Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Rekam Medis Pada Puskesmas Simpang Timbangan Indralaya

 149

Jatisi, Vol. 1 No. 2 Maret 2015

Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Rekam Medis Pada Puskesmas Simpang Timbangan Indralaya Fransiska Prihatini Sihotang STMIK MDP Palembang [email protected]

Abstrak Rekam medis adalah berkas yang berisikan catatan dan dokumen tentang identitas pasien, pemeriksaan, pengobatan, tindakan dan pelayanan lain yang telah diberikan kepada pasien. Berkas rekam medis dibutuhkan pihak manajemen untuk merencanakan, mengendalikan, dan mengevaluasi mutu pelayanan. Puskesmas adalah unit pelaksana teknis dari Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota yang bertanggung jawab menyelenggarakan pembangunan kesehatan di satu atau sebagian wilayah kecamatan. Pelayanan di puskesmas cukup kompleks mulai dari kegiatan pelayanan rawat jalan, rawat inap, pemeriksaan laboratorium, dan apotek. Tujuan dari penelitian ini adalah merancang sebuah sistem informasi rekam medis yang terintegrasi pada puskesmas Simpang Timbangan Indralaya sehingga dapat memperbaiki sistem yang lama. Pengembangan sistem menggunakan metodologi FAST, pengumpulan data menggunakan wawancara, observasi, dan studi literatur. Hasil penelitian ini adalah rancangan sistem informasi rekam medis Puskesmas Simpang Timbangan Indralaya yang terdiri dari pelayanan rawat inap, pelayanan rawat jalan, pengelolaan laboratorium, pengelolaan apotek, dan pembuatan laporan rekam medis. Rancangan yang dihasilkan berupa DFD, ERD, diagram dekomposisi, rancangan antar muka aplikasi, rancangan laporan, dan rancangan arsitektur jaringan. Kata kunci—Sistem Informasi, rekam medis, puskesmas, FAST, prototyping Abstract Medical record is a file containing records and documents about the patient’s identity, examination, treatment, medical action, and other services that have been administered to patients. Management need a medical record file for planning, controlling, and evaluating the quality of care. Puskesmas (local medical center) is a technical unit of the District/City Health Office held responsible for health development in one or some districts. Puskesmas has a fairly complex service such as outpatient services, inpatient, laboratory tests, and pharmacy. The purpose of this research is to design an integrated medical record information systems at Puskesmas Simpang Timbangan Indralaya to repair the old system. This study used FAST as system development, and to colect the data used interview, observation, and literature study. The results of this study is the design of medical record information system on Puskesmas Simpang Timbangan Indralaya consisting of inpatient services, outpatient services, laboratory management, pharmacy management, and medical reports. The design is generated in the form of DFD, ERD, decomposition diagrams, application design interface, report design, and network architecture design. Keywords—Information systems, medical records, health centers, FAST, prototyping.

Title of manuscript is short and clear, implies research results (First Author)



ISSN: 1978-1520

150

ISSN : 2407-4322 1. PENDAHULUAN

R

ekam medis adalah berkas yang berisikan catatan dan dokumen tentang identitas pasien, pemeriksaan, pengobatan, tindakan dan pelayanan lain yang telah diberikan kepada pasien[1]. Informasi yang dihasilkan oleh sebuah sistem rekam medis sangat dibutuhkan untuk pengobatan pasien, peningkatan kualitas pelayanan, pendidikan, dan penelitian. Selain itu pemerintah juga mewajibkan setiap tenaga kesehatan membuat rekam medis dan akan dikenakan sanksi jika tidak membuatnya[2]. Puskesmas Simpang Timbangan Indralaya menggunakan komputer dengan memanfaatkan program Microsoft Office Word dan Microsoft Office Excel terbatas pada pembuatan laporan, sedangkan kegiatan pendaftaran pasien, pencatatan pemeriksaan, pemberian obat, sampai pasien pulang masih berupa lembaran-lembaran kertas. Hal tersebut sering menimbulkan masalah dalam penyajian data pasien, pembuatan laporan, dan memberikan pelayanan terhadap pasien.Contoh kasus yang sering terjadi dalam pendataan pasien adalah ketika pasien kehilangan atau lupa membawa kartu pasien. Petugas harus mencari kembali data pasien tersebut dan jika tidak ditemukan akan dilakukan pendataan ulang sehingga terjadi duplikasi data tanpa mengetahui riwayat medis pasien sebelumnya. Hal tersebut merugikan puskesmas karena membutuhkan waktu yang lama untuk penyajian data, tidak akuratnya laporan tentang rekam medis di puskesmas tersebut sehingga menyulitkan pengambilan keputusan oleh pihak manajemen, dan mengurangi kualitas pelayanan terhadap pasien. Untuk mengatasi masalah tersebut, perlu digunakan komputer dan sistem basis data yang baik sebagai alat bantu dalam mengelola data rekam medis menjadi suatu sistem informasi yang berguna bagi perkembangan puskesmas di masa yang akan datang.Dengan program berbasis komputer pada rekam medis, diharapkan kinerja Puskesmas Simpang Timbangan Indralaya dapat ditingkatkan, sehingga kualitas dan mutu pelayanan menjadi meningkat. Tujuan dari penelitian ini adalah mengidentifikasi dan menganalisis masalah pencatatan dan penyimpanan rekam medis, merancang proses bisnis baru dalam sebuah sistem informasi rekam medis yang terintegrasi pada puskesmas Simpang Timbangan Indralaya sehingga dapat memperbaiki sistem yang lama.Penelitian ini diharapkan dapat mempermudah penyajian informasi rekam medis, meningkatkan konsistensi data rekam medis sehingga laporan yang dihasilkan lebih akurat dan mempermudah pengambilan keputusan oleh pihak manajemen, dan meningkatkan mutu pelayanan Puskesmas Simpang Timbangan Indralaya.

2. METODE PENELITIAN Bagian ini berisi tentang metode dan dasar teori yang digunakan pada tulisan ini. 2.1

Pengumpulan Data Penulis memperoleh data primer dengan melakukan wawancara, observasi, dan memberikan kuisioner. Wawancara dilakukan kepada beberapa narasumber dari Puskesmas Simpang Timbangan Indralaya. Wawancara dilakukan secara langsung dan tidak langsung. Secara langsung dilakukan dengan tatap muka, sedangkan secara tidak langsung dilakukan melalui media telekomunikasi seperti telepon dan percakapan online.Teknik observasi dilakukan untuk mengetahui secara langsung proses bisnis yang terjadi pada Puskesmas Simpang Timbangan Indralaya.Penulis juga melakukan studi literatur untuk memperkaya pengetahuan terkait rekam medis. 2.2

Rekam Medis Rekam medis adalah berkas yang berisikan catatan dan dokumen tentang identitas pasien, pemeriksaan, pengobatan, tindakan dan pelayanan lain yang telah diberikan kepada pasien[1]. Isi rekam medis harus memuat beberapa hal sebagai berikut[3]: IJCCS Vol. x, No. x, July201x : first_page–end_page

Jatisi, Vol. 1 No. 2 Maret 2015 a.

b.

a.

b.

c.

d.

e.

f.

 151

Catatan, merupakan uraian tentang identitas pasien, pemeriksaan pasien, diagnosis, pengobatan, tindakan dan pelayanan lain baik dilakukan oleh dokter dan dokter gigi maupun tenaga kesehatan lainnya sesuai dengan kompetensinya. Dokumen, merupakan kelengkapan dari catatan tersebut, antara lain foto rontgen, hasil laboratorium dan keterangan lain sesuai dengan kompetensi keilmuannya. Manfaat rekam medis berbagai aspek sebagai adalah berikut [3]: Pengobatan Pasien Rekam medis bermanfaat sebagai dasar dan petunjuk untukmerencanakan dan menganalisis penyakit serta merencanakanpengobatan, perawatan dan tindakan medis yang harus diberikankepada pasien. Peningkatan Kualitas Pelayanan Membuat Rekam Medis bagi penyelenggaraan praktik kedokterandengan jelas dan lengkap akan meningkatkan kualitas pelayanan untukmelindungi tenaga medis dan untuk pencapaian kesehatan masyarakatyang optimal. Pendidikan dan Penelitian Rekam medis yang merupakan informasi perkembangan kronologispenyakit, pelayanan medis, pengobatan dan tindakan medis, bermanfaatuntuk bahan informasi bagi perkembangan pengajaran dan penelitian dibidang profesi kedokteran dan kedokteran gigi. Pembiayaan Berkas rekam medis dapat dijadikan petunjuk dan bahan untuk menetapkan pembiayaan dalam pelayanan kesehatan pada saranakesehatan. Catatan tersebut dapat dipakai sebagai bukti pembiayaankepada pasien. Statistik Kesehatan Rekam medis dapat digunakan sebagai bahan statistik kesehatan,khususnya untuk mempelajari perkembangan kesehatan masyarakatdan untuk menentukan jumlah penderita pada penyakit-penyakit tertentu. Pembuktian Masalah Hukum, Disiplin dan Etik Rekam medis merupakan alat bukti tertulis utama, sehingga bermanfaatdalam penyelesaian masalah hukum, disiplin dan etik.

2.3

Puskesmas Puskesmas adalah unit pelaksana teknis Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota yang bertanggungjawab menyelenggarakan pembangunan kesehatan di satu wilayah kerja[4]. Sedangkan menurut Delimayanti, puskesmas merupakan penyelenggara pelayanan kesehatan yang paling dekat dengan masyarakat dan memiliki berbagai macam unit pelayanan kesehatan antara lain pelayanan kesehatan poli umum, ibu hamil dan balita, gizi, gigi dan laboratorium dasar[5]. 2.4

FAST Dalam Penelitian ini metode pengembangan sistem yang digunakan adalah metodologi FAST (Framework for the Aplication of System Thinking). Alasan penulis menggunakan metode FAST karena standarisasinya baik serta proses yang stabil dan terencana[6]. Adapun tahapan-tahapannya adalah sebagai berikut: 1. Scope Definition Scope Definition merupakan batasan-batasan masalah pada sistem. Pada tahap ini dilakukan pendefinisian ruang lingkup sistem, masalah-masalah, serta kesempatan- kesempatan dan perintah-perintah yang akan diterima sistem dalam pengelolaan rekam medis. Sebelum melakukan analisa masalah hal yang pertama kali dilakukan adalah pendefinisian lingkup proyek, yang bertujuan untuk menentukan tujuan pengembangan dan gambaran proyek sistem


 152

ISSN: 1978-1520

ISSN : 2407-4322

informasi yang akan dikembangkan, menentukan masalah dan kesempatan dari sistem yang ada, menentukan batasan bisnis dan teknologi dari sistem yang akan dikembangkan, serta menentukan ruang lingkup awal proyek. Ruang lingkup sistem informasi rekam medis ini adalah proses pendaftaran pasien, pencatatan pemeriksaan, penggunaan obat, petugas medis yang melayani, dan pelayanan lain yang diberikan kepada pasien. Masalah yang sering dihadapi adalah kehilangan kartu berobat pasien, pencatatan kurang lengkap, penyajian data lama, dan tidak akuratnya laporan rekam medis. 2. Problem Analysis Pada tahap ini, dilakukan analisa lebih mendalam mengenai sistem yang sudah ada. Tujuan dari tahap ini adalah untuk mempelajari dan memahami business process dari sistem yang ada dan domain permasalahan yang ditemukan pada tahap penganalisaan awal (preliminary investigation). Dengan memahami business process dan problem domain dari sistem yang ada, maka dapat dihasilkan suatu system improvement objective yang mencangkup problems, opportunities, dan directives dari sistem yang ada, dan juga constraint dalam pengembangan sistem yang baru. Berdasarkan pendefinisian lingkup proyek akan dilakukan analisa masalah dengan melihat masalah berdasarkan domain permasalahan dari sistem yang ada berdasarkan analisa data, proses dan interface. Kemudian dilanjutkan dengan cause and effect analysis, yang akan menghasilkan solusi dari permasalahan yang ada. 3. Requirements Analysis Analisa kebutuhan bertujuan untuk menentukan kebutuhan fungsional dan nonfungsionaldari sistem yang akan dikembangkan, mengidentifikasi dan menyatakan persyaratan sistem, prioritas persyaratan sistem, memperbarui atau memperhalus rencana proyek, mengkomunikasikan pernyataan persyaratan. Kebutuhan fungsional pada sistem ini adalah harus mampu menangani proses pendaftaran pasien, menangani pencatatan kegiatan rekam medis pasien, menangani pengelolaan data-data rekam medis, dan menangani pembuatan laporan. Kebutuhan nonfungsional di ukur berdasarkan kerangka kerja PIECES. Dimana performance, information, economy, control, efficiency, dan service menjadi tolak ukur analisa kebutuhan nonfungsional. 4. Logical Design Pada tahapan ini dilakukan perancangan logika untuk menerjemahkan persyaratanpersyaratan bisnis ke model-model sistem. Perancangan logika berupa pemodelan data yang akan digambarkan menggunakan ERD (Entity Relational Diagram) dan pemodelan proses digambarkan menggunakan DFD (Data Flow Diagram). 5. Desicion Analysis Tahapan ini menganalisis solusi terbaik untuk kebutuhan sistem yang akan dikembangkan. Analisa keputusan bertujuan mengidentifikasi berbagai alternatif kandidat solusi untuk pengembangan sistem. Kandidat solusi sistem akan dibandingkan berdasarkan karakteristik proses bisnis yang terkomputerisasi, keuntungan, software dan hardware serta perangkat lunak yang digunakan pendukung sistem guna memilih kandidat terbaik yang akan digunakan dalam pengembangan sistem. 6. Physical Design and Integration Pada tahapan ini dilakukan transformasi persyaratan-persyaratan bisnis (diwakilkan sebagian oleh model sistem logis) ke dalam spesifikasi desain fisik yang akan memandu konstruksi sistem. Produk yang akan dihasilkan pada tahap ini adalah prototype desain dan proses bisnis yang didesain ulang.

IJCCS Vol. x, No. x, July201x : first_page–end_page


 153

7. Contruction and Testing Pada tahap ini akan dilakukan pengkodean sistem yang telah didesain pada tahap sebelumnya, dan kemudian menguji sistem tersebut. Produk jadi pada tahap ini adalah sistem fungsional yang siap untuk diimplementasikan. 8. Instalasi dan Pengiriman Pada tahap ini akan dioperasikan sistem yang telah dibangun. 2.5

Sistem Informasi Sistem informasi merupakan sekumpulan elemen atau komponen yang terdiri dari manusia, komputer, teknologi informasi, dan prosedur kerja yang mengubah data menjadi informasi, dan dimaksudkan untuk mencapai suatu sasaran atau tujuan[7]. Sedangkan menurut Jogiyanto, sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengelolaan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan[8].

3. HASIL DAN PEMBAHASAN Bagian ini berisi tentang profil Puskesmas Simpang Timbangan Indralaya dan hasil dari penelitian yang telah dilakukan. 2.6

Profil Puskesmas Simpang Timbangan Indralaya Puskesmas Simpang Timbangan Indralaya terletak di Jalan Lintas Timur Kecamatan Timbangan Kabupaten Ogan Ilir dan berada di bawah naungan Dinas Kesehatan Kabupaten Ogan Ilir. Seperti puskesmas pada umumnya, pada Puskesmas Simpang Timbangan Indralaya terdapat berbagai poli untuk melayani pasien sesuai dengan keluhan. Poli tersebut antara lain adalah poli umum, poli gigi, poli KB/KIA/Lansia/MTBS, dan poli TB/Jiwa. Untuk menjalankan fungsinya dengan baik, Puskesmas Simpang Timbangan Indralaya memiliki visi, misi, dan motto. Adapun visi Puskesmas Simpang Timbangan Indralaya adalah “Tercapainya masyarakat yang berprilaku hidup bersih dan sehat di wilayah Puskesmas Simpang Timbangan, Kabupaten Ogan Ilir”. Misi Puskesmas Simpang Timbangan Indralaya adalah: 1. Memelihara dan meningkatkan mutu pemerataan dan keterjangkauan pelayanan kesehatan yang diselenggarakan; 2. Mendorong kemandirian hidup sehat bagi keluarga dan masyarakat; 3. Memberikan pelayanan kesehatan yang bermutu prima; 4. Meningkatkan seumber daya manusia yang profesional dan berkualitas. Sedangkan motto dari Puskesmas Simpang Timbangan Indralaya yaitu “Pelayanan yang terbaik siap melayani Anda”. 2.7

Proses pelayanan kesehatan yang sedang berjalan Puskesmas Simpang Timbangan Indralaya melayani pasien rawat jalan, pasien rawat inap, dan pasien gawat darurat. Alur rekam medis di Puskesmas Simpang Timbangan Indralaya diperlihatkan pada Gambar 1.


 154

ISSN: 1978-1520

ISSN : 2407-4322

Gambar 1. Alur Rekam Medis Puskesmas Simpang Timbangan Indralaya (Sumber: Bagian Kepegawaian Puskesmas Simpang Timbangan Indralaya, 2011) 2.8

Identifikasi masalah Dalam melakukan analisa terhadap berbagai masalah yang terdapat pada rekam medis Puskesmas Simpang Timbangan Indralaya, penulis melakukan kategorisasi permasalahanpermasalahan yang ada pada bagian berdasarkan rangkaian kerja (framework) PIECES (Performance, Information, Economics, Control, Efficiency, Service). Berdasarkan wawancara yang dilakukan penulis terhadap karyawan di puskesmas tersebut, didapat hasil sebagai berikut: 1. Proses pendaftaran pasien tidak teratasi dengan baik Proses pendaftaran pasien saat ini masih menggunakan pencatatan di sebuah buku yang ditulis oleh petugas berdasarkan keterangan pasien. Data yang dicatat oleh petugas tersebut seringkali tidak lengkap. Setelah melakukan pendaftaran, pasien seharusnya menerima kartu anggota tetapi seringkali petugas tidak memberikan kartu tersebut dengan alasan kehabisan stok kartu kosong atau karena kecerobohan. Dalam kasus kartu anggota tertinggal atau hilang, petugas merasa kesulitan mencari kartu rekam medis pasien karena harus membongkar file-file yang tersimpan di rak penyimpanan untuk mencari datanya. Sedangkan dalam kasus pasien rawat jalan yang akhirnya harus dirawat inap secara tibatiba, harus dilakukan pencatatan data kembali karena sistem belum terintegrasi. Hal tersebut dapat menghambat pasien untuk mendapatkan pelayanan yang cepat dan menyebabkan akan ada data yang dicatat berulang kali. Permasalahan ini dapat dikategorikan sebagai permasalahan Performance dan Service. 2. Penyajian data lama Data-data rekam medis masih disimpan dalam bentuk lembaran kertas dan belum terintegrasi. Dalam kasus pasien tidak membawa kartu anggota, petugas biasanya mencari data pasien di tumpukan berkas pasien karena selama ini puskesmas tidak didukung dengan sistem basis data. Begitu juga pada saat data rekam medis dibutuhkan, petugas harus mencari di rak penyimpanan data. Hal tersebut membutuhkan waktu yang cukup lama. Permasalahan ini dikategorikan sebagai permasalahan Information, Performace dan Efficiency.


 155

Jatisi, Vol. 1 No. 2 Maret 2015 3.

Data rekam medis tidak lengkap Tidak lengkapnya data rekam medis seringkali terjadi karena petugas bagian pemeriksaan dan pihak terkait lainnya kurang sadar akan pentingnya data rekam medis pasien. Permasalahan ini dikategorikan sebagai permasalahan Information dan Control. Proses rekapitulasi dan pembuatan laporan lama Data-data sumber pembuatan laporan berasal dari data yang berbentuk hard copy yaitu dari kartu rekam medis pasien. Data dari kartu rekam medis pasien harus dicatat ulang satu persatu ketika membuat laporan. Hal ini tentunya memerlukan waktu yang lama. Permasalahan ini dikategorikan sebagai permasalahan Performance dan Efficiency. Laporan rekam medis tidak akurat Laporan rekam medis bersumber dari kartu rekam medis pasien yang tidak lengkap, dan didukung pula dengan kemungkinan kesalahan petugas saat merekapitulasinya (human error). Dengan demikian laporan yang dihasilkan pun menjadi tidak akurat. Permasalahan ini dapat dikategorikan sebagai permasalahan Performance, Information, Control, Efficiency, dan Service. Banyaknya penggunaan kertas Puskesmas Simpang Timbangan Indralaya selama ini mengandalkan media kertas dalam semua hal yang berhubungan dengan rekam medis, mulai dari pencatatan data diri pasien sampai pembuatan laporan rekam medis pasien yang akan diserahkan kepada kepala puskesmas dan dinas kesehatan kabupaten Ogan Ilir. Permasalahan ini dikategorikan sebagai permasalahan Economics dan Efficiency.

4.

5.

6.

Tabel 1. Pernyataan Masalah

No 1

Pernyataan Singkat dari Masalah atau Peluang Proses pendaftaran pasien tidak teratasi dengan baik

Tingkat Kepentingan

Visibilitas

Peringkat

Solusi yang Ditawarkan

2 bulan

tinggi

1

Dalam implementasi sistem, registrasi pasien sudah terkomputerisasi dan terintegrasi. Pengembangan sistem informasi yang terintegrasi pada bagian pendaftaran, pemeriksaan, dan apotek. Sistem yang dapat memberikan peringatan ketika data rekam medis yang diisi belum lengkap dan memusatkan penyimpanan data pada suatu basis data yang terintegrasi dan terpadu. Pengembangan sistem informasi yang terintegrasi.

2

Penyajian data pasien lama

2 bulan

tinggi

1

3

Data rekam medis tidak lengkap

2 bulan

tinggi

1

4

Proses rekapitulasi dan pembuatan laporan lama Laporan rekam medis tidak akurat

4 bulan

Sedang

2

4 bulan

Sedang

2

Banyaknya penggunaan kertas

2 bulan

Sedang

2

5

6

Pengembangan sistem baru yang memusatkan penyimpanan data pada basis data. Pengembangan sistem baru yang paperless.


 156

ISSN: 1978-1520

ISSN : 2407-4322

2.9

Kesempatan Kesempatan yang menjadi faktor pendorong pengembangan sistem ini adalah sebagai berikut: 1. Peraturan pemerintah yang mewajibkan setiap lembaga pelayanan kesehatan membuat rekam medis pasien secara lengkap (Pasal 79 UU Praktik Kedokteran dan Peraturan Konsil Kedokteran Indonesia Nomor 16/KKI/PER/VIII/2006). 2. Pertumbuhan organisasi dan kemajuan di bidang Teknologi Informasi menyebabkan Puskesmas Simpang Timbangan Indralaya mulai merasakan bahwa Teknologi Informasi perlu digunakan untuk meningkatkan penyediaan informasi sehingga dapat mendukung pelayanan pasien dan proses pengambilan keputusan yang dilakukan oleh manajemen. 3. Tenaga kerja pada Puskesmas Simpang Timbangan Indralaya rata-rata berpendidikan sarjana lulusan tahun 2000 ke atas, sehingga akan cepat memahami jika ada perubahan pada sistem informasi rekam medis. 2.10 Hambatan Pengembangan Sistem 2.10.1 Business Constraint Berikut ini adalah business constraint yang ada: 1. Sistem ini akan dikembangkan dengan metode FAST dan perangkat lunak akan dikembangkan dengan metode prototyping; 2. Sistem ini tidak akan merubah file–file yang ada pada saat ini tanpa adanya izin dari pihak Puskesmas Simpang Timbangan Indralaya. 3. Sistem yang akan dibangun harus memenuhi technology constraint yang ada. 2.10.2 Technology Constraint Solusi awal yang diberikan adalah dengan mengembangkan aplikasi sistem informasi rekam medis berbasis web. Berikut adalah standar teknologi informasi yang harus dipenuhi oleh sistem: 1. Sistem akan dibangun di atas sistem operasi Microsoft Windows 7; 2. Sebagai tempat penyimpanan data akan digunakan basis data dengan MySQL; 3. Sistem akan dibangun sebagai aplikasi web. 2.11 Ruang Lingkup Awal Pengembangan Sistem Fungsi-fungsi yang akan didukung dan terpengaruhi dalam pengembangan sistem ini adalah: 1. Pendaftaran Pasien Pendaftaran pasien pada Puskesmas Simpang Timbangan Indralaya saat ini masih dicatat ke sebuah buku dan sering terjadi kekurangan pencatatan data pasien. Seringkali petugas tidak memberikan kartu anggota kepada pasien baru. Dengan adanya sistem baru ini, pendaftaran pasien dilakukan dengan komputer dan mencegah kekurangan pencatatan data pasien. Setelah proses pendaftaran selesai, pasien akan menerima kartu anggota yang dicetak dari sistem. 2. Data Rekam Medis Pasien Saat ini proses pencatatan rekam medis masih menggunakan kertas, sehingga antara satu data dengan data yang lain masih terpisah dan belum terintegrasi. Hal ini mengakibatkan suatu ketidakefisienan dan sering kali menimbulkan kesalahan serta berulangnya data (redudansi). Dengan adanya sistem baru ini, proses pencatatan rekam medis dapat dilakukan dengan menggunakan komputer, sehingga antara satu data dengan data yang lain dapat terintegrasi sehingga dapat meminimalisir terjadinya kesalahan dan redudansi data.


Jatisi, Vol. 1 No. 2 Maret 2015 3.

 157

Pelaporan kepada kepala puskesmas dan Dinas Kesehatan Kabupaten Ogan Ilir Saat ini belum ada sistem yang menghubungkan atau mengintegrasikan seluruh informasi yang dihasilkan, sehingga petugas Puskesmas Simpang Timbangan Indralaya harus merekap data tersebut untuk membuat laporan bulanan untuk kepala puskesmas dan Dinas Kesehatan Kabupaten Ogan Ilir. Dengan adanya sistem ini dapat mempermudah petugas untuk merekap data sehingga mempermudah pelaporan kepada pihak Top Level Management.

2.12 Kebutuhan Fungsional Kebutuhan fungsional yang harus ada dalam sistem ini adalah sebagai berikut: 1. Sistem harus dapat menangani proses pendaftaran pasien. 2. Sistem harus dapat menangani pencatatan pemeriksaan pasien, obat dan pelayanan lain yang diberikan kepada pasien, serta tenaga medis yang memberikan pelayanan kepada pasien. 3. Sistem harus dapat menangani pencarian data pasien, pencarian data kunjungan, pencarian data rekam medis, pencarian data resep, dan pencarian data obat. 4. Sistem harus dapat menangani pencetakan kartu pasien, kartu rekam medis, laporan data pasien, laporan kunjungan pasien, laporan bulanan penyakit, laporan obat masuk, dan laporan obat keluar. 2.13 Kebutuhan Non Fungsional Kebutuhan nonfungsional adalah kebutuhan tambahan yang tidak memiliki input, proses, dan output. Namun demikian, kebutuhan nonfungsional ini sebaiknya dipenuhi, karena akan sangat menentukan apakah sistem ini akan digunakan user atau tidak. Kebutuhan nonfungsional ini dapat dikategorikan berdasarkan PIECES framework. Performance: Dapat mempersingkat waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan setiap pekerjaan, dalam hal ini mempercepat proses pendaftaran pasien, pencatatan data-data rekam medis pasien, dan pembuatan laporan(semakin sedikit waktu yang dibutuhkan, semakin besar troughput yang dapat dihasilkan). Information: Terintegrasinya data rekam medissehingga pengelolaan data akan lebih mudah dan cepat, mencegah terjadinya pengulangandata, dan dapat menjaga akurasi dan konsistensi data. Economic:Sistem diharapkan dapat mengurangi penggunaan alat tulis seperti kertas dan tinta karena proses pencatatan rekam medis dilakukan dengan komputer. Control:Sistem dapat mengotentikasi user yang boleh menggunakan sistem ini, dapat mencatat aktivitas setiap user saat menggunakan sistem, menjaga keamanan datayang disimpan, dan memiliki backup data. Efficiency: Sistem dapat mengurangi waktu yang diperlukan untuk pengolahan data rekam medis dan pembuatan laporan, sehingga pekerjaan pegawai terkait lebih ringan. Service: Sistem memiliki tampilan yang user friendly, agar dapat memudahkan user dalam mempelajari, memahami, dan menggunakan sistem. Tampilan data pada sistem juga diharapkan terstruktur dengan baik, sehingga mudah dibaca. Sistem diharapkan dapat memberikan data-data yang akurat dan lengkap, sehingga dapat membantu pihak eksekutif dalam mengambil keputusan. Data-data untuk pihak eksekutif berupa laporan. 2.14 Rancangan Sistem Dalam penelitian ini rancangan untuk menggambarkan aliran data menggunakan Data Flow Diagram (DFD) yang dapat dilihat pada Gambar 2. Perancangan basis data digambarkan dalam bentuk Entity Relationship Diagram (ERD) yang dapat dilihat pada Gambar 3. Diagram dekomposisi dari sistem yang dirancang dapat dilihat pada Gambar 4. Sedangkan rancangan antarmuka program dapat dilihat pada Gambar 5, Gambar 6, dan Gambar 7.




ISSN: 1978-1520

158

ISSN : 2407-4322 Hasil_periksa

Petugas Rawat Inap

Status login

Resep

Hasil_lab

Status_login Username&passwor d

Petugas Rawat Jalan

Hasil_periksa Surat_rujukan Hasil_lab Resep tindakan

Surat_rujukan

Username&Password Salinan_resep Status_login Username&Password

Kartu_pasien SI Rekam Medis Puskesmas Simpang Timbangan Indralaya

Karcis_berobat Pasien

Obat_keluar

Petugas Apotek

Surat_rujukan Hasil_lab

Salinan_resep

Tindakan_UGD Surat_rujukan Petugas UGD

Petugas Laboratoriu m

biodata Pasien baru Kartu_pasien laporan

Kepala Puskesmas

Username&Password Petugas rekam medis

Status_login

laporan

Obat_masuk

Dinkes Pemkab OI

Gambar 2. Diagram konteks sistem yang diusulkan Gambar 2 merupakan rancangan diagram konteks yang diusulkan dari Sistem Informasi Rekam Medis Puskesmas Simpang Timbangan Indralaya. Dalam perancangan ini terdapat 10 entitas yaitu pasien, pasien baru, petugas rekam medis, petugas rawat jalan, petugas rawat inap, petugas apotek, petugas laboratorium, petugas UGD, kepala puskesmas, dan kepala dinas kesehatan kabupaten Ogan Ilir. Arus data yang mengalir ke dalam sistem adalah username dan password pengguna, biodata pasien, hasil periksa, surat rujukan, resep, obat keluar, hasil lab, dan tindakan. Sedangkan arus data yang mengalir dari sistem ke entitas terdiri dari validasi login, salinan resep, karcis berobat, salinan surat rujukanm dan laporan. Gambar 3 merupakan rancangan Entity Relational Diagram (ERD) yang dirancang pada penelitian ini. Terdapat sembilan belas entitas yang dirancang, yaitu pasien, petugas rawat inap, petugas rawat jalan, petugas UGD, petugas laboratorium, kunjungan, register rawat inap, pemeriksaan rawat inap, pemeriksaan rawat jalan, layanan laboratorium, tindakan UGD, resep obat, surat rujukan, obat keluar, obat, salinan resep, penyakit, riwayat penyakit, dan petugas apotek. Semua entitas saling berhubungan dan memiliki atribut, contohnya entitas obat memiliki atribut kode obat, nama obat, jenis obat, harga, satuan, dan stok. Entitas obat berelasi dengan entitas resep yang menjelaskan bahwa setiap ada resep yang keluar dari sistem, maka sistem dapat melakukan pengecekan keberadaan obat dari resep tersebut dengan mengecek kode obatnya. IJCCS Vol. x, No. x, July201x : first_page–end_page


 159




ISSN: 1978-1520

160

ISSN : 2407-4322 SISTEM INFORMASI REKAM MEDIS PUSKESMAS SIMPANG TIMBANGAN INDRALAYA

1 LOGIN

2 PENDAFTARAN PASIEN

3 PENGELOLAAN PASIEN RAWAT JALAN

4 PENGELOLAAN PASIEN RAWAT INAP

2.1 Catat data pasien baru

3.1 Pencatatan pemeriksaan pasien rawat jalan

4.1 Register pasien rawat inap

2.2 Cetak kartu pasien

3.2 Pembuatan surat rujukan


2.3 Catat data kunjungan pasien

3.3 Pencatatan pemeriksaan laboratorium

4.5 Pasien pulang

2.4 Cetak karcis berobat

3.4 Pengambilan obat

5 PENDATAAN

6 UGD

7 CETAK LAPORAN

4.2 Pencatatan layanan harian pasien rawat inap

5.1 Pendataan petugas kesehatan

6.1 Pencatatan tindakan UGD

7.1 Cetak daftar pasien

7.2 Cetak data kunjungan pasien

4.4 Pencatatan pemeriksaan laboratorium

5.2 Pendataan obat


7.3 Cetak laporan rawat jalan

7.4 Cetak laporan rawat inap

5.3 Pendataan kamar

6.3 Pasien pulang

7.5 Cetak laporan UGD

7.6 Cetak laporan obat keluar

7.7 Cetak laporan penyakit

Gambar 4. Diagram Dekomposisi Gambar 4 merupakan rancangan diagram dekomposisi yang dirancang pada penelitian ini. Terdapat tujuh bagian utama dari sistem yaitu login, pendaftaran pasien, pengelolaan pasien rawat jalan, pengelolaan pasien rawat inap, pendataan, UGD, dan cetak laporan, Ketujuh bagian utama dari sistem tersebut masing-masing memiliki sub sistem, misalnya pada UGD terdapat sub sistem pencatatan tindakan UGD pembuatan surat rujukan, dan pasien pulang.

Gambar 5. Rancangan Antar Muka Halaman Login Gambar 5 merupakan rancangan antar muka dari halaman login. Halaman tersebut merupakan halaman awal ketika program dibuka. Pengguna diwajibkan untuk memasukkan username dan password serta memilih hak akses kemudian menekan tombol Login. Sistem akan melakukan autentikasi terhadap data yang dimasukkan dan menampilkan halaman sesuai dengan hak akses si pengguna.

Gambar 6. Rancangan Antar Muka Halaman Pendaftaran Rawat Jalan IJCCS Vol. x, No. x, July201x : first_page–end_page


 161

Gambar 6 merupakan rancangan antar muka dari halaman pendaftaran rawat jalan. Halaman ini dapat diakses oleh petugas setelah melakukan login. Pada halaman ini petugas memasukkan data pelayanan yang akan dilakukan oleh pasien rawat jalan. Halaman ini juga menampilkan biodata pasien secara otomatis yang merupakan hasil dari tindakan petugas pada halaman sebelumnya.

Gambar 7. Rancangan Antar Muka Halaman Pendaftaran Rawat Jalan Gambar 7 merupakan rancangan antar muka dari halaman pendaftaran rawat inap. Halaman ini dapat diakses oleh petugas setelah melakukan login. Pada halaman ini petugas memasukkan data pelayanan yang akan dilakukan oleh pasien rawat inap. Halaman ini juga menampilkan biodata pasien secara otomatis yang merupakan hasil dari tindakan petugas pada halaman sebelumnya. Yang membedakan halaman ini dengan rawat jalan yaitu pada halaman ini terdapat informasi tentang kamar yang digunakan oleh pasien untuk menginap. Petugas juga dapat melakukan perubahan data kamar jika diperlukan.

Gambar 8. Rancangan Laporan Pemeriksaan Pasien Title of manuscript is short and clear, implies research results (First Author)



ISSN: 1978-1520

162

ISSN : 2407-4322

Gambar 8 merupakan rancangan laporan pemeriksaan pasien rawat jalan. Laporan tersebut dapat diakses oleh petugas rekam medis. Petugas rekam medis mencetak laporan tersebut dan memberikannya kepada kepala puskesmas untuk diperiksa dan ditandatangani, kemudian dilaporkan kepada kepala Dinas Kesehatan Kabupaten Ogan Ilir untuk disahkan.

SISI CLIENT

LAN

Poli umum

LAN

LAN

Poli gigi Laboratorium

SISI SERVER

LAN

Database

LAN

Poli THT

LAN

Pendaftaran

Web server

LAN

LAN

Poli KIA Administrasi LAN

Apotek

Gambar 9 Rancangan Arsitektur Jaringan Gambar 9 memperlihatkan rancangan arsitektur jaringan sistem yang akan dikembangkan. Arsitektur jaringan menggambarkan bagaimana hubungan antara perangkat yang digunakan oleh user dengan server. Perangkat lunak aplikasi dan basisdata rekam medis Puskesmas Simpang Timbangan Indralaya tersimpan dalam satu server dan di tiap unit layanan terdapat perangkat komputer yang terhubung dengan server menggunakan jaringan intranet.

4. KESIMPULAN

1. 2.

Berdasarkan penjelasan sebelumnya dapat ditarik kesimpulan sebagai berikut: Rancangan aplikasi yang dibuat terdiri atas pelayanan rawat inap, pelayanan rawat jalan, pengelolaan laboratorium, pengelolaan apotek, dan pembuatan laporan rekam medis. Rancangan yang dihasilkan berupa DFD, ERD, diagram dekomposisi, dan antar muka aplikasi.


 163

Jatisi, Vol. 1 No. 2 Maret 2015 5. SARAN

Penelitian ini tidak terlepas dari kekurangan, berikut ini saran yang dapat diberikan sebagai bahan pertimbangan peneliti selanjutnya: 1. Untuk pengembangan aplikasi dari perancangan ini, diharapkan ada penelitian lebih lanjut untuk mengidentifikasi masalah maupun kebutuhan secara lebih mendalam; 2. Diharapkan dapat ditambahkan modul lain sebagai pemeriksaan penunjang pasien seperti fisiotherapi dan rekam jantung; 3. Apabila rancangan sistem informasi rekam medis ini akan diaplikasikan, maka perlu dipastikan tersedianya fasilitas/sarana yang mendukung di Puskesmas Simpang Timbangan Indralaya.

DAFTAR PUSTAKA [1]

Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia NOMOR 269/MENKES/PER/III/2008. [Online]. Tersedia: http://www.apikes.com/files/permenkes-no-269-tahun-2008.pdf. [14 Maret 2014]

[2]

Peraturan Pemerintah Nomor 32 tahun 1996.[Online]. Tersedia: http://www.hukor.depkes.go.id/up_prod_pp/PP%20No.%2032%20Th%201996%20ttg%2 0Tenaga%20Kesehatan.pdf. [14Maret 2014]

[3]

Sjamsuhidajat, dkk. 2006. Manual Rekam Medis. Jakarta Selatan: Konsil Kedokteran Republik Indonesia

[4]

Keputusan Menteri Kesehatan Nomor 128 Tahun 2004. [Online]. Tersedia: http://bksikmikpikkfki.net/file/download/KMK%20No.%20128%20Th%202004%20ttg% 20Kebijakan%20Dasar%20Puskesmas.pdf. [14 Oktober 2014]

[5]

Delimayanti. 2007. “Perancangan dan Analisis Perangkat Lunak Berbasis Web Sebagai Alat Rekam Medis Pasien di Puskesmas”. Seminar Nasional Aplikasi Teknologi Informasi 2007 (SNATI 2007). 37-40

[6]

Whitten, L Jeffery. 2004. Metode Desain dan Analisis Sistem. Yogyakarta: ANDI

[7]

Kadir, Abdul. 2003. Pengenalan Sistem Informasi. Yogyakarta: ANDI

[8]

Jogiyanto, HM. 2005. Sistem Teknologi Informasi. Yogyakarta: ANDI


Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Rekam Medis Pada Puskesmas Simpang Timbangan Indralaya

Recommend Documents