APLIKASI PENJADWALAN PEMBICARA PADA EVENT ORGANIZER KAJITO PRODUCTION
NASKAH PUBLIKASI
diajukan oleh Chris Setiawan Aprian Robiyanto 11.22.1348
kepada SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA YOGYAKARTA 2013
1
2
PUBLIC SPEAKERS SCHEDULING APPLICATION IN KAJITO PRODUCTION EVENT ORGANIZER APLIKASI PENJADWALAN PADA EVENT ORGANIZER KAJITO PRODUCTION
Chris Setiawan Aprian Robiyanto Sudarmawan Jurusan Sistem Informasi STMIK AMIKOM YOGYAKARTA ABSTRACT Today, many computer technologies that are useful in helping human life. The development of these technologies greatly affect any business entity or institution, the problems that arise in operations especially in terms of scheduling processing. Scientific writing is about making application scheduling speakers at the event organizer Kajito Production. With this application, expected to maximize and facilitate the team's performance in managing the event organizer or speaker database events database is or will take place. So as to assist in the process of scheduling a speaker and at the same event. For the speaker, a bit much this program will help the performance of the manager / management. This application contains the following information and data specialization speaker materials, data events which took place, and the time and venue for the event and others. Display desktop-based application intended to be accessible from a variety of operating systems. The scheduling application was created using Visual Basic 6.0, SQL Server 2000 and Active Report. Keywords : event, scheduling, event organizer
3
Pendahuluan KAJITO
PRODUCTION
menyelenggarakan
program
merupakan seminar
salah
yang
satu
event
berhubungan
organizer
dengan
yang
keilmuan
pemberdayaan potensi manusia untuk menghasilkan Sumber Daya Manusia (SDM) yang berkualitas sedini mungkin dalam segala aspek bidang kehidupan. Event organizer masih tergolong lambat dalam melakukan proses penjadwalan pembicara, event dan kegiatan operasional atau transaksi lainnya. Pimpinan produksi dalam melayani proses pengadaan seminar masih banyak mengalami kendala di antaranya adalah sering bentrok jadwal antara pembicara satu dengan pembicara lainnya, tim EO kurang terorganisir dalam pra event yang berdekatan jangka waktunya, memberikan informasi jadwal event dan jadwal pembicara yang dimiliki event organizer. Pembuatan laporan sangatlah sulit diakibatkan kemungkinan terjadinya kesalahankesalahan antara lain perhitungan yang kurang akurat dan waktu yang cukup lama dalam pengolahan. Oleh karena itu, diperlukan suatu perubahan dengan proses komputerisasi untuk memperbaiki segala kekurangan yang ada pada proses manual. Proses komputerisasi di event organizer ini menjadi sangat penting untuk mempercepat proses pengolahan data, menghasilkan informasi yang akurat dan memberikan layanan yang terbaik bagi pembicara seminar. 1.
Landasan Teori
2.1
Pengertian Sistem Informasi Menurut Kertahadi (Fatta, 2007:9), mendefinisikan sistem informasi sebagai
suatu alat untuk menyajikan informasi dengan cara sedemikian rupa sehingga bermanfaat bagi penerimanya. Sedangkan tujuannya dijelaskan oleh Murdik Ross (Fatta, 2007:9), yaitu untuk menyajikan informasi guna pengambilan keputusan pada perencanaan,
pemrakarsaan,
pengorganisasian,
pengendalian
kegiatan
operasi
subsistem suatu perusahaan dan menyajikan sinergi organisasi pada proses. 2.2
Pengertian Aplikasi Aplikasi disebut juga software merupakan salah satu dari komponen sistem
informasi. Menurut Shelly, Cashman dan Vermaat (2009), aplikasi adalah seperangkat instruksi khusus dalam komputer yang dirancang agar kita dapat menyelesaikan tugastugas tertentu.
4
2.3
Pengertian Penjadwalan Menurut Gould (1997), penjadwalan merupakan penyusunan daftar pekerjaan
yang akan dilakukan untuk mencapai atau mewujudkan suatu tujuan tertentu yang memuat tabel waktu pelaksanaannya. 2.4
Pengertian Basis Data Menurut Arief (2006:33) dalam bukunya berjudul “Pemrograman Basis Data
Menggunakan Transact-SQL dengan Microsoft SQL Server 2000”, basis data atau database adalah sekumpulan data yang saling terintegrasi dan terorganisasi berdasarkan suatu skema atau struktur tertentu dan tersimpan pada sebuah hardware komputer. Basis data terdiri dari beberapa tabel yang saling terorganisir. Tabel digunakan untuk menyimpan data dan terdiri dari baris dan kolom. Data bisa ditampilkan, dimodifikasi dan dihapus dari tabel. Hanya pemakai yang mempunyai wewenang saja yang bisa mengakses data tersebut. 2.4.1
Data Value Menurut Sunyoto (2007:124), data value adalah data aktual atau informasi yang
disimpan pada setiap elemen atau atribut. Contoh atribut nama pembicara menunjukkan tempat di mana informasi nama pembicara disimpan. Sementara contoh data value-nya adalah Intan Kajito dan Chris Setiawan. 2.4.2
Record Pengertian record menurut Sunyoto (2007:124) adalah kumpulan elemen-elemen
yang saling berkaitan menginformasikan entitas secara lengkap. Satu record mewakili satu data. 2.4.3
Database Management System (DBMS) Subhan (2007) menjelaskan Database Manajemen System adalah suatu
perangkat lunak untuk mendeskripsikan atau menampilkan, membuat, memelihara basis data dan memberikan kontrol siapa saja yang dapat mengakses basis data tersebut. 3.
Analisis dan Perancangan Sistem
3.1
Tinjauan Umum Event Organizer ini terbentuk pada tahun 2008. Pada awalnya merupakan
suaatu
organisasi
pemuda
yang
berkecimpung di
bidang
seni
pemberdayaan diri. Dilatar belakangi oleh kesuksesan mereka dalam
dan
spiritual
mengadakan
acara – acara, terutama dikedua bidang tersebut, maka pada tanggal 8 Agustus 2008 terbentuklah perusahaan ini dengan nama Kajito Production yang diambil dari nama panggilan salah satu pembicara yang pertama kali menggunakan jasa yaitu bapak Kaji Tohari. Adapun pencetus berdirinya perusahaan ini adalah Fatimah Nur Arifah, M. Kom (
5
Intan Kajito ). Hingga saat ini perusahaan ini lebih memfokuskan pada event – event yang erat hubungannya dengan seminar tentang pemberdayaan diri. 3.2
Analisis Sistem Di dalam tahap analisis sistem terdapat langkah-langkah dasar yang harus
dilakukan oleh analis sistem yaitu : 1. Identify, yaitu mengidentifikasi masalah. 2. Understand, yaitu memahami kerja dari sistem yang ada. 3. Analyze, yaitu menganalisis sistem. 4. Report,yaitu membuat laporan hasil analisis. 3.2.1
Identifikasi Masalah
Beberapa masalah timbul karena beberapa faktor di antaranya adalah sebagai berikut : a.
Tidak tersedianya sarana penyimpanan data-data yang memadai dan hanya dicatat dalam map dan disimpan dalam rak sehingga banyak resiko yang timbul, antara lain rusaknya data atau hilangnya data, sehingga petugas harus mencatat ulang
b.
Masalah tersebut timbul karena belum adanya program secara khusus untuk pengecekan pembicara dan pengolahan data event.
c.
Penundaan
dalam
pengambilan
keputusan
selanjutnya
disebabkan
oleh
keterlambatan datangnya laporan. d.
Keamanan dalam penyimpanan data-data kurang karena hanya disimpan dalam suatu rak yang memiliki resiko rusaknya data bahkan hilang.
3.2.2
Analisis SWOT
Analisis SWOT merupakan teknik historis yang terkenal di mana para manager menciptakan gambaran umum secara cepat mengenai situasi strategis perusahaan. Analisis ini didasarkan pada asumsi bahwa strategi yang efektif diturunkan dari “kesesuaian” yang baik antara sumber daya internal perusahaan (kekuatan dan kelemahan) dengan situasi eksternalnya (peluang dan ancaman). Dalam melakukan analisis menggunakan metode SWOT yaitu : 1. Strength (Kekuatan) 2. Weaknes (Kelemahan) 3. Opportunity (Peluang) 4. Threat (Ancaman) 3.2.3
Analisis Kebutuhan Sistem Untuk mempermudah analis sistem dalam menentukan keseluruhan kebutuhan
secara lengkap, maka analis membagi kebutuhan sistem ke dalam 2 jenis. Jenis pertama
6
adalah kebutuhan fungsional (functional requirement) dan jenis kedua adalah kebutuhan nonfungsional (nonfunctional requirement).
3.2.3.1 Kebutuhan Fungsional (functional requirement) Jenis kebutuhan yang berisi proses-proses apa saja yang nantinya dilakukan oleh sistem. Kebutuhan fungsional juga berisi informasi-informasi apa saja yang harus ada dan dihasilkan sistem. 3.2.3.2 Kebutuhan Nonfungsional (nonfunctional requirement) 1. Kebutuhan Perangkat Keras yang dibutuhkan untuk pembuatan aplikasi ini: a. Komputer Desktop b.
Processor Intel Celeron 2.26 GHz
c.
1 GB RAM
d. Harddisk 80 GB e. 128 MB VGA Onboard 2. Kebutuhan Perangkat Lunak a. Microsoft Windows XP SP2 b. Visual Basic 6.0 c. Microsoft SQL Server 2000 3. Kebutuhan Pengguna a. Sistem analis: penganalisa sistem dan alur kerja dari proses bisnis. b. Programmer: penerjemah alur ke barisan kode dan interface sistem, c. User (tim event organizer) : memahami pengoperasian komputer, memahami pengelolaan data dan proses penyusunan jadwal. 3.2.4
Analisis Kelayakan Sistem Tujuan dari analisis kelayakan sistem adalah untuk mengetahui apakah sistem
baru yang telah dibuat sudah layak atau belum. Hal tersebut dimaksudkan agar sistem yang dibuat benar-benar bermanfaat. 3.3
Perancangan Sistem Perancangan sistem bagian awal dari pembuatan sistem informasi dimana
tahapan ini bertujuan untuk memberikan ketentuan bentuk dan proses pada perangkat lunak yang dibuat agar pembuatan program tidak menyimpang dari aturan dan hasil analisis yang telah diterapkan pada perancangan program.
7
3.3.1
Flowchart Sistem Pembelian Online
Gambar 3.1 Flowchart 3.3.2
Diagram Konteks
Gambar 3.2 Diagram Konteks 3.3.3
DFD Level 0
Gambar 3.3 DFD Level 0
8
3.3.4
Relasi Antar Tabel
Gambar 3.4 Relasi Antar Tabel 3.3.5
Perancangan Tampilan
3.3.5.1 Rancangan Halaman Utama Halaman paling utama pada saat user mengakses website toko omega.
Gambar 3.5 Rancangan Halaman Utama 4.
Implementasi dan Pembahasan
4.1
Implementasi Program Setelah sistem selesai dianalisis dan dirancang secara rinci dan teknologi telah
diselesaikan dan dipilih, saatnya sistem untuk diimplementasikan. Tahap implementasi
9
sistem adalah tahap penerapan sistem yang telah dikembangkan supaya siap untuk dioperasikan. Tujuan implementasi sistem adalah untuk menyiapkan semua kegiatan penerapan sistem sesuai dengan rancangan yang telah ditentukan. 4.1.1
Pembuatan Database Pembuatan database dan tabel merupakan langkah awal yang selalu dilakukan
dalam membangun sebuah basis data. Dalam pembuatan database sistem ini, penulis menggunakan SQL Server 2000 4.1.2
Pembuatan Program Untuk dapat mengakses sebuah database MySQL dalam sebuah aplikasi
berbasis web terlebih dahulu harus dikoneksikan antara program Microsoft Visual Basic 6.0 dengan database SQL Server 2000. Berikut adalah script koneksi : -
Deklarasi variabel untuk koneksi database Public db As Connection Public rs As Recordset
-
Module untuk koneksi data penjualan Function sambung_db() On Error GoTo salah Set db = New Connection db.Open "Provider=SQLOLEDB.1;Integrated Security=SSPI;Persist Security Info=False;Initial Catalog=penjadwalan" salah: If Err.Number = -2147467259 Then MsgBox "Gagal connect ke database", vbCritical, "Gagal" End End If End Function Function sambung_rs(perintah As String) Set rs = New Recordset rs.Open "" & perintah & " ", db, adOpenStatic, adLockOptimistic End Function
4.1.3
Halaman Utama Halaman home adalah halaman yang paling pertama dan utama dari aplikasi
berbasis dekstop yang dirancang sebagai titik fokus pusat dari kegiatan yang berlangsung pada sebuah aplikasi. Melalui halaman home, pengguna dapat melihat form dan tombol yang telah disediakan sebagai fasilitas dalam aplikasi. Menu-menu (file, laporan, help, about, exit), input data pembicara, input data materi, input data jenis materi, input data tempat, input data waktu, input penjadwalan, pencarian data dan exit. Halaman utama/home telah bisa memberikan informasi kepada pengguna, informasi tersebut bersifat dinamis dan bisa diupdate tanpa harus mengubah kode
10
program aplikasi karena menggunakan sistem database. Adapun halaman utama/home dari aplikasi penjadwalan pembicara adalah sebagai berikut :
Gambar 4.1 Halaman Utama 4.2
Ujicoba Sistem dan Program Sebelum program diterapkan, maka program harus bebas terlebih dahulu dari
kesalahan-kesalahan, oleh sebab itu program harus diuji coba untuk menemukan kesalahan-kesalahan yang mungkin dapat terjadi, pengujian ini menggunakan pengujian Black-Box. Pengujian Black-Box merupakan pengujian program berdasarkan fungsi dari program. Tujuan dari metode Black-Box ini adalah untuk menemukan kesalahan fungsi pada program. Pengujian dengan Black-Box dilakukan dengan cara memberikan sejumlah input pada program aplikasi yang kemudian diproses sesuai dengan kebutuhan fungsionalnya untuk melihat apakah program aplikasi menghasilkan output yang diinginkan dan sesuai dengan fungsi dari program tersebut. Apabila dari input yang diberikan proses menghasilkan output yang sesuai dengan kebutuhan fungsionalnya, maka program aplikasi yang bersangkutan telah benar, tetapi jika output yang dihasilkan tidak sesuai dengan kebutuhan fungsionalnya, maka masih terdapat kesalahan pada program aplikasi. Pengujian dilakukan dengan mencoba semua kemungkinan yang terjadi dan pengujian dilakukan berulang-ulang. Jika dalam pengujian ditemukan kesalahan, maka akan dilakukan penelusuran dan perbaikan untuk memperbaiki kesalahan yang terjadi. Jika telah selesai melakukan perbaikan, maka akan dilakukan pengujian kembali. Pengujian dan perbaikan dilakukan secara terus menerus hingga diperoleh hasil yang terbaik.
11
4.3
Pemeliharaan Aplikasi Tahap akhir dari proses penerapan sistem adalah tahap pemeliharaan yang terus
dilakukan selama sistem masih berjalan dan tetap dipakai. Kegiatan pemeliharaan ini adalah pemeliharaan sistem perangkat lunak, yaitu dengan memiliki duplikat dari sistem aplikasi tersebut secara keseluruhan. Duplikat dapat dilakukan dengan cara mengkopi file-file tersebut kedalam CD untuk mengantisipasi terhadap kesalahan atau error pada aplikasi. Maksud dari pemeliharaan ini adalah semua usaha yang dilakukan untuk memastikan tujuan pembangunan aplikasi ini tercapai yaitu memudahkan dalam proses penyusunan jadwal pembicara dan agar isi tidak usang serta selalu menyajikan informasi yang up to date. 5.
Penutup
5.1
Kesimpulan Dari hasil pembahasan pada bab sebelumnya dapat diambil kesimpulan : 1. Karena semua menu tersusun secara sistematis, sistem memudahkan staff atau admin dalam mengolah data jadwal event seminar dan data pembicara 2. Aplikasi yang dibangun mampu memberikan informasi-informasi berupa laporan yang dibutuhkan oleh pembicara dan tim event organizer sehingga tidak perlu membuat laporan tersebut secara manual. 3. Tata letak dari program, form-form dan bentuk output diatur sedemikian rupa sehingga mudah dimengerti, mudah dibaca dan dapat dilihat isinya dengan cepat sehingga menghemat waktu dalam proses input data, juga terutama dalam pencarian data.
5.2
Saran Berikut ini adalah saran yang di harapkan dapat dijadikan evaluasi : 1. Dalam pembuatan aplikasi penjadwalan ini, diberikan penambahan fitur agar aplikasi menjadi lebih komplek. 2. Tampilan pada menu atau form masih sangat sederhana untuk itu dalam pengembangan diharapkan untuk ditambahkan skin. 3. Untuk databasenya perlu adanya penambahan tabel dan penambahan field pada setiap tabel.
12
DAFTAR PUSTAKA Al Fatta, Hanif. 2007. Analisis & Perancangan Sistem Informasi. Yogyakarta: Andi Offset Arief, M. Rudyanto. 2006. Pemrograman Basis Data Menggunakan Transact- SQL dengan Microsoft SQL Server 2000. Yogyakarta: Andi Offset Jogiyanto. 2005. Analisis dan Desain Sistem Informasi. Yogyakarta:Andi Offset. Kusrini. 2007. Strategi Perancangan dan Pengelolaan Basis Data. Yogyakarta: Andi Offset. Malik, Jamaludin.2007. Kumpulan Tip Trik Pemrogaman Visual Basic. Yogyakarta: Andi Offset. Sismoro, Heri. 2005. Logika Informatika, Algoritma, dan Pemrograman Komputer. Yogyakarta: Andi Offset. Sunyoto, Andi. 2007. Pemrograman Database dengan Visual Basic dan Microsoft SQL. Yogyakarta: Andi Offset. Herlambang, M. Linto. 2009. Arsitektur Aplikasi Client Server. http://lintoherlambang.com/arsitektur-aplikasi-client-server.html. diakses 27 Mei 2012 Subhan, Muhammad. 2007. Pengenalan Database. http://ilmukomputer.org/ wpcontent/uploads/2009/03/subhan- pengenalandatabase.pdf. diakses 27 Mei 2012
