Projekt PMA. Procesní modelování agend veřejné správy

Projekt PMA Procesní modelování agend veřejné správy Konference Měření nákladů, výkonnosti a kvality služeb veřejné správy Praha, 24. května 2013 Josef Beneš ([email protected]), Josef Basl ([email protected])

Obsah prezentace • Fakta o Projektu procesního modelování agend veřejné správy (PMA) • Metodika PMA - přístup k modelování a atributům procesů (dekompozice agend, procesů, přístup k nákladům a k optimalizaci)

Cíl PMA

• Zefektivnit činnost úřadů veřejné správy, snížit finanční náklady a zajistit dostupnost a kvalitu služeb na standardní úrovni v rámci celé ČR

Předmět dodávky (dodavatel firma Accenture) • Vypracování Metodiky procesního modelování agend veřejné správy. – – – – –

Cílem není personální audit Cílem není veřejnou správu „ukreslit“ Komplexní analýza právních předpisů upravujících výkon veřejné správy Registrováno cca 370 agend a 492.000 jednotlivých úředních rolí V rámci přeneseného výkonu státní správy jde o cca 182 agend

• Dodávka AIS RPP Modelovacího, vybaveného moduly řízení, editace, připomínkování a publikování procesních modelů. • Dodávka rozhraní mezi AIS RPP Modelovacím a RPP • Vyškolení vybraných úředníků v procesním modelování

Předmět dodávky • Návrh institucionálních a věcných podmínek pro zřízení metodického centra procesního modelování agend. – Udržení znalostí a založení dlouhodobého výhledu rozvoje systému

• Zpracování procesních modelů vzorku 30 agend veřejné správy. – Cílem je zavedení a ověření systému pro modelování agend – Nejde o vytvoření a vyhlášení standardů těchto agend

Agendy modelované v projektu • Výkon státní správy konané na ústředních orgánech státní správy • Výkon státní správy v přenesené působnosti • Bude možné modelovat procesy samosprávy

Agendy modelované v projektu Státní správa Přenesená působnost

Procesní Agendy

Kompetenční Agendy

A1155 A330 A424

Vydávání Sbírky zákonů a Sbírky mezinárodních smluv Vydávání osvědčení v souvislosti s výkonem státní správy Stanovení obcí s pověřeným obecním úřadem a obcí s rozšířenou působností

A5 A3 A45 A47 A423 A1023 A414 A117 A118 A115 A113 A124 A121 A123 A1263 A1149 A1261 A120 A337 A1185 A343 A1097 A1282 A1153 A530 A561 A1301

Církve a náboženské společnosti Registrace politických stran a politických hnutí Plnění úlohy komunikační centrály pro volby do Evropského parlamentu Aplikace zákona o dobrovolnické službě Územní členění státu Státní občanství České republiky Matriky Občanské průkazy Cestovní doklady občanů České republiky Evidence obyvatel a rodná čísla Registrace agend a orgánů veřejné moci pro výkon agendy Katastr nemovitostí Živnostenské podnikání Územní identifikace Státní kontrola Řízení o přestupcích Poskytování informací Obchodní rejstřík, nadační rejstřík, rejstřík OPS a rejstřík společenství vlastníků jednotek O integrovaném záchranném systému a o změně některých zákonů Sociálně-právní ochrana dětí Obecní zřízení (zákon o obcích) Krajské zřízení (zákon o krajích) Volby do zastupitelstev krajů Správní řád Sociální služby Podpora regionálního rozvoje O úřednících územních samosprávných celků

Stav modelování agend • Pilotní agendy ve fázi dokončení akceptace – Evidence obyvatel a rodná čísla (A115) – Registrace politických stran a hnutí (A3) – Sociální služby (A530)

• Velmi podrobně se zabýváme agendou Živnostenského podnikání (A121) • Rozpracovány jsou téměř všechny agendy • Data sbíráme na vzorku OVS – centrum, kraj, město, obec

Časový plán a organizace projektu

Metodika PMA - klíčový výstup • Proces (popis, náklady, kvalita) - základní objekt metodiky PMA • Procesní dekompozice agend – procesní část – – – – –

Agenda Procesní oblasti – evidence, kontrola, informování, řízení,.. Proces – procesní diagram Kvantifikace Kvalita

Metodika PMA – proces jako základní objekt modelování • Principy přístupu k modelování agend – Procesy mají svoji dobu trvání, četnost, rozptyl • Procesy z hlediska popisu – „tvrdé“ x „měkké“ • Možnost přiřadit zdroje a ohodnotit nákladově + způsoby optimalizace

– V průběhu modelování nejprve současný stav procesů (asis model) a následně stav požadovaný (to-be model) – Uplatnění modelu procesu pro centrální pohled x lokální pohled x instanční – Základ trvalého zlepšování procesů - úrovně vyspělosti procesů – hodnotící škála 0-4 (formalizace popisu -> měření -> trvalé zlepšování)

Ukázka postupu procesního modelování na příkladu agendy A115

Procesní dekompozice •

Iniciální analýza – Ohlašovatel agendy – Předmět regulace – Cíl regulace – Právní předpisy – Organizace – Hrubý odhad komplexity

•

legislativní dekompozice – Legislativní požadavky – Organizace – Procesy agendy – Mapování procesů na legislativní požadavky – Činnosti RPP – Mapování procesů na činnosti RPP

Procesního dekompozice – vazba na RPP Procesní model agendy

Agenda

Úroveň 1

Procesní mapa

Procesní oblast 1

Procesní oblast 2

Procesní oblast n

Proces 2.1

Proces 2.2

Proces 2.n

Činnost 1

Činnost 2

Činnost n

Aktivita 2.2.n

Úkon 2.1

Úkon 2.2

Úkon 2.n

Krok 2.2.1

Krok 2.2.2

Krok 2.2.n

Úroveň 2

Procesní digram

Aktivita 2.2.1

Aktivita 2.2.1

Procesní popis a připomínkování

Procesní popis

Procesní popis - modelovací nástroj

Ukázka č. 3: Práce s daty

Klasifikace dat dle Metodiky PMA Druhy dat procesního modelu

• Centrální úroveň • Úroveň OVM

Výkony

Kvalita

Procesní popis

Náklady

Zdroje dat

Pracnost

– Vedení úřadu – Pracovník zodpovědný za agendu – Pracovník zodpovědný za proces – Pracovník zodpovědný za aktivitu

Sběr dat – čas, četnost, náklady, FTE • Z úrovně procesu – z četností, délky trvání, přímo přiřaditelných nákladů (kvalifikovaný odhad) • Z úrovně agendy – prostřednictvím kvalifikovaného odhadu potřeby FTE • Způsob provedení sběru dat – informační systém, evidence, odhady

Četnost a pracnost

Nákladový a časový report

Ukázka č. 4: Optimalizace

Optimalizační hypotézy ke zvýšení výkonnosti a snížení nákladů agendy A115 



Centrální optimalizace 

H1: Sjednotit informování o legislativních změnách



H2: Zřídit centrální informační místo (help desk)



H3: Vytvořit prostředí pro snadné zadávání a správu připomínek



H4: Standardizovat a revidovat formuláře



H5: Změnit způsob prokazování totožnosti při změně místa TP



H6: Upravit oznamování změn trvalého pobytu výdejci občanského průkazu



H7: Umožnit tisk předvyplněného přihlašovacího lístku k TP



H8: Upravit informování vlastníků objektu o osobách přihlášených k TP



H9: Zápis údajů po nabytí/pozbytí státního občanství provádět pouze na KÚ



H10: Sjednotit způsob zapisování jmen cizinců



H11: Zpřístupnit AISEO ohlašovnám



H12: Přidat fotografii občana jako údaj do AISEO



H13: Upravit registraci agendy (seznam činností a činnostních rolí)



H14: Elektronizovat podání a omezit docházení na úřad



H15: Umožnit OAMP MV přidělovat RČ



H16: Pokračovat v umenšení významu RČ

Lokální optimalizace: 

H17: Optimalizovat systém spisové služby využívaný úřadem



H18: Registrovat městský informační systém jako AIS

Vybraná opatření agendy A115: Zřídit centrální informační místo (help desk)

Současná situace

Popis hypotézy optimalizace

 Značnou část pracovní doby referentů i vedoucích na všech úrovních státní správy zabírá zodpovídání dotazů fyzických osob a pracovníků podřízených úřadů od 1/3 do 1/2 pracovní náplně, přičemž úředníci jsou soustavně odváděni od jiných činností  Úřady samostatně vypracovávají a zveřejňují informace na www stránkách a svých vývěskách  Způsob, jakým jsou dotazy zodpovídány, se může lišit úřad od úřadu a občan se může dozvídat potenciálně protichůdné informace

 Vytvořit jeden centrální helpdesk pod ministerstvem vnitra, který bude vyřizovat dotazy fyzických osob i podřízených úřadů

Kritéria

Dopady

Opodstatněnost procesu

Využití nástrojů a postupů

Nákladovost

Neefektivita

Využití potenciálu lidských zdrojů

Protikorupční prostředí

Úroveň dopadu: centrální Změna právních předpisů: není nutná

Očekávané výsledky Kvalita  Koncentrace dotazů do jednoho místa a také sjednocení odpovědí na ně  Možnost mapování nejčastěji kladených dotazů a publikaci odpovědí na ně na jednotném místě (webové stránky)  Odhalení nejčastějších problémů a získání zpětné vazby k nastavení procesů ve státní správě Náklady  Výrazné snížení zátěže referentů a vedoucích na úřadech => snížení nákladů a nárůst efektivity ostatních činností

Závěr • Procesní modelování agend lze využít – Součást legislativního procesu - zapojit modelování do přípravy nových právních předpisů – Financování přeneseného výkonu státní správy nikoliv příspěvek, ale 100% úhrada dle výkonu konkrétní agendy – Měření kvality poskytovaných služeb občanům – Kontinuální zvyšování efektivnosti (lean přístupy)

Děkujeme za pozornost