ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENJUALAN BERBASIS WEBSITE PADA UD.CITRA WARNA INDAH YOGYAKARTA
SKRIPSI
disusun oleh Hariono 07.21.0306
JURUSAN TEKNIK INFORMATIKA SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA 2010
1
2
INTISARI
Didalam dunia usaha, sistem informasi memiliki peranan yang sangat strategis dalam mempengaruhi suatu kebijakan atau keputusan demi kemajuan perusahaan, menyadari hal tersebut banyak perusahaan baik kecil, menegah maupun besar menggunakan sistem informasi untuk menanganin kegiatan – kegiatan dalam perusahaan, seperti pencatatan transaksi, pengambilan keputusan, maupun kebijakan – kebijakan lainya. UD.Citra Warna Indah Yogyakarta telah menerapakan sistem informasi untuk pengambilan keputusan, pencatatan transaki, proses kegiatan perusahaan dan lain lain. Dalam hal ini yang perlu di garis bawahi adalah, seberapa tepatkan sitem informasi yang kita gunakan dapat bermafaat untuk perusahaan, dan efisienkan sistem informasi yang kita gunakan. Sebab jika kita tidak pertimbangkan hal ini maka bukan efisiensi, akurasi, kemudahan bahkan keuntungan yang kita peroleh, tapi sebaliknya Pada testis ini, peneliti mencoba menganalisa berbagai permasalahan, kedala dan kelemahan sitstem lama, kemudian mencari solusi dari permasalahan, kendala dan kelemahan yang terjadi pada UD.Citra Warna Indah Yogyakarta. dengan membangun aplikasi penjualan berbasis web. Untuk meningkatkan penjualan, pelayanan, dan kemudahan bagi pelanggan UD.Citra Warna Indah Yogykarta.
Kata-kunci : Sitem informasi, efisiensi, akurasi.
3
ABSTRACT
In the world of effort, information system own the very strategic role in influencing a policy or decision for the shake of company progress, realizing the mentioned a lot of good company minimize the, menegah and also big use the information system for the menanganin of activity – activity in company, like transaction record-keeping, decision making, and also policy – policy lainya. UD.Citra Warna Indah Yogyakarta have designed the information system for the decision making of, record-keeping transaki, process the company activity etc. In this case which need in underlining, how fix the sitem information which we use to earn the bermaafaat for the company of, and efficient of information system which we use. Cause if us not consider this matter hence non efficiency, accuration, amenity even advantage which we obtain;get, but on the contrary At
this testis, researcher try to analyse various problems, kedala and old
weakness sitstem, later;then look for the solution from problems, constraint and weakness that happened at UD.Citra Warna Indah Yogyakarta. by develop building sale application base on the web. To increase sale, service, and amenity for cutomer UD.Citra Warna Indah Yogykarta.
Keyword : Information systems, efficiency and accuration.
4
BAB I PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang. Berkembangnya usaha-usaha perdagangan yang sangat pesat pada saat ini menjadikan informasi sebagai hal yang sangat penting peranannya dalam menunjang jalannya operasi-operasi demi tercapainya tujuan yang diinginkan oleh perusahaan. Melihat betapa pentingnya sebuah informasi dan pengelolaan data yang bisa selalu di update dan di informasikan secara cepat guna menunjang peningkatan penjualan. Maka UD. Citra Warna Indah menilai membangun sebuah sistem informasi penjulan berbasis website merupakan langkah yang tepat. 1.2 Batasan Masalah. Mengingat permasalahan di atas maka permasalahan tersebut akan dibatasi hanya pada : 1. Pengolahan data suplier, custumer, dan produk, antara lain meliputi proses pemasukan, pengeditan, penghapusan data. 2. Pemesanan secara online hanya dapat dilakukan oleh custumer yang sudah terdaftar, Retur barang belum bisa di implementasikan. 1.3 Tujuan penelitian. Tujuan penelitian,yaitu: a.
Membantu
UD.Citra
Warna
Indah
Yogyakarta
dalam
meningkatkan
penjualan,memmasarkan produk dan menghemat pengeluaran. 1.5 Metode Penelitian. Dalam penyusunan laporan Skripsi ini, kami menggunakan tiga metode pengumpulan data, yaitu: Obervasi. Wawancara. Metode Studi Pustaka dan Implementasi Komputer
5
BAB II LANDASAN TEORI
2.1 Konsep Dasar Sistem. Sistem berasal dari bahasa Inggris system yaitu susunan acara. Sistem adalah sekumpulan suatu kesatuan yang terdiri dari dua atau lebih komponen atau subsistem yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan yang diinginkan. Sistem adalah sekelompok elemen yang terintegarsi dengan maksud yang sama untuk mencapai suatu tujuan (McLeod, Jr, 2001).
2.2 Konsep Dasar Sistem Informasi. Pengertian sistem informasi dapat didefenisikan sebagai berkut; a. Sistem informasi merupakan kumpulan komponen atau elemen yang saling bekerja sama untuk mencapai tujuan tertentu (Romney and Steinbart, 2000). 2.3 Konsep Dasar Sistem Informasi. Pengertian sistem informasi dapat didefenisikan sebagai berkut; b. Sistem informasi merupakan kumpulan komponen atau elemen yang saling bekerja sama untuk mencapai tujuan tertentu (Romney and Steinbart, 2000). c.
Sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan (Leitch, et al via Jogiyanto, 2005).
6
BAB III ANALISIS DAN PERANCANGAN.
3.1 Analisa PIECES. Untuk menentukan sistem baru itu layak atau tidak maka diperlukan suatu analisis terhadap kriteria-kriteria yang biasa dikenal yaitu PIECES (performance, information, economy, control, efficiency, dan services). 1. Performance (kinerja). Kinerja merupakan bagian pendukung dalam kelancaran proses kerja dalam suatu perusahaan maupun suatu badan usaha. Masalah kinerja dapat terjadi ketika tugas-tugas operasional dijadikan terlalu lambat dalam mencapai sasaran yang di inginkan. 2. Information (informasi). Berdasarkan analisa dari sudut pandang informasi, maka informasi yang di sampaikan mengacu pada 3 (tiga) hal yaitu; (a) Akurasi. (b) Relevansi. (c) Tepat Waktu. 3. Economy (ekonomi). Untuk memasarkan produk media promosi sangat penting di lakukan oleh suatu perusahaan, bahkan perusahaan yang sudah besar 4. Control (kontrol). Merupakan
peningkatan
terhadap
pengendalian
untuk
mendeteksi dan memperbaiki kesalahan serta kekurangan yang terjadi didalam sebuah sistem. 5. Efficiency (efisien). Merupakan peningkatan terhadap efisiensi operasi, efisiensi berbeda
dengan
ekonomis.
Efisiensi
berhubungan
dengan
bagaimana
sumberdaya digunakan dengan pemborosan paling minimum. Efisiensi dapat diukur dari output dibagi dengan inputnya. 6. Service (pelayanan). Dengan sitem baru custumer dapat langsung melakukan pemesanan secara online, bahkan dengan system online, custumer bisa langsung memberikan komentar atau komplai kepada perusahaan.
7
3.2 Analisa Kebutuhan Sistem. 1. Analisis Perangkat Keras. Tabel 3.1 Perangkat keras yang dibutuhkan. Processor
Intel Pentium 4 2.4 Ghz
Hard Disk
40 GB / 7200 RPM
RAM
1 GB
Monitor
15’
Aksesoris Komputer
DVD-RW, Mouse, Keyboard, LAN, dll
2. Analisis Perangkat Lunak. Tabel 3.2 Perangkat lunak yang dibutuhkan. Sistem Operasi
Windows Xp Servis Pack 2
Web Server
Wamp Server
Database Server
MySQL 4.1.11
Pendukung Pembuatan Program
Macromedia dream wever 8
3. Analisis Pengguna. Sistem pemesanan online yang akan dibangun, jika dilihat dari sisi pengguna dapat dikelompokan menjadi empat level pengguna yaitu administrator, operator dan custumer dalam hal ini member, serta umum. •
Administrator.
•
Operator.
•
Custumer/member.
•
Umum.
3.3 Analisa Kelayakan. Studi kelayakan merupakan studi untuk menilai proyek yang akan dilakukan apakan layak untuk digunakan. Dan tentunya meliputi berbagai aspek dan membutuhkan pertimbangan – pertimbangan tertentu untuk memutuskannya. 1. Kelayakan Teknologi. 2. Kelayakan Hukum. 3. Kelayakan Operasional. 4. Analisis Biaya dan Manfaat. Terdapat beberapa komponen untuk melakukan analisis biaya/manfaat, diantaranya sebagai berikut 1) Komponen Biaya.
8
Adapun komponen biaya yang dibutuhkan adalah sebagai berikut; Tabel 3.3 biaya pengadaan software. Nama software yang di butuhkan
Biaya
Aplikasi Web Server + PhpMyAdmin
FREE
Mozila Firefox
FREE
Macromedia Dreamwever 8
Rp.4.273.689
Total
Rp.4.273.689
Sumber:amazone.com dan bi.go.id (1$ = Rp.9.460/ 8 febuari 2010)
2) Komponen Manfaat (Efektivitas). Manfaat dari sistem diklafikasikan dalam bentuk keuntungan berwujud (tangible benefits) dan keuntungan tidak berwujud (intangible benefits)
Tabel 3.4 rincian biaya manfaat
Biaya dan manfaat
Tahun 0
Tahun 1
Tahun 2
Keterangan
Sumber
1.Biaya - Biaya a.Biaya pengadaan - pengadaan hardware
0
0
0
- pengadaan software
3.746.160
0
0
Total biaya pengadaan
3.746.160 0
0
0
0
0
- Biaya instalasi
25.000
0
0
- Biaya penerapan
50.000
0
0
Total biaya penerapan
75.000
0
365.800
365.800
50.000
50.000
50.000
750.000
750.000
750.000
b.Biaya penerapan - Biaya Konversi sistem
c. Biaya operasional dan perawatan - Biaya listrik - Biaya Hosting - Biaya langgan internet
- Biaya Perawatan Total biaya operasional
0
37.462
37.462
800.000
1.203.262
1.203.262
dan perawatan
7 unit komputer
citra warna indah www.WebiiHost.Com
Paket Office ,
www.telkomspeedy.co
Unlimited
m citra waran indah sampel data agustus '09
9
Total Biaya - Biaya
4.621.160
1.203.262
1.203.262
2.331.500
2.331.500
975.000
1.025.000
2.Manfaat a. Keuntungan berwujud - pengurangan biaya operasional - pengurangan biaya kesalahan
citra waran indah
Total keuntungan
3.306.500
3.356.500
berwujud
sampel data agustus '09
b.Keuntungan
tak
berwujud - peningkatan
3.752.500
5.025.000
3.752.500
5.025.000
7.059.000
8.381.500
5.855.738
7.178.238
pelayanan konsumen Total Keuntungan tak berwujud Total Manfaat Total Biaya mafaat setelah dikurangi biaya biaya
a. Metode Periode Pengambilan (Payback periode). Nilai Investasi
= Rp. 4.621.160
Proses tahun 1
= Rp. 5.855.738
Sisa Investasi tahun 2= Rp. 1.234.578 Jadi sisa investasi tahun 2 sebesar Rp. 1.234.578 tertutup oleh proses tahun kedua sebesar Rp. 7.178.238, sihingga dapat dihitung sisa interval waktu pengembalian investasi yaitu; PP = 1 tahun +
Sisa investasi tahun 1 x 12 Proses (tahun 2 )
PP = 1 tahun + Rp. 2.749.389 x 12 Rp. 7.178.238 PP = 1 tahun + 2,1 bulan PP = 1 tahun (2,1 x 30 hari) PP = 1 tahun 63 hari b. Metode Pengembalian Investasi (return of investment). Return on investmen (ROI) dari suatu proyek dapat di hitung dengan;
10
RIO = Total manfaat – total biaya x 100% Total biaya Manfaat tahun ke 1
= Rp. 5.855.738
Manfaat tahun ke 2
= Rp. 7.178.238
Total manfaat = Rp. 13.033.976 Biaya yang dikeluarkan: Biaya tahun ke 0
= Rp. 4.621.160
Biaya tahun ke 1
= Rp 1.203.262
Biaya tahun ke 2
= Rp 1.203.262
Total biaya
= Rp. 7.027.684
RIO = Rp. 13.033.976 – Rp. 7.027.684 x 100% Rp. 7.027.684 RIO = 85,4% Hasil RIO > 0 sebab itu proyek ini layak untuk digunakan karena system akan memberikan ke untungan 85,4 % dari biaya investasi c. Metode Nilai Sekarang Bersih (net present value ). NPV = - nilai proyek + procced 1 + procced 2 + procced n (1 + i)¹
(1 + i)²
(1 + i) ⁿ
Keterangan; NPV = net present value i = tingkat bunga diskonto = 7,0 % (sumber www.lps.go.id 08 febuari 2010) n = umur proyek investasi NPV = - Rp 4.621.160 + Rp. 5.855.738 + Rp. 7.178.238 (1,07)
+
(1,49)
NPV = - Rp 4.621.160 + Rp.5.472.652,33 + Rp.4.817.609,39 NPV = Rp.5.669.101,72 Hasil NPV > 0 maka system dinyantakan layak. Tabel 3.5 hasil analisa biaya manfaat. no
Metode
Nilai
Syarat
Keputusan
1
Payback periode
1 tahun 63 hari
2 tahun
Layak
2
return of investment
85,4%
>0
Layak
3
net present value
Rp.5.669.101,72
>0
Layak
11
3.4 Perancangan sistem. 3.4.1 Flowcart sistem. Flowcart adalah suatu alur sistem yang digunakan untuk menjabarkan suatu sistem yang ada, biasanya menggunakan model logika. Berikut flowcart yang dipakai dalam pembuatan aplikasi.
Gambar 3.1 Flowcart yang diusulkan.
12
3.4.2 DFD.
Gambar 3.2 DFD level 0.
1. DFD level 1. .
Gambar 3.3 DFD level 1. 3.4.3
Relasi antar tabel.
Relasi table merupakan hubungan antara beberapa table yang saling memiliki keterkaitan data dan tidak dapat dipisahkan. dapat dilihat pada table yang mengambarkan relasi antar table di bawa ini.
13
Table 3.9 relasi antar table. jenisbarang Id_jenisbarang* Kode_jenisbarang Nama_jenisbarang Ket_jenisbarang
barang Id_barang* kode_barang Nama_barang Id_jenisbarang ** Id_merkbarang ** Id_satuanbr ** Id_kelompokbrg** Id_sup ** Warna Berat Hargapokok Diskon1 Hargadist Ket Promo Unggulan
merkbarang Id_merkbarang* Kode_merkbarang Nama_merkbarang Ket_merkbarang
satuanbarang Id_satuanbr* Kode_satuanbr Nama_satuanbr Ket_satuanbr
shoppingcart No_shop* Id_shopping kode_cus ** Date_cart Kode_barang ** Nama_barang Product_num Total_barang Status_carht order no_order * id_order id_shopping ** Date_order Barang_shop Total_barang Total_harga Diskon status
Kelompok_brg Id_kelompokbrg* Kode_kelompokbrg Nama_kelompokbrg Kemasan1 Kemasan2 Kemasan3 Hkms1 Hkms2 Hkms3 Promo_barang Unggulan_barang Ket_kelompokbarang
Faktur Id_faktur * Id_order ** Date_faktur Date_tempo status
Supplier Id_sup* kode_sup Nama_sup Alamat_sup Kota_sup Kodepos_sup Jenis_barang NoTlp_sup Nohp_sup Nofax_sup Email_sup web Person_sup Ket_sup
custumer Id_cus* Kode_cus Nama_cus Alamat_cus Kota_cus Kodepost_cus person Notlp_cus Nohp_cus Nofax_cus Limitkredit Email_cus Login_cus Password_cus Aktivasi Status_shop
3.4.4 Perancangan Database. Pembuatan database meliputi penentuan tipe data pada field dan pembuatanya. Untuk membuat database digunakan phpmyadmin, karena phpmyadmin memberikan kemudahan dengan tampilan grafis. Untuk membuat database kita tinggal mengisi textfield, create new database pada phpmyadmin dan tekan create.
14
Gambar 3.5 Penginputan database.
Gambar 3.6 Rancangan database.
15
Adapun tabel-tabel yang terdapat dalam database adalah sebagai berikut; 1.Tabel admin. Tabel barang ini berfungsi untuk menyimpan data barang
Gambar 3.7 tabel admin.
2.Tabel kelompok barang Tabelini berfunsi untuk menyimpan data kelompok barang.
Gambar 3.15 Gambar table order.
16
BAB IV IMPLEMENTASI DAN PEMBAHASAN
4.2.1 Uji coba Sistem dan Program. Setelah sistem berhasil dibangun, sistem harus bebas terlebih dahulu dari kesalahan-kesalahan. Adapun kesalahan dapat diklasifikasikan ke dalam tiga bentuk kesalahan, yaitu : 1. Kesalahan penulisan (syntax error), kesalahan di dalam penulisan script yang tidak sesuai dengan yang telah disyaratkan. Dalam sistem ini telah bebas dari kesalahan penulisan (syntax error), karena sistem ini dapat dijalankan sesuai dengan yang diharapkan. 2. Kesalahan
sewaktu
proses
(run-time-error)
adalah
kesalahan
sewaktu
executable program dijalankan. Website e-commnerce ini sudah bebas dari kesalahan sewaktu proses (run-time-error). 3. Kesalahan logika (logic error), kesalahan pada logika ini sulit untuk ditemukan, karena sistem tidak memberitahu mengenai kesalahanya, akan tetapi, hasil yang didapatkan tidak sesuai dengan yang diharapkan.
4.1.2 Manual Program. Petunjuk penggunaan atau user guides merupakan petunjuk yang digunakan untuk menjalankan program hingga program dapat beroperasi dengan mudah. Dengan manual program, dijelaskan bagaimana menggunakan aplikasi ini. Manual program yang telah dibuat sebagai berikut : 1.
Halaman Index (home).
Halaman index ini merupakan halaman home, dimana pada saat custumer, user, admin dan operator mengetikan website muncul halaman home, halaman home ini menampilkan menu –menu yang disediakan pada umumnya, dan login untuk masuk halaman lain sesuai dengan hak akses yang diberikan.
17
Gambar 4.3 Halaman Index (Home).
2.
Kolom login admin dan operator.
Login ini digunakan oleh admin dan operator untuk melakukaan login untuk masuk kehalaman berikutnya sesuai hak akses yang diberikan, sebagai admin atau operator. Tampilan halaman login admin dan operator dapat dilihat dibawa ini
Gambar 4.4 Login BAB V PENUTUP
18
Setelah dilakukan tahap-tahapan dan perancangan serta analisa, akhirnya penelitian ini dapat terselesaikan tentu saja masih banyak permasalahan yang timbul dengan dipergunakannya analisa tersebut. Permasalahan tersebut mungkin timbul disebabkan oleh perkembangan teknologi dan ilmu pengetahuan
yang yang
semangakin berkembang. 5.1 Kesimpulan. Dari hasil penelitian yang dapat ditarik beberapa kesimpulan diantaranya : 1. Sistem
ini
dapat membantu kelancaran,
kecepatan,
ketepatan dalam
mekanisme kerja. Sehingga diharapkan efisiensi waktu, tenaga dan biaya dapat dicapai. 2. Sistem ini dapat memberitahukan kepada custumer pemesanan barang yang mereka pesan dan mengingatkan mereka akan piutang yang harus mereka bayar karena faktur yang sudah jatuh tempo. 5.2 Saran. Program aplikasi ini masih terdapat kekurangan dan kelemahan :
1. Untuk penelitian selanjutnya, disarankan pokok bahasan program ini dapat dikembangkan lagi agar program lebih bermanfaat.
2. Belum dibuat program penukaran barang dan retur barang, diharapkan penelitian selanjutnya dapat mempioritaskan kekurangan itu.
3. Untuk pengembangan selenjutnya diharapakan agar dapat mengurangi kesalahan – kesalahan dan kekurangan - kekurangan.
DAFTAR PUSTAKA
19
Bunafit Nugroho, 2005. Database Relasional Dengan MySql. Penerbit ANDI Yogyakarta. Yogyakarta. Bunafit Nugroho, 2006. Membuat Aplikasi Penjualan Dengan PHP dan MySql. Penerbit Armada Media. Yogyakarta. Didik Dwi Prasetyo, 2003. Tip dan Trik Kolaborasi PHP dan MySql Untuk Membuat Web Database Yang Interaktif. Penerbit.PT. Elex Media Komputindo. Jakarta. M.Safii, 2005. Panduan Membuat Aplikasi Database dengan PHP 5, MySQL PostgresSQL Orecle. Penerbit ANDI Yogyakarta.Yogyakarta Madcom, 2008. Teknik Mudah Membangun Website Denagn HTML, PHP, dan MySQL. Penerbit ANDI Yogyakarta.Yogyakarta Foenadioen,S.Kom.MM,
Samuel
Prakoso,
S.Kom,
2008.
Pedoman
Praktis
Pengembangan Aplikasi Web Database Menggunakan Java Server Page. Penerbit ANDI Yogyakarta.Yogyakarta Vita Prihatani Purnomo, 2007. CSS2 STYLIST Menata Gaya Halaman Web Dengan CSS2. Majalah PC Media. Jakarta. Rahmat Putra, 2005. The Best Source Code Visual Basic. Penerbit.PT. Elex Media Komputindo. Jakarta. M.Suyanto, 2004. Aplikasi Desain Grafis Untuk Periklanan. Penerbit ANDI Yogyakarta. Yogyakarta. www.google.co.id www.lps.go.id www.amazone.com
20
