ANALISIS PROSES PRODUKSI EVENT “LIVE, WORK, PLAY, AND FLY (THE SALES LAUNCHING OF AIRPORT CITY)” DI EVENT ORGANIZER EXTRA ORDINARY PT 3X PODIMAN
Ruth Theresia Maranatha Jurusan Marketing Communication, Universitas Bina Nusantara Jl. Kebon Jeruk Raya No.27, Kebon Jeruk Jakarta Barat 11530, Indonesia Telp (021) 53696969/Fax. (021) 5300655 E-mail Penulis :
[email protected] Marta Sanjaya, S.IP, M.Si
Abstrack
The purpose of this research is to explain the process of the production of the event live, work, play, and fly (The Sales Launch of Airport City) in extra ordinary event organizer PT 3 x PODIMAN. The research method used was qualitative approach in order to obtain an objective description of the result, naturally, so the facts according to the facts on the ground that is used for library studies, interview methods, and field observations. The analysis in this study uses triangulation, because the researchers conducted studies directly to the source who did direct the activities of the event. Research results are achieved is to held this event, the event organizer has been able to hold the event in accordance with the procedure desired by the client and the production of the event can be held in accordance with the purpose of the event is to take place. A summary of this research is the success of an event depends on the preparation of the event management and evaluating the event.(RTM) Keywords : Production, Event, Event Organizer
Abstrak
Tujuan
penelitian
ini
adalah
untuk
menjelaskan
proses
produksi
event
live,work,play,and fly (The Sales Launching of Airport City) di event organizer extra ordinary PT 3X PODIMAN. Metode Penelitian yang digunakan adalah pendekatan kualitatif agar mendapatkan hasil uraian yang objektif, alamiah, sehingga fakta sesuai dengan fakta di lapangan yaitu menggunakan metode wawancara, studi pustaka, dan observasi lapangan. Analisis dalam penelitian ini menggunakan triangulasi sumber, karena peneliti melakukan penelitian langsung kepada sumber yang melakukan langsung kegiatan acara. Hasil penelitian yang dicapai adalah dengan diadakan event ini, pihak event organizer sudah mampu menyelenggarakan acara sesuai dengan prosedur yang diinginkan oleh pihak klien dan produksi acara dapat diselenggarakan sesuai dengan tujuan acara ini dilaksanakan. Simpulan dari penelitian ini adalah kesuksesan sebuah acara tergantung dari pengelolaan acara dari persiapan hingga pengevaluasian acara.(RTM) Kata Kunci : Produksi, Event, Event Organizer
PENDAHULUAN Sektor jasa berpotensi menaikkan daya saing di Indonesia. Menteri Perdagangan Indonesia Gita Wirjawan menyatakan bahwa sektor jasa dalam negeri berpotensi menaikkan daya saing dan rantai nilai Indonesia dalam perekonomian global. Sebanyak 50 persen perdagangan global berada di sektor jasa. Sementara 60 persen tenaga kerja di seluruh dunia bekerja pada sektor tersebut. Rata-rata kontribusi sektor jasa pada produk domestik bruto di negara-negara berpendapatan menengah adalah sekitar 52 persen sementara di negara maju lebih dari 60 persen. Angka tersebut jauh melebihi dua sektor utama lain yaitu agrikultur dan industri. Perkembangan sektor jasa dipengaruhi oleh beberapa faktor diantaranya adalah globalisasi, regulasi pemerintah, perubahan sosial, trend bisnis, teknologi. Kecenderungan perkembangan sektor jasa memiliki perbedaan dinegara maju dan negara berkembang. Di negara maju perkembangan sektor jasa didominasi oleh sektor-sektor yang membutuhkan ketrampilan dan teknologi tinggi, sementara di negara berkembang relatif didominasi oleh sektorsektor yang membutuhkan ketrampilan rendah. Kajian pustaka jurnal yang menjadi acuan peneliti melakukan penelitian adalah jurnal yang berjudul “Analisis Proses Produksi Off Air International Classic Car Show 2011 Oleh Otoblitz PT. Wahana Adireksa Wiraswasta” yang dibuat oleh Andra Ariawan tahun 2011. Jurnal tersebut berbicara tentang Bagaimana memproduksi event berskala internasional, dimana dalam penelitian tersebut komunikasi dan berkordinasi menjadi hal terpenting dalam berinteraksi. Dalam tahap mengelola sebuah acara baik dari tahap pra hingga pasca acara diperlukan suatu interaksi komunikasi yag baik karena hal itu mempengaruhi terhadap kemaksimalan sebuah acara. Jurnal selanjutnya yang menjadi acuan peneliti berjudul “The Nature and Scope of Festival Studies” yang dibuat oleh Donald Getz pada tahun 2010. Dimana isi dari jurnal tersebut adalah kerangka untuk memahami dan menciptakan pengetahuan tentang peristiwa bahwa tempat-tempat yang direncanakan pengalaman festival dan makna sebagai fenomena inti studi festival . Unsur-unsur lain dalam kerangka ini adalah pendahulu untuk menghadiri festival , perencanaan dan manajemen , hasil , penciptaan pengetahuan , kebijakan , dan pola dan proses temporal dan spasial . Meskipun terbatas pada festival , proses ini juga akan membantu mengembangkan studi event umum , karena banyak konsep dan tema penelitian bersama. Festival merupakan sub - bidang yang penting
dalam studi acara, dan kepentingan tertentu untuk ulama dalam berbagai disiplin ilmu karena universalitas pesta dan popularitas pengalaman festival . Manajemen acara telah muncul sebagai quasi profesi dan bidang yang berkembang pesat studi di universitas di seluruh dunia. Pertanyaan penelitian yang muncul adalah bagaimana sebuah event organizer mengatur dan menjalankan proses produksi sebuah acara dan bagaimana manajemen pengaturan sumber daya manusia pada saat acara tersebut berlangsung. Permasalahan yang terjadi pada event organizer saat ini adalah pada sebuah “kreativitas”. Dalam kegiatan yang tidak rutin dilakukan (hanya sesekali saja) tentu event organizer dalam penyelenggaraannya harus membuat acara yang dibuatnya itu berhasil, karena keberhasilan sebuah event diukur dari seberapa banyak orang datang ke acara, proses produksi acara dari mulai pra-acara-pasca, dan kualitas acara yang dihasilkan dari proses pengolahan event tersebut. Event Organizer (EO) sebagai penyelenggara perhelatan atau kegiatan apapun bentuknya, memerlukan suatu kemampuan manajemen penyelenggaraan event yang profesional. Event manajemen didefinisikan sebagai mengorganisir sebuah event yang dikelola secara professional, sistematis, efisien dan efektif yang kegiatannya meliputi dari konsep (perencanaan) sampai dengan pelaksanaan hingga pengawasan. Dalam event management, semua orang harus bekerja keras dengan visi yang sama untuk menghasilkan event yang sesuai dengan harapan. Sangatlah diperlukan kekompakan pada setiap orang yang terlibat dalam tim. Dengan kata lain, Event organizer berarti tidak hanya satu orang yang merasa dirinya paling hebat dalam menjalankan tugas tapi semuanya saling bergantung satu sama lain. Tujuan penelitian yang dilakukan peneliti adalah menjelaskan proses kerja dalam event “LIVE,WORK,PLAY, AND FLY” selama pra acara sampai dengan hari H acara dan untuk mengetahui seberapa jauh tingkat kesuksesan team extra ordinary event organizer dalam mengelola acara dan seberapa besar dampak yang diberikan kepada kliennya yaitu PT. Sarana Bhakti Angkasa.
METODE PENELITIAN Metode yang penulis gunakan, yaitu metode kualitatif. Metode penelitian kualitatif adalah peneliti menjadi instrument kunci, teknik pengumpulan data yang digunakannya adalah observasi partisipasi, peneliti terlibat sepenuhnya dalam kegiatan informan yang menjadi subjek penelitian dan sumber informasi penelitian (Ardianto, 2011 : 58). Dapat disimpulkan bahwa penelitian kualitatif mengharuskan seorang peneliti untuk mencari seorang informan yang bisa memberikan informasi yang akurat mengenai penelitian yang akan diangkat. Untuk itu penulis harus terjun langsung ke lapangan dengan melakukan observasi secara langsung dan melakukan wawancara dengan sumber informan yang bekerja bersama di lapangan. Observasi penelitian dibagi menjadi dua yaitu observasi partisipan adalah metode observasi dimana penulis juga berfungsi sebagai partisipan dan ikut serta didalam kegiatan yang dilakukan oleh kelompok yang diteliti. Sedangkan observasi non-partisipan merupakan metode observasi dimana penulis hanya bertindak mengobservasi tanpa ikut terjun melakukan aktivitas yang dilakukan oleh kelompok yang diteliti, baik kehadirannya diketahui maupun tidak diketahui (Kriyantono, 2010: 11). Metode yang dipakai penulis dalam penelitian adalah menggunakan metode studi kasus. Studi kasus adalah metode riset yang menggunakan berbagai sumber data yang bisa digunakan untuk meneliti, menguraikan, dan menjelaskan secara komperehensif berbagai aspek individu, kelompok, suatu program, organisasi, atau peristiwa secara sistematis. Periset membutuhkan berbagai macam instrument pengumpulan data seperti wawancara mendalam, observasi partisipan, dokumentasi, dan lainnya. Menurut Mulyana (Kriyantono, 2010:66) studi kasus periset berupaya secara seksama dan dengan berbagai cara mengkaji sejumlah besar variable mengenai suatu kasus khusus. Dalam penelitian yang penulis lakukan ada dua jenis data yang dipaparkan oleh penulis untuk pengumpulan data. Dua jenis data itu adalah Data Primer, data utama yang digunakan secara langsung untuk membantu dalam menggali fokus penelitian. Yang termasuk data primer diantaranya adalah ; Wawancara. Menurut Lexy J.Moleong (2013:186) yang dimaksud dengan wawancara ialah percakapan dengan maksud tertentu, percakapan yang dilakukan oleh dua pihak yaitu pewawancara (interviewer) yang mengajukan pertanyaan dan terwawancara (interviewee) yang memberikan pertanyaan atas pertanyaan yang diajukan. Ada beberapa macam wawancara yaitu wawancara terstruktur, wawancara semistruktur dan wawancara tak berstruktur. Wawancara yang dilakukan dalam penelitian ini adalah wawancara tak berstruktur karena wawancara yang dilakukan oleh peneliti tidak memakai format yang
sudah ditentukan, pertanyaan-pertanyaan berdasarkan permasalahan dan kepentingan informasi dari peneliti. Melalui wawancara, informasi-informasi yang didapatkan dalam penelitian menjadi lebih dalam dan sifatnya personal. Data primer selanjutnya yang dilakukan adalah observasi. Observasi dapat diklarifikasikan atas pengamatan melalui peran serta dan yang tidak peran serta. Pada pengamatan tanpa serta hanya melakukan satu fungsi, yaitu mengadakan pengamatan. Pengamat peran serta melakukan dua peranan sekaligus yaitu sebagai pengamat dan menjadi anggota resmi dari kelompok yang diamati (Moleong,2013: 176). Observasi adalah kegiatan keseharian manusia yang menjadi kemampuan seseorang untuk menggunakan pengamatannya dengan menggunakan pancaindera mata sebagai alat bantu utama selain pancaindera lainnya. (Burhan Bungin,2011:118). Dalam observasi, peneliti terlibat dengan kegiatan sehari-hari orang yang sedang diamati atau yang digunakan sebagai sumber data penelitian, dalam melakukan pengamatan, peneliti ikut melakukan apa yang dikerjakan oleh sumber data. Dengan observasi partisipan, maka data yang diperoleh akan lebih lengkap, tajam dan sampai mengetahui pada tingkat makna dari setiap perilaku yang tampak (Sugiyono,2013:227). Dalam penelitian ini, peneliti menjadi partisipasi aktif, peneliti melakukan apa yang narasumber inginkan tetapi tidak semua dilakukan. Data sekunder yang peneliti pakai adalah studi kepustakaan Menurut Kriyantono (2006:42), data sekunder adalah data yang diperoleh dari sumber kedua atau sumber sekunder. Data sekunder ini hanya sebagai referensi data untuk mendukung penelitian. Jenis data sekunder yang penulis gunakan dalam penelitian ini : Studi Kepustakaan, Penelitian kepustakaan dilakukan untuk menghimpun informasi yang relevan dengan topik yang akan atau sedang diteliti. Dalam penelitian ini penulis mengambil sumber kepustakaan dengan membaca, mengumpulkan data, mencatat dan mempelajari buku-buku mengenai penelitian yang berhubungan dengan topik yang akan diteliti. Tahap-tahap yang digunakan untuk menganalisis sebuah data yaitu; mereduksi sebuah data, Proses pemilihan, pemfokusan, penyederhanaan, abstraksi, dan pentransformasian data mentah menjadi catatan lapangan tertulis. Reduksi data adalah bagian dari analisis yang mempertajam, memilih, memfokuskan, membuang dan menyusun data melalui suatu cara dimana kesimpulan akhir dapat digambarkan dan juga diverifikasikan. Lalu menyajikan data (data display), Model sebagai kumpulan informasi yang tersusun rapi yang memperbolehkan pendeskripsian kesimpulan dan pengambilan tindakan. Bentuk dari model data kualitatif adalah teks naratif. Dengan mendisplaykan data, maka akan memudahkan untuk memahami apa yang terjadi, merencanakan kerja selanjutnya berdasarkan apa yang telah dipahami. Dan yang terakhir adalah memverifikasi kesimpulan yang didapat, Peneliti memproses benar tidaknya. Peneliti memberikan makna yang muncul dari data yang telah teruji kepercayaannya, kekuatan, dan konfirmabilitas. Untuk mendapatkan keabsahan data, peneliti menggunakan triangulasi sebagai validitas data yang didapat. Triangulasi adalah menganalisis jawaban subjek dengan meneliti kebenarannya dengan data empiris (sumber data lainnya) yang tersedia. Jawaban subjek di cross-check dengan dokumen yang ada. Triangulasi sumber yang dipilih untuk menentukan keabsahan data dalam penelitian tersebut.
HASIL DAN BAHASAN Dari analisis yang dilakukan oleh peneliti maka peneliti mengaitkan hasil wawancara dengan pendapat penulis dan berdasarkan konsep yang telah dipelajari. Komunikasi Berdasarkan penelitian yag dilakukan oleh peneliti selama melakukan penelitian dalam event LIVE,WORK,PLAY & FLY (The Sales Launching of Airport City) maka penulis mencoba menghubungkan antara teori yang digunakan dengan hasil penelitian dan wawancara untuk tercapainya tujuan dari penelitian ini. Disini penulis dapat menyimpulkan bahwa komunikasi merupakan komponen penting dalam produksi acara. Dimana komunikasi menjadi tolak ukur yang menentukan keberhasilan sebuah acara. Tanpa adanya komunikasi yang berjalan dengan lancar tentunya acara tidak akan bisa dikatakan berhasil. Komunikasi merupakan proses dari komunikator (pengirim pesan) kepada komunikan (penerima pesan), bagaimana pesan tersebut dapat diterima sesuai dengan tujuan penyampaian pesan tersebut. Dalam memproduksi sebuah acara, seluruh rangkaian acara produksi dimulai dari pra acara, acara, sampai dengan pasca acara pasti ada informasi-informasi yang harus disampaikan secara jelas dan detail sesuai dengan apa yang ingin disampaikan. Proses penyampaian informasi dalam organisasi seperti atasan ke bawahan, bawahan ke atasan, atasan dengan sesama atasan, bawahan dengan sesama bawahan, Proses komunikasi yang dilakukan oleh Extra Ordinary EO
sudah tepat. Dimana proses komunikasi dari atasan kepada bawahan sangat dikondisikan baik sekali, penulis yang sekaligus meneliti proses komunikasi yang dilakukan EO menyatakan system kepercayaan kepada karyawan sangat mempengaruhi kepada kinerja karyawan yang akan mengolah acara tersebut. Proses komunikasi selama persiapan sampai evaluasi acara sudah dilakukan dengan metode yang pas. Setiap informasi yang disampaikan alur komunikasinya sudah mengikuti alur komunikasi pada umumnya, terbukti dari hasil acara yang sudah dikatakan berhasil karena informasi dapat diolah dengan baik dari komunikator kepada komunikan. Produksi Acara Langkah awal adalah proses pra produksi diantaranya adalah ; Penemuan Ide, Tahapan-tahapan yang dijalankan EO berdasarkan hasil wawancara yaitu adalah rutin mengadakan meeting dengan pihak PT. Sarana Bhakti Angkasa. EO diberikan sepenuhnya untuk menjadi pelaksana acara sesuai dengan kriteria penentuan yang sudah ditetapkan oleh pihak klien. Mencari dan mengordinasikan vendorvendor adalah tahap selanjutnya yang dilakukan oleh EO. Vendor-vendor ditentukan oleh EO dan mengikuti system kerja EO dalam mengelola event tersebut. Tim produksi yang direkrut oleh EO adalah tim produksi professional yang sudah biasa bekerja sama dalam event di Extra Ordinary EO. Konsep acara tersebut adalah Elegant Clasic dimana dengan konsep tersebut pihak dari PT. Sarana Bhakti Angkasa bisa menarik minat peserta yang diundang untuk mengikuti acara dari awal sampai akhir. Tema yang dipakai dalam acara tersebut adalah LIVE, WORK, PLAY, and FLY, tema acara ini ditetapkan oleh pihak EO yang disetujui langsung oleh pihak klien, tema acaranya dibuat seminimalis mungkin untuk membuat peserta yang diundang mengerti maksud dari acara tersebut. Jenis acara yang diusung adalah launching produk, acara ini bermaksud untuk mengenalkan kepada tamu yang diundang apa yang akan “dijual” oleh pihak PT. Sarana Bhakti Angkasa. Tamu akan dijelaskan mengenai produk yang diluncurkan yaitu lahan seluas 88ha yang akan dibangun sebuah “kota dalam kota” yang berlokasi tidak jauh dari Bandara Internasional Soekarno-Hatta Tangerang. Dari pihak EOEO mengajukan presentase-presentase menarik kepada pihak klien sebagai bagian dari acara. H-14 acara pihak dari EOEO terus mengadakan meeting rutin langsung ke Hotel Sheraton dengan pihak klien, dimulai dari penentuan lokasi, kepastian venue, dan kejelasan konsep. Meeting dilakukan bersama pihak klien yang menjadi bagian dari tim produksi acara tersebut. Kendala yang dihadapi oleh EO dalam memproduksi acara adalah menyesuaikan keinginan klien yang selalu berubah-ubah dan tidak siap dalam menyiapkan hal-hal yang dibutuhkan dalam acara. Persiapan yang sifatnya terlalu buru-buru dan tidak konsisten menjadi salah satu hal yang mempengaruhi dalam kerja EO secara professional. Perubahan yang terus berubah dari pihak klien membuat EO menjadi cukup tidak kompeten dalam menyelesaikan produksi yang harus dipersiapkan. Perencanaan, dalam tahap perencanaan, pihak Extra Ordinary EO melakukan berbagai hal diantaranya ; EOEO meninjau lokasi yang strategis untuk diberlangsungkan acara, dan setelah dibincangkan dengan pihak klien, maka lokasi yang disetujui adalah Hotel Sheraton Tangerang dikarenakan lokasi tersebut adalah anak perusahaan dari PT. Sarana Bakti Angkasa. EOEO melakukan pembuatan timeline persiapan acara tetap dengan persetujuan pihak klien, EOEO membuat estimasi biaya yang dirinci berdasarkan perhitungan pengeluaran yang tidak jauh dari acara-acara sebelumnya. Pembuatan rundown adalah bagian dari perencanaan sebuah acara, rundown memberikan gambaran kepada penyelenggara acara dan penyedia acara. Salah satu kendala yang cukup mempengaruhi system kerja adalah penyusunan rundown dimana dalam penyusunan timeline acara tersebut pihak klien berubah karena pengaruh situasi yang membuat show director dalam acara (Bigest Wullur) tidak bisa konsentrasi terhadap rundown yang sudah disusun. Rundown yang sudah disusun tetap terus harus dikomunikasikan kepada pihak klien. Persiapan, Extra Ordinary EO melakukan berbagai persiapan untuk keperluan event, pihak EO melakukan meeting untuk membahas konsep desain dan desain backdrop dan photobooth. EO menentukan vendor vendor yang diikutsertakan dalam event, vendor-vendor event LIVE,WORK, PLAY, & FLY diantaranya adalah ; Dekorasi, Lighting, Sound System, Multimedia, Manajemen Artis, Photobooth, Dokumentasi, Media Partnership. Extra Ordinary EO memastikan pengisi acara yang akan hadir yaitu Titi Dj dan Marcell, dan pihak EO menawarkan kepada klien rekomendasi MC dan setelah berunding maka MC yang diundang adalah Eva Yolanda dan Ferry Qunya. EO mencari media partnership untuk meliput event LIVE, WORK, PLAY, & FLY. Ada 10 media partnership dan salah satunya terdiri dari majalah property. Hard selling adalah yang paling dipersiapkan dalam acara tersebut, dimana dengan cara itu bisa mendatangkan massa dan dapat menarik perhatian calon-calon konsumen dalam berpartisipasi untuk bisa membeli apa saja yang diluncurkan pada hari H acara. Mengakomodir sebuah doorprize adalah salah satu cara marketing yang dilakukan untuk meningkatkan awareness dari para calon pembeli.
Langkah kedua adalah proses produksi. Indoor, untuk pada saat hari acara berlangsung, yaitu tanggal 11 mei, persiapan loading barang dari vendor dekorasi sudah masuk dari tanggal 9 mei. Dekorasi yang diperlukan adalah dekorasi ruangan ballroom hotel Sheraton, lalu dekorasi layar LED yang akan diperlukan pada saat melakukan presentasi produk oleh pihak PT. Sarana Bhakti Angkasa. Dekorasi juga menghias letak ruangan lain diluar ballroom yang akan menjadi pusat dari perhatian pengunjung dan calon pembeli. Dari vendor lighting, melakukan loading barang dari tanggal 10 mei, vendor lighting meloading barang sesuai dengan list yang diajukan oleh pihak EO. Dari vendor sound system, proses loading barang sudah masuk sejak tanggal 10 mei, ada empat orang crew yang dikerahkan untuk pengaturan sound system, crew tersebut dari pihak vendor yang sudah lama bekerja sama dengan Extra Ordinary EO. Pemasangan dan penyettingan alat dikerjakan pada tanggal 11 mei, enam jam sebelum jam acara berlangsung. Dari pihak vendor multimedia diminta untuk menyiapkan beberapa data seputar Airport City yang akan diputar pada saat presentasi, yang bertanggung jawab atas multimedia adalah Asa Fide selaku Front Of House acara (FOH). Dari manajemen artis melakukan persiapan untuk check sound jam satu siang dengan tetap berkoordinasi dengan talent coordinator yang disiapkan oleh panitia EO. Outdoor, kegiatan outdoor pada acara berlangsung adalah persiapan dari vendor photobooth yang dipercayakan untuk mengabadikan moment setiap pengunjung dalam menjadi partisipan aktif untuk kegiatan acara tersebut. Photobooth tidak terlalu membawa barang yang berlebihan pada saat hari H, pihak vendor meloading barang pada tanggal 11 mei 3 jam sebelum acara dimulai. Background yang dipakai oleh vendor ini sudah disetujui oleh pihak EO dan pihak PT. Sarana Bhakti Angkasa. Proses pemasangan umbul-umbul, spanduk, dan semua materi promosi outdoor lainnya dipasang H-4 sebelum hari acara berlangsung. Langkah ketiga adalah pasca produksi, berlangsung cepat, pihak EO meminta vendor-vendor yang terlibat untuk memberi tahu detail-detail yang digunakan dan tidak digunakan keperluan barang-barang pada saat acara. Pihak EO menyelesaikan pembiayaan terhadap vendor dan menyelesaikan pengurusan surat kerjasama dengan pihak PT Sarana Bhakti Angkasa lalu mengadakan evaluasi H+2 dengan pihak klien. Event Event menurut buku Mikolaitis merupakan sebagian dari fungsi pemasaran dan diselenggarakan untuk mencapai tujuan perusahaan. Event marketing bertujuan untuk menciptakan suatu pengalaman bagi konsumen dan mempromosikan produk atau jasa. Berdasarkan pendekatan event yang dikenal dengan 3E, EO mampu menyajikan hal yang dapat menarik perhatian para tamu undangan. a. Entertainment Pada acara ini, EO mengundang artis ternama menjadi ‘penarik’ dalam acara ini yaitu Titi Dj dan Marcell. Kedua artis menyanyikan lagu yang digemari oleh masyarakat pada umumnya. Ini menjadi nilai tambah untuk acara tersebut karena acara ini tidak dikenakan biaya apapun kepada para tamu undangan. b. Excitement Didalam acara, ada moment dimana seluruh tamu undangan diajak berkeliling selama 1 jam untuk diperlihatkan wilayah-wilayah yang menjadi target penjualan property airport city. c. Enterprise Acara ini melakukan kegiatan pra produksi itu hanya 2 minggu sudah termasuk didalamnya penentuan vendor, penyusunan rundown, pengurusan 500+ undangan, pengurusan pembiayaan, dll. Konsep dekorasi ditentukan dalam kurun waktu 1 minggu kurang dan harus tetap dikomunikasikan dengan pihak klien. Karakteristik Event yang ada dalam acara LIVE,WORK,PLAY & FLY (The Sales of Airport City) a) Keunikan Tujuan dari acara sebenarnya yaitu hanya untuk mengenalkan produk dan berjualan kepada calon-calon konsumen, tetapi karena acara ini diperuntukkan untuk golongan masyarakat tingkat atas maka konsep acara dimulai dari desain desain dekorasi ruangan sampai kepada pengisi-pengisi acara dibuat dengan konsep mewah dan elegant. b) Perishability Event ini adalah pertama kali diberlangsungkan. Peluncuran pertama produk lahan property dan konsep acara yang tergolong sukses membawa acara ini sesuai dengan tujuan acara itu sendiri. c) Intangibility Dengan terselenggara acara tersebut pengunjung yang datang merasa mendapat pengetahuan baru tentang dunia property di bagian lahan penerbangan seperti perusahaan PT. Sarana Bhakti Angkasa. Pihak perusahaan berusaha memberikan pengetahuan baru mengenai profit yang didapat apabila terjun
dalam usaha mereka. d) Suasana dan Pelayanan Acara dilakukan pada hari minggu, hari dimana pengunjung dapat datang dengan lebih leluasa bersama keluarga dan sekalian untuk melakukan hiburan ditempat yang berlokasi strategis. Diselenggarakan disebuah hotel dan penyajian untuk makanan dan minuman diberlakukan sama dengan kualitas masakan hotel yang disajikan sebelum-sebelumnya. e) Interaksi Personal Untuk feedback yang dilakukan oleh penyelenggara acara dimulai dari isi rundown yang disusun sudah memenuhi syarat dalam melibatkan pengunjung yang datang untuk berpartisipan dalam acara tersebut. SWOT SWOT diberlakukan untuk mengetahui apa saja yang menjadi kekuatan, kelemahan, kesempatan dan ancaman dalam acara tersebut. Strength, yang menjadi kekuatan acara tersebut adalah kekompakan tim yang solid antara pribadi lepas pribadi para penyelenggara acara, dikarenakan pihak penyelenggara acara sudah lama bekerja sama dalam mengolah bermacam-macam event sehingga proses komunikasi yang dilakukan dan dihasilkan bisa berjalan sesuai dengan prediksi awal. Weakness, kelemahan acara tersebut adalah keterbatasan waktu yang terjadi dari pra produksi acara, sehingga kinerja yang dilakukan hamper secara praktis dan kurang detail, selama persiapan menguras banyak sekali waktu dan tenaga. Promosi event dalam acara ini tidak terlalu ditonjolkan karena pihak penyedia acara juga melakukannya secara mendadak dan belum ada persiapan yang matang. Untuk publikasi acara sudah sampai pada pemasangan iklan di Koran seperti Kompas. Tetapi tahap promosi dilakukan dengan bergerilya dimana lebih dikedepankan kepada sasaran langsung yaitu mengundang para property agent yang sudah lama dikenal sebanyak mungkin. Kendala yang dihadapi dalam proses promosi adalah pertama kurangnya waktu yang tersedia, acara ini sifatnya harus segera langsung dieksekusi karena pihak penyedia acara dari awal sudah menentukan sendiri dalam kewenangan mereka untuk mengadakan acara tersebut. Total waktu yang dimiliki untuk melakukan promosi hanya kurang lebih 2 minggu sudah termasuk dalam pembagian waktu untuk EO sebagai penyelenggara acara. Dan banyak perubahan signifikan terjadi pada saat 2 minggu sebelum acara dilakukan. Event sangat berdampak terhadap tujuan dari acara tersebut yaitu adalah penjualan. Pada saat event tersebut berjalan, banyak konsumen yang mau melakukan transaksi untuk segera membeli apa yang perusahaan jual pada saat itu. Opportunity, dari kelemahan yang dihadapi oleh pihak EO, adanya kesempatan untuk mempromosikan kepada pengunjung-pengunjung yang datang untuk melihat cara kerja EO yang sudah maksimal dalam mengolah acara tersebut, mendapat lebih banyak lagi peluang untuk melebarkan pengalaman. Threat, ancaman yang dihadapi oleh penyelenggara acara adalah lebih kepada vendor vendor yang bekerja sama pada saat acara, dimana vendor vendor meminta lebih awal untuk pelunasan sebelum hari H acara.
SIMPULAN DAN SARAN Dari penelitian yang telah dilakukan dapat disimpulkan bahwa 1.Didalam pengelolaan sebuah event, kesuksesan sebuah event tidak diukur besar atau kecilnya event yang dijalankan, tetapi kesuksesan diukur dari semua persiapan yang dijalankan penyelenggara acara dimulai dari pra produksi hingga pada pasca acara. Peran komunikasi sangat menentukan kelancaran sebuah event, komunikasi merupakan kebutuhan primer dalam memanajemen sebuah event. Dengan komunikasi yang berjalan baik, semua informasi dari penyedia acara kepada penyelenggara acara dan begitu sebaliknya memberikan feedback yang memuaskan. 2. Pemilihan crew dalam mengelola sebuah acara harus disesuaikan dengan kemampuan yang dimiliki oleh setiap crew yang bertugas. Kekompakan sebuah tim dari penyelenggara acara menjadi salah satu penentu kelancaran dari sebuah event, melalui kekompakan tim dan kesiapan tim dalam menghadapi event, maka seluruh tim bisa melakukan jobdesk mereka dengan maksimal. Saran Berdasarkan kesimpulan penelitian maka peneliti merekomendasikan berupa seperti Pihak penyelenggara acara membuat sebuah timeline kerja untuk persiapan pra produksi agar system kerja dalam persiapan acara tidak bersifat mendadak. Extra Ordinary EO bisa menambah crew dalam pengelolaan acara agar tidak terjadi adanya pekerjaan ganda pada semua tim yang bertugas.
REFERENSI Buku & Jurnal
Ardianto, E. (2011). Metodologi Penelitian untuk Public Relations Kuantitatif dan Kualitatif, Bandung: Simbiosa Rekatama Media. Kriyantono, Rachmat. (2010). Teknik Praktis Riset komunikasi : Disertai Contoh Praktis Riset Media, Public relations, Advertising, Komunikasi Organisasi, komunikasi Pemasaran. Jakarta : Kencana. Moleong, Lexy, J. (2013). Metodologi Penelitian Kualitatif. Bandung : PT. Remaja Rosdakarya Ariawan, Andra. (2012). Analisis Proses Produksi Off Air International Classic Car Show 2011 ‘’Classic For All, All For Classic’’oleh Otoblitz (PT. Wahana AdireksaWiraswasta). Jakarta: Binus University, Jakarta,DKI Jakarta, Indonesia Getz, Donald. (2010). The Nature and Scope Of Festival Studies. Canada: of Event Management Research Volume 5, Number 1, 2010
International
Journal
RIWAYAT PENULIS Ruth Theresia Maranatha lahir di kota Curup (Bengkulu) pada tanggal 17 maret 1992. Penulis menamatkan pendidikan S1 di Universitas Bina Nusantara, dalam ilmu komunikasi pemasaran pada tahun 2014.
