Vysoká škola ekonomická v Praze Fakulta informatiky a statistiky Vyšší odborná škola informačních služeb v Praze
Petra Roubíková
Analýza funkčnosti informačního systému firmy McDonald´s z pohledu uživatele
Bakalářská práce
2010
Prohlašuji, že jsem bakalářskou práci na téma Analýza funkčnosti informačního systému firmy McDonald´s z pohledu uživatele zpracovala samostatně a použila pouze zdrojů, které cituji a uvádím v seznamu použité literatury. V Praze dne 20.12.2010
Podpis
1 Obsah 1
Obsah ........................................................................................................................ 4
2
Anotace ..................................................................................................................... 8
3
Společnost McDonald´s ............................................................................................ 9
4
3.1
Historie společnosti McDonald´s ...................................................................... 9
3.2
McDonald´s v České republice ......................................................................... 9
3.3
Franchising ...................................................................................................... 11
3.4
Organizační struktura společnosti ................................................................... 12
3.5
Dodavatelé ...................................................................................................... 13
3.6
Logistika.......................................................................................................... 14
3.7
Produkty McDonald´s ..................................................................................... 15
3.8
Zákazníci McDonald´s .................................................................................... 16
3.9
McDonald´s a konkurence .............................................................................. 17
3.10
McDonald´s a životní prostředí....................................................................... 18
Informační systém SMS .......................................................................................... 19 4.1
Historie informačního systému ....................................................................... 19
4.2
Využití systému............................................................................................... 19
4.3
Zabezpečení systému ...................................................................................... 19
4.4
Provázání informačního systému SMS s pokladním systémem POS ............. 20
4.5
Funkce programu SMS ................................................................................... 23
4.5.1
Programování SMS ................................................................................. 23
4.5.1.1
Programování ...................................................................................... 23
4.5.1.2
Změna data a času ............................................................................... 24
4.5.2
Otevření / zavření systému ...................................................................... 24
4.5.3
Cash ......................................................................................................... 24
4.5.3.1
Denní plánovaná tržba......................................................................... 25
4.5.3.2
Hodinová plánovaná tržba................................................................... 25
4.5.3.3
Report Produkt Mix ............................................................................ 25
4.5.3.4
Hourly Sales Report ............................................................................ 26
4.5.3.5
Cash report .......................................................................................... 26
4.5.3.6
History reports..................................................................................... 26
4.5.3.7
Daily cash sheet .................................................................................. 26
4.5.3.8
Operations Report ............................................................................... 27 4
4.5.3.9
Daily sales Report ............................................................................... 27
4.5.3.10
Sales History Report ....................................................................... 27
4.5.3.11
Počítání pokladen ............................................................................ 28
4.5.3.12
Bank Depozit................................................................................... 28
4.5.4
Personál ................................................................................................... 28
4.5.4.1
Programování zaměstnance................................................................. 28
4.5.4.2
Docházka ............................................................................................. 28
4.5.4.3
Reporty ................................................................................................ 29
4.5.5
Inventura ................................................................................................. 29
4.5.5.1
Programování ...................................................................................... 29
4.5.5.2
Objednávky ......................................................................................... 29
4.5.5.3
Transfery, neplánovaná dodávka, vrácení dodávky ............................ 30
4.5.5.4
Transfer výdej ..................................................................................... 30
4.5.5.5
Transfer příjem .................................................................................... 30
4.5.5.6
Neplánovaná dodávka ......................................................................... 30
4.5.5.7
Vrácení dodávky ................................................................................. 30
4.5.5.8
Surový odpad / promo ......................................................................... 31
4.5.5.9
Tisk inventury ..................................................................................... 31
4.5.5.10
Vložení inventury ............................................................................ 31
4.5.5.11
Kontrolní report............................................................................... 32
4.5.5.12
Reporty ............................................................................................ 32
4.5.5.13
Současná spotřeba ........................................................................... 32
4.5.5.14
Měsíční spotřeba ............................................................................. 32
4.5.5.15
Variance report ................................................................................ 32
4.5.5.16
Denní karty ...................................................................................... 33
4.5.5.17
Přehled objednávek a transferů ....................................................... 33
4.5.6
McInfo / Česlog ...................................................................................... 33
4.5.7
Programy Fox Pro ................................................................................... 34
4.5.7.1
Faktury ................................................................................................ 34
4.5.7.2
Ostatní faktury..................................................................................... 35
4.5.7.3
Reporty – aktuální Food Cost ............................................................. 35
4.5.8
Central File Maintenance ........................................................................ 35
4.5.8.1
Programování CFM............................................................................. 36
4.5.8.2
Suroviny ke zrušení ............................................................................. 36 5
4.5.8.3
Převod karet ........................................................................................ 36
4.5.8.4
Zobrazení reportů ................................................................................ 37
4.5.8.5
Přepočítat teoretickou spotřebu ........................................................... 37
4.5.9
e-Production ............................................................................................ 37
4.5.9.1
Nastavení / Konfigurace...................................................................... 38
4.5.9.2
Nahrání dat na e-Production server ..................................................... 38
5
Uživatelé systému SMS .......................................................................................... 39
6
Analýza požadavků - teorie..................................................................................... 41
7
Analýza požadavků na informační systém SMS..................................................... 42 7.1
Požadavky ze strany uživatele ........................................................................ 42 Sběr a analýza požadavků ....................................................................... 42
7.1.1 7.1.1.1
Požadavek na přehlednost ................................................................... 42
7.1.1.2
Požadavek jednoduché ovladatelnosti................................................. 43
7.1.1.3
Požadavek na dostupnost .................................................................... 43
7.1.1.4
Požadavek na rychlost ......................................................................... 43
7.1.1.5
Požadavek na možnost nastavení kritérií při vyhledávání .................. 43
7.1.1.6
Požadavek na získání aktuálních dat ................................................... 43
7.1.1.7
Požadavek na zápis do databáze ......................................................... 44
7.1.1.8
Požadavek na archivaci záznamu v systému ....................................... 44
7.1.1.9
Požadavek zabezpečení systému a dat samotných .............................. 44
7.1.1.10
Požadavek na efektivní práci se systémem ..................................... 44
7.1.1.11
Požadavek na komunikaci s interními a externími subjekty ........... 45
Zaznamenání požadavků ......................................................................... 46
7.1.2 8
Analýza funkčnosti - teorie ..................................................................................... 47
9
Analýza funkčnosti informačního systému SMS .................................................... 48 9.1
Přehlednost ...................................................................................................... 48
9.2
Ovladatelnost................................................................................................... 49
9.3
Dostupnost ...................................................................................................... 50
9.4
Rychlost .......................................................................................................... 51
9.5
Kritéria pro vyhledávání informací ................................................................. 51
9.6
Aktuálnost získaných dat ................................................................................ 52
9.7
Zápis do databáze ............................................................................................ 52
9.8
Archivace záznamu ......................................................................................... 53
9.9
Bezpečnost ...................................................................................................... 54 6
9.10
Efektivnost ...................................................................................................... 54
9.11
Komunikace s interními a externími subjekty ................................................ 56
10
Zobrazení procesů v informačním systému SMS ............................................... 57
11
Závěr ................................................................................................................... 58
12
Použité zdroje ...................................................................................................... 60 Knižní zdroje ................................................................................................... 60
12.2
Elektronické zdroje – články........................................................................... 60
12.3
Elektronické zdroje – webové stránky ............................................................ 61
12.4
Elektronické zdroje – ostatní........................................................................... 61
13
12.1
Příloha č.1: Vybrané ekonomické údaje z hospodaření spol. McDonald´s ........ 63
7
2 Anotace Práce pojednává o informačním systému společnosti McDonald´s Česká republika. Cílem této práce je popsat současný stav používaného systému z pohledu aktivního uživatele, managera restaurace, a provést analýzu funkčnosti systému. Výsledkem analýzy by pak měly být návrhy na zefektivnění práce se systémem. Měla by se též potvrdit hypotéza, že systém není dokonalý, a že jsou zde příležitosti pro jeho vylepšení. První část práce je věnovaná společnosti McDonald´s jako firmě působící na tuzemském trhu v oblasti rychlého občerstvení. Nalezneme zde informace o historii i současnosti společnosti, o její organizační struktuře nebo například o jejích konkurentech. Druhá část obsahuje popis jejího informačního systému. Jsou zde podrobně vysvětleny všechny důležité funkce a reporty používané v rámci restaurace. Závěrečná část se poté zabývá vlastní analýzou funkčnosti, kde se porovnávají jednotlivé požadavky uživatele a současný stav informačního systému.
The text deals with the information system of McDonald's Czech Republic. The aim of this work is described the current state of the system in terms of active user, a manager of restaurant, and analyze of the functionality of the system. The result of analysis should be suggestions for more effective work with the system. It should also confirm the hypothesis that the system is not perfect, and that there are opportunities for improvement. The first part is devoted to McDonald's as a company operating in the domestic market in fast food field. Here we can find information about the history and present of the company, its organizational structure or for example its competitors. The second part contains a description of its information system. All the important functions and reports used in the scope of the restaurant are explained in detail. The final section deals with its own functional analysis, where user´s various requirements are compared with the current state of information system.
8
3 Společnost McDonald´s Společnost McDonald´s, která si zakládá na rychlém a kvalitním občerstvení, patří již několik let mezi celosvětové lídry v oblasti tzv. fast foodů. Základními zásadami podnikání tohoto řetězce je kvalita produktů, která začíná již u výběru surovin a jejich dodavatelů, příjemná, rychlá a ochotná obsluha, dále čistota, jež je nedílnou součástí každodenního provozu a v neposlední řadě také přiměřené ceny, které jsou konkurenceschopné ve srovnání s ostatními cenami ve stravovacích zařízení stejného či podobného typu.
3.1 Historie společnosti McDonald´s První restaurace byla otevřena v roce 1955 v Des Plaines ve státě Illinois (USA). Za jejím otevřením stál Raymond Albert Kroc, syn českého emigranta Aloise Kroce. Raymond Kroc při svých cestách po Spojených státech narazil na bratry Maca a Dica McDonaldovi a jejich restauraci s rychlým občerstvením. Efektivní provoz této restaurace ho zaujal natolik, že začal s bratry úzce spolupracovat a podporovat jejich koncept a principy. V roce 1959 se v Chicagu otevřela již stá restaurace McDonald´s a rozsáhlá expanze nebrala konců. O tři roky později odkoupil Raymond Kroc celou firmu od jejich původních majitelů za 2,7 miliónů dolarů a pustil se do budování sítě poboček restaurací tohoto typu i za hranicemi Spojených států. První restaurace McDonald´s mimo území USA se otevřely v roce 1967 a to v Kanadě a v Portoriku. Za další čtyři roky se dočkala i Evropa, resp. Německo a Nizozemí. Nevídaná expanze nově se otevíraných restaurací ani po 30 letech neztrácela na síle. Spíše naopak. Psal se rok 1987 a ve 47 zemích světa se v téměř 10.000 restaurací denně stravovalo okolo 20.000.000 zákazníků. V 90.letech se spolu s politickými změnami dostává americký fenomén i na půdu střední a východní Evropy. V tehdejším Československu se zlaté oblouky objevily na jaře roku 1992. [25]
3.2 McDonald´s v České republice Společnost
McDonald´s
Československo,
spol.
s.r.o.
byla
zapsána
do obchodního rejstříku 27.května 1991. Základní kapitál v té době činil 100.000 Kč. K prosinci roku 1999 (poslední platný údaj v obchodním rejstříku) činil tento kapitál již 1.147.891.000 Kč. 9
Současnými jednateli firmy jsou Andrea Schwerla z Německa a ing. Radek Janalík, generální ředitel společnosti McDonald´s v České, Slovenské a Maďarské republice. Společník společnost McDonald´s je Systém of the Czech republic, Inc., sídlící ve Spojených státech. „Předměty činnosti společnosti jsou tyto: -
hostinská činnost
-
výroba, obchod a služby neuvedené v přílohách 1 až 3 živnostenského zákona
-
činnost účetních poradců, vedení účetnictví, vedení daňové evidence“ [27]
Po necelém roce od zápisu do obchodního rejstříku, přesně 20.března 1992, se otevřela první restaurace McDonald´s v Praze. V témže roce se postupně otevřely ještě další dvě pražské provozovny. O rok později se počet otevřených restaurací téměř ztrojnásobil a krom Pražanů mohli hamburgery a další produkty ochutnat i obyvatelé a návštěvníci Ostravy, Brna, Liberce či Velkého Meziříčí. V tom samém roce se vzhledem k rozdělení Československa změnil oficiální název firmy na McDonald´s ČR spol. s.r.o. V průběhu působení společnosti v České republice roste počet jejích příznivců, ale i odpůrců. Navíc se na tuzemských trh dostávají konkurenční společnosti v čele s firmou KFC. I přes to všechno se společnost McDonald´s vyhoupla do čela a stala se tahounem v segmentu rychlého občerstvení. Každým rokem se otevírají nové a nové pobočky po celé republice (výjimku tvoří pouze rok 2006, kdy nebyla otevřena žádná nová provozovna). Stejně jako jinde ve světě se i u nás stal tento typ rychlého občerstvení oblíbený pro svou rychlost a cenovou dostupnost. Svědčí o tom nejeden ukazatel (viz. tabulka č.1 a příloha č.1). Za více jak 18 let působení na českém trhu je v provozu na 82 restaurací (stav k 1.9.2010) po celé České republice, což rozhodně není konečné číslo. Rostoucí tržby i počet obsloužených zákazníků dokazují, že i přes všudypřítomnou a sílící konkurenci (KFC, Burger King a další) si firma může dovolit investovat a rozšiřovat svou síť poboček. 10
A právě díky rostoucímu počtu provozoven přistoupila společnost k systému pronájmu svých poboček, k tzv.franchisingu. [25] [27]
Tabulka č.1: Ročenka McDonald´s 2008 zdroj: http://www.mcdonalds.cz/file/cs/onas/spolecnost/MCD-rocni_vysledky_2008.pdf
3.3 Franchising Franchising je moderní způsob podnikání, který se v praxi velmi osvědčuje jak firmám, které propůjčují svou obchodní známku, tak licencistům, kteří mohou pod známou a zavedenou obchodní značkou provozovat své vlastní podnikání. U společnosti McDonald´s začíná vše tím, že sama firma vybere vhodnou lokalitu, kde na vlastní náklady vybuduje novou provozovnu. Tu pak prodá franchisantovi za cca 14.000.000Kč (záleží na velikosti restaurace). Franchisant tím získá vybavení restaurace a samotnou franchisu. Tato licence se uděluje na 20 let. Franchisa umožňuje využití všech výhod (centrální nákup, know-how, marketingové kampaně, atd.), ale také zavazuje k plnění standardů společnosti (vysoká kvalita produktů, poplatky z pronájmu, procenta z obratu,...). Dalším způsobem nabytí franchisy je tzv. BFL program (Business Facilities Lease). Tento program spočívá v pronájmu vybavené restaurace franchisantovi na tři roky s možností akumulace kapitálu a opcí, za které si potom franchisant koupí vybavení provozovny. Podmínkou je vlastní kapitál ve výši minimálně 1,5 mil. – 2 mil. korun. Partnerem (franchisantem) společnosti se může stát pouze fyzická osoba, která projde náročným výběrovým řízením a následně téměř ročním tréninkem pro provoz restaurace. 11
První restaurace McDonald´s, která byla zapojena do systému franchisingu, byla předána novému majiteli, panu Karlu Sukovi, v roce 1996. K datu 1.12.2009 bylo registrováno celkem 20 franchisantů, kteří provozují dohromady 58 restaurací, což představuje 68% ze všech dosud otevřených provozoven McDonald´s. [23] [25] [31]
3.4 Organizační struktura společnosti V čele každé země, ve které se McDonald´s
generální ředitel
vyskytuje, stojí generální ředitel. V České republice zastává tuto funkci od 12.prosince 2008 ing. Radek
operation director
Janalík. Druhým
významným
postem
je
pozice
operation directora, která je zodpovědná například za
operation manager
zavádění novinek pro českou (i slovenskou) větev společnosti. Tuto funkci zastává od 1.února 2009 pan Michael Öhler. Další
pozice
zastávají
tzv.
operations
business consultant
manageři, kteří mají na starosti různé oblasti potřebné pro chod celé společnosti (např.franchising, PR, marketing a jiné).
restaurant manager
Dalším postem v organizační
struktuře je pozice business konzultanta. Každý I.asistent
z business konzultantů má na starosti několik restaurací, které nepravidelně navštěvuje a hodnotí různá kritéria provozu, které následně konzultuje
manager trainee
II.asistent
s managementem restaurace. S další funkcí se již dostáváme do samotné restaurace. Zodpovědnou osobou za chod pobočky je restaurant manager, který
floor manager
se společně se svým managerským týmem snaží o co nejvyšší úroveň poskytovaných služeb při dodržování
crew trenér
přísných standardů společnosti. Jeho pravou rukou je I.asistent, manager, který je
pověřen
vedením
restaurace
v době
jeho
nepřítomnosti.Dalším postem je pozice II.asistenta, kterou většinou zastává více osob (záleží na velikosti 12
crew obr. č. 1 organizační struktura
restaurace). Tito lidé mají za úkol, mimo jiné, efektivně vést jednotlivé oblasti restaurace (profit, personál, marketing, a další). Specifickým postem je manager trainee. Tato funkce je pro vybrané uchazeče, kteří vykazují potenciál být kvalitním managerem (asistentem) a tak prochází jakýmsi rychlokurzem po jehož úspěšném zakončení se dostávají na post II.asistenta. Floor manageři zastávají v provozu roli vedoucích jednotlivých úseků a nebo též post vedoucího směny (záleží na počtu úspěšně zakončených kurzů v rámci vzdělávání managementu). Předposledním stupínkem v organizační struktuře je pozice crew trenéra. Tito lidé zvládají s přehledem práci na všech stanovištích restaurace a navíc mají schopnost předávat své zkušenosti nově příchozím zaměstnancům. Část z nich má v sobě navíc potencionál, který jim později umožní rozšířit řady managementu restaurace. Nejníže v hierarchii, ale za to základním kamenem a nejpočetnější skupinou, jsou tzv.crew. Jsou to zaměstnanci, se kterými se nejčastěji setkáme v restauraci. Podle zkušeností a délky pracovního poměru jsou odlišeni barvou jmenovky. Zelená barva označuje nově příchozího pracovníka, modrá jmenovka označuje zaměstnance, který již prošel základním tréninkem, ale stále ještě neovládá všechna stanoviště restaurace. Žlutou barvou jmenovky jsou označeni pracovníci, kteří jsou schopni samostatné práce na všech stanovištích v restauraci (nejedná-li se o handicapovaného zaměstnance). Další barvou je červená – tou se mohou pyšnit crew, kteří dokázali, že mají navíc a dostali možnost stát se crew trenérem. Pokud v daném období
splní tzv. akční plán
(krátkodobé hodnocení práce), vymění červenou barvu jmenovky za bílou a tím povýší na post crew trenéra (bílá jmenovka). [25]
3.5 Dodavatelé Se společností McDonald´s ČR spolupracuje mnoho tuzemských ale především zahraničních firem (např. AHB Bakery – dodavatel žemlí, Coca cola a další). Každý z dodavatelů musí splňovat přísná kritéria, aby se jeho zboží mohlo dodávat do skladů tohoto řetězce rychlého občerstvení. Velký důraz je kladen především na výběr firem nabízející potraviny a to v jakékoliv formě (mražené, chlazené a ostatní). Evropské restaurace McDonald´s mají nastavený systém MAAP (McDonald´s Agricultural Assurance Programme). Jedná se o program, který poskytuje přehled nad všemi aspekty, které jsou důležité při chovu zvířat a pěstování plodin na farmách 13
dodávajících produkty pro společnost McDonald´s. Přísné předpisy programu zajišťují bezpečnost a vysokou kvalitu dodávaných produktů. Hlavní oblasti programu MAAP se zaměřují na: -
životní prostředí
-
zemědělské postupy
-
ochranu zvířat
-
zdraví zvířat
-
průhlednost chovu a pěstování
-
genetiku Díky důkladné evidenci je též možné zpětné vyhledání produktu až k jeho
původu. Další zárukou kvality a bezpečnosti produktů je zavedený systém kontroly kritických kontrolních bodů, tzv. HACCP (Hazard Analysis Critical Control Points). Tento systém je závazný jak pro dodavatele tak pro restaurace samotné. Ani tím však dozor nad dodavateli nekončí. Krom již zmíněných systémů jsou dodavatelé též pod přísným dohledem hygienických a veterinárních kontrol, kontrol nezávislých auditorských a inspekčních organizací a také pod kontrolou samotné společnosti McDonald´s. [24] [25]
3.6 Logistika Logistické služby pro McDonald´s v České republice zajišťuje kladenská firma Česlog s.r.o., dceřiná společnost Alpha Group. Její mateřská společnost Alpha Management,
sídlící
v Německu,
spolupracuje
s evropskými
provozovnami
McDonald´s již více jak 25 let a tak není divu, že pro tuzemské restaurace zajišťuje veškerou logistiku právě Česlog s.r.o. Úloha této firmy je nakoupit, skladovat a následně dovést požadované dodávky do jednotlivých restaurací po celé České republice (viz obr. č. 2). Přepravu zboží zajišťují nákladní soupravy Scania, které jsou plně přizpůsobené pro převoz dodávek všech teplotních zón (mražené, chlazené a suché zboží). Komunikace mezi jednotlivými restauracemi a firmou Česlog probíhají především pomocí informačního systému společnosti McDonald´s (více v kap. 4.5.6 McInfo / Česlog). [22] [25]
14
Sestavení objednávky
Chov zvířat
Dodavatel_1
Restaurace_1
Odeslání objednávky
Restaurace_2
Pěstování plodin Nákup zboží
Česlog
Dodavatel_2 Zpracování objednávky
Restaurace_3
Dodavatel_3
Expedice Výroba spotřebního materiálu
Restaurace_4
Obr. č. 2: Schéma SCM
3.7 Produkty McDonald´s McDonald´s nabízí širokou škálu stálých produktů, kterou navíc neustále doplňuje a inovuje. Pod touto značkou už nalezneme víc než jen typický hamburger s plátkem masa. Na své si přijdou vegetariáni díky nabídce salátů, dezertů a dalších bezmasých produktů. Díky lehce dostupným nutričním hodnotám a zveřejněným alergenům si lehce mohou vybrat i osoby, pro které jsou tyto informace z jakéhokoliv důvodu nezbytné. Stálou nabídku tvoří v současné době šestnáct sendvičů (stav k 1.10.2010). Velkou část z nich lze kombinovat do výhodných menu, které zákazníka nejen více zasytí, ale také na nich ušetří. Na své si přijdou jak milovníci hovězího masa, tak i vepřového, kuřecího a dokonce i rybího masa. Dále si zákazník může vybírat z pěti druhů zeleninových salátů, z několika druhů dezertů a samozřejmě nechybí oblíbené hranolky. Samozřejmostí jsou různé dresingy a omáčky. I sortiment nápojů má co nabídnout. Z chlazených nápojů si lze vybrat z pěti druhů sycených nápojů, dvou druhů džusů, perlivé či neperlivé vody, ale také energetického nápoje či piva. Nabídka horkých nápojů zahrnuje kromě tří druhů čajů a horké čokolády i sedm druhů kávy. 15
Stálý sortiment je doplňován ještě promo nabídkou. Tato akce nabízí většinou dva až pět odlišných sendvičů, které jsou v prodeji pouze po dobu cca 3 měsíců. Celá nabídka bývá navíc doplněna tzv. finger foodem. Finger food mívá podobu malých kousků určité potraviny (v minulosti např. krevety, malé smažené hermelíny a další). Občas se může objevit také alternativa k hranolkům (např. americké brambory). Před několika lety přišla firma s novinkou – se snídaňovou nabídkou. Tato nabídka je dostupná ve většině restaurací na území České republiky a to každé ráno do 10:30. V sortimentu nalezneme 9 produktů, které si lze zakoupit samostatně nebo ve formě menu s hranolky či dalším typickým snídaňovým produktem, tzv. hash brownem (bramborová placička). Každé menu je ještě doplněno kterýmkoliv nápojem ze standardní nabídky. Snídaňové produkty se od klasických sendvičů liší použitými surovinami. Většině vévodí vejce v různých podobách (míchaná vejce, sázená či vaječné omelety). Další typickou surovinou je žemle, tzv. anglický muffin. Příprava snídaňový produktů je náročná na stroje a zařízení a tak neumožňuje současný prodej snídaňové a standardní nabídky. V minulém roce přišla společnost s další velkou novinkou. V nových i stávajících restauracích se od července 2009 můžeme setkat s konceptem McCafé – kavárnou v rámci restaurací McDonald´s. Zde si můžeme vybrat z osmnácti druhů káv a šesti druhů čajů, které jsou odlišné od známé standardní nabídky. A jelikož k dobré kávě patří také dobrý dezert, nabízí McCafé výběr z osmnácti druhů dortů, muffinů a croissantů. [25]
3.8 Zákazníci McDonald´s Stejně jako jinde ve světě se i u nás podařilo společnosti prorazit. Americký koncept rychlého občerstvení si získal své příznivce a to v široké škále strávníků. Díky velkému výběru produktů, který zahrnuje jak masové pokrmy tak i vegetariánské produkty, si přijde na chuť snad každý. Nejpočetnější skupinou zákazníků jsou mladí lidé od 18-ti do 35-ti let. Velké popularitě se firma těší též u dětí a to hlavně díky prodeji dětského menu, tzn. Happy mealu, ve kterém na nejmenší krom jídla čeká překvapení ve formě hračky. Těmito skupinami výčet zákazníků rozhodně nekončí. Není problém mezi strávníky v restauraci najít i občany starší 35-ti let či osoby důchodového věku, které si vychutnávají oblíbenou kávu. 16
Dá se říct, že společnost McDonald´s má každému, co nabídnout, a proto je oblíbenost tohoto řetězce rychlého občerstvení tak velká a řadí ho mezi lídry v tomto segmentu nejen u nás, ale i ve světě. Samozřejmě tato forma stravování a značka samotná má též i své odpůrce. Jsou to především odpůrci globalizace, ochránci zvířat či zastánci zdravé výživy. [25]
3.9 McDonald´s a konkurence Po pádu komunismu u nás byla společnost McDonald´s jedna z prvních, která k nám přišla s konceptem rychlého občerstvení a získala si tak náskok před ostatními konkurenty. Největší konkurenční firma KFC (Kentucky Fried Chicken) přišla na tuzemský trh v roce 1994. Řetězec KFC je americká firma, která zakládá své úspěchy na prodeji kuřecího masa obalovaného v tajné směsi jedenácti druhů bylinek a koření. Koncept obou společností je hodně podobný, složení prodávaném sortimentu se již trochu liší. Zatímco společnost KFC se specializuje na prodej kuřecího masa, společnost McDonald´s má v tomto směru bohatší nabídku. Na druhou stranu milovníci kuřecího masa mají ve výběru oblíbeného řetězce nejspíše jasno. V současnosti je v provozu přes 50 restaurací KFC po celé České republice. Za těmito dvěma giganty v oblasti rychlého občerstvení stojí řada dalších, ale o poznání menších společností. Jediný, kdo by mohl v současné době ohrozit suverenitu dvou stálic je nováček na českém trhu (nikoliv však na světovém) společnost Burger King. První provozovna se u nás otevřela v Praze 25.listopadu 2008. Tato firma se specializuje na prodej velkých grilovaných hamburgerů. Stejně jako řetězec KFC je v České republice provozována polskou společností AmRest s.r.o. K dnešnímu dni (13.11.2010) je otevřeno celkem 6 poboček Burger King. Pět poboček je v Praze, šestá v Brně. Z dalších známých značek fast foodů působí v České republice např. americká síť poboček Subway Restaurants. [21] [25] [26]
17
3.10 McDonald´s a životní prostředí Stejně jako ve světě i u nás se společnost McDonald´s vydala směrem zdravějšího životního stylu a také ekologičtější a pro životní prostředí přívětivější cestou. „Hlavní cíle v této oblasti jsou: -
omezené využívání zdrojů: snižování spotřeby energie a vody, surovin, snižování objemu a hmotnosti obalů
-
efektivní využívání zdrojů: používání recyklovaných materiálů všude, kde je to vhodné
-
snižování emisí: optimalizace distribuce zboží, kontrola odpadních vod, omezování hlučnosti
-
minimalizace množství netříděných odpadů: průběžné zvyšování efektivity třídění odpadů a rozšiřování počtu tříděných frakcí vždy, když je to možné a vhodné“ [25] Samozřejmostí pro všechny restaurace je třídění odpadu (neplatí pro restaurace,
které se sami nestarají o odpadový materiál – např. restaurace umístěné v obchodních centrech). Odpad se třídí na směsný, papír, plast, kartóny, tuk a nebezpečný odpad (např. zářivky). Další oblastí, na kterou se již společnost zaměřila je používání čistících prostředků. Klasická balení, která známe ze svých domácností, vystřídaly dávkovací automaty. Ty se starají o to, aby bylo použito pouze nezbytně nutné množství čistícího prostředku. Množství polyetylénových lahví tak bylo vyměněno za 10-ti litrové koncentráty. Výsledkem bylo snížení hmotnosti plastového odpadu (o 81%), snížení odpadu přepravního materiálu - kartóny - a v neposlední řadě se snížila zátěž odpadních vod způsobené právě čistícími prostředky. Zájem firmy o životní prostředí bude v brzké budoucnosti vidět i na první pohled pouhým okem. Společnost se rozhodla pro radikální změnu – typickou červenou barvu bude postupně nahrazovat barva zelená – barva životního prostředí. [25]
18
4 Informační systém SMS 4.1 Historie informačního systému Informační systém SMS (Store Management System) je software původně navržený a vyvinutý společností McDonald´s Germany. Projekt tohoto informačního systému začal v roce 1985 a souvisel s pořízením prvního pokladního systému TEC pos1. V začátcích sloužil hlavně pro účely zjednodušeného účetnictví a pro docházku. Do roku 1988 byl informační systém SMS zaveden ve všech německých restauracích. S příchodem nového pokladního systému značky Panasonic bylo nutné přepracovat a vylepšit některé aplikace stávajícího informačního systému. Také se zde vyskytl prostor pro přidání nových funkcí. V roce 1994 byl program SMS zmezinárodněn postupně se začal používat pro všechny restaurace McDonald´s po celém světě. [29]
4.2 Využití systému Informační systém SMS je určen primárně pro management restaurací. Díky údajům z tohoto systému lze zefektivnit všechny povinností spojené s kontrolou hotovosti, zásobami a s objednáváním, s účetnictvím, se zaměstnanci a v neposlední řadě s time managementem (jednotlivé funkce jsou popsány v kapitole 4.5). V činnosti je po celý den, 365 dní v roce, a to vzhledem k vytíženosti některých restaurací (nonstop provoz). Všechny potřebné změny a aktualizace jsou tak aplikovány za provozu. Díky přístupovým právům je SMS systém uzpůsoben pro všechny posty managementu od floor managera až po vedoucího restaurace.
4.3 Zabezpečení systému Do programu se lze dostat jen přes platnou kombinaci uživatelského jména a hesla. Tři měsíce po poslední změně hesla navíc vyzve systém uživatele ke změně stávajícího hesla. Tato hláška se poté objevuje při každém přihlášení do doby, než je heslo změněno.
19
Po každé, když přihlášený zaměstnanec ukončí práci s programem, by se měl odhlásit. Pokud tak neučiní a program bude následující 3 minuty nečinný, dojde k automatickému odhlášení uživatele. Pro další práci s programem je nutné opět se přihlásit. Každý oprávněný uživatel se po úspěšném přihlášení dostane do hlavní nabídky. O tom, jak velká bude nabídka, rozhodují přístupová práva, která jsou uživateli přiřazena spolu s uživatelským jménem a heslem. Celkem je 5 úrovní přístupu z čehož floor manageři mají pouze základní nabídku (1.úroveň) a naopak vedoucí restaurací mají k dispozici o poznání více funkcí (4.úroveň). O aktualizaci a funkčnost softwaru se stará IT oddělení společnosti McDonald´s ČR, které sídlí, stejně jako celá centrála společnosti, na pražském Zličíně v Řevnické ulici. Vzhledem k tomu, že většina restaurací má otevřeno po celý rok a část z nich dokonce 24 hodin denně, probíhá aktualizace jednou za den a to vždy při otevírání tzv. nového obchodního dne (více informací v kap.4.5.2 Otevření / zavření systému). [29]
4.4 Provázání informačního systému SMS s pokladním systémem POS Všechny akce provedené v rámci pokladního systému se automaticky a okamžitě převádí do systému SMS. Platí to i pro opačný směr (obr. č.3). Pokud je do SMS systému nahrán například nový produkt, zaznamená tuto změnu i pokladní systém a dle příslušného naprogramování (poslaného z IT oddělení) se umístí na obrazovku pokladny a aktivuje v příslušný obchodní den. Pomocí pokladního systému se do SMS systému zaznamenávají kromě transakcí také události typu: -
vložení hotového odpadu (pozn. hotový odpad je takový, kde produkty, které prošly celým výrobním procesem, nebyly prodány v určeném čase)
-
zapsání produktů, které byly vydány na promo (tj. zadarmo; příkladem jsou různé šeky nebo promo kartičky pro zákazníky) [29] Pokud se vyskytne chyba nebo nějaký jiný problém s některou z pokladen,
provoz a činnost informačního systému to neovlivní. Jen některá z načtených dat problémové kasy nemusí být kompletní. Po odstranění komplikace však data znovu nahrát a nekompletní data vymazat.
20
V opačném případě (chyba ze strany systému) může být problém závažnější a je občas nutný zásah přímo IT oddělení. Takové to problémy jsou však rychle odstraněny a pokud vůbec, ovlivňují provoz restaurace minimálně. Centrála společnosti IT oddělení Restaurace pokladní systém
IS SMS
e-Production server
tiskárna POS
tiskárna PC
Kuchyň
monitor 1 e-Production
monitor 2 e-Production
monitor 3 instore
monitor 4 DT
monitor 5 instore + DT
tiskárna
Obr. č.3: Schéma provázání IS a pokladního systému v prostoru restaurace
Další dnes již nezbytnou součástí provázanosti informačního a pokladního systému jsou monitory rozmístěné na kuchyni, drivu i pokladním úseku. Monitory slouží k vylepšení komunikace a zrychlení přípravy objednaných produktů. Na kuchyni jsou monitory prezentující dva druhy informací. První informují o optimálním stavu hotových produktů (tzv. e-production, více v kapitole 4.5.10), které by měly být připraveny pro okamžitý prodej, a druhé informující o druhu a počtu prodaných produktů. Monitory určené pro instore (objednávky vytvořené v prostoru restaurace) mají informativní charakter pro pracovníky na servisovém úseku. Urychlují jim sestavování objednávky (v případě, že zaměstnanec na něco zapomene, podívá se na monitor a nemusí se vracet až k pokladně). Objednávku kompletuje jeden až dva pracovníci.
21
Na drivu mají monitory trochu odlišný význam. Na tomto úseku restaurace pracuje současně několik pracovníků (na drivově silných restaurací okolo 7-8 lidí). Všichni zainteresovaní mají svou úlohu a právě díky monitorům, na kterých se zobrazují přijaté objednávky, každý z nich ví, co má připravit pro rychlé zkompletování dané objednávky. Navíc se zde pracuje s kapesními počítači, tzv. IPAQy. Tyto mini počítače slouží k vytvoření a následnému odeslání objednávky do prostoru restaurace, kde dojde k sestavení daného požadavku (objednávky). Jejich předností je rychlost a mobilita, se kterou lze objednávky přijímat – efektivně se současně přijímají dvě objednávky na jednou, každá s jedním IPAQem. Pracovníci se s těmito počítači mohou pohybovat od jednoho auta k druhému a to je velká výhoda před statickou pokladnou. Na konci minulého roku (2009) přišla společnost s dalším prvkem, který je zapojen do informačního i pokladního systému. Pokladna, která byla určena pro přijímání objednávek na drivu, je postupně nahrazována tzv. COD platformou. V praxi to znamená, že místo osobního kontaktu s pracovníkem, který markuje objednávku, Vás u místa pro objednávání uvítá hlas pracovníka z reproduktoru (tento pracovník je během komunikace se zákazníkem v prostorách restaurace). Celý proces objednávání tak probíhá pouze přes komunikační panel. Na obrazovce tohoto panelu si lze také zkontrolovat požadovanou objednávku.
Pracovník 1 - IPAQ/COD Komunikace sestavení a odeslání objednávky
Platba Pokladník Zákazník Pracovník 3 Pracovník 4 Pracovník 2 Předání objednávky Pracovník 5 - výdej Kompletace objednávky
obr. č.4: Schéma fungování drivu
22
4.5 Funkce programu SMS Pracovat se softwarem můžeme klasicky pomocí myši a kurzoru nebo jen za pomocí klávesnice. Každá funkce má totiž přiřazené jedno určité písmenko abecedy, po jehož stisknutí se funkce aktivuje. Hlavní nabídka je dostupná na horní liště aplikace. Česká verze SMS obsahuje celkem 9 hlavních používaných funkcí: -
Programování SMS
-
Otevření/zavření systému
-
Cash
-
Personál
-
Inventura
-
McInfo/Česlog
-
Programy Fox Pro
-
CFM
-
E-production Po aktivaci jedné z hlavních funkcí se zobrazí další nabídka, která se přímo
vztahuje k vybrané funkci. Používané funkce budou postupně popsány v následujících kapitolách. [29] [30]
4.5.1 Programování SMS 4.5.1.1
Programování Tato část systému slouží pro definování nového uživatele programu, při změně
hesel a uživatelských jmen či pro změnu úrovně přístupu uživatele. Jak již bylo zmíněno výše, existuje celkem 5 úrovní přístupu: 1.úroveň – floor manager 2.úroveň – II.asistent 3.úroveň – I.asistent 4.úroveň – vedoucí restaurace 5.úroveň – nadřízený vedoucího restaurace Většinu změn může provádět pouze uživatel, který má přístupová práva na úrovni vedoucího restaurace nebo vyšší. Pouze své vlastní heslo si může změnit každý uživatel a to i s nejnižším možným přístupem. [29] [30]
23
4.5.1.2
Změna data a času Tato funkce umožňuje měnit datum a čas v samotné aplikaci, na „píchačkách“
a také v pokladním systému POS. [29] [30]
4.5.2 Otevření / zavření systému Každý den se v systému vede jako den obchodní. Po konci provozní doby (v případě restaurací, které mají otevřeno 24 hodin denně, po půlnoci) daného obchodního dne musí být systém uzavřen a znovu otevřen pro zahájení nového obchodního dne. Celý proces probíhá v několika krocích. Před uzavřením systému se musí udělat ještě několik nezbytných úkonů (inventura, kontrola docházky, atd.), které budou popsány dále. Po splnění těchto záležitostí se může přistoupit k samotnému uzavření systému. Existují dva moduly pro otevření/zavření systému. První z nich je určen pro restaurace, které mají během dne (noci) zavřeno a druhý pro provozovny, které mají otevřeno nonstop. V prvním případě dochází nejprve k uzavření obchodního dne u pokladního systému, poté u „píchaček“ a nakonec u samotného programu. Po úspěšném průběhu se začnou v opačném pořadí jednotlivé části opět otevírat (tzn. nejprve otevření nového dne u programu SMS, poté u „píchaček a poté u pokladního systému). Právě při otevírání systému dochází k aktualizaci či nahrání případných změn do systému. Druhý modul se liší v pořadí jednotlivých kroků. Začátek uzavírání je totožný s předchozím modulem. Nejprve dochází k uzavření obchodního dne u pokladního systému, poté u „píchaček“. Následuje otevření nového obchodního dne pro SMS systém, následně pro „píchačky“ a také pro pokladní systém. Až poté dochází k samotnému uzavření předcházejícího obchodního dne u SMS systému. Tento modul umožňuje rychlejší znovu spuštění pokladního systému (cca do 20minut do jeho uzavření), který je nezbytný pro prodej v restaurací s nonstop provozem. [29] [30]
4.5.3 Cash Jak již název napovídá, tato skupina funkcí má co dočinění s penězi a vším, co k nim v rámci restaurace patří.
24
4.5.3.1 Denní plánovaná tržba Tato funkce slouží k naplánování předpokládaných tržeb a transakcí pro každý den zvlášť. Výpočty se provádí pomocí historie tržeb. Příklad: Chci naplánovat tržbu na pátek 3.12.2010 – systém mi automaticky najde údaje o tržbě za několik posledních pátků (v rozmezí cca 2 měsíců zpět). Z těchto údajů si vyberu ty, které mi zachycuji nejvyrovnanější hodnoty (tj. bez výkyvů – např. kdyby byl jeden z pátků svátek, tak ho nepovažuji za relevantní). Vybrané hodnoty se zprůměrňují a výsledné číslo se stává předpokládanou denní tržbou na dotazovaný den. [29] [30] 4.5.3.2 Hodinová plánovaná tržba Plánovaná hodinová tržba se plánuje na stejném principu jako denní plánovaná tržba. Ze starších dat se vyberou pouze relevantní údaje a jejich průměrem se dojde k plánované hodinové tržbě. Podmínka je jediná – musí být už naplánovaná předpokládaná denní tržba pro daný den. [29] [30] 4.5.3.3 Report Produkt Mix Product mix report je detailní přehled o množství prodaných položek (např. sendvičů) za aktuální obchodní den. Jednotlivé položky jsou pro lepší orientaci rozděleny do několika skupin (sendviče, menu, nápoje, atd.). Na výběr máme z několika možností, odkud lze potřebná data načíst. První z nich je možnost načtení údajů ze všech pokladen používaných v restauraci. Druhá pak načtení dat z pouze jedné určité kasy. Poslední možnou volbou je pak načtení údajů z úseku drive (načtou se data pouze z pokladen napojených na úsek drivu). Po uskutečnění tohoto výběru máme ještě možnost se rozhodnout zda chceme data pouze zobrazit nebo vytisknout. Z tohoto druhu reportu nevyčteme jen již jednou zmiňovaný počet prodaných kusů dané položky, ale také její procentuální podíl v dané skupině produktů (pozn. hamburger = sendvič, skupina produktů = sendviče), dále její procentuální podíl v porovnání se všemi ostatními prodanými produkty, celkovou hodnotu (tržbu) prodané položky (počet kusů x prodejní cena položky), procentuální podíl tržby za položku v dané skupině produktů a také procentuální podíl tržby za položku vzhledem k tržbám za ostatní prodané produkty. Při zvolení volby tisku máme k dispozici navíc další data, např. kolik kusů prodaného produktu bylo prodáno s sebou a kolik bylo zkonzumováno v restauraci 25
(pozn. zaměstnanec na pokladně se při komunikaci se zákazníkem ptá, zda-li si přeje objednávku zabalit nebo jestli bude jíst v prostorách restaurace), kolik produktů bylo odepsáno jako odpad či kolik se jich prodalo na personální stravu (svačiny zaměstnanců). [29] [30] 4.5.3.4 Hourly Sales Report Tento report slouží k ověřování původně naplánované tržby a počítá případné rozdíly. Je-li rozdíl větší než v řádu stovek korun je nutno přijmout příslušná opatření. Příklad: Skutečná tržba je nižší než bylo naplánováno, ale počet zaměstnanců odpovídá naplánované tržbě -> opatření = zaměstnanec (nebo více zaměstnanců) na částečný úvazek je dle možností puštěn ze směny. Kdyby tak nebylo učiněno, vznikly by vyšší náklady na mzdy než bylo plánováno a klesla by tak profitabilita směny. Kromě údajů o tržbách najdeme v tomto reportu i údaje o počtu provedených transakcí či o výši průměrného nákupu (tržba/počet transakcí). Údaje lze načíst ze všech pokladen a nebo v případě potřeby pouze z jedné kasy. [29] [30] 4.5.3.5 Cash report Cash report slouží jako přehled o finančních výsledcích restaurace pro daný obchodní den. Obsahuje informace o hrubé i čisté tržbě, o výši daně, o počtu transakcí (rozdělení na prodej s sebou, prodej v restauraci a drive) a o průměrném nákupu. [29] [30] 4.5.3.6 History reports Ze všech doposud popsaných reportů (Product mix, Hourly Sales a Cash report) lze načíst i údaje staršího data. Jediným omezením je, že údaje lze načíst pouze pro celou restauraci (již není možnost výběrů mezi všemi pokladnami, jednou pokladnou a nebo úsekem drivu). [29] [30] 4.5.3.7 Daily cash sheet Daily cash sheet slouží především pro účely účetního oddělení centrály společnosti. Report podává informace o peněžních údajích jako je tržba nebo výše odváděné daně z celkové denní tržby. Další údaje se již týkají jednotlivých složek tržby, např. jakou část tvoří hotovost, kolik bylo přijato cizí měny, jaká je celková částka placená platebními kartami, kolik se utržilo ve stravenkách, atd. [29] [30] 26
4.5.3.8 Operations Report Operations report je přehledem nejdůležitějších dat z peněžní oblasti (cash) a z oblasti týkající se zásob. U reportu si lze zvolit ze kdy chceme data načíst (den, týden, měsíc). První část reportu je věnována penězům a údajům s nimi spojenými. V přehledu najdeme údaje o výši hrubé a čisté tržby, hodnotu naplánované hrubé tržby, počet provedených transakcí (opět rozdělených na transakce prodané s sebou a transakce prodané do restaurace) a také výši průměrného nákupu. Následují srovnávací údaje – srovnávají se data z předcházejícího roku (ze stejného dne či období). V případě, že restaurace nabízí i snídaňové produkty, jsou v tomto reportu zachyceny i tyto údaje (tržba, počet transakcí a průměrný nákup). Další část se zabývá náklady na mzdy. Nalezneme zde informace o počtu odpracovaných hodin všech zaměstnanců v daný den, produktivitu či procentuální podíl nákladů na mzdy v porovnání s tržbou. Následují údaje např. o výši odpadu (vyjádřeno i procentuálně - opět ve srovnání s tržbou), či o částce za zaměstnaneckou stravu (rozděleno na crew – 50% sleva na stravu a management – strava zdarma). [29] [30] 4.5.3.9 Daily sales Report Report obsahující měsíční výpis tržeb. U každého dne je uvedena hrubá tržba, procentuální podíl prodeje s sebou, prodeje do restaurace a podíl drivu. Následuje výše čisté tržby, výše daně, počet provedených transakcí a průměrný nákup za daný obchodní den. Kromě denního výpisu zde nalezneme i týdenní a měsíční součty jednotlivých položek. Tento druh reportu uchovává data pouze ze tří posledních měsíců (včetně aktuálního). [29] [30] 4.5.3.10 Sales History Report Další ze srovnávacích reportů. Tento srovnává čistou tržbu a počet provedených transakcí s údaji ze stejného období (měsíc) předcházejícího roku. Výsledky (nárůst, stagnace či pokles) jsou prezentovány v procentech. [29] [30]
27
4.5.3.11 Počítání pokladen Po ukončení práce na pokladně dojde k odhlášení pracovníka a načtení všech dat o transakcích a jiných událostech, které byly učiněny na dané kase v době jejího aktivního přihlášení. Tyto data se posléze vytisknou na tzv. Drawer Change report. Následuje ruční přepočítání pokladny a porovnání všech důležitých údajů z Drawer Change reportu. V ideálním případě by se spočítané hodnoty a hodnoty na reportu měly shodovat. V opačném případě to znamená, že je na kase buď více peněz (dýžka) nebo méně (manko). V každém případě jsou spočítané hodnoty zapsány do programu SMS. [29] [30] 4.5.3.12 Bank Depozit Na konci každé směny dochází k uzavření tzv. Bank Depozitu. Systém sečte položky všech vložených kas za směnu a ohlásí výsledek, který by se měl shodovat s hotovostí, kterou má mít manager k dispozici ze spočítaných kas a která bude odvedena do banky. Po odsouhlasení zobrazené částky se příslušný Bank Depozit uzavře. [29] [30]
4.5.4 Personál Pomocí
modulu
personál
se
do
systému
zavádí
nejdůležitější
data
o zaměstnancích, která jsou potřená pro správné fungování docházky (tj. jméno, věk, telefonní číslo, pracovní zařazení). 4.5.4.1 Programování zaměstnance První funkcí modulu je samotné programování zaměstnance. Vkládání těchto dat má na starosti administrativní pracovník restaurace. [29] [30] 4.5.4.2 Docházka Funkce docházka slouží primárně pro kontrolu, zda si všichni zaměstnanci správně zaznamenali příchod a odchod ze směny. Kontrolu vždy provádí každý manager na konci své směny (pozn. restaurace fungují na principu směnného provozu). Tato data jsou pak výchozími údaji pro administrativního pracovníka, který data překontroluje a následně zpracovává pro mzdové účely. [29] [30]
28
4.5.4.3 Reporty Tato část modulu slouží čistě pro oblast personálu. Lze zde najít např. odpracované hodiny u každého z pracovníků nebo třeba náklady na mzdy za určité období. [29] [30]
4.5.5 Inventura Skupina funkcí v sekci Inventura je společně s modulem Programy Fox Pro nejčastěji používána managery z oblasti profitu. V první jmenované skupině nalezneme informace týkající se surovin jako například stav zásob na skladech, kartu každé vedené suroviny či přehled dodávek. [29] [30] 4.5.5.1 Programování V této části stojí za zmínku programování dodávek. Tato funkce je velmi důležitá neboť zajišťuje, že každý den, kdy se má objednat zboží pro určitou dodávku, se pod hlavní nabídkou programu SMS objeví hláška o nutnosti sestavení a odeslání dané objednávky. Bez tohoto naprogramování by se ona hláška neobjevila a tak by se mohlo lehce stát, že by se na objednávku zapomnělo. Což by pro restaurace s malou kapacitou skladů, kde se objednávky posílají např. 4x týdně (v jeden den třeba i 3 objednávky), znamenalo nemalé komplikace. [29] [30] 4.5.5.2 Objednávky Po aktivaci funkce objednávky si vybereme, kterou objednávku chceme sestavit a objednat. Poté se před námi objeví objednávkový list, na který se zapíše požadovaná objednávka (pozn. část objednávky se sestavuje za pomoci programu SMS – viz denní karty, kapitola 4.5.6.8, zbytek se počítá v samotných skladech). Existuje i funkce automatického vypočítávání velikostí objednávek, ale v praxi se moc nevyužívá (nutnost mít každý den správně zapsanou inventuru, což není vždy 100%). Vkládání objednávek probíhá dvěma způsoby. První z nich spočívá v zobrazení všech surovin, které lze v dané dodávce objednat. K jednotlivým zobrazeným surovinám se pak jen dopíše počet, který bychom chtěli v dodávce obdržet. Výhodou je, že se nezapomene objednat některá z požadovaných surovin. Naopak nevýhodou, že se musí projít celý seznam surovin včetně těch, které nechceme objednat. Druhý způsob funguje na principech tzv. wrinů (identifikačních čísel surovin). Každá surovina má přiřazený svůj jedinečný wrin, pod kterým se vyskytuje v celém SMS sytému. Do 29
objednávkového formuláře se napíše wrin suroviny, kterou chceme objednat. Automaticky se zobrazí název příslušné položky a pak už jen stačí dopsat požadované množství. Výhoda tohoto systému je v tom, že se vkládají jen ty wriny surovin, které chceme objednat (menší časová náročnost). Nevýhoda je, že ve velkém množství položek se může některá nedopatřením přehlédnout a nezapsat. [29] [30] 4.5.5.3 Transfery, neplánovaná dodávka, vrácení dodávky Transferem se rozumí přesun zboží z jedné restaurace na druhou. Dochází k němu v případě, že některá z restaurací nevyjde se svými vlastními zásobami a tak jí nezbývá nic jiného, než si půjčit surovinu z jiné restaurace. [29] [30] 4.5.5.4 Transfer výdej Transfer výdej znamená, že některá ze surovin (nebo více surovin) byla přesunuta na jinou restauraci. Do systému se tato událost zaznamená právě přes funkci transfer výdej. Po zvolení této možnosti se zapíše wrin dané suroviny (z databáze) a transferované množství. Změna se ihned projeví v denní kartě suroviny (viz kap.4.5.6.8). [29] [30] 4.5.5.5 Transfer příjem Transfer příjem je pravým opakem transferu výdeje. Používá se v případě, že si restaurace půjčuje některou surovinu anebo se na restauraci vrací dříve půjčená surovina. Zápis této akce je stejný jako u předchozího druhu transferu. [29] [30] 4.5.5.6 Neplánovaná dodávka Tato dodávka je příjmem zboží, které nebylo z jistého důvodu možno doručit v plánované dodávce (nedostupná surovina v distribučním centru, mimořádná dodávka na přání restaurace). Opět se do systému zapisuje pomocí wrinu dodané suroviny a ihned se změna stavu zobrazí v kartě dané suroviny. [29] [30] 4.5.5.7 Vrácení dodávky Funkce Vrácení dodávky se používá v případě reklamace zboží. Poškozené zboží je vráceno zpět do distribučního centra a posléze dobropisováno. I tato událost se zapisuje do systému, resp. do karty suroviny. U všech výše popsaných pohybů zboží se při zapisování do systému zobrazuje též částka transferovaného zboží. [29] [30] 30
4.5.5.8 Surový odpad / promo Surový odpad je takový odpad, kde došlo nějakým způsobem k znehodnocení suroviny ještě před tím, než se dostala do výrobního procesu nebo byla znehodnocen v průběhu výrobního procesu (např.spálené maso, žemle spadlá na zem, atd.). Na promo se zapisují produkty, které byly vydány zákazníkovi, ale nebylo za ně placeno. Příkladem jsou promo kartičky nebo ochutnávky, především nových produktů, které jsou zákazníkům zdarma nabízeny. Zápis, resp. odpis surového odpadu i proma probíhá stejně. Aktivuje se příslušný formulář, v seznamu se vyhledá příslušná surovina a zaznamená se odepisovaný počet. [29] [30] 4.5.5.9 Tisk inventury V této funkci máme na výběr ze tří možností – tisk denní, týdenní či měsíční inventury. Výběr záleží na tom, kterou inventuru máme v plánu počítat. V denní inventuře se počítají převážně potraviny (pozn. složení seznamu inventury je individuální – každá restaurace si sama určuje jakou surovinu si dá do které inventury). Týdenní inventura automaticky obsahuje položky denní inventury a navíc ještě další, opět volitelně vybrané položky, počítané pouze jednou týdně (nejčastěji se počítá stav čistících prostředků). Měsíční inventura probíhá na konci každého měsíce. Obsahuje převážnou část všech surovin spotřebovávaných v restauracích (potraviny, čistící prostředky i papírové zboží jako jsou krabičky, obaly, atd.). Po výběru typu inventury už jen potvrdíme volbu tisku a vytiskneme si příslušný seznam surovin. [29] [30] 4.5.5.10 Vložení inventury Po aktivaci této funkce vybereme, kterou z typů inventur jsme počítali a tudíž ji chceme vložit. Objeví se nám seznam surovin totožný s vytištěnou inventurou. Poté následuje samotné vkládání spočítaných údajů. [29] [30]
31
4.5.5.11 Kontrolní report Díky kontrolnímu reportu zjistíme, zda-li jsou nějaké diference za den, ve kterém byla inventura počítána. Pokud je diference velká je to náznak toho, že něco není v pořádku. Většinou následuje přepočítání surovin(y). Chybně spočítaná surovina je nejčastější chybou při vkládání inventury. Pokud ani potom není výsledek uspokojivý, hledá se příčina jinde (např. nezapsaný transfer). Kontrolní reporty fungují i na týdenní a měsíční bázi. [29] [30] 4.5.5.12 Reporty Další skupinou reportů jsou reporty týkající se stavu zásob a jejich hodnoty v domácí měně. 4.5.5.13 Současná spotřeba Report Současná spotřeba je seznam všech surovin na restauraci, který pracuje pouze s daty z aktuálního měsíce. Můžeme zde najít informace typu - kolik dané suroviny přišlo od začátku měsíce, jestli byla součástí transferu, jaká je dosavadní měsíční spotřeba, jaká je aktuální spotřeba, jaké jsou diference a také kolik suroviny máme ještě k dispozici na skladě. [29] [30] 4.5.5.14 Měsíční spotřeba Tento report je přehledem spotřeby surovin za zvolené období (měsíc, týden, den). Rozdílem oproti výše uvedenému reportu je, že pracuje i s daty s předešlých měsíců. Navíc zde najdeme informace kolik z dané suroviny bylo prodáno, kolik odepsáno jako odpad, co bylo použito na promo či prodáno jako zaměstnanecká strava. [29] [30] 4.5.5.15 Variance report Variance report slouží k odhalování odchylek mezi spočítaným a skutečným stavem zásob. Opět zde máme volbu periody (měsíc, týden, den) a také volbu typu reportu. Můžeme si vybrat mezi reportem, který se zaměřuje na množství chybějící/přebývající suroviny (v jejích jednotkách) a nebo na částky, které představují diference jednotlivých surovin. Získané částky jsou v domácí měně. Tyto informace si můžeme buď pouze zobrazit nebo v případě potřeby nechat vytisknout. [29] [30]
32
4.5.5.16 Denní karty Každá surovina vedená v systému SMS má svou vlastní denní kartu. Tato karta obsahuje informace o dané surovině, a to ve stejné periodě jako je vedena v inventuře (tzn. surovina v denní inventuře má ve své kartě denní záznamy). Záznamy se týkají: počátečního stavu suroviny (při otevření obchodního dne), velikosti dodávky, ve které byla zvolená surovina obsažena, případného transferu, množství, které bylo zapsáno jako odpad či promo, spotřeby suroviny, její výtěžnosti, diference a částce rovnající se výši diference. Denní karty jsou jedním z hlavních zdrojů, ze kterých lze poznat hospodaření restaurace. Jednotlivé karty mohou prozradit, kde je slabá nebo naopak silná stránka oblasti profitu. [29] [30] 4.5.5.17 Přehled objednávek a transferů Tento report pracuje s databází všech pohybů zboží v rozmezí 3 měsíců (včetně aktuálního). Je zde mnoho možností, jak si zvolit kritérium pro vyhledání potřebné informace. První z nich je hledání pomocí zadaní čísla typu dodávky (pozn. každý typ dodávky má své jedinečné číslo). Výsledkem je přehled všech dodávek zvoleného typu za posledních 12 týdnů. Další možnost je určení data (nebo časového rozmezí), ve kterém chceme událost hledat. Pokud je na restauraci zavedeno, že každý pohyb zboží má své identifikační číslo, můžeme použít i tuto metodu. Stačí zadat číslo hledané události. Poslední možností je nechat si vyhledat pouze určitý druh pohybu zboží (př. dodávka, transfer, atd.). I u tohoto typu reportu existuje možnost si vyhledané informace zobrazit či vytisknout (a to buď v podobě celkové hodnoty suroviny, které se událost týkala, anebo jako celý detailní výpis pohybu zboží). [29] [30]
4.5.6 McInfo / Česlog Díky této funkci lze komunikovat s distribučním centrem ve smyslu odesílání objednávek. Ty jsou následně zpracovány a poslány zpět na restaurace v podobě dodávek (viz obr.č. 4)
33
zpracování zakázky
sestavení objednávky
pracovník distribučního centra
odeslání objednávky
manažer odeslání zpracované zakázky do skladů
dovoz zboží sestavení zakázky
řidič
skladník naložení do auta
vykládka zboží
příjem dodávky
crew uskladnění zboží
obr. č.5: Schéma fungování objednávek a dodávek
4.5.7 Programy Fox Pro Tento modul obsahuje soubor programů, které jsou nutné pro oblast profitu. 4.5.7.1 Faktury Tato sekce je databází všech faktur, které jsou obdrženy společně s dodávkami z distribučního centra v aktuálním měsíci. Po zapsání dodávky do SMS se jednotlivé částky na faktuře zapisují právě do této sekce (pozn. faktura rozdělena na část s potravinami, papírem, čistícími prostředky a další složky; na konci každé složky je souhrnný součet cen za danou skupinu produktů).
34
Dalším typem zapisovaných faktur jsou transfery mezi restauracemi, které byly jednosměrné (např. vypůjčené zboží se nevrátilo na restauraci, která ho půjčila). Jednosměrné transfery musí být schváleny oběma zainteresovanými provozovnami, tj. musí s nimi souhlasit. Zapisují se sem i dobropisy, které vydává distribuční centrum oproti reklamovanému zboží. [29] [30] 4.5.7.2 Ostatní faktury Další databáze přijatých faktur. Do této sekce se však zapisují pouze faktury, které nepocházejí z distribučního centra a nebo z jiné restaurace. Jde především o faktury vystavené servisními firmami. [29] [30] 4.5.7.3 Reporty – aktuální Food Cost Tento report prezentuje aktuální hodnoty nákladů na potraviny, papír, čistící prostředky, non product (hračky k Happy mealu). Každá restaurace má určené jak vysoké by tyto náklady měly být. Pokud jsou hodnoty na reportu vyšší musí se přijmout nápravná opatření, která do konce měsíce zajistí nápravu a dostanou ona čísla do příznivých hodnot (př.vysoké procento odpadu – opatřením může být přísnější kontrola výtěžnosti surovin – vážení pomocí zkalibrované váhy). Podmínkou správnosti údajů reportu je mít zapsané v programu Fox Pro všechny dodávky a na konci měsíce též všechny transfery. [29] [30]
4.5.8 Central File Maintenance Central File Maintenance (dále jen CFM) je ucelený systém centrální zprávy základních nastavení pokladního systému POS a systému SMS. Používá se především pro programování výrobků a surovin, pro aktualizaci kurzů cizích měn (v případě ČR se jedná o euro a americký dolar) a aktualizaci seznamu otevřených restaurací. Nové informace určené pro restaurace rozesílá pověřený pracovník IT oddělení pomocí programu CFM Server. Program, který je nainstalován v restauracích, tzv. STORECFM, tyto informace příjme a v určený obchodní den aplikuje do SMS systému. [29] [30] [31]
35
4.5.8.1 Programování CFM Programováním v CFM systému se rozumí nastavení suroviny a jejích vlastností. Po zvolení této funkce máme k dispozici okno, kde je vždy uveden wrin suroviny, její název a kolonku změna stavu. A právě stav je první věc, kterou můžeme naprogramovat. Pokud chceme, abychom se nám například nová surovina a její karta zaktivovaly, musíme nastavit tuto kolonku na aktivní. Naopak, pokud je některá ze surovin vyřazena z používání v restauraci, změníme její stav na neaktivní. Další vlastnost, kterou nastavujeme, je zařazení suroviny do inventury. Jak již bylo psáno výše, můžeme volit mezi denní, týdenní nebo měsíční inventurou. Následují údaje nahrané pomocí systému STORECFM. Jedná se o cenu balení a cenu za jednotku (cena opět v domácí měně). Na řadě je nastavení typu dodávky. Tím určíme, ve které z objednávek bude možné surovinu objednávat. Nalezneme zde také kolonku status, ve které je napsán současný stav suroviny. Ve spodní části okna jsou tlačítka pomocí kterých se pohybujeme a pracujeme se seznamem surovin (např. tlačítka Další, Předchozí, Najít – dle wrinu, Tabulka – přehled všech surovin, atd.). [29] [30] [31] 4.5.8.2 Suroviny ke zrušení Tato funkce umožňuje zobrazit či vytisknout report surovin, které již dodavatel nemá ve svém ceníku a jsou tedy určeny k vyřazení. Pokud je restaurace již nemá na skladě, je potřeba je deaktivovat. Neaktivní suroviny jsou následující kalendářní měsíc automaticky odstraněny ze systému. Pokud je surovina stále na skladě restaurace, zůstane aktivní nebo je program nastaví na status připraveno na neaktivní. Tyto suroviny jsou v systému označeny hvězdičkou (*).[29] [30] [31] 4.5.8.3 Převod karet Pokud se v receptu některého z produktů přechází na jinou surovinu, využijeme funkci Převod karet. S pomocí této funkce můžeme převést veškeré záznamy (dodávky, transfery) z jedné karty (staré) na druhou (novou). Podmínkou převodu je, že stará surovina musí být převedena v programování na neaktivní, zatímco nová surovina musí mít aktivní status. [29] [30] [31] 36
4.5.8.4 Zobrazení reportů Tato funkce zobrazí recept (složení) jednotlivých výrobků, včetně obalového materiálu. Každá položka má navíc u sebe nákladovou cenu. Ve spodní části okna jsou všechny jednotlivé ceny sečteny podle kategorií (zvlášť se počítají ceny u potravin, zvlášť u obalového materiálu, atd.) a tím získáme přehled o nákladových cenách jednotlivých produktů. [29] [30] [31] 4.5.8.5 Přepočítat teoretickou spotřebu Funkce pracující na základě Product Mix reportu, současných receptů a surovin. Aktivací této funkce dojde k přepočítání kompletní teoretické spotřeby od začátku kalendářního měsíce až po den, kdy byla tato funkce spuštěna. Dojde tak k opravám chyb způsobených nesprávným nastavení surovin či receptů v SMS systému (př. po pár dnech prodeje nové suroviny se zjistí, že surovina má jinou výtěžnost – provede se přepočet teoretické spotřeby a opraví se chybné údaje). [29] [30] [31]
4.5.9 e-Production E-Production je aplikace integrovaná do systému SMS. Nahrazuje dřívější papírovou verzi tzv. Bin Level Chartu (BLCH). BLCH byla tabulka obsahující rozpis, který uváděl, kolik a jaké produkty se mají udržovat v nahřívacích skříních (pozn. místo, kam se dávají připravené produkty k prodeji) vzhledem k předpokládané tržbě a tím měl pomáhat snižovat procento odpadu na restauracích. Sestavování BLCH bylo však časové náročné. Pověřený manager si v reportech musel vyhledat každou potřebnou surovinu, spočítat průměrnou spotřebu a zapsat do tabulky. Tento způsob byl nepružný a navíc ne moc efektivní na to, aby splnil očekávané výsledky. V roce 2008 se proto přišlo s aplikací e-production. Jejím úkolem je (stejně jako u BLCH) nastavit optimální stav hotových výrobků držených v nahřívacích skříních. Postup, který se používá na výpočty, je však čistě elektronický (elektronický výpočet, výsledky zobrazeny na monitorech) a o poznání jednodušší a rychlejší. Po aktivaci aplikace máme tři možnosti výběru. Můžeme spustit samotný konfigurátor, nahrát hodnoty z konfigurátoru a nebo ukončit aplikaci. [29] [30]
37
4.5.9.1 Nastavení / Konfigurace Zde dochází k samotnému nastavení programu za pomoci načtených dat. Jako zdroj dat slouží opět Product mix report. Nastavení probíhá následujícím způsobem: -
vybere den, pro který chceme aplikaci nastavit
-
v levém sloupci se nám objeví poslední stejné kalendářní dny (možnost až 3 měsíců zpět), z těch vybereme ty, které nám přijdou relevantní (max. 6 dní) a ze kterých se posléze budou brát data pro výpočet
-
dále vybíráme položky, které chceme mít na monitorech a pro které se budou provádět výpočty
-
vše poté uložíme
-
následuje nahrání dat na e-Production server [29] [30]
4.5.9.2 Nahrání dat na e-Production server Pomocí této funkce se nahrají nová data na monitory v kuchyni, kde podle nich pracovníci připravují hotové produkty (pozn. na monitorech je zobrazeno jméno produktu a pod ním je vypočítaný optimální počet). [29] [30]
38
5 Uživatelé systému SMS Skupina uživatelů systému je velmi rozmanitá. Kromě vyškolených IT odborníků, kteří program spravují, se uživateli systému může stát i člověk s minimální počítačovou gramotností. Vzhledem k minimálním vstupním požadavkům na uchazeče (minimální věk 15 let, ukončené základní vzdělání) se zaměstnancem společnosti může stát široké spektrum osob. O jejich dalším kariérním růstu rozhodují pouze jejich pracovní výsledky. Přesto se managerem nestane úplně každý z přijatých žadatelů. Věková hranice sice oficiálně neexistuje, ale potkat managera mladšího 18 let je spíše vzácnost. Vzdělání však roli nehraje. Na to, aby člověk mohl být členem managementu, nepotřebuje žádné školy ba dokonce ani znalost cizího jazyka není vyžadována. Vše potřebné pro práci managera se naučí na školeních a kurzech, které pořádá a organizuje sama společnost McDonald´s. V případě, že zaměstnanec má potenciál stát se managerem, je mu dána šance a absolvuje první z řady managerských kurzu, tzv. Floor Management Course (FMC). Po jeho úspěšném zakončení se stává členem managerského týmu s čím souvisí i přístup do informačního systému SMS. Na kurzu FMC dochází k prvotnímu seznámení budoucího uživatele se systémem. Program mu je představen, stejně tak jeho nejdůležitější funkce, které bude čerstvý manager potřebovat pro svou práci. Přístupová práva managera po kurzu FMC jsou sice značně omezená (vzhledem k celkovému počtu funkcí), ale i tak s ním může zaměstnanec pracovat a získat rozsáhlá data, např. v podobě reportů, nebo možnost počítání pokladen (kap. 4.5.3.11) a následně denních tržeb (Bank Depozit, kap. 4.5.3.12). Dalším managerským kurzem v pořadí je kurz Shift Management Course (SMC). Zde je hlavní náplní naučit managera správnému vedení celé směny včetně komunikace se zaměstnanci a zákazníky. Po tomto úspěšně zakončeném kurzu se managerovi rozšiřují jeho povinnosti co se týče jeho práce na směně, ale 1. úroveň přístupových práv do systému je pro něj však stále dostačující. Krom již výše zmíněných reportů, počítání pokladem a Bank depozitů se stává využívanou funkcí také funkce Docházka (kap. 4.5.4.2). Jako vedoucí směny musí zkontrolovat správnost označení časových údajů souvisící s prací zaměstnanců (všechny směny a pauzy jsou správně a kompletně odpíchnuty). 39
Effective management practices (EMP) je v pořadí třetím kurzem, který lze absolvovat. Účast na tomto druhu školení je podmíněna jmenováním managera do funkce II. asistenta, s čímž přibývá značně možnost realizace managera na restauraci a tak i jeho přístupová práva musí doznat změn v podobě 2. úrovně přístupu. Manager dostává na starosti vedení jedné z klíčových oblastí restaurace (např. profit, personál, atd.). K tomu je však nutná schopnost a možnost najít si potřebné informace z informačního systému SMS. V rámci školení managementu nabízí společnost ještě další řadu kurzů, které však již nejsou relevantní k popisu v této práci. Má nejvyšší dosažená pozice u společnosti byla pozice II. asistenta a s tím související 2.úroveň přístupu ve firemním softwaru.
Z popsaných funkcí v kap.4.5.1.1 Programování se rozdíl mezi 1. a 2. úrovní přístupových práv týká především oblasti Cash (kap.4.5.3), kde se s povýšením managera, zvýší počet možností o funkce Denní plánovaná tržba (kap.4.5.3.1) a Hodinová plánovaná tržba (kap.4.5.3.2). V programu Fox Pro (kap.4.5.7) přibývá celá skupina funkcí v podobě tzv. Měsíčního balíku, který obsahuje např. funkce pro zápis faktur (kap.4.5.7.1). Se zvětšením přístupových práv souvisí i další funkce, které jsou na 1. úrovni neaktivní, ale vzhledem k jejich minimálnímu využívání nebyly zahrnuty do této práce.
40
6 Analýza požadavků - teorie Cílem analýzy požadavků je definovat podmínky, které by měl splňovat daný objekt pro efektivní práci, která by vyhovovala potřebám uživatelů. Předpokládaným výsledkem tohoto typu analýzy je souhrn všech funkcí, které by měl zkoumaný produkt obsahovat, a které by uživatelům zprostředkovaly všechna potřebná data. Samotná analýza požadavků se dělí nejčastěji na tři části: -
sběr požadavků
-
analýza požadavků
-
zaznamenání požadavků
Sběr požadavků probíhá prostřednictvím komunikace s uživateli s cílem získat jejich požadavky na produkt. Komunikace probíhá buď s jednotlivcem metodou interview nebo skupinově s vybranou skupinou lidí např. na semináři týkajícího se řešeného systému. V obou případech je cílem získat co nejpřesnější a vyčerpávající seznam požadavků na produkt. Následná analýza požadavků by měla dopomoci k identifikování nekonkrétních požadavků, dořešení nekompletních a nejasných funkcí nebo protichůdných názorů a následně obsahovat také řešení těchto nesrovnalostí. Fází zaznamenání požadavků se rozumí dokumentování požadavků a to v různých formách (textový dokument, případy užití, specifikace procesů). „Požadavky musí být především: -
proveditelné
-
měřitelné
-
testovatelné
-
musí se vztahovat ke konkrétnímu byznys požadavku
-
musí být detailně definovány“ [28]
[1] [4] [5] [17] [19] [20]
41
7 Analýza požadavků na informační systém SMS 7.1 Požadavky ze strany uživatele Uživatelem se v mé práci rozumí manager restaurace na pozici floor manager, shift manager a II.asistent. K ostatním uživatelům (I.asistent, vedoucí restaurace, zaměstnanec IT oddělení) nemám dostatek informací a zkušeností k tomu, aby závěry z těchto úrovní použití byly relevantní. V následující kapitole 7.1.1 Sběr a analýza požadavků jsou kromě mých zkušeností a postřehů využity také náměty mých kolegů (managerů), kteří byli seznámeni s tématem a obsahem mé bakalářské práce.
7.1.1 Sběr a analýza požadavků Hlavní požadavky na informační systém ze strany uživatele systému, tj. managera restaurace, jsou: -
požadavek na přehlednost (orientace v programu)
-
požadavek jednoduché ovladatelnosti
-
dostupnost
-
rychlost, se kterou se lze dostat k hledaným datům
-
možnost nastavení kritérií při vyhledávání
-
aktuálnost získaných dat
-
možnost zápisu dat a archivace záznamů do databáze
-
zabezpečení systému a dat v něm
-
efektivnost práce se systémem
-
požadavek na elektronickou komunikaci s interními a s externími subjekty (banka, Česlog)
[9] [10][11] [13] [14] [15] 7.1.1.1 Požadavek na přehlednost Požadavkem přehlednosti se myslí snadná orientace v systému. Uživatelské rozhraní by mělo být uspořádané a přehledné, jednotlivé funkce logicky přiřazeny do příslušných skupin. Každá skupina by měla mít jasně definovaný název, aby bylo zřejmé, o jaký typ funkcí jde.
42
Vzhledem ke skutečnosti, že pro některé jedince managementu není práce s počítačem samozřejmostí (nebo znalost anglického jazyka), poslouží možnost nastavení jazyka (v našem případě češtiny) jako další žádaný požadavek na přehlednost a orientaci v informačním systému. 7.1.1.2 Požadavek jednoduché ovladatelnosti K ovladatelnosti programu by měly stačit klasické nástroje v podobě klávesnice a myši. Vítané jsou i klávesové zkratky. 7.1.1.3 Požadavek na dostupnost Vzhledem ke svižnému provozu, který na většině restaurací panuje, je požadavek na dostupnost systému nekompromisní. Část restaurací má navíc otevřeno nonstop, takže ideální dostupnost systému je 24 hodin denně, 7 dní v týdnu, 365 dní v roce. 7.1.1.4 Požadavek na rychlost Žádanou vlastností na systém je samozřejmě i rychlost, se kterou je systém schopen vyhledávat potřebná data. Údaje získávané z jednoduchých dotazů by měly být k dispozici okamžitě. Při složitějších operacích je tolerována určitá časová prodleva, ale rozhodně by neměla překročit několik sekund. 7.1.1.5 Požadavek na možnost nastavení kritérií při vyhledávání K efektivnímu a rychlému vyhledávání potřebných informací by bylo vhodné mít možnost zúžit okruh možných výsledků na minimum. Tím dosáhneme v případě, když budeme mít prostor pro zadávání určitých kritérií (např. zvolení časové období, hledání informací pouze o vybraném produktu, atd.). 7.1.1.6 Požadavek na získání aktuálních dat Vzhledem k neustálému hlídání provozních nákladů (výše odpadu, produktivita, atd.), je nutné mít k dispozici nejaktuálnější čísla po celý den. Jen tak je možné včas reagovat na jakoukoliv situaci a ihned přijmout příslušná nápravná opatření. Výstupní získaná data by měla být přehledná a kompletní dle požadavku uživatele.
43
7.1.1.7 Požadavek na zápis do databáze Při práci managera dochází k mnohým situacím, které jsou pro správné fungování restaurace podstatné a měly by tak být zaznamenány do systému. Proto je vhodné umožnit uživatelům nejen vyhledávání a čtení záznamů, ale také umožnit jim zápis nově vzniklého záznamu (př. zápis transferu) do databáze. 7.1.1.8 Požadavek na archivaci záznamu v systému Stejně tak jako zápis samotný, je důležitá též archivace záznamu. Vítaným prvkem systému je tudíž možnost zápisu do databáze. Záznam by měl být k dispozici alespoň po dobu účetního období, aby bylo možné provést například fakturaci za transfer. 7.1.1.9 Požadavek zabezpečení systému a dat samotných Abychom předešli možnému zneužití osobních dat (pozn. systém obsahuje telefonní seznam s čísly všech zaměstnanců), je kladen velký důraz i na požadavek zabezpečení systému, který by měl být chráněn před neoprávněnými přístupy. Chybět nesmí požadavek na změnu hesla. Uživatel by měl mít možnost kdykoliv si změnit své heslo a zvyšovat tak zabezpečení informačního systému. Žádané je i proškolení nových uživatelů před tím, než začnou se systémem pracovat. Nezkušený uživatel by i nechtěně mohl způsobit škody v datech, plynoucí z jeho neznalosti fungování systému a jednotlivých funkcí. Příklad: zapisování transferu – nezkušený uživatel zapíše transferovaný počet do kolonky balení namísto kolonky kusy -> vzniká rozdíl v částce transferu v řádech až tisícikorun. 7.1.1.10 Požadavek na efektivní práci se systémem Práce managera na restauraci je časově náročná a tak mezi požadavky na funkčnost systému nemůže chybět efektivita práce se systémem. Je důležité, aby veškerá hledaná data byla během chvíle k dispozici a to bez zdlouhavého hledání údajů nebo dokonce funkce, která nás k potřebným datům dovede. Vhodná by byla též možnost vytisknutí požadovaných dat nebo celé sestavy dat. Zvyšuje to mobilitu managera. Žádaným požadavkem je také to, aby se systémem mohlo na jedné restauraci pracovat více uživatelů najednou (viz požadavek na dostupnost). 44
7.1.1.11 Požadavek na komunikaci s interními a externími subjekty Co se týče interní komunikace je samozřejmostí provázanost s IT oddělením, které systém spravuje a pravidelně aktualizuje. Systém ale musí umět komunikovat i s externími subjekty. Musí být schopen zpracovat a odeslat žádost na objednávku zboží. Tato objednávka by měla dorazit ve velmi krátké době a nezměněné podobě do distribučního centra (Česlog), kde bude dle požadavku restaurace dále zpracována a následně vyexpedována zpět k žadateli v podobě dodávky. Je vhodné, aby fungovala též elektronická komunikace mezi restaurací a bankou, kam se odvádějí tržby (na většině restaurací i několik za den). Banka musí obdržet přesná čísla z každé tržby a to z každé restaurace v republice.
45
7.1.2 Zaznamenání požadavků
Přihlášení Změna hesla
Správa systému
<<extend>>
Nastavení hesla IT oddělení Nastavení jazyka Školení
Vyhledávání v systému
<<extend>> Tisk výsledku
Čtení v systému <<extend>>
Uživatel
Zápis do systému
<<extend>> <<extend>>
Oprava zápisu
Archivace záznamů <
>
Zápis do databáze
Zpracování a odeslání objednávky Distribuční centrum
Odvod tržby
Banka
Odhlášení
46
8 Analýza funkčnosti - teorie Cílem funkční analýzy je navrhnout plně funkční informační systém, který bude splňovat všechny relevantní požadavky, které jsou na systém kladeny. A to jak v otázce jednotlivých funkcí systému, tak například i v jeho uživatelském rozhraní. Funkční analýza rozebírá dodané požadavky a následně určuje, jak by měl systém fungovat (popř. hodnotí, jestli tak již zavedený informační systém funguje). Při tvorbě analýzy funkčnosti se zabýváme čtyřmi hlavními otázkami: -
S jakými vstupy bude systém pracovat?
-
K jakým účelům bude systém využíván?
-
Co všechno musí zvládnout zpracovat?
-
Co bude výstupem?
V praxi to znamená, že nás zajímá, jak informační systém získává data, popř. se kterým typem dat pracuje, jak tyto informace zpracuje, jak je archivuje, zda je může přenášet do různých aplikací nebo jiných programů a v neposlední řadě jak je zpřístupní uživateli. Po zodpovězení těchto otázek se vytvoří návrh informačního systému, který bude schopen efektivně se vypořádat se všemi požadavky na něj kladenými. V případě již nastaveného systému dojde ke zhodnocení jeho současného stavu s dodanými požadavky a v případě potřeby se navrhne nové řešení ke spokojenosti uživatelů. [1] [2] [7] [8] [16] [33]
47
9 Analýza funkčnosti informačního systému SMS Systém SMS používaný společností McDonald´s má za sebou řadu let vývoje. I přes to však nalézt v systému několik funkcí, které by mohli pracovat efektivněji vzhledem k pracovní náplni jejich uživatelů. Hodnocení funkčnosti systému a popř. návrhy na vylepšení jsou popsány v následujících kapitolách. Nejprve bych však uvedla jaká data musí informační systém SMS zpracovávat, k čemu tato data slouží a co je výstupem práce systému. Data vstupující do systému prostřednictvím uživatele jsou pouze číselného charakteru (výjimku tvoří funkce umožňující nastavení hesla). Informace textového typu jsou obsaženy převážně v databázi, do které běžný uživatel nemá právo zápisu. Vstupní data jsou dvojího druhu. Prvním typem jsou čísla, které systém získá například z pokladního systému, tedy data z jiného elektronického zdroje. Druhým typem jsou informace, které vloží do systému sám uživatel (inventura). Následuje zpracování vložených dat. K tomu nám poslouží řada funkcí (podrobně popsaných v kap.4.5). Každá z těchto funkcí je zaměřena určitým směrem a tak lze vidět jednu informaci z více úhlů pohledu. Zpracované informace jsou prezentovány výstupy v podobě číselných sestav. Obsahem těchto přehledů jsou sdělení informující především o hospodaření a profitabilitě restaurace. Podpůrně též slouží pro kontrolu docházky zaměstnanců.
9.1
Přehlednost Uživatelské rozhraní je přehledně uspořádané. Na vstupní stránce programu jsou
dvě kolonky pro zadání uživatelského jména a hesla. Kromě nich je zde také vyobrazena současná promo akce (promo akce je speciální nabídka sendvičů a finger foodu na dobu cca 2-3 měsíců). Po úspěšném zadání kombinace jména a hesla se dostáváme do hlavního menu systému. Zde jsou na horní liště vypsány názvy hlavních oblastí systému (viz kap. 4.5 Funkce systému SMS), které slouží jako úvodní rozcestník. Po rozkliknutí požadované části nám vyroluje balík funkcí logicky se vztahujících k vybrané oblasti. Názvy funkcí jsou výstižné a lze se podle nich dobře orientovat. Pod hlavní nabídkou se v případě naprogramování objednávek zobrazuje, která objednávka se má v daný obchodní den sestavit a následně odeslat do distribučního centra. 48
Ve spodní části obrazovky nalezneme informace o nočním zavření a znovu otevření systému (časy, kdy došlo k jednotlivým krokům procesu) a také, jestli vše v pořádku proběhlo. Kladem systému je český jazyk, ve kterém program komunikuje. Nevzniká tudíž jazyková bariéra a práce se systémem je snazší. Výjimku tvoří pouze jedna část programu – celá nápověda k jednotlivým funkcím, která je spustitelná z programu, je v anglickém jazyce. Uživatelé bez znalosti anglického jazyka musí v případě nutnosti požádat o pomoc zkušenějšího kolegu. Požadavek přehlednosti tedy systém SMS z větší části splňuje. Jako příležitost k vylepšení systému vidím překlad nápovědy programu do českého jazyka.
9.2 Ovladatelnost Ovladatelnost programu je jednoduchá. Program lze ovládat za pomoci klávesnice a myši počítače. Klasické klávesové zkratky známé třeba s programu Microsoft Office však nepodporuje. Za to má možnost vyhnout se používání myši díky označení všech funkcí písmenkem abecedy. Stačí stisknout příslušnou klávesu na klávesnici počítače a automaticky nám vyroluje nabídka požadované oblasti. Každá s položek je opět opatřena písmenem. Znalost funkcí, resp. jejich označení, práci viditelně urychluje. Ovladatelnost ve směru systém SMS – pokladní systém je také dobrá. Všechny potřebné změny jsou nahrány během spouštění nového obchodního dne. Okamžité změny, které by musely být ihned nahrány, se nevyskytují. Vše je s předstihem implementováno. Ani v opačném směru, pokladní systém – SMS systém, se většinou nevyskytují zádrhely. Data jsou okamžitě nahrána do systému (např. po ukončení práce na pokladně) a jsou ihned k dispozici. Občasný problém nastane v případě, že některá z pokladen přes den nepracuje tak jak by měla (např. se vyskytne chyba, deadlock). Při zavírání příslušného obchodního dne systém problém zaregistruje a odmítá den uzavřít (i přes to, že pokladna už je v pořádku). Pokud se situace nezmění ani po restartování informačního i pokladního systému, přijde na řadu telefonát na hotline techniků, kteří se na systém z venku napojí a pokusí se problém vyřešit. O poznání horší je posílání dat z pokladního systému na tiskárnu fungující přes klasický stolní počítač. Přenos dat se prodlužuje s narůstajícím objemem požadovaných 49
dat. Při této operaci je kasa, která je k tomuto úkonu používána, vyřazena z klasického provozu i na několik minut (v případě stahování dat za celý měsíc je prodleva až 10 minut). Stahování dat se nedá v jeho průběhu ukončit. V případě pokusu o ukončení tohoto kroku se doba vyřazení kasy z klasického provozu ještě prodlužuje. Po ukončení úlohy je však ihned připravena k normálnímu užití. Tomuto procesu se bohužel nelze vyhnout. Přes pokladnu je nutné tisknout reporty typu Product Mix (kap.4.5.3.3) a Cash (kap.4.5.3.5) a to na denní, týdenní a měsíční bázi. SMS systém sice tyto reporty zobrazí, ale chybí zde možnost tisku. Navíc nejsou data na nich obsažená tak přehledně uspořádána jako na výstupní sestavě načtené přes pokladnu. Po analýze této oblasti užívání by měl být uživatel převážně spokojen. Každopádně zpřehlednění dvou inkriminovaných reportů a přidání možnosti jejich vytištění ze systému by jistě nebylo na škodu.
9.3 Dostupnost Požadavek na dostupnost systému je sice nekompromisní ale nic méně vcelku splnitelný. Alespoň z pohledu SMS systému. Jediným okamžikem, kdy je dostupnost systému omezena je při zavření/otevření systému. Tento krok je však nezbytný pro správné fungování celého informačního systému společnosti. Navíc při hladkém průběhu procesu zavírání, resp.otevírání, je možné systém plně využívat cca po 30-45 minutách. V případě výskytu nějaké chyby (jak v SMS, tak v rámci POSu) se tento problém vyskytne právě v tomto kroku. Následkem je zvýšení prodlevy v možnosti používání systému o pár minut, maximálně desítek minut. Po opravě (provedené managerem nebo technikem) je systém připraven k plnému použití. Co se týče pokladního systému, má stejné omezení jako SMS systém při zavření/otevření systému. Obě tyto operace probíhají současně. Jak již bylo napsáno v předcházející kapitole, v případě zobrazování nebo tisku některého z reportů je z provozu vyřazená pokladna, na které se údaje načítají. Zbytek pokladen funguje v tu dobu bez omezení (další reporty na nich v tu dobu nelze načítat). Podstatnou vadou je skutečnost, že systém je pro uživatele dostupný pouze na jednom počítači v rámci celé restaurace. Problém vzniká ve chvíli, kdy jej potřebuje využít v jeden okamžik více uživatelů. V tu dobu je dostupnost informačního systému značně omezená. 50
Analýzu dostupnosti systému hodnotím kladně v případě, kdy s ním pracuje jeden uživatel. V situaci, kdy se systémem chce pracovat více uživatelů najednou, není tento požadavek v dané chvíli splněn. Možnost řešení je v nainstalování programu na další počítač. Samozřejmě by se musela vyřešit otázka přístupu do databáze, aby vždy mohl zapisovat pouze jeden z uživatelů. Dostupnost by se tím však značně zlepšila.
9.4 Rychlost Rychlost se kterou program zpracovává data je ve většině případě uspokojující. Odezva na požadavky je buď ihned k dispozici popřípadě zabere jen pár sekund (platí pravidlo, že čím víc informací se načítá, tím větší je časová prodleva). Výjimku tvoří načítání dat o aktuálních tržbách a jednotlivých kasách (tržba, počet zákazníků, atd.), na kterých se v dané chvíli pracuje. Prodleva se prodlužuje se stoupajícím počtem pokladen, které jsou napojeny do systému. Délka prodlevy se pohybuje do 15 sekund. Požadavek na rychlost samotného informačního systému je dle mého uvážení uspokojující.
Pokud
se
ovšem
k hodnocení
přidá
rychlost
zpracování
dat
napojeného pokladního systému, končí požadavek na rychlost horším hodnocením. Stejně jako v případě požadavku ovladatelnosti vidím možnost v úpravě problémových reportů a umožnění jejich tisku přes informační systém.
9.5
Kritéria pro vyhledávání informací V možnostech vybrat si kritéria pro vyhledání informací není moc velká
nabídka. Nejčastěji se jedná o možnost nejprve si zvolit druh reportu a následně časový údaj (den, týden, měsíc). Takže i přes řadu funkcí, které systém nabízí, není vždy výsledek hledání dle představ uživatele. Najít potřebné údaje můžeme z řady reportů, které byly popsány v kapitole 4.5.3 Cash. Pokud bychom však chtěli přesné informace jiného typu, máme smůlu. Příklad: Chceme zjistit, kolik cheeseburgerů se prodalo za minulý obchodní den. Na hlavní liště si vyhledáme funkci Cash, aktivujeme ji, dále vybereme možnost Reporty, opět ji aktivujeme a z následného výběru zvolíme Product Mix (history). Poté bude chtít funkce zadat datum, ze kterého má data načíst. Zvolíme si tedy žádané datum a potvrdíme volbu. Systém nám vyhledá data ze zadaného dne. Report však bude
51
obsahovat všechny produkty za načtený obchodní den. Tudíž se hledaný záznam stejně bude muset osobně vyhledat v reportu. Ještě větší problém nastane ve chvíli, kdybychom chtěli například vědět, kolik cheseburgerů se prodalo v aktuální obchodní den během uplynulé hodiny. K tomu, abychom dospěli k výsledku potřebujeme znát počáteční stav prodaných sendvičů na začátku hodiny, o kterou se nám jedná. Po uplynutí daných 60-ti minutách musíme zjistit koncový stav prodaných cheeseburgerů a následně odečíst počáteční stav. Pokud nebude mít zajištěn tyto údaje, nezjistíme přesný počet prodaných sendvičů za danou hodinu. Mnohé informace lze sice zjistit kombinací dvou reportů, ale vzhledem k časové náročnosti není tento způsob efektivní. Avšak v některých případech nezbytný. V tomto požadavku informační systém SMS zaostává. Má pouze omezené možnosti volby kritérií, které nejsou dostačující ve všech případech. Určitě bych přidala možnost pro výběr suroviny a volbu požadované akce (viz příklad s počtem cheesburgerů prodaných za den). V případě přidání těchto kritérií by byl výsledek pouze jednořádkový. Výsledná informace by se tak k uživateli dostala o poznání rychleji a efektivnější cestou.
9.6 Aktuálnost získaných dat Všechny události, které se provedou prostřednictvím pokladního systému nebo SMS programu, jsou k dispozici ihned nebo během několika málo vteřin (výjimkou jsou reporty tisknuté z pokladen). Nezáleží při tom na původu dat. Může jít o záznamy vložené, načtené z databáze nebo informace získané z kasy. Načtou se všechna data do doby aktivace zvolené funkce. Proto požadavek na aktuálnost dat považuji za splněný.
9.7 Zápis do databáze Možnost zápisu do databází má každý uživatel jež projde procesem autentizace (zadání uživatelského jména a hesla). Zapisovat lze data dvou různých typů. Prvním typem jsou data, o kterých by se systém bez zprostředkování uživatelem nedozvěděl. Příkladem jsou transfery. Systém si sám nedokáže zjistit, jaký druh transferu proběhl. Natož pak o jakou surovinu a v jakém množství šlo. 52
Druhým typem jsou data, o kterých systém ví (počítání pokladen, odvod tržby, zápis dodávky), ale pro správnost potřebuje kontrolu a schválení (po případě opravu) od uživatele. Všechny zápisy jsou opatřeny datem vzniku a uživatelským jménem, pod kterým byly zapsány. Dohledatelnost zapisovatele je tak velmi jednoduchá. Kromě databází s možností zápisu, existují v systému SMS také databáze, ve kterých je možné pouze číst. Jedná se například o databázi surovin (v systému prezentovaná denními kartami kap.4.5.5.16). Tyto databáze jsou zpravovány IT oddělením. Požadavku zápisu do databáze je vyhověno.
9.8 Archivace záznamu Co se týče objemu archivovaných dat v databázích je držen na poměrně malém množství. Většina ze zapisovaných informací je k dispozici na dobu 3 měsíců (zbytek informací na dobu 1 roku). Poté jsou některá z nich archivována (tržby) na vzdálené databázi a původní data z interní databáze smazána. Archivace je u některých funkcí a reportů umožněna i v papírové podobě prostřednictvím tisku. Funkce, u kterých není možnost tisku, lze dostat do papírové podoby prostřednictvím funkce print screen přes klávesnici počítače nebo složitě označit myší data, která chceme vytisknout, přenést je do textového editoru a následně vytisknout. Přenos či archivace dat pomocí externích disků a pamětí není umožněno, což je však s ohledem na bezpečnost žádoucí. Hodnocení požadavku na archivaci má své klady i zápory. Jako výhodu beru délku uchovávání dat v databázi. Je praktické pravidelně mazat záznamy, které již splnily svůj úkol a byly vypořádány (př. fakturace). Množství dat tak zůstává přehledné. Záporem zůstává omezená možnost tisku. Pro některé oblasti (např. profit) bych uvítala rozšíření možnosti papírové archivace i na další reporty.
53
9.9 Bezpečnost Co se týče zabezpečí neoprávněných vstupů do systému, zjistíme hned několik bezpečnostních prvků. První z nich je kombinace uživatelského jména a přístupového hesla. Po každých 3 měsících navíc systém nabádá uživatele ke změně hesla. Další je automatické odhlášení uživatele po 3 minutách pasivního stavu systému. Pro další práci se systémem je opět nutné správné zadání kombinace uživatelského jména a hesla. Opatřením je též prvotní školení (FMC) nových managerů, kde jim je celý program představen. Jsou jim předvedeny jednotlivé funkce a reporty, které je budou doprovázet při jejich práci. Zamezení možnosti přenosu dat ze systému (nebo do systému) za pomoci externích disků, zamezuje možnost zneužívání či zavirování programu. Požadavek na zabezpečení programu je vcelku vyhovující. Záporem splnění tohoto požadavku bývají samotní uživatelé. Část z nich nepovažuje pravidelné odhlašování za nutnou část práce s informačním systémem. I přes to, že systém uživatele po určenou dobu nečinnosti sám odhlásí, není problém v této prodlevě usednout k počítači a pracovat pod cizím uživatelským jménem.
9.10 Efektivnost Efektivní práce informačního systému SMS je jeho největší slabinou. Narazíme zde na mnoho komplikací, které práci uživateli rozhodně neusnadňují. Prvním velkým nedostatkem je možnost pracovat pouze s jedním oknem, tj. jednou funkcí. Systém neumí z používaného okna udělat dočasně okno pasivní, aktivovat okno jiné a následně se vrátit do původního okna. Pokud nastane situace, že vyvstane požadavek na jinou funkci, musíme původní okno opustit, čímž se vrátíme do hlavní nabídky, ze které můžeme pokračovat k požadovanému cíli. Příklad: Vkládáme do systému objednávku surovin. Během toho zjistíme, že jedna ze surovin má nový wrin (=jedinečný identifikátor) a pod tím starým již nejde objednat. Musíme tedy nekompletní objednávku uložit a funkci ukončit. Tím se vrátíme do hlavního menu. Zde zvolíme Program Fox Pro a vybereme možnost Programování. V nově otevřeném okně si poté vyhledáme nový wrin položky a aktivujeme ho spolu 54
s denní kartou produktu. Následuje deaktivace starého wrinu. Poté ukončíme práci s funkcí programování a vyhledáme funkci převod karet (opět v novém okně). Zde převedeme údaje se staré (teď již deaktivované) karty na novou. Uzavřeme aplikaci Fox Pro. Vracíme zpět do hlavního menu, odkud můžeme přejít do uloženého objednávkového listu. Produkt poté můžeme zapsat do objednávky a pokračovat ve vkládání dalších položek. V případě další změny wrinu musíme celý postup opakovat. Další problém je již několikrát zmiňovaný tisk. Tím, že ne všechny výsledné datové sestavy prezentované systémem mají požadovanou tiskovou strukturu, dochází k zdlouhavému přenosu dat to textových editorů a v případě potřeby k jejich následné úpravě. Možností je tisk některých dat z pokladního systému. Tato data mají požadovanou strukturu avšak tento způsob je časově náročný a navíc vyřadí z provozu pokladnu, která data načítá. Slabinou jsou též neefektivní a především irelevantní data obsahující některé reporty. Například Variance report (kap.4.5.5.15). Pokud si uživatel tento report načte, systém mu presentuje přehled jednotlivých surovin včetně množství, které dle inventury chybí nebo přebývá, a ceny jež toto množství vyčísluje. Problémem je, že se zde u některých položek vyskytne množství s plusovým znaménkem ale zápornou částkou. Pokud chce uživatel zjistit jak je to s inkriminovanou surovinou doopravdy, musí opustit report a podívat se do denní karty dané suroviny. Efektivní práce se systémem vázne i v případě, že je o využití informačního systému zájem od více uživatelů. Při současném stavu běží program pouze na jednom jediném počítači a přístup tak může být značně omezen (viz Dostupnost, kap.9.3). Vzniklá časová prodleva se rozhodně nedá označit za efektivní, pokud je k práci systém opravdu vyžadován. Další problém byl již zmiňován v kapitole Kritéria pro vyhledávání informací (kap.9.5). Vzhledem k malému počtu nastavitelných kritérií musíme v některých případech vynaložit k získání potřebných informací více úsilí a času. Proto ani tento proces nemůže být pokládán za efektivní. Jako poslední slabinu efektivní práce se systémem hodnotím zastaralost některých procesů získávání dat. Konkrétně mám na mysli počítání inventury. V současné době probíhá počítání metodou tužka a papír. Takto získaná data se následně přepisují do systému. Dnes však již existují efektivnější způsoby. Jako velmi dobrá možnost mi přijde používání kapesních scannerů fungující na bázi čárových 55
kódů. Nasbíraná data se poté z přístroje pošlou přímo do systému na další zpracování. Rozhodně tato metoda šetří čas a také předchází chybám vzniklým zdlouhavým přepisováním údajů do počítače. Požadavek
na
efektivnost
systému
není
vzhledem
k výše
zmíněným
připomínkám splněn.
9.11 Komunikace s interními a externími subjekty Elektronická komunikace v systému SMS je jednosměrná. Uživatelé na restauraci mohou poslat požadavek na objednávku do distribučního centra nebo číselné údaje o tržbách do příslušné banky, ale zpětně již komunikace nefunguje. V případě potřeby přichází na řadu telefon, e-mail nebo fax. Podobně je tomu i u komunikace s IT oddělením společnosti. Naprogramované změny jsou implementovány pomocí systému, ale pokud bychom měli nějaké připomínky či otázky směrem k IT oddělení musíme použít jiné komunikační nástroje. Komunikace mezi restauracemi prostřednictvím informačního systému není možná. Vzhledem k časté nutnosti rychlé komunikace mezi subjekty (jak interními tak externími) je využívání jiných komunikačních nástrojů vítané. Nastavená elektronická komunikace systému je tak vzhledem k jejímu využívání plně dostačující.
56
10 Zobrazení procesů v informačním systému SMS
Přihlášení
[ne]
Autentizace úspěšná?
[ano]
Zadání kritérií pro vyhledávání
[ne]
Požadovaný výsledek?
[ano]
Čtení
Zápis
Nový záznam
Oprava
[ne]
Záznam v pořádku? Databáze pro čtení [ano] Archivace
Databáze pro zápis
[ano] Tisk
Nutný tisk?
[ne] Vytištěný výsledek Nový požadavek?
[ne]
Odhlášení
57
[ano]
11 Závěr Výsledky mé analýzy funkčnosti ukázali, že i přes několikaletý vývoj informačního systému společnosti McDonald´s, existují ještě příležitosti, jak zefektivnit práci systému, potažmo i práci managementu. S neuspokojivým výsledkem ve funkční analýze oproti požadavkům ze strany uživatele skončily celkem tři požadavky. Prvním z nich je požadavek dostupnosti. Informační systém je dostupný pouze z jednoho počítače, což neodpovídá jeho uživatelské vytíženosti. Na jedné směně se současně vyskytují průměrně 2-3 manageři. Navíc zde může působit vedoucí restaurace, některý s asistentů a případně ještě manager, který sestavuje objednávku. A tak se může stát, že v jednu chvíli je na jeden počítač šest uživatelů, kteří mají různé požadavky na systém. Některým uživatelům tak můžou vzniknout časové prodlevy, které nebudou v rámci time managementu efektivně využity. Druhým nefunkčním požadavkem je možnost zadávat si kritéria při vyhledávání informací a dat. Vzhledem k velkému omezení možností by bylo jistě přínosné, naprogramovat systém tak, aby byl schopen zpracovávat větší množství kritérií, a podávat tak bližší a konkrétnější informace v kratším časovém intervalu. Největším problémem informačního systému SMS je však efektivnost jeho fungování. Analýza funkčnosti odhalila omezení, která znesnadňují efektivní práci se systémem. Mezi tato omezení patří výběr kritérií pro vyhledávání, možnosti tisku, chyby v reportech a v neposlední řadě zdlouhavost některých procesů (počítání a vkládání inventury, práce pouze s jedním oknem). Další požadavky svou funkčnost vcelku dobře splňují. Jedná se o požadavky na přehlednost, rychlost, ovladatelnost, bezpečnost a archivaci záznamů. Nesrovnalosti v požadované funkčnosti jsou buď menšího charakteru nebo nejsou zaviněny prací informačního systému SMS. V případě přehlednosti je to anglická verze nápovědy, která však přímo neovlivňuje fungování samotných systémových procesů. U rychlosti a ovladatelnosti je zádrhel na straně pokladního systému POS, který na požadované úkony potřebuje více času a prostoru než by potřeboval informační systém, kdyby se data načítala a tiskla přes něj. V případě bezpečnosti je chyba na straně uživatelů systému, jež se po skončení práce neodhlásí a umožňují tak přístup cizím osobám. Nedokonalostí u archivace je omezené množství reportů, které lze vytisknout a následně archivovat. 58
Pozitivních výsledků v analýze funkčnosti dosáhly požadavky na aktuálnost dat, možnost zápisu a elektronická komunikace s ostatními subjekty. Tím bylo dosaženo cíle této práce, která měla za úkol popsat informační systém a navrhnout řešení v případě zjištěných nedostatků. Vzhledem k tomu, že nedostatky byly opravdu nalezeny, potvrdila se i hypotéza, která byla stanovena na začátku práce. Na informačním systému SMS lze ještě pracovat a vylepšit tak jeho efektivitu, která bude mít posléze pozitivní dopad na práci jeho uživatele.
59
12 Použité zdroje 12.1 Knižní zdroje [1]
[2] [3] [4] [5] [6] [7]
BASL, Josef, BLAŽÍČEK, Roman. Podnikové informační systémy: podnik v informační společnosti. 2., výr. přeprac. a rozš. vyd. Praha : Grada, 2008. 283 s. ISBN 978-80-247-2279-5 BÉBR, Richard. Manažerské informační systémy 1., Externí zdroje informací. Praha : VŠE, 1998. 62 s. ISBN 80-7079-885-8 COCBURN, Alistair. Use Cases: Jak efektivně modelovat aplikace. Brno: CP Books, 2005, 262 s., ISBN 80-251-0721-3 KRÁL, Jaroslav. Informační systémy: Specifikace, realizace, provoz. Veletiny: Science, 1998. 358 s. ISBN 80-86083-00-4 MOLNÁR, Zdeněk. Podnikové informační systémy. Vyd. 2.přeprac. Praha: ČVUT, 2009. 195s. ISBN 978-80-01-04380-6 MOLNÁR, Zdeněk. Automatizované informační systémy. Praha: ČVUT, 2000. 126s. ISBN 80-01-02269-2 PAVELKA, František. Systémová analýza. Brno: Editační středisko Vysokého učení technického, 1989. 142s.
12.2 Elektronické zdroje – články [8]
[9]
[10]
[11]
[12]
[13]
[14]
DUŠKOVÁ, Hana. Neutopte se v moři dat. IT Systems [online]. 2009, 6/2009 [cit.1.10.2010]. Dostupný z: http://www.systemonline.cz/business-intelligence/neutopte-se-v-mori-dat.htm ERBEN, Lukáš, WAILGUM, Thomas. ERP: Důležitější, než kdy dřív (1). CIO Business World [online]. 2008, 27.11.2008 [cit.22.09.2010]. Dostupný z: http://businessworld.cz/erp-bi-bpm/erp-dulezitejsi-nez-kdy-driv-1429 ERBEN, Lukáš, WAILGUM, Thomas. ERP: Důležitější, než kdy dřív (2). CIO Business World [online]. 2008, 27.11.2008 [cit.22.09.2010]. Dostupný z: http://businessworld.cz/erp-bi-bpm/erp-dulezitejsi-nez-kdy-driv-1429-p1592 KHUDHUR, Patrik. Příznaky, které identifikují špatnou práci s klíčovými podnikovými informacemi. CIO Business World [online]. 2009, 03.09.2009 [cit.30.09.2010]. Dostupný z: http://businessworld.cz/podnikove-is/priznaky-ktere-identifikuji-spatnou-praci-sklicovymi-podnikovymi-informacemi-5012 KINDER, Andrew. Řízení rizik dodavatelského řetezce minimalizuje ztráty. IT Systems [online]. 2009, 9/2009 [cit.15.11.2010]. Dostupné z: http://www.systemonline.cz/aps-scm/rizeni-rizik-dodavatelskeho-retezceminimalizuje-ztraty.htm KNOR, Aleš. Informační systémy pro potravinářství. IT Systems [online]. 2007, 1-2/2007 [cit.1.10.2010]. Dostupný z: http://www.systemonline.cz/erp/informacni-systemy-pro-potravinarstvi.htm PITTNER, Kamil. ERP dá podniku srdce (1). CIO Business World [online]. 2007, 2.7.2007 [cit.21.09.2010]. Dostupný z: http://businessworld.cz/erp-bi-bpm/erp-da-podniku-srdce-2889 60
[15]
[16]
[17] [18]
[19] [20]
PITTNER, Kamil. ERP dá podniku srdce (2). CIO Business World [online]. 2007, 2.7.2007 [cit.21.09.2010]. Dostupný z: http://businessworld.cz/erp-bi-bpm/erp-da-podniku-srdce-2889-p3092 ŘÍHA, Miroslav. Elektronický oběh dokumentů v ERP systému. IT Systems [online]. 2009, 9/2009 [cit.1.10.2010]. Dostupný z: http://www.systemonline.cz/erp/elektronicky-obeh-dokumentu-v-erpsystemu.htm SKŘIVAN, Jaromír. Jak dělat web? Interval.cz [online].2004 [cit.1.12.2010]. Dostupné z: http://interval.cz/clanky/jak-delat-web/ STEIN, René.S. Návrh aplikací v UML – začínáme s případy užití. Interval.cz [online].2004 [cit.11.11.2010] Dostupné z: http://interval.cz/clanky/navrh-aplikaci-v-jazyce-uml-zaciname-s-pripady-uziti/ ŠLESINGER, Pavel. Trendy v ERP. Brno: CCB, spol. s.r.o., 2009 [cit.1.10.2010]. Dostupný z: http://www.erpforum.cz/erp-trendy-14.html ZELENKA, Petr. WebML – proces vývoje webové aplikace (specifikace požadavků). Interval.cz [online].2004 [cit.1.12.2010]. Dostupný z: http://interval.cz/clanky/webml-proces-vyvoje-webove-aplikace-specifikacepozadavku/
12.3 Elektronické zdroje – webové stránky [21] [22] [23] [24]
[25] [26]
Burger King Česká republika [web site]. [cit.22.11.2010] Dostupné z: http://www.restauraceburgerking.cz/main Česlog s.r.o. [web site]. [cit.22.11.2010] http://www.ceslog.cz/ Franchising: Česká asociace franchisingu [web site]. [cit. 2.11.2010] Dostupné z: http://www.czech-franchise.cz/ MAAP program společnosti McDonald´s [web site]. [cit.1.12.2010] Dostupné z: http://www.mcdonalds.ie/our-food/suppliers/maap.aspx McDonald´s Česká republika [web site]. [cit.12.10.2010] Dostupné z: http://www.mcdonalds.cz KFC Česká republika [web site]. [cit.22.11.2010] Dostupné z: http://www.kfc.cz/
[27] [28]
Oficiální server českého soudnictví [web site]. [cit.15.11.2010] Dostupné z: http://portal.justice.cz/justice2/uvod/uvod.aspx Wikipedie – otevřená encyklopedie [web site]. [cit.10.12.2010] Dostupné z: http://cs.wikipedia.org/wiki/Hlavn%C3%AD_strana
12.4 Elektronické zdroje – ostatní [29] [30] [31] [32]
Elektronický manuál k podnikovému informačnímu systému SMS [CD-ROM] Informační systém SMS Intranet společnosti McDonald´s Příručka pro psaní bakalářské práce na Katedře systémové analýzy Vysoké školy ekonomické v Praze. Verze 1.01. Praha : Vysoká škola ekonomická, 2007. 15 s. Dostupné z: http://ksa.vse.cz/prirucka-pro-zpracovani-bpdp/ 61
[33]
Systems engineering fundamentals [online]. Virginia: Supplementary Text Prepared By The Defense Acquisition University Press Fort Belvoir, 2001 [cit.10.12.2010] Dostupné z: http://www.dau.mil/pubscats/PubsCats/SEFGuide%2001-01.pdf
62
13 Příloha č.1: Vybrané ekonomické údaje z hospodaření spol. McDonald´s Uvedená čísla jsou hospodářské výsledky z let 2007-2008. Zahrnují pouze výsledky restaurací, které nejsou provozovány licencisty. Rok
Tržba za hostinskou činnost
Počet zaměstnanců
Počet restaurací
2008
1 367 500 000
1 152
27
2007
1 257 355 000
1 102
28
zdroj: www.justice.cz
Rozvaha 2008 Dlouhodobý majetek Oběžný majetek Ostatní aktiva AKTIVA CELKEM
1 451 775
1 374 006
158 044
131 110
30 592
32 010
1 640 411
1 537 126
2008 Vlastní kapitál Cizí zdroje Ostatní pasiva PASIVA CELKEM
2007
2007
1 236 047
1 158 229
402 308
376 298
2 056
2.599
1 640 411
1 537 125
zdroj: www.justice.cz
Výkaz zisků a ztrát (zkrácený) 2008
2007
Tržby za prodej zboží
45 896
1 569
Náklady vynaložené na prodané zboží
45 896
1 569
Přidaná hodnota
623 504
534 004
Provozní hospodářský výsledek
105 384
33 215
Finanční hospodářský výsledek
-3 029
3 816
Hospodářský výsledek za běžnou činnost
77 817
36 493
Hospodářský výsledek za účetní období
77 817
36 493
zdroj: www.mcdonalds.cz
63
