1
ANALISIS PENGELOLAAN MANAJEMEN EVENT PADA EVENT ORGANIZER (Studi Kasus Pada Event Walls Ice Cream Day 2014 di Medan oleh Visi Production)
Skripsi ini Disusun Sebagai Salah Satu Persyaratan Untuk Memperoleh Gelar Sarjana Sains Terapan
Oleh: MASITAH KURNIASARI NIM: 1005121015
PROGRAM STUDI MICE JURUSAN ADMINISTRASI NIAGA POLITEKNIK NEGERI MEDAN 2014
2
ABSTRAK
Tujuan penelitian ini adalah untuk mengetahui bagaimana pengelolaan manajemen event yang dilakukan oleh event organizer Visi Production pada penyelenggaraan event promosi Walls Ice Cream Day 2014 di Medan PT. Unilever Tbk. Proses pengelolaan tersebut dilihat dari proses perencanaan sampai pengontrolan/pengevaluasian. Metode penelitian yang digunakan adalah metode penelitian kualitatif dengan studi kasus deskriptif. Teknik pengumpulan data yang digunakan melalui observasi, wawancara, studi dokumentasi dan studi kepustakaan. Hasil analisa deskriptif yang dilakukan menunjukkan bahwa selaku event organizer yang mana juga menjadi creator dan excecutor events, Visi Production bertugas melaksanakan proses perencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan, hingga pengontrolan dan pengevaluasian event. Dalam proses perencanaan hingga proses pengontrolan/pengevaluasian yang merupakan pedoman kegiatan perencanaan untuk event berikutnya, yaitu dalam proses penyempurnaan. Karena di lapangan ditemukannya beberapa kelemahan dan kelebihan dari event ini.
Kata kunci : Event Organizer, Event Manajemen
3
ABSTRACT
The purpose of this study was to determine the superintendence of the event management process conducted by Visi Production event organizer in organizing promotional Walls Ice Cream Day 2014 evenst in Medan of PT. Unilever Tbk. Process superintendence is viewed from the process of planning, until controlling/evaluating. The research method used was qualitative research methods with descriptive case studies. Data collection techniques used through observation, interviews, documentation and literature study. These results of descriptive analysis indicate that as the event organizer which is also as creator and executor events, Visi Production officer in charge of managing the process of event planning, organizing, implementing, and controlling/evaluating. In planning process until controlling/evaluating is the forerunner of the planning for the next event, which is in the process of improvement. Because on the ground the researchers found that the streghts and weaknesses of this events.
Keywords: Event Organizer, Event Management
4
KATA PENGANTAR
Puji syukur penulis panjatkan bagi Allah SWT yang telah memberikan rahmat dan karunia Nya, sehingga penulis dapat menyelesaikan Skripsi ini dengan baik. Penulisan Skripsi ini merupakan salah satu syarat guna memperoleh gelar Sarjana Sains Terapan (SST) dan menyelesaikan pendidikan diploma IV Program Studi MICE Jurusan Administrasi Niaga Politeknik Negeri Medan. Dalam menyelesaikan Skripsi ini, penulis tidak terlepas dari kendala yang ditemui, namun hal tersebut dapat diatasi berkat bantuan, dukungan, dan bimbingan berbagai pihak baik secara langsung maupun tidak langsung. Oleh karena itu, dengan penuh kerendahan hati penulis ingin mengucapkan terima kasih kepada: 1. Bapak M. Syahruddin, S.T., M.T., Direktur Politeknik Negeri Medan. 2. Ibu Nursiah Fitri, S.E., M.Si., Ketua Jurusan Administrasi Niaga. 3. Bapak Indra Siregar, S.E., M.Si., Ak., Ketua Program Studi D-IV MICE.
5
4. Bapak Cipta Darma, S.E., M.Si., Dosen pembimbing satu Skripsi yang telah memberikan pengarahan selama penyusunan skripsi ini hingga selesai. 5. Bapak Jamardua Haro, S.E., M.Si Dosen pembimbing dua Skripsi yang telah memberikan pengarahan selama penyusunan skripsi ini hingga selesai. 6. Bapak Fremty Hermawan, selaku Project Officer event Walls Ice Cream Day 2014 Medan yang telah meluangkan waktunya untuk diwawancarai. 7. Seluruh rekan-rekan mahasiswa semester akhir D-IV MICE Politeknik Negeri Medan, atas kebersamaan dan kerjasama selama perkuliahan. Teristimewa kepada kedua orang tua penulis: H. Zaharuddin Tanjung dan Hj. Jamayah Piliang, serta Sdr. Bagoes Heru Wardhana dan Sdri. Endah Sulistyaningrum, yang telah memberikan dukungan moril dan materil. Penulis menyadari dalam penulisan Skripsi ini terdapat banyak kekurangan, untuk itu penulis sangat mengharapkan kritik dan saran yang sifatnya membangun demi perbaikan Skripsi ini. Semoga Skripsi ini dapat bermanfaat bagi semua pihak yang membacanya.
Medan, Agustus 2014 Penulis,
6
Masitah Kurniasari NIM. 1005121015
DAFTAR ISI HALAMAN HALAMAN JUDUL LEMBAR PERSETUJUAN LEMBAR PENGESAHAN PERNYATAAN ABSTRAK ...............................................................................................................i ABSTRACT .............................................................................................................ii KATA PENGANTAR .......................................................................................... iii DAFTAR ISI........................................................................................................... v DAFTAR GAMBAR .......................................................................................... viii DAFTAR TABEL .................................................................................................ix DAFTAR LAMPIRAN .......................................................................................... x
BAB I PENDAHULUAN
7
1.1 Latar Belakang .............................................................................................. 1 1.2 Rumusan Masalah ......................................................................................... 4 1.3 Tujuan Penelitian........................................................................................... 4 1.4 Manfaat Penelitian......................................................................................... 5
BAB II KERANGKA TEORI 2.1 Pengertian Event ............................................................................................ 6 2.1.1 Jenis Event ........................................................................................... 7 2.2 Event Organizer .......................................................................................... 10 2.2.1 Jenis-Jenis Event Organizer .............................................................. 11 2.3 Manajemen .................................................................................................. 13 2.3.1 Fungsi Manajemen ............................................................................ 14 2.4 Manajemen Event ........................................................................................ 16 2.4.1 Pengertian Manajemen Event ............................................................ 16 2.4.2 Tahapan Manajemen Event ............................................................... 16 2.4.3 Koordinasi Event ............................................................................... 22 2.4.4 Evaluasi Event ................................................................................... 22
BAB III METODOLOGI PENELITIAN ......................................................... 24 3.1 Bentuk Penelitian ........................................................................................ 24 3.2 Objek dan Ruang Lingkup Penelitian ......................................................... 24
8
3.3 Informan Penelitian .................................................................................... 24 3.4 Teknik Pengumpulan Data ......................................................................... 26 3.5 Metode Analisis Data .................................................................................. 27
BAB IV HASIL DAN PEMBAHASAN 4.1 Hasil Penelitian ........................................................................................... 29 4.1.1 Rincian Acara Event Wall’s Ice Cream Day 2014 ............................ 30 4.1.2 Langkah Persiapan dan Antisipasi .................................................... 38 4.2 Pembahasan ................................................................................................. 40 4.2.1 Tahap Perencanaan Event ................................................................. 40 4.2.2 Keuangan Event ................................................................................ 42 4.2.3 Promosi Event ................................................................................... 43 4.2.4 Koordinasi Event ............................................................................... 44 4.2.5 Strength (Kekuatan) .......................................................................... 46 4.2.6 Weakness (Kelemahan) .................................................................... 46 4.2.7 Oppurtunity (Peluang) ....................................................................... 47 4.2.8 Threat (Ancaman) ............................................................................. 48
9
BAB V SIMPULAN DAN SARAN 5.1 Simpulan...................................................................................................... 49 5.2 Saran ............................................................................................................ 50
DAFTAR PUSTAKA LAMPIRAN
DAFTAR GAMBAR HALAMAN Gambar 4.1 Peserta Senam Keluarga Sehat ........................................................... 32 Gambar 4.2 Instruktur Senam Keluarga Sehat ...................................................... 32 Gambar 4.3 Acara Senam Keluarga Sehat ............................................................. 33 Gambar 4.4 Penampilan Marching Band............................................................... 34 Gambar 4.5 Peserta Ice Cream Wall’s Carnaval ................................................... 34 Gambar 4.6 Kata Sambutan Dari Walikota Medan ............................................... 35 Gambar 4.7 Prosesi Pelepasan Balon Ke Udara .................................................... 36
10
Gambar 4.8 Komunitas Sepeda Ontel Medan........................................................ 37 Gambar 4.9 Fixie Medan Community ................................................................... 37 Gambar 4.10 Medan Indo Runner ......................................................................... 38 Gambar 4.11 Cosplay Event .................................................................................. 38 Gambar 4.12 Proses Negosiasi Pemilihan EO Medan ........................................... 40
DAFTAR TABEL HALAMAN Tabel 2.1 Tahap Menyusun Timeline .................................................................... 18 Tabel 4.1 Alokasi T-Shirt Peserta .......................................................................... 29 Tabel 4.2 Run Down Acara .................................................................................... 30 Tabel 4.3 Add Cost ................................................................................................. 30
11
DAFTAR LAMPIRAN Lampiran 1
Daftar Pertanyaan Wawancara
Lampiran 2
Venue Event Walls Ice Cream Day 2014 di kota Medan
Lampiran 3
Route Event Walls Ice Cream Day 2014 di kota Medan
Lampiran 4
Rundown Event Walls Ice Cream Day 2014 di kota Medan
BAB I PENDAHULUAN
1.1
Latar Belakang Perkembangan dunia usaha di Indonesia dewasa ini telah berkembang dengan
sangat pesat. Hal ini terbukti dengan semakin menjamurnya berbagai bentuk badan usaha yang bergerak di bidang barang maupun jasa, baik skala kecil maupun besar.
12
Berbagai hal dan kebutuhan manusia dapat menjadi peluang untuk dijadikan lahan bisnis. Salah satu kebutuhan manusia yang menjadi lahan bisnis yang menjanjikan adalah kebutuhan akan sebuah acara atau penyelenggara acara. Jasa penyelenggara acara kini semakin dibutuhkan oleh masyarakat, terutama di perkotaan. Hal ini dikarenakan tuntutan kebutuhan dan kesibukan kerja sehari-hari. Perkembangan gaya hidup masyarakat menuntut adanya acara-acara maupun kegiatan yang digelar secara rutin maupun yang bersifat momentum. Begitu pula dengan lembaga, organisasi maupun perusahaan yang ingin menggelar banyak kegiatan, seperti kegiatan seminar, lomba, promosi produk, dan lain sebagainya. Kebutuhan akan penyelenggaraan acara dan kegiatan seperti menjadi wajib sifatnya. Di sisi lain, keterbatasan tenaga ahli dan kesibukan masing-masing individu maupun organisasi tertentu membuat mereka tidak dapat mengatur acara tersebut. Disinilah bisnis penyelenggara acara sangat berpeluang besar untuk berkembang pesat.
Event organizer merupakan suatu bisnis
jasa profesional penyelenggaraan acara. Pada dasarnya, event organizer membantu klien nya untuk dapat menyelenggarakan dan mengorganisasikan seluruh rangkaian acara sesuai konsep yang diinginkan klien nya. Trend yang kian berkembang dan silih berganti menuntut masyarakat untuk terus kreatif dalam penyelenggaraan suatu acara, seperti pernikahan, ulangtahun, konser musik, dan lain sebagainya. Event organizer adalah pihak yang menangani berbagai event baik dari skala kecil maupun skala besar, event organizer juga mengelola dan mengatur suatu acara yang diselenggarakan atas permintaan klien. Dapat dikatakan Event Organizer merupakan
13
seni mengatur dan mengelola. Event Organizer bertugas untuk mengelola suatu event sesuai dengan permintaan dan keinginan klien nya. Dalam menjalankan bisnis event organizer, multidisplin adalah sifat yang harus dimiliki. Artinya, bisnis dan profesi event organizer menuntut berbagai pengetahuan dan keterampilan yang harus dicermati dalam mengelola dan memproduksi sebuah event yang berkualitas. Profesionalitas juga dituntut untuk mendapatkan kinerja manajemen yang terbaik. Hal ini dapat di capai dan dikelola dalam suatu event management yang baik. Di mana event management dapat didefinisikan sebagai mengorganisir sebuah event yang dikelola secara profesional, sistematis, efisien, dan efektif yang kegiatannya meliputi konsep mulai dari perencanaan sampai dengan pelaksanaan hingga pengawasan. Pengelolaan event management harus disesuaikan dengan event yang akan dikelola, agar kinerja tiap individu dalam manajemen dapat berjalan sesuai dengan kemampuannya masing-masing. Dengan pengelolaan manajemen event yang baik, kinerja sebuah event organizer dapat membanggakan dan memuaskan klien yang memakai jasa event organizer tersebut. Berbagai event besar kini mulai marak diselenggarakan di berbagai kota besar di Indonesia, termasuk kota Medan. Medan merupakan kota besar yang berpotensi besar dalam meraup pangsa pasar yang besar. Hal ini menjadi peluang kepada berbagai perusahaan besar untuk menarik minat konsumen terhadap produk mereka. Seperti pada produk Walls yang bernaung di bawah perusahaan PT. Unilever Indonesia, Tbk. Walls memproduksi beragam jenis produk es krim yang sangat
14
digemari oleh berbagai kalangan, mulai dari anak kecil hingga dewasa. Walls Ice Cream telah menjadi market leader pada produk es krim di Indonesia. Walls Ice Cream sukses mempromosikan produk mereka melalui berbagai media, seperti media cetak, media elektronik, dan media internet. Berdasarkan pengamatan langsung yang penulis lakukan, Walls Ice Cream melakukan promosi melalui satu event yaitu “Walls Ice Cream Day Indonesia” yaitu acara membagi-bagikan es krim gratis kepada ribuan masyarakat Indonesia. Event ini diadakan di delapan kota besar di Indonesia yaitu Jakarta, Bandung, Yogyakarta, Surabaya, Palembang, Medan, Makassar dan Banjarmasin. Event tersebut diselenggarakan serentak di delapan kota besar tersebut pada tanggal 11 Mei 2014. Melalui informasi yang penulis terima dari wawancara kepada pihak EO, event ini meraup sukses dengan jumlah pengunjung yang datang melebihi target dan berhasil memecahkan rekor MURI dengan berhasilnya acara tersebut.
Event “Walls Ice Cream Day” yang diadakan di
kota Medan dikelola oleh Event Organizer Visi Production. Visi Production adalah Event Organizer yang berdiri di bawah radio VISI FM atau sering disebut sebagai divisi off air dari PT. Radio Visi Orang Medan Sumatera FM. Visi Production sudah sering menangani beberapa event besar seperti Indonesian Idol, Untung Beliung Britama, Miss Indonesia, Soundrenaline, Arthur’s Day with Mr. Big, Clear Hair Model, dan sebagainya. PT. Unilever Indonesia, Tbk menunjuk Visi Production sebagai EO Pelaksana event tersebut. Event Walls Ice Cream Day di kota Medan dianggap sangat sukses karena membludaknya jumlah peserta melebihi target. Target
15
peserta adalah tujuan utama acara ini diselenggarakan untuk memecahkan rekor MURI dengan peserta makan es krim pertama dan terbanyak di Indonesia. Kesuksesan acara ini tidak lepas dari kinerja manajemen EO dalam menjalankan fungsi event management yang meliputi konsep perencanaan sampai dengan pelaksanaan hingga pengawasan dengan baik. Kerja tim yang solid juga menjadi faktor penting dalam kesuksesan suatu acara. Dengan alasan di atas menimbulkan ketertarikan penulis untuk melakukan penelitian mengenai pengelolaan event management pada event Walls Ice Cream Day di kota Medan pada tanggal 11 Mei 2014. Pada penelitian ini penulis mengambil judul “Analisis Pengelolaan Event Management Pada Event Organizer (Studi Kasus Event Walls Ice Cream Day 2014 di Medan Pada Visi Production)” 1.2
Rumusan Masalah Rumusan masalah pada penelitian ini adalah “Bagaimana proses pengelolaan
event management pada event Walls Ice Cream Day di kota Medan yang diterapkan oleh Visi Production?” 1.3
Tujuan Penelitian Adapun tujuan dari penelitian ini yaitu: Untuk mengetahui pengelolaan event management yang diterapkan oleh Visi
Production pada event “Walls Ice Cream Day” 2014 di Kota Medan yang mana terdapat kelebihan yang dapat dicontoh serta kekurangan yang dapat diperbaiki bila
16
akan melaksanakan kegiatan yang sejenis dan skripsi ini dapat menjadi referensi di masa yang akan datang mengenai hal yang berkaitan di dalamnya. 1.4
Manfaat Penelitian Adapun manfaat yang diperoleh dari penelitian ini adalah sebagai berikut : 1. Perusahaan Hasil penelitian ini diharapkan dapat menjadi masukan dan bahan pertimbangan bagi Visi Production dalam pengelolaan event management dalam rangka menyukseskan event yang mereka tangani. 2. Peneliti Penelitian ini diharapkan dapat memenuhi syarat kelulusan studi Diploma IV Program Studi MICE Jurusan Ilmu Administrasi Niaga Politeknik Negeri Medan dan penelitian ini dapat memberikan manfaat untuk referensi dalam mengembangkan pengetahuan pembaca dan penulis sendiri untuk menambah wawasan serta memperluas pengetahuan mengenai event management. 3. Politeknik Negeri Medan Penelitian ini diharapkan dapat menjadi bahan masukan untuk program studi dan menjadi referensi tambahan bagi mahasiswa/i di masa mendatang, terutama untuk mahasiswa/i Program Studi MICE.
