ANALISIS PERANCANGAN SISTEM E-LEARNING UNTUK PELATIHAN KARYAWAN DI PT PUPUK KALIMANTAN TIMUR Helsa Caesari1, Agus Putranto2, Sevenpri Candra3 Bina Nusantara University, Jl. K.H. Syahdan No.9 Jakarta 11480 Indonesia, 021-5345830/5300244, Email :
[email protected],
[email protected],
[email protected]
ABSTRACT
Problems faced by company today is the implementation of the training process hampered by the limitations of space and time so that less effective. This is caused by the spread of the number of employees in various cities in Indonesia and limited classroom space and time of training for both employees and prospective employees. Therefore, this thesis aimed to design e-learning systems that will support the training process within the company and proposing types of media for delivery of materials through the system. The methodology used in this paper consists of analysis methods include IFE, EFE, IE, SWOT matrix analysis and QSPM equipped with e-learning strategy using e-learning roadmap and design method using object-oriented approach. The results of this thesis will be design of e-learning systems that support the training process both prospective employees and employees at PT Pupuk Kalimantan Timur. This system allows prospective employees and employees to conduct training activities without the restrictions of time and place. In addition, the system also supports company to manage training administration processes. The conclusion of this thesis is the implementation of e-learning systems will support the company's goals in order to improve the quality of its human resources and gives flexibility of place and time for both employees and prospective employees. Keywords : e-learning, training, learning management system (LMS), media, SWOT.
ABSTRAK
Masalah yang dihadapi perusahaan saat ini adalah pelaksanaan proses pelatihan yang terhambat oleh keterbatasan tempat dan waktu sehingga kurang efektif. Hal ini disebabkan oleh tersebarnya jumlah karyawan di berbagai kota di Indonesia dan terbatasnya ruang kelas serta waktu pelatihan baik bagi calon karyawan maupun karyawan. Oleh karena itu penulisan skripsi ini ditujukan untuk merancang sistem e-learning yang akan mendukung proses pelatihan di dalam perusahaan dan mengusulkan jenis media untuk penyampaian materi melalui sistem. Metodologi yang digunakan dalam skripsi ini terdiri dari metode analisis meliputi matriks IFE, EFE, IE, SWOT dan QSPM dilengkapi dengan analisis strategi e-learning menggunakan e-learning roadmap dan metode perancangan menggunakan pendekatan berorientasi objek. Hasil dari skripsi ini berupa hasil perancangan sistem e-learning yang mendukung proses pelatihan baik
calon karyawan maupun karyawan di PT Pupuk Kalimantan Timur. Sistem ini memungkinkan calon karyawan dan karyawan melaksanakan kegiatan pelatihan tanpa batasan waktu dan tempat. Selain itu sistem ini juga mendukung perusahaan mengelola proses administrasi pelatihannya. Kesimpulan dari skripsi ini adalah penerapan sistem e-learning mendukung tujuan perusahaan dalam rangka mengembangkan kualitas sumber daya manusianya dan memberikan fleksibilitas tempat dan waktu bagi peserta pelatihan baik calon karyawan maupun karyawan. Kata kunci : e-learning, pelatihan, learning management system (LMS), media, SWOT.
PENDAHULUAN Alasan pemilihan topik ini didasari oleh latar belakang bahwa proses belajar merupakan proses yang tidak pernah berhenti selama manusia hidup. Begitu pula dengan perusahaan, selama sebuah perusahaan masih terus beroperasi maka proses belajar merupakan proses yang sangat penting bagi perkembangan perusahaan. Proses pembelajaran berkaitan erat dengan sumber daya manusia karena cara sebuah perusahaan belajar adalah melalui seluruh sumber daya manusia yang menjalankan perusahaan tersebut. Alasan ini senada dengan pendapat Grant(1996), bahwa peran perusahaan adalah sebagai institusi yang mengintegrasikan pengetahuan. Hal ini didasarkan pada dua asumsi, yang pertama penciptaan pengetahuan adalah aktivitas individual dan yang kedua peran utama perusahaan adalah sebagai pengaplikasi pengetahuan pada proses produksi. Lebih lanjut pada sumber yang sama Simon(1991:125), juga berpendapat bahwa sebuah perusahaan itu belajar dengan dua cara yaitu melalui orang-orang dalam perusahaan atau mendapatkan orang baru yang mempunyai pengetahuan yang belum ada di perusahaan. Orang-orang dalam perusahaan yaitu para karyawan melalui kemampuannya berperan penting untuk memajukan perusahaan. Pendidikan/pelatihan adalah salah satu cara perusahaan meningkatkan kemampuan para karyawan tersebut. Kegiatan pelatihan pada era teknologi informasi seperti sekarang ini tidak lagi terbatas pada penggunaan ruang kelas, tetapi dengan memanfaatkan teknologi informasi proses pelatihan menjadi berbeda. Teknologi informasi merupakan salah satu hal yang memberi banyak keuntungan dalam segala bidang termasuk untuk pelatihan karyawan di perusahaan. Dengan memanfaatkan teknologi informasi, masalah seperti banyaknya karyawan yang tersebar di berbagai tempat atau terbatasnya waktu pelatihan dapat teratasi dengan baik. Proses belajar yang penyampaian bahan belajarnya menggunakan aplikasi elektronik dengan media internet, intranet, atau jaringan komputer lain dapat disebut e-learning (Effendi dan Zhuang, 2005:6). E-learning sebenarnya memiliki ruang lingkup yang lebih luas tidak hanya mencakup proses belajar-mengajar di institusi formal seperti sekolah atau non-formal seperti tempat kursus. Di dalam perusahaan e-learning juga dapat diterapkan untuk kegiatan pelatihan karyawan. Perusahaan yang dibahas pada penulisan ini adalah PT Pupuk Kalimantan Timur (selanjutnya disebut PT Pupuk Kaltim) yang berpusat di Kota Bontang, Kalimantan Timur. PT Pupuk Kaltim merupakan produsen pupuk dengan wilayah distribusi terbesar di Indonesia yaitu meliputi dua pertiga wilayah Indonesia. Produksi utama PT Pupuk Kaltim adalah urea dan amoniak. Jumlah karyawan PT Pupuk Kaltim sampai akhir tahun 2010 adalah 2.520 orang dan tersebar di berbagai kota di Indonesia. Dengan misi perusahaan untuk memaksimalkan nilai perusahaan melalui pengembangan SDM, Bagian Diklat dan Manajemen Pengetahuan di PT Pupuk Kaltim sebagai ujung tombak pengembangannya. Salah satu tanggung jawabnya adalah merencanakan dan melaksanakan semua program pelatihan yang dibutuhkan oleh perusahaan. Mulai dari pelatihan untuk para calon karyawan baru, pelatihan in-house (pelatihan di dalam lingkungan PT Pupuk Kaltim) dan off-site (pelatihan di luar lingkungan PT Pupuk Kaltim) yang berdasarkan soft-competency (jenis kompetensi yang berkaitan erat dengan kemampuan untuk mengelola proses pekerjaan, hubungan antar manusia serta membangun interaksi dengan orang lain) dan hardcompetency (jenis kompetensi yang berkaitan erat dengan kemampuan fungsional/teknis suatu pekerjaan) untuk para karyawan lama, serta jenis pelatihan lain. Proses pelatihan secara umum dimulai dari pengidentifikasian kebutuhan pelatihan, merencanakan pelatihan termasuk waktu, tempat dan jumlah karyawan yang akan mengikuti pelatihan, melaksanakan pelatihan, dan mengevaluasi pelatihan tersebut. Pelatihan yang dilakukan oleh PT Pupuk Kaltim selama ini masih kurang efektif baik untuk karyawan maupun calon karyawan. Hal ini disebabkan oleh adanya hambatan akibat keterbatasan tempat dan waktu. Keterbatasan tempat seperti jumlah ruangan kelas di Departemen Diklat yang hanya beberapa ruangan tidak sebanding dengan banyaknya pelatihan yang dilaksanakan setiap tahun dan posisi karyawan ada yang tersebar di berbagai kota di Indonesia. Sementara keterbatasan waktu seperti waktu pelatihan di kelas yang sudah ditentukan sehingga jika ada karyawan yang berhalangan hadir untuk mengganti waktu pelatihan tidak mudah dan apabila jumlahnya sedikit pemakaian sumber daya (seperti ruang kelas) tidak efisien
mengakibatkan pelatihan dapat ditunda dulu. Selain keterbatasan tersebut, pelaksanaan pelatihan saat ini juga mempunyai kekurangan seperti pengelolaan pelatihan yang masih bersifat manual. Tujuan dari skripsi ini adalah pertama mengidentifikasi dan menganalisis kebutuhan jenis media untuk materi pelatihan berbasis internet yang sesuai dan dapat disampaikan melalui sistem e-learning. Kedua merancang sistem e-learning untuk mendukung proses pelatihan karyawan pada jenis pelatihan yang terkait dengan soft-competency serta mendukung pelatihan calon karyawan.
METODOLOGI PENULISAN Setelah perumusan masalah dilakukan, metodologi penulisan dimulai dari metode pengumpulan data meliputi wawancara dengan pihak perusahaan, penyebaran angket kepada 96 sampel dengan menggunakan rumus slovin (Umar, 2004:108) dan teknik random sampling, pengamatan terhadap data dan aktivitas dalam perusahaan serta studi pustaka. Kemudian metode analisis meliputi analisis perencanaan strategis (David, 2011:209) yang terdiri dari 3 langkah yaitu tahap penginputan menggunakan matriks evaluasi faktor internal (IFE) dan matriks evaluasi faktor eksternal (EFE), tahap pencocokan menggunakan matriks internal-eksternal(IE) dan matriks SWOT, dan tahap pengambilan keputusan menggunakan Quantitative Strategic Planning Matrix (QSPM). Analisis strategi e-learning menggunakan e-learning roadmap (Moore, 2007:1-7), dan analisis model indikator instruksional untuk pemilihan media penyampaian materi (Martin, 2008). Terakhir metode perancangan sistem menggunakan pendekatan berorientasi objek yang terdiri dari perancangan rich picture (Mathiassen et al, 2000:26-29), perancangan usecase diagram (Bennett et al, 2006:145-146), perancangan class diagram (Bennett et al, 2006:180-187; Satzinger et al, 2009:60,187), perancangan sequence diagram (Bennett et al, 2006:253), dan perancangan layar.
HASIL DAN BAHASAN Di bagian ini akan dijelaskan mengenai metode yang dipakai serta hasil dari penerapan metode tersebut untuk mencapai tujuan penulisan.
Analisis Perencanaan Strategis Dari perumusan masalah pada bagian pendahuluan di atas kemudian dilakukan analisis perencanaan strategis yang bertujuan untuk menentukan strategi apa yang cocok diterapkan sebagai solusi permasalahan yang ada. Tahapan-tahapan analisis adalah sebagai berikut : 1. Matriks Evaluasi Faktor Internal (IFE) untuk mengetahui kekuatan dan kelemahan perusahaan. Berdasarkan hasil perhitungan matriks evaluasi faktor internal perusahaan, diperoleh total nilai 2,76. Nilai ini menunjukkan bahwa PT Pupuk Kaltim memiliki posisi internal di atas rata-rata dan mampu memanfaatkan kekuatan yang dimiliki perusahaannya untuk mengatasi kekurangan yang ada. Daftar faktor-faktor ini dapat dilihat pada matriks SWOT (tabel 1) di bagian bawah. 2.
Matriks Evaluasi Faktor Eksternal (EFE) untuk mengetahui peluang dan ancaman yang dihadapi perusahaan. Berdasarkan hasil perhitungan matriks evaluasi faktor eksternal perusahaan, diperoleh total nilai 3,42. Nilai ini menunjukkan bahwa PT Pupuk Kaltim memiliki posisi eksternal di atas rata-rata yang berarti perusahaan memiliki kemampuan untuk merespon peluang yang ada dan meminimalkan dampak dari ancaman. Daftar faktor-faktor ini dapat dilihat pada matriks SWOT (tabel 1) di bagian bawah.
3.
Matriks Internal-Eksternal(IE) untuk mengetahui posisi perusahaan saat ini berdasarkan faktor internal dan eksternal sebelumnya. Berdasarkan nilai IFE sebesar 2,76 dan EFE sebesar 3,42 menempatkan perusahaan pada area II. Posisi ini berarti perusahaan termasuk kelompok perusahaan dengan kondisi tumbuh dan berkembang. Pada kondisi tumbuh dan berkembang strategi yang dapat diusulkan adalah strategi intensif seperti market penetration, market development, dan product development atau strategi integratif seperti forward integration, backward integration, dan horizontal integration.
4.
Matriks SWOT untuk mengidentifikasi berbagai alternatif strategi yang dapat dilakukan perusahaan berdasarkan pada faktor internal dan eksternalnya.
FAKTOR INTERNAL
FAKTOR EKSTERNAL Opportunities
Tabel 1 Matriks SWOT untuk PT Pupuk Kaltim Strengths 1. Merupakan anak perusahaan dari perusahaan yang berstatus BUMN 2. Pembangunan pabrik baru yang kelima dan boiler batubara 3. Merupakan produsen pupuk terbesar di Indonesia yang menangani dua pertiga wilayah Indonesia 4. Pengimplementasian sumber daya manusia (SDM) berbasis kompetensi dan banyaknya pelaksanaan jumlah pelatihan setiap tahun 5. Kualitas karyawan senior yang hebat, solid & diakui negara lain
Weaknesses 1. Terkendalanya pelaksanaan pelatihan karyawan karena karyawan yang tersebar di berbagai kota di Indonesia 2. Adanya knowledge gap antara karyawan junior dan senior dalam perusahaan 3. Pengelolaan pelatihan yang masih manual dan tingginya biaya yang dikeluarkan 4. Budaya solid perusahaan yang mulai luntur 5. Jenis pekerjaan pabrik yang membuat karyawan jenuh dan berisiko tinggi
Strategi SO
Strategi WO
1. Jumlah pengguna internet yang terus meningkat • Menambah kapasitas produksi pabrik untuk pasar • Memanfaatkan internet untuk memberi variasi internasional(S2,O2) bentuk materi pelatihan & melakukan 2. Terbukanya peluang pasar internasional pengelolaan pelatihan dengan LMS berbasis 3. Cadangan batubara yang melimpah di Kalimantan • Mengamankan sumber bahan baku batubara yang melimpah Timur
di Kaltim untuk jaminan produksi (S1,S2,S3,O3,O5)
internet (O1,W1,W2,W3)
4. Membaiknya kinerja perekonomian Indonesia • Melakukan pelatihan karyawan dari senior ke junior melalui • Memberikan materi pelatihan umum di luar dari yang berhubungan dengan pekerjaan sehari-hari internet (S4,S5,O1) 5. Ketersediaan pupuk merupakan bagian program ketahanan pangan nasional
(O1,W5)
Threats Strategi ST Strategi WT 1. Operasional perusahaan sangat tergantung pada • Memanfaatkan batubara sebagai pengganti gas alam (S2,T2) • Memperkuat nilai positif & penetrasi budaya kebijakan atau peraturan pemerintah perusahaan melalui pelatihan karyawan untuk • Meningkatkan kualitas karyawan melalui pelatihan antar 2. Bahan baku produksi berupa gas alam jumlahnya menghindari pengaruh negatif politik (W2,T4) karyawan untuk menghadapi persaingan internasional semakin berkurang (S4,S5,T3) • Memberikan materi pelatihan umum diluar dari 3. Persaingan bisnis urea dan amoniak di pasar • Mengembangkan industri di bidang baru atau komoditi yang yang berhubungan dengan pekerjaan sehari-hari internasional (W1,W2,T2,T5) tidak terkait regulasi (S4,S5,T1, T2,T3) 4. Pengaruh kondisi politik Indonesia • Mempersiapkan calon karyawan sejak awal 5. Perubahan iklim yang mempengaruhi permintaan dengan pelatihan/materi berorientasi masa pasar depan(W2,T3)
Berdasarkan matriks SWOT pada tabel 1 dan matriks internal-eksternal sebelumnya terdapat dua kelompok strategi utama yang dapat diusulkan yaitu dengan mengembangkan jenis produk baru berbahan baku batubara dan mengembangkan industri di bidang/komoditi baru. Strategi ini dapat dikelompokkan ke dalam strategi product development. Sementara strategi lainnya adalah dengan membangun Learning Management System (LMS) untuk pengelolaan pelatihan & mengembangkan alternatif penyampaian materi pelatihan berbasis internet. Strategi ini dipandang sebagai sebuah jenis strategi intensif yang mendukung tumbuh kembang perusahaan ke depan. Kedua alternatif strategi ini kemudian saling dibandingkan pada tahap terakhir dari analisis strategi menggunakan QSPM. 5.
Matriks Perencanaan Strategik Kuantitatif (QSPM) untuk QSPM digunakan untuk membuat keputusan dari pilihan-pilihan strategi yang telah diusulkan pada matriks SWOT. Pada bagian ini ada dua alternatif strategi yang dibandingkan. Alternatif strategi pertama adalah membangun Learning Management System (LMS) untuk pengelolaan pelatihan & mengembangkan alternatif penyampaian materi pelatihan berbasis internet, sedangkan alternatif strategi kedua adalah memanfaatkan batubara untuk produksi dan mengembangkan industri di bidang baru contohnya agribisnis. Perbandingan dilakukan menggunakan tabel dengan memberi nilai (1-4) pada setiap strategi berdasarkan faktor internal dan eksternal yang terkait. Berdasarkan hasil matriks perencanaan strategik kuantitatif (QSPM) kemudian diperoleh nilai untuk alternatif strategi pertama (membangun LMS) yaitu 3,59. Sedangkan untuk alternatif strategi kedua (mengembangkan produk) adalah 3,38. Walaupun total nilai dari dua alternatif di atas tidak terlalu jauh berbeda, alternatif strategi pertama mempunyai nilai lebih tinggi sehingga perusahaan sebaiknya menerapkan alternatif strategi pertama yaitu membangun LMS (Learning Management System) untuk pengelolaan pelatihan & mengembangkan alternatif penyampaian materi pelatihan berbasis internet. Jadi kesimpulannya, strategi yang diusulkan sebagai pemecahan masalah adalah membangun sebuah sistem e-learning untuk pelatihan karyawan dan calon karyawan.
Strategi E-Learning Disebutkan di atas bahwa strategi yang diperlukan perusahaan adalah dengan menerapkan metode e-learning untuk penyampaian pelatihan di perusahaan, sedangkan konsep e-learning merupakan konsep yang luas. Untuk mendapatkan model e-learning yang lebih spesifik dan sesuai dengan perusahaan maka diperlukan sebuah strategi e-learning. Berdasarkan e-learning roadmap pada teori strategi e-learning disebutkan bahwa proses mengembangkan strategi e-learning dapat dibagi ke beberapa area yang pembahasan areanya tidak harus dilakukan secara berurutan (Moore, 2007:1-7). Pada pembahasan ini akan dibahas empat area yang terkait dengan masalah dan tujuan yang ingin dicapai, yaitu : Area 1 : Proses pelatihan di dalam perusahaan Area ini berisi proses mendokumentasikan situasi yang saat ini ada di perusahaan dan arah perubahan yang ingin dituju (Moore, 2007:1-7). Di bawah ini (gambar 1) adalah gambaran umum proses pelatihan yang berjalan saat ini.
Gambar 1 Proses Berjalan Saat Ini
Berdasarkan gambar 1 di atas, proses pelatihan yang berjalan saat ini dimulai dari (kiri-atas) penerimaan calon karyawan, lalu calon karyawan tersebut akan mengikuti pelatihan calon karyawan yang berlangsung secara face-to-face di dalam kelas dan di lapangan selama kurang lebih 9 bulan. Jumlah peserta pelatihan dibagi-bagi menjadi beberapa angkatan dalam satu periode. Setelah pelatihan selesai, calon karyawan dievaluasi untuk dipertimbangkan diubah statusnya menjadi karyawan tetap. Setelah berubah statusnya, setiap karyawan mempunyai kewajiban mengikuti pelatihan yang dibutuhkan untuk mengembangkan kompetensinya. Departemen Diklat akan mencatat kebutuhan pelatihan karyawan berdasarkan usulan dari masing-masing unit kerja. Setelah itu, departemen diklat lalu merencanakan pelatihan yang akan dilaksanakan. Pelaksanaan pelatihan karyawan dilakukan secara face-to-face di dalam ruang kelas atau di luar perusahaan. Pelatihan yang dilaksanakan di kelas, berpusat di kota Bontang, Kalimantan Timur. Setelah selesai mengikuti pelatihan, para karyawan akan mengisi form evaluasi pelaksanaan pelatihan yang bertujuan menilai kualitas pelatihan yang diikutinya. Berdasarkan gambar prosedur pelatihan pada gambar 1 di atas serta wawancara dengan pihak perusahaan didapatkan poin perubahan yang ingin dituju. Pertama untuk pengelolaan proses pelatihan secara umum baik calon karyawan maupun karyawan dapat dibantu oleh sistem untuk mengganti sistem manual saat ini. Kedua, adanya pengurangan terhadap siklus pengulangan topik pelatihan yang sama dalam proses pelaksanaan pelatihan calon karyawan karena terbantu oleh sistem. Kemudian kegiatan pelatihan karyawan dimungkinkan untuk dapat dilakukan melalui sistem akibat adanya keterbatasan tempat dan waktu. Pertama-tama untuk mengatasi hambatan waktu dan tempat maka tipe e-learning yang dapat diterapkan adalah tipe asynchronous training karena pada tipe ini peserta pelatihan tidak harus mengikuti pelatihan pada waktu dan tempat yang bersamaan (Effendi dan Zhuang, 2005:8). Kemudian perubahanperubahan proses yang dituju tersebut dapat dicapai melalui pembangunan LMS (Learning Management System) seperti yang diusulkan pada hasil perencanaan strategis sebelumnya. Fitur-fitur pada LMS tersebut akan dibahas lebih lanjut pada area 6. Proses pelatihan dilakukan untuk meningkatkan kompetensi karyawan untuk itu perlu diketahui jenis target kompetensi apa saja yang ada. Pada penulisan ini jenis kompetensi difokuskan pada softcompetency. PT Pupuk Kaltim memiliki 22 jenis soft competency yang dibagi menjadi empat kelompok kompetensi yaitu Kompetensi Inti (core competencies), Kompetensi Peran (role competencies) Struktural, Kompetensi Peran (role competencies) Fungsional, dan Kompetensi Behavioral (behavioral competency). Daftar dari kompetensi tersebut dapat dilihat pada tabel 2 di bagian bawah. Area 4 : Penggunaan Ulang & Pemetaan Konten/Materi Area ini mengidentifikasi konten/materi yang ada dan menggunakan kembali konten tersebut (Moore, 2007:1-7). Pada area ini pembahasan berfokus pada pengidentifikasian materi yang saat ini telah ada di perusahaan dan dicocokkan dengan target soft-competency yang akan dicapai. Proses pencocokan dilakukan dengan membandingkan tujuan dari setiap materi pelatihan dan definisi dari setiap softcompetency. Hasil pencocokan ini akan terlihat pada tabel 2 di bawah. Area 2 : Proses pemilihan konten Area ini menentukan bagaimana cara perusahaan memutuskan suatu konten yang cocok, topik pelatihan yang diinginkan, serta dengan cara apa disampaikannya (Moore, 2007:1-7). Apabila perusahaan akan menerapkan e-learning dengan tipe asynchronous sebagai sarana penyampaian pelatihan maka media untuk penyampaian konten pelatihan juga harus disesuaikan ke dalam bentuk elektronik. Tidak semua topik pelatihan dan konten pelatihan efektif jika disampaikan melalui bentuk elektronik. Oleh karena itu perlu dilakukan pencocokan terhadap tujuan suatu pelatihan dengan fungsi media. Alternatif pilihan media juga dapat didasarkan pada pilihan karyawan. Informasi ini didapat melalui penyebaran angket pada sampel karyawan untuk menentukan kebutuhan media penyampaian konten yang diinginkan karyawan bagi tiap topik pelatihan berdasarkan jenis soft-competency. Jumlah sampel sebesar 96 orang. Pada dasarnya angket terdiri dari dua bagian, bagian pertama berisi 6 pertanyaan umum terkait beberapa media seperti teks, video/audio, dan e-book. Bagian pertama ini bertujuan untuk menentukan standard/spesifikasi media. Sementara bagian kedua berisi 22 pernyataan sesuai jumlah jenis soft-competency yang harus dilengkapi oleh karyawan dengan memilih satu dari pilihan media yang tersedia apabila materi suatu pelatihan akan disampaikan melalui komputer/internet. Pilihan media yang disediakan ada 3 jenis yaitu : video, simulasi komputer, dan games/permainan. Pilihan media tersebut adalah media yang belum dipakai oleh PT Pupuk Kaltim sebagai media penyampaian materi. Bagian kedua dari angket ini bertujuan untuk mengetahui hasil pilihan karyawan akan media penyampaian materi pelatihan. Selanjutnya hasil ini akan digunakan sebagai bahan pertimbangan pada pemilihan media pelatihan perusahaan. Hasil dapat dilihat pada tabel 2 di bagian bawah.
Area 6 : Teknologi Pada area ini akan ditentukan fitur apa saja yang dibutuhkan dalam Learning Management System (LMS) (Moore, 2007:1-7). Fitur-fitur LMS ditentukan dengan melihat tata laksana pelatihan yang telah digambarkan pada area 1 di atas dan hasil wawancara, sehingga fitur utama LMS untuk PT Pupuk Kaltim adalah sebagai berikut: a. Penjadwalan pelatihan calon karyawan dan karyawan b. Penyimpanan materi-materi pelatihan c. Evaluasi-evaluasi setiap tahap proses pelatihan d. Forum diskusi e. Menyimpan tugas, ujian, dan nilai pelatihan karyawan f. Menangani administrasi pelatihan off-site g. Pembuatan laporan mengenai pelatihan h. Pengumuman atau pemberitahuan terkait pelatihan
Media Untuk Materi Pelatihan Bagian ini merupakan penentuan media materi pelatihan pada sistem e-learning kelanjutan dari analisis strategi di area 1, 2 dan 4. Model yang digunakan adalah Model Indikator Instruksional. Pada pelatihan karyawan, berdasarkan analisis sebelumnya di area 4 didapat hasil pemetaan kebutuhan materi yang cocok berdasarkan setiap kompetensi. Selain itu, dari hasil angket yang disebarkan terhadap karyawan diperoleh alternatif pilihan-pilihan media penyampaian materi. Pada bagian ini akan ditentukan media materi pelatihan yang cocok berdasarkan pada tujuan pelatihan, hasil pelatihan yang ingin dicapai, serta hasil angket karyawan. Kesimpulan dari bahasan tersebut dapat dilihat pada tabel 2 di bawah dengan judul penentuan pelatihan dan medianya berdasarkan kompetensi yang harus dicapai. Berdasarkan angket karyawan (bagian pertama) yang disebutkan pada area 2 diketahui pilihan jenis video adalah yang dapat diunduh sehingga dapat disimpan oleh karyawan kemudian durasi video yang ideal adalah antara 3-5 menit (50% responden) untuk setiap video. Satu hal yang juga perlu diperhatikan oleh developer/desainer instruksional juga jika ingin memberikan penjelasan atau bacaan di setiap materi sebaiknya tidak lebih dari 2 halaman (43% responden) karena karyawan lebih nyaman dengan bacaan yang tidak terlalu panjang. Bacaan dalam bentuk slide presentasi dapat dipertahankan karena dengan begitu jumlah bacaan akan terlihat tidak sepanjang apabila disajikan dalam bentuk teks biasa. Berdasarkan angket juga dapat diketahui kebiasaan karyawan dalam aktivitas membaca buku menunjukkan jumlah karyawan paling banyak membaca buku 1-3 jam (30% responden) diikuti 3-7 jam (25% responden) dalam seminggu. Kemudian waktu yang dihabiskan untuk menyelesaikan sebuah buku bisa sampai 1-3 bulan (45% responden). Untuk itu, e-book sebaiknya berperan sebagai pendukung bukan sebagai media utama dalam penyampaian materi. Sementara bentuk simulasi dan games merupakan bentuk yang baru bagi perusahaan dan mempunyai banyak jenis. Untuk spesifikasi media ini diperlukan penelitian lebih lanjut yang belum tercakup dalam penulisan skripsi ini. Media yang telah dibangun nantinya harus disampaikan, didistribusikan, dan dipelihara melalui ketersediaan LMS (learning management system) yang dirancang pada sistem e-learning PT Pupuk Kaltim.
Perancangan Sistem Perancangan sistem dengan menggunakan pendekatan berorientasi objek yaitu suatu pendekatan untuk pengembangan sistem yang melihat sistem informasi sebagai kumpulan dari objek-objek yang saling berinteraksi dan bekerja sama menyelesaikan tugas (Satzinger et al, 2009:59-60). Penggambaran diagram pada pendekatan berorientasi objek dapat menggunakan notasi UML. Notasi UML adalah bahasa pemodelan standar untuk model berorientasi objek (Bennett et al, 2006:110-111). Diagram-diagram yang digunakan antara lain : rich picture diagram untuk menggambarkan jalannya proses pelatihan yang diusulkan melalui sistem (Mathiassen et al, 2000:26-29), lalu use case diagram untuk menggambarkan daftar fungsional (aktivitas) yang dilakukan melalui sistem e-learning dan aktor yang terlibat dalam aktivitas tersebut (Bennett et al, 2006:145-146), kemudian class diagram untuk menggambarkan kumpulan kelas-kelas dari objek-objek yang terlibat di dalam sistem e-learning dan hubungan antar kelas (Bennett et al, 2006:180-187; Satzinger et al, 2009:60,187), berikutnya sequence diagram untuk menggambarkan interaksi antar objek yang ditampilkan berurutan(Bennett et al, 2006:253). Berdasarkan diagram-diagram tersebut lalu dirancang layar tampilan dari sistem yang diusulkan.
Tabel 2 Penentuan Pelatihan dan Media Materi Pelatihan untuk E-learning PT Pupuk Kaltim No
Jenis Target Soft Competecy
3
4
5
6
Kompetensi Peran Struktural
2
Kompetensi Inti
1
8
9 10
Kompetensi Peran Fungsional
7
Contoh Judul Materi Pelatihan
Dorongan Berprestasi Orientasi pelayanan pelanggan
Achievement Motivation Training Customer Service Excellent
Integritas
Corporate Culture Party
Orientasi Bisnis
Proses Bisnis
Berpikir Strategis
Strategic Planning
Kepemimpinan Kepemimpinan Kelompok Efektif
Berpikir Analitis
Manajemen Proyek
Berpikir Konseptual
Mengungkap Informasi
Keahlian Teknis Inisiatif
Komputer Program Microsoft Office Problem Solving & Decision Making
Tujuan Pelatihan • peserta harus memiliki kemampuan untuk dapat menetapkan tujuan • peserta dapat meningkatkan motivasi hidup • peserta dapat memahami pentingnya melayani pelanggan, • memahami harapan pelanggan & dampak pelanggan kecewa terhadap perusahaan, • mengembangkan sikap dan kinerja yang prima mencerminkan image perusahaan dan memberikan pelayanan prima kepada pelanggan • peserta dapat mengerti budaya perusahaan baik dari perusahaan sendiri maupun beberapa perusahaan, • mengerti implementasi budaya perusahaan dan kendala-kendalanya, • dapat bertindak sesuai nilai budaya perusahaan • peserta dapat mengetahui dan memahami proses bisnis PT Pupuk Kaltim, pendukung produksi, studi kelayakan dan implementasi proyek, teknologi proses pupuk, analisa laboratorium, dan proses pengantongan pupuk • peserta mampu merumuskan visi & misi organisasi, melakukan analisa internal & eksternal, merumuskan sasaran jangka panjang, strategi, dan rencana tindakan strategi • peserta mampu memahami cara mengembangkan gaya kepemimpinan efektif untuk mencapai kinerja dan pengembangan potensi bawahan secara optimal, • memahami cara untuk melakukan komunikasi terbuka bersama bawahan menyangkut kinerja dan perkembangan potensi bawahan, • peserta dapat memahami manajemen proyek, mampu menghubungkan kegiatan dalam proyek, keuangan proyek, dengan risikonya, mampu membagi kegiatan besar menjadi kegiatan-kegiatan lebih kecil • peserta dapat mengetahui proses mendapatkan informasi, mampu mengidentifikasi dan memanfaatkan informasi yang diperlukan dalam perumusan masalah • peserta diharapkan dapat meningkatkan pengetahuan dan keterampilan dalam mengoperasikan komputer program Ms.Office • peserta diharapkan dapat mengidentifikasi masalah dengan cermat dan mengambil keputusan secara tepat
Usulan Media Penyampaian Materi untuk e-learning video simulasi komputer, ebook
video, e-book
simulasi komputer e-book games
games, e-book
games,e-book
games, e-book
video, e-book games
• peserta diharapkan mampu memahami bagaimana mengelola orang-orang supaya lebih berhasil, mampu memotivasi orang lain dalam meningkatkan kinerja, mampu mengatasi orang-orang sulit dalam organisasi, dan mampu mengatasi konflik dengan menggunakan strategi dan teknik yang benar Office • peserta mengetahui bagaimana etika berkomunikasi khususnya di dalam Communication Skill lingkungan perusahaan/kantor secara efektif dan profesional baik dengan rekan kerja, atasan, maupun bawahan • peserta mengetahui bagaimana berkomunikasi agar menimbulkan dampak positif dalam perusahaan Komunikasi • pengenalan diri pribadi peserta Interpersonal • peserta mampu berkomunikasi dengan memperhatikan bahasa tubuh diri sendiri maupun orang lain Tata Krama • peserta memahami tata krama pergaulan, dapat bergaul dan membangun Pergaulan hubungan dengan orang lain dalam lingkungan perusahaan sesuai tata krama Bimtek dan Orientasi • peserta mampu memahami kebijakan kearsipan yang ada, Kearsipan • mampu melaksanakan sistem kearsipan sesuai tuntutan dan perkembangan Multimedia organisasi, mampu meningkatkan keterampilan kearsipan berbasis teknologi informasi dan komunikasi, • mampu merawat arsip dan dokumentasi yang ada Mengungkap • peserta dapat mengetahui proses mendapatkan informasi dan mampu menggali Informasi informasi dari berbagai sumber Komitmen Organisasi • peserta dapat menyadari pentingnya komitmen organisasi dan memiliki kemauan untuk menyelaraskan perilaku pribadi dengan kebutuhan organisasi Mission Character • peserta dapat menguraikan dan membangun karakter dirinya Building Kesadaran Organisasi • peserta memahami struktur kekuasaan di dalam organisasi baik formal maupun formal Team Building • peserta dapat memahami pentingnya kerja tim • peserta mampu membentuk tim dan terlibat di dalamnya Change Management • peserta dapat memahami dan mengenal segala perubahan (kapan, kenapa, dan bagaimana), jenis-jenisnya, serta dampak dan cara mengelola dari perubahan dalam organisasi Emotional • peserta mampu memupuk dan memperkuat kesadaran emosional serta Intelligence memahami bagaimana menggunakan kecerdasan emosional dalam kepemimpinan
Pengembangan Succesfully Orang Lain Managing People
12
Dampak dan Pengaruh
13
Pengertian Antar Pribadi
14
Membina Hubungan Peduli terhadap Keteraturan
15
16 17 18 19
Kompetensi Behavioral
11
Pencarian Informasi Komitmen Organisasi Percaya diri
20
Kesadaran Organisasi Kerjasama
21
Fleksibilitas
22
Pengendalian Diri
video, e-book
simulasi komputer
video, e-book
simulasi komputer simulasi komputer
games, e-book video video, audio video, e-book games video, e-book
video, e-book
Perancangan Layar Di bawah ini beberapa tampilan layar yang dirancang.
Gambar 2 Layar Utama
Halaman login pada gambar 2 di atas merupakan halaman utama dimana user melakukan login. Terdapat logo perusahaan dan menu-menu utama pada header tampilan. Di bagian kiri tampilan terdapat tempat untuk user login dengan memasukkan NPK, Password, dan memilih hak akses lalu klik tombol Login.
Gambar 3 Layar Silabus Pelatihan
Halaman Silabus Pelatihan pada gambar 3 di atas merupakan layar yang menampilkan detail isi pelatihan untuk masing-masing topik pelatihan yang diikuti. Tabel detail isi pelatihan menampilkan topik pelatihan dan tujuan pelatihan, kemudian terdapat link forum untuk masuk ke halaman forum, lalu ada link untuk download soal tugas dari trainer dan fungsi untuk upload jawaban tugas di bawahnya. Selanjutnya, terdapat link untuk download soal ujian dari trainer dan fungsi untuk upload jawaban ujian di bawahnya. Melalui halaman ini dapat dilihat bahwa pelatihan dapat berjalan melalui sistem. Peserta dan pelatih berhubungan melalui sistem tidak terhambat oleh waktu dan tempat lagi.
SIMPULAN DAN SARAN Dari hasil analisis dan pembahasan di atas dapat disimpulkan bahwa tujuan penulisan untuk mengidentifikasi dan menganalisis kebutuhan jenis media materi pelatihan, serta merancang sistem elearning melalui proses analisis dan pembahasan telah diperoleh hasil yaitu daftar media untuk masingmasing pelatihan di setiap jenis kompetensi. Media-media ini lalu akan disampaikan melalui LMS yang dirancang menggunakan pendekatan berorientasi objek. Sistem yang dirancang ini nantinya dapat mengatasi hambatan-hambatan seperti keterbatasan waktu dan tempat yang menjadi masalah di PT Pupuk Kaltim. Adanya sistem ini juga mendukung tujuan perusahaan untuk mengembangkan kualitas sumber daya manusianya. Saran bagi pengembangan selanjutnya dari penulisan ini dapat dilakukan dengan fokus lebih dalam pada pembahasan media untuk materi pelatihan. Selain itu, mengikuti perkembangan teknologi saat ini perancangan sistem dapat dikhususkan pada sistem berbasis mobile.
REFERENSI Bennett, S., McRobb, S., & Farmer, R. (2006). Object-Oriented Systems Analysis and Design Using UML (3rd Edition). London: McGraw-Hill. David, F. R. (2011). Strategic Management : Concepts and Cases 13th Global Edition. United States: Pearson Education. Effendi, E., & Zhuang, H. (2005). E-learning Konsep dan Aplikasi. Yogyakarta: Andi. Grant, R. M. (1996). Toward a Knowledge-Based Theory of the Firm. Strategic Management Journal, Vol. 17 (Winter Special Issue) , 109-122. Martin, F. (2008). Instructional Indicator's Model. Dipetik Desember 23, 2011, dari Jurnal Media Selection Model:www.florencemartin.net/site08/research/Media%2520Selection%2520Models%2520%2520ASU.pdf Mathiassen, L., Munk-Madsen, A., Nielsen, P. A., & Stage, J. (2000). Object Oriented Analysis & Design. Denmark: Marko. Moore, K. (2007). Keeping the e-Learning Strategy Focused. Dalam The eLearning Guild's Handbook of eLearning Strategy (hal. 1-7). California: The eLearning Guild. Satzinger, J. W., Jackson, R. B., & Burd, S. D. (2009). System Analysis and Design in a Changing World 5th Edition. United States: Cengage Learning. Umar, H. (2004). Metode Penelitian untuk Skripsi dan Tesis Bisnis. Cetakan ke 6. Jakarta: PT Raja Grafindo Persada.
RIWAYAT PENULIS Helsa Caesari lahir di Kota Bontang, Kalimantan Timur pada 7 Maret 1990. Penulis kemudian pindah ke Jakarta pada umur 17 tahun untuk meneruskan pendidikannya di tingkat universitas. Penulis menamatkan pendidikan S1 di Binus University dalam Program Ganda bidang Sistem Informasi dan Manajemen pada tahun 2012.
