Analisis Sistem Akuntansi Pengeluaran Kas Pengelolaan Administrasi Belanja Pegawai Kantor Pelayanan Perbendaharaan Negara (KPPN) Nama NPM Jurusan
: Rosita Hanggar Kusuma : 26210253 : Akuntansi
BAB I PENDAHULUAN Latar Belakang Masalah Aktivitas di dalam perusahaan merupakan pendukung bagi tercapainya tujuan yang diharapkan, dimana aktifitas diperusahaan tersebut dibagi dalam beberapa faktor pendukung, yaitu pemasaran, finansial, produksi, personalia, dan akuntansi, dimana kelima faktor tersebut tidak dapat dipisahkan melainkan saling mengisi dan saling menujang demi tercapainya tujuan yang diharapkan oleh perusahaan tersebut. Dengan situasi yang seperti ini, manajemen perusahaan dituntut untuk dapat menyusun dan menyajikan suatu Sistem Informasi Akuntansi yang sesuai dengan kebijakan-kebijakan perusahaan yang telah ditetapkan sebelumnya, tanpa merugikan kedua belah pihak. Mengingat betapa pentingnya fungsi Sistem Informasi Akuntansi dalam menghasilkan informasi yang bersifat keuangan bagi perusahaan, maka penyusunannya harus dirancang dengan baik. Demikian juga dengan sistem informasi akuntansi yang telah dijalankan atau dioperasikan perusahaan, harus senantiasa dievaluasi setiap periode tertentu agar informasi yang dihasilkan tetap akurat dan handal sesuai dengan kondisi ekonomi negara saat ini. Dengan adanya sistem akuntansi diharapkan dapat mengendalikan kegiatan perusahaan agar tercipta efisiensi dan efektifitas Berdasarkan hal diatas maka penulis tertarik untuk melakukan penelitian ilmiah ini dengan judul “ANALISIS SISTEM AKUNTANSI PENGELUARAN KAS PENGELOLAAN ADMININSTRASI BELANJA PEGAWAI KANTOR PELAYANAN PERBENDAHARAAN NEGARA (KPPN).”
Rumusan Masalah Berdasarkan uraian latar belakang diatas maka masalah yang akan dibahas pada babbab berikut didefinisikan sebagai berikut : • Bagaimana sistem akuntansi pengeluaran kas pengelolaan administrasi belanja pegawai yang digunakan pada KANTOR PELAYANAN PERBENDAHARAAN NEGARA (KPPN)? • Apakah sistem akuntansi pengelolaan administrasi belanja pegawai yang digunakan pada KANTOR PELAYANAN PERBENDAHARAAN NEGARA (KPPN) telah berjalan dengan efektif? Batasan Masalah Penulis membatasi ruang lingkup penulisan ilmiah ini hanya mengenai sistem pengeluaran kas pada pengelolaan administrasi belanja pegawai pada tahun 2013.
Tujuan Penulisan
• •
Adapun tujuan ingin dicapai dari penelitian ilmiah ini adalah sebagai berikut : Mengetahui sistem akuntansi pengeluaran kas pengelolaan administrasi belanja pegawai pada KANTOR PELAYANAN PERBENDAHARAAN NEGARA (KPPN) Menganalisis sistem akuntansi pengeluaran kas pengelolaan administrasi belanja Negara yang telah berjalan pada KANTOR PELAYANAN PERBENDAHARAAN NEGARA (KPPN) sudah efektif atau belum
Objek Penulisan Objek dari penelitian ini adalah Kantor Pelayanan Perbendaharaan Negara (KPPN) Direktorat Jenderal Perbendaharaan yang terletak di alamat Gedung Perbendaharaan I Lantai II Jl. Lapangan Banteng Timur no. 2-4, Jakarta Pusat. Perusahaan ini bergerak dibidang jasa keuangan.
Alat Analisis Yang Digunakan Alat analisis yang digunakan adalah analisis deskriptif, yaitu gambaran atau lukisan secara sistematis, faktual dan akurat mengenai fakta-fakta serta hubungan antara fenomena yang diselidiki. Untuk memudahkan penggambaran Sistem Akuntansi Pengeluaran Kas Pengelolaan Administrasi Belanja Pegawai digunakan bagan alur dokumen (flowchart) dan Sistem Pengendalian Internal (SPI). SISTEM AKUNTANSI
Menurut Mulyadi (2001: 3) sistem akuntansi adalah formulir, catatan, dan laporan yang dikoordinasi sedemikian rupa untuk menyediakan informasi keuangan yang dibutuhkan manajemen guna memudahkan pengolahan perusahaan. Sistem akuntansi dapat dijelaskan dengan menggunakan bagan alir dokumen. SISTEM PENGENDALIAN INTERN
Sistem pengendalian intern adalah suatu sistem yang dilaksanakan oleh suatu organisasi atau perusahaan untuk mencapai tujuan yang diharapkan. Unsur- unsur Pengendalian Intern Menurut Mulyadi (2008) yaitu:
Struktur Organisasi Struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab fungsional secara tegas. Struktur organisasi merupakan kerangka pembagian tanggung jawab fungsional kepada unit - unit organisasi yang dibentuk untuk melaksanakan kegiatan-kegiatan pokok perusahaan. Pembagian tanggung jawab fungsional harus dipisahkan fungsi operasi dan fungsi akuntansi, dan suatu fungsi tidak boleh diberi tanggung jawab penuh. Sistem wewenang/otorisasi dan prosedur pencatatan Sistem wewenang/otorisasi dan prosedur pencatatan yang memberikan perlindungan yang cukup terhadap kekayaan, utang, pendapatan dan biaya. Dalam organisasi, setiap transaksi hanya terjadi atas dasar otorisasi dari pejabat yang memiliki wewenang untuk menyetujui terjadinya transaksi tersebut. Oleh karena itu dalam suatu organisasi harus dibuat sistem yang mengatur pembagian wewenang untuk otorisasi atas terlaksananya setiap transaksi. Sistem otorisasi dapat menjamin dihasilkannya dokumen pembukuan yang dapat dipercaya dan prosedur pencatatan yang baik akan menghasilkan informasi yang teliti dan dapat dipercaya mengenai kekayaan, utang, pendapatan, dan biaya suatu organisasi.
Praktik yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap unit organisasi. Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggungjawabnya. Bagaimanapun baiknya struktur organisasi, sistem otorisasi dan prosedur pencatatan, serta berbagai cara yang diciptakan untuk mendorong praktik yang sehat, semua sangat tergantung kepada manusia yang melaksanakannya. Unsur mutu karyawan merupakan unsur sistem pengendalian intern yang paling penting. Karyawan yang kompeten diperoleh dari seleksi calon karyawan berdasarkan persyaratan yang dituntut oleh pekerjaan dan pengembangan pendidikan karyawan.
Petugas Pengelola Administrasi Belanja Pegawai
Pejabat Pembuat Komitmen
Pejabat Pengujian SPP dan Penanda Tangan SPM
Kantor Pelayanan Perbendaharaan Negara
Bagian Pembukuan
Bendahara Pengeluaran
Analisis SPI Sistem Akuntansi Pengeluaran Kas engelolaan Administrasi Belanja Pegawai Kantor Pelayanan Perbendaharaan Negara:
1. Struktur Organisasi Struktur organisasi pada Sistem Administrasi Belanja Pegawai Kantor Pelayanan Perbendaharaan Negara terdiri dari 6 Bagian yaitu Petugas Pengelolaan Administrasi Belanja Pegawai (PPABN), Pejabat Pembuat Komitmen (PPK), Pejabat Pengujian SPP (Surat Permintaan Pembayaran) dan Penanda Tangan SPM (Surat Perintah Membayar), Kantor Pelayananan Perbendaharaan Negara (KPPN), Bagian Pembukuan dan Bendahara Pengeluaran. • Masing-masing bagian memiliki fungsinya masing-masing, setiap fungsi terdiri dari fungsi pencatatan, pengujian, perhitungan, penyetoran dan penjurnalan. • Petugas Pengelolaan Administrasi memiliki fungsi sebagai pencatatan data karyawan dan pembuat daftar belanja pegawai, terpisah fungsinya dengan Pejabat Pembuat Komitmen yang memiliki fungsi sebagai pengecekan/peneliti kebenaran setiap dokumen pendukung perubahan data belanja pegawai.
•
•
Pejabat Penguji SPP dan Penanda Tangan SPM memiliki fungsi pengujian SPP/ tagihan kepada Negara dan menandatangani SPM (Surat Perintah Membayar), terpisah fungsinya dengan Kantor Perbendaharaan Negara (KPPN) yang memiliki fungsi sebagai penguji terhadap SPM-LS (Surat Perintah Membayar langsung) dan dokumen pendukung yang diterima dari pejabat pengujian SPP dan Penanda Tangan SPM. Bagian pembukuan memiliki fungsi sebagai pembuat jurnal atas transaksi, terpisah fungsinya dengan Bendahara Pengeluaran yang memiliki fungsi sebagai penghitung dan pengatur aliran dana baik dana masuk maupun dana keluar.
2. Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan • Sistem Otorisasi pada KANTOR PELAYANAN PERBENDAHARAAN NEGARA dilakukan untuk mengotorisasi surat-surat yang digunakan dalam sistem pengeluaran kas pengelolaan administrasi belanja pegawai yang masing-masing dibuat oleh pejabat/petugas yang terkait
•
•
•
Pembuatan Daftar Permintaan Belanja Negara dilakukan oleh Petugas Pengelolaan Administrasi Belanja Pegawai (PPABP) berdasarkan daftar gaji, Uang Duka Wafat/ Tewas, Terusan Penghasilan Gaji, Uang Muka Gaji, Uang Lembur, Uang Makan, Honorarium, dan Vakasi Pejabat Pembuat Komitmen (PKK) adalah bagian yang bertugas menandatangani Surat Permintaan Pembayaran (SPP) beserta lampiran Daftar Permintaan Pembayaran Belanja Pegawai yang dikeluarkan oleh bagian Petugas Pengelola Administrasi Belanja Pegawai (PPABP) untuk diuji oleh bagian Pejabat Pengujian SPP dan Penanda Tangan Surat Perintah Membayar (SPM), tujuannya untuk mengetahui bahwa Daftar Permintaan Belanja Pegawai telah disetujui oleh pihak yang terkait Bagian KPPN merupakan pejabat yang memiliki kuasa penuh untuk pembuat keputusan mengotorisasi Daftar Permintaan Belanja Pegawai berdasarkan SPM dan dokumen pendukung lainnya yang diperlukan dalam administrasi belanja pegawai, sebagai persetujuannya maka KPPN membuat Surat Perintah Pencairan Dana (SP2D) pengeluaran kas untuk membiayai belanja pegawai.
•
3. Praktik Yang Sehat – Pembuatan Daftar Perubahan Data Pegawai dilakukan oleh PPABP – Daftar perubahan Data Pegawai harus melampirkan dokumen pendukung lainnya seperti daftar gaji, Uang Duka Wafat/ Tewas, Terusan Penghasilan Gaji, Uang Muka Gaji, Uang Lembur, Uang Makan, Honorarium, dan Vakasi – Pengujian SPP dan Penanda Tangan SPM dilakukan oleh pejabat penguji – Pengujian terhadap SPM-LS dan pencairan dana untuk belanja pegawai dilakukan oleh KPPN – KPPN bertanggung jawab penuh atas otorisasinya pengeluaran kas yang berhubungan dengan belanja pegawai – Bagian pembukuan adalah pihak yang berwenang dalam pembuatan jurnal atas transaksi yang terjadi terkait dengan belanja pegawai – Bendahara Pengeluaran adalah pihak yang berwenang hanya dalam pengaturan aliran dana/kas baik dana kas masuk maupun dana kas keluar, pembuatan pembukuan merupakan wewenang dari bagian pembukuan
4. Pegawai yang mutunya sesuai Dengan Tanggung Jawab • Setiap pegawai dalam Kantor Pelayanan Perbendaharaan Negara harus memiliki skill dan pengetahuan dibidang/ ditugasnya masing-masing agar penyelenggaran pengelolaan administrasi belanja pegawai berjalan dengan baik dan yang sewajarnya . Evaluasi Prosedur Sistem Akuntansi Berdasarkan Sistem Pengendalian Intern: Berdasarkan evaluasi sistem akuntansi diatas dalam pelaksanaan praktik yang sehat bagian pembukuan yang memilki wewenang atau tugas untuk melakukan pembukuan terhadap penerimaan dan pengeluaran SPM belanja pegawai yang telah diterbitkan SP2Dnya, bagian pembukuan juga harus mencatat penerimaan dan pengeluaran SPM tersebut kedalam Buku Catatan Historis dan membuat jurnal atas transaksi yang terjadi, tujuannya yaitu untuk mengawasi penyelenggaraan kinerja/tugas dari bendahara pengeluaran agar tidak terjadi penyelewengan tugas, hal tersebut dilakukan agar tidak merugikan pejabat yang bertanggung jawab penuh terhadap penyelenggaraan pengelolaan administrasi belanja pegawai dan tentunya negara. Selain itu bagian pembukuan berkewajiban untuk memverifikasi catatan yang dilakukan oleh bagian pembukuan dengan catatan yang dilakukan oleh bendahara pengeluaran.
Bagian Pembukuan
Bendahara Pengeluaran
Kesimpulan Berdasarkan pembahasan mengenai analisis sistem akuntansi pengeluaran kas pengelolaan administrasi belanja pegawai, maka penulis dapat mengambil kesimpulan sebagai berikut: •
•
Sistem akuntansi pengeluaran kas pengelolaan administrasi belanja pegawai KPPN melibatkan 6 bagian, yaitu Petugas Pengelolaan Administrasi Belanja Pegawai (PPABN), Pejabat Pembuat Komitmen (PPK), Pejabat Pengujian SPP (Surat Permintaan Pembayaran) dan Penanda Tangan SPM (Surat Perintah Membayar), Kantor Pelayananan Perbendaharaan Negara (KPPN). Sistem Akuntansi setiap bagian digambarkan dengan bagan alir dokumen (flowchart) sesuai dengan fungsi dan tugasnya masing-masing. Sistem akuntansi pengeluaran kas pengelolaan administrasi belanja pegawai sebenarnya sudah berjalan dengan efektif karena masing-masing bagian telah terorganisir, fungsi masing-masing bagian telah terpisah secara jelas sehingga tidak terjadi kerangkapan pekerjaan antar bagian, tetapi memiliki kekurangan pada alur sistem bagian pembukuan yaitu hanya mencatat penerimaan dan pengeluaran SPM dari bagian sebelumnya saja tetapi tidak mengawasi aliran dana dari pengeluaran SPM tersebut
selain itu bagian pembukuan juga harus mencatat penerimaan dan pengeluaran SPM kedalam Buku Catatan Historis untuk dilakukannya verifikasi oleh Bagian Pembukuan. Pengawasan aliran dana oleh Bagian Pembukuan perlu dilakukan untuk mengawasi kinerja Bendahara Pengeluaran tersebut apakah benar-benar menyalurkan dana tersebut sesuai dengan pengeluaran yang telah dicatat oleh bagian pembukuan secara efektif atau tidak. Sehingga laporan atas penyelenggaraan pengeluaran kas pengelolaan administrasi belanja Negara dibuat dalam sebenar-benarnya laporan tanpa ada penyelewengan sehingga tidak ada pihak yang dirugikan. Saran Untuk meminimalisasi penyelewengan terhadap kas maka penulis mengusulkan agar bagian pembukuan melakukan pencatatan kedalam Buku Catatan Historis dan melakukan penjurnalan sebagai verifikasi/ rekonsiliasi catatan yang dibuat oleh bagian pembukuan dan catatan yang dibuat oleh bendahara pengeluaran agar laporan atas penyelenggaraan pengeluaran kas pengelolaan administrasi belanja Negara dibuat dalam sebenar-benarnya laporan tanpa ada penyelewengan sehingga tidak ada pihak yang dirugikan.
