Analytics & Dashboarding Jos Madlener MSc MIM en Gerrit Duits MSc CPC Dashboards met visualisaties van data hebben een bepalende rol gekregen in het distribueren en demonstreren van informatie binnen organisaties. Hiermee krijgen controllers, kwaliteitsadviseurs en andere data-analisten sneller inzicht in de eigen data, met beperkte afhankelijkheid van de IT-afdeling. Dit artikel beschrijft de toegevoegde waarde van interactieve en visuele dashboards in het data-analyseproces en de stappen om te komen tot het gewenste resultaat: een analyse- en rapportageomgeving gericht op de inhoudelijke analyse van informatie en het versterken van het besluitvormingsproces. J.J. Madlener MSc MIM G.C. Duits MSc CPC
Inleiding We verdrinken in een zee aan informatie. Het aanbod aan data is een kans voor professionals die veel met data wer ken, zoals controllers, beleidsmedewerkers, marketeers of kwaliteitscontroleurs. Maar het grote aanbod aan data is ook een valkuil. In de praktijk zien wij dat data-analisten het nog nooit zo druk gehad hebben. Organisaties worste len met het presenteren van een accuraat beeld op basis van de beschikbare data. Zij hebben vaak wel geïnvesteerd in de opslag van data in bronsystemen, maar niet altijd voldoende geïnvesteerd in de aanschaf en implementatie van analytics-en-dashboardingsystemen. De uitdaging ligt dit decennium in het succesvol benutten van de beschik bare gegevens en Big Data door het gebruik van data en analytics ([Toon14]). Binnen grote organisaties zien we dat de introductie van ERP-systemen en andere workflow ondersteunende sys temen voor een exponentiële toename van opgeslagen en analyseerbare data heeft gezorgd. Nog nooit hadden men sen en organisaties zoveel data beschikbaar over de werk processen om te verwerken en uit te leren. In 2010 kwam niet alleen de term Big Data op, maar in datzelfde jaar kwam tevens de term infobesitas naar voren: ‘de ziekelijke
Compact_ 2014 2
is adviseur bij KPMG Advisory N.V.
is adviseur bij M&I Partners
[email protected]
[email protected]
drang naar een overvloed van informatie’ ([Trou10]). Wan neer is veel, te veel? En hoe halen wij kracht en inzicht uit de beschikbare data, in plaats van ons daardoor te laten verstrikken? De investeringen in informatie creërende transactiesyste men zijn harder gegaan dan de aandacht en investeringen voor informatieanalysesystemen, zoals analyse- en rappor tagesystemen. Organisaties moeten zich bewegen van het proces van ‘informatiecreatie’ naar ‘informatieanalyse’. Deze verschuiving in focus is niet alleen relevant voor controllers, maar voor de brede groep van professionals die op basis van data analyse de besluitvorming verbeteren en hierdoor beter actie kunnen ondernemen.
De verschuiving van informatiecreatie naar informatieanalyse In de praktijk zien wij dat organisaties vaak te veel tijd nodig hebben voor het creëren van informatie en dat ook het analyseren van de informatie tijdsintensief is. Hier door blijft er weinig tijd over voor het trekken van de juiste conclusie en om de juiste actie te ondernemen.
31
Organisaties moeten zich bewegen van het proces van informatiecreatie naar informatieanalyse Om de verschuiving van informatiecreatie naar infor matieanalyse te kunnen bewerkstelligen, zien wij vanuit onze ervaringen twee maatregelen die daarbij helpen: 1. Gebruik een selfservice dashboardingomgeving. 2. Gebruik interactieve dashboards met meer ruimte voor datavisualisatie, in plaats van statische rapportages. Wij zien vanuit diezelfde ervaring ook twee noodzakelijke voorwaarden om die maatregelen te kunnen realiseren: 3. Maak een strategisch (her)ontwerp van de informatie behoefte. 4. Gebruik voor het implementatieproces van het dash board een agile projectaanpak. De vier aanbevelingen integreren wij in de KPMG 5D-aan pak voor implementaties van analytics-en-dashboarding projecten. Het strategische (her)ontwerp van de informatievoorzie ning komt terug in de Define-stap. De omschrijving van de selfserviceomgeving en de interactieve dashboards komen terug in de Design-stap. Een agile ontwikkelingsmodel zorgt voor een cyclisch Develop en Deploy-proces.
Strategisch (her)ontwerp van de informatiebehoefte In het strategisch (her)ontwerp van de informatiebehoefte worden de strategische doelen van een werkproces cen
traal gesteld. Vanuit dat doel wordt omschreven welke informatie nodig is vanuit het werkproces. De informa tiebehoefte wordt meestal uitgedrukt in een set van KPI’s en onderliggende dataelementen. Naar aanleiding van die gespecificeerde behoefte kan de koppeling gemaakt wor den naar de verschillende beschikbare databronnen. Dit laatste lijkt een triviale stap, maar in de praktijk gaat dit vaak niet goed. Vanuit het IT-domein bestaat de neiging om niet vanuit de informatiebehoefte maar juist vanuit het aanbod van beschikbare data te denken. Er wordt dan van uitgegaan dat alle data relevant is en dat alle relevante vragen vanuit de beschikbare data beantwoord kunnen worden. De aanpak vanuit de bestaande data leidt tot blinde vlekken waar data ontbreekt, en kan tegelijkertijd zorgen voor een overvloed aan irrelevante informatie.
Selfservice dashboarding Traditionele analyse- en rapportagesystemen hebben de neiging om de relevante vragen van gisteren te beantwoor den, maar zijn niet in staat om goed om te gaan met de vragen die morgen pas ontstaan. Een traditioneel informa tiesysteem levert rapportages met antwoorden op vooraf vastgestelde vragen (‘hoeveel hebben we deze maand verkocht, aan wie, en tegen welke marge?’). De focus moet verschuiven van vooraf gedefinieerde vragen naar de gebruiker- en actiegerichte analyse. Een vooraf gedefini eerde vraag kan beantwoord worden met een tabel in een spreadsheet. Maar een tabel kan vervolgvragen oproepen, waarvan de antwoorden niet in de tabel staan.
Business
Projectfase Doelstelling
Mogelijke deelproducten
Determine Bepaal scope en doelstellingen
• Project Scope • Beslissingen over
hoeveelheid licenties, rapportages, dashboards
Techniek
Define Stel verbeterpunten vast aan het huidige managementinformatiesysteem
Analytics & Dashboarding
Stel het ontwerp op hoofdlijnen en het implementatieplan op
• Plan van aanpak • High level ontwerp• Meet- en rapportage- document met data-ontsluiting waarden (KPI) (to-be) • Verbeterplan (to-be situatie) • Implementatie Plan • Acceptatiecriteria • Test Plan
Figuur 1. Analytics-en-dashboarding-implementatiecyclus.
32
Design
Develop
Ontwikkel en test dataontsluiting en dashboards
Agile
Deploy
Zet het systeem live en geef alle gebruikers toegang
• Werkende • Documentatie dashboardsystemen • Training en validatie sessies • Testrapport o.b.v. acceptatiecriteria • Hand-over naar beheerorganisatie • Low level ontwerp
Een selfservice dashboard biedt voldoende interactiviteit om eindgebruikers in staat te stellen om zelf te bepalen hoe ze de informatie analyseren. Ten slotte zijn zij de experts op hun eigen data. Dit voorkomt dat eindgebrui kers voor elke uitbreiding van een rapport in hoge mate afhankelijk zijn van IT om nieuwe functionele wensen of datatoevoegingen te verwerken, en weken moeten wach ten tot het wijzigingsproces is afgerond.
Verantwoordelijkheden business
• Data inhoudelijk valideren en acteren bij kwaliteitsproblemen • Standaardrapportages door IT laten onderhouden om deze continu beschikbaar te houden • Drilldowns en detailanalyses benutten op de standaardrapportages • Nieuwe analyses opstellen en (door)onwikkelen • Eigenaar zijn van de informatiebehoefte, niet vanuit aanbod redeneren
Verantwoordelijkheden IT
• Data ‘creatie’: dataplatform beheren, bijvoorbeeld via het datawarehouse • Data uit verschillende bronnen ontsluiten, en de koppeling technisch valideren • Analyseapplicaties beschikbaar stellen • Voorzien in standaardrapportages
Mobile dashboarding (tablet en smartphone) brengt het selfserviceconcept naar een hoger niveau door informatie beschikbaar te maken voor eindgebruikers ongeacht waar ze zich bevinden. Naast dat selfservice dashboarding gebruiksgemak en flexibiliteit brengt, brengt het ook een verschuiving teweeg van verantwoordelijkheden binnen het analyse- en rapportageproces tussen business en IT. Van de businesseindgebruikers wordt verwacht dat zij een actieve rol nemen in het analyseren en rapporteren van data, maar vooral dat zij acteren op de informatie die beschikbaar komt. De verantwoordelijkheid van IT ligt op het bieden van het fundament voor informatieanalyse. Data moet op een gecontroleerde manier verzameld, geaggregeerd en gedistribueerd worden. Daarnaast dient IT de applicaties beschikbaar te stellen om de data te kunnen analyseren. Figuur 2 toont een visuele weergave in onderscheid van de verantwoordelijkheden.
Agile dashboardontwikkeling Dashboardimplementaties lenen zich goed voor een flexibel, agile, ontwikkelingsmodel in vergelijking met de traditionele watervalaanpak. De watervalaanpak begint met één ontwerpfase van een aantal weken en eindigt met een één ontwikkelfase van een aantal maanden. Bij het gebruik van een traditionele watervalaanpak worden deze projecten zelden op tijd of binnen budget opgeleverd. De informatiebehoefte van een organisatie is niet constant en verandert regelmatig op basis van bijvoorbeeld markt- en productontwikkelingen. Daarnaast creëert een antwoord op een vraag vaak meerdere nieuwe vragen, hetgeen leidt tot nieuwe informatiebehoefte. Binnen de agile aanpak staat de begrenzing in de tijd centraal, en wordt gekeken wat realistisch en wenselijk is om op door te ontwikkelen. Er wordt hierbij gewerkt met korte ontwikkeliteraties (twee tot vier weken), welke resulteren in een werkend product. De resultaten van een ontwikkeliteratie kunnen worden beoordeeld met de klant en de richting van het project kan opnieuw worden uitgelijnd of anders ingericht op basis van ver anderende behoeften en prioriteiten.
Compact_ 2014 2
Figuur 2. Verantwoordelijkheden business en IT in analytics en dashboarding.
Agile ontwikkelen is in de praktijk soms ingewikkelder dan het lijkt. Succesvolle agile ontwikkeling staat of valt met de inzet van de juiste personen. De agile methodiek zet de business-eindgebruiker centraal en benoemt die gene ook tot de eigenaar van het te ontwikkelen product. De producteigenaar moet richting geven aan het ontwerp, de prioriteiten en beoordelen of het product aan de accepta tiecriteria voldoet. De data-analist is vanuit zijn rol vaak de geschikte persoon om producteigenaar te zijn. Echter, de rol van producteigenaar kost veel tijd en aandacht en dat komen deze mensen vaak juist tekort. Het alternatief is om iemand anders in de rol van eigenaar te zetten, maar die heeft vaak niet de inhoudelijke kennis om het proces van de juiste input en feedback te kunnen voorzien. Wij zien regelmatig dat de werkdruk en het stressniveau al hoog zijn, zodat het erg lastig wordt om de juiste personen vrij te maken voor een innovatietraject. Deze vicieuze cir kel kan alleen doorbroken worden door duidelijke priori teiten te stellen, taken tijdelijk stop te zetten, capaciteit uit te breiden voor delegeerbare taken. Dit kan dus niet slagen zonder steun vanuit het management.
Traditionele analyse- en rapportagesystemen hebben de neiging om de relevante vragen van gisteren te beantwoorden De waarde van data
33
Figuur 3. Mortaliteitscijfers van soldaten per doodsoorzaak, door Nightingale ([Smal98]).
Interactieve dashboards en data visualisaties Een afbeelding zegt vaak meer dan woorden. Helaas richten veel organisaties zich nog op het creëren van lange managementrapportages, bestaande uit honderden woorden plus tabellen met duizenden datapunten in de bijlagen. De meerwaarde van data visualisatie is al in de negentiende eeuw aangetoond door de grondlegger van dit vakgebied: de Engelse verpleegkundige en statisticus Florence Nightingale ([Smal98]). Nightingale is beroemd geworden om haar visie en hervormingen in de gezond heidszorg in het Engelse leger, en daaropvolgend in de hele maatschappij. Nightingale gebruikte als één van de eer sten grafieken om bijvoorbeeld sterftecijfers uit te beelden, in plaats van alleen woorden en tabellen. Haar stelling was dat te veel soldaten niet aan oorlogsverwondingen over leden, maar door ziekte. Door haar evaluatierapporten en voorstellen van grafieken te voorzien werd de boodschap indringender en is het haar gelukt om de militaire top haar voorstellen over de meer hygiënische omgang met gewonde soldaten en de leefomstandigheden in de barak ken over te laten nemen. Deze visualisaties gaven de boodschap extra kracht, en hielpen Nightingale om vanuit haar moeilijke positie als vrouw in een mannenwereld toch haar boodschap overtuigend over te brengen. Visualisaties spelen ook nu een belangrijke rol in het distribueren en demonstreren van informatie welke met platte tabellen niet inzichtelijk
34
Analytics & Dashboarding
gemaakt kan worden, en het herkennen van patronen. Met behulp van nieuwe technieken, dynamische en interac tieve dashboards, helpen visualisaties in het identificeren van bruikbare inzichten. Een interactief en visueel dashboard biedt de mogelijkheid om direct selecties toe te passen op de beschikbare dataset en om informatie verder uit te diepen. Neem als voorbeeld een verkooptrend over de afgelopen vijf jaar. Door het selecteren van een specifieke productgroep, verkoper of andere dimensie beschikbaar in het datamodel kunnen direct de resultaten van een dashboard over de geselec teerde dimensie getoond worden. Om de informatie te verdiepen kan er gekeken worden naar een seizoenstrend. Hiervoor dient de verkooptrend niet over jaren getoond te worden, maar over maanden. Door het verdiepen op de jaren in de trendgrafiek komen we tot het gewenste detail niveau van de informatie. Het ontwerpen van een goed dashboard is complex. Bij een slecht ontwerp is het mogelijk om nietszeggende dash boards te ontwikkelen met misleidende inzichten, die niet bijdragen aan het verbeteren van de besluitvorming en uiteindelijke prestaties van de organisatie. Bij het ontwik kelen van analytics en dashboards zijn de volgende punten van belang voor het behalen van succes:
•• Gebruik heldere en afgestemde meet- en rapportage waarden.
Maak dashboards actiegericht en specifiek •• Gebruik een gelaagde opbouw van je dashboardingap plicatie, waarbij je eerst een datarepository opbouwt die al je benodigde brondata omvat. •• Begrijp de databronnen, inclusief de relatie tussen de bronnen. •• Voer controles op datakwaliteit uit. •• Ontwikkel een user interface en rapportages die pas sen bij het niveau van de eindgebruikers. Informatie moet begrijpbaar zijn voor alle gebruikers. •• Maak dashboards actiegericht en specifiek (bijvoor beeld per markt, sector of werkproces).
ces. Dashboards zijn flexibel, dynamisch, kunnen overal worden benaderd en hebben een hoog gehalte van interac tiviteit voor de eindgebruiker. Met deze moderne aanpak dient IT de eindgebruikers in staat te stellen zelf hun data te analyseren. IT en de busi ness zullen flexibel samenwerken via de dashboardimple mentatiecyclus en agile ontwikkelmethode, waarbij IT de tools en data beschikbaar stelt om data te analyseren en de business-eindgebruiker meer tijd kan besteden aan het trekken van de juiste conclusie, en op basis daarvan de juiste actie kan ondernemen. En deze laatste stap is juist de stap waarmee daadwerkelijk toegevoegde waarde voor een organisatie wordt gecreëerd.
Conclusie In het beantwoorden van de managementinformatiebe hoefte dient de focus zich te verleggen van informatiecre atie naar informatieanalyse. In de traditionele aanpak wordt te veel tijd besteed aan informatiecreatie, en dat leidt niet tot het optimale resultaat: de inhoudelijke analyse van informatie en het versterken van het besluitvormings proces.
Average Margin
Year
Total Sales
Number of orders
[Smal98] Hugh Small, Florence Nightingale: Avenging Angel, 1998.
Chart
2007 2010 2008 2011 2009 2012
€ 1,153,955
16.27%
Literatuur
J.J. Madlener MSc MIM is als adviseur werkzaam bij KPMG Advisory N.V. en houdt zich onder meer bezig met Business Intelligence-vraagstukken. Hij heeft ervaring opgedaan met een breed scala aan data-analyse- en dashboardingopdrachten. Hij is gecertificeerd QlikView-ontwikkelaar en heeft ruime ervaring in het ontwikkelen van analyse- en rapportageomgevingen. G.C. Duits MSc CPC was tijdens de totstandkoming van dit arti kel werkzaam als adviseur bij KPMG Advisory N.V. en werkt nu bij M&I Partners, op het snijvlak van Business Intelligence en de publieke sector. Hij is gecertificeerd QlikView-ontwikkelaar, en helpt organisaties om meer waarde uit de eigen data te halen, door mooiere, inzichtvolle en beter opgezette managementrap portages en dashboards op te stellen.
Dashboards, met behulp van visualisaties, gaan een belangrijke rol spelen in het distribueren en demonstreren van inzichten in een bruikbare manier voor alle typen gebruikers ter ondersteuning van het besluitvormingspro
Period
Over de auteurs
Jan Feb Mar
Selections Selections
Category
Search Current Selections
Sales Person Supplier Product Category Customer Country Division
Sales per Pr
1,000,000
Navigation Year
2008
[Toon14] Mark Toon and Jeff Collins, Going beyond the data: Achieving actionable insights with data and analytics, 2014. [Trou10] Trouw, 22-22010: Infobesitas is nieuwe ziekte, http://www.trouw. nl/tr/nl/4324/ Nieuws/article/ detail/1090359/ 2010/02/22/ Infobesitas-isnieuwe-ziekte. dhtml
800,000 Clothing
600,000
2253
400,000 200,000
Footwear
0
08
20
n_
Ja
8
00
_2
ar
M
08
20
_ ay
M
08
20
l_
Ju
08
20
p_
Se
08
20
v_ No
0
Sales per country USA
France
253
500
1.00
% Margin Sales Person
UK
Ingrid Hendrix Leif Shine
Ireland
Rob Carson Erik Presley
Germany
Brazil Mexico Canada
Russia Ven.
Sweden
Frank Roll Helen Brolin
Denmark
China
Portugal
Italy
Joan Collins Lennard Skoglund Tom Lindwall 0%
5%
10%
15%
20%
25%
Figuur 4. Voorbeeld managementdashboard met behulp van analyse- en rapportagetool QlikView. Compact_ 2014 2
De waarde van data
35
