APICS-LOKET voor scheepsagenten en waterklerken. Training

APICS-LOKET voor scheepsagenten en waterklerken Training

1

Waarom deze cursus? • In deze cursus leert u niet waarvoor u de applicatie ZEEVAARTRECHTEN moet gebruiken: • opgave van facturatie-onderrichtingen (titularis en factuuradres) • bevestigen van de BTW-afhandeling • gevraagde zeevaartdienst • gevraagde vermindering van de havenrechten • In deze cursus leert u wel hoe u in APICS: • vooraanmeldingen en plaatsaanvragen ingeeft en behandelt • bestellingen opgeeft • orders ankeren en opvaren ingeeft • een ISPS melding en een afvalaangifte kan registreren • reizen van een schip opvolgt

2

Vooraanmelding Plaatsaanvraag Bestellingen Voorrangen Overdrachten Meldingen Orders ankeren en opvaren Statusoverzicht en archiveren Favorietenlijst en scheepsgegevens Gebruikersbeheer Q&A

3

Vooraanmelding

NIEUW

Wanneer? • Voor de eerste plaatsaanvraag • 24 uur voor entry haven in het geval van een doorvaartreis

Waar? • Module Planning > Aangemelde schepen

Klik op Nieuwe vooraanmelding

4

Vooraanmelding: Tips U kan nu onderaan een nieuwe vooraanmelding ingeven Bij een doorvaartreis is de opgave van een exit-punt verplicht

Een ETA moet u verplicht ingeven: enkel de datum is verplicht

Opslaan: de vooraanmelding wordt bewaard in Concepten Opslaan en verzenden: de vooraanmelding wordt doorgestuurd voor goedkeuring

5

Vooraanmelding: Tips

De vooraanmelding verschijnt in Concepten. U kan deze verder aanvullen of versturen via

De vooraanmelding verschijnt in Postvak, het bericht is verstuurd voor goedkeuring

U ziet hier de controles die uitgevoerd werden en of het bericht al dan niet gelezen is

6

Vooraanmelding: Goedkeuring door het ACC

U vindt de goedgekeurde aanvraag nu in het Postvak

… en ook in het Statusoverzicht

7

Vooraanmelding: Annulatie 1 De vooraanmelding is nog niet goedgekeurd

2 De vooraanmelding is reeds goedgekeurd

.

Klik op Afbestellen

Klik op Afbestellen Geef een reden in

8


9

Eerste plaatsaanvraag Waar? • Module Planning > Aangemelde schepen > tabblad Reizen

Wanneer? • 24 uur voor entry haven • Samen met vooraanmelding of wanneer vooraanmelding is goedgekeurd

1 Klik op het pijltje naast de naam van het schip

2

Klik op Eerste plaatsaanvraag

10

Eerste plaatsaanvraag: Tips U kan nu onderaan een plaatsaanvraag ingeven

U kan hier een voorrang aanvragen

Klik op Opslaan en Verzenden Opgelet: ETA is de verwachte aankomsttijd aan het entrypunt, dus niet meer Vlissingen! (ETD voor schepen die zich al in het CBS-werkingsgebied bevinden)

11

Eerste plaatsaanvraag: Tips

U vindt de verzonden aanvraag nu in het Postvak

… en ook in het Statusoverzicht Tip: de voorrang wordt automatisch goedgekeurd, de plaatsaanvraag wordt goedgekeurd door de Havenkapiteinsdienst

12

Plaatsaanvraag: Goedkeuring door de havenkapiteinsdienst



13

Plaatsaanvraag: Annulatie 1

Klik op 2 Geef een reden in

Tip: U kan op deze manier alle acties afbestellen die u gemaakt en uiteindelijk de hele reis afbestellen

14

Plaatsaanvraag: Verhaal Wanneer? • Voor een nieuwe reis binnen de haven • Ten minste 4 uur voor opgave verhaal

Waar? • Module Planning > Aangemelde Schepen > tabblad Reizen > Kolom Acties

1 Klik op de pijl links naast het verblijf

2 Klik op

15

Plaatsaanvraag: Verhaal U vindt nu onderaan de details

.

Wordt automatisch ingevuld

U kan hier een voorrang aanvragen, deze moet niet goedgekeurd worden

16


17

Bestellingen: Opgave aankomst Wat? • Bestellen van zee–, rivier- en havendiensten Wanneer? • De vooraanmelding is goedgekeurd • U herbevestigt indien loods 24 uur voor loodsbesteltijd werd besteld • 6 uur voor loodsbesteltijd

Waar? • Module Planning > Aangemelde Schepen > tabblad Reizen

1 Klik op de pijl links

Kies het tabblad Reizen 2

3

Klik op

18

Bestellingen: Opgave aankomst: Tips 3 mogelijkheden: • Loods op alle trajecten tussen entry- en exitpunt • Loods op deeltrajecten • Geen loods

De loodsbesteltijd kan afwijken van de ETA (maar niet vroeger) U moet altijd een sleepbedrijf opgeven: ook als u geen sleepdiensten bestelt

19

Bestellingen: Opgave vertrek Wanneer? • Minstens 4 uur voor ETD • Voorgaande reizen moeten minstens geactiveerd zijn: bv opvarend in geval van aankomst



Klik op Opgave vertrek

20

Bestellingen: Opgave vertrek: Tips Exit punt is verplicht

U kan hier een voorrang aanvragen, deze moet niet goedgekeurd worden

Timeframe voor opgaves en opgavewijzigingen Van toepassing op opgave verhaal en opgave vertrek, inclusief alle bestellingen, wijzigingen aan bestellingen en afbestellingen van diensten gerelateerd aan het verhaal of vertrek – Elektronische opgave of opgavewijziging met ETD < Nu + 2 uur wordt automatisch geweigerd (APCS) of verhinderd (APICS-LOKET) > ACC contacteren – Elektronische opgave of opgavewijziging met Nu + 2uur <= ETD < Nu + 4 uur komt steeds te behandelen door het ACC, tenzij de ETD wordt verlaat of bestellingen worden verminderd of afbesteld – Elektronische opgaves of opgavewijzigingen met ETD >= Nu + 4 uur worden automatisch goedgekeurd, uiteraard op voorwaarde dat er geen verdere fouten of waarschuwingen worden vastgesteld – De nieuwe of gewijzigde ETD is bepalend om de opgave in vak 1, 2 of 3 te plaatsen: als het schip opgegeven was en zich nu in zone 3 bevindt, maar de nieuwe ETD brengt het in zone 1 of 2 dan geldt dat laatste e-updates onmogelijk

e-updates te behandelen tenzij ETD verlaten of afbestellen

e-updates auto OK

ETD Nu

Nu + 2 uur

Nu + 4 uur

22

Bestellingen: Opgavewijzigingen Wat? • Een overzicht van wie wat wanneer besteld heeft



2 Klik op

23

Bestellingen: Opgavewijzigingen

1 De opgavewijzigingen verschijnen onderaan

24


25

Voorrangen Wordt aangevraagd bij Plaatsaanvraag en Opgave vertrek

Behalve voor scheepsagenten die machine-2-machine werken: moeten nog steeds voorrang aanvragen via een apart bericht

Opgelet: Enkel voor reizen met sluisgebruik op rechteroever

26


27

Overdrachten Wat? • Een overdracht van een schip van agent naar agent • Initiatief kan uitgaan van agent die overdraagt of agent die overneemt • De tegenpartij ontvangt een e-mail

Wanneer? • Na goedgekeurde plaatsaanvraag • Indien schip voor andere agent komt moet agent 1 de vooraanmelding annuleren Waar? • Module Planning > Aangemelde schepen

Klik op Overnemen om een verblijf over te nemen van een andere agent

Klik op Overdragen om een verblijf over te dragen naar een andere agent

28

Overdrachten Wat? • De tegenpartij wenst uw schip over te nemen of een schip aan u over te dragen

Wanneer? • Na ontvangst van mail van tegenpartij Waar? • Module Planning > Overdrachten

Klik op Behandelen om de aanvraag te aanvaarden of weigeren

29

Overdrachten Geef aan of u akkoord of niet akkoord bent met de overdracht 2

30


31

Melding: ISPS (International Ship and Port Facility Security Code) Wat? • Procedure voor het verschaffen van veiligheidsinlichtingen voorafgaand aan het aanlopen van een Belgische haven

Wanneer? • Na goedgekeurde vooraanmelding van een aankomstreis • 24 uur voor entry haven Waar? • Module Planning > Aangemelde schepen > tabblad Vooraanmelding

1 Klik op het pijltje naast de naam van het schip 2 Klik ISPS melding

32

Melding: ISPS: Tips U kan nu onderaan de gegevens invullen

Geeft aan naar welke terminal het schip vaart

33

Melding: ISPS: Tips

Opslaan : de melding wordt opgeslagen als Concept ISPS Melden : de melding wordt verstuurd

34

Melding: Port State Control Wanneer? • De vooraanmelding is goedgekeurd • 24 uur voor entry haven (automatisch) • 72 uur voor entry haven voor: • • • •

Waar? • Module Planning > Aangemelde schepen > tabblad Vooraanmelding

Een gastanker of chemicaliëntanker > 10 jaar Een bulkcarrier > 12 jaar Olietankers > 3000 GT en > 15 jaar Passagiersschepen > 15 jaar

Klik op PSC melding

35

Melding: Port State Control U kan nu onderaan een nieuwe PSC melding ingeven

Klik op Opslaan of Opslaan en Verzenden Tip: een bestaande PSC melding kan u hier verwijderen via de knop Verwijderen. Tip: Sommige velden worden overgenomen uit de vooraanmelding of plaatsaanvraag.

36

Melding: Port State Control



Tip: een PSC melding moet niet goedgekeurd worden.

37

Melding: Afval Wanneer? • De vooraanmelding van een aankomstreis is goedgekeurd • 24 uur voor entry haven • Bij vertrek vorige haven indien reis < 24 uur

Waar? • Module Planning > Aangemelde Schepen > tabblad Vooraanmelding

Klik Afvalmelding

38

Melding: Afval: Tips U kan nu onderaan de gegevens invullen

Klik hier om een nieuwe lijn toe te voegen

Klik op Opslaan en verzenden

39

Break

39

40


41

Orders ankeren Wanneer? • Plaatsaanvraag is goedgekeurd • Enkel voor aankomstreizen vanaf zee naar Antwerpen • Vóór ATA Steenbank of Wandelaar



2

Klik op Orders ankeren

42

Orders ankeren: Resultaat De loodsbestelling vervalt

Een anker verschijnt voor de naam van het schip

Opgelet: Loods moet opnieuw besteld worden. Een eventuele RTA ingegeven door de agent vervalt en moet opnieuw ingegeven worden via de knop RTA ingeven.

43

Orders opvaren Wanneer?

Schip heeft toelating om op te varen:


• Zonder tijdstip te preciseren • met opgave van RTA CP


2 Klik op Orders opvaren Opgelet: loods moet opnieuw besteld worden

44


45

Statusoverzicht Wat? • Een overzicht van de acties die u heeft ondernomen voor een verblijf

Waar? • Module Planning > Aangemelde schepen > tabblad Statusoverzicht


2 Onderaan ziet u alle acties

46

Archiveren Wanneer? • Het verblijf is afgelopen, u kan het verblijf nu archiveren

Waar? • Module Planning > Aangemelde schepen > tabblad Vooraanmelding


2 Klik op Archiveren

47

Archiveren: Resultaat Het verblijf verdwijnt uit Planning > Aangemelde schepen

Tip: U kan een gearchiveerd verblijf gedurende vijf jaar terugvinden in het menu ARCHIEF

48


49

Favorietenlijst Waar? • Module Registers > Zeeschepen per agent

Wat? • Elke agent kan een lijst samenstellen met favoriete schepen • Bij het aanmaken van een melding wordt in de lijst van favoriete schepen gezocht

1

Klik op Selecteer schip uit register

50

Favorietenlijst: een schip toevoegen aan uw lijst

2

Selecteer het schip en klik op Selecteren

51

Favorietenlijst: een schip toevoegen aan uw lijst

3

Het schip is toegevoegd aan de lijst

Registers: een nieuw schip toevoegen

2 1 Klik op

Klik op Mijn schepen in het menu Registers

Tip: Controleer eerst via de knop

of het schip al niet bestaat

Registers: een nieuw schip toevoegen U kan nu onderaan de gegevens invullen

Klik hier om naar een volgende stap te gaan

In de laatste stap klikt u op Opslaan. Het nieuwe schip komt ter controle van de Havenkapiteinsdienst. © Gemeentelijk Havenbedrijf Antwerpen, Amaris

53

Registers: scheepsgegevens wijzigen

2 1 Selecteer een schip en klik op

Klik op Mijn schepen in het menu Registers

Registers: scheepsgegevens wijzigen U kan nu onderaan de gegevens bijwerken


Mijn bedrijf: een gebruiker toevoegen

2 1 Klik op

Klik op Gebruikers in het menu Mijn bedrijfsgegevens

Mijn bedrijf: een gebruiker toevoegen U kan nu onderaan de gegevens invullen

Klik op Opslaan

Tip: als u Hoofdgebruiker aanvinkt dan kan deze gebruiker optreden als coördinator van uw bedrijf. Enkel een hoofdgebruiker kan nieuwe gebruikers aanmaken en wachtwoorden wijzigen. Opgelet: De nieuwe gebruiker ontvangt een e-mail met een hyperlink. De registratie is pas actief als de nieuwe gebruiker op deze link heeft geklikt. Hij ontvangt dan ook zijn eerste wachtwoord dat hij vervolgens kan wijzigen in de toepassing.

Mijn bedrijf: een gebruiker koppelen aan een gebruikersgroep Elk bedrijf heeft één of meerdere gebruikersgroepen. Elke gebruiker moet gekoppeld worden aan minstens één gebruikersgroep.

1 Klik op Gebruikersgroepen in het menu Mijn bedrijfsgegevens

2 Sleep de nieuwe gebruiker van de rechterkolom naar de linkerkolom of klik op

60

Q&A

APICS-LOKET voor scheepsagenten en waterklerken. Training

Recommend Documents