Manajemen Sumber Daya Manusia Perpustakaan (Studi Kasus di Perpustakaan Universitas Hindu Indonesia) I Ketut Sudiarta1, I Putu Suhartika2, Ni Putu Premierita Haryanti3 Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Udayana Email:
[email protected],
[email protected],
[email protected]
ABSTRACT Human Resource Management Library (Case Study in the Indonesian Hindu University Library) Research on human resource management, libraries are implemented in the University Library Hindu Indonesia, in April to May 2016. The aim is to understand the human resource management that includes application management functions such as planning, organizing, or implementation, and monitoring and any obstacles encountered in the management of human resources Indonesian Hindu University Library. This research is descriptive qualitative approach. Informants in this study is the head and the Indonesian Hindu University Library staff. The object of this research is the management of human resources Indonesian Hindu University Library. The process of data collection is done by interview and observation. Based on the results of research by the author, it appears that the management of human resources in Indonesia Hindu University Library is not optimal. In managing the human resources that exist, the library has not been fully implemented management functions that is good in terms of planning, organizing, implementing, and monitoring. In addition, the management functions are not based on theories of management science, but based on the needs and experiences in the library. Human resource management Hindu University Library of Indonesia is closely linked to internal and external factors that have been outlined in the SWOT analysis of strengths, weaknesses, opportunities and threats faced by the library. Keywords: management, human resources library, the library
1. PENDAHULUAN
Sumber
daya
manusia
merupakan
yaitu menyediakan sumber daya manusia yang
tombak awal dari seluruh rotasi kegiatan yang
nantinya dapat menggerakkan seluruh kegiatan
ada pada perpustakaan, oleh karena itu perlu
perpustakaan, baik itu dalam hal pelayanan,
dilakukan suatu pengelolaan sumber daya
pengolahan maupun kegiatan lainnya yang ada
manusia dengan baik. Perpustakaan yang layak
pada perpustakaan. Manajemen SDM sangat
1
dibutuhkan
dalam
suatu perpustakaan. Hal ini bertujuan agar
perencanaan, dan
seluruh kegiatan yang dilakukan oleh SDM
pengawsan terhadap para pegawai yang ada.
yang telah tersedia dapat dikelola dengan baik
Perpustakaan
sesuai dengan rencana awal.
pengorganisasian,
penggerakan,
perguruan
tinggi
yang
keberadaannya tepat pada suatu perguruan tinggi yang menyediakan informasi dibutuhkan
FUNGSI-FUNGSI MANAJEMEN SDM
para pengguna yang berada pada perguruan tinggi
tersebut.
Untuk
dalam
dapat diterapkan dalam manajemen sumber
mengamalkan Tri Dharma Perguruan Tinggi
daya manusia perpustakaan yaitu MENURUT
tersebut
George
sehingga
menunjang
Fungsi manajemen yang sederhana
dibangun
perpustakaan. Perpustakaan Hindu
Indonesia
(disingkat
sebuah
Terry
yang
terdiri
dari
planning
Universitas
(perencanaan), organizing (pengorganisasian),
menjadi
actuating (penggerakan atau pelaksanaan), dan
Perpustakaan UNHI) merupakan perpustakaan
controlling (pengawasan).
dimiliki oleh Universitas Hindu Indonesia yang bernaung atas Yayasan Pendidikan Widya
PERENCANAAN SDM
Kerthi namun saat ini memiliki SDM masih
Dalam
terbatas. Terkadang juga terjadi perpindahan
perencanaan
SDM
sangat
menekankan bagaimana sebuah langkah awal
pegawai perpustakaan ke bidang-bidang lain
dari pada penyelenggarakan kegiatan. Begitu
sehingga pegawai perpustakaan banyak yang
pula dengan adanya sebuah perencanaan
bukan berlatar belakang ilmu perpustakaan.
maka
proses
perkembangan
2. KAJIAN PUSTAKA
SDM
perekrutan yang
maupun
tersedia
dapat
terlaksana sesuai kebutuhan perpustakaan.
MANAJEMEN SDM PERPUSTAKAAN Manajemen SDM adalah sebuah ilmu yang
PENGORGANISASIAN SDM
membahas sebuah pengaturan dari SDM yang
Sebenarnya
pengorganisasian
tersedia dalam organisasi. Manajemen SDM
merupakan
sangat sangat penting dilaksanakan dalam
suatu perencanaan, karena pengorganisasian
2
langkah
setelah
terlaksananya
akan memisahkan tugas serta kewajiban yang
pada pengawasan terhadap SDM tidak lain
diemban setiap individu suatu perpustakaan.
untuk
Pengorganisasian
keteledoran, pemborosan, serta dapat bekerja
jembatan
SDM
pegawai
penting
untuk
sebagai
mengurangi
terjadinya
kekeliruan,
sesuai aturan yang baku.
melaksanakan
kegiatan di perpustakaan. Dengan langkah pembuatan mampu
struktur
organisasi
menempatkan
dari
sehingga
pada
PERPUSTAKAAN PERGURUAN TINGGI
maksud
Keberadaan
organisasi.
perguruan
tinggi
perpustakaan merupakan
pada
penunjang
kegiatan belajar mengajar terhadap seluruh
PENGGEREKAN SDM
warga
Proses penggerakan dapat terlaksana
kampus
terlaksananya
apabila tahap perencanaan telah tersusun serta
dimana
suatu
visi
untuk maupun
dapat misi
perguruan tinggi tersebut.
sudah terbentuknya struktur organisasi yang jelas demi terlaksananya tujuan di awal. Hal ini
TUJUAN PERPUSTAKAAN PERGURUAN
penggerakan
TINGGI
dilakukan
oleh
kepala
dari
perpustakaan tersebut dengan tujuan untuk
Dengan adanya perpustakaan pada
melaksanakan dari pada perencanaan yang dilakukan
berdasarkan
perguruan tinggi sehingga pengguna baik itu
dengan
dosen, mahasiswa maupun staf pegawai akan
pengorganisasian yang telak terlaksana.
mendapatkan sebuah layanan berupa informasi yang dibutuhkan.
PENGAWASAN FUNGSI PERPUSTAKAAN PERGURUAN
Pengawasan dalam perpustakaan akan
TINGGI
dilaksanakan oleh kepala perpustakaan. Hal ini
Pada
dikarenakan kepala perpustakaan merupakan
dasarnya
perpustakaan
dasar
difungsikan oleh pengguna tidak lain adalah
pengelolaan perpustakaan. Namun maksud dari
sebagai tempat: menggali sebuah informasi
memegang
kekuasaan
penuh
atas
3
yang terbaru, menambah ilmu, belajar diluar
dalam
waktu
karya
Universitas Hindu Indonesia, yang meliputi
seseorang, serta tempat rekreasi dari masing-
fungsi-fungsi manajemen. Sedangkan bentuk
masing pengguna.
yang
kuliah,
pemajangan
hasil
hal
pengelolaan
digunakan
yaitu
Perpustakaan
studi
kasus
dan
pendekatan dari penelitian ini yaitu pendekatan
TUGAS PERPUSTAKAAN PERGURUAN kualitatif. Yang menjadi subjek penelitian yaitu
TINGGI seorang kepala perpustakaan dan dua orang dikatakan
staf pegawai Perpustakaan Universitas Hindu
tugas dari perpustakaan dituntut agar dapat
Indonesia. Subjek dari penelitian ini yaitu
melayani atas kebutuhan para penggunanya.
dikatakan sebagai informan. Sedangkan yang
Sehingga
dibutuhkan
menjadi
kelancaran
manajemen SDM yang meliputi fungsi-fungsi
Secara
di
pengelolaan
sederhana
dapat
perpustakaan
yang
baik
demi
SUMBER
DAYA
MANUSIA
yang ada pada suatu perpustakaan, maka yang
baik
yaitu
Perencanaan,
Pengorganisasian,
Penggerakan
Pelaksanaan,
Pengawasan
dan
adalah
atau beserta
Perpustakaan Universitas Hindu Indonesia.
Dalam pelaksanaan kegiatan utama
pengelolaan
penelitian
hambatan-hambatan di dalam manajemen SDM
PERPUSTAKAAN PERGURUAN TINGGI
dibutuhkan
objek
manajemen,
kegiatan perpustakaan.
MANAJEMEN
sebuah
Wawancara dan observasi merupan
demi
langkah sebagai langkah pengumpulan data.
kelangsungan dari tugas,fungsi, tujuan dari
Wawancara merupakan proses dalam menggali
perpustakaan.
sebuah informasi dari tempat penelitian yang dapat dilakukan tanya jawab oleh dua orang,
3. METODELOGI PENELITIAN
yaitu antara peneliti dengan informan. Untuk
Sesuai dengan penelitian yang telak
memperoleh
suatu
keadaan
yang
jelas
dilaksanakan, adapun denis penelitiannya yaitu
terhadap situasi dan kondisi, aktivitas, perilaku,
menggunakan jenis deskriptif artinya penelini
perilaku yang ada pada perpustakaan, sehingga
berkeinginan
dilakukan
untuk
memperoleh
deskripsi
4
sebuah
observasi.
Observasi
merupakan teknik pengumpulan data dengan
2. Weaknesses yaitu analisis kelemahaan,
cara mengamati dari objek yang diteliti serta
keadaan
mencatat informasi yang didapat atau dilihat
organisasi.
selama melakukan penelitian. Dalam penelitian
yang
terlihal
3. Opportunities
yaitu
dalam
analisis
sebuah
peluang,
ini, peneliti hanya berperan sebagai pengamat
keadaan yang ada pada luar organisasi dan
sempurna.
dapat
Langkah
yang
akan
ditempuh
selanjutnya yaitu pengolahan dan analisis data.
menciptakan
kemajuan
sebuah
organisasi di masa mendatang.
Adapun yang dipakai dalam penelitian ini yaitu,
4. Threats yaitu analisis ancaman, keadaan
teknik analisis deskriptif kualitatif dan analisis
dimana
SWOT.
keberadaan dari organisasi tersebut.
akan
mengancam
dari
pada
1. Analisis Deskriptif Kualitatif
4.HASIL DAN PEMBAHASAN
Analisis ini memberikan ulasan dan interpretasi
kepada
data
yang
Dari penelitian yang sudah dilakukan,
didapatkan
maka dapat dilihat suatu hasil penelitian ini,
selama penelitian sehingga menjadi lebih jelas
diantaranya:
dan memberikan makna jika dibandingkan dengan angka-angka.
SUMBER
MANUSIA
PERPUSTAKAAN
2. Analisis SWOT
Perpustakaan
Analisis ini dipakai ketika menganalisa sebuah
DAYA
Universitas
Hindu
Indonesia (UNHI) merupakan perpustakaan
organisasi menghadapi seatu hal.
yang berada pada naungan Universitas Hindu
SWOT adalah singkatan dari:
Indonesia dengan jumlah sumber daya manusia 1. Strength yaitu analisis kekuatan, situasi,
yang cukup memadai yaitu lima orang. Adapul
ataupun kondisi yang merupakan kekuatan
kualivikasi dari pada SDM yang ada yaitu
dalam suatu organisasi atau perusahaan
empat orang bukan berlatar belakan pendidikan
pada saat ini.
perpustakaan serta seorang yang berlatar belakan perpustakaan.
5
berasal
MANAJEMEN SDM PERPUSTAKAAN Pada
manajemen
sumber
dari
pihak
yayasan
pengelola
Universitas Hindu Indonesia.
daya
manusia di Perpustakaan Universitas Hindu Indonesia
yang
menerapkan
fungsi-fungsi
PENGORGANISASIAN SDM
manajemen, yaitu diantaranya:
Di
Perpustakaan
Universitas
Hindu
Indonesia dilakukan pengorganisasian SDM oleh
PERENCANAAN SDM
Kepala
Perpustakaan
yang
secara
langsung prmrgang kekuasaan tertinggi di
Hasil penelitian yang telah dilakukan menunjukkan bahwa perencanaan sumber daya
perpustakaan.
manusia telah ada di Perpustakaan Universitas
menyebutkan bahwa Perpustakaan Universitas
Hindu Indonesia yang mencakup perencanaan
Hindu Indonesia melakukan pembagian tugas
untuk penambahan tenaga perpustakaan yang
kepada staf akan tetapi tidak formal sesekali
baru, tetapi tidak terlaksananya perencanaan
melainkan
terhadap pengembangan sumber daya manusia
dalam
yang telah ada pada perpustakaan. Padahal
Universitas
perencanaan pengembangan SDM yang ada itu
pengorganisasian
hal
terlihat
yang
penting,
demi
meningkatkan
Kepala
keseharian
bentuk
lisan
hanya saja.
Hindu
dari
perpustakaan
Perpustakaan
Indonesia
dari
kurang,
karena
organisasi
masih
masih
struktur
ditambahkan
kemampuan dan pengalaman yang di dapatkan
sederhana. Seperti yang kita ketahui apabila
tenaga perpustakaan. Perencanaan dalam hal
sebuah
penambahan tenaga perpustakaan disebabkan
struktur organisasi yang baku. Karena dari
karena
struktir organisasi yang nantinya akan secara
masih
perpustakaan.
kurangnya Hambatan
SDM di
pada
mudah
dalam
perpustakaan
melihat
pengembangan SDM yang ada disebabkan
wewenang
karena
tenaga.
perpustakaan
tidak
berdiri
sendiri,
penting
tanggung
yang
diemban
Proses
diabuatkan
jawab
serta
masing-masing pengorganisasian
namun berada dibawah naungan Universitas
Perpustakaan Universitas Hindu Indonesia
Hindu Indonesia sehingga dana perpustakaan
terkadang menemui suatu hambatan, yaitu seperti kurangnya SDM yang tersedia di
6
perpustakaan sedangkan pekerjaan semakin bertambah.
Sehingga
dengan
tersebut
maka
pihak
mempertimbangkan
kembali
PENGAWASAN SDM
fenomena
Pengawasan dilakukan oleh seorang
pengelola
pimpinan terhadap bawahan demi kelancaran
dalam
hal
tugas dan kegiatan yang ada di perpustakaan.
pengadaan suatu tenaga perpustakaan.
Akan tetapi dalam keseharian pengawasan yang dilakukan oleh Kepala Perpustakaan Universitas Hindu Indonesia tidak terlalu ketat.
PENGGERAKAN SDM Di Indonesia
Perpustakaan proses
Universitas
penggerakan
Kepala
Hindu
perpustakaan
berprinsip
tergambar
saling
dalam kegiatan-kegiatan yang dilakukan oleh
yang
pimpinan
perpustakaan
keseharian
pemegang
kekuasaan
tepat
sebagai
tidak
dalam
pengawasan
mengawasi.
Pengawasan
terlalu
ketat.
kepala
Hanya
dalam
perpustakaan
hanya
dalam
menerapkan suatu saling mengawasi antara
perpustakaan. Kepala perpustakaan adalah
satu sama lain. Karena pengelola perpustakaan
lebih menekankan bahwa dengan keterbatasan
tetap mengedepankan rasa saling mengawasi.
dari staf perpustakaan, tetapi pekerjaan yang
Begitu
ada dikerjakan dengan bersama-sama. Dalam
pekerjaan dari para staf perpustakaan hanya
penggerakan
kepala
diawasi dengan sederhana saja. Pengawasan
perpustakaan terhadap stafnya bahwa pola
yang sederhana akan tetapi tidak berarti dalam
komunikasi
pengelolaan perpustakaan hanya diam saja.
yang
yang
tertinggi
di
dilakukan
dijalankan
lebih
bersifat
juga
dalam
perpustakaan
pengawasan
horizontal melainkan tidak bersifat intruksional.
Kepala
Horizontal artinya bersifat baik-baik saja dengan
kekuasaan atau yang bertanggung jawab atas
staf yang ada. Tidak bersifat kaku dalam artian
segala
selalu memberikan menghargai pendapat staf
mengontrol
yang ada.
perpustakaan. Pengawasan yang dilakukan
kegiatan
di
kegiatan
sebagai
terhadap
pemegang
perpustakaan
tetap
keseharian
pada
hanya dengan cara berkonsultasi atas keluhan, kendala, maupun hal yang perlu ditambahkan dalam pengelolaan perpustakaan.
7
PEMBAHASAN
dominan tenaga perpustakaan yang berlatar
BERDASARKAN
belakang
DENGAN ANALISIS SWOT
diluar
ilmu
perpustakaan,
tidak
Berdasarkan data-data dengan melihat
adanya struktur organisasi yang formal pada
langsung dilapangan dan hasil wawancara yang
perpustakaan, serta pelimpahan wewenang dan
telah dilakukan, dapat digambarkan aspek-
pelaksanaan kegiatan tidak terlalu berbelit-belit
aspek
dapat
atau adanya suatu batasan-batasan tertentu.
memberikan peluang-peluang (opportunitiy) dan
Selain terdapat kekuatan dan kelemahan yang
yang dapat memberikan ancaman (threats) bagi
merupakan faktor internal, juga terdapat faktor
manajemen
eksternal yang meliputi peluang dan ancaman
lingkungan
ekseternal
sumber
perpustakaan.
yang
daya
Begitu
juga
manusia
yang
aspek-aspek
dihadapi
dalam
lingkungan internal yang merupakan kekuatan
Perpustakaan
(strengths)
kelemahan-kelemahan
Peluang yang ada yaitu dengan terlihat sedikit
(weakness). Hal yang menjadi kekuatan pada
staf atau tenaga perpustakaan yang ada maka
Perpustakaan Universitas Hindu Indonesia yaitu
pihak
kerjasama staf perpustakaan yang ada terlihat
kesempatan bagi seseorang yang berlatar
cukup tinggi, dari sisi komunikasi yang terjalin
belakang
antar pimpinan dengan staf begitu pula antar
perpustakaan. Selain itu dengan komunikasi
sesama staf selama ini memang terlihat cukup
terjalin
baik, dan adanya suatu pemberian suatu
perpustakaan
motivasi dari pimpinan kepada seluruh staf
pelayanan kepada pengguna secara maksimal,
perpustakaan. Sedangkan kelemahannya juga
sehingga berdampak pada meningkatnya para
terdapat di dalam manajemen sumber daya
pengguna, dan kebutuhan akan keberadaan
manusia
perpustakaan
dan
perpustakaan,
yaitu
sistem
penting.
perencanaan dalam hal pengembangan SDM yang telah ada tidak adanya pembutan rencana secara
rutin
rekomendasi
melainkan dari
pihak
hanya
menunggu
pimpinan,
lebih
8
Universitas
perpustakaan
ilmu
Hindu
pengelolaan
akan
perpustakaan
cukup
baik maka
tersebut
pada dapat
menjadi
Indonesia.
memberikan
diterima
di
lingkungan memberikan
hal
yang
perpustakaan
5. KESIMPULAN Manajemen sumber daya manusia di Perpustakaan
Universitas
Hindu
Indonesia
ikut
mencari
kegiatan
sifatnya
gratis
andil
membantu
pelatihan
yang
sehingga
tidak
belum dilakukan secara optimal. Terlihat dari
membutuhkan dana yang besar tetapi
perencanaan yang dibuat hanya berdasarkan
dapat meningkatkan kualitas mereka.
kebutuhan saja. Dalam mengelola SDM yang
2) Pentingnya dalam penambahan tenaga
sepenuhnya
perpustakaan agar tidak lagi ada staf
menjalankan fungsi-fungsi manajemen seperti
melaksanakan tugas yang lebih dari
perencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan,
satu. Dengan demikian kegiatan di
dan
perpustakaan akan berjalan secara
ada,
perpustakaan
pengawasan.
belum
Selain
itu
juga
fungsi
optimal.
manajemen hanya dengan pengalaman yang
3) Kepala
ada di perpustakaan tidak dengan panduan
perpustakaan
yang
bertanggung jawab atas pengelolaan
atau teori- teori.
perpustakaan selayaknya membuatkan suatu struktur organisasi yang jelas,
SARAN Demi sumber
daya
Universitas
meningkatkan
manajemen
manusia Hindu
Perpustakaan
Indonesia
sehingga
mudah
pembagian
dengan
pasti.
Karena
tugas struktur
organisasi merupakan tuntunan staf
dan
menanggulangi hambatannya, sehingga penulis
dalam
menambahkan suatu saran diantaranya:
mendapatkan sebuah tanggung jawab
1) Keterlaksananya prngembangan perpustakaan
,
tetap
maka
melakukan
6. DAFTAR PUSTAKA Rivai,
dapat mengikuti semacam pelatihan mengikuti
kepustakawanan
dan
diskusi kepala
9
dan
staf
pengajuan usulan agar secara rutin
maupun
wewenang
yang jelas.
perencanaan SDM
mengabil
Veithzal. (2005). ManajemenSumber Daya Manusia untuk Perusahaan: Dari Teori ke Praktik, Jakarta: Raja Grafindo Persada.
Gomes,
Faustino Cardoso. (2003). Manajemen Sumber Daya Manusia, Yogyakarta: Penerbit Andi.
Sutarno NS. (2004). Manajemen Perpustakaan: Suatu Pendekatan Praktik, Jakarta: Samitra Media Utama. Hasibuan, Malayu S.P. (2001). Manajemen Sumber Daya Manusia, Jakarta: Bumi Aksara. Stueart, R.D dan Barbara B. Moran. (2002). Library and Information Center Management Sixth Edition Westport, Connecticut: Libraries Unlimited.
Pengertian Analisis SWOT. Diakses tanggal 5 April 2016 dari www.pengertianku.net/2015/03/pen gertian-analisis- swot-danmanfaatnya.html. Dalimunthe, Ritha F. “Keterkaitan Antar Penelitian Manajemen Dengan Pendidikan dan Pengembangan Ilmu Manajemen”. Diakses pada tanggal 11 April 2016 dari http://library.usu.ac.id/download/fe/ manajemen-ritha1. Widdy,
Vinsensius. (2008). “Perencanaan SDM”. Diakses pada tanggal 17 April 2016 dari http://vinsensiuswiddy.Wimamadiun .com/wp-content/uploads/2008 /03/bab-2-perencanaan-sdm.pdf
Alimi,
Agus. (2012). “Manajemen Dakwah”. Diakses tanggal 7 April 2016 dari http:dewandakwahjabar.com/manaje men-dakwah/
Winardi. (2003). Teori Organisasi dan Pengorganisasian, Jakarta: RajaGrafindo Persada. Cahayani, Ati. (2005). Strategi dan Kebijakan Manajemen Sumber Daya Manusia, Jakarta: Indeks. Siagian, Sondang P. (2001). Manajemen Sumber Daya Manusia, Jakarta: Bumi Aksara. Sulistyo-Basuki. (2006). Metode Penelitia, Jakarta: Wedatama Widya Sastra.
M.Munir dan Wahyu (2006).“Manajemen Jakarta: Kencana
Ilahi. Dahwah”.
Poerwandari, Kristi. (2007). Pendekatan Kualitatif untuk Penelitian Perilaku Manusia, Jakarta: LPSP3 Fakultas Psikologi UI.
George
Moleong, Lexy Penelitian Remaja
BPSDMKP. 2015. Perpustakaan Perguruan Tinggi: Pedoman, Pengelolaan dan Standarisasi. Diakses tanggal 2 April 2016 dari http://bpsdmkp. kkp.go.id /apps/perpustakaan/?q=node/74
J.
(2004). Metodologi Kualitatif, Bandung: Rosdakarya.
Gulo, W. (2002). Metodologi Penelitian, Jakarta: Gramedia Widiasarana Indonesia. Hermawan, Rachman dan Zulfikar, Zen. (2006). Etika Kepustakawanan :Suatu Pendekatan Terhadap Kode Etik Pustakawan Indonesia, Jakarta: Sagung Seto. Sihotang, A. (2007). Manajemen Sumber Daya Manusia, Jakarta: PT. Pradnya Paramita
Mahmudin. (2006). Pengantar Perpustakaan. Bandung: Unpas
Ilmu
Tujuan
Perpustakaan Perguruan Tinggi. Diakses pada tanggal 5 April 2016 dari https://www.google.co.id/search?ie= ISO88591&q=Hasugian+%282009 %3A8 0%29+tujuan+perpustakaan+pergur uan+tinggi+adalah&btnG=Telusur
Itma,
2011. Tujuan Perguruan Tinggi. tanggal 10 April
10
R Terry. (2009). Prinsip-prinsip Manajemen. Jakarta: Bumi Aksara.
Perpustakaan Diakses pada 2016 dari
http://itmajogja.blogspot.com/2011/ 01/tujuan-dan-fungsiperpustakaan.html?m=1
11
