Modul ke:
Aplikasi Komputer Pengantar DataBase
Fakultas
Ekonomi dan Bisnis Program Studi
Manajemen
Yusuf Elmande, S.Si., M.Kom
Pengantar DataBase • Database atau basis data dapat dibayangkan ibarat sebuah lemari arsip. Jika anda bekerja diperkantoran tentu sangat banyak arsip-arsip atau dokumen kantor yang disimpan kedalam lemari tersebut. Sering anda melihat bahwa penempatan arsip didalam lemari tidak dilakukan secara sembarangan/acak, tapi diberi pembeda antara satu arsip dengan arsip yang lainnya. Pembedanya dapat berupa nomor urut, warna sampul, urutan letak atau berdasarkan tanggal dan lain sebagainya.
• Begitu juga halnya dengan buku telpon/alamat yang anda punyai, biasanya diatur menurut abjad nama atau kategori tertentu, seperti teman, keluarga, klien dan lain sebagainya. Semuanya disimpan dan diatur menurut aturan tertentu sesuai dengan yang diinginkan. Upaya anda untuk menyusun dan melakukan hal diatas baru akan terasa kalau data arsip dan daftar alamat yang dimiliki sudah banyak.
• Mengapa hal ini anda lakukan ? tidak lain tujuannya adalah untuk memudahkan dalam mencari atau mengambil data tertentu dalam arsip maupun buku alamat tadi secara Cepat dan mudah. Bayangkan kalau semua arsip atau daftar buku alamat tersebut tidak diatur penyusunannya, tentu akan sangat sulit untuk mencari arsip atau nomor telpon tertentu. Tidak saja sulit tapi akan sangat membutuhkan waktu yang lama.
Definisi DataBase • Banyak sekali definisi tentang database yang diberikan oleh para pakar dibidang ini. Database terdiri dari dua penggalan kata yaitu data dan base, yang artinya berbasiskan pada data, tetapi secara konseptual, database diartikan sebuah koleksi atau kumpulan datadata yang saling berhubungan (relation), disusun menurut aturan tertentu secara logis, sehingga menghasilkan informasi. Sebuah informasi yang berdiri sendiri tidaklah dikatakan database.
Definisi DataBase Lanjutan • Contoh : Nomor telpon seorang pelanggan, disimpan dalam banyak tempat apakah itu difile pelanggan, difile alamat dan dilokasi yang lain. Antara file yang satu dengan file yang lainnya tidak saling berhubungan, sehingga apabila salah seorang pelanggan berganti nomor telpon dan anda hanya mengganti difile pelanggan saja, maka akibatnya akan terjadi ketidakcocokan data, karena di lokasi yang lain masih tersimpan data nomor telpon yang lama.
Definisi DataBase Lanjutan • Dalam sistem database hal ini tidak boleh dan tidak bisa terjadi, karena antara file yang satu dengan file yang lain saling berhubungan, jika suatu data yang sama anda ubah, maka data tersebut difile yang lain akan otomatis berubah juga. Sehingga tingkat keakuratan/kebenaran data sangat tinggi.
Definisi DataBase Lanjutan • Secara prinsip, dalam suatu database tercakup dua komponen penting, yaitu Data dan Informasi. Jadi tujuan akhir anda adalah bagaimana mengelola data sehingga mampu menjadi informasi yang diinginkan dan dapat dilakukan proses pengambilan, penghapusan, pengeditan terhadap data secara mudah dan cepat (efektif, efisien dan akurat) Data sedangkan informasi adalah data yang telah diolah sehingga bernilai guna dan dapat dijadikan bahan dalam pengambilan keputusan.
Jenjang Data dan Informasi
Jenjang Data Pengertian dari masingmasing Jenjang Data pada gambar disamping dapat anda pelajari pada modul yang diberikan
DataBase Kumpulan dari item data yang saling berhubungan satu dengan yang lainnya yang diorganisasikan berdasarkan sebuah skema atau struktur tertentu, tersimpan di hardware komputer dan dengan software untuk melakukan manipulasi untuk kegunaan tertentu.
Implementasi dengan Ms. Access • Database atau biasa disebut basis data adalah kumpulan data yang berhubungan dengan suatu obyek, topik atau tujuan khusus tertentu. Sebagai contoh katalog buku di perpustakaan, data profil prusahaan, data pelanggaran, konflik, dll (sesuai dengan kebutuhan lembaga). • Dengan microsoft access anda dapat mengelola seluruh data yang anda miliki ke dalam sebuah file database. Database pada access dapat terdiri atas satu atau beberapa tabel, query, form, report, page, makro, dan modul yang semuanya berhubungan atau saling keterkaitan.
Mengapa Harus Access..?? • Dengan Microsoft Access pengguna mendapat kemudahan dalam mengelola database, karena semua pengguna yang menggunakan Sistem Operasi Microsoft Windows telah menyediakan program sistem operasi microsoft Access dalam microsoft Office. Selain menyediakan fasilitas Wizard dan contoh-contoh database yang mudah untuk dimanipulasi memungkinkan pengguna mengelola database dengan relatif mudah, cepat dan profesional.
Mengapa Harus Access..?? (lanjutan) • Dalam Microsoft Access ini pertanyaan kita terjawab karena berisi tentang beberapa hal yang umum dan sering digunakan dalam mengelola suatu database baik untuk perusahaan, instansi pemerintah maupun lembaga.
Microsoft Access 2010 RELATIONAL DATABASE DI ACCESS • Kadang-kadang Anda perlu database relasional untuk melacak informasi tersebut - sebuah gudang data yang telah dipisahkan ke dalam koleksi data yang lebih kecil (disebut tabel) untuk menghilangkan redundansi, dan kemudian dikaitkan bersama-sama berdasarkan bit umum informasi (disebut bidang).
Microsoft Access 2010 (lanjutan) • Sebagai contoh, sebuah perencanaan acara database relasional mungkin berisi tabel dengan informasi pelanggan, tabel dengan informasi vendor, dan meja dengan informasi acara. • Tabel dengan informasi acara mungkin memiliki lapangan untuk menghubungkannya dengan tabel pelanggan, dan bidang menghubungkannya dengan tabel vendor. Dengan begitu, misalnya, jika nomor telepon vendor berubah, informasi dapat diubah setelah pada tabel vendor, bukan di setiap peristiwa yang melibatkan vendor.
Microsoft Access 2010 (lanjutan) • Akses adalah alat yang dapat Anda gunakan dengan cepat dan mudah mengembangkan aplikasi database relasional yang membantu Anda mengelola informasi. • Anda dapat membuat database untuk membantu Anda melacak hampir semua jenis informasi, seperti persediaan, kontak profesional, atau proses bisnis. • Bahkan, akses dilengkapi dengan template yang dapat Anda gunakan langsung untuk melacak berbagai informasi, membuat hal-hal mudah bahkan untuk pemula
Cari dan menerapkan sebuah template • Access menyediakan Anda dengan berbagai macam template yang dapat Anda gunakan untuk mempercepat proses database kreasi Anda. • Template adalah database siap digunakan yang berisi semua tabel, query, form, dan laporan yang diperlukan untuk melakukan tugas tertentu. Sebagai contoh, ada banyak template yang dapat digunakan untuk melacak masalah, mengelola kontak, atau mencatat biaya. Beberapa template berisi catatan beberapa sampel untuk membantu menunjukkan penggunaannya. • Database Template dapat digunakan begitu saja, atau anda dapat menyesuaikan mereka agar lebih sesuai kebutuhan Anda.
Cari dan menerapkan sebuah template (L) • Untuk menemukan dan menerapkan sebuah template ke database Anda, lakukan hal berikut: – Pada tab File, klik Baru.
• Di bawah Template tersedia, lakukan salah satu berikut: – Untuk menggunakan kembali template yang Anda baru saja digunakan, klik Template terbaru, kemudian pilih template yang Anda inginkan.
• Untuk menggunakan template yang sudah Anda telah menginstal, – klik Template Saya, kemudian pilih template yang Anda inginkan.
• Untuk mencari template pada Office.com, di bawah Template Office.com, – klik sebuah kategori template, pilih template yang Anda inginkan, kemudian klik Download untuk mendownload template dari Kantor. Com ke komputer Anda.
Cari dan menerapkan sebuah template (L) • Opsional, klik ikon folder di sebelah kotak File Name untuk menelusuri ke lokasi di mana Anda ingin membuat database. • Jika Anda tidak menunjukkan lokasi tertentu, akses menciptakan database di lokasi default yang ditampilkan di bawah kotak File Name. – Klik Create.
• Akses menciptakan database dan membukanya untuk digunakan.
Membuat database dari awal • CATATAN Jika Anda ingin informasi menyeluruh mengenai pengantar ke konsep di balik menggunakan Access untuk membuat database . • Jika tidak ada template yang sesuai dengan kebutuhan Anda, atau jika Anda memiliki data dalam program lain yang ingin Anda gunakan di akses, Anda dapat memutuskan bahwa lebih baik untuk membuat database dari awal. • Pada Access 2010, Anda memiliki pilihan: database desktop standar, atau web database.
Membuat database dari awal (lanjutan) • Untuk membuat database baru, lakukan hal berikut: – Mulai Access. – Pada tab Baru di Backstage, klik Blank Database atau Database Web Blank.
• PENTING Pilihan yang Anda buat di sini akan menentukan fitur apa saja yang tersedia dalam database. Desktop database tidak dapat dipublikasikan ke Web, dan database web tidak mendukung beberapa fitur desktop, seperti query total. – Di sebelah kanan, ketik nama untuk database Anda di kotak File Name.
Membuat database dari awal (lanjutan) • Untuk mengubah lokasi di mana Anda membuat file, klik Browse di sebelah kotak File Name, browse dan pilih lokasi baru, dan kemudian klik OK. – Klik Create.
• Akses menciptakan database, dan kemudian membuka meja kosong (bernama Table1) dalam tampilan datasheet. • Akses menempatkan kursor dalam sel kosong pertama di Klik untuk Menambahkan kolom dari tabel baru.
Buka database Access yang ada • TIP Untuk segera membuka salah satu dari beberapa database terakhir yang Anda pernah dibuka, pada tab File, klik terbaru, kemudian klik nama file. – Pada tab File, klik Open. – Klik shortcut di kotak dialog Buka - atau, di Lihat di kotak, klik drive atau folder yang berisi database yang Anda inginkan. – Dalam daftar folder, klik dua kali folder sampai Anda membuka folder yang berisi database.
Buka database Access yang ada (lanjutan) • Bila Anda menemukan database, lakukan salah satu berikut: • Untuk membuka database dalam mode standar terbuka, klik dua kali. • Untuk membuka database untuk akses bersama dalam multiuserlingkungan, sehingga baik Anda dan pengguna lain bisa baik membaca dan menulis ke database pada saat yang sama, klik Buka. • Untuk membuka database untuk akses read-only, sehingga Anda dapat melihatnya tetapi tidak dapat mengeditnya, klik tanda panah di sebelah tombol Buka, kemudian klik Open Read-Only.
Buka database Access yang ada (lanjutan) • Untuk membuka database untuk akses eksklusif, sehingga tidak ada orang lain dapat membukanya saat Anda terbuka, klik tanda panah di sebelah tombol Buka, kemudian klik Buka eksklusif. • Untuk membuka database untuk akses read-only, klik tanda panah di sebelah tombol Buka, kemudian klik Open Eksklusif Read-OnlyPengguna lain yang masih bisa membuka database, tetapi mereka hanya memiliki akses read-only.
Buka database Access yang ada (lanjutan) • Jika Anda tidak dapat menemukan database yang ingin Anda buka – Pada kotak dialog Open, klik shortcut My Computer - atau, di Lihat di kotak, klik My Computer. – Dalam daftar drive, klik kanan drive yang Anda pikir mungkin berisi database, dan kemudian klik Cari. – Masukkan kriteria pencarian, lalu tekan ENTER untuk mencari database. – Jika database ditemukan, membukanya dengan mengklik dua kali di kotakSearch Results dialog.
Buka database Access yang ada (lanjutan) • CATATAN Karena pencarian dimulai dari kotak dialog Buka, Anda harus mengklikCancel pada kotak dialog tersebut sebelum database akan terbuka. – Anda dapat langsung membuka file data dalam format file eksternal (seperti dBASE, Paradox, Microsoft Exchange, atau Excel). Anda juga dapat langsung membuka sumber data ODBC, seperti Microsoft SQL Server atau Microsoft FoxPro. Akses secara otomatis membuat database Access baru dalam folder yang sama seperti file data, dan menambahkan link ke setiap tabel dalam database eksternal.
Memulai menggunakan database baru Anda • Tergantung pada template yang Anda gunakan, Anda mungkin perlu melakukan satu atau lebih hal berikut untuk memulai dengan database baru: • Jika Access menampilkan kotak dialog Login dengan daftar kosong pengguna, gunakan prosedur berikut untuk memulai: Klik New User. Isi formulir Pengguna Rincian. Klik Simpan & Tutup. Pilih nama pengguna baru saja Anda masukkan, dan kemudian klik Login. – Jika Akses menampilkan lembar kosong, Anda dapat mulai mengetik data yang langsung ke datasheet tersebut, atau klik tombol lain dan tab untuk mengeksplorasi database. – – – –
Memulai menggunakan database baru Anda (L) • Jika Akses menampilkan halaman Persiapan, Anda dapat mengklik link pada halaman tersebut untuk mempelajari lebih lanjut tentang database, atau klik tombol lain dan tab untuk mengeksplorasi database. • Jika Akses menampilkan pesan peringatan keamanan di bar pesan, dan Anda mempercayai sumber dari template, klik Aktifkan Konten. • Jika database membutuhkan login, Anda perlu login lagi.
Daftar Pustaka • http://aangrapei.wordpress.com/2011/10/09/belaj ar-dasar-acces-2010/ • http://ondisurya.blogspot.com/2012/04/belajarprogram-access.html • https://www.google.com/ • Kadir, Abdul, 2007, “Pengenalan Teknologi informasi”, Yogyakarta, Penerbit Andi • Pawirosumarto, Suharno, 2008, “Aplikasi komputer”, Jakarta:Mitra Wacana Media • Suharno, pawirisumanto., Elmande, Yusuf., Nugraha, Nugi “Aplikasi Komputer Edisi Ketiga”, Jakarta:Mitra Wacana Media
Pengantar Database Aplikasi Komputer Database atau basis data dapat dibayangkan ibarat sebuah lemari arsip. Jika anda bekerja diperkantoran tentu sangat banyak arsip-arsip atau dokumen kantor yang disimpan kedalam lemari tersebut. Sering anda melihat bahwa penempatan arsip didalam lemari tidak dilakukan secara sembarangan/acak, tapi diberi pembeda antara satu arsip dengan arsip yang lainnya. Pembedanya dapat berupa nomor urut, warna sampul, urutan letak atau berdasarkan tanggal dan lain sebagainya.
Terima Kasih Yusuf Elmande, S.Si., M.Kom
