Analýza organizování festivalového cestovního ruchu Diplomová práce
Světlana Chernenko
Vysoká škola hotelová v Praze 8, spol. s r.o. katedra cestovního ruchu
Studijní obor: Management destinace cestovního ruchu Vedoucí diplomové práce: Mgr. Monika Klímová Datum odevzdání diplomové práce: 2013-06-13 Datum obhajoby diplomové práce: 2013-08E-mail:
[email protected]
Praha 2013
Master’s Dissertation Analysis of festival tourism organization
Svetlana Chernenko
The Institute of Hospitality Management in Prague 8, Ltd. Department of Travel and Tourism Studies
Major: Management of destination of tourism Thesis Advisor: Mgr. Monika Klimova Date of Submission: 2013-06-13 Date of Thesis Defense: 2013-08E-mail:
[email protected]
Prague 2013
Čestné prohlášení P r o h l a š u j i, že jsem diplomovou práci na téma „Analýza organizování festivalového cestovního ruchu“ zpracovala samostatně a veškerou použitou literaturu a další podkladové materiály, které jsem použila, uvádím v seznamu použitých zdrojů a že svázaná a elektronická podoba práce je shodná. V souhlasu s § 47 b zákona č. 552/2005 Sb., o vysokých školách v platném znění souhlasím se zveřejněním své diplomové práce, a to v nezkrácené formě, v elektronické podobě ve veřejně přístupné databázi Vysoké školy hotelové v Praze 8, spol. s r. o.
Svitlana Chernenko
V Praze dne 13. 06. 2013
Abstrakt Chernenko Svitlana. Analýza organizování festivalového cestovního ruchu. [Diplomová práce] Vysoká škola hotelová. Praha : 2013. 85 stran. Tato diplomová práce je věnována analýze festivalového cestovního ruchu na konkrétním příkladu – Mezinárodní festival dětí a mládeže, jež podporuje Nadační Fond Mezinárodní Fórum mládeže. Práce je aktuální z toho důvodu, že se dětské umělecké festivaly stávají pořád populárnější, zejména z mezinárodního hlediska. V práci je uvedená analýza způsobů a etap procesu organizování festivalu, pozitivních a negativních stránek organizace, je provedena kontrola festivalu a splnění jeho cílů. Diplomová práce je rozdělená na tři hlavní částí: teoreticko-metodologickou, analytickou a návrhovou. První část je teoretickou základnou práce. Druhá část je analytickým zpracováním organizování festivalu. Její výsledkem je zjištění slabých oblastí organizace. Návrhová část je zaměřená na hledání způsobů vyloučení negativních prvků a jejich detailnější rozpracování. Práce může být užitečná pro zájemce o vytvoření nových originálních festivalů.
Klíčová slova: festival, cestovní ruch, organizace, etapy organizování, event.
Abstract Analysis of festival tourism organization. [Master’s Dissertation] The Institute of Hospitality Management. Prague: 2013. 85 pages. This Master’s Dissertation is focused on the analysis of the festival tourism using the example - the International Festival of Children and Youth, which supports the Endowment Fund of the International Youth Forum. This dissertation is topical, because children’s art festivals are becoming more popular all the time, especially from the point of the international perspective. This dissertation presents analysis of methods and phases of the festival organization process, of the positive and negative aspects of the organization; also the evaluation of festival and aims fulfillment was provided. The dissertation is divided into three main parts: theoretical and methodological, analytical and proposal. The first part is a theoretical base of the work. The second part is the analytical processing of the festival organizing. Results are scouted organization weak areas out. The proposal part is focused on retrieval of the ways to avoid negative elements and their detailed elaboration. The work may be useful for interested in creating new original festivals.
Key words: festival, tourist industry, phases of the organization, event.
Obsah Úvod ......................................................................................................................................................10 1Teoreticko-metodologická část .......................................................................................................12 1.1Charakteristika festivalu v kontextu cestovního ruchu ........................................................13 1.2Charakteristické znaky eventů ................................................................................................14 1.3Klasifikace organizovaných akcí ............................................................................................15 1.4Charakteristika hudebního festivalu .......................................................................................16 1.5Personální řízení a organizační struktura podniku ...............................................................18 1.6Proces organizování akce (festivalu) ......................................................................................20 1.6.1Plánování festivalu.........................................................................................................20 1.6.2Příprava festivalu ...........................................................................................................20 1.6.3Realizace festivalu .........................................................................................................24 1.6.4Ukončení a vyhodnocení akce......................................................................................24 1.6.5Kontrola efektivity organizování festivalu .................................................................25 2Analytická část ..................................................................................................................................27 2.1Analýza zdrojů festivalu ..........................................................................................................28 2.2Analýza personálního řízení (řízení lidských zdrojů) ..........................................................31 2.3Fáze organizování Mezinárodního festivalu dětí a mládeže ...............................................39 2.3.1Stanovení cílů a tématu festivalu .................................................................................39 2.3.2Určení organizátorů festivalu .......................................................................................40 2.3.3Stanovení organizačního týmu festivalu .....................................................................42 2.3.4Výběr, segmentace a charakteristika účastníků festivalu. ........................................43 2.3.5Přihláška k účasti na festivalu. .....................................................................................45 2.3.6Program příjezdů a účastí na festivalu. .......................................................................47 2.3.7Porota ...............................................................................................................................53 2.3.8Statut festivalu ................................................................................................................54 2.3.9Sestavení rozpočtu festivalu .........................................................................................56 2.4Reklama a marketing festivalu ................................................................................................58
2.5Dotazování účastníků festivalu. ..............................................................................................61 2.6Shrnutí analyzování. SNWOT-analýza ..................................................................................69 3Návrhová část ....................................................................................................................................73 3.1Reklamní kampaň pro Mezinárodní festival dětí a mládeže ...............................................75 3.2Rozpočet pro reklamní kampaň ..............................................................................................78 Závěr .....................................................................................................................................................80 Seznam literatury…………………………………………………………………………………………………………………………..81 Příloha č. 1 Přehled účinkujících skupin a jejich složení…………………………...……………………………..83 Příloha č. 2 Dotazník pro účastníky festivalu………………………………………………………………………..……85
Seznam zkratek aj. – a jiné apod. – a podobně atd. – a tak dále cca – asi ČR – Česká republika EU – Evropská unie spol. s r .o. – společnost s ručením omezeným SNS – Společenství nezávislých států tzv. - takzvaný
Seznam grafů Graf č. 1. Jaké komunikační nástroje podniky využívají (v %) ....................................................29 Graf č. 2 Organizační struktura podniku .........................................................................................32 Graf č. 3. Struktura účastníků festivalu ....................................................................................44 Graf č. 4. Struktura nominací....................................................................................................45 Graf č. 5. Hodnocení hotelů ......................................................................................................62 Graf č. 6. Hodnocení restaurací ................................................................................................63 Graf č. 7. Hodnocení průvodců .................................................................................................64 Graf č. 8 Hodnocení diskotéky / rautu ......................................................................................65 Graf č. 9 Hodnocení koncertů ...................................................................................................66 Graf č. 10 Hodnocení práce delegátů........................................................................................67
Seznam tabulek Tabulka č. 1 Ukázka technických podmínek pro vystoupení zpěváků ........................................47 Tabulka č. 2 Ukázka stageplanu pro vystoupení zpěváků .............................................................47 Tabulka č. 3 Porovnávací analýza webových stránek festivalu ....................................................58 Tabulka č. 4 Analýza SNW ................................................................................................................69 Tabulka č. 5 Analýza příležitostí a hrozeb (opportunities a treats). .............................................71 Tabulka č. 6 Náklady na vyhotovení plakátů ..................................................................................78
Seznam příloh Příloha č. 1 Přehled účinkujících skupin a jejich složení ...............................................................83 Příloha č. 2 Dotazník pro účastníky festivalu ..................................................................................85
Úvod Vybrané téma diplomové práce je aktuální z toho důvodu, že se stává účast na větších uměleckých festivalech pro děti a mládež populárnějším druhem cestování. Ten fakt aktualizoval formování nových modelů organizování festivalů, způsobů jejich financování, vztahů s veřejnými institucemi, potenciálními sponzory a sdělovacími prostředky. Velký počet a různorodost dětských uměleckých festivalů v Evropě říká o jejich vyžádání a perspektivě jejich rozvoje. Organizování festivalů vyžaduje důkladnou přípravu a pozorování všech nuancí. Festivalový cestovní ruch je důležitý a užitečný nejen pro účastníky koncertů, ale i celkově pro podporu významností místa provedení festivalů jako destinace cestovního ruchu, obvykle i pro reklamu regionu, odkud přijíždí účinkující (často představují umění, tance, hudbu, tradiční pro svou zemi). Objektem analýzy diplomové práce je Mezinárodní festival dětí a mládeže Nadačního Fondu Mezinárodní Fórum mládeže za podpory společnosti Art Europe. Předmětem analýzy diplomové práce jsou postup organizování konkrétního festivalu a problémy, vznikající při jeho organizování. Organizování daného festivalu je komplikovanější z toho důvodu, že účastníky jsou dětí a mládež, což je specifickou kategorií cestujících. Program festivalu je zaměřen nejen na vystoupení a představení talentů dětí, ale i na jejich seznámení s kulturou míst provedení festivalů. Program festivalu obsahuje standardní služby jako pro obyčejné turisty – prohlídky měst, návštěva divadel, muzeu aj. Je zřejmě, že analýza organizování akcí zasahuje do jiných oblastí zkoumání – úzce se propojuje s managementem a marketingem. Věnovat pozornost je třeba i financování festivalů, a s tím spojeným zajištěním partnerství a sponzoringu. Reklama festivalu a podpora image festivalu je také oblastí zkoumání v mé diplomové práci. Cíl práce: prozkoumat proces organizování festivalu na konkrétním příkladu (hudební a choreografické festivaly pro uměleckou mládež, jež pořádá Nadační Fond Mezinárodní Fórum mládeže za podpory společnosti Art Europe); zjistit pozitivní a negativní stránky způsobu organizování koncertů a zábavných akce pro účinkující během festivalů; nabídnout vlastní řešení pro zlepšení procesu organizování festivalů a jejich reklamy; na závěr celkově určit roli festivalových akce jako zvláštního typu cestovního ruchu a motivace pro cestování. 10
1. hypotéza: festivalový cestovní ruch má určité specifické charakteristiky, což má vliv na proces jeho organizování. 2. hypotéza: festivalový program musí zahrnovat kromě vystoupení i různé akce pro seznámení s kulturou země, i odpočinek, i zábavní akce. Metody použité při napsání dané diplomové práce: analýza literatury, zkoumání a zobecnění informace
poskytnuté
organizátorem
festivalu,
porovnání,
rozhovor,
klasifikování,
pozorování, SWOT-analýza rozšířená do SNW-analýzy. Diplomová práce se skládá z úvodu, 3 základních částí: teoretické, analytické a návrhové; a závěru. V první teoreticko-metodologické částí uvádím poznatky, které jsou užitečné pro pochopení analytické části práce. Co je event, event-management, definice festivalu jako druhu eventu v cestovním ruchu, jejich klasifikace a způsob organizování apod. – touto informací obsahuje první část diplomové práce. Analytická část práce zahrnuje analýzu konkrétního festivalu (Mezinárodní festival dětí a mládeže), jeho zdrojů (vnitřní, vnější), organizační struktury, postup organizace festivalů; zjištění pozitivních a negativních stránek procesu organizování festivalů pomocí společnosti Art Europe a Nadačního Fondu Mezinárodní Fórum mládeže. Návrhová část je určená pro shromáždění vlastních myšlenek a návrhu na zlepšení organizování festivalu společností Art Europe, reklamy a image festivalu; odstranění všech negativních jevů a minusu v organizaci. Na závěr uvádím to, co jsem zjistila během analýzy festivalu. Seznam použité literatury, citace a přílohy jsou uvedený na konci dané diplomové práce.
11
1 Teoreticko-metodologická část Cílem této kapitoly je vymezení základních pojmů a teoretických poznatků, nutných pro analýzu vybrané tématu práce. Kapitola i přes neexistenci přesně vymezené definice pojmu “festival” určuje jeho místo v zážitkovém cestovním ruchu. Velká část je věnována klasifikaci eventů v cestovním ruchu, specifikaci festivalů. Z charakteristiky festivalů vyplývá specifikace jejich požadavků k organizování. Tady se propojují poznatky z managementu a marketingu.
12
1.1 Charakteristika festivalu v kontextu cestovního ruchu „Cestovní ruch je činnost osob cestujících do míst a pobývajících v místech mimo své obvyklé prostředí po dobu kratší než jeden ucelený rok, za účelem trávení volného času a služebních cest (osoba nesmí být odměňována ze zdrojů navštíveného místa). Odvětví cestovního ruchu patří mezi nejvýznamnější součásti národní i světové ekonomiky.“1 Cestovní ruch není jen způsobem strávení volného času lidí, ale i ukazatelem životní úrovni obyvatelstva. Službám cestovního ruchu musí odpovídat vybavenost turistického střediska. Obecně je spjatá se základní vybavenosti (poskytování základních služeb – dopravní, ubytovací, stravovací) a doplňkovou vybavenosti („která napomáhají a zlepšují možnosti využívat všechny funkce rekreačního prostoru, přispívají k lepšímu uspokojování potřeb, ke zlepšení ekonomických výsledků provozu zařízení ve středisku“2) toho vidíme, že služby, které poskytují zařízení cestovního ruchu, jsou určeny i široké veřejnosti. Například stravovací nebo dopravní služby používají také obyvatelé daného místa. Každá destinace cestovního ruchu musí mít k dispozici rozvinutou infra- a supra strukturu. Akce a událostí jsou součástí nabídky každé destinace. Mohou být i hlavním motivátorem navštívení daného místa pro cestující. Cestovní ruch lze členit podle motivace účastníka (vnitřních i vnějších podmětů vedoucích k účasti na cestovním ruchu). Festivalový cestovní ruch je zařazen do kulturně-poznávacího cestovního ruchu, motivaci k účasti jsou kulturní akce – festivaly. Festival – masová slavnostní společenská schůze, doprovázená prohlídkou dosažení nějakých druhů umění. Podle slovníku cizích slov, festival – „soutěžní přehlídka uměleckých výkonů nebo výtvorů, slavnostní sjezd“3.
1
Charakteristika a význam cestovního ruchu v Česku. CzechTourism [online]. 2005-2013 [cit. 2013-06-08]. Dostupné z: http://www.czechtourism.cz/didakticke-podklady/1-charakteristika-a-vyznam-cestovniho-ruchu-vcesku/ 2 ORIEŠKA, Ján. Technika služeb cestovního ruchu. 1. vyd. Praha: Idea Servis, 1999. ISBN 80-85970-27-9. 3 Pojem festival. Slovník cizích slov [online]. 2005-2006 [cit. 2013-06-08]. Dostupné z: http://slovnik-cizichslov.abz.cz/web.php/slovo/festival
13
1.2 Charakteristické znaky eventů Každý event je charakterizovaný těmito znaky: -
Je nemateriální.
-
Je jedinečný a originální.
-
Je vymezený v určitém čase (má předem určenou dobu trvání).
-
Je spojen s konkrétním místem, kde se koná.
-
Jedná se o uměle vytvořenou, dopředu naplánovanou událost (i když jako základ může být použitý třeba přírodní úkaz).
Můžeme vymezit i další znaky eventů. Těmi jsou: -
Event má místní přesah.
-
Event je činitelem zvyšujícím poptávku, v důsledku čehož dochází k výraznému zvýšení návštěvnosti dané destinace.
-
Event vyžaduje osobní přítomnost návštěvníků.
-
Event má pevný harmonogram, který obsahuje část přípravnou, realizační a vyhodnocovací. Organizátoři se starají o dodržení stanoveného období provedení festivalu během několika let pro to, aby se stál opakující akci. Event je těžko se kontrolující akci. Délka a čas akce by neměly být v rozporu z jiných už známými akcemi, je zapotřebí zohlednit i svátky, období dovoleny, při venkovních akcích – i počasí.
-
Event má předem stanovený rozpočet.
14
1.3 Klasifikace organizovaných akcí Akce lze členit podle různých hledisek. Nejpoužívanější je členění podle obsahu. Akce se dělí na kulturní, náboženské, sportovní, obchodní, společenskopolitické, přírodní a multitematické. Dále rozlišují akce podle funkcí: značkové (například, Octoberfest ve Mnichově), ikonické (Mistrovství světa, Olympijské hry), prestižní, mega-akce (mega-akci může být i velká událost v malém městě, je mega pro dané město), mediální (organizované akce určitých televizních stanic, často se konají v exotických místech), charitativní (podporují určité myšlenky, jsou to různé gala-večery apod.), korporativní (organizované různými podniky, tím se chtějí představit na trhu) a jiné. Akce se liší i podle významnosti: světové, mezinárodní, národní, regionální, místní. Podle formy existence jsou akce jak realistické (v exteriéru nebo interiéru), tak i virtuální (například, online výstava, veletrh; uskutečňují se pomocí moderních technologií; existuje riziko ztráty efektu realistických eventů). Realistické akce dále mohou být rozdělené na interiérové, exteriérové a jako zvláštní typ – na plavoucích lodích. Akce mohou být určené pro širokou veřejnost (všeobecné) a jenom pro určitou cílovou skupinu (specializované, například veletrh stavebnictví, konference o technologiích atd.). Doba trvání akce je dalším hlediskem pro jejich členění. Mohou trvat od několika hodin po několika dne, až po několika týdnech. Musíme pamatovat, že délka trvání festivalu není vždycky přímo spojená s výši utracených prostředků na jejich organizování a jejich imagem v kulturní sféře. Akce kladou různé požadavky na infrastrukturu v místě provedení. Proto se člení také na infrastrukturově náročné (zejména jsou to velké akce) a infrastrukturově nenáročné.
15
1.4 Charakteristika hudebního festivalu Produkt festivalu – empirický, nehmotný, velice zážitkový, s omezeným trváním, který je vázaný na určité místo. Produkt eventu může být v různých formách. Jsou to: -
forma rozvoje existujícího eventu (spojení, vyčlenění menších akcí),
-
forma franchizingu existujícího eventu (odkoupení práv),
-
forma tvorby nové akcí (po identifikaci příležitostí v předchozí analýze).
Časové charakteristiky festivalu determinují jeho význam mezi jiné kulturní eventy daného místa, specifikují místní nabídku služeb, objem financování a úroveň řídicích institucí. Téma akce zprostředkovává informaci o charakteru událostí, proto by měla být rozpoznatelná ve veškerých marketingových aktivitách. Festivaly jsou univerzálním nástrojem pro propagaci a rozvoj různých druhů umění. Festival je syntézou hromadných akcí. Může se skládat nejen z koncertních vystoupení ve formě píseň, hudebních skladeb, tanců, výstav, ale i různé workshopy, přednášky. V této diplomové práce předmětem analýzy je hudebně-taneční festival. Hudební festival má své charakteristické znaky: -
Festivaly různých druhu umění mají obrovský sociální a ekonomický potenciál, proto mohou přinést velkou výhodu nejen svým organizátorům, ale i celým regionem.
-
Je zapotřebí věnovat pozornost marketingu daného kulturního produktu, ocenit festival s komerčního hlediska a odpovědět na tradiční otázky pro komerční akce. Marketing předpokládá formování speciální skupiny návštěvníků.
Existují různé doplňkové možností zlepšující organizování festivalů: -
rozšíření potenciální skupiny návštěvníků hosty z jiných regionů,
-
získání vyšších příjmů pří skupinovém prodeje,
-
reklama festivalu cestovními agentury,
-
prodej doplňkových upomínkových předmětů, suvenýrů pro turisty,
-
posílení atraktivity festivalů pro sponzory,
-
snížení komerčního rizika při předběžném prodeje vstupenek.
Hudební festivaly jsou veřejnými akcí, reklamním produktem, jehož pomocí lze: 16
-
formovat a reklamovat značky, brandy,
-
lákat turisty k místu konání festivalů,
-
reklamovat zboží a podniky,
-
formovat image a povědomí o politických osobnostech, stráních, sdruženích a organizacích,
-
formovat image regionu, města, zlepšovat městské prostředí,
-
přilákat pozornost k sociálním a ekologickým problémem,
-
formovat kulturní potřeby návštěvníků festivalů.
Doplňkové možností hudebních festivalů: -
uložení koncertů v audio- a media- formátech,
-
prodej práv rádio- a televizního vysílání,
-
možnost opakovaného televizního a radiovysílání (přičemž neztracuje se umělecká významnost a aktualita událostí),
-
promoce mladých zpěváků a herců.
Potenciálních možností využití festivalů je hodně. Analýza konkrétního festivalu může ukázat na jeho doplňkové možnosti, například, že dání festival může vyvolat zájem nejen místního sponzora, ale i mezinárodní firmy, občanského sdružení.
17
1.5 Personální řízení a organizační struktura podniku Organizování festivalů jako hromadné akce vyžaduje dostatek zkušeností a profesních dovedností. Organizátor plánuje a připravuje program festivalu, ubytování, stravování a jiné služby. Ubytovací, stravovací, dopravní, průvodcovské a jiné služby provádějí dodavatelé, jejž kontaktuje organizátor. Nejčastěji organizátorem vystupuje právnická osoba (společnost s ručením omezeným). Typ a specifika organizační struktury podniku obvykle jsou závislé na rozsahu jeho činnosti, cílech a vlastnických vztazích, případně potřebách. V menším podniku dochází ke kumulaci činností. Vnitřní organizaci podniku stanoví jeho organizační řád. „Určuje hlavní zásady a pravidla této organizace, její členění, odpovědnost pracovníků, činnosti, které je třeba vykonávat ke splnění hlavních úkolů, dělbu práce mezi organizačními jednotkami a rozsah jejich samostatnosti. Posláním organizačního řádu je dosáhnout žádoucí míry organizovanosti 4
podniku“ . „Podle charakteristiky uplatňování rozhodovací pravomoci mezi organizačními jednotkami struktury rozlišujeme organizační struktury: liniové (lineární), štábní, kombinované (například liniově štábní, liniově štábní se ziskovými středisky cílově programové, organizační týmy, maticové, projektové aj.) Liniové struktury mají přímou (přikazovací) pravomoc. Liniová struktura je typická pro stadium vývoje malého podniku asi do padesáti zaměstnanců. Překročí-li rozpětí řízení únosnou míru, lze po určitou dobu ještě situaci řešit vytvořením malých osobních nebo specializovaných štábů. Potom hovoříme o tzv. liniově-štábní organizační struktuře. Později je však nutné přejít k dalšímu stadiu (vzhledem k růstu počtu provozních jednotek a pracovníků), a to k uplatnění více řídících stupňů. Štábní vazby se vyskytují mezi osobním štábem liniových vedoucích (to je jejich hlavní náplní) a liniovými vedoucími, popř. i mezi odbornými vedoucími či útvary a liniovými
4
ORIEŠKA, Ján. Technika služeb cestovního ruchu. 1. vyd. Praha: Idea Servis, 1999. ISBN 80-85970-27-9, s.82.
18
vedoucími. Štábní skupina je tvořena specialisty nejrůznějších oborů: například ekonomy, techniky, personalisty, účetními apod.“
5
5
Typy organizačních struktur a jejich členění. BusinessInfo.cz: Oficiální portál pro podnikání a export [online]. 17.12.2010, č. 1 [cit. 2013-05-28]. Dostupné z: http://www.businessinfo.cz/cs/clanky/typy-organizacnichstruktur-cleneni-2840.html#!&chapter=1
19
1.6 Proces organizování akce (festivalu) Organizačně-technické zabezpečení festivalu je výsledkem spolupráce organizátora a dodavatelů. Fáze organizování festivalu jsou: -
Plánování,
-
Příprava,
-
Realizace,
-
Ukončení a vyhodnocení akce.
1.6.1 Plánování festivalu Organizátor festivalu rozhoduje o cíli a obsahu akce, o místu jeho konání, o struktuře účinkujících skupin, o termínu a délce konání festivalu. Vytvářejí se organizační tým na přípravu programu festivalu a vytváření vztahu s dodavateli jednotlivých služeb. Počet zaměstnanců v organizačním týmu je závislý na velikosti festivalu a počtu účastníků. Během fáze plánování se vytvářejí seznam úkolů.
1.6.2 Příprava festivalu Přípravná fáze festivalu je velmi důležitá. Její začátkem jsou konzultace a spolupráce s dodavateli jednotlivých služeb. Během konzultací určují rozsah a strukturu služeb, což se později bude užitečné pro kalkulaci cen.
Přípravná fáze se skládá z: -
Přípravy programu a zpracování časového plánu (harmonogramu) akce.
V souladu s cílem a tématem festivalu určuje organizátor koncertní program, který musí splnit reálné časové požadavky. Program se účastníkům zasílá na základě jejich vyplněné přihlášky. 20
-
Výběru místa konání festivalu a prostoru pro koncerty.
Podmínkou určení místa konání festivalu je existence vhodných koncertních prostor. Další faktory, mající vliv na výběr místa festivalu jsou: výše nájemného, poloha a image konání koncertu, dopravní dostupnost, kapacita pro diváky, stav šaten, existence potřebné techniky.
-
Zabezpečení dopravních, ubytovacích a stravovacích služeb.
Výběr ubytování a stravování respektuje požadavky účastníků a časové možností koncertního programu. Je nutné pamatovat o specifice jídla pro účastníky festivalu s odlišnou kulturou (muslimové, Židové). Vztahy mezi různými dodavateli služeb v cestovním ruchu jsou upraveny obchodím zákoníkem. „Při zajišťování dopravy se může uplatnit smlouva o provozu dopravního prostředku. Touto smlouvou se poskytovatel dopravního provozu zavazuje uskutečnit s dopravním prostředkem pro objednavatele jednu nebo více předem určených cest. Objednavatel se zavazuje zaplatit za tyto služby úplatu. Smlouva o provozu dopravního prostředku musí mít písemnou formu. Provozovatel je povinen zabezpečit dopravní prostředek a zajistit způsobilou posádku, potřebné pohonné hmoty a další věci potřebné pro smluvené cesty“6. Smlouvy s externími průvodci mají obvykle formu mandátní smlouvy, jelikož většina externích průvodců má živnostenské oprávnění na vázanou živnost.
-
Zabezpečení doplňkového programu a doplňkových služeb.
„Doplňkový program (výlety, společenské, kulturní, případně sportovní akce) se stává rovnocennou součástí programu festivalu. Při jeho sestavování berou úvahu představy organizátora z hlediska obsahu a časového zařazení do celkového programu akce, ale i možností, které místo jeho konání poskytuje. Zpracování programu usnadňuje nápaditost a zkušenosti organizátora, znalost regionálních podmínek, odhadnutí specifických požadavků 6
KUNEŠOVÁ, Eva a Blanka FARKOVÁ. Technika zahraničních zájezdů. 2. vyd. Praha: Idea Servis, 2004. ISBN 1866-065-04.
21
účastníků atd. Pro doplňkový program platí, že méně bývá někdy více. S nabídkou doplňkového programu a vybraných doplňkových služeb je třeba účastníky festivalu seznámit předem, aby se na něj v případě potřeby mohli přiměřeně vybavit. Součástí nabídky doplňkových služeb je také obstarání upomínkových předmětů, prospektů, map, plánků apod.“7
-
Cenové kalkulace festivalu a sestavení rozpočtu
Cenová kalkulace festivalu vyžaduje přípravu informace o předběžných a přesných cenách. Kalkulaci je třeba připravit předem, na jejíchž základě organizátor rozhoduje o její uskutečnění, registračním poplatku, výše nadací. Rozpočet festivalu se skládá hlavně z nákladů na: pronájem koncertních prostor, úpravu interiéru a koncertních ploch, zapůjčení/nákup a instalaci techniky ve festivalových prostorách, zajištění transferů, ubytování, stravování a jiných služeb pro účastníky, odměňování soutěžících, komunikaci a poštovné (pozvánky, přihlášky, telefony atd.), cestovní výdaj, další náklady. Náklady akce lze rozdělit podle fází její provedení: -
„Náklady na plánování – spojené s celkovou přípravou strategie – jde zejména o náklady na vlastní zaměstnance
-
Náklady na přípravu – spojené s přípravou jednotlivých eventů. Nejčastějšími položkami jsou tisk a distribuce pozvánek, náklady na reklamu (rádiové spoty, tisk, inzerce,…) nebo tisk POS materiálů (letáky, plakáty…).
-
Náklady na realizaci – spojené s inscenováním jednotlivých eventů. Tedy pronájmy jednotlivých prostor a ploch, kde se dané eventy realizují. Dále je to technika, účinkující, catering, ubytování, doprava, pojištění.
-
Následné náklady – spojené s činností po ukončení eventů, případně po ukončení celého projektu, tj. uvedení místa do původního stavu, provedení průzkumů nebo následné direct marketingové aktivity.”8
-
Přípravy a tisku materiálů.
7
ORIEŠKA, Ján. Technika služeb cestovního ruchu. 1. vyd. Praha: Idea Servis, 1999. ISBN 80-85970-27-9. HAMŘÍK, Zdeněk. EDUKOL. Pořádáme akci – praktický event marketing pro cestovní ruch. Praha: MMR ČR, 2007. Dostupné z: http://www.ct.scentrum.cz/eknihovna/ 8
22
Materiály pro organizátory nebo účastníky festivalu: přihláška, program a harmonogram festivalu, pozvánky na festival, seznamy účastníků, organizační pokyny, diplomy pro účinkující. Propagační materiály: pro sdělovací prostředky (články, rozhovory, inzeráty, zprávy o průběhu akce, zveřejnění výsledků soutěží apod.), plakáty o obsahu a termínu festivalu, případně další reklamní materiály.
-
Propagace akce.
„Smyslem propagační činnosti je informovat o produktu, například o jeho vlastnostech, dostupnosti a ceně, a přesvědčit potencionální zákazníky o výhodnosti koupě produktu od inzerující firmy. Propagace představuje celý soubor nástrojů, kterými působíme na zákazníky. Mezi základní řadíme: osobní prodej, reklamu, public relations, podporu prodeje, přímý marketing, sponzorství”8 Objem vložených prostředků na propagaci festivalu by měl být v souladu s očekávanou odezvou a efektem akce. Výběr nástrojů a prostředků propagace záleží na: druhu akce, stadií životního cyklu jeho produktu, cílovém trhu, cílech komunikace, konkurence, výše rozpočtu.
-
Kontaktování potenciálních účastníků.
Fáze zahrnuje vyhledávání a kontaktování vybraných segmentů účastníků.
-
Přípravné práce bezprostředně před zahájením festivalu. 23
Součástí přípravné práce může být úprava koncertních prostorů, označení šaten, organizace kontroly vstupenek, recepce apod.
1.6.3 Realizace festivalu Kontrolu a koordinaci nad dohodnutými službami pro účinkující má na starostí realizační skupina organizačního týmu. Činnost skupiny řídí vedoucí a další organizátory. Služby během festivalu: příjezd, registrace účinkujících, jejich ubytování, spolupráce s recepcí hotelů, informování o programu festivalu, transferech, harmonogramu. Členové realizační skupiny kontrolují počet a stav ubytování účinkujících, řeší případné problémy. Realizační skupiny dále kontrolují úroveň stravovacích služeb v souladu s jídelním lístkem. Dohlížejí se, jestli jsou dopravní prostředky přistavené včas, všímá si vystupování řidičů.
1.6.4 Ukončení a vyhodnocení akce Po skončení koncertů a odměňování účinkujících se kontroluje použitá technika, koncertní prostory, šatny aj. Členové realizační skupiny kontrolují podklady pro účtárnu, doklady k vyúčtování. Zpracovává se dotazování účinkujících. Pracovnici organizačního a realizačního týmu se scházejí a vyhodnocují dopady, pozitivní a negativní důsledky festivalů, přijímá opatření k publicitě výsledků festivalu. Připravuje se závěr a připomínky k provedení budoucích festivalů. Táto fáze je velmi důležitá. Otázkou je co a jak můžeme měřit a hodnotit? Každý typ akce vyžaduje různých druhu měření návratnosti vložených prostředků. Třeba pamatovat o tzv. odložených výnosech, jejž je obtížné zhodnotit okamžitě. Kontrola a evaluace účinků festivalu je velmi důležitá, proto věnuju je další kapitolu.
24
1.6.5 Kontrola efektivity organizování festivalu „Kroeber-Riel (1993) uvádí, že stejně jako jiná kontrola se kontrola event marketingu odráží ve dvou základních funkcích: -
evaluační funkce – vyhodnocení celkového úspěchu event marketingu deskriptivního charakteru (úspěchu bylo/nebylo dosaženo)
-
diagnostická akce – posouzení celkového úspěchu event marketingu explikativního charakteru (proč bylo úspěchu/neúspěchu dosaženo)“9.
Lze vydělit další přístupy k zhodnocení efektivity festivalu: -
Podle „chuti“ – zákazník posoudí o efektivitě provedení festivalu, jestli se mu to líbilo nebo ne;
-
„kvantitativní“ – efektivita se měří podle počtu publikací a odezvy ve sdělovacích prostředkách, podle počtu významných osob-návštěvníků festivalu;
-
„vědecký“ – provádějí se seriózní výzkum vlivu festivalu na různé charakteristické pozice cílových skupin.
Velice populární metodou je hodnocení efektivity PR-kampaně, která spočívá v analýze publikací v novinách a permanentním monitoringu všech publikací ve sdělovacích prostředkách, týkajících se naší PR-kampaně. Tato metoda je dost spolehlivá a ekonomická. Výběr takových publikací je nutný nejen pro ocenění efektivity, ale i pro předložení výroční zprávy. Obvykle se nejen spočítává počet publikací, ale i dělají ocenění kvality a souladu s cíle PR-kampaně. Různé autory (Bruhn, 1997, Erber, 2000, Bocker 2000) uvádějí 3 fáze kontrolních mechanizmu. Jsou to: -
Předběžná kontrola
„Úkolem předběžné kontroly, respektive kontroly předpokladů, je primárně přezkoumávat rozhodnutí stanovená v procesu plánování“9. Před začátkem plánování festivalu musíme přezkoumat, jestli máme vhodné předpoklady pro tuto akci. Jde tedy především o vhodné cílové skupině, stanoveném rozpočtu, vybraném místě akce atd. 9
HAMŘÍK, Zdeněk. EDUKOL. Pořádáme akci – praktický event marketing pro cestovní ruch. Praha: MMR ČR, 2007. Dostupné z: http://www.ct.scentrum.cz/eknihovna/
25
-
Průběžná kontrola
„Hlavním úkolem průběžné kontroly je kontinuálně sledovat a vyhodnocovat jednotlivé kroky procesu realizace (inscenace) akce z hlediska časové a obsahové následnosti. Tato fáze kontroly by měla odhalit případné chyby a nesrovnalosti v celkovém konceptu eventu a jeho organizace. Průběžná kontrola má velký význam zejména z důvodu okamžitého odhalování nesrovnalostí a možnosti je operativně měnit a přizpůsobovat požadavkům dané situace. Průběžná kontrola má také za úkol sledovat během eventu reakce jednotlivých účastníků z pohledu toho, jak se zapojovali do jednotlivých sekvencí děje, jak vnímali značku, produkt, atd.“9 Mezi metodami, které se používají během jakéhokoliv eventu (příp., festivalu) je metoda dotazníkového šetření nebo zúčastněného pozorování. Mezi další metody patří např. měření proudu návštěvníků, doby setrvání na akci, měření frekvence, eye-tracking, tracking a protokolování webových stránek a informačních terminálů, skrytý výzkum, recall testy nebo výzkum „atmosféry“. Tyto metody však doposud nejsou příliš rozšířeny. -
Následná kontrola
„Klíčovým parametrem celého kontrolního systému event marketingu je následná kontrola, respektive kontrola výsledků event marketingového procesu. Po skončení eventu vyhodnocujeme, jaké účinky zanechal“9. Následná kontrola se stává klíčovým článkem celého kontrolního systému. V této fázi určujeme zda došlo k naplnění všech cílů, stanovených na začátku plánování.
Na závěr této kapitoly uvádím názor odborníka na event contolling a metody evaluace Franka Bölze (jednatel německé společnosti Unity Concepts, která se zabývá poradenstvím v oblasti marketingu a komunikace a výzkumem trhu) z časopisu Event & Promotion 10/2006: „Kromě velkých podniků přichází i stále více středně velkých firem na to, že evaluace představují střednědobý a dlouhodobý potenciál úspor, na čemž se shodují všichni experti. Při zpětném pohledu se evaluace u zákazníků teší vysoké autoritě. Doposud jsem neztratil jediného zákazníka, který s ní jednou začal. Je prostě nutné odvážit se a skočit do studené vody“. „Evaluaci nikdo nebere vážně, dokud ji nezažije“. 26
2
Analytická část
Táto část práce je určená pro analýzu vybraného festivalu (Mezinárodní festival dětí a mládeže v Čechách) a procesu jeho organizování. Bohužel, dnes se prakticky žádný odborník nezabývá analýzou kulturních hromadných akcí a není základní struktura analýzy ve speciální literatuře.
Zaměřila jsem se na analýzu společnosti-organizátora festivalu, na situační analýzu vybraného festivalu, etapy jeho organizování, zejména tvorbu programu, analýzu pracovního týmu a reklamu festivalu.
Na začátku uvádím analýzu zdrojů festivalu.
27
2.1
Analýza zdrojů festivalu
Vnitřní organizace
Festival funguje za podpory Nadačního Fondu Mezinárodní Fórum mládeže a organizace Art Europe spol. s r. o. (do r. 2009 J&S Group spol. s r. o.). Festival zaměstnává 1 direktora, 1 artdirektora, finančního direktora, manažerku a delegáti. Delegáti pracují jenom v období probíhání festivalu. Externě jsou zaměstnány průvodce a řidiče.
Nadační Fond Mezinárodní Fórum mládeže zajišťuje podporu festivalu. Oficiální složení a funkcí stanoví Statut Nadačního Fondu.
Vnější organizace
Festival byl poprvé proveden pro stanovení a zlepšení vztahů mezi uměleckými soubory a organizacemi z mnoha států (převážně z Ruska, ale i z jiných států: Ukrajina, Bělorusko, Kazachstán, Izrael, Gruzie, Arménie, Turecko, Slovensko, Česko).
Centrála festivalu funguje v Praze a se snaží zaručit se podporou oficiálních úřadů z oblastí kultury, nadačních fondu pro rozvoj kultury, sponzoru – fyzických a právnických osob.
Dneska mezi partnery Mezinárodního Festivalu dětí a mládeže jsou: Ruský kulturně-obchodní centr v Praze „Arbat“, časopis „Místní kultura“ (magazín pro kulturní život v místech a regionech), Národní dům na Vinohradech, vydavatelství „Inform Praha“, Kongresový centrum v Praze, firma Ticketpro, zpravodajství R1, webové stránky Česká kultura, časopis „Hudební Klondajk“, noviny Víza Info CZ, dětský tábor Netopýr Jiřetín pod Jedlovou, časopis Chytrá žena, časopis „Business Panorama“, České noviny, firmy Canon a Nikon, restaurace a catering Zátiší Group.
28
Financování
Hlavní zdroj finance festivalů je Nadační Fond Mezinárodní Fórum mládeže, peněžní prostředky účastníků festivalů (registrační poplatek), sponzorství. Detailnějšímu analyzování financování festivalu věnovaná další část této práce. V případě sponzorství existuje oboustranná výhoda – festival má dostatek finančních prostředků, pro sponzora je to reklama, pozitivní publicita. Sponzorství dělá dobré jméno pro firmu. Podle rozsáhlého průzkumu od r. 2002, kterého se zúčastnilo 303 ředitelů firem z různých evropských států, sponzorství je na 5. místě v pořadí nejpoužívanějších komunikačních nástrojů. Výsledky průzkumu představený v grafu č. 1.
Graf č. 1. Jaké komunikační nástroje podniky využívají (v %)
Zdroj: TUHÁČEK, M. Problém č.1- limitovaný rozpočet. Marketing&Media. 2002. Dostupné na www.mam.ihned.cz
„Pro sponzory jsou velmi zajímavé letní hudební festivaly, které jsou zase velmi atraktivní pro účastníky kvůli pozvaným protagonistům. Pro sponzory je bezesporu lákavá masová účast na těchto festivalech, a to zejména lidí, kteří jsou daleko hůře oslovitelní prostřednictvím klasických médií. S ohledem na hudební žánry lze cílové skupiny snadněji determinovat a v 29
pozitivním emotivním rozpoložení na festivalu účastníka snadněji oslovit, což se podnikům v průběhu roku v takové míře nepodaří.“10
Materiálně technické vybavení
Festival má kancelář v Praze 10, vybavenou pro práci direktorů a manažerky. Pro pracovní účely se používá několik aut. Mobilní SIM-karty se vydávají pro delegáty na festivalové období, zejména pro komunikaci se zahraničím. Autobusy pro přepravu účinkujících skupin jsou pronajaté na období festivalu.
Funkční charakteristiky podniku (hierarchie od silnějších k nejslabším v Art Europe spol. s r. o.) -
Stabilní činnost během dlouhého období
-
Přátelská atmosféra
-
Přesnost a rychlost v práci se zákazníky
-
Permanentní práce po rozšíření nabídky
-
Informační otevřenost, promyšlená reklama, vysoká kvalita informačního materiálu
-
Široký spektrum nabídky a doplňkových služeb
-
Optimální vztah mezi cenou a kvalitou služeb
-
Dostupnost a komfort kanceláře
-
Profesionalita pracovníků, individuální přístup k partnerům a zákazníkům
-
Vysoká kvalita služeb
10
PAĎOUROVÁ, Veronika. Analýza sponzorkých aktivit vybraého podniku. Brno, květen 2007. Dostupné z: https://is.muni.cz/th/76402/esf_m/, s. 36.
30
Analýza personálního řízení (řízení lidských zdrojů)
2.2
Z mého pohledu, nejcennějším zdrojem efektivního fungování podniku cestovního ruchu jsou lidské zdroje. Největší bohatství firmy jsou znalosti a vědomosti lidí. Prostřednictvím personálního managementu dochází k zefektivnění jejich využití.
Role personalisty ve společnosti Art Europe zastupuje Mgr. Anna Tuzová. Její hlavní činností jako personalisty spočívá v: -
hledání nejvhodnějších lidí na existující pozice během festivalů (hlavně delegáti, průvodce),
-
optimální využití pracovníků (rozdělení delegátů mezi skupiny účastníků, efektivní využití jejich pracovní doby, rozdělení pracovních úkolů apod.),
-
formování pracovních týmů a efektivní způsob vedení lidí (hodnotí výsledky jejich práce, odměňuje jich),
-
dodržování zákonů týkajících se oblastí práce, zaměstnávání lidí a lidských práv (připravuje pracovní smlouvy podle současných zákonů o práci).
31
Graf č. 2 Organizační struktura podniku
Direktor festivalu
Ludmila Žuravleva
Finanční direktor
Vladimir Žuravlev
Artdirektor
Anastasia Žuravleva
Delegati ca 15-20 lidí
Manažerka Anna Tuzová
Průvodce externě
Řídiče externě
Zdroj: vlastní zpracování Taková organizační struktura je typická pro menší podniky. Patří k liniové-štábním a spíš neformálním.
C čele společnosti stojí direktor, plní řídicí funkce. Na dalším úrovní pracuje finanční direktor, jehož hlavní odpovědnost jsou finance. Art-direktor je zodpovědný za uměleckou část festivalů. Manažerka plní hlavně organizační funkce, tykající se zajištění služeb pro přijely skupiny. Řídí práci delegátů, průvodců a řidiče.
Detailnější analýzu činnosti každého zaměstnance na určité pozice uvádím dolu.
Analýza pracovníků festivalu (organizační tým) a jejich činnosti
Mgr. Ludmila Žuravleva – direktor festivalu, direktor Nadačního Fondu Mezinárodní fórum dětí a mládeže; je zodpovědná za financování festivalu, organizování sponzorství a oficiální představitel festivalu. Komunikuje s porotou festivalu, vedoucími účinkujících skupin.
32
Mgr. Vladimir Žuravlev – jednatel společnosti Art Europe, je zodpovědný za finanční stránku organizování festivalu, reklamu festivalu, rozhoduje o postupech a činnosti dalších pracovníků, pomáhá řešit technické otázky, organizuje video-nahrávání vystoupení. Má vzdělání v oboru business administration a bohaté zkušenosti z podnikání.
Mgr. Anastasia Žuravleva – „art direktor“, je zodpovědná za koncertní část festivalu (organizuje technické zabezpečení festivalu, pořadí účinkujících, apod.); zabývá se hledáním nových účastníků, komunikaci s vedením účinkujících skupin, podporuje stávající kontakty; zabývá se reklamou a imagem festivalu. Má vzdělání v oblasti managementu cestovního ruchu a v oboru klasického tance. Zabývá se také organizováním taneční školy pro děti v Praze.
Mgr. Anna Tuzová – manažerka; vytváří programy příjezdů účinkujících skupin (včetně ubytování, stravování, dopravy a zábavy pro účastníky), zajištuje jejich realizaci, kontaktuje a komunikuje s hotely, průvodce, dopravci aj. Partnery, nabízející služby v místě provedení festivalu. Takže p. Tuzová organizuje delegáty, koordinuje jejich činnost. Má vzdělání v oblasti managementu, což je velmi užitečné pro koordinace velkého počtu delegátů, externích pracovníků a kontrolu realizace všech programů skupin účastníků. Má výborné organizační schopnosti a excelentní time-management.
Průvodce, řidiče – externí zaměstnanci na období festivalu.
Delegáti – jsou koordinátoři pro každou účinkující skupinu. Obvykle jsou studenty škol turistického zaměření. Hlavní činnost – koordinovat přesun skupiny podle programu a pomáhat realizovat program v plné míře. Každé skupině na festivalu je přiřazen 1 delegát. Jehož prostřednictvím skupina účinkujících komunikuje s vedením festivalu, českou stranou, která nabízí ubytovací, stravovací, dopravní, průvodcovské služby. Pomáhají se orientovat v cizích státech (festival se obvykle probíhá v několika státech za týden).
Pro delegáty jsou zformulované pravidla, jež musí delegát podepsat před začátkem práce.
33
Základní pravidla pro delegáta
V průběhu celého festivalu pravidelně dle časového planu informovat smskou Annu o průběhu programu! V případě jakýchkoliv dotazů nebo stížnosti od skupiny ihned kontaktovat Annu Tuzovou. -
Před ubytování podpis pravidel: pravidla chování na hotelu, pravidla pro vedoucí souboru, reglament festivalu, pravidla pro rodiče, pravidla chování v aqua a skupina musí nechat zálohu na recepci 10 euro na osobu. Skupina musí převzít program a podepsat na kopii programu delegáta, že s programem souhlasí.
-
Ihned po příjezdu skupiny zkontrolovat skutečný počet osob ve skupině a nahlásit sl. Tuzové
-
Ubytování skupiny na hotelu přesně dle rozložení pokojů, které je uvedeno v programu a na recepci hotelu! Musí to být stejné. Pokud něco nesouhlasí nebo skupina žádá o jiný pokoje ihned kontaktovat Annu Tuzovou.
-
Kontrola a soupis škod, které jsou před ubytováním
-
Vždy hlásit technické poruchy (neteče voda, studené pokoje, nefunguje světlo na pokoji, atd.) na hotelu (na recepci) a Anne Tuzové
-
Kontrola stravování a programu v průběhu dne s přesným odesláním sms
dle
programu -
Ihned pro příjezdu skupiny zkontrolovat, jestli skupina bude platit za dodatečné prohlídky nebo stravování.
-
Stravování kontrolovat dle jídelníčku, u každého menu musí být hodnocení vedoucí s podpisem.
-
Pokud něco nesouhlasí nebo jídlo je špatné ihned (v žádném případě ne po skončení stravování) informovat Annu.
-
Před vstupem do restaurace na hotelu nebo jinde delegát musí nejdřív zkontrolovat, jestli je vše připraveno a potom jít se skupinou (skupina čeká na delegáta za dveřmi nebo venku u restaurace)
-
Delegát musí být se skupinou v restauraci po celou dobu stravování a kontrolovat, jestli vše probíhá v pořádku.
-
Na prohlídky řidiče nechodí!
-
Vždy se spojit s průvodcem minimálně za 30 minut před začátkem prohlídky. V případě zpoždění skupiny na prohlídku, z předstihu 30-40 minut o tom informovat. Žádné změny programu bez odsouhlasu Anny. 34
-
V aqua Děčín delegát má být přítomen po celou dobu v aqua a kontrolovat skupinu. Návštěva aqua – 1,5 hod zahrnuje i převlečení v šatnách, kontrola včasného odchodu z aqua, tlumočení pokud je třeba.
-
V průběhu soutěžní přehlídky a koncertů kontrolovat šatny pro svoji skupinu a povinnosti dle dodatečného rozpisu (kontrola v šatnách všech skupin, koordinace výstupu na jeviště, technické zabezpečení, výpomoc s manipulací klavír, židle, lavičky) Delegáti jsou přítomni po celou dobu, až do odchodu své skupiny.
-
Výlet do Drážďan – počet baličku zkontrolovat před odjezdem ještě v restauraci. Skupina musí mít cestovné pasy s sebou.
-
Pokud obdržíte peníze na parkovné nebo restauraci, zámek, atd. stvrzenky musí být správně vyplněny na firmu a předány jen Anně. Musí být uvedeno i od koho je faktura a vyplněna v jazyce státu Německu a Rakousku německý, ne ruský.
-
Mimo ČR komunikace jen přes sms, ve výjimečných případech volání.
-
Čas odjezdu skupiny z hotelů nahlásit na recepci dřív, aby v čas plánovaného odjezdu všechny pokoje byly zkontrolovány a záloha vrácena. Kontrolovat odjezd skupiny, být po celou dobu přítomný na recepci hotelu při vystěhování skupiny a řešit případné dotazy.
-
Delegáti jsou zodpovědní za svěřené jim věci (plakáty festivalu, letáčky, ozvučení)
-
Delegát zjišťuje u skupiny jaké DVD skupina by chtěla koupit z koncertu Teplice nebo Praha. Před odjezdem skupiny delegát musí mít u sebe peníze za DVD a pokud je zodpovědná osoba za DVD tak musí ji to předat.(částka bude upřesněna Annou Tuzovou)
-
Delegáti před odjezdem skupiny musí mít vyplněny jídelníčky s odezvou vedoucí, ankety, napsáno poděkování na jméno pořadatele festivalu.
-
Po skončení každého koncertu delegáti hlásí vzniklé škody, pokud jsou a musí vědět, kdo škodu zavinil.
-
Delegát, který je zodpovědný za ozvučení nebo osvětlení nesmí nechávat techniku bez dozoru, aby nedošlo ke zcizení.
-
Všechny delegáti jsou zodpovědný za vhodné chování své skupiny, dodržení zákazu kouření v prostorách konání koncertů.
-
V případě nahlášení
skupinou poruchy čehokoliv
na hotelu delegát musí ihned
informovat recepci, pořadatele festivalu a vyřešení dotazu pořad kontrolovat, dokud nebude vyřešen. 35
-
Před odjezdem na soutěžní přehlídku delegát musí zkontrolovat jestli skupina má všechny kostýmy, CD, inventář, nástroje atd.
-
Delegát, který kontroluje mikrofony nesmí odejit od mikrofonů v průběhu koncertu, soutěže bez ohlášení, po skončení koncertu musí vše předat zvukařům. Pokud jsou mikrofony, které dovez pořadatel, delegát musí počkat v sále s mikrofony, aby někdo od pořadatele tyto mikrofony převzal.
-
Zákaz vycházení s mikrofony mimo sál nebo dávat mikrofon účinkujícím festivalu mimo vystoupení.
-
V průběhu soutěžní přehlídky každý delegát musí vědět kde je jeho skupina a aby byla včas připravena na jevišti. Zároveň kontroluje disciplínu své skupiny, aby neběhali v místě konání koncertu.
-
Delegát který kontroluje vystup skupiny na jeviště musí mít u sebe pořadí koncertu, musí mít za jevištěm hned připraven 1 soubor a dalších 5 musí čekat u vchodu na jeviště. Delegát nikám neodchází po dobu konání koncertu nebo soutěže.
-
Ten, kdo kontroluje dveře v průběhu soutěže nebo koncertu nesmí pouštět nikoho do sálu ani ven. Vždy jen poslední dveřej jsou k dispozici pro účinkující ( Nár.Dům na Vinohradech, KCP) nebo dveře na I patře (DK Teplice)
-
Delegát ,který kontroluje disciplínu, musí pořad obcházet prostory konání koncertu nebo soutěže a kontrolovat, aby děti neběhali nekřičeli, neničili inventář DK Teplice nebo ND na Vinohradech.
-
Před začátkem soutěže musí být zkontrolovány CD, že jsou v pořádku. Ke zvukaři Anatolju Torbinu musí přijít vedoucí s CD a zkontrolovat.
-
30 minut před konáním koncertu všechny CD musí být u Anatolija Torbina, který je zodpovědný za zvuk.
-
Delegát je přítomen po celou dobu konání soutěže nebo koncertu, nikám neodchází, případně musí ihned informovat Annu Tuzovou.
-
Delegát musí ihned nahlásit Anne Tuzove jakoukoliv poruchu nebo škodu v DK Teplice nebo ND na Vinohradech. Zároveň musí zjisti, ,jaká skupina škodu způsobila.
-
Při odjezdu skupina musí napsat na stejném programu, že program byl splněn bez připomínek.
-
Delegát po skončení práce musí odevzdat podepsaný program, vyplněné ankety a jídelníček, mít děkovný dopis na jméno pořadatele, vaučery, stvrzenky a peníze,pokud obdržel.
-
Zákaz objednávání stravování nebo jiných služeb na žádost skupiny samostatně bez vědomí pořadatele festivalu. 36
-
Zákaz projednávání jakýchkoliv dotazů v přítomnosti kohokoliv ze skupiny. ¨
-
Zákaz telefonování řidičům nebo vedoucím na zahraniční čísla, jen sms
-
Zákaz telefonování v roamingu, jen sms
Tyto pravidla popisují činnost delegátů co nejlépe. Mají na starosti detaily práce se skupiny, koordinují jejich pohyb pole programů, podporují vztahy s poskytovateli služeb.
Silné a slabé stránky organizování pracovních sil
Z popisu základních funkcí zaměstnanců a z vlastní zkušenosti lze vydělit pozitiva a negativa při organizování pracovních sil pro festival.
Silné stránky -
Bohaté zkušeností vedení organizačního týmu nejen v oblastí kultury (Mgr. Ludmila a Anastasia Žuravlevy), ale i v oblastí podnikání (pomáhá se vytvářit nové partnerské a sponzorské vztahy)
-
Předem jsou vytvořené seznamy s konkrétním popisem činností delegátů během festivalu
-
Předem jsou vytvořené tabulky se seznamem účinkujících skupin, jejich místem ubytování a kontaktem na jejich delegáta. Takovou tabulku má každý zaměstnanec během festivalu, což usnadňuje komunikaci.
-
Mobilní SIM-karty, které se vydávají pro pracovníky na období festivalu mají výhodné tarify pro komunikaci mezi sebou a na volání v zahraničí.
-
Pří výběru delegátů kladou velký důraz na jejich znalost jazyků, organizační schopnosti a schopnost vytvořit dobrou náladu a slavnostní festivalovou atmosféru mezi účinkující.
Slabé stránky -
Bez ohledu na to, že se pečují o zlepšení a zrychlení komunikací mezi pracovníky organizačního týmu festivalu, komunikace je někdy na nedostatečné úrovní. Festivalu se účinkují velký počet osob (organizátoři, přijímající strana (například, místa 37
provedení vystoupení, hotely, restaurace apod.), účinkující (dětí a mládež, velmi specifická věková kategorie), jejich rodiče a vedoucí souborů, které mají vlastní přání a požadavky, diváci. Proto komunikace musí být důležitým aspektem při organizování festivalu. -
Manažerka organizování Mgr. Anna Tuzová má příliš mnoho povinnosti, potřebovala bych asistenci.
-
Někdy bývá obtížná komunikace s direktorem festivalu z důvodu její účastí i v Nadačním fondu, i v Art Europe.
38
2.3
Fáze organizování Mezinárodního festivalu dětí a mládeže
Festival je hromadní akci (Na Mezinárodním festivalu dětí a mládeže se účinkovalo do 1000 účastníků z různých států, v několika věkových skupinách a více než 10 nominacích). Festival spojuje organizaci koncertní části a organizaci ubytování, stravování a zábavy pro účastníky. Z těchto důvodu festival vyžaduje rozsáhlou a důkladnou organizaci.
Festival se uskutečňuje cca 10 let, některé částí organizace jsou už dávno určené a nevyžadují vytváření jich znovu. Například, téma festivalu a výběr direktorů a oficiálního představitelé festivalu se proběhly už dávno.
Celkem fázi organizování Mezinárodního festivalu dětí a mládeže bych rozdělila na etapy a zanalyzovala je.
2.3.1 Stanovení cílů a tématu festivalu Stanovení cílů provedení našeho festivalu je klíčovou otázkou přípravní fáze organizování. Je to z toho důvodu, že další organizační činnost a činnost během festivalu musí být v souladu se stanovenými cíli v přípravné fázi. Cíl je globálním dosažením festivalu, účelem jeho provedení.
Mezinárodní festival dětí a mládeže v Čechách má za cíl hledání, podporu a prosazení talentovaných dětí a mládeže na mezinárodní úrovni ve státech Evropy. Pořadatele festivalu říkají: „Vycházíme ze zájmu podporovat mezinárodní spolupráci uměleckých škol a souborů, dětské a mládežnické sportovní spolky tak, aby docházelo k motivacím žáků, studentu i pedagogů a jejích dalšímu rozvoji aktivit. To ve svém důsledku povede ke kvalitě a kvantitě kontaktů mezi subjekty participujícími na mezinárodním poli při výměně zkušeností nejen mezi soutěžící, ale i mezi jejích vedoucími a pedagogy na festivalech, které jím umožní prezentaci výsledků své práce“.
Mezinárodní festival dětí a mládeže je kulturní akcí, spojuje různé druhy umění: hudbu, tanec a umění. Festivalu se účastní tanečníci (různých druhu tanců: klasický, národní, moderní), 39
umělci, hudební kapely, menší orchestru a zpěváky různého věku a z různých států (převážně bývalého Sovětského svazu).
Analýza prioritních směrů fungování festivalu: -
Osvícenství: lze vydělit takový směr kulturně-osvícenské činností jako patriotická výchova a prezentace vlastních států. Je to pozorovatelné podle repertoárů, jehož vybírají účinkující festivalu: často je představené národní a tradiční umění.
-
Organizace volného času: festival je úmyslný pro maximální využití a naplnění volného času účinkujících. Čas a termíny provedení festivalů jsou vybrané v souladu s tímto cílem. Například, jarní festivaly probíhají v období květnových svátků, kdy lidí mají volno; zimní festival připadá na období povánočního volna.
-
Rozvoj žánrů umění: festival vytváří podmínky pro intenzivní rozvoj různých druhu umění: zejména hudební a choreografické žánry. Je zapotřebí vydělit to, že vytváření doplňkových ploch umožní rozšířit výstavy umělců, a tím zvětšit počet účastníků a diváků.
-
Podpora tradičního národního umění: z toho důvodu, že festivalu účastní občany různých států, všichni se snaží prezentovat svůj stát, jeho tradicí a umění co nejlépe.
2.3.2 Určení organizátorů festivalu Na začátku organizace festivalu bychom měli přemýšlet, jestli můžeme realizovat festival vlastními úsilí nebo potřebujeme pomoc (zdrojovou, materiální, uměleckou). Seznam organizátorů festivalu zdůrazní významnost našeho akce.
Mezinárodní festival dětí a mládeže v Čechách se uskutečňuje už 10 let. Od roku 2009 odborná porota festivalu založila Nadační fond Mezinárodní Fórum mládeže, kterému společnost J&S Group předala právo na pořádání Mezinárodních festivalů dětí a mládeže v Čechách.
40
Dnes pořadatelem festivalu je Nadační Fond Mezinárodní Fórum mládeže za podpory společnosti Art Europe (do r. 2011 J&S Group spol. s r. o.). Festivaly Fondu Mezinárodní Fórum mládeže mají záštitu Mimořádného a Zplnomocněného Velvyslance Ruské Federace A. Fedotová.
Art Europe je společnosti s ručením omezeným se sídlem v Praze 10. Jednatelem je Vladimir Žuravlev, společníci Anastasija Žuravleva.
Nadační fond Mezinárodní Fórum Mládeže je právnickou osobou se sídlem v Praze 4.
Řídící orgány Nadačního fondu Mezinárodní Fórum Mládeže
Správní rada -
Ing. Liudmila Zhuravlova – předseda.
-
doc. Mgr. Jan Maria Dobrodinský – místopředseda správní rady, držitel ceny ministra kultury ČR.
-
Mgr. Miroslava Pešíková – člen správní rady, Národní umělkyně.
Kontrolní organ -
Ing. Petr Kováč – revizor.
„Nadační fond je zřízen za účelem: poskytování nadačních příspěvků prostřednictvím grantového programu zaměřeného na:
a) podporu stáží ZUŠ a zájmových spolků a kroužků, a konzervatoří působících na území České Republiky, státu Evropské Unie a dalších států na odpovídajících pracovištích teoretické nebo praktické výuky v zahraničí;
b) podporu účasti žáků sportovních škol, uměleckých škol a konzervatoří, a zájmových spolku a kroužku středních škol a studentů vyšších odborných škol a k působících na území České Republiky, státu Evropské Unie a dalších států, popř. jejich pedagogů na soutěžích, festivalech, přehlídkách či konferencích v České Republice, státech EU a dalších států.
41
c) Prezentovat a propagovat umělecké a sportovně nadané dětí a mládež v České Republice a v zahraničí
d) Podporu účastí kolektivů dětí a mládeže působících v České republice a z celého světa na festivalových a soutěžních vystoupeních na území České republiky
e) Iniciovat spolupráci mezi kulturními činiteli vedoucí k prohloubení multikulturního dialogu a znalostí vzájemné historie a kultury
f) Podporovat a organizovat mezinárodní kulturní výměny prostřednictvím festival a soutěží
g) Vytvářet vhodné tvůrčí prostředí pro setkávání mladých umělců a sportovců na mezinárodní úrovni na území České republiky
h) Propagovat a prezentovat Českou republiku, jako mezinárodní evropské kulturní a sportovní centrum pro aktivity dětí a mládeže z celého světa.”11
2.3.3 Stanovení organizačního týmu festivalu Organizační tým festivalu má za úkol základní organizaci festivalu a realizaci programu pro každou účinkující skupinu. Organizační tým se zabývá přípravou, reklamou, provedením festivalu, stanoví rozpočet, organizuje ubytování, stravování, dopravu a doplňkové služby pro účastníky (zábava, prohlídky města, sportovní aktivity aj.). Organizační tým vytváří program provedení prohlídek souborů, jejich vystoupení, zajištuje bezpečnost a pořádek během festivalu. Úkolem organizačního týmu je i zajištění technického zabezpečení festivalu (osvětlení, zvuk, natáčení videa aj.)
Organizaci Mezinárodního festivalu dětí a mládeže se zabývá společnost Art Europe, do r. 2011 společnost J&S Group.
11
Statut Nadačního Fondu Mezinárodní Forum mládeže. In: Praha: správní rada Nadačního fondu Mezinárodní Forum Mládeže, 2009.
42
Složení organizačního týmu je: direktor, finanční direktor, art-direktor, manažerka organizování, delegáti. Popis jejich funkcí a analýza jejich činností byli uvedené v předcházejících částech této práce.
Je zapotřebí vydělit některé zvláštností při rozdělení činnosti mezi členy organizačního týmu ve společnosti Art Europe. Před každým festivalem probíhají 1-2 schůzky pro všechny členy týmu. Kromě základní informace a ponaučení od direktoru festivalu a direktoru Nadačního Fondu Mgr. Ludmily Žuravlevé, všichni dostávají k přečtení Statut festivalu, pravidla pro delegáty, pravidla pro chování účinkujících souborů během koncertních částí a jiných částí festivalu (exkurze, prohlídky, návštěvy akva-parku, muzeu aj.), seznamy účinkujících souboru s kontakty na jejich vedoucích a delegáti. Navíc dostávají popis činností každého členu organizačního týmu během festivalu do detailů.
2.3.4 Výběr, segmentace a charakteristika účastníků festivalu. Musíme stanovit kdo a za jakých podmínek bude účinkovat na festivalu.
Charakteristiky souborů účinkujících pomáhají vydělit lepší metody organizování, základní motivy účastí diváků a postupy pro podporu a reklamu festivalu.
Účastníky festivalů jsou umělecké soubory (tanečníci, umělci, hudebníci), různého věku, pocházející z různých míst. Obvykle se skládá jeden soubor cca z 35-90 člověk, má svého uměleckého vedoucího a dospělé, jako doprovod pro děti.
Účastníky festivalu lze rozdělit na: 1
Vlastně účinkující (tanečníci, umělci, kapely, zpěváci aj.), které jsou dále rozdělené podle věkových kategorií: 10-12 let, 13-15 let, 16-19 let, 20-25 let, 6-9 let, smíšená věková skupina. Obvykle jeden soubor se skládá z 40-60 dětí. Účinkující jsou rozdělené i podle nominací vystoupení.
2
Vedoucí účinkujících souborů (obvykle 2-3 dospělé osoby na 1 účinkující soubor).
3
Dospělé (rodiče účinkujících dětí, doprovod; obvykle do 10 osob na jeden soubor). 43
4
Diváci (počet diváků se odlišuje od města vystoupení, sezónu a typu koncertu – Galavečer v Praze je nejnavštivenější).
Graf č. 3. Struktura účastníků festivalu
Účinkující soubory Vedoucí souborů Dospěle (doprovod) Diváci
Zdroj: vlastní
Příklad nominací během VIII. Mezinárodního festivalu dětí a mládeže „Zimní pohádka 2012“ -
Estrádní vokál sólo
-
Estrádní vokál ansámbl
-
Estrádní vokál soubor
-
Národní vokál
-
Instrumentální hudba sólo
-
Instrumentální hudba – Orchestry populární hudba
-
Instrumentální hudba
-
Instrumentální hudba národní – folk
-
Instrumentální hudba – dechové orchestry
-
Akademický vokál – soubory
-
Divadlo 44
-
Divadlo mód
-
Klasický tanec – sólo
-
Mažoretky
-
Moderní tanec
-
Národní tanec trio
-
Národní tanec duo-sólo
-
Národní tanec
-
Národní stylizace
Graf č. 4. Struktura nominací
estrádní vokal národní vokál akademický vokál instrumentální hudba divadlo klasický tanec národní tanec
Zdroj: vlastní
2.3.5 Přihláška k účasti na festivalu. Žadatelé o účast na festivalu musí ve stanovené lhůtě odeslat vyplněnou přihlášku prostřednictvím webových stránek Nadačního fondu nebo poštou organizačnímu týmu.
45
Přihláška obsahuje další údaje: 1
Vyberte konkrétní festival, kterému chcete zúčastnit (např., Zimní pohádka 2013, Svátek jara 2013 apod..)
2
Termín (datum konkrétního festivalu)
3
Název souboru jméno sólisty
4
Popis souboru
5
Stát a město odkud pochází účastníky
6
Kontakty (telefon, e-mail, příp. Webové stránky souboru)
7
Jména vedoucího souboru a doprovázejících
8
Počet účastníků (dívky, chlapci), počet doprovázejících (ženy, muži).
9
Nominace
10 Věková skupina (10-12 let, 13-15 let, 16-19 let, 20-25 let, 6-9 let, smíšená věková skupina) 11 Autor a název skladby pro vystoupení, počet účinkujících, čas skladby 12 Další údaje pro účely vyplnění diplomů: -
Nadřízená organizace
-
Další vedoucí
-
Korepetitor
-
Choreograf
13 Technické požadavky pro vystoupení: -
Křídlo
-
Mikrofon
-
Bezdrátový mikrofon
-
Židle
-
Další technické požadavky
46
Tabulka č. 1. Ukázka technických podmínek pro vystoupení zpěváků Technické podmínky Zpěvák 1. a 2. zpěv: 2x mikrofon nástroje: 3x linka jack 6,3mm zásuvka 1x 220 V kvalitní stereofonní aparatura výkonu úměrného velikosti hlediště odposlechy s úpravou korekcí – 2 nezávislé cesty 2 měkké pevné židle bez bočních opěradel. Zdroj: vlastní Tabulka č. 2. Ukázka stageplanu pro vystoupení zpěváků
Zdroj: vlastní
2.3.6 Program příjezdů a účastí na festivalu. Organizační tým kontaktuje odesilatelé přihlášky a nabízí několik variantů programů příjezdu. Obvykle existuje 2 standardní programy. Mohou být upravené podle požadavků účinkujících.
47
Příklad programu příjezdu na Mezinárodní festival dětí a mládeže Zimní pohádka 2013 Mezinárodní Fórum mládeže Tatarková 733/2, 149 00 Praha, Tel.+420-222240697; +420267911785, Fax: +420- 267911783 E –mail:
[email protected] , www.children-festivals.com
Teplice – Praha – Skupina „BABY DANCE“ – 45 lidí + 2 řidiče Hotel PANORAMA Teplice (U Panoramy 2959, Teplice, 415 01) 27.3. – 1.4.2012 Delegát: _________________
1. den (27.3.) 10:00 - schůzka z průvodcem Annou a delegátem na Maria-Theresien-Platz / Burgring ve Vídni. 10:00-12:00 – prohlídka města. Cca v 12:30 delegát musí přivést vedoucího skupiny k „Café“ (Opernring 21). Vedoucí musí mít s sebou pas. 16:00 – odjezd do hotelu Stern (Pražská 809, 676 00 Moravské Budějovice, Česká republika) Pokoje: ¾+6/3+9/2. 20:30 – večeře v hotelu.
2. den (28.3.) 06:00-06:30 snídaně. 06:30 check-out. 48
06:30 odjezd do Teplic. 11:30 Příjezd. Chce-in v hotelu. 12:30-13:10 Oběd v hotelu. 13:10 Odjezd z hotelu s kostýmy. 14:00 Rozmístění v šatnách. Číslo šatny určit na recepci. 14:00 - 22:00 Soutěžní prohlídka – tanec, divadlo, módní divadlo v DK Teplice. Soutěžní prohlídka – zpěv, kapely v Krušnohorském divadle Teplice. Pro dospěle – podle přání odjezd do OC Olympia. 21:30 – 22:00 večeře v hotelu.
3. den (29.3. ) 09:30-10:00
Snídaně v hotelu
10:20-11:00 – cesta do muzea. 11:00 – 12:00 prohlídka muzea 12:00 – schůzka s průvodcem u muzea (Karina) 12:00 - 13:00 – prohlídka Teplic. 13:00 – 13:40 – oběd v restauraci Maskaron. 14:00 – rozmístění v šatnách v divadle. Parkoviště není u divadla! 14:30-16:30 – hlavní zkouška a zkouška finále bez kostýmů. 17:00-19:00 - koncert v Krušnohorském divadle v Teplicích. 19:40-20:20 – večeře v restauraci Maskaron 20:30-23:00 – diskotéka v hotelu. Raut pro vedoucí skupin.
4. den (30.3.) 49
09:30-10:00 – snídaně. Skupina dostane balíčky před odjezdem, které jsou určené místo oběda v Drážďanech. 10:00 – odjezd do Drážďan. 12:00 – příjezd na Divadelní náměstí, schůzka s průvodcem Verenou. Parkování autobusu v centru města – pod mostem Karoly (Carolabrücke). Cena parkování – 4 euro/hod. Další parkoviště v ul. Ammonstrasse, jiná - Rieschener Allee. 12:00-14:00 – prohlídka města. 17:30 – odjezd do Děčína. 19:30 – autobus se parkuje u akvaparku. 19:30-21:00 – návštěva akvaparku. 21:00 – odjezd do Teplic 21:15-22:00 – večeře v hotelu. 21:00-23:00 – diskotéka v hotelu Panorama.
5. den (31.3.) 06:00-06:30 – snídaně 6:30 – odjezd do Prahy 9:00 – příjezd na Pohořelec. Schůzka s průvodcem Monikou. Autobus se parkuje na Florenci (parkoviště pod mostem). 9:00-12:00 – prohlídka Pražského hradu a Starého města. 12:40-13:20 – oběd v restauraci U Čarodějnic. Nápoje za doplatek. 13:30-14:15 – odjezd do Kongresového centru Praha. 14:15-14:20 – rozmístění v šatnách. 14:25-14:30 – zkouška bez kostýmu. 14:30-16:30 – hlavní zkouška a zkouška finálu. 17:00 – 20:00 – Gala-koncert. 50
20:00 – 21:30 – raut pro vedoucí souborů, dětí jdou na večeří. 20:20 – večeře v restauraci Melodie. 21:30 – 23:30 – návrat do Teplic.
6. den (1.4.) 05:30 – snídaně. 6:00 – odjezd do Berlína. 10:00 – příjezd k Ruskému Domu (Friedrichstraße 176-179, 10117), skupina nechá kostýmy v šatnách. 10:30 – schůzka s průvodcem Alexandrem. 10:30 – 12:30 – prohlídka města. 13:00 – 13:30 – oběd za doplatek. 14:00 – 16:30 – zkouška v Ruském domě vědy a kultury. 17:00 – 18:30 – koncert 20:00 – 24:00 – návštěva Tropical Islands. Odjezd.
Prosíme o seznámení s programem všech účastníků zájezdů. V případě dotazu, kontaktujte organizační tým festivalu. Potvrzení programu do 14. 3. 2012.
Potvrzení o přijetí a schválení programu vedoucím souboru musí být odeslané organizačnímu týmu ve stanovené lhůtě. Od tohoto momentu organizační tým začíná realizaci programu. Případné změny programu by měli být nahlášené souboru a schválené jim.
V programu třeba pamatovat, že musí být zařízen dostatečný odpočinek pro účastníky. To se stává častým problémem při organizování Mezinárodního festivalu pro děti a mládež. Z jedné strany, účastníky chtějí stihnout co nejvíc (kromě koncertů i prohlídky měst, muzeu, exkurze, 51
zábavní programy apod.), z jiné strany – přesycený program unavuje lidi a zmenšuje pozitivní efekty.
Součástí programů jsou nepovinné výlety, jichž se účastníci zúčastní podle vlastních výběrů a na vlastní náklady.
Pro organizační tým se zpracovává tzv. služební program, který dává přehled o rozsahu a struktuře služeb, jež třeba zařídit pomocí dodavatelů.
Služební program pro festival „Zimní pohádka – 2012“ -
Statistické číslo dílčích festivalů – cca 11 festivalů / rok. „Zimní pohádka 2012“ – 1.festival v r. 2012.
-
Počet dnů, termín konání od – do: 4.1.-9. 1. 2012; 6 dnů.
-
Plánovaný počet účastníků – 12 skupin. Plánovaný počet delegátů – 12.
Pro znázornění účinkujících skupin, jejich delegátů a vedoucích se používají tabulky. Příklad takové tabulky uvádím v přílohách této diplomové práce. (Příloha č.1) Další informace, jež obsahuje služební program: -
Podrobné programy, schválené vedoucími skupin
-
Trasa pro každou skupinu, druh dopravy
-
Adresy dodavatelů služeb (hotely, kontakty na řidiče autobusů a firmy jich poskytující).
Po zabezpečení služeb se služební program pomáhá organizovat další festivaly, zpracovat standardní programy zájezdů pro skupiny, pro metodickou přípravu delegátů a nových pracovníků.
Společnost Art Europe podepisuje smlouvy se svými dodavateli služeb (hotely, dopravní firmy, restaurace). Vznik, případné změny, zánik smluv, jejich obsah a forma je upravena podle příslušných právních předpisů. Souhlas zainteresovaných stran se vyjadřuje podpisem na smlouvě, případně korespondenci (například potvrzení objednávky obědů pro skupiny v restauracích). 52
Každá smlouva mezi Art Europe a dodavateli služeb obsahuje: -
označení smluvních stran,
-
dobu platnosti smlouvy,
-
předmět smlouvy a smluvní podmínky v závislosti na druhu služeb,
-
ceny služeb,
-
formu objednávání,
-
platební a zúčtovací podmínky (nejčastěji se podepisuje vaučer (faktura) delegátem a dodavatelem při provedení služby),
-
odpovědnost smluvních stran za plnění obsahu smlouvy.
2.3.7 Porota Porota je důležitým aspektem pro jakoukoliv akci. Členové poroty jsou specialisty, kompetentní v nominacích vystoupení. Jejich řešení jsou základem pro přidělení cen vítězům.
Například porota Mezinárodního festivalu dětí a mládeže vyhodnocuje účinkující zpěváky podle dalších kritérií: -
Vokální schopnosti účastníků konkurzů,
-
Soulad mezi hlasem a skladbou,
-
Umělecké schopnosti,
-
Scénické vyjádření,
-
Scénický kostým,
-
Kvalita fonogramu.
Složení poroty festivalu „Zimní pohádka – 2012“ -
Členka správní rady Nadačního Fondu Mezinárodní Fórum Mládeže, Předsedkyně poroty Mgr. Miroslava Pěšikova - Národní umělkyně ČR, primabalerína ND Praha,
-
Člen správní rady Nadačního Fondu Mezinárodní Fórum Mládeže Předseda poroty Doc. Mgr. Jan Maria Dobrodinský (1995 – Cena Bedřicha Smetany, 2008 – Cena ministra kultury, hudební vzdělání, sbormistrovská průprava), 53
-
Režisér festivalu a člen poroty Libuše Králová, šéfka baletu Jíhočeského divadla, České Budějovice, držitelka ceny Tvel za rozvoj česko-ruských vztahů v oblasti kultury 2007 za unikátní inscenaci Labutí jezero,
-
Člen poroty Mgr. Sergej Škalikov, baletní mistr Jíhočeského divadla, České Budějovice
-
Člen poroty Bc. David Cody, režisér, moderátor, herec a zpěvák
-
Člen poroty Damir Basyrov, přední barytonista Státní Opery Praha, představil se v mnohých operních divadlech a koncertních podiích po celém světě,
-
Člen poroty Peter Gorak, tenor Originální hudební divadlo Praha,
-
Člen poroty Adolf Melihar, první sbormistr Státní Opery Praha.
Složení poroty říká o tom, že je kompetentní v různých oblastech umění, představených na festivalu. Členové jsou dostatečně známé osoby, což pozitivně působí na image festivalu a soutěží.
2.3.8 Statut festivalu Statut festivalu je základním dokumentem, realizace festivalu by měla být uskutečněná v souladu s ním.
Statut Mezinárodního festivalu dětí a mládeže obsahuje:
počet a názvy dílčích festivalů během 1 roku
Mezinárodní festival dětí a mládeže v Čechách se uskutečňuje několikrát ročně, se skládá z dílčích festivalů. Jsou to: -
Mezinárodní festivaly soutěžní přehlídky dětí a mládeže v Čechách
-
Mezinárodní festivaly – soutěžní přehlídky dětí a mládeže na jihu Čech
-
Mezinárodní festivaly – soutěžní přehlídky dětí a mládeže Česko – Německo
-
Letní festivaly –soutěže Česko –Itálie
-
Festivalové turné „Sympatie euro-parků“ 54
Festivaly lze rozdělit na letní a mezi sezónní. Letní festivaly se odlišují od mezi sezónních nejen obdobím provedení, ale i místem: jsou venkovní.
V roce 2013 by mělo proběhnout celkem 11 festivalů: -
Duha 2013
-
Metamorfózy zámků 2013
-
Podzimní pohádka 2013
-
Pražská Zimní Sonáta 2013
-
Saský plenér 2013
-
Stříbrný hlas 2013
-
Svátek jara 2013
-
Svátek času 2013
-
Sympatie Europarků 2013
-
Zimní pohádka 2013
-
Česká pohádka 2013
Největším festivalem obvykle je Zimní pohádka a Sympatie Europarku. Zimní pohádka navíc provádí svátek pro děti na Silvestra. Sympatie Europarků je festivalem pro výtěže minulých festivalů, vystoupení se uskutečňuje nejen v Praze, ale i v Berlínu (Ruský kulturní dům) a v Disneylandu v Paříži.
Informaci o začátků a konci přijatí přihlášek k účasti na konkrétním festivalu, o formě přihlášek (příklad je uvedený výše), způsob odesílání přihlášky (elektronicky, poštou).
Počet částí festivalů (výběrové vystoupení, vystoupení, gala-koncert).
Termíny konkrétních částí festivalů, místa provedení vystoupení Například, „Zimní pohádka – 2012“: 4.1.-9. 1. 2012. 4. 1. – zkouška účinkujících v Národním domu v Teplicích a Krušnohorském divadle v Teplicích. 5. 1. – koncert v Národním domu a Krušnohorském divadle v Teplicích. 7. 1. – gala-koncert v Národním domu na Vinohradech v Praze. 8. 1. – koncert v Ruskem domu v Berlínu (pro vítěze).
Odměňování soutěžících a vítězů. Tato část festivalu je efektní a pohledná.
55
2.3.9 Sestavení rozpočtu festivalu Detailní rozpočet každého festivalu je nezbytnou věci. Skládá se z detailního sčítání existujících příjmů a potřebných výdajů.
Mezinárodní festival dětí a mládeže dostává peníze z těchto zdrojů: -
Registrační poplatek účinkujících,
-
Granty Nadačního Fondu Mezinárodní Fórum mládeže,
-
Finanční prostředky sponzorů,
-
Finanční prostředky z prodeje vstupenek na festival.
Jsou to naší příjmy.
Informační podpora festivalu prostřednictvím mass media (časopisy, noviny, rádio, televizní vysílání, vydavatelství apod.) se počítá za finanční podporu. Zejména informační prostředky pomáhá reklamovat festival, informovat o událostech během festivalu. Minulý rok mediálním partnerem festivalu byla společnost Business Panorama.
Náklady na festival lze členit takhle: -
Ubytování hostů festivalu
-
Stravování účastníků
-
Průvodcovské služby
-
Zařízení dopravních služeb (pronájem autobusů, odměna řidičům, parkovné apod.)
-
Vstupné pro návštěvníky akvaparků, muzeu
-
Pronájem koncertních místností, jejich vyřízení
-
Zajištění ostrahy a úklidů místa provedení festivalů
-
Catering (rauty pro vedoucí souborů)
-
Pronájem technického zařízení (osvětlovací a zvukařská technika, výstavní panely, apod.)
-
Zajištění videonahrávání koncertů a fotografování
-
Výdaje na reklamní tiskovou produkci (plakáty aj.)
-
Výdaje na kancelářskou produkci a tisk (pozvánky, vstupenky, programy, jmenovky apod.) 56
-
Odměňování vítězů a účastníků (diplomy, dary atd.)
-
Výdaje na distribuci vstupenek
-
Mzda zaměstnancům
-
Cestovní výdaje
-
Výdaje na telefon
Rozpočet se zpracovává nový na každý festival.
57
2.4
Reklama a marketing festivalu
Art Europe používá tyto kanály reklamy festivalu: Internet – kanál, který vyžaduje co nejmíň výdajů, ale zasahuje do největšího auditoria. Informaci o festivalech se dávají na: -
webové stránky s noviny (Inform Praha - gazeta.cz),
-
do e-katalogů s firmy (rejstrik-firem.kurzy.cz, Mint - Powerful streamlined business information, Živé firmy – zivefirmy.cz, topkontakt.idnes.cz),
-
na informační portály (portál hl.m. Praha – praha.eu, Folklórní sdružení České republiky - folklornisdruzeni.cz, kadmusarts.com, muzikus.cz – hudební portál, kulturniportal.cz),
-
diskuzní fóry (chytrazena.cz),
-
do sociálních sítí (vk.com, facebook.com).
Nadační Fond a společnost Art Europe mají své webové stránky. Porovnávám je v následující tabulce č.3. Tabulka č. 3. Porovnávací analýza webových stránek festivalu Název children-festivals.com advent-in-prague.cz plein-air.cz webových stránek Celkový
Největší
obsah, Byl
obsah
nejpoužívanější.
hlavní
webovou Obsah přesně podle
stránkou do r. 2010 pro témat festivalů pro společnost J&S Group. umělci. Menší obsah.
Informace
hymna Noviny, o společnosti, Noviny, informace o
Noviny,
festivalu, fotogalérie a programy,
fotogalérie, plenéru,informace o
videogalérie, programy, formuláře ke stažení a společnosti, výtěže, ubytování, dokumenty vyplnění,
kontakty, sdělovácí prostředky
ke stažení, odkazy na festivalový řád.
o plenéru, galérie
sdělovací
uměleckých
prostředky;
prací,
informace o Nadačním
formuláře
Fondu, kontakty.
přihlášky, informace o odpočinku
a dětském a 58
zábavním programu, kontakty. Aktualizace
Probíhá se pravidelně
Poslední – v r. 2011
Probíhá
se
pravidelně Pohodlnost
5 bodů z 10.
9 bodů z 10.
8 bodů z 10.
prohlížení a Dost složitá struktura Jednoduchá a pohodlná Jednoduchá navigace
webu, střední úroveň struktura, grafické úpravy. Velký
pěkná struktura,
grafická úprava.
úroveň
objem Málo informace.
úpravy.
informace. Jazyky
Český, anglický, ruský
střední grafické
Dostatek informace. Český, anglický, ruský, Český, německý.
anglický,
ruský
Zdroj: vlastní zpracování
Pozitiva využití internetu: velký objem informací, kterou lze třídit a shromažďovat podle přání, kontakt s velkým počtem zájemců o festivaly, malé náklady. Negativa: nelze kontaktovat vše cílové skupiny, což je významným omezením; poskytování informací přes internet je dialogem, což vyžaduje práce našich zaměstnanců.
Tisk – jeden z nejefektivnějších způsobů reklamy při využití tiskových prostředků (novin, časopisů apod.) správného zaměření, které čtou důležitá pro nás cílová skupina. Podle existujících informací se podařilo udělat závěr, že veškerou informaci v tisku lze rozdělit na: -
Články o úspěšném provedení festivalu v českých novinách (nejčastěji v ruštině: Inform Praha, Gazeta CZ, ale i v češtině – Business Panorama)
-
Články o účastí / vítězství různých souboru na festivalu v městských novinách, časopisech od škol apod.
Detailnější analýzu menších tiskových sdělovacích prostředků je obtížně udělat z důvodu nedostupností zdrojů.
59
Za pozitiva využití tisku jako prostředku reklamy lze vydělit: dosažení zajímavé pro nás cílové skupiny; tiskové sdělovací prostředky mají zájem o účastí na hromadných akcích. Za negativa lze vydělit: závislost na termínu výtisku časopisu nebo novin.
Televizní vysílání – výdaje na použití těchto kanálů jsou ve značné míře větší, než na ostatní. Festival používal několikrát přímé online vysílání koncertů, které vylo dostupné přes internetkanály. Dívala se na ně většina známých a rodičů účinkujících na festivalu. Tento způsob měl velmi pozitivní efekt. Pozitiva tohoto kanálu: rozsáhlé pokrytí diváků, plné seznámení s koncerty a festivalovým programem. Negativa: vysoká cena.
Poštovní rozesílání pozvánek – další velmi populární a efektivní kanál, jehož pomocí lze udržet kontakt s cílovou skupinou; je možné i přímo kontaktovat zajímavé pro nás osoby, soubory, školy, významné osoby a sponzory. Art Europe rozesílá pravidelně poštovní lístky s přáním ke svátkům a pozváním na festival. Například, před vánočními svátky posílá několik tisíc poštovních lístků-pozvánek s vlastním designem do různých států (Ruská federace, Ukrajina, Bělorusko, Moldávie, Izrael, Polsko, Slovensko, Kazachstán atd.) Pozitiva: nenáročný a rychlý způsob kontaktovat cílové skupiny, pozitivní dojem příjemců od přání. Negativa: malá odezva; většinou je pozitivní výsledek jenom v případě předchozího osobního kontaktu.
60
2.5
Dotazování účastníků festivalu.
Dotazování účastníků festivalu je velmi efektivním způsobem zhodnotit jejich názor a náladu. Art Europe už dávno používá dotazování účastníků festivalu jako způsob kontroly a lepšení organizování. Příklad dotazníku uvádím v přílohách diplomové práce (Příloha č. 2.).
K analýze jsem měla dostupné 30 dotazníků, což bylo hodnocením 10 skupin. Obvykle každá skupina vyplňuje tří dotazníky (jeden – dětí, druhý – vedoucí a třetí – rodiče a doprovázející).
Dotazník se skládá z 10 otázek, které jsou jak otevřené, tak i uzavřené. Hlavní oblastí, které účastníky hodnotí jsou: ubytování, stravování, průvodcovské služby, zábavní služby, vlastně koncerty a práci organizačního týmu. Vyplňující dotazníky mají prostor i pro vyjádření vlastního názoru, sdělení svých přání a návrhu na zlepšení.
Dále uvádím analýzu výsledků dotazníků.
1
Názvy a počet skupin, které zúčastnily dotazování:
10 skupin: Russkie zabavy, Neposedy, Šavlego, Kamuška, Garmonie, Fantazie, Serpantin, Smile, Fejerverk, Ritm Dance.
30 dotazníků.
2
Složení respondentů:
10 vedoucích skupin, 10 dětí (vyplňují názor skupiny dětí), 10 dospělých.
3
Hodnocení hotelů.
Shrnutí hodnocení hotelů účastníky uvádím v grafu č. 5. Lze vidět, že většina respondentů není spokojená s kvalitou ubytování, zejména v Teplicích. V Teplicích jsou ubytování
61
v hotelu Panorama**. Je velký a může ubytovat všechny účinkující v Teplicích skupiny, tam se probíhá diskotéka po koncertu. Nicméně kvalita pokojů je velmi různá a většinou je nízká.
Graf č. 5. Hodnocení hotelů 18 16 14 12
Velmi dobře
10
Dobře
8
Špatně
6
Velmi špatně
4 2 0 Teplice
Praha
Berlín
Paříž
Zdroj: vlastní
4
Hodnocení restaurací
Respondenty hodnotí úroveň stravování podobným způsobem jako ubytování. Dost složité je hodnotit všechny restaurace v jedním městě, protože se liší navzájem. Třeba pamatovat, že část respondentů jsou dětí, mající dost vybíravou chuť´.
62
Graf č. 6. Hodnocení restaurací 18 16 14 12 Velmi dobře
10
Dobře
8
Špatně
6
Velmi špatně
4 2 0 Teplice
Praha
Berlín
Paříž
Zdroj: vlastní
5
Hodnocení průvodců
Prohlídky jsou součástí programů pro účastníky festivalu, aby se seznámily s historie a kulturou měst provedení festivalu.
Respondenti měli možnost ohodnotit kvalitu a kvalifikaci jejich průvodců. Z grafu č. 7 lze vidět, že mnoho respondentů ohodnotilo prohlídku Prahy za špatnou. Z vlastního pozorování jsem udělala závěr, že je to podmíněno délkou trvání exkurze – je nejdelší (4 hodiny) a je pěší. Je to velmi vyčerpávající pro účastníky.
63
Graf č. 7. Hodnocení průvodců 30 25 20 velmi dobře dobře
15
špatně velmi špatně
10 5 0 Teplice
Praha
Berlín
Paříž
Zdroj: vlastní
6
Hodnocení diskotéky / rautů
Pro účastníky festivalu se provádějí diskotéku v hotelu Panorama v Teplicích po koncertu v DK Teplice. Libí se zejména dětem, mají možnost se seznámit a představit svůj soubor. Rodiče a vedoucí souborů se někdy stěžují, že probíhá diskotéka v pozdní hodiny.
Nadační fond festivalu organizuje rauty pro vedoucí souborů, porotu a direktory festivalu. Probíhají obvykle po skončení koncertů v Teplicích v Krušnohorském divadle a po galakoncertu v Praze. Jedná se o tzv. mimo-koncertní podporu kontaktů osob, zainteresovaných v jedné umělecké sféře.
Hodnocení diskotéky a rautů uvádím v grafu č. 8. Převážná většina respondentu byla spokojená s provedením daných akcí, což využívají organizátoři festivalu v programech budoucích festivalů.
64
Graf č. 8 Hodnocení diskotéky / rautu 30 25 20
Velmi dobře
15
Dobře 10
Špatně
5 0 Teplice (diskotéka v Panoramě Praha (raut po gala-koncertu v / raut ) Praze)
Zdroj: vlastní
7
Hodnocení koncertů
Táto otázka je určená pro hodnocení hlavní části festivalu, motivující k účasti většinu účastníků. Proto je skoro hlavní otázkou v provedeném dotazování.
Respondenti hodnotili koncert v Teplicích v Krušnohorském divadle nebo v DK Teplice, gala-koncert v Praze, koncert v Ruském domě v Berlínu a vystoupení v Disneylandu v Paříže.
Podle mého názoru, největší dojem děla vystoupení v Disneylandu. Účinkující představují skladby a tance, spojené s tematikou Disneylandu, mají pěkné kostýmy. Většině respondentů se tenhle koncert líbil nejvíc.
Vystoupení v Praze je největším, účastní mu mnoha účastníků. Proto je gala-koncertem. Hodnotí ho pozitivně také velká část respondentů.
Koncert v Teplicích je zkouškovým, není nejlepší na festivalu. Malý počet diváků je podmíněn malou velikosti města provedení. To se nelibí respondentům. 65
Koncert v Berlínu probíhá v Ruském domu, diváky jsou většinou Ruští emigranti staršího věku, toužící se po ruské kultuře. Není jich moc, proto koncert v Berlínu není takový zajímavý. Dalším důvodem, proč mnoho respondentů ohodnotilo ho za špatný, je to, že probíhá po cestě z Prahy, často i po prohlídce města; účastníky jsou unavení.
Žádný koncert nebyl ohodnocen za „velmi špatný“. Což je pozitivním svědectvím celkového efektu festivalu.
Výsledky dotazování uvádím v grafu č. 9.
Graf č. 9 Hodnocení koncertů 35 30 25 20
Velmi dobře Dobře
15
Špatně
10 5 0 Teplice
Praha
Berlín
Paříž
Zdroj: vlastní 8
Hodnocení práce delegátů
Pro zlepšení organizační struktury a lepší využíti pracovních sil existuje speciální otázka (hodnocení práce delegátů). Každé skupině se přidělují delegáta, jehož úkolem je zmírnit vznikající problémy a nepořádky během festivalu. Během koncertů plní každý svůj úkol. Vedoucí organizačního týmu mohou ohodnotit práci delegátů podle splnění úkolu a připravenosti koncertů. Účastníky festivalu hodnotí zatím i náladu delegátu, organizační schopnosti, příjemnou a nekonfliktní komunikace, rychlost dávání záležitostí do pořádků, a jiné věci.
66
Většinou účastníky festivalu hodnotí práci delegátů pozitivně. Líbí se zejména dětem. Výsledky dotazování uvádím v grafu č. 10.
Graf č. 10 Hodnocení práce delegátů
Velmi dobře Dobře Špatně Velmi špatně
Zdroj: vlastní 9
Co se nelíbilo na festivalu
Dvě poslední otázky dotazníků jsou otevřené a jsou určené pro vyjádření vlastního názoru celkově na festival.
Velký rozdíl v odpovědích lze pozorovat proto, že vyplňují ho i dětí, i dospěle. Většina dětí píše, že nemají žádné stížnosti. Dospělé píšou o zatíženosti programu a unavenosti skupiny z toho důvodu. Což je, podle mého názoru, objektivním pozorováním. Organizační tým by měl klast větší důraz na rozpracování harmonogramu programů.
Další stížnosti jsou na kvalitu ubytovacích a stravovacích služeb (většinou na hotel v Teplicích – fronty během snídaně, zima v pokojích, velká vzdálenost do centra). Někteří nemají chuť na české jídlo. Dospělejší skupiny říkají někdy, že velikost porcí někdy bývá malá.
67
10 Co se líbilo na festivalu
Poslední otázka zjišťuje pozitivní efekty festivalu. Některé respondenti vyjadřují tady vděčnost organizátorům. Pozitivní hodnocení se tykají koncertu v Praze, výletu do Dislneylandu, velkého počtu prohlídek měst a muzeu, bohatého programu.
Dotazování účastníků je součásti kontroly festivalu, splnění jeho cílů a mise. Na základě toho, že většina odpovědí respondentů je pozitivní, lze určit, že festival plní svá cíle a má pozitivní efekt. Účastníky jsou seznámení s kulturou míst provedení festivalu, jejich program je dostatečně naplněn různými zábavními akcí, mají prostor pro prezentaci svých uměleckých schopností a tradicí domova.
68
2.6
Shrnutí analyzování. SNWOT-analýza
Vyčlenila jsem silní, neutrální a slabé stránky vnitřního prostředí, příležitosti a hrozby ve vnějším okolí festivalu na základě analyzování existující informace o festivalu a vlastní účastí v jeho organizování jsem. Uvádím je pro pohodlnější zobrazení v následujících tabulkách.
Tabulka č.4. Analýza SNW S - silní
N - neutrální
W - slabá
Celková téma a strategie festivalu + Téma festivalu je aktuální a konkurenceschopná pro teritorium České republiky. Účinnost strategie festivalu je potvrzená svou dlouhou harmonickou existencí a prospěchem festivalu. Organizační struktura + Organizační struktura je typická pro malé podniky a je fungující. Vedoucí firmy efektivně řídí operativní tým. Během festivalu práce manažerky, art-direktoru a delegátů je promyšlená a sladěná. Finance
69
+ (Finanční podpora umění je permanentním problémem. Je dost obtížné najít sponzory a získat nadací) Konkurenceschopnost produktu + (Téma festivalu není jedinečná na mezinárodní úrovní: nabídka podobných festivalu po celé Evropě je dostatečná. Ale vcelku jsou nabídka a poptávka přibližně vyrovnání (nedostatek zájemců o účast na festivalu není). Úroveň a kvalita provedení služeb (festivalu) +
+
(kvalita a rychlost
(ubytování a stravování pro
komunikace se zákazníky,
účastníky není vždycky na
podpora stávajících
vyšší úrovní, což bývá
kontaktů, úprava programu
příčinou stižení; ale je to
příjezdů podle
podmíněno omezeností
individuálních požadavků
dostupných nadací a
účastníků)
nízkým registračním poplatkem účastníků)
Pracovní síly podniku +
+
(kvalifikace a zkušenost
(nedostatek pracovních sil 70
stálých
zaměstnanců,
promyšlený
a
výběr
přetíženost
během
festivalů)
dočasných pracovníků) Inovace + (Festival zavádí inovace podle potřeb, žádné megaefektivní a obrovské inovace nejsou) Klíma (nálada) na festivalu a ve firmě + (velmi pozitivní klima ve firmě a schopnost vytvořit festivalovou sváteční náladu; existence mnoha pozitivních recenzí účastníků festivalu) Zdroj: vlastní
Tabulka č. 5. Analýza příležitostí a hrozeb (opportunities a treats). Potenciální vnější příležitostí
Potenciální vnější hrozby
Opportunities
Treats
Možnost získat nové zákazníky (rozsáhlost Možnost omezení státního financování cílové skupiny, velký počet cílových trhů).
kultury.
71
Finanční Klidná konkurence.
problémy
států
bývalého
Sovětského svazu (potenciálních zájemců o festival), což omezí počet cestujících do zahraničí.
Snížení bariéru příjezdů ze zahraničí za účelem cestování.
Dostupnost získání nové kvalitní pracovní sily. Zdroj: vlastní
72
3 Návrhová část Cílem této kapitoly je předložení vlastních návrhů rozvoje Mezinárodního festivalu dětí a mládeže. Táto část je výsledkem analýzy v analytické části a zpracování dotazníků účastníků festivalu. Na závěr bylo stanoveno, že se většina stížností týká: 1.
Omezeného volného času a odpočinku, těžkých přejezdů apod.,
2.
Nízké kvality hotelů a neobvyklého stravování,
3.
Malému počtu diváků na některých koncertech (například, v Teplicích).
Zanalyzovala jsem tyto nedostatky z pohledu účastníků a došla jsem k závěru, že je lze řešit následujícím způsobem:
1.
Přetíženost programu:
Vydělit víc času na seznámení s programem festivalu potenciálních účastníků. Art Europe vytváří a upravuje programy podle požadavků skupin, se přizpůsobuje k jejich individuálním přáním. Nicméně, podle mého názoru, manažerka, která udržuje komunikaci s potenciálními účinkujícími soubory, má přetíženou pracovní dobu v dobu přípravy festivalu. Přičemž, festivalů je hodně během jednoho roku, jsou krátké intervaly mezi nimi. Proto na některé detaily mohou pozapomenout. Program je schválený velmi rychlé, vedoucí skupin mají malo času na probrání festivalového programu s rodiče a dětí. Vidím další řešení tohoto problému: -
Přijmout asistenta pro manažerku na přípravnou fázi festivalu.
Náklady na tento krok spočívají v: Utracení času na hledání a výběr kvalifikovaného specialisty s výbornými komunikačními schopnostmi; na provedení osobních pohovorů. Odpovědný pracovník: Mgr. Anna Tuzová. Podá inzerát o hledání nového zaměstnance, provádí pohovory. Několik nejlepších kandidátů předloží ke schválení direktorem Mgr. Ludmilou Žuravlevou. Plát pro nového zaměstnance schválí finanční direktor Mgr. Vladimir Žuravlev. Mgr. Anna Tuová seznámí asistenta s jeho povinností (hlavní povinnost – podpora komunikace potenciálními účastníky). Musí hledat aby se byli vedoucí skupin seznámení s veškerý detaily programů festivalu a přeložili své návrhy na zlepšení a upravení předem. Tyto opatření vyloučí stižení účastníků během festivalu. Vedoucí skupin musí reálně ocenit fyzické schopností dětí vzhledem k zatížeností programu. Přání stihnout co nejvíc během 73
omezeného období festivalu je pochopitelné, ale je zapotřebí pamatovat, že všechno musí mít určitou míru a omezení aby zůstalo lepším.
2.
Nízká kvalita hotelů a neobvyklé stravování.
Řešení tohoto problému: -
Komunikace s vedoucími skupin pří probírání programu a detailů příjezdu (reální hodnocení cen ve vztahu k nabízené kvalitě ubytování a stravování). Festival má omezené dotaci, registrační poplatek je malý (s přihlédnutím ke složité finanční situace kulturních institucí ve státech SNS a malých městech).
Odpovědný pracovník: nový zaměstnanec – asistent manažerky po komunikaci. Je třeba nabídnout potenciálním účastníkům dvě možností stravování a ubytování (dražší a levnější), samozřejmě připomenout o vztahu mezi cenou a kvalitou služeb. Navrhuju také udělat katalog s detailním popisem, fotografií a cenami možných hotelů a restaurací. Co se týče stravování, je třeba uvádět velikost porcí, vyhýbat se specifickému jídlu, dozvědět o preferencích účastníků z hlediska náboženství (muslimové, Židové) a jestli jsou ve skupině vegetariány.
3.
Malý počet diváků na některých koncertech (například v Teplicích).
Obvykle první festivalové koncerty probíhají v Teplicích. Jsou zkušební, dávají možnost účastníkům se seznámit s auditorií, dát se dohromady po dlouhé cestě (například z různých měst Ruska). Sdílet o tom mohou delegáty svým skupinám. Ačkoliv je třeba přemýšlet i o reálním zvětšení počtu diváků na veškerých koncertech. Pokud víc lidi dozvědí o festivalu, festival se zlepší svůj image, bude významnější. Tím se zvětší počet potenciálních účinkujících, se zlepší jejich složení a se zvýší úroveň. Pro dosažení tohoto, navrhuju rozpracovat reklamní kampaň pro festival.
74
Reklamní kampaň pro Mezinárodní festival dětí a mládeže
3.1 Cíl: -
Získání většího počtu diváků,
-
Získání známostí,
-
Připomínání o festivalu.
Faktory, mající vliv na stanovení cílů reklamní kampaně: -
Představení o zákaznících,
-
Chování a reakce účastníků,
-
Zdroje festivalu.
Reklamní kampaň má šokový charakter, protože je třeba udělat mnoho věci během krátkého období a festival je několikadenní – týdenní akcí. Reklamní kampaň se začíná za měsíc před festivalem. Některé opatření se používali i dříve, ale lze je rozpracovat detailnější. Opatření, které se používá reklamní kampaň: 1
vytvoření nového plakátu a letáčků,
2
vytvoření reklamního šotu pro rádio,
3
využívání Internetových zdrojů a příležitostí.
Reklamní kampaň je zaměřená na cílový auditorium ve věku od 16 do 60 let, střední vrstvu, zejména na emigranti ze států SNS nebo na pracovníky kulturní sféry (možná s dětmi a mládeži).
1
Vytvoření nového plakátu
Plakát je hlavním opatřením pro získání diváků v místě provedení festivalu. Plakát je barevným představením celé akce, sděluje informaci o místě a času provedení, způsobu ostat vstupenky. Obvykle se návrh designu plakátu zpracovává organizační tým Art Europe, bohužel nemající umělecké vzdělání nebo větší zkušeností s designem a ilustrováním. Měli by dělat plakáty, 75
vstupenky a letáčky v jednom stylu, vytvářet celistvost a idea reklamní kampaně. Proto je třeba pracovat nad nimi současně. Je třeba vyrábět plakáty, letáčky, vstupenky nebo permanentky na více dnů festivalu. Prvky plakátu: -
Logo festivalu,
-
Firemní barva,
-
Firemní znaky sponzorů.
-
Stylizované fotografie vystoupení minulých festivalů.
Po vytvoření návrhů, odesílají je do tiskárny.
2
Vytvoření reklamního šotu pro rádio
Rádio je sdělovacím prostředkem, který má mnoho pozitivních vlastností: reklama na rádio je relativně levná, může povzbudit fantazii. Reklamní akci na rádio bude rozhovor s direktorem festivalu o budoucnosti a plánech festivalu. Výběr radiostanice se ukončil na pražském Rádiu Svoboda. Vysílání je v několika jazycích, včetně ruského. Posluchače rádio jsou většinou rusky mluvicí obyvatelé, které mohou mít zájem o účasti na festivalu.
3
Využívání Internetových zdrojů a příležitostí.
Pro tento projekt je třeba najmout externě designera – programátora pro rozpracování a úpravu naších webových stránek a využívání jiných internetových zdrojů. -
Webové stránky
Je třeba klast důraz nejen na grafický vzhled stránek, ale i na funkční segmentaci oddílů stránek, na jejich pohodlné, rychlé a jednoduché využití, také na obsah kontentu stránek (jejich rychlost načtení). Také bychom měli pracovat nad posunutím stránek nahoru podle klíčových dotazů na stránkách vyhledávače.
-
Bannery – reklamní proužky na internetu.
Jeden z nejpopulárnějších instrumentů, ale i nejdražších, pokud jde o opravdu významné a navštěvované stránky. 76
-
Cross promotion – barterová podoba poskytnutí reklamy: domluvíme se s některými portály o umístění naše reklamy a děláme jejich reklamu na naších stránkách.
-
Elektronické poštovní rozesílání – musíme dělat je po konkrétní báze potenciálních sponzorů, účastníků a diváků.
77
3.2 Rozpočet pro reklamní kampaň Pro sestavení rozpočtu pro reklamní kampaň je třeba pozorovat náklady na tyto opatření: -
vyhotovení plakátů,
-
vyhotovení letáčků,
-
využití internetových zdrojů.
Všechny ostatní opatření nepotřebují rozpočet, protože jsou provedené sponzory na základě vzájemné reklamy. Tabulka č. 6. Náklady na vyhotovení plakátů Druh práce Vyhotovení
Počet (kusů)
Cena
a A4
1000
2000 kč
A3
1000
3000 kč
2000
1000 kč
1000
1000 kč
1000
1000 kč
Velikost
tisk plakátů
Rozlepení plakátů Vyhotovení
A5
letáčků Distribuce letáčků Využití
80 000 kč
internetových zdrojů Cena celkem
88 000 kč
Zdroj: vlastní zpracování a kalkulace Reklamní kampaň je důležitým nástrojem, proto je třeba stanovit její cíle a podle nich důkladně rozpracovávat postup realizace a kalkulaci.
78
Mezinárodní festival dětí a mládeže funguje už 10 let a pořád se rozvíjí a rozšiřuje. Ten fakt potvrzuje účinnost existujícího vedení. Negativa, existující se na festivalu, jsou neznačné a se zaniknou za jednoduchých opatření, které jsem popsala v této návrhové části.
79
Závěr V této práci byla provedena analýza Mezinárodního festivalu dětí a mládeže za podpory Nadačního fondu Mezinárodní Fórum mládeže. Zjistila jsem, že festival je specifickým druhem eventů, proto vyžaduje svou formu organizování a provedení. Organizování festivalu spojuje standardní služby zahraničního zájezdů a kulturní akce – koncerty a soutěžení, motivující k účasti na festivalu. Jelikož festival je hromadní akci, velmi důležitá je přípravní fáze festivalu, kdy jsou stanovené jeho cíle. Zjistila jsem, že Mezinárodní festival dětí a mládeže splňuje své cíle, jimiž jsou seznámení umělecké mládeže s kulturou jiných států a podpořit kulturní úroveň. Zvláštnosti zajištění financování festivalu je sponzorství. Nadační Fond má obrovskou roli v podpoře vztahu s veřejnosti a poskytování finanční podpory festivalu. Festival probíhá ve mnoha městech a v různých státech (Česká republika, Německo, Francie). Letní festivaly jsou navíc i v Italii. Program festivalů je bohatý a zajímavý, někdy až přetížený. Festival jsou zajímavostí i pro města provedení. Cíl práce je splněn: prozkoumala jsem proces organizování festivalu, zjistila jsem pozitivní a negativní stránky organizace, nabídnula jsem vlastní řešení problémů organizace. Touto diplomovou práci jsem potvrdila stanovené hypotézy. Festivalový cestovní ruch je specifický, jehož charakteristiky podmiňují proces a způsob organizování. Program festivalu se skládá nejen z vystoupení a koncertů, ale i z různých zábavních akcí. Existuje obrovský počet různých festivalů. Tato práce může být užitečná pro organizátoři nových festivalů, pokud mají originální ideu.
80
Seznam literatury [1] BITTNEROVÁ, Alice. Analýza marketingového mixu a financování festivalu Academia Film
Brno,
Olomouc.
2011.
Dostupné
z:
https://is.muni.cz//th/362895/ff_m/Analyza_marketingoveho_mixu_a_financovani_festiv alu_Academia_Film_Olomouc_-_Alice_Bittnerova.pdf. Diplomová práce. Masarykova Univerzita. Vedoucí práce V. Hyánek. [2] CHAPTER 10: ARTS & CULTURAL FESTIVALS. Travel & Tourism Market Research Handbook [serial online]. January 2013;:95-108. Available from: Hospitality & Tourism Complete, Ipswich, MA. Accessed June 12, 2013. [3] CHAPTER 42: FESTIVALS & EVENTS. Travel & Tourism Market Research Handbook [serial online]. January 2013;:287-292. Available from: Hospitality & Tourism Complete, Ipswich, MA. Accessed June 12, 2013. [4] Charakteristika a význam cestovního ruchu v Česku. CzechTourism [online]. 2005-2013. Dostupné
z:
http://www.czechtourism.cz/didakticke-podklady/1-charakteristika-a-
vyznam-cestovniho-ruchu-v-cesku/ [5] Eventmarketing.ru - vsya pravda o meroprijatijah [online]. 2004-2012 [cit. 2013-06-12]. Dostupné z: http://www.eventmarket.ru/ [6] Ferdinand
N,
Williams
N.
International
festivals
as
experience
production
systems. Tourism Management [serial online]. February 2013;34:202-210. Available from: Hospitality & Tourism Complete, Ipswich, MA. Accessed June 12, 2013. [7] HAMŘÍK, Zdeněk. EDUKOL. Pořádáme akci – praktický event marketing pro cestovní ruch. Praha: MMR ČR, 2007. Dostupné z: http://www.ct.scentrum.cz/eknihovna/ [8] Interní zdroje Art Europe spol. s r. o. [9] JAKUBÍKOVÁ, Dagmar. Strategický marketing. Praha: Oeconomica, 2005. ISBN 80245-0902-4. [10] JANOTOVÁ, K. Marketing neziskového hudebního festivalu - Beseda u Bigbítu. Brno, 2010. Dostupné z: https://is.muni.cz/th/74596/ff_m/DP_oprava_100520_HOTOVO.pdf. Diplomová práce. Masaryková univerzita. Vedoucí práce Z. Neusar. [11] JOHNOVÁ, Radka: Marketing kulturního dědictví a umění. Praha: Grada Publishing, 2008. ISBN 978-80-247-2724-0 [12] KOTÍKOVÁ, Halina a Eva SCHWARTZHOFFOVÁ. Nové trendy v pořádání akcí a událostí (events) v cestovním ruchu. 1. vyd. Praha: MMR ČR, 2008. ISBN 978-8087147-05-4.
81
[13] KOTLER, Philip: Marketing management. 10. rozšířené vydání. Praha: Grada Publishing, 2001. ISBN 80-247-0016-6. [14] KUNEŠOVÁ, Eva a Blanka FARKOVÁ. Technika zahraničních zájezdů. 2. vyd. Praha: Idea Servis, 2004. ISBN 1866-065-04. [15] LARSON M. Innovation and Creativity in Festival Organizations. Journal Of Hospitality Marketing & Management [serial online]. March 2011;20(3/4):287-310. Available from: Hospitality & Tourism Complete, Ipswich, MA. Accessed June 12, 2013. [16] Mezdunarodnye festivali dlya detej i molodezi v Evrope [online]. 2010 [cit. 2013-06-12]. Dostupné z: http://www.children-festivals.com/ru/ [17] ORIEŠKA, Ján. Technika služeb cestovního ruchu. 1. vyd. Praha: Idea Servis, 1999. ISBN 80-85970-27-9. [18] PAĎOUROVÁ, Veronika. Analýza sponzorkých aktivit vybraého podniku. Brno, květen 2007. Dostupné z: https://is.muni.cz/th/76402/esf_m/ [19] Pojem festival. Slovník cizích slov [online]. 2005-2006 [cit. 2013-06-08]. Dostupné z: http://slovnik-cizich-slov.abz.cz/web.php/slovo/festival [20] ŠKARABELOVÁ, S; NESHYBOVÁ, J; REKTOŘÍK, J. Ekonomika kultury a masmédií, Brno: Masarykova univerzita, 2007. ISBN 978-80-210-4267-4. [21] Statut Nadačního Fondu Mezinárodní Forum mládeže. In: Praha: správní rada Nadačního fondu Mezinárodní Forum Mládeže, 2009. [22] TUHÁČEK, M. Problém č.1 – limitovaný rozpočet. Marketing&Media.[online]. Dostupné
na
World
Wide
Web:
<
http://mam.ihned.cz/3-11292660-
Probl%E9m+%E8.1%7B%5C-%7Dlimitovan%FD+rozpo%E8et-100000_d-5e > [23] Typy organizačních struktur a jejich členění. BusinessInfo.cz: Oficiální portál pro podnikání a export [online]. 17.12.2010, č. 1 [cit. 2013-05-28]. Dostupné z: http://www.businessinfo.cz/cs/clanky/typy-organizacnich-struktur-cleneni2840.html#!&chapter=1 [24] VAŠTÍKOVÁ, Miroslava. Marketing služeb efektivně a moderně. Praha: Grada publishing, 2008. ISBN 978-80-247-2721-9. [25] VOJÍK, Vladimír. Podnikání v kultuře a umění - Arts management. 1. vyd. Praha: ASPIWolters Kluwer, 2008. ISBN 978-80-7357-356-0
82
Příloha č. 1 Přehled účinkujících skupin a jejich složení
Název skupiny
Celko vý počet osob
Počet dětí
Počet vedoucíc h
Počet dospělý ch
Jméno delegáta
Ubytování
Ansámbl Kamuška (Perm, Rusko)
55
34
3
18
Darina Polevik
1. Panor ama (Teplice), Businesshotel Berlín
Škola-studie „Russkie zabavy“ (Tomsk, Rusko)
48
33
3
12
Artem Šatochin
Panorama (Teplice), TopHotel Praha
Striebornička (Piešťany, Slovensko)
35
30
1
4
Šimon Procházka
Hotel Helena (Teplice)
Ansámbl Kaleidoskop (Vologda, Rusko)
42
30
2
10
Anatolij Torbin
Panorama (Teplice), Top hotel Praha
Turecký dětský 38 ansámbl „KÖKLER“, (Izmir, Turecko)
34
1
3
Max Orlov2.
Panorama (Teplice), Businesshotel Berlín
Ansámbl „Neposedy“ (Oděsa, Ukrajina)
44
2
5
Anna Nikulina
Panorama (Teplice)
51
83
Mažoretky 37 rebelky DDM Děčín (ČR)
33
2
2
Demjan Hilský
---
Ansámbl 54 „Perezvony“ (Dnepropetrovsk , Ukrajina)
47
3
4
Alexej Jakuba
Panorama (Teplice)
Vzorné vokální 56 studio „Berezoňka“ (Leninogorsk, Rusko)
43
2
11
Anton Kučerenko
Panorama (Teplice)
Rhytms Dance 54 Mikzavim (Gan Yavne, Israel)
49
2
3
Anton Kvasov
3.
Hotel „Golf“ (Praha), Businesshotel Berlín
Divadlo „Razdolije“ (Salekhard, Rusko)
45
36
2
7
Jakov Lipin 4.
Panorama (Teplice), Businesshotel Berlín
Ansámbl „Šavlego“ (Tbilisi, Gruzie)
47
40
2
5
Světlana Chernenko
Sporthotel Oáza (Praha)
Zdroj: Art Europe spol. s r. o. a vlastní zpracování
84
Příloha č. 2 Dotazník pro účastníky festivalu 1. 2.
3.
Název skupiny _______________________________ Jste: □ vedoucí skupiny □ rodič/doprovázející dospěly □ účinkující Zhodnoťte prosím Váš hotel:
Město Název hotelu Velmi dobře Teplice Praha Berlín Paříž 4. Zhodnot’te prosím restaurace:
Dobře
Špatně
Velmi špatně
Město Teplice
Dobře
Špatně
Velmi špatně
Město Jméno průvodce Velmi dobře Teplice Praha Berlín Paříž 6. Zhodnot’te prosím diskotéku / raut:
Dobře
Špatně
Velmi špatně
Město Teplice (diskotéka v Panoramě / raut v Krušnohorském divadle) Praha (raut po gala-koncertu v Praze) 7. Zhodnot’te prosím koncert:
Velmi dobře
Dobře
Špatně
Velmi špatně
Koncert Velmi dobře Koncert v DK Teplice / Krušnohorském divadle Praha Gala - koncert Berlín Koncert Paříž Vystoupení v Disneylandu 8. Zhodnot’te prosím práci Vašeho delegáta:
Dobře
Špatně
Velmi špatně
Jméno delegáta
Dobře
Špatně
Velmi špatně
Název restaurace
Velmi dobře
Hotel v Teplicích Praha Hotel v Praze Berlín Paříž 5. Zhodnot’te prosím práci průvodce a prohlídky:
Město Teplice
Velmi dobře
9. Co byste zlepšil na festivalu? Co se Vám nelíbilo? Vaše přání ______________________________________________________________________________ 10. Co se Vám líbilo na festivalu? ______________________________________________________________________________ 85
