ANALYSE WACHTTIJDEN MRI EINDRAPPORT

ANALYSE WACHTTIJDEN MRI EINDRAPPORT

Analyse wachttijden MRI

UniSolve bestaat uit: Paulien Out Ankie van der Zanden Korik Alons Anne Schoemaker Firoz Daha Vincent van Elk Dennis Roubos Begeleiding: Laurenz Eveleens (Vrije Universiteit) Christine Schepel (VU medisch centrum)

Vrije Universiteit, juli 2004 Pagina ii


Inhoudsopgave VOORWOORD .........................................................................................................................................IV MANAGEMENT SAMENVATTING ............................................................................................................. V NO-SHOWS ................................................................................................................................................ V PLANNING .................................................................................................................................................. V LAATKOMERS .............................................................................................................................................. V VERKORTING ONDERZOEKSDUUR ...................................................................................................................... VI VRAGENLIJST ............................................................................................................................................. VI 1. INLEIDING...................................................................................................................................... 1 2. PROBLEEMSTELLING...................................................................................................................... 2 3. CONCLUSIES ................................................................................................................................... 3 3.1 BEZETTING ...........................................................................................................................................4 3.2 BESPAARTIJD .........................................................................................................................................4 4. VOORONDERZOEK .......................................................................................................................... 6 4.1 INFORMATIE VERZAMELEN ..........................................................................................................................6 4.2 TOETREDINGSTIJD ..................................................................................................................................7 4.3 PROCESBESCHRIJVING ..............................................................................................................................7 5. BESCHRIJVING DATA ................................................................................................................... 11 5.1 ROOSTERS ..........................................................................................................................................11 5.2 DATA UIT RADI ...................................................................................................................................13 5.3 DATA VAN EERDER ONDERZOEK .................................................................................................................14 6. RESULTATEN ................................................................................................................................. 15 6.1 6.2 6.3 6.4 6.5 6.6 6.7 6.8 6.9

BEZETTING .........................................................................................................................................15 ONDERZOEKSDUUR PER PROTOCOL .............................................................................................................17 LAATKOMERS .......................................................................................................................................18 BESPAARTIJD .......................................................................................................................................19 BENUTTING .........................................................................................................................................20 POLIKLINISCH VERSUS KLINISCH ................................................................................................................21 AANTAL WACHTENDEN IN DE WACHTRIJ ........................................................................................................23 PLANNINGSROOSTER ..............................................................................................................................24 ALGEMEEN ..........................................................................................................................................25

7. ONDERZOEK NAAR WEGWERKING WACHTLIJSTEN ................................................................... 26 7.1 7.2 7.3 7.4

KORTERE SCANLEEGTIJD..........................................................................................................................26 KORTERE ONDERZOEKSTIJDEN ...................................................................................................................27 VIERDE MRI-APPARAAT ..........................................................................................................................28 OM ACHT UUR BEGINNEN EN RESERVE-UURTJE GEBRUIKEN..................................................................................29

8. AANBEVELINGEN .......................................................................................................................... 30 8.1 8.2 8.3 8.4

BELANGRIJKSTE AANBEVELINGEN ................................................................................................................30 PLANNINGSPROCES ................................................................................................................................33 SCANPROCES .......................................................................................................................................34 OVERIGE AANBEVELINGEN ........................................................................................................................35

9. EVALUATIE .................................................................................................................................... 37 LITERATUUROPGAVE ............................................................................................................................ 38 DEFINITIES ........................................................................................................................................... 39 BIJLAGE A: BEZETTINGSGRAAD ........................................................................................................... 41 BEREKENING .............................................................................................................................................41 AANVULLENDE INFORMATIE ............................................................................................................................41 BIJLAGE B: VERWACHTE WAARDE SCANDUUR ................................................................................... 43 BIJLAGE C: BESPAARTIJD..................................................................................................................... 44 BIJLAGE D: TWEE PATIËNTEN AAN HET BEGIN VAN DE DAG ............................................................. 45 BIJLAGE E: VOORBEELD VRAGENLIJST................................................................................................ 46

Pagina iii


Voorwoord Dit is het eindrapport van het bedrijf UniSolve dat is opgericht in het kader van de bedrijfscase van de opleiding Bedrijfswiskunde en Informatica aan de Vrije Universiteit te Amsterdam. De opdrachtgever van dit project is het VU medisch centrum, afdeling radiologie.

Graag willen wij nog bedanken: - Afdeling radiologie van het VU medisch centrum voor het bieden van dit project - Alle medewerkers van de MRI voor de medewerking, in het bijzonder Peter Derriks voor het leveren van data; - Afdeling radiologie van het Amsterdam Medisch Centrum voor de mogelijkheid om mee te kijken op de afdeling; - De heren Kersten, Koole en Eveleens voor de kritische opmerkingen tijdens de voortgangspresentaties. juli 2004, UniSolve

Pagina iv


Management samenvatting In dit rapport staan veel aanbevelingen beschreven die kunnen zorgen voor een verbetering van de efficiëntie binnen de afdeling radiologie van het VU medisch centrum. Uiteraard is het van groot belang voor de afdeling radiologie om te weten welke aanbevelingen nu het beste en als eerste ingevoerd zouden kunnen worden. Daarom is in deze management samenvatting op hiërarchische wijze weergegeven welke aanbevelingen als eerst ingevoerd moeten worden.

No-shows Allereerst is het van groot belang om de no-shows aan te pakken. De no-shows zorgen voor veel verlies van tijd. De verloren tijd door no-shows kan op twee manieren aangepakt worden: 1. Voorkomen dat er no-shows plaatsvinden 2. Andere patiënten op de plaats van de no-shows invullen Het is nog niet geheel geaccepteerd om patiënten langer dan nodig te laten wachten in de wachtkamer, dus is de eerste aanpak, het voorkomen van no-shows, de belangrijkste aanbeveling die wij geven. Het voorkomen van no-shows kan gedaan worden door patiënten te laten bellen voor bevestiging van de afspraak. Als de patiënten twee dagen voor afspraak nog niet gebeld hebben kan er bijvoorbeeld door een receptioniste gebeld worden naar de desbetreffende patiënt om te controleren of hij of zij op de afspraak aanwezig zal zijn. De tweede aanpak kan opgelost worden door aan het begin van de dag twee patiënten te laten komen en vervolgens de normale planning aan te houden. Hierdoor wordt de wachtkamertijd wel wat langer en dit is in de huidige “ziekenhuiscultuur” nog niet geheel geaccepteerd. Echter, de toetredingstijd wordt hierdoor wel korter, waardoor patiënten toch eerder aan de beurt zullen zijn.

Planning Een grote winst is te behalen in de planning. Op dit moment zorgen de blokken, die speciaal ingeruimd zijn voor bepaalde specialismen voor veel verlies van “kleine kwartiertjes”. Dit zijn kwartiertjes aan het eind van elk blok. Ze worden vaak niet gebruikt door het desbetreffende specialisme en kunnen ook niet door andere afdelingen gebruikt kan worden. Aangezien op de afdeling radiologie ook niet geheel duidelijk is waarom de blokken zo strikt zijn ingedeeld is het misschien mogelijk om elke afdeling geen vast blok meer te geven, maar een bepaald aantal patiënten per week, die ergens in de week geplaatst worden en kunnen variëren per week. Als dit niet mogelijk blijkt te zijn dan is een andere oplossing om de blokken per specialisme te groeperen. Hierdoor krijg je per specialisme grotere blokken, waardoor de “kleine kwartiertjes” minder vaak verloren worden.

Laatkomers Een aanbeveling die veel effect zal hebben na het invoeren van een nieuwe planning is het aanpakken van de laatkomers. De laatkomende patiënten zorgen voor langere scanleegtijden1 bij de scanners. Door te zorgen dat patiënten op tijd komen, kan er dus veel bespaard worden. Een goed aanbeveling is om patiënten 15 minuten eerder aanwezig te laten zijn. Ook is het van belang om andere afdelingen er goed van bewust te maken hoe belangrijk het is dat patiënten op tijd voor hun scan aanwezig zijn. 1

Voor de betekenis van begrippen, zie de Definitielijst achterin Pagina v


Verkorting onderzoeksduur Zoals tijdens de discussie na de eindpresentatie bleek is het mogelijk om de onderzoeksduur te verkorten. De onderzoeksduur kan bijvoorbeeld worden verkort door het toedienen van eventuele contrastvloeistof sneller te laten verlopen, of bijvoorbeeld door sequenties die niet echt noodzakelijk zijn niet uit te voeren. Ook kan het helpen om het omkleden van patiënten sneller te laten verlopen, bijvoorbeeld door het gebruik van twee kleedkamers per scanner. Hierdoor kunnen de inkomende en uitgaande patiënt tegelijkertijd omkleden.

Vragenlijst Bij het omwisselen van patiënten, dit is de tijd dat patiënt 1 uit de scanner komt en zich gaat aankleden en vervolgens patiënt 2 zich gaat uitkleden en de scanner ingaat, valt ook nog wel wat tijd te winnen. Dit kan gedaan worden door patiënten een vragenlijst in te laten vullen. Hierdoor weten de laboranten wat ze kunnen verwachten en hierdoor zijn ze goed voorbereid op de patiënten, dit zal bijvoorbeeld tijd schelen bij patiënten die claustrofobisch zijn. De overige aanbevelingen zijn te vinden in hoofdstuk 8 van dit rapport.

Pagina vi


1. Inleiding Het VU medisch centrum is een academisch ziekenhuis. Dat wil zeggen dat er niet alleen aandacht wordt besteed aan patiëntenzorg, maar ook aan wetenschappelijk onderzoek en opleiding en onderwijs. De patiëntenzorg bij het VU medisch centrum is topklinisch en topreferent: er wordt een hoogwaardige en dure vorm van zorg gegeven en patiënten die specifiek verwezen zijn naar een academisch ziekenhuis kunnen hier behandeld worden. Voor topreferente zorg geldt dat de zorg vernieuwend moet zijn en het hangt dus nauw samen met wetenschappelijk onderzoek.

Radiologie is het gebied van beeldvorming met behulp van verschillende energiebronnen, waaronder magnetische velden zoals bij de MRI-scan het geval is. MRI staat voor Magnetic Resonance Imaging. Het is de nieuwste methode om te zien wat er binnen het lichaam gebeurt. De radioloog kan zich een beeld vormen van wat zich in het lichaam afspeelt zonder dat daarvoor een ingreep nodig is en zonder dat er gebruik wordt gemaakt van röntgenstraling. MRI geeft informatie die niet op een andere manier te verkrijgen is. Steeds vaker komt het voor dat artsen een MRI aanvragen voor hun patiënten. Inmiddels zijn wachttijden dan ook bijna niet meer weg te denken. Lange wachttijden zijn echter niet gunstig voor vele belanghebbenden. De behandelend arts moet de MRI-scan van de patiënt afwachten voordat hij/zij verder kan met behandelen. De patiënt verkeert in onzekerheid over de uitslag. De medewerkers van radiologie willen goede zorg verlenen maar moeten hun patiënten teleurstellen met de lange wachttijd. En bovenal kost het voor het VU medisch centrum veel geld om klinische patiënten te laten wachten op een MRI-scan. Vanuit het VU medisch centrum is daarom het verzoek gekomen om de wachttijden te analyseren en te verkorten. In hoofdstuk 2 van dit rapport zal de probleemstelling uitvoeriger toegelicht worden. In hoofdstuk 3 worden vervolgens overzichtelijk de belangrijkste conclusies van het project getoond. Het vierde hoofdstuk beschrijft het vooronderzoek en de procesbeschrijving die daaruit opgemaakt is. Vervolgens worden in hoofdstuk 5 de gebruikte data beschreven. Het analyseren van die data heeft de resultaten opgeleverd die beschreven staan in hoofdstuk 6. Daarna zijn enkele scenario’s en hun invloeden op de wachtlijsten onderzocht in hoofdstuk 7. In hoofdstuk 8 volgen de aanbevelingen naar aanleiding van het proces. Verder is de evaluatie te lezen in hoofdstuk 9 en is er tot slot een definitielijst toegevoegd.

Pagina 1


2. Probleemstelling Binnen het VU medisch centrum zijn er meerdere specialismen, waaronder radiologie. Op de afdeling radiologie zijn er verschillende soorten medische apparaten in gebruik, waaronder drie MRI toestellen. Aanvragen voor MRI onderzoeken worden gedaan vanuit meerdere specialismen. Die betreffen zowel klinische als poliklinische onderzoeken. Ook wordt er wetenschappelijk onderzoek gedaan op de apparaten. Tijdens deze onderzoeken kan er dus geen patiëntenzorg geboden worden. Eén van de MRI-scanners is zelfs oorspronkelijk specifiek bedoeld voor wetenschappelijk onderzoek. De wachttijden voor klinische patiënten zijn gewoonlijk tussen de twee en zeven dagen, voor poliklinische patiënten tussen de zes en twaalf weken. De afdeling radiologie wil graag inzicht krijgen in de wachttijden voor de MRI-onderzoeken en deze terugdringen. In eerste instantie geldt dit voor de wachttijd bij het klinisch onderzoek: klinische patiënten verblijven in het ziekenhuis en zijn daardoor zeer kostbaar. Maar ook voor poliklinische patiënten wil men graag de wachttijden terugdringen. Daarnaast vraagt men zich af wat de invloed van het verkorten van de onderzoeksduur zou zijn op de wachttijden. De vraag hierbij is of de beschikbare middelen wel doelmatig ingezet worden. Onderzocht wordt of de lange wachttijden veroorzaakt worden door een te kort aan capaciteit, door een slechte benutting van de capaciteit, door de planning of door het proces en hoe hier iets aan gedaan kan worden.

Pagina 2


3. Conclusies Er is gebleken dat er geen tekort aan capaciteit is. Er hoeft hierdoor geen extra MRI aangeschaft te worden. Het is ook niet nodig de openingstijden te verlengen. De capaciteit kan op bepaalde punten beter benut worden. De belangrijkste conclusie is dat er bij een verkorting van de scanleegtijd heel veel winst te behalen valt. Door deze winst kunnen er meer onderzoeken per dag ingepland worden. Verder viel ook op dat de protocoltijden te krap geschat werden, maar dat dit geen uitloop veroorzaakte aan het einde van de dag. Dit kwam onder andere door de volgende redenen: • Bij uitloop doen de laboranten bij de volgende patiënt iets niet of iets minder; • In geval van no-shows wordt de uitloop weer ingelopen. De eerste reden is natuurlijk wel opvallend. Blijkbaar is het niet nodig om altijd de gehele serie sequenties te doen. Een gedeelte van de sequenties is vaak ook al voldoende. Hierin is al snel een aanbeveling in de vorm van “doe bij elke scan slechts het minimum aantal sequenties dat nodig is” te geven. Het is echter ook begrijpelijk dat het VU medisch centrum graag topreferente zorg wil blijven aanbieden en daarbij zijn meer sequenties zeer wenselijk. Dit is natuurlijk een prioriteitskeuze, die alleen het VU medisch centrum zelf kan maken. In dit rapport staan aanbevelingen die betrekking hebben op de aan ons verschafte data. Dat houdt in dat er met de gemeten waarden is gerekend. Bijvoorbeeld, de verkregen winst bij een verkorting van de scanleegtijd is berekend op basis van de huidige werkwijze. Hierbij worden er bij sommige patiënten meer sequenties gedaan dan bij anderen in verband met de beschikbare tijd en uitloop. De geschetste winst wordt dus behaald als in de toekomst op dezelfde manier te werk wordt gegaan. Of deze winst ingezet wordt voor verkorting van de toetredingstijd of om ervoor te zorgen dat elke patiënt alle sequenties ondergaat, is een keuze van de afdeling radiologie. In dit rapport staan de bevindingen van het onderzoek naar een verkorting van de toetredingstijd. De belangrijkste aanbeveling in dit rapport is dan ook: Plan elke dag meer onderzoeken in. Dit is mogelijk door ervoor te zorgen dat de patiënten (zo goed als) altijd op tijd aanwezig zijn, de patiënten goed voor te bereiden op wat er allemaal zal gaan gebeuren bij de scan en zelf goed voorbereid te zijn op wat voor patiënt er gaat komen. Dit laatste kan gedaan worden door de patiënt van tevoren een vragenlijst in te laten vullen. Om te zorgen dat de patiënten op tijd aanwezig zijn is het verstandig ze 15 minuten eerder te laten komen en proberen een betere communicatie met andere afdelingen te realiseren. De gaten die in het rooster worden opengehouden voor spoed en klinische patiënten moeten dan uiterlijk de dag tevoren allemaal opgevuld zijn. Ook door het voorkomen van no-shows kan het tijdsverlies beperkt blijven. Een makkelijke manier om te verifiëren of een afspraak met een patiënt doorgaat, is het telefonisch laten bevestigen van de afspraak door de patiënt. Als blijkt dat de patiënt niet meer gescand hoeft te worden, kan tijdig een andere patiënt gepland worden. Tenslotte blijkt het blokkenrooster een obstakel om meer onderzoeken per dag in te plannen. Door de aanwezige blokken gaan vaak “kwartiertjes” verloren en deze kunnen niet gebruikt Pagina 3


worden voor een onderzoek, daar zo’n onderzoek langer duurt dan een kwartier. Om dit probleem te verhelpen kan gekozen worden voor flexibelere blokken of het groeperen van kleine blokken tot grotere blokken. Hieronder staat een kort overzicht van de resultaten. De details en gebruikte methodes zijn te vinden in hoofdstuk 6 van dit rapport.

3.1 Bezetting Als eerste is van elke scanner de bezettingsgraad bepaald. De bezettingsgraad geeft aan welk deel van de beschikbare tijd daadwerkelijk gebruikt wordt voor het onderzoek van een patiënt respectievelijk voor het scannen van een patiënt. De bezettingsgraad van de onderzoeksduur ligt ongeveer op 86% voor alledrie de scanners. Voor de scanduur ligt de bezettingsgraad op ongeveer 63%. Dit betekent dus dat de scanners zo’n 37% van de tijd dat ze zouden kunnen scannen dit niet doen. Ongeveer 14% van de tijd zijn de laboranten ook niet bezig met een patiënt. De bezettingsgraden moeten natuurlijk zo hoog mogelijk zijn. Dan gaat er immers zo weinig mogelijk van de beschikbare tijd en capaciteit verloren. De bezettingsgraad van de scanduur kan echter nooit 100% worden, er is altijd tijd nodig om patiënten klaar te leggen in de scanner en dergelijke, hoe snel er ook wordt gewerkt. De bezettingsgraad kan ongeveer 90% worden, ervan uitgaande dat er steeds ongeveer vijf minuten nodig is. De bezettingsgraad van de onderzoeksduur daarentegen, zou de 100% wel moeten benaderen, wat betekent dat de laboranten steeds met een patiënt bezig zijn. Aangezien dat op dit moment niet het geval is, kan dus worden geconcludeerd dat het probleem ligt bij een onvolledige benutting van de beschikbare capaciteit.

3.2 Bespaartijd Omdat gebleken is dat de scanners niet alle beschikbare tijd in gebruik zijn, moet er dus tijd gewonnen kunnen worden tussen de scans. De bespaartijd is de tijd die tussen twee opeenvolgende scans kan worden bespaard. Hiervoor is het nodig de tijd te bepalen dat een scanner leegstaat tussen twee opeenvolgende scans. De bespaartijd is dan de tijd die gewonnen kan worden door deze scanleegtijd terug te brengen tot vijf minuten. De bespaartijd per dag is ongeveer twee uur voor de Vision en anderhalf uur voor de Impact en Sonata. Dit betekent dus dat er zo’n vijf onderzoeken per dag extra gedaan kunnen worden als het lukt de scanleegtijd tot vijf minuten terug te brengen. Als de scanleegtijd tot tien minuten teruggebracht kan worden, is de bespaartijd ongeveer anderhalf uur voor de Vision en een uur voor de Impact en Sonata. Dan kunnen dus ongeveer drie onderzoeken extra per dag worden gedaan. Belangrijke oorzaken voor de lange leegtijden zijn patiënten die te laat komen, angstige patiënten en uitval van patiënten. Door hier iets aan te doen kan dus tijd worden gewonnen waarin dan weer onderzoeken uitgevoerd kunnen worden. Zie voor meer hierover de hoofdstukken 6 en 7. Een belangrijke oorzaak van lange leegtijden is het feit dat veel patiënten te laat komen. Het gaat hierbij zowel om poliklinische als om klinische patiënten. Gemiddeld komt 29,14% van de patiënten te laat, van de poliklinische is dit 22,97% en van de klinische 42,71%. De laatkomende patiënten zorgen voor langere leegtijden bij de scanners. Door te zorgen dat patiënten op tijd komen, kan er dus een groot deel van de bespaartijd gerealiseerd worden. De belangrijkste aanbevelingen die uit dit rapport volgen zijn: Pagina 4


• • • • • • •

Laat patiënten de afspraak telefonisch bevestigen; Laat een bepaald specialisme een gegeven aantal patiënten per week scannen; Blokken per specialisme groeperen; Laat patiënten 15 minuten eerder aanwezig zijn; Sequenties die niet echt noodzakelijk zijn niet uitvoeren; Zorg voor twee kleedkamers bij elke scanner in combinatie met mobiele tafels; Stuur patiënten van tevoren een vragenlijst toe;

Enkele van deze aanbevelingen zijn reeds naar tevredenheid in praktijk gebracht bij het AMC zoals het sturen van een vragenlijst, het eerder laten komen van patiënten en het gebruik van twee kleedkamers per scanner.

Pagina 5


4. Vooronderzoek Het project is opgedeeld in een vooronderzoek en het hoofdonderzoek. In het vooronderzoek is informatie en data verzameld en een procesbeschrijving opgesteld.

4.1 Informatie verzamelen

Gesprekken

Tijdens het vooronderzoek hebben er veel gesprekken plaatsgevonden met medewerkers. Al deze medewerkers hebben een andere functie en daardoor ook verschillende kennis van zaken. Daardoor is er een goed beeld verkregen van de afdeling. Naast de algemene informatie is aan enkele mensen een verzoek gedaan om data op te sturen in de vorm van cijfers. Verschillende datasets zijn op deze manier verkregen. De medewerkers die zijn geïnterviewd, zijn: Christine Schepel (projectmedewerker), Mirjam Borg (hoofd administratie), Moniek Kleintjes (planningsfunctionaris), Peter Derriks (hoofd paramedische sectie), Dulcy Lieveld (receptioniste bij MRI) en enkele laboranten.

Meeloopdag Bij afdeling radiologie was er de mogelijkheid om een ochtend mee te lopen met de laboranten. Uiteraard is van deze mogelijkheid gebruik gemaakt. Allereerst was het erg leuk om eens te zien hoe zo’n scan in zijn werk gaat en wat er allemaal bij komt kijken. Ook is het goed om te zien dat het werken met mensen anders is dan het werken met producten. Dit zorgt voor een andere aanpak. Mensen kunnen namelijk bang zijn voor het apparaat of bewegen tijdens een scan, wat de nodige complicaties met zich mee brengt. Verder was de meeloopdag ook erg leerzaam. Er is immers inzicht verkregen in de mogelijke knelpunten en het verloop van het proces. De drie MRI toestellen bevinden zich in het polikliniekgebouw en zijn als volgt ingedeeld:

Pagina 6


.

4.2 Toetredingstijd Omdat de term ‘wachttijd’ verschillende interpretaties heeft, is er gekozen voor een nieuwe term: toetredingstijd. Op deze manier kan er geen verwarring ontstaan. Definitie

De toetredingstijd is de tijd die verstrijkt vanaf het moment dat de aanvraag van een patiënt binnenkomt bij de receptie tot het moment van de afspraak. Hierbij hoort dus niet een eventuele wachttijd in de wachtkamer. De lange termijn patiënten horen hier ook bij.

Definitie

Een lange termijn patiënt is een patiënt die niet zo snel mogelijk aan de beurt wil zijn, maar die bewust over een langere tijd gepland wordt.

De toetredingstijd is de tijd die het VU medisch centrum wil verkorten.

4.3 Procesbeschrijving Aan de hand van informatie van medewerkers en resultaten van de meeloopdag is er een procesbeschrijving opgesteld. Het proces beschrijft de stappen van het moment van de aanvraag bij de receptie tot aan het tijdstip dat de patiënt de onderzoeksruimte en kleedkamer verlaat. Na dit proces wordt er nog een verslag gemaakt over de betreffende patiënt. Dit wordt echter buiten beschouwing gelaten omdat het buiten het onderzoekskader valt, gezien de probleemstelling.

Pagina 7


Planningsproces De procesbeschrijving voor de aanvraagprocedure ziet er als volgt uit 1

Personeel

5

Aanvraagformulier bij receptie

2

Receptioniste

Arts bekijkt aanvraagformulier

6

Inplannen

3

Receptioniste

Bevestigen: telefonisch/post

4

Arts

Patiënt

Patiënt meldt zich bij receptie

7

Patiënt

Patiënt naar kleedkamer

Scanproces

Postservice

Posten

1) De receptioniste plant nooit een afspraak zonder een officieel aanvraagformulier. Dit mag ook een extern aanvraagformulier (van andere ziekenhuizen) zijn. De formulieren komen binnen via de fax, of een medewerker komt ze afleveren bij de receptie. 2) Bij het inplannen houdt de receptioniste rekening met: • De afhankelijkheid van andere afdelingen. Zo is het belangrijk dat de patiënten van een bepaalde afdeling op tijd aanwezig zijn. • Gewenste toetredingstijd Op het aanvraagformulier staat vaak ‘spoed’. De receptioniste bepaalt of het scannen van de patiënt haast heeft en als ze twijfelt, vraagt ze het aan een radioloog. Ook kan het zijn dat een patiënt bewust langer wil wachten dan de toetredingstijd op dat moment, zoals voor jaarlijkse controle. • Wel of geen narcose Als een patiënt onder narcose gescand moet worden dan wordt hiervoor twee uur ingepland, ongeacht het protocol. • Body of neuro Er is een rooster waarop te zien hoe body en neuro verdeeld zijn over de dagen en de scanners. • Wel of geen contrastvloeistof Er mag geen contrastvloeistof ingespoten worden als er geen arts in de buurt is. Als de receptioniste twijfelt of de aanvraag een scan met of zonder vloeistof betreft, vraagt ze dit aan een arts. • Duur van de scan Elk protocol heeft een vaste duur waarvoor de scanner gereserveerd wordt. Een knie scannen duurt bijvoorbeeld 45 minuten. • Angst voor de tunnel Als op het aanvraagformulier aangegeven is dat de patiënt bang is, dan plant de receptioniste de patiënt op de minst enge scanner. Pagina 8


Welk onderzoek kan op welke scanner Complexe onderzoeken, zoals de buik, kunnen niet op elke scanner. • Vaste blokken in rooster Elk specialisme heeft zijn eigen uren. KNO mag bijvoorbeeld onder andere op dinsdag van 10.30 uur tot 12.00 uur scannen in kamer 30 (Impact). • Buffer De receptioniste houdt voor poliklinische patiënten een buffer aan zodat er voldoende ruimte is voor klinische patiënten en spoedgevallen, naast de daarvoor ingeroosterde ruimten. Afspraken voor klinische patiënten worden telefonisch bevestigd, evenals de poliklinische patiënten die binnen twee dagen aan de beurt zijn. Aan overige patiënten wordt een folder toegestuurd met algemene informatie over de MRI-scan. In deze folder plakt de receptioniste een sticker met de datum en tijd van de afspraak. De postservice van het ziekenhuis haalt de post elke dag op. Elke ochtend bekijkt een arts alle aanvraagformulieren voor die dag. Hij/zij schrijft er eventuele wijzigingen aan het protocol bij (meer sequenties, groter gebied enzovoorts). Meestal is de patiënt ruim op tijd en mag hij/zij plaatsnemen in de wachtkamer. Als alles goed loopt wordt de patiënt op het tijdstip dat hij/zij ingepland staat opgehaald door een laborant en naar de kleedkamer gebracht. Hier begint dan het scanproces. •

3)

4) 5) 6) 7)

Pagina 9


Scanproces Het scanproces zoals zelf ervaren is op de meeloopdag staat in onderstaand schema weergegeven. Er wordt hier van twee laboranten uit gegaan.

3

4

1

Laboranten Gegevens patiënt erbij halen

2

Laboranten Onderzoek bespreken

Laborant1 Patiënt ontvangen

3

Laborant1 Patiënt in tunnel

4

5

Laboranten Patiënt scannen

Laboranten 6 Kwaliteit beoordelen

Laborant2 Klaarzetten MRI

7

Laborant2 Klaarzetten computers

8

Laborant1 Patiënt terug naar kleedkamer

Patiënt Patiënt weg

1) Het aanvraagformulier wordt erbij gepakt en de gegevens van eventuele eerdere scans worden in de computer opgezocht. 2) De laboranten bespreken de komende scan aan de hand van het aanvraagformulier. 3) De ene laborant brengt de patiënt van de wachtkamer naar de kleedruimte, legt het een en ander uit en stelt enkele vragen. De patiënt dient alle metalen voorwerpen in de kleedruimte achter te laten en eventuele make-up te verwijderen. De andere laborant zorgt ervoor dat het MRI apparaat klaar staat. Dit houdt onder andere in dat er een schoon laken op de tafel wordt gelegd en zonodig de spoelen van de MRI worden verwisseld. 4) De ene laborant schuift de tafel met de patiënt in de tunnel. De andere laborant selecteert het juiste protocol op de computer en zorgt voor een backup van de komende scan. 5) De patiënt wordt gescand. Vaak wordt er eerst zonder en daarna met contrastvloeistof gescand. Om de vloeistof toe te dienen wordt de patiënt even uit de tunnel geschoven, de vloeistof wordt toegediend en dan kan de scan weer verder gaan. 6) Na afloop van de scan wordt de kwaliteit van de gemaakte plaatjes gecontroleerd. Als deze niet in orde is moet het betreffende deel van de scan opnieuw worden uitgevoerd. 7) Eén van de laboranten begeleidt de patiënt terug naar de kleedkamer waar de patiënt de metalen voorwerpen weer terug krijgt. 8) De patiënt verlaat de kleedruimte.

Pagina 10


5. Beschrijving data 5.1 Roosters Er zijn een aantal verschillende roosters en schema’s beschikbaar gesteld door het VU medisch centrum. Ten eerste het rooster dat aangeeft hoe lang er voor ieder soort scan moet worden ingepland. Een voorbeeld hieruit is hieronder weergegeven. Verrichting

Pat. soort O-duur Overhead O-kamer Plaatscode MRI van de/het…. 389290 heup voor al deze Poliklinisch 40 5 30 PO 389390 bovenbeen onderzoeken Klinisch 40 5 30 PU 389490 knie geldt Zonder Contrast 25 5 30, 60 ZB 389590 onderbeen het groene Gereserveerd 40 5 30 RE 389690 enkel kader Spoed 40 5 30 S 389190 bekken

Een scan van de knie is bijvoorbeeld een 40 minuten durende scan waarvan het deel zonder contrastvloeistof 25 minuten duurt. Daarbij wordt 5 minuten overhead ingepland. Met behulp van dit overzicht kan bekeken worden of er misschien te veel of te weinig tijd wordt ingepland bij bepaalde onderzoeken. Verder is er een rooster van de dagindeling van de verschillende scanners. Hierin wordt voor iedere scanner voor iedere dag van de week aangegeven in blokken wat voor soort onderzoek er gedaan zal worden. Hierbij wordt onderscheid gemaakt in verschillende specialismen. Aan de hand van dit rooster worden patiënten ingedeeld. Op de volgende pagina staat het rooster voor de drie scanners in de kamers 30, 60 en 61.

Pagina 11


Pagina 12


5.2 Data uit RADI RADI is het radiologie informatiesysteem waarin alle onderzoeken die op de radiologieafdeling worden gedaan, bijgehouden worden. Dit bestand bestond uit 188.806 records, maar slechts een relatief klein deel hiervan is bruikbaar. Allereerst moeten de gegevens gefilterd worden op kamernummer. Aan dit nummer is namelijk te zien wat voor soort scan het is (dus bijvoorbeeld een CT-scan of een MRI-scan etc). Van belang zijn in dit onderzoek de kamernummers 30, 60 en 61 aangezien hier de MRI scans gemaakt worden. Vervolgens is er gekeken welke entries volledig genoeg waren om bruikbaar te zijn voor onderzoek. Dit zijn de gegevens waar mee gewerkt kan worden. Uiteindelijk bleek deze dataset niet uitermate geschikt, vooral omdat de data van Peter Derriks (zie volgende paragraaf) beter aansloten bij het betreffende onderzoek. Daarbij ook omdat, naast de grote onvolledigheid, ook bleek uit gesprekken met medewerkers van het VU medisch centrum dat de gegevens zeer onnauwkeurig waren ingevuld. Waar de data wel voor gebruikt zouden kunnen worden is om te kijken naar de patiënten die te laat komen en hoeveel van het totaal aantal patiënten nu klinisch is en hoeveel poliklinisch.

Pagina 13


5.3 Data van eerder onderzoek Peter Derriks heeft zelf een onderzoek gedaan naar de benutting van de apparaten en naar de wachttijden. Hiervoor heeft hij gebruik gemaakt van eigen gemeten data. Een aantal weken lang heeft hij ervoor gezorgd dat de laboranten de volgende gegevens bijhielden voor elk onderzoek: • Protocolnummer; • Soort onderzoek; • Welke radioloog/assistent; • Welke laborant(en); • De tijd van de afspraak; • De tijd dat er met een patiënt gestart en geëindigd werd; • De tijd dat een onderzoek startte en eindigde (dit gesplitst in onderzoeken met en zonder contrastvloeistof); • Extra gegevens zoals of een patiënt slecht gesedeerd was, onrustig, of er storing was et cetera. Deze dataset is veel bruikbaarder dan die uit RADI, omdat het meer gegevens bevat die relevant zijn voor het onderzoek. Daarbij zijn deze gegevens veel betrouwbaarder en completer dan de gegevens uit RADI. Desondanks missen ook hier nog wel dingen. Voor zover mogelijk is met geschikte methodes zoveel mogelijk van deze incomplete gegevens aangevuld met schattingen, zodat ze toch bruikbaar zijn voor onderzoek. De onderstaande grafiek is op basis van gegevens van Peter Derriks gemaakt. Het geeft weer hoeveel dagen een patiënt in een bepaalde categorie (neuro klinisch, neuro poliklinisch, body klinisch en body poliklinisch) moet wachten tussen de dag dat er een afspraak wordt gemaakt en de dag van de afspraak zelf. Te zien is dat in 2000 een nieuw MRI apparaat is aangeschaft, wat tot een aanzienlijke verkorting van de toetredingstijd heeft gezorgd, vooral poliklinische patiënten. Toch is er in 2001 weer een stijgende lijn te zien in de toetredingstijd voor neuro poliklinische patiënten. Omdat men deze tijd niet verder wilde laten toenemen, is er besloten om voor deze groep patiënten meer tijd in te ruimen in het rooster. Hierdoor nam deze tijd wat af, maar de toetredingstijd voor body poliklinische patiënten is ten gevolge van deze beslissing wat toegenomen.

Toetredingstijden

Pagina 14


6. Resultaten In dit hoofdstuk worden de resultaten die uit de data zijn verkregen beschreven. Een belangrijk meetinstrument is de bezettingsgraad die in 6.1 wordt beschreven. Verder is er gekeken naar of de gemeten onderzoeksduur overeenkomt met de geroosterde onderzoeksduur, of er veel patiënten te laat komen en hoeveel tijd er bespaard kan worden. Ook wordt een schatting gegeven van het aantal wachtenden in de wachtrij en wordt het rooster onder de loep genomen in 6.7.

6.1 Bezetting De bezettingsgraad die is bepaald, is een percentage dat aangeeft in hoeverre de capaciteit benut wordt in de daarvoor beschikbare tijd. Er wordt hierbij onderscheid gemaakt tussen de onderzoeksduur en de scanduur. Definitie

De onderzoeksduur bestaat uit de tijd dat een patiënt behandeld wordt. Dit omvat dus het uit- en aankleden, het scannen, het eventueel toedienen van contrastvloeistof en het afhandelen van een patiënt.

Definitie

De scanduur bestaat uit de tijd dat een patiënt daadwerkelijk gescand wordt, dus in het scanapparaat ligt. Dit omvat dus zowel scans zonder als eventueel scans met contrastvloeistof.

Methode Er zijn verschillende methoden om de bezettingsgraad te berekenen. Een makkelijke methode zou zijn om te kijken naar de onderzoeksduur (of scanduur, net waar men in geïnteresseerd is op dat moment) op een dag en deze te delen door de tijd dat een dag duurt. Voorbeeld

Een dag begint om 8:00 uur en eindigt om 16:00 uur. Er zijn in dit geval 8 werkuren waarin onderzoeken gedaan kunnen worden. Als blijkt dat maar 6 uur van die tijd besteed is aan onderzoek, dan is de bezettingsgraad 6/8 = 75%

Deze methode kan in ons geval niet toegepast worden. De data waarop de bezettingsgraad gebaseerd is, bevatten zo nu en dan een onnauwkeurigheid2 waardoor de gegevens over sommige onderzoeken niet te gebruiken zijn. Nu zou het niet eerlijk zijn om zo’n onderzoek te negeren en net te doen of de beschikbare tijd waarin onderzoek gedaan kan worden gelijk blijft. In dit geval moet ook de beschikbare tijd gecorrigeerd worden. De volgende stappen geven eenvoudig weer hoe de methode werkt. Stap Stap Stap Stap

0. 1. 2. 3.

Stap 4.

2

Beschouw het eerste onderzoek van de dag. Test of de gegevens van het huidige onderzoek bruikbaar zijn voor ons. Test of het volgende onderzoek een starttijd heeft. Als aan zowel stap 1 als stap 2 voldaan is, dan wordt het huidige onderzoek als zijnde bruikbaar beschouwd. De onderzoeksduur respectievelijk scanduur (waar men op dat moment in geïnteresseerd is) worden dan bij een totaal opgeteld. De tijd tussen de twee scans wordt opgeteld bij het totaal aan tussentijden. Beschouw het volgende onderzoek en ga verder met stap 1.

Bijvoorbeeld het ontbreken van tijden, onderzoeken die eerder beginnen dan het voorgaande onderzoek afgelopen is et cetera. Pagina 15


Wanneer een dag afgelopen is, worden bovenstaande stappen herhaald voor de volgende dag. De methode neemt dus geen vaste tijd aan voor een dag en wanneer alle onderzoeken doorlopen zijn dan zijn er twee totalen; één voor de onderzoeksduur (of scanduur) en één voor de totale tijd tussen twee opeenvolgende onderzoeken in.

Resultaten Naar aanleiding van het onderzoek van de bezettingsgraad zijn de data op veel mogelijke manieren onderzocht. In onderstaande tabel zijn de resultaten hiervan te zien. Tussen de haakjes staat de standaarddeviatie vermeld.

Aantal dagen Begin eerste onderzoek Gemiddelde onderzoeksduur Gemiddelde onderzoeksduur laatste onderzoek Gemiddelde scanduur Gemiddelde scanduur laatste onderzoek Bezettingsgraad onderzoeksduur Bezettingsgraad scanduur Beschikbare tijd

30–Impact 31 8:12 (0:04) 0:48 (0:16) 1:01 (0:18)

60–Vision 30 8:09 (0:08) 0:49 (0:19) 1:11 (0:12)

61–Sonata 21 8:09 (0:08) 0:44 (0:15) 0:54 (0:29)

0:34 (0:14) 0:46 (0:20) 86,5% 64,3% 7:04

0:35 (0:17) 0:48 (0:23) 86,5% 62,7% 7:03

0:30 (0:11) 0:36 (0:20) 86,4% 62,3% 6:12

Het aantal dagen stelt het aantal dagen voor waarover onderzoeksgegevens betreffende een gehele dag beschikbaar waren. Bij MRI 30 (Impact) was er beschikking over onderzoeken gedurende 31 dagen. Vaak start het eerste onderzoek niet op 8.00 uur maar pas later. Gemiddeld wordt er op MRI 30 (Impact) twaalf minuten later met een patiënt begonnen dan zijn afspraaktijd. Dit geeft de rij met begin eerste onderzoek aan. De gemiddelde onderzoeksduur geeft het gemiddelde berekend over alle onderzoeken. De gemiddelde onderzoeksduur laatste onderzoek geeft echter alleen aan hoe lang het laatste onderzoek per dag duurt. Bij MRI 30 (Impact) duren de onderzoeken gemiddeld 48 minuten, maar het laatste onderzoek per dag duurt gemiddeld langer, namelijk 1:01 uur. De gemiddelde scanduur en de gemiddelde scanduur laatste onderzoek geven de scanduur aan. Ook hier is de gemiddelde scanduur berekend over alle onderzoeken en bij het gemiddelde laatste onderzoek is alleen gekeken naar het laatste onderzoek van de dag. Wat duidelijk is te zien, is dat de onderzoeksduur en de scanduur van de laatste onderzoeken per dag gemiddeld genomen groter zijn dan het gemiddelde over het geheel. Dit komt doordat het laatste onderzoek van de dag meestal een combinatie onderzoek is (zoals hersenen en myelum), die grote kans op uitloop hebben. Nu zal er gekeken worden naar de bezettingsgraad. Eerst volgt er een opmerking over wat deze percentages inhouden. Opmerking

De percentages die in de tabel staan, zijn de bezettingsgraden vanaf het begin van het eerste onderzoek tot aan het begin van het laatste onderzoek. Dus, niet inbegrepen is de tijd dat later begonnen wordt dan 8.00 uur en het laatste onderzoek.

Pagina 16


Definitie

De bezettingsgraad geeft aan welk deel van de beschikbare tijd daadwerkelijk gebruikt wordt voor het onderzoek van een patiënt respectievelijk voor het scannen van een patiënt.

Definitie

De beschikbare tijd is gedefinieerd als de tijd dat een patiënt geholpen kan worden. Dat is dus de tijd dat een patiënt geholpen wordt door de laborant vermeerderd met de tijd tussen onderzoeken in (en eventueel nog vermeerderd met het verschil tussen ‘begin eerste onderzoek’ en acht uur).

Op MRI 30 (Impact) wordt 86,5% van de tijd vanaf de start van de eerste patiënt (op een dag) tot aan de laatste patiënt (op een dag) gebruikt voor het onderzoek. De resterende tijd wordt aan andere dingen besteed. Tevens blijkt dat 64,3% van de tijd daadwerkelijk gebruikt wordt voor het scannen zelf. De beschikbare tijd geeft de gemiddelde tijd weer vanaf de start van de eerste patiënt (op een dag) tot aan de laatste patiënt (op een dag). Het is ook mogelijk de bezettingsgraden uit te breiden naar een volledige dag, waarbij dan ook tijdsverschil tussen ‘begin eerste onderzoek’ en aanvang werktijd en het laatste onderzoek inbegrepen zitten. Dit geeft dan het volgende resultaat.

Bezettingsgraad onderzoeksduur Bezettingsgraad scanduur

30 – Impact 86,1% 63,8%

60 – Vision 86,9% 62,0%

61 – Sonata 86,3% 61,3%

Voor diegene die geïnteresseerd is in de berekening, is de volledige berekening van het (nieuwe) resultaat beschreven in bijlage A. Ook is daar aanvullende informatie te vinden over dit onderwerp.

6.2 Onderzoeksduur per protocol De onderzoeksduur per protocol is in grafiekvorm hieronder weergegeven.

Onderzoeksduren per protocol 1:26 1:12

0:43

Gemeten Verwacht Verschil

0:28 0:14 0:00 38 20 90 38 29 90 38 30 90 38 12 90 38 10 90 38 31 90 38 33 90 38 36 90 38 42 90 38 51 90 38 46 90 38 63 90 38 69 90 38 70 90 38 80 90 38 91 90 38 92 90 38 94 90 38 96 90

Tijd (in uren)

0:57

Protocol

Pagina 17


Op de horizontale as is het protocolnummer aangegeven en op de verticale de tijd die elk protocol in beslag neemt. De blauwe staafjes geven de gemeten waarden, dat wil zeggen de tijd die voor een bepaald protocol werkelijk nodig is. De lichtblauwe staafjes geven aan wat de verwachte waarde3 zou zijn als de ingeplande tijd correct is en de rode staafjes geven het verschil aan tussen de werkelijk gebruikte tijd en de geplande tijd. De werkelijk benodigde tijd is bepaald door de gegevens uit RADI te analyseren en de gemiddelde onderzoeksduur per protocol uit te rekenen. Dit gemiddelde bestaat dus uit zowel scans met én zonder contrast als de afzonderlijke onderzoeken met of zonder contrast. De rode staafjes zijn berekend door het verschil te nemen tussen de gemeten waarden en de verwachte waarden, met andere woorden: een positief verschil betekent dat er te weinig ruimte wordt ingepland voor het protocol, terwijl een negatief verschil inhoudt dat er juist te veel tijd wordt ingepland. Zoals te zien, wordt er slechts bij vier protocollen te veel tijd ingepland. protocol 381290 385190 388090 389690

gemeten 0:30 1:02 0:35 0:28

verwacht 0:32 1:10 0:39 0:32

verschil 0:02 0:08 0:04 0:04

Verder is opvallend dat voor veel protocollen te weinig tijd wordt ingepland. Bij een strakke planning zou dan verwacht worden dat er aan het einde van de dag veel uitloop is. Dit blijkt echter niet het geval te zijn. In onderstaande tabel staan de gemiddelde eindtijden van het laatste onderzoek op de dag: 30 – Impact 16:23

60 – Vision 16:32

61 – Sonata 16:31

Wat hier dus opvalt, is dat er zo goed als geen uitloop is aan het einde van de dag. Dit zou kunnen komen door een te ruime planning. Echter, bij het VU medisch centrum worden de volgende redenen hiervoor gegeven: 1. Bij uitloop doen de laboranten bij de volgende patiënt iets niet of iets minder. 2. Er zijn patiënten die niet komen op dagen (no-shows) en dan wordt het tijdsverlies weer ingelopen.

6.3 Laatkomers Voor het terugdringen van de toetredingstijd is het belangrijk om te kijken naar de aspecten binnen de procesbeschrijving. Een van de aspecten binnen deze procesbeschrijving is het aanmelden als patiënt bij de balie. Het is van groot belang dat patiënten zich op tijd melden zodat de laboranten niet hoeven te wachten op de patiënt. Als de laboranten moeten wachten op de patiënt zorgt dat voor een tussentijd tussen de opeenvolgende scanonderzoeken die moeten worden uitgevoerd. Definitie

3

De tussentijd is de tijd tussen twee opeenvolgende onderzoeken op dezelfde dag op dezelfde scanner.

Meer over de verwachte waarde is terug te vinden in bijlage B. Pagina 18


Deze tussentijd heeft invloed op de bezettingsgraad en het is dus van groot belang om het aantal te laatkomende patiënten drastisch terug te dringen. Gemiddeld komt 29,14% van de patiënten te laat. Hierbij kan er onderscheid worden gemaakt tussen de klinische en poliklinische patiënten. Van de poliklinische patiënten komt gemiddeld 22,97% te laat. Van de klinische patiënten komt gemiddeld 42,71% te laat. De patiënten die te laat komen, komen gemiddeld 9:23 minuten te laat. De standaarddeviatie is 10:26 minuten. Van de te laatkomende patiënten kan wederom onderscheid worden gemaakt tussen klinisch en poliklinisch. De klinische patiënten komen gemiddeld 12:02 minuten te laat en de poliklinische patiënten komen gemiddeld 6:47 minuten te laat. De patiënten die te laat komen hebben dus een invloed op de bezettingsgraad. Er kan echter niet precies worden gezegd hoe groot die invloed is op de bezettingsgraad vanwege de grote waarden die de standaarddeviaties aannemen. Patiënt Klinisch Poliklinisch Alle patiënten

Percentage te laat 42,71% 22,97% 29,14%

Gemiddelde tijd te laat 12:02 minuten 6:47 minuten 9:23 minuten

6.4 Bespaartijd Er is gebleken dat de scans niet altijd in gebruik zijn. Dit betekent dus dat er tussen twee opeenvolgende scans een tijd is waarin de scanner stilstaat. Het VU medisch centrum streeft ernaar om deze scanleegtijd op vijf minuten te brengen. Op dit moment is de scanleegtijd ongeveer vijftien tot twintig minuten per keer. Door deze leegtijd te verkorten kan dus tussen twee opeenvolgende scans een bespaartijd bepaald worden. Definitie

De bespaartijd is de tijd die tussen twee opeenvolgende scans bespaard kan worden, te berekenen als scanleegtijd verminderd met vijf minuten.

Voor elke scanner is de gemiddelde bespaartijd per dag berekend. De resultaten staan in de volgende tabel.

Bespaartijd per dag Standaarddeviatie

60-Vision 2:03u 0:53

61-Sonata 1:27u 0:43

30-Impact 1:31u 0:28

Zoals te zien is, kunnen er per scanner één à twee onderzoeken per dag meer gedaan worden als het lukt om de leegtijd terug te brengen tot vijf minuten per keer. Dit lijkt vrij krap, dus is er ook gekeken wat er gebeurt als de leegtijd tot tien minuten kan worden teruggebracht. De volgende tabel geeft de resultaten hiervan.

Bespaartijd per dag Standaarddeviatie

60-Vision 1:28u 0:49

61-Sonata 0:57u 0:37

30-Impact 0:56 0:26

Ook als de leegtijd teruggebracht kan worden naar tien minuten kan er dus ongeveer één onderzoek per dag meer worden uitgevoerd op elke scanner dan op dit moment het geval is. In bijlage C staat een uitleg van de methode om de bespaartijd te berekenen en een overzicht van de bespaartijden bij verschillende streefleegtijden. Pagina 19


Om te kijken waar de tussentijd groter wordt dan gewenst, is er ook voor elke scanner de startduur, afhandelduur en tussentijd berekend. Allereerst worden de definities gegeven van startduur, afhandelduur en tussentijd. Ook staan ze overzichtelijk in een schema in de definitielijst achter in dit rapport. Definitie

De startduur is de tijd die het kost om een patiënt klaar te maken voor het onderzoek, gerekend vanaf het moment dat hij de kleedkamer binnenkomt.

Definitie

De afhandelduur is de tijd die het kost om een patiënt na een onderzoek te helpen de onderzoeksruimte te verlaten.

De resultaten staan in de onderstaande tabel.

Startduur Afhandelduur Tussentijd

60-Vision 0:08u (0:07) 0:05u (0:05) 0:07u (0:14)

61-Sonata 0:06u (0:07) 0:03u (0:04) 0:06u (0:12)

30-Impact 0:06u (0:04) 0:04u (0:06) 0:06u (0:09)

Deze drie getallen samen zouden voor een scan de scanleegtijd opleveren, en dus vijf minuten moeten zijn. De tussentijd zou nul moeten zijn, dat betekent dat de patiënten elkaar direct opvolgen. Dat dit niet zo is komt vaak doordat patiënten te laat komen. Dit is de belangrijkste oorzaak van een lange tussentijd en daarmee ook de lange scanleegtijd. Het verbeteren van dit punt is een essentieel onderdeel om het proces te kunnen verbeteren. De startduur kan langer worden bijvoorbeeld door angst van de patiënt of door het mislukken van sedatie. De scanleegtijd kan verder nog verkort worden door het klaarmaken van de ene patiënt en het afhandelen van de vorige patiënt samen te laten vallen.

6.5 Benutting Bij de benuttingsgraad wordt ervan uitgegaan dat de startduur, afhandelduur en tussentijd vijf minuten duurt. Zie volgende pagina voor een grafische weergave. De tijd tussen begin scan onderzoek 2 en einde scan onderzoek 1 duurt dan dus vijf minuten. Uitgaande van deze gegevens kan de benuttingsgraad worden berekend. In de huidige situatie is de scanleegtijd op scan 30 zestien minuten. De gemiddelde scanduur op scan 30 bedraagt gemiddeld 34 minuten. Hieruit kan de benuttingsgraad als volgt worden berekend:

34 + 5 *100% = 34 + 16

78,0%.

Pagina 20


De resultaten van de benuttingsgraden zijn te zien in onderstaande tabel.

Benuttingsgraad

30 - Impact 78.0%

60 - Vision 76.5%

61 - Sonata 70.0%

6.6 Poliklinisch versus klinisch Van belang kan zijn om te kijken of de verhouding tussen de ingeroosterde poliklinische en klinische patiënten gelijk is aan de verhouding tussen de werkelijk gescande poliklinische en klinische patiënten. Dit is belangrijk omdat dan te zien is of er eventueel meer tijd ingeroosterd dient te worden voor klinische onderzoeken, zodat die toetredingstijd kan dalen. Voor de werkelijk gescande patiënten zijn gegevens uit RADI bekend: 7.767 is het aantal verrichtingen bij poliklinische patiënten 4.263 is het aantal verrichtingen bij klinische patiënten 12.030 is het totale aantal verrichtingen

Verdeling Poliklinisch - Klinisch

poliklinisch klinisch

Pagina 21


Hiermee kan de verhouding poliklinisch : klinisch berekend worden. Die is 1.82 : 1. Dus van elke honderd verrichtingen worden er ongeveer 35 verricht bij klinische patiënten en 65 bij poliklinische patiënten. Werkwijze verhouding in rooster In het schema MRI plekken zijn de blokken4 ingedeeld in vijf categorieën: poliklinisch, klinisch, onderzoek, zowel poli- als klinisch en overige. Overige blokken zijn ‘extra plekken’ en plekken met een vraagteken. N.B. Hierbij wordt er vanuit gegaan dat de blokken voor cardio gebruikt worden door klinische patiënten. In theorie zouden deze ook gebruikt kunnen worden voor poliklinische, maar in de praktijk blijkt dat dit bijna alleen maar klinische patiënten zijn. Vervolgens is voor elke scanner per week het aantal uren berekend voor de soorten poliklinisch en klinisch. Dit zijn subtotalen. Voor de blokken die zowel voor poliklinische patiënten als voor klinische zijn, is het totaal aantal uren genomen en bij de ieder van de subtotalen van poliklinisch en klinisch wordt een deel daarvan opgeteld. Dit zijn de totalen. Aangezien niet bekend is hoe deze onderzoeken verdeeld zijn over de klinische en poliklinische patiënten, zijn er voor deze delen 2 mogelijkheden geformuleerd: 1. Bij ieder wordt de helft van deze uren opgeteld, ervan uitgaande dat dus de helft van deze onderzoeken voor poliklinische patiënten en de helft voor klinische patiënten bestemd is. 2. Bij poliklinisch wordt tweederde van het aantal uren opgeteld en bij klinisch eenderde. Dit is ongeveer gelijk aan de verhouding van de aanvragen. Met de totalen is de verhouding tussen het aantal onderzoeken met poliklinische en het aantal met klinische patiënten berekend. Hierbij zijn alle overige blokken en de onderzoeksblokken buiten beschouwing gelaten, aangezien het daarbij ofwel niet om patiëntenzorg gaat, ofwel niet duidelijk is of het om poliklinische of klinische patiënten gaat. In de tabel hieronder staan de gevonden waarden. De laatste regel is de verhouding poliklinisch : klinisch die gevonden is bij de aanvragen voor MRI scans. Niet vergeten mag worden dat deze verhouding de verhouding in het aantal aanvragen is, maar dat de verhouding gevonden in het rooster gaat over de duur van scans. Het zou immers kunnen zijn dat een poliklinische scan veel langer duurt dan een klinische scan, of andersom. Om te kijken of dit zo is en of dit invloed heeft op de verhouding is gekeken naar de (gemiddelde) duur van scans bij poliklinische en scans bij klinische patiënten. Deze bleek zo goed als gelijk te zijn, dus hoefde er geen rekening mee gehouden te worden. Resultaten Voor beide mogelijkheden is deze verhouding groter dan de verhouding gevonden voor het aantal aanvragen voor de beide categorieën. Bij mogelijkheid twee is dit echter nog wat groter van bij mogelijkheid één. Dit houdt in dat er dus naar verhouding minder onderzoeken bij klinische patiënten worden ingedeeld dan er in werkelijkheid worden uitgevoerd en meer bij poliklinische patiënten. Tevens is te zien aan de verhoudingen per scanner, dat er vooral op scanner 30 (Impact) veel meer poliklinische patiënten worden gescand dan klinische. Op de andere scanners is die verhouding wel ongeveer gelijk aan die van de werkelijk gescande patiënten.

4

‘blokken’ zijn cellen in de Excelsheet, tijdblokken Pagina 22


Verhouding Verhouding Verhouding Verhouding

poliklinisch : klinisch (zonder RTH, KNO, mammo) poliklinisch : klinisch (mogelijkheid 1) poliklinisch : klinisch (mogelijkheid 2) gescande patiënten5

2.28 2.03 2.24 1.82

Verhoudingen poliklinisch versus klinisch voor body en neuro

De categorieën poliklinisch en klinisch zijn nog verder opgesplitst in body en neuro. Hiermee is de verhouding poliklinisch : klinisch berekend voor zowel body als neuro onderzoeken. N.B. ‘mammo’ is bij body gerekend en ‘KNO’ bij neuro. Verder zijn deze beide onderzoeken zowel voor poliklinische als voor klinische patiënten, vandaar dat de helft van het totaal aantal uren hiervoor opgeteld is bij klinisch (-body respectievelijk -neuro) en de helft bij poliklinisch (-body respectievelijk -neuro). Van de kinderplekken is niet duidelijk of het om body of neuro onderzoeken gaat, dus geldt voor de verhoudingen dat de helft van het totaal aantal uren hiervoor opgeteld is bij (klinisch) body en de helft bij (klinisch) neuro. RTH is helemaal niet meegenomen in de berekening aangezien dat zowel poliklinisch als klinisch en zowel body als neuro zou kunnen zijn. Resultaten

Verhouding

Body 1.05

Neuro 3.07

Hieraan is dus te zien dat er vrijwel evenveel klinische body als poliklinische body onderzoeken ingepland worden, maar veel meer poliklinische neuro dan klinische neuro onderzoeken.

6.7 Aantal wachtenden in de wachtrij Onderzocht is het aantal wachtenden in de wachtrij op dit moment, onderverdeeld in poliklinisch neuro, poliklinisch body, klinisch neuro en klinisch body. Definitie

De wachtrij is de verzameling van alle patiënten die een aanvraag voor een onderzoek hebben gedaan maar voor wie nog geen onderzoek is uitgevoerd.

Allereerst werd van het totaal aantal scanuren per week van de drie scanners bij elkaar bepaald welk deel voor patiëntenzorg is. Bekend was al hoeveel onderzoeken er in totaal per week gedaan worden, dus zo is berekend hoeveel onderzoeken met betrekking tot patiëntenzorg er wekelijks gedaan worden. Verder is de verhouding tussen body en neuro onderzoeken berekend en zowel voor body als voor neuro onderzoeken is de verhouding berekend tussen poliklinisch en klinisch (zie tabel hierboven). Op deze manier is het aantal patiëntenonderzoeken gesplitst in de vier delen: poliklinisch neuro, poliklinisch body, klinisch neuro en klinisch body. Het aantal onderzoeken in 5

Deze verhouding is als volgt berekend: aantal poliklinische / aantal klinische = 7767 / 4263 Pagina 23


de week is gelijk aan het aantal wachtenden per week, dus door de waarden van ieder van deze vier delen te vermenigvuldigen met de toetredingstijd voor de verschillende delen, is geschat hoeveel mensen er nu wachten in de wachtrij. Aantal wachtenden in wachtrij: Wachtenden Body Neuro

Poliklinisch 189 526

Klinisch 40 40

Het totaal aantal wachtenden in de wachtrij wordt geschat op 795.

6.8 Planningsrooster Binnen de planning is er ook gekeken of het rooster efficiënt is ingedeeld. Het rooster bestaat uit blokken waarin neuro en/of body scans worden uitgevoerd. In de blokken wisselen neuro en body scans elkaar soms af. Als er een ander soort scan wordt gemaakt dan moeten er eerst spoelen worden verwisseld. Het verwisselen van deze spoelen kost tijd. Deze tijd zit in de klaarlegtijd van het scanonderzoek. Er is gekeken of het efficiënter is om neuro scans of body scans achter elkaar uit te voeren. Als neuro scans elkaar opvolgen kan het zijn dat de klaarlegtijd korter is omdat de spoelen dan sneller kunnen worden verwisseld. Hierbij moet wel de opmerking gemaakt worden dat hier slechts naar de klaarlegtijd gekeken is. Andere mogelijke consequenties die het scannen in blokken met zich meebrengt (zowel in positieve als negatieve zin) zijn in dit onderzoek niet beschouwd. Uit de data is gebleken dat de klaarlegtijd (gegeven in minuten) van een neuroscan die een bodyscan opvolgt of een bodyscan die een neuroscan opvolgt niet in grote mate verschilt met de klaarlegtijd van twee opeenvolgende soortgelijke scans (neuro-neuro of body-body). Echter in de onderstaande tabellen is wel te zien dat de gemiddelde klaarlegtijden voor wisselende onderzoeken (neuro na body of body na neuro) enigszins verschillen van de overige gemiddelde waarden. Dit verschil is echter niet zo groot waardoor het niet uitmaakt hoe de blokken in het rooster zijn ingedeeld. 30-Impact gemiddelde standaarddeviatie

huidig gemiddelde 5:52 6:03

achtereenvolgend 5:44 4:01

wisselend 6:19 3:59

60-Vision gemiddelde standaarddeviatie



wisselend 8:44 9:04

61-Sonata gemiddelde standaarddeviatie



wisselend 6:13 4:02

Gezien de grote waarden van de standaarddeviaties en het kleine verschil in gemiddelde klaarlegtijden tussen wisselende en achtereenvolgende onderzoeken maakt het dus niet uit hoe de blokken in het rooster zijn ingedeeld.

Pagina 24


De klaarlegtijd aan het begin en aan het einde van de dag duurt vaak langer dan de rest van de dag. Als deze twee onderzoeken weggelaten zijn dan resulteert dat in de volgende resultaten:

30-Impact gemiddelde standaarddeviatie

huidige situatie 5:35 4:03


wisselend 6:16 4:00

60-Vision gemiddelde standaarddeviatie



wisselend 7:43 6:08

61-Sonata gemiddelde standaarddeviatie



wisselend 4:56 2:49

Doordat de blokken in het rooster statisch zijn en er niet over de randen van zo’n blok gepland kan worden, kan het voorkomen dat er kwartiertjes verloren worden. Stel dat een blok voor neuro is ingeroosterd voor twee uur en de onderzoeken binnen dit blok duren totaal 1:45 uur, dan wordt er dus een kwartier verloren. Dit kwartier kan binnen dit statische rooster ook niet worden gebruikt voor een onderzoek. (zie H8.1)

6.9 Algemeen De belangrijkste resultaten zijn dat er bij een verkorting van de scanleegtijd heel veel tijdwinst te behalen valt. Door deze winst kunnen er meer onderzoeken per dag ingepland worden. Verder is het ook opgevallen dat de protocoltijden te krap geschat worden, maar dat dit geen uitloop veroorzaakte aan het einde van de dag. Dit komt onder andere doordat de laboranten bij de volgende patiënt iets niet of iets minder scannen in geval van uitloop. Deze reden is natuurlijk wel opvallend. Blijkbaar is het niet altijd nodig om de gehele serie sequenties te doen of is het ook mogelijk om een kleiner gebied te scannen. Een gedeelte van de sequenties kan ook voldoende zijn. Het VU medisch centrum kan ervoor kiezen om bij elke scan slechts het minimum aantal sequenties te doen. Het is echter ook begrijpelijk dat het VU medisch centrum graag topreferente zorg wil blijven aanbieden en daarbij zijn meer sequenties wenselijk. Dit is een prioriteitskeuze, die alleen het VU medisch centrum zelf kan maken.

Pagina 25


7. Onderzoek naar wegwerking wachtlijsten Aangenomen wordt dat de vraag en het aanbod gelijk zijn, omdat de wachttijd over de afgelopen maanden constant is gebleken. In theorie gaat het hier dus om een achterstand, die de wachtrij genoemd zal worden. Het zou dus ook in theorie mogelijk moeten zijn door iets efficiënter te werken dat na verloop van tijd die wachtlijst te hebben weggewerkt. Echter, in de praktijk zal dat waarschijnlijk niet het geval zijn. Immers, als de wachttijd voor een MRIscan afneemt, zal dat meer mensen aantrekken waardoor de vraag weer toe gaat nemen. Toch zal hier een schatting gemaakt worden van hoe snel de wachtrij weggewerkt kan worden, door vier verschillende scenario’s te bekijken: 1. 2. 3. 4.

de scanleegtijd terug te brengen tot 5 respectievelijk 10, respectievelijk 15 minuten. de onderzoeksduur 5 respectievelijk 10, respectievelijk 15 minuten korter te laten duren een vierde MRI-apparaat aanschaffen stipt om acht uur beginnen ’s ochtends en het reserve-uurtje (van 16:30 tot 17:30) aan het eind van iedere dag gebruiken om te scannen

N.B. Hierbij wordt aangenomen dat de vraag constant blijft ongeacht de lengte van de wachtrij. Momenteel is het aantal wachtende patiënten als volgt verdeeld: Poliklinisch 189 526

Body Neuro

Klinisch 40 40

7.1 Kortere scanleegtijd Hiervoor is gerekend met scanleegtijden verkort tot 5, respectievelijk 10, respectievelijk 15 minuten. Dit levert de volgende aantallen minuten besparing op per dag per scanner. Minuten 5 10 15

30-Impact 91 56 39

60-Vision 123 88 64

61-Sonata 87 57 39

Uitgaande van een gemiddelde onderzoeksduur van ongeveer 45 minuten levert dit een extra aantal onderzoeken per dag in totaal op. Met de gegevens over het aantal wachtende patiënten in de wachtrij op dit moment, kan berekend worden hoe lang het duurt om met deze besparing het totaal aantal wachtenden weg te werken en hoe lang het duurt om het aantal klinische patiënten in de wachtrij weg te werken.

Minuten 5 10 15

Extra aantal onderzoeken 7 4 3

Totale wachtrij (dagen) 114 199 265

Klinische wachtrij (dagen) 12 20 27

Pagina 26


In grafiekvorm ziet dat er als volgt uit:

dagen nodig voor wegwerking klinische / totale wachtrij bij verkorte scanleegtijd 300 265 250 199 dagen

200 klinische wachtrij

150

totale wachtrij

114 100 50

27

20

12 0 5

10

15

minuten

7.2 Kortere onderzoekstijden Ook hiervoor is weer gerekend met een verkorting van vijf, tien en vijftien minuten. Dit levert het volgende aantal minuten besparing op per dag per scanner: Minuten 5 10 15

30-Impact 46 92 138

60-Vision 44 88 132

61-Sonata 43 87 130

Als hierop dezelfde soort berekening toegepast wordt als bij een kortere scanleegtijd, volgen hieruit de volgende resultaten: Minuten 5 10 15

Extra aantal onderzoeken 3 6 9

Totale wachtrij

Klinische wachtrij

265 133 89

27 14 9

Pagina 27


Hieronder zijn de gegevens weer in grafiekvorm weergegeven:

dagen nodig voor wegwerking klinische / totale wachtrij bij kortere onderzoekstijd 300 265 250

dagen

200 klinische wachtrij

133

150

totale wachtrij 89

100 50

27

14

9

0 5

10

15

minuten

7.3 Vierde MRI-apparaat Gemiddeld genomen over de verschillende scanapparaten worden er op een dag negen onderzoeken gedaan. De aanschaf van een vierde MRI-apparaat zou dus inhouden – nog steeds aannemend dat de vraag constant blijft ongeacht de wachtrij - dat er per dag negen onderzoeken meer gedaan zouden kunnen worden. Hiermee kan ook weer uitgerekend worden in hoeveel dagen de totale wachtrij en de klinische wachtrij weggewerkt zouden kunnen worden. Voor de totale wachtrij geldt dat deze in 89 dagen weggewerkt zou kunnen zijn en voor de klinische wachtrij geldt dat deze in negen dagen weggewerkt zou kunnen zijn.

Vierde MRI-apparaat

Extra aantal onderzoeken 9

Totale wachtrij

Klinische wachtrij

89

9

Uiteraard is het aanschaffen van een extra MRI apparaat een hoge investering. Bovendien is te zien in paragraaf 7.2 dat als de onderzoekstijd met 15 minuten verkort zou worden dat dan de wachtrij ook in 89 dagen is weggewerkt. Dit is echter een veel goedkopere oplossing. Ook door een betere benutting van de capaciteit kan winst behaald worden. Daarom wordt niet aanbevolen een vierde MRI apparaat aan te schaffen.

Pagina 28


7.4 Om acht uur beginnen en reserve-uurtje gebruiken Uit de metingen is gebleken dat gemiddeld om 8.10 uur wordt begonnen met de onderzoeken. Dit in verband met het opstarten van de computers en het klaarzetten van materialen. Daarbij is er aan het eind van iedere dag een reserve-uurtje dat gebruikt kan worden indien er grote uitloop is. Gebleken is echter dat dit uur bijna nooit gebruikt wordt, omdat er geen uitloop is of omdat die al gedurende de dag is weggewerkt. In principe is dit uurtje bestemd voor onderzoek, maar er is hier van uit gegaan dat dit uurtje ook gebruikt kan worden voor patiëntenzorg. Een scenario zou dus zijn dat men ’s ochtends stipt om 8.00 uur begint en aan het eind van de dag een uur langer doorgaat, zodat per dag 1:10 uur per scanner gewonnen wordt. Dit levert per dag in totaal ruim drie extra onderzoeken op. Hiermee kan de totale wachtrij in 265 dagen weggewerkt worden en de klinische wachtrij in 27 dagen. Hieronder zijn de gegevens van dit scenario weergegeven in tabelvorm:

Om acht uur beginnen + reserve-uurtje

Extra aantal onderzoeken 3

Totale wachtrij

Klinische wachtrij

265

27

Pagina 29


8. Aanbevelingen Er wordt niet geadviseerd een extra MRI aan te schaffen dan wel de openingstijden te verlengen, aangezien er geen sprake is van een tekort aan capaciteit. De capaciteit zou op bepaalde punten beter benut kunnen worden. In dit hoofdstuk staan aanbevelingen beschreven om deze betere benutting te realiseren. De belangrijkste aanbevelingen staan bij elkaar in 8.1. In de rest van het hoofdstuk staan nog enkele andere aanbevelingen die eventueel kunnen worden toegepast. Daarbij worden ook enkele punten genoemd die duidelijk zijn geworden na een bezoek aan het Academisch Medisch Centrum (AMC). Voor de samenhang en volgorde waarin de belangrijkste aanbevelingen kunnen worden toegepast kan worden gekeken in de managementsamenvatting aan het begin van dit rapport.

8.1 Belangrijkste aanbevelingen No-shows Een groot probleem vormen de no-shows: situaties waarin patiënten niet op komen dagen op hun afspraak. Bij de MRI is het aantal no-shows van het afgelopen jaar 10%. Dit zijn twee tot drie onderzoeken per dag. Een grote winst zou dus behaald kunnen worden als iedere patiënt gewoon op zou komen dagen. Ten eerste is het handig om de no-shows te registreren op een manier dat bij een nieuwe aanvraag van die patiënt gelijk te zien is. Wanneer deze patiënten twee of meer keer niet op zijn komen dagen kan besloten worden ze geen afspraak meer te geven. Zij moeten dan op zoek naar een ander ziekenhuis. Ten tweede wordt aanbevolen de patiënten hun afspraak van tevoren telefonisch te laten bevestigen. Dit gebeurt momenteel alleen voor de afspraken op zaterdag. Wanneer een patiënt niet belt dan kan deze alsnog een paar dagen van tevoren gebeld worden om te vragen of de afspraak door gaat. Als deze persoon niet te bereiken is en de afspraak dus niet is bevestigd, dan kan er bijvoorbeeld een klinische patiënt ingeroosterd worden op die plek. Het komt bij lange termijn patiënten regelmatig voor dat ze inmiddels zijn overleden of dat ze reeds gescand zijn doordat er nogmaals een aanvraagformulier voor is gemaakt. Daarom wordt geadviseerd de lange termijn patiënten niet meteen in te plannen maar de aanvragen te bewaren tot één of twee maanden voordat ze gescand zullen worden. Tenslotte kan er per 1 mei 2004 een “wegblijftarief” van € 20,- worden gevraagd aan poliklinische patiënten die niet op komen dagen bij een afspraak, mits de patiënt van de regeling op de hoogte is gebracht.

Pagina 30


Alhoewel het van groot belang is om de aantallen no-shows zo veel mogelijk te minimaliseren, is er ook een mogelijkheid om de plaats van de no-shows in te vullen. Dit kan heel gemakkelijk door aan het begin van de dag twee patiënten te laten komen. Mocht een noshow zich dan voordoen, dan kan de extra aanwezige patiënt de plaats van de no-show invullen. Hoe dit principe werkt, staat uitvoerig beschreven in bijlage D. Aanbeveling ter voorkoming: Laat patiënten telefonisch de afspraak bevestigen Aanbeveling ter omgang: Laat bij het eerste onderzoeken twee patiënten komen

Patienten te laat Een algemeen bekend probleem in ziekenhuizen vormen de patiënten die te laat komen. Ook bij de MRI is dat het geval. De te laat komende patiënten kunnen zowel klinisch als poliklinisch zijn. Ongeveer 23% van de poliklinische patiënten komt te laat tegenover 43% van de klinische patiënten. Dit knelpunt zorgt samen met de no-shows voor de grootste vertraging in de planning en is dus een belangrijk punt om aan te pakken. Er wordt geadviseerd om patiënten te vragen 15 minuten van tevoren aanwezig te zijn. Deze maatregel lijkt in het nadeel van de patiënt, vooral als er tevens uitloop in het schema is. De patiënt moet dan langere tijd in de wachtkamer wachten. Daar tegenover staat echter dat door deze maatregel de kans op uitloop in het schema kleiner is. Bij andere ziekenhuizen wordt dit principe reeds naar tevredenheid toegepast. Tevens zijn de klinische patiënten veelvuldig te laat. Er is een afdeling patiëntenbegeleiding waar afgesproken moet worden wanneer een patiënt opgehaald dient te worden. De communicatie binnen deze afdeling loopt volgens radiologie niet geheel vloeiend. Een andere reden dat klinische patiënten te laat komen is dat de laboranten ze niet op tijd oproepen. Het duurt lang voordat een patiënt van de kliniek naar de polikliniek gebracht is. Aanbeveling: Laat patiënten een kwartier eerder komen

Onderzoeksduur Als het lukt om de onderzoeksduur te verkorten, heeft dat tot gevolg dat er meer onderzoeken kunnen worden uitgevoerd per dag. Dit mag natuurlijk niet ten koste gaan van de kwaliteit van de scans. De onderzoeksduur kan bijvoorbeeld worden verkort door het eventuele toedienen van contrastvloeistof sneller te laten verlopen, of bijvoorbeeld door sequenties die niet echt noodzakelijk zijn niet uit te voeren. Ook kan het helpen om het omkleden van patiënten sneller te laten verlopen, bijvoorbeeld door het gebruik van twee kleedkamers per scanner. Aanbeveling: Probeer de onderzoeksduur zo kort mogelijk te houden

Rooster

Op dit moment is het zo dat het rooster opgedeeld is in blokken. Deze blokken zijn vast en er kan niet over de grenzen van de blokken heen gepland worden. Het kan dus gebeuren dat in een blok een tijd van bijvoorbeeld een kwartier niets staat ingepland, omdat de eindtijd van een blok wordt overschreden als er nog een onderzoek in het blok zou worden gepland. De tijd waarin niets staat ingepland gaat dus verloren, of wordt gebruikt om eventuele uitloop in te halen. Pagina 31


Als uitloop nu voorkomen kan worden door ervoor te zorgen dat alle patiënten op tijd komen, wordt de niet ingeplande tijd dus niet gebruikt. Ook de tijd die vrijkomt door de onderzoeksduur te verkorten kan zo niet worden benut. Hierdoor wordt er dus niets gewonnen. Om winst te halen uit het verkorten van de onderzoeksduur en scanleegtijd is het daarom noodzakelijk om ervoor te zorgen dat er geen tijden meer voorkomen in de planning waarop geen onderzoek gepland staat. Om dit te bereiken zou men kunnen overwegen om helemaal van de blokken in het rooster af te stappen, maar uit gesprekken met medewerkers van het VU medisch centrum is gebleken dat dit niet haalbaar is. Er zou wel gebruik gemaakt kunnen worden van een softwarepakket waarin de planning gemaakt wordt onder bepaalde, zelf in te voeren, voorwaarden. Hierbij kan dan met andere afdelingen de afspraak worden gemaakt dat zij niet een bepaald aantal scanuren hebben, maar dat voor hen een bepaald aantal patiënten per week gescand wordt. Een andere mogelijkheid is om de lengte van elk blok te behouden zoals het nu is, maar de begin- en eindtijden van de blokken variabel te maken. Bijvoorbeeld een blok dat nu van 10:00u tot 12:00u is gepland, begint dan tussen 9:45 en 10:15 en duurt dan twee uur. Hierdoor kan het blok dus later beginnen als in het voorgaande blok nog een kwartier nodig is om een onderzoek uit te kunnen voeren, of het kan eerder beginnen als in het vorige blok een kwartier over is. Ook kan het helpen om de kleine blokken die er nu zijn te concentreren in een groot blok. Hierdoor zijn er minder grenzen tussen blokken, omdat er minder blokken zijn. Dan zijn er dus minder gevallen waarin een tijdje niets ingepland kan worden en gaat er dus minder tijd verloren. Aanbeveling: Maak het rooster flexibeler of schaf zoveel mogelijk de blokken af

Scan onmogelijk Het gebeurt regelmatig dat een onderzoek op laatste moment niet door kan gaan terwijl de patiënt al wel aanwezig is. De oorzaken kunnen zijn: de patiënt is angstig, er zijn metalen deeltjes in het lichaam van de patiënt aanwezig, de patiënt is zwanger, de patiënt heeft een groot overgewicht. Bij patiënten met claustrofobie/engtevrees kan de onderzoeksduur behoorlijk oplopen. De patiënt kan uit angst de tunnel niet in willen of tijdens het scannen gaan bewegen. In het uiterste geval gaat de scan niet door en komt de patiënt een andere keer onder narcose of zal een ander soort onderzoek gedaan worden. Veel mensen vinden het eng om in een kleine ruimte te liggen en 7% van de patiënten is echt angstig. Uiteraard is dit probleem niet eenvoudigweg op te lossen. Wel kunnen er maatregelen genomen worden die mee kunnen helpen de angst te verminderen. De receptioniste plant angstige patiënten op de minst enge scanner, nummer 61 (Sonata). Dit apparaat heeft geen lange tunnel en heeft meer ruimte dan de andere twee MRI-apparaten. Het is ook mogelijk om angstige patiënten te sederen. In feite is het de taak van de aanvragende arts om dit soort informatie op het aanvraagformulier te noteren. In de meeste gevallen verzuimt de arts echter er naar te vragen of het te noteren op het aanvraagformulier. Een oplossing hiervoor is om zelf vragen te stellen aan de patiënten voordat ze komen. Een manier om dit te doen is om bij de bevestiging van de afspraak een vragenlijst toe te voegen. Daar kunnen vragen in gesteld worden zoals:

Pagina 32


-

Heeft u een pacemaker? Heeft u één of meerdere piercings? Heeft u een beugel? Zou u zwanger kunnen zijn? Hoe zwaar bent u ongeveer?

Als de patiënt één van de vragen met ja beantwoordt of twijfelt dan wordt deze verzocht contact op te nemen met de receptie. Een andere mogelijkheid is om een dergelijke vragenlijst naar de aanvragende arts te sturen en hem of haar te verplichten de lijst in te vullen met de consequentie dat de aanvraag anders niet geaccepteerd wordt. In bijlage E is een voorbeeld van een vragenlijst verwerkt. Aanbeveling: Het sturen van vragenlijst naar patiënten of aanvragende arts

8.2 Planningsproces Veel aanvragen Het verlagen van de toetredingstijden heeft tot gevolg dat er meer vraag naar de MRI is. Op deze manier zal de toetredingstijd niet dalen. Een oplossing hiervoor is het alleen aannemen van patiënten die onder behandeling zijn bij het VU medisch centrum. De shoppers zullen dan verder moeten zoeken. Zij kunnen bijvoorbeeld terecht bij het MRI centrum, die kortere toetredingstijden heeft. Het VU medisch centrum moet uiteraard zelf bepalen of deze strategie gewenst is. Tevens kan het een uitkomst bieden om bij een aanvraag na te gaan of een MRI wel noodzakelijk is. Soms is het mogelijk of zelfs beter om een ander soort behandeling te kiezen zoals een echografie of een CT-scan. Aanbeveling: Geen of minder shoppers aannemen

Wijzigingen protocol Momenteel wordt de planning gebaseerd op het protocol voor de scan. Als artsen een wijziging in het protocol aan willen brengen dan wordt dit op de dag van de scan op het aanvraagformulier geschreven. Een wijziging in het protocol betekent meestal een langere onderzoeksduur omdat er extra sequenties of een groter gebied gescand dient te worden. Met deze extra benodigde tijd wordt dus geen rekening gehouden in de planning. Om dit te voorkomen kunnen de aanvraagformulieren al door een radioloog gecontroleerd worden voordat ze ingepland worden. In plaats van het protocolnummer kan de radioloog de verwachte benodigde tijd voor het onderzoek er op schrijven. Bij inplanning kan hier dan rekening mee gehouden worden. Dit principe wordt ook bij het AMC reeds toegepast en werkt naar tevredenheid. Aanbeveling: Aanvraagformulieren door laboranten laten bekijken voor het inplannen

Pagina 33


8.3 Scanproces Omkleden / voorbereiding patiënt Bij MRI 61 (Sonata) zijn er twee kleedkamers aanwezig. Dit heeft als voordeel dat de volgende patiënt alvast om kan kleden terwijl de huidige patiënt nog gescand wordt. Maar zoals in de resultaten te zien is wordt de tweede kleedkamer niet optimaal benut. De leegtijden van de Sonata en MRI 30 (Impact) zijn nagenoeg gelijk. Wel is er een groot verschil met MRI 60 (Vision). Een betere benutting van de tweede kleedkamer zou mogelijk zijn als één van de twee laboranten de volgende patiënt klaarlegt voor het onderzoek terwijl de laatste scan nog bezig is. Eén laborant kan bij de scan blijven om te controleren of alles goed gaat terwijl de andere in de kleedkamer bezig is. Met aanschaf van mobiele tafels kan er al van tevoren een infuus voor contrastvloeistof en narcose worden aangebracht bij de patiënt. Ook immobiele patiënten kunnen dan al klaargelegd worden. Aanbeveling: Betere benutting tweede kleedkamer in combinatie met aanschaf mobiele tafels

Oproepen artsen Laboranten willen wel eens dat er bij een scan een arts komt kijken omdat er iets gevraagd moet worden. Ook willen artsen sommige scans zien voordat de patiënt weg is. Als de arts dan niet opgeroepen wordt dan kan het zijn dat de arts achteraf niet tevreden is over de scan omdat er nog iets extra’s moest gebeuren. Verder moet er altijd een arts in de buurt zijn als er contrastvloeistof toegediend wordt. Het is dus noodzakelijk dat een arts snel ter plaatse is wanneer hij/zij opgeroepen wordt. In de praktijk blijkt echter dat artsen vaak niet direct komen als ze opgeroepen worden. Dit kan bijvoorbeeld gebeuren als hij/zij in overleg is. De laboranten moeten dan wachten tot de arts er is en het onderzoek staat dan stil. Om verwarring te voorkomen over het wel of niet aanwezig moeten zijn van een arts, kan hij of zij het van tevoren al op het aanvraagformulier aangeven. Als de laboranten de aanvraagformulieren doornemen, weten zij van tevoren of en wanneer ze de arts moeten oproepen en kunnen ze dit ruim op tijd doen. Daarnaast kan er overwogen worden om de regel dat een arts in de buurt moet zijn bij het prikken van contrastvloeistof af te schaffen. Een complicatie treedt zelden tot nooit op en bovendien hebben de laboranten een cursus voor het prikken gehad. Er is bij het AMC gezien dat de laboranten geheel zelfstandig prikken. Uiteraard is het van groot belang dat artsen direct reageren als ze opgeroepen worden. Ze kunnen door even te bellen na gaan of ze direct moeten komen of dat het nog even kan wachten. Aanbeveling: Zorg dat artsen niet ter plaatse hoeven te zijn bij toediening contrastvloeistof

Pagina 34


8.4 Overige aanbevelingen Onderstaande aanbevelingen zijn van ondergeschikt belang en niet direct van invloed op de wachtrij.

Ondersteuning De receptioniste dient bij het inplannen met erg veel zaken rekening te houden. Al deze ongeschreven regels weet ze uit het hoofd. Bij ziekte of vakantie van de receptioniste zal het echter moeilijk zijn haar te vervangen. Een softwarematige ondersteuning kan hier een uitkomst bieden. Bij het AMC wordt de software ondersteuning X/Care gebruikt. Dit is een ziekenhuis informatie systeem voor algemene en academische ziekenhuizen. Dit programma biedt een duidelijk overzicht op de planning. Bovendien heeft het programma nog meer functionaliteiten die goed bruikbaar zijn zoals het direct uitdraaien van een bevestigingsbrief. De adresgegevens worden automatisch uit het huidige systeem ZIS gehaald. Wanneer meerdere medewerkers een cursus voor dit of een soortgelijk programma zouden volgen dan is de planning makkelijker over te nemen door anderen. Aanbeveling: Meerdere mensen kunnen laten inplannen, eventueel door invoering van een softwarepakket

Sedatie / beweging Op het VU medisch centrum wordt bij kinderen sedatie (slaapmiddel) toegepast zodat ze niet bang zijn en niet bewegen tijdens het scannen. Een nadeel van sederen is dat een kind weer wakker kan worden of helemaal niet wil gaan slapen. Dan is de kans groot dat de patiënt gaat bewegen tijdens het scannen. Het is echter niet mogelijk om meer slaapmiddel toe te dienen want dat kan schadelijk zijn. Het kost veel tijd om een kind weer in slaap te krijgen. Als het kind totaal niet reageert op de sedatie dan moet het op een ander tijdstip terug komen voor een behandeling onder narcose. Een van de opvallendste verschillen tussen het VU medisch centrum en het AMC is dat er op het AMC geen sedatie wordt toegepast. Kinderen die bang zijn en kinderen die ouder dan drie jaar zijn gaan bij het AMC onder narcose. Een groot voordeel van narcose is dat kinderen niet plotseling wakker kunnen worden. Een nadeel ervan is dat een onderzoek veel tijd in neemt. Als het VU medisch centrum de onderzoeksduur van narcose kan verkorten, dan zou het gunstig zijn om meer narcose toe te passen in plaats van sedatie. Een andere manier om beweging te beperken, vooral toepasbaar bij scans van de buik, is het geven van ademhalingsinstructies. De instructies kunnen dan zijn “niet ademen”, “inademen” en “uitademen”. Op die manier zijn volgens het AMC betere kwaliteit scans te krijgen en is er een kleinere kans dat de scan overnieuw moet. Ook wordt bij het AMC gebruik gemaakt van een zogeheten vacuümmatrasje voor kinderen jonger dan drie jaar. Hierdoor liggen kinderen stevig en bewegen ze niet. Dit is echter bij het VU medisch centrum al eens eerder uitgeprobeerd. Aanbeveling: Narcose toepassen bij kinderen Aanbeveling: Ademhalingsinstructies gebruiken

Pagina 35


Narcose Voor een onderzoek onder narcose wordt twee uur ingepland. Dit is twee tot drie keer zo lang als hetzelfde onderzoek zonder narcose terwijl het scannen zelf even lang duurt. De reden waarom een onderzoek met narcose zo lang duurt, is dat de patiënt ingeleid en uitgeleid moet worden in de ruimte aangrenzend aan de onderzoeksruimte. Het volgende onderzoek kan nog niet beginnen omdat de ruimte nog in gebruik is. Ook hier kan een tweede kleedkamer en het gebruik van mobiele tafels uitkomst bieden. Als deze voor inleiding en uitleiding wordt gebruikt dan kunnen de overige onderzoeken doorgaan. Aanbeveling: Betere benutting tweede kleedkamer in combinatie met aanschaf mobiele tafels

Metingen Bij dit project waren goede metingen erg belangrijk. Het RADI systeem bevatte veel data en de intentie was dan ook met die gegevens te gaan werken. Er miste echter veel gegevens in die dataset en bovendien klopten veel gegevens niet. Daarom was het grootste deel niet bruikbaar voor onderzoek en moest er gezocht worden naar een andere oplossing die gelukkigerwijs ook is gevonden. Het is voor vervolgonderzoek zeer belangrijk om de RADI data betrouwbaar te maken. Dit kan door metingen nauwkeuriger bij te houden en het onder de aandacht brengen bij personeel hoe belangrijk het is dat er goed gemeten wordt. Aanbeveling: Nauwkeuriger meten

Pagina 36


9. Evaluatie Het project dat ons aangeboden werd op de afdeling radiologie was een leerzaam en interessant project. Het was een hele ervaring om in een andere branche te werken dan vanuit opleiding Bedrijfswiskunde en Informatica gewoon is. De medische aspecten van dit project zijn dan ook erg goed bevallen. Het project is in het algemeen goed verlopen. Er was een goede samenwerking binnen de groep. Een goede taakverdeling waar iedereen zich aan hield en de wekelijkse vergaderingen droegen daar aan bij. De projectleider van UniSolve, Korik Alons, hield een duidelijke structuur aan. De samenwerking tussen UniSolve het VU medisch centrum liep ook goed. Op een kleine uitzondering na wilden de werknemers graag hun medewerking verlenen aan het project. Op deze manier is veel informatie en ook numerieke gegevens verkregen.

Pagina 37


Literatuuropgave

•

Tegengaan van no-shows in het Onze Lieve Vrouwe Gasthuis te Amsterdam: http://www.ac-solutions.nl/courtesycall/index.dxml?content=int-business&subject=olvg

•

Een document over wachtkamerproblemen. Hier wordt onder andere ook het scenario behandeld om aan het begin van de dag twee patiënten te laten komen. Door: Anke Hutzschenreuter Titel: Waiting Patiently Jaar van publicatie: Januari 2004 http://www.cs.vu.nl/obp/mathmodeling/papers/hutzschenreuter.pdf

•

Hoe kunnen patiënten goed worden gepland in een rooster wat tot een verkorting van de toetredingstijd kan leiden. Door: Mark Murray en Catherine Tantau Titel: Same-Day Appointments: Exploding the Access Paradigm Jaar van publicatie: September 2000 http://www.aafp.org/fpm/20000900/45same.html

Pagina 38


Definities Dit hoofdstuk geeft een lijst van definities van gebruikte begrippen op alfabetische volgorde. Om een aantal begrippen die samenhangen te verduidelijken, is onderaan de lijst een schema toegevoegd waarin deze begrippen op een tijdas staan aangegeven. Afhandelduur De tijd die het kost om een patiënt na een onderzoek te helpen de onderzoeksruimte te verlaten. Beschikbare tijd De tijd dat een patiënt geholpen kan worden. Dat is dus de tijd dat een patiënt geholpen wordt door de laborant vermeerderd met de tijd tussen onderzoeken in (en eventueel nog vermeerderd met het verschil tussen ‘begin eerste onderzoek’ en acht uur). Bespaartijd De tijd die bespaard kan worden tussen twee opeenvolgende onderzoeken op dezelfde dag. Deze kan berekend worden door het minimum te nemen van de scanleegtijd min vijf minuten en vijf minuten. Bezettingsgraad Geeft aan welk deel van de beschikbare tijd daadwerkelijk gebruikt wordt voor het onderzoek van een patiënt (bezettingsgraad van de onderzoeksduur) respectievelijk voor het scannen van een patiënt (bezettingsgraad van de scanduur). Laatkomer Een klinische of poliklinische patiënt die door welke oorzaak dan ook op een later tijdstip dan het tijdstip van de afspraak op de afdeling aankomt. Lange termijn patiënt Een patiënt die niet zo snel mogelijk aan de beurt wil zijn, maar die bewust over een langere tijd gepland wordt. No-shows Gevallen waarin een patiënt niet komt op het tijdstip van zijn afspraak zonder het ziekenhuis hiervan in kennis te stellen. Onderzoek Alle verrichtingen, de voorbereiding en het afhandelen van een afspraak voor een MRI-scan voor een patiënt, inclusief het eventueel toedienen van contrastvloeistof. Onderzoeksduur De tijd dat een patiënt achtereen behandeld wordt. Dit omvat het aan- en uitkleden, het scannen, het eventueel toedienen van contrastvloeistof en het afhandelen van een patiënt. Scanduur De scanduur bestaat uit de tijd dat een patiënt daadwerkelijk gescand wordt, dus in het scanapparaat ligt. Dit omvat dus zowel scans zonder als eventueel scans met contrastvloeistof. Scanleegtijd De tijd dat het MRI-apparaat stilstaat tussen twee opeenvolgende patiënten op dezelfde dag.

Pagina 39


Sederen Een kalmerend middel toedienen. Shoppers Mensen die verschillende ziekenhuizen opbellen op zoek naar de instelling waar ze het snels geholpen kunnen worden. Startduur De tijd die het kost om een patiënt klaar te maken voor het onderzoek, gerekend vanaf het moment dat hij de kleedkamer binnenkomt. Streefleegtijd De tijd tot welke de scanleegtijd telkens verkort moet worden. De meest gebruikelijke waarde hiervoor is vijf minuten, dit is de tijd waarin het volgens de afdeling radiologie mogelijk is de ene patiënt uit de scan te helpen en de volgende patiënt klaar te maken voor een scan. Tussentijd De tijd tussen twee opeenvolgende onderzoeken op dezelfde dag op dezelfde scanner. Toetredingstijd De tijd die verstrijkt vanaf het moment dat de aanvraag van een patiënt binnenkomt bij de receptie tot het moment van de afspraak. Hierbij hoort dus niet een eventuele wachttijd in de wachtkamer. De lange termijn patiënten horen hier ook bij. Wachtrij De verzameling van alle patiënten die een aanvraag voor een onderzoek hebben gedaan maar voor wie nog geen onderzoek is uitgevoerd.

Pagina 40


Bijlage A: Bezettingsgraad Berekening

Bezettingsgraad onderzoeksduur Bezettingsgraad scanduur

30 – Impact 86,1% 63,8%

60 – Vision 86,9% 62,0%

61 – Sonata 86,3% 61,3%

Bij de bezettingsgraad van de onderzoeksduur geeft het laatste onderzoek een bezetting van 100%. Immers, alle beschikbare tijd wordt daadwerkelijk voor het onderzoek van de patiënt gebruikt en het heeft niet te maken met een tijd tot het volgende onderzoek. Het was de laatste van de dag. Aan het begin van de dag wordt de beschikbare tijd helemaal niet benut, waardoor daar een bezetting van 0% is. Wiskundig komt de (nieuwe) bezettingsgraad als volgt tot stand.

Laat t1 de beschikbare t ijd (zie t abel hoofdst uk 6) Laat t 2 de gemiddelde onderszoeksduur laat st e onderzoek (zie t abel hoofdst uk 6) Laat t 3 de t ijd die lat er begonnen wordt dan 8:00 uur (zie t abel hoofd st uk 6) Laat x de bezet t ingsgraad onderzoeksduur (zie t abel hoofdst uk 6)

Nieuwe bezet t ingsgraad =

t 1x + 100t 2 t1 + t 2 + t 3

Hetzelfde geldt eigenlijk voor de berekening van de bezettingsgraad van de scanduur. Alleen is het hier echter niet zo dat het laatste onderzoek voor een bezetting van 100% zorgt. Op MRI 30 wordt bijvoorbeeld maar 46/61 deel van de onderzoeksduur gebruikt voor het scannen. Hiermee rekeninghoudend moet 100 in bovenstaande formule vervangen worden door 46/61 voor MRI 30 (Impact), 48/71 voor MRI 60 (Vision) en 36/54 voor MRI 61 (Sonata). Uiteraard moet voor t1, t2, t3 en x nu de waarden voor de scanduur in plaats van de onderzoeksduur genomen worden.

Aanvullende informatie De methode die gebruikt is voor de berekening van de bezettingsgraad, heeft als voordeel dat niet alle onderzoeken nodig zijn. Deze eigenschap is zeer handig, daar er sprake is van data die af en toe een fout bevatten. Wat eigenlijk gedaan wordt is per onderzoek de twee totalen ophogen. Hieronder wordt een voorbeeld gegeven waarin de bezetting van de onderzoeksduur wordt berekend. Stel dat het eerste onderzoek begint om 8:00 uur en eindigt om 8:45, terwijl het tweede onderzoek pas om 9:00 begint. In dit geval zijn 45 minuten (= daadwerkelijk onderzoek) van 1 uur (= beschikbare tijd) gebruikt. De twee totalen hebben op dit moment de waarde 45 minuten voor de totale onderzoeksduur en 15 minuten voor de tijden tussen twee opeenvolgende onderzoeken in. Zou het slechts bij dit onderzoek gelaten worden, dan volgt een bezetting van 75% (=45/60).

Pagina 41


Stel dat het tweede onderzoek 40 minuten duurt (van 9:00 tot 9:40) en dat er tussen dit en het volgende onderzoek slechts 10 minuten zit. Het totaal aan onderzoeksduur wordt dan opgehoogd met 40 minuten en het totaal aan tussentijden met 10 minuten. Na dit onderzoek hebben de twee totalen de waarden 45 + 40 = 85 minuten respectievelijk 15 + 10 = 25 minuten. Nu volgt een bezetting van 77,3% (= 85 / (85+25)). Als er maar genoeg onderzoeken zijn, dan volgt uit de Wet van de Grote Aantallen dat dit percentage naar de reële bezettingsgraad gaat. Als laatste van dit onderdeel volgt nog een opsomming van enkele regels waar een onderzoek aan moet voldoen wil deze bruikbaar zijn. •

• • •

Het onderzoek bevat een begin- en eindtijd. Voor de scanduur moet gelden dat zowel begin- als eindtijd van een scan met contrast ingevuld is en/of zowel begin- en eindtijd van een scan zonder contrast. De begintijd moet eerder vallen dan de eindtijd. De eindtijd van een onderzoek moet eerder liggen dan het begin van een volgende onderzoek. Anders wordt een negatieve tussentijd verkregen. Het laatste onderzoek per dag wordt er niet bij betrokken, dus er zijn een paar regels om te controleren wanneer een dag begint en afgelopen is.

Alhoewel deze regels nog lang niet alle zijn die gebruikt worden, geeft het toch een aardig idee. Het laatste onderzoek wordt niet bij de berekening van de bezettingsgraad betrokken om de reden dat het niet reëel zou zijn om beide totalen op te hogen met dezelfde waarde als op die betreffende dag onderzoeken overgeslagen worden. Onderzoeken worden overgeslagen als deze niet bruikbaar zijn. Als onderzoeken overgeslagen worden, dan zijn deze onderzoekstijden niet opgenomen in de totalen, waardoor het laatste onderzoek (met een bezetting van 100%) de bezettingsgraad danig zou beïnvloeden. Immers, de 100% komt neer op een kleiner totaal. De onderzoeken zijn dan wel niet bruikbaar, maar ze hebben echter wel plaatsgevonden. Om zowel het laatste onderzoek als het ‘later beginnen dan 8:00 uur’ toch bij de uiteindelijke bezetting te betrekken, wordt gehandeld zoals beschreven staat onder het kopje “Berekening” op de vorige pagina.

Pagina 42


Bijlage B: Verwachte waarde scanduur Het gemeten gemiddelde bestaat dus uit zowel scans met én zonder contrast als de afzonderlijke onderzoeken met of zonder contrast. Daarom is niet meteen in te zien of er misschien iets mis is met de planning. Uit de data van Peter Derriks is een verhouding van het aantal scans met en zonder contrast berekend: 52,8% van de gedane scans is zonder contrast, de rest is dus onder scans met contrast gerekend. De lichtblauwe staafjes geven aan wat de verwachte waarde zou zijn van de gemeten waarden als de ingeplande tijd correct is. Als bijvoorbeeld voor MC 40 minuten ingepland wordt en voor ZC 25 minuten, dan zou de gemeten waarde (is de gemiddelde onderzoeksduur) moeten zijn: 0,528 * 25 + (1 – 0,528) * 40 = 32 minuten.

Pagina 43


Bijlage C: Bespaartijd Het berekenen van de bespaartijd verloopt in een aantal stappen: • Bereken de scanleegtijden tussen alle opeenvolgende scans op hetzelfde apparaat. • Bereken de bespaartijd, dit is het maximum van nul en de scanleegtijd minus streefleegtijd. Stel bijvoorbeeld dat de streefleegtijd vijf minuten is. Bij een scanleegtijd van vier minuten is de bespaartijd dan nul, bij een scanleegtijd van zeven minuten is de bespaartijd dan twee minuten. • Tel alle bespaartijden van hetzelfde apparaat bij elkaar op en deel dit totaal door het totale aantal bespaartijden. Dit geeft dus de gemiddelde bespaartijd tussen twee scans voor een apparaat. • Vermenigvuldig dit gemiddelde ten slotte met het gemiddeld aantal scans per dag op dit apparaat. Dit geeft dan de gemiddelde bespaartijd per dag voor dit apparaat. Om een indruk te geven van de tijd die bespaard kan worden is het volgende grafiekje gemaakt. De waarden in het grafiekje zijn verkregen door de bovenstaande methode toe te passen op de data die we hebben verkregen van de heer Derriks. Hierin geeft de horizontale as de streefleegtijd aan, zoals de vijf en tien minuten in de vorige voorbeelden. Op de verticale as staat de tijd die op een dag kan worden bespaard door de leegtijd terug te brengen.

Bespaartijden

2:24 1:55 Impact Vision Sonata

1:26 0:57 0:28 0:00

0: 0:01 0:02 0:03 0:04 0:05 0:06 0:07 0:08 0:09 0:10 0:11 0:12 0:13 0:14 0:15 0:16 0:17 0:18 0:19 0:20 0:21 0:22 0:23 0:24 0:25 0:26 0:27 0:28 0:29 30

Bespaartijd (in uren)

2:52

Scan-leegtijd

Pagina 44


Bijlage D: Twee patiënten aan het begin van de dag Als er twee patiënten aan het begin van de dag gezet worden, dan kan een gat, welke kan ontstaan door een patiënt die niet op komt dagen, worden ingevuld. Op deze manier wordt er geen tijd verspeeld. In principe komt het erop neer dat er een extra patiënt aanwezig is, die hoogstens één onderzoeksduur hoeft te wachten. Voor de duidelijkheid zal dit principe besproken worden aan de hand van het onderstaande voorbeeld.

Extra

B

C

D

E

F

Planning

A

B

C

D

E

Onderzoek

A

B

C

E

F

In dit voorbeeld worden er zes (A t/m F) patiënten gepland. De patiënten A en B worden om dezelfde tijd verwacht, patiënt C één onderzoeksduur later, patiënt D twee onderzoeksduren later, et cetera. Als eerste wordt patiënt A geholpen, terwijl patiënt B dan als “extra” patiënt aanwezig is. Deze patiënt wacht in de wachtkamer. Op het moment dat het onderzoek van patiënt A afgelopen is, wordt gestart met patiënt B. Ook staat op dat tijdstip patiënt C gepland. Patiënt B heeft dus één onderzoek moeten wachten en patiënt C zit dan nu als “extra” in de wachtkamer. Als er een patiënt niet op komt dagen, dan kan de extra aanwezige patiënt dit gat opvullen. Dit gebeurt in het bovenstaande voorbeeld bij patiënt D. Als patiënt B klaar is, dan wordt begonnen met patiënt C die één onderzoeksduur heeft moeten wachten. Op het moment dat met patiënt C begonnen wordt, zou patiënt D al aanwezig moeten zijn. Zodra patiënt C onderzocht is, is er tijd voor patiënt D. Echter, patiënt D blijkt niet op te dagen. Maar dit is nu geen probleem, omdat op het moment dat gestart zou moeten worden met patiënt D, ook patiënt E al aanwezig is. Er kan dus zonder tijdsverlies met patiënt E begonnen worden. Wanneer het onderzoek bij patiënt E afgelopen is, hoort patiënt F aanwezig te zijn en kan deze patiënt gescand worden.

Pagina 45


Bijlage E: Voorbeeld vragenlijst

Vragenlijst voor MRI-onderzoek Bij een MRI-scan wordt gebruik gemaakt van een zeer sterk magneetveld. In bepaalde gevallen zou dit magneetveld een gevaar kunnen vormen. Om risico’s uit te sluiten tijdens het ondergaan van de scan verzoeken wij u onderstaande vragenlijst in te vullen. Indien u een van deze vragen met “ja” beantwoordt, willen wij dat graag ruim een dag voor het onderzoek van u horen. Zodoende kunnen wij nagaan of bij u het MRI-onderzoek wel of niet kan doorgaan. Als u al eerder een MRI-scan ondergaan heeft dan dient u ook dit formulier weer in te vullen. Extra opmerkingen kunnen op de achterzijde van dit formulier worden ingevuld. Heeft u: een pacemaker of (oude) pacemakerdraden? een medicijnpomp (b.v. insulinepomp)? een neuro-stimulator een uitwendige prothese (b.v. een kunstarm) een of meerdere piercings op uw lichaam? een slotjesbeugel in de mond?

Ja/nee Ja/nee Ja/nee Ja/nee Ja/nee Ja/nee

Bent u al eens geopereerd aan: het hoofd (b.v. plaatsen vaatclip of pompje)? het hart (b.v. kunstklep)? de ogen (b.v. geïmplanteerde lenzen)? de oren (gehoorbeentjesprothese; niet te verwijderen gehoorapparaat)? de botten (met name zijn daarbij platen en schroeven gebruikt)? anderszins? zo ja, aan……………………………………………………………… ……………………………………………………………………………

Ja/nee Ja/nee Ja/nee Ja/nee Ja/nee Ja/nee

Heeft u last of ooit last gehad van: engtevrees/claustrofobie (b.v. bent u angstig in een lift)? kortademigheid (bij plat liggen)?

Ja/nee Ja/nee

Bent u allergisch(b.v. astma,bronchiale, hooikoorts)? Bent u overgevoelig voor jodiumhoudende contrastmiddelen? Is uw nierfunctie, voor zover u bekend, gestoord? Zou u zwanger kunnen zijn? Geeft u borstvoeding? Hoe zwaar bent u?

Ja/nee Ja/nee Ja/nee Ja/nee Ja/nee …… kg

Bent u (oud) metaal bewerker? Bestaat er een kans dat u metaalsplinters in uw oogkas heeft? Zo ja dan dient u het resultaat van de schedelfoto als bijlage mee te sturen.

Ja/nee Ja/nee

Als een van bovenstaande vragen met ja is beantwoord, of als u nog twijfelt over een der vragen dan dient u zo spoedig mogelijk contact met ons te nemen.

Amsterdam, d.d. …. -..….-20….

……………… (naam)

……………….. (handtekening)

De Boelelaan 1117, 1081 HV Amsterdam

………………………. (par. rad. lab) Tel: 020-4440695

Pagina 46

ANALYSE WACHTTIJDEN MRI EINDRAPPORT

Recommend Documents