PENGEMBANGAN SISTEM PENGELOLAAN EVENT PADA BINUSMAYA5

PENGEMBANGAN SISTEM PENGELOLAAN EVENT PADA BINUSMAYA5 Angela Muliawan Universitas Bina Nusantara, Jln. Kebon Jeruk Raya No. 27, (021)53696969/(021)5350655, [email protected]

Zola Universitas Bina Nusantara, Jln. Kebon Jeruk Raya No. 27, (021)53696969/(021)5350655, [email protected]

Brian Alexandro Universitas Bina Nusantara, Jln. Kebon Jeruk Raya No. 27, (021)53696969/(021)5350655, [email protected]

Michael Yoseph Universitas Bina Nusantara, Jln. Kebon Jeruk Raya No. 27, (021)53696969/(021)5350655, [email protected]

Erik Universitas Bina Nusantara, Jln. Kebon Jeruk Raya No. 27, (021)53696969/(021)5350655, [email protected]

ABSTRACT The purpose of the research is to develop a web based-event management system that is integrated to all campuses at Bina Nusantara University so this application can support step by step of event processes and provide reports for events that have been implemented. The research methodology used in this project development is Extreme Programming consisting of planning, design, coding and testing. The results of this research is an event module as a part of Binusmaya version 5 that can manage events from create program, participant, attendance, payment, student committee, SAT point, e-certificate, attendance and participant validation, closing until display report. In addition, this application also allows binusian for register and makes payment confirmation. It can be concluded that this application can help binusian in managing and registering event. Keywords: event management, web application, Bina Nusantara University

ABSTRAK Tujuan dari penelitian ini adalah dapat mengembangkan sistem pengelolaan event berbasis web yang terintegrasi untuk seluruh kampus di Universitas Bina Nusantara sehingga dapat menunjang proses demi proses terjadinya event dan memberikan laporan untuk event yang telah dilaksanakan. Metodologi penelitian yang digunakan Extreme Programming yang terdiri dari planning, design, coding dan testing. Hasil dari penelitian ini adalah sebuah modul event dari aplikasi Binusmaya versi 5 yang dapat mengelola event mulai dari pembuatan program, pendataan peserta, kehadiran, pembayaran, student committee, poin SAT, e-certificate, validasi kehadiran dan peserta, closing hingga melihat laporan. Selain itu, aplikasi ini juga memungkinkan binusian melakukan registrasi dan konfirmasi pembayaran. Dapat disimpulkan bahwa aplikasi ini dapat membantu binusian dalam mengelola maupun melakukan registrasi event. Kata Kunci: pengelolaan event, aplikasi web, Universitas Bina Nusantara

PENDAHULUAN Pada era globalisasi saat ini, mahasiswa sebagai calon pencari kerja membutuhkan banyak kemampuan yang dapat menarik industri untuk memilihnya diantara berjuta-juta kandidat yang juga mencari kerja. Kemampuan ini sangat beragam seperti kemampuan berkomunikasi, bekerja sama dalam kelompok, leadership maupun kemampuan teknikal di masing-masing bidang. Untuk memiliki kemampuan tersebut, seorang mahasiswa harus memiliki banyak pengalaman di masa perkuliahan yang tidak mungkin didapat dari kegiatan belajar mengajar di kelas saja. Pengalaman tersebut akan didapatkan bila mahasiswa aktif dalam mengikuti berbagai kegiatan yang dapat mengasah kemampuan yang dimiliki. Seperti yang ditulis Bob Pearlman pada jurnal yang berjudul Designing New Learning Environments to Support 21st Century Skills, keterampilan dan pengetahuan tidak cukup dibangun dengan mempelajari konten, tetapi dengan mengembangkan keterampilan berkomunikasi, berpikir dan memecahkan masalah serta kemampuan menggunakan teknologi informasi. Universitas Bina Nusantara sebagai universitas yang mencetak ribuan sarjana tiap tahunnya menyadari bahwa mahasiswa perlu diberikan fasilitas untuk mengeskplorasi kemampuan yang dimiliki. Tidak hanya mahasiswa, Universitas Bina Nusantara juga menyadari untuk menyediakan fasilitas pengembangan diri bagi dosen dan karyawan supaya dapat menyediakan layanan yang terbaik bagi universitas. Fasilitas yang diberikan salah satunya adalah dengan mengadakan kegiatan-kegiatan di luar kegiatan belajar mengajar yang dapat diikuti mahasiswa, dosen maupun karyawan. Kegiatan ini terdiri dari banyak jenis dan dapat dipilih berdasarkan minat masing-masing. Contoh kegiatannya adalah seminar, pelatihan teknikal di bidang tertentu, pelatihan softskill dan workshop. Untuk menunjang kegiatan-kegiatan yang diadakan, Universitas Bina Nusantara membutuhkan sistem yang dapat mengelola, mengintegrasi dan menyediakan layanan terbaik untuk semua kampus baik di kampus kemanggisan, alam sutera maupun JWC secara online. Namun, sekarang ini sistem yang ada hanya berjalan di kampus kemanggisan sebagai bagian dari Binusmaya versi 2 dan layanannya belum maksimal. Sistem hanya dapat membantu dalam membuat dan menpublikasikan suatu kegiatan tanpa mahasiswanya dapat mendaftar langsung di kegiatan tersebut. Sedangkan untuk kampus JWC dan Alam Sutera pengelolaan kegiatan masih manual serta tidak terstruktur. Untuk itu dibutuhkan sebuah sistem yang dapat menjawab semua kebutuhan di Universitas Bina Nusantara. Aplikasi pengelolaan kegiatan untuk Universitas Bina Nusantara adalah tanggung jawab IT Division sebagai penyedia layanan teknologi informasi. Sistem pengelolaan kegiatan ini, yang selanjutnya akan disebut sebagai sistem pengelolaan event akan dikembangkan sebagai bagian dari aplikasi Binusmaya versi 5 yang akan mengelola kampus kemanggisan, alam sutera dan JWC. Masalah pada skripsi ini akan diselesaikan dengan cara membuat sistem pengelolaan yang dapat mengintegrasikan semua event di seluruh kampus. Sistem ini diharapkan dalam mempermudah mahasiswa, staff dan dosen dalam melihat jadwal program dan melakukan registrasi secara online. Selain itu, sistem ini diharapkan dapat membuat dan mengawasi event mulai seperti pembayaran, poin SAT, generate e-certificate dan laporan. Sistem juga diharapkan dapat terorganisir dan konsisten. Tujuan yang ingin dicapai dari skripsi ini adalah dapat mengembangkan sistem pengelolaan event berbasis web yang terintegrasi untuk seluruh kampus, menunjang proses demi proses terjadinya event dan memberikan laporan untuk event yang telah dilaksanakan. Manfaat yang diperoleh adalah dapat mempermudah staff, dosen dan mahasiswa dalam melakukan proses registrasi program di kampus manapun secara online, membuat dan mengelola event serta program-program yang ada di dalamnya, mengelola data pembayaran peserta, memberikan notifikasi dan publikasi terjadinya suatu program, mengelola data kehadiran peserta, melakukan validasi status peserta, melakukan transfer poin SAT, membuat e-certificate bagi peserta program dan dapat mengevaluasi pelaksanaan event dalam melihat laporan. Metodologi penelitian yang digunakan dalam mengembangkan aplikasi ini adalah Extreme Programming (XP). Metode ini memiliki 4 tahap yaitu planning, design, coding dan testing, Pada tahap planning dilakukan pengumpulan data, perincian fitur berdasarkan user requirement dan perkiraan waktu pengerjaan. Pada tahap design dilakukan perancangan user interface, database serta menggunakan UML (Unified Modelling Languange). Tahap ketiga adalah coding yaitu dengan konsep refactoring dan pair programming. Yang terakhir adalah tahap testing yaitu dengan melakukan User Acceptance Test. Sistematika penulisan pada penulisan skripsi ini adalah: BAB I PENDAHULUAN Berisi latar belakang, rumusan masalah, ruang lingkup, tujuan dan manfaat, metode penelitian serta sistematika penulisan laporan dari pengembangan sistem yang telah dijalani. BAB II LANDASAN TEORI

BAB III

BAB IV

BAB V

Berisi teori yang berhubungan dengan analisis dan penerapannya dalam sistem. DESKRIPSI UMUM SISTEM PENGELOLAAN EVENT PADA BINUSMAYA5 Bab ini akan memberikan penjelasan mengenai lokasi, sejarah, struktur organisasi, peran/role, sistem yang sedang berjalan, identifikasi masalah, alternatif pemecahan masalah masalah. HASIL DAN PEMBAHASAN Pada bab ini dijelaskan mengenai perancangan sistem, implementasi rancangan aplikasi, dan evaluasi sistem yang telah diimplementasikan. SIMPULAN DAN SARAN Bab ini berisi kesimpulan yang diambil dari seluruh rangkaian perancangan, implementasi dan evaluasi sistem. Bab ini juga akan dituliskan saran yang berguna untuk pengembangan lebih lanjut di masa mendatang.

METODE PENELITIAN Metodologi yang digunakan untuk pengumpulan dan analisis data yakni: 1. Wawancara Wawancara akan dilakukan dengan beberapa pihak yang akan berhubungan dengan sistem ini. Pertama, dengan user yaitu staff binus yang akan mengelola event untuk membahas requirement dari projek ini. Kedua, dengan IT Division sebagai penanggungjawab dari projek Binusmaya5 untuk mendiskusikan masalah teknikal projek. 2. Observasi Observasi dilakukan di sistem sebelumnya yaitu sistem pengelolaan event pada Binusmaya versi 2. Observasi ini dilakukan untuk melihat apa saja yang telah ada, kelemahan dan hal apa yang harus dikembangkan. Sementara itu, metodologi yang digunakan untuk perancangan sistem adalah Extreme Programming (XP). Metode ini memiliki rangkaian proses sebagai berikut: 1. Planning Pada tahap ini akan dilakukan pengumpulan data lalu perincian fitur sesuai dengan kebutuhan user. Pada tahap ini juga akan dilakukan kesepakatan mengenai waktu yang diperlukan untuk proses pengembangan sistem. 2. Design Proses design dalam metode ini memiliki prinsip KIS (Keep It Simple). Dalam proses ini developer akan merancang user interface dan database. Perancangan akan menggunakan bantuan UML (Unified Modelling Languange) yaitu: - Use case diagram Untuk menggambarkan siapa saja yang akan berinteraksi dengan sistem. - Use case narrative Untuk mendeskripsikan secara tekstual bagaimana pengguna berinteraksi dengan sistem untuk menyelesaikan suatu aksi. - Class diagram Untuk menjelaskan struktur dari sistem. - Sequence diagram Untuk menggambarkan interaksi antara objek pada class diagram. 3. Coding Konsep coding yang digunakan adalah pair programming yaitu setiap developer memiliki peran masing-masing. 4. Testing Pengujian pertama dilakukan secara internal oleh Senior System Analyst. Setelah lolos pengujian pertama maka user akan melakukan UAT (User Acceptance Test) beserta dengan evaluasi berkaitan dengan fitur-fitur yang telah dibicarakan pada tahap planning.

HASIL DAN BAHASAN Adapun perkiraan jangka waktu yang digunakan untuk pembuatan sistem ini adalah:

Gambar 1 – Gantt Chart Sistem Pengelolaan Event pada Binusmaya5 Sistem Pengelolaan Event pada Binusmaya5 akan memuat 6 menu sebagai berikut. 1. Master Menu ini berhubungan dengan data-data awal yang diperlukan sebelum event dibuat. Konfigurasi yang terjadi dalam menu ini adalah: a. Menampilkan, menambah, mengubah dan menghapus venue. Venue adalah tempat-tempat diluar Binus untuk program tertentu. b. Menampilkan, menambah, mengubah dan menghapus tipe program. Tipe Program adalah jenis-jenis program yang memiliki level dan tipe untuk nantinya mencari default point SAT program tertentu. c. Menampilkan, menambah, mengubah dan menghapus contributor type. Contributor type akan dihubungkan dengan position di modul SAT untuk mencari default point SAT berdasarkan peran tertentu.

d.

2.

3.

Menampilkan, menambah, mengubah dan menghapus contributor. Contributor adalah orangorang yang menjadi pengisi acara pada program tertentu baik binusian maupun non binusian. Pada menu ini user juga dapat melihat daftar program yang pernah diisi oleh contributor tertentu. My Event Menu ini terkait pada pembuatan event dan hal-hal terkait yang perlu disediakan untuk menunjang terjadinya event. Proses yang terjadi di menu ini adalah: a. Menampilkan, menambah dan mengubah event. Pengubahan event dapat dilakukan selama seluruh program didalamnya belum closing. b. Setelah event dibuat, user dapat melihat, menambahkan, mengubah dan menghapus programprogram didalamnya. Konfigurasi pembuatan dan pengubahan program adalah yang paling banyak yaitu mencakup: program organizer dari program tersebut, subprogram yang dapat berjumlah satu atau lebih bila program terdapat jeda, jenis-jenis tiket beserta cara pembayaran, harga dan kapasitasnya, binusian yang diperbolehkan mendaftar. Setelah program ditambahkan atau diubah, pengisi program dan program organizer akan diberikan email (non binusian) atau notifikasi (binusian). c. User dapat menambahkan, mengubah dan menghapus participant untuk program tertentu. User juga dapat menentukan status dari participant mahasiswa binusian pada program tertentu merupakan kewajiban atau tidak. Hal ini akan berpengaruh pada absensi mahasiswa tetapi tidak langsung melalui sistem. d. User dapat melakukan konfigurasi waktu tapping bagi participant program. Jenis tapping ada 3 yaitu tidak ada tapping, tapping-in saja serta 2 kali tapping saat awal dan akhir acara. Setiap subprogram yang dibuat jenis tapping default-nya adalah tidak ada tapping. e. User dapat melihat dan menerima maupun menolak pembayaran yang dilakukan oleh participant bagi program yang membutuhkan konfirmasi pembayaran. Penerimaan dan penolakan pembayaran dengan alasan tertentu nantinya akan dikirim ke participant terkait. f. User dapat melakukan konfigurasi poin SAT untuk participant, contributor dan event assignee yang berstatus mahasiswa. Sistem akan dengan otomatis mencari status lalu mencari nilai default dari modul SAT. SAT untuk ketiga peran ini akan diatur per kampus dan jenjang bagi setiap perannya. g. User dapat melakukan konfigurasi panitia yang berstatus mahasiswa beserta poin SAT bagi setiap orangnya. Sistem akan memberikan nilai default secara otomatis namun user dapat mengubahnya untuk masing-masing mahasiswa. h. User yang memiliki akses untuk membuat event dapat memberikan akses halaman tertentu kepada binusian lain untuk membantu mengelola event misalnya dalam melakukan validasi pembayaran dan membuka absen. i. Setelah poin-poin diatas sudah dikonfigurasi, ketika pelaksaan suatu subprogram yang dilakukan diluar area kampus dan antisipasi mesin tapping tidak dapat digunakan, user yang mempunyai authorisasi dapat membuka mesin absen dimana participant dapat melakukan input ID yang telah diberikan. Attendance machine hanya dapat menginput participant terdaftar. j. User dapat menambahkan, mengubah dan menghapus e-certificate. E-certificate ini bisa dirancang sesuai keinginan user. E-certificate akan memiliki barcode yang unik untuk setiap orang. Barcode ini nantinya digunakan untuk verifikasi keaslian certificate. E-certificate dapat dibuat setelah program selesai dilaksanakan. Event Validation Menu ini memuat proses yang terjadi setelah event dilaksanakan untuk memeriksa proses-proses sebelumnya. Proses yang terjadi pada menu ini adalah: a. Melakukan validasi kehadiran participant program. Participant binusian yang tidak terdaftar dalam sistem kehadiran dapat terbaca bila melakukan absen dari mesin tapping. b. Melakukan validasi participant program. Pada proses ini akan ditampilkan tanggal pendaftaran, tanggal pembayaran dan status kehadiran. Validasi ini memengaruhi layak atau tidaknya seorang participant menerima e-certificate. c. Setelah peserta program divalidasi, user dapat melakukan 3 hal yaitu closing program, transfer poin SAT bagi mahasiswa terkait dan publish e-certificate. Ketika user sudah melakukan closing pada suatu program maka program tersebut sudah tidak dapat diubah atau

4.

5.

6.

dihapus. Transfer poin SAT dan publish e-certificate dapat dilakukan setelah program telah closing. d. User juga dapat melakukan validasi keaslian e-certificate untuk kebutuhan-kebutuhan tertentu. Report Menu ini terkait dengan pelaporan hasil pelaksaan event beserta program-program didalamnya. Didalamnya terdapat hal-hal sebagai berikut. a. Laporan mengenai daftar dan jumlah participant beserta status dari masing-masing participant. b. Laporan event yang telah dibuat oleh user terkait beserta status dari event-nya. My Event History Menu ini menampilkan history dari event yang telah diikuti oleh user sebagai contributor maupun participant. Pada menu ini user dapat mengunduh e-certificate yang telah publish. Schedule Menu ini berisi daftar event beserta program-program yang dapat diikuti oleh user. Menu ini akan ditampilkan dengan kalender bulanan. Setelah memilih event lalu program yang ingin diikuti, user dapat melakukan proses registrasi dan konfirmasi pembayaran.

SIMPULAN DAN SARAN Simpulan yang diperoleh berdasarkan hasil pengembangan adalah sebagai berikut: 1. Penelitian ini menghasilkan aplikasi Sistem Pengelolaan Event pada Binusmaya5 berbasis web yang telah terintegrasi dan dapat diterima oleh user dalam mengelola event. 2. Fitur e-certificate yang ada dalam aplikasi ini dapat mempermudah user dalam membuat e-certificate. 3. Fitur konfirmasi pembayaran dapat membantu user dalam mengelola pembayaran. 4. Aplikasi ini telah terintegrasi dengan sistem lain yang ada di binusmaya seperti booking ruangan dan SAT sehingga mempermudah user untuk terhubung dengan modul yang lain. 5. Aplikasi ini dapat membantu binusian dalam melihat dan melakukan registrasi online untuk program. 6. Aplikasi ini dapat menyediakan report bagi user sehingga dapat mengevaluasi pelaksanaan event. Terdapat beberapa saran yang diberikan untuk pengembangan aplikasi di masa yang akan datang yaitu: 1. Fitur statistik yang dapat membantu user untuk melakukan analisis event. 2. Fitur synchronize calendar pada bagian schedule agar jadwal event tersinkronisasi dengan email. 3. Integrasi dengan SKYE untuk pembayaran.

REFERENSI Bladen, C., et.al. (2012). Event Management: An Introduction. Routledge. Pressman, R. S. (2010). Software Engineering : A practitioner’s Approach (7th Edition). New York: McGraw Hill. Satzinger, J. W., Jackson, R. B., & Burd, S. D. (2005). Object-Oriented Analysis and Design with the Unified Process. United States of America: Course Technology, Cengage Learning. Whitten, J. L., & Bentley, L. D. (2007). System Analysis and Design Methods. New York: McGraw-Hill.

RIWAYAT PENULIS Angela Muliawan lahir di Jakarta, 9 september 1993. Penulis menamatkan pendidikan S1 di Universitas Bina Nusantara dalam bidang Teknik Informatika pada tahun 2015. Saat ini bekerja sebagai Junior Programmer di IT Division Bina Nusantara. Zola lahir di Perbaungan, 2 April 1994. Penulis menamatkan pendidikan S1 di Universitas Bina Nusantara dalam bidang Teknik Informatika pada tahun 2015. Saat ini bekerja sebagai Junior Programmer di IT Division Bina Nusantara. Brian Alexandro lahir di Manado, 14 september 1993. Penulis menamatkan pendidikan S1 di Universitas Bina Nusantara dalam bidang Teknik Informatika pada tahun 2015. Saat ini bekerja sebagai Junior Programmer di IT Division Bina Nusantara.