ART EVENT ORGANIZER. Ade Mareta S

ART EVENT ORGANIZER Ade Mareta S Pada periode kepengurusan MUSI ITB 2008-2009 dibentuk tim Art Event Organizer dalam jajaran kepengurusan dengan posisi sebagai bagian yang langsung berada di bawah Ketua Umum. Tim ini bersifat independen dalam artian wewenang, kebijakan, dan keputusan mutlak berada di tangan manajer, namun dengan sepengetahuan ketua. Anggota tim tidak dibatasi, seluruh anggota MUSI ITB bisa bergabung dalam Art EO walaupun telah memegang jabatan ataupun anggota pada divisi lain. Dipimpin oleh seorang manajer, tim Art EO dibuat dalam suatu struktur koordinasi yang merangkul seluruh tim kebudayaan, yaitu tim tari, tim musikal, dan tim drama, serta merencanakan untuk melakukan program kerja yang akan mendukung program kerja lainnya. Hal ini dirasakan mampu membuat tim berjalan secara efektif dan efisien dalam menjalankan tugas-tugasnya. Dalam keberlangsungannya manajer menetapkan koordinator untuk masing-masing tim kebudayaan yang telah dibentuk, dapat dilihat dalam struktur koordinasi berikut. Manager Art EO Ade Mareta S.

Tim Drama Koord : Agung R.F.

Tim Tari

Tim Musikal

Koord : Gilang K.P.

Koord : Reza Aulia

Staff EO Anjas , Arie , Ridho

Telah disusun jobdesc untuk masing-masing koordinator tim dan secara sadar telah disepakati oleh koordinator tim sebagai berikut.

Telah disusun pula timeline untuk masing-masing koordinator tim sebagai berikut.

Namun, dalam keberlangsungannya, tim Art EO yang memiliki tugas-tugas pengaturan, dinilai cukup berat untuk dilakukan dengan jumlah yang sedikit. Tim Art EO merasa cukup kewalahan untuk mengatur semuanya. Hal ini dapat dilihat dari tugas-tugas koordinator tim kebudayaan yang lebih sering dihandel oleh Manajer Art EO ataupun oleh Ketua Umum MUSI ITB. Oleh karena itu, Tim Art EO memerlukan sebuah tim yang lebih besar dan kuat.

PARTISIPASI ACARA TIM ART EVENT ORGANIZER PERIODE KEPENGURUSAN 2008-2009 1. Job Nikahan 5 Juli 2008 Dari link kak nurlin didapat job penampilan acara nikahan 5 Juli, pada masa libur semester genap. Awalnya terdapat penari yang bersedia untuk berpartisipasi, namun karena sesuatu dan lain hal para penari tersebut mendadak harus mengerjakan kegiatan lain, sehingga penampilan ini dibatalkan. 2. OHU 2008 Pada awal semester ganjil 2008/2009 didapat undangan penampilan di OHU 2008. Rencananya akan diberdayakan tim tari cowok MUSI ITB yang baru dibentuk dengan menampilkan Tari Bedana yang akan diajarkan oleh Yudhy. Namun karena keterbatasan waktu dan kesulitan mencari waktu luang, Tari Bedana tidak lagi feasible. Sehingga yang ditampilkan dalam OHU 2008 adalah Tari Gending Sriwijaya. Namun pada kesempatan kali ini tarian disuguhkan beserta pemakaian tanjak kepada ketua panitia acara sebagai tanda pembukaan acara. Tarian dibawakan oleh Shinta Dwi Handayani, Gilang Kartika Putri, Sylvina Dian WAP, Ruri Oktaviani, dan Lulu Destiana. Terdapat dokumentasi untuk tarian ini berupa video maupun foto dari PJ dokumetasi MUSI untuk OHU 2008. Evaluasi Kegiatan Tari Gending Sriwijaya yang ditampilkan agak kurang kompak. 3. Kampoeng MUSI 2008 Kampoeng MUSI 2008 adalah salah satu acara yang diselenggarakan oleh Mahasiswa Bumi Sriwijaya ITB pada tanggal 8 November 2008 bertempat di Lapangan Basket Campus Center ITB. Dalam kegiatan Kampoeng MUSI 2008 ini ditampilkan Tarian Daerah, Lagu Daerah, serta Tarian Kreasi. Tarian Daerah yang ditampilkan adalah Tari Gending Sriwijaya dan Tari Tanggai, sedangkan Lagu Daerah yang ditampilkan adalah Cup Mak Ilang. Tarian Kreasi yang ditampilkan adalah Tari Dara Menari. Tim Seni Tari MUSI ITB diwakili oleh Shinta Dwi Handayani, Rahma Tejawati, Maya Destira, Mariska, dan Charismatika. Tim Seni Musik diwakili oleh Adhi, Adeigha,Gery,. Sedangkan Tari Dara Menari dibawakan oleh rekan-rekan dari Asrama SumSel. Evaluasi Kegiatan Beberapa anggota tim tari tidak datang tepat waktu pada hari-H sehingga persiapan penampilan kurang optimal karena estimasi waktu kurang dan terburu-buru. Make-up dan pemakaian baju dan peralatan berlangsung lam karena keterbatasan ruang ganti (sempit dan panas). Selain itu perias hanya satu orang sementara hanya beberapa orang saja dari tim tari yang bisa make-up. Peralatan make-up kurang lengkap sehingga harus memakai peralatan make-up dari perias serta dari tim tari yang membawa alat make-up. Untuk Tari Gending Sriwijaya sudah kompak, namun terdapat kesalahan pada pemakaian selempang untuk Lulu, jadinya terlepas.

Untuk Tari Tanggai kurang kompak, beberapa lupa gerakannya, dan masih kaku. Hal ini mungkin dikarenakan efek penampilan tari perdana dari mereka. 4. Indonesia Photoweek 2008 Indonesia Photoweek II 2008 merupkan pekan Photography dan Cultural Exchange bagi negara-negara Asia da Afrika, dan Negara-negara sahabat yang dilaksanakan setiap tahun pada bulan November. Dalam rangkaian acara Indonesia Photoweek 2008 terdapat performance art dari kebudayaan-kebudayaan yang ada di Indonesia dan MUSI ITB diundang untuk menampilkan tarian dari daerah Sumatera Selatan. Pada kesempatan ini, tim tari MUSI ITB yang terdiri dari Anggun V, Rahma Tejawati M, Maya D menampilkan tari tanggai yang merupakan salah satu tarian penyambutan khas daerah Sumatera Selatan. Pada penampilannya, tim tari MUSI ITB didampingi oleh hulubalang (pengawal tim tari) yaitu Adeigha, Reza B, dan Adhi K.

5. “Concerto in G10” ISO Concerto in G10 adalah konser yang diselenggarakan oleh UKM ISO dalam rangka merayakan 3 tahun berdirinya ISO. Konser ini bertempat di Aula Barat ITB pada tanggal 5 Desember 2008. Konser terbagi ke dalam 2 sesi acara, yaitu sesi klasik dan sesi kolaborasi. Dalam konser ini, MUSI ITB diundang untuk berkolaborasi dengan ISO. Kolaborasi yang ditampilkan adalah Tari Gending Sriwijaya diiringi oleh alunan musik dari ISO. Tarian ini dibawakan oleh tim tari MUSI ITB yang diwakili oleh Sylvina Dian WAP, Zahara Yulianti, Deasy Nathalia , Rahma Tejawati, dan Maya Destira. Evaluasi Kegiatan Beberapa anggota tim tari tidak datang tepat waktu pada hari-H dikarenakan kegiatan kuliah. Perlengkapan tari kurang, seperti sepen, peniti, dan karet gelang, sehingga cukup memakan waktu untuk membeli item-item tersebut. Selanjutnya harus dicek semua kelengkapan peralatan dan make-up tim tari. Miss-communication dengan LO mengenai ruang ganti untuk penari yang tidak tertutup. Tari Gending Sriwijaya yang dibawakan cukup kompak dengan musik pengiring yang dimainkan oleh ISO. 6. “Plan of Development Competition 2008” PETROGRESSIO HMTM PATRA Kompetisi ini merupakan bagian dari rangkaian acara PETROGRESSIO yang diselenggarakan oleh Himpunan Mahasiswa Teknik Perminyakan - PATRA. Acara bertempat di salah satu ruangan di Sabuga ITB pada tanggal 6 Desember 2008. Dalam rangka ingin memberikan suatu penyambutan bagi tamu, undangan, dan peserta, maka panitia penyelenggara mengundang MUSI ITB (yang merupakan unit kebudayaan Sumatera Selatan) untuk menyuguhkan tari penyambutan, yaitu Tari Gending Sriwijaya. Tarian ini dibawakan oleh Shinta, Rahma, dan Anggun dengan diiringi lagu Gending Sriwijaya dari CD lagu yang dibawakan oleh orkestra Addie MS.

Evaluasi Kegiatan Beberapa anggota tim tari tidak datang tepat waktu pada hari-H sehingga persiapan penampilan kurang optimal karena estimasi waktu kurang dan terburu-buru. Tim tari terlambat ke tempat acara sehingga tidak dilakukan check sound terlebih dahulu. CD lagu tidak terdeteksi, sehingga musik pengiring dimainkan melalui hp. Padahal CD tersebut sudah dicek isinya ada, namun tidak terdeteksi di laptop panitia. Selanjutnya harus dipastikan isi dari CD musik yang diburn bisa dideteksi dari berbagai laptop atau tidak, serta datang lebih awal sehingga bisa diadakan check sound. 7. Dies Emas ITB Evaluasi Kegiatan Beberapa anggota tim tari tidak datang tepat waktu pada hari-H sehingga persiapan penampilan kurang optimal karena estimasi waktu kurang dan terburu-buru. Tidak dilakukan check sound terlebih dahulu sehingga kejadian pada acara PATRA terulang kembali.

LAPORAN KEUANGAN ART EVENT ORGANIZER PERIODE KEPENGURUSAN 2008-2009

Dari awal kepengurusan telah disepakati bersama ketua umum bahwa hasil pemasukan dari penampilan tim akan masuk ke kas Art EO, bukan ke kas MUSI sampai akhir masa kepengurusan. Hal ini bertujuan agar keperluan dana dari Art EO dapat segera dipenuhi tanpa harus menunggu dana dari kas MUSI mencair. Disepakati pula bahwa pemasukan akan dibagi untuk keperluan penampilan (make-up dan perlengkapan), balas jasa terhadap tim yang melakukan penampilan (makan-makan dsb yang bertujuan menyenangkan atau balas jasa terhadap anggota tim), serta pemasukan bagi kas MUSI. Awalnya ditetapkan pembagian 1/3 untuk masing-masing pembagian tersebut. Namun setelah diteliti lebih lanjut, tidak diperlukan alokasi nominal karena pada akhirnya sisa saldo akan tetap masuk ke kas MUSI pada akhir masa kepengurusan. Sehingga diputuskan pemasukan Art EO bisa digunakan untuk kepentingan dana yang diperlukan Art EO dan sisa saldo di akhir kepengurusan akan masuk ke kas MUSI. Untuk setiap pembayaran penampilan telah disiapkan tanda terima pembayaran dari Art EO MUSI ITB sebagai tanda bukti yang sah. Laporan Keuangan Art Event Organizer Periode Kepengurusan 2008-2009 adalah sbb.

Laporam Pertanggungjawaban Kegiatan

Nama Kegiatan

Deskripsi kegiatan Waktu Tujuan Kegiatan

Program Pelatihan Tari Kegiatan pelatihan tari merupakan kegiatan rutin yang dilaksanakan dalam rangka mempersiapkan tarian yang akan ditampilkan baik untuk acara terjadwal, insidental, maupun spontan. Kegiatan pelatihan ini mencakup latihan mandiri dan latihan dengan pelatih (menyewa pelatih dari luar). Latihan dengan pelatih dilakukan jika dirasakan perlunya suatu tarian baru yang akan ditampilkan. Sedangkan latihan mandiri dilakukan sebagai sarana untuk lebih memperdalam dan melatih tarian yang sudah dikuasai tim penari lama kepada tim penari baru (transfer ilmu). Untuk latihan mandiri, tim tari lama akan mengawasi jalannya latihan sekaligus sebagai pelatih bagi tim tari baru. Latihan rutin dijadwalkan setiap 2minggu 1x. Tapi bisa juga bersifat insidental, tergantung kebutuhan akan latihan rutin, dwimingguan (disesuaikan dengan kalender akademik serta kebutuhan penampilan) - Memberikan keterampilan seni tari bagi anggota sesuai dengan basis MUSI ITB sebagai Unit Kesenian - Mempersiapkan penampilan untuk suatu acara atau pagelaran

Parameter Keberhasilan

latihan berjalan lancar sesuai dengan jadwal, ada dokumentasi Sulitnya mencari saat yang tepat agar latihan bisa dihadiri oleh seluruh anggota tim, mengingat jadwal dan tipe akademik yang berbeda-beda. - Latihan yang dilakukan intensif sebelum penampilan sehingga cukup menguras waktu dan tenaga tim. - Budaya ”ngaret” yang melekat pada diri anggota. - Kendala tempat : tidak terdapat tempat fixed yang bisa dan available digunakan untuk latihan, sehingga dibutuhkan opsi tempat lain sebagai cadangan. - Kendala teknis : butuh player untuk musik pengiring tarian ; hp maupun laptop volumenya tidak terlalu besar, sehingga saat tempat latihan bising musik pengiring tidak terdengar. Latihan rutin dwimingguan tidak berjalan sesuai jadwal dikarenakan faktor penyesuaian dengan kegiatan akademik, kalender akademik, serta kebutuhan penampilan. Jadi kegiatan pelatilan tari hanya berlangsung saat akan ada job penampilan yang masuk. Latihan yang dilakukan berupa latihan mandiri, yaitu dengan pelatih dari tim tari yang lama. Tidak pernah diadakan latihan tari dengan menyewa pelatih dari luar, karena keterbatasan dan efisiensi dana. -

Kendala

Evaluasi

Pada awal kepengurusan yaitu pertengahan April-Mei 2008, merupakan masa-masa pembuatan proker dan persiapan oprec divisi serta pemilihan koordinator tim kebudayaan. Sumber daya dan dana masih sedikit,

sehingga latihan rutin belum dapat terinisiasi. Hal ini berlangsung hingga saat dimulainya UAS semester genap. Barulah pada akhir semester genap didapat job pengisi acara untuk nikahan pada tanggal 5 Juli 2008. Setelah itu, kegiatan pelatihan tari dilakukan untuk mengisi panampilan di OHU 2008 ITB, dan job2 setelahnya (dapat dilihat lebih lanjut pada bagian evaluasi partisispasi acara). Setiap kegiatan latihan untuk menghadapi job yang ada berjalan cukup baik dengan output yang baik pula, namun dengan proses (waktu) yang kurang baik atau kurang lancar (tidak terjadwal) -

Saran

-

Nama Kegiatan


Merealisasikan latihan rutin, sehingga saat ada job penampilan tidak perlu diadakan latihan intensif yang menguras waktu tim. Selain itu, jadwal yang fixed bisa meminimasi kemungkinan keabsenan anggota tim saat latihan. Diperlukan tempat latihan yang available digunakan setiap saat serta tidak bising, sehingga dapat diadakan latihan dengan baik. Perlu seorang PJ dokumentasi yang selalu ada saat latihan, sehingga dokumentasi latihan tidak terpencar pada banyak orang.

Program Pelatihan Tari Baru Jenis tarian akan ditentukan bersama-sama dengan pelatih. Kegiatan akan dilakukan di Palembang atau di Bandung dengan menyewa pelatih dari sanggar kesenian. Pelaksanaan kegiatan ini akan disesuaikan dengan kalender akademik dan ketersediaan dana. insidental - Melakukan penyegaran agar penari dan penonton tidak jenuh dengan tarian yang sama - Memberikan keterampilan seni tari baru bagi tim tari


Kendala

Evaluasi

kegiatan terealisasi, tim tari mendapat tarian baru yang dikuasai, ada dokumentasi Sulitnya mencari saat yang tepat agar latihan bisa dihadiri oleh seluruh anggota tim, mengingat jadwal dan tipe akademik yang berbeda-beda. - Permasalahan dana, karena untuk menyewa pelatih membutuhkan dana yang besar. Pada awal semester ganjil 2008-2009 telah direncanakan untuk diadakan latihan bagi tim tari cowok yang sudah terbentuk. Tarian yang dipilih adalah tari Bedana yang sebenarnya sudah pernah dikuasai tim tari MUSI ITB lama, sehingga hanya dimaksudkan untuk regenerasi tim tari baru untuk tari Bedana tersebut. Pelatih yang telah ditunjuk adalah Yudhy (TG’O6). Rencananya tari Bedana akan ditampilkan pada acara OHU 2008 -

ITB dengan tujuan untuk me-refreash penampilan MUSI ITB. Namun sulitnya mempertemukan jadwal Yudhy dengan tim tari cowok merupakan masalah pertama yang sulit diatasi. Selanjutnya, latihan tari Bedana dirasakan kurang feasible untuk dilaksanakan mengingat waktu yang mepet dengan acara OHU itu sendiri, sehingga diambil keputusan untuk menampilkan Tari Gending Sriwijaya yang memang butuh waktu latihan yang lebih sedikit daripada Tari Bedana. Selain itu, didapat pula informasi bahwa Tari Bedana merupakan tarian dari daerah Lampung yang dimiliki oleh UKM Ubala. Hal-hal ini membuat Tari Bedana gagal untuk dijadkan suatu tarian baru yang dikuasai oleh tim tari MUSI ITB. Saran Nama Kegiatan Deskripsi kegiatan Waktu Tujuan Kegiatan

Cari koneksi ke sanggar-sanggar tari di Palembang untuk belajar tarian baru, kemungkinan dana yang dikeluarkan bisa lebih kecil. Harus ada komitmen dari anggota tim untuk merealisasikan proker ini.

Beauty Class Tim tari akan mendapatkan semacam kursus mengenai tata cara berdandan dan mengenakan pakaian serta perlengkapan tari. Pelaksanaan kegiatan ini akan disesuaikan dengan kalender akademik dan ketersediaan dana. insidental -Meminimasi biaya yang akan dikeluarkan untuk penampilan -Memberikan keterampilan baru bagi tim tari

Parameter Keberhasilan Kendala

Evaluasi

kegiatan terealisasi, tim tari mendapat keterampilan baru yang menunjang performance, ada dokumentasi Mencari waktu yang tepat yang bisa dihadiri oleh seluruh anggota tim, khususnya tim tari - Mencari pelatih untuk beauty class. Setelah dipikirkan kembali, ternyata untuk mengenakan pakaian serta perlengkapan tari tidak dapat dilakukan sendiri oleh penari, sangat diperlukan asisten yang membantu. Namun penari itu sendiri harus tau dan mengerti kapan saatnya untuk meminta bantuan. Jadi, di sini diperlukan pengertian dari para penari untuk mengerti posisi asisten sebagai orang yang membantu, bukan sebagai ”pembantu”, sehingga tercipta kenyamanan kerja bagi asisten. -

Untuk tata cara berdandan memang diperlukan suatu kursus atau pelatihan singkat bagi para penari. Telah didapatkan pelatih untuk beauty class, tinggal diperlukan waktu yang tepat dalam melaksanakan beauty class tersebut. Saran

Proker ini harus direalisasikan di kepengurusan mendatang.

Nama Kegiatan

Deskripsi kegiatan Waktu Tujuan Kegiatan Parameter Keberhasilan Kendala

Bekerjasama dgn Divisi Danus dan Humas dalam Mencari ‘Job’ bagi Tim Tari EO bertugas memberikan rincian tarian yang dikuasai Tim Tari MUSI ITB beserta deskripsi tarian tersebut (dokumentasi berupa arsip ataupun foto dan video). Selain itu, peralatan tari yang dibeli dari dana bantuan Pemkot Palembang akan dikomersialisasi, disewakan kepada umum. Divisi Danus dan Humas bertugas merealisasikan dan menyebarkan sarana publikasi, baik ke dalam kampus maupun ke luar kampus. insidental Mencari sumber pemasukan untuk memenuhi kebutuhan dana pelatihan Menambah pemasukan kas MUSI ITB Sarana publikasi sudah tercetak dan tersebar minimal di dalam kampus Sarana publikasi masih belum optimal.

Evaluasi

Kerjasama dengan divisi danus telah terlaksana dengan baik, namun dalam publikasinya kurang diusahakan semaksimal mungkin. Sarana publikasi yang telah dibuat berupa kartu nama MUSI ITB dengan keterangan komersialisasi penyewaan peralatan tari serta tarian khas Sumatera Selatan. Kartu nama disebarluaskan saat ada event-event penting yang diisi atau diadakan oleh MUSI ITB.

Saran

Diperlukan publikasi umum untuk komersialisasi seperti pamflet dan sebagainya yang menarik.

Nama Kegiatan Deskripsi kegiatan Waktu Tujuan Kegiatan Parameter Keberhasilan

Bekerjasama dengan Divisi Kaderisasi dalam Mengoptimalkan Tim Musikal dan Tim Drama bagi Angkatan 2008 Kegiatan ini merupakan bagian dari rangkaian acara PPAB bagi angkatan 2008. Tim musikal dan drama melakukan pelatihan rutin untuk persiapan penampilan. sejalan dalam rangkaian acara PPAB membentuk dan mengoptimalkan tim musikal dan tim drama untuk penampilan perdana angkatan 2008 dalam rangkaian acara PPAB tim musikal dan tim drama terbentuk dan menampilkan performance dalam rangkaian acara PPAB

Kendala

Miss-communication antara Manager Art EO dengan tim kaderisasi.

Evaluasi

Pada awalnya telah disepakati dalam kaderisasi akan ada suatu kegiatan yang berbau kedaerahan, berupa tugas penampilan kesenian oleh 2008. Namun seiring dengan berjalannya kaderisasi penampilan kesenian ini terlupakan.

Saran

Nama Kegiatan Deskripsi kegiatan Waktu Tujuan Kegiatan

Kaderisasi di MUSI harus memiliki unsur kedaerahan sesuai dengan basis MUSI ITB sebagai Unit Kesenian. Komunikasi dengan tim kaderisasi jangan sampai lepas. Proker ini sebaiknya dilaksanakan pada kepengurusan mendatang.

Bekerjasama dengan Divisi Humas dalam Menjalankan Studi Banding ke Unit Kesenian Lain Mengenai Sistem Manajemen Tim Kesenian Mencari informasi manajemen tim kesenian unit lain. 1-2 minggu setelah rangkaian acara PPAB selesai - Memberikan wawasan mengenai sistem manajemen tim kesenian unit lain dan membandingkannya dgn manajemen Art EO MUSI - Melatih keberanian dan interaksi sosial tim Art EO


Kegiatan studi banding terlaksana, ada laporan tertulis

Kendala

Anggota magang pada tim Art EO jumlahnya sedikit.

Evaluasi

Kegiatan ini dimaksudkan untuk mengetahui sistem manajemen tim kesenian unit lain agar MUSI memperoleh referensi dalam penentuan tarif serta kebijakan lainnya. Hasil yang ingin diperoleh dalam proker ini telah di back-up dari hasil diskusi unit kesenian yang dihadiri MUSI ITB.

Saran

Karena adinilai kegiatan ini sangat bermanfaat, diharapkan acara ini dapat dilaksanakan dikeengurusan berikutnya.

KEDAERAHAN Adhi Kurniawan Visi MUSI ITB sebagai suatu unit kegiatan kemahasiswaan yang mampu menjadi representator, koordinator dan penyambung silaturahmi antar mahasiswa dalam lingkup kesamaan budaya dan instansi lain diluarnya Misi - Menjalin silaturahmi dan membangun hubungan baik antar mahasiswa, secara khusus dalam lingkup unit serumpun dan secara umum dalam lingkup semua mahasiswa dalam kampus ITB - Membentuk kerjasama dalam jejaring unit serumpun dalam kampus dan unit Sumsel di universitas-universitas diluar ITB Nama Kegiatan


Forum Silaturahmi Antar Unit Kedaerahan Sumatera di ITB suatu forum yang mampu mewadahi kebutuhan akan silaturahmi dan kebebasan untuk menyampaikan masalah-masalah yang dihadapi oleh tiap unit tersebut sehingga meningkatnya rasa persaudaraan, empati dan rasa kepedulian antar sesama unit tersebut Maret 2009 - Mempelajari dan mengambil contoh yang dirasa baik dari unit kedaerahan Sumatera tersebut, baik dari segi sistem kepengurusan, acara-acara, kebiasaankebiasaan, dll. - Meningkatkan rasa memiliki dan tanggung jawab terhadap kebudayaan Sumatera serta mempererat silaturahmi dan keakraban


Acara dapat terlaksana dan ada laporan kegiatan

Kendala

- kurangnya publikasi dan persiapan secara serius dalam mengadakan forum tersebut Acara yang awalnya ditujukan kepada semua unit kedaerahan yang berasal dari Sumatera. Namun pada kegiatannya hanya beberapa unit kedaerahan yang berada di Sunken court yang bisa kita undang untuk tergabung dalam forum silaturahmi ini.

Evaluasi

Saran

-persiapan yang lebih terkoordinasi, menyangkut hal-hal teknis dan publikasi yang lebih informatif yang persuasif

Nama Kegiatan

Deskripsi kegiatan

Pertukaran Budaya Antar Unit Kedaerahan Sumsel di Beberapa PTN Adanya forum untuk meningkatkan komunikasi dan mempererat silaturahmi antar sesama unit kemahasiswaan yang berasal dari Sumsel akan keberadaan satu unit dan unit lainnya di tiap univeritas dan saling berbagi informasi tentang sistem kepengurusan ataupun hal-hal lain yang mampu menjadi masukan berguna bagi keberjalanan MUSI ITB ataupun sebaliknya akhir bulan Desember 2008 hingga bulan Maret 2009

Waktu Tujuan Kegiatan

- Mempelajari dan mengambil contoh yang dirasa baik dari unit kedaerahan Sumsel di PTN tersebut, baik dari segi sistem kepengurusan, acara-acara, kebiasaan-kebiasaan, dll. - Meningkatkan rasa memiliki dan tanggung jawab terhadap kebudayaan Sumsel serta mempererat silaturahmi dan keakraban

Parameter Keberhasilan Kendala Evaluasi

Saran

Acara dapat berjalan dan ada follow up acara kedepannya -Kurang banyaknya informasi yang didapat mengenai unit kedaerahan Sumatera Selatan yang ada di PTN lain kegiatan ini tidak berlangsung -Mencari informasi-informasi terkait unit-unit kedaerahan Sumatera Selatan yang ada di PTN lain -Karena dinilai sangan bagus dan bermanfaat, acara ini dinilai perlu dilaksanakan dikepengurusan selanjutnya.

HUBUNGAN MASYARAKAT M Wisya Anjaya Selama satu tahun masa keberjalanannya, Divisi Hubungan Masyarakat telah berusaha semaksimal mungkin untuk menjalankan fungsinya sebagai sebagai salah satu wajah Mahasiswa Bumi Sriwijaya ITB di kalangan civitas akademika ITB. Dalam menjalankan peran tersebut, divisi humas berinteraksi dengan berbagai lembaga kemahasiswaan yaitu himpunan mahasiswa jurusan dan unit kegiatan mahasiswa, khususnya unit yang tergabung di dalam rumpun unit seni dan budaya. Berbagai proses tersebut telah membuka banyak ruang diskusi baik yang bersifat ke luar maupun ke dalam organisasi sehingga kepentingan-kepentingan MUSI ITB di dalam kemahasiswaan ITB telah terfasilitasi dengan baik. Secara umum, divisi humas pada kepengurusan ini telah membuka jalan bagi terciptanya arus informasi yang baik mengenai kemahasiswaan ITB kepada anggota MUSI ITB pada umumnya. Dalam hal tersebut, divisi humas kerap menghadiri undangan forum-forum dalam skala kampus atau rumpun unit baik yang diselenggarakan oleh kongres maupun kabinet KM ITB. Komunikasi yang baik juga telah mulai dirintis antara MUSI ITB dengan senator rumpun unit dan UKM rumpun seni budaya lainnya. Dalam menjalankan tugas tersebut seringkali diminta input dari massa MUSI ITB tentang hal-hal yang harus dibawa sebagai bahan diskusi dengan berbagai pihak tersebut. Selama satu tahun masa kepengurusan ini, divisi humas dapat menjamin dan meyakini telah terjadi peningkatan interaksi dan terdengarnya nama MUSI ITB dalam lingkungan kemahasiswaan ITB. Pada beberapa event yang diselenggarakan oleh kabinet dan kongres, divisi humas telah membawa dan mewakili kepentingan MUSI ITB. Banyak forum-forum yang diselenggarakan oleh kabinet baik yang sifatnya pengambilan keputusan maupun tidak telah dihadiri divisi humas sebagai perwakilan MUSI ITB. Sebagai contoh adalah koordinasi awal lembaga kemahasiswaan dalam INKM 2008 dan forum rembug yang diadakan oleh kongres. Tidak lupa juga, divisi humas kerap menghadiri forum penarikan aspirasi yang diadakan oleh senator rumpun unit seni dan budaya. Pada satu tahun ini masa kepengurusan ini, MUSI ITB telah melaksanakan kewajibannya sebagai salah satu lembaga kemahasiswaan dalam menentukan arah gerak Keluarga Mahasiswa ITB. Dalam melaksanakan kegiatannya, MUSI ITB harus bergerak secara sinergis dengan Kabinet KM ITB dan UKM rumpun seni dan budaya lain. Dengan berlandaskan kesadaran tersebut divisi humas tidak lupa menghadiri forum silaturahmi UKM rumpun seni dan budaya. Dalam satu tahun ini, divisi humas menyadari adanya peningkatan interaksi dan ruang diskusi yang signifikan antar MUSI ITB dengan departemen seni budaya kabinet KM ITB dan UKM rumpun seni budaya. Pada kepengurusan berikutnya diharapkan interaksi yang baik dengan kabinet KM ITB dapat terus dipertahankan. Selain itu, komunikasi yang lebih luas perlu dirintis dengan UKM seni budaya lain karena jaringan yang terbentuk baru sebatas UKM seni budaya yang berdomisili di daerah Sunken Court. Evaluasi bagi divisi humas harus banyak dititikberatkan pada ketidakjelasan SDA dan internalisasi informasi yang kurang. Pada prakteknya divisi humas tidak mempunyai anggota resmi sehingga lebih mengusahakan pendekatan personal untuk membantu divisi ini menjalankan fungsinya. Tugas divisi sebagai perwakilan MUSI ITB dalam lingkungan kampus masih dapat dijalankan dengan baik, tetapi salah satu fungsi sebagai media propaganda ke dalam kurang bisa dimaksimalkan. Arus informasi kebanyakan mengalir melalui personal karena divisi humas tidak dapat memanfaatkan media informasi yang lebih massif.


Sosialisasi Struktur Kepengurusan MUSI-ITB 2008/2009 Membagi print out struktur kepengurusan MUSI-ITB 2008/2009


Struktur kepengurusan MUSI ITB disebarluaskan kepada lembaga kemahasiswaan ITB

Kendala

Kurangnya SDA untuk membantu membagikan struktur kepengurusan ke lembaga-lembaga

Evaluasi

Saran

Agustus 2008 1. Mempererat hubungan dengan elemen kampus 2. Mempermudah koordinasi dengan elemen kampus

Pembagaian print out struktur kepengurusan MUSI ITB 2008/2009 hanya dibagikan ke kabinet KM ITB, Unit-Unik Seni Budaya dan Unit-unit lain yang ada di Sunken Court. Diharapkan nantinya struktur kepengurusan dibagikan kesemua lembaga yang ada di kampus Adanya SDA yang cukup untuk membantu dalam pembagian struktur kepengurusan ke semua lembaga di kampus Mewakili MUSI-ITB dalam kegiatan kampus yang berkaitan atau mengundang MUSI-ITB

Nama Kegiatan Deskripsi kegiatan Waktu Tujuan Kegiatan Parameter Keberhasilan Kendala

Mendampingi ketua atau mewakili MUSI-ITB dalam kegiatan kampus yang berkaitan atau mengundang MUSI-ITB Selama masa kepengurusan 1. MUSImengetahui isu yang sedang dibahas di kampus 2. Membantu proses pertimbangan jika diperlukan pengambilan sikap dari MUSI Tingkat kehadiran MUSI 60 % dalam setiap acara yang melibatkan atau mengundang MUSI dalam kegiatan -Kurang SDA yang ada sehingga terkadang kegiatan-kegiatan yang mengundang MUSI hanya dapat diwakili oleh ketua dan kadiv HUMAS -Undangan yang diterima terkadang bersifat mendadak

Evaluasi

Saran

Dalam setiap kegiatan yang mengundang MUSI ada beberapa kegiatan yang tidak bisa dihadiri oleh MUSI karena berbagai kendala seperti kegiatan akademik maupun kegiatan internal yang ada di MUSI sendiri -Adanaya peran aktif dari ketua dan kadiv humas dalam hal mengajak anggota MUSI yang lain dalam menghadiri kegiatan-kegiatan yang mengundang MUSI -Adanya peningkatan komunikasi dan koordinasi yang baik dalam menyikapi undangan-undangan yang bersifat mendadak oleh semua anggota MUSI


Forum Silaturahmi Unit Senbud Mengadakan satu kali forum silaturahmi yang mengundang unit seni dan budaya dalam masa kepengurusan MUSI-ITB 2008/2009


Diadakannya minimal satu kali forum silaturahmi yang mengundang unit seni dan budaya

Kendala

Penentuan jadwal, baik internal MUSI maupun jadwal kegiatan unit-unit seni budaya lain Ketika MUSI ITB mengajukan tawaran sebagai tuan rumah forum silaturahmi rumpun unit seni budaya kabinet memutuskan untuk menjadi tuan rumah dengan alasan akhir masa kepengurusan. Sebagai gantinya MUSI ITB berinisiatif untuk mengadakan forum informal yang mengundang unit seni budaya asal Sumatera yang berdomisili di Sunken Court.

Evaluasi

Saran

1. Mempererat hubungan dengan unit seni dan budaya lainnya 2. Mempermudah koordinasi dengan unit seni dan budaya lainnya

Perencanaan waktu untuk mengadakan forum sebaiknya benar-benar diperhatikan.

KOMUNIKASI DAN INFORMASI Adeigha Mankotama visi MUSI ITB sebagai suatu organisasi yang mengaplikasikan aspek komunikasi dan informasi dalam dalam mendukung kegiatannya misi - menyediakan sarana komunikasi antaranggota MUSI, alumni, dan civitas academica ITB - memenuhi kebutuhan anggota MUSI akan informasi yang berhubungan dengan kegiatan MUSI ITB itu sendiri gambaran umum Divisi kekeluargaan ialah divisi yang bertujuan menciptakan sarana komunikasi dan informasi yang berkesinambungan dalam kegiatan MUSI ITB. Dalam mencapai tujuannya divisi kominfo tahun kepengurusan 2008/2009 merencanakan 5 program kerja yang dalam pelakasanaannya masih terdapat beberapa hambatan yang perlu dievaluasi agar visi dan misi yang direncanakan dapat dicapai.


Kendala Evaluasi Saran


Pembuatan dan pengelolaan milis sebagai sarana komunikasi antaranggota dan alumni MUSI Membuat dan mengelola saranan berupa milis sebagai salah satu pusat komunikasi dan informasi antar anggota dan alumni MUSI Selama masa kepengurusan mempererat hubungan antaranggota MUSI dan alumni Terbentuknya milis MUSI Semua anggota dan alumni MUSI mengetahui dan tergabung aktif dalam milis tersebut -Kurangnya antisipasi dari anggota MUSI terutama alumni untuk mendaftar pada milis tersebut -Tujuan untuk mempererat hubungan antara anggota MUSI dengan alumni belum begitu tercapai publikasi untuk mendaftar di milis MUSI ITB lebih digencarkan dan lebih ditekankan pada manfaatnya Pemberitahuan kegiatan MUSI melalui berbagai media baik fisik maupun elektronik Menginformasikan setiap kegiatan-kegiatan yang sedang atau akan dilaksanakan kepada seluruh anggota MUSI Selama masa kepengurusan meminimalkan ketidakikutsertaan anggota MUSI ITB dalam kegiatan-kegiatan akibat ketidakaktualan informasi Tingkat kehadiran seluruh anggota aktif MUSI 60 % dalam setiap acara-acara yang diadakan belum adanya database anggota MUSI yang lengkap dan akurat

Saran

berjalan tetapi tidak langsung dari divisi kominfo melainkan dari panitia kegiatan-kegiatan tersebut ke depannya pembuatan database perlu diperhatikan agar publikasi kegiatan MUSI dapat tersampaikan dengan baik


Penyediakan dan pengelola buku komunikasi Menyediakan dan mengelola buku komunikasi sebagai media komunikasi antar anggota MUSI yang diletakkan didalam sekre MUSI Selama masa kepengurusan Tercapainya komunikasi internal yang berkesinambungan antaranggota MUSI


Adanya buku komunikasi didalam sekre

Kendala

Kendala yang paling utama dalam hal perawatan buku komunikasi tersebut

Evaluasi

Evaluasi

Saran

Nama Kegiatan


Komunikasi pada media bukom berjalan dengan baik dan penyediannya dilakukan oleh badan internal MUSI ITB. Namun perlu adanya koordinasi yang baik dengan BRT MUSI dalam hal perawatan buku komunikasi sehingga tidak cepat mengalami kerusakan. Media buku komunikasi dilanjutkan pada kepengurusan selanjutnya karena media ini adalah media yang efektif sebagai sarana komunikasi internala antaranggota MUSI Pengumuman kegiatan MUSI dan kampus ITB setiap minggunya di mading MUSI Bekerjasama dengan sekertaris dan BRT dalam memberikan informasi kegiatan dan undangan dipapan pengumuman MUSI ITB setia minggunya dengan harapan semua anggota MUSI umumnya dapat mengetahui kegiatan-kegiatan baik internal MUSI maupun EKSTERNAL MUSI setiap minggunya. Selama masa kepengurusan menginformasikan kegiatan-kegiatan MUSI dan kampus ITB kepada setiap anggota MUSI


Kegiatan-kegiatan baik bersifat internal MUSI maupun Eksternal MUSI dapat diketahui dengan baik oleh semua anggota MUSI dan diperbarui tiap minggunya

Kendala

Tidak dibuatnya daftar kegiatan-kegiatan setiap minggunya secara kontinu

Evaluasi

Saran

Pemberitahuan kegiatan internal terwujud tetapi dilaksanakan oleh badan internal MUSI sedangkan kegiatan kampus diinformasikan melalui poster dan undangan acara Pembuatan daftar kegiatan-kegiatan setiap minggunya secara kontinu dan peningkatan koordinasi yang baik dengan sekeraris da BRT MUSI


Parameter Keberhasilan Kendala Evaluasi Saran

Mengkoordinasi produksi dan publikasi majalah MUSI “LADAS” Membantu dan mengkoordinasikan pembuatan majalah MUSI ‘LADAS’ kepada tim redaksi dan mampu mempublikasikan majalah tersebut dikalangan internal MUSI maupun dibagikan kepada unit-unit seni dan budaya di kampus 2x selama masa kepengurusan mengawasi dan mengkoordinasi produksi dan publikasi majalah LADAS agar khalayak kampus mengetahui informasi kegiatan-kegiatan MUSI ITB dan lebih meningkatkan nama MUSI ITB Majalah MUSI ‘LADAS’ dapat diproduksi dan dapat dipublikasikan dengan baik Kurangnya sumber daya anggota yang dapat tergabung dalam produksi majalah ‘LADAS’ Hanya dipublikasikan satu kali pada semester genap Tim redaksi sebaiknya dibentuk sejak awal masa kepengurusan agar konsep dan publikasi majalah LADAS dapat berjalan secara lancar

Biro Tumah Tangga Rahma Tejawati M Nama Kegiatan Deskripsi kegiatan

Inventarisasi Inventarisasi dilakukan dengan mendata perlengkapan yang ada di sekre MUSI. Peralatan dan perlengakapan meliputi perangkat tari, peralatan standar (meja, dll), perlengkapan kebersihan, dan lainnya. Inventarisasi dilakukan sebanyak dua kali selama periode kepengurusan. Berbeda dengan rencana awal, kegiatan inventarisasi terhambat karena kurangnya anggota divisi sehingga tidak ada pembagian tugas yang jelas dan faktor lain.

Waktu Tujuan Kegiatan Parameter Keberhasilan

mendata, mengontrol perlengkapan, peralatan dan barang-barang milik MUSI Adanya daftar kelengkapan dan peralatan yang dimiliki oleh MUSI sebagai inventaris

Kendala

Kurang adanya SDA sehingga tidak adanya pembagian tugas dalam kegiatan inventarisasi ini.

Evaluasi

Kegiatan inventarisasi terhambat karena kurangnya anggota divisi sehingga tidak ada pembagian tugas yang jelas.

Saran

Diharapkan kepada anggota kepengurusan selanjutnya memperhatikan ketersediaan sumber daya manusia untuk divisi ini agar terdapat pembagian tugas yang jelas pada divisi ini.

Pembersihan Sekre MUSI Nama Kegiatan Deskripsi kegiatan Waktu Tujuan Kegiatan Parameter Keberhasilan

kegiatan ini terbagi menjadi dua hal. Pertama, membentuk tim piket yang secara berkala membatu menjaga kebersihan sekre MUSI. Kedua, melakukan pembersihan total sekre MUSI minimal dua kali selama masa kepengurusan. Minimal 2x selama masa kepengurusan untuk menciptakan suasana baru lingkungan sekre MUSI, menciptakan kenyamanan di sekre MUSI dan menjaga kebersihan serta kerapihan sekre MUSI Adanya kegiatan pembersihan sekre yang melibatkan anggota MUSI Sulitnya menemukan jadwal yang tepat

Kendala

Kurangnya penyadaran terhadap pemakaian sekre oleh anggota MUSI dalam hal menjaga kebersihan dan kerapian sekre -Rencana kegiatan pertama tidak dapat dilakukan karena sulitnya mencocokan agenda dengan jadwal aktifitas anggota MUSI. Untuk menyelesaikan permasalahan ini, diharapkan kepada semua anggota MUSI untuk memiliki kesadaran dan berusaha ikut berpartisipasi dalam menjaga kebersihan sekre. Karena kenyamanan di sekre dapat diciptakan oleh pengguna sekre itu sendiri.

Evaluasi

Saran

-Kegiatan kedua berlangsung dengan baik. Kegiatan kedua dilakukan pada (isi tanggal setelah pelntikan 2008-lupa euy). Kegiatan berlangsung dengan baik dan melibatkan beberapa anggota MUSI. Kebersihan dan kerapian sekre MUSI dapat tercapai namun dalam beberapa hal butuh peningkatan kesadaran anggota MUSI untuk tetap menjaga kerapian dan kebersihan sekre MUSI. Selain pembersihan, dilakukan penambahan beberapa inventaris MUSI seperti alat kebersihan (sapu, keset, pel dan lainnya). Perlu adanya aturan-aturan yang ada didalam sekre mengenai kebersihan dan kerapian sekre.

DANA USAHA Doddy Iqbal B Divisi Dana Usaha merupakan suatu bagian dari bagan kepengurusan Badan Pengurus MUSI ITB periode 2008 – 2009. Divisi Keuangan atau Divisi Dana Usaha merupakan divisi yang dibawahi Sekjen Internal. Divisi Dana Usaha berkoordinasi dengan Bendahara, yang berada langsung di bawah ketua sebagai suatu yang independent dan bertanggung jawab langsung kepada ketua, untuk berkoordinasi dan berkomunikasi agar keuangan MUSI tetap sehat. Nama Kegiatan

Dana Usaha Mandiri Dana Usaha Mandiri Rutin Berupa penjualan makanan dan minuman yang dilakukan secara rutin, minimal dua minggu sekali. Dana Usaha Mandiri Insidental Merupakan Dana Usaha Insidental yang dilakukan saat event- event tertentu, jenis usahanya pun dilakukan sesuai dengan event dan kebutuhan. Misalnya adalah : Pembuatan jaket, kaos, maupun pin MUSI ITB. Tempat Dana Usaha Mandiri Rutin Lingkungan kampus ITB.

Deskripsi kegiatan

Dana Usaha Mandiri Insidental Disesuaikan dengan jenis usaha. Dana Usaha Mandiri Rutin Untuk penjualan makanan rutin akan diadakan setelah acara Kampoeng MUSI sampai selesainya masa kepengurusan BP 2008 – 2009.


Dana Usaha Mandiri Insidental Bergantung event dan kebutuhan. Untuk mencari pemasukan keuangan, baik rutin atau berkala untuk pelaksanaan kegiatan-kegiatan MUSI - Dana Usaha Mandiri Rutin Memperoleh laba sebesar Rp.50.000,00 (lima puluh ribu rupiah ) selama satu bulan. - Dana Usaha Mandiri Insidental Pembuatan jaket MUSI dapat terealisasi Memperoleh laba sebesar Rp.25.000,00 (dua puluh lima ribu rupiah ) dari setiap jenis usaha insidental

Kendala

Masih adanya tunggakan (baca : hutang) oleh anggota MUSI pada danus mandiri sehingga keuangan yang didapat kurang sesuai engan target awal.

Pendapatan danus mandiri selama kepengurusan adalah sebesar Rp 1.187.600,00 (*sampai 20 April 2009). Dimana Rp 704.600,00 didapat dari danus mandiri rutin dan Rp 483.000,00 dari danus mandiri insidental.

Evaluasi

Pada awal-awal bulan, danus mandiri rutin tidak dapat dilaksanakan karena berbenturan dengan acara Kampoeng MUSI, sehingga baru setelah acara tersebut selesai danus mandiri rutin dapa kembali dilaksanakan. Danus mandiri rutin yang dilakukan berupa penjualan makanan dan minuman, sedangkan danus mandiri insidental yang dilakukan berupa penjualan kunci sekre dan penjualan jaket MUSI.

Saran

Dimohon kesadarannya bagi pembeli dan anggota MUSI lainnya untuk membayar belanjaannya, dikarenakan banyaknya keuntungan yang didapat tidak mencapai target keuntungan yang seharusnya.

Pengajuan Proposal Pengadaan Pakaian dan Alat Musik Nama Kegiatan Berupa pengajuan proposal ke instansi- instansi maupun perusahaanperusahaan untuk meminta bantuan dalam pengadaan perlengkapan dan peralatan yang dapat mendukung kegiatan kesenian MUSI ITB. Deskripsi kegiatan Waktu Tujuan Kegiatan Parameter Keberhasilan

Kegiatan ini bekerja sama dengan divisi Humas dan EO MUSI ITB. Selama rentang waktu kepengurusan BP 2008- 2009 Mengupayakan penyediaan perlengkapan dan peralatan yang dapat mendukung kegiatan kesenian MUSI ITB. Baik instansi- instansi maupun perusahaanperusahaan menerima proposal yang diajukan dan memberikan konfirmasinya. Kesulitan dalam pendataan harga perlengkapan dan peralatan yang dibutuhkan.

Kendala

Evaluasi Saran

Kurang informasi mengenai instansi atau perusahan yang memungkinkan untuk membantu . Proposal pengadaan sudah ada. Namun dalam mengajukan proposal direncanakan ketika liburan dengan target-an instansi atau perusahaan yang ada di kota Palembang. Berupaya dengan cepat mencari informasi mengenai instansi atau perusahan yang memungkinkan untuk membantu dalam penyediaan peralatan kesenian.

Nama Kegiatan


Mencari Job Penampilan Berupa kegiatan dengan menjalin kerjasama dengan Sanggar- Sanggar seni, Wedding organizer ( penyediaan perlengkapan pernikahan ),dan lainnya. Kerja sama ini lebih difokuskan untuk penyediaan penari dan tarian Sumatera Selatan yang tim kesenian MUSI ITB kuasai. Kegiatan ini dilakukan bekerja sama dengan EO MUSI ITB. Selama rentang waktu kepengurusan BP 2008- 2009. Memotivasi tim-tim kesenian untuk lebih mengasah kemampuan. Memperkenalkan tim kesenian MUSI itb baik di dalam maupun di luar kampus.


MUSI ITB memperoleh pemasukan dari setiap penampilan tim kesenian.

Kendala

Kurangnya informasi terkait kerja sama dengan sanggar seni dan lainnya Penampilan – penampilan yang dilaksanakan baik di dalam maupun di luar kampus ITB tidak melalui divisi danus MUSI melainkan langsung berhubungan dengan ketua MUSI maupun EO.

Evaluasi

Dan dalam kepengurusan ini, MUSI telah mendapatkan beberapa tawaran job yang ada, diantaranya adalah pada acara ISO dan Petrogressio, dimana keduanya mendapatkan keuntungan sebesar Rp 353.900,00 Diharapkan agar tim tari MUSI diperbanyak sumber daya manusianya dan diadakannya latihan yang lebih rutin.

Saran

Serta jalur koordinasi yang dilakukan antara danus dan EO lebih diperjelas lagi. Kartu nama MUSI yang telah ada semoga dapat digunakan lebih sering, terutama dengan mengedarkan ke sanggar – sanggar tari yang ada.

KEKELUARGAAN Arief Ridwan visi MUSI ITB sebagai tempat yang nyaman bagi anggotanya untuk berkumpul dan beraktivitas dengan penuh rasa kekeluargaan misi - meningkatkan hubungan kekeluargaan yang harmonis - memfasilitasi kebutuhan anggota MUSI dalam berkumpul dan beraktivitas gambaran umum Divisi kekeluargaan ialah divisi yang bertujuan menciptakan kondisi unit MUSI sebagai rumah yang nyaman bagi anggotanya umtuk berkumpul dan beraktivitas. Untuk mencapai tujuan dan membawa misi di atas, divisi kekeluargaan memrogramkan 7 proker. Dalam pelaksanaanya terdapat perubahan waktu dan kegagalan. Peran aktif beberapa anggota dalam menjalankan proker sangat dominan. Oleh karena itu divisi kekeluargaan mengucapkan terima kasih sebesarbesarnya bagi seluruh anggota MUSI yang telah berpartisipasi dan mengkoordinasi proker divisi kekeluargaan. Saran Umum - dibentuk divisi kekeluargaan yang jelas anggotanya untuk mengkoordinasikan proker yang ada - dibentuk panitia masing-masing proker dari anggota dengan penanggung jawab dari divisi kekeluargaan - publikasi acara di kampus diperbanyak - dicari pendanaan khusus acara kekeluargaan dengan membuat pernak pernik MUSI,jualan,dsb Nama Kegiatan Deskripsi kegiatan

futsal bareng Mengadakan acara olahraga futsal bareng semua anggota MUSI demi meningkatkan keakraban antar anggota minggu 1 dan 3 mempererat kekeluargaan lewat olahraga bareng dan menyalurkan keringat


Lebih mengakrabkan lagi semua anggota MUSI dengan berolahraga bersama Kegiatan dapat terlaksana minimal 2x dalam sebulan.

Kendala

-

Evaluasi

jadwal tidak konstan pada minggu 1 dan 3 peserta yang ikut ramai dipilih penanggungjawab futsal untuk dapat mengkoordinasikan waktu dan peserta

Saran

jadwal futsal yang acak dan tidak sesuai dengan rencana waktu semula publikasi terorganisir belum ada,hanya publikasi dari sms

Nama Kegiatan

Deskripsi kegiatan

nyuko bareng Kebutuhan peningkatan pola pikir cepat dan kemampuan menyampaikan pendapat. Sehingga dinilai diperlukan forum diskusi internal MUSI dengan suasana kekeluargaan. minggu 4


Parameter Keberhasilan Kendala Evaluasi Saran Nama Kegiatan Deskripsi kegiatan Waktu Tujuan Kegiatan Parameter Keberhasilan Kendala Evaluasi Saran

Nama Kegiatan Deskripsi kegiatan Waktu Tujuan Kegiatan Parameter Keberhasilan Kendala Evaluasi Saran

meningkatkan pola pikir cepat dan kemampuan menyampaikan pendapat dalam suasana kekeluargaan Acara dapat terlaksana minimal 1x dalam sebulan

Kurangnya dana penyiapan pempek dan animo untuk berdiskusi yang kurang Tidak pernah terwujud perancangan dan persiapan kegiatan dilakukan jauh hari Nonton bareng Sriwijaya FC Kegiatan nonton bareng tim sepakbola kebanggan masyarakat Sumatera Selatan, Sriwijaya FC, di sekre MUSI saat siaran langsung oleh stasiun TV. Setiap pertandingan SFC Meramaikan sekre dan memfasilitasi animo anggota Acara dapat berlangsung

-

fasilitas nonton bareng yang kurang publikasi kurang tersampaikan

Sedikitnya anggota yang ikut serta - tempel jadwal pertandingan 1 musim di sekre - penyediaan fasilitas nonton bareng milik MUSI

Kelakar tawo dan dendang lagu Kegiatan bersama dengan harapan meningkatkan suasana kebersamaan didalam sekre MUSI dan mengarahkan peningkatan rasa kekeluargaan antara anggota MUSI minggu 2 dan 4 bercanda dan bernyanyi bareng untuk mempererat kekeluargaan Kegiatan dilaksanakan minimal 2x dalam sebulan Pengkonsepan konten kegiatan yang tidak jelas Tidak pernah terwujud persiapkan konsep kegiatan yang matang dan adakan sesuai jadwal


Bolang day Kegiatan ‘naik gunung’ bareng anggota MUSI untuk meningkatkan rasa persaudaraan dan kekeluargaan antar anggota Menyesuaikan dalam bulan agustus, november, dan desember Menghilangkan stress serta mempererat kebersamaan Acara dapat berlangsung dan 60 % anggota MUSI ikut berpartisipasi dalam acara ini

Kendala

-

Evaluasi Saran Nama Kegiatan Deskripsi kegiatan Waktu Tujuan Kegiatan Parameter Keberhasilan Kendala Evaluasi Saran

banyak anggota yang sudah punya jadwal libur minimnya informasi dan persiapan teknis

Dilakukan satu kali ke tangkuban perahu - list anggota yang semangat ikut dari awal - survei tempat wisata, akomodasi, dan transport sesuai kubutuhan Home Tournament Rangkaian berbagai perlombaan INTERNAL MUSI yang melibatkan semua anggota. Awal perkuliahan semester 5 Menyalurkan kemampuan dalam perlombaan dan mempererat kebersamaan Acara dapat terlaksana dan 60 % anggota MUSI terlibat dalam kegiatan

-

kesibukan akademis yang berbeda sehingga mempengaruhi penjadwalan pembentukan panitia yang lambat

Diadakan pada awal april Tetapkan waktu dan susunan panitia dari awal

Nama Kegiatan

Deskripsi kegiatan Waktu Tujuan Kegiatan Parameter Keberhasilan

Malam keakraban Kegiatan keakraban yang melibatkan seluruh anggota MUSI maupun Alumni dengan harapan terjadinya hubungan yang kekeluargaan yang lebih akrab antara semua anggota MUSI maupun dengan para anggota MUSI yang sudah lulus. Awal april mempererat keakraban sesama anggota dan alumni MUSI Anggota dapat berlangsung serta adanya partisipasi aktif dari semua anggota MUSI dan alumni

Kendala

Minimnya dana serta penjadwalan yang cukup sulit

Evaluasi

Saran

Acara malam keakraban dilaksanakan 2 x selama masa kepengurusan. Acara dinilai cukup banya namun masih ada berbagai kendala yang dihadapi. MAsalah dana, penjadwalan, isi acara mungkin bisa dipikirkan lebih baik dan lebih matang. tetapkan waktu dan susunan panitia dari awal tetapkan konten makrab MUSI pendanaan dicari

BENDAHARA Ruri Oktaviani Nama Kegiatan

Mendata setiap pemasukan dan pengeluaran kas MUSI ITB -membuat cash flow keuangan - mengatur pengeluaran kas dengan persetujuan kepala badan keuangan - membuat catatan keuangan - mengumpulkan bukti-bukti pengeluaran keuangan (nota, faktur, kuitansi, dan lain-lain)


- mengeluarkan Surat Tanda Terima untuk pengeluaran kas keuangan yang melebihi Rp 100.000,00 sepanjang masa kepengurusan BP 2008-2009 agar pemasukan dan pengeluaran kas terperinci dan terdata dengan baik tidak ada pemasukan dan pengeluaran kas MUSI ITB yang tidak terdata dan terbuang percuma - Sulitnya mengumpulkan bukti-bukti pengeluaran berupa nota-nota pembelian pada hampir semua kegiatan, sehingga pencatatan pengeluaran hanya berdasarkan kepercayaan pada rincian yang diberikan PJ (transaktor).

Kendala

-Untuk kegiatan yang bersifat insidental maupun kegiatan divisi, seringkali tidak dibuatkan laporan rincian pengeluaran yang lengkap dari PJ nya. - Banyaknya anggota yang belum membayar uang KAS. -Pendataan pemasukan dan pengeluaran tiap bulannya dibuat dalam format Microsoft Excel sebagai catatan keuangan bendahara. Dari catatan ini dipilah pula pemasukan dan pengeluaran per divisi.

Evaluasi

Saran

- Dalam kegiatan insidental yang tidak terdapat estimasi dana pengeluaran hanya diakumulasi, sehingga walaupun melebihi Rp 100.000,00 tidak dibuatkan Surat Tanda Terima. Surat Tanda Terima sebaiknya dibatasi untuk bukti transaksi hutang-piutang serta kegiatan/acara dengan estimasi dana, sehingga PJ wajib membuat laporan resmi rincian pengeluaran kegiatan di akhir kegiatan/acara.

Nama Kegiatan


Membuat Laporan Keuangan -membuat laporan pemasukan dan pengeluaran kas tiap bulannya -membuat Laporan Pertanggungjawaban Keuangan MUSI ITB Masa Kepengurusan 2008-2009 Sepanjang dan di akhir masa kepengurusan BP 2008-2009 Mentransparansikan kondisi keuangan untuk diketahui oleh seluruh anggota MUSI ITB Minimal 50% anggota MUSI ITB mengetahui darimana saja pemasukan kas MUSI dan untuk apa saja uang tersebut dipakai tiapbulannya

Kendala

Terdapat sedikit kesulitan untuk melaporkan dan meminta tanda tangan dari Kepala Dana Usaha maupun Ketua MUSI karena jadwal kuliah yang berbedabeda, sehingga terkadang laporan keuangan ditempel tanpa tanda tangan dari salah satu maupun keduanya.

Evaluasi

Laporan keuangan per bulan dimulai pada April s.d. Juli 2008. Laporan sempat vakum pada bulan ini (masa libur semester genap, tanpa pemasukan dan pengeluaran) serta pada bulan Oktober (tidak ada pemasukan dan pengeluaran).

Saran

Adanya koordinasi yang lebih baik antara bendahara, kadiv dana usaha maupun ketua MUSI sendiri

PENDIDIKAN Deasy Natalia M Nama Kegiatan Deskripsi kegiatan Waktu Tujuan Kegiatan Parameter Keberhasilan Kendala

Tutorial Tutorial diperuntukkan bagi mahasiswa TPB . Seminggu sebelum ujian, anggota (mahasiwa TPB) boleh mengajukan adanya tutorial mata kuliah yang akan diujiankan kepada MUSI, dan selanjutnya jika dimungkinkan akan dilaksanakan. Waktu : Kamis pukul 15.00-17.00 Tempat Basement Perpustakaan Membantu anggota dalam Untuk menambah bekal menghadapi ujian, sekaligus untuk membantu anggota proses pemhaman materi kuliah. Tutorial minimal terselenggara 3 kali. Penetapan jadwal tutorial yang cukup sulit karena perbedaan jadwal yang memungkinkan antara anggota, pengajar, maupun kadiv pendidikan sendiri. Anggota (mahasiswa TPB) tidak konsisten, mereka minta hari kamis ternyata tidak datang, bahkan samapi di adakan dua kali dalam seminggu (di waktu yang mereka tentukan) mereka tetap tidak datang.

Evaluasi

Saran Nama Kegiatan

Deskripsi kegiatan Waktu Tujuan Kegiatan Parameter Keberhasilan Kendala Evaluasi Saran

Publikasi telah dilakukan melalui sms ke masing-masing anggota (mahasiswa TPB) Pengajar tutor telah bersedia Lakukan analisis kondisi terlebih dahulu sebelum mengadakan tutorial. Pembahasan bundel soal Memberikan contoh soal-soal ujian TPB dengan pembahasan yang akurat. Bagi anggota (khususnya mahasiswa TPB) yang menginginkan pembahasan tugastugas maupun kuis, divisi Pendidikan juga membantu memfasilitasi. Seminggu sebelum masing-masing ujian TPB dilaksanakan Memberikan gambaran tentang tingkat kesulitan soal yang akan diujiankan sehingga persiapan untuk menghadapinya lebih baik Tersedia minimal Bundel soal untuk mata kuliah Kalkulus, Fisika, dan KImia Dalam penyediaan bundel soal sering kali terhambat dengan pencarian solusi/pembahasan soal-soalnya. Pembahasan soal kalkulus dan fisika telah tersedia tapi tidak terdistribusi Kadiv pendidikan selanjutnya berupa untuk menjaga konsistensinya didalam pelaksanaan prokernya Perlu adanya tinjauan ulang mengenai program kerja ini.

Nama Kegiatan



Kendala

Evaluasi

Saran

Pendataan dan Penyedian buku-buku/Diktat Kuliah

-Bekerjasama dengan divisi BRT dalam pendataan buku-buku yang ada di kesekretariatan, baik yang keluar maupun yang masuk -Pengumpulan buku-buku panduan dari anggota yang telah lulus mata kuliah yang bersangkutan., kemudian meminjamkannya pada anggota yang berkeperluan. Selama masa kepegurusan -mendapat data yang akurat mengenai buku-buku/diktat kuliah yang menjadi inventaris kesekretariatan, -Memfasilitasi anggota (khususnya mahasiwa TPB) untuk mendapatkan buku panduan -Laporan tertulis tentang buku-buku/diktat kuliah yang menjadi inventaris kesekretariatan. -Anggota (mahasiwa TPB) mempunyai minimal satu buah buku panduan matakuliah -Pendataan yang dinilai telat. -Buku-buku panduan kebanyakan sudah dipinjamkan. Pendataan buku-buku yang dibutuhkan anggota (mahasiswa TPB) telah dilakukan. Namun dalam pengumpulan buku-buku tersebut mengalami hambatan seperti buku-buku yang sebelumnya dijanjikan oleh anggota MUSI yang lain telah dipinjamkan. Sebelum berlangsungnya semester baru diharapkan sudah didata mengenai buku-buku yang dapat dipinjamkan dan dikumpulkan secara cepat.

HUBUNGAN ALUMNI Farid Febrian Pendataan Alumni MUSI ITB Nama Kegiatan Deskripsi kegiatan Waktu Tujuan Kegiatan

Capaian utama dari program kerja ini adalah anggota-anggota MUSI yang lulus selama satu kepengurusan ini. Divisi hubungan alumni mencatat jumlah anggota Sepanjang Masa kepengurusan BP MUSI ITB 2008-2009. 1. Mempermudah komunikasi antara MUSI ITB dengan alumninya. 2. Memelihara silaturahim antara MUSI ITB dengan alumninya.


80% data alumni yang lulus saat kepengurusan dapat dicatat dengan baik Kendala-kendala yang dihadapi selama satu masa kepengurusan antara lain:

Kendala

Evaluasi

1. Tidak tersedia sumber daya manusia untuk pengerjaan proker ini, secara global: untuk divisi ini. Hal ini diperkuat status jabatan rangkap yang ada pada ketua divisi yang menjadi anggota satu-satunya divisi ini. 2. Sulitnya melakukan interaksi dengan alumni-alumni (calon wisudaan/wati). Defaultnya, calon-calon alumni akan mendatakan dirinya ke sekretariat MUSI ITB sebelum wisuda, tetapi hal ini tidak berjalan dengan baik. Data alumni ini didapatkan secara langsung maupun tidak langsung. Langsung makudnya disini adalah berasal dari alumninya itu sendiri, sedangkan yang tidak langsung didapatkan dari sumber lain selain alumninya. Pada mulanya data yang berencana diambil adalah data formal dan beberapa data pribadi alumni, tetapi dalam pelaksanaannya data yang didapatkan hanya sebatas nama dan telepon yang dapat dihubungi saja (dijelaskan pada ‘kendala’). Agar nantinya dapat berjalan lebih baik, saran yang dirumuskan dari pengerjaan proker ini adalah:

Saran

1. Pengelolaan sumber daya yang baik. Salah satunya tidak ada jabatan rangkap. 2. Dilakukan pendataan berkala setiap wisuda. Sebaiknya pendataan dilakukan sejak lama sebelum hari wisuda dan proyeksikan secara jelas calon-calon wisudawan yang ada.

SEKRETARIS Lulu Destiana Purwita Pendataan surat masuk dan surat keluar mendata administrasi surat yang keluar atau masuk, termasuk surat-

Nama Kegiatan

menyurat untuk kegiatan non-divisi dan membuat aturan penataan arsip

Deskripsi kegiatan

MUSI.


Program kerja dilaksanakan sepanjang kepengurusan


Surat masuk dan keluar terdata dengan lengkap dan teratur dalam

Kendala

Sekretaris tidak setiap saat datang ke sekre

Sebagai bahan arsip

bentuk softcopy.

pendataan surat yang masuk dibuat dalam format Microsoft Excel, sebagian besar surat dikumpulkan oleh sekretaris dibantu dengan orang-orang yang ada di sekre, karena sekretaris tidak setiap saat datang ke sekretariat. Pada periode ini ada 117 surat masuk yang terdata

Evaluasi

Pendataan surat yang keluar juga dibuat dalam format Microsoft Excel, surat diarsipkan dalam bentuk soft copy. Ada 11 surat keluar yang dibuat. Surat yang masuk langsung ‘diamankan’, oleh setiap orang yang berada

Saran

di sekre, agar tidak hilang.

Nama Kegiatan Deskripsi kegiatan

Pengarsipan berbagai laporan kegiatan MUSI mengarsipkan setiap kegiatan yang dilakukan MUSI-ITB. Program kerja dilaksanakan setelah diadakannya suatu kegiatan baik yang bersifat insidental maupun tidak


Sebagai bahan arsip sehingga dapat dipelajari untuk kegiatan-kegiatan selanjutnya Setiap kegiatan dapat diarsipkan dan dikumpulkan sebagai bahan


pembelajaran kegiatan berikutnya. -

Kendala

Untuk kegiatan yang bersifat insidental, seringkali tidak dibuatkan laporan yang lengkap dari ketua acara tersebut dan surat yang dibuat tidak dilaporkan kepada sekretaris

Evaluasi

-

Pengaturan penataan arsip tidak sesuai dengan program kerja. Penataan dilakukan dengan merapikan pada satu map.

-

Belum semua kegiatan yang dilakukan oleh MUSI ITB diarsipkan, terutama kegiatan yang bersifat insidental.

Saran

mengusulkan agar setiap kepanitiaan atau penanggung jawab kegiatan untuk menyerahkan berita acara atau laporan kegiatan kepada sekretaris.


Surat Keluar MUSI membantu ketua dan divisi yang ada dalam hal membuat surat atau proposal. Program kerja dilaksanakan pada saat ada acara. Membantu dalam pembuatan surat keluar oleh MUSI yang diperlukan oleh anggota maupun oleh kegiatan MUSI sendiri Pembuatan surat dan proposal dapat dilakukan Koordinasi antara divisi dan sekretaris Untuk pembuatan surat dari divisi dilakukan sendiri oleh divisi dengan melaporkan perihal surat tersebut kepada sekretaris.

Evaluasi

Belum semuanya surat perdivisi dilaporkan ke sekretaris Belum ada pembagian kerja yang jelas antara sekretaris acara dan sekretaris umum.

Saran

Nama Kegiatan Deskripsi kegiatan

Pembagian kerja antara sekretaris umum dan sekretaris acara. Pelaporan Surat yang dibuat oleh divisi atau panitia acara ke sekretaris Menghimpun Database tiap angkatan melengkapi database keanggotaan MUSI-ITB yang aktif maupun yang telah alumni. Dilaksanakan sepanjang kepengurusan, terutama pada saat ada acara


dan Penerimaan Anggota Baru. Pendataan secara pasti data jumlah anggota MUSI yang aktif maupun yang nonaktif Database anggota dan alumni lengkap Dalam pembuatan database memiliki kendala susahnya menemui

Kendala

anggota tersebut, terutama untuk alumni dan angkatan-angkatan atas. Oleh Karena itu digunakan patokan database kepengurusan sebelumnya.

Evaluasi

Pada saat awal terbentuknya kepengurusan dibuat suatu form Data Anggota yang bertujuan memudahkan pendataan anggota MUSI ITB yang

ada, form ini juga dilengkapi dengan foto. Biasanya form ini disebarkan pada saat ada acara di sekre, agar lebih efektif. Saran

Dalam pembuatan database memiliki kendala susahnya menemui anggota tersebut, terutama untuk alumni dan angkatan-angkatan atas. Oleh Karena itu digunakan patokan database kepengurusan sebelumnya.

Nama Kegiatan Deskripsi kegiatan Waktu Tujuan Kegiatan Parameter Keberhasilan Kendala Evaluasi Saran

Sistem pengkontrolan bersama Humas dan BRTK Sistem pengkontrolan Humas dan BRTK berjalan Program kerja dilaksanakan minimal 1 bulan sekali Lebih mensolidkan kegiatan kesekretariatan, cek dan ricek mengenai surat masuk - Adanya system kontrol dan koordinasi yang jelas Kurang koordinasi dengan Humas dan BRTK Sistem kontrol dan koordinasi bersama Humas dan BRTK tidak rutin berjalan Sistem kontrol Bersama Humas dan BRTK dilakukan secara rutin.

ART EVENT ORGANIZER. Ade Mareta S

Recommend Documents