ANALISIS MANAJEMEN SUMBER DAYA STAF DI PERPUSTAKAAN PUSAT UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH SURAKARTA

perpustakaan.uns.ac.id

digilib.uns.ac.id

ANALISIS MANAJEMEN SUMBER DAYA STAF DI PERPUSTAKAAN PUSAT UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH SURAKARTA

TUGAS AKHIR Diajukan Untuk Memenuhi salah satu Persyaratan dalam Memperoleh Gelar Vokasi Ahli Madya (A.Md.) dalam Bidang Perpustakaan

Oleh :

Ajeng Nursurya Anggara Siwi D1807033

JURUSAN D3 PERPUSTAKAAN FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK UNIVERSITAS SEBELAS MARET SURAKARTA 2010 commit to user


digilib.uns.ac.id

PERSETUJUAN Telah disetujui oleh Dosen Pembimbing untuk dipertahankan dihadapan Dewan Penguji Tugas Akhir Program Diploma III Perpustakaan Fakultas Ilmu Sosial Dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta. Hari

:

Tanggal

:

Dosen Pembimbing

Muhammad Sholihin, S. Ag, SIP. NIP. 19701020 200112 1002

commit to user

ii


digilib.uns.ac.id

PENGESAHAN

ANALISIS MANAJEMEN SUMBER DAYA STAF DI PERPUSTAKAAN PUSAT UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH SURAKARTA Yang dipersiapkan dan disusun oleh : AJENG NURSURYA D1807033

Telah dipertahankan dihadapan Dewan Penguji Pada Tanggal 02 Juni 2010 Dan telah dinyatakan telah memenuhi syarat Susuna Dewan Penguji

Penguji I

Penguji II

Drs. H. Supriyadi SN, SU NIP.19530128 1981031 001

Muhammad Sholihin, S. Ag, SIP. NIP. 19701020 200112 1002

Surakarta, 02 Juni 2010 Mengesahkan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta

Dekan,

Drs. H. Supriyadi, SN, SU NIP.19530128 1981031 001 commit to user

iii


digilib.uns.ac.id

MOTTO

“……Sembahlah Allah, sekali-sekali tidak ada Tuhan bagimu selain-Nya….” (Q.S Al A’raaf ayat 59)

“Bacalah dan Tuhanmu amat mulia. Yang telah mengajar dengan pena. Dia telah mengajarkan kepada manusia apa yang tidak diketahuinya.” (Q.S Al-Alaq ayat 3-5)

“Waktu adalah ilmu.” (Penulis)

commit to user

iv


digilib.uns.ac.id

PERSEMBAHAN

Karya ini ku persembahkan pada : 1. Orang tua yang terkasih dan tersayang. 2. Adikku 3. Keluarga besar ayah dan ibu. 4. Pendampingku yang sangat aku sayang dan cintai. 5. Sahabatku semua. 6. Teman-temanku

mahasiswa

Perpustakaan angkatan 2007. 7. Almamater.

commit to user

v

D3


digilib.uns.ac.id

KATA PENGANTAR

Puji syukur penulis panjatkan kehadirat Allah SWT atas segala rahmat dan hidayah-Nya, sehingga penulis dapat menyelesaikan tugas akhir ini dengan segenap kemampuan yang penulis miliki, sehingga dapat selesai sampai batas waktu yang telah ditentukan. Penulisan Tugas Akhir ini disusun sebagai salah satu syarat untuk menyelesaikan studi pada Program Studi Diploma III Perpustakaan. Penulis menyadari tanpa adanya bantuan dari berbagai pihak, penulisan Tugas Akhir ini tidak dapat terselesaikan. Atas tersusunnya Tugas Akhir ini tidak lupa penulis mengucapakan terima kasih kepada yang terhormat : 1. Ayah dan Ibuku tercinta, yang tak kenal lelah membanting tulang dan selalu mendukungku saat suka maupun duka, sehingga Tugas Akhir ini dapat terselesaikan. 2. Bapak Muhammad Sholihin, S. Ag, SIP, selaku pembimbing dalam penulisan Tugas Akhir. 3. Bapak Drs. H. Supriyadi SN, SU, selaku Dekan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta. 4. Bapak Alexius Ibnu Muridjal, M.Si, selaku Ketua Program Diploma III Fakultas Ilmu Sosial Dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta. 5. Bapak Drs. H. Supriyadi SN, SU, selaku penguji Tugas Akhir. 6. Ibu Denny Vitasari, ST., M.Eng.Sc. selaku Pimpinan Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Surakarta yang telah memeberikan ijin kepada penulis untuk commit to user

vi


digilib.uns.ac.id

Praktek Kerja Lapangan di Perpustakaan Pusat Universitas Muhammadiyah Surakarta. 7. Seluruh staf dan karyawan Perpustakaan Pusat Universitas Muhammadiyah Surakarta. 8. Bapak dan Ibu Dosen jurusan DIII Ilmu Perpustakaan Ilmu Sosial dn Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta yang telah memberikan banyak ilmu dan pengetahuan kepada penulis. 9. Semua pihak yang telah membantu dan memudahkan penulisan dalam menyelesaikan Tugas Akhir ini. Dalam penyusunan Tugas Akhir ini, penulis berharap segala saran dan kritik yang bersifat membangun sangat penulis harapkan. Semoga kebaikan Bapak dan Ibu mendapatkan pahala dari Allah SWT dan menjadi amal kebaikan yang tiada putus-putusnya dan semoga Tugas Akhir ini dapat bermanfaat bagi semua pihak yang berkepentingan.

Surakarta,

April 2010

Penulis

commit to user

vii


digilib.uns.ac.id

DAFTAR ISI

HALAMAN JUDUL ……………………………………………………. i PERSETUJUAN ……………………………………………………….... ii PENGESAHAN …………………………………………………………. iii MOTTO …………………………………………………………………. iv PERSEMBAHAN ……………………………………………………….

v

KATA PENGANTAR …………………………………………………... vi DAFTAR ISI …………………………………………………………….

viii

DAFTAR TABEL .....................................................................................

x

DAFTAR BAGAN .................................................................................... xi DAFTAR LAMPIRAN ............................................................................. BAB I

xii

PENDAHULUAN A. Latar Belakang Masalah …………………………………. 1 B. Tujuan …………………………………………………… 3 C. Pelaksanaan ……………………………………………… 3 D. Metode Pengumpulan Data ……………………………… 4 E. Rumusan Masalah …………………………………….…. 6

BAB II

TINJAUAN PUSTAKA A. Ruang Lingkup Manajemen Sumber Daya Staf ……….... 7 1. Pengertian ………………………………….………… 7 2. Manfaat Manajemen ………………………...……….. 10 3. Unsur-unsur Manajemen …..…………………………. 11 4. Tingkatan Manajemen ………………………………… 14 5. Sumber Tenaga Kerja dan Cara Mendapatkannya ……. 15 6. Tugas dan Kewajiban Staf atau Tenaga Kerja ............... 19 7. Kompensasi Tenaga Kerja ……………………………. 20 8. Ketrampilan Yang Harus Dimiliki Pemimpin ………… 22 B. Pengertian Perpustakaan ………………………………… 24 commit to user

viii


BAB III

digilib.uns.ac.id

GAMBARAN UMUM PERPUSTAKAAN UMS A. Sejarah ………………………... ………………………..... 26 B. Visi, Misi, Tujuan dan Fungsi Perpustakaan Pusat UMS .... 28 C. Struktur Organisasi …......................................................... 29 D. Sumber Daya Manusia …………………………………….. 32 E. Gedung dan Ruang ……………………………………….. 35 F. Sumber Dana ....................................................................... 37 G. Sarana dan Prasarana ............................................................ 37 H. Koleksi ................................................................................. 39 I. Layanan ................................................................................ 43

BAB IV ANALISA MANAJEMEN SUMBER DAYA STAF DI PERPUSTAKAAN PUSAT UMS A. Perekrutan Tenaga Kerja ..................................................... 53 B. Tugas dan Kewajiban ........................................................

56

C. Motivasi Kerja ................................................................... 61 D. Pelatihan dan Pengembangan ............................................. 62 E. Kompensasi Tenaga Kerja ................................................... 63 F. Hambatan-hambatan ............................................................ 64 G. Pemecahan Masalah ............................................................. 65 BAB V

PENUTUP A. Kesimpulan ......................................................................... 66 B. Saran ................................................................................... 67

DAFTAR PUSTAKA LAMPIRAN

commit to user

ix


digilib.uns.ac.id

DAFTAR TABEL

Tabel 1. Kepemimpinan di Perpustakaan UMS .............................................. 27 Tabel 2. Data Karyawan Perpustakaan Pusat UMS Tahun 2009 .................... 34 Tabel 3. Daftar Jenis Sarana dan Prasarana di Perpustakaan Pusat UMS Tahun 2009 ....................................................................................... 38 Tabel 4. Jumlah Koleksi di Perpustakaan Pusat UMS Tahun 2009 ................ 42 Tabel 5.Batas Pinjam ....................................................................................... 44

commit to user

x


digilib.uns.ac.id

DAFTAR BAGAN

Bagan 1. Tingkatan Manajemen ........................................................................ 15 Bagan 2. Struktur Organisasi Perpustakaan Pusat UMS Tahun 2000-sekarang 29 Bagan 3. Jalur tanggung jawab staf di Perpustakaan Pusat UMS ...................... 59

commit to user

xi


digilib.uns.ac.id

DAFTAR LAMPIRAN

Lampiran 1.

Surat Keterangan Permohonan Praktek Kerja Lapangan (PKL)

Lampiran 2.

Surat Tugas

Lampiran 3.

Surat Balasan dari Tempat PKL

Lampiran 4.

Catatan Kerja Harian Mahasiswa

Lampiran 5.

Form Penilaian PKL

Lampiran 6.

Daftar Keterpakaian Skripsi Hard Cover

Lampiran 7.

Daftar Keterpakaian CD koleksi Audio Visual

Lampiran 8.

Contoh cap

Lampiran 9.

Surat Keterangan Penyerahan Skripsi/Tesis/KKI

Lampiran 10. Surat Keterangan Bebas Perpustakaan Lampiran 11. Contoh Kartu Anggota Perpustakaan dari dalam dan luar sivitas UMS Lampiran 12. Contoh Kertas username dan password bagi anggota baru Lampiran 13. Presensi Lembur Perpustakaan Lampiran 14. Jadwal Pelatihan Internet Lampiran 15. Data Pengunjung Perpustakaan Lampiran 16. Contoh call number dan barcode Lampiran 17. Daftar Absen Lampiran 18. Slip Tanggal Kembali Lampiran 19. Rincian Jumlah Koleksi di Perpustakaan Pusat UMS Tahun 2009 Lampiran 20. Denah Gedung Perpustakaan Pusat UMS Lampiran 21. Contoh Surat Keputusan Rektor Nomor : 106/VII/2010

commit to user

xii


digilib.uns.ac.id

BAB I PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Pada jaman seperti sekarang ini, dimana teknologi tumbuh secara pesat menuntut kita untuk menguasainya. Perpustakaan sebagai pusat informasi yang memiliki sumber daya manusia, dimana sumber daya tersebut harus memiliki kemampuan dalam menguasai teknologi untuk memajukan sebuah perpustakaan. Dan untuk mewujudkan itu semua tidak mudah, perlu adanya suatu manajemen yang baik didalamnya, manajemen yang baik bermula dari manajer/pimpinan yang menerapkan sifat, sikap, perilaku dan kemampuan yang baik untuk mencapai tujuan. Sedangkan menurut Syihabuddin Qalyubi (2003:271), ”perpustakaan sebagai lembaga pendidikan dan lembaga penyedia informasi akan memiliki kinerja yang baik apabila ditunjang dengan manajemen yang memadai sehingga seluruh aktivitas lembaga akan mengarah pada upaya pencapaian tujuan yang telah ditetapkan. Untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan tersebut, seluruh elemen dalam lembaga akan diberdayakan agar tujuan yang dicita-citakan tercapai.”

Menurut Syihabuddin Qalyubi (2003:271), ”Untuk mengelola sebuah perpustakaan diperlukan kemampuan manajemen yang baik agar arah kegiatan sesuai dengan yang diinginkan. Kemampuan manajemen itu juga diperlukan untuk menjaga keseimbangan tujuan-tujuan yang berbeda dan mampu dilaksanakan secara efisien dan efektif. Pengetahuan dasar dalam mengelola perpustakaan agar berjalan dengan baik adalah ilmu manajemen, karena manajemen sangat diperlukan dalam berbagai kehidupan untuk mengatur langkah-langkah yang harus dilaksanakan oleh seluruh elemen dalam suatu perpustakaan. Oleh karena itu, dalam proses manajemen diperlukan adanya proses perencanaan, pengorganisasian, kepemimpinan, dan pengendalian. Disamping itu, manajemen juga dimaksudkan agar mereka yang terlibat dalam suatu perpustakaan melakukan tugas dan pekerjaan yang benar dengan cara yang benar.”

Profesi seorang manajer/pimpinan commit to user terutama dibidang perpustakaan memiliki peran yang sangat penting dalam mengelola perpustakaan , profesi 1


digilib.uns.ac.id

seorang pimpinan perpustakaan harus mampu mengelola dan mengolah secara profesional semua potensi atau sumber-sumber daya yang ada di perpustakaan dengan efisien (berdaya guna) dan efektif (hasil guna) untuk pencapaian tujuan. Qalyubi (2003: 292) berpendapat bahwa, ”Sumber daya manusia merupakan pendukung utama dalam kegiatan suatu organisasi atau lembaga sehingga maju dan mundurnya perpustakaan tergantung pada kualitas sumber daya manusia tersebut.”

Saat perpustakaan difungsikan sebagai institusi yang mengelola segala sumber daya yang ada di perpustakaan tersebut, maka perlu adanya sebuah manajemen untuk mengelola sumber daya tersebut. Usaha pengkoordinasian ini disebut manajemen staf. Manajemen staf adalah suatu pengkoordinasian sebuah lembaga/institusi baik secara vertikal maupun horisontal membagi dan memperjelas tugas, tanggung jawab serta wewenang sesuai dengan kedudukan yang diperoleh masing-masing staf. UPT

Perpustakaan

Universitas

Muhammadiyah

Surakarta

juga

mempunyai sumber daya manusia yang perlu dikelola, yaitu hubungan antar pemimpin dengan pegawai perlu untuk di manajemen, sehingga seorang Kepala Perpustakaan membutuhkan suatu manajemen yaitu dengan menggunakan ”manajemen staf”. Penulis tertarik dengan judul Analisis Manajemen Sumber Daya Staf di Perpustakaan Pusat Universitas Muhammadiyah Surakarta karena ingin membahas manajemen sumber daya stafnya yang mendasar terutama dalam perekrutan tenaga kerja, tugas dan kewajiban tenaga kerja, motivasi kerja, pelatihan dan pengembangan sumber daya staf, kompensasi tenaga kerja dan hambatan-hambatan yang dialami pimpinan perpustakaan dalam memanaj stafcommit to user stafnya. Manajemen sumber daya staf haruslah diprogramkan secara matang,

2


digilib.uns.ac.id

karena manjemen staf yang baik akan meningkatkan keharmonisan dalam hubungan kepegawaian atau staf di sebuah lembaga/instansi seperti di Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Surakarta. B. Tujuan Tujuan dari pembahasan Analisa Manajemen Sumber Daya Staf di Perpustakaan Pusat Universitas Muhammadiyah Surakarta adalah : 1. Untuk mengetahui cara perekrutan staf atau tenaga kerja di Perpustakaan Pusat Universitas Muhammadiyah Surakarta. 2. Untuk mengetahui tugas dan kewajiban staf atau tenaga kerja di Perpustakaan Pusat Universitas Muhammadiyah Surakarta. 3. Untuk mengetahui motivasi kerja staf-staf yang ada di Perpustakaan Pusat Universitas Muhammadiyah Surakarta. 4. Untuk mengetahui pelatihan dan pengembangan sumber daya staf di Perpustakaan Pusat Universitas Muhammadiyah Surakarta. 5. Untuk mengetahui kompensasi tenaga kerja di

Perpustakaan Pusat

Universitas Muhammadiyah Surakarta. 6. Untuk mengetahui hambatan-hambatan yang dialami seorang Kepala dan Wakil Kepala dalam memanaj para stafnya di Perpustakaan Pusat Universitas Muhammadiyah Surakarta. C. Pelaksanaan Praktik Kerja Lapangan dilaksanakan untuk memenuhi tugas akhir mahasiswa D-3 Perpustakaan Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta 2010. Praktik Kerja Lapangan dilaksanakan pada tanggal 15 Februari sampai 27 Maret 2010, sedangkan waktu PKL disesuaikan dengan commit to user tempat yang menjadi objek kajian. Kami terdiri dari tiga orang yang memilih

3


digilib.uns.ac.id

PKL di Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Surakarta yang beralamatkan di Jln. A. Yani Tromol Pos 1, Pabelan, Surakarta 57102 Telp. (0274)717417 ext. 205

–

208,

249,

258,

website

:

http://library.ums.ac.id,

email

:

[email protected]. Adapun jadwal sebagai berikut: Jam Buka Tahun 2009/2010 Jam buka harian: Hari

Buka Jam:

Senin-Kamis: 07.00 s/d 17.30 Jumat:

07.00 s/d 11.00 13.00 s/d 17.30

Sabtu:

09.00 s/d 12.00

Sumber : http://library.ums.ac.id

D. Metode Pengumpulan Data Dalam menyusun Tugas Akhir ini penulis menggunakan beberapa teknik dalam pengumpulan data, antara lain : 1. Teknik Interview (wawancara) menurut Y. Slamet (2006:101) ”Teknik interview adalah cara yang dipakai untuk memperoleh informasi melalui kegiatan interaksi sosial antara peneliti dengan yang diteliti.”

Penulis mewawancarai antara lain : a. Dra. Siti Nuzilah, Wakil Kepala Perpustakaan Pusat UMS b. Bapak Hariyanto, Staf Bagian Administrasi c. Bapak Eko, Staf Layanan Skripsi dan Audio Visual d. Bapak Nurrohman, Staf Layanan Peminjaman Buku e. Masrokhah, BA. (Kaurcommit Administrasi) to user f. Sapta Pujianta, A.Ma (Administrasi)

4


digilib.uns.ac.id

2. Teknik Observasi menurut Y. Slamet (2006:85) ”Teknik observasi adalah teknik pengumpulan data yang bersifat nonverbal.” Yang penulis observasi antara lain mengenai: a. kegiatan staf saat melaksanakan tugas, b. kegiatan staf saat melaksanakan pelatihan, c. proses pelayanan terhadap pengguna perpustakaan, d. pengamatan terhadap staf dan pengunjung perpustakaan. 3. Teknik Dokumentasi menurut Susanto (2006:136) ”Teknik dokumentasi adalah teknik pengumpulan data yang diperoleh melalui dokumen-dokumen.” Dokumen-dokumen yang penulis kumpulkan antara lain: a. Data karyawan Perpustakaan Pusat UMS. b. Daftar Jenis Sarana dan Prasarana di Perpustakaan Pusat UMS Tahun 2009. c. Daftar Jenis Koleksi di Perpustakaan Pusat UMS Tahun 2009. d. Gambar Struktur Organisasi di Perpustakaan Pusat UMS Tahun 2009.

commit to user

5


digilib.uns.ac.id

4. Teknik Studi Pustaka menurut Mestika Zed (2004 : 89 ) ”Studi Kepustakaan adalah penelitian yang dilakukan diperpustakaan dimana obyek penelitian biasanya digali lewat beragam informasi kepustakaan (buku, ensiklopedi, jurnal ilmiah, koran, majalah).”

Penulis menggali informasi lewat beberapa koleksi perpustakaan, antara lain melalui koleksi buku, kamus, dan juga koleksi karya ilmiah. E. Rumusan Masalah Dari latar belakang diatas dapat diketahui bahwa permasalahan yang akan dibahas dalam laporan ini adalah : 1. Bagaimana cara perekrutan tenaga kerja di Perpustakaan Pusat Universitas Muhammadiyah Surakarta? 2. Bagaimana tugas dan kewajiban tenaga kerja di Perpustakaan Pusat Universitas Muhammadiyah Surakarta ? 3. Bagaimana motivasi tenaga kerja di Perpustakaan Pusat Universitas Muhammadiyah Surakarta? 4. Bagaimana pelatihan dan pengembangan sumber daya staf di Perpustakaan Pusat Universitas Muhammadiyah Surakarta? 5. Bagaimana kompensasi tenaga kerja di Perpustakaan Perpustakaan Pusat Universitas Muhammadiyah Surakarta? 6. Hambatan-hambatan apa yang dialami seorang Kepala dan Wakil Kepala dalam

memanaj

para

stafnya

di

Perpustakaan

Pusat

Universitas

Muhammadiyah Surakarta?

commit to user

6


digilib.uns.ac.id

BAB II TINJAUAN PUSTAKA

A. Ruang Lingkup Manajemen Sumber Daya Staf 1. Pengertian Dalam ilmu manajemen erat kaitannya dengan pengertian organisasi. Organisasi adalah suatu kerjasama dua orang atau lebih dalam pencapaian tujuannya menggunakan cara tertentu. Dan dalam pencapaian sebuah organisasi memerlukan sebuah manajemen (pengelolaan) dalam pencapaian tujuannya. Dengan definisi manajemen yang cukup banyak, perlu adanya satu patokan definisi manajemen yang menjadi konsep dasar sehingga memudahkan kita untuk mendalami ilmu manajemen. Keberhasilan suatu organisasi sangat ditentukan dari bagaimana cara pengelolaan atau manajemen yang diambil. Pembahasan pokok dalam laporan ini yaitu Manajemen Sumber Daya Staf di Perpustakaan, terlebih dahulu penulis paparkan beberapa pengertian dari manajemen. Susilo Martoyo (1987:5) menyebutkan bahwa, ”ada ahli yang menyebut manajemen sebagai ”seni”, lain ahli menyebut manajemen sebagai ”proses”. Mengartikan manajemen sebagai ”seni” mengandung arti bahwa hal itu adalah kemampuan atau ketrampilan pribadi. Suatu ”proses” adalah cara sistematis untuk melakukan pekerjaan. Namun demikian, pada dasarnya apabila kita buat suatu pembatas atau definisi tentang manajemen, dapatlah dikemukakan sebagai berikut : ”Bekerja dengan orang-orang untuk menentukan, mengintrepretasikan dan mencapai tujuan-tujuan organisasi dengan pelaksanaan fungsi-fungsi perencanaan (planning), pengorganisasian (organizing), penyusunan personalia atau kepegawaian (staffing), pengarahan dan kepemimpinan commit to user (leading) dan pengawasan (controlling).”

7


digilib.uns.ac.id

Pakar manajemen Mary Parker Follet dalam Sentot Imam Wahjono (2008:5) memaparkan bahwa, ”manajemen adalah seni (art) untuk melakukan pekerjaan melalui orang lain.” Sedangkan Stoner yang diikuti oleh Handoko dalam Qalyubi (2003:271) menyatakan bahwa, ”manajemen merupakan proses perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan pengawasan, usaha-usaha para anggota organisasi dan penggunaan sumber daya organisasi lainnya untuk mencapai tujuan organisasi yang telah ditetapkan.”

Luther Gulick dalam Wahjono (2008:5) mengatakan,”manajemen adalah ilmu (science) yang memungkinkan manusia saling bekerja sama secara sistematis sehingga bermanfaat bagi manusia.” Sedangkan Sentot Imam Wahjono (2008:6) mendefinisikan ”manajemen adalah gabungan ilmu dan seni yang merupakan sekumpulan proses tindakan perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan pemimpinan, serta pengendalian atas penggunaan sumber-sumber daya organisasi yang tersedia untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan sehingga bermanfaat bagi manusia.”

Dari beberapa pengertian diatas penulis dapat dapat menyimpulkan bahwa, manajemen adalah sebuah langkah atau proses pengelolaan sumber daya yang ada dalam suatu organisasi atau lembaga dalam pencapaian tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya dimana proses tersebut berisi: perencanaan, pengorganisasian,

kepegawaian,

pengarahan,

koordinasi,

pengawasan,

laporan dan pendanaan. M. Manullang (2004:6) menyebutkan bahwa istilah personalia, personel atau kepegawaian mengandung arti ”keseluruhan orang-orang yang bekerja pada suatu organisasi.” Sedangkan pengertian staf menurut Qalyubi (2003:310) adalah commit to user

”salah satu bagian dari sumber daya manusia yang dapat mengatur alokasi daya bagi perkembangannya, mampu menyajikan pelayanan kepada

8


digilib.uns.ac.id

pengguna sepuas mungkin, mampu memenuhi seluruh sarana-prasarana dan perlengkapan yang diperlukan, dan merekalah sebagai penentu yang dapat mengantisispasi berbagai gambaran dan imajinasi untuk perkembangan perpustakaan yang akan dicapai di masa mendatang.”

Pengertian staf menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia adalah ”sekelompok orang yang bekerjasama membantu seorang ketua dalam mengelola sesuatu.” Dari beberapa pengertian staf diatas penulis dapat menyimpulkan bahwa staf merupakan sekelompok orang yang bekerja di dalam sebuah organisasi atau instansi untuk memberikan segala kemampuan yang dimiliki kepada lembaga atau instansi tersebut sesuai dengan keahlian mereka masingmasing. Kemudian pengertian dari manajemen staf menurut M agus Tulus (1992:3) dalam Sholihin (2001:32), mengatakan bahwa, ”Manajemen staf adalah segala perencanaan, pengorganisasian, pengarahan dan pengawasan atas pengadaan pengembangan pemberian kompensasi, pengintegrasian, pemisahan hubungan kerja yang berkaitan dengan pegawai dengan maksud untuk membantu mencapai tujuan organisasi atau instansi.”

Dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia pengertian manajemen personalia adalah ”Suatu pengelolaan yang menyangkut tentang pengarahan dan seleksi karyawan, uraian tugas, pendidikan, latihan dan pengembangannya, adan hubungan antara majikan (atasan dengan karyawan bawahan).”

M. Manullang (2004:6) berpendapat, ”Dengan demikian Manajemen Personalia adalah manajemen yang menitik beratkan perhatiannya kepada soal-soal pegawai atau personalia di dalam suatu organisasi.”

Jadi menurut penulis, manajemen staf adalah sebuah langkah mengelola sekelompok orang yang bekerja di sebuah organisasi atau lembaga dengan menggunakan cara-cara tertentu untuk pencapaian tujuan yang telah commit to user ditetapkan sebelumnya dalam kendali seorang pemimpin (manajer).

9


digilib.uns.ac.id

Sehingga pengertian manajemen staf di perpustakaan adalah suatu langkah pengelolaan sumber daya manusia (staf) di dalam sebuah perpustakaan untuk pencapaian tujuan secara efektif dan efisien dibawah kendali seorang pemimpin. 2. Manfaat Manajemen Dalam mengelola sebuah perpustakaan ada sebuah target tujuan yang akan dicapai agar diperoleh hasil yang optimal dan memuaskan, itulah suatu manfaat manajemen. Sehingga dengan adanya manajemen staf dapat membantu sebuah organisasi atau lembaga dalam pencapaian sebuah tujuan, termasuk didalamnya staf dalam menjalankan tugasnya tidak ada paksaan, keluhan dan sebagainya. Namun mereka mempunyai semangat dalam bekerja, saat seorang staf senang dengan pekerjaannya, maka pencapaian tujuan organisasi tersebut akan lebih mudah. Manfaat lain dari manajemen menurut Hani Handoko dalam (Martoyo, Susilo. 1987:5) mengemukakan adanya 3 (tiga) alasan utama diperlukannya manajemen, yakni : a. Untuk mencapai tujuan. Manajemen dibutuhkan untuk mencapai tujuan organisasi dan pribadi, maksudnya adalah bahwa untuk mencapai tujuan organisasi dan pribadi memerlukan sebuah konsep pemikiran yang matang dan terarah, dan juga terdapat

alur

dan

juga

langkah-langkah

tertentu

yaitu

dengan

“manajemen”. b. Untuk menjaga keseimbangan di antara tujuan-tujuan yang saling commit to user bertentangan.

10


digilib.uns.ac.id

Manajemen dibutuhkan untuk menjaga keseimbangan antara tujuantujuan, sasaran-sasaran dan kegiatan-kegiatan yang saling bertentangan dari pihak-pihak yang berkepentingan dalam organisasi, terjadinya konflik diakibatkan karena adanya sebuah kesalah pahaman, sehingga perlu adanya sebuah manajemen untuk mengaturnya, seperti pemilik dan karyawan,

maupun

kreditur,

pelanggan/konsumen

perdagangan,

masyarakat dan pemerintah. c. Untuk mencapai efisiensi dan efektifitas. Suatu kerja organisasi dapat diukur dengan banyak cara yang berbeda. Salah satu cara yang umum adalah efisiensi (hasil guna) dan efektifitas (daya guna), yaitu apa yang dihasilkan oleh organisasi tersebut dalam kurun waktu tertentu? dan apakah hasilnya sudah maksimal? Jadi intinya manfaat manajemen adalah untuk mencapai tujuan, menjaga keseimbangan diantara tujuan-tujuan yang saling bertentangan dan untuk mencapai efisiensi dan efektifitas organisasi. 3. Unsur-unsur Manajemen Untuk membahas fungsi-fungsi manajemen para pakar manajemen memiliki

pendapat

masing-masing,

perbedaannya

hanya

dalam

penekanannya. Menurut Luther Gullick dalam Sholihin, (2001:37) unsurunsur manajemen terdiri dari : a. Planning (perencanaan) b. Organizing (pengorganisasian) c. Staffing (penugasan) d. Directing/ Actuiting (penggerakan) commit to user e. Coordinating (pengkoordinasian)

11


digilib.uns.ac.id

f. Controlling/ Reporting (pengawasan) g. Budgeting (pembiayaan) Menurut Wahjono (2008:7) mendefinisikan 4 pokok manajemen, yaitu : a. Merencanakan (planning) b. Mengorganisasikan (organizing) c. Memimpin (actuating, leading) d. Mengendalikan (controlling) Sedangkan menurut ahli manajemen George Terry dalam Qalyubi (2003:272) menyatakan bahwa “management is distinct process consisting of planning, organizing, actuating, and controlling, performed to determine and accomplish stated objective by the use of human beings and other resources.”

Artinya bahwa manajemen adalah suatu proses nyata yang dilakukan terus-menerus dari perencanaan, pengorganisasian, kepemimpian, dan pengendalian untuk menentukan dan menyelesaikan tujuan atau sasaran dengan melayani pengguna sebagai sumberdaya manusia yang utama. Menurut Yusuf (2000: 3) dalam Tarto (2007:11) mengatakan bahwa fungsi-fungsi manajemen sumber daya manusia adalah sebagai berikut: a. Fungsi manajerial 1) Perencanaan. 2) Pengorganisasian. 3) Pengarahan. 4) Pengawasan. b. Fungsi Operasional

commit to user

12


digilib.uns.ac.id

1) Pengadaan 2) Pengembangan. 3) Pemberian kompensasi. 4) Pengintegrasian. 5) Pemeliharaan. 6) Pemberhentian. Adapun sifat dari manajemen sumber daya manusia adalah berfungsi sebagai staf (fungsi staf). Dan dari pendapat diatas, menurut penulis unsur-unsur manajemen terdiri dari, perencanaan yaitu merencanakan segala sesuatunya sebelum tujuan

organisasi

itu

dijalankan,

pengorganisasian

yaitu

struktur

organisasinya, penempatan/penugasan yaitu tentang tugas dan kewajiban staf dimasing-masing bagian, penggerakan yaitu bagian operasional harus berjalan baik, dan memberikan intruksi lisan maupun tertulis agar staf tidak melakukan kesalahan dalam melaksanakan tugasnya, pengkoordinasian yaitu mengenai keselarasan tugas-tugas dan kegiatan staf, pengawasan yaitu kegiatan untuk mengetahui hasil pelaksanaan kegiatan, kesalahan dan kegagalan staf dalam melaksanakan tugas, dan pembiayaan yaitu dana yang akan di keluarkan oleh instansi. 4. Tingkatan Manajemen Menurut Wahjono (2008: 20), bahwa pada umumnya manajemen dibagi menjadi tiga level, antara lain : a. Manajer Lini Pertama (first line manager), seperti mandor/pengawas, commit to user dalam manajemen suatu organisasi. supervisor adalah tingkatan terbawah

13


digilib.uns.ac.id

Mereka memimpin dan mengawasi langsung serta bertanggung jawab terhadap kelancaran pekerjaan para tenaga operasional di lapangan. Merekalah yang menjadi tumpuan harapan atas keberhasilan pencapian tujuan. Mereka diharapkan mampu mengartikan dan menterjemahkan sasaran dan tujuan organisasi. Demikian pula, mereka diharapkan mampu membuat breakdown pekerjaan yang rinci dengan bahasa sederhana yang mudah dimengerti oleh karyawan pelaksana. b. Manajer Madya (middle manager), yang bertugas memimpin dan mengawasi manajer lini pertama. Contoh manajer madya ialah kepala departemen, superintenden, manajer keuangan, dan manjer fungsional yang lain. Mereka bertanggung jawab ke manajer puncak. Manajer ini bertanggung jawab mengimplementasikan kebijakan serta mendapatkan keselarasan antara tuntutan manajer puncak dengan kemampuan bawahannya. c. Manajer Puncak (top manager), yang bertanggung jawab atas keseluruhan

kegiatan organisasi biasa disebut Direktur, Presiden Direktur (Presdir), General Manger, CEO (Chief Executive Officer). Tugasnya adalah menetapkan

kebijakan

dan

mengarahkan

organisasi

agar

dapat

beradaptasi dengan lingkungan mikro dan makro perusahaan dan menjamin tercapainya tujuan perusahaan.

commit to user

14


digilib.uns.ac.id

Bagan 1. Tingkatan manajemen (Manajemen Level)

Top

Middle

First Line Karyawan pelaksana (non-manajerial)

Piramida Manajemen Sumber: Wahjono, (2008:22)

5. Sumber Tenaga Kerja dan Cara Mendapatkannya Tenaga kerja biasanya dibutuhkan oleh sebuah organisasi lembaga atau instansi untuk memenuhi kebutuhan kerja secara konstan dan memadai sesuai dengan bidangnya masing-masing. Untuk memenuhi tenaga kerja tersebut, sebuah organisasi akan membuka lowongan kerja, yang biasanya terjadinya lowongan kerja dikarenakan adanya tenaga kerja yang pensiun, di mutasi, adanya organisasi baru, penambahan cabang organisasi baru, dan bisa juga karena pemberhentian atau pemecatan secara terhormat maupun tidak terhormat. Sebuah organisasi membuka lowongan tenaga kerja tentunya harus melewati proses perekrutan tenaga kerja agar organisasi mendapatkan tenaga commit to user

15


digilib.uns.ac.id

kerja yang sesuai kriteria tentunya dengan adanya syarat-syarat yang sudah ditentukan. Dalam perekrutan tersebut tentunya harus mengetahui sumbersumber tenaga kerja. Menurut Wahjono (2008: 25)sumber-sumber tenaga kerja terdiri dari: a. Walk in, pelamar datang sendiri ke suatu tempat yang disediakan oleh perusahaan perekrut dengan mempersiapkan semua keperluan pelamar kerja sekaligus siap untuk dilakukan uji dan tes. b. Employee Referals, pelamar berasal dari rekomendasi karyawan, sehingga bisa dipastikan bahwa pelamar direkomendasikan tersebut telah melewati proses seleksi awal yang telah dilakukan oleh karyawan, khususnya di sektor moral – bahwa pelamar mempunyai moral, kebiasaan, sikap dan sifat yang baik, yang tidak bertentangan dengan budaya perusahaan. c. Advertising, perusahaan tinggal memasang iklan pada jenis media, waktu, dan kolom yang cocok. d. Employment Agencies, di Indonesia agen penempatan tenaga kerja diperankan oleh Departemen/Dinas Tenaga Kerja (Disnaker) yang secara berkala memasang pengumuman tentang adanya lowongan kerja dari beberapa perusahaan. e. Academic Resources, lembaga-lembaga pendidikan terkemuka sebagai penghasil karyawan berpotensi tinggi sering menjadi sasaran (jujugan) bagi perusahaan yang mencari tenaga kerja dengan menitipkan pengumuman lowongan kerja. f. Labor Union, serikat pekerja yang bagus biasanya mempunyai daftar commit to user anggota yang mempunyai keterampilan dan keahlian khusus yang bisa

16


digilib.uns.ac.id

sangat berguna bagi perusahaan, biasanya nama-nama yang terdaftar dalam serikat tertentu telah melewati suatu proses seleksi profesi dan moral yang cukup ketat. g. Leasting, khusus untuk pemenuhan kebutuhan tenaga kerja siklikal yang tidak terus-menerus, perusahaan bisa memanfaatkan jasa pengerahan tenaga kerja dengan sistem kontrak sesuai dengan lamanya kebutuhan pekerjaan. h. Nepotism, penarikan karyawan sering kali terjadi lewat informasi orang dalam, bahkan manajemen pun tidak mengetahui bahwa kebanyakan pelamar adalah keluarga karyawan. i. Proffesional Assosiation, berbagai asosiasi seperti KADIN, Ikatan Akutan Indonesia, Permanin, Asosiasi Pengrajin Indonesia (Asepi), dapat berfungsi sebagai sumber rekrutmen. j. Military Veteran, khususnya untuk pos-pos pekerjaan yang memerlukan kecakapan security, seperti satpam dan komandannya, Bodyguard, jasa pengawalan

pengambilan

uang

seperti

Cisco,

Securicor,

dapat

memanfaatkan biro penempatan tenaga kerja yang dimiliki oleh satuansatuan bersenjata dan militer untuk penyaluran para veteran. Setelah calon tenaga kerja mengetahui dimana mereka mendapatkan informasi mengenai lowongan kerja, mereka akan mendaftarkan diri kepada lembaga atau instansi tersebut yang menurut mereka sesuai dengan kemampuan dan pendidikan yang mereka miliki tentunya dengan melengkapi syarat-syarat yang sudah ditentukan oleh lembaga atau instansi yang mereka pilih.

commit to user

17


digilib.uns.ac.id

Dalam perekrutan tenaga kerja tentunya tidak terlepas dengan adanya seleksi kerja, dan dalam seleksi kerja lembaga atau instansi akan menggunakan beberapa metode penyeleksian atau pemilihan tenaga kerja. Menurut Ranupandojo (1994: 24) dalam Tarto (2007:11), “analisa jabatan adalah suatu proses untuk mempelajari dan mengumpulkan berbagai informasi yang berhubungan dengan berbagai operasi dan kewajiban suatu jabatan. Hasil dari analisa jabatan ini adalah deskripsi jabatan dan spesifikasi jabatan.”

Menurut Ranupandojo (1994: 27) dalam Tarto (2007:12), deskripsi jabatan adalah suatu statement yang teratur, dari berbagai tugas dan kewajiban suatu jabatan tertentu. Menurut

Ranupandojo

(1994:

29) dalam

Tarto

(2007:13),

Spesifikasi jabatan adalah statement dari kwalitas minimum karyawan yang biasa diterima agar dapat menjalankan satu jabatan dengan baik. Menurut

Ranupandojo

(1994:45)

dalam

Tarto

(2007:25),

mengatakan metode yang standart yang digunakan dalam pemilihan tenaga kerja adalah: a. Wawancara pendahuluan. Tanya jawab mengenai riwayat hidup calon pegawai, biasanya terjadi sebelum penyerahan surat lamaran pekerjaan. b. Pengisian formulir atau blangko lamaran. Sebelum menyerahkan surat lamaran pekerjaan, biasanya diberikan formulir atau blangko lamaran untuk diisi.

commit to user

18


digilib.uns.ac.id

c. Memeriksa referensi. Sebelum menyerahkan surat lamaran pekerjaan, harus diperiksa dulu kelengkapan isinya, baru kemudian diserahkan kepada pihak yang bersangkutan. d. Tes psikologi. Tes kejiwaan bagi calon pegawai. e. Wawancara. Berisi tanya jawab langsung antara calon pegawai dengan pihak yang diutus dari perusahaan untuk wawancara. f. Persetujuan atasan langsung. Setelah melalui tahap-tahap diatas, kemudian menunggu persetujuan dari atasan langsung, akan diterima kerja atau tidak. g. Pemeriksaan kesehatan. Yaitu tes mengenai keadaan kesehatan calon pegawai, agar nantinya saat bekerja tidak terjadi hambatan dalam melaksanakan tugasnya. h. Indukasi atau orientasi. Pelatihan

dasar

atau

arahan

dari

masing-masing

bagian,

agar

memudahkan calon pegawai dalam melaksanakan tugas nantinya. Dan setelah calon tenaga kerja melengkapi semua syarat dan melewati proses seleksi, selanjutnya tinggal menunggu pengumuman diterima kerja atau tidak sesuai dengan tanggal dan waktu yang sudah ditentukan. 6. Tugas dan Kewajiban Staf atau Tenaga Kerja Setelah calon staf melalui proses seleksi dan kemudian diberi commit to user pemberitahuan diterima kerja, maka staf atau tenaga kerja akan menerima

19


digilib.uns.ac.id

tugas dan tanggung jawab yang akan mereka dapatkan, yang dimaksud tugas dan kewajiban disini adalah sebuah perincian kegiatan kerja baik itu harian, bulanan maupun tahunan yang akan dilakukan selama orang tersebut menjabat sebagai staf di lembaga atau instansi yang telah mereka pilih sesuai dengan penempatan masing-masing staf. Tugas dan kewajiban staf, antara lain: a. Melaksanakan kegiatan kerja sesuai dengan perintah atasan, b. Menaati peraturan yang ditetapkan oleh lembaga atau instansi, c. Melaksanakan tugas sesuai dengan bidangnya masing-masing, d. Melaksanakan kegiatan kerja dengan maksimal. e. Membuat laporan untuk dipertanggung jawabkan kepada atasan. 7. Kompensasi Tenaga Kerja Menurut Handoko (1984:245) dalam Tarto (2007:26), dikatakan bahwa, “kompensasi adalah pemberian kepada karyawan dengan pembayaran finansial sebagai balas jasa untuk pekerjaan yang dilakukan dan sebagai multifaktor untuk pelaksanaan kegiatan diwaktu yang akan datang.”

Menurut Yusuf (2000:46) dalam Tarto (2007:36) dikatakan upah adalah. a. Tiap-tiap pembayaran yang berupa uang yang diterima oleh buruh sebagai ganti pekerjaan. b. Perumusan, makanan, bahan makanan dan pekerjaan yang nilainya ditaksir menurut harga umum setempat. Menurut Dewan penelitian pengupahan nasional dalam Yusuf, (2000:46) dalam Tarto (2007:36) commit to user ”upah adalah penerimaan suatu imbalan dari penerimaan kepada pemberian kerja untuk suatu pekerjaan jaminan kelangsungan hidup bagi

20


digilib.uns.ac.id

kemanusiaan yang layak dan kelangsungan produksi yang dinyatakan bagi kemanusiaan yang layak dan ditetapkan menurut persetujuan.”

Jadi menurut penulis, kesimpulan dari semua pendapat diatas bahwa kompensasi adalah upah, gaji, atau imbalan yang diberikan kepada tenaga kerja, sebagai bentuk rasa tanggung jawab yang diberikan karena sudah melaksanakan tugas, dan juga sudah menjadi hak mereka, yang jumlahnya sudah disepakati bersama sebelumnya sesuai dengan jabatannya masingmasing. Menurut Yusuf, (2000: 46) dalam Tarto (2007:36), program kompensasi dirancang untuk tujuan : a. Menarik para karyawan atau tenaga kerja yang qualifid (berkualitas) kedalam organisasi. b. Memotivasi karyawan agar mereka mencapai prestasi yang unggul. c. Menciptakan masa dinas yang panjang atau untuk karyawan tetap dalam perusahaan. Kompensasi dibuat dengan tujuan agar para staf mendapatkan hak mereka masing-masing tentunya, tetapi selain itu juga untuk memotivasi para staf agar lebih giat lagi bekerja dan tugas dapat cepat terselesaikan. Kompensasi dibutuhkan juga untuk memotivasi staf agar mendapatkan prestasi yang lebih unggul dan dapat menjadi karyawan teladan, sehingga akan memperlambat masa pensiun karena dirasa menjadi nilai positif karena dapat selalu menjalankan tugas dengan baik. Faktor-faktor yang mempengaruhi kebijaksanaan kompensasi atau upah adalah: to user a. Organisasi buruh, yaitucommit penetapam Upah Minimum Regional (UMR)

21


digilib.uns.ac.id

b. Kemampuan perusahaan, yaitu pembagian hasil sisa usaha yang dapat dinikmati antara buruh dan pemilik saham dan harus disesuaikan dengan ketentuan tertentu. c. Produktivitas perusahaan, yaitu hasil dari banyaknya produk yang terjual oleh perusahaan. d. Biaya hidup, yaitu banyaknya biaya yang dikeluarkan untuk memenuhi kebutuhan hidup. e. Pemerintah, yaitu keterlibatan pemerintah tentang pajak penghasilan 8. Ketrampilan yang harus dimiliki pemimpin Seorang pemimpin dalam memimpin sebuah organisasi, lembaga ataupun instansi harus memiliki ketrampilan atau skill yang harus dimiliki yakni sifat, sikap, perilaku dan kemampuan yang baik untuk tercapainya tujuan yang telah disepakati sebelumnya. Seorang pemimpin akan menjadi contoh bagi bawahannya dan merupakan cerminan organisasi tersebut, organisasi yang baik bermula dari pemimpin yang baik pula. Menurut Susilo Martoyo (1990:149), ”Pemimpin adalah seorang yang memiliki kemampuan memimpin, artinya pemimpin harus memiliki kemampuan untuk mempengaruhi perilaku orang lain atau kelompok, tanpa mengindahkan bentuk alasannya.”

Menurut Koontz dalam Wahjono (2008:159) mengikhtisarkan ada 4 sifat utama berpengaruh terhadap kesuksesan seorang pemimpin yaitu : a. Kecerdasan b. Kedewasaan dan keluasan hubungan sosial c. Motivasi diri dan dorongan berprestasi, dan d. Sikap-sikap hubungan commit manusiawi to user

22


digilib.uns.ac.id

Sedangkan menurut Wahjono sendiri (2008:22), ketrampilan manajemen antara lain : a. Ketrampilan Konseptual (conceptual skill) adalah kemampuan mental untuk mengkoordinasi dan memadukan seluruh kepentingan dan kegiatan organisasi. Ini berarti kemampuan manajer untuk melihat organisasi secara keseluruhan dan memahami hubungan antar elemen yang saling terkait dan saling tergantung. b. Ketrampilan Kemanusiaan (interpersonal skill) adalah kemampuan untuk bekerja sama dengan manusia lain. Berarti manajer harus mempunyai kemampuan untuk memotivasi orang lain agar tercipta partisipasi bersama dalam mencapai tujuan organisasi. c. Ketrampilan Teknis (technical skills) adalah kemampuan dalam menggunakan prosedur, teknik, dan pengetahuan di bidang-bidang khusus, sehingga pekerjaan dapat terlaksana dengan baik.

Menurut Magdalena Lumbatoruan dalam Qalyubi (2003:282), menyatakan bahwa seorang pemimpin dinilai berhasil, antara lain, apabila mampu : a. Memotovasi bawahannya untuk bekerja sama, Yaitu adanya dorongan dari atasan kepada bawahannya untuk menjalin kerjasama agar tugas dapat terselesaikan dengan baik. b. Membuat keputusan yang dapat dilaksanakan dengan baik, Bahwa seorang atasan tidak boleh membuat keputusan yang kiranya membertkan atau tidak mungkin sanggup untuk dilaksanakan oleh bawahannya.

commit to user

23


digilib.uns.ac.id

c. Mengendalikan situasi, Bahwa seorang atasan harus mampu membaca situasi dahulu sebelum akhirnya dapat mengendalikan situasi serumit apapun. d. Memikul tanggung jawab, Pemimpin harus berani mempertanggung jawabkan semua tugas yang telah diberikan kepada dirinya. e. Bersikap adil terhadap seluruh karyawan, Seorang pemimpin hendaknya tidak pilih kasih atau bersikap adil dalam memberikan

tugas

kepada

para

stafnya.

Sehingga

tidak

akan

menimbulkan rasa iri dan ketidak puasan dari para karyawan yang akan mengakibatkan pertengkaran. f. Meningkatkan rasa percaya diri dan kebanggaan bawahan terdapat pekerjaan mereka. Artinya bahwa seorang pemimpin hendaknya memberikan pujian kepada bawahan atas kinerja mereka, karena hasil dari pekerjaan mereka akan bermanfaat bagi orang lain, dan apabila mereka melakukan kesalahan harus selalu diberi motivasi dan arahan agar kesalahan tersebut tidak terulang kembali

B. Pengertian Perpustakaan Sebelum kita membahas lebih lanjut tentang Manajemen Sumber Daya Staf di Perpustakaan, baiknya terlebih dahulu kita mengetahui apa pengertian perpustakaan itu sendiri, Menurut Qayulbi (2003:4) bahwa,

”Perpustakaan secara konvensional, yaitu kumpulan buku atau bangunan fisik commit to user tempat buku dikumpulkan, disusun menurut sistem tertentu untuk kepentingan pemakai.”

24


digilib.uns.ac.id

Dari pendapat diatas penulis dapat menyimpulkan bahwa perpustakaan adalah sebuah tempat atau gedung yang berdiri dibawah naungan sebuah lembaga atau instansi dimana di dalamnya terdapat semua fasilitas sumber daya dan informasi, yang koleksinya tersusun secara sistematis sehingga dapat digunakan untuk kepentingan pengguna dalam mencari informasi. Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Surakarta termasuk dalam Perpustakaan perguruan tinggi, dimana perpustakaan tersebut berdiri dibawah naungan Universitas Muhammadiyah Surakarta dan mempunyai tujuan yang sama, yaitu Tri Dharma Perguruan Tinggi (pendidikan, pelatihan dan pengabdian masyarakat), maka manajemen sumber daya staf merupakan unsur yang sangat penting dalam pencapaian tujuan tersebut. Jadi Manajemen Sumber Daya Staf di Perpustakaan maksudnya adalah suatu pengkoordinasian staf di perpustakaan baik secara vertikal maupun horisontal dalam membagi dan memperjelas tugas, tanggung jawab serta wewenang sesuai dengan kedudukan yang diperoleh masing-masing staf. Dan kita akan membahas mengenai Manajemen Sumber Daya Staf di Perpustakaan Pusat UMS lebih lanjut dalam BAB IV.

commit to user

25


digilib.uns.ac.id

BAB III GAMBARAN UMUM PERPUSTAKAAN MUHAMMADIYAH SURAKARTA

A. Sejarah

Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Surakarta (UMS) berdiri sejak tanggal 18 September 1958, bersamaan dengan berdirinya IKIP Muhammadiyah Surakarta, sebagai cabang dari Universitas Muhammadiyah Jakarta. Seiring dengan perubahan status IKIP Muhammadiyah Surakarta menjadi Universitas Muhammadiyah Surakarta, Perpustakaan UMS juga mengalami perkembangan yang cukup berarti. Terbukti dengan semakin banyaknya perubahan yang terjadi dalam rangka memajukan diri. Beberapa perubahan tersebut meliputi gedung, fasilitas, dana, pengelolaan dan jumlah koleksi yang terus bertambah dalam jumlah judul dan eksemplarnya, serta ragam ataupun jenis koleksinya. Demikian juga dengan sistem sentralisasi yang telah berubah ke sistem desentralisasi. Perpustakaan Pusat UMS yang dulu hanya satusatunya perpustakaan di lingkungan UMS, saat ini dengan beberapa perpustakaan fakultas dan perpustakaan unit penunjang yang lain semakin banyak memiliki peluang untuk mengembangkan diri secara lebih baik dan optimal, dalam rangka mewujudkan perpustakaan online yang mampu mengikuti perkembangan informasi di dunia informasi, khususnya dalam dunia pendidikan.

Dengan menempati sebuah gedung berlantai empat dengan luas kurang lebih 4000 meter persegi sejak Februari 1994, banyak kemajuan yang telah dicapai oleh Perpustakaan Pusat UMS. Perhatian yang cukup serius dari commit to user pimpinan UMS dan semangat kerja yang tinggi dari tenaga pengelola, mampu

26


digilib.uns.ac.id

mengantarkan Perpustakaan Pusat UMS untuk berubah menjadi perpustakaan yang modern, yaitu perpustakaan yang didukung oleh teknologi informasi dan komunikasi dalam usaha mendukung kegiatan proses belajar mengajar (fungsi edukatif) di UMS secara lebih lebih efektif dan efisien, dengan hasil akhir yang optimal.

Sejak dari awal keberadaanya, Perpustakaan Pusat Universitas Muhammadiyah

Surakarta

telah

mengalami

beberapa

kali

pergantian

kepemimpinan, yakni :

Tabel 1. Kepemimpinan di Perpustakaan Pusat UMS Tahun

Nama

Tahun ....... – 1989

Drs. Sujadi

Tahun 1989 – 1992

Drs. Bambang Raharjo

Tahun 1992 – 1994

Drs. Djoin Sunaryo

Tahun 1994 – 1997

Drs. Bambang Setiaji, M.A.

Tahun 1997 – 1997

Sri Padmantyo, S.E., M.P.A.

Tahun 1997 – 2001

Drs. Maryadi, M.A.

Tahun 2001 – 2001

Drs. Wahyono, Akt., M.A.

Tahun 2001 – 2006

Dra. Hj. Anissa Setyawati

Tahun 2006 – 2008

Gunawan Ariyanto, ST.,M.Comp.Sc.

Tahun 2008 – Sekarang

Denny Vitasari, ST., M.Eng.Sc.

Sumber : http://library.ums.ac.id/

commit to user

27


digilib.uns.ac.id

B. Visi, Misi, Tujuan dan Fungsi Perpustakaan Pusat UMS 1. Visi Menjadi pusat pengelola dan penyebaran informasi yang berbasis teknologi informasi guna mendukung pelaksanaan pengajaran, penelitian, dan pengabdian masyarakat serta mengembangkan ilmu dan nilai-nilai keislaman. 2. Misi a. Meningkatkan kemampuan mengelola dan menyebarkan informasi guna mendukung kebutuhan informasi bagi sivitas akademik UMS. b. Meningkatkan kemampuan mengelola dan menyebarkan informasi atas kekayaan ilmiah yang dimiliki oleh UMS. c. Menunjang sistem jaringan informasi di antara perpustakaan perguruan tinggi dan perpustakaan lain di tingkat nasional dan internasional. d. Mengelola dan menyebarkan informasi tentang perkembangan Islam di Surakarta dan sekitarnya. 3. Tujuan a. Menyediakan dan mengupayakan ketersediaan akses informasi yang mendukung

proses

belajar-mengajar,

penelitian

dan

pengabdian

masyarakat dengan memanfaatkan kemampuan teknologi informasi. b. Mendokumentasikan dan menyebarluaskan hasil karya sivitas akademik dengan memanfaatkan kemampuan teknologi informasi. c. Mengupayakan

terwujudnya

jaringan

informasi

di

lingkungan

perpustakaan perguruan tinggi Muhammadiyah atau perpustakaan lain di tingkat nasional dan internasional. commit to user

28


digilib.uns.ac.id

d. Mendokumentasikan

dan

menyebarluaskan

informasi

tentang

perkembangan Islam dengan memanfaatkan kemampuan teknologi informasi. 4. Fungsi a. Sebagai sumber informasi dan layanan program pendidikan dan pengajaran; b. Sebagai sumber informasi dan layanan program penelitian; c. Sebagai sumber informasi dan layanan program pengabdian pada masyarakat yang berwacana keislaman; d. Sebagai Media rekreasi alternatif bagi civitas akademika perguruan tinggi. C. Struktur Organisasi

Struktur organisasi Perpustakaan Pusat UMS selengkapnya adalah sebagai berikut :

Bagan 2. Struktur Organisasi Perpustakaan UMS tahun 2000-sekarang KEPALA Denny Vitasari WAKILKEPALA Siti Nuzilah

ADMINISTRASI Masrokah

IT, E-JOURNAL +E-BOOK Suyadi

LAYANAN TEKNIS Gatiningsih

HUMAS, KESEKRETARIATAN + KEUANGAN Siti Musyarofah

LAYANAN PENGGUNA Tri Mulyati

commit to user Sumber : Buku Panduan Perpustakaan Pusat UMS tahun 2010

29


digilib.uns.ac.id

Keterangan :

1. Tugas kepala seksi perpustakaan adalah: a. Mengkoordinasi seluruh kegiatan bagian b. Menerima laporan pemasukan uang dari semua bagian c. Mambuat anggaran dan realisasi pengeluaran d. Mengadakan rapat koordinasi semua bagian e. Membuat laporan kegiatan kepada Ketua UMS 2. Tugas bagian pengadaan dan pengolahan adalah: a. Pembelian buku, majalah, dan surat kabar b. Memberikan informasi data buku kepada komite perpustakaan c. Memproses bahan pustaka baru: klasifikasi, memberi label, cap, pengaman, input data ke komputer d. Mengurus dan mengarsip surat masuk dan surat keluar e. Melayani pendaftaran anggota dari luar civitas akademika Universitas Muhammadiyah Surakarta. f. Mengurus pembayaran dan langganan majalah dan surat kabar g. Membuat laporan rutin kepada Seksi Perpustakaan setiap bulan 3. Tugas bagian sirkulasi dan pemeliharaan bahan pustaka adalah: a. Melayani peminjaman buku b. Melayani pengembalian buku c. Melayani permintaan buku yang dipinjam setiap dosen d. Shelving e. Membuat laporan stastistik peminjam dan jumlah buku yang dipinjam commit to user f. Memperbaiki laporan rutin kepada Seksi Perpustakaan setiap bulan

30


digilib.uns.ac.id

4. Tugas bagian layanan Koleksi Karya Ilmiah adalah: a. Memberi layanan kepada pengguna berkaitan dengan hasil tulisan ilmiah (penelitian) dalam bentuk cetak (tesis, skripsi, tugas akhir). b. Menerima dan mencatat rutin Kepada Seksi Perpustakaan setiap bulan c. Memberi layanan akses melalui CD ROM khusus unuk jenis koleksi skripsi yang berbentuk softcopy. 5. Tugas bagian layanan Multimedia (Audio Visual) adalah: a. Memberikan layanan yang secara langsung bersentuhan dengan TI dengan koleksi CD, CD-ROM, disket dan kaset. b. Memberikan layanan TV kabel. 6. Tugas bagian periodikal, Referensi, dan Informasi perpustakaan adalah: a. Memberi layanan kepada pengguna periodikal, koran, referensi, dan koleksi khusus. b. Memberi layanan karya-karya ilmiah c. Memproses majalah baru dan buku-buku referensi d. Mengarsip dan memproses majalah untuk dijilidkan e. Mengarsip koran , majalah hadiah f. Memberikan informasi tentang wacana ilmu pengetahuan yang up to date dari sumber-sumber tercetak yang ada. g. Membuat laporan rutin kepada Seksi Perpustakaan setiap bulan. 7. Tugas bagian Koleksi Cadangan: a. Memberikan layanan koleksi cadangan b. Membuat laporan rutin kepada Seksi Perpustakaan setiap bulan. c. Shelving

commit to user

31


digilib.uns.ac.id

8. Tugas bagian Kasir adalah: a. Menerima semua pembayaran dari beberapa aktivasi perpustakaan yang berhubungan dengan

uang, seperti pembayaran denda, aktivasi,

penggatian kartu hilang, dan lain-lain. 9. Tugas bagian Fotokopi adalah: a. Memberikan layanan fotokopi bagi pengunjung perpustakaan dengan ketentuan yang berlaku di perpustakaan. 10. Tugas bagian Administrasi adalah: a. Memberikan layanan pendaftaran anggota perpustakaan. b. Memberikan layanan aktivasi c. Memberikan layanan pembuatan kartu anggota perpustakaan d. Memberikan layanan surat-menyurat e. Penyerahan Karya Ilmiah Sumber : hasil wawancara dengan Wakil Kepala Perpustakaan Pusat UMS Dra. Siti Nuzilah, tanggal 23 Maret 2010 pukul 09.31 WIB.

D. Sumber Daya Manusia

Untuk menunjang keseluruhan kegiatan yang ada, Perpustakaan Pusat UMS dijalankan oleh seorang kepala dibantu oleh seorang wakil kepala, 5 orang kepala urusan (kaur), 23 orang staf pendukung dan 18 orang tenaga partime. Dari jumlah pegawai yang ada tersebut terdapat 14 orang berstatus pustakawan.

Kepala

: Denny Vitasari, S.T., M. Eng. Sc.

Wakil Kepala

: Dra. Siti Nuzilah commit to user

32


digilib.uns.ac.id

Humas, Kesekretariatan & Keuangan

1. Siti Musyarofah (Kaur. Humas, Kesekretariatan & Keuangan) 2. Ken Retno Yuniwati, A.Md. (Humas dan Informasi) 3. Ismarni, A.Md (Kasir)

Layanan Administrasi

1. Masrokhah, BA. (Kaur Administrasi) 2. Sapta Pujianta, A.Ma (Administrasi) 3. Hariyanto, SE. (Administrasi) 4. H. M. Taslim (Cek Keluar/Masuk)

Layanan Pengguna

1. Tri Mulyati (Kaur. Layanan Pengguna & Layanan Periodikal) 2. Cahyana Kumbul Widada, A.Md. (Layanan Referensi) 3. Budiman (Layanan Kol. Cadangan) 4. Mulyadi (Layanan Kol. Cadangan) 5. Kurnia Utami, S.Sos. (Layanan Sirkulasi-Peminjaman) 6. Nur Rohman C. W. (Layanan Sirkulasi-Peminjaman) 7. Edhy Susilo (Layanan Sirkulasi-Pengembalian) 8. Dra. Suparmi (Layanan Sirkulasi- Pengembalian) 9. Eko Daryadi (Layanan Kol. Karya Ilmiah) 10. Haryadi (Layanan Kol. Karya Ilmiah) 11. Arif Yulianto (Copy Center) commit to user

33


digilib.uns.ac.id

Layanan Teknis

1. Gatiningsih (Kaur. Layanan Teknis & Pengadaan Koleksi) 2. Murtini, B.Sc. (Pengadaan Koleksi) 3. Maria Husnun Nisa, S.Sos. (Pengolahan Buku Teks) 4. Edy Suparno (Pengolahan Buku Teks) 5. Esti Handayani, A.Md. (Pengolahan Koleksi Audio Visual) 6. Munawar (Pengolahan Koleksi Periodikal) 7. Ari Fatmawati Aisyah, A.Md. (Pengolahan Koleksi Karya Ilmiah) 8. Dwi Budi Setiawan (Penjilidan)

IT, E-Journal & E-Book

1. Suyadi (Kaur. IT, E-Journal & E-Book) 2. Yuldarrahman, S.T. (IT)

Tabel 2. Data Karyawan Perpustakaan Pusat UMS Tahun 2009 No 1. 2.

Nama Masrokhah Sugiyanto, Drs

Suami/Istri Drs. F Yusuf Noor Sadiyem

3.

Suparmi, Dra

Suprapto, Drs

4.

Murtini, BSc

Taufiq Puji Rahmani, BSc

5.

Siti Musyarofah

Sunardi

6. 7. 8.

Edhy Susilo Nur Rohman CW Edy Suparno

Eny Nurhidayati Dyah Layla Apriliana Urip

9.

Suyadi

Suratmi

10.

Gatiningsih

Tjipto Basoeki

11.

Mulyadi

12.

Ken Retno Yuniwati

Utari commit to user Subagyo

Keterangan Diploma S-1 Ilmu Ekonomi Administrasi FKIP UNS Surakarta Akademi Pimpinan Perusahaan Indonesia (APPI) Yogyakarta Diploma Ilmu Perpustakaan UGM Yogyakarta SLTA SLTA Diploma Ilmu Pendidikan Matematika UNS Diploma Teknologi Perpustakaan UGM SMA Diploma Ilmu Perpustakaan Universitas Airlangga

34


digilib.uns.ac.id

13.

Hariyanto

Sri Yuniwat, Amd

14.

Sapta Pujianta

Watini

15. 16. 17.

Ismarni Eko Daryadi Haryadi

Pusmanto Nanik Indriyani Sudarmi

18.

Esti Handayani, Amd

Ngainun

19.

Tri Mulyati

Mulyono, SE

20.

Maria Husnun Nisa, S Sos

Arief Rochmad

21.

Budiman Budi Hartanto

Mursyidah

22.

Kurnia Utami

23. 24.

29.

Munawar Ridwan Nur Efendi Ari Fatmawati Aisyah, Amd Siti Nuzilah, Dra Denny Vitasari, S.T., M. Eng. Sc. Cahyono Kumbul Widodo, Amd Arif Yulianto

30.

Dwi Budi Setyawan

31.

Yuldarrohman, ST.

32.

Moh. Taslim

25. 26. 27. 28.

Surabaya Diploma Ilmu Perpustakaan Universitas Terbuka Diploma Ilmu Perpustakaan Universitas Terbuka SLTA SD Diploma Ilmu Perpustakaan UGM Yogyakarta Diploma Teknologi Perpustakaan UGM Alumni S-1 Ilmu Perpustakaan Unpad Bandung SLTA S-1 Ilmu Perpustakaan Universitas Padjajaran Bandung

Sri Daryani Marwati Mutmainah Diploma Ilmu Perpustakaan UGM Yogyakarta

Dwi Murwati

Master of Engineering Science of Monash University Diploma Ilmu Perpustakaan UGM SLTA Diploma Ilmu Perpustakaan UGM Yogyakarta Alumni Teknik Elektro Universitas Muhammadiyah Surakarta SD

Sumber : Hasil wawancara bagian IT Perpustakaan Pusat UMS

E. Gedung/Ruang Dengan menempati sebuah gedung berlantai empat dengan luas kurang lebih 4000 meter persegi sejak Februari 1994, Perpustakaan Pusat UMS bisa dilihat melalui data sebagai berikut : Lantai Dasar 1. Gudang Buku 2. Ruang Pengadaan dan Pengolahan Buku commit to user

35


digilib.uns.ac.id

Lantai 1 1. Lobby 2. Loker pengunjung 3. TV 4. Ruang Internet 5. Rak koleksi CD 6. Rak Koleksi Skripsi 7. Ruang baca 8. Ruang diskusi 9. Layanan administrasi 10. Tempat peminjaman buku 11. Ruang Administrasi 12. Ruang Kepala Perpustakaan Lantai 2 1. Rak Buku Teks 2. Meja baca 3. Katalog Komputer 4. Tempat pengambilan buku 5. Ruang sirkulasi petugas Lantai 3 1. Rak Buku Cadangan 2. Koleksi Kitab 3. Koleksi Referensi dan Koleksi Djasman 4. Katalog Komputer

commit to user

5. Tempat fotocopy

36


digilib.uns.ac.id

Untuk lebih jelasnya, dapat dilihat pada lampiran 20. F. Sumber Dana

Dana merupakan salah satu faktor yang sangat menentukan dalam program pengembangan koleksi ataupun perpustakaan. Dana yang besar akan mempengaruhi jumlah koleksi yang disediakan sehingga mampu menunjang kurikulum, yang pada akhirnya tujuan induk tercapai. Dalam hal ini Perpustakaan Pusat Universitas Muhammadiyah Surakarta mendapat dana Rp. 500.000.000,(Lima Ratus Juta Rupiah) tiap tahun dari lembaga induknya, yaitu Universitas Muhammadiyah Surakarta.

Dana yang diperoleh digunakan antara lain, dana operasional, dana pengadaan buku, dana pembuatan booklet, dana kegiatan seperti peringatan hari besar, dan keperluan lain-lain. Perpustakaan Pusat Universitas Muhammadiyah Surakarta tidak dapat mengeluarkan perincian dana secara pasti, tergantung dengan kebutuhan. Apabila terjadi kekurangan dana, Perpustakaan Pusat Universitas Muhammadiyah Surakarta dapat meminta lagi kepada pusat sesuai kebutuhan yang diperlukan.

G. Sarana dan Prasarana Untung menunjang layanan di perpustakaan, Perpustakaan Pusat UMS memilki sarana adan prasarana sebagai berikut :

commit to user

37


digilib.uns.ac.id

Tabel 3. Daftar Jenis Sarana dan Prasarana di Perpustakaan Pusat UMS Tahun 2009 No.

Nama Barang

Pemanfaatan Petugas

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 46 47 48

AC 12 Airphone 6 Almari besi 7 Almari kayu 9 Almari tas/ locker Dingklik panjang Dispenser 5 Display Majalah 1 Filling kabinet 7 Globe dunia Head set 4 Jam dinding 8 Karpet 1 Kipas angina 4 Komputer & laptop 23 Kotak kartu 3 Kotak Koran 2 Kursi besi lipat 6 Kursi kayu busa kantor 4 Kursi kayu busa 22 Kursi plastik 7 Meja baca besar 7 Meja baca besar leseh Meja baca kecil Meja dorong kayu 9 Meja kantor 31 Meja kecil hitam 7 Meja kecil putih 4 Meja kerja panjang 6 Meja kompuuter 16 Meja kursi tamu 1 Meja leseh kecil 2 Meja oval 3 Meja sket/meja tinggi 8 Mesin ketik elektronik 1 Papan boardmaker 12 Papan dispalay Koran 6 Papan pengumuman 1 Penyedot debu 1 Printer laserjet canon 3 HP1320 Printer Epson LQ1170 1 Printer Epson LQ2180 2 Printer Epson LX-300 5 Radio tape 4 Rak alumunium 3 Rak buku besi 55 commit to 5user Rak buku kayu Rak kayu pendek 37

Jumlah

Ket.

21 10 16 10 3 4 2 13 17 4 44 38 14 156 31 14 12 57 5 5 8 5 36 1 25 13 1 8 5 -

43 6 7 19 16 10 8 5 7 2 4 21 18 8 67 3 2 44 18 178 38 21 12 57 14 36 15 4 11 52 2 27 3 21 1 13 14 6 1

2 rsk

1

1

211 -

1 2 5 4 3 55 216 37

Pengguna

set

?

1 sisi

38


49 50 51 52 53 54 55 56 57 58 59

digilib.uns.ac.id

Rak majalah Scanner HP scanjet 8350 Server Telpon Kursi putar TV LCD Kulkas Amano Mesin presensi kartu Mesin fotokopi

1 1 4 10 26 2 1 1 1 2

35 4 -

1 1 4 10 61 4 2 1 1 1 2

Sumber : Hasil wawancara bagian IT Perpustakaan UMS

H. Koleksi Berdasarkan pengelompokannya, koleksi Perpustakaan Pusat UMS dibagi menjadi dua, yaitu : 1. Pengelompokan koleksi berdasarkan klasifikasinya, koleksi Perpustakaan Pusat UMS dibedakan menjadi dua bagian, yaitu: a. Koleksi Umum, menggunakan sistem klasifikasi DDC (Dewey Decimal Classification) edisi 22, yang membagi ilmu pengetahuan kedalam 10 kelompok besar. Klas 000

Karya umum (Penelitia, Perpustakaan dan Informasi, Ilmu Komputer)

Klas 100

Filsafat dan Psikologi Umum

Klas 200

Agama

Klas 300

Ilmu-Ilmu Sosial

Klas 400

Bahasa

Klas 500

Ilmu-Ilmu Murni (Matematika, Fisika, Kimia, Biologi)

Klas 600

Ilmu-Ilmu Terapan (Teknologi)

Klas 700

Kesenian dan Olah Raga

Klas 800

Kesusasteraan commit to user

Klas 900

Sejarah, Geografi dan Biografi 39


digilib.uns.ac.id

b. Koleksi Islam (klas 297), menggunakan sistem klasifikasi versi Islam (versi Perguruan Tinggi Islam Yogyakarta) Klas 297

Agama Islam

Klas 297.1

Sumber-sumber Agama Islam

Klas 297.2

Ilmu Kalam (Aqaid)

Klas 297.3

Ibadah

Klas 297.4

Hukum Islam

Klas 297.5

Akhlak (Tasuf)

Klas 297.6

Perkembangan Islam

Klas 297.8

Aliran dan Sekte-Sektenya

Klas 297.9

Sejarah Islam

2. Pengelompokan koleksi berdasarkan jenis layanannya, koleksi Perpustakaan Pusat UMS dibedakan ke dalam 6 jenis koleksi, yaitu: a. Koleksi Sirkulasi Adalah koleksi buku teks yang dapat dimanfaatkan oleh pengguna untuk dibaca di tempat, atau dipinjam(dibawa pulang) sesuai dengan prosedur peminjaman. Koleksi ini terdapat di lantai 2 Perpustakaan UMS. b. Koleksi Referensi Adalah koleksi buku rujukan yang hanya bisa dibaca di perpustakaan. Jenis koleksi referensi yang dimiliki oleh Perpustakaan UMS adalah kamus, ensiklopedi, laporan tahaunan, direktori, handbook, indeks dan abstrak, bibliografi, peta/atlas, terbitan pemerintah, data statistik, informasi studi luar negeri, dan lain-lain. Koleksi ini terdapat di lantai 3 commit to user Perpustakaan UMS.

40


digilib.uns.ac.id

c. Koleksi Periodikal Adalah koleksi terbitan berkala yang didalamnya memuat tulisan atau artikel dengan kala terbit yang teratur dan rutin. Macam koleksi periodikal yang dimiliki Perpustakaan UMS adalah majalah, jurnal, buletin, koran, kliping, hasil seminar dan terbitan berkala lainnya. Jenis koleksi ini terdapat di lantai 3 Perpustakaan UMS. d. Koleksi Cadangan Adalah koleksi buku teks yang merupakan cadangan dari seluruh judul dari buku teks yang dimiliki Perpustakaan UMS. Koleksi cadangan ini hanya bisa dibaca di tempat dan di fotokopi. Terdapat di lantai 3 gedung Perpustakaan UMS. e. Koleksi Karya Ilmiah Adalah koleksi yang merupakan hasil penelitian dosen dan mahasiswa yang dapat digunakan sebagai bahan rujukan untuk mengembangkan penelitian-penelitian ilmiah lainnya, di lingkungan sivitas akademika UMS. Macam koleksi ini adalah skripsi, thesis, disertasi, tugas akhir dan penelitian-penelitian yang lain. Koleksi ini hanya bisa dibaca ditempat, tidak dapat difotokopi, dan ada di lantai 1 Perpustakaan UMS. f. Kolesi Audio Visual (Multi Media) Adalah koleksi pandang dengar yang berupa CD, VCD, DVD dan kaset. Koleksi ini ada di lanatai 1 Perpustakaan UMS, dan dapat dipinjam sesuai dengan ketentuan.

commit to user

41


digilib.uns.ac.id

g. Koleksi Khusus Adalah koleksi yang memiliki kekhususan dlam beberapa hal, terkait dengan riwayat (sejarah), penggunaannya, dna kekhasan-kekhsan yang lain dari koleksi tersebut. Terdapat 2 jenis koleksi khusus ini, yaitu: 1.) Koleksi Kitab Berbahasa Arab Adalah

koleksi

buku-buku

teks

berbahasa

arab

yang

”penggunaannya” berbeda dengan buku-buku teks yang lain. Termasuk didalamnya kekhasan dalam pengolahan, penataan di rak buku dan pengguna dari koleksi ini. 2.) Koleksi (Alm) Djasman Al Kindi Adalah koleksi khusus yang merupakan ”hadiah” dari Bapak Djasman al Kindi, mantan rektor pertama UMS yang merupakan salah satu pendiri UMS. Terdapat bermacan jenis koleksi dlam koleksi ini, diantaranya adalah buku teks, buku referensi, jurnal, majalah, makalah dan foto-foto tentang kegitan beliau selama hidupnya. Tabel 4. Jumlah Koleksi di Perpustakaan Pusat UMS Tahun 2009 No. 1. 2. 3.

Code ARAB CAD CF

Judul 2.166 35.284 395

Eksemplar 2.269 35.521 747

No.Klas 1-9 0-9 0-9

4.

DJAZ

3.042

3.163

0-9 J

5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14.

R-DB R-ENSI R-HB R-KM R-PU R-STAT R-UU REF SERIAL SIRKU

318 391 931 1.134 555 709 383 551 499 609 603 611 828 998 753 991 761 4.881 commit83.702 to user 25.550

0-9 0-9 0-9 0-9 0-9 3-7 0-8

0-9

Jenis Koleksi Buku Bahasa Arab Cadangan CDROM Koleksi Bp. Djazman Referensi Referensi Referensi Referensi Referensi Referensi Referensi Referensi Periodikal Sirkulasi

Sumber : Hasil wawancara bagian IT Perpustakaan UMS

42


digilib.uns.ac.id

I. Layanan 1. Layanan Sirkulasi Layanan sirkulasi terdapat 2 lantai, yaitu lantai 1 untuk peminjaman dan lanatai 2 untuk pengembalian. Sistem pelayanannya adalah terbuka (open acsess). Peminjaman hanya diberikan untuk buku-buku teks yang ada di lantai 2 (koleksi sirkulasi). a. Peminjaman 1) Ketentuan Pelayanan peminjaman buku teks hanya diberikan kepada anggota yang memiliki KAP atas nama sendiri. 2) Prosedur Prosedur/tatacara peminjaman koleksi buku teks adalah sebgai berikut: a) Menyerahkan KAP (Kartu Anggota Perpustakaan) milik sendiri yang masih aktif dan buku yang hendak dipinjam kepada petugas. b) Mengisi tanggal kembali buku di slip tanggal kembali yang ada di bagaian belakang buku. 3) Batas Pinjam Adapun batas jumlah peminjaman koleksi buku teks dan waktu peminjaman dari masing-masing jenis keanggotaan yang ada adalah sebagai berikut:

commit to user

43


digilib.uns.ac.id

Tabel 5. Batas Pinjam Jenis Anggota

Jumlah Pinjaman (Kriteria)

Batas Waktu

Keterangan

Mahasiswa S1 dan D3

5 Buku (2 Indonesia/3 Asing)

7 hari

Dapat diperpanjang 1 kali*

Mahasiswa S2

6 Buku 2 Minggu (3 Indonesia/3 Asing)

Dapat diperpanjang 1 kali*

Dosen dan 8 Buku Karyawan Tetap (5 Idonesia/3 Asing)

6 Bulan

Tidak dapat diperpanjang

Dosen dan Karyawan 6 Buku Kontrak/Regule (3 Indonesia/3 Asing) r

1 Bulan


Dosen dan 10 Buku Karyawan Studi (7 Indonesia/3 Asing) Lanjut

6 Bulan


Sumber : Buku Panduan Perpustakaan UMS Tahun 2010

* dengan catatan perpanjangan dilakukan sebelum habis waktu pinjam. Catatan : Tidak diperkenankan memakai KAP orang lain, apabila dilanggar akan dikenakan sanksi peringatan dan sita kartu. Apabila diulang sampai 2 kali akan dikenai sanksi tidak boleh pinjam selama 1 semester. b. Pengembalian 1) Ketentuan Serahkan buku yang kan dikembalikan pada petugas pengembalian yang ada di lanatai 2. 2) Sanksi a) Apabila buku yang dikembalikan dalam keadaan rusak (sobek, basah, berjamur, lengket, brodol, dll) maka peminjam akan dikenai denda sebesar harga terbaru dari buku tersebut. commit to user

44


digilib.uns.ac.id

b) Keterlambatan pengembalian buku akan dikenakan denda Rp.200,/buku/hari. c) Peminjam yang menghilangkan buku harus mengganti buku sesuai dengan yang dihilangkan, ditambah biaya proses buku sebesar Rp.10.000,-/buku

serta

membyar

denda

apabila

terlambat

mengembalikan. c. Perpanjangan 1.) Belum pernah Diperpanjang 2.) Tidak/belum terlambat sari btas waktu pengembalian 3.) Perpanjangan dapat dilakukan tanpa harus membawa buku yang akan diperpanjang. 2. Layanan Administrasi Layanan administrasi Perpustakaan UMS berada di lantai 1, bertugas memberikan layanan yang meliputi : a. Pendaftran anggota perpustakaan b. Aktivasi c. Pembutan kartu anggota peprustakaan (KAP) d. Surat-menyurat e. Penyerahan Karya ilmiah 3. Layanan Internet Saat ini tersedia 21 unit komputer yang dapat digunakan untuk akses internet secra cepat serta dapat dimanfaatkan oleh users atau masyarakat umum yang ingin mengadakan acara pelatihan internet auat acara-acara lain yang membutuhkan fasilitas internet. Layanan internet adalah layanan yang commit to user

45


digilib.uns.ac.id

diberikan kepada pengguna perpustakaan unutk melakukan akses internet secra gratis dengan syarat terdaftar sebgai anggota perpustakaan aktif. a. Wireless LAN Pengguna perpustakaan dapat menggunakan jaringan nirkabel di dalam perpustakaan dengan menggunakan laptop pribadi. Untuk menggunakan fasilitas tersebut diperlukan : 1) Laptop atau peralatan mobile yang kompatibel. 2) Terpasang Wireless LAN Adapter yang menggunakan standard IEEE 802.11g atau 802.11b. 3) Tercatat sebagai anggota perpustakaan aktif yang memiliki akun di perpustakaan UMS (memiliki username dan password sendiri) 4) Web browser yang sering dipakai oleh kebanyakan pemakai internet seperti Mozilla Firefox, Internet Explorer, Opera, dll. b. Online Resource Online resource (sumber-sumber online) yang disediakan Perpustakaan UMS meliputi : 1) Skripsi, Tesis dan Disertasi 2) Koleksi

ini

dapat

didownload

secara

bebas

di

alamat

http://etd.eprints.ums.ac.id. Sedangkan fulltext isi dari koleksi ini hanya dapat dibaca di perpustakaan. 3) Artikel Jurnal UMS (eprints.ums.ac.id) 4) Semua artikel jurnal terbitan UMS yang disediakan di sini dapat didownload secra bebas di alamat http://eprints.ums.ac.id. 5) Databas eProQuest commit to user

46


digilib.uns.ac.id

6) Data proques yang dilanggan Perpustakaan UMS ini dapat mendownload secra bebas di lingkungan UMS, sedangkan dari luar UMS harus menjadi anggota perpustakaan aktif. 4. Layanan KKI Layanan Koleksi Karya Ilmiah (KKI) adalah layanan yang diberikan kepada pengguna perpustakaan berkaitan dengan hasil tulisan ilmiah (penelitian) yang dilakukan sivitas akademik UMS dalam bentuk cetak. Layanan KKI ini digunakan oleh pengguna perpustakaan sebgai bahan rujukan untuk mengembangkan dan menulis penelitian-penelitian yang baru. Ketentuan pengguna koleksi KKI ini adalah hanya bisa dibaca ditempat dan tidak dapat di fotokopi. Khusus untuk jenis koleksi skripsi, selain bentuk cetak disediakan juga bentuk softcopy yang bisa diakses melalui fasilitas CD ROOM (Compact Disk Read Only Memory). Penelusuran informasi tentang koleksi KKI yang dibutuhkan dapat dilakukan melalui OPAC yang tersedia, atau melalui MULTISEARCH yang dapat diakses melalui alamat URL http://ms.library.ums.ac.id/ atau http://library.ums.ac.id/. 5. Layanan Multimedia (Audio Visual) Layanan Multimedia (audio visual) adalah layanan yang secara langsung bersentuhan dengan TI. Koleksi audio visual yang dimiliki adalah dalam bentuk CD, CD-ROM, disket dan chaset. Termasuk dalam layanan ini adalah TV kabel, yang dapat digunakan oleh pengguna perpustakaan secara langsung (bisa langsung memilih channel yang diinginkan).

commit to user

47


digilib.uns.ac.id

Subyek jenis koleksi CD yang dimiliki oleh Perpustakaan UMS adalah : a. Ensiklopedia b. Komputer c. Skripsi d. Internet e. Teknologi Kimia f. Biografi g. Psikologi h. Musik i. Agama Islam j. Teknik, dll. Sedangkan jenis koleksi CD-ROM yang ada adalah CD jurnal Proquest yang subyeknya meliputi : a. Business b. Kedokteran c. Teknik d. Farmasi, dll. Untuk jenis koleksi disket yang ada, subyek yang dimiliki oleh Perpustakaan UMS adalah : a. Komputer b. Internet c. Statistik d. Teknik

commit to user

e. Ekonometrika

48


digilib.uns.ac.id

f. Investasi, dll. Koleksi audio visual ini (kecuali CD-ROM) dapat dipinjam oleh pengguna perpustakaan dengan ketentuan peminjam adalah mahasiswa, dosen dan karyawan (sivitas akademik) yang menjadi anggota perpustakaan. Sedangkan tata cara peminjaman koleksi audio visual adalah sebgai berikut : a. Menyerahkan KAP sebagai jaminan b. Mengisi dan menandatangani surat perjanjian peminjaman koleksi audio visual yang telah disediakan. 6. Layanan Referensi Layanan referensi adalah layanan yang diberikan kepada pengguan perpustakaan, yang bertujuan untuk membantu mereka dalam penelusuran informasi secara lebih spesifik dengan pilihan subyek yang lebih luas, dengan meanfaatkan sarana penelusuran yang tersedia secara lebih optimal. 7. Layanan Koleksi Periodikal Layanan

ini

memberikan

informasi

tentang

wacana

ilmu

pengetahuan yang up to date dari sumber-sumber tercetak yang ada, yang memiliki kala terbit tertentu seperti majalah, jurnal, buletin dan surat kabar. Koleksi periodikal ini hanya dapat dibaca di tempat dan difotokopi. Koleksi jurnal bentuk cetak yang ada, dibagi dan ditata berdasarkan jurusan yang ada di fakultas. Pembagian dan penataan koleksi jurnal tercetak tersebut di rak-rak jurnal adalah sebagai berikut : a. Ilmu Pendidikan (A)

commit to user

b. Ilmu Ekonomi (B)

49


digilib.uns.ac.id

c. Ilmu Hukum (C) d. Ilmu Teknik (D) e. Ilmu Geografi (E) f. Ilmu Psikologi (F) g. Ilmu Agama Islam (G) h. Ilmu Kesehatan dan Kedokteran (J) i. Ilmu Farmasi (K) j. Ilmu Sosial (L) k. Ilmu Disiplin Ilmu (Li) Selain artikel dari jurnal bentuk cetak, Perpustakaan UMS juga melanggan jurnal elektronik seperti Proquest, Questia, Emerald dan UMS eJournal. 8. Layanan Koleksi Cadangan Layanan koleksi cadangan adalah layanan yang menyediakan koleksi buku-buku teks yang merupakan cadangan dari seluruh judul yang dimiliki perpustakaan UMS. Hal ini berarti jika buku teks yang ada di lantai 2 habis terpinjam, pengguna perpustakaan masih dapat mencari dan menggunakan buku tersebut di layanan koleksi cadangan. Tujuan dari layanan ini adalah prinsip ketersediaan (availibility) buku-buku teks bagi pengguna perpustakaan. Koleksi cadangan ini hanya bisa dibaca ditempat, di fototkopi dan di scan. 9. Layanan Koleksi Khusus Layanan koleksi khusus yang dimiliki Perpustakaan UMS adalah Layanan Koleksi (alm) Bapak Djazman Al Kindi dan Layanan Koleksi Kitab commit to user Berbahasa Arab. Kedua layanan koleksi khusus ini masing-masing memiliki

50


digilib.uns.ac.id

kekhasan tersendiri dalam hal sejarah (riwayat), penataan koleksi di rak, pemanfaatan bagi pengguna, dan pengguna dari masing-masing koleksi khusus tersebut. 10. Layanan Lain-lain. a. Kasir Layanan ini adalah layanan bagian keuangan yang bertugas menerima semua pembayaran dari beberapa aktifitas perpustakaan yang berhubungan dengan


penggantian biaya kartu hilang, dan lain-lain, kecuali aktifitas fotokopi. Letak layanan kasir ini berdampingan dengan layanan administrasi dan layanan peminjaman buku. b. Fotokopi Layanan fotokopi disediakan bagi pengunjung perpustakaan yang ingin memfotokopi koleksi yang ada di perpustakaan, dengan ketentuan

yang

berlaku

di

perpustakaan.

Layanan

fotokopi

di

Perpustakaan UMS ini mampu melayani permintaan fotokopi pengguna perpustakaan dalam jumlah cukup besar. c. Loker Layanan loker ini disediakan bagi pengguna perpustakaan yang ingin menyimpan tas, buku dan barang-barang lainnya kecuali barangberharga, sebelum mereka masuk ke perpustakaan lebih jauh. d. Ruang Diskusi Ruang diskusi ini dapat dimanfaatkan oleh seluruh sivitas akademik dan masyarakat umum di sekitar UMS untuk acara-acara commit to user diskusi, rapat, pelatihan dan lain-lain. Berkapasitas 15-40 orang dengan

51


digilib.uns.ac.id

fasilitas perlengkapan audio visual didalamnya. Untuk informasi selanjutnya dapat menghubungi KTU Perpustakaan Pusat UMS. e. Mushola Disediakan mushola bagi petugas dan pengguna perpustakaan yang ingin melakukan sholat di dalam perpustakaan. Ruang mushola ini terdapat di dalam area ruang internet.

commit to user

52


digilib.uns.ac.id

BAB IV ANALISA MANAJEMEN SUMBER DAYA STAF DI PERPUSTAKAAN PUSAT UMS

Untuk menjawab dari tujuan dan rumusan masalah yang telah penulis utarakan dalam BAB I, berikut analisa mengenai manajemen sumber daya staf di Perpustakaan Pusat UMS. A. Perekrutan Tenaga Kerja Sebelum merujuk ke pembahasan tentang perekrutan staf atau tenaga kerja di Perpustakaan Pusat UMS, sebaiknya kita bahas dulu mengenai perekrutan Kepala dan Wakil Kepalanya. Dulunya Kepala dan Wakil Kepala Perpustakaan Pusat UMS mendapatkan jabatan tersebut tidak melalui proses seleksi, melainkan langsung ditunjuk oleh Rektor sebagai pimpinan pusat Universitas Muhammadiyah Surakarta. Sumber Daya Staf merupakan hal yang sangat penting di Perpustakaan UMS, staf merupakan orang-orang yang akan memberikan segala kemampuan, tanggung jawab dan dedikasi tinggi kepada instansi yang mereka naungi, orangorang yang memiliki ketrampilan, kreatifitas, tenaga dan usaha yang akan mereka berikan kepada instansi tersebut Di Perpustakaan UMS perekrutan staf dimulai dengan menentukan spesifikasi jabatan yang harus diisi, kemampuan yang dibutuhkan karyawan untuk melaksanakan pekerjaan terlebih dahulu melalui analisa jabatan yaitu menentukan

keterampilan-keterampilan, tanggung commit to user

jawab,

pengetahuan

wewenang, lingkungan dan antar hubungan yang terlibat dalam setiap jabatan.

53


digilib.uns.ac.id

Analisa jabatan di Perpustakaan UMS antara lain: latar belakang pendidikan minimal SMA, ketrampilan yang dimiliki terutama dalam bidang perpustakaan, IT, akutansi dan manajemen. Setelah itu menghasilkan deskripsi jabatan yang dibutuhkan spesifikasi jabatan yang berisi identifikasi jabatan, di Perpustakaan UMS antara lain: koordinator bagian administrasi, koordinator bagian IT, E-JOURNAL dan E-BOOK, kemudian koordinator bagian humas, kesekretariatan dan keuangan, lalu koordinator bagian layanan teknis dan layanan pengguna, baru merujuk pada staf-staf dimasing-masing bagian. Kemudian menentukan jumlah tenaga kerja yang dibutuhkan. Sumber tenaga kerja di Perpustakaan UMS berasal dari internal (dari dalam organisasi) dan eksternal (dari luar organisasi). Berdasarkan wawancara dengan Wakil Kepala Perpustakaan pada tanggal 23 Maret 2010, maka diperoleh data sebagai berikut: 1. Sumber tenaga kerja dari dalam organisasi atau internal yaitu pemindahan (transfering) yaitu karyawan yang dulunya dibagian akademik atau dibagian tata usaha universitas dipindah keposisi dibagian perpustakaan, ini dilakukan karena terjadinya kelebihan tenaga kerja dibagiantersebut. 2. Sumber dari eksternal organisasi yaitu lamaran pekerjaan yang datang secara langsung setelah mendapatkan informasi dari iklan di salah satu media yang digunakan perpustakaan. Kadang-kadang perpustakaan tidak mengumumkan lowongan jabatan yang dibutuhkan, tetapi seseorang melamar atau mencari pekerjaan, baik datang sendiri maupun lewat surat, baik itu sebagai tenaga kerja tetap, tenaga part time maupun untuk kepentingan magang atau PKL. Teknis Perpustakaan Pusat UMS menganut kebijakan pemindahan staf commit to user yang ada di dalam lingkungan tenaga yang ada di UMS sendiri (internal), selain

54


digilib.uns.ac.id

itu juga dilakukan perekrutan staf untuk melengkapi kekurangan tenaga kerja di Perpustakaan Pusat UMS (eksternal), perekrutan staf terakhir dilaksanakan pada tahun 2000 diumumkan lewat media Koran Republika, dan pada saat itu jumlah karyawan berjumlah 45 orang dan sekarang menciut menjadi 30 orang staf saja, ini dikarenakan adanya penyegaran rolling dari bagian personalia universitas, dan juga

karena

perpustakaan

sudah

menjadi

perpustakaan

digital,

maka

diefisiensikan. Jadi sebagian staf-staf perpustakaan dipindahkan ke bagian unit atau pusat universitas. Kemudian pada tahun-tahun berikutnya hanya dibuka untuk tenaga parttime yang diambil dari mahasiswa UMS sendiri, tentunya dengan syarat-syarat tertentu, pengumuman perekrutan tenaga part-time dilakukan lewat papan pengumuman di setiap fakultas. Selain itu didukung juga dengan menerima siswa SMK maupun mahasiswa dari Universitas lain yang ingin PKL (Praktek Kerja Lapangan) di Perpustakaan Pusat UMS. Berikut urutan tes-tes seleksi yang harus dilewati para staf di Perpustakaan Pusat UMS, antara lain: 1. Tes berkas administrasi yaitu mengenai kelengkapan berkas yang telah diajukan, sesuai denagn syarat yang sudah ditentukan. 2. Tes psikologi yaitu tes mengenai keadaan psikologis calon staf 3. Tes panggilan : a. Tes wawancara yaitu tes yang diadakan untuk mengetahui data pribadi calon staf, commit to user keahlian lain dari calon staf, dan untuk mengetahui mental calon staf.

55


digilib.uns.ac.id

b. Tes kemuhammadiyahan yaitu tes untuk mengetahui seberapa besar ilmu kemuhammadiyahan yang dimiliki masing-masing calon staf. c. Tes baca Al-Qur’an yaitu tes kemampuan membaca aya suci Al-Qur’an. d. Tes ibadah : sholat e. Tes komputer yaitu utnuk mengetahui seberapa dalam ilmu komputer yang dikuasai para calon staf. f. Tes bahasa inggris Yaitu tes untuk mengetahui kemampuan berbahasa inggris. Lalu setelah melalui beberapa tahap diatas, kemudian calon staf akan di uji oleh para staf penguji, antara lain oleh: 1. Pembantu Rektor I Bidang Pustakawan 2. Kepala atau Wakil Kepala Perpustakaan Pusat 3. Kepala Bagian Personalia universitas 4. Dosen Psikologi dari Fakultas Ilmu Psikologi Rektor berhak menentukan siapa calon staf yang akan diterima, tetapi tetap tergantung oleh bagian kepegawaian universitas. Sumber : hasil wawancara dengan Wakil Kepala Perpustakaan Pusat UMS tanggal 23 Maret 2010 pukul 09.31 WIB dan juga didukung wawancara dengan Bapak Hariyanto, Staf Bagian Administrasi, pukul 11.35 WIB).

B. Tugas dan kewajiban Di Perpustakaan Pusat UMS tugas dan kewajiban masing-masing staf dibagi menurut jabatan mereka masing-masing. commit to user

56


digilib.uns.ac.id

1. Tugas kepala dan wakil kepala perpustakaan adalah: a. Membuat perencanaan kerja b. Melakukan pengawasan kerja c. Mengkoordinasi seluruh kegiatan bagian d. Menerima laporan pemasukan uang dari semua bagian e. Mambuat anggaran dan realisasi pengeluaran f. Mengadakan rapat koordinasi semua bagian g. Membuat laporan kegiatan kepada Ketua UMS 2. Tugas bagian pengadaan dan pengolahan adalah: a. Pembelian buku, majalah, dan surat kabar b. Memberikan informasi data buku kepada komite perpustakaan c. Memproses bahan pustaka baru: klasifikasi, memberi label, cap, pengaman, input data ke komputer, untuk call number dan barcode terlampir pada lampiran 16,sedangkan untuk cap terlampir pada lampiran 8. d. Mengurus dan mengarsip surat masuk dan surat keluar e. Mengurus pembayaran dan langganan majalah dan surat kabar f. Membuat laporan rutin kepada Seksi Perpustakaan setiap bulan 3. Tugas bagian sirkulasi dan pemeliharaan bahan pustaka adalah: a. Melayani peminjaman buku b. Melayani pengembalian buku c. Melayani permintaan buku yang dipinjam setiap dosen d. Shelving e. Membuat laporan stastistik peminjam dan jumlah buku yang dipinjam commit to user f. Memperbaiki laporan rutin kepada Seksi Perpustakaan setiap bulan

57


digilib.uns.ac.id

4. Tugas bagian layanan Koleksi Karya Ilmiah adalah: a. Memberi layanan kepada pengguna berkaitan dengan hasil tulisan ilmiah (penelitian) dalam bentuk cetak (tesis, skripsi, tugas akhir). b. Menerima dan mencatat rutin keterpakaian skripsi hard cover kepada Seksi Perpustakaan setiap bulan, untuk contoh laporan keterpakaian skripsi hard cover terlampir pada lampiran 6. c. Memberi layanan akses melalui CD ROM khusus untuk jenis koleksi skripsi yang berbentuk softcopy. 5. Tugas bagian layanan Multimedia (Audio Visual) adalah: a. Memberikan layanan yang secara langsung bersentuhan dengan TI dengan koleksi CD, CD-ROM, disket dan kaset. b. Memberikan layanan TV kabel. c. Melaporkan daftar keterpakaian CD koleksi audio visual, terlampir pada lampiran 7. 6. Tugas bagian periodikal, Referensi, dan Informasi perpustakaan adalah: a. Memberi layanan kepada pengguna periodikal, koran, referensi, dan koleksi khusus. b. Memberi layanan karya-karya ilmiah c. Memproses majalah baru dan buku-buku referensi d. Mengarsip dan memproses majalah untuk dijilidkan e. Mengarsip koran , majalah hadiah f. Memberikan informasi tentang wacana ilmu pengetahuan yang up to date dari sumber-sumber tercetak yang ada. g. Membuat laporan rutin kepada Seksi Perpustakaan setiap bulan. commit to user 7. Tugas bagian Koleksi Cadangan:

58


digilib.uns.ac.id

a. Memberikan layanan koleksi cadangan b. Membuat laporan rutin kepada Seksi Perpustakaan setiap bulan. c. Shelving 8. Tugas bagian Kasir adalah: a. Menerima semua pembayaran dari beberapa aktivasi perpustakaan yang berhubungan dengan


penggatian kartu hilang, dan lain-lain. 9. Tugas bagian Fotokopi adalah: a. Memberikan layanan fotokopi bagi pengunjung perpustakaan dengan ketentuan yang berlaku di perpustakaan. 10. Tugas bagian Administrasi adalah: a. Memberikan layanan pendaftaran dan pembuatan kartu anggota perpustakaan, kartu anggota perpustakaan terlampir pada lampiran 11. b. Memberikan layanan aktivasi c. Melayani pendaftaran dan pembuatan kartu anggota dari luar civitas akademika

Universitas

Muhammadiyah

Surakarta,

kartu

anggota

terlampir pada lampiran 11. d. Memberikan layanan surat-menyurat, untuk Surat Keterangan Bebas Perpustakaan terlampir pada lampiran 10. e. Penyerahan

Karya

Ilmiah,

untuk

Surat

Keterangan

Penyerahan

Skripsi/Tesis/KKI terlampir pada lampiran 9.

commit to user

59


digilib.uns.ac.id

Bagan 3. Jalur tanggung jawab staf di Perpustakaan Pusat UMS Kepala dan Wakil Kepala

Koordinator Bagian

Operasional : proses layanan - Teknis - Layanan Pengguna - Administrasi

Staf

Disini menurut penulis, Perpustakaan Pusat UMS sudah menerapkan unsur-unsur manajemen dalam mengelola sumber daya manusia (staf), yakni: 1. perencanaan yaitu menetapkan program kerja terlebih dahulu kemudian menentukan tujuan organisasi baru kemudian melakukan perekrutan staf atau tenaga kerja, 2. pengorganisasian yaitu struktur organisasinya, 3. penempatan/penugasan yaitu tentang tugas dan kewajiban staf dimasingmasing bagian, 4. penggerakan yaitu intruksi lisan saat staf melaksanakan tugasnya, 5. pengkoordinasian yaitu mengenai keselarasan tugas-tugas dan kegiatan staf, 6. pengawasan yaitu kegiatan untuk mengetahui hasil pelaksanaan kegiatan, kesalahan dan kegagalan staf dalam melaksanakan tugas, dan 7. pembiayaan yaitu dana yang diberikan pihak universitas kepada perpustakaan sebesar Rp 500.000.000,-/tahun. Sumber : hasil wawancara dengan Wakil Kepala Perpustakaan Pusat UMS Dra. Siti Nuzilah, tanggal 23 Maret 2010 pukul 09.31 WIB.

commit to user

60


digilib.uns.ac.id

C. Motivasi kerja Staf-staf di Perpustakaan UMS mempunyai motivasi kerja yang berbeda-beda, berikut adalah hasil wawancara penulis dari beberapa staf: 1. Dra. Siti Nuzilah, Wakil Kepala Perpustakaan Pusat UMS Ibu Nuzilah menjawab bahwa motivasi kerja beliau yang menjabat sebagai Wakil Kepala Perpustakaan UMS adalah untuk ibadah, aktualisasi diri dan tentunya salary (gaji). Sumber : Hasil wawancara tanggal 23 Maret 2010, pukul 09.31 WIB

2. Bapak Hariyanto, Staf Bagian Administrasi Sedangkan Pak Hariyanto menjawab bahwa motivasi beliau adalah untuk ibadah, sebagai tempat untuk pengembangan diri, untuk mencari nafkah bagi keluarga, mencari pengalaman, kemudian untuk memberikan sumbangsih kemampuan skill yang diimiliki kepada instansi. Sumber: Hasil wawancara tanggal 23 Maret 2010, pukul 08.50 WIB

3. Bapak Eko, Staf Layanan Skripsi dan Audio Visual Pak Eko menjawab bahwa motivasi beliau adalah untuk memenuhi kebutuhan keluarga atau dengan kata lain untuk mencari nafkah, kemudian untuk niatan ibadah dengan mengharapkan pahala dari Allah SWT, dan sebagi tempat pengembangan diri. Sumber: Hasil wawancara tanggal 22 Maret 2010, pukul 11.33 WIB

4. Bapak Nurrohman, Staf Layanan Peminjaman Buku Kemudian jawaban dari Bapak Nurrohman adalah untuk ibadah, mencari nafkah untuk keluarga, tempat pengembangan diri, sebagai pengabdian diri kepada bangsa, negara, dan agama. commit to user Sumber: Hasil wawancara tanggal 22 Maret 2010, pukul 10.12 WIB

61


digilib.uns.ac.id

Dan menurut penulis, kesimpulan dari motivasi kerja para staf di Perpustakaan Pusat UMS adalah sebagai niatan ibadah, mencari nafkah bagi keluarga dan juga sebagai tempat pengembangan diri. D. Pelatihan dan pengembangan Di Perpustakaan Pusat UMS jenis pelatihan sumber daya staf antara lain diadakannya: 1. Pelatihan komputer 2. Seminar, 3. Pelatihan bahasa inggris, 4. Workshop, 5. IT secara reguler untuk software baru, 6. Customer service. Untuk seminar dan workshop diadakan saat masa-masa tertentu atau saat dibutuhkan saja, sedangkan untuk pelatihan IT untuk software baru dilaksanakan seminggu tiga kali dengan staf pengajar dari staf layanan internet dan dibantu oleh staf lainnya. Proses pengembangan sumber daya staf juga dilakukan oleh pemimpin perpustakaan dengan diadakannya: 1. Rapat rutin setiap seminggu sekali pada hari Sabtu pukul 13.00-14.00 WIB di ruang diskusi, yang ditujukan bagi seluruh karyawan atau staf Perpustakaan Pusat UMS. Rincian isi rapat terdiri dari 15 menit siraman rohani, 45 menit dilanjutkan dengan mengajukan ide, inovasi, gagasan, laporan, dan kemajuan perpustakaan, kemudian dibahas di tingkat level koordinator dan pimpinan. 2. Studi lanjut, dimana sebagian staf yang berijasah SMA dan D3 dipilih oleh commit to user kepala perpustakaan dan diberikan kesempatan untuk melaksanakan studi

62


digilib.uns.ac.id

lanjut sampai jenjang S1 kemudian biaya studi lanjut akan ditanggung oleh universitas. 3. Outbond dan study banding ke perpustakaan universitas lain agar staf dapat menambah wawasan dan juga dapat memberikan inspirasi dan semangat untuk mengembangkan Perpusatakaan Pusat UMS. Pengawasan kerja dilakukan oleh koordinator sub bagian, berguna untuk selain memberi pengawasan dan juga motivasi kerja, juga berguna untuk melatih kedisiplinan dan tanggung jawab kerja masing-masing staf. Sumber: Hasil wawancara dari Dra. Siti Nuzilah, Wakil Kepala Perpustakaan Pusat UMS dan juga didukung wawancara dengan Bapak Hariyanto, Staf Bagian Administrasi, pukul 11.35 WIB tanggal 23 Maret 2010, pukul 09.31 WIB.

E. Kompensasi tenaga kerja Untuk masalah kompensasi, penulis telah mendapatkan informasi dari hasil wawancara dengan Wakil Kepala Perpustakaan Pusat UMS dan staf bagian, dan beliau menjawab ”Untuk para staf di Perpustakaan Pusat UMS mendapatkan sistem gaji yang mapan, antara lain: a. Gaji pokok b. Tunjangan struktural c. Tunjangan hari raya d. Uang makan e. Uang transport f. Uang rapat g. Uang lembur h. Gaji ke-13 i. Gaji pensiun sampai 56 tahun j. Asuransi kesehatan

commit to user

63


digilib.uns.ac.id

k. Peket naik haji l. Paket liburan Dan untuk masalah nominal kompensasi tersebut, beliau tidak berkenan untuk menjawab karena dirasa kurang etis untuk dipaparkan. Untuk gaji karyawan di Perpustakaan Pusat UMS disetarakan dengan gaji pegawai negeri sipil (PNS), Surat Keputusan Rektor digunakan saat kenaikan gaji pokok ataupun kenaikan jabatan. Contoh Surat Keputusan Rektor dapat dilihat pada lampiran 21. Gaji dan SK diberikan oleh bagian Tata Usaha universitas melalui bagian administrasi Perpustakaan Pusat UMS baru kemudian diberikan kepada masing-masing staf dan juga tentunya kepada kepala perpustakaan. Kompensasi ini dibuat dengan tujuan agar para staf mendapatkan hak mereka masing-masing tentunya, tetapi selain itu juga untuk memotivasi para staf agar lebih giat lagi bekerja dan tugas dapat cepat terselesaikan. Kompensasi dibutuhkan juga untuk memotivasi staf agar mendapatkan prestasi yang lebih unggul dan dapat menjadi karyawan teladan, sehingga akan memperlambat masa pensiun karena dirasa menjadi nilai positif karena dapat selalu menjalankan tugas dengan baik. Sumber : Hasil wawancara tanggal 23 Maret 2010, pukul 09.31 WIB

F. Hambatan-hambatan 1. Ada beberapa staf yang kurang menguasai teknologi dikarenakan tingkatan pendidikan

yang

kurang

tinggi

ataupun

kurang

perhatian

saat

dilangsungkannya kegiatan pelatihan dan pengembangan sumber daya staf, sehingga menimbulkan hambatan dalam melaksakan kegiatan kerja. commit to user 2. Kekurang cakapan staf dalam hal melaksanakan tugas.

64


digilib.uns.ac.id

3. Kurangnya motivasi kerja staf dikarenakan beberapa staf sudah berusia lanjut sehingga sulit untuk menyerap ilmu. 4. Peraturan jam kerja yang tidak ditepati oleh karyawan sehingga pemakai yang datang lebih awal tidak bisa dilayani, ini dikarenakan tidak adanya peraturan tertulis yang diberikan oleh kepala perpustakaan. Sumber : Hasil wawancara dengan Wakil Kepala Perpustakaan Pusat UMS Dra. Siti Nuzilah dan ditambah wawancara dari staf layanan administrasi Bapak Hariyanto pada tanggal 23 Maret 2010.

G. Pemecahan Masalah 1. Sebaiknya sering diadakan pelatihan rutin bagi staf-staf yang sudah lanjut usia maupun staf lain yang belum menguasai teknologi, jadi tidak hanya pada saat ada software baru saja, tetapi baik itu seminggu sekali diadakan tes-tes kemampuan teknologi, sehingga staf akan lebih termotivasi lagi untuk bekerja. 2. Untuk mengasah kemampuan melaksanakan tugas, sebaiknya susunan pembagian kerja yang sudah ada dilaksanakan sesuai dengan tugas masingmasing dan bukan hanya sebagai susunan formalitas saja

sehingga

mekanisme kerja dapat dipertanggung jawabkan. 3. Agar staf lebih termotivasi lagi, sebaiknya dari intansi memberikan kenaikan gaji minimal 10% dari gaji pokok, atau bisa juga dengan menjanjikan paket liburan gratis bagi karyawan teladan. 4. Sebaiknya bagi karyawan yang terlambat datang masuk kerja, diberikan sanksi tegas berupa potong gaji/jam keterlambatan.

commit to user

65


digilib.uns.ac.id

BAB V PENUTUP

A. Kesimpulan Setelah penulis meneliti dan penganalisis tema Manajemen Sumber Daya Staf di Perpustakaan Pusat UMS, maka penulis dapat menyimpulkan sebagai berikut: 1. Perpustakaan Pusat UMS sudah menerapkan unsur-unsur manajemen dalam mengelola sumber daya manusia (staf), yakni perencanaan, pengorganisasian, penempatan/penugasan, penggerakan, pengkoordinasian, pengawasan, dan pembiayaan. 2. Perpustakaan Pusat UMS dalam perekrutan tenaga kerja melalui kebijakan roling dari dalam lingkungan tenaga yang ada di UMS sendiri kemudian dipindahkan ke perpustakaan pusat (internal). Selain itu dilakukan perekrutan staf untuk melengkapi kekurangan tenaga kerja di Perpustakaan Pusat UMS (eksternal). 3. Di Perpustakaan Pusat UMS tugas dan kewajiban masing-masing staf dibagi menurut jabatan mereka masing-masing. Dan juga diatur dengan jalur tanggung jawab staf. 4. Dari hasil wawancara dari beberapa staf di Perpustakaan Pusat UMS, motivasi kerja para staf di Perpustakaan Pusat UMS adalah sebagai niatan ibadah, mencari nafkah bagi keluarga dan juga sebagai tempat pengembangan diri. 5. Di Perpustakaan Pusat UMS jenis pelatihan sumber daya staf antara lain commit to user diadakannya pelatiah komputer, seminar, bahasa inggris, workshop, IT secara

66


digilib.uns.ac.id

reguler untuk software baru dan customer service. Sedangkan untuk pengembangan sumber daya staf antara lain dengan diadakannya rapat rutin mingguan, studi lanjut, Outbond dan study banding. 6. Untuk para staf di Perpustakaan Pusat UMS mendapatkan sistem gaji yang mapan. 7. Hambatan-hambatan yang pernah dialami pimpinan perpustakaan dalam memanaj staf-stafnya antara lain karena kekurang cakapan staf dalam hal melaksanakan tugas, tidak termotivasi, dan juga tingkat penyerapan ilmu. B. Saran 1. Melihat Perpustakaan Pusat UMS akhir-akhir ini hanya membuka lowongan untuk pekerja partime yang kebanyakan mahasiswa yang tidak berlatar belakang ilmu perpustakaan, maka sebaiknya perlu adanya penambahan tenaga

perpustakaan

yang

terampil

terutama

berpendidikan

ilmu

perpustakaan, dan juga terampil dalam bidang IT sehingga akan lebih mudah untuk meningkatkan kualitas layanan di perpustakaan, karena Perpustakaan Pusat UMS sudah termasuk perpustakaan digital.

commit to user

67


digilib.uns.ac.id

commit to user

68

ANALISIS MANAJEMEN SUMBER DAYA STAF DI PERPUSTAKAAN PUSAT UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH SURAKARTA

Recommend Documents