K procesnímu modelování agend

K procesnímu modelování agend Václav Řepa Vysoká škola ekonomická v Praze, ČR Kompetenční centrum pro veřejnou správu a eGovernment Projekt PARMA (Public Administration Reference Model and Architecture) [email protected] [email protected] http://parma.vse.cz/w

1

Co je procesní řízení

2 Řepa: k procesnímu modelování agend, XVII. Celostátní finanční konference SMO ČR, prosinec 2014

Business Process Reengineering Výchozí situace – počátek 90tých let Vývoj IT Hierarchická struktura řízení, postavená na pevně definovaných kompetencích „na věčné časy“

Konkurenční tlak

+

Turbulentní prostředí, rostoucí tempo změn preferencí, požadavků, možností

Neschopnost organizací reagovat na změny, neschopnost včas využít nové možnosti

Technologický tlak (Technologie jako nástroj bourání pravidel)

Nutnost změnit paradigma řízení

Podle: Hammer/Champy: Reengineering the corporation, 1993

Řepa: k procesnímu modelování agend, XVII. Celostátní finanční konference SMO ČR, prosinec 2014

3

Business Process Reengineering Akutní potřeba flexibility organizace, schopnosti přizpůsobit se potřebným změnám řízení organizace orientováno na procesy namísto statických struktur, protože pro proces je přirozená změna

radikální a revoluční změny v procesech v organizaci v technologii v postojích v kvalifikaci

změna celkového pojetí změny změna jako permanentní integrální součást života

význam informačních technologií vyvolávají potřebu změn umožňují změny

Zdroj: Hammer/Champy: Reengineering the corporation, 1993


4

Základní struktura organizace a její infrastruktury

prostředí SCHOPNOSTI A POSTOJE PRIMÁRNÍ FUNKCE

podporují ORGANIZACE

podporuje

sekundární funkce

CÍL

PODNIKOVÉ PROCESY

podporuje INFORMAČNÍ SYSTÉM

sekundární funkce

umožňuje INFORMAČNÍ TECHNOLOGIE

terciární funkce


Technologie jako nástroj k bourání bariér / pravidel

Původní pravidlo

Bourací technologie

Nové pravidlo

Informace se vyskytuje v jednom čase na jednom místě

Sdílené databáze

Informace se vyskytuje v jednom čase na těch místech, kde je potřeba

Složitou práci může dělat jen expert

Expertní systémy

Všestranný pracovník je schopen nahradit i experta

Je nutno se vždy rozhodnout mezi centralizací a decentralizací

Telekomunikační nástroje, sítě

Lze souběžně těžit z výhod centralizace i decentralizace (centralizace s distribucí dat a zpracování)

Vše rozhodují manažeři

Nástroje na podporu rozhodování (databáze, repositáře a modelovací nástroje)

Rozhodování je běžnou součástí práce každého

Terénní pracovníci potřebují kanceláře pro příjem, ukládání a rozesílání informací

Bezdrátová komunikace, přenosné počítače

Terénní pracovníci mohou přijímat, ukládat a rozesílat informace kdekoliv jsou.

Nejlepší kontakt s potenciálním zákazníkem je osobní kontakt

Interaktivní videodisky, WWW stránky

Nejlepší kontakt s potenciálním zákazníkem je efektivní kontakt

Lidé musí najít věci

Automatická identifikace, sledování pohybu…

Věci samy řeknou kde jsou

Plány je nutno revidovat periodicky

Výkonná výpočetní technika a plánovací nástroje

Plány jsou revidovány permanentně

Zdroj: Hammer/Champy: Reengineering the corporation, 1993


6

Sedm dimenzí procesně řízené organizace

tradiční organizace

„e-organizace“

Organizační struktura

Hierarchická Příkaz – kontrola

Necentrická, síťová Pružná, snadno změnitelná struktura

Vedení

Zaměřené dovnitř organizace Shora-dolů, hierarchické

Vnitřní i vnější zaměření Distribuované – síťové

Vůdcovství

Vůdcem je nadřízený Vůdcové určují agendu Vůdcové vyvolávají změnu

Vůdcem je kdokoliv Vůdcové vytvářejí prostředí pro úspěch Vůdcové vytvářejí kapacity pro změnu

Lidé a kultura

Dlouhodobé odměny Vertikální rozhodování Odměňování jednotlivců a malých týmů

Mentalita „vlastním svou kariéru“ Delegace rozhodovací pravomoci Očekávána a odměňována spolupráce

Znalost

Zaměřená na vnitřní procesy Individuální vlastnost

Zaměřená na zákazníky Vlastnost organizace

Soudržnost

„zadrátovaná“ v procesech Interní soudržnost firmy

Vize vložená v jednotlivcích Účinek promítnut mimo firmu

Spojenectví

Doplňuje / zvýrazňuje propasti Spojování s externími partnery

Vytváření nové hodnoty a vytěsňování (outsourcing) konkurenčně slabých služeb Spojování s konkurenty, zákazníky a dodavateli

Zdroj: Neilson, Pasternack,Viscio.: Up the (E) Organization! A Seven-Dimensional Model for the Centerless Enterprise,


7

Procesní řízení ve veřejné správě


Klíčové rysy procesního řízení a specifika jeho aplikace ve veřejné správě •

Orientace na primární funkci (zákazník, klient, …) – Kdo je „zákazníkem“ veřejné správy? • Občan? Společnost? Firma? ...? –

Co je „primární funkcí“ veřejné správy? • Úřadovat „dle zákona“? • Nebo existuje objektivní potřeba veřejného spravování? – Jak ji identifikovat? Co jsou základní (strategické) hodnoty VS?

•

Různost, komplexnost, rovnováha specializace a pružnosti, zeštíhlení (konkurence, kooperace) – Versus „monopol“ veřejné správy. –

•

Kooperace s trhem, outsourcing.

Změna podstaty fungování - změna pojetí změny – Striktní orientace na primární funkci (ta jediná dává činnostem smysl). –

Změna = integrální součást fungování (IT jako nástroj změny).

Jakákoliv investice do IT ve veřejné správě, která nevede ke změně postupů, je zmarněná

!


Řepovo pravidlo e-Governmentu 9

Pojetí veřejné správy v projektu PARMA ( http://parma.vse.cz/w ) Prostředí ● Pravidla ● Nutnosti ● Možnosti ● Závazky ● ... existuje v

Objekt VS

žije

Fyzické Společenské Ekonomické

Externí, obecné faktory

vytváří, podmiňuje, umožňuje, znemožňuje

prožívá

sestává z

Životní situace vytváří, podmiňuje, umožňuje, znemožňuje

Životní cyklus ● historie ● kontext ● možná budoucnost

Interní, individuální faktory 10


Základní metodické principy projektu PARMA ( http://parma.vse.cz/w )

Životní události jako soubor základních podnětů klíčových procesů.

Jak je najít?

3 základní oblasti života komunity, jako zdroje životních událostí (a potažmo strategických hodnot a procesů veřejné správy): fyzické prostředí, sociální prostředí, Jak je individualizovat? podnikatelské prostředí. Maslowova hierarchie lidských potřeb jako obecný zdroj životních událostí. Jak je vidět v kontextu? Životní cykly klíčových objektů jako obecný kontext životních událostí.

Zdroj: projekt PARMA: parma.vse.cz/w


11

Základní metodické principy projektu PARMA ( http://parma.vse.cz/w )

Životní události jako soubor základních podnětů klíčových procesů.

Jak je najít?

3 základní oblasti života komunity, jako zdroje životních událostí (a potažmo strategických hodnot a procesů veřejné správy): fyzické prostředí, sociální prostředí, Jak je individualizovat? podnikatelské prostředí. Maslowova hierarchie lidských potřeb jako obecný zdroj životních událostí. Jak je vidět v kontextu? Životní cykly klíčových objektů jako obecný kontext životních událostí.

Zdroj: projekt PARMA: parma.vse.cz/w


12

Životní události jako soubor základních podnětů klíčových procesů


Životní události

•

Často používaný pojem v kontextu procesního pohledu veřejnou správu (pochází z GB, rozpracován v USA, Austrálii, značná pozornost v EU). U nás MIČR…….

•

Pohled na činnosti veřejné správy v jejich přirozených souvislostech: – tyto jsou vždy dány životní situací “zákazníka” veřejné správy – občana, firmy, společnosti, …, – životní situace občanů/minorit/firem/… jsou velmi blízké základnímu cíli a smyslu aktivit veřejné správy.

•

Takový pohled na činnosti veřejné správy má mnoho společného se základním principem procesního řízení a reengineeringu – uspořádat činnosti podle hlavních cílů, jenž musí být přímo napojen na přirozené strategické cíle organizace – a ty vždy vyplývají z potřeb zákazníků.

Back Řepa: k procesnímu modelování agend, XVII. Celostátní finanční konference SMO ČR, prosinec 2014

14

Různé pohledy na procesy VS Činnosti / pravomoci / odpovědnosti Activity Odvod bra nc ů a přípra va pros tor pro odvodové říze ní

Docume nts / forms Povolá va c í roz ka z Pozvá nka na pře z kum

Poža da ve k na uc hová ní/vyhle dá ní s pis u

Ž á dos t o inform a c i

Poža da ve k na hotovos tní pla tbu Přija tá poš ta , poš ta k ode s lá ní Vyříz e ní žá dos ti o přís pě ve k na bydle ní v rá m ci povodňovýc h odš kodně ní Vyřiz ová ní a s prá va m ís tníc h popla tků (ps y, lá ze ňs ký a re kr. pobyt, ...) Ově řová ní pra vos ti podpis u a ově řová ní s hody opis ů ne bo kopie s lis tinou

Pokla dní dokla d Poda te lna Ž á dos t o přís pě ve k na bydle ní

S tíž nos ti

Informační systémy / aplikace

Re spons ib le e mploye e Ja na Ullric hová Bim onová Ha na , Jos ko vá Ma rtina Buc há č ko vá Ale na Tic há Ire na , Plná Jitka Ja na Ullric hová

Pře dpis popla tku

Ja na Ullric hová

Ž á dos t

Ja na Ullric hová

S tížnos t

Tic há Ire na , Plná Jitka

Proces Požadavek přijmut

Zjištění věcného obsahu požadavku

Veřejná správa

Požadavek zpracován

Informace o požadavcích

Kniha požadavků

Rozhodnutí o složitosti

Zaznamenání do knihy požadavků

Informace zaznamenána

Započato řešení po telefonu

Započata práce technika Know-how

Know-how

Řešení po telefonu

Občan (klient)

Předáno servisní firmě Know-how

Práce technika

Práce servisní firmy

Požadavek vyřešen

Požadavek nevyřešen

Požadavek nevyřešen

Životní události Eve nt Odvod bra nců a přípra va pros tor pro odvodové říze ní

Docume nts / forms Povolá va cí roz ka z Poz vá nka na pře z kum

Poža da ve k na uchová ní/vyhle dá ní spis u

Ž ádost o inform a c i

Poža da ve k na hotovos tní platbu Přija tá pošta, pošta k ode s lá ní Vyříz e ní žádos ti o přís pě ve k na bydle ní v rám ci povodňových odš kodně ní Vyřiz ová ní a sprá va m ís tníc h popla tků (ps y, láz e ňs ký a re kr. pobyt, ...) Ově řová ní pra vos ti podpis u a ově řová ní shody opis ů ne bo kopie s lis tinou

Pokla dní dokla d Podate lna Ž ádost o přís pě ve k na bydle ní

S tíž nos ti

Re spons ib le e mploye e Ja na Ullrichová Bim onová Ha na , Jos ková Ma rtina Buchá čková Ale na Tic há Ire na , Plná Jitka Ja na Ullrichová

Pře dpis popla tku

Ja na Ullrichová

Ž ádost

Ja na Ullrichová

S tíž nost

Tic há Ire na , Plná Jitka


3 základní oblasti života obce jako zdroje životních událostí


Tři základní oblasti života obce - zdroje životních událostí

Prostředí pro život

Fyzické prostředí

Sociální prostředí

Rozvoj životního prostředí

Přírodní a další fyzické hodnoty území

Lidé a jejich osobní, kulturní a sociální hodnoty Lidské zdroje

Fyzické zdroje

Finanční podpora

Finanční podpora Potenciál rozvoje

Podmínky zaměstnanosti

Organizační a kulturní hodnoty, nutné pro využití příležitostí k realizaci hodnot

Podnikatelské prostředí 17 Řepa: k procesnímu modelování agend, XVII. Celostátní finanční konference SMO ČR, prosinec 2014


Prostředí pro život

Fyzické prostředí

Sociální prostředí

Rozvoj životního prostředí

Přírodní a další fyzické hodnoty území

Lidé a jejich osobní, kulturní a sociální hodnoty Prostředí pro spokojený a hodnotný život

Fyzické zdroje

Lidské zdroje Finanční podpora

Finanční podpora Potenciál rozvoje

Podmínky zaměstnanosti

Organizační a kulturní hodnoty, nutné pro využití příležitostí k realizaci hodnot

Podnikatelské prostředí Back Řepa: k procesnímu modelování agend, XVII. Celostátní finanční konference SMO ČR, prosinec 2014

18


Rozvoj podnikání – Sledování trhu a faktorů jeho rozvoje – Prevence nežádoucích jevů (deformace tržního prostředí, krize) – Rozvoj podnikatelského prostředí (komunikace a pomoc podnikatelům) •

Sociální rozvoj – Sledování faktorů sociálního rozvoje – Prevence nežádoucích soc. jevů – Rozvoj systému sociálních služeb

•

Územní rozvoj – Sledování faktorů rozvoje území – Prevence nežádoucích jevů v rozvoji území (živ.prostředí, vývoj vlastnické struktury, ...) –

Rozvoj území (důkladné a strategické územní plánování)

Principiální úzké provázání jednotlivých oblastí Václav Řepa - Procesním řízením ke zvyšování výkonnosti veřejné správy

Hierarchie lidských potřeb dle A.Maslowa jako obecný zdroj životních událostí


Maslowova hierarchie lidských potřeb jako obecný zdroj životních událostí

Hranice typového chování Potřeba seberealizace

Sociální chování

Estetické potřeby Potřeba lásky a sounáležitosti

Konstruktivní chování

Potřeba bezpečí Fyziologické potřeby

Zdroj: Abraham Maslow


Destruktivní chování

21

Maslowova hierarchie lidských potřeb jako obecný zdroj životních událostí ●

Hranice destruktivního chování – Pomoc v sociální nouzi, zabránění vzniku existenčních potíží a, tím pádem, destruktivnímu chování (ochrana společnosti), –

●

Zvýšená pozornost dětem v sociální nouzi a mladým rodinám (prevence)

Hranice konstruktivního chování – Zdola – nebránit konstruktivnímu chování občanů –

Shora – podporovat trvale naplněný stav potřeb u dětí (vzdělávání, kultura a seberealizace)

Potřeba seberealizace

Sociální chování

Estetické potřeby

●

Hranice společenského chování ● Podnikaní je založeno na poptávce – naplňování potřeb ostatních. Podniky jsou jedním ze zdrojů naplnění potřeb lidí, „dodavateli“

Potřeba lásky a sounáležitosti

Konstruktivní chování

Potřeba bezpečí Fyziologické potřeby

Destruktivní chování

Za prvé – podporovat podnikání Za druhé – dbát na to, aby podnikatelé primárně naplňovali potřeby společnosti, ne jen vlastní Za třetí – omezovat poptávku po destruktivních statcích snižováním jejich nabídky Back Řepa: k procesnímu modelování agend, XVII. Celostátní finanční konference SMO ČR, prosinec 2014

22

Životní cykly klíčových objektů jako obecný kontext životních událostí


Příklad životního cyklu objektu „Občan“ Narození Narození/ Registrace občana

Dětství Povinnost školní docházky / Registrace žáka Školní věk Navazující vzdělání ukončeno / Registrace dospělého Ukončení základní školy / Registrace středoškoláka

Dospělost Naplněny podmínky důch. věku / Registrace důchodce Důchod Úmrtí / Vynětí z evidence

Změna školy / Přeregistrování

Navazující škola

Navazující vzdělání ukončeno / Registrace vysokoškoláka

Návrat z nápr. zařízení/ Pokračování vzdělávání Soudní příkaz / Přesun do náprav. zařízení

Vysoká škola

Nápravné zařízení

Smrt Dosaženo věkového limitu / Rozhodnutí o resocializaci

Vysoká škola ukončena / Registrace dospělého Navazující vzdělání ukončeno / Registrace dospělého

Resocializace Resocializován / Registrace dospělého;

Navazující vzdělání ukončeno

Back Řepa: k procesnímu modelování agend, XVII. Celostátní finanční konference SMO ČR, prosinec 2014

24

K procesnímu modelování agend Václav Řepa Vysoká škola ekonomická v Praze [email protected] [email protected]

Kompetenční centrum pro veřejnou správu a eGovernment Projekt PARMA (Public Administration Reference Model and Architecture) http://parma.vse.cz/w Certifikovaný kurs „Procesní management veřejné správy“ http://fis.vse.cz/czv/odborne-kurzy/bpevs/ 25

K procesnímu modelování agend

Recommend Documents