Contractmanagement bij NS Mirjam Kop/André Mulder
Wij helpen u graag “Onze medewerkers staan voor u klaar om u een goede reis te bezorgen”
Agenda
• Even voorstellen • Wat is contractmanagement • Hoe heeft NS dit ingericht • Contractmanagement van bedrijfskleding • Vragen
Even voorstellen
• Mirjam Kop, hoofd generieke inkoop • André Mulder, Segmentinkoper kleding (sector P&O diensten)
Kengetallen NS • Missie: reizigers veilig, op tijd en comfortabel vervoeren via aantrekkelijke stations • 9 miljoen klanten, 1,1 miljoen reizigers per dag • Station Arnhem, 10e station van Nederland met 40.000 in+uitstappers • 93% van de treinen rijden op tijd • Klantoordeel: 76% van de klanten geven 7 of hoger • 10% van de energie bestaat uit groene stroom
Historie Inkoop NS • Concern Inkoop opgericht in 2006 • Samenvoeging van alle decentrale inkoopafdelingen • Inkoop van energie, treinen en onderhoud (inclusief reiniging) decentraal • Focus 2006-2007 op inkoopstrategie, governance en het professioneel aanbesteden • Focus 2008-2009 op het effectief uitnutten van bedrijfskritische contracten via contractmanagement
Wat is contractmanagement: • Uitvoering contract: juiste prestaties, kwaliteit, moment, plaats en hoeveelheden • Monitoring contract: managementinfo en analyse, feedbackloop met de gebruikers en het volgen van marktontwikkelingen • Voor het beëindigen van contracten: op een voor de organisatie zo gunstig mogelijk moment en met borging van het vervolg
Contractmanagement bij NS Inkoop en de business zijn samen verantwoordelijk voor contractmanagement: • inrichten daar waar het ertoe doet dwz bij bedrijfskritische leveranciers • Reeds tijdens het aanbestedingsproces denken we na over of en hoe we dit willen inrichten per af te sluiten contract en wie wat hierin doet
Samenwerking business en inkoop Wat regelen inkoop en de business gezamenlijk: • Totstandkoming van het contract/ aanbesteding • Periodieke communicatie met de leverancier • Escalaties • Contractwijzigingen/heronderhandelingen • het continue initiëren van procesverbeteringen in samenwerking met gebruikers, leveranciers en inkoop
NS
Opdrachtnemer
(gedelegeerd) opdrachtgever Directeur Inkoop
Strategisch en tactisch
manager bedrijfsonderdeel/contractmanager/ projectleider/bouwopzichter/anders (Senior) Inkoper
Tactisch en operationeel
accountmanager opdrachtnemer/anders
Operationeel contractbeheerder gebruiker(s) (stuurgroep)
directie opdrachtnemer
Vertegenwoordiging opdrachtnemer
Vervolg samenwerking business en inkoop Wat regelt inkoop: • Juridische aspecten van het contract • Contract administratie • Jaarlijkse toets op financiële gezondheid van leverancier • Houdt ontwikkelingen in de markt bij • Mediator bij escalaties
Vervolg samenwerking business en inkoop Wat regelt de business: • het sturen van de interne organisatie t.b.v. contractbeheersing • het coördineren en monitoren van het bestelproces en regie over de leverancier • de prestatiemeting van de performance en de informatievoorziening hierover • het periodiek informeren van inkoop over hoe het loopt (tijdigheid igv escalaties!)
Bedrijfskleding
• Uniformkleding (Corporate Identity Fashion) • Werkkleding (excl. pers.beschermingsmiddelen) • ca. 12.000 Kledingdragers • uitgaven ca.€ 3 milj. p/jr • Puntensysteem • Imago • Emotie
Voor Aanbesteding • onvrede over leverancier • veel klachten bij kledingdragers • onvoldoende managementinfo • te weinig prikkels bij de leverancier om te verbeteren • te weinig prioriteit voor contractmanagement door de business • business en inkoop trokken onvoldoende samen op
Na Aanbesteding
• Invulling Contractmanagement overlegstructuur
Doelstellingen
Contractmanagement Beheer managementinformatie
Doelstellingen
(1) Strategisch niveau Uitstraling, Service, Efficiency en Aansturing te continueren of te vergroten
(2) Tactisch niveau Selecteren en contracteren van een innovatieve aanbieder
(3) Operationeel niveau Zorg dragen voor de juiste prestaties en de juiste kwaliteit
Operationele Doelstellingen
(3) Operationele Doelstellingen
KPI
• Prestatie • Kwaliteit • Logistiek • MVO • Klanttevredenheid • Innovatie
uitleveringsgraad% systeembeschikbaarheid% afkeur% certificaten >2 < calls klanttevredenheidscijfer voorstellen < voorraadniveau < retourzendingen
Communicatiematrix Bedrijfskleding
Resultaten tot nu toe
• Performance leverancier is verbeterd (bonus/malus) • Klanttevredenheid • MVO ontwikkelingen • Professionalisering (intern en extern) • Business overtuigd van noodzaak contractmanagement • Business en inkoop transparant naar elkaar over visie en wederzijdse verwachtingen
Vragen?
