ANALISIS PERENCANAAN DAN PENGENDALIAN PERSEDIAAN TERHADAP PERMINTAAN PADA CV. ANDELA JAYA Delinda Nathalie 1401117122 Universitas Bina Nusantara, Jakarta
Abstrak CV. Andela Jaya adalah perusahaan distributor yang bergerak di bidang perdagangan dan distribusi bahan-bahan bangunan khususnya cat yang di produksi oleh PT. ICI Paints Indonesia.. Persediaan merupakan salah satu asset yang paling penting karena dengan pengelolaan persediaan yang tepat maka perusahaan tersebut dapat memenuhi permintaan konsumen dengan tepat waktu dan tepat jumlah dalam proses pendistribusiannya sehingga hal ini dapat meningkatkan kualitas pelayanan. Tujuan dari penelitian ini adalah untuk mengetahui perencanaan dan pengendalian yang persediaan yang dapat diterapkan di perusahaan agar tidak terjadi kelebihan atau kekurangan persediaan barang di gudang. Penelitian ini merupakan penelitian deskriptif, dan teknik pengumpulan data yang digunakan adalah wawancara langsung dengan pihak internal perusahaan yang dapat dipercaya. Data-data yang terkumpul kemudian dianalisis dengan menggunakan metode peramalan (forecasting) untuk meramalkan permintaan periode berikutnya dan EOQ (inventory) untuk mengetahui jumlah pemesanan dan persediaan yang ekonomis. Selain mengunakan perhitungan manual, juga dilakukan pengujian menggunakan program QM for Windows (Quantitative Method). Dari hasil penelitian dapat diketahui bahwa apabila dilakukan penelitian dan perhitungan yang baik maka didapatkan hasil perencananaan dan pengendalian persedian yang tepat bagi perusahaan dalam pemenuhan permintaan. (DN) Kata kunci : Manajemen Operasional, Peramalan, Persediaan, Distribusi, Cat. Abstract CV. Andela Jaya is a distribution company that switch in raw material building trading and distribution, especially in paints production that produced by PT. ICI Paints. Inventory is the most valueble asset because with exact inventory control the company can ability to fulfil the demands on time and reliable in quantity in distribution process so this action can increase quality service. The purpose of this research is to know the planning and control into inventory that can be applied in company which is unless over or less quantity in inventory. This research is such a descriptive research and the tecnique of data collect which used is direct interview to manager’s of company officially. The data’s that collect for further to be analyzed using forecasting method for forecast the next demands period and EOQ (Economic Order Quantity and Inventory) to determine the amount of inventory ordering and economical. Beside the manually calculation, in doing others way using the program that is QM for Windows (Quantitative Management). The final statement of research can be known if we doing the correct calculation of inventory planning and control will be getting the exact result. (DN) Keywords : Operational Management, Forecasting, Inventory, Distribution, Paints.
Pendahuluan Dalam era globalisasi saat ini, terdapat banyak aspek terkait yang dipengaruhi, salah satu yang terkuat yaitu aspek pertumbuhan ekonomi. Dimana dalam dunia bisnis tingkat pertumbuhan ekonomimenjadi sangat pesat akibat adanya berbagai macam inovasi-inovasi tercipta serta relasi usaha yang terjalin baik dari dalam negeri maupun luar negeri, serta dalam berbagai macam bidang usaha antara lain bidang jasa maupun industri yang meliputi industri perakitan, industri barang jadi atau setengah jadi. Sebagai contoh dalam dunia industri, dewasa ini dunia perindustrian menjadi sangat ketat, dimana tercipta persaingan antar perusahaan-perusahaan dalam dunia bisnis. Mereka berlomba-lomba untuk menciptakan suatu inovasi serta perubahan yang lebih maju dan inovatif yang menjadikan suatu value / nilai jual lebih terhadap pasar konsumen dalam menunjang aspek kehidupan sehari-hari. Untuk perusahaan distribusi kegiatan operasionalnya adalah dalam hal pengadaan atau persediaan barang dan jasa agar dapat memenuhi permintaan konsumen. Hal ini penting untuk diperhatikan mengingat modal yang dikeluarkan cukup besar. Persediaan yang ada dalam distribusi perusahaan tersebut akan mempengaruhi tingkat pelayanan karena hal ini berkaitan dengan pemenuhan kebutuhan pelanggan. Salah satu cara yang dipakai oleh perusahaan adalah dengan memperbaiki sistem internalnya seperti sistem pendistribusian atau operasional suatu organisasi. Dalam mengelola peramalan persediaan maka dibutuhkan manajemen operasional khususnya manajemen persediaan dan pengadaan yang tepat agar semua dapat berjalan dengan tepat dan terstruktur. Keunggulan kegiatan operasional suatu perusahaan distribusi dilihat dari bagaimana cara perusahaan mengoptimalisasi layanan tepat waktu dalam proses pemesanan hingga pengiriman barang sampai ke pelanggan serta kepedulian terhadap lingkungan dan sosialnya menjadi faktor penting yang sulit untuk ditiru atau mungkin juga sedikit sulit untuk diterapkan. Dalam memenuhi kebutuhan konsumen, perusahaan distribusi dituntut untuk mampu memenuhi seluruh permintaan, untuk memenuhi permintaan barang ataupun jasa maka digunakan metode peramalan agar dapat memperkirakan kebutuhan yang dibutuhkan di masa yang akan datang. Penumpukan barang di gudang berarti adanya pembengkakan biaya simpan, maka dari itu perusahaan harus memperhitungkan biaya persediaan yang yang optimal yang diukur sebagai persentase untuk periode tertentu. Dengan demikian perlunya dilakukan penelitian dengan metode sistem peramalan yang akan membantu perusahaan dalam membuat perencanaan mengenai perkiraan permintaan untuk periode periode berikutnya, serta menganalisis bagaimana persediaan dari CV. Andela Jaya sehingga persediaannya dapat disesuaikan dengan peramalan yang dilakukan agar tidak terjadi penumpukkan barang ataupun kekurangan barang dan CV. Andela Jaya juga harus menyesuaikan pendistribusiannya dengan peramalan dan persediaannya agar dapat membuat pengelolaan distribusi yang baik, untuk menghindari terjadinya keterlambatan dalam pengiriman barang kepada para customer. Identifikasi Masalah 1.
Bagaimana menentukan tingkat permintaan cat Catylac yang tepat bagi CV. Andela Jaya dalam periode berikutnya?
2.
Bagaimana menentukan tingkat persediaan yang optimal di gudang jika menggunakan sistem yang baru pada CV. Andela Jaya?
3.
Bagaimana perbandingan biaya sebelum dan sesudah dilakukannya EOQ untuk mengetahui evaluasi dan rekomendasi pengendalian internal pada sistem operasional atas pengelolaan barang dagang pada CV. Andela Jaya?
Tujuan 1. 2. 3.
Untuk menentukan tingkat permintaan yang tepat bagi CV. Andela Jaya pada periode berikutnya. Untuk mengetahui jumlah persediaan barang di gudang yang optimal jika menggunakan sistem yang baru pada CV. Andela Jaya. Untuk membandingkan biaya-biaya yang dikeluarkan perusahaan agar mendapatkan solusi terbaik yang sebaiknya dilakukan oleh CV. Andela Jaya dalam melakukan pengendalian sistem operasional persediaan barang dagang.
Landasan Teori Peramalan ( Forecasting ) adalah seni dan ilmu untuk memperkirakan kejadian di yang akan datang. Hal ini dapat dilakukan dengan melibatkan pengambilan data masa lalu dan menempatkannya ke masa yang akan datang dengan suatu bentuk model matematis. Economic Order Quantity (EOQ) adalah kuantitas jumlah pesanan yang meminimalkan biaya total penyimpanan barang dan biaya pemesanan. Metode Penelitian Metode yang dipakai adalah deskriptif. Penelitian yang bersifat deskriptif adalah suatu penelitian yang dilakukan dengan cara pengumpulan data yang berkaitan dengan masalah yang sedang terjadi dalam suatu perusahaan, yang akan diteliti, kemudian datanya diolah, diintepretasikan dan dianalisis sehingga memperoleh gambaran bahwa adanya masalah. Data-data yang digunakan merupakan data primer karena diperoleh melalui wawancara langsung dengan pihak manager perusahaan, serta data primer yang didapatkan dengan melakukan studi pustaka. .Kriteria optimasi yang digunakan adalah : •
Analisis Peramalan (Forecasting) Digunakan permintaan toko retail terhadap produk-produk CV. Andela Jaya, dimana permintaan ini merupakan salah satu variabel yang digunakan dalam menganalisis peramalan permintaan produk dimana melakukan analisis peramalan pada permintaan CV. Andela Jaya pada tahun 2012 dan 2013 untuk meramalkan permintaan pada Januari tahun 2014. •
Pengendalian Persediaan (Inventory) Digunakan untuk mengetahui seberapa banyak jumlah pesanan yang diminta retailer dengan melihat persediaan yang diperlukan pada CV. Andela Jaya,dan digunakan untuk menghindari kelebihan barang atau kekurangan persediaan yang menyebabkan kerugian, dan dapat memenuhi permintaan retailer yang mendadak jika pesanan dalam jumlah banyak.
. Hasil dan Pembahasan Setelah dilakukan penelitian ternyata perusahaan sebaiknya melakukan peramalan dengan menggunakan metode Linear Rergression karena metode Linear Regression menghasilkan MAD dan MSE yang terendah dari ke-5 metode yang telah digunakan. Hal ini dapat dilihat pada gambar berikut :
Gambar 1 Hasil Perhitungan Forecasting
Lalu setelah dilakukan Economic Order Quantity, mencari jumlah pemesanan yang optimal bagi perusahaan : Tabel 1 Hasil Perhitungan EOQ No.
Produk
EOQ
Re-Order Point
Frekuensi Pemesanan
1.
Catylac New
15.455 unit
7.727 unit
6 kali
2.
Catylac Exterior Base
14.076 unit
7.038 unit
6 kali
3.
Catylac Exterior
13.667 unit
6.833 unit
6 kali
Lalu setelah dilakukan Economic Order Quantity, ternyata pengeluaran perusahaan menjadi berkurang dari sebelumnya, hal ini dapat terlihat pada tabel berikut : Tabel 2 Pengeluaran perusahaan sebelum melakukan EOQ Produk
Biaya Pemesanan
Biaya Penyimpanan
Cat Catylac New
Frekuensi
Biaya Per
Pemesanan
Pesanan
14
Rp 2.319.000
Biaya Pemesanan
Rp 32.466.000
Rp 22.000
Cat Catylac
14
Rp 2.132.000
Rp 29.848.000
Rp 18.000
14
Rp 2.132.000
Rp 29.848.000
Rp 18.000
Rp 92.162.000
Rp 58.000
Exterior Base Cat Catylac Exterior Total Biaya Total Biaya Pemesanan + Penyimpanan
Rp 150.162.000
Jadi, total biaya yang dikeluarkan perusahaan sebelum melakukan EOQ sebesar Rp 150.162.000,-
Tabel 3 Pengeluaran perusahaan setelah melakukan EOQ Produk
Biaya Pemesanan
Biaya Penyimpanan
Frekuensi
Biaya Per
Pemesanan
Pesanan
Biaya Pemesanan
Cat Catylac New
6
Rp 2.319.000
Rp 13.914.000
Rp 22.000
Cat Catylac
6
Rp 2.132.000
Rp 12.792.000
Rp 18.000
6
Rp 2.132.000
Rp 12.792.000
Rp 18.000
Rp 39.678.000
Rp 58.000
Exterior Base Cat Catylac Exterior Total Biaya Total Biaya Pemesanan + Penyimpanan
Rp 39.736.000
Total biaya yang harus dikeluarkan perusahaan setelah melakukan EOQ adalah sebesar Rp 39.736.000,- Dapat dilihat bahwa perusahaan akan mendapatkan keuntungan setelah melakukan perhitungan biaya dengan metode EOQ, yaitu sebesar Rp 150.162.000 – Rp 39.736.000 = Rp 110.426.000,Tentunya dengan hasil menggunakan sistem baru, dapat dilihat bahwa frekuensi pemesanan yang optimal sebanyak 6 kali dalam setahun selain itu, perusahaan dapat meminimalkan biaya pemesanan untuk cat Catylac.
Implikasi Hasil Penelitian Implikasi dari solusi yang dipilih diharapkan dapat direalisasikan dari penelitian ini adalah : 1. Untuk mengatasi masalah memproyeksikan permintaan cat Catylac, peneliti menggunakan analisis peramalan (forecasting) untuk mengetahui kondisi permintaan untuk periode berikutnya. Dan diharapkan metode ini dapat mempermudah perusahaan dalam memperkirakan permintaan konsumen pada periode berikutnya. Hal ini mendukung teori penelitian peramalan yang dilakukan oleh jurnal Forecasting For Inventory Control, yaitu ada 6 metode yang sebaiknya digunakan Naive Method, Moving Averages, Weighted Moving Average, Exponential Smoothing, Exponential Smoothing with Trend dan Linear Regression untuk membandingkan MAD dan MSE (kesalahan/error) terkecil.
2. Untuk mengatasi masalah persediaan perusahaan, peneliti menggunakan analisis EOQ, yang akan menampilkan kondisi baru persediaan barang dagang perusahaan dan cadangan, untuk mengatasi lead time yang berlebihan dan melambungnya permintaan pelanggan serta mencegah terjadinya penumpukkan barang di gudang. Data yang digunakan bersifat dependent dikarenakan data persediaan yang ada di gudang serta di sistem perusahaan tidak sesuai, peneliti menggunakan permintaan berdasarkan hasil peramalan yang sudah diolah untuk memprediksikan jumlah pemesanan yang optimal bagi perusahaan.
SIMPULAN DAN SARAN Simpulan Kesimpulan berdasarkan analisis yang telah dilakukan peneliti di CV. Andela Jaya adalah sebagai berikut : 1. Berdasarkan perhitungan yang telah dilakukan untuk menentukan tingkat permintaan yang tepat adalah dengan menggunakan metode peramalan (forecasting), terdapat 6 metode yang digunakan untuk membandingkan MAD dan MSE terkecil, yaitu Naive Method, Moving Averages, Weighted Moving Averages, Exponential Smoothing, Exponential Smoothing with Trend dan Linear Regression. Dari keenam metode tersebut lalu membandingkan MAD dan MSE terkecil. Setelah diolah, hasil yang diperoleh adalah dengan menggunakan metode Linear Regression adalah metode yang tepat untuk menghitung peramalan permintaan periode berikutnya, setelah dilakukan analisis menggunakan software QM for windows (Quantitative Management). 2. Metode yang dapat digunakan untuk menghitung persediaan yang tepat perusahaan adalah dengan menggunakan EOQ, sebagai pengendalian persediaan dilakukan dengan menghitung tingkat pemesanan kembali (Re-Order Point) yang menunjukkan tingkat jumlah persediaan cat saat perusahaan harus melakukan pemesanan kembali (ROP) cat Catylac tersebut, agar dapat berjalan dengan baik dan lancar, untuk (cat Catylac New = 7.727 unit, cat Catylac Exterior Base = 7.038 unit, cat Catylac Exterior = 6.833 unit) serta menghitung safety stock agar tidak terjadi penumpukkan atau kekurangan stok cat di gudang. 3. Setelah melakukan perbandingan biaya yang dapat diminimalisasi setelah dilakukanya peramalan dan pengendalian persediaan berupa biaya pemesanan, karena sebelum dilakukan pengendalian persediaan perusahaan melakukan pemesanan sebanyak 14 kali dalam setahun, sedangkan setelah dilakukan pengendalian persediaan hanya membutuhkan pemesanan sebanyak enam kali dalam setahun, dan perusahaan mendapat keuntungan dari biaya pemesanan yang dapat dihemat setelah dilakukan pengendalian persediaan sebesar Rp 110.426.000,-. Jadi solusi yang harus dilakukan oleh perusahaan untuk memperbaiki sistem internal operasional adalah dengan menggunakan metode perhitungan peramalan (forecasting) dan persediaan (EOQ). Saran Saran yang penulis dapat berikan kepada perusahaan CV. Andela Jaya setelah melakukan penelitian pada bagian operasional yaitu persediaan pada cat Catylac, yaitu : 1. Perusahaan sebaiknya menggunakan metode peramalan (forecast) untuk mengetahui jumlah permintaan pada periode berikutnya sehingga proses penjualan dapat terlaksana dengan baik 2. Perusahaan sebaiknya menghitung dan memperkirakan kapan waktu pemesanan harus dilakukan agar pemesanan yang dilakukan dapat efektif dan dapat mengurangi resiko kerugian. 3. Perusahaan seharusnya melakukan perencanaan pengendalian persediaan (EOQ) agar dapat merencanakan jumlah persediaan yang tepat dan juga agar tidak terjadi penumpukan stok barang di gudang.
4. Harus dilakukan pengecekan atau pendataan ulang pada gudang setelah melakukan proses pengiriman berdasarkan pemesanan agar adanya stok opname yang tertata dengan baik.
DAFTAR PUSTAKA Assuari, S. (2008). Manajemen Persediaan dan Operasi (edisi operasi). Jakarta: Lembaga Penerbit FEUI Gaspersz, Vincent (2005). Production Planning and Inventory Control berdasarkan pendekatan Sistem Terintegrasi MRP II dan JIT Menuju Manufacturing 21. PT.Gramedia Pustaka Utama, Jakarta Heizer, Jay, Barry Rander. (2005). Manajemen Operasi (Judul Asli: Operation Management, diterjemahkan oleh: Dwianoegrahwati dan Indra Almadhy) Buku 1. Edisi ketujug Salemba Empat, Jakarta Cowman, Ken. Materials Management and Distribution 51. 2 (Mar 2006): Vol. 67. Fildes, R; Nikolopoulos, K; Crone, S F; Syntetos, A A. (2008). The Journal of the Operational Research Society 59. 9 1150-1172. Jose L. Gonzalez and Daniel Gonzalez. (2010). Analysis of An Economic Order Quantity and Reorder Point Inventory Control Model fof Company XYZ. San Luis Obispo Ruswan dan Mario Pradipta. (2011). Analisis Penentuan Metode Peramalan Pembelian dan Pengendalian Persediaan Bahan Baku pada PT. Kharisma Multi Usaha, Jakarta http://ebookbrowsee.net/01-forecastingforinventory-pdf-d430929703 http://search.proquest.com/docview/227983846/13E8539588133A56C6E/10?accountid=31532 http://search.proquest.com/docview/231329603/13E853B67AF58C20844/9?accountid=31532
RIWAYAT PENULIS Delinda Nathalie lahir di kota Cirebon pada tanggal 16 Desember 1991. Penulis menamatkan pendidikan S1 di Universitas Bina Nusantara dalam bidang Bisnis Manajemen pada tahun 2014.
