ANBO Noord-Holland
Chris Hoppenbrouwer
Inleiding Deze brochure is geschreven voor zowel beginners als meer gevorderden en is bedoeld als naslagwerk. Het stuk is zoveel mogelijk logisch opgebouwd. Ik hoop hiermee u van dienst te zijn om een zo goed mogelijk product te kunnen maken Een nieuwsbrief is vrij eenvoudig te maken wanneer u enige kennis heeft van de tekstverwerker Word. Eenvoudig omdat Word heel leuke middelen aan boord heeft om het leven makkelijk te maken. Om deze middelen moet u wel enige begrippen kennen. In deze brochure worden kleine plaatjes als voorbeeld / ter illustratie gebruikt. Deze komen voort uit Word 2003. In Word 2007 ziet het er allemaal iets anders uit maar gedraagt zich verder het zelfde. Een Nieuwsbrief geeft u meerdere keren per jaar uit. U wilt dit goed doen. Uw Nieuwsbrief is het visitekaartje van de afdeling. Met altijd een gelijk uiterlijk, de huisstijl. Daarom maken we gebruik van een sjabloon. In dit sjabloon zit de opmaak verborgen die u wilt gebruiken. Een sjabloon is een Word document dat u opbergt als “Naam.dot”. Dot geeft aan dat dit een sjabloon is. Later ga ik hier verder op in.
In dit sjabloon gebruiken we opmaakprofielen. Een opmaakprofiel bevat de opmaak van een stijl van een alinea die we in onze Nieuwsbrief gaan gebruiken. Het verdient de voorkeur dat toeleveranciers hun tekst zonder opmaak aanleveren. Aan een opmaakprofiel wordt een sneltoets toegevoegd en kan in de Nieuwsbrief met deze sneltoets een hele alinea van de juiste opmaak voorzien worden. Een alinea is in Word een regel die bij de eerste letter begint en eindigt met een harde return. Een alinea kan 1 woord bevatten maar ook meerdere regels omvatten. In dit document wordt elke alinea gevolgd door een kleine hoeveelheid wit. Een harde return is de toets “Enter” alleen indrukken. De opmaak van een alinea is opgeborgen aan het einde van de alineatekst. Wanneer u aan het eind van de regel een keer op de “delete” toets drukt dan neemt de volgende regel het uiterlijk over van de eerste (vorige) regel aan. Belangrijk In de wereld van DTP geldt een gulden regel “Wees niet bang voor wit”. Ik hoop van harte dat u deze regel ook gaat huldigen. Het leesgemak en aantrekkelijkheid neemt toe, naarmate u meer wit in uw tekst gebruikt. (Ruim)
Uiterlijk Het voorblad moet de aandacht van de lezer trekken. Zijn interesse moet gewekt worden om de nieuwsbrief te openen. Mij voorkeur gaat er van uit om in het bovenste grijs zo mogelijk een passend plaatje / foto te plaatsen. De naam van de afdeling plaats ik in het wit direct onder ANBO Lokaal en als er geen plaatje is dan komt de afdelingsnaam in het grijze vlak Links in het grijze vak zou ik met één trefwoord de inhoudsopgave zetten.
De colofon zou ik op de achterste pagina plaatsen (Redactie met telefoon en inleverdatum van de volgende Nieuwsbrief en het contactadres) De namen van het bestuur zou ik zoveel mogelijk vermijden. (1 keer per jaar of half jaar) en dan ook achterin plaatsen. Op het grote witte vlak komt het hoofdartikel Wanneer u niet in kolommen werkt is goed om een grote letter te kiezen (12 punten).
C:\Data\Handleidingen\2010 01 Cursus Nieuwsbrief ANBO.doc21 september 2010
Dit komt de lees-ergonomie ten goede. Werkt u in twee kolommen dan kunt u 11 punten kiezen en werkt u in drie kolommen dan volstaat een10 punts letter. Let vooral op dat het aantal punten van de verschillende lettertypes niet met elkaar overeen stemmen. Een goed voorbeeld is de krant. Grote letters lopen over meerdere kolommen. De kleinste letter staat in de smalste kolom.
ANBO Noord-Holland
Chris Hoppenbrouwer
De opmaak van uw voorblad Er zijn een aantal manieren om uw voorblad op te maken: 1.
met kolommen
2.
met een tabel
3.
met tekstvakken
4.
ingesprongen met tabs (deze wijze van werken vind ik ongelukkig)
Gereedschap Sjabloon U maakt een document met de ingrediënten die u altijd zult gebruiken, zoals uw afdelingsnaam, colofon, de naam “Inhoud” maar ook de opmaakprofielen die u wilt gebruiken. Maak eerst een bouwtekening van uw blad. Denk na hoe het geheel er uit moet zien. Hierna krijgt u een korte uitleg over de onderdelen Dit document slaat u op als een “Nieuwsbrief.dot”. Word weet precies waar dit sjabloon opgeslagen moet worden. U klikt op “Menu”, “Bestand”, “Opslaan als” en er opent zich het bekende venster. Onderaan ziet u “Bestandsnaam” en u vult hier de naam in van het document. Daaronder klikt u op het knopje met de “V” en kiest “Documentsajbloon (*.dot)” Wanneer u daarna het sjabloon wilt gebruiken dan klikt u voor een nieuwe Nieuwsbrief niet op de werkbalk maar op “Menu”, “Bestand”, “Nieuw”. U ziet een nieuw venster en hier ziet u het sjabloon dat u wilt gebruiken. U dubbelklikt dit en er wordt een nieuw document geopend.
Opmaakprofiel Onder “Menu”, “Opmaak”, “Opmaakprofiel” kunt u de verschillende opmaakprofielen aanmaken. Er wordt dan een nieuw venster geopend waarin opmaakprofielen staan. Er is een keus waarmee je kunt kiezen voor alle gebruikte opmaakprofielen of alle beschikbare profielen want Word levert een groot aantal profielen mee. Er zijn twee soorten opmaakprofielen. 1) Stuctuuropmaakprofielen zoals Kop1, Kop2,
Kop3 etc. 2) Gewone opmaakprofielen
Met structuurprofielen bent u in staat om automatisch een inhoudsopgave te genereren. U kunt een nieuw opmaakprofiel elke naam geven die u wilt. Ook kunt u een sneltoets aan uw opmaakprofiel meegeven. Zo is in dit document aan het standaard opmaakprofiel de combinatie Alt + S meegegeven en aan de nummering Alt + N. Op deze manier kunt heel snel uw opmaak in uw Nieuwsbrief wijzigen. Vergeet niet op toevoegen te klikken. Wanneer u in het venster op een naam van een opmaakprofiel klikt komt het venster rechts tevoorschijn.
C:\Data\Handleidingen\2010 01 Cursus Nieuwsbrief ANBO.doc21 september 2010
ANBO Noord-Holland
Chris Hoppenbrouwer
Linksonder met de knop “Wijzigen” kunt u alle kenmerken van de tekst meegeven zoals: Lettertype, Alinea, Tabs, Rand, Taal, Frame, Nummering en Sneltoets. U komt elke keer in het bijbehorende venster terecht. In dit document is in het opmaakprofiel Standaard bij alinea achter elke regel 5 punten wit aangegeven en daarmee is automatisch een klein beetje wit achter elke alinea aangebracht. (Wilt u zonder dit wit toch naar een nieuwe regel geef dan een Enter met de shift toets ingedrukt gehouden (zachte return) U kunt ook de tabs instellen bij dit opmaakprofiel. U geeft een waarde in centimeters op vanaf de linkerkant. Soms is dit makkelijk om tijdelijk tekst goed lijnend onder elkaar te krijgen. Beter is om bij “Alinea” een inspringwaarde op te geven. (links inspringen) U hoeft dan niet iedere keer de tabtoets in te drukken. In dit document loopt een opmaakprofiel “Nummering” mee. Hier is een negatieve waarde van 1 centimeter opgegeven zodat het nummer in de kantlijn staat. Ik ben geen voorstander van het uitlijnen aan beide zijden zodat links als rechts de tekst recht onder elkaar staat. Er vallen dan vaak hele witte plekken in de regel. Wilt u dit toch dan kunt onder “Menu”, “Extra”, “Opties”, “Comptabiliteit” helemaal onderaan kiest u “Uitvullen zoals onder Wordperfect”. Dan worden de witte plekken minder groot.
Kolommen met een titel over de hele breedte Soms kan het leuk zijn om artikelen afwisselend in 1 of in 2 kolommen te plaatsen. Wanneer u alleen in kolommen wilt werken dan is het lelijk wanneer een titel in de kolom wordt opgenomen. Beter is de titel over de volle breedte van de pagina te laten lopen en dan met de kolommen te starten. Om dit te veroorzaken moet de tekst, die afwijkend in twee kolommen moet staan, vooraf gaan met een einde markering en ook weer afgesloten worden met een eindemarkering.
U klikt op het plaatje “Twee” voor twee kolommen of drie voor . . . In dit document is de tussenruimte tussen kolommen 0,4 centimeter. Word deelt de kolommen automatisch op in twee of meerdere gelijke delen. Echter het voorblad is niet gelijk ingedeeld maar links is smaller als rechts. Hiervoor kunt twee ongelijke delen maken door linksonder het vinkje “Gelijke kolombreedte uit te zetten en voor de linker kolom (nr 1) vult u 6,8 centimeter in en Word vult zelf dan de waarde voor de rechter kolom in. Vindt u het mooi om een lijn tussen de twee kolommen te plaatsen dan klikt u het vinkje aan Let op: het plaatje zweeft over beide kolommen.
Eindemarkering Om afwisselend met brede teksten en kolommen te werken gebruikt u secties. Secties worden afgebakend met een sectie-einde. (Ook aan de voorkant) U kiest “Menu”, “Invoegen”, “Eindemarkering” en dan “Doorlopend” Wanneer u brede tekst hebt en u wilt nu kolommen gaan gebruiken dat plaats u uw cursor achter het laatste woord en kiest voor “Dooropende” Eindemarkering. U maakt zoals hiervoor uitgelegd de kolommen aan en brengt de tekst aan,. Bij het laatste woord van dit C:\Data\Handleidingen\2010 01 Cursus Nieuwsbrief ANBO.doc21 september 2010
ANBO Noord-Holland
Chris Hoppenbrouwer
onderdeel / paragraaf voegt u weer een einde markering aan en dan heft u bij “Kolommen” de twee kolommen weer op door op 1 kolom te klikken. U kunt dan de volgende titel over de volle breedte van de pagina laten lopen en dan opnieuw een eindemarkering in te voegen voor nieuwe kolommen.
Plaatjes, foto’s, tekstvakken (frame’s) Tabellen Met “Menu”, “Invoegen”, “Afbeelding”, “Uit bestand “ voegt u een foto of plaatje in uw tekst toe. Met het bekende venster kunt u over uw harde schijf navigeren en in uw mappen bladeren en zodoende uw gewenste foto invoegen. Het plaatje gedraagt zich als een letter in een regel en daarom ontstaat er links en rechts witte vakken naast het plaatje. Dit kunnen we voorkomen. U dubbelklikt op het plaatje zodat er aan de hoekpunten en aan de zijden een zwart vierkantjes staan. Zorg er voor dat de cursor op de rand staat en klik dan met de rechter muisknop op dit randje. Kies uit de keuzes “Figuur opmaken” u krijgt dan het venster hiernaast. Bovenaan ziet u een aantal tabs waarvan “Indeling”nu de belangrijkste is. U klikt op “Om kader”en het plaatje zweeft als het ware boven de tekst. De tekst zal nu keurig om het plaatje heen gaan. Onder “Geavanceerd” bepaalt u of het plaatje verankerd aan de tekst is zodat wanneer u tekst tussenvoegt het plaatje met de tekst verschuift. Met kleuren en lijnen kunt het kader en de achtergrond van een plaatje veranderen. Wilt u het plaatje geen achtergrond geven dan klikt u op “Geen Vulling”. Hetzelfde geldt voor een lijn om het plaatje. Die kunt een kleurtje geven, een stippellijn maken en de dikte bepalen. Met de tab “Grootte” kunt exact de grootte bepalen en ook nog draaien. Met Afbeelding kunt u helderheid en contrast veranderen. Soms wordt een over- of onderbelicht plaatje aangeleverd en hier kunt u dan het plaatje wat meer sprankelend maken. NB. Alle plaatjes zijn op deze manier aangemaakt en geplaatst.
Tekstvakken Een tekstvak is een leuk onderdeel van Word. Het is een vakje dat zich kan gedragen als een plaatje. Door tekst rondom te laten lopen drijft het als het ware
boven de tekst en kan overal geplaatst worden. Er is een klein verschil tussen Word 200 en 2003. In Word 2000 wordt het tekstvak direct gemaakt en in 2003 komt het op een stukje
tekenpapier. Dit is tekst in een Met de tekstvak cursor trek je het tekstvak van het tekenpapier af en gedraagt het zich verder als Word 2000.
U maakt een tekstvak door “Menu”’”Invoegen”, “Tekstvak” aan te klikken. Uw cursor wordt nu een plusteken en met de linker muisknop ingedrukt tekent u het tekstvak. (in 2003 verschijnt een vak met hoekpunten en de tekst “Plaats hier . . .”. In dit vak tekent nu uw tekstvak. Verschuif nu het tekstvak naar een andere plek. Klik op het oude tekenvel en druk delete).
C:\Data\Handleidingen\2010 01 Cursus Nieuwsbrief ANBO.doc21 september 2010
ANBO Noord-Holland
Chris Hoppenbrouwer
U kunt het tekstvak op dezelfde wijze opmaken als bij “Foto”, (Afbeelding) door op met de rechtermuisknop op de rand van het tekstvak te klikken en de keus “Tekstvak Opmaken”te kiezen.
Tabellen U kunt het voorblad ook indelen met een tabel. Tabellen bestaan uit rijen (horizontaal) en kolommen (vertikaal). Elk vakje is een cel. Elke cel kan zijn eigen eigenschappen toegewezen krijgen. Tabellen hebben soms wat afwijkende de eigenschappen. Met de tabtoets spring je van cel naar cel in plaats van naar een tab te springen. Houdt de shift toets ingedrukt om naar de volgende tab te springen. Een tabel kan op dezelfde manier zwevend tussen de tekst geplaatst worden. Kies “Menu”, “Tabel”, “Tabeleigenschappen. Hiervoor moet de cursor wel ergens in de Tabel staan. Klik
hiervoor in het plaatje op de knop “Rondom” U kunt voor de rij en kolom hoogte en breedte opgeven, bij cel kunt u aangeven hoe de tekst gecentreerd moet worden. U kunt ook handmatig de rij of kolom vergroten of verkleinen. Ga met de cursor boven een kolom staan en dan veranderd uw cursor in een dikke pijl. Klik en de kolom wordt zwart. Ga dan op een zijde van de kolom staan met uw cursor zodanig dat uw cursor een “Is gelijk teken (=) wordt. Druk uw linker muisknop en beweeg de cursor de gewenste richting. Nu wordt de hele kolom smaller of breder. Deze manier van werken kan ook op 1 of meerdere cellen toegepast worden. Selecteer de gewenste cellen door de cellen met ingedrukte linkermuisknop te selecteren zodat ze zwart worden. U kunt twee of meerdere cellen zowel horizontaal als vertikaal samenvoegen. U kunt een kleur of arcering aan een cel(len) toevoegen door “Menu”, “Randen en arcering” te kiezen. Let op: U moet wel aan Word vertellen in bijgaand vakje waarop de kleur of arcering toegepast moet worden.
Pagina opmaak Het voorblad heeft altijd en andere opmaak als alle ander pagina’s. Word heeft daarom de mogelijkheid om dit toe te passen. Kies hiervoor “Menu”, “Bestand”, “Pagina instelling” U ziet dan deze afbeelding met drie tabjes aan de bovenzijde. In het midden ziet u een vinkje bij “Eerste pagina afwijkend. Wanneer u nu iets op de eerste pagina
C:\Data\Handleidingen\2010 01 Cursus Nieuwsbrief ANBO.doc21 september 2010
ANBO Noord-Holland
Chris Hoppenbrouwer
iets in de koptekst zet dan verschijnt dat niet op de volgende pagina’s in de koptekst en andersom. Onderaan ziet u regelnummers, deze kunt u toepassen in grote lappen tekst bijvoorbeeld in verslagen. Onder de tab “Papier” kunt u allerlei zaken regelen die met papier en afdrukopties te maken hebben. U kiest hier voor “Portrait” (staand) of “Landscape” (liggend). Deze keus is wel hel makkelijk wanneer u een brede tabel heeft die niet op staand past. Hiervoor kiest u In “Menu”, “Invoegen”, “Eindemarkering” de keus “Pagina Einde”. Er wordt dan een nieuwe, lege pagina toegevoegd. Dan gaat u naar “Menu”, “Bestand”, “Pagina instelling” edan kiesu onder het tabje “Papier” voor “Liggend”. Bent u klaar met u brede tabel en u wilt weer terug naar “”Staand papier dan werkt in omgekeerde volgorde. (Eindemarkering, Pagina-instelling, Papier, Staand) Wanneer u een boekje maakt is de eerste bladzijde altijd een rechter, oneven pagina. Dat betekent dat de rugzijde aan de linkerzijde voor de oneven pagina’s ligt en voor de oneven aan de rechterzijde. Wanneer u gekozen heeft voor “Eerste pagina afwijkend “ dan is het een idee om in de voettekst op pagina twee het uitgavenummer en het bladnummer in te plaatsen. Kies hiervoor onder “Menu”, “Beeld”de keus “Kop- en Voettekst”. Er verschijnt nu ergens een nieuwe werkbalk.
Paginanummer aantal pagina’s datum invoegen wisselen tussen kop en voettekst De pijltjes wijzen de weg. Wanneer u een datum of tekst aan de rechterzijde wilt plaatsen dan is het moeilijk met bijvoorbeeld een datum (langer of korter) op de goede plek te krijgen. Plaats dan in de liniaal een rechtslijnende tab, dan kan de tekst naar links naar willekeur groter of kleiner worden zonder van de kantlijn te komen. Voor de duidelijkheid in dit plaatje is de tab wat naar links gehaald. U heeft ook het document tips en trucs meegekregen en daar staan zaken in voor Word 2000 maar de principe’s gelden ook voor Word 2003. Voor mensen die met Word 2007 werken is het van belang dat zij hun documenten opslaan een Word 2003 document omdat oudere versies Word 2007 documenten niet kunnen lezen. Woord 2007 heeft de extensie .DOCX Inhoudsopgave: Inleiding ................................................................................................................................................ 1 Uiterlijk................................................................................................................................................. 2 De opmaak van uw voorblad ........................................................................................................................ 3 Gereedschap........................................................................................................................................... 3 Sjabloon ............................................................................................................................................ 3 Opmaakprofiel..................................................................................................................................... 3 Kolommen .......................................................................................................................................... 4 Eindemarkering ....................................................................................................................................... 4 Plaatjes, foto’s, tekstvakken (frame’s) Tabellen ............................................................................................... 5 Tekstvakken........................................................................................................................................ 5 Tabellen ................................................................................................................................................ 6 Pagina opmaak ........................................................................................................................................ 6 C:\Data\Handleidingen\2010 01 Cursus Nieuwsbrief ANBO.doc21 september 2010
