Analyse uitgangspunten en verdelingscriteria Utrechtse sporthallen Juni-december 2015
0
Inhoud 1
Aanleiding................................................................................................................................ 2
2
Huidige situatie ........................................................................................................................ 3 Werkwijze....................................................................................................................... 3 Uitgangspunten .............................................................................................................. 3 Verdelingscriteria ........................................................................................................... 4
3
Analyse .................................................................................................................................... 4 Analyse huidige uitgangspunten ..................................................................................... 4 Inventarisatie mogelijke (aanvullende) uitgangspunten .................................................... 4 Analyse verdelingscriteria ............................................................................................... 5 Inventarisatie mogelijke (aanvullende) criteria ................................................................. 5
4
Toekomstige situatie ................................................................................................................ 6 Wat ligt vast (in vaste volgorde): ..................................................................................... 6 Welke kansen liggen er ................................................................................................... 6 Wat nemen we niet mee in dit voorstel ........................................................................... 7 De Projectgroep stelt de volgende werkwijze voor: .......................................................... 7
5
Scenario’s, voor te leggen aan de verenigingen? ....................................................................... 7 Scenario 1 ...................................................................................................................... 7 Scenario 2 ...................................................................................................................... 7
Bijlage 1:
Capaciteit en Functionaliteit sporthallen/sportzalen ... Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd.
Bijlage 2:
Werkwijze Zaalverdelingscommissie (ZVC) .................. Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd.
Bijlage 3:
Gemeentelijke opdracht aan de ZVC ........................... Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd.
1
1
Aanleiding
Bij het onderzoek in aanloop naar het meerjaren huisvestingsplan binnensport zijn onder andere de huidige zaalverdeelcriteria (2011) ter discussie gesteld. De werkwijze en criteria waren onbekend bij anderen dan de leden van de zaalverdelingscommissie, de druk op primetime uren – met name in de winter – is erg groot. Daardoor ontstond de behoefte de criteria en uitgangspunten onder de loep te nemen en te herijken tot breed gedragen uitgangspunten. Daarnaast zijn er een aantal ontwikkelingen waarom een herijking van de uitgangspunten en verdelingscriteria juist nu nuttig en nodig maakt:
In het meerjaren huisvestingsplan binnensport 2015-2020 is geconcludeerd dat er op basis van de normberekeningen op termijn (2020) een tekort is aan sporthallen (1 sporthal op 20.000 inwoners) of zelfs nu al een tekort is (1 sporthal op 15.000 inwoners). Er is geen budget voor uitbreiding van het aantal sporthallen.
Om effectief en efficiënt gebruik te maken van het maatschappelijk vastgoed moet de gemiddelde bezettingsgraad omhoog. Enkele sporthallen zijn vol geprogrammeerd, maar enkele anderen hebben nog steeds voldoende ruimte. De gemeente gaat niet investeren in nieuwe accommodaties als er nog (voldoende) ruimte is in andere accommodaties.
er zijn nieuwe gebruiksvoorwaarden maatschappelijk vastgoed vastgesteld, inwerkingtreding augustus 2015, veldsport augustus 2016 (te vinden op de site www.utrecht.nl)
er wordt gekoerst op een sporthal in zelfbeheer voor basketbal per augustus 2016;
Een vierde reden is het toenemende gebruik van zaalcapaciteit door jeugdteams hockey om deel te kunnen nemen aan de zaalcompetitie tussen medio november tot maart (10 weken). Dit knelpunt is deels opgelost doordat 2 hockeyverenigingen blaashallen op een kunstgrasveld op hun ‘eigen’ sportpark hebben kunnen realiseren. Deze 3 hallen met gezamenlijk 6 sportvloeren voorzien in een groot deel van de trainings- en wedstrijdbehoefte. Niet alle verenigingen/teams kunnen in deze hallen ondergebracht worden dus er blijft behoefte aan uren voor hockey. Tevens zijn er vanwege de grote wachtlijsten bij de 3 bestaande verenigingen onlangs 2 nieuwe hockeyverenigingen opgericht, waarvan er 1 op nieuw aan te leggen sportvelden op Rijnvliet gaat spelen (Leidsche Rijn) en richt de 2e vereniging zich op Oost maar heeft nog geen vaste accommodatie. Deze 2 verenigingen hebben nog niet aangegeven of zij ook gebruik willen gaan maken van zaalcapaciteit.
De gemeenteraad heeft bij het bespreken van het meerjaren huisvestingsplan binnensport aangegeven dat er meer duidelijkheid nodig is over het proces en de verantwoordelijkheid. Wie neemt deel aan het proces en hoe lang, wie is bevoegd om besluiten te nemen en wat gebeurd er bij incidenten. Daarom is een werkwijze voor de ZVC opgesteld waarin o.a. een procedure voor bezwaar is opgenomen. Deze werkwijze zal gekoppeld worden aan het uiteindelijke overzicht met verdelingscriteria. Omdat de gemeente de sporthallen inzet om bij te dragen aan de doelstellingen sport, geeft de gemeente een opdracht mee aan de ZVC met richtlijnen over efficiënt gebruik, sportstimulering en het mogelijk maken van evenementen/toernooien. Ook deze opdracht met richtlijnen wordt verwerkt in het uiteindelijke document.
2
2
Huidige situatie
Werkwijze Een projectgroep met vertegenwoordiging van alle grote zaalsporten, VSU en gemeente, heeft een inventarisatie gedaan naar de Utrechtse geschiedenis van zaalverdeling en dit vergeleken met de werkwijze en criteria die andere grote steden gebruiken. In deze notitie is een analyse gemaakt van de huidige werkwijze, uitgangspunten en criteria. Om te komen tot nieuw beleid is het nodig dat de gemeente op enkele onderdelen duidelijkere richtlijnen meegeeft aan de ZVC. Verder heeft de projectgroep een aantal belemmeringen en kaders benoemd, en stelt zij een aangepaste werkwijze voor. Verder zijn er een tweetal scenario’s omschreven om de verdeling meer rechtmatig te kunnen doen. Deze scenario’s worden in het najaar 2015/vroege voorjaar 2016 voorgelegd aan het veld waarbij gebruikers hun feedback mee kunnen geven. De projectgroep zal daarna een definitief voorstel uitwerken dat in maart 2016 ter besluitvorming/informatie aan de gemeenteraad voorgelegd zal worden zodat met ingang van het sportseizoen 2016-2017 de nieuwe uitgangspunten en criteria gebruikt kunnen worden voor de verdeling van de zaalcapaciteit.
Uitgangspunten De huidige uitgangspunten/werkwijze voor de verdeling van de uren in de sporthallen zijn als volgt;
De verdeling van de uren in de sporthallen op de avonden en in het weekend wordt gedaan door vertegenwoordigers vanuit de sport en niet door de gemeente.
De voorzitter van de zaalverdelingscommissie (ZVC) wordt geleverd door de VSU (voorheen Sportraad)
De ZVC bestaat uit vertegenwoordigers van de grote zaalsporten (volleybal, basketbal, badminton, korfbal, handbal, zaalvoetbal), topsport (door de VSU) en een vertegenwoordiger voor de kleinere sportverenigingen, evenementen/toernooien, en particuliere gebruikers (door de gemeente).
De ZVC adviseert over de uren in gemeentelijke sporthallen op maandag t/m vrijdag van 17:00-23:30 uur en zaterdag en zondag van 8:30 – 23:30 uur.
De verenigingen en andere gebruikers dienen hun verzoek tot uren voor het komende seizoen
De ZVC komt jaarlijks 2 keer bij elkaar, eind april en medio mei. Na de eerste bijeenkomst
per sporthal in bij ‘hun’ vertegenwoordiger. overleggen de vertegenwoordigers met hun achterban bij knelpunten/dubbelingen in de gewenste uren per sporthal en over de aangedragen oplossingen. Bij de tweede bijeenkomst wordt dan gekeken of het rooster rond is of dat een knelpunt nog onderling tussen twee partijen kan worden opgelost, dus zonder tussenkomst ZVC.
De definitieve toewijzing van uren gebeurt in juni. Dit wordt vastgelegd in gebruiksovereenkomsten vanuit het vastgoedloket van de gemeente Utrecht.
Het onderwijs heeft voorrang op de uren tussen 8:30 en 17:00 uur.
Het sportstimuleringstarief is m.i.v. aug 2015 verruimd op doordeweekse dagen van 8:30 tot 18:00 uur, met de voorwaarde dat onderwijs voorrang heeft.
3
Verdelingscriteria De huidige verdelingscriteria (prioritering van voorrang) zijn als volgt: 1. Interland / Internationale bekerwedstrijd 2. Internationaal toernooi / nationaal sportevenement 3. Nationale competitie 4. Jaarlijks terugkerende toernooien 5. Topsport; wedstijden en competitietraining in dezelfde hal 6. Recreatieve sportbeoefening 7. Gebruik, niet zijnde sport NB a.
Kernsporten hebben voorrang op niet-kernsporten op de punten 1, 2, 3 en 4 (atletiek, hockey, roeien, wielrennen en waterpolo)
b. Aanvragen worden afgehandeld in volgorde van binnenkomst c.
De internationale wedstrijden kunnen niet toegewezen worden als de uren voor de nationale competitie al zijn toegewezen aan de verenigingen
d. Oude rechten gaan boven nieuwe aanvragen mits behoefte opnieuw onderbouwd kan worden e.
3
Gebruik voor andere doeleinden dan sport alleen als het bestemmingsplan het toelaat.
Analyse
Een algemene analyse is dat de prioritering (verdelingscriteria) wellicht een gevolg moet zijn van gemeentelijk beleid. Het gemeentelijk beleid is echter niet altijd duidelijk genoeg om op te kunnen prioriteren. Het is de vraag of we het aan de ZVC moeten overlaten om met een voorstel te komen. Of wellicht is dit een reden om de zaalverdelingscriteria toch door de gemeente(raad) te laten vaststellen. In hoofdstuk 4 doen we hier een voorstel voor.
Analyse huidige uitgangspunten Er wordt verdeeld op het niveau van de vereniging, ongeacht het leeftijds- en/of competitieniveau van de teams en het aantal teams dat wordt ingepland. Dit is namelijk allemaal niet bekend bij de ZVC. Het verschil tussen het normale tarief en het sportstimuleringstarief is niet heel groot. Het sportstimuleringstarief is voor verenigingen geen reden om vroeger op de dag te reserveren, dit heeft meer te maken met beschikbaarheid van trainers. Het wordt niet gezien als interessante optie om de daluren te vullen.
Inventarisatie mogelijke (aanvullende) uitgangspunten De projectgroep heeft een inventarisatie gedaan naar mogelijke verdiepende uitgangspunten die tegemoet komen aan de knelpunten en kunnen helpen om tot een beter verdeling van de uren te komen. Deze mogelijke uitgangspunten staan hieronder benoemd. In de uitwerking naar scenario’s worden (enkele van) deze uitgangspunten meegenomen. Mogelijke uitgangspunten, verzameld vanuit brainstormsessie:
Basisnorm voor aantal leden/teams versus aantal uren ‘recht’ op sporthal
4
Ieder team 1uur trainen in een hal, afhankelijk van competitieniveau van team
Behalve sporthallen ook sportzalen (en gymzalen) meenemen
Functionaliteit van de sporthallen en sportzalen meenemen bij de aanvraag/verdeling (zie
Thuishonk voor elke vereniging (kantine is dan een issue bij de verdeling)
Toernooien en evenementen mogelijk maken, rekening houdend met gebruiksrecht
notitie …)
verenigingen Prioritering/opbouw van rechten:
Benoemen van prioritering van voorrang door verenigingen (Utrechtse verenigingen vs niet Utrechtse verenigingen), buurtorganisaties zoals stichting Jou en Harten voor Sport, Studententeams, bedrijvencompetitie, etc.
Alles opnieuw verdelen per aug 2016
Elke 5 jaar bestaande ‘rechten’ opgeven
Bezetting:
Een goede verdeling van primetime en incourante uren over de verenigingen (niet alleen maar primetime)
(Strengere) sancties doorvoeren bij teruggaaf van (primetime) uren
Na 18:00 altijd in tijdblokken aanbieden, dus geen losse uurtjes verhuren
Aansluitend huren, geen (half)uurtjes leeg laten
Tarieven:
Stimuleren van gebruik daluren door inzet van daluurtarieven
Na de jaarverdeling op lege uren wel gebruik van halve sporthallen mogelijk maken
Analyse verdelingscriteria Een analyse van de huidige criteria is dat feitelijk alleen de criteria 3, 6 en 7 (nationale competitie en recreatieve sportbeoefening) echt toepasbaar zijn. De criteria 1, 2 en 4 (interlands en toernooien) zijn ondergeschikt omdat deze altijd pas worden ingepland als de nationale competitie al is ingepland. Criteria 5 (topsport) is lastig toe te passen omdat het hier vaak om teams gaat binnen een vereniging. Het zou niet fair zijn de hele vereniging, dus ook de recreantenteams, voorrang te geven in de verdeling omdat een team binnen hun vereniging aan topsport doet. Momenteel wordt geen onderscheid gemaakt tussen sporten die het jaar rond gebruik maken van de sporthal en sporten die slechts een deel van het jaar binnen sporten.
Inventarisatie mogelijke (aanvullende) criteria De projectgroep heeft een inventarisatie gedaan naar mogelijke verdiepende verdelingscriteria die tegemoet komen aan de knelpunten en kunnen helpen om een beter verdeling van de uren te komen. Deze mogelijke verdelingscriteria staan hieronder gegroepeerd naar algemeen en gerelateerd naar functionaliteit. In de uitwerking naar scenario’s worden (enkele van) deze uitgangspunten meegenomen. Mogelijke verdiepende verdelingscriteria, verzameld vanuit brainstormsessie:
rekening houden met jaargebruik versus seizoengebruik
Rekening houden met mogelijke wijkgebondenheid van een vereniging ( jeugd en/of senioren)
Wedstrijd en training zoveel mogelijk in dezelfde hal of dit loslaten
Niveau van de teams mee laten tellen in de verdeling
Rekening houden met topsport, vereniging of particulier
Rekening houden met aantal personen in de hal
Rekening houden met leeftijden
5
Functionaliteit
4
rekening houden met benodigde veldruimte per sport
(on)mogelijkheden van de hal voor zo efficiënt mogelijk gebruik
Eisen van de bond(en)
Toekomstige situatie
Het is niet zinvol alle uitgangspunten te verdelen over enkele scenario’s. Een aantal uitgangspunten liggen eigenlijk al vast. Op een aantal punten liggen kansen om een compleet andere indeling te gaan maken. De projectgroep ‘herijking zaalverdeelcriteria’ heeft op een heel aantal onderdelen al keuzes gemaakt, die richting geven aan wijzigen in de procedures. Vervolgens zijn er een aantal scenario’s mogelijk om het proces transparanter te maken, maar waar ook nadelen aan kleven namelijk een hogere administratieve last voor óf de gemeente óf de ZVC.
Wat ligt vast (in vaste volgorde): 1.
Het onderwijs (PO en VO) heeft voorrang op de doordeweekse uren tussen 8:30 en 17:00 uur
2.
De ZVC mag de uren vanaf 17:00 uur invullen en waar mogelijk vanaf 16.00 uur.
3.
Het sportstimuleringstarief, geldend van maandag t/m vrijdag, is m.i.v. aug 2015 verruimd, namelijk van 8:30-18:00 uur.
4.
De ZVC mag de uren verdelen binnen de gemeentelijke sporthallen (overzicht wordt up to date gehouden).
5.
Teruggegeven structurele uren komen
eerst terug bij de ZVC voordat ze binnen het verhuursysteem vrij worden gegeven.
Welke kansen liggen er
Een compleet nieuwe indeling per augustus 2016.
De te verdelen capaciteit te vergroten door ook de sportzalen mee te nemen bij de verdeling.
Een thuishonk voor verenigingen is wenselijk. Dit betekent dat de wedstrijden en competitietraining voor zoveel mogelijk teams in dezelfde hal kunnen plaatsvinden. Dit maakt het ook voor trainers makkelijker om verschillende teams te kunnen trainen en op dezelfde avond ook zelf te trainen met hun team. Het zal echter niet mogelijk zijn dit voor alle verenigingen te realiseren.
Bij de toewijzing zal het sportief/sporttechnisch belang meegewogen worden. Als twee verenigingen de wens hebben in dezelfde sporthal op hetzelfde moment te kunnen spelen, dan wordt gekeken voor welke van de twee sporten de functionaliteit van de hal het beste aansluit.
Welke belemmeringen zijn er Tegen teruggave van (structurele) uren kunnen we op dit moment niet zo veel doen. In de algemene gebruiksvoorwaarden maatschappelijk vastgoed, artikel 5, is opgenomen dat annulering tot 4 weken voor het gebruiksmoment kosteloos mogelijk is. De gebruiksvoorwaarden worden in de zomer 2016 geëvalueerd en desgewenst bijgesteld.
6
Wat nemen we niet mee in dit voorstel Het inzetten van daluurtarieven nemen we niet mee, dit wordt gedaan vanuit de werkgroep Tarievenbeleid. Het inzetten van het tarief voor sportstimulering heeft in het verleden niet geleidt tot een hogere bezettingsgraad buiten de prime time uren om. Het gebruiken van halve hallen zal niet vanuit de ZVC ingezet worden. De ZVC verdeeld de uren over het hele seizoen. De gemeente zal echter geen halve hal voor een heel seizoen inzetten. In die gevallen zal de vereniging doorverwezen worden naar een kleiner formaat zaal. Er kan wel nagedacht worden over het gebruik van halve hallen/zalen bij losse verhuur.
De Projectgroep stelt de volgende werkwijze voor: 1.
De verdeling van de zaal-uren blijft de verantwoordelijkheid van de gebruikers.
2.
Er moet een beschrijving van de jaarlijkse procedure op papier gezet worden.
3.
De werkwijze en de verdelingscriteria worden goedgekeurd als er overeenstemming is tussen de gemeente (ambtelijk), VSU en de verenigingen (raadpleging).
4.
De ZVC beperkt de te verdelen capaciteit tot de sporthallen (rekening houdend met de functionaliteit per hal/zaal) maar verwijst door naar een sportzaal als er mogelijkheden zijn.
5.
De ZVC wil een minimale norm van 1 training per team per competitieniveau toekennen. Als verenigingen/teams meer willen trainen komen ze voor die extra training onderaan het prioriteitenlijstje. Eventueel worden ze voor een 2e training naar een sportzaal/gymzaal verwezen.
5
Scenario’s, voor te leggen aan de verenigingen?
Scenario 1 Per sport wordt binnen het VSU-netwerk een oplossing gezocht voor het aantal uren dat per vereniging/competitieniveau/team verdeeld mag worden. Met deze werkwijze zijn de verenigingen zelf verantwoordelijk voor een eerlijke verdeling. Hiermee voorkomen we de administratieve last bij de ZVC en/of de gemeente.
Scenario 2 Elke 5 jaar administratieve onderbouwing om tot een zo optimaal mogelijke verdeling te komen (1 x per 5 jaar veel administratieve last voor gemeente en/of ZVC)
alle verenigingen dienen een overzicht in van hun teams (aantal teams, aantal leden, leeftijdscategorie, competitieniveau per team)
per vereniging beoordelen of de verdeling van uren (conform een norm) nog klopt. De norm kan bijvoorbeeld zijn; competitieteams een training van 1,5 uur, recreantenteams een training van 1 uur.
7
