ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI REKAM MEDIS DI RSKIA BHAKTI IBU
Naskah Publikasi
diajukan oleh Irnawan Agung Santoso 09.12.3603
kepada SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA 2012
1
ANALYSIS AND DESIGN OF INFORMATION SYSTEMS MEDICAL RECORD IN RSKIA BHAKTI IBU
ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI REKAM MEDIS DI RSKIA BHAKTI IBU
Irnawan Agung Santoso Jurusan Sistem Informasi STMIK AMIKOM YOGYAKARTA ABSTRACT
The computer is a data processing tool with access to timely and accurate than the human brain. With the computerized system, it will help to smooth and simplify the data processing. Data processing by computer, which is needed in the world of health records. Medical records are files or documents containing patient data set checked into a hospital or health centers. Medical records contain patient's complete bio-data, medical history of patients during check-up at a hospital or health care, the list of drugs that have consumed during tests, measures and health care when patients get checked out at a hospital or health service. "Analysis and Design of Medical Record Information System in RSKIA Bhakti Ibu" is the title chosen by the author to compose a thesis. This is made clear by the determination of the location of the research in RSKIA Bhakti Ibu. Due in RSKIA (Special Hospital Women and Children) are still using manual systems, so the authors will conduct modernization using an application that will allow the hospital the patient's medical record data processing.
Keywords : System, Information, Medical Record, Hospital, Computer, Data Processing, Computerized System.
2
1.
PENDAHULUAN
1.1
Latar Belakang Komputer merupakan alat pengolahan data dengan akses yang tepat dan akurat
dibandingkan dengan otak manusia. Dengan adanya sistem komputerisasi, maka akan membantu kelancaran dan mempermudah dalam pengolahan data. Pengolahan data dengan sistem komputerisasi yang sangat dibutuhkan tidak hanya dalam bidang bisnis atau jasa lain yang membutuhkan efisiensi dan kecepatan dalam proses kinerjanya untuk bisa memberikan pelayanan terbaiknya dan untuk menjaga persaingan dari para competitor. Contohnya Rumah Sakit Khusus Ibu dan Anak (RSKIA) yang bergerak dibidang jasa kesehatan, masih banyak terdapat RSKIA yang menggunakan sistem manual yang kurang efisien dan cepat sehingga menghambat kinerja RSKIA tersebut. Kebutuhan akan informasi yang dibutuhkan oleh RSKIA tersebut membuat mereka meninggalkan sistem manual dan mulai membutuhkan sebuah modernisasi. Rekam medis adalah berkas atau dokumen yang berisikan kumpulan data pasien yang memeriksakan diri di sebuah Rumah Sakit atau tempat pelayanan kesehatan. Rekam medis ini berisi biodata lengkap pasien, riwayat kesehatan pasien selama memeriksakan diri di rumah sakit atau tempat pelayanan kesehatan tersebut, daftar obat yang pernah dikonsumsi saat menjalani pemeriksaan, tindakan dan pelayanan kesehatan yang pasien dapatkan saat memeriksakan diri di rumah sakit atau tempat pelayanan kesehatan tersebut. Rekam medis ini biasanya berupa catatan maupun gambar yang selama ini masih banyak yang menggunakan sistem manual. Penggunaan sistem manual tentunya sangat beresiko terjadi kesalahan baik secara keakuratan, ketepatan dan proses pengolahan data yang lambat. Dengan melihat permasalahan yang ada, penulis ingin mencoba membuat suatu aplikasi untuk rekam medis yang lebih baik secara keefektifan dan pengolahan data. Penulis mengambil lokasi penelitian di RSKIA Bhakti Ibu. Dikarenakan di RSKIA (Rumah Sakit Khusus Ibu dan Anak) tersebut masih menggunakan sistem manual, sehingga penulis akan mengadakan modernisasi dengan menggunakan aplikasi yang akan memudahkan pihak rumah sakit dalam pengolahan data rekam medis pasien. Berdasarkan latar belakang masalah tersebut maka penulis mengambil topik dengan judul “ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI REKAM MEDIS DI RSKIA BHAKTI IBU”. 1.2
Rumusan Masalah
Berdasarkan uraian latar belakang masalah, maka dapat disusun suatu perumusan masalah yang sesuai dengan judul yaitu :
3
Bagaimana memberikan kemudahan kepada petugas dan dokter dalam melakukan kegiatan rekam medis di RSKIA Bhakti Ibu? 1.3
Batasan Masalah Agar pembahasan tidak meluas dan menyimpang dari permasalahan yang ada,
maka dalam penyusunan skripsi ini dibatasi pada proses perancangan dan pengolaan data pasien dan data hasil pemeriksaan oleh pemeriksa untuk penanganan pasien rawat jalan. 1.4
Tujuan Penelitian Tujuan penelitian ini penulis jabarkan menjadi 2 bahasan, yaitu tujuan bagi obyek
dan tujuan bagi peneliti. Adapun tujuan yang ingin dicapai antara lain : 1. Bagi Obyek : a. Mempermudah dalam proses rekam medis pasien di RSKIA Bhakti Ibu untuk pasien rawat jalan. b. Memodernisasi sistem rekam medis di RSKIA Bhakti Ibu untuk pasien rawat jalan. c. Meningkatkan kinerja RSKIA Bhakti Ibu dalam pengelolaan data pasien rawat jalan. 2. Bagi Peneliti : a. Sebagai syarat kelulusan untuk jenjang Strata 1 STMIK AMIKOM Yogyakarta. b. Menjadikan pembelajaran bagi penulis dalam hal pembuatan sebuah sistem informasi. c. Untuk mengetahui seberapa jauh kemampuan yang dimiliki oleh penulis. 1.5
Manfaat Penelitian Dari penelitian yang dilakukan, diperoleh beberapa manfaat yang dapat berguna
bagi obyek dan peneliti. Adapun manfaat yang diperoleh antara lain : a. Dapat dijadikan acuan untuk meningkatkan kualitas pelayanan kesehatan RSKIA Bhakti Ibu, khususnya dalam rekam medis pasien rawat jalan. b. Menghemat waktu dan biaya dalam proses pengelolaan data pasien rawat jalan. c.
Dapat menambah pengetahuan dan wawasan serta dapat mengaplikasikan ilmu yang diperoleh selama perkuliahan.
d. Memenuhi syarat kelulusan program sarjana STMIK AMIKOM Yogyakarta.
4
1.6
Metode Penelitian Penelitian yang dilakukan penulis menggunakan metode penelitian sebagai
berikut : 1. Metode Pustaka 2. Metode Kearsipan 3. Metode Observasi 4. Metode Wawancara 1.7
Sistematika Penulisan Penulisan laporan penelitian ini secara keseluruhan dibagi dalam 5 bab, antara
lain sebagai berikut : BAB.I PENDAHULUAN Bab ini berisi latar belakang masalah, rumusan masalah, batasan masalah, tujuan penelitian, manfaat penelitian, metode penelitian dan sistematika laporan penelitian. BAB.II LANDASAN TEORI Bab ini membahas tentang dasar teori dari judul skripsi serta software yang dipakai dalam pembuatan skripsi. BAB.III ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM Bab ini menguraikan analisis tentang permasalahan yang dihadapi dalam penelitian serta penyelesaian yang didapatkan melaui penelitian tersebut. Bab ini juga menjabarkan kebutuhan-kebutuhan yang dibutuhkan dalam perancangan sistem. Secara garis besar, bab ini membahas tentang tinjauan umum, analisis sistem, perancangan sistem. BAB.IV TESTING DAN IMPLEMENTASI SISTEM Bab ini akan membahas tentang hasil penelitian berupa implementasi sistem dan kegiatan implementasi. BAB.V PENUTUP Bab ini membahas tentang kesimpulan dari perancangan yang telah dilakukan serta saran-saran bagi perbaikan dan pengembangan yang dimungkinkan.
5
2.
LANDASAN TEORI
2.1 Definisi 2.1.1 Sistem Sistem merupakan kumpulan elemen yang saling berkaitan yang bertanggung jawab memproses masukan (input), kemudian menjalankan perintah (process) sehingga menghasilkan keluaran (output). 2.1.2 Informasi Informasi merupakan hasil olahan data, dimana data tersebut sudah diproses dan diinterprestasikan menjadi sesuatu yang bermakna untuk pengambilan keputusan. Informasi juga diartikan sebagai himpunan dari data yang relevan dengan satu atau beberapa orang dalam suatu waktu. a. Kualitas Informasi Sebuah informasi dikatakan berkualitas apabila telah memenuhi beberapa karakteristik. Karakteristik informasi yang berkualitas, antara lain: • Relevan : Informasi tersebut mempunyai manfaat untuk pengguna. Relevansi informasi untuk tiap-tiap orang, satu dengan yang lain berbeda. • Akurat : Informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan dan tidak bias atau menyesatkan. • Tepat Waktu : Informasi yang datang pada penerima tidak boleh terlambat, karena kalau terlambat akan menjadi informasi yang tidak berguna atau tidak dapat digunakan untuk membantu pengguna informasi tersebut. b. Siklus Informasi Siklus Informasi adalah alur data yang menunjukkan data yang masih mentah kemudian diolah menjadi sebuah informasi. Kemudian setelah informasi tersebut diterima, penerima informasi yang akan mulai membuat suatu keputusan untuk selanjutnya tindakan untuk membentuk kembali sejumlah data. Data tersebut ditangkap sebagai input, diproses (process) dan kemudian menghasilkan sebuah output. 2.1.3 Sistem Informasi Sistem informasi merupakan suatu sistem didalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial, dan merupakan kegiatan strategi dari suatu organisasi, serta menyediakan laporan-laporan yang diperlukan oleh pihak luar.
6
2.1.4 Data Data merupakan representasi dari fakta atau gambaran mengenai suatu obyek atau kejadian yang dirumuskan dalam sekelompok lambang tertentu yang secara tertentu menunjukkan jumlah, tindakan atau hal. Data dinyatakan nilai yang berbentuk angka, deretan karakter atau simbol.Data dapat berupa jurnal atau catatan-catatan berbentuk kertas, buku atau tersimpan sebagai file dalam basis data. 2.1.5 Basis Data (Database) Basis data merupakan kumpulan file-file atau tabel-tabel yang saling berelasi atau berhubungan antara satu dengan yang lain dan sekumpulan program (Database Management System) yang memungkinkan berbagai user dan program lain untuk dapat mengakses dan memanipulasi file-file atau tabel-tabel tersebut. Relasi tersebut ditunjukkan dengan adanya kunci dari tiap file atau tabel yang ada. 2.1.6 Analisis Sistem Analisis sistem merupakan tahapan paling awal dari pengembangan sistem yang menjadi fondasi yang menentukan keberhasilan sistem informasi yang dihasilkan nantinya. Tahapan ini sangat penting karena menentukan bentuk sistem yang akan dibangun. Tahapan ini bisa merupakan tahap yang mudah jika klien sangat paham dengan masalah yang dihadapi dalam organisasinya dan tahu betul fungsionalitas dari sistem informasi yang akan dibuat. Tetapi tahap ini bisa menjadi tahap yang paling sulit jika klien tidak bisa mengidentifikasi kebutuhannya atau tertutup terhadap pihak luar yang ingin mengetahui detail proses-proses bisnisnya. 1. Tahapan Analisis Dasar Dalam tahapan ini dideskripsikan sistem yang sedang berjalan, masalah dan kesempatan didefinisikan untuk bisa mengatasi kemungkinan kesalahan yang akan terjadi pada tahap selanjutnya. Pada tahapan ini terdapat beberapa langkah, antara lain : a. Pengumpulan informasi b. Identifikasi Masalah c.
Memahami kerja dari sistem yang ada
d. Menganalisis sistem e. Membuat laporan hasil analisis sistem 2. Tahapan Analisis Lanjutan Tahapan ini digunakan untuk mengadakan evaluasi yang luas dan logis terhadap suatu sistem pengolahan data yang sudah berjalan. Kemudian
7
memberikan rekomendasi umum untuk bagaimana memperbaiki, meningkatkan atau mengganti sistem yang sedang berjalan tersebut. Adapun beberapa tahap yang perlu diperhatikan, antara lain : a. Memprioritaskan kebutuhan sistem. b. Menunjukkan tujuan. c.
Mempelajari organisasi.
d. Mendefinisikan kebutuhan input. e. Menganalisa output sistem lama untuk bisa digunakan sebagai tolak ukur menentukan kegunaannya didalam sistem. f.
Menyusun dan mengevaluasi keefektifitasan sistem.
2.1.7 Perancangan Sistem a) Tahap perancangan sistem mempunyai 2 tujuan utama , antara lain: 1. Untuk memenuhi kebutuhan kepada pemakai sistem. 2. Untuk memberikan gambaran yang jelas dan rancang bangun sistem yang lengkap kepada pemrogram komputer. b) Alat bantu dalam penggambaran sistem, antara lain : 1) CD (Context Diagram) Context Diagram adalah diagram aliran data yang paling dasar dari suatu organisasi yang menunjukkan bagaimana
proses-proses
mentransformasikan data yang datang ke informasi dan data yang keluar dari informasi. 2) DFD (Data Flow Diagram) DFD (Data Flow Diagram) merupakan alat bantu yang berfungsi untuk
menggambarkan
secara
rinci
mengenai
sistem
sebagai
jaringan kerja antar fungsi yang berhubungan antara satu sama lain dengan
menunjukkan
dari
dan
kemana
data
mengalir
serta
penyimpangannya. 3) ERD (Entity Relationship Diagram) ERD (Entity Relationship Diagram) adalah diagram yang berguna untuk memodelkan sistem yang nantinya akan dikembangkan dalam basis datanya. ERD (Entity Relationship Diagram) terusan atas 3 (tiga) komponen, yaitu entitas, atribut dan keselarasan antar entitas 4) DBMS (Database Management System) DBMS (Database Management System) adalah suatu sistem atau perangkat lunak yang dirancang untuk mengelola suatu basis data dan menjalankan operasi terhadap data yang diminta banyak pengguna.
8
5) HIPO (Hierarchy Plus Input-Proses-Output) Merupakan metodologi yang dikembangkan dan didukung oleh IBM. HIPO ini sebenarnya merupakan alat dokumentasi program yang sekarang banyak digunakan sebagai alat desain dan teknik dokumentasi dalam siklus pengembangan sistem. HIPO berbasis pada fungsi, yaitu tiap-tiap modul didalam sistem digambarkan oleh fungsi utama. 2.1.8 Software yang Mendukung a. Microsoft SQL Server 2000 SQL Server adalah server database yang secara fungsional adalah proses atau aplikasi yang menyediakan layanan database. Client berinteraksi dengan layanan database melalui antar muka komunikasi tertentu yang bertujuan untuk pengendalian dan keamanan. Client tidak mempunya akses langsung ke data, tetapi selalu berkomunikasi dengan server database. b. Microsoft Visual Basic 6.0 Microsoft Visual Basic merupakan sebuah bahasa pemrograman yang menawarkan Integrated Development Environment (IDE) visual untuk membuat program perangkat lunak berbasis sistem operasi Microsoft Windows dengan menggunakan model pemrograman (COM).
9
3.
ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM
3.1
Tinjauan Umum 3.1.1
Struktur Rumah Sakit RSKIA Bhakti Ibu berlokasi di JL.Golo no.32-33 Umbulharjo, Yogyakarta.
Struktur organisasi RSKIA ini dikepalai oleh seorang manager dan dibawahi oleh bagian administrasi, bagian pendaftaran, bagian farmasi, dokter anak, dokter kandungan, serta para suster yang memiliki tugas masing-masing. 3.1.2
Sistem yang Sedang Berjalan 3.1.2.1 Pencatatan Data Pencatatan data atau lebih dikenal dengan pendaftaran pasien di RSKIA
Bhakti Ibu Yogyakarta masih dilakukan dengan menggunakan cara manual. 3.1.2.2 Pengolahan Data Pengolahan data atau lebih dikenal dengan diagnosa di RSKIA Bhakti Ibu Yogyakarta menggunakan cara manual. 3.1.2.3 Rekapitulasi Laporan Rekapitulasi laporan di RSKIA Bhakti Ibu Yogyakarta berisi tanggal periksa,nama pasien,hasil diagnosa,jenis obat apa saja yang diberikan olah dokter. Untuk rekapitulasi laporan pihak RSKIA masih menggunakan cara menulis pada sebuah buku besar atau arsip. 3.2
Analisis Sistem Analisis sistem adalah penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh kedalam
bagian-bagian
komponennya
dengan
maksud
untuk
mengidentifikasikan
dan
mengevaluasi permasalahan, kesempatan, hambatan yang terjadi dan kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan. 3.2.1 Analisis kelemahan sistem Analisis kelemahan sistem adalah suatu tahapan yang dilakukan untuk mengidentifikasi sesuatu yang mengakibatkan pencapaian tujuan sistem yang digunakan tidak optimal dan maksimal. 3.2.2 Analisis PIECES Analisis PIECES digunakan untuk mengidentifikasi masalah, harus dilakukan analisis terhadap kinerja, informasi, ekonomi, efisiensi, dan pelayanan pelanggan. Dari analisis ini biasanya didapatkan beberapa masalah utama. Hal ini penting karena biasanya yang muncul dipermukaan bukan masalah utama, tetapi hanya gejala dari masalah utama saja.
10
3.2.2.1 Analisis Kinerja (Performance) Kinerja adalah suatu kemampuan sistem dalam menyelesaikan tugas dengan cepat sehingga sasaran dapat segera tercapai. 3.2.2.2 Informasi (Information) Informasi merupakan hal penting dalam sebuah perusahaan atau instansi karena dengan informasi tersebut pihak manajemen (marketing) dan pengguna dapat melakukan langkah selanjutnya. 3.2.2.3 Ekonomi (Economic) Analisis ekonomi merupakan penilaian sistem atas pengurangan dan keuntungan yang akan didapat dari sistem yang dikembangkan. 3.2.2.4 Pengendalian (Control) Kontrol atau pengendalian dalam sebuah sistem sangat diperlukan keberdaannya untuk menghindari dan mendeteksi secara dini terhadap penyalahgunaan atau kesalahan sistem serta untuk menjamin keamanan data dan informasi. 3.2.2.5 Efisiensi (Efficiency) Efisiensi berhubungan dengan bagaimana sumber daya dapat digunakan secara optimal. 3.2.2.6 Pelayanan (Service) Analisis ini berhubungan dengan pelayanan yang lebih baik, yang diberikan oleh sistem. 3.2.3
Analisis Kebutuhan Sistem 3.2.3.1 Kebutuhan Fungsional 1. Proses login untuk dokter dan petugas 2. Proses pengelolaan data pasien,meliputi input,update dan delete 3. Proses pengelolaan data dokter, meliputi input,update dan delete 4. Proses pendaftaran pasien,baik daftar baru ataupun pendaftaran untuk periksa dilakukan oleh user petugas. 5. Proses searching atau pencarian data (data pasien,data dokter,data pemeriksaan, dan data obat). 6. Proses pemeriksaan, dilakukan oleh user dokter. 7. Proses pemberian obat, diakukan oleh user petugas untuk diberikan kepada pasien. 3.2.3.2 Kebutuhan Non-Fungsional 1. KEBUTUHAN HARDWARE 2. KEBUTUHAN SOFTWARE
11
3.2.4
Analisis Kelayakan Sistem 3.2.4.1 Kelayakan Teknologi (Technology) Teknologi yang digunakan untuk sistem yang dibuat tersebut adalah teknologi komputer, penyediaan teknologi teknologi komputer mudah ditemukan dan banyak terdapat dipasaran. 3.2.4.2 Kelayakan Operasional (Operational) Sistem dapat melakukan kegiatan operasional pada sistem lama sehingga sistem baru dapat memenuhi tujuan lembaga atau instansi dalam hal pencatatan data rekam medis. 3.2.4.3 Kelayakan Hukum (Legal) Sistem ini telah mematuhi hukum dan perundang-undangan yang berlaku karena sistem ini menggunakan perangkat lunak yang legal. Dengan kata lain sistem ini dapat dikatakan layak dari segi hukum. 3.2.4.4 Kelayakan Ekonomi (Economics) Kelayakan ekonomi dianalisa menggunakan perhitungan yang dinamakan cost benefit analysis atau analisis biaya dan manfaat. Pada analisis biaya dan manfaat, ada beberapa metode kuantitatif yang digunakan untuk menentukan standar kelayakan proyek. Metode kuantitatif tersebut antara lain: 1. Analisis Payback (Payback Period). 2. Analisis Net Present Value. 3. Return On Investmen (ROI).
3.3
Perancangan Sistem 3.3.1 Perancangan Proses Pada perancangan proses tersebut diusulkan untuk melakukan analisis terhadap beberapa aspek, yaitu : Flowchart sistem, Flowchart program, dan DFD. 3.3.1.1 Flowchart Sistem Flowchart sistem dapat didefinisikan sebagai bagan yang menunjukkan arus pekerjaan secara keseluruhan dari sistem.
12
Flowchart Sistem
13
4.
IMPLEMENTASI DAN PEMBAHASAN
4.1
Implementasi Database
Kumpulan file-file atau tabel-tabel yang saling berelasi antara satu dengan yang lain. Relasi tersebut ditunjukkan adanya kunci dari tiap file atau tabel yang ada. Dalam satu database biasanya terdiri dari kumpulan data pada suatu instansi yang saling berhubungan. Berikut ini database yang digunakan untuk membuat tabel yang terkoneksi dengan progran rekam medis. a. Tabel Poli
b. Tabel Dokter
c.
Tabel Pasien
d. Tabel Obat
e. Tabel Antrian
f.
Tabel Struck
g. Tabel Diagnosa
14
h. Tabel Resep
i.
4.3
Tabel Admin
Manual Program Manual Program adalah panduan manual tentang cara pengoperasian program
untuk user. Adapun beberapa menu utama dalam program tersebut, antara lain. 4.3.1
Form Login
4.3.2
Form Utama
a.) Form Utama dari status login Admin
15
b.) Form Utama dari status login Dokter
4.3.3
Form Data Pasien
4.3.4
Form Data Dokter
4.3.5
Form Data Obat
4.3.6
Form Antrian
4.3.7
Form Diagnosa
4.3.8
Form Profil Dokter
4.3.9
Form Laporan
4.3.10 Laporan Data Pasien a. Laporan Semua Pasien b. Laporan Setiap Pasien 4.3.11 Laporan Data Dokter a. Laporan Semua Dokter b. Laporan Setiap Dokter 4.3.12 Laporan Data Obat 4.3.13 Laporan Data Diagnosa a. Laporan Semua Diagnosa b.Laporan Setiap Dokter 4.6
Pembahasan Berikut ini beberapa pembahasan tentang pengkodean program Sistem Informasi
Rekam Medis. Antara lain pengkodean untuk mengkoneksikan database dengan program.
16
Pengkodean Koneksi Database dengan Program
17
DAFTAR PUSTAKA
Amir Syarif, dr., SKM, SpFK dan Tim Penulis. 2007. Farmakologi dan Terapi Edisi 5. Jakarta: Balai Penerbit FKUI. Andi Sunyoto. 2007. Pemrograman Database dengan Visual Basic dan Microsoft SQL, Yogyakarta: Penerbit Andi. Erick Christiady. 2010. 5 Komponen Database Manageement System (DBMS). http://erickchristiady.blog.binusian.org/2010/10/13/5-komponen-database management-system-dbms/, diakses tanggal 29 Juni 2012. Hanif Al Fatta. 2007. Analisis & Perancangan Sistem Informasi, Yogyakarta: Penerbit Andi. Kusrini, M.Kom. 2006. Strategi Perancangan dan Pengolahan Basis Data, Yogyakarta: Penerbit Andi. Yasin Fadillah, dr., 2011. Pengertian Rekam Medis, http://blogdokter.blogdetik.com/2011/10/17/pengertian-rekam-medis/, diakses tanggal 17 April 2012.
