APLIKASI ADMINISTRASI PEMBUKUAN PADA PERUSAHAAN
TUGAS AKHIR
Diajukan Untuk Memenuhi Salah Satu Syarat Mencapai Gelar Ahli Madya Program Diploma III Teknik Informatika
Diajukan Oleh : PRIYANI M3207026
PROGRAM DIPLOMA III TEKNIK INFORMATIKA FAKULTAS MATEMATIKA DAN ILMU PENGETAHUAN ALAM UNIVERSITAS SEBELAS MARET SURAKARTA 2010 i
BAB I PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang Masalah Kebutuhan akan sistem pembukuan sangat penting dalam suatu perusahaan. Manfaat sistem pembukuan bagi suatu perusahaan antara lain sebagai pendukung dalam pengambilan keputusan dan mengetahui maju tidaknya perusahaan tersebut. Sehingga peranan sistem pembukuan pada sebuah perusahaan dapat dikatakan mendukung kelangsungan dan perkembangan perusahaan. Dalam suatu perusahaan semua transaksi harus dicatat dalam jurnal dan secara periodik dibukukan ke dalam rekening-rekening di buku besar. Sistem pembukuan dibuat agar dapat membantu mempercepat dan mengurangi resiko kesalahan manusia. Penulis mengambil pokok pikiran tentang membuat suatu program administrasi pembukuan yang biasanya masih dilakukan manual yaitu ditulis pada buku jurnal, buku besar, dan sebagainya. Jika tidak teliti, pembukuan sistem manual akan terjadi banyak kesalahan manusia, seperti kesalahan dalam perhitungan, kesalahan dalam pencatatan saldo, selisih perhitungan antara debet dan kredit, dan lain sebagainya. Untuk mempermudah pencatatan pembukuan tersebut maka perlu dibuat sistem administrasi pembukuan pada perusahaaan yang masih menggunakan sistem manual. Berdasarkan uraian diatas, maka penulis mengangkat judul “Aplikasi Administrasi Pembukuan pada Perusahaan”.
1.2 Perumusan Masalah Sistem
administrasi
pembukuan
merupakan
bagian
penting
dari
manajemen keuangan suatu perusahaan. Berdasarkan latar belakang masalah tersebut maka perumusan masalahnya adalah Bagaimana membuat aplikasi administrasi pembukuan pada perusahaan ? 1ii
1.3 Batasan Masalah Dalam pembuatan aplikasi pembukuan ini akan dibuat sebuah sistem yang mampu menangani proses pencatatan jurnal umum, jurnal kas, posting ke buku besar, laporan rekening akuntansi, laporan laba rugi, dan neraca.
1.4 Tujuan Penulisan Tujuan dari penulisan Tugas Akhir ini adalah: 1. Membuat aplikasi administrasi pembukuan yang dapat menangani proses pengelolaan keuangan. 2. Membuat aplikasi pembukuan yang dapat membuat laporan rekening akuntansi, laporan laba rugi, dan neraca. 3. Membantu manajemen perusahaan dalam meningkatkan pengelolaan keuangan.
1.5 Manfaat Penulisan Pembuatan aplikasi administrasi pembukuan ini diharapkan dapat memberikan manfaat bagi perusahaan yang menggunakan aplikasi ini. Adapun manfaat tersebut adalah a. Dapat membantu pencatatan pembukuan suatu perusahaan. b. Meningkatkan kinerja perusahaan dalam pengelolaan data keuangan. c. Mempermudah proses pencatatan pembukuan dan pembuatan laporan rugi laba dan neraca serta dapat mengubah sistem manual menjadi komputerisasi.
1.6 Metodologi Penelitian Dalam menyusun laporan Tugas Akhir, penulis menggunakan metode studi pustaka. Metode ini dilakukan dengan mempelajari sumber-sumber buku yang berkaitan, kemudian dirangkum dan dijadikan sebagai acuan.
iii
1.7 Sistematika Penulisan 1. BAB I (Pendahuluan) Pada pendahuluan diberikan gambaran umum tentang laporan yang berisikan a. Latar Belakang Masalah b. Perumusan Masalah c. Batasan Masalah d. Tujuan Dan Manfaat Penulisan e. Metodologi Penelitian f. Sistematika Penulisan
2. BAB II (Landasan Teori) Pada landasan teori membahas mengenai landasan teori yang digunakan sebagai referensi dalam pembuatan laporan tugas akhir sistem administrasi pembukuan pada perusahaan.
3. BAB III (Desain Dan Perancangan) Pada desain dan perancangan memuat tentang desain dan rancangan aplikasi administrasi pembukuan perusahaan.
4. BAB IV (Implementasi Dan Analisa) Pada implementasi memuat hasil analisis dan perancangan sistem yang antara lain ditampilkan dalam bantuk tabel, gambar dan penjelasan dari masing-masing bagian. Pada evaluasi memuat kekurangan dan kelebihan sistem.
5. BAB V (Penutup) Pada penutup memuat kesimpulan dari penelitian dan implementasi sistem dan saran yang diperoleh dari kesimpulan.
iv
BAB II LANDASAN TEORI
2.1 Pengertian Sistem Sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau menyelesaikan suatu sasaran tertentu. (Jogiyanto, 2001) Menurut Kristanto (2003), suatu sistem adalah jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau menyelesaikan suatu sasaran tertentu.
2.2 Pengertian Informasi Informasi merupakan hasil pengolahan data sehingga menjadi bentuk yang penting bagi penerimanya dan mempunyai kegunaan sebagai dasar dalam pengambilan keputusan yang dapat dirasakan akibatnya secara langsung saat itu juga atau secara tidak langsung pada saat mendatang. (Sutanta,2004) Menurut Sutedjo (2002), informasi menjadi penting, karena berdasarkan informasi itu para pengelola dapat mengetahui kondisi obyektif sebuah perusahaan. Tidak semua inormasi berkualitas. Kualitas itu ditentukan oleh : 1. Keakuratan dan teruji kebenarannya Informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan, tidak bias, dan tidak menyesatkan. Kesalahan-kesalahan itu dapat berupa kesalahan perhitungan maupun akibat gangguan (noise) yang dapat mengubah dan merusak informasi. 2. Kesempurnaan informasi Untuk mendukung faktor pertama di atas, maka kesempurnaan informasi menjadi faktor penting, dimana informasi disajikan lengkap tanpa pengurangan, penambahan atau pengubahan.
v4
3. Tepat waktu Informasi harus disajikan secara tepat waktu, mengingat informasi akan menjadi dasar pengambilan keputusan. Keterlambatan informasi akan mengakibatkan kekeliruan dalam pengambilan keputusan. 4. Relevansi Informasi akan memiliki nilai manfaat yang tinggi, jika informasi tersebut diterima oleh mereka yang membutuhkan, dan menjadi tidak berguna jika diberikan kepada mereka yang tidak membutuhkan. 5. Mudah dan murah Saat ini, cara dan biaya untuk memperoleh informasi juga menjadi bahan pertimbangan tersendiri. Bilamana cara dan biaya untuk memperoleh informasi sulit dan mahal, maka orang menjadi tidak berminat untuk memperolehnya atau mencari alternatif subsitusinya. Biaya mahal yang dimaksud disini, jika bobot informasi tidak sebanding dengan biaya yang dikeluarkan. Dan melalui teknologi internet, saat ini ruang atau perusahaan dapat memperoleh informasi dengan mudah dan murah.
2.3 Pengertian Sistem Informasi Sistem informasi mempunyai banyak pengertian, namun pada dasarnya mengarah pada dasar yang sama. Sistem merupakan kumpulan elemen-elemen yang saling terkait dan bekerjasama untuk proses masukan yang ditujukan kepada sistem tersebut dan mengolah masukan tersebut sampai menghasilkan kesimpulan yang diinginkan. (Kristanto, 2003). Informasi merupakan hasil pengolahan data sehingga menjadi bentuk yang penting bagi penerimanya dan mempunyai kegunaan sebagai dasar dalam pengambilan keputusan yang dapat dirasakan akibatnya secara langsung saat itu juga atau secara tidak langsung pada saat mendatang. (Sutanta, 2004) Dari pernyataan diatas dapat diambil kesimpulan bahwa sistem informasi dapat
didefinisikan
sebagai
suatu
kegiatan
prosedur-prosedur
yang
diorganisasikan, bilamana akan dieksekusi akan mendukung informasi atau vi
pengambilan keputusan dan pengendalian didalam organisasi (Henry C. Lucas dalam Jogiyanto, 1997) Sistem informasi terdiri dari komponen-komponen, sebagai berikut. a. Input Input adalah semua data yang dimasukkan di dalam sistem informasi, seperti dokumen, formulir dan file. b. Proses Proses merupakan kumpulan prosedur yang akan memanipulasi input yang kemudian akan disimpan dalam basis data dan seterusnya akan diolah menjadi output yang akan digantikan oleh penerima. c. Output Output merupakan semua keluaran atau hasil dari model yang sudah diolah menjadi suatu sistem informasi yang berguna dan dapat dipakai oleh penerima. Komponen ini dapat berupa laporan-laporan yang dapat dibutuhkan oleh pemakai sistem untuk memantau sistem suatu organisasi. d. Teknologi Teknologi merupakan komponen yang berfungsi untuk memasukkan input, mengolah input dan menghasilkan output. Teknologi meliputi 3 bagian yaitu perangkat keras, perangkat lunak, perangkat manusia. e. Basis data Basis data merupakan kumpulan data-data yang saling berhubungan dengan yang lain, yang disimpan dalam perangkat keras komputer dan akan diolah oleh perangkat lunak. f. Kendali Kendali dalam hal ini merupakan semua tindakan yang diambil untuk menjaga semua sistem informasi tersebut agar dapat berjalan dengan lancar dan tidak mengalami gangguan.
2.4 Pengertian Data Data didefinisikan sebagai bahan keterangan tentang kejadian-kejadian nyata atau fakta-fakta yang dirumuskan dalam sekelompok lambang tertentu yang vii
tidak acak menunjukkan jumlah, tindakan dan hal, data dapat berupa catatancatatan dalam kertas, buku, atau tersimpan sebagai file dalam basis data. (Sutanta, 2004).
2.5 Perancangan Sistem Perancangan sistem secara umum adalah pengidentifikasian komponenkomponen sistem informasi dengan tujuan untuk dikomunikasikan dengan pemakai (Sutanta, 2003). Tujuan perancangan sistem secara umum adalah memberikan gambaran secara umum atau global kepada pemakai tentang sistem yang akan dikembangkan dan berfungsi sebagai persiapan untuk tahap perancangan sistem. 2.5.1 Context Diagram (CD) Context Diagram adalah sebuah diagram sederhana yang menggambarkan hubungan antara entity luar, masukan dan keluaran sistem (Kristanto, 2003). Beberapa simbol yang digunakan dalam Context Diagram dapat dilihat dalam Tabel 2.1
Tabel 2.1 Simbol Dalam Context Diagram Simbol
Keterangan
Suatu proses dimana beberapa tindakan atau sekelompok tindakan dijalankan
Suatu
entitas
berupa
orang,
kelompok,
departemen atau sistem yang bisa menerima informasi atau data-data awal. Simbol alir data atau aliran data
viii
2.5.2 Data Flow Diagram (DFD) Data Flow Diagram adalah suatu model logika data atau proses yang dibuat untuk menggambarkan dariman asal data atau kemana tujuan data yang keluar dari sistem, dimana data disimpan, proses apa yang menghasilkan data tersebut dan interaksi antara data yang disimpan dan proses yang dikenakan pada data tersebut (Kristanto, 2003). Beberapa simbol yang digunakan dalam DFD dapat dilihat dalam Tabel 2.2
Tabel 2.2 Simbol Dalam DFD Simbol
Penjelasan Menggambarkan orang atau kelompok yang merupakan asal data atau tujuan data Simbol alir data atau aliran data a. Menunjukkan
tranformasi
data
dari
masukan menjadi keluaran b. Suatu proses dimana beberapa tindakan dijalankan
File basis data atau penyimpanan
yang
diimplementasikan dalam komputer.
2.5.3
Entity Relationship Diagram (ERD) Entity Relationship Diagram adalah alat pemodelan data utama dan akan membantu mengorganisasi data dalam suatu proyek kedalam entitas-entitas dan menentukan hubungan antar entitas. Proses memungkinkan analisis menghasilkan struktur basisdata yang baik ix
sehingga data dapat disimpan dan diambil secara efisien. Beberapa simbol yang digunakan dalam ERD dapat dilihat dalam Tabel 2.3
Tabel 2.3 Simbol Dalam ERD Simbol
Keterangan Menunjukkan merupakan
himpunan suatu
entitas
yang
yang
dapat
obyek
diidentifikasikan dalam lingkungan pemakai.
Menunjukkan himpunan relasi antar entitas.
Digunakan sebagai penghubung antara relasi dengan himpunan entitas dan himpunan entitas dengan atributnya. Menunjukkan atribut dari entitas.
2.5.4 Kerelasian Antar Relasi (Relationship) Kerelasian menyatakan hubungan antar relasi dalam basisdata. Kerelasian antar relasi dituliskan oleh foreign key atau relasi-relasi bertipe transaksi yang digunakan dalam basis data. Jenis-jenis relasi meliputi : 1. Kerelasian satu ke satu (one to one relationship) Kerelasian satu ke satu terjadi jika setiap nilai pada suatu relasi hanya mengimplementasikan sebuah nilai pada relasi lain yang direlasikan secara logik. 2. Kerelasian satu ke banyak (one to many relationship) Kerelasian satu ke banyak dapat terjadi jika setiap nilai pada suatu relasi mengimplementasikan banyak nilai pada relasi lain yang direlasikan secara logik. x
3. Kerelasian banyak ke satu (many to one relationship) Kerelasian banyak ke satu terjadi jika banyak nilai pada suatu relasi mengimplementasikan satu nilai pada relasi lain yang direlasikan secara logik. 4. Kerelasian banyak ke banyak (many to many relationship) Kerelasian banyak ke banyak terjadi jika banyak nilai pada suatu relasi mengimplementasikan banyak nilai pada relasi lain yang direlasikan secara logik (Sutanta, 2004)
2.5.5
Kamus Data (Data Dictionary) Kamus data adalah kumpulan elemen-elemen atau simbolsimbol yang digunakan atau membantu dalam penggambaran atau pengidentifikasikan field atau file didalam sistem (Kristanto, 2003) Kamus data ikut berperan dalam perancangan dan pembangunan aplikasi karena ini berfungsi untuk: a. Menjelaskan arti aliran data dan penyimpanan daam penggambaran data flow diagram. b. Mendeskripsikan komposisi paket data yang bergerak melalui aliran. c. Menjelaskan spesifikasi nilai dan satuan yang relevan terhadap data yang mengalir dalam sistem tersebut Data dictionary atau kamus data adalah katalog fakta tentang data dan kebutuhan informasi, dengan kamus data analisis sistem dapat didefinisikan data yang mengalir ke sistem dengan lengkap. Berikut simbol-simbol disajikan dalam Tabel 2.4.
xi
Tabel 2.4 Simbol Kamus Data -
Terdiri dari
+
Dan
()
Optional (boleh atau tidak)
{}
Pengulangan
[]
Memiliki salah satu
**
Komentar
| @
Indentifikasi atribut kunci Pemulihan sejumlah alternatif antar simbol
2.6 Akuntansi 2.6.1
Pengertian Akuntansi Menurut American Institute of Certified Public Accountant
(AICPA), akuntansi adalah seni pencatatan, penggolongan, peringkasan yang tepat dan dinyatakan dalam satuan mata uang, transaksi-transaksi dan kejadian-kejadiaan yang setidak-tidaknya bersifat financial dan penafsiran hasil-hasilnya.
2.6.2
Persamaan Akuntansi Sumber daya yang dimiliki perusahaan dalam istilah akuntansi disebut
aktiva (assets). Aktiva menggambarkan bentuk kekayaan yang dimiliki oleh perusahaan, misalnya kas, piutang, persediaan, tanah, bangunan, mesin dan lain-lain. Klaim atau hak atas kekayaan tersebut disebut ekuitas pemilik (equitas). Ekuitas terhadap kekayaan dikelompokkan menjadi dua, ekuitas oleh pihak ketiga (kreditur) disebut Kewajiban (lialibilities) dan ekuitas oleh pemilik perusahaan disebut ekuitas pemilik (owner equity). Hubungan antara aktiva dan ekuitas disajikan dalam bentuk Persamaan 2.1.
Aktiva = Kewajiban + Ekuitas Pemilik
(2.1)
(Baridwan, 2001) xii
2.6.3
Klasifikasi Akun Akun (account) adalah media untuk menempatkan dan menyimpan
transaksi sejenis. Kumpulan dari akun-akun disebut buku besar. Sedangkan daftar yang berisi akun-akun yang dimiliki perusahaan disebut bagan akun (chart of account). Berikut ini klasifikasi akun : a. Akun Riil Akun riil adalah akun yang berisi elemen-elemen untuk menyusun neraca. Akun riil disebut juga akun kontinu, karena transaksi yang ditempatkan pada akun riil akan digunakan dari waktu ke waktu, dari satu periode akuntansi ke periode berikutnya. Akun riil terdiri dari aktiva (assets), kewajiban (lialibilities) dan ekuitas Pemilik (owner equity). Aktiva, kewajiban, dan ekuitas pemilik dikelompokkan lagi menjadi kelompok yang lebih spesifik sebagai berikut : 1. Aktiva (assets) Akun aktiva dikelompokkan menjadi beberapa jenis aktiva sesuai dengan periode pemanfaatannya dalam menunjang pendapatan, yaitu a. Aktiva Lancar (current assets) Aktiva
lancar
yaitu
aktiva
yang
pemanfaaatannya
untuk
menciptakan laba dalam jangka waktu satu periode akuntansi. Artinya dalam satu periode akuntansi aktiva ini akan bisa dicairkan menjadi kas atau aktiva yang sama kembali. Contoh aktiva lancar adalah kas dan piutang usaha. b. Aktiva Tetap (fixed asssets) Aktiva Tetap yaitu aktiva yang pemanfaatannya untuk menciptakan laba dalam jangka waktu lebih dari satu periode akuntansi. Contoh aktiva tetap adalah tanah, bangunan, alat kantor, dan lain-lain. c. Aktiva Tak Berwujud (intangible assets) Aktiva tak berwujud yaitu aktiva yang secara substansial tidak mempunyai bentuk fisik, tetapi ikut bagian dalam menciptakan xiii
pendapatan dan pemanfaatannya biasanya lebih dari satu periode akuntansi. 2. Kewajiban (Lialibilities) Kewajiban
adalah
kewajiban
perusahaan
yang
harus
diselesaikan dengan mengorbankan aktiva pada waktu yang akan datang, akibat transaksi masa lalu. Kewajiban dalam
neraca
dikelompokkan menjadi : a. Kewajiban Lancar (current lialibilities) Kewajiban Lancar yaitu kewajiban yang pelunasannya akan dilakukan dalam waktu paling lama satu periode akuntansi yang akan datang. Contoh kewajiban lancar adalah utang dagang dan utang gaji. b. Kewajiban Jangka Panjang (long term lialibilities) Kewajiban Jangka Panjang yaitu kewajiban yang pelunasannya melebihi satu periode akuntansi. Contoh kewajiban jangka panjang adalah utang bank, utang obligasi dan utang hipotik. 3. Ekuitas Pemilik (ownwer equity) Ekuitas pemilik yaitu hak milik para pemilik perusahaan yang ditentukan berdasarkan aktiva dikurangi kewajiban. b. Akun Nominal Akun Nominal yaitu akun-akun yang digunakan untuk menyusun laporan Rugi Laba. Akun nominal sering disebut akun sementara, karena setiap periode akuntansi akun ini akan ditutup dan dipindahkan saldonya ke akun modal. Kelompok akun nominal adalah akun pendapatan (revenue) dan akun beban (expense). 1.
Pendapatan (revenue) Pendapatan adalah akun yang digunakan untuk menampung pendapatan selama satu periode akuntansi. Contoh akun pendapatan adalah pendapatan jasa, pendapatan bunga, pendapatan sewa, dan lain-lain. xiv
2. Beban (expense) Beban adalah akun yang digunakan untuk menampung beban-beban selama satu periode. Contoh akun beban adalah biaya pokok penjualan, beban gaji, beban sewa, dan lain-lain.
2.7 Pengertian Sistem Akuntansi Sistem akuntansi adalah formulir-formulir, catatan-catatan, prosedurprosedur dan alat-alat yang digunakan untuk mengolah data mengenai usaha suatu kesatuan ekonomis dengan tujuan untuk menghasilkan umpan balik dalam bentuk laporan-laporan yang diperlukan oleh manajemen untuk mengawasi usahanya dan bagi pihak-pihak lain yang berkepentingan seperti pemegang saham, kreditur, dan lembaga pemerintah untuk menilai hasil operasi (Howard F. Stettle dalam Baridwan, 1991). Sistem akuntansi utama terdiri dari beberapa subsistem yang saling berkaitan atau terdiri dari prosedur-prosedur yang berhubungan terdiri dari : 1. Klasifikasi Rekening Adalah penggolongan rekening-rekening yang digunakan dalam sistem akuntansi. Rekening-rekening inti terdiri dari rekening neraca (riil) dan rekening rugi-laba (nominal). Daftar dari rekening-rekening yang digunakan beserta dengan nomor kodenya disebut kerangka rekening. 2. Buku Besar Buku besar berisi rekening-rekening neraca dan rugi laba yang digunakan dalam sistem akuntansi. Buku besar ini merupakan dasar untuk menyusun laporan keuangan, seperti neraca, laporan rugi-laba dan laporan lainnya. Buku besar ini juga sebagai buku pencatatan terakhir (book of final entry). Buku pembantu berisi rekening-rekening yang merupakan rincian dari suatu rekening buku besar. Misalnya rekening piutang dagang dalam buku besar dibuatkan rincian untu setiap langganan. Kumpulan rekening-rekening piutang ini disebut buku pembantu piutang.
xv
3. Jurnal Jurnal adalah catatan transaksi pertama kali (book of original entry). Catatan ini dibuat urut tanggal terjadinya transaksi. a. Jurnal Umum Jurnal Umum adalah jurnal untuk mencatat transaksi yang tidak dapat dicatat di jurnal kas. b. Jurnal kas Jurnal kas adalah jurnal yang digunakan untuk mencatat transaksi yang berhubungan dengan kas. Data di buku kas harian dapat dicatat dijurnal ini. 4. Bukti transaksi Merupakan formulir yang digunakan untuk mencatat transaksi pada saat terjadinya, sehingga menjdi bukti tertulis dari transaksi yang terjadi, seperti faktur penjualan, bukti kas keluar dan lain-lainnya.
2.7.1
Laporan Keuangan Laporan laba rugi adalah laporan keuangan yang secara sistematis
menyajikan hasil usaha perusahaan dalam rentang waktu tertentu. Laporan laba rugi menyajikan pendapatan selama satu periode dan biaya-biaya untuk memperoleh memperoleh pendapatn tersebut pada periode yang sama. Di laporan laba rugi, dilaporkan juga untung (gain) dan rugi (loss). Di dalam akuntansi,
prosedur
penentuan
laba
rugi
periodik
adalah
dengan
menyelisihkan segenap pendapatan selama satu periode dengan biaya-biaya yang dikeluarkan dalam rangka mencapai pendapatan-pendapatan tersebut. Neraca adalah laporan keuangan yang secara sistematis menyajikan posisi keuangan perusahaan pada saat (tanggal) tertentu. Neraca disebut juga Laporan Posisi Keuangan. Laporan ini dibuat untuk menyajikan informasi keuangan yang dapat dipercaya mengenai aktiva, kewajiban, dan modal perusahaan. Jadi, neraca disusun untuk memenuhi tujuan laporan keuangan yaitu dapat dipahami dan dimengeri oleh setiap orang. xvi
Neraca dapat disusun dalam format staffel (report form) dan dalam format skontro (account form). Setiap neraca harus mencantumkan informasi berikut : 1. Nama perusahaan (dicantumkan paling atas pada kepala neraca). 2. Neraca sebagai judul laporan. 3. Tanggal neraca (saat tertentu). 4. Isi neraca (aktiva, utang dan modal pemilik). (Sugiri dan Riyono, 2007)
2.8
Kebutuhan Software Bahasa pemrograman yang akan dipakai adalah Borland Delphi 7 dengan
pertimbangan Delphi7 mampu membangun sebuah program dengan aplikasi menarik dan interaktif serta mudah digunakan oleh user. Databasenya menggunakan MySQL.
2.8.1
Borland Delphi 7 Menurut Malik (2006), bahasa pemrograman Delphi adalah salah satu bahasa pemrograman visual yang merupakan generasi lanjut pemrograman Pascal. Adapun rilis pertamanya (versi Delphi pertama) adalah tahun 1995, kemudian berlanjut pada rilis ketujuh ada tahun 2002 dan kini rilis terbarunya adalah Delphi 8 dan 2005. Pemrograman Delphi sendiri dibuat oleh Borland Delphi Corporation dan berjalan di atas sistem operasi Windows. Borland Delphi atau biasa disebut Delphi merupakan perangkat lunak pengembangan aplikasi yang sangat popular di lingkungan Windows. Perangkat lunak ini dapat digunakan untuk membuat aplikasi apa saja, dari permainan (games) hingga ke aplikasi basis data. (Kadir, 2004). Khusus untuk pemrograman database, Delphi menyediakan fasilitas objek yang kuat dan lengkap yang memudahkan programmer dalam membuat program. Format database yang dimiliki Delphi adalah xvii
format database Praox, dBase, MS.Acces, ODBC, SyBase, Oracle, MySQL, dan lain-lain.
2.8.2
MySQL Menurut Kadir (2004), MySQL adalah salah satu jenis database server yang sangat terkenal. Kepopulerannya disebabkan MySQL menggunakan SQL sebagai bahasa dasar untuk mengakses databasenya. Selain itu, ia bersifat free (anda tidak perlu membayar untuk menggunakannya) pada berbagai plaform (kecuali pada Windows, yang bersifat shareware atau anda perlu membayar setelah melakukan evaluasi dan memudahkan untuk digunakan keperluan produksi).
xviii
BAB III DESAIN DAN PERANCANGAN
3.1 Perancangan Aplikasi Dalam perancangan aplikasi administrasi pembukuan, terdapat beberapa perangkat lunak dan perangkat keras yang digunakan penulis guna mendukung proses perancangan aplikasi yaitu 3.2.1. Perangkat Lunak (Software) Perangkat lunak yang digunakan penulis dalam pembuatan aplikasi adalah: a. Microsoft Windows XP Profesional b. MySQL 5.0.51a c. Borland Delphi 7 d. Zeos e. Alpha Control v 5.46 3.2.2. Perangkat Keras (Hardware) Perangkat keras minimal yang digunakan dalam pembuatan aplikasi administrasi pembukuan ini adalah sebagai berikut: a. Processor Pentium 4 b. Hardisk 20 G c. RAM 512 MB
3.2 Perancangan Sistem Perancangan sistem adalah merancang atau mendesain sistem yang baik, isinya adalah langkah-langkah operasi dalam pengolahan data dan prosedur untuk operasi sistem. Kegiatan yang dilakukan pada tahap ini yaitu merancang atau mendesain sistem yang baik, mendesain pemodelan sistem yang baik, mengenali dan mendefinisikan masalah pembuatan sistem ini sehingga jika ada kesalahan ada alternatif pemecahannya.
xix 18
3.2.1. Context Diagram (CD) Context Diagram merupakan kejadian tersendiri dari suatu diagram alir data. Dimana satu proses merepresentasikan seluruh sistem. Context Diagram merupakan tingkatan tertinggi dalam diagram aliran data dan hanya memuat satu proses, menunjukkan sistem secara keseluruhan. Context Diagram Aplikasi Administrasi Pembukuan disajikan dalam Gambar 3.1
Gambar 3.1 Contex Diagram (CD)
3.2.2. Data Flow Diagram (DFD) DFD adalah suatu model logika data atau proses yang dibuat untuk menggambarkan dari mana asal data dan kemana tujuan data yang keluar dari sistem, dimana data disimpan, proses apa yang menghasilkan data tersebut dan interaksi antara data yang tersimpan dan proses yang dikenakan pada data tersebut.
xx
Data Flow Diagram (DFD) Level 0
Gambar 3.2 Data Flow Diagram (DFD) Level 0
xxi
3.2.3. Entity Relationship Diagram (ERD) ERD pada Aplikasi Administrasi Pembukuan pada Perusahaan ditampilkan pada Gambar 3.3
Gambar 3.3 Entity Relationship Diagram (ERD)
xxii
3.2.4. Skema Diagram Skema diagram pada Aplikasi Administrasi Pembukuan pada Perusahaan ditampilkan pada Gambar 3.4.
Gambar 3.4 Skema Diagram
3.2.5. Struktur Program Sistem yang akan dibangun mempunyai menu dan sub-sub menu yang dapat digambarkan dalam bentuk bagan berjenjang seperti pada Gambar 3.5
Gambar 3.5 Perancangan Menu Utama xxiii
3.3 Perancangan Database Langkah awal dalam membangun suatu sistem adalah melakukan perancangan suatu sistem dengan melakukan perancangan database yang akan digunakan. Database ini membentuk tabel yang akan selalu digunakan untuk menyimpan berbagai informasi dan juga digunakan dalam pengolahan data. Dalam Sistem ini memerlukan tabel:
1. Tabel Rekening Grup Nama Tabel
: t_rekgrup
Fungsi
: menampilkan data rekening grup
Primary Key
: Kode_grup
Tabel 3.1 Tabel Rekening Grup Nama Field
Type_Data
Ukuran
Deskripsi
Kode_grup*
int
Kode grup
Grup_rekening
Varchar
15
Nama grup rekening
Normal
Varchar
6
Posisi grup rekening yaitu debet atau kredit Laporan yang digunakan
Laporan
Varchar
9
yaitu neraca atau laba rugi
2. Tabel Rekening Nama Tabel
: t_rekening
Fungsi
: memasukkan data rekening akuntansi
Primary key
: Kode_rekening
Foreign key
: Kode_grup
xxiv
Tabel 3.2 Tabel Rekening Nama Field
Type_Data
Ukuran
Deskripsi
Kode_rekening* Varchar
5
Kode rekening
kode_grup**
Varchar
5
Kode grup rekening
Kode_header
Varchar
5
Kode header rekening
Rekening
Varchar
40
Nama rekening
Type
Varchar
6
Tipe rekening yaitu header atau detail
Debet
Int
Jumlah yang didebet
Kredit
Int
Jumlah yang dikredit
Normal
Varchar
6
Posisi rekening yaitu debet atau kredit
3. Tabel Jurnal Umum Nama Tabel
: t_jurnalumum
Fungsi
: menampilkan Jurnal Umum
Primary key
: id
Tabel 3.3 Tabel Jurnal Umum Nama Field
Type_Data
Id*
Int
no_jurnal
Varchar
tanggal
Date
uraian
Varchar
Ukuran
Deskripsi Id jurnal umum
5
No jurnal umum Tanggal jurnal umum
50
Keterangan jurnal umum
4. Tabel Jurnal Umum detail Nama Tabel
: t_jurnalumumdetail
Fungsi
: memasukkan detail jurnal umum
Foreign key
: id, Kode_rekening
xxv
Tabel 3.4 Tabel Jurnal Umum detail Nama Field
Type_Data
Ukuran
Deskripsi
Id**
Int
id jurnal umum
kode_rekening**
Varchar
debet
Int
Jumlah yang didebet
kredit
Int
Jumlah yang dikredit
status
Varchar
5
10
Tanggal jurnal
Sudah atau belum disimpan
5. Tabel Jurnal kas Nama Tabel
: t_jurnalkas
Fungsi
: memasukkan jurnal kas
Foreign key
: Kode_rekening
Tabel 3.5 Tabel Jurnal Kas Nama Field
Type_Data
Ukuran 5
Deskripsi
no_jurnal
Varchar
No jurnal kas
tanggal
Date
uraian
Varchar
50
Keterangan jurnal
kode_rekening**
Varchar
5
Kode rekening
debet
Int
Jumlah yang didebet
kredit
Int
Jumlah yang dikredit
status
Varchar
Tanggal jurnal kas
5
Status jurnal yaitu sudah atau kas
6. Tabel User Nama Tabel
: t_user
Fungsi
: memasukkan username dan password
Primary key
: id
xxvi
Tabel 3.6 Tabel User Nama Field
Type_Data
Ukuran
Deskripsi
Username
Varchar
15
Nama user
Password
Varchar
15
Password user
status
Varchar
15
Keterangan login yaitu admin/operator atau pimpinan
3.4
Kamus Data Kamus Data yang digunakan antara lain:
1.
File Grup Rekening
= Kode_grup + Grup_rekening + Normal + Laporan
Kode_grup(*)
: Int
Grup_rekening
: Varchar (15)
Normal
: Varchar (6)
Laporan
: Varchar (9)
2. File Rekening
= Kode_rekening + kode_grup + kode_header + Rekening+ Type + Debet + Kredit + Normal
Kode_rekening(*)
: Varchar(5)
Kode_grup
: Varchar (5)
Kode_header
: Varchar (5)
Rekening
: Varchar (40)
Type
: Varchar (6)
Debet
: Int
Kredit
: Int
Normal
: Varchar (6)
3. File Jurnal Umum
= id+ no_jurnal + tanggal + uraian
Id(*)
: int
No_jurnal
: Varchar (5)
Tanggal
: date xxvii
Uraian
: Varchar (50)
4. File Jurnal Umum Detail = id+ kode_rekening + debet + kredit +status Id
: int
Kode_rekening
: Varchar (5)
Debet
: Int
Kredit
: Int
Status
: Varchar (10)
5. File Jurnal Kas
= no_jurnal+ tanggal + uraian + kode_rekening + debet + kredit+status
No_jurnal
: Varchar (5)
Tanggal
: Date
Uraian
: Varchar (50)
Kode_rekening
: Varchar (5)
Debet
: Int
Kredit
: Int
Status
: Varchar (10)
6. File User
= Username + Password+status
Username
: Varchar (15)
Password
: Varchar (15)
status
: varchar (15)
3.5 Desain Program Rancangan tampilan ini dimaksudkan agar dapat membantu dalam proses coding (pembuatan script program), untuk menghasilkan suatu tampilan yang baik, mudah dipakai pemakainya dan lain-lain. Untuk lebih jelasnya tentang gambaran rancangan tampilan aplikasi ini, agar dilihat pada gambar-gambar berikut:
xxviii
1. Form Login Rancangan form login pada Aplikasi Administrasi Pembukuan ini dapat dilihat pada Gambar 3.6.
Gambar 3.6 Rancangan Form Login
2.
Tampilan Menu Utama Rancangan form menu utama pada Aplikasi Administrasi Pembukuan ini dapat dilihat pada Gambar 3.7.
xxix
Gambar 3.7 Rancangan Form Menu Utama 3. Form Menu Data Rancangan form menu data pada Aplikasi Administrasi Pembukuan ini dapat dilihat pada Gambar 3.8.
Gambar 3.8 Rancangan Form Menu Data
4.
Form menu Setting Rancangan form menu setting pada Aplikasi Administrasi Pembukuan ini dapat dilihat pada Gambar 3.9.
xxx
Gambar 3.9 Rancangan Form Menu Setting 5. Form Help Rancangan form help pada Aplikasi Administrasi Pembukuan ini dapat dilihat pada Gambar 3.10.
Gambar 3.10 Rancangan Form Help
6. Form Grup Rekening Rancangan form grup rekening pada Aplikasi Administrasi Pembukuan ini dapat dilihat pada Gambar 3.11.
Gambar 3.11 Rancangan Form Grup Rekening xxxi
7.
Form Rekening Akuntansi Rancangan form rekening akuntansi pada Aplikasi Administrasi Pembukuan ini dapat dilihat pada Gambar 3.12
Gambar 3.12 Rancangan Form Rekening Akuntansi
8. Form Jurnal Umum Rancangan form jurnal umum pada Aplikasi Administrasi Pembukuan ini dapat dilihat pada Gambar 3.13.
xxxii
Gambar 3.13 Rancangan Form Jurnal Umum 9. Form Jurnal Kas Rancangan form jurnal kas pada Aplikasi Administrasi Pembukuan ini dapat dilihat pada Gambar 3.14.
Gambar 3.14 Rancangan Form Jurnal Kas
10. Form Buku Besar Rancangan form buku besar pada Aplikasi Administrasi Pembukuan ini dapat dilihat pada Gambar 3.15.
xxxiii
Gambar 3.15 Rancangan Form Buku Besar
xxxiv
BAB IV IMPLEMENTASI DAN ANALISA
4.1.
Hasil Implementasi Hasil implementasi pada Aplikasi Administrasi Pembukuan pada
Perusahaan terdiri dari form-form sebagai berikut : 4.1.1. Form Login Form ini merupakan tampilan pertama saat aplikasi dijalankan. Pada form ini terdapat tombol login yang digunakan untuk mengecek atau memvalidasi username dan password yang dimasukkan. Dengan proses inilah seorang user dapat mengakses menu-menu yang ada dalam form utama. Tampilan dari form login dapat dilihat pada Gambar 4.1.
Gambar 4.1 Form Login
xxxv 33
4.1.2. Form Menu Utama Berikut ini adalah form tampilan utama yang tampil setelah login diterima yang berisi sambutan kepada user. Dalam form ini terdapat menu data, setting, help dan logout. Tampilan dari form menu utama dapat dilihat pada Gambar 4.2.
Gambar 4.2 Form Menu Utama
4.1.3. Form Menu Data Form menu data terdapat gambar-gambar yang dapat dipilih serta berisi form yang digunakan untuk mencatat pembukuan perusahaan yaitu grup rekening, rekening akuntansi, jurnal umum, jurnal kas, buku besar, dan laporan. Tampilan dari form data dapat dilihat pada Gambar 4.3.
xxxvi
Gambar 4.3 Form Menu Data
4.1.4. Form Menu Setting Form menu setting berisi form tambah user, edit user. Form Tampilan dari form setting dapat dilihat pada Gambar 4.4.
Gambar 4.4 Form Setting
xxxvii
4.1.5. Form Help Form bantuan ini berisi informasi tentang penjelasan form-form yang terdapat pada program administrasi pembukuan ini. Tampilan dari form help dapat dilihat pada Gambar 4.5.
Gambar 4.5 Form Help
4.1.6. Form Logout Form logout digunakan user untuk keluar dari hak akses, sehingga setelah tombol logout dieksekusi maka program akan kembali ke form login. Tampilan dari form logout dapat dilihat pada Gambar 4.6.
Gambar 4.6 Form Logout
xxxviii
4.1.7. Form Rekening Grup Form rekening grup berisi grup-grup rekening yang digunakan pada perusahaan tersebut dalam mengelompokkan rekening. Tampilan dari form rekening grup dapat dilihat pada gambar 4.7.
Gambar 4.7 Form Grup rekening
4.1.8. Form Rekening Akuntansi Form rekening akuntansi berisi rekening-rekening yang digunakan pada perusahaan tersebut dalam melakukan pencatatan pembukuan. Dalam form ini terdapat tombol tambah, edit, refresh, hapus, selesai. Tampilan dari form rekening akuntansi dapat dilihat pada Gambar 4.8.
Gambar 4.8 Form Rekening Akuntansi xxxix
4.1.9. Form Tambah Rekening Akuntansi Form tambah rekening digunakan untuk menambah rekening akuntansi dengan cara mengisi data rekening yang diinginkan lalu tekan tombol simpan untuk menyimpan. Rekening akan tersimpan di data rekening dengan sendirinya. Tampilan form tambah rekening akuntansi dapat dilihat pada Gambar 4.9.
Gambar 4.9 Form Tambah Rekening Akuntansi
4.1.10. Form Edit Rekening Akuntansi Form edit rekening digunakan untuk mengedit rekening dengan cara mengubah data rekening yang diinginkan lalu tekan tombol simpan. Rekening akan tersimpan di data rekening. Tampilan dari form edit rekening akuntansi dapat dilihat pada Gambar 4.10.
xl
Gambar 4.10 Form Edit Rekening Akuntansi
4.1.11. Form Jurnal Umum Form entry jurnal umum digunakan untuk mencatat jurnal dari data transaksi-transaksi yang terjadi sehari -hari. Tampilan dari form entry jurnal umum dapat dilihat pada Gambar 4.11.
Gambar 4.11 Form Entry Jurnal Umum xli
4.1.12. Form Entry Jurnal Kas Form entry jurnal kas digunakan untuk mencatat transaksi yang berhubungan dengan kas yaitu pengeluaran dan pemasukan kas. Tampilan dari form entry jurnal kas dapat dilihat pada Gambar 4.12.
Gambar 4.12 Form Entry Jurnal Kas
4.1.13. Form Buku Besar Form buku besar merupakan rangkuman rekening-rekening yang digunakan perusahaan untuk transaksi selama periode akuntansi. Pada rangkuman tersebut rekening-rekening dikumpulkan berdasarkan nama rekening, sehingga dapat diketahui perubahan saldo pada rekening tersebut. Tampilan dari form buku besar dapat dilihat pada Gambar 4.13.
xlii
Gambar 4.13 Form Buku Besar
4.1.14. Form Tambah User Form tambah user digunakan untuk menyimpan user agar dapat menggunakan aplikasi ini. Tampilan dari form tambah user dapat dilihat pada Gambar 4.14.
Gambar 4.14 Form Tambah User xliii
4.1.15. Form Edit Password Form edit password digunakan untuk menganti password yang lama dengan yang baru agar terjaga keamanan datanya. Tampilan dari form edit password terlihat pada Gambar 4.15.
Gambar 4.15 Form Edit password
xliv
4.2.
Contoh Kasus Aplikasi
4.2.1. Contoh Soal Nyonya Ratna membuka usaha laundry diberi nama “Ratna Laundry” . Berikut adalah keadaan keuangan per 1 Juli 2010 : Kas
Rp 7.000.000
Piutang Usaha
Rp 2.400.000
Perlengkapan Laundry
Rp
Peralatan Laundry
Rp 18.000.000
Akumulasi Penyusutan Peralatan
Rp 1.500.000
Utang Usaha
Rp 4.200.000
Modal Ratna
Rp 22.100.000
400.000
Transaksi selama bulan Juli 2010 sebagai berikut: 1. Menerima pendapatan tunai dari langganan atas jasa laundry Rp 1.700.000 2. Membayar sewa kios bulan Juli Rp 150.000 3. Membeli perlengkapan Laundry secara kredit Rp 200.000 4. Membayar gaji pegawai Rp 500.000 5. Diterima pelunasan piutang dari pelanggan Rp 200.000
4.2.2. Penyelesaian Langkah-langkah penyelesaian contoh kasus diatas adalah 1. Membuat rekening-rekening yang diperlukan pada ‘Ratna Laundry’ di form rekening dengan memilih tombol tambah sesuai dengan grup masing-masing rekening dan memasukkan saldo per 1 Juli pada saldo pembukaan sesuai dengan normalnya. 2. Memasukkan transaksi ke jurnal. a. Memasukkan Soal 1 ke jurnal kas dengan cara memilih kode dan nama rekening
Pendapatan
laundry,
keterangan
berisi
penerimaan
pendapatan laundry, dan memasukkan angka 1700000 di sebelah debet karena transaksi ini adalah penerimaan kas. Lalu menekan tombol OK. xlv
b. Memasukkan soal 2 ke jurnal kas dengan cara memilih kode dan nama rekening Biaya Sewa Kios, keterangan berisi pembayaran biaya sewa kios, dan memasukkan angka 150000 di sebelah kredit karena transaksi ini adalah pengeluaran kas. Lalu menekan tombol OK dan simpan. c. Memasukkan soal 3 ke jurnal umum karena transaksi ini tidak berhubungan dengan kas. Membuka form jurnal umum lalu mengeklik tombol baru, lalu mengiisi keterangan dengan pembelian perlengkapan laundry dan mengeklik tombol OK. Memilih kode dan nama rekening Perlengkapan laundry, dan memasukkan angka 200000 di debet agar perlengakapan bertambah, klik tombol OK. Memilih kode dan nama rekening Utang usaha, dan memasukkan angka 200000 di kredit agar utang usaha bertambah, lalu mengeklik tombol OK. Kalau jumlah debet dan kredit sudah sama lalu menekan tombol simpan. d. Memasukkan soal 4 di jurnal kas dengan cara memilih kode dan nama rekening Biaya Gaji Pegawai, keterangan berisi pembayaran biaya gaji pegawai, dan memasukkan angka 500000 di sebelah kredit karena transaksi ini adalah pengeluaran kas. Lalu menekan tombol OK. e. Memasukkan soal 5 di jurnal kas dengan cara memilih kode dan nama rekening Piutang usaha, keterangan berisi penerimaan pelunasan piutang, dan memasukkan angka 200000 di sebelah debet karena transaksi ini adalah penerimaan kas. Lalu menekan tombol OK dan simpan. 3. Untuk mengetahui saldo akhir dari masing-masing rekening caranya membuka form buku besar. memiilih nama rekening yang diinginkan, lalu memilih bulan dan tahun, dan mengeklik tombol proses. Perubahan saldo akan terlihat secara rinci dalam satu bulan. 4. Membuka form Laporan, memilih bulan dan tahun lalu mengeklik tombol laba rugi untuk mengetaui laba atau rugi selama bulan Juli. Tampilan dari laporan laba rugi terlihat pada Gambar 4.16. xlvi
Gambar 4.16 Laporan Laba Rugi
5. Membuka form Laporan, memilih bulan dan tahun lalu mengeklik tombol neraca untuk mengetaui neraca selama bulan Juli. Tampilan dari laporan neraca pada Gambar 4.17.
xlvii
Gambar 4.17 Laporan Neraca
xlviii
BAB V PENUTUP
5.1.
Kesimpulan Telah berhasil dibuat aplikasi administrasi pembukuan yang dapat menangani proses pencatatan jurnal umum, jurnal kas, posting ke buku besar, laporan rekening akuntansi, laporan laba rugi, dan neraca. Aplikasi ini juga dilengkapi fasilitas login dan pembagian hak akses untuk keamanan data. Selain itu aplikasi ini dapat membantu
manajemen perusahaan dalam
meningkatkan pengelolaan keuangan perusahaan.
5.2.
Saran Saran pengembangan adalah dengan menambahkan form buku besar pembantu agar lebih jelas dalam pencatatan pembukuan perusahaan. Pengembangan juga bisa dilakukan dengan penyempurnaan desain laporan laba rugi dan neraca agar lebih mudah dipahami pengguna laporan.
xlix
DAFTAR PUSTAKA
Baridwan, Zaki. 1991. Sistem Akuntansi. Yogyakarta : Gajah Mada Press. Jogiyanto, HM. 1997. Sistem Informasi Berbasis Komputer Edisi Ke-2. Yogyakarta: BPFE Yogyakarta. Jogiyanto, HM. 2001. Analisa Dan Desain Sistem Informasi Edisi Kedua. Yogyakarta : Andi Offset. Kadir. Abdul. 2004. Dasar Aplikasi Database MySQL Delphi. Yogyakarta : Andi Offset. Kristanto, Andri. 2003. Perancangan Sistem Informasi dan Aplikasinya. Yogyakarta: Gava Media. Malik, Jaja J. 2006. Kumpulan Latihan Pemrograman Delphi. Yogyakarta : Andi Offset. Sugiri, Slamet. Riyono, Bogat Agus. 2007 . Akuntansi Pengantar 1. Yogyakarta: STIM YKPN. Sutanta, Edhi. 2004. Sistem Basis Data Edisi Pertama. Yogyakarta: Graha Ilmu. Sutanta, E. 2003. Sistem Informasi Manajemen. Yogyakarta: Graha Ilmu. Sutedjo, E, Dharma Oetomo. 2002. Perencanaan Dan Pembangunan Sistem Informasi. Yogyakarta: Andi Offset.
l
