Analýza spisových agend k výběru DMS
Dopravní podnik města Olomouce, a. s. zpracovali:
Ing. Otakar Bačák, Lenka Kreslová
září 2010, červenec 2014
1 Účel analýzy Dopravní podnik města Olomouce, a. s. (dále jen „DPMO“) je dle § 3 odst. 1 zákona č. 499/2004 Sb. o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů (dále jen „ZASS“) v platném znění veřejnoprávním původcem dokumentů. Z hlediska § 63 ZASS, pojednávajícího o spisové službě, není DPMO tzv. určeným původcem povinným vést spisovou službu v plném rozsahu, ale pouze dle zákonem vyjmenovaných částí. Dále má DPMO možnost vést spisovou službu elektronicky nebo v listinné podobě (§63 odst. 3). Dle zákona č. 300/2008 Sb. o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů je DPMO uživatelem datové schránky prostřednictvím které přijímá dokumenty subjektů veřejné správy, má možnost je těmto subjektům odesílat příp. zpřístupnit schránku dalším uživatelům datových schránek (soukromoprávním subjektům) případně rovněž těmto subjektům odesílat zásilky. Účelem této analýzy je popsat požadovaný rozsah a systém práce s dokumenty, který bude vyhovovat stanoveným podmínkám ZASS ve věci spisové služby. Při tom bude popsán požadovaný systém zpracování dokumentů ve společnosti, který těmto podmínkám vyhovuje. Dále je cílem zvýšit případné využívání datové schránky, která je v současné době využívána pouze pro příjem pošty od veřejnoprávních subjektů. Následně bude analýza poskytnuta potencionálním dodavatelům elektronických systémů pro tvorbu a správu dokumentů za účelem konečného výběru takového systému pro implementaci v DPMO. Zavedením elektronického systému využije DPMO možnosti vedení spisové agendy v elektronické podobě, z praktických důvodů zůstane část dokumentů i v písemné podobě, a buď před konverzí, nebo po konverzi, ale tato podoba ve vyjmenovaných případech nebude ukládána v podnikové spisovně ke skartačnímu řízení, tzn. že část dokumentů bude ukládána pouze v elektronické podobě. Elektronické dokumenty budou ukládány dle spisových a skartačních znaků, papírové dokumenty dle jednoznačného identifikátoru. Předmětem řešení nebude převod již uložených písemných dokumentů v podnikové spisovně do elektronické podoby vyjma platných dokumentů (smluv) případně dokumentů uložených ve spisovně trvale. Předmětem řešení může být vytěžování dat z typových dokumentů, které urychlí jejich pořizování do průvodního dokumentu.
2 Charakteristika podniku z hlediska spisových agend 2.1 Spisové agendy Základními vstupními kanály přijatých dokumentů do DPMO jsou: a/ doručování prostřednictvím držitelů poštovní licence (česká pošta, kurýrní služby), b/ doručování prostřednictvím elektronické pošty (e-mail) – dotazy, stížnosti, náměty, běžná obchodní, provozní a úřední korespondence
c/ doručování prostřednictvím telefonických oznámení s následným záznamem (dispečerský deník), d/ doručování prostřednictvím datové schránky veřejnoprávními původci, Základními výstupními kanály jsou způsoby uvedené pod písmeny a/ a b/. V tabulce je uveden přehled zákonných povinností (§64 až67, §68 odst. 1 až3, 68a, 69a) předepsaných ZASS a skutečného stavu v DPMO. Určeno
Povinnost
Plnění
§64 odst.1
Příjem dokumentů
Dokumenty přijímá podatelna, právní oddělení, dispečink, případně další útvary podniku
§64 odst. 2
Označení dokumentu jednoznačným identifikátorem
Došlá pošta je označena číslem v deníku došlé pošty*), právní oddělení vede tabulku vyřizovaných stížností samostatně*), další dokumenty jsou postupovány podatelně k označení
§64 odst. 3
Evidence v evidenci dokumentů
podatelna vede knihu došlé pošty*), další evidence dokumentů na nižších úrovních není organizována
§64 odst. 5 až 7
Jmenné a jiné rejstříky
nejsou vedeny
§64 odst. 8
Předání dokumentů k vyřízení a záznam o předání v evidenci dokumentů
podatelna v knize došlé pošty vyznačí útvar, kterému je postoupena věc k vyřízení/založení; další postup s dokumentem až do jeho vyřízení není dokumentován
§65 odst. 1
Při vyřizování dokumentů se všechny související spojí do spisu
neprovádí se systematicky, spojování do spisu provádí vyřizující útvar dle vlastních zvyklostí bez evidence v podacím deníku*), není definován princip priorace ani sběrného archu
§65 odst. 2
Vyřízením spisu se rozumí vypravení podepsaného, schváleného návrhu
odesílané dokumenty jsou evidovány v samostatné evidenci – knize odeslané pošty*), není klasifikován způsob jednotné tvorby identifikátoru, číslo z knihy odeslané pošty není přenášeno na odesílané písemnosti
§65 odst. 3
Týká se vyvěšování na úřední desce
není relevantní pro DPMO
§65 odst. 4
Dokumenty podepisuje jeho statutární orgán nebo jiná osoba, která k tomu byla statutárním orgánem pověřena
řeší podpisový řád DPMO
§65 odst. 5
Po vyřízení se spis uzavře a převede do spisovny
dokumenty zůstávají v držení zpracovatelů, do spisovny by měly být ukládány po skončení kalendářního roku, není kontrola uložení všech dokumentů ve spisovně
§66 odst. 1a2
Vydání spisového řádu
OS/5/2005 vydán (přitom povinnost platí až od r. 2012), obsahově vyhovující, nutná aktualizace odkazů na legislativu a Spisového a skartačního plánu
§66 odst. 3
Dokumenty se označují spisovými znaky, skartačními znaky a skartačními lhůtami
jednotlivé dokumenty se neoznačují, označují se až soubory dokumentů téhož typu před odvodem do spisovny,
§67
Doklad stvrzující doručení dokumentu (je-li vyhotoven) je připojován ke spisu
děje se
§68 odst. 1
Uložení vyřízených spisů ve spisovně po dobu skartační lhůty – záznam o uložení do spisovny v evidenci
dokumenty – spisy jsou u jednotlivých útvarů zpravidla spojeny do souborů téhož typu dokumentů nebo dokumentů se stejným skartačním znakem a lhůtou a v tomto spojení předány do spisovny – záznam o uložení do spisovny není vyznačen v evidenci, částečně je nahrazen Předávacím seznamem
§68 odst.2, 3
Nahlížení do spisů ve spisovně Postup v případě zániku původce dokumentů
upraveno spisovým a skartačním řádem
§68 odst. 4
Podmínky pro místnost spisovny
není splněna podmínka dle písm. c) – nesmí vést vodovodní, teplovodní, parovodní nebo plynovodní potrubí a dešťová a splašková kanalizace (od r. 2012 tento odstavec není pro DPMO povinný)
§68a
Spisová rozluka
úkony v případě zrušení společnosti
§69a odst. 1- 5
Uchovávání elektronických dokumentů došlých, elektronických dokumentů konvertovaných a uchování pravosti
v současné době nemá DPMO prostředky pro takové uchování; datový trezor u datových schránek není využíván
*) dle §8vyhlášky č. 259/2012 Sb. o podrobnostech výkonu spisové služby (dále jen „vyhláška) se evidují dokumenty v evidencích dokumentů; za tyto evidence se nepovažují kniha došlé pošty, kniha odeslané pošty a jiné evidenční pomůcky; základní evidenční pomůckou při vedení spisové služby je podací deník; původce uvede ve svém vnitřním předpise výčet všech užívaných samostatných evidencí dokumentů včetně jejich formy
2.2 Samostatné evidence Vedle hlavní evidence, kterou bude agenda přijatých dokumentů (tzv. došlá pošta) a k nim vydaných dokumentů (tzv. odeslaná pošta) je možné zřídit samostatné evidence. Taková evidence má svůj název a dále je požadováno, aby jednotlivé dokumenty měly své pořadové číslo, datum/čas doručení, adresu odesílatele, obsah dokumentu, spisový znak, skartační znak, skartační lhůtu a jednoznačný identifikátor. Samostatná evidence má význam u typově identických dokumentů, které mají stejný postup vyřizování, zpravidla konečným způsobem vyřízení je ad acta (AA), např. zápisy z různých jednání – dle rozdělovníku putují k jednotlivým adresátům a již na ně nevznikají žádné další reakce. V podmínkách DPMO je z tradičního způsobu zpracování v režimu samostatných evidencí nakládáno s mnoha typy dokumentů, bohužel bez předepsané evidence.
2.3 Agendy mimo spisovou službu §9 odst. 3 vyhlášky uvádí, že dokumenty, které nemají úřední charakter, nepodléhají evidenci. Definici úředního dokumentu ovšem v legislativě nenajdeme, lze pouze dovodit, že se jedná o dokumenty, které nemají přímou vazbu na činnost společnosti vyplývající ze zákonem daných kompetencí nebo zákonem uložených povinností. Níže uvedený seznam by měl být uveden rovněž ve spisovém a skartačním řádu. Dokumenty, které nepodléhají evidenci, jsou zejména: § § § §
pozvánky na kulturní a společenské akce, zdvořilostní pošta (novoročenky, blahopřání apod) denní tisk a časopisy, nevyžádané nabídky,
3 Požadavky na řešení Z přehledu uvedeného v kapitole 2.1. až 2.3. vyplývá, že v DPMO je nutné vyřešit: a/ definice úředních dokumentů v DPMO, hlavní a vedlejší evidence, promítnutí do Spisového a skartačního plánu; b/ evidenci vstupních dokumentů, jejich převádění do elektronické podoby; c/ evidenci pohybu konkrétního dokumentu až po jeho uzavření; d/ způsob spojování dokumentů do spisu a tvorby čísla spisu; e/ označování vytvořených dokumentů dle jednotného, identifikovatelného principu; f/ zavedení odesílání i elektronickou cestou; g/ princip seskupování dokumentů pro archivaci, zejména v elektronické podobě, h/ kontrola uložení dokumentů ve spisovně. Protože dojde jednak k rozsáhlým změnám organizace práce s dokumenty a zejména formám práce s dokumenty (elektronizace) přikláníme se k variantě postupného náběhu. V první fázi přistoupit k přechodu na elektronizaci a změny organizace u agend došlé a odeslané pošty, agendy smluv, případně objednávek. Po zavedení systému a jeho případným korekcím vyplývajícím z uživatelských
zkušeností vybrat další agendy. Předpokládané agendy pro zahájení zkušebního provozu jsou v příloze vyznačeny v poznámkách znakem „Z“. V dalších částech budou popsány cílové stavy ve vazbě na požadavky ZASS a vyhlášky dle schématu kapitoly 2.1. Elektronický systém spisové služby bude v dalším textu označován jako DMS, který v sobě integruje EDMS a ERMS (viz pojmy)
3.1 Vstupní externí dokumenty Určeno
Povinnost
Cílový stav
§64 odst.1
Příjem dokumentů
Dokumenty přijímá podatelna – zejména veškerou analogovou poštu, elektronickou poštu doručenou na adresu
[email protected], a datovou schránkou. Rovněž elektronická podání úředního charakteru na adresy
[email protected],
[email protected] a stížnosti, náměty a podněty jsou evidovány. Analogové dokumenty jsou roztříděny, a převedeny do digitální podoby. Zjišťování parametrů dokumentů v digitální podobě, vlastnosti připojeného elektronického podpisu, elektronické značky a časového razítka, výskyt škodlivého kódu provádí automaticky DMS.
§64 odst. 2
Označení dokumentu V elektronickém podacím deníku jsou všechny dokumenty jednoznačným označeny jednoznačným identifikátorem obsahujícím zkratku DPMO a numerický kód. Dokument doručený v digitální podobě, identifikátorem který není opatřen uznávaným elektronickým podpisem, elektronickou značkou nebo kvalifikovaným časovým razítkem opatří elektronická podatelna kvalifikovaným časovým razítkem. To není potřeba u dokumentů doručených datovou schránkou.
§64 odst. 3
Evidence v evidenci dokumentů
V elektronickém podacím deníku jsou podatelnou dále doplněny: datum doručení, rozsah dokumentu, počet a rozsah příloh, název odesilatele, číslo jednací příp. spisová značka odesilatele, stručný popis (věc), zda dokument existuje pouze v digitální nebo i v analogové podobě
§64 odst. 5 až 7
Jmenné a jiné rejstříky
DMS bude obsahovat jmenný rejstřík příp. věcný rejstřík
§64 odst. 8
Předání dokumentů k vyřízení a záznam o předání v evidenci dokumentů
Podatelna pomocí work-flow nebo fyzicky postoupí jednotlivé řady dokumentů k dalšímu vyřízení (základní třídění je dáno stávajícími postupy: obecné dokumenty, přijaté faktury, nabídky do vyhlášených výběrových řízení,….) Zpracovávající útvar si určí č.j. příp. spis, ke kterému bude dokument přiřazen. Základní formát č.j. by měl být DPMO/RRRR/SZ/PCS-PCP/OSC (kde RRRR je rok, SZ je spisový znak, PCS je pořadové číslo spisu (bude sloužit vždy jako číslo
spisu), PCP je pořadové číslo položky v rámci spisu, OSC je osobní číslo zpracovatele. DMS bude mít nástroje pro konstrukci čísla – nabídka SZ, PCD, PCS a OSC dle přihlášeného uživatele. Definitivní způsob tvorby čísel spisů a č.j. bude dán nabízenými možnostmi vybraného řešení, které musí splňovat zákonné podmínky.
3.2 Výstupní dokumenty Určeno
Povinnost
Cílový stav
§65 odst. 2
Vyřízením spisu se rozumí vypravení podepsaného, schváleného návrhu
Dokumenty vznikající v návaznosti na přijaté úřední dokumenty jsou číselně propojeny s iniciačním dokumentem stejným číslem PCS. Po předání na podatelnu(výpravnu) doplní pracovník podatelny do karty datum odeslání, u analogově vypravovaných dokumentů – buď musí zpracovatel doplnit adresu adresáta, počet, počet listů, počet příloh a jejich listů a na obálku s dokumentem uvést č.j. – nebo předá dokument bez obálky a údaje doplní výpravna a dokument zalepí a odešle. U digitálních dokumentů podobně, č.j. v prvním případě musí být součástí názvu odesílaného souboru, lomítka jsou nahrazena podtržítky.
§65 odst. 4
Dokumenty podepisuje jeho statutární orgán nebo jiná osoba, která k tomu byla statutárním orgánem pověřena
Řeší podpisový řád DPMO – bude doplněn případně o náležitosti týkající používání elektronických podpisů, elektronických značek a časových razítek.
§65 odst. 5
Po vyřízení se spis uzavře a převede do spisovny
Uzavřením dokumentu se rozumí jeho opatření skartačním znakem a skartační lhůtou a startovacím datem, od kterého běží ukládací lhůta. Elektronické dokumenty zůstanou dostupné v DMS až do doby jejich vyřazení po skartačním řízení. Zřízení elektronické spisovny se nepředpokládá. Analogové dokumenty jsou předávány do spisovny po skončení kalendářního roku.
§66 odst. 3
Dokumenty se označují spisovými znaky, skartačními znaky a skartačními lhůtami
uvedeno v předchozích bodech
§67
Doklad stvrzující doručení dokumentu (je-li vyhotoven) je připojován ke spisu
Doklad je pokládán jako samostatný úřední dokument, po digitalizaci ho určený pracovník č.j. připojí k příslušnému spisu
---
Další požadavky na systém
a/ Podpis zaručeným elektronickým podpisem a následné digitální odeslání b/ Připojení jednoho dokumentu k více spisům
3.3 Dokumenty bez výstupu Vyjmenované úřední dokumenty, např. běžné provozní záznamy, jsou ukládány jednotlivě nebo spojovány do analogových spisů a nejsou předmětem EDMS, pouze ERMS tzn. označení a obsah celého spisu je zanesen do ERMS bez elektronické přílohy. Záznam pak slouží k funkcionalitě zařazení do analogové spisovny a konečnému vyřazení.
3.4 Vytěžování dat Systém OCR (viz pojmy) je schopen ze skenovaných dokumentů a to jak typových, případně netypových získat data a tyto přenést do EDMS. Odpadá tak opisování dat z původních dokumentů, může tak přispět k snížení chybovosti při zadávání dat. V rámci pořízení DMS tato funkcionalita není požadována a hodnocena v rámci výběru systému, ale může být nabídnuta.
3.5 Propojení na ERP (VISION32) Z pořízených záznamů dokumentu a samotných dokumentů ručně nebo systémem OCR je možné dále přenášet data do ERP, případně přebírat data z ERP pro doplnění identifikace dokumentu (např. přesný název dodavatele, odběratele). V rámci pořízení DMS tato funkcionalita není požadována a hodnocena v rámci výběru systému, ale může být nabídnuta.
3.6 Revize, verzování dokumentů Zejména u vlastních dokumentů typu smlouvy a interní legislativa bude využíváno DMS pro seznámení všech vybraných zaměstnanců s dokumentem a s vyjádřením (dosavadní zpráva o smlouvě, zpráva o interním předpisu). DMS bude umožňovat sledování navrhovaných změn až po jejich konečné vypořádání předkladatelem. Každý účastník připomínkového řízení tak může vytvořit novou verzi, která je postoupena dalšímu účastníkovi. Vznik, evidence a schválení je identické s kap. 3.2.
3.7 Work – flow Ve společnosti je uplatňováno hierarchické řízení. Společnost je tvořena třemi úseky, dělenými na odbory, nebo střediska. Při posuzování dokumentů jsou tyto postupně přidělovány takto: výkonný ředitel – útvarům výkonného ředitele, náměstkům náměstci – útvarům příslušného úseku řízeném náměstkem. Schvalování smluv a interní legislativy je dáno volbou zpracovatele, který vybere vedoucí útvarů, kterými je dokument dotčen a žádá jejich připomínky. V případě volby náměstků mohou tito dále ještě vyžadovat vyjádření dalších, jím podřízených útvarů. Schvalování finančních limitů podléhá pravidlům limitu do 20 tis. Kč vedoucím odborů a středisek, 50 tis. náměstkům, nad 50 tis. výkonný ředitel. Zvláštní limit 200 tis. platí při souhlasu obou náměstků při nepřítomnosti výkonného ředitele.
DMS by mělo zajistit přiřazení schvalovacího procesu k vybranému dokumentu buď z typových nastavení, nebo individuálně výběrem z nabídky schvalujících osob. Celkově je v rámci společnosti 21 vedoucích útvarů a dále cca 40 zpracovatelů veškeré dokumentace. Systém bude propojen na běžnou e-mailovou poštu uživatele, kde bude schvalovatele upozorňovat na úkol z DMS a buď přímo z tohoto prostředí, nebo po otevření DMS provede požadované úkony (připomínkování, schválení). V systému bude možné sledovat celý proces probíhajícího work-flow nad dokumentem. Systém bude mít definované zastupování jednotlivých pozic, které bude ručně nastavitelné (absentující pozice převede schvalovací kompetence na zastupujícího).
3.8 Spojování dokumentů (propriorace, sběrný arch) Určeno
Povinnost
Cílový stav
§65 odst. 1
Při vyřizování dokumentů se všechny související spojí do spisu
Všechny dokumenty zaznamenané v DMS budou spojovány prostřednictvím čísel jednacích, systém umožní vyfiltrovat všechny spisy k daným kategoriím, SZ, PCS, OSC, dále podle rejstříkových komponent – IČ, název příp. jméno a příjmení Všechny analogové dokumenty duplicitní k elektronickým budou součástí spisu dle jednoznačného identifikátoru, ostatní analogové dokumenty dle spisu.
3.9 Ukládání dokumentů Určeno
Povinnost
Cílový stav
§68 odst. 1
Uložení vyřízených spisů ve spisovně po dobu skartační lhůty – záznam o uložení do spisovny v evidenci
Pouze analogové dokumenty spojené do samostatných spisů jsou fyzicky předávány do spisovny, záznam o uložení je vyznačen v DMS nebo je nahrazen Předávacím seznamem (do doby převedení veškeré dokumentace do DMS)
3.10 Základní přehled a rozsah agend V příloze je uveden základní přehled agend jednotlivých útvarů. Dále jsou uvedeny vazby tvorby a schvalování a další údaje vyplývající z této analýzy a pro vyhlášení výzvy na dodávku systému.
4 Návrh spisového a skartačního řádu a propojení na EDMS Určeno
Povinnost
Cílový stav
§66 odst. 1a2
Vydání spisového řádu
Spisový a skartační řád bude aktualizován po nasazení DMS s vazbami na nasazené technologie, dané vybraným produktem. Dokument zpracuje DPMO.
5 HW a SW vybavení společnosti Servery Serverová místnost DPMO, a.s. se nachází v objektu na ulici Koželužské. Servery jsou v převážné míře provozovány ve virtuálním prostředí VM Ware. Dostupná kapacita procesorů, operační paměti a diskového prostoru se v současné době jeví jako dostatečná pro zřízení dalšího virtuálního serveru, na němž bude provozována úloha EDMS. Zhotovitel tak kromě sw zajišťujícího provoz úlohy dodá i serverový operační systém a stanoví HW požadavky na server. Případné navýšení HW kapacit z důvodu zavedení EDMS bude zohledněno ve vyhodnocení nabídek. Služby elektronické pošty zajišťuje MS Exchange Server 2010 instalovaný na samostatném serveru. Na samostatném serveru běží databáze MS SQL Server 2008 Standard využívaná několika úlohami, kterou lze využít pro provoz EDMS. K databázi náleží 30 uživatelských licencí. Koncové stanice Jako koncové stanice jsou provozovány desktopové PC nebo notebooky s operačním systémem Windows 7 a s kancelářským sw MS Office 2013 popř. 2010 Home & Business. Ve skladech DPMO jsou využívána zařízení, která se připojují vzdálenou plochou k terminálovému serveru s instalovaným OS Windows 2008 Server a MS Office 2013 Home & Business. Síť Všechny lokality včetně odloučených pracovišť (vozovna Koželužská, vozovna Dolní Hejčínská, centrální dispečink, energodispečink, prodejny jízdenek), v nichž se nacházejí koncové stanice, jsou propojeny místní sítí (LAN). Multifunkční zařízení DPMO, a.s. disponuje několika multifunkčními zařízeními. V prostorách podatelny je umístěno zařízení CANON iR 2380.
6 Definice a pojmy Dokument Dokumentem je každá písemná, obrazová, zvuková nebo jiná zaznamenaná informace, ať již v podobě analogové nebo digitální, která byla vytvořena původcem nebo byla původci doručena [§ 2 písm. e) zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů (dále jen „zákon“)]. Dokument tvoří jednu nebo více komponent (například průvodní dopis má připojeny přílohy). Dokument lze zaznamenat na jakémkoliv médiu a v jakémkoli datovém formátu. Kromě obsahu jsou součástí dokumentu zpravidla kontextuální informace. Pokud to umožňuje jeho zpracování, obsahuje také strukturální informace (tj. informace, které popisují komponenty dokumentu). Klíčovou vlastností dokumentu je jeho neměnnost a trvalost jeho informačního obsahu. V elektronickém systému spisové služby lze spravovat dokumenty v digitální podobě a metadata dokumentů v analogové podobě, neboť dokument v analogové podobě je pevně spojen s nosičem umístěným mimo elektronický systém spisové služby, a tedy nemůže být jako takový přímo spravován elektronickým systémem spisové služby (viz pojem „Elektronický systém spisové služby“). Elektronický Pojem „elektronický“ se pro účely národního standardu používá obdobně jako pojem „digitální“. Analogové nahrávky, i když je lze považovat za elektronické, však nejsou pro účely národního
standardu považovány za „elektronické“, neboť je nelze jako takové spravovat prostředky výpočetní techniky; za tímto účelem je nutné je převést (konvertovat) do digitální podoby. Podle zásad užití požadavků stanovených národním standardem lze analogové nahrávky (záznamy) ukládat pouze jako dokumenty v analogové podobě (fyzické dokumenty). Elektronický systém spisové služby (Electronic Record Management System) Elektronický systém spisové služby („ERMS“) je informační systém určený ke správě dokumentů ve smyslu ustanovení § 2 písm. l) zákona, s využitím § 63 odst. 4 téhož zákona. Identifikace spisu a typového spisu Identifikace spisu je evidenčním znakem spisu nebo typového spisu v rámci evidence dokumentů. Je jím spisová značka nebo, v případě, že tato není použita, je jím znak, který je konstruován na základě čísla jednacího dokumentu (například z jednacího čísla iniciačního dokumentu, prvního dokumentu). U typových spisů je tímto evidenčním znakem název typového spisu. Konverze Konverze je proces transformace jedné nebo více komponent do jiného formátu. Výsledkem konverze je ztvárnění. Metadata Metadaty se rozumí data popisující souvislosti, obsah a strukturu dokumentů a jejich správu v průběhu času [§ 2 písm. o) zákona]. OCR (Optical Character Recognition) Pojem OCR vyjadřuje funkci optického rozpoznávání znaků (dále jen „OCR“). Funkce OCR vytváří strojově čitelný text ze skenovaného snímku. Systém správy elektronických záznamů (Electronic Document Management System) Systém správy elektronických záznamů je počítačovou aplikací zabývající se správou záznamů. EDMS je často úzce integrován se systémem elektronické spisové služby (ERMS). Zatímco EDMS vede pouze záznamy, které nejsou dokumenty, ERMS spravuje dokumenty.
7 Použité zdroje 1. Zákon č. 499/2004 Sb. o archivnictví a spisové službě v platném znění 2. Vyhláška č. 259/2012 Sb. o podrobnostech výkonu spisové služby 3. Č. j. MV-52207-1/AS-2010 metodický návod pro zpracování spisového řádu obce s rozšířenou působností, vedoucí spisovou službu v elektronické podobě v elektronických systémech spisové služby 4. Č. j. MV-74291-3/AS-2012 Oznámení Ministerstva vnitra, kterým se zveřejňuje národní standard pro elektronické systémy spisové služby
8 Příloha Návrh agend ve vztahu k označování dokumentů: navrhovaný formát č.j. a zároveň č.spisu DPMO/RRRR/SZ/PCS-PCD/OSC kde SZ je spisový znak obsahující vždy číslo odboru/střediska a dále může obsahovat kategorizaci dokumentů, není-li tato zavedena v PCS PCS je pořadové číslo spisu - generované systémem jako pořadové číslo (G)nebo si ho útvar zadá sám dle svého číselníku, kterým kategorizuje dokumenty PCD je pořadové číslo dokumentu v rámci spisu OSC je osobní číslo zaměstnance zpracovávající agendu, nebo konkrétní dokument Pozn. Volbou číslování dokumentů (SZ a PCS) je dáno, zda bude agenda vedena jako jednotlivé spisy nebo celá agenda bude jeden spis. Do soupisu agend nebudou patřit agendy vedené sw VISION, FS software příp. jinými, kde dokumenty zůstanou v el. podobě a budou považovány za samostatné evidence popsané případně ve spisovém a skartačním plánu a likvidovány elektronicky. */dle zjištěných údajů navrhneme, zda číselník určit jednotně za celou společnost **/ D=pouze digitální, L=pouze listinná, H=obojí SZ buď jen jako PCS pokud bude označení útvaru nebo dáno číselníkem včetně kategorizace a nikoli dokumentů v rámci generováno jako útvaru*/ pořadové číslo
1
2
11001
G
11002
G
Název
3
Představenstvo
Rozsah za rok
Skartační znak
počet dok.
odhad listů A4
4
5
6
50
100
10
Skartační lhůta
Zpracovatel Schvalovatel
Typ agendy
**/
7
8
9
10
A
11001
PPV
L
10
A
11001
PDR
L
1
40
A
OEN
PPV
D
50
100
A
AŘ
VŘ
D
Dozorčí rada 11003
G
11004
G
Výroční zpráva Zápisy z porady VŘ
Poznámky
10
11005
G
A
11006
G
11007
G
Tiskové zprávy
11008
G
Ostatní
50
12001
G
Smlouvy
12002
G
12003
Vnitropodnikové normy 30
VŘ
D
VŘ
D
Z
S
5
S
5
2226
VŘ
D
100
S
5
útvar
VŘ
H
150
1500
A
5
SEK
PS
L
Z
Stížnosti
150
450
S
5
SEK
PS
H
Z
G
Pohledávky předané k vymáhání
20
200
S
5
SEK
PS
H
14001
G
Ostraha
20
1200
S
5
14001
14002
G
Kontroly
10
100
A
5
VOK
14003
G
Bezpečnostní agentura Gold office
20
150
S
5
VOK
H
14004
G
Úklidová firma Haryservis
20
100
S
5
VOK
H
14005
G
Objednávky externí
10
20
S
5
VOK
14006
G
Spisová služba
21001
G
agenda korespondence
10
12
S
5
21001
21002
G
agenda daňová přiznání
25
75
A
10
21003
G
agenda plánování a vyúčtování
16
110
A
22001
1
Interní předpisy
2
Korespondence
Zápisy ŠaNK
12
MGM
souvisí s ag. 36001/1 a 2
L VŘ
H
Z
H
Z
VEO
H
Z
VÚ
VEO
D
Z
10
PL
VEO
H
Z
S
5
VOZAM
D
duplicitně 11005, Z
S
5
VOZAM
H
Z
A
VOZ
H
VOK
22002
22003
3
Výkazy, statistiky
A
10
VOZAM
H
4
Osobní účty - faktury
125
400
S
5
VOZAM
H
1
Daňová prohlášení
250
500
S
10
MÚ
L
2
Mzdové listy
620
2400
A
45
MÚ
L
3
Neschopenky + přehledy dávek NP
280
1100
S
10
MÚ
H
4
Mzdové podklady
950
1500
S
5
MÚ
L
5
OSSZ - přehledy
25
200
S
10
MÚ
D
6
Zdravotní pojišťovny přehledy
25
250
S
10
MÚ
H
7
Finanční úřad - roční vyúčtování daně
390
550
S
10
MÚ
L
8
Příspěvky - penzijní fondy
75
100
S
3
MÚ
D
9
Příspěvky - životní pojišťovny
40
60
S
3
MÚ
D
10
Korespondence
350
1100
MÚ
H
Z
30
450
osobní číslo Osobní spisy zaměstnance
duplictně materiálová účtárna
A
45
PERS
D
týká se nově ukládaných dle DMS Z
G
Korespondence
S
5
PERS
H
G
Výkazy, statistiky
A
10
PERS
H
23001
G
návrhy smluv
40
200
S
5
ZAS,VOZ
D
Z
23002
G
objednávky nad 20t. Kč
80
100
S
5
ZAS,VOZ
D
Z
23003
G
vyřazený materiál skladů
30
60
S
5
ZAS, SKL
VOZ
H
25001
26001
variabilní symbol
přirážky (zápisy + bloky)
15000
15000
S
10
25001
25001
H
příp. vytěžování v.s. a vazba na FSS
variabilní symbol
korespondence k přirážkám
50
100
S
10
VPTO
PS
H
příp. vazba na FSS; Z
1
jiná korespondence
100
200
S
5
VPTO
PS
H
Z
2
pokladní doklady
2000
2000
S
10
25001
PS
L
3
pokladní kniha denní
250
250
S
10
25001
VIT
L
4
smlouvy
20
100
VPTO
PS
H
5
výkaz přepravní kontroly
2000
2000
6
kontrolní jízdenky
7
smlouvy o prodeji jízdenek
8
uzávěrky denní
9
S
5
25001
L
S
5
25001
L
20
60
S
10
25101
PS
H
3800
3800
S
5
25101
VIT
L
uzávěrky měsíční
12
600
S
5
25101
VIT
L
10
dodací listy G4S
600
600
S
5
25101
L
11
žádanky o dotace/slevy na jízdném
15700
15700
S
5
25101
L
12
žádanky o zaměst. jízdné
550
550
S
5
25101
L
13
žádanky o duplikáty
800
800
S
5
25101
L
14
pokladní doklady
2200
2200
S
5
25101
L
G
smlouvy, dodatky, prodloužení, dohody
200
300
S
2
26001
VŘ
H
dtto agenda 12001; Z
Z
26002
G
záloh. faktury, faktury, dobropisy
1100
3300
S
2
26001
VOM
H
26003
G
31001,31204,31103
výběrová řízení, vyjádření apod.
5
10
S
2
26001
VŘ
H
G
Běžná korespondence
50
50
S
5
VUV, MUV
VUV, VŘ
D
31204,31103
G
Reklamace
150
200
S
5
MUV
VUV
D
31204
G
Drobné opravy vlastních osobních vozidel zaměstnanců
40
40
S
3
MUV
VUV,VŘ
H
31103, 31204
G
Agenda externích oprav (objednávky)
100
100
S
10
MUV
VUV
H
propojení na Vision fakturaci; Z
32xxx
1
revize el., prohlídky (REVPTZ)
S
5
2
tech.dokument. TT (TDTT)
A
3
opravy TT (OPR:TT)
S
4
investice (INVEST)
A
5
běžné provozní záznamy (BPZ)
S
5
1
Uzavírky komunikací
30
300
S
5
33 001
VDR
H
Z
2
Změny licencí linek
20
100
S
5
33 001
VDR
H
Z
3
Změny jízdních řádů
5
100
S
5
33 001
VDR
H
Z
33001
propojení se sw VISION
5
34003
4
Přepravní příkazy
130
300
S
5
33 001
VDR
D
5
Přepravní rozhodnutí
10
50
S
5
33 001
DPN
D
6
Výluky
10
10
S
5
33001
VDR
H
Z
1
Mimořádné události
700
700
S
5
VTP, BT
VŘ
H
vedení spisu BT
2
Žádosti o schválení apod.
20
30
S
5
VTP
VŘ
D
licence, úřední povolení, omezení provozu apod.; Z
3
Objednané jízdy
20
60
S
10
26001
VTP
D
20
20
S
5
VAP
VŘ
D
100
160
S
5
RAP
VAP
H
18 500
18 500
S
5
VAP
VAP
L
500
500
S
1
RAP
VAP
L
200
4000
V
10
BT
VŘ
H
35004
G
35119
G
OBJEDNÁVKY A DALŠÍ AGENDA NEPR. DOPRAVY
35004
1
35004
2
36001
1
JÍZDNÍ VÝKAZY BĚŽNÉ PROVOZNÍ ZÁZNAMY Nehody
2
Škody
20
100
V
10
BT
VŘ
H
3
Tlakové nádoby
10
10
S
5
BT
VŘ
L
4
Zdvihací zařízení
30
50
S
5
BT
VŘ
L
5
Odpadové hospodářství
150
300
S
5
BT
VŘ
L
6
Svařování
20
50
S
5
BT
VŘ
L
7
Ovzduší
10
20
S
5
BT
VŘ
L
8
Pracovní úrazy
20
50
A
10
BT
VŘ
H
9
Životní prostředí
10
20
S
5
BT
VŘ
L
10
Investice
150
600
A
IT
VTO, VŘ
H
ŽÁDOSTI O SCHVÁLENÍ
Z
propojení objednávek s fakturací Vision; Z
stavební řízení, PD, protokoly
11
Opravy
100
300
S
5
IT
VTO, VŘ
H
12
Vyjadřování k cizím stavbám
100
400
S
5
IT
VTO, VŘ
H
13
Stroje
20
150
S
5
E
-
L
14
Veřejné zakázky
20
1000
A
VTO
VŘ
H
15
Provoz vozidel (TP, průkazy UTZ)
10
100
S
5
E
-
H
16
Revize
100
300
S
5
E
-
L
17
Plyn
20
40
S
5
E
VŘ
L
18
Elektřina
20
40
S
5
E
VŘ
L
19
Voda
10
30
S
5
IT
VŘ
L
20
Zařazovací protokoly
50
150
A
10
IT
VTO
H
21
Zimní opatření
15
50
S
5
E
DPN
L
22
Oznámení cizích stavebních akcí
150
500
S
5
VTO
-
L
Z
Agendy všech středisek Číslo střediska
G
objednávka do 20.000,- Kč
H
Z
G
objednávka do 50.000,- Kč
H
Z
G
požadavek na objednání
D
Z
G
cestovní příkaz
H
G
interní sdělení
H
G
návrh na pracovní a mzdové zařazení
D
Legenda funkcí: AŘ BT DPN E IT MGM MÚ MUV OEN PDR PERS PL PPV PS RAP SEK SKL VAP VDR VEO VIT
G
návrh na vyřazení drobného majetku
D
G
převodka majetku
D
G
běžná korespondence jinde nezařazená
H
asistentka ředitele bezpečnostní technik dopravně-provozní náměstek energetik investiční technik management společnosti (VŘ, DPN, OEN + vedoucí útvarů) mzdová účtárna mistři údržby vozidel obchodně-ekonomický náměstek předseda dozorčí rady personalistika plánovač předseda představenstva právník společnosti referent autobusového provozu (technik) pracovníci sekretariátu skladníci vedoucí autobusového provozu vedoucí střediska dispečerského řízení vedoucí ekonomické odboru vedoucí odboru IT
Z
Legenda středisek: 11001 vedení společnosti 12001 oddělení právní 14001 oddělení vnitropodnikové kontroly a ostrahy 21001 ekonomický odbor 22001 odbor zaměstnanosti a mezd 23001 odbor zásobování 24001 ICT 25001 odbor přepravně-tarifní : přepravní kontrola 25101 odbor přepravně-tarifní: prodej jízdného 26001 odbor marketingu 3100x středisko údržby vozidel tram/bus 3200x středisko údržby tratí a PTZ 33001 středisko dispečerského řízení 34003 tramvajový provoz 35004 autobusový provoz xxx19 střediska hospodářských aktivit
VOK VOM VOZ VOZAM VPTO VŘ VTO VTP VÚ VUV ZAS
Vedoucí oddělení kontroly vedoucí odboru marketingu vedoucí odboru zásobování vedoucí odboru ZAM vedoucí odboru přepravní a tarifní kontroly výkonný ředitel vedoucí technického odboru vedoucí střediska tramvajového provozu všeobecná účtárna vedoucí střediska údržby vozidel zásobovač
