2
2. Lijsten van persoonlijke beschermingsmiddelen (en/of andere arbeidsmiddelen)
Deze lijsten kunnen verschillende gegevens omvatten zoals : Omschrijvingen , aantallen, attesten, keuringen, prijzen, enz. De gebruiker definieert de spreadsheet en het invulscherm.
3. Installaties en machines (toestellen) Naar veiligheidsaspecten van installaties en machines kunnen tal van parameters verzameld worden zoals : algemene gegevens, keuringsdata, vergunningsinformatie, fiches met veiligheidsvoorschriften, prijzen, meldingen van veiligheidsaspecten, enz. De in ExESS gedefinieerde entities (taken, datums, andere lijstentiteiten en structuurelementen) kunnen gebruikt worden om veiligheidsaspecten aan installaties en machines verder te bepalen en te groeperen (structureren). Alle installaties en machines kunnen per type geinventariseerd worden. Zo kan iedere gebruiker snel terugvinden wat voor hem van toepassing is.
maandag 27 augustus 2007
ExESS voor Veiligheidsmanagement
Page 3
4. Registraties van ongevallen Ongevallenafhandeling kan uit meerdere fazen bestaan : van registratie tot uiteindelijke rapportering. Afhankelijk van de interne procedures en verwerkingsmogelijkheden binnen een organisatie kunnen specifieke rapporteringsvormen bestaan. Gebruikers kunnen hun werkwijze vrij bepalen en structureren binnen ExESS. Invoegpagina’s, invoegvelden en soorten rapporten kunnen vrij aangepast of ontworpen worden. Registraties kunnen eventueel via internet of ‘ geknipte ‘ versies van ExESS. Op deze wijze kan vlot door elke werknemen snelle en eenvoudige input gebeuren van gegevens. Opvragen van rapporten en overzichten kan gecentraliseerd worden. ExESS kan alle data exporteren naar grafische rapporteringssoftware zoals Excell die vlot toelaat grafieken en tabellen grafisch weer te geven op een manier zoals gewenst door de individuele gebruiker.
maandag 27 augustus 2007
ExESS voor Veiligheidsmanagement
Page 4
5. Beheersen van gegevens in verband met gevaarlijke producten ExESS heeft een volledig uitgewerkte module voor het beheren van chemicaliën : stockbeheer, wettelijke registers, Veiligheidsinstructiekaarten, etikettering, aanmaak MSDS, classificatie, REACH, Risk Assessment, enz... ExESS kan aangekocht worden met een Product Databank zoals : • • • •
BIG databank : met meer dan 250 eigenschappen per stof Annex I data : meer dan 3000 stoffen met classificatie informatie ADR DGL list 2007 : UN nummers en relevante transportdata INCI Lijst : voor detergenten en cosmetische producten
maandag 27 augustus 2007
ExESS voor Veiligheidsmanagement
Page 5
6. Bijhouden van processen en deelaspecten ervan Analyse van veiligheidsaspecten kan gebeuren op niveau van mensen, machines/arbeidsmiddelen of op procesniveau. Daarom kunnen ook alle processen en deelprocessen of departementen en afdelingen in ExESS in kaart worden gebracht. Deze gegevens en structuren kunnen de basis vormen voor een checklist en/of een veiligheidszorgsysteem : Voor elk van de basisonderdelen kunnen veiligheidsaspecten gedefinieerd worden en dan naar risico’s geëvalueerd worden. De processen en onderdelen kunnen geordend worden tot een Process-Flow. Alle bestaande entiteiten in ExeSS kunnen vervolgens hieraan gekoppeld worden zodat relaties tussen de structuur, de risico’s en nodige opvolgingstaken kunnen gelegd worden om tot een dynamisch risicobeheersysteem te komen.
maandag 27 augustus 2007
ExESS voor Veiligheidsmanagement
Page 6
WERKPOSTEN Werkposten worden samengesteld op basis van functies, machines en installaties, afdelingen of structuurelementen, enz... Op deze wijze groepeert de gebruiker basiselementen voor duidelijke omschrijving van risicoaspecten op de werkposten (werkplaatsen). De gebruiker kan met ExESS deze data op een generieke en uniforme wijze structureren, zodat wijzigingen in bestaande werkposten eenvoudig kunnen onderhouden worden. Nieuwe werkplekken kunnen na aanmaak zeer snel omschreven worden. Met de ExESS rapporteringsmethodiek tovert elke gebruiker op basis van een WORD template een mooie Werkpostfiche of afgeleid document.
maandag 27 augustus 2007
ExESS voor Veiligheidsmanagement
Page 7
maandag 27 augustus 2007
ExESS voor Veiligheidsmanagement
Page 8
RISICOANALYSE 7. Klassieke risicoanalysemethodes (Kiney, Sobane, Muop, ...) Aangezien de databank alle basiselementen bevat voor risicoanalyse kan een matrix opgesteld worden om alle effectieve risico’s te identificeren en te evalueren. ExESS kan diverse methoden ondersteunen om de geidentificeerde risico’s te evalueren en te beheersen : Kiney, Sobane, Muopo, ...Ook eigen modellen kunnen in de IT toepassing geintroduceerd worden. Resultaten kunnen zijn : • • •
De significantiebepaling Het kopellen aan beheersmaatregelen die in een dynamisch opvolgingsplan kunnen verwerkt worden Het genereren van taken en e-mail berichten aan verantwoordelijken
maandag 27 augustus 2007
ExESS voor Veiligheidsmanagement
Page 9
8. Specifieke Risicoanalysemethoden (Risk Assessment, CSA, ...) Diverse industriële sectoren passen voor risicoanalyse van chemicaliënbeheer of andere risicovolle activiteiten specifieke methoden toe (EUSES, EASE, ...). Deze methodieken vragen speciale instellingen en berekeningen. Omdat deze meestal eigen zijn aan een bepaald model of een berdijfssituatie worden deze geparametreerd in ExESS. Voorbeeld : bepalen van persoonlijke beschermingsmiddelen, verifieren van te lange blootstellingen aan chemicaliën in een werkplaats, enz...
maandag 27 augustus 2007
ExESS voor Veiligheidsmanagement
Page 10
TAKENBEHEERSING Onveilige situaties moeten beheerst worden door ze weg te werken of door permanent te werken aan goede preventies. Dit betekent dat het opstellen van taken en de opvolging van deze taken inherent zijn aan een dynamisch risicobeheerssysteem. ExESS bevat een takenbeheer waarbij taken gedefinieerd kunnen worden en het mogelijk is deze te synchroniseren met MS outlook en andere email systemen. Het toekennen van recurrency - het ingeven van frekwenties waarbij taken terugkeren – aan taken maakt het mogelijk om in de tijd terugkerende acties te plannen en op te volgen. Hierna enkele veel voorkomende voorbeelden : • • • •
Opvolgen van acties in het kader van risicobeheersplannen Onderhoud en keuringen Terugkerende opleidingen Actieplannen naar aanleiding van ongevallen en anormalieën
maandag 27 augustus 2007
ExESS voor Veiligheidsmanagement
Page 11
Veiligheidszorgsystemen (VCA, ISO, OHSAS, ...) Veiligheidszorgsystemen worden opgebouwd door strikte procedures in te voeren en deze op te volgen. Een zorgsysteem heeft een inventarisatie als basis. Vervolgens moeten de risicoaspecten in kaart worden gebracht en de bottlenecks geindentificeerd worden. Voor alle onveilige situaties die belangrijk genoeg zijn moet een opvolgingsplan opgesteld worden, waar deadlines en evaluatie opnieuw belangrijk is : De Deming circle moet rond zijn : plan, actie, do, check ! Een dergelijk systeem kan opgesteld worden door al deze aspecten die hierboven gedefinieerd zijn samen te brengen in één applicatie : ExESS . ExESS kan VCA ondersteunen : machines identificeren, keuringsplannen, anormalieën analyseren,... ExESS kan een OHSAS 18001 ondersteunen : identificeren van risico’s, beoordeling en aanpak gekoppeld aan strategische planning en verbetering.
maandag 27 augustus 2007
ExESS voor Veiligheidsmanagement
Page 12
