ANALISIS SISTEM PENGENDALIAN INTERN PENGGAJIAN PEGAWAI PADA UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH JEMBER
Suwarno
ABSTRACT The purpose of this study was to determine the employee payroll procedures, principles and elements of the internal control system of payroll employees at Muhammadiyah University of Jember. Methods of data collection in this study is to conduct interviews, documentation, observation and questionnaires. Data processing results of this study using a qualitative description of analysis tools is the analysis conducted through the calculation by using logic to draw logical conclusions about the data in the analysis. Based on the results of research that the network of payroll procedures in Muhammadiyah University of Jember consists of pencatan part time, part of the unit, the financial part, the ratification, and the treasurer. The principles and elements of internal control systems at Muhammadiyah University of Jember payroll already said was very adequate, the analysis is performed using a questionnaire and then spread from the calculated value of the questionnaire contained 80% -100% then categorized very adequate, and also done by comparing the facts with theories about the principles and elements of payroll internal control system, comparing the results of that at the Muhammadiyah University of Jember already meet the principles and elements of the system of internal control Keywords: Internal Control System Payroll
ABSTRAK Tujuan penelitian ini adalah untuk mengetahui prosedur penggajian pegawai, prinsipprinsip dan unsur-unsur sistem pengendalian intern penggajian pegawai pada Universitas Muhammadiyah Jember. Metode pengumpulan data dalam penelitian ini yaitu dengan melakukan wawancara, dokumentasi, observasi dan kuisioner. Pengolahan data hasil penelitian ini menggunakan alat analisis deskripsi kualitatif yaitu analisis yang dilakukan melalui perhitungan dengan menggunakan logika untuk menarik kesimpulan yang logis mengenai data-data yang di analisis. Berdasarkan dari hasil penelitian bahwa jaringan prosedur penggajian pada Universitas Muhammadiyah Jember terdiri dari bagian pencatan waktu, bagian unit, bagian keuangan, bagian pengesahan, dan bagian bendahara. Prinsip-
prinsip dan unsur-unsur sistem pengendalian intern penggajian pada Universitas Muhammadiyah Jember sudah di katakan sangat memadai, analisis tersebut dilakukan dengan menggunakan penyebaran dengan kuisioner kemudian dari hasil perhitungan kuisioner tersebut terdapat nilai 80%-100% maka di kategorikan sangat memadai, dan juga melakukan dengan membandingkan antara fakta dengan teori-teori mengenai prinsip-prinsip dan unsur-unsur sistem pengendalian intern penggajian, hasil dari membandingkan bahwa di Universitas Muhammadiyah Jember sudah memenuhi prinsip-prinsip dan unsur-unsur sistem pengendlian intern. Kata kunci : sistem pengendalian intern penggajian
PENDAHULUAN Di dalam menjalankan fungsinya sebagai lembaga pendidikan, PTS dan PTN berupaya mengembangkan pendidikan yang bertujuan untuk menghasilkan lulusan yang beretika dan bermoral tinggi. Dalam upaya pengembangan pendidikan ini, salah satu faktor yang ikut berperan serta adalah faktor kepegawaiannya. Pada umumnya pegawai disebuah perguruan tinggi terdiri dari tenaga pengajar dan tenaga administrasi. Faktor pegawai ini perlu dipertimbangkan dan diperhatikan, sehubungan dengan semakin disadari pentingnya pegawai dalam suatu usaha. Pegawai merupakan dasar untuk melaksanakan suatu usaha. Dengan melalui pegawai inilah sumberdaya lainya dapat dikelola dan dikembangkan. Masalah gaji mungkin merupakan masalah manajemen kepegawaian yang paling kompleks dan merupakan salah satu aspek yang paling berarti, baik bagi karyawan maupun bagi perusahaan. Gaji adalah bentuk kompensasi atas prestasi karyawan yang bersifat finansial yang menimbulkan kepuasan kerja. Karyawan akan merasa puas apabila besarnya gaji yang diterimanya sesuai dengan keahlian dan jabatannya. Sehingga karyawan akan terdorong untuk semaksimal mungkin bekerja sesuai dengan kemampuannya. Universitas Muhammadiyah Jember merupakan perguran tinggi swasta yang terbesar di Jember dan berkembang sangat pesat. Dengan jumlah karyawan kurang lebih 200 untuk karyawan tetap, sedangkan karyawan yang tidak tetap 3 kali lipat dari pegawai tetap termasuk dosen. Oleh karena itu Universitas Muhammadiyah Jember di dalam memberikan pelayanan kepada mahasiswa melibatkan dosen
dan karyawan yang selalu siap untuk membantu
mahasiswa. Kinerja karyawan dan dosen dipengaruhi salah satunya faktor gaji. Universitas Muhammadiyah Jember juga akan memberikan suatu hadiah atau imbalan pada pegawainya dalam ketepatan jam hadir.
Sistem
pengendalian
intern
sangat
diperlukan
untuk
melakukan pengawasan terhadap sistem akuntansi penggajian. Universitas Muhammadiyah
Jember seharusnya memiliki
sistem pengendalian
intern
yang
baik
dalam
sistem
penggajian yang dimiliki agar tujuan perusahaan dapat tercapai. Keharusan perusahaan untuk menerapkan sistem pengendalian intern untuk mencegah terjadinya penyelewengan dan tindak kecurangan-kecurangan yang merugikan, serta penerapan sistem pengendalian intern secara baik diharapkan dapat meningkatkan kinerja karyawan.
RUMUSAN MASALAH Berdasarkan uraian dari latar belakang di atas, maka rumusan masalah yang diajukan dalam penelitian ini adalah : a.
Bagaimanakah prosedur penggajian pegawai pada Universitas Muhamadiyah Jember?
b.
Apakah
sistem
pengendalian
intern
penggajian
pegawai
pada
Universitas
Muhammadiyah Jember sudah memenuhi prinsip-prinsip sistem pengendalian intern menurut teori? c.
Apakah
sistem
pengendalian
intern
penggajian
pegawai
pada
Universitas
Muhammadiyah Jember sudah memenuhi unsur-unsur sistem pengendalian intern yang baik?
TUJUAN PENELITIAN Tujuan yang ingin dicapai dari penelitian ini adalah: a.
Untuk mengetahui prosedur penggajian pegawai Universitas Muhammadiyah Jember
b.
Untuk mengetahui apakah sistem pengendalian intern penggajian pegawai pada Universitas
Muhammadiyah
Jember
sudah memenuhi prinsip-prinsip
system
pengendalian intern c.
Untuk mengetahui apakah sistem pengendalian intern penggajian pegawai pada Universitas Muhammadiyah jember sudah memenuhi unsur-unsur sistem pengendalian intern yang baik
METODE PENELITIAN Jenis data yang digunakan dalam penelitian ini adalah jenis data dokumenter berupa data struktur organisasi, pencatatan waktu hadir, pencatatan waktu kerja, daftar gaji dan laporan gaji pegawai. Data primer yang digunakan dalam penelitian ini berupa keterangan dari pihak pelaksana penggajian Universitas Muhammadiyah Jember mengenai prosedur penggajian karyawan, dan sistem pengendalian intern penggajian karyawan di Universitas Muhammadiyah Jember.
Metode yang digunakan dalam pengumpulan data adalah observasi dan kuesioner. Metode observasi digunakan untuk memperoleh data tentang dokumen, catatan, prosedur, dan pengendalian intern dalam sistem akuntansi penggajian pegawai pada Universitas Muhammadiyah Jember. Metode kuesioner digunakan untuk mengetahui opini responden tentang pelaksanaan sistem pengendalian intern penggajian pegawai pada Universitas Muhammadiyah Jember, apakah sudah memadai atau belu Pengolahan data hasil penelitian ini
menggunakan alat analisis deskriptif
kualitatif, yaitu analisis yang dilakukan melalui perhitungan dengan menggunakan logika untuk menarik kesimpulan yang logis mengenai data-data yang dianalisis. Dengan demikian dapat dikatakan bahwa analisis deskriptif ini dimaksudkan untuk menguraikan atau
memaparkan
hasil penelitian untuk kemudian diadakan
interpretasi berdasarkan
landasan teori yang telah disusun Tabel 1 Kreteria Penerapan SPI pada Penggajian Pegawai NO
Rentang Presentase
Kriteria
1
0%-19%
Tidak memadai
2
20%-39%
Kurang memadai
3
40%-59%
Cukup memadai
4
60%-79%
Memadai
5
80%-100%
Sangat memadai
HASIL DAN PEMBAHASAN Berikut ini penulisan sajikan Flowchart sistem penggajian yang dipergunakan dalam Universitas Muhammadiyah Jember.
1. Sistem pemberian gaji untuk pegawai administrasi Bagian keuangan
Bagian pengesahan
Bagian bendahara
2
1
3 3
Membuat daftar gaji pegawai
2
Rekap DG pegawai
3
1
Membuat slip gaji pegawai
Daftar gaji pegawai Melakuakn evaluasi
Rekap DG pegawai
Memasukkan uang ke amplop
1
Benar
Membuat rekap daftar gaji pegawi
3 2
2
Menandatangani slip
Selesa
Melakuakn otorisasi
Rekap DG pegawai
1
1
3
2. Sistem pemberian honorarium untuk dosen Fakultas/Unit 1
Menghitung kehadiran dosen mengajar
Bagian keuangan
Bagian Pengesahan
Bagian Bendahara
3
2 Daftar HR
4
2
Rekap DHR dosen
3
DHR 2 dosen1
1
3
Melakuakn evaluasi Ya
Membuat daftar honorarium dosen
Daftar HR dosen
2
Melakuakn evaluasi Ben ar
1 Ya
Mendatangani daftar HR
Membuat slip HR dosen
Benar
2
Memasukk an uang ke dalam
Melakukan pembayaran HR tiap-tiap dosen
Membuat rekap daftar HR dosen
Melakukan terotorisasi Slip Rekap2 3 DHR 1
3
4
Selesa i
N
3. Sistem pemberian honorarium lembur pada pegawai administrasi Bagian Kepegawaian
Unit
Bagian Keuangan 2
1
M
Bagian Pengesahan
Pengajuan lembur 3 dan honorarium 2 pegawai
2 3
Daftar hadir
Pengajuan lembur 1 dan 2 3 honorarium pegawai
HR sudah diotorisasi
2
13
N Melakukan evaluasi
Penarikan data secara berkala dari alat Finger Print ke komputer
Menghitung gaji, HR, lembur, tunjangan transport, pegawai tidak tetap
Melakukan evaluasi
Membuat slip HR dan lembur pegawai
Tidak Membuat Pengajuan lembur dan honorarium
Melakukan evaluasi terhadap pengajuan lembur dan honorarium
Tidak
Membuat laporan atau rekap daftar hadir
4
3
Bendahara mengambil uang di Bank sesuai dengan jumlah yang tercantum pada HR yang telah di otorisasi 1 1 Pegawai melaksanakan prensensi pada data Finger Printer
Bagian Bendahara
Pengajuan lembur 1 dan honorarium pegawai
2
3 Benar
Ya
Benar Ya
2
Memasukkan uang ke dalam amplop
Menandatangani slip
1 Melaksanaka n otorisasi
2 1 2 3 Daftar hadir
1
Memnandatangani pengajuan lembur dan honorarium pegawai
Melakukan pembayaran tiap-tiap pegawai
4 3
Slip
Selesai
Membandingkan Sistem Pengendalian Intern Penggajian Pegawai pada Universitas Muhammadiyah Jember dengan Teori-teori 1.
Pegawai yang berkualitas dan dapat dipercaya Pada Universitas Muhammadiyah Jember setiap pegawainya diberikan tanggung jawab sesuai dengan tingkat pendidikan, misalnya pada dosen minimal S1 untuk bisa mengajar di bidangnya, dan pada pegawai administrasi minimal D3 sampai S1
2.
Pemisahan wewenang Pada Universitas Muhammadiyah Jember telah terdapat struktur organisasi internal yang memadai dimana terdapat pembagian tugas yang sesuai.
3.
Pengawasan Pada Universitas Muhammadiyah Jember dilakukan pengawasan setiap bagian pencatatan kehadiran pegawai dan di akses oleh unit sehingga di lakukan evaluasi untuk mendapatkan informasi atas kehadiran pegawai
4.
Penetapan tanggung jawab secara perseorangan Pada Universitas Muhammadiyah Jember mempunyai struktur organisasi internal sehingga terdapat penetapan tanggung jawab sesuai dengan bagian masing-masing, misalnya Universitas Muhammadiyah Jember akan melaksanakan Kuliah Kerja Nyata (KKN) maka dalam dalam penyelenggaran tersebut akan diberikan kepada Lembaga Penelitian dan Pengabdian Pada Masyarakat (LPPM)
5.
Pencatatan yang seksama dengan segera Pada Universitas Muhammadiyah Jember pencatatan transaksi dari eksternal yang mempunyai akibat ekonomis segera dicatat di dalam dokumen yang sudah disediakan, misalnya setoran dari bank mengenai bukti pembayaran dari mahasiswa
6.
Penjagaan fisik Berhubungan dengan penggunaan alat-alat mekanis dan elektronis dalam pelaksanaan dan pencatatan transaksi. Pada Universitas Muhammadiyah Jember didalam melakukan presensi pegawai menggunakan Finger Print
7.
Pemeriksaan oleh petugas yang bebas dari tugas rutin Secara periodik sistem administrasi haruslah diteli kembali oleh suatu bagian yang bebas dari pekerjaan rutin dalam perusahaan. Pada Universitas Muhammadiyah Jember melakukan kegiatan audit eksternal sesuai dengan kebutuhan
Unsur-unsur sistem pengendalian intern penggajian 1.
Aspek Organisasi
a. Fungsi pembuatan daftar gaji dan upah harus terpisah dari fungsi pengeluaran kas. Pada Universitas Muhammadiyah Jember pembuatan daftar gaji dan honorarium dilaksanakan oleh bagian unit dan bagian keuangan yang terpisah oleh bagian bendahara. b. Fungsi pencatatan waktu hadir harus terpisah dari fungsi operasi. Pada Universitas Muhammadiyah Jember fungsi pencatatan waktu hadir dilaksanakan dengan finger print 2.
Aspek Sistem Otorisasi
a. Setiap perubahan gaji dan upah karyawan karena perubahan pangkat, perubahan tarif gaji dan upah, tambahan keluarga harus didasarkan pada surat keputusan direktur utama. Pada Universitas Muhammadiyah Jember setiap perubahan gaji pegawai karena perubahan pangkat, perubahan tarif gaji, tambahan keluarga berdasarkan surat keputusan perubahan data pegawai yang diotorisasi oleh bagian pengesahan. b. Setiap potongan atas gaji dan upah karyawan selain dari pajak penghasilan karyawan harus didasarkan surat potongan gaji dan upah yang diotorisasi oleh kepala fungsi kepegawaian. Pada Universitas Muhammadiyah Jember setiap potongan atas upah, uang lembur dan uang makan karyawan harus didasarkan atas surat potongan gaji yang diotorisasi oleh bagian keuangan. c. Kartu jam hadir harus diotorisasi oleh fungsi pencatat waktu. Pada Universitas Muhammadiyah Jember kartu jam hadir diotorisasi oleh bagian unit. d. Perintah lembur harus diotorisasi oleh kepala departemen karyawan yang bersangkutan. Pada Universitas Muhammadiyah Jember pegawai yang melakukan lembur diotorisasi oleh bagian pengesahan. e. Daftar gaji dan upah harus diotorisasi oleh kepala fungsi personalia. Pada Universitas Muhammadiyah Jember daftar gaji dan honorarium diotorisasi oleh bagian pengesahan. f. Bukti kas keluar untuk pembayaran gaji dan upah harus diotorisasi oleh kepala fungsi akuntansi. Pada Universitas Muhammadiyah Jember bukti kas keluar diotorisasi oleh bendahara 3.
Prosedur Pencatatan Perubahan dalam kartu penghasilan karyawan direkonsiliasi dengan daftar gaji dan upah karyawan. Pada Universitas Muhammadiyah Jember selalu melakukan rekonsiliasi atas surat keputusan perubahan data pegawai dengan daftar gaji dan slip bukti setoran bilyet giro dari bank. Sehingga instansi mendapatkan keyakinan bahwa gaji benar- benar diterima oleh karyawan yang bersangkutan.
4.
Praktik Yang Sehat
a. Kartu jam hadir harus dibandingkan dengan kartu jam kerja sebelum kartu yang terakhir ini dipakai sebagai dasar distribusi biaya tenaga kerja langsung. Pada Universitas Muhammadiyah Jember kartu jam hadir dibandingkan dengan jam kerja dipakai untuk distribusi biaya tenaga kerja. b. Pembuatan daftar gaji dan upah harus diverifikasi kebenaran dan ketelitian perhitungannya oleh fungsi pembuat bukti kas keluar sebelum dilakukan pembayaran. Pada Universitas Muhammdiyah Jember pembuatan daftar gaji dan upah dilakukan evaluasi oleh bagian pengesahan untuk mengetahui kebenaran sebelum dilakukan pemberian gaji dan upah kepada pegawai
Penilaian Terhadap Sistem Pengendalian Intern dalam Penggajian Pegawai pada Universitas Muhammadiyah Jember. Baik
tidaknya
pengendalian
intern
penggajian
pegawai
pada
Universitas
Muhammadiyah Jember dapat dilihat pada tabel berikut: Tabel 2. Gambaran umum penilaian sistem pengendalian intern penggajian pegawai pada Universitas Muhammadiyah Jember No Interval Kriteria Frekwensi Persentase 1
0%-19%
Tidak memadai
0
0.0
2
20%-39%
Kurang memadai
0
0.0
3
40%-59%
Cukup memadai
0
0.0
4
60%-79%
memadai
1
33,33
5
80%-100%
Sangat memadai
2
66,67
3
100
Total
Terlihat pada tabel diatas, sebanyak 2 (66,67%) responden menyatakan sistem pengendalian intern penggajian pegawai pada Universitas Muhammadiyah Jember sangat memadai dan 1 (33,33%) menyatakan memadai. Untuk lebih jelasnya sistem penilaian pada sistem pengendalian intern penggajian pegawai pada Universitas Muhammadiyah Jember dapat dilihat pada pembahasan dibawah ini sesuai dengan hasil kuisioner yang diberilkan kepada responden: Dari hasil pengolahan kuisioner mencerminkan sistem pengendalian intern penggajian pegawai pada Universitas Muhammadiyah Jember sudah berjalan dengan baik. Artinya sudah ada pemisahan tugas dan tanggungjawab dalam struktur organisasinya, sistem otorisasi dan
prosedur pencatatan yang baik, dan praktik yang sehat dalam melaksanakan fungsi tiap unit organisasi.
KESIMPULAN & SARAN Kesimpulan Berdasarkan hasil dan pembahasan mengenai sistem pengendalian intern penggajian pada Universitas Jember, maka dapat disimpulkan: a.
Universitas Muhammadiyah Jember telah memisahkan tugas dan tanggungjawab fungsional pada masing-masing bagian yang berhubungan dengan penggajian karyawan. Jaringan prosedur sistem penggajian pegawai Universitas Muhammadiyah Jember terdiri dari prosedur pencatatan waktu/kepegawaian, unit, prosedur bagian keuangan, prosedur bagian pengesahan, prosedur bagian bendahara. Prosedur sistem penggajian yang ada di Universitas Muhammadiyah Jember sederhana. Meski jaringan prosedurnya sederhana prosedur tersebut dikatakan baik karena mudah dipahami dan dapat memperlancar proses penggajian karyawan.
b.
Sistem pengendalian intern penggajian pegawai pada Universitas Muhammadiyah Jember telah memenuhi tujuh prinsip-prinsip pengendalian internal diantaranya yaitu: pegawai yang berkualitas dan dapat dipercaya, pemisahan wewenang, pengawasan, penetapan tanggung jawab secara perseorangan, pencatatan yang seksama dengan segera, penjagaan fisik, pemeriksaan oleh petugas yang bebas dari tugas rutin.
c.
Sistem pengendalian intern penggajian pegawai pada Universitas Muhammadiyah Jember telah memenuhi unsur-unsur dengan baik yaitu dilihat dari sudah ada pemisahan tugas dan tanggungjawab dalam struktur organisasinya, sistem otorisasi dan prosedur pencatatan yang baik, serta praktik yang sehat dalam melaksanakan fungsi tiap unit organisasi.
Saran a.
Sistem pengendalian intern penggajian pegawai pada Universitas Muhammadiyah Jember sebaiknya diteruskan dan diterapkan lagi.
b.
Penelitian selanjutnya diharapkan agar menambah deskripsi teorinya, memilih bahasan mengenai penggajian pegawai yang lebih luas sehingga benar-benar memahami sistem pengendalian intern penggajian dan agar tidak memakai kuisioner pengendalian intern saja, tetapi menggunakan metode-metode yang lebih bisa untuk menilai pengendalian intern pada instansi
DAFTAR PUSTAKA
Baridwan, Zaki, Sistem Akuntansi: penyusunan dan metode, Edisi 5, 2002, BPFE Yogyakarta Champion Dean J, Basic Statistic For Research, second edition, 1990, Mc Milan Publiching Co. New York Gondodiyoto, Sanyoto, Akuntansi Sistem Informasi: Pendekatan, 2007, BPFE Yogyakarta Harnanto, Sistem Akuntansi Survei dan Teknik Analisa, edisi I, 2007, BPFE Yogyakarta Hartadi,
Bambang,
Auditing:
Suatu
Pedoman
Pemeriksaan akuntansi
Tahap
Pendahuluan, Edisi I, 1999, BPFE Yogyakarta Indriantoro, Nur dan Supomo, Bambang, Metodologi Penelitian Bisnis Untuk Akuntansi dan Manajemen, Edisi I, 2001, BPFE Yogyakarta -------------, Sistem Akuntansi, Edisi 3, 2001. BP STIE YKPN Yogyakarta Nursita, Any, Evaluasi Sistem dan Prosedur Akuntansi Penggajian Karyawan Pada Pegawai Rumah Sakit Islam Fatimah Banyuwangi, skripsi, 2005, UNMUH Jember Sari, Heny Puspita, Evaluasi Sistem akuntansi Penggajian Pada Pegawai (Study kasus SMK PGRI 3 Tanggul), skripsi, 2006, UNMUH Jember
